Upload
alicia-b-lopez
View
353
Download
6
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Taller orientado al personal jerárquico de la Universidad Nacional de Mar del Plata - Argentina
Citation preview
PROPUESTA
TALLER DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL
ESTRATEGIAS PARA
ADMINISTRAR EL TIEMPO
DOCENTE RESPONSABLE: PROF. ALICIA B. LÓPEZ
DESTINADO A PERSONAL JERÁRQUICO DE LA UNMDP
CUPO: MÁXIMO 20 PARTICIPANTES
DURACIÓN: 5 encuentros semanales de 3 horas reloj cada uno
CONOCIMIENTOS PREVIOS: NIVEL MEDIO O EQUIVALENTE
JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTACIÓN DEL TALLER “El tiempo es dinero”… sin embargo, en los cargos jerárquicos se suele gestio-nar mejor el uso del dinero que el del tiempo. Y sin embargo, el tiempo es más valioso que el dinero. Solemos decir que “la plata va y viene”… sin embargo, el tiempo sólo va… El tiempo es la vida misma. Esta propuesta se basa en el modelo pedagógico “Aprendizaje por la acción”1 que propicia la “educación basada en competencias”; competencia entendida como la capacidad para llevar a cabo ciertas tareas eficazmente. En este caso, la gestión del tiempo como recurso escaso. En este taller se trabajará especialmente la actitud proactiva hacia la adminis-tración del tiempo personal, ofreciendo diversos instrumentos para que el per-sonal jerárquico de la Universidad Nacional de Mar del Plata pueda reflexionar sobre su propia práctica y discernir cómo aplicarlos en distintas situaciones.
OBJETIVOS DEL TALLER � Tomar conciencia del valor de nuestro tiempo como recurso escaso. � Identificar los principales obstáculos para la organización eficiente del
propio tiempo � Conocer algunos instrumentos de organización personal del tiempo
CONTENIDOS DEL TALLER
Primer encuentro La concepción del tiempo en nuestra cultura y la percepción personal del tiempo. Tiempo, stress y logros. Gestión de recursos escasos. El tiempo como recurso escaso. Lo urgente, lo necesario y lo importante. Obstáculos para la gestión eficaz del tiempo
Segundo encuentr La tiranía del presente. El manejo del tiempo a corto plazo. Herramientas para identificar las actividades “devoradoras de tiempo”. Listas y diarios.
Tercer encuentro Estrategias para administrar el tiempo discrecional. La manía de dejar las cosas para después. El tiempo unido a objetivos. Estrategias para establecer prioridades
Cuarto encuentro El manejo del tiempo a mediano y largo plazo. La resistencia al cambio. Planificar el tiempo y los proyectos. Estrategias para manejar las tensiones del cargo.
1 Hansen-Rojas, G. Aprendizaje por la acción. Un principio pedagógico para la educación
general y la formación técnico-profesional. GTZ. Cooperacón alemana para el desarrollo. Santiago de Chile, 1998
Quinto encuentro La delegación como estrategia de administración del tiempo. Pseudodelegación, dele-gación en asistentes y asesores. El trabajo en equipo como estrategia de gestión del tiempo. Problemas asociados a la delegación y al trabajo en equipo.
BIBLIOGRAFÍA PROPUESTA López. A. Taller “Estrategias para administrar el tiempo”. Edición de autor, Mar del Plata, 2007.
PROPUESTA PEDAGÓGICA Dado que la propuesta se inscribe dentro del modelo pedagógico Aprendizaje por la Acción, la capacitación propuesta se realizará bajo la modalidad de Taller presencial.
EVALUACION
Condiciones para la aprobación Asistencia a por lo menos cuatro encuentros y aprobación de un trabajo final de apli-cación.
Instrumentos de evaluación Se concibe a la evaluación como un proceso continuo de enseñanza y aprendizaje. La observación, la participación activa en las actividades del taller y la reflexión sobre la propia práctica se plasmarán en el trabajo final de aprobación. En la misma línea, se administrará una encuesta de satisfacción a los participantes como instrumento para la mejora continua de la calidad de las capacitaciones ofrecidas.
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 1
ESTRATEGIAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO
Taller de Capacitación No DocenteUniversidad Nacional de Mar del Plata
Prof. Alicia López, junio 2008
Nuestro Curso
La percepción del tiempo
La tiranía del presente
El tiempo discrecional
El tiempo a largo plazo
La delegación de tareas y responsabilidades
Primer encuentro
La concepción del tiempo en nuestra culturaLa percepción personal del tiempoTiempo, stress y logrosLo urgente, lo necesario y lo importanteObstáculos para la gestión del tiempo
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 2
Segundo encuentro
La tiranía del presente
El manejo del tiempo a corto plazo
Herramientas para identificar las “actividades devoradoras” de tiempo
Listas
Tercer encuentro
El tiempo unido a objetivos
Estrategias para administrar el tiempo discrecional
La manía de dejar las cosas para después
Estrategias para establecer prioridades
Cuarto encuentro
El manejo del tiempo a mediano y largo plazo
La resistencia al cambio
Planificar el tiempo
Las tensiones del cargo
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 3
Quinto encuentro
La delegación como estrategia de administración del tiempo
El trabajo en equipo como estrategia de administración del tiempo
Problemas asociados a la delegación y al trabajo en equipos
Primer encuentro
La concepción del tiempo en nuestra culturaLa percepción personal del tiempoTiempo, stress y logrosLo urgente, lo necesario y lo importanteObstáculos para la gestión del tiempo
Cultura y percepción del tiempo
Percepción circular del tiempoEternidad, predestinación y espirales
Percepción dialéctica del tiempoNadie se baña dos veces en el mismo río
Percepción lineal del tiempoEternidad, redención y flechas
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 4
Actitud hacia el logro
Metáforas del tiempo
Descripción del tiempo
Los sucesos pasados
La percepción del tiempo: Para quien estásentado sobre una estufa caliente, tres segundos pueden parecerle una eternidad
Imágenes del tiempo
Materia prima inagotable o recurso escaso
El tiempo atado a ciclos naturales o a relojes
Refranes y fábulas populares
Tiempo, estrés y logros
Tan ocupados en apagar incendios que no queda tiempo para pensar cómo prevenirlos …
Cómo el pasado condiciona nuestro comportamiento
Las decisiones de otros sobre nosotros
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 5
Nosotros y los miedos …
Miedo a la ambigüedadAtención excesiva a los detallesNormalización Estandarización
Miedo a perder el controlNormas enredadasAutoestima y confianzaMe veo … me ven …
Obstáculos para gestionar el tiempo
Desde la organizaciónEstructura organizacional
Descripción ambigua del cargo
Informes que no se leen
Conflictos interpersonales
Desde la propia oficinaCorrespondencia innecesaria
Interrupciones inesperadas
Material extraviado
Personal poco calificado
Doble agenda
Días fraccionados
InterrupcionesEl personal pide instruccionesVisitas y encuentros en pasillos
Contestar llamadas y correos-eEl uso del celularCorreo innecesario y spam
El trabajo llega a casa¿Trabajo creativo o día de 72 horas?
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 6
Perspectivas a corto plazo
Recompensas y castigos: “En el largo plazo todos estaremos muertos” (J. Keynes)
Los asuntos pequeños adquieren grandes proporciones
Los objetivos grandes y duraderos llevan tiempo
Identificando “ladrones de tiempo”
Ubique los obstáculos para la gestión del tiempo en la tabla
x1
x2
Temor a la ambigüedad
Perspectivas de corto plazo
Días fraccionados
Obstáculo
Llevando a la propia práctica
Haga una lista de todo lo que le hace desperdiciar su tiempo
Distinga aquellos obstáculos sobre los que podría intervenir
En lo posible, establezca relaciones de causalidad entre ellosHaga una lista de todas las actividades que caracterizan su trabajo
Cuando sea posible, asocie a cada actividad el obstáculo que le impide aprovechar el tiempo
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 7
Segundo encuentro
La tiranía del presente
El manejo del tiempo a corto plazo
Herramientas para identificar las “actividades devoradoras” de tiempo
Listas
La tiranía del presente
Cuando la única realidad es la presente …
Uno se concentra en extinguir el fuego o huir de él
Detenerse a pensar el futuroAnalizar lo que pasó, considerar la probabilidad de futuras ocurrencias y planear acciones
Las trampas del presente
Lo quiero ¡ahora y ya!
Se premia lo observable
Se recuerda lo último que se hizo
El efecto halo
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 8
Sin tiempo para pensar
Sin tiempo para leerSe lee cada vez menos acerca de menos áreas de conocimiento, reduciéndose a lecturas técnicas y de actualidad
Sin tiempo para pensarSe pierde contacto con los valores y aspiraciones, dificultándose iniciar cambios fundamentales
Obstáculos para gestionar el tiempo
Desde la organizaciónEstructura organizacional
Descripción ambigua del cargo
Informes que no se leen
Conflictos interpersonales
Desde la propia oficinaCorrespondencia innecesaria
Interrupciones inesperadas
Material extraviado
Personal poco calificado
Doble agenda
Días fraccionados
InterrupcionesEl personal pide instruccionesVisitas y encuentros en pasillos
Contestar llamadas y correos-eEl uso del celularCorreo innecesario y spam
El trabajo llega a casa¿Trabajo creativo o día de 72 horas?
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 9
Perspectivas a corto plazo
Recompensas y castigos: “En el largo plazo todos estaremos muertos” (J. Keynes)
Los asuntos pequeños adquieren grandes proporciones
Los objetivos grandes y duraderos llevan tiempo
Discernir lo importante
Muy importante: debe hacerse
Importante: deberían hacerse
No tan importantes: pueden ser innecesarias, pero podrían ser útiles
Sin importancia: pueden ser eliminadas
Discernir lo urgente
Muy urgentes: deben hacerse ahora
Urgentes: deberían hacerse pronto
Poco urgentes: son de largo plazo
El tiempo no es factor crítico
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 10
Análisis de la importancia intrínseca
Ubique cada una de las actividades de su lista en el casillero que considere más adecuado, según su importancia intrínseca
Sin importancia
No tan importantes
ImportanteMuy importantes
Análisis de la urgencia
Ubique cada una de las actividades de su lista en el casillero que considere más adecuado, según su urgencia
El tiempo no es factor
No tan urgentes
UrgentesMuy urgentes
Llevando a la propia prácticaLleve un registro diario de sus actividades durante esta semana
Complete el análisis de actividades según su importancia
Complete el análisis de actividades según su urgencia
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 11
Tercer encuentro
El tiempo unido a objetivos
Estrategias para administrar el tiempo discrecional
Estrategias para establecer prioridades
El tiempo unido a objetivos
Repensar las actividades del trabajo ¿Qué hago?¿Por qué lo hago?¿Pará qué lo hago?
Mi tiempo vale … ¿y el de los demás?Instrucciones claras y precisasUnificar agendas
Distintos tipos de tiempo
Tiempo respuesta: es el tiempo sobre el que no se tiene control. Se consume dando respuesta a los sucesos y personas que lo requieren
Tiempo discrecional: es el tiempo que puede ser controlado por la persona. Es el tiempo disponible
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 12
Actitudes ante estos tiempos
Durante el tiempo respuesta es necesario “ser simultáneo”, hábil para pasar de un asunto a otro rápidamente
Durante el tiempo discrecional es necesario “ser secuencial”, concentrado en pocos asuntos
Tiempo discrecional y efectividad
Un administrador efectivo se destaca por el número, significado y velocidad de ejecución de sus tareas en el tiempo discrecional
Consolidar actividades discrecionales para realizarlas en el tiempo controlable
Del dicho al hecho …
El tiempo discrecional está tan fraccionado que pareciera ser inutilizable
Subestimar la cantidad de tiempo discrecional que potencialmente se posee
Tiempo y capacidad para concentrarse
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 13
Crear barreras
Supervisar y clasificar toda la comunicación entrante
¿Qué asunto exige mi intervención directa? ¿Quién debe presentármelo?¿Cómo debe presentármelo?¿Cuándo debe presentármelo?
Crear barreras - Requisitos
Contar con asistente competente Con discernimiento suficiente para reexpedir el 50% de las comunicaciones entrantes y detectar los asuntos en que su superior debe expedirse personalmente
Asegurarse de que el superior leerá las comunicaciones entrantes sólo una vez antes de dar una respuesta
¿Y si no tengo ESE asistente?
Pedirle que pase las llamadas entrantes durante un plazo específico
Las llamadas entrantes fuera de ese horario, se toma nombre y teléfono de la persona y se le avisa que se devolverá la llamada personalmente
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 14
Retirarse al desierto …
Disponer de una oficina privada para trabajar a solas
Trabajar en casa una vez por semana
Cerrar la puerta de la oficina y no recibir llamada alguna (incluido el celular)
Aprovechar el tiempo de viaje
Crear horas silenciosas
Establecer un horario donde todas las llamadas de afuera no pasan del conmutadorNo se programa visitantesNo se inician llamadasSe desalientan las comunicaciones internas y las reuniones
Retirarse - RiesgosDejar para casa el trabajo rutinario o aburrido
¿Es realmente posible darse el lujo de perder todo contacto? ¿Cuál es la frecuencia y duración adecuada del retiro?
Las relaciones con otras personas pueden resentirse
La propia personalidad
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 15
Importantísimo
En todos los casos, debe tomarse debida nota de la persona que intentócomunicarse durante el aislamiento, retiro u hora silenciosa.
Indicar en que la persona requerida se comunicará personalmente en un horario preestablecido
¿Y si todo lo demás falla?
Autodisciplina
Formar asistentes competentes
Aprovechar trocitos de tiempo
Simplificar circuitos administrativos
Aprovechar trocitos de tiempo
Carpetas marrones que contienen asuntos pendientes tipo respuesta
Carpetas rosadas que contienen proyectos discrecionales en vía de elaboración
Carpetas azules con “sueños dorados” o “ideas luminosas” para el futuro
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 16
Simplificando circuitos
Manejo único de documentosEscribir en el original recibidoUtilizar formatos preimpresosMinimizar el dictado
Cualquier cosa que valga la pena hacerse bien, vale la pena hacerla despacio
Establecer prioridades
Doble juego de lo urgente y lo importante
Discernir las actividades que demandan tiempo respuesta y tiempo discrecional
Disponibilidad de recursos en el momento adecuado
Llevando a la práctica
Durante la siguiente semana, lleve un registro de los tiempos discrecionales que posee y cómo puede aprovecharlo
Identifique los síntomas que le hacen dejar las cosas para más adelante innecesariamente
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 17
Cuarto encuentro
La manía de dejar las cosas para después
La resistencia al cambio
Planificar el tiempo
El manejo del maletín
El maletín como pretexto para dejar las cosas para más adelante
El complejo de mártir: maletín abultado, escritorio saturado de papeles
Manipular las relaciones familiares
Dime qué comes primero y te dirécómo aprovechas el tiempo
Las causasPodría fracasar
Podría estropear mi propia imagen
Reforzar las decisiones propias en sucesos externos
Algunas tácticaLo difícil lo hago ya, lo imposible puede esperarReforzar el compromiso
Fijar el plazo para comenzar y forzar ese impulso
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 18
Otras tácticas …
Crear el impulso con tareas sencillas y programadas, durante no más de media hora
Adoptar alarmas para pasar de las tareas sencillas a las más complejas
Dejar para las mejores horas el trabajo más arduo
Más tácticas
Las recompensas por el progreso (el premio después del esfuerzo)
Involucrar a otros en la recompensa (la familia tiene derecho a compartir mi alegría)
Anticiparse a los hechos (lo mejor es enemigo de lo bueno)
La resistencia al cambioUno es la suma de sus decisiones
¿Por qué cambiar?
¿Cuándo cambiar?
¿Qué cambiar?
¿Cuánto cambiar?
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 19
Imágenes del cambio
Transición de la situación actual hacia una futura: INERCIA
Todo tiempo pasado fue mejor: AFERRARSE AL PASADO
Obsolescencia de políticas y procedimientos: INVERSION DE FINES Y MEDIOS
Fuentes de rechazo al cambioSíndrome de ANSI (Aquí No Se Inventó)
Síndrome de ALHI (Aquí Lo Hacemos Así)
La satisfacción con el presente: no sentir la necesidad de cambiar
Aversión al riesgo
El principio de autoridad
Planificar el tiempo
“Más vale prevenir que curar”
Un mal plan es mejor que ningún plan
Cada hora dedicada a planificar hace ganar 3 o 4 en la ejecución
Reservar tiempo para planificar y hacer todo lo posible por conservarlo
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 20
Planificar es economizar tiempo
Anticipa los resultados a alcanzarPrevé las actividades que se habrían podido omitirConsidera los obstáculos que podrían surgir en el curso del caminoSelecciona los medios a aplicarOrganiza la información útil y necesaria para tomar decisiones
Herramientas para planificar
Lista de prioridades: al finalizar cada mes:
Completar la ficha de organizaciónReservar días en la agenda para realizar las tareas prioritarias (20% del tiempo)Distribuir las prioridades en las primeras semanasPlanear la delegación de tareas al inicio del período
Llevando a la práctica
Listar las excusas más frecuentes que nos damos para postergar trabajo y asociarla a alguna tácticaAl intentar llevar la táctica elegida a la acción, detectar si hay o no resistencia al cambio (empezando por hacer esta actividad …)Completar la lista de prioridades y reorganizar la agenda mensual
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 21
Quinto encuentro
La delegación como estrategia de administración del tiempo
El trabajo en equipo como estrategia de administración del tiempo
Problemas asociados a la delegación y al trabajo en equipos
Delegar con eficacia
Es mejor dar que recibir
Se delegan tareas y autoridad, no se delega responsabilidad
Los principales obstáculos para la delegación son de orden psicológico
Obstáculos para la delegaciónCalidad: miedo a obtener resultados de una calidad inferior si otro lo hace (yo lo hago mejor)
Tiempo: percepción de falta de tiempo necesario para delegarlo en otros (yo lo hago más rápido)
Ego: miedo a parecer incompetente o inútil si se delegan determinadas actividades
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 22
Una política para promocionar personal ejecutivo
Si se postula para una promoción y no hay una persona en su departamento que ya fue preparada para reemplazarlo, olvide su promoción
Vencer la delegación inversa 1
Cuando nos traen un problema,Hacer que nos especifiquen el problema que encontraron
Preguntar por las soluciones que intentaron para resolverlo
Hacer que enumeren otros medios que puedan considerar
Vencer la delegación inversa 2
Reafirmamos la delegación,Sugerir ENTONCES las propias recomendaciones
Hacer que precisen el plan de acción que seguirán
Expresar confianza respecto de la capacidad para resolver el problema y alentarlo
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 23
Planificar la delegación
¿Cuáles son los resultados esperados?¿Cuáles son los plazos a respetar?¿A quiénes les confiará las tareas?¿Qué autoridad se dará a cada uno?¿Qué informaciones necesitarán?¿Cómo piensa estar al tanto del avance?¿Con qué personas puede contar y cuándo?
Iniciativa y trabajo en equipo
Trabajamos con y para otras personas
Alentar a manifestar iniciativa y creatividad
Favorecer el trabajo en equipo
Fomentar el sentido de disciplina
Establecer el grado de iniciativa
Estudie este problema, deme todos los datos, yo tomaré las decisiones
Déme las alternativas posibles con sus ítems a favor y en contra, yo elegiré
Recomiende un plan de acción, yo lo aprobaré
Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008
Prof. Alicia López - [email protected] 24
Establecer el grado de iniciativaDéjeme saber lo que piensa hacer, hágalo, a menos que reciba orden en contrario
Proceda, déjeme saber qué hizo y cuénteme cómo resulta
Proceda, comuníquese conmigo tan solo si su plan no resulta.
Proceda, sin consulta adicional alguna
Llevando a la práctica
Revisar las listas preparadas durante el taller
Lista de actividades del trabajoLista de actividades devoradoras de tiempoLista de prioridadesAnálisis de urgencia e importanciaOtros instrumentos
Preparar la propia agenda de modo coherente y consistente con lo anterior
Conclusión
Mientras que la plata va y viene, el tiempo sólo va …
Como no es posible crear tiempo, queda hacer buen uso del que tenemos
Administrar el propio tiempoEs un desafío personal a aceptarEs un arte de vivir a practicar