EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2012 Oficina de Control Interno

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2012

Oficina de Control Interno

RANGO CONCEPTO MECI

90% - 100%De acuerdo a la información suministrada el modelo esta en un desarrollo óptimo, se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo

60% -89% De acuerdo a la información suministrada el modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos

0% -59% De acuerdo a la información suministrada el modelo requiere ser fortalecido

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2012PUNTAJE MECI: 60,602%

PUNTAJE CALIDAD : 67%

RANGO CONCEPTO CALIDAD

Menos de 40%El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP1000:2009 no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz.

Entre 40% y 60

El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o tiene una fidelidad deficiente con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz

Entre 60% y 85%

El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad es muy positiva. Se sugiere analizar los puntos sobresalientes y aplicar medidas similares a los temas con más baja puntuación.

Más del 85% Se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP1000:2009, y son ejemplo para otras entidades del sector.

EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2012

ELEMENTOS AVANCE(%) COMPONENTES AVANCE

(%) SUBSISTEMAS AVANCE(%)

Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos 80

AMBIENTE DE CONTROL 80

CONTROLESTRATÉGICO 64

Desarrollo del Talento Humano 70

Estilo de Dirección 100

Planes y Programas 72

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 49Modelo de Operación por Procesos 58

Estructura Organizacional 0

Contexto Estratégico

71 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 71

Identificación de Riesgos

Análisis de riesgos

Valoración de riesgos

Políticas de Administración de Riesgos

EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNOSubsistema de Control Estratégico

Avances /Fortalezas• Alto Compromiso de la Dirección, expresado en el interés por el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión, SIGI• Compromiso y respaldo por el ejercicio del Control Interno• Decálogo de Valores ampliamente difundido• Planeación Institucional, Planes y Programas con seguimiento y monitoreo permanente (ejecución presupuestal)

EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNOSubsistema de Control Estratégico

Debilidades• La formulación de Planes y Programas debe consultar las expectativas y requerimientos de los ciudadanos• Normograma actualizado y visible para los ciudadanos• Debe incluirse en el Modelo de Operación, la interrelación entre los procesos y su cadena de valor• El modelo de operación y la estructura organizacional requieren de ajuste, para que guarden plena correspondencia. Estructura organizacional flexible?




Políticas de Operación 100

ACTIVIDADES DE CONTROL 98

CONTROLDE

GESTIÓN50

Procedimientos 100

Controles 90

Indicadores 100

Manual de Procedimientos 100

Información Primaria 40

INFORMACIÓN 35Información Secundaria 50

Sistemas de Información 0

Comunicación Organizacional 39

COMUNICACIÓN PÚBLICA 26Comunicación Informativa 24

Medios de Comunicación 28

EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNOSubsistema de Control de Gestión

Avances /Fortalezas• Modelo de Operación por procesos elaborado, difundido y aplicado• La gestión institucional se ajusta a la estandarización lograda con el modelo de operación• Conjunto de indicadores que permiten el seguimiento de las metas institucionales (Sismeg, planes de acción, procesos)• El resultado de los indicadores apoya la toma de decisiones


Debilidades• Sistemas de información integrados, que permitan la captura, procesamiento, administración y distribución de la información• La información obtenida del ciudadano y partes interesadas (satisfacción de cliente, control de producto/servicio no conforme) no es utilizada para establecer sus requerimientos y expectativas, para la prestación del servicio• Caracterización del cliente externo e interno


Debilidades• Canales de comunicación requieren de evaluación y seguimiento que permita identificar información valiosa para la gestión y la toma de decisiones• Los nuevos mecanismos de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía (Conpes 3654/2010) deben ponerse en marcha• La vocación institucional de servicio al ciudadano debe ser fortalecida (desde áreas físicas hasta cultura organizacional)




Autoevaluación del Control 100AUTOEVALUACIÓN 100

CONTROL DE

EVALUACIÓN86

Autoevaluación de Gestión 100

Evaluación Independienteal Sistema de Control Interno 80

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 90

Auditoria Interna 100

Planes de Mejoramiento Institucional 100

PLANES DE MEJORAMIENTO 67Planes de Mejoramiento por Procesos 100

Plan de Mejoramiento Individual 0

EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNOSubsistema de Control de Evaluación

Avances /Fortalezas• Mecanismos y herramientas de evaluación, seguimiento y control de gestión, establecidos y en funcionamiento• Auditorías Independientes e Internas Calidad, permanentes• Planes de mejoramiento producto de auditorias, conocidos y en ejecución (89% avance a 31-12-2012)

EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNOSubsistema de Control de Evaluación

Debilidades• Articulación entre los resultados de la gestión institucional, evaluación por dependencias y calificación desempeño laboral• Evaluación por dependencias debe implementarse• Planes de mejora individual que incluyan competencias comportamentales (aptitud + actitud)

EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONCEPTO GENERAL SOBRE EL SCI (1)

La evaluación del Sistema de Control Interno del Ministerio del Interior para la vigencia 2012, evidencia grandes oportunidades de mejora para lograr una mayor eficiencia y articulación entre el modelo de control, la gestión de la entidad y sus resultados, a saber:

• El fortalecimiento de los elementos fundamentales para lograr un óptimo del servicio al ciudadano, como causa y fin de toda entidad pública, se constituye en uno de los objetivos institucionales, que debe tener prioridad durante la vigencia 2013.

Así, instrumentos tales como la página web de la entidad, deberá tener cambios sustanciales que permitan ofrecer información completa y de calidad a la ciudadanía, sobre los temas de su interés, así como llevar a la entidad al nivel informático esperado (Manual Gel 3,1) especialmente en materia de trámites.



De otra parte, las áreas funcionales de servicio al ciudadano, deberán liderar los asuntos que tienen relación directa con el ciudadano, convirtiéndose en quienes consoliden la medición del servicio y la satisfacción sobre el mismo.

• La vocación de servicio, deberá ser incorporada a la cultura organizacional, como un elemento mas no solo de la atención al ciudadano, sino como un factor clave para el mejor entendimiento y coordinación entre las áreas.

Por lo anterior, es importe articular los resultados de los procesos de medición de satisfacción de cliente (externo e interno), control de producto no conforme y el modelo de operación (procedimientos) y la planeación institucional, lo que permitirá que los resultados obtenidos en cada uno de ellos redunde en el servicio al ciudadano y en la madurez del Sistema Integrado de Gestión.



• Los sistemas de información y comunicación. Los efectos del proceso de escisión del Ministerio del Interior de Justicia, se observan con facilidad sobre la arquitectura informática de la entidad y sus formas de comunicación, a nivel interno y externo.

Se evidenció la necesidad de contar con sistemas de información robustos e integrados, para soportar la gestión institucional. De igual forma, las estructuras de comunicación organizacional, requieren de reingeniería, para que cumplan cabalmente con su objetivo.

En una época en donde la informática y los medios de comunicación internos y externos, se constituyen en la vértebra fundamental para lograr no solo facilidad en la gestión, sino asertividad y oportunidad en el mensaje institucional, estos dos elementos se constituyen en un objetivo de primer orden para la vigencia 2013.

GRACIAS

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