Bases de los ERP

Enterprice Resource Planning

Los ERP.

Son sistemas de información gerenciales que integran y manejan los negocios asociados con las operaciones de producción de bienes o servicios.

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad y suelen incluir un sistema de administración de Recursos Humanos, herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.

Las bases de los ERP se encuentran conformadas por gente, procesos, tecnología y políticas.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Actualmente la mayoría de los negocios han cambiado su forma de llevar su administración, necesitan llevar todos sus departamentos organizados y relacionados, por eso se ha hecho presente ahora los sistemas ERP y CRM Los sistemas ERP son sistemas de información integrados, pueden ayudar a que una empresa sea más rentable. Deben ser considerados aspectos como la cultura organizacional.

Estos programas permiten tener un control de todas las transacciones que se hacen dentro de la empresa, sobre todo la contabilidad ya que te permite tener un catálogo de todas las operaciones que se realizan en la empresa, sean procesos administrativos, productivos o logísticos. Aquí vemos un éxito de estos programas. Antes el llevar la contabilidad de una empresa era complejo, pero con estos sistemas que surgieron en los 90’s se ha podido llevar la contabilidad de una forma más fácil.

Para aumentar la capacidad de una empresa, invertir en más máquinas no es la única opción, ya que con sistemas ERP se puede hacer más con lo mismo al aplicar inteligencia de negocios.En Venezuela por ejemplo se usan estos sistemas, los más utilizados son SAP, Oracle, PeopleSoft y J.D. Edwards.La mayoría de los sistemas ERP cuentan con una gran flexibilidad, lo que le permite a las empresa manejarlo de acuerdo a sus necesidades, además de ofrecerle la posibilidad de realizar operaciones centralizadas o descentralizadas.

Muchas empresas tardan en decidir si implementar o no un sistema ERP, pues los gerentes de sistemas cuando se les presentan planes de inversión no observan el beneficio inmediatamente. Algunos expertan creen que los sistemas ERP pueden hacer que los procedimientos (procesos) de una compañía se vuelvan más eficiente, pero el logro de un impacto positivo va acompañado de factores como la cultura organizacional y el estilo gerencias, así como de conocimientos, habilidades y experiencias.Sistemas conocidos como CRM, SCM y ERP son herramientas de productividad que han ayudado a empresas que las han implementado a llevar un nuevo nivel de integración y de facilidad al usarlo. Todos estas herramientas son útiles para el éxito de una compañía, tal como en el caso de Amazon que ha implementado estos sistemas.

El utilizar software como los ERP’s, sirve para controlar a partir de una orden de venta las afectaciones a los inventarios, a las órdenes de producción, a las cuentas por cobrar y se evita que cada área recapture datos.Algunos sistemas ERP integran procesos empresariales y dejan a un lado a clientes y asociados, así que ya hay empresas que desean implementar un sistema CRM (manejo de las relaciones con los clientes) Algunas empresas fracasan al implementar sistemas ERP porque cuando se quiere instalar un software se necesita hacer un análisis de factibilidad, para ver si la empresa está preparada para obtener este tipo de software, también se encuentran los costos del hardware, además de consultoría y capacitación, así que si la compañía no realiza un estudio para ver si implementar un programa como ERP o CRM sería rentable, muchas de las empresas toman decisiones repentinas y acaban por fracasar sus negocios, porque no evaluaron bien la situación.

La implementación de estos sistemas requiere cambios organizacionales en las empresas, reingeniería y nuevas formas de trabajo, así que es importante romper con los viejos esquemas, que a veces es muy difícil en los negocios y desarrollar canales de comunicación para que un sistema ERP sea exitoso y no fracase.