ESTRUCTURA DOCUMENTAL. PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS, FORMATOS Y PROCESOS DE NOVOMANÍA

ESTRUCTURA DOCUMENTAL.

PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS, FORMATOS Y PROCESOS DE NOVOMANÍA

www.novomania.com [email protected]

CONTENIDO BASE PARA UN PROCEDIMIENTO CARATULA

La Carátula debe contener el Logo o escudo de la institución u organización y el Nombre del procedimiento.• Para los documentos de Novomanía el formato debe ser de

la siguiente manera:• Logotipo de Novomanía (parte superior derecha).• Tipo y nombre del documento normativo (parte central

izquierda).– Tipo de documento normativo, ejemplo: “Manual de

Procedimientos”.– Nombre del documento normativo: Anotando la clave cuando

aplique• Nombre de Novomanía (parte central).• Fecha de vigencia (parte inferior derecha). Anotar la fecha

(día, mes y año)


Ejemplo de Caratula de la empresa Novomanía


ÍNDICEEn esta sección se presentan de manera ordenada los capítulos y/o apartados que conforman el manual de procedimientos. A efecto de uniformar la elaboración de estos documentos, el orden es el siguiente: Ejemplo.


HISTÓRICO DE REVICIONES, DOCUMENTACIÓN APROBATORIA

La herramienta “Historial de Cambios”, precisa los cambios, modificaciones o supresiones a la información contenido en cada procedimiento del Manual de Procedimientos, lo cual sirve para identificar las mejoras autorizadas a la operación.La aprobación del documento será de acuerdo a los lineamientos solicitados


INTRODUCCIÓN

Este apartado se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines, propósitos y/o beneficios que se pretenden cumplir a través de él. La redacción debe ser concisa, sencilla, clara y comprensible.Si es aplicable dentro de la introducción se puede especificar la visión la función de la empresa y su organigrama.

OBJETIVOEl objetivo deberá ser lo más concreto posible, su redacción debe ser clara y en párrafos breves además, la primera parte de su contenido deberá expresar: qué se hace, y la segunda, para qué se hace.


ALCANCE DEL DOCUMENTO

Se debe describir el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, el o las áreas responsables involucradas, puestos y actividades, así como aquellas a las qué no aplica. Dentro de una organización.

MARCO NORMATIVOSon los ordenamientos jurídico-administrativos vigentes que regulan la operación de los procedimientos como tratados, códigos, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, manuales y disposiciones de carácter interno, etc. los cuales se deberán indicar en forma precisa, citando la fecha de publicación.

Nota: Para el caso de circulares y oficios, se anotará el número de folio, nombre del área responsable de su emisión y fecha de expedición


POLITICAS Y LINEAMIENTOS

Son una guía básica para la acción, ya que establecen los aspectos más importantes a considerar durante el proceso. Es conveniente que las políticas y lineamientos se definan claramente.Para la elaboración de las políticas deberán considerar los siguientes puntos:• Las políticas serán lineamientos de carácter general que

orientaren la toma de decisiones en cuanto al curso de las actividades que habrán de realizarse.

• Deberán ser definidas por los responsables de la operación de los procedimientos y serán autorizadas por el titular de la unidad administrativa correspondiente.

• Entre las políticas deberán existir jerarquías y secuencias lógicas de operación.


MATRIZ DE RESPONSABILIDADESEs una matriz de asignación de responsabilidades que muestra todas las actividades asociadas con una persona y todas las personas asociadas con una actividad.En el caso de Novomanía Consultores se utilizará la Matriz RACI.

• Responsable: Persona a quien se le delega responsabilidad para ayudar en el trabajo requerido.

• Accountable: (la persona que rinde cuentas sobre la actividad, también definido como la autoridad final de aprobación).

• Consultado: Aquellos que no estando directamente implicados en el desarrollo de las actividades, se les solicita opiniones, y con quien exista una comunicación bidireccional.

• Informado: Aquellos que se mantienen al día sobre los progresos, a menudo sólo cuando la tarea se termina o entrega, o que reciben las salidas de un proceso y con el que sólo hay una vía de comunicación.


Ejemplo de la MATRIZ RACI


DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama se deberá elaborar con base en la Descripción del Procedimiento.• Identificar las áreas responsable que intervienen en el

procedimiento,• En cada una de las columnas se deberá registrar el nombre

de la unidad administrativa, área o puesto responsable que interviene

• En la primera columna de la izquierda, se da inicio al procedimiento.

• El trazo inicia de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha; posteriormente el flujo puede retroceder dependiendo del procedimiento.


EJEMPLO DEL DIAGRAMA DE FLUJO Y PROCEDIMIENTO.


SIMBOLOS


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.Narración escrita en orden cronológica y secuencial de cada una de las actividades que se llevan a cabo para alcanzar el objetivo del procedimiento, en apego a sus políticas y lineamientos.Se recomienda utilizar el formato que se presenta a continuación:

ANEXOSListado de formatos, oficios, reportes, mediciones u otros documentos generados de forma impresa o electrónicas, mediante los cuales, se supervisan y controlan las actividades relevantes descritas en los procedimientos.


NOMENCLATURA Y PIE DE PAGINA

La nomenclatura es una lista de nombres de aquellas personas que participan en la elaboración y revisión de un procedimiento.Para los documentos de Novomanía el formato debe ser de la siguiente manera:

Elaboro: Se escribirán las iniciales de los nombres de las personas que participan en la elaboración del procedimiento.Reviso: Iniciales de la persona que revisa el documento.Fecha: Anotar la fecha (día, mes y año)


Código: Nombre del documento controlado.Pagina: Un número consecutivo arábigo único para cada documento.Esta nomenclatura se pondrá al final del documento en cada pagina y quedara como pie de pagina.

NOTA: Cada pagina deberá de contener pie de pagina.


GLOSARIO

Consiste en la definición de la terminología técnica utilizada (Siglas Términos). Se presenta por orden alfabético.

Documents

ESTRUCTURA DOCUMENTAL. PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS, FORMATOS Y PROCESOS DE NOVOMANÍA