eRačuni Uporabniška navodila

Vrsta dokumenta: Uporabniška navodila Verzija dokumenta: 1.0 Pripravil/i: Product Development Team

+386 1 548 38 00 eracuni2015@adacta.si

Za: Adacta d.o.o.

Leskoškova 9d, 1000 Ljubljana www.adacta.si

Verzija NAV: 2013 R2, 2015 Datum: V Ljubljani, 17.11.2014

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 2

Uvod

Pred vami so navodila za rešitev Microsoft Dynamics NAV. Microsoft Dynamics NAV 7.1 je celovita

programska rešitev, ki omogoča vodenje in spremljanje poslovanja podjetja.

Pričujoči dokument predstavlja del celotnega paketa navodil, s katerim vam želimo predstaviti

ključne funkcionalnosti rešitve na prijazen način. Zaradi širokega nabora funkcionalnosti v teh

navodilih niso zajete vse funkcionalnosti, ampak so v njih predstavljeni najpogosteje uporabljani

postopki. Ta navodila so namenjena tako uporabi pri šolanju kot pripomoček za samo učenje.

Navodila so veljavna za vse verzije, označene na prvi strani. Posebnosti, ki se nanašajo na točno

določeno verzijo, pa so označene v samem besedilu. Uporabnikom priporočamo, da si poleg teh

navodil pomagajo tudi s pomočjo znotraj same aplikacije, ki je najlažje dosegljiva preko Menija

»Pomoč« ali s funkcijsko tipko »F1«.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 3

Kazalo Uvod ______________________________________________________________________________________ 2

Kazalo _____________________________________________________________________________________ 3

1 eRačuni _______________________________________________________________________________ 4

2 Predpogoji za delovanje dodelave eRačuni __________________________________________________ 4

2.1 Nameščen certifikat _________________________________________________________________ 4

2.2 Prijava v UJP.net, medbančno izmenjavo ali pri ponudniku elektronskih poti ___________________ 5

2.3 Dopolnjene pravice _________________________________________________________________ 5

3 Nastavitve za eRačune ___________________________________________________________________ 5

3.1 Nastavitev eRačuna _________________________________________________________________ 6

3.2 Nastavitev spletnih ponudnikov eRačuna ________________________________________________ 7

3.3 Nastavitev uporabnika _______________________________________________________________ 8

3.4 Kupec ___________________________________________________________________________ 10

3.5 Merske enote _____________________________________________________________________ 13

3.6 Plačilni pogoji _____________________________________________________________________ 14

4 Priprava eRačunov _____________________________________________________________________ 15

4.1 Vnos obveznih podatkov na dokumente _______________________________________________ 15

4.2 Pripenjanje prilog __________________________________________________________________ 18

4.2.1 Pripenjanje prilog pri pripravi dokumenta ____________________________________________ 18

4.2.2 Pripenjanje prilog na knjiženem dokumentu __________________________________________ 19

4.3 Ustvarjanje eRačunov ______________________________________________________________ 20

4.3.1 Ustvarjanje eRačunov iz dokumenta ________________________________________________ 20

4.3.2 Ustvarjanje eRačunov iz seznama dokumentov ________________________________________ 21

4.3.3 Pregled ustvarjenih datotek z eRačuni _______________________________________________ 23

Slika 22 – Pregled datotek eRačuna _______________________________________________________ 23

5 Pošiljanje eRačunov ____________________________________________________________________ 23

5.1 Uvoz datoteke eRačuna _____________________________________________________________ 23

5.2 Pošiljanje eRačuna preko spletnega servisa _____________________________________________ 23

6 Koristne povezave _____________________________________________________________________ 23

7 Pogosta vprašanja in odgovori ___________________________________________________________ 24

8 Kontakt ______________________________________________________________________________ 24

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 4

1 eRačuni eRačun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu

dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni

obliki. Izmenjava eRačuna je proces posredovanja eRačuna od izdajatelja do prejemnika eRačuna.

Prejemnik eRačuna je proračunski uporabnik ali fizična ali pravna oseba, ki ji je namenjen eRačun.

Izdajatelj eRačuna je proračunski uporabnik ali fizična ali pravna oseba, ki eRačun izda.

Proračunski uporabniki morajo od 1. 1. 2015 dalje obvezno:

prejemati eRačune,

izdajati eRačune, če je prejemnik proračunski uporabnik.

Vsi, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, bodo morali za dobavljeno blago in izvedene storitve

pošiljati eRačune.

S skupnim imenom »eRačun« se označujejo dokumenti oziroma knjigovodske listine, ki vsebujejo

zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih

virov, prihodki ali odhodki. Za eRačune štejemo dokumente oziroma listine, ki vsebujejo obvezne

elemente, in sicer ne glede na to, kako se listina imenuje (račun, dobropis, bremepis, avansni račun,

zahtevek za plačilo,…).

eRačun sestavljajo:

Ovojnica eRačuna – dokument v xml strukturi namenjen usmerjanju eRačuna

enotna standardizirana oblika eRačuna v xml strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije (e-SLOG, verzija 1.5, e-SLOG, verzija 1.6)

poljubne priloge (npr. vizualizacija eRačuna v PDF obliki).

2 Predpogoji za delovanje dodelave eRačuni Za zagotovitev nemotenega delovanja dodelave za eRačune morate najprej poskrbeti za naslednje:

2.1 Nameščen certifikat

Za izdajanje eRačunov mora biti nameščen veljaven certifikat za podpisovanje in oddajanje eRačunov.

Lahko se uporabi isti certifikat kot za eDavke (npr. SIGEN, NLB).

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 5

2.2 Prijava v UJP.net, medbančno izmenjavo ali pri ponudniku elektronskih poti

Proračunski uporabniki izdajajo in prejemajo eRačune preko spletne aplikacije UJP.net.

Navodila za vključitev v izdajanje in prejemanje eRačunov se nahajajo na UJP-jevi spletni strani pod

rubrikama »Kako se vključiti v prejemanje eRačunov« in »Kako se vključiti v izdajanje eRačunov«.

Pravne in fizične osebe lahko pošiljajo eRačune proračunskim uporabnikom preko:

bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov prek procesorja Bankart;

ponudnikov elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe;

portala UJP eRačun, preko katerega bodo lahko izdajatelji pošiljali eRačune neposredno proračunskim uporabnikom. Portal bo podpiral pošiljanje eRačunov za manjše izdajatelje, ki v javni sektor oziroma proračunskim uporabnikom na letni ravni posredujejo manjše število eRačunov. Portal bo omogočal ročni vnos eRačunov in bo dostopen prek spletne strani UJP od 1. 1. 2015 dalje.

Glede vključitve v izdajanje eRačunov se je treba dogovoriti z izbrano banko ali ponudnikom

elektronske poti.

2.3 Dopolnjene pravice

Uporabnikom, ki knjižijo in/ali ustvarjajo eRačune, je treba med Dovoljenja Vloge, ki jo uporabljajo,

dodati naslednje tabele:

eInvoice Setup (Nastavitev eRačuna) – tabela 13053802

eInvoice Files (Datoteke eRačuna) – tabela 13053803

eInvoice Attachment (Priloga eRačuna) - tabela 13053801

eInvoice Web Integrator (Spletni ponudnik eRačuna) - tabela 13053804

Uporabniku se doda dovoljenje za branje, vstavljanje, spreminjanje in izvajanje.

Za podrobnejša navodila glede nastavljanja pravic preverite navodila »Nastavitev pravic

uporabnika«.

3 Nastavitve za eRačune Za delovanje eRačunov je treba pripraviti dodatne nastavitve na obstoječih šifrantih.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 6

3.1 Nastavitev eRačuna

Za potrebe delovanja eRačunov je treba narediti nastavitve v modulu »Oddelki« »Vodenje

financ« »eRačun« »Nastavitev« »Nastavitev eRačuna«.

Vnese se sledeča polja: Vidno V polju se naredi kljukico, če je podjetje izdaja eRačune in če želi videti polja v

zvezi z eRačuni na različnih straneh.

Šifra SWIFT za UJP Polje se napolni samo v primeru, če je izdajatelj eRačuna proračunski uporabnik.

V polje se obvezno vpiše BIC kodo UJPLSI2DICL (za potrebe testiranja na

testnem okolju BETA UJP se v času pred 1.1.2015 vnese BIC kodo UJPLSI20ICL) .

Pot za datoteko eRačuna V polje se vpiše pot in mapo, kamor naj se shranijo eRačuni (in spremljajoči

dokumenti). Izbere se pot, do katere bodo lahko dostopali vsi uporabniki, ki

bodo ustvarjali in/ali pošiljali eRačune. Na Nastavitve uporabnika je sicer možno

nastaviti tudi Pot za datoteko eRačuna, če želi, da konkretni uporabnik ustvari

datoteko drugam.

Ident. DDV-Neobdavčene trans. V polje se vpiše vse identifikatorje za DDV, ki označujejo neobdavčene

transakcije. V kolikor več identifikatorjev označuje neobdavčene transakcije, se

jih loči z znakom |.

Ident. DDV-Obrnjeno davčno breme V polje se vpiše vse identifikatorje za DDV, ki označujejo obrnjeno davčno

breme. V kolikor več identifikatorjev označuje neobdavčene transakcije, se jih

loči z znakom |.

Proračunski porabnik V polju se naredi kljukico, če je izdajatelj eRačuna proračunski uporabnik.

Privzeti ponudnik eRačuna V polju se izbere privzetega ponudnika eRačuna. V primeru, da se bo eRačune

pošiljalo preko bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov, se pusti

polje prazno. Če se bo eRačune pošiljalo preko ponudnika elektronske poti, se

izbere ustreznega ponudnika iz Seznama spletnih ponudnikov eRačuna. Če se bo

eRačune pošiljalo preko maila, se izbere iz Seznama spletnih ponudnikov

eRačuna tistega, ki ima nastavljeno Št. Codeunita 13053804 (Web Integrator

Mail).

Privzetega ponudnika je smiselno izbrati, če se bo eRačune pošiljalo vsem ali

večini kupcev na enak način. Izjeme se lahko določi na Kartici kupca v polju

Ponudnik eRačuna.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 7

Slika 1 – Nastavitev eRačuna

3.2 Nastavitev spletnih ponudnikov eRačuna

Za potrebe delovanja eRačunov je treba narediti nastavitve v modulu »Oddelki« »Administracija«

»Nastavitev programa« »Splošno« »Seznam spletnih ponudnikov eRačuna«.

Vnese se sledeča polja: Šifra V polje se napiše šifro, ki označuje spletnega ponudnika.

Spletni naslov spletnega servisa V polje se vnese naslov spletnega servisa ponudnika elektronske poti (podatek

dobite pri izbranem ponudniku elektronske poti).

Zahteva spletnega servisa V polje se vnese zahtevo spletnega servisa ponudnika elektronske poti (podatek

dobite pri izbranem ponudniku elektronske poti).

Uporabniško ime servisa V polje se vnese uporabniško ime za dostop do servisa ponudnika elektronske

poti (podatek dobite pri izbranem ponudniku elektronske poti).

Geslo servisa V polje se vnese geslo za dostop do servisa ponudnika elektronske poti (podatek

dobite pri izbranem ponudniku elektronske poti).

Samodejno pošiljanje V polju se naredi kljukico, če naj se e-maili z eRačuni pošiljajo samodejno.

Št. Codeunita V polju se izbere št. Codeunita za izbranega ponudnika.

Ime Codeunita Se avtomatsko napolni iz imena izbranega Codeunita.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 8

Slika 2 – Nastavitev spletnih ponudnikov eRačuna

3.3 Nastavitev uporabnika

Za potrebe delovanja eRačunov je treba dopolniti nastavitve v modulu »Administracija«

»Nastavitev programa« »Uporabniki« »Nastavitev uporabnika«.

Vnese se sledeče polje:

Podpis

certifikata

V polje se vpiše podpis certifikata, ki se ga najde v spletnem brskalniku. V Internet Explorerju

se pride do podpisa preko »Internet Options (Internetne možnosti)« zavihek »Content

(Vsebina)« gumb »Certificates (Certifikati)« zavihek »Personal (Osebno)«. Izbere se

certifikat, ki se bo uporabljal za podpisovanje in se klikne na gumb »View (Pogled)«. Odpre

se novo okno, kjer se na zavihku »Details (Podrobnosti)« poišče vrstico »Thumbprint«. V

polje se kopira šifro, ki se pojavi v okencu spodaj.

POZOR: če NAV pri kopiranju v polje Podpis certifikata na začetku samodejno doda ?, ga je

treba izbrisati iz začetka podpisa.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 9

Slika 3 – Pridobitev podpisa certifikata

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 10

Če uporabljate drugi spletni brskalnik, se obrnite na svoj IT glede dostopa do podpisa

certifikata.

Pot za

datoteko

eRačuna

V polje se vpiše pot in mapo, kamor naj se shranijo eRačuni (in spremljajoči dokumenti), ki

jih ustvari ta uporabnik.

Slika 4 – Nastavitev uporabnika

3.4 Kupec

Za potrebe delovanja eRačunov je treba dopolniti nastavitve na kartici kupca na hitrem zavihku

»eRačuni« preko modula »Vodenje financ«→ »Terjatve«→ »Kupci« ali modula »Prodaja in trženje«

»Prodaja« »Kupci«.

Vnese se sledeča polja:

eRačun V polje se naredi kljukico, če se bo uporabniku pošiljalo eRačune po elektronski poti.

Ponudnik eRačuna V polju se izbere ponudnika za pošiljanje eRačuna za tega kupca, v kolikor se le-ta razlikuje od

privzetega ponudnika eRačuna, nastavljenega v Podatkih o podjetju.

V primeru, da se bo eRačune kupcu pošiljalo preko bank vključenih v medbančno izmenjavo

eRačunov, se izbere Datoteka. Če se jih bo pošiljalo preko ponudnika elektronske poti, se izbere

ustreznega ponudnika (v kolikor na seznamu ni izbranega ponudnika elektronske poti, nas

kontaktirajte). Če se bo kupcu pošiljalo eRačune preko privzetega ponudnika, se polje pusti

prazno.

Oseba V kolikor je kupec fizična oseba, se naredi v polju kljukica.

Če je kupec fizična oseba, pri pošiljanju eRačuna matična in davčna številka nista obvezna

podatka.

Proračunski uporabnik V polju se naredi kljukico, če je kupec proračunski uporabnik. Seznam oz. iskalnik proračunskih

uporabnikov je na voljo na več spletnih straneh: npr.

http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=316 ali

http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=127.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 11

Slika 5 – Nastavitve za eRačune na Kartici kupca

Za vse tiste kupce, ki v polju »Oseba« nimajo kljukice (kar pomeni, da gre za pravne subjekte), je

treba obvezno preveriti, če imajo vneseno matično in Identifikacijsko št. za DDV (oz. davčno številko).

Običajno se polji nahajata na »Kartica kupca« na hitrem zavihku »Davčne številke«.

Slika 6 – Nastavitve na Kartici kupca – zavihek Davčne številke

Za pošiljanje eRačunov je treba na kupca obvezno vnesti tudi njegov bančni račun oz. njegove bančne

račune. Do bančnih računov kupca se dostopa preko gumba »Bančni računi« na zavihku »Navigacija.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 12

S pomočjo gumba »Novo« na zavihku »Domov« se odpre okno za vnos novega bančnega računa

kupca.

Vnese se vsaj sledeča polja:

Šifra V polje se vnese govoreča šifra za bančni račun kupca.

Šifra banke V polju se izbere banka iz seznama bank.

Šifra SWIFT Se običajno avtomatsko napolni iz šifranta bank. Šifro je v nasprotnem primeru vnese

ročno.

IBAN V polju se vnese IBAN kupca.

Šifra namena plačila Možno je vnesti tudi privzeto Šifro namena plačila, ki se bo prenesla v glavo izdanega

računa.

Slika 7 – Bančni račun kupca

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 13

Za lažje polnjenje obveznih podatkov za eRačune na samih dokumentih se priporoča tudi vnos

naslednjih polj na »Kartici kupca« zavihek »Plačila«.

Šifra plačilnih pogojev V kolikor ima kupec običajno iste plačilne pogoje oz. način plačevanja, se v

polju izbere ena ustrezna šifra plačilnih pogojev.

Prednostni bančni račun V polju se vnese na kateri bančni račun se pričakuje/zahteva plačilo od tega

kupca.

Privzeta šifra formule sklica v dobro V polju se izbere privzeto šifro formule sklica (če le-ta ni nastavljena v

Nastavitvah prodaje in terjatev oz. se za tega kupca razlikuje od privzete

formule), da ni treba ročno vpisovati sklica na prodajnem dokumentu.

Privzeta št. bančnega računa V polju se izbere kateri bančni račun kupca je privzet.

Slika 8 – Nastavitve na Kartici kupca – zavihek Plačila

3.5 Merske enote

Za potrebe pošiljanja eRačunov je treba v šifrant Merske enote, do katerih se dostopa preko modula

»Administracija« »Nastavitev programa« »Nabava« »Merske enote«, obvezno za vsako

šifro, ki je v uporabi, vnesti »Šifro za eRačun«. Nabor možnih šifer merskih enot je dostopen v

gradivu »Priporočila za uporabo standarda GZS e-SLOG 1.6 za enostavni račun«, v poglavju »Enota

mere«.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 14

Slika 9 – Nastavitve za eRačune na Merskih enotah

3.6 Plačilni pogoji

Za potrebe pošiljanja eRačunov je treba v šifrant »Plačilni pogoj«, do katerega se dostopa preko

modula »Prodaja in trženje« »Obdelava naloga« »Nastavitev« »Plačilni pogoji«, obvezno

za vsako šifro, ki je v uporabi, vnesti »Šifro za eRačun«. V polje se vpiše eno izmed naslednjih

vrednosti:

0 Račun je potrebno plačati.

1 Račun bo plačan preko direktne obremenitve in ga ni potrebno plačati.

2 Račun je že bil plačan (npr. v primeru plačila z gotovino, avansom ali kreditno kartico).

3 Drugo – ni možnosti plačila (šifra praktično ni v uporabi).

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 15

Po potrebi se odpre nove šifre plačilnih pogojev. V kolikor se način plačevanja običajno označuje

preko drugih šifrantov (npr. »Šifra načina plačila«), nas obvestite o tem.

Slika 10 – Nastavitve za eRačune na Plačilnih pogojih

4 Priprava eRačunov eRačune se običajno pripravlja iz knjiženih dokumentov (Račun, Dobropis, Bremepis za zamudne

obresti, Avansni račun), da je mogoče dokument prej izpisati in preveriti. Izjemoma jih je možno

pripraviti iz neknjiženih dokumentov (Predračuni). Pri vnosu dokumentov je treba poskrbeti, da so

vneseni podatki, ki so obvezni za kreiranje eRačunov.

4.1 Vnos obveznih podatkov na dokumente

Shema za pripravo eRačuna je enotna ne glede na vrsto dokumenta, zato bo v navodilih prikazan

vnos obveznih podatkov za eRačun na primeru Računa. Enako logiko za vnos se uporabi na primeru

Naloga, Dobropisa, Vračilnega naloga, Avansnega računa in Ponudbe. V kolikor ne najdete polja na

hitrem zavihku, preverite, če se na vaši bazi polje morda nahaja na drugem zavihku.

V nekaj primerih, ko je vnos podatka nesmiseln, smo vrednost posameznega elementa v eRačunu v

naprej zapisali (npr. Model in Sklic ter Namen plačila pri Dobropisu).

Nov dokument se pripravi po običajni poti (podrobnosti v navodilih »Navodila za prodajo«).

Poskrbeti pa je treba, da so za potrebe priprave eRačuna vnesena (vsaj) naslednja polja v dokumentu:

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 16

Hitri zavihek »Splošno«:

eRačun V polju se bo avtomatsko prikazala kljukica, če je na Kartici kupca, ki je izbran na hitrem zavihku »Fakturiranje«,

v polju eRačun kljukica. Kljukica se lahko po potrebi odstrani (npr. če je proračunski uporabnik plačal račun z

gotovino, se mu ne pošlje eRačuna po elektronski poti).

Slika 11 – Vnos obveznih podatkov na Račun – hitri zavihek Splošno

Hitri zavihek »Fakturiranje«:

Šifra plačilnih

pogojev

V polju se izbere Šifro plačilnih pogojev, ki določa kot že standardno Datum zapadlosti, poleg tega pa še

način plačila računa (ali mora biti račun še plačan, je že bil plačan ali pa bo morda plačan preko direktne

bremenitve).

Datum

zapadlosti

V polje se vnese Datum zapadlosti dokumenta (v kolikor ne ustreza datum, izračunan na podlagi Šifre

plačnih pogojev).

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 17

Slika 12 – Vnos obveznih podatkov na Račun – hitri zavihek Fakturiranje

Hitri zavihek »Plačila«:

Privzeta št. bančnega računa V polju se izbere šifro bančnega računa, na katerega se pričakuje priliv od kupca. Če je

podatek napolnjen na kartici kupca, se avtomatsko prenese na dokument.

Šifra bančnega računa kupca V polje se izbere bančni račun kupca, s katerega se pričakuje plačilo. Če je podatek

napolnjen na kartici kupca, se avtomatsko prenese na dokument.

Šifra formule za številko

sklica v dobro

V polje se izbere Šifro formule za številko sklica v dobro, če se želi, da se sklic avtomatsko

generira (če le-ta ni nastavljena v Nastavitvah prodaje in terjatev oz. se razlikuje od

privzete formule nastavljene na tem kupcu.

Model številke sklica v dobro V polje se vnese model za plačilo (če uporabljate privzete formule za sklic, se bo model

napolnil samodejno).

Številka sklica v dobro V polje se vnese sklic za plačilo (če uporabljate privzete formule za sklic, se bo sklic ob

knjiženju napolnil samodejno).

Šifra namena plačila V polju se izbere Šifro namena plačila iz seznama namenov plačil.

Slika 13 – Vnos obveznih podatkov na Račun – hitri zavihek Plačila

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 18

Čeprav se običajno ustvari eRačun iz knjiženega dokumenta, smo že pri samem knjiženju vgradili

kontrole za vnos obveznih polj (npr. Datum zapadlosti, Sklic, Namen plačila).

4.2 Pripenjanje prilog

eRačunu oz. ovojnici eRačuna se bo avtomatsko pripela vizualizacija dokumenta v pdf formatu. V

kolikor se želi pripeti še kakšno drugo prilogo (npr. naročilnico, gradbeno situacijo), je to mogoče

narediti že pred knjiženjem dokumenta ali na že knjiženem dokumentu.

4.2.1 Pripenjanje prilog pri pripravi dokumenta

Dokumentu se lahko pripne poljubno število prilog, vendar imajo nekateri ponudniki omejitve glede

skupne velikosti (npr. banke 2MB).

Priponke se lahko pripne na samem neknjiženem dokumentu na kartici neknjiženega dokumenta

preko gumba »Priloge eRačuna« na zavihku »Dejanja« v skupini »Funkcije«.

Slika 14 – Pripenjanje prilog na neknjižen dokument

Na dokumentih, kjer se lahko pošilja eRačune iz neknjiženih dokumentov (Predračun), se priponke

pripne na kartici neknjiženega dokumenta preko gumba »Priloge eRačuna« na zavihku »eRačun«

v skupini »Funkcije«.

Slika 15 – Pripenjanje prilog na neknjižen dokument, kjer se bo tudi eRačun kreiral iz neknjiženega dokumenta

V obeh primerih se odpre forma za pripenjanje prilog, kjer se uvozi prilogo preko gumba »Uvoz«. Ko

se priloga prenese, je možno ročno dodati Opis.

Prilogo je mogoče odpreti preko gumba »Prikaži«.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 19

Slika 15 – Prilaganje in prikaz prilog na neknjiženem dokumentu

Prilogo je možno tudi brisati, tako da se označi ustrezno vrstico prilog in se pritisne Delete.

4.2.2 Pripenjanje prilog na knjiženem dokumentu

Priponke se lahko pripne tudi na že knjižen dokument (če se npr. želi dodati Dobavnico) na kartici

knjiženega dokumenta preko gumba »Priloge eRačuna« na zavihku »Dejanja« v skupini »eRačun«.

Slika 16 – Pripenjanje prilog na knjižen dokument - kartica knjiženega dokumenta

Priponke se lahko pripne tudi na seznamu knjiženih dokumentov, tako da se na seznamu knjiženih

dokumentov označi ustrezno vrstico z dokumentom in se klikne na gumb »Priloge eRačuna« na

zavihku »Dejanja« v skupini »eRačun«.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 20

Slika 17 – Pripenjanje prilog na knjižen dokument – seznam knjiženih dokumentov

4.3 Ustvarjanje eRačunov

eRačune se lahko ustvari iz knjiženih dokumentov (Račun, Dobropis, Bremepis za zamudne obresti,

Avansni račun) in neknjiženih dokumentov (Predračuni), bodisi vsakega posamezno iz kartice

dokumenta (knjiženega ali neknjiženega) ali več dokumentov hkrati iz seznama dokumentov

(knjiženih ali neknjiženih). Pred ustvarjanjem je treba poskrbeti, da so vneseni vsi obvezni podatki in

da so pripete ustrezne priloge.

4.3.1 Ustvarjanje eRačunov iz dokumenta

eRačun se ustvari iz dokumenta preko gumba »Ustvari eRačun« na zavihku »Dejanja« v skupini

»eRačun«.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 21

Slika 18 – Ustvarjanje eRačuna iz kartice neknjiženega ali knjiženega dokumenta v NAV 5.0 in NAV 4.0

Ko se eRačun ustvari, program javi, da je bil eRačun ustvarjen in se avtomatsko napolni polje Čas

ustvarjanja eRačuna v glavi dokumenta. eRačun je možno ustvariti tudi za dokument iz katerega je že

bil ustvarjen eRačun, vendar program o tem obvesti.

4.3.2 Ustvarjanje eRačunov iz seznama dokumentov

eRačun se lahko ustvari tudi iz seznama dokumentov (npr. Knjiženi izdani računi).

Dokumente, iz katerih še niso bili ustvarjeni eRačuni (in so označeni s kljukico eRačun), se lahko

poišče preko gumba »eRačuni v pripravi« na zavihku »Dejanja« v skupini »eRačun«. V tem primeru

se avtomatsko prikažejo samo dokumenti brez ustvarjenih eRačunov.

Dokumente, iz katerih so že bili ustvarjeni eRačuni, se lahko poišče preko gumba »Ustvarjeni

eRačuni« na zavihku »Dejanja« v skupini »eRačun«. V tem primeru se avtomatsko prikažejo samo

dokumenti, ki so že imeli ustvarjene eRačune.

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 22

Za (ponovno) ustvarjanje posameznega eRačuna se je treba postaviti na ustrezno vrstico in preko

gumba »Ustvari eRačun« na zavihku »Dejanja« v skupini »eRačun« ustvariti eRačun. Če se želi

ustvariti več eRačunov hkrati, se označi več vrstic (možnost preklopnega označevanja s pritiskom

Control tipke, da se označi dokumente, ki si ne sledijo en za drugim) in se pritisne na gumb »Ustvari

eRačun« na zavihku »Dejanja« v skupini »eRačun«.

Slika 19 – Ustvarjanje eRačuna ter filtriranje ustvarjenih oz. neustvarjenih eRačunov

Ko se eRačun ustvari, program javi, da je bil eRačun ustvarjen in se avtomatsko napolni polje Čas

ustvarjanja eRačuna v seznamu dokumentov.

V mapi, ki je nastavljena v »Nastavitev eRačuna« oz. v »Nastavitev uporabnika« v polju »Pot za

datoteko eRačuna«, se v tem trenutku ustvari eRačun skupaj z ovojnico, vizualizacijo v pdf obliki in

prilogami (v kolikor so bile le-te priložene).

Slika 20 – Pripravljen eRačun z ovojnico in prilogami

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 23

4.3.3 Pregled ustvarjenih datotek z eRačuni

Vse ustvarjene datotek v zvezi z eRačuni (same eRačune, vizualizacijo le-teh in priloge) je možno

pogledati v »Oddelki« »Prodaja in trženje« »Zgodovina« »Seznam datotek eRačuna«.

Posamezno datoteko se lahko odpre z gumbom »Prikaži« v zavihku »Dejanja«

Slika 21 – Pregled datotek eRačuna

5 Pošiljanje eRačunov Kot je že bilo omenjeno, se lahko ustvarjene eRačune bodisi ročno uvozi (npr. v banko) ali pošlje

preko spletnega servisa ponudniku elektronske poti.

5.1 Uvoz datoteke eRačuna

Ustvarjene eRačune se ročno uvozi v aplikacijo izbranega ponudnika.

5.2 Pošiljanje eRačuna preko spletnega servisa

Ustvarjeni eRačuni se avtomatsko prenesejo k izbranemu ponudniku s pomočjo spletnega servisa.

6 Koristne povezave Na naslednjih spletnih straneh boste našli koristne informacije v zvezi z eRačuni:

UJP - eRačuni

Uporabniška navodila | eRačuni

ADACTA | 24

UJP – pogosta vprašanja in odgovori glede eRačunov

Slovenski eRačun

Slovenski eRačun – pogosta vprašanja in odgovori glede eRačunov

Zakonodajna podlaga za eRačun

Ovojnica eRačuna

e-SLOG, verzija 1.6

banke vključene v medbančno izmenjavo eRačunov prek procesorja Bankart;

ponudniki elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe

Seznam oz. iskalnik proračunskih uporabnikov

7 Pogosta vprašanja in odgovori Na tem mestu bomo sproti dodajali najpogostejša vprašanja, ki se vam bodo pojavljala v zvezi s

pripravo eRačunov v NAV, in odgovore nanje.

8 Kontakt Za dodatne informacije nas kontaktirajte preko e-mail naslova eracuni2015@adacta.si ali telefonske

številke: +386 1 548 38 00.