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ESTUDIO EXPLORATORIO DE LOS FACTORES QUE INFLUYEN EN EL USO DE LOS PRESUPUESTOS EN LAS EMPRESAS GALLEGAS

Mª Beatriz González Sánchez

Departamento de Economía Financiera y Contabilidad Facultade de Empresariais e Turismo

Universidad de Vigo

Mónica González Pérez

Máster en Creación, Dirección e Innovación en la Empresa Facultade de Ciencias Empresariais e Turismo

Universidad de Vigo

Yolanda Negro Armas Grado en Consultoría y Gestión de la Información

Facultade de Ciencias Empresariais e Turismo Universidad de Vigo

Área temática: D) Contabilidad y control de gestión

Palabras clave: Presupuestos; uso, empresas gallegas

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ESTUDIO EXPLORATORIO DE LOS FACTORES QUE INFLUYEN EN EL USO DE LOS PRESUPUESTOS EN LAS EMPRESAS GALLEGAS

Resumen

Con una muestra de la cuarta parte de las empresas gallegas de más de cien empleados se constata que la realidad no coincide con la teoría en cuanto a la utilización de los presupuestos y que las empresas de esta dimensión emplean esta herramienta contable, no tienen previsto abandonarla y, además,lo hacen porque les resulta útil como herramienta de control; de planificación; para motivar; para coordinar los distintos departamentos; para involucrar a la gerencia, así como a los empleados con los objetivos de la empresas.Filosofías como Beyond Budgeting no parecen estar aflorando en el entorno empresarial gallego.

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1. Introducción.

En teoría, las empresas utilizan presupuestos como herramienta de control, de planificación o para motivar a empleados y responsables de la gestión, pero no hay evidencia empírica de lo que ocurre en la realidad. Recientes trabajos sostienen que las limitaciones de esta herramienta contable restringen enormemente la utilidad de la misma y que es previsible que se vaya abandonando en favor de otras más adaptables al entorno cambiante. ¿Ocurre esto es la realidad?

Tradicionalmente se han considerado los presupuestos como un mecanismo fundamental para el control de gestión en la mayoría de las empresas. Sin embargo, en la actualidad se detecta cierta tendencia al abandono de esta herramienta contable. Nuevas filosofías como la denominada “Beyond Budgeting” (Hope and Fraser, 2003) abogan por el abandono en el uso de los presupuestos como ya hicieron en su día empresas como IKEA, (fabricante de muebles sueco) Borealis (petroquímica Danesa) o Svenska Handlsbanken (el mayor banco escandinavo). El motivo es la necesidad de contar con herramientas más adaptables a entornos cambiantes como los actuales.

El objetivo del presente trabajo es doble, por un lado concretar el grado de uso de esta herramienta y, por otro, identificar factores que influyen en su uso en las empresas gallegas de cierta envergadura.

Para abordar estos objetivos, después de esta introducción, en un segundo epígrafe, se analizarán los factores que influyen en el uso del presupuesto tomando como referencia los estudios previos y sus resultados.En el tercer epígrafe se expondrá la metodología utilizada en la parte empírica del trabajo en la que a partir de una encuesta online dirigida a los altos cargos de cada entidad -gerente, controller, jefe de administración, jefe de departamento, etc.-, obtendremos una serie de resultados que se expondrán en el cuarto apartado. Finalmente se expondrán las conclusiones.

2. Factores que influyen en el uso del presupuesto: estudios previos y resultados obtenidos.

Las empresas utilizan los presupuestos para fines tan diversos como el control de la actividad realizada, para estimar acontecimientos futuros, como estímulo para conseguir resultados, como herramienta para evaluar los resultados obtenidos, etc.

Sin embargo, y a pesar de las múltiples utilidades que ofrece un sistema presupuestario, no todas las empresas los utilizan de igual manera. Incluso hay empresas en las que se observa una tendencia al abandono de éstos. Por esta razón, existe la creencia de que diversos factores influyen significativamente a la hora de usar presupuestos.

En el presente estudio se han considerado una serie de factores como determinantes a la hora de usar presupuestos. Concretamente,el tamaño de la empresa, el sector de actividad, la pertenencia a un grupo empresarial, las características del gerente, la estrategia de la empresa y la internacionalización son los que se han abordado.

En la siguiente tabla (tabla 1) se describen los estudios de referencia que trataron anteriormente los factores incorporados en el presente trabajo junto con los resultados obtenidos.

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Tabla 1: Factores que influyen en el uso de los presupuestos.

AUTOR (AÑO)

FACTORES INCORPORADOS

MEDICIÓN RESULTADOS/RELACIONES COMPROBADAS

T. Libby, R.M. Lindsay (2010)

Tamaño de la empresa

Nº medio empleados 2011

El tamaño no influye significativamente en el uso de presupuestos

Greiner (2003) Sector de actividad Sector de actividad de la empresa

En las empresas de servicios se observa una tendencia a abandonar los presupuestos

T. Libby, R.M. Lindsay (2010) Pertenencia a grupo

Pertenencia o no a un grupo de las empresas encuestadas

La pertenencia a un grupo empresarial afecta significativamente en el uso de los presupuestos. Las empresas no pertenecientes a grupos obtienen mayor valor de los presupuestos que las que son divisiones de organizaciones mayores

Naranjo (2010) Características del gerente

Edad de los gerentes de las empresas Nivel de estudios del gerente

Los gerentes más jóvenes y con menor antigüedad en la empresa utilizan más el Cuadro de Mando Integral que el presupuesto. La antigüedad en la empresa de un gerente influye significativamente en el uso de los presupuestos

Young et al. (2001)

Características del gerente

Edad de los gerentes de las empresas Nivel de estudios del gerente

La edad de un gerente influye en el uso de herramientas de gestión. Los gerentes más jóvenes utilizan herramientas más innovadoras.

T. Libby, R.M. Lindsay (2010)

Estrategia de la empresa

Tipo de estrategia usada por la empresa

La estrategia que sigue la empresa no es significativa para explicar el uso de presupuestos en ésta

Greiner (2003) Estrategia de la empresa

Tipo de estrategia usada por la empresa

En las empresas con estrategia de proximidad al cliente se observa una tendencia al abandono de los presupuestos. Las empresas que persiguen la excelencia operacional tienden a aplicar presupuestos. En las empresas con una estrategia de liderazgo en productos no se ha observado ninguna tendencia significativa.

Fuente: Elaboración propia.

La literatura previa ha concluido que el sector de actividad puede tener alguna incidencia en el uso, de hecho se constató que las empresas de servicios tienen cierta tendencia a abandonar esta herramienta contable. Otros trabajos han confirmado que la pertenencia a un grupo empresarial implica una mayor tendencia a utilizar los presupuestos. También las características del gerente pueden tener cierta relación con el mayor o menor uso de los presupuestos pues los más jóvenes parece que no se inclinan tanto como los más mayores a utilizarlo. Finalmente la estrategia que implante la empresa puede ejercer cierta influencia en la elección de una u otra herramienta contable más ajustada a los objetivos de la organización.

Por otro lado, si bien no se han localizado estudios específicos sobre la relación entre la edad de la empresa y el grado de internacionalización de la misma y el mayor o menor grado de uso de los presupuestos, también podrían considerarse variables

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que influyan en la intensidad de uso de los presupuestos, razón que justifica su inclusión en este trabajo.

3. Metodología.

Para conformar la información mínima necesaria se recurrió a la base de datos SABI(Sistema de Análisis de Balances Ibéricos). Los criterios de búsqueda fueron: localización -en este caso se limitó la búsqueda a empresas localizadas en Galicia-; dimensión -se filtró por número de empleados y se incorporaron empresas que como mínimo disponen de cien trabajadores- y, por último, estado -sólo se tuvieron en cuenta las empresas activas-.

La información de partida incorporada a la base de datos incluye: Nombre de la empresa; localidad; teléfono; dirección web; últimos ingresos de la explotación en miles de euros; código primario NACE Rev. 21; sector; último número de empleados; descripción de la actividad; último año disponible; código NIF; forma jurídica; fecha de constitución; cotización en bolsa; nombre del director ejecutivo.

Finalmente con estos criterios se concretó una población total de 240 empresas activas, localizadas en Galicia y con un mínimo de 100 empleados.A esta información obtenida de las cuentas anuales se añadieron los resultados de la encuesta realizada. Para llevar a cabo la encuestas, en primer lugar se contactó telefónicamente con las empresas solicitando el email de los máximos responsables (Gerente, Controller, Jefe de Administración…) con el fin de dirigir la encuesta directamente a éstos. Después se envió el cuestionario por correo electrónico al total de las empresas con recordatorios semanales durante los meses de mayo y junio de 2013.Resultó muy complicado obtener las respuestas a pesar de que el cuestionario estaba diseñado para que emplearan menos de 10 minutos en cubrirlo. Finalmente se logró la repuesta de 65 empresas que representan un 27.08% de la población.

4. Resultados.

A continuación se resumen las evidencias empíricas localizadas en la muestra para determinar si las características de las empresas y de las personas que las dirigen guardan relación con el uso del presupuesto como herramienta de gestión.

Las empresas pueden utilizar los presupuestos para diversos fines. Para averiguar cuáles son los motivos que conducen a las compañías gallegas a emplearlos y el grado de uso, se les ha consultado por el motivo por el que tienen implantados los presupuestos en sus organizaciones. En la tabla siguiente (tabla 2) se muestra un resumen de las respuestas obtenidas.

Tabla 2: Grado de utilización de los presupuestos en las empresas.

Grado de utilización

Motivo de utilización Bastante o

mucho Algo Nada o casi

nada

Como herramienta de control 85.29% 11.76% 2.94%

1La Nomenclatura estadística de actividades económicas de la Comunidad Europea (NACE) es elsistema de clasificación de las actividades económicasusado en laUnión Europea.

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Como herramienta de planificación 82.35% 16.18% 1.47%

Para motivar 69.12% 22.06% 8.82%

Para coordinar los departamentos 61.77% 26.47% 11.76%

Para involucrar a la gerencia con los objetivos de la empresa

79.41% 14.71% 5.88%

Para involucrar a los empleados con los objetivos de la empresas

66.18% 22.06% 11.76%

Para evaluar los resultados obtenidos 97.06% 1.47% 1.47%

Fuente: Elaboración propia.

Como se puede ver, los porcentajes de empresas que contestan en la opción “bastante” o “mucho" son muy superiores a los de la empresas que no se muestran tan de acuerdo que el motivo por el que utilizan los presupuestos. Sin duda estos no eran los resultados esperados, pues de las críticas a esta herramienta contable se podría deducir una falta de interés por parte de los responsables de las empresas que finalmente no hemos podido constatar.

Tamaño de la empresa

Para el estudio se han considerado, como ya se expuso anteriormente, las empresas cuyo número de empleados es igual o superior a 100 por considerar que es necesaria una dimensión mínima para utilizar sistemas formales de presupuestación (Libby and Lindsay, 2007). Se han dividido las empresas en 6 grupos dependiendo del número de empleados. En la siguiente tabla (tabla 3) se resumen los datos obtenidos.

Tabla 3: Porcentaje de empresas en función del número de empleados.

Número de empleados

Porcentaje de empresas

100-200 50.00% 201-300 20.69% 301-400 17.24% 401-500 3.44% 501-600 3.44%

>600 5.19% Fuente: Elaboración propia.

El porcentaje de uso de los presupuestos para el total de la muestra es prácticamente del cien por cien. Llama la atención que el grupo de empresas con un número de empleados comprendido entre 301 y 400 utilizan presupuestos en un porcentaje sensiblemente más bajo, en concreto el 80%; y en el grupo de empresas más grandes (de 501 a 600 empleados) solo la mitad utiliza algún tipo de sistema presupuestario. En todo caso es necesario tener en cuenta que son pocas las empresas de esta dimensión.

Sector de actividad

En el gráfico 1 se muestra el porcentaje de empresas según el sector al que pertenezcan. A este respecto se han considerado sector primario, secundario y terciario.

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Gráfico 1: Porcentaje de empresas según su sector de actividad.

Fuente: Elaboración propia.

Como se puede observar, la mayoría de las empresas pertenecen al sector terciario. Dentro de éstas, el 94.59% utilizan presupuestos. En el caso del sector secundario ese porcentaje es prácticamente el mismo, 94.74%. En cuanto al sector primario, todas las empresas que respondieron a la encuesta afirman utilizar algún tipo de sistema presupuestario en la empresa.

Antigüedad de la empresa

Otro factor que se ha estudiado para comprobar cómo afecta al uso de los presupuestos es la edad de las empresas. Para el análisis se han clasificado en función de los años transcurridos desde su fecha de constitución. En la siguiente tabla se muestra el porcentaje de empresas que pertenecen a cada uno de los grupos.

Tabla4. Porcentaje de empresas agrupadas por antigüedad.

Antigüedad Porcentaje de empresas

<20 años 35.71% 21-40 años 44.65% 41-60 años 10.71% 61-80 años 5.36% >80 años 3.57%

Fuente: Elaboración propia.

Si se compara la antigüedad de la empresa con el uso de los presupuestos se puede afirmar que un 8% de las empresas que tienen entre 21 y 40 años no usa presupuestos. En el caso de las empresas cuya antigüedad está comprendida entre 61 y 80 años el 33.33% de éstas no utiliza ningún tipo de presupuesto. En el resto de intervalos de edad, el uso de presupuestos es general.

Pertenencia a grupo

Del total de las empresas que han respondido a la encuesta, un 61.54% pertenecen a un grupo empresarial.En cuanto a si utilizan o no presupuestos, las empresas que pertenecen a un grupo dicen utilizarlo en el 95% de los casos y las que no pertenecen a un grupo los utilizan en un 96%.Con estos datos podemos concluir que el porcentaje

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de empresas que utilizan presupuestos es prácticamente idéntico entre las sociedades pertenecientes a grupos y las que no. Por lo que en Galicia, la pertenencia a un grupo empresarial parece no ser un factor determinante a la hora de decidirse por el uso o no de los presupuestos.

Gráfico 2: Pertenencia a un grupo empresarial y elaboración de presupuestos

Fuente: Elaboración propia.

Características del gerente

Para saber si las características del gerente tienen alguna incidencia en el uso de los presupuestos en una empresa, se han considerado dos variables: la edad y el nivel de estudios.

§ Edad del gerente

En la tabla 5 se resumen lo resultados obtenidos en cada grupo de edad de la muestra analizada.

Tabla5. Porcentaje de gerentes por grupos de edad.

Grupo de edad Porcentaje de gerentes

<31 años 4.42% 31-40 años 35.29% 41-50 años 47.06% 51-60 años 11.76% >60 años 1.47%

Fuente: Elaboración propia.

Entre 30 y 50 años se localizan la edad de más del 82% de los gerentes que atendieron la encuesta. Si se comparan cada una de las franjas de edad con el uso o de presupuestos en sus empresas se observa que los gerentes menores de 31 años utilizan presupuestos en un 100% de los casos, los que pertenecen a la franja de 31-40 años lo utilizan en un 95,83%, las empresas con gerentes que tienen edades comprendidas entre 41 y 50 años usan presupuestos en un 96.88% de los casos. Finalmente, todas las sociedades de la muestra cuyos máximos responsables tienen más de 50 años usan los presupuestos. Estos datos se resumen en el siguiente gráfico.

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Gráfico 3: Porcentaje de gerentes que utilizan presupuestos agrupados por edades.

Fuente: Elaboración propia.

§ Nivel de estudios

En lo referente a la formación de los gerentes, se puede observar que la mayoría de los máximos responsables de las empresas que respondieron a la encuesta tienen estudios superiores (Diplomatura, Licenciatura/Grado, Máster/Posgrado) y representan el 91.18% de los encuestados. Por otro lado los gerentes con estudios de Bachillerato o Formación Profesional son únicamente el 8.82%. En el siguiente gráfico se puede ver el porcentaje de encuestados por nivel de estudios finalizado.

Gráfico 4: Porcentaje de gerentes según nivel de estudios.

Fuente: Elaboración propia.

Si se relaciona el nivel de estudios de los gerentes con el uso o no de los presupuestos, los resultados obtenidos fueron los que se indican en la siguiente tabla (tabla 6):

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Tabla 6. Porcentaje de gerentes por nivel de estudios.

Nivel de estudios Porcentaje de uso de presupuestos Formación profesional 100%

Bachillerato 100% Diplomatura 100%

Licenciatura/Grado 96.3% Máster/Posgrado 96%

Fuente: Elaboración propia.

La totalidad de las empresas cuyos gerentes tienen estudios de Formación Profesional, Bachillerato o Diplomatura utilizan los presupuestos. Entorno al 96% de los gerentes con estudios de Licenciatura o Máster utilizan los presupuestos. Estos datos confirman que, en el caso de las empresas gallegas, independientemente del nivel de estudios de los gerentes se usan los presupuestos en un porcentaje muy elevado de las sociedades.

Estrategia de la empresa

Para saber si la estrategia que sigue una empresa influye en el uso o no de los presupuestos se ha preguntado a los gerentes si su empresa sigue una estrategia de "Liderazgo en costes: Costes reducidos en relación a la competencia." o "Diferenciación en producto: Producto percibido como superior". Los resultados obtenidos se muestran en el siguiente gráfico. El 22.06% de los encuestados afirmaron que su empresa sigue claramente una estrategia de diferenciación en producto y un 19.12% una estrategia de liderazgo en costes. Sin embargo, lo que más llama la atención es que la mayoría de las empresas, 58.82%, no se ven identificadas con una estrategia concreta.

Gráfico 5: Porcentaje de empresas según estrategia seguida.

Fuente: Elaboración propia.

El 100% de las empresas que tienen definida su estrategia, ya sea de diferenciación en producto o de liderazgo en costesutilizan presupuestos.

Nivel de internacionalización

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Para conocer el grado de internacionalización que tienen las empresas de la población estudiada, se ha preguntado en el cuestionario por el porcentaje de ventas nacionales e internacionales (Unión Europea, Resto de Europa, Estados Unidos y Canadá, Asia y Oceanía, América Latina o África) que realizan a lo largo del año. A la hora de analizar los resultados se han supuestos cuatro grados de internacionalización:

§ No internacionalizadas: Todas las ventas se realizan a mercados nacionales.

§ Poco internacionalizadas:El porcentaje de ventas a otros países distintos a España es menor del 30%.

§ Internacionalización media:El porcentaje de ventas a otros países distintos a España está comprendido entre 30 y 70%.

§ Muy internacionalizadas: El porcentaje de ventas otros países distintos a España supera el 70%.

Siguiendo esta clasificación, se muestra en el gráfico 6 el porcentaje de empresas que pertenecen a cada una de las cuatro categorías establecidas en función del porcentaje de ventas que se realizan al extranjero.

Gráfico 6: Porcentaje de empresas en función del nivel de internacionalización.

Fuente: Elaboración propia.

Como muestra el gráfico, el 76% de las empresas venden menos del 30% de su producción al exterior, por lo que el nivel de internacionalización es bajo.

Dentro del grupo de las empresas no internacionalizadas afirman utilizar los presupuestos en un 95.45% de los casos. Cuando su internacionalización es media, un 92.31% de los casos utilizan algún tipo de sistema presupuestario. En el resto de los grupos, la totalidad de los gerentes confirman el uso de presupuestos en sus empresas.

5. Conclusiones.

En cuanto al nivel de utilizaciónde los presupuestos en las empresas gallegas, sin duda, destacan los porcentajes altísimos de empresas que utilizan esta herramienta de

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gestión. Además la consideran importante o imprescindible para distintos fines en la empresa y prácticamente ninguna empresa tiene previsto abandonarlo.

Este resultado está en línea con los obtenidos en otros trabajos en los que se concluye que si bien se constatan una serie de limitaciones de los presupuestos las empresas los siguen utilizando.

También se observa un índice de satisfacción de esta herramienta contable alto y poca incidencia de los factores considerados tradicionalmente como impulsores del mayor uso de los presupuestos. De hecho, a partir del tamaño mínimo de 100 empleados no se localizan diferencias significativas en el grado de uso en función del tamaño de la empresa pues en todos los casos supera el 89%, tampoco en función del sector pues en todos los casos supera el 94%,ni en la pertenencia a grupo empresarial, pues tanto si pertenecen como si no, los utilizan en más del 94%. Las características del gerente, edad y formación no afectan especialmente al uso pues también supera el 90 para todas las franjas consideradas, y lo mismo ocurre cuando consideramos la estrategia o el grado de internacionalización.

En cuanto a las limitaciones que presenta este trabajo, sin duda, la utilización de la encuesta es la másimportante, pues conseguir el tamaño mínimo para que los resultados se puedan considerar representativos es realmentecomplicado para una población tan reducida de empresas.

Las líneas futuras de investigación deberían ir orientadas a ampliar esa población y una vez depurada la encuesta, hacerla a nivel nacional utilizando la misma metodología y aplicando técnicas estadísticas que proporcionen resultados extrapolables.

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Anexo 1. Preguntas

Pertenencia a grupo

Indique si la empresa pertenece a un grupo empresarial

Características del gerente

*Por favor, indique su edad

*¿Cuál es su formación?

(i) Sin estudios

(ii) Estudios primarios

(iii) Bachillerato

(iv) Formación Profesional

(v) Diplomatura

(vi) Licenciatura/Grado

(vii) Máster/Posgrado

Estrategia de la empresa

Indique su grado de acuerdo con las siguientes afirmaciones: En su empresa se aplica una estrategia de (Escala: (1) Nada de acuerdo y (5) Totalmente de acuerdo):

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(i) Liderazgo en costes: Costes reducidos en relación a la competencia

(ii) Diferenciación en producto: Producto percibido como superior

Nivel de internacionalización

Indique el porcentaje aproximado de ventas sobre el total que supone para su empresa cada uno de los siguientes mercados:

(i) Nacional

(ii) Unión Europea (UE 27)

(iii) Resto de Europa

(iv) Estados Unidos y Canadá

(v) Asia y Oceanía

(vi) América Latina

(vii) África