ESTADO DEL ARTE DE LA IMPLEMENTACION DE UNA SOLUCIN DE BUSINESS
INTELLIGENCE EN TIEMPO REAL, PARA DAR SOPORTE AL PROCESO COMERCIAL
DE SYSTEM SAC
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN CIENTFICA
AUTOR:Bach. Jose valiente Chavez
DOCENTE:Dr. Frank Escobedo velarde
LNEA DE INVESTIGACIN:Sistema de Inteligencia de Negocios
LIMA PER
2014
1. Introduccin.La situacin econmica por la que atraviesa el pas
ha permitido que muchas pequeas y medianas empresas experimenten un
crecimiento en ventas, muchas de las cuales aprovechando
herramientas como redes sociales y de otras herramientas de
marketing moderno, lograron un crecimiento que en muchos casos no
estn preparados a afrontar.
Tal es el caso de New System SAC, empresa dedicada a la
comercializacin de equipos, enfrentando actualmente una serie de
problemas, como el incumplimiento de pedidos debido a compras no
proyectadas adecuadamente, adems no se aprovecha eficientemente al
personal de ventas,
El propsito de la investigacin es plantear un modelo de solucin
para las pequeas y medianas empresas dedicadas a la comercializacin
de productos, para ayudarlas en el proceso de crecimiento, ya que
comnmente este crecimiento viene acompaado de grandes volmenes de
datos que va acumulando la empresa y que no los utiliza de manera
oportuna provocando una problemtica en diferentes reas de la
empresa especialmente en la comercializacin que es el corazn de
este tipo de empresas. Planteamos para esto, el uso de una solucin
de Business Inteligence, pero no enfocada de la manera tradicional,
ya que con el auge de la web y su evolucin, todas las dems
disciplinas han evolucionado para adaptarse a estos cambios. Es as
que la informacin que se obtenga de estos sistemas sea accedida por
usuarios de todo nivel, apoyando la creacin de contenido
auto-guiado, los grupos de trabajo colaborativos, el uso de
herramientas mviles, el manejo en tiempo real de la informacin
Finalmente se espera que luego de la implementacin de la solucin
planteada la empresa logre un aumento de la productividad de los
vendedores, mejore laEficiencia de las compras a proveedores, y
logre un aumento de la cartera de clientes.
2. Descripcin de la realidad problemticaLa empresa New System
SAC es una empresa que se dedica a la comercializacin de equipos
tecnolgicos as como a brindar soluciones en Tecnologas de la
Informacin. A lo largo de los aos el crecimiento de la empresa se
ha visto enfocada en el rubro de la comercializacin de equipos de
tecnologa destacando los equipos de seguridad.
Al poco tiempo de establecerse el rea de comercializacin y
marketing en la organizacin, tuvo una gran influencia en la
gerencia general, debido a los rpidos resultados obtenidos. Es as,
que haciendo uso de herramientas del marketing digital, en el ao
2012 la empresa tuvo un crecimiento de 40% en ventas, sin embargo
este crecimiento no proyectado comenz a traer una serie de
inconvenientes que se han visto reflejado sobre todo en lo que
respecta a la comercializacin afectando finalmente el volumen de
ventas.
El grupo de marketing se encarga de apoyar el trabajo del
representante de ventas, analizando la posicin en el mercado del
producto o servicio que ofrecen, estudiando a la competencia y
preparando un reporte de datos sobre el producto o servicio, que
contiene las caractersticas distintivas para su venta (Lieberman,
2006, p. 192).
Sin embargo, debido a que la empresa cuenta con un gran volumen
de datos e informacin que el rea de Comercial tiene que analizar,
la generacin de reportes que apoyen la toma de decisiones, tanto
del rea en cuestin como de las dems reas de la empresa (gerencia,
ventas, etc.), suelen durar un tiempo considerable, haciendo que la
informacin no llegue de manera oportuna a los solicitantes. Con el
aumento de pedidos de ciertos productos. Hubo en algunos casos
dificultad para conseguir dichos productos en el tiempo requerido.
Por consecuencia se cancelaban pedidos.
El entorno de marketing est cambiando a un ritmo acelerado. La
necesidad de informacin sobre el mercado en tiempo real es mayor
que en cualquier otro momento (Vrtice, 2008, p. 1).Los vendedores
tienen que esperar semanalmente, la asignacin de sus rutas con la
respectiva cartera de productos elaborados por los supervisores en
base a reportes e informes que reciben. Adicionalmente con el uso
de redes sociales, si bien trajo consigo nuevos clientes, tambin
aumento el sistema de entrega a domicilio, y son los vendedores
quienes realizan esa funcin. Esto trajo consigo problemas en la
asignacin de rutas, ya que se hizo ms complejo establecerlas. La
consecuencia de esta situacin fue retrasos de entregas de pedidos,
en algunos casos errores de entrega y descuido de la funcin de
vendedor. Se contrat 2 personas para cubrir lo relacionado a
pedidos, pero el problema se mantuvo. Por lo cual la administracin
decidi restringir el servicio de entrega a domicilio.
Si bien los problemas comenzaron a inicios del 2013, ya para
agosto del 2013 la consecuencia de los incumplimientos y el
descuido que se le dio a su cartera original de clientes, por
cubrir la nueva demanda de clientes obtenidos por la web, trajo
consigo una baja importante de ventas.
Ante esta situacin se plantea la implementacin de una solucin de
Business Intelligence en tiempo real y as mejorar la gestin del
proceso comercial de New System SAC.
3. Teoras actuales sobre el tema de estudio.Business
IntelligenceSe conoce como business intelligence (inteligencia de
negocios) a la conversin de los datos operativos de las empresas en
informacin que d soporte a la toma de decisiones (Curto, 2012, p.
14).Sabherwal y Becerra (2011, p. 6), definen business intelligence
como proporcionar a los encargados de la toma de decisiones
informacin y conocimientos valiosos mediante el aprovechamiento de
una variedad de fuentes de datos, as como de informacin
estructurada y no estructurada.
Sistema de informacin basado en business intelligenceSegn Van
der Lans (2012, p. 29), un sistema de business intelligence es una
solucin desarrollada para apoyar y mejorar el proceso de toma de
decisin de una organizacin.Segn Vercellis (2011, p. 10), el
propsito principal de los sistemas de business intelligence es
proveer trabajadores del conocimiento con herramientas y
metodologas que les permitan tomar decisiones eficaces y
oportunas.
Arquitectura de un sistema de business intelligenceSegn
Czernicki (2009, p. 6), los cuatro capas principales de un sistema
de business intelligence son: las fuentes de datos, proceso de ETL
(Extraer, Transformar y Cargar), el data warehouse y la capa de
presentacin
Definicin de Business Intelligence 3.0 ( BI 3.0)
De acuerdo con Bill Cabiro, en su artculo, Qu es Business
Intelligence 3.0? , Cabiro sostiene que BI 3.0 representa dos
cosas: una filosofa de cambio con respecto a los tipos de usuarios
de BI y una fusin o confusin, de los trminos. Sin embargo, Cabiro s
reconoce, desde el principio los casos de uso posibles de BI y, por
tanto, los tipos de usuarios, tambin ha dado lugar a un cambio
tecnolgico significativo.
Cabiro insiste en que esta clase emergente de BI orientada al
consumidor no es ms que la etiqueta de manera diferente por los
distintos grupos de inters: "Dependiendo del proveedor, la nueva
clase de software es conocido por diferentes nombres: el
descubrimiento de datos , visualizacin avanzada, anlisis visual,
Business Discovery, servicio del uno mismo de Business Intelligence
o lo que Forrester Research 's James Kobielus llama BI 3.0 ".
Capgemini 's Simon Gratton, en su artculo de BI 3.0: El viaje a
la Inteligencia de Negocios - Qu quiere decir? , coincide
esencialmente con la premisa de Cabiro, escribiendo que BI 3.0
puede ser fundamentalmente pensado como " La visualizacin , la
anticipacin y la colaboracin a travs de un ser humano- IU centrada
... con la estrategia de informacin y la teora se centr en los
mecanismos de autorregulacin y aceleradores de tecnologa ".
Para entender cmo BI 3.0 es diferente a las iteraciones de BI
del pasado, reconociendo la hoja de ruta del desarrollo que condujo
a la situacin actual de BI.
Segn Gratton esta jornada tecnolgica se divide en tres grupos:
BI 1.0: Un enfoque centrado en la herramienta de BI que implica el
procesamiento por lotes, est estrechamente controlada por el
departamento de TI, y se centra en la entrega de informacin a una
minora de anlisis formados (Tambin conocido hoy como el 'Data
Scientist). BI 2.0: Un enfoque centrado en la Web de BI que incluye
cerca de procesamiento en tiempo real, es gobernado conjuntamente
por TI y los propios usuarios, y est dirigido a potenciar el
"Explorador de datos" a travs de la distribucin de contenidos y la
creacin. BI 3.0: Un enfoque predominantemente centrado en la
aplicacin en BI, identificable por uno en cualquier lugar, en
cualquier momento y en todo dispositivo o plataforma, y metodologa
colaborativa independiente. Este enfoque se basa en grupos de
trabajo sociales y apoya la creacin de contenido auto-guiado, la
entrega, el anlisis y la gestin.
4. Trabajos realizados sobre el tema de estudio.En el 2009,
Carmen Rosales Sedano realiz la tesis Anlisis, diseo e
implementacin de un datamart para el soporte de toma de decisiones
y evaluacin de las estrategias sanitarias en las Direcciones de
salud.Esta investigacin tuvo como objetivo la implementacin de un
datamart que permita apoyar la toma de decisiones necesarias para
cumplir con los objetivos especficos de cada estrategia sanitaria
nacional dentro de las direcciones de salud. Para este propsito se
aplic la metodologa de Kimball y la herramienta Open Source Pentaho
Business Intelligence. Los resultados obtenidos fue la reduccin en
93.55% de tiempo de elaboracin de reportes analticos tiles para
tomar decisiones de forma rpida y confiable.
En el 2010, Michael Lzaro Cubas realiz la tesis Solucin de
Inteligencia de Negocios bajo la Tecnologa AQL para mejorar el
rendimiento del Negocio Caso: Contact Center del TACP. La
problemtica describe la situacin del Contact Center del Touring y
Automvil Club del Per, la cual maneja grandes volmenes de llamadas
entrantes y salientes desde y hacia sus clientes con el propsito de
dar soporte a las operaciones cotidianas de la organizacin misma o
de otras organizaciones, todas estas llamadas y clientes conllevan
a manejar grandes volmenes de datos los cuales hacen que los
analistas o personas que tratan estos datos se enfrenten a un
problema al intentar trabajarlos debido a la gran cantidad de los
mismos.
El objetivo de esta investigacin fue desarrollar una solucin de
inteligencia de negocios, bajo la tecnologa AQL para mejorar el
rendimiento del negocio y contribuir en el proceso de toma de
decisiones. Para lograr este propsito, se utiliz AQL, una tecnologa
de lgica asociativa de consultas patentada por QlikTech reside en
la memoria RAM y funciona de una forma realmente diferente,
construyendo y manteniendo una base de datos no relacional,
asociativa y altamente eficiente en espacio.
Como resultado se obtuvo aplicaciones de anlisis de datos e
inteligencia de negocios de rpida implantacin de gran alcance, fcil
aprendizaje y uso para cualquier tipo de usuario, que proporcionan
un rpido retorno de la inversin y bajo coste total de la
propiedad.
En el 2011, Adeoye y Olalekan realizaron la tesis Design of Data
Warehouse and Business Intelligence System. La problemtica se
centra en la empresa comercial minorista Crystal Entertainment,
especializada en msica, pelculas y libros de audio. Esta empresa
tiene 8 tiendas en lnea y 96 tiendas fsicas operando en varios
pases, concentrando grandes volmenes de informacin por ventas
realizadas. Los usuarios de negocios (tomadores de decisiones) no
tienen la capacidad de acceder a los datos fcilmente cuando sea
necesario.
En un intento de solucionar este inconveniente, varios
departamentos dentro de la empresa encuentran sus propios recursos,
utilizan diferentes datos disponibles y consultores contratados
para resolver sus necesidades de datos a corto plazo individuales.
En muchos casos, los mismos datos fueron extrados de los mismos
sistemas de origen a los que se accede por departamentos separados
y sin ninguna estrategia de entrega de informacin estratgica. La
direccin se dio cuenta del efecto negativo de las diferentes
fuentes de los datos sobre los informes presentados a los gerentes
por la falta de integracin. Dada la importancia de la informacin
para la empresa Crystal Entertainment, se motiv a la administracin
hacer frente al problema de la inconsistencia de datos mediante la
implementacin de un data warehouse.
5. Aplicaciones y perspectivas.De la tesis Anlisis, diseo e
implementacin de un datamart para el soporte de toma de decisiones
y evaluacin de las estrategias sanitarias en las Direcciones de
salud. Se toma como referencia la aplicacin de la metodologa de
Kimball y la herramienta Open Source Pentaho Business Intelligence.
Los resultados obtenidos fue la reduccin en 93.55% de tiempo de
elaboracin de reportes analticos tiles para tomar decisiones de
forma rpida y confiable.
De la tesis Solucin de Inteligencia de Negocios bajo la
Tecnologa AQL para mejorar el rendimiento del Negocio Caso: Contact
Center del TACP. Se toma como referencia la aplicacin de tecnologas
alternativas a OLAP, como es el AQL, y permite profundizar
conocimientos sobre la influencia de soluciones inteligencia de
negocios en el proceso de toma de decisiones
De la tesis Design of Data Warehouse and Business Intelligence
System. Se toma la problemtica muy similar a la presentada por la
empresa objeto de nuestro estudio New System SAC.
En todas estas investigaciones se demuestra la importancia de la
informacin proporcionada por estos sistemas para una toma de
decisiones adecuada, por lo mismo, bsicamente acceden a estos
reportes e informes, personal de mando alto y en algunos casos
medio. Sin embargo en nuestra investigacin plantearemos el acceso a
dicha informacin a usuarios de todo nivel, apoyando la creacin de
contenido auto-guiado, los grupos de trabajo colaborativos, el uso
de herramientas mviles, el manejo en tiempo real de la informacin.
Es decir en nuestra investigacin se dar nfasis a todos estos
aspectos que en las dems investigaciones no se han visto o se han
tocado de manera superficial. De tal manera que al finalizar
nuestra investigacin podemos contestar la siguiente interrogante:
De qu manera influye una solucin de Business Intelligence en tiempo
real, en el proceso comercial de New System SAC?
