Estudo e Distribuição do Trabalho

I. A função organização está relacionada a seis atividades:

(1)Divisão da empresa em áreas e unidades organizacionais

(2) Integração coordenativa e harmonizadora dos esforços dessas

áreas e unidades organizacionais num todo unificado e sinérgico

(3) Determinação das atividades necessárias à realização das metas e ao

alcance dos objetivos

(4) Atribuição de tais atividades a diferentes unidades organizacionais

(5) Estabelecimento do conteúdo e do perfil de exigências necessários à

execução de tais atividades e

(6) Designação de tais atividades a cargos específicos da execução.

II. A análise da repartição do trabalho entre as unidades

organizacionais e dentro dessas mesmas unidades deve ser realizada

quando:

(1) Cria-se a empresa ou uma unidade organizacional ou

(2) Altera-se o trabalho realizado na empresa ou em uma unidade

organizacional ou

(3) Racionaliza-se o trabalho realizado na empresa ou em uma unidade

organizacional.

III. Objetivos do Estudo de Distribuição do Trabalho

A empresa não deve ser vista como um todo estático, mas como um arranjo

necessário de áreas e unidades organizacionais, que decorre da

necessidade de a mesma realizar sua missão e alcançar seus objetivos.

Para tanto, é imprescindível a realização de tarefas, as quais são distribuídas pelas áreas e unidades

organizacionais, mediante critérios de natureza, similaridade e

complementaridade.

III.1 Três objetivos básicos do modelo de estudo da distribuição da

carga de trabalho:

(1)Distribuir, de forma balanceada, entre as unidades organizacionais, as

tarefas a serem realizadas pela empresa

(2) Redistribuir, de forma criteriosa e racional, as tarefas que já vêm sendo

realizadas pela empresa e

(3) Funcionar como um instrumento de estudo da situação existente e de mudança

para a situação desejada, quando da racionalização organizacional.

III.2 Definições:

Carga de trabalho – volume de trabalho atribuído a uma unidade

organizacional, durante uma unidade de tempo pré-estabelecida

Função – conjunto de atividades convergentes e afins, que caracterizam

as atribuições das unidades organizacionais e dos cargos, servindo,

inclusive, como critério para departamentalização da empresa

Atividade – conjunto de tarefas necessárias à realização do trabalho

atribuído às unidades organizacionais e aos cargos

Tarefa – agrupamento de operações interligadas mediante determinada ordem seqüencial, levando-se em

consideração a subdivisão do trabalho entre os funcionários alocados em uma

unidade organizacional

Operação – parte indivisível da execução de uma tarefa, podendo ser

executada manualmente ou por intermédio de instrumentos, ferramentas, máquinas etc

Natureza da atividade – para o alcance de seus objetivos, as empresas

executam inúmeras atividades, necessárias ao atendimento de aspectos

legais, de produção, financeiros, contábeis etc.

Atividades complementares – quando as atividades apresentam uma relação antecedente/subseqüente, encadeada

numa ordem rígida e necessária com a atividade subseqüente funcionando

como um complemento necessário da antecedente, para que o trabalho possa

ser realizado e

Atividades similares – ocorrem quando a realização de duas ou mais

atividades obedece ao mesmo procedimento de execução.

IV. Fases da Análise da Distribuição da Carga de Trabalho

Após a divisão da empresa em área e unidades organizacionais, mediante critérios

definidos de departamentalização; após a determinação das atividades a serem

realizadas, necessárias à consecução das metas e ao alcance dos objetivos, e após a atribuição de tais atividades às unidades organizacionais, mediante critérios de

natureza, similaridade e complementaridade, seguem-se as seguintes fases de análise da

distribuição da carga de trabalho:

IV.1 Listagem de Tarefas IndividuaisConsiste em descrever, mediante

entrevistas e questionários, todas as tarefas que cada funcionário executa,

indicando o tempo que as mesmas levam para serem executadas e o

volume total do trabalho executado (somatório das durações das tarefas).

IV.2 Listagem das Atividades da Unidade Organizacional

Após a identificação das tarefas que cada funcionário realiza, deve-se

agrupá-las em atividades, as quais são relacionadas na lista de atividades, mediante a ordem de importância.

IV.3 Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho – QDT

IV.3.1 Ele possibilita ao analista de O&M:

(1)Visão panorâmica de todas as tarefas executadas na unidade organizacional

(2) Análise comparativa das tarefas executadas pelos diferentes

funcionários

(3) Análise comparativa da duração das tarefas

(4) Verificar se a capacidade profissional dos funcionários está sendo

eficientemente utilizada

(5) Verificar se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos

funcionários

(6) Verificar o grau de especialização das tarefas

(7) Verificar o critério utilizado para a distribuição do trabalho entre os

funcionários: natureza, similaridade ou complementariedade das tarefas

(8) Verificar se existem tarefas dispersas entre os vários executores ou se os mesmos estão executando tarefas

desconexas

(9) Analisar de forma global a distribuição do trabalho entre os

funcionários e

(10) Estabelecer a situação ideal, racionalizando a distribuição das

tarefas.

IV.3.2 Para alcançar todos estes aspectos é necessário que se construa

um quadro de distribuição do trabalho que contenha:

(1)Todas as tarefas realizadas na unidade organizacional, agrupadas

por funcionário

(2) Homogeneidade no registro de durações das tarefas

(3) Cálculo das durações das tarefas e somatório delas em atividades

(4) Cálculo do tempo empregado por cada funcionário na realização de suas tarefas, evidenciado-se a ociosidade ou

o emprego de horas extras

(5) Ordem seqüencial das execuções, por funcionário e

(6) Número de vezes que a tarefa é repetida, dentro da unidade de tempo

considerada.

V. Análise do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT)

A maneira mais fácil de levantar os problemas existentes é indagando sobre

eles.

V.1 Perguntas básicas:

(1)Sobre a capacidade profissional dos funcionários que realizam as tarefas a

eles atribuídas:- quanto ao equilíbrio entre a capacidade profissional dos

funcionários e as tarefas a eles atribuídas

- quanto ao manuseio e/ou operação de equipamentos, máquinas, ferramentas,

instrumentos etc, e- quanto à necessidade de treinamento.

(2) Sobre o grau de concentração das tarefas e de especialização dos

funcionários:- quanto à concentração de tarefas e

- quanto à especialização dos funcionários.

(3) Sobre compatibilidade das tarefas executadas:

- quanto à compatibilidade das tarefas atribuídas aos funcionários e- quanto à conveniência de se

atribuírem aos funcionários tarefas não compatíveis.

(4) Sobre o equilíbrio entre o volume de trabalho dos funcionários:

- quanto à carga de trabalho de cada funcionário e

- quanto às tarefas cíclicas.

(5) Sobre a duração de tarefas e atividades:- quanto ao tempo consumido na execução das

tarefas e atividades- quanto ao equilíbrio entre o tempo gasto na

execução das tarefas e atividades e a importância que elas têm para a unidade

organizacional- quanto à prioridade de execução das tarefas e

atividades- quanto aos tempos desnecessários ou mortos

e- quanto à duração do relacionamento formal.

(6) Sobre a participação relativa das tarefas no total de tempo gasto pelos

funcionários para executá-las:- quanto à participação relativa das

tarefas e- quanto à distribuição das tarefas entre

os funcionários.