ESTUDIO PREVIO PARA EL COMPRA DE VEHÍCULO FONDO ADAPTACION 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN Mediante el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010 se creó el Fondo Adaptación, cuyo objeto es la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña" 2010-2011, con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Según el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, este Fondo tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo. Corresponde a la Gerente del Fondo adelantar las acciones de recuperación, construcción y reconstrucción requeridas para el fenómeno de la Niña, en su calidad de Representante Legal. Para el cumplimiento de sus funciones, en especial las que competen a la Gerencia, el Fondo Adaptación no cuenta con vehículos de su propiedad para prestar el servicio de transporte para la Gerente. Este vehículo es necesario para que la Gerente pueda desplazarse a las diferentes Entidades y clientes del Fondo Adaptación en cumplimiento de las actividades propias de las áreas misionales y otras propias de la Entidad. Para este fin, el Fondo en su planta de personal cuenta con dos (2) cargos para conductores. De acuerdo con lo anterior, se hace necesario adelantar la contratación para la adquisición de un vehículo con el fin de satisfacer la necesidad y que cumpla con las especificaciones técnicas necesarias y que se encuentre apto y óptimas condiciones para prestar adecuadamente el servicio de transporte de la Gerente del Fondo. 1.1. ANÁLISIS DE LAS ALTERNATIVAS PARA SATISFACER LA NECESIDAD Y SELECCIÓN DE LA

ALTERNATIVA MÁS FAVORABLE Con el fin de establecer la alternativa más favorable para satisfacer esta necesidad se analizaron las siguientes alternativas:

TIPO DE VEHICULO: Caminoneta 4 x 4, modelo 2012,

2000 centimetros cúbicos, dirección hidraulica, Airbags,

frenos ABS, Control remoto para abrir y cerrar las

puertas, tramites de matricula e impuestos, capacidad

para cinco pasajeros, garantía superior a dos años, 4

puertas para acceso de conductor y pasajeros, 1 puerta

posterior de apertura, rin superior a 14 pulgadas, color:

negro, gris,o azul oscuro.

Arrendamiento-RentingLeasing: Financiacion con

opcion de CompraComprar

OBJETIVOPagar un cánon mensual por

el servicio Financiar la compra Adquirir el Vehículo

OPCION DE COMPRA No aplica Obligatoria del 1% al 10%

Pago de Contado a traves

de un proceso de

selección

PAGO

Incluye: Matrícula

Mantenimiento, impuestos,

seguros, asistencia y vehiculo

sustituto.

Amortización de capital e

intereses

Depreciacion a cargo del

comprador.

PROPIEDAD Empresa RentingEmpresa Leasing hasta la

opcion de compraComprador

PLACA Particular Oficial Oficial

PICO Y PLACA 2 Veces por semana No aplica No aplica

VPN *: Flujo de Caja neto de la operación en tres años ($ 59.364.644) ($ 78.227.354) ($ 73.105.737)

* Para su calculo se tiene presente los flujos de caja generados en el periodo evaluado( 3 AÑOS) descontados costo de oportunidad de la

entidad. Su resultado es estimado en costo de la operación (valores negativos) es por esto que la mejor alternativa es aquella que presenta

el costo mas cercano a cero. En este orden de ideas, la alternativa de adquisición recomendable para satisfacer las necesidades expuestas corresponden a la compra venta del bien, teniendo presente fundamentalmente la restricción del pico y placa para la ciudad de Bogotá; es decir que a pesar de que la alternativa de arrendamiento resulta más económica en términos del valor presente neto, la restricción de dos días en el pico y placa obligaría a entidad a arrendar dos vehículos, en razón a la disponibilidad requerida. En conclusión la alternativa más favorable es la de compraventa de un vehículo con placa oficial en lugar del arrendamiento de dos vehículos. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES 2.1 Objeto Obtener a título de compraventa un vehículo para el uso de las Gerencia del Fondo, que cumpla con las especificaciones técnicas requeridas en este documento. 2.2. Especificaciones Técnicas Mínimas del Bien

El Contratista se obliga para con el Fondo Adaptación de entregar un vehículo automotor nuevo para el servicio de la entidad, cuyas características y especificaciones técnicas mínimas se detallan a continuación:

CARACTERÍSTICA DESCRIPCION DEL VEHICULO

Tipo Vehículo Camioneta 4 X 4

Motor Transversal con Cilindraje de 2.000 centímetros cúbicos comercial, Motor a Gasolina

Modelo 2012

Transmisión Mecánica

Potencia HP a RPM 158

Carrocería Camioneta Cerrada

Dirección Hidráulica Asistida

Seguridad Airbags, frenos ABS, Botiquín, luz de advertencia de frenado, cinturones de seguridad de tres puntos con ajuste de altura, control remoto para abrir y cerrar la puerta, cabeceras delanteras y traseras ajustables

Equipamientos y/o accesorios Matrícula, Aire acondicionado, alarma bloqueo central, eleva vidrios eléctricos, películas de seguridad, asientos con apoyacabezas, Kit de carretera.

Tamaño de rin y llantas El rin debe ser mayor a 14 pulgadas, 5 llantas incluida la de repuesto

Garantía Superior a dos años

Capacidad Cinco pasajeros

Altura Interna 1.65 metros mínima.

Puertas Cuatro puertas para acceso de conductor y pasajeros y una puerta posterior de apertura.

Color Negro, gris oscuro, o azul oscuro

2.3. Plazo de Ejecución El plazo de la entrega del vehículo será de diez (10) días hábiles contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. 2.4. Lugar de Ejecución. Bogotá D.C.

2.5. VALOR Y FORMA DE PAGO El valor del contrato del presupuesto oficial según del vehículo se estima hasta la suma de SETENTA Y UN MILLONES SETECIENTOS TREINTA MIL PESOS MCTE ($ 71.730.000.oo). El valor del presente contrato se pagará de contado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la factura, previo visto bueno del supervisor del contrato. Si la factura o cuenta de cobro no ha sido correctamente elaborada o no se acompaña de los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten en debida forma o se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. El pago que EL FONDO ADAPTACIÓN deba realizar al contratista, estará subordinado a las apropiaciones que con tal fin se ordenan con cargo a su presupuesto, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que expida la Secretaría General. 2.6. Supervisión La Supervisión del contrato estará a cargo de la Asesora III Administrativa y Financiera de la Secretaría General del Fondo Adaptación, quien ejercerá la vigilancia sobre la ejecución del contrato, con sujeción a lo establecido en la Constitución y en la Ley. 2.7. Obligaciones del Contratista

I. Prestar los servicios objeto del contrato, con observancia de las características y condiciones especificaciones técnicas y funcionales exigidas en el presente documento y ofrecidas en la propuesta, la cual hará parte integral del contrato.

II. Efectuar la entrega del vehículo en excelentes condiciones y en el tiempo establecido.

III. Cumplir con todos los requerimientos técnicos y económicos exigidos en la propuesta presentada.

IV. Informar oportunamente al FONDO ADAPTACIÓN sobre cualquier irregularidad que ocurra en la ejecución

del contrato.

V. De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, deberá cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF), tanto para la celebración del presente contrato como para cada uno de los pagos que EL FONDO ADAPTACIÓN efectúe al contratista, así como para la liquidación del presente contrato.

VI. Obrar con buena fe, evitando dilaciones y entrabamientos que puedan presentarse durante la ejecución

del contrato.

VII. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho.

VIII. Cumplir con las demás obligaciones que contribuyan a garantizar el cabal cumplimiento y ejecución del

presente contrato, ofrecidos en su propuesta.

IX. Proveer los vehículos con sus respectivos accesorios en óptima calidad, objeto de la contratación.

X. El vehículo objeto de la compraventa debe ser cero kilómetros.

XI. Entregar el bien matriculado en la ciudad de Bogotá D.C., con placas oficiales, impuestos al día, tarjeta de propiedad, con seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT.- por un año contado a partir de la entrega del vehículo, derechos y demás obligaciones para documentación reglamentaria vigente sin costo adicional.

XII. La entrega del vehículo debe hacerse a nombre del FONDO ADAPTACION, Nit.900.450.205-8.

XIII. El Adjudicatario deberá contar y/o pertenecer a una amplia red de servicio postventa, con amplia

trayectoria en la fabricación, importación y/o distribución de vehículos en el territorio nacional, lo cual deberá acreditar a través de certificación expedida por el representante legal y revisor fiscal de la empresa, en la que se indique fecha de constitución y descripción de la red de servicio.

XIV. Entregar todos los demás documentos de importación y demás que requieran para legalizar la titularidad

del vehículo automotor a nombre del Fondo Adaptación.

XV. El contratista deberá dar una garantía mayor o igual a dos años.

XVI. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le del Fondo Adaptación, a través de la persona que llevara a cabo la ejecución del contrato.

XVII. El soporte y garantía consisten en mantener en perfecto estado de funcionamiento los bienes y servicios

objeto a contratar. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN En consideración a que son varias las empresas en el mercado que pueden prestar el servicio a contratar, para la selección del contratista se adelantará una Convocatoria Abierta con fundamento en lo establecido en el artículo 4º del Decreto 2962 de 2011 modificado por el artículo 1º del Decreto 4808 de 2011, el cual dispone:

“Artículo 4°. Procedimientos de selección. El Fondo Adaptación adelantará la contratación necesaria para el cumplimiento eficiente y eficaz de su objeto, con observancia de los principios consagrados en el artículo 1° del presente decreto y haciendo uso de los siguientes procedimientos de selección:(…)

c. Convocatoria Abierta. Procedimiento en que se reciben ofertas de cualquier proponente que cumpla con las condiciones de la respectiva necesidad que se pretende satisfacer y se selecciona entre ellas con base en factores objetivos definidos previamente por el Fondo Adaptación. (…)” 4. ANÁLISIS DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El presupuesto estimado para esta contratación asciende a la suma de SETENTA Y UN MIL SETECIENTOS TREINTA MILLONES DE PESOS MCTE ($ 71.730.000.oo) amparados por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal ___________. Para cuantificar el valor del presupuesto; se tomaron como base las cotizaciones recibidas de diferentes agencias que prestan el estudio de mercado, cuyo resultado se puede apreciar en el siguiente cuadro:

COTIZANTE VALOR SIN IVA VALOR TOTAL

AUTOMAYOR S.A. 61.000.000 73.200.000

CAR HUNDAI CARRERA 7ª 53.192.000 66.490.000

KIA MOTOR 55.600.000 69.500.000

Promedio Ofertas 56.597.333 69.730.000

Tramites e Impuestos 2.000.000

TOTAL PRESUPUESTO OFICIAL 71.730.000

5. FACTORES DE SELECCIÓN La oferta más favorable será aquella que cumpla con los requisitos mínimos habilitantes y que presente el menor precio, de acuerdo con los siguientes parámetros:

ITEM FACTOR DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN

1 Capacidad Jurídica Habilitante

2 Capacidad Técnica Habilitante

3 Propuesta Económica 700

4 Propuesta Técnica 300

TOTAL 1000

5.1. Requisitos Habilitantes 5.1.1. Capacidad Jurídica

-Certificado de existencia y representación legal personas jurídicas. -Personas naturales: Certificado de matrícula mercantil.

-Garantía de seriedad de la oferta -Certificado del cumplimiento de pago de obligaciones parafiscales. -Paz y salvo de responsabilidad fiscal de la contraloría general de la república y consulta en el sistema de información de registro de sanciones y causas de inhabilidad –SIRI-. -Registro Único Tributario.

5.1.2 Capacidad Técnica (EXPERIENCIA)

El proponente deberá contar y o pertenecer a una amplia red de servicio postventa, con amplia trayectoria en la fabricación, importación y/o distribución de vehículos en el territorio nacional, lo cual deberá acreditar a través de certificación expedida por el representante legal y revisor fiscal de la empresa en la que se indique fecha de constitución y descripción de la red de servicio. Adicionalmente el proponente deberá presentar máximo tres (3) certificaciones de contratos cuyo objeto sea igual o similar al de la presente contratación, de contratos ejecutados durante los últimos cinco años (2008-2009-2010-2011-2012), cuya sumatoria sea superior al 200% del presupuesto oficial estimado en el presente proceso. Cada certificación debe contener como mínimo: Entidad Contratante Persona a la que Certifican y el número de identificación. Objeto del contrato. Valor del Contrato Fecha de iniciación del contrato y fecha de terminación Porcentaje de participación en caso de Unión Temporal o Consorcio. Suscripción por parte de la persona que expide la certificación. Porcentaje de ejecución del contrato el cual debe haberse ejecutado en un 90% a la fecha de presentación de la propuesta. Cuando se trate de consorcio o uniones temporales se deberá especificar el porcentaje de participación para cada certificación allegada y para efectos de la certificación se tendrá en cuenta únicamente la participación del proponente. De haberse iniciado antes del término anterior, se tomará para efectos de la verificación el porcentaje ejecutado dentro de la vigencia establecida en el pliego (cinco años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso).

De terminar el contrato con posterioridad a la fecha de cierre de igual manera se tomara para los efectos de la verificación del porcentaje ejecutado dentro de la vigencia establecida en estos términos. Puede presentarse fotocopia del contrato junto con el acta de recibo final o el acta de liquidación donde se pueda obtener toda la información requerida. Si la certificación incluye varios contratos, se contará cada contrato por separado, es decir que cada contrato constituirá una certificación. En caso de certificar más de tres contratos, se tomarán para efectos de la verificación solo las tres primeras certificaciones, según el orden ascendente de los folios. Este aspecto no dará puntaje, habilitara o descalificara la propuesta.

5.2. Requisitos Calificables

5.2.1 Propuesta Económica (700 puntos) EL FONDO ADAPTACIÓN adjudicará el proceso de contratación, a la oferta con el menor valor que cumpla con los requisitos habilitantes señalados anteriormente. Para efectos de establecer cuál es la oferta más favorable desde el punto de vista económico, se ha asignado un puntaje de 700 puntos buscando obtener el precio más favorable teniendo presente que para el Fondo Adaptación es primordial la optimización de sus recursos, para los subsiguientes se les aplicara la formula proporcionalmente inversa, de acuerdo con la siguiente formula: PUNTAJE: Menor Precio *700 ______________________ Precio a Comparar 5.2.2. Propuesta Técnica (300 puntos) Se le otorgará el respectivo puntaje al proponente que ofrezca los mantenimientos preventivos, sin costo adicional para el Fondo Adaptación, los cuales se ejecutarán en el transcurso de los dos años ofertados como garantía, el cual debe incluir Lubricantes, Filtros, y en general toda clase de insumos y mano de obra. El puntaje se otorgara de la siguiente forma:

RANGO DE LA OFERTA PUNTAJE

Entre 4 y 5 mantenimientos 300

Entre 1 y 3 mantenimientos 100

5.3 ANÁLISIS DE LOS RIESGOS PREVISIBLES Con el fin de establecer la distribución definitiva de los riesgos conforme a lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007y lo establecido en el artículo 1º del Decreto 2962 de 2011, a continuación se establece la estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación. RIESGOS MECANICOS:

Estimación del riesgo

Tipificación Asignación del riesgo

Probabilidad de ocurrencia/impacto

Valoración

Fallas técnicas y/o mecánicas en el vehículo Proponente y/o

contratista Medio/Medio 2%

RIESGOS FINANCIEROS

Estimación del riesgo

Tipificación Asignación del riesgo

Probabilidad de ocurrencia/impacto

Valoración

Retraso en los pagos por parte de la entidad. Contratante Bajo/Bajo 1%

Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del contratista, por ocurrencia de hechos de fuerza mayor o casos fortuitos en los términos del

contrato y la legislación existente Contratante Bajo/Bajo 1%

RIESGOS JURIDICOS:

Estimación del riesgo

Tipificación Asignación del riesgo

Probabilidad de ocurrencia/impacto

Valoración

Incumplimiento de los ofrecimientos que se hacen en el proceso de selección

Proponente y /o Contratista Medio/Medio 2%

Revocar o retirar la oferta durante el proceso de selección.

Proponente y /o Contratista Medio/Medio 2%

No firmar el contrato dentro del término establecido Proponente y /o

Contratista Medio/Medio 2%

No constituir las garantías en el término establecido Proponente y /o

Contratista Medio/Medio 2%

Incumplimiento total del contrato Proponente y /o

Contratista Medio/Medio 2%

Incumplimiento parcial del contrato Proponente y /o

Contratista Medio/Medio 2%

Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.

Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante.

Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar

Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las partes.

Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:

Altisima 4% 5% 5% 5%

Alto 3% 4% 4% 5%

Medio 2% 2% 4% 5%

Bajo 1% 2% 3% 4%

Bajo Medio Alto Altisima

FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE

OCURRENCIA

IMP

AC

TO

Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:

PROBABILIDAD IMPACTO

BAJO MEDIO ALTO ALTISIMO

ALTISIMA Se espera que ocurra en la

mayoria de las circunstancias

Pequeñas perdidas

financieras

Medianas pérdidas

financieras

Alta pérdida financiera

Enorme pérdida

financiera

ALTA Probablemente ocurra en la

mayoria de las circuntancias

MEDIA Es posible que ocurra algunas

veces

BAJA Podria ocurrir algunas veces

11.5 ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTICE LAS OBLIGACIONES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DEL CONTRATO. Para efectos de iniciar la ejecución del contrato, el contratista deberá, dentro del término establecido para la legalización del mismo, constituir a favor de EL FONDO ADAPTACIÓN y a satisfacción del mismo, de conformidad con el artículo 7º de la ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, una Garantía Única cuyo objeto será respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan del contrato, en las cuantías y términos que se determinan a continuación: a) Cumplimiento del contrato: El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. Su cuantía será equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y por un plazo de seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. b) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios: El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las

condiciones pactadas en el contrato. Deberá constituirse por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia de un (1) año contado a partir de la entrega del vehículo. (Original firmado) FRANCIA MARÍA JIMÉNEZ FRANCO Asesor III Secretaría General 21 de junio de 2012