Erp budget (1)

Budget/Group 01

project date 25/03/2012

• Explain useful of Budget• Show set up steps for

- How to create Budget

- How to create Budget Organization

- How to enter Budget Amounts

- How to review and correct Budget Amounts

- How to change status of Budgets

Budget

• Budget คื�อ – การประมาณการในเร��องรายได้� คื�าใช้�จ่�าย เพื่��อเป�น

เป�าหมายในการด้�าเน�นธุ�รก�จ่ ว่�าป!ถั#ด้ไปจ่ะม$ก�าไรเพื่$ยงพื่อในการด้�าเน�นธุ�รก�จ่หร�อไม�

– สามารถัว่างแผนการทำ�างาน ว่�ารายได้�ป!หน�าคืว่รเป�นเทำ�าไร และต้�องคื�มคื�าใช้�จ่�ายอย�างไร

– เพื่��อใช้�ในการว่#ด้ผลการทำ�างานว่�าเป�นไปต้ามเป�าทำ$�ต้# +งไว่�หร�อไม�

• ซึ่-�งต้�องทำ�าใน Module GL เพื่ราะ GL เก.บคื�า Actual อย0�แล�ว่จ่-งรว่ม Budget ไว่�ด้�ว่ย เพื่��อง�ายในการออกรายงานเปร$ยบเทำ$ยบหาคื�า Variance (FSG)

Budget ?

• การทำ�า Budgets สามารถัช้�ว่ยให�ทำราบถั-งการประมาณการรายได้�และคื�าใช้�จ่�ายทำ#+งหมด้ทำ$�เก�ด้ขึ้-+นจ่ากการด้�าเน�นงานขึ้องบร�ษั#ทำ โด้ยสามารถัด้0ได้�ต้าม period time ขึ้องแต้�ละแผนกในบร�ษั#ทำ

• ช้�ว่ยให�ผ0�บร�หารได้�ต้ระหน#กถั-งการด้�าเน�นงานต้�อเน��องในว่#นขึ้�างหน�า และสามารถัประเม�นประส�ทำธุ�ภาพื่ขึ้องแผนกลย�ทำธุ5และแผนปฏิ�บ#ต้�การทำ$�ว่างไว่�โด้ยด้0ได้�จ่ากแผนงบประมาณทำ$�ได้�จ่#ด้ทำ�าขึ้-+นเพื่��อว่างแผนและพื่ยากรณ5ขึ้�อม0ลทำางการเง�นขึ้องบร�ษั#ทำล�ว่งหน�า

Explain useful of Budget (1/3)

• การเปร$ยบเทำ$ยบ budget ก#บผลประกอบการทำ$�เก�ด้ขึ้-+นจ่ร�ง จ่ะเป�นต้#ว่ว่#ด้ผลการด้�าเน�นการขึ้องธุ�รก�จ่ว่�า ประสบคืว่ามส�าเร.จ่ต้ามเป�าหมายทำ$�ว่างไว่�หร�อไม�

• ช้�ว่ยในการคืว่บคื�มการด้�าเน�นงาน ผลการด้�าเน�นงานทำ$�เก�ด้ขึ้-+นจ่ร�งจ่ะน�ามาเปร$ยบเทำ$ยบก#บแผนงบประมาณทำ$�ว่างไว่� ทำ�าให�ทำราบว่�าประสบผลส�าเร.จ่มากน�อยเพื่$ยงใด้ บรรล�เป�าหมายขึ้องก�จ่การหร�อไม� หากไม�เป�นไปต้ามเป�าหมายเก�ด้จ่ากแผนกใด้ก.สามารถัแก�ไขึ้ได้�อย�างถั0กต้�อง


• ทำ�าให�เก�ด้แรงกระต้��นในการทำ�างาน ม$การเปร$ยบเทำ$ยบระหว่�างผลการปฏิ�บ#ต้�งานก#บแผนงานทำ$�ว่างไว่� ทำ�าให�การประเม�นผลเป�นไปอย�างทำ#�ว่ถั-งทำ�กฝ่8าย ทำ�าให�เก�ด้การกระต้��นให�บ�คืลากรม$การแขึ้�งขึ้#นการปฏิ�บ#ต้�งานให�เป�นไปต้ามเป�าหมาย เพื่��อจ่ะได้�ร#บผลต้อบแทำนจ่ากการประเม�นผลการปฏิ�บ#ต้�งานให�อย0�ในเกณฑ์5ทำ$�ด้$ต้ลอด้เว่ลา

• ช้�ว่ยในการแบ�งสรรงบประมาณ (Allocating Budget) เน��องจ่ากบางบร�ษั#ทำม$งบประมาณจ่�าก#ด้และจ่ะต้�องถั0กน�าไปใช้�ให�เก�ด้ประโยช้น5ส0งส�ด้ กระบว่นการจ่#ด้ทำ�างบประมาณจ่-งช้�ว่ยให�แต้�ละฝ่8ายได้�ร#บการจ่#ด้สรรงบประมาณอย�างเหมาะสม


• Budget ประกอบด้�วย 3 Component

• Period คื�อ ระยะเว่ลาทำ$�ก�าหนด้ว่�า budget ม$ผลคืรอบคืล�ม ระยะเว่ลาต้#+งแต้�เม��อไหร�ถั-งเม��อไหร�

• Account คื�อ Account ทำ$�เราต้�องการต้#+งงบประมาณ เช้�น ส�นทำร#พื่ย5 รายได้� คื�าใช้�จ่�าย

• Amount คื�อ จ่�านว่นเง�นทำ$�ต้# +งงบประมาณการให� Account น#+น ๆ

Budget Component

Step 1•Define budgets and budget organization

Step 2•Enter budget amount

Step 3•Review and correct budgets

Step 4•Freeze budgets

Step 5•Report on budgets

Budgeting Accounting Cycle

Define Budget• ใส�ช้��อและ Description - Budget คืว่รใส�ช้��อป!ระบ�ไว่�ด้�ว่ยเพื่��อง�ายในการ

คื�นหาแก�ไขึ้

ระบ� Status • Open พื่ร�อมใช้�งาน สามารถักรอกต้#ว่เลขึ้ได้�• Current พื่ร�อมใช้�งาน และ เป�น Default ขึ้องระบบ คื�อ จ่ะทำ�าการกรอก

Budget น#+นจ่ะแสด้งขึ้-+นมา โด้ย Budget ม$ได้�หลาย status แต้� Status Current จ่ะม$ได้�อ#นเด้$ยว่เพื่ราะเป�น Default

• Frozen ไม�ให�แก�ไขึ้ในระด้#บ Budget

How to create Budget

• ป�8ม Require Budget Journal (JE = Journal Entry) ถั�า Enable จ่ะแปลว่�า การกรอกคื�า Budget น#+นจ่ะได้�มาจ่ากการ Create Journal เทำ�าน#+น

• ระบ� Period ว่�าให�เป�นแผนต้#+งแต้�ไหนถั-งไหน ซึ่-�งม$ส0งส�ด้ได้� 60 Period 5( ป!)

• คืล�กป�8ม Open Next Year เพื่��อเป;ด้ใช้�งาน


Budgets Define Budget



• (M) View > Requests to ensure the concurrent process completes successfully.


• Budget Using FSG Reportsเม��อม$ขึ้�อม0ลอย0�แล�ว่เราสามารถัน�ามาออกรายงานได้� โด้ย GL จ่ะใช้� Tools FSG ในการออกรายงาน

• Multiple Versions of Budgetโด้ยเราสามารถัม$ Budget เพื่��อประมาณการได้�หลายๆเว่อร5ช้#น เช้�น ถั�าเศรษัฐก�จ่ด้$ด้-งแผน A มาใช้� หร�อถั�าเศรษัฐก�จ่ไม�ด้$ด้-งแผน B มาใช้� โด้ยไม�สามารถัลบ Budget ทำ$�สร�างไว่�ได้� (อาจ่ทำ�าการ Freeze แทำนได้�)


• บอกถึ�งเร��อง Account ว�าจะควบค�ม Budget ด้�วยอะไร เช้�น Cost center คื�อ cost center A ให�งบประมาณน-งและ Cost center B ให�อ$กงบประมาณน-ง

How to create Budget Organization


Features of Budget Organization

Budget organization window


Account Range


Budget Entry Method Journal Entry Created?

Budget Amounts No

Budget Journals Yes

Budget Formulas No

MassBudget Journals Yes

Transferred Budget Amounts Yes

Budget Wizard No

Journal Wizard Yes

Upload Budgets No

How to create Budget Amounts

How to enter Budget Amounts





• Budget Rule ตั�วช่�วยในการหยอด้ค�า Amount จะม�ให�เลื�อกหลืายว!ธี�ด้�งน�#





Enter Budget Amount แบบ 4/4/5Budget Amount of next year = 520,000 THB4/4/5 = 13 = No. of week in each quarterNo. of Week in 1 year = 52 weeks520,000/52 = 10,000 = Budget of each weekEnter amount

Period 1 (4) = 10,000 x 4 = 40,000 THB Period 2 (4) = 10,000 x 4 = 40,000 THB Period 3 (5) = 10,000 x 5 = 50,000 THB


ว!ธี�การด้%ค�าที่�� Generate Budget Amount ด้0ทำ$� Budgets>Enter>Amount แล�ว่ก.สามารถัเล�อกด้0ได้�เลย แต้�ถั�าเป�นการ

Calculate จ่ะต้�องทำ�าการเขึ้�าไปทำ$� Inquiry > Account จ่ากน#+นเล�อกต้รง Primary Balance Type เป�น Budget แล�ว่ต้�องระบ�ด้�ว่ยว่�า Budget ไหนเพื่ราะเราม$ได้�หลาย Budget และทำ�าการก�าหนด้ Account ด้�ว่ย

How to review and correct Budget Amounts




• Transfer budget amounts between accounts:• In different budget organizations• Within the same budget organization

Transfer by:

• Budget Amounts

• Percentages


Transfer Budget

Post Journal

01 200 5800

01 400 5800

Journal Import


Transfer Budget

01 200 5800

01 400 5800

Before: 01.200.5800 $1500

01.400.5800 $700

After: 01.200.5800 $1000

01.400.5800 $1200


Transfer Budget

$500

01 200 5800

01 400 5800

Before: 01.200.5800 $1500

01.400.5800 $700

After: 01.200.5800 $1350

01.400.5800 $850


Transfer Budget

10%


Transfer Budget


Transfer Budget

Use the Freeze Budget windowTo Freeze a budget

• Budget organization• Budget formula batch• Range of budget of account

How to change status of Budgets

ว!ธี�การ Freeze Budget 1. (N)Budget > Define > Budget เปล$�ยน Status ให�เป�น Frozen


• 2. (N)Budget > Freeze User สามารถัเขึ้�าไป Freeze ในระด้#บ Formula และ Budget Org. โด้ยการต้�>กถั0กทำ$� Frozen


Summary

QUESTION?

Documents

Erp budget (1)