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ESTUDIO TÉCNICO DE
UNA REESTRUCTURACIÓN
ADMINISTRATIVA
(Art. 46 Ley 909 de 2004)
¿QUE ES UNA REESTRUCTURACION?
• Teniendo en cuenta la necesidad que tiene la sociedad de contar con un Estado que satisfaga sus necesidades y con el fin de promover el buen gobierno, es necesario que las organizaciones públicas conciban las reestructuraciones como verdaderos procesos de transformación de la organización y de su gestión administrativa, que de soluciones a largo plazo.
CARACTERISTICAS DESEABLES
• Concentrarse en estudios estratégicos• Contar con el liderazgo y el apoyo del
jefe del organismo• Dar orientaciones y reglas claras• Planificar de manera que se pueda
administrar el proceso de cambio• fomentar la participación de los
empleados y clientes• Establecer indicadores de seguimiento
ESTUDIO DE LA ORGANIZACION
• El estudio de una organización con miras a una posible reestructuración, debe tener en cuenta que la organización es un sistema en torno a: una misión, una visión o imagen prefigurada, un conjunto de procesos y prácticas de trabajo, una cultura, unos recursos, en un entorno determinado, que favorecen o condicionan el cumplimiento de sus objetivos.
QUE DEBE CONTENER EL ESTUDIO TECNICO?
• DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
• PROPUESTAS DE REORGANIZACION INSTITUCIONAL
SITUACIONACTUAL
DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
SITUACIONIDEAL
PROPUESTA DEREESTRUCTURACION
VS
Quién debe realizar el estudio Técnico?
EL JEFE DE LA ENTIDAD, CON PERSONAL DE LA MISMA
LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA
FIRMAS ESPECIALIZADAS
( ARTICULO 46 Ley 909 de 2005)
1. Análisis de los procesos técnico - misionales y de apoyo
2.Evaluación de la prestación de los servicios
3.Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.
ESTUDIOS TÉCNICOS QUE SOPORTEN LAS MODIFICACIONES DE LAS PLANTAS DE EMPLEOS
(Artículo 97 del Decreto 1227 de 2005)
Þ Talleres de discusiónÞ Consultas a los miembros de la organizaciónÞ Consultas a los usuarios de los bienes o servicios
ofrecidosÞ Consultas a los entes reguladoresÞ Consultas a proveedores o complementadoresÞ Consultas a otras entidades que presten servicios
similares, cuya gestión sea reconocida como eficiente.
FUENTES DE INFORMACION
La información se puede obtener a través de:
Formularios Entrevistas individuales o de grupo Observación directa Encuestas o combinación de entrevistas y
encuestas Fuentes secundarias de información
INSTRUMENTOS
IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS Y LAS FUNCIONES GENERALES DE LA INSTITUCION
IDENTIFICAR Y ANALIZAR LAS METAS DE LAINSTITUCION
IDENTIFICAR PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
IDENTIFICAR PROCESOSMISIONALES Y DE APOYO
INVENTARIO DE LOS PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO.
DETERMINARNECESIDADESDE RECURSOS
REDEFINIR• Estructura Interna
• Cargos• Perfiles
PROPUESTA
REALIZAR EL ANALISIS DE ESTRUCTURAY
PLANTA• No. de Cargos
• Vacantes• Contratos
• Nivel Ocupacional• Distribución actual
DIAGRAMA DE FLUJO DEL ESTUDIO TECNICO
ANALIZAR LOS NIVELES DE DESEMPEÑO
ACTUAL
• Estándares• Indicadores
AJUSTAR ESTANDARES REQUERIDOS
REVISAR Y ANALIZAR LOS PROCESOS
(Ver instrumento para revisión y análisis de los procesos)
ETAPA IIIEVALUACION DE LAS
FUNCIONES ASIGNADAS, PERFILES
Y LAS CARGAS DE TRABAJO
ETAPA IIEVALUACION DE LA
PRESTACIONDEL SERVICIO
ETAPA IANALISIS
DE LOS PROCESOS TECNICO MISIONALES
Y DE APOYO
MARCO GENERAL
Conexión
Convenciones
Actividad o acción
Documento
Subproceso
Titulo
Decisión
4. Análisis Interno 4. Análisis Interno
2. Misión y Visión2. Misión y Visión
5. Propuesta de Estructura5. Propuesta de Estructura
3. Análisis Externo3. Análisis Externo
1. Análisis Normativo1. Análisis Normativo
ETAPAS DEL ESTUDIO TECNICO
8. Aprobación de Actos Administrativos8. Aprobación de Actos Administrativos
9. Implementación de la Reestructuración9. Implementación de la Reestructuración
7. Manual Específico de Funciones y de Requisitos7. Manual Específico de Funciones y de Requisitos
6. Propuesta de Planta de Personal6. Propuesta de Planta de Personal
ETAPAS DEL ESTUDIO TECNICO
ANALISIS NORMATIVO - RESEÑA HISTORICA
Acto de Creación Normas que asignan
responsabilidades y funciones a la organización
Análisis de Estatutos Estructura Planta de Personal
Con el análisis normativo se identifican cuáles son los objetivos y funciones generales de la entidad territorial, Ej. Constitución Política, Leyes, Decretos Acuerdos, Ordenanzas
Se identifican fácilmente ?
Son claros ?
Se encuentran y sobresalen dentro del plan nacional de desarrollo, de ordenamiento territorial, plan de desarrollo administrativo ?
ANALISIS NORMATIVO OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES
• La Misión es la razón o el propósito de la organización o ente territorial.
• La visión es la imagen prefigurada del estado deseable y viable de la organización o ente territorial.
MISION Y VISION
* Se identifica fácilmente la razón de ser o el propósito de la organización ?
* Su gestión guarda relación con la misión encomendada?
* Se estableció la visión de la organización?
MISION Y VISION
FACTORES
políticos económicos
legales Sociales y culturales
tecnológicos geográficos
competitivos.
3. ANALISIS EXTERNO
PRODUCTOS Y SERVICIOS
CLIENTES O USUARIOS
PROCESOS ESTRATEGICOS, MISIONALES Y DE APOYO
4.ANALISIS INTERNO
Otros Elementos del Análisis Interno
RECURSOS FÍSICOS, FINANCIEROS Y TECNOLÓGICOS
ESTRUCTURA
PLANTA DE PERSONAL
CULTURA ORGANIZACIONAL
InternosExternos• Cuáles son
• Características• Demanda• Periodicidad• Calidad• Divulgación• Quejas y
reclamos
ANALISIS INTERNO PRODUCTOS Y SERVICIOS
Externos:
• Justicia y convivencia ciudadana
• Salud• Educación• Servicios públicos
domiciliarios• Apoyo técnico agropecuario• Obras públicas
ANALISIS INTERNO PRODUCTOS Y SERVICIOS
Internos Externos
• Actuales• Potenciales• Características• Cobertura• Ubicación• Expectativas• Frecuencia
ANALISIS INTERNO USUARIOS Y CLIENTES
MISIONALES APOYO• Talento Humano• Financieros• Servicios Generales• Sistemas de Información• Planeación• Jurídica• Control Interno
ANALISIS INTERNO PROCESOS TECNICOS MISIONALES Y
DE APOYO
Identificar los Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo
Revisar y Analizar los Procesos.
◦Pregunta1. ¿Se requiere que el Proceso sea llevado a cabo?
◦Pregunta 2. ¿Es necesario que el Proceso sea ejecutado directamente por la Entidad?
◦Pregunta 3. ¿Se está llevando el mismo proceso en varias dependencias de la Entidad , en otras Entidades del Sector, en los Entes Territoriales o en otro Sector?
INSTRUMENTO PARA REVISION Y ANALISIS DE LOS PROCESOS
No
No
Sí
Sí
Sí
Revise los mecanismos para hacer el proceso más eficiente y elimine
las tareas que se repitan y/osean innecesarias
Considere la posibilidad de contratar el proceso
Elimine el proceso
No
Es necesario que el proceso sea ejecutado
directamente por laEntidad ?
Se requiere que el proceso sea llevado a
cabo?
Se lleva a cabo el mismo procesoen varias dependenciasde la Entidad, en otras
entidades del sector o en otro sector?
Elimine el proceso donde nocorresponde
A
LISTA DE PROCESOS A: • Eliminar,
• Descentralizar,• Delegar, • Trasladar, • Contratar,
• Mantener en la entidad
Es evidente que un ente externo puede proveer
mejor el servicio?
Se ejecuta mejor el servicio internamente?
De la oportunidad y apoye el mejoramiento del proceso internamente
durante un periodo de tiempo
Sí
Sí
No
No
Aplique técnicas:• Costeo
• Benchmarking• Nivel de desempeño
Contrate
A
ESTUDIO DE EFICIENCIA
TRADICIONAL MODERNA
Procesos
Funciones por dependencias
ANALISIS INTERNO ESTRUCTURA INTERNA
TIPOS DE ORGANIZACION
TRADICIONAL Mecanicista Cerrada Mucha diferenciación Jerarquizada Controles Admtvos. Trabajo individual Remuneración por la
posición jerárquica
MODERNA No mecanicista Abierta Poca diferenciación Plana Autocontrol Trabajo en equipo Remuneración por
resultados.
ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
• ESTRUCTURA FUNCIONAL
• La división de responsabilidades se establece mediante especialización del trabajo por áreas similares. Fomenta la generación de especialistas en las diferentes funciones, con un alto grado de conocimientos y experiencia en las mismas.
ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
• ESTRUCTURA MATRICIAL
• Resulta de la combinación de dos criterios: la participación de una o más unidades funcionales con el desarrollo de proyectos o productos en una misma estructura organizacional.
• Se da un sistema de autoridad doble: uno que nace de la relación funcional y otro del proyecto institucional.
ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
• ESTRUCTURA MATRICIAL
• El criterio básico para distribuir funciones y asignar responsabilidades, es el tipo de negocios, estableciéndolos como unidades autónomas al interior de la organización.
Evaluación de la Prestación de Servicios
• Servicios Prestados (oferta – demanda)
• Analizar los Niveles de Desempeño.
• Ajustar los Estándares a los Requerimientos.
• Medición de niveles de satisfacción de usuarios
Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos
• Tamaño de la Organización
• Cobertura del Servicio
• Número de Unidades o Dependencias y sus Funciones
• Funcionalidad de los Grupos Internos de Trabajo
• Política de Descentralización Administrativa
Determinar las Necesidades de Recursos de Personal.
Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos
• Racionalizar la Planta de Personal• Hacer Compatible la Estructura al Principio de Austeridad.• Eliminar las Vacantes• Analizar los Contratos de Prestación de Servicios -
Plantas //-• Analizar las Funciones de las Dependencias• Las Denominaciones de los Empleo deben Corresponder
con el Sistema de Nomenclatura y Clasificación• Asignar mayor porcentaje de empleos a las Áreas
Misionales (Tener en cuenta Perfiles y Calidades)• Seleccionar Denominaciones Genéricas de Empleos
Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos
• Analizar y Valorar Actividades que se puedan contratar vs. Cargos de Planta.
• Asignación del Grado Salarial de acuerdo con la complejidad de las funciones y nivel de
responsabilidad, y Política Salarial.• Diferenciar Planta de Personal de Empleos
Públicos y Trabajadores Oficiales• El número de cargos dependerá de los Planes,
Programas, Proyectos de la Entidad, Cobertura del Servicio, Tecnología y Distribución Racional
del Trabajo
Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal
• Análisis de las Cargas de Trabajo• Perfiles de los Cargos Requeridos frente a los Procesos y
las Funciones a Desempeñar tendientes a la Profesionalización
• Evaluación y Justificación de los Grupos Internos de Trabajo• Composición de Cargos por Niveles y su participación
frente al Total de Empleos• Vacantes distribuidas por Nivel, Denominación, Código y
Grado.• Análisis de Hojas de Vida y Perfiles Requeridos en la
Organización
Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal
Empleos a suprimir identificando Ubicación del Empleo en la Dependencia Nombre del Funcionario Titular del Empleo Tiempo de Servicio y Edad del Funcionario
especificando Fecha de Vinculación a la entidad y años de servicio en otras entidades del Estado o del Sector Privado
Situación Administrativa en la que se encuentra (Carrera, En Proceso de Selección, en Período de Prueba, Provisional o de Libre Nombramiento
Motivo por el cual se suprime el empleo Valoración de las Indemnizaciones
Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal
• Contratos de Personal -Plantas Paralelas-
• Personal Próximo a Pensionarse
• Balance entre la Cantidad de Empleos de
Áreas de Apoyo vs. Áreas Misionales.
CRITERIO BASICO EN LA MEDICION DE CARGAS DE TRABAJO
• Aplicación de procesos lógicos de estudio y utilización procedimientos cuantitativos traducibles a términos
numéricos.
CONDICIONES PARA APLICACIÓN DE TECNICAS DE MEDICION
1. Las tareas objeto de estudio deben estar perfectamente identificadas.
2. Las tareas han de ser observables y medibles.
ESTANDAR es el resultado que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal, un trabajo específico en condiciones bien determinadas y según métodos definidos.
ESTANDARES DE TRABAJO constituye el elemento básico para la medida de los trabajos y el control del rendimiento de las personas que lo están realizando.
TIPOS DE ESTANDAR
Estándares Subjetivos, por ejemplo cuando los establece el
responsable de una unidad basándose en su experiencia.
Estándares estadísticos, según los promedios de periodos anteriores.-
Estándares técnicos, fijado como resultado de la aplicación de técnicas
de medición del trabajo.
Cronometraje.
Calculo de tiempos sobre la base de tablas de movimientos, estándares o tiempos normalizados.
Filmación de trabajos.
Estimación subjetiva de tiempos.
TECNICAS PARA EL CALCULO DE TIEMPOS DE TRABAJO
( Estándares)
Autopunteo del trabajo.
Muestreo del trabajo.
La comparación entre unidades o trabajos equivalentes
Evaluación de Rendimiento de Unidades
TECNICAS PARA EL CALCULO DE TIEMPOS DE TRABAJO
Proyección del estándar, frente al resultado de la medición de la prestación de un servicio o elaboración de un producto.
CONCEPTO DE CARGAS DE TRABAJO
MODELOS DE MEDICION FRENTE A TIPOS DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO ESTRATEGIA
CON
TRIB
UCI
ON Proyectos Especiales Distribución de Tiempo por
fases de ProyectoAlta contribución y alta dificultad
Procesos Complejos
PROCESOS MISIONALES
Estimación Subjetiva de Tiempos
Baja contribución y baja dificultadProceso Simple
PROCESOS DE APOYO
Medición de Rendimiento por Unidad de Tiempo
Alta
Baja
o Alta dirección
o Cada una de las áreas o dependencias
oReuniones internas
o Asesorías externas
o Entrevistas con funcionarios
o Encuestas
o Observación directa
o Estudios anteriores
o Informes organismos control
FUENTES DE INFORMACIÓN
PROCESOS POR
DEPENDENCIA
ETAPA O FASE
(ACTIVIDAD)
PROCEDIMIEN
TO
NIVEL Y DENO
MINACIÓN DEL EMPLE
O
REQUISITOS DEL
PROCEDIMIEN
TO
CANTIDAD PROMEDIO DE VECES QUE SE
REPITE EL PROCEDIMIENTO EN EL
MES
Tiempo en horas TIEMPO
DE TRABAJO
POR CADA
PROCEDIMIENTO
EN HORAS
(TIEMPO ESTANDA
R)
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA PROCEDIMIENTO,
DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACIONES DEL EMPLEO (columna 6 x
columna 7)
TOTAL PROMEDIO MES - HORAS
HOMBRE POR
ACTIVIDAD
TOTAL PROMEDIO MES - HORAS
HOMBRE POR
PROCESO
CANTIDAD DE PRODUCTOS GENERADOS
POR EL PROCESO EN
EL MES O METAS
PROPUESTAS
Tmin
Tprom Tmax
DIRECTIV
OASESOR
PROFESIONAL
TÈCNICO
ASISTENCI
AL
0,0000 0 0
FORMATO CARGAS DE TRABAJO
Procesos por dependencia Procesos por dependencia:
Etapa o fase (actividad)
Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el
que se agrega valor a un insumo y se construye a la satisfacción de una necesidad.
ProcedimientoProcedimientos: son trabajos concretos que realizan
uno o varios empleados. Deben ser observables, repetitivas y medibles.
Nivel y denominación del empleo
Nivel del empleo: corresponde a la jerarquía, naturaleza de sus funciones, sus responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeño y estos
son: directivo, asesor, profesional, técnico y asistencial.
FORMATO CARGAS DE TRABAJO
Requisitos del procedimientoDenominación del empleo: se refiere al nombre del cargo específico de debe
realizar una determinada labor.
Cantidad promedio de veces que se repite el procedimiento en el mes
Cantidad promedio: se obtiene de las estadísticas de la institución o de las
metas que se tengan para el periodo o de los indicadores de gestión.número de veces que en promedio se repite en el
mes.
Tiempos
Tmin
Tprom
Tmax
Tiempo de trabajo por cada procedimiento en horas (tiempo
estandar)
Tiempo de trabajo: mida el tiempo de trabajo en horas requerido para la
ejecución de cada procedimiento descrito en la columna 3, y escríbalo en la
columna 7 del formulario.
FORMATO CARGAS DE TRABAJO
Tiempo total en horas hombre en el mes de cada procedimiento, distribuido por niveles y denominaciones del empleo
(columna 6 x columna 7)
Directivo
Asesor
Profesional
Técnico
Asistencial
Total promedio mes - horas hombre por actividad
Total promedio mes: sume los tiempos totales de los procedimientos de la
respectiva actividad de las sub-columnas de la columna 8
Total promedio mes - horas hombre por proceso
Total promedio mes: sume los tiempos de cada actividad del respectivo proceso
registrados en la columna 9
Cantidad de productos generados por el proceso en el mes o metas propuestas
Productos: cantidad de servicios o productos, resultado de los procesos que estamos elaborando en el mes o que nos hemos fijado como meta hacer en el mes.
FORMATO CARGAS DE TRABAJO
CONSOLIDADO CARGAS DE TRABAJO POR DEPENDENCIA
FORMULARIO 2
ENTIDAD: XXXXXXXX XXXXX XXXX XXX
NIVELES JERÁRQUICOS
DEPENDENCIA DIRECTIVO ASESORPROFESIONA
LTECNICO
ASISTENCIAL
TOTAL
DESPACHO 0DIRECCION A
0
DIRECCION B 0
DIRECCION C 0
DIRECCION D0 0 1 0 0 1
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DE EMPLEO 0 0 1 0 0 1
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
• Estudio Técnico• Análisis de la Estructura
• Estudio Comparativo de la Planta Actual y Propuesta
• Análisis Carga Laboral• Proyectos de Decreto (Estatutos, Estructura
y Planta)• Proyecto Resolución de Manual Especifico
de Funciones y Competencias