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ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
ESTRUTURA
• Ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos
• É o arranjo racional das partes de um organismo, obedecendo a interdependência dos órgãos e sua hierarquia funcional
• O processo de estruturar um organismo ou empresa é chamado de Estruturação
ESTRUTURA - II
• A estrutura deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela organização ou empresa
• É uma ferramenta básica para o alcance dos objetivos almejados
• Exemplos: um time de futebol, uma orquestra, etc.
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
“A estrutura está para o organismo assim como o esqueleto está para o homem”
É a estrutura organizacional que configura a instituição ou empresa
OBJETIVOS DA ESTRUTURAÇÃO
• Dividir racionalmente o trabalho• Criar órgãos de acordo com as funções
especializadas necessárias aos propósitos do organismo
• Estabelecer os limites, interrelações e atribuições de cada órgão e deles entre si
• Definir níveis funcionais, linhas de autoridade e subordinação
• Evitar uma estruturação que incorra em maior dispêndio de coordenação, mão de obra e manutenção
BENEFÍCIOS DE UMA BOA ESTRUTURA
• Identificação das tarefas necessárias• Organização das funções e
responsabilidades envolvidas no trabalho• Esclarecimento de informações e recursos
para os funcionários• Estabelecimento de medidas de desempenho
compatíveis com os objetivos desejados• Criação de condições de trabalho
motivadoras
FASES DA ESTRUTURAÇÃO
Para se chegar à estruturação, passou-se antes pelas seguintes fases:
a) Previsão• Verificação se é possível (viável) o objeto;• Ação que antecede o planejamento (estudos
preliminares ou exame das alternativas)• Envolve todo um trabalho de busca de
informações, tais como pesquisa bibliográfica, contatos e visitas para conhecimento de acontecimentos anteriores, não registrados, etc.
FASES DA ESTRUTURAÇÃO - II
b) Planejamento
Formulação sistemática de um conjunto de decisões que expressam os objetivos da empresa e condicionam os meios para alcançá-los
FASES DA ESTRUTURAÇÃO - III
c) Implantação
Fase na qual se torna real o plano definido na fase anterior. Vai desde a criação da estrutura ao estabelecimento de princípios e regras da organização
ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO
1) Jurídico-Administrativa: ocorre em razão da documentação necessária para assegurar a existência legal do organismo através de leis, decretos, estatutos, regulamentos, etc., que visam:
– Definir os propósitos– Distribuir e correlacionar os órgãos– Estabelecer a hierarquia, os vínculos de autoridade e
subordinação– Definir as funções e atribuições– Estabelecer os sistemas de comunicação e controle
ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO - II
2) Econômico-financeiro e Contábil
Visa assegurar as fontes de recursos, capital, patrimônio e suas formas de controle
CONCEPÇÃO DA ESTRUTURA
a) Parte-se do instrumento legal que criou o organismo (lei, decreto, regulamento, estatuto, etc.) e, baseando-se nele, estrutura-se o organismo
b) Estrutura-se o organismo de acordo com seus objetivos, funções e processos, estabelecendo-se hierarquias, vínculos e canais de comunicação, representando-os em organograma e só então se elabora o decreto, regulamento ou estatuto
Estabelecer a estrutura
Representá-la em organograma
Elaborar a documentação
(Jurídico, Administrativa, etc.)
PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO
OU BIBLIOTECA• Conhecer os objetivos, propósitos ou
finalidades do organismo ao qual a biblioteca deverá servir e tomá-los como base na definição de seus propósitos e objetivos
• Decompor o trabalho a ser realizado para atingir tais objetivos em atividades, tarefas e rotinas, de modo a poder depois classificá-las e agrupá-las racionalmente
PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO
OU BIBLIOTECA - II• Quantificar o propósito ou dimensionar o vulto das
operações, a quantidade de executores para a efetiva realização dessas operações, a clientela, os requisitos de localização, de ambientação, de material, de equipamento, de recursos financeiros
• Definir as funções, descrevendo-as, para conhecer a seqüenciação e relacionamento das operações e atribuições e, daí, partir para a avaliação, que permitirá a classificação de cargos e as subdivisões do órgão
PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO
OU BIBLIOTECA - III
• Hierarquizar os órgãos e definir a autoridade: colocar, dentro de uma escala de valores estabelecida pela organização, os níveis ou categorias definidos no passo anterior.
(Obs.: Evitar excessos na criação de níveis hierárquicos, que só dificultam o controle direto)
PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO
OU BIBLIOTECA - IV
• Agregar os órgãos de acordo com os propósitos e objetivos a serem atingidos: reunir as funções relacionadas em um mesmo grupo
(A agregação de microestruturas deve ser sempre pela semelhança de objetivos a atingir, necessidade de apoio entre si e seqüenciação das operações naquele fluxo)
PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO
OU BIBLIOTECA - V• Estabelecer a rede de comunicações
administrativas– Centrífugas ou Descendentes (da cúpula para os
escalões mais baixos, por meio de informações, diretrizes, recomendações, etc.)
– Centrípetas ou Ascendentes (de baixo para cima; constituem-se em dados e fatos como acontecidos nos escalões intermediários, sob a forma de relatórios)
PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM
ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - VI• Controlar através de um sistema que
centraliza o fluxo de informações, determinando os canais de comunicação, o tratamento, conteúdo e forma de apresentação das informações, de modo a possibilitar o controle indireto pela orientação da seqüencia operacional
• Elaborar o organograma e o fluxograma, que são feitos em etapas sucessivas e revistas.
ERROS OU PROBLEMAS A EVITAR NA ESTRUTURAÇÃO
• Macrocefalia administrativa (excesso de níveis hierárquicos)
• Microcefalia administrativa (poucos níveis hierárquicos)
• Diluição de poder: conseqüência da macrocefalia, gerando uma estrutura informal
ERROS OU PROBLEMAS A EVITAR NA ESTRUTURAÇÃO - II
• Excesso de contatos funcionais: conseqüência da microcefalia, gerando muitos subordinados para um único chefe
• Incidência de autoridade: Incorreta delimitação de áreas, atribuições, competências e procedimentos, normas e diretrizes
• Integração ilógica: elementos com características diferentes no sistema
Tipos de estrutura
• Linear
• Funcional
• Comissional
• Mista
Estrutura linear
• Mais simples e antiga, baseada na autoridade linear (decorrente da unidade de comando).
• Tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais.
• Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade
ESTRUTURA FUNCIONAL
• Aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções
• Proposta por Taylor
Estrutura mista
• Insere, na hierarquia, posições de assessoria ou aconselhamento, sem autoridade hierárquica
• Muito utilizada em instituições públicas
Estrutura Comissional
• Considera prioritário o compartilhamento de decisões e responsabilidade
• Prevê instâncias de deliberação coletivas, espalhadas por toda a estrutura organizacional