EVALUASI PENERAPAN PENGENDALIAN INTERNAL PENGELOLAAN

EVALUASI PENERAPAN PENGENDALIAN

INTERNAL PENGELOLAAN PERSEDIAAN OBAT

MENURUT COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATION (COSO) Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi

Program Studi Akuntansi

oleh:

Maria Chintya Ardhinni

NIM: 162114048

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2020

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i

EVALUASI PENERAPAN PENGENDALIAN

INTERNAL PENGELOLAAN PERSEDIAAN OBAT

MENURUT COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATION (COSO) Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi

Program Studi Akuntansi

oleh:


NIM: 162114048

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2020


iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

“Janganlah hendaknya kamu kuatir tentang apa pun juga, tetapi nyatakanlah

dalam segala hal keinginanmu kepada Allah dalam doa dan permohonan dengan

ucapan syukur”

-Filipi 4:6-

“Jangan merasa apa yang kamu lakukan itu berat. Kamu harus bahagia”

-Pak Anto-

“Tenang, tidak semua harus ada jawabannya sekarang”

-NKCTHI-

Kupersembahan untuk:

Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria

Kedua orangtuaku Yohanes Sawiyo (┼) dan Anastasia Sri Sarmini

Kakakku Stefanus Kristian dan Agnes Conni

Keponakanku Kristiana Avanti,

Sahabat-sahabatku


ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ............................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN .......................................................................................iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI ....................... v

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH

UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ........................................................................vi

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... vii

DAFTAR ISI...................................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ........................................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................... xiv

ABSTRAK ........................................................................................................................ xv

ABSTRACT ..................................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah .......................................................................................... 3

D. Manfaat Penelitian .......................................................................................... 3

E. Sistematika Penulisan ..................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA....................................................................................... 6

A. Rumah Sakit ................................................................................................... 6

1. Pengertian Rumah Sakit ............................................................................... 6

2. Tujuan Rumah Sakit .................................................................................... 6


x

3. Tugas Rumah Sakit ...................................................................................... 6

4. Fungsi Rumah Sakit ..................................................................................... 7

5. Penggolongan Rumah Sakit ......................................................................... 8

6. Organisasi Rumah Sakit ............................................................................... 9

7. Bangunan, Peralatan, Perlengkapan dan Obat-obatan ................................. 9

B. Persediaan ..................................................................................................... 10

1. Pengertian persediaan ................................................................................ 10

2. Pengertian Sediaan Farmasi ....................................................................... 11

3. Arti penting persediaan .............................................................................. 11

4. Tujuan Pemeriksaan Persediaan ................................................................ 12

5. Tujuan Pengelolaan Persediaan ................................................................. 15

6. Pengelolaan Persediaan .............................................................................. 16

7. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan ......................... 18

8. Dokumen Siklus Akuntansi Persediaan ..................................................... 20

C. Pengendalian dan Pengendalian Internal ...................................................... 22

1. Pengertian Pengendalian ............................................................................ 22

2. Pengertian Pengendalian Internal .............................................................. 22

3. Tujuan Pengendalian Internal .................................................................... 23

4. Unsur Pengendalian Internal ...................................................................... 24

5. Komponen Pengendalian Internal .............................................................. 29

6. Pentingnya Pengendalian Internal ............................................................. 46

7. Pihak yang Bertanggung Jawab atas Pengendalian Internal ...................... 46

D. Obat .............................................................................................................. 48

1. Pengertian Obat.......................................................................................... 48

2. Pengendalian Persediaan Obat ................................................................... 48

3. Pengelolaan Sediaan Farmasi .................................................................... 49


xi

BAB III METODE PENELITIAN ................................................................................ 72

A. Desain Penelitian .......................................................................................... 72

B. Waktu dan Tempat Penelitian ...................................................................... 72

C. Subjek Penelitian .......................................................................................... 72

D. Data Penelitian ............................................................................................. 73

E. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................... 75

F. Teknik Analisis Data .................................................................................... 76

BAB IV GAMBARAN UMUM ...................................................................................... 78

A. Sejarah Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala Tangerang ............ 78

B. Visi, Misi dan Moto Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala

Tangerang ..................................................................................................... 79

C. Visi dan Misi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr.

Sitanala Tangerang ....................................................................................... 79

D. Tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala .... 80

E. Distribusi Ketenagaan .................................................................................. 81

F. Pengaturan Jaga ............................................................................................ 81

G. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr.

Sitanala Tangerang dan Uraian Tugas Pegawai ........................................... 83

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ..................................................... 105

A. Uraian dan Deskripsi data hasil wawancara dari checklist mengenai

Pengendalian Internal atas Persediaan Obat ............................................... 105

B. Analisis Data .............................................................................................. 123

1. Pengklasifikasian Lingkungan Pengendalian menurut Committe of

Sponsoring Organization (COSO) .......................................................... 123

2. Pengklasifikasian Penilaian Risiko menurut Committee of Sponsoring

Organization (COSO) .............................................................................. 131


xii

3. Pengklasifikasian Aktivitas Pengendalian Internal menurut Committee of

Sponsoring Organization (COSO) ........................................................... 134

4. Pengklasifikasian Informasi dan Komunikasi (Information and

Communication) menurut Committe of Sponsoring Organization

(COSO) .................................................................................................... 137

5. Pengklasifikasian Pemantauan (Monitoring) menurut Committe of

Sponsoring Organization (COSO) ........................................................... 138

6. Perbandingkan hasil deskripsi data dengan komponen pengendalian internal

menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO) ......................... 139

C. Pembahasan ................................................................................................ 169

BAB VI PENUTUP ....................................................................................................... 171

A. Kesimpulan ................................................................................................. 171

B. Keterbatasan Penelitian .............................................................................. 172

C. Saran ........................................................................................................... 172

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 174

LAMPIRAN................................................................................................................... 176


xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 5.1 Tabel Perbandingan dan Analisis Penerapan Pengendalian

Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Lingkungan

Pengendalian..........................................................................

142

Tavel 5.2 Tabel Perbandingan dan Analisis Penerapan Pengendalian

Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Penilaian

Risiko.....................................................................................

150


Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Aktivitas

Pengendalian..........................................................................

156


Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Informasi

dan Komunikasi ....................................................................

163


Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Aktivitas

Pengawasan...........................................................................

167


xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Daftar Pertanyaan Wawancara............................................ 177

Lampiran 2. Hasil checklist Penerapan Pengendalian Internal atas

Persediaan ..........................................................................

184

Lampiran 3. Surat Pesanan Obat............................................................. 199

Lampiran 4. Faktur Pembelian Obat ...................................................... 200

Lampiran 5 Invoice Local ..................................................................... 201

Lampiran 6. Daftar Pesanan Produk ....................................................... 202

Lampiran 7. Daftar Pesanan Produk (Lanjutan)...................................... 203

Lampiran 8. Faktur Penjualan ................................................................ 204

Lampiran 9. Surat Konfirmasi Retur Obat ............................................. 205

Lampiran 10. Formulir Pengembalian Barang Expired/Rusak.................. 206

Lampiran 11. Surat Pengembalian Obat .................................................. 207

Lampiran 12. Surat Penarikan Obat ......................................................... 208

Lampiran 13. Daftar Batch Number Recall .............................................. 209

Lampiran 14. Surat Pernyataan Tidak Mempunyai Stock Obat .............. 210

Lampiran 15. Sistem Penerimaan Persediaan Obat Rumah Sakit Umum

Pusat ..................................................................................

211

Lampiran 16. Kartu Stock Instalasi Farmasi ............................................ 212

Lampiran 17. Persediaan Obat ................................................................. 213

Lampiran 18. Tempat Penyimpanan Obat ................................................ 214

Lampiran 19. Kartu Stock menggunakan Sistem Rumah Sakit ................ 215

Lampiran 20. Laporan Persediaan Obat Pencatan pada Sistem ............... 216

Lampiran 21. Suhu Penyimpanan Obat ................................................... 217

Lampiran 22. Format Pengecekan Suhu ................................................... 218


xv

ABSTRAK

EVALUASI PENERAPAN PENGENDALIAN INTERNAL

PENGELOLAAN PERSEDIAAN OBAT MENURUT COMMITTEE OF

SPONSORING ORGANIZATION (COSO)

Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang


162114048

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2020

Penelitian ini bertujuan untuk menilai kesesuaian penerapan pengendalian

internal atas pengelolaan persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum

Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang sudah sesuai dengan standar yang ditinjau

dari komponen pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring

Organization (COSO). Penelitian ini menjadi penting dilakukan agar rumah sakit

dapat mengevaluasi pengendalian internal atas pengelolaan persediaan obat yang

telah diterapkan di Instalasi Farmasi RSUP Dr. Sitanala Tangerang. Dengan

pengendalian internal yang baik dapat mengatasi kecurangan atau kelemahan yang

akan terjadi.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus dengan pendekatan deskriptif

kualitatif yang dilakukan di Instalasi Farmasi RSUP Dr. Sitanala Tangerang.

Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara,

dokumentasi dan checklist. Teknik analisis data yang digunakan yaitu melakukan

analisis perbandingan menurut komponen COSO dengan pengendalian internal

yang terjadi di Instalasi Farmasi RSUP Dr. Sitanala Tangerang dengan melakukan

penilaian kesesuaian.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Instalasi Farmasi RSUP Dr.

Sitanala Tangerang telah menerapkan sebagian besar pengendalian internal atas

persediaan obat sesuai dengan pengendalian internal menurut COSO. Komponen

yang sudah sepenuhnya diterapkan yaitu Lingkungan Pengendalian, Penilaian

Risiko, Informasi dan Komunikasi, serta Aktivitas Pengawasan sehingga sesuai

dengan pengendalian menurut COSO. Sedangkan untuk Aktivitas Pengendalian

belum sepenuhnya diterapkan sehingga belum sesuai dengan COSO.

Kata kunci: Pengendalian internal, Persediaan obat, Committee of Sponsoring

Organization (COSO), Instalasi Farmasi


xvi

ABSTRACT

EVALUASI THE IMPLEMENTATION INTERNAL MEDICION

INVENTORY CONTROL BY SPONSORING ORGANIZATION

COMMITTEE (COSO)

Case Study at Dr. Sitanala Hospital Tangerang


162114048

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

This study aims to assess the suitability of internal control for drug supply

management at the Dr. Sitanala Tangerang is in accordance with the standards

reviewed from the internal control component according to the Sponsoring

Organization Committee (COSO). The research is important so that the hospital

has internal control over drug supplies that have been implemented in the

Pharmacy Installation of Dr. Sitanala Tangerang. Having good internal control,

fraud or weakness can be overcome.

This case study at Pharmacy Installation of Dr. Sitanala Tangerang

employs qualitative descriptive approach. The data are collected through

observation, interviews, documentation and checklists. Comparative analysis is

implemented to analyse the data according to the COSO components with internal

controls that occurred in the Dr. Sitanala Tangerang by conducting a conformity

assessment.

The results of this study indicated that the Pharmacy Installation of Dr.

Sitanala Tangerang had implemented most of the internal controls over the drug

supply in accordance with the internal controls according to COSO. Components

that had been fully implemented are the Control Environment, Risk Assessment,

Information and Communication, and Supervision Activities so that they were in

accordance with COSO controls. Meanwhile, Control Activities had not been

fully implemented so that they did not in accordance with COSO.

Keyword: Internal control, Drug supplies, Committee of Sponsoring Organization

(COSO), pharmaceutical installation.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada era sekarang ini begitu banyak jumlah rumah sakit yang tersebar di

seluruh Indonesia. Rumah sakit memang penting keberadaannya untuk setiap

daerah di Indonesia. Hal tersebut karena rumah sakit sudah menjadi

kebutuhan seluruh masyarakat. Rumah sakit harus dapat menunjukkan

keunggulannya agar dapat memberikan kemudahan kepada masyarakat dalam

memilih rumah sakit terbaik. Salah satu keunggulannya bisa dilihat dari segi

persediaan obat yang berkualitas. Mantan Direktur Rumah Sakit Umum

Daerah (RSUD) WZ. Johannes Kupang (2015) berpendapat bahwa

pendapatan terbesar dari rumah sakit berasal dari penjualan obat jika dihitung

dari selisih harga beli dengan harga jual. Selisih itu dapat dijadikan sebagai

pendapatan untuk menutupi biaya-biaya di rumah sakit. Oleh karena itu,

persediaan obat menjadi bagian terpenting bagi rumah sakit agar dapat

memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat.

Pada hal-hal tertentu pun obat menjadi salah satu penyebab selamatnya

seseorang, sehingga keberadaannya harus tersedia dengan tepat (Sabarguna

Boy, 2005:53). Semakin banyak jumlah obat yang tersedia di rumah sakit

akan semakin rentan juga terjadi kerusakan atau pencurian. Oleh karena itu,

perlu adanya pengendalian yang terstruktur dan berkelanjutan agar terhindar

dari segala bentuk penyimpangan dan kerusakan dalam pengelolaan aktivitas


2

rumah sakit yang mungkin terjadi serta untuk dari segala bentuk

penyimpangan dan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan

persediaan.

Persediaan obat yang ada di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum

Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang bertambah banyak jumlahnya

dikarenakan adanya perubahan dari rumah sakit khusus yang hanya

menyelenggarakan pelayanan kesehatan berdasarkan jenis penyakit tertentu

menjadi rumah sakit umum yang memberikan pelayanan kesehatan berbagai

jenis penyakit. Perubahan ini membuat rumah sakit harus melakukan

peninjauan kembali mengenai stock persediaan obat dan menyediakan

berbagai macam jenis obat untuk berbagai macam jenis penyakit agar tujuan

rumah sakit dapat tercapai. Jumlah persediaan obat yang semakin bertambah

banyak di rumah sakit ini menjadi sangat rentan terjadi kerusakan dan

pencurian. Peninjauan akan persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang sebelumnya juga sudah

dilakukan namun peninjauan tersebut hanya dilakukan pada saat

berlangsungnya stock opname. Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di

atas, peneliti tertarik untuk meneliti dengan judul “Evaluasi Penerapan

Pengendalian Internal Pengelolaan Persediaan Obat menurut Committee of

Sponzoring Organizatation (COSO) di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum

Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang”


3

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, rumusan masalah

dalam penelitian ini yaitu apakah penerapan pengendalian internal atas

pengelolaan persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) Dr. Sitanala Tangerang sudah sesuai dengan standar yang ditinjau

dari komponen pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring

Organization (COSO) ?

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan dari penelitian ini yaitu

untuk menilai kesesuaian penerapan pengendalian internal atas pengelolaan

persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr.

Sitanala Tangerang sudah sesuai dengan standar yang ditinjau dari komponen

pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring Organization

(COSO).

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan dan

pertimbangan bagi pihak instalasi farmasi rumah sakit mengenai

pengendalian internal atas persediaan obat yang telah dilakukan instalasi

farmasi dan menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO)

sehingga berguna untuk pengambilan kebijakan di masa mendatang demi


4

semakin efektif dan efisiennya pengelolaan persediaan obat di Instalasi

Farmasi RSUP Dr. Sitanala Tangerang.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini diharapkan dapat menambah koleksi kepustakaan

Universitas Sanata Dharma dan dapat dijadikan sebagai bahan referensi

mahasiswa dalam melakukan penelitian.

3. Bagi Penulis

Dengan penelitian ini penulis menjadi mengetahui secara langsung

mengenai pentingnya pengendalian internal atas persediaan obat di rumah

sakit guna mencapai efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan obat

serta penerapkan ilmu yang telah diterima selama mengikuti kegiatan

perkuliahan.

E. Sistematika Penulisan

Penulis penelitian ini dikelompokkan menjadi enam bab, yaitu

pendahuluan, bab landasan teori, bab metode penelitian, bab gambaran

umum Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang, bab pembahasan serta bab penutup.

Bab I : Pendahuluan

Bab ini menjelaskan latar belakang masalah, rumusan masalah,

tujuan penelitian, manfaat penelitian, serta sistematika penulisan.

Bab II : Landasan Teori


5

Bab ini menjelaskan secara rinci landasan teori yang digunakan

dalam penelitian ini. Bab ini meliputi landasan teori, tinjauan

penelitian terdahulu.

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini terdiri atas jenis penelitian, jenis dan sumber data, subjek

dan objek penelitian, tempat dan waktu penelitian, data yang

dicari, teknik pengumpulan data dan teknik analisis data.

Bab IV : Gambaran Umum Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Bab ini menjelaskan secara garis besar Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang seperti:

sejarah singkat rumah sakit, struktur organisasi, fasilitas rumah

sakit.

Bab V : Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini membahas tentang perbandingan pengendalian internal

pengelolaan persediaan obat yang dilakukan oleh instalasi farmasi

rumah sakit dan menurut standar Committee of Sponsoring

Organization (COSO).

Bab VI : Penutup

Bab ini terdiri dari kesimpulan serta saran dari penulisan

penelitian. Kesimpulan yaitu hasil-hasil analisis penelitian dan

pembahasan pada bab-bab sebelumnya. Dari kesimpulan tersebut

akan dikemukan saran untuk penelitian selanjutnya.


6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit

1. Pengertian Rumah Sakit

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72

Tahun 2016, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna

yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat

darurat.

2. Tujuan Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun

2009, tujuan didirikannya rumah sakit yaitu:

a. Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan

kesehatan.

b. Memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat,

lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit.

c. Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan rumah

sakit.

d. Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber

daya manusia rumah sakit, dan rumah sakit.

3. Tugas Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009

tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan


7

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan kesehatan

paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif,

kuratif, dan rehabilitatif.

Sedangkan menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No:

983/Menkes/SK/XI/1992, tugas rumah sakit umum adalah melaksanakan

upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan

mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang

dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan

pencegahan serta melaksanakan rujukan.

4. Fungsi Rumah Sakit

Baik rumah sakit pemerintah atau swasta sama mempunyai fungsi

pelayanan (Lumenta, 1985). Adapun fungsi tersebut adalah:

a. Fungsi Pelayanan Intramural

Fungsi pelayanan ini merupakan fungsi yang dilakukan dalam rumah

sakit itu sendiri seperti: pelayanan pengobatan, pelayanan

penyembuhan, pelayanan penginapan, pelayanan administratif.

b. Fungsi Pelayanan Ekstramural

Fungsi pelayanan yang dilakukan diluar rumah sakit, kegiatan

tersebut antara lain: program pelayanan gizi, program kesehatan

lingkungan, program Keluarga Berencana (KB), program khusus

kesehatan, program pemulihan kesehatan.

Fungsi rumah sakit menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor: 159 b/MEN. KES/PER/II/1998 adalah:


8

a. Menyediakan dan menyelenggarakan: pelayanan medis, pelayanan

penunjang medis, pelayanan perawatan, pelayanan rehabilitasi,

pencegahan dan peningkatan kesehatan.

b. Sebagai tempat dan atau latihan tenaga medis dan para perawat.

c. Sebagai tempat penelitian, pengembangan ilmu dan teknologi bidang

kesehatan.

5. Penggolongan Rumah Sakit


Tahun 2016, penggolongan rumah sakit terdiri dari:

a. Berdasarkan bentuk pelayanannya, rumah sakit dapat dibedakan

menjadi: (1) Rumah Sakit Umum (RSU), yaitu rumah sakit yang

memberikan pelayanan kesehatan semua jenis penyakit dari yang

bersifat dasar sampai spesialistik; (2) Rumah Sakit khusus (RSK),

yaitu rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

berdasarkan jenis penyakit tertentu atau disiplin ilmu.

b. Berdasarkan pemilik dan penyelenggaranya rumah sakit dapat

dibedakan atas: (1) Rumah sakit pemerintah, rumah sakit pemerintah

diselenggarakan oleh: Departemen kesehatan, pemerintah daerah,

ABRI, departemen lainnya seperti BUMN; (2) Rumah sakit swasta.


9

6. Organisasi Rumah Sakit

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:

159b/MENKES/PER II/2016 Pasal 10, adalah sebagai berikut:

a. Organisasi Rumah Sakit terdiri: Unsur Pimpinan, Pembantu

Pimpinan, Pelaksanaan Tugas Pokok, dan Unsur Penunjang

Pelaksanaan Tugas Pokok.

b. Rumah sakit dipimpin oleh seorang Direktur dan dibantu oleh Wakil

Direktur menurut kebutuhan.

c. Direktur Rumah Sakit adalah seorang dokter.

Pasal 11:

a. Rumah sakit mempunyai Dewan Penyantun dan Tim Medis.

b. Dewan Penyantun bertugas memberi saran atau nasihat kepada

Direktur Rumah Sakit dalam rangka merencanakan, merumuskan,

membimbing dan mengawasi program serta kebijaksanaan umum.

c. Tim medis bertugas memberi nasihat kepada Direktur tentang etik,

mutu dan pengembangan pelayanan.

d. Kedudukan, tugas, fungsi dan keanggotaan Dewan Penyantun dan

Tim Medis ditetapkan dengan keputusan sendiri.

7. Bangunan, Peralatan, Perlengkapan dan Obat-obatan

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:

159b/MENKES/PER/II/2016 Pasal 19:

a. Setiap rumah sakit harus mempunyai ruangan untuk

menyelenggarakan pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat,


10

penunjangan medis dan non medis sesuai kemampuan pelayanan

medik.

b. Standarisasi perawatan medis dan non medis, ditetapkan oleh

Menteri Kesehatan.

Pasal 21:

a. Setiap rumah sakit harus mempunyai pelayanan medik dan non

medik sesuai dengan kemampuan pelayanan medik yang ada.

b. Pengadaan perlengkapan tersebut pada ayat (1) disesuaikan dengan

kebutuhan rumah sakit.

Pasal 22

Setiap rumah sakit harus menyediakan berbagai jenis dan bahan obat-

obatan sekurang-kurangnya sama dengan yang ditentukan dalam Daftar

Obat Esensial Nasional (DOEN).

B. Persediaan

1. Pengertian persediaan

Menurut Standar Akuntansi Keuangan (PSAK: No. 14, hal 14.2 s/d

14.2-IAI, 2015), persediaan adalah asset:

a. Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa

b. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut

c. Dalam bentuk bahan atau kelengkapan untuk digunakan dalam proses

atau pemberian jasa

Menurut Warren et al. (2015: 440), persediaan digunakan untuk

mengindikasikan barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual


11

dalam operasi bisnis perusahaan, dan bahan yang digunakan dalam

proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.

2. Pengertian Sediaan Farmasi

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di rumah sakit pasal 1 ayat 1, sediaan farmasi adalah obat,

bahan obat tradisional, dan komestika.

3. Arti penting persediaan

Persediaan memberikan pengaruh terhadap laporan keuangan

perusahaan yaitu neraca dan laporan laba rugi. Persediaan menjadi sangat

penting karena persediaan merupakan bagian yang paling material dari

keseluruhan aktiva lancar yang dimiliki perusahaan.

Menurut Ballau (2004: 406) dalam Mu‟minin (2015), terdapat

beberapa alasan diadakannya persediaan berkaitan dengan pelayanan

konsumen atau untuk meminimalkan biaya yang secara tidak langsung

dihasilkan dari usaha memuaskan pelanggan. Maksud dari pernyataan

tersebut dipaparkan sebagai berikut:

a. Memberikan pelayanan yang baik untuk pelanggan

b. Pengelolaan dan pengendalian persediaan yang baik dan memadai

akan berpengaruh meningkatkan penjualan

c. Dapat mengurangi biaya operasional. Operasional ekonomis akan

memberikan harga yang lebih murah sehingga akan meningkatkan

kepuasan pelanggan yang diikuti dengan peningkatan penjualan.


12

4. Tujuan Pemeriksaan Persediaan

Menurut Agoes (2012: 229-232), persediaan perlu adanya

pemeriksaan yang berguna untuk:

a. Memeriksa apakah terdapat internal control yang cukup baik atas

persediaan. Beberapa ciri internal control yang baik atas persediaan

adalah:

1. Adanya pemisahan tugas dan tanggungjawab (segregationof

dutie) antara bagian pembelian, penerimaan barang, gudang,

akuntansi dan keuangan.

2. Digunakannya formulir-formulir yang bernomor urut tercetak

(prenumber), seperti: permintaan pembelian (purchase

requisition), order pembelian (purchase order), surat jalan

(delivery order), laporan penerimaan barang (receiving report),

oerder penjualan (sales order), faktur penjualan (sales invoice).

3. Untuk membeli dalam jumlah besar dilakukan melalui tender.

4. Adanya sistem otorisasi, baik untuk pembelian, penjualan,

penerimaan kas/bank, maupun pengeluaran kas/bank.

5. Digunakannya anggaran (bugdet) untuk pembelian, produksi,

penjualan, dan penerimaan serta pengeluaran kas.

6. Pemesanan barang dilakukan dengan memperhitungkan economic

order quantity dan iron stock.


13

7. Digunakannya perpetual inventory system dan stock card,

terutama di perusahaan yang nilai persediaan per jenisnya cukup

material.

b. Memeriksa apakah persediaan yang tercantum di neraca betul-betul

ada dan dimiliki oleh perusahaan pada tanggal neraca.

c. Memeriksa apakah metode penilaian persediaan (valuation) sesuai

dengan standar akuntansi keuangan di Indonesia (SAK/ ETAP/ IFRS).

Pada umumnya persediaan dinilai berdasarkan harga perolehan

(acquisition cost), dalam hal ini bisa dipilih metode FIFO, LIFO atau

AVERAGE COST.

d. Memeriksa apakah sistem pencatatan persediaan sesuai dengan

standar akuntansi keuangan di Indonesia (SAK/ ETAP/ IFRS).

Ada dua sistem pencatatan persediaan yang biasa digunakan, yaitu

perpetual system dan physical (periodical) system. Dalam perpetual

system, setiap ada pembelian, perkiraan persediaan akan dicatat

didebit, setiap ada penjualan, perkiraan persediaan akan dikredit. Jika

digunakan physical system, perkiraan persediaan tidak pernah didebit

waktu pembelian dan tidak pernah dikredit waktu ada penjualan.

Karena itu jika perusahaan akan ingin mengetahui berapa saldo

persediaan pada akhir periode, harus dilakukan stock opname

(perhitungan fisik persediaan).

e. Memeriksa apakah terhadap barang-barang yang rusak (detective),

bergerak lambat (slow moving), dan ketinggalan mode (absolescence)


14

sudah dibuatkan allowance yang cukup. Barang-barang tersebut tidak

mungkin akan dijual dengan harga normal, supaya bisa terjual harus

dijual dengan harga obral yang umumnya lebih rendah dari harga

perolehannya. Karena itu harus dibuatkan allowance dalam jumlah

yang cukup, dalam arti tidak terlalu kecil (karena akan mengakibatkan

laba terlalu besar) dan tidak terlalu besar (akan mengakibatkan laba

terlalu kecil).

f. Mengetahui apakah ada persediaan yang dijadikan jaminan kredit.

Salah satu bentuk barang jaminan dari kredit yang diperoleh dari bank

adalah persediaan. Jika ada persediaan yang dijadikan jaminan, hal ini

harus diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan.

g. Mengetahui apakah persediaan diasuransikan dengan nilai yang

pertanggungan yang cukup.

Persediaan harus diasuransikan, sehingga seandainya terjadi

kebakaran, bisa diperoleh ganti rugi. Perusahaan bisa terhindar dari

kerugian karena kebakaran tersebut.

h. Mengetahui apakah ada perjanjian pembelian/ penjualan persediaan

(purchase/ sales commitment) yang mempunyai pengaruh yang besar

terhadap laporan keuangan.

i. Memeriksa apakah penyajian persediaan dalam laporan keuangan

sudah sesuai dengan standar akuntansi di Indonesia (SAK/ ETAP/

IFRS).


15

Sistem pencatatan persediaan yang digunakan perusahaan dan metode

penilaian persediaan yang digunakan perusahaan, apakah sudah

diterapkan lower of cost or marker atas persediaan tersebut.

5. Tujuan Pengelolaan Persediaan

Menurut Ristono (2013: 4-5), tujuan pengendalian persediaan adalah

sebagai berikut:

a. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan

cepat (memuaskan konsumen).

b. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan

tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan

terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan alasan:

1) Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka

sehingga sulit untuk diperoleh.

2) Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang

dipesan.

c. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan

dan laba perusahaan.

d. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena

dapat mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar.

e. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-

besaran, karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar.


16

6. Pengelolaan Persediaan

Menurut Wilson dan Campbell (2001: 428), pengelolaan persediaan

secara luas meliputi pengarahan arus dan penanganan barang secara wajar

mulai dari penerimaan sampai pergudangan dan penyimpanan menjadi

barang dalam pengelolaan dan barang jadi sampai berada di tangan

pelanggan.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur

pengelolaan persediaan terdiri dari:

a. Prosedur Pesanan Pembeliaan

Biasanya dilakukan oleh departemen pembelian yang dipimpin

oleh kepala pembelian umum. Dalam keadaan apapun prosedur

sistematis harus dinyatakan dalam bentuk tertulis untuk menetapkan

tanggungjawab dan untuk memberi informasi yang lengkap mengenai

penggunaan seluruh barang yang diterima.

b. Prosedur Penerimaan Persediaan

Kegiatan dalam prosedur penerimaan persediaan barang dagangan

adalah penangangan fisik atas persediaan barang dagangan yang

diterima dan mengirimkannya kepada bagian gudang. Jenis dan

kuantitas barang yang diterima harus diverifikasi secara hati-hati.

Verifikasi ini dalam perusahaan besar dilakukan dua kali, pertama

pada waktu barang diterima oleh bagian penerimaan dan yang kedua

pada waktu barang diterima oleh bagian gudang untuk disimpan.


17

c. Prosedur Penyimpanan Persediaan

Prosedur penyimpanan barang dimulai dari penerimaan barang dari

departemen penerimaan yang dilampirkan dengan laporan penerimaan

yang diteruskan ke gudang. Tujuan penyimpanan barang di gudang

adalah untuk mencegah dan mengurangi kerugian yang timbul akibat

pencurian dan kerusakan barang. Yang bertanggung jawab disini

adalah kepala gudang, artinya barang harus disimpan dalam gudang

agar tetap terjaga baik kualitasnya maupun kuantitasnya. Persediaan

barang yang ada digudang harus dikelompokan menurut jenis, ukuran

dan sifat sehingga akan memudahkan bila diperlukan.

d. Prosedur Pengeluaran Persediaan

Kepala gudang sebagai pejabat bagian penyimpanan biasanya

menerima instruksi tertulis didalamnya tercantum ketentuan mengenai

pengeluaran barang yaitu bahwa barang hanya boleh dikeluarkan

berdasarkan instruksi dari pejabat yang berwenang atau berdasarkan

bon permintaan barang dari bagian yang memerlukan barang tersebut.

Kepala gudang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengeluaran

barang maupun kelengkapan dokumen yang menyertainya. Surat

permintaan barang merupakan dokumen permintaan barang yang

ditujukan kepada bagian gudang agar mengeluarkan dan mengangkat

barang ke tempat yang telah ditentukan dan menyerahkan kepada

personil yang mengajukan dengan prosedur yang sesuai. Bagian

gudang kemudian mengeluarkan bukti pengeluaran barang yang


18

didistribusikan kepada bagian akuntansi, bagian yang meminta

pengeluaran barang, serta arsip untuk bagian gudang sendiri.

7. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan

Menurut Mulyadi (2010: 553), terdiri beberapa fungsi dalam sistem

akuntansi persediaan yaitu

a. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab penuh dalam semua kegiatan

penyimpanan barang persediaan di gudang dan fungsi gudang juga

bertanggung jawab pada sistem perhitungan fisik dimana fungsi

gudang harus melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang

dicatat pada kartu gudang berdasarkan hasil fisik persediaan.

b. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab terhadap persediaan barang

yang sudah menipis atau hampir habis kepada supplier.

c. Fungsi Penerimaan Barang

Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas, dan kuantitas barang yang

diterima dari supplier. Selain itu fungsi penerimaan barang juga

bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang

diterima dari retur pembeli.


19

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi mempunyai tugas untuk mencatat keluar masuknya

uang dan fungsi pencatat masih tidaknya persediaan. Di dalam sistem

perhitungan fisik, fungsi akuntansi juga bertanggung jawab dalam:

1. Mencatat harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam

daftar hasil perhitungan.

2. Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum

dalam daftar hasil perhitungan fisik.

3. Melakukan pencatatan harga pokok total dalam daftar hasil

perhitungan fisik.

4. Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan

data hasil perhitungan fisik persediaan.

5. Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian dan

persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan

fisik persediaan.

e. Fungsi Perhitungan Fisik Persediaan

Fungsi perhitungan fisik persediaan melakukan tugasnya sebagai

perhitungan fisik persediaan dan memberikan hasil perhitungannya

tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk nantinya digunakan

sebagai penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu

persediaan.


20

8. Dokumen Siklus Akuntansi Persediaan

Menurut Mulyadi (2010: 553), dokumen-dokumen yang digunakan

dalam sistem akuntansi persediaan yaitu:

a. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan suatu formulir yang diisi oleh fungsi

gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi

pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu.

Surat ini dibuat rangkap dua lembar setiap terdapat permintaan, satu

lembar digunakan untuk fungsi pembelian sedangkan tembusannya

digunakan untuk arsip dari fungsi yang meminta barang.

b. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian yang benar.

c. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih.

d. Laporan Penerimaan Barang

Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian

gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari

pemasok ke kartu gudang.


21

e. Laporan Pengiriman Barang

Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian

gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali

kepada pemasok ke dalam kartu gudang.

f. Memo Debit

Dokumen yang digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk

mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan

kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.

g. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat

pengeluaran barang gudang.

h. Bukti Pengembalian Barang Gudang

Digunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pencatatan

tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Selain itu, juga

dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan

kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan,

untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya dan untuk

mencatat pengembalian barang ke dalam jurnal umum.

i. Kartu Perhitungan Fisik

Kartu ini digunakan untuk melakukan perekaman atau pencatatan

hasil perhitungan fisik dari persediaan.


22

j. Daftar Hasil Perhitungan Fisik

Daftar ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam ke

bagian dari kartu persediaan fisik.

k. Bukti Memorial

Bukti ini digunakan untuk membuktikan penyesuaian rekening

persediaan sebagai akibat dari transaksi tertentu atau adanya

perhitungan ulang fisik persediaan.

C. Pengendalian dan Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian

Menurut Warren et al. (2015: 453), pengendalian dilakukan untuk

melindungi persediaan melibatkan pembentukan dan penggunaan tenaga

keamanan untuk mencegah kerusakan persediaan atau pencurian oleh

karyawan. Menurut Mulyadi (2007: 770), pengendalian adalah usaha

untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang diharapkan.

2. Pengertian Pengendalian Internal

Menurut Committee of Sponzoring Organizatation (COSO) (2013),

pengendalian internal adalah suatu proses yang dilakukan oleh dewan

direksi, manajemen dan personal lainnya, yang dirancang untuk memberi

keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan yang berkaitan dengan

operasi (operation) , pelaporan (repoting) , dan kepatuhan (compliance).

Menurut Tuanakotta (2013: 352), menjelaskan bahwa pengendalian

internal adalah proses kebijakan dan prosedur yang dirancang oleh

manajemen untuk memastikan pelaporan keuangan yang andal dan


23

pembuatan laporan keuangan sesuai dengan kerangka akuntansi yang

berlaku.

3. Tujuan Pengendalian Internal

Menurut Hery (2014: 160), Tujuan dari pengendalian internal tidak

lain adalah untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa:

a. Aset yang dimiliki oleh perusahaan telah diamankan sebagaimana

mestinya dan hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan semata,

bukan untuk kepentingan individu (perorangan) tertentu. Pengendalian

internal diterapkan agar seluruh aset perusahaan dapat terlindungi

dengan baik dari tindakan penyelewengan, pencurian, dan

penyalahgunaan yang tidak sesuai dengan wewenangnya dan

kepentingan perusahaan.

b. Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat

diandalkan. Ini dilakukan dengan cara memperkecil resiko baik atas

salah saji laporan keuangan yang disengaja (kecurangan) maupun

yang tidak disengaja (kelalaian).

c. Karyawan telah mentaati hukum dan peraturan.

Menurut Tuanakotta (2013: 127), tujuan pengendalian internal

secara garis besar dapat dibagi dalam empat kelompok, sebagai berikut:

a. Strategis, sasaran-sasaran utama (high-level goals) yang mendukung

misi entitas.

b. Pelaporan keuangan (pengendalian internal atas pelaporan keuangan).

c. Operasi (pengendalian operasional atau operational controls).


24

d. Kepatuhan terhadap hukum dan ketentuan perundang-undangan.

Menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO) (2013),

tujuan pengendalian yaitu:

a. Tujuan Operasi

Tujuan ini berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi operasi entitas

termasuk tujuan kinerja operasional dan keuangan dan menjaga aset

terhadap kerugian.

b. Tujuan Pelaporan

Tujuan ini berkaitan dengan pelaporan keuangan dan pelaporan non

keuangan, untuk internal maupun eksternal yang mencakup

keandalan, ketepatan waktu, transparansi atau persyaratan lain yang

ditetapkan oleh regulator, persyaratan yang diakui pembuat standar

atau kebijakan entitas itu sendiri.

c. Tujuan Kepatuhan

Tujuan ini berhubungan dengan kepatuhan terhadap hukum dan

peraturan yang mana entitas tunduk.

4. Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2016: 130-135), pengendalian internal suatu

perusahaan terdiri dari empat unsur pokok yaitu:

a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional

Secara Tegas

Struktur organisasi merupakan kerangka (framework)

pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi


25

yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok

perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi

didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari

fungsi akuntansi

Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang

untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan dalam

perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang

memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang

untuk menyimpan aset perusahaan. Fungsi akuntansi adalah

fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa

keuangan perusahaan.

2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi

Pemisahan tanggung jawab fungsional dilakukan untuk

membagi berbagai tahap transaksi tersebut ke tangan manajer

berbagai unit organisasi yang dibentuk, sehingga semua tahap

transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja.

Dengan demikian dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat

internal check diantara unit organisasi pelaksana.


26

b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan

Perlindungan yang Cukup terhadap Aset, Utang, Pendapatan, dan

Beban

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar

otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui

terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus

dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi

atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang

digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk

memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh

karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna

mengawasi pelaksanaan otorisasi.

Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai

sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam pencatatan

akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang

direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan

tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian

sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan

yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat

dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan

yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat

dipercaya mengenai aset, utang, pendapatan, dan beban suatu

organisasi.


27

c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap

Unit Organisasi

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang

dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana

dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik

yang sehat dalam pelaksanaannya. Praktik yang sehat adalah setiap

pegawai dalam perusahaan, melakukan tugas sesuai dengan

wewenang serta prosedur yang telah ditetapkan serta karyawan yang

mutunya sesuai dengan tanggung jawab.

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan

dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

1. Penggunaan formulir bernomor urut terletak yang pemakaiannya

harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. Formulir

merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya

transaksi sehingga pengendalian pemakaiannya dengan

menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan

pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan

mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu

kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak

teratur. Hal ini akan membuat karyawan melaksanakan tugasnya

sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.


28

3. Setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir

oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur

tangan dari orang atau unit organisasi lain. Sehingga terjadi

internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi

yang terkait.

4. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang

diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat

dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan

diantara mereka dapat dihindari.

5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang

menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang

bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain,

sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang

bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang

menggantikan tersebut.

6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan

pencatatannya. Hal ini dilakukan untuk menjaga aset organisasi

dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya,

secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi

antara aset secara fisik dengan catatan akuntansi atas aset

tersebut.


29

7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian yang lain. Unit

organisasi ini disebut Satuan Pengawas Interen atau Staff

Pemeriksa Intern (SPI).

d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya

Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan

prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk

mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada

manusia yang melaksanakannya. Untuk mendapat karyawan yang

kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut dapat

ditempuh:

1. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dianut

oleh pekerjaannya

Manajemen harus menganalisis jabatan yang ada di dalam

perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh

calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.

2. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.

5. Komponen Pengendalian Internal

Menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO) (2013),

pengendalian internal mempunyai lima komponen yaitu:


30

a. Lingkungan Pengendalian (control environment)

Lingkungan pengendalian adalah menetapkan suasana suatu

organisasi, yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari

orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari

semua komponen pengendalian internal lainnya, yang menyediakan

disiplin dan struktur. Dalam Committee of Sponzoring Organization

(COSO) (2013), terdapat elemen komponen yang berkaitan dengan

lingkungan pengendalian antara lain:

i. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), integritas

adalah sifat, mutu dan keadaan yang menggambarkan suatu

kesatuan yang utuh, sehingga mempunyai potensi dan

kemampuan yang selalu memancarkan kejujuran dan

kewibawaan.

Menurut Arrens, dkk. (2008: 377), integritas dan nilai-nilai

etis adalah produk dari standar etika dan perilaku entitas, serta

bagaimana standar itu dikomunikasikan dan menghilangkan atau

mengurangi dorongan godaan yang mungkin membuat

karyawan melakukan tindakan tidak jujur, ilegal atau tidak etis.

Ini juga meliputi pengkomunikasian nilai-nilai entitas dan

standar perilaku kepada para karyawan melalui pernyataan

kebijakan, kode perilaku, dan teladan.


31

Menurut Hayes, dkk. ( 2017: 272), Integritas dan nilai-nilai

etika dari pihak-pihak yang membuat, mengurus dan memantau

pengendalian menentukan tingkat efektivitasnya. Komunikasi

atas integritas dan nilai-nilai etika perusahaan kepada para

karyawan dan upaya penguatannya dalam praktik memengaruhi

bagaimana cara para karyawan memandang pekerjaannya.

Pemberian contoh yang baik tidak cukup. Manajemen puncak

harus mengomunikasikan standar perilaku dan nilai-nilai entitas

kepada para karyawan secara verbal.

Menurut Boyton, dkk. (2003: 380) dalam rangka

menekankan pentingnya integritas dan nilai etika di antara

semua personil dalam organisasi CEO dan anggota manajemen

puncak lainnya harus:

a) Menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan

integritas dan mempraktikkan standar yang tinggi dari

perilaku etis.

b) Mengkomunikasikan kepada semua karyawan, baik secara

verbal maupun melalui pernyataan kebijakan tertulis dan

kode etik yang perilaku, bahwa hal yang sama diharapkan

dari mereka, bahwa setiap karyawan memiliki tanggung

jawab untuk melaporkan pelanggaran yang ia ketahui atau

yang mungkin akan terjadi kepada tingkat yang lebih tinggi


32

dalam organisasi, dan bahwa pelanggaran akan dikenai

denda.

c) Memberikan bimbingan moral kepada karyawan yang

memiliki latar belakang moral kurang baik yang telah

mengakibatkan mereka tidak mempedulikan mana yang

baik dan yang buruk.

d) Mengurangi atau menghilangkan insentif dan godaan yang

dapat mengarahkan individu untuk melakukan tindakan

yang tidak jujur, melawan hukum, atau tidak etis. Contoh

insentif untuk perilaku hasil jangka pendek atau berusaha

untuk memenuhi target kinerja yang tidak realitis, dan

bonus serta rencana pembagian laba dengan syarat bahwa

hilangnya pengendalian yang diperlukan akan mendorong

pelaporan keuangan yang curang. Contoh godaaan termasuk

hilangnya faktor penting lain dalam lingkungan

pengendalian seperti dewan direksi yang tidak efektif atau

kurangnya kejelasan dalam memberikan wewenang dan

tanggung jawab.

ii. Komitmen pada Kompetensi

Menurut Arrens, dkk. (2008: 377), kompetensi adalah

pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk

menyelesaikan tugas mendefinisikan pekerjaan seseorang.

Komitmen pada kompetensi meliputi pertimbangan manajemen


33

tentang tingkat kompetensi bagi pekerjaan tertentu, dan

bagaimana tingkatan tersebut diterjemahkan menjadi

keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan.

Menurut Hayes, dkk. (2017: 74), kompetensi adalah

pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk

menyelesaikan tugas-tugas yang dijelaskan pada masing-masing

pekerjaan. Manajemen perlu menentukan beberapa tingkat

kompetensi untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu dan memastikan

bahwa karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut memiliki

pelatihan, pengalaman, dan inteligensi yang diperlukan.

iii. Partisipasi dari pihak-pihak yang bertanggung jawab atas tata

kelola

Menurut Hayes, dkk. (2017: 274), partisipasi dari pihak-

pihak yang bertanggung jawab atas tata kelola, khususnya

dewan direksi dan komite audit entitas, sangat berpengaruh pada

lingkungan pengendalian dan „tekanan dari atasan‟. Tanggung

jawab memandu dan mengawasi berasal dari dewan direksi yang

aktif dan terlibat, yang memiliki tingkat pengelolaan, keahlian

teknis dan keahlian lainnya yang tepat menjadi hal yang penting

bagi pengendalian internal yang efektif. Oleh karena dewan

direksi harus siap untuk menanyakan dan mengamati aktivitas

manajemen, memberikan pandangan lain, dan memiliki

keberanian untuk bertindak jika berhadapan dengan pelanggaran


34

yang jelas, suatu hal yang penting bahwa dewan direksi

setidaknya terdiri atas para direktur (non-eksekutif) yang

independen dalam jumlah yang cukup banyak.

Sebagai contoh, Sarbanes-Oxley Act mensyaratkan bahwa

anggota-anggota komite audit harus independen. Dalam upaya

untuk dianggap independen, anggota komite audit tidak

diperkenankan menerima imbalan jasa dari setiap jasa

konsultasi, nasihat atau imbalan jasa kompensasi dari

perusahaan yang dikelola atau terafiliasi dengan setiap anak

perusahaan.

iv. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen

Menurut Hayes, dkk (2017: 275), filosofi dan gaya

manajemen adalah sikap manajemen tentang, dan pendekatan

terhadap, pelaporan keuangan, masalah-masalah akuntansi, serta

untuk mengambil dan mengelola risiko bisnis (business risk).

Contoh yang ditetapkan oleh manajemen puncak dan dewan

direksi memberikan sinyal yang jelas kepada para karyawan

terkait kultur perusahaan dan tentang pentingnya pengendalian.

Secara khusus, CEO memainkan peranan utama dalam

menentukan apakah para bawahan memutuskan untuk

mematuhi, melanggar, atau mengabaikan sejumlah peraturan

perusahaan, dan jenis risiko bisnis yang diterima.


35

v. Struktur Organisasi

Menurut Hayes, dkk. (2017: 275), struktur organisasi

entitas memberikan kerangka kerja dalam aktivitas bisnis yang

direncanakan, dilakukan, dikendalikan, dan dipantau.

Pertimbangan-pertimbangan penting diantaranya kejelasan garis

otoritas dan tanggung jawab; tingkat yang mana sejumlah

kebijakan dan prosedur ditetapkan; kepatuhan terhadap sejumlah

kebijakan dan prosedur tersebut; supervise dan pemantauan

yang memadai atas aktivitas operasi yang terdesentralisasi; serta

ketepatan struktur organisasi atas ukuran dan kompleksitas

entitas. Dengan memahami struktur organisasi entitas, auditor

dapat mengetahui mengenai manajemen dan elemen fungsional

dari bisnis, serta bagaimana kebijakan pengendalian akan

dilakukan.

Menurut Boyton, dkk. (2003: 328), struktur organisasi

berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk

memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja

menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan

pemantauan aktivitas suatu perusahaan. Struktur organisasi

entitas biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi

yang harus secara akurat merefleksikan garis wewenang dan

hubungan pelaporan.


36

vi. Pemberian Otoritas dan Tanggung Jawab

Menurut Boynton, dkk. (2003: 382), penetapan wewenang

dan tanggung jawab merupakan perpanjangan dari

pengembangan suatu struktur organisasi. Wewenang dan

tanggung jawab mencakup penjelasan-penjelasan mengenai

bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab

untuk semua aktivitas entitas dibebankan, dan harus

memungkinkan setiap individu mengetahui:

a) Bagaimana tindakannya saling berhubungan dengan

individu lainnya dalam memberikan kontribusi terhadap

pencapaian tujuan entitas.

b) Setiap individu akan bertanggung jawab atas hal apa.

Faktor ini juga mencakup kebijakan berkenaan dengan praktik

bisnis yang sesuai, pengetahuan dan pengalaman personil

kunci, dan sumber daya yang tersedia untuk melaksanakan

tugas. (Boynton, dkk. 2003)

vii. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia

Menurut Hayes, dkk. (2017: 277), elemen komponen

lingkungan pengendalian yang paling penting adalah personil,

itu sebabnya sejumlah kebijakan dan praktik sumber daya

manusia merupakan hal yang penting. Dengan para karyawan

yang kompeten dan dapat dipercaya, kelemahan dalam

pengendalian lainnya dapat diimbangi dan laporan keuangan


37

yang reliabel masih mungkin dihasilkan. Orang-orang yang jujur

dan efisien dapat berkinerja sangat baik, bahkan saat terdapat

beberapa pengendalian lain yang mendukungnya.

Perusahaan harus berhati-hati dalam perekrutan, orientasi,

pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi, dan

tindakan perbaikan. Praktik-praktik perekrutan mencakup

sejumlah wawancara terkait pekerjaan, serta pengumpulan bukti

terkait integritas dan perilaku beretika secara formal dan

mendalam agar dapat merekrut para karyawan yang berkualitas

tinggi. Pelatihan meningkatkan keterampilan teknis karyawan

dan mengkomunikasikan peranan prospektifnya di perusahaan.

Rotasi dan promosi personil yang didorong oleh penilaian

kinerja secara periodik menunjukkan komitmen entitas terhadap

orang-orang yang berada di dalamnya. Program kompensasi

yang kompetitif mencakup insentif bonus agar dapat memotivasi

dan memperkuat kinerja yang luar biasa. Tindakan penegakan

disiplin menegaskan bahwa pelanggaran-pelanggaran atas

perilaku yang diharapkan tidak dapat ditoleransi.

b. Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Menurut Boynton, dkk. (2001: 374), penilaian risiko merupakan

pengidentifikasian dan analisis entitas mengenai risiko yang relevan

terhadap pencapaian tujuan entitas, yang membentuk suatu dasar

mengenai bagaimana risiko harus dikelola.


38

Menurut Hayes, dkk. (2017: 281), seluruh komponen

pengendalian internal seharusnya dinilai untuk risiko, mulai dari

lingkungan pengendalian sampai pemantauan. Manajemen menilai

risiko sebagai bagian dari merancang dan mengoperasikan sistem

pengendalian internal untuk meminimalkan sejumlah kesalahan dan

penyimpangan.

Setiap entitas menghadapi berbagai risiko dari sumber eksternal

maupun internal risiko didefinisikan sebagai kemungkinan suatu

peristiwa yang akan terjadi dan mempengaruhi pencapaian tujuan.

Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan berulang untuk

mengidentifikasi dan menilai risiko terhadap pencapaian tujuan.

Risiko terhadap pencapaian tujuan dianggap relatif atau tergantung

pada toleransi risiko yang ditetapkan entitas. Dengan demikian,

penilaian risiko membentuk dasar untuk menentukan bagaimana

risiko akan dikelola.

Menurut Hery (2019: 137), auditor dapat mengetahui proses

penilaian risiko yang dilakukan manajemen melalui penggunaan

kuisioner atau diskusi dengan manajemen terkait untuk menentukan

bagaimana manajemen klien mengidentifikasi risiko-risiko yang

terkait dengan pelaporan keuangan, mengevaluasi signifikansi dan

kemungkinan terjadinya risiko tersebut, serta untuk memutuskan

tindakan apa yang harus diambil untuk mengatasi risiko yang

muncul.


39

Menurut Prof. Dr. Abdul (2008: 213), risiko dapat timbul atau

berubah karena keadaan berikut ini:

1. Perubahaan dalam lingkungan operasi

2. Personil baru

3. Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki

4. Teknologi baru

5. Lini produk, produk, atau aktivitas baru

6. Restrukturisasi korporasi

7. Operasi luar negeri

8. Standar akuntansi baru

Dalam Committee of Sponsoring Organization (COSO)

(2013), terdapat elemen komponen yang berkaitan dengan

penilaian risiko antara lain:

i. Menentukan tujuan

Organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup

untuk memungkinkan identifikasi dan penilaian risiko.

ii. Mengidentifikasi dan menganalisis risiko

Organisasi mengidentifikasi risiko berkaitan dengan

pencapaian tujuan di seluruh entitas dan menganalisa risiko

sebagai dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus

dikelola.


40

iii. Menilai risiko fraud

Organisasi mempertimbangkan potensi terjadinya fraud dalam

menilai risiko terhadap pencapaian tujuan.

iv. Mengidentifikasi dan menganalisis perubahan signifikan

Organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan yang dapat

mempengaruhi sistem pengendalian internal secara signifikan.

c. Aktivitas Pengendalian (control activities)

Aktivitas pengendalian adalah tindakan yang ditetapkan melalui

kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan arahan

manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan.

Aktivitas pengendalian dilakukan disemua tingkat entitas, pada

berbagai tahan dalam proses bisnis, dan pada lingkungan teknologi.

Aktivitas pengendalian bersifat preventif atau detektif dan dapat

mencakup berbagai kegiatan manual maupun otomatis, seperti

otorisasi dan persetujuan, verifikasi, rekonsiliasi, dan ulasan kinerja

bisnis. Dalam Committee of Sponsoring Organization (COSO)

(2013), terdapat prosedur-prosedur yang berkaitan dengan aktivitas

pengendalian antara lain:

1. Reviu Kinerja

Menurut Hayes, dkk (2017: 287), reviu kinerja (performance

review) adalah pemeriksaan independen atas kinerja oleh pihak

ketiga yang tidak terlibat secara langsung dalam aktivitas ini.

Aktivitas pengendalian ini terkadang disebut sebagai verifikasi


41

internal, yang mana termasuk sejumlah reviu dan analisis atas

kinerja aktual versus anggaran, ramalan dan kinerja periode

sebelumnya. Contoh pemeriksaan yang dapat dilakukan

sewaktu-waktu, yakni dengan menarik kartu jam kerja di awal

shift dan memperhatikan setiap orang yang memasukkan kartu

tersebut ke dalam mesin untuk menunjukkan kehadirannya.

2. Pemrosesan Informasi

Menurut Hayes, dkk (2017: 287), prosedur-prosedur

pengendalian terkait pemrosesan informasi merupakan

pengendalian-pengendalian yang dilakukan untuk memastikan

akurasi masukan dan pemrosesan, dokumen dan catatan yang

memadai, dan pengendalian aplikasi komputer. Pengendalian

aplikasi adalah pengendalian-pengendalian yang berlaku untuk

aplikasi-aplikasi yang memulai, mencatat, memproses, dan

melaporkan sejumlah transaksi bukan sistem komputerisasi

secara umum.

Perangkat pengendalian yang paling banyak digunakan

adalah penggunaan nomor seri pada laporan keuangan dan

anggaran. Nomor seri memberikan pengendalian atas jumlah

dokumen yang diterbitkan. Dokumen harus segera dicatat

karena lamanya periode waktu di antara transaksi dan

pencatatan meningkatkan kemungkinan salah saji. Pengendalian

otorisasi atas sistem informasi yang dipertimbangkan sebagai


42

pengendalian otorisasi daripada pengendalian pemrosesan

informasi disebut sebagai pengendalian umum.

Pengendalian umum adalah sejumlah kebijakan dan

prosedur yang berkaitan dengan banyak aplikasi dan mendukung

fungsi pengendalian aplikasi yang efektif membantu

memastikan keberlanjutan aktivitas operasi yang tepat atas

sistem informasi. Pengendalian umum mencakup pengendalian

akses, seperti identitas pengguna, kata sandi, serta prosedur

cadangan penyimpanan pemulihan data.

3. Pemrosesan Informasi atas Catatan-Catatan Transaksi

Menurut Hayes, dkk (2017: 288) standar pengendalian atas

pemrosesan informasi secara umum adalah catatan-catatan

transaksi entitas. Entitas harus mengelola serangkaian catatan

yang mana transaksi-transaksi dicatat dan diikhtisarkan.

Catatan-catatan tersebut harus diberikan secara memadai agar

dapat memberikan asuransi yang baik bahwa seluruh aset

dikendalikan secara tepat dan seluruh transaksi dicatat dengan

benar.

4. Pengendalian Fisik

Menurut Hayes, dkk (2017: 288) pengendalian fisik adalah

prosedur-prosedur untuk memastikan keamanan aset-aset secara

fisik. Sejumlah aset dan catatan yang tidak diproteksi secara

memadai dapat dicuri, rusak, atau bahkan hilang. Akses


43

langsung secara fisik terhadap sejumlah aset dapat dikendalikan

melalui tindakan pencegahan secara fisik, misalnya: menjaga

gudang persediaan terhadap kemungkinan pencurian dengan

cara kunci, pagar, dan penjaga yang memproteksi aset lainnya

seperti peralatan.

5. Pemisahan Tugas

Menurut Hayes, dkk (2017: 288), pemisahan tugas

(segregation of duties) berupaya mencegah orang-orang yang

memiliki akses ke aset-aset yang mudah dicairkan dari

kemampuan untuk menyesuaikan catatan-catatan dan

pengendalian yang diperlukan atas aset-aset tersebut. Pembagian

atau pemisahan tugas di antara orang-orang yang berbeda dapat

mengurangi risiko kesalahan atau tindakan yang tidak sesuai.

Misalnya, pemisahan tanggung jawab untuk mengotorisasi

transaksi-transaksi, untuk mencatatnya, dan untuk menangani

aset-aset yang terkait.

d. Informasi dan Komunikasi (Information dan Communication)

Menurut Boynton, dkk (2002: 382) sistem informasi dan

komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang

memasukan sistem akuntansi terdiri dari metode-metode dan catatan-

catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan,

menganalisis, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi-

transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva-


44

aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan. Komunikasi

melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran

dan tanggung jawab individu berkenaan dengan pengendalian

internal atas pelaporan keuangan.

Fokus utama dari sistem akuntansi adalah transaksi. Transaksi

terdiri dari pertukaran aktiva dan jasa antara suatu entitas dan pihak

luar, dan juga pemindahan atau penggunaan aktiva dan jasa ke dalam

entitas. Sistem akuntansi yang efektif harus:

1. Mengidentifikasi dan mencatat hanya transaksi yang valid dari

entitas yang terjadi dalam periode berjalan.

2. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid dari

entitas yang terjadi dalam periode berjalan.

3. Memastikan aktiva dan kewajiban yang tercatat merupakan hasil

dari transaksi yang memberikan entitas hak untuk, atau

kewajiban untuk item-item tersebut.

4. Mengukur nilai transaksi dalam suatu cara yang mengijinkan

pencatatan nilai moneter transaksi secara tepat dalam laporan

keuangan.

5. Memperoleh rincian yang mencukupi dari semua transaksi untuk

memungkinkan penyajian secara tepat dalam laporan keuangan,

termasuk pengklasifikasian yang tepat dan pengungkapan yang

diperlukan.


45

e. Pemantauan (Monitoring)

Menurut Hayes, dkk (2017: 293) pemantauan adalah proses

yang berhubungan dengan penilaian yang sedang dilakukan atas

kualitas kerja pengendalian internal. Proses ini menyertakan

penilaian atas rancangan pengendalian dan pelaksanaannya secara

tepat waktu dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Dengan pemantauan, manajemen dapat menentukan apakah

pengendalian internal telah dilakukan sebagaimana yang diinginkan

dan apakah pengendalian internal telah dimodifikasi sesuai dengan

perubahan kondisi.

Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang

berkelanjutan. Sebagai contoh, masalah dengan pengendalian

internal dapat menarik perhatian manajemen melalui keluhan yang

diterima dari pelanggan mengenai kekeliruan tagihan dari pemasok

mengenai masalah pembayaran, atau dari manajer-manajer yang

waspada, yang menerima laporan dengan informasi yang berbeda

secara signifikan dengan pengetahuan pertama mereka mengenai

operasi. Pemantauan dapat juga dilaksanakan melalui

pengevaluasian periodik secara terpisah. Sebagai contoh, seorang

auditor internal secara umum menilai bagian yang berbeda dari

pengendalian internal suatu entitas pada berbagai interval dan

melaporan kelemahan kepada manajemen dan komite audit dengan

memberikan rekomendasi perbaikan yang sesuai.


46

6. Pentingnya Pengendalian Internal

Menurut Gondodiyoto (2010: 248-249), pengendalian internal bagi

suatu perusahaan merupakan suatu keharusan. Faktor-faktor yang

menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian internal antara lain

adalah:

a. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas

struktur, sistem dan prosedur suatu organisasi semakin rumit. Untuk

dapat mengawasi operasi organisasi, manajemen hanya

mengandalkan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa.

b. Tanggung jawab utama untuk melindungi aset organisasi, mencegah

dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan

terletak pada manajemen, sehingga manajemen harus mengatur

sistem pengendalian internal yang sesuai untuk memenuhi tanggung

jawab tersebut.

c. Pengawasan oleh dari satu orang (saling cek) merupakan cara yang

tepat untuk menutup kekurangan-kekurangan yang bisa terjadi pada

manusia. Saling cek ini merupakan salah satu karakteristik sistem

pengendalian internal yang baik.

7. Pihak yang Bertanggung Jawab atas Pengendalian Internal

Tentang Auditing, Mulyadi (2014: 20) menyatakan sebagai berikut:

bahwa pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap pengendalian

internal yaitu sebagai berikut:


47

a. Manajemen

Manajemen memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan dan

menyelenggarakan secara efektif pengendalian internal

organisasinya.

b. Dewan Komisaris dan Komite Audit

Dewan komisaris bertanggung jawab untuk menentukan apakah

manajemen telah memenuhi tanggung jawab mereka dalam

mengembangkan dan menyelenggarakan pengendalian internal.

c. Auditor Intern

Bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengevaluasi memadai

atau tidaknya pengendalian internal entitas dan membuat

rekomendasi peningkatannya.

d. Personil lain entitas

Peran dan tanggung jawab semua personil lain yang menyediakan

informasi atau menggunakan informasi yang dihasilkan oleh

pengendalian internal harus ditetapkan dan dikomunikasikan dengan

baik.

e. Auditor Independen

Sebagai bagian dari prosedur auditnya terhadap laporan keuangan,

auditor dapat menemukan kelemahan pengendalian internal

kliennya, sehingga ia dapat mengkomunikasikan temuan auditnya

tersebut kepada manajemen, komite audit atau dewan komisaris.


48

f. Pihak Luar Lain

Pihak luar lain yang bertanggung jawab atas pengendalian internal

entitas.

D. Obat

1. Pengertian Obat

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 Tahun 2016, obat

adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang

digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau

keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan,

penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi untuk

manusia.

2. Pengendalian Persediaan Obat

Menurut Sarjana, Seto (2004: 259), dilakukan pengontrolan jumlah

persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara yang paling

ekonomis yaitu:

a. Bila persediaan terlalu kecil:

1. Permintaan kerap kali tidak terpenuhi sehingga

pasien/konsumen tidak puas, maka kesempatan untuk

mendapatkan keuntungan dapat hilang.

2. Diperlukan tambahan biaya untuk mendapatkan bahan obat

dengan waktu tepat guna memuaskan pasien/konsumen.

b. Bila persediaan terlalu besar:

1. Menyebabkan biaya penyimpanan terlalu tinggi


49

2. Kemungkinan obat menjadi rusak/ kadaluarsa

3. Ada resiko bila harga bahan/ obat turun

3. Pengelolaan Sediaan Farmasi


Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit,

pengelolaan persediaan obat atau sistem manajemen persediaan obat

merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai

evaluasi yang saling berkaitan antara satu dengan yang lain. Kegiatannya

mencakup yaitu:

a. Perencanaan

Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010)

Perencanaan persediaan obat adalah salah satu fungsi yang

menentukan dalam proses pengadaan persediaan obat di rumah sakit.

Tujuan perencanaan persediaan obat sesuai dengan pola penyakit

dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tahapan

perencanaan kebutuhan persediaan obat meliputi:

1) Pemilihan

Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010), fungsi

pemilihan adalah untuk menentukan apakah persediaan obat

benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan

dan pola penyakit di rumah sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan

obat yang baik yaitu meliputi:


50

i. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara

menghindari kesamaan jenis.

ii. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat

kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat

tunggal.

iii. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan

obat pilihan (drug if choice) dari penyakit yang

prevalensinya tinggi.

Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat

Esensial Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit

masing-masing, Formularium Rumah Sakit, Formularium

Jaminan Kesehatan bagi masyarakat miskit, Daftar Plafon Harga

Obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja

(Jamsostek).

2) Komplikasi Penggunaan

Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010),

komplikasi penggunaan persediaan obat berfungsi untuk

mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis

persediaan obat di unit pelayanan selama setahun dan sebagai

data pembanding bagi stock optinum. Informasi yang didapat

dari kompilasi penggunaan persediaan obat adalah:

i. Jumlah penggunaan tiap jenis persediaan obat pada masing-

masing unit pelayanan.


51

ii. Persentase penggunaan tiap jenis persedian obat terhadap

total penggunaan setahun seluruh unit pelayanan.

iii. Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis persediaan obat.

3) Perhitungan Kebutuhan


menentukan kebutuhan persediaan obat merupakan tantangan

yang berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja

di rumah sakit. Masalah kekosongan atau kelebihan persediaan

obat dapat terjadi, apabila informasi yang digunakan semata-

mata hanya berdasarkan kebutuhan teoritis saja. Dengan

koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan persediaan

obat secara terpadu serta melalui tahapan seperti di atas, maka

diharapkan persediaan obat yang direncanakan dapat tepat jenis,

tepat jumlah, tepat waktu, tersedia pada saat dibutuhkan.


pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui

beberapa metode:

i. Metode Konsumsi

Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi

didasarkan pada data riil konsumsi persediaan obat periode

yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka

mengitung jumlah persediaan obat yang dibutuhkan adalah:


52

a. Pengumpulan dan pengelolaan data

b. Analisa data untuk informasi dan evaluasi

c. Perhitungan perkiraan kebutuhan sediaan farmasi

d. Penyesuaian jumlah kebutuhan sediaan farmasi dengan

alokasi dana.

ii. Metode Morbiditas/ Epidemiologi


dinamakan metode morbidotas karena dasar perhitungan

jumlah kebutuhan persediaan obat yang digunakan untuk

bahan kesakitan (morbidity load) yang harus dilayani.

Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan

persediaan obat berdasarkan pola penyakit, perkiraan

kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu (lead time).

Langkah-langkah dalam metode ini adalah:

a. Menentukan jumlah pasien yang dilayani

b. Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan

prevalensi penyakit

c. Menyediakan formularium/ standar/ pedoman

persediaan obat

d. Menghitung perkiraan kebutuhan persediaan obat

e. Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia

iii. Evaluasi Perencanaan


53

Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan persediaan obat

untuk tahun yang akan datang, biasanya akan diperoleh

jumlah kebutuhan, dan idealnya diikuti dengan evaluasi.

b. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan

yang telah direncanakan dan disetujui, melalui:

a. Pembelian


pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk

mendapatkan persediaan obat. Hal ini sesuai dengan Peraturan

Presiden RI No. 94 tahun 2007 tentang Pengendalian dan

Pengawasan atas Pengadaan dan Penyaluran Bahan Obat, Obat

Spesifik dan Alat Kesehatan yang berfungsi sebagai obat dan

Peraturan Presiden RI No. 95 tahun 2007 tentang Perubahan

Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang

Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah.

Proses pembelian mempunyai beberapa langkah yang baku dan

merupakan siklus yang berjalan terus-menerus sesuai dengan

kegiatan rumah sakit. Langkah proses pengadaan dimulai

dengan mereview daftar persediaan obat yang akan diadakan,

menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli,

menyesuiakan dengan situasi keuangan, memilih metode

pengadaan, memilih rekanan, membuat syarat kontrak kerja,


54

memonitoring pengiriman barang, menerima barang, melakukan

pembayaran serta menyimpan kemudian mendistribusikan.

Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010), ada

empat metode pada proses pembelian, yaitu:

1. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang

terdaftar, dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.

Pada penentuan harga metode ini lebih menguntungkan.

Untuk pelaksanaannya memerlukan karyawan yang kuat,

waktu yang lama serta perhatian penuh.

2. Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya

dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan

memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat

dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila

dibandingkan dengan lelang terbuka.

3. Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item

tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan

pendekatan langsung untuk item tertentu.

4. Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera

tersedia. Harga tertentu, relatif agak lebih mahal.

b. Produksi/pembuatan persediaan obat


produksi persediaan obat di rumah sakit merupakan kegiatan

membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali


55

persediaan obat steril atau nonsteril untuk memenuhi

kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria

persediaan obat yang diproduksi:

a. Persediaan obat dengan formula khusus

b. Persediaan obat dengan mutu sesuai standar dengan harga

lebih murah

c. Persediaan obat yang memerlukan pengemasan kembali

d. Persediaan obat yang tidak tersedia dipasaran

e. Persediaan obat untuk penelitian

f. Sediaan nutrisi parenteral

g. Rekonstitusi persediaan obat sitostatika

h. Persediaan obat yang harus selalu dibuat baru

Persediaan obat yang diproduksi oleh Instalasi Farmasi

Rumah Sakit (IFRS) harus akurat dalam identitas, kekuatan,

kemurnian, dan mutu. Oleh karena itu, harus ada pengendalian

proses dan produk untuk semua persediaan obat yang

diproduksi atau produksi sediaan ruah dan pengemasan yang

memenuhi syarat. Formula induk dan batch harus

terdokumentasi dengan baik (termasuk hasil pengujian

produk). Semua tenaga teknis harus di bawah pengawasan dan

terlatih. Kegiatan pengemasan dan penandaan harus

mempunyai kendali yang cukup untuk mencegah kekeliruan

dalam pencampuran produk/ kemasan/ etiket. Nomor lot untuk


56

untuk mengidentifikasi setiap produk jadi dengan sejarah

produksi dan pengendalian, harus diberikan pada tiap batch.

Apoteker disarankan untuk membuat persediaan obat dengan

potensi dan kemasan yang dibutuhkan untuk terapi optimal,

tetapi tidak tersedia dipasaran. Dalam hal ini, harus

diperhatikan persyaratan stabilitas, kecocokan rasa, kemasan,

dan pemberian etiket dari berbagai produk yang dibuat.

c. Sumbangan/ droping/ hibah


pada prinsipnya pengelolaan persediaan obat dari

hibah/sumbangan, mengikuti kaidah umum pengelolaan

persediaan obat reguler. Persediaan obat yang tersisa dapat

dipakai untuk menunjang pelayanan kesehatan disaat situasi

normal.

c. Penerimaan


penerimaan adalah kegiatan untuk menerima persediaan obat yang

telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui

pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

Penerimaan persediaan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang

bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan

harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta

harus mengerti sifat penting dari persediaan obat. Dalam tim


57

penerimaan persediaan obat harus ada tenaga farmasi. Tujuan

penerimaan adalah untuk menjamin persediaan obat yang diterima

sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu.

Semua persediaan obat yang diterima harus diperiksa dan

disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit.

Semua persediaan obat harus ditempatkan dalam tempat

persediaan. Persediaan obat harus segera disimpan di dalam lemari

besi atau tempat lain yang aman. Persediaan obat yang diterima

harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.

Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010), hal lain

yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:

1) Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk

bahan berbahaya.

2) Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai Certificate of

Origin.

3) Sertifikat analisa produk

d. Penyimpanan


penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dengan cara menempatkan persediaan obat yang diterima pada

tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang

dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah

1) Memelihara mutu persediaan obat


58

2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

3) Menjaga ketersediaan

4) Memudahkan pencarian dan pengawasan

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi,

menurut bentuk persediaan dan alfabetis dengan menerapkan

prinsip FEFO dan FIFO, dan disertai sistem informasi yang selalu

menjamin ketersediaan persediaan obat sesuai kebutuhan.

Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarak

gudang dan pemakai dengan cara ini maka secara tidak langsung

terjadi efisiensi. Penyimpanan persediaan obat perlu

mempersiapkan:

a) Pengaturan Tata Ruang

Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010), untuk

mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan,

pencarian dan pengawasan persediaan obat, diperlukan

pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang

perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang

adalah sebagai berikut:

1) Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai

berikut:

i. Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan

menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi


59

pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan

posisi dinding dan pintu untuk mempermudah

gerakan.

ii. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran

persediaan obat, ruang gudang dapat ditata

berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus

L.

2) Sirkulasi udara yang baik


salah satu faktor penting dalam merancang bangunan

gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam

ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan

umur hidup dari persediaan obat sekaligus bermanfaat

dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.

Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya

akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas.

Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin, apabila

kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui

atap.

3) Rak dan Pallet


60


penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan

dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stock

persediaan obat. Keuntungan penggunaan pallet:

i. Sirkulasi udara dari bawah dan perlingungan terhadap

banjir

ii. Peningkatan efisiensi penanganan stock

iii. Dapat menampung sediaan farmasi lebih banyak

iv. Pallet lebih murah dari pada rak

4) Kondisi penyimpanan khusus

Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus

dilindungi dari kemungkinan terputusnya arus listrik.

Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam

lemari khusus dan selalu terkunci. Bahan-bahan mudah

terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam

ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus

terpisah dari gudang induk.

5) Pencegahan kebakaran


perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang

mudah terbakar seperti dus, karton, dan lain-lain. Alat

pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang

mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung


61

pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk

memastikan masih berfungsi atau tidak.

b) Penyusunan Persediaan Obat


persediaan obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.

Untuk memudahkan pengendalian persediaan maka dilakukan

langkah-langkah berikut:

1) Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan

FIFO (First In First Out) dalam penyusunan persediaan

obat yaitu persediaan obat yang masa kadaluwarsanya

lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan

lebih awal sebab umumnya persediaan obat yang datang

lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan

umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya lebih

awal.

2) Susun persediaan obat dalam kemasan besar di atas pallet

secara rapi dan teratur.

3) Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika.

4) Simpan persediaan obat yang dapat dipengaruhi oleh

temperatur , udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada

tempat yang sesuai.


62

5) Simpan persediaan obat dalam rak dan berikan nomor

kode, dan pisahkan sediaan farmasi untuk prnggunaan

dalam dengan sediaan farmasi untuk penggunaan luar.

6) Cantumkan nama masing-masing persediaan obat pada rak

dengan rapi.

7) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan

persediaan obat tetap dalam tempatnya masing-masing.

8) Persediaan obat yang mempunyai batas waktu penggunaan

perlu dilakukan rotasi stock agar persediaan obat tersebut

tidak selalu berada di belakang sehingga dapat

dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis.

9) Item persediaan obat yang sama ditempatkan pada satu

lokasi walaupun dari sumber anggaran yang berbeda.

e. Pendistribusian

Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010), distribusi

adalah kegiatan mendistribusikan persediaan obat di rumah sakit

untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat

inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

Tujuan pendistribusian: tersedianya persediaan obat di unit-unit

pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah. Ada

beberapa metode yang dapat digunakan oleh Instalasi Farmasi

Rumah Sakit (IFRS) dalam mendistribusikan persediaan obat di


63

lingkungannya. Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi

(2010), adapun metode yang dimaksud antara lain

a. Resep Perorangan

Resep perorangan adalah order/ resep yang ditulis dokter untuk

tiap pasien. Dalam sistem ini persediaan obat disiapkan dan

didistribusikan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

sesuai yang tertulis pada resep. Namun ada kelebihan dan

kekurangan. Dilihat dari segi kelebihannya yaitu semua resep/

order dikaji langsung oleh apoteker, yang kemudian

memberikan keterangan atau informasi kepada pasien secara

langsung; memberikan kesempatan interaksi profesional antara

apoteker, dokter, perawat, dan pasien; memungkinkan

pengendalian yang lebih dekat; mempermudah penagihan

biaya persediaan obat bagi pasien. Sedangkan dari segi

kelemahannya yaitu memerlukan waktu yang lebih lama;

pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan.

b. Sistem Distribusi Persediaan Lengkap di Ruang

Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010), sistem

distribusi persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan

pengantaran persediaan obat sesuai dengan yang ditulis dokter

pada order persediaan obat, yang disiapkan dari persediaan di

ruang oleh perawat dengan mengambil dosis/ unit persediaan

obat dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada


64

pasien di ruang tersebut. Dalam sistem persediaan lengkap di

ruangan, semua persediaan obat yang dibutuhkan pasien

tersedia dalam ruang penyimpanan persediaan obat, kecuali

persediaan obat yang jarang digunakan. Keuntungan persediaan

lengkap di ruang, yaitu:

a. Pelayanan lebih cepat

b. Menghindari persediaan obat yang tidak terpakai ke

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).

c. Mengurangi penyalinan order persediaan obat.

Kelemahan persediaan lengkap di ruang, yaitu:

1) Kesalahan persediaan obat sangat meningkat karena order

tidak dikaji oleh apoteker.

2) Persediaan obat di unit pelayanan meningkat, dengan

fasilitas ruangan yang sangat terbatas. Pengendalian

persediaan dan mutu, kurang diperhatikan oleh perawat.

3) Kemungkinan hilangnya persediaan obat tinggi.

4) Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas

penyimpanan persediaan obat yang sesuai di setiap ruangan

perawatan pasien.

5) Diperlukan waktu tambahan lagi bagi perawat untuk

menangani persediaan obat.

6) Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan

persediaan obat.


65

Sistem distribusi persediaan lengkap ini hanya digunakan

untuk kebutuhan gawat darurat dan bahan dasar habis pakai.

Kerugian/kelemahan sistem distribusi persediaan obat lengkap

di ruang sangat banyak. Oleh karena itu, sistem ini hendaknya

tidak digunakan lagi. Dalam sistem ini, tanggung jawab besar

dibebankan kepada perawat, yaitu menginterpretasi order dan

menyiapkan persediaan obat, yang sebetulnya adalah tanggung

jawab apoteker. Dewasa ini telah diperkenalkan sistem

distribusi persediaan obat desentralisasi yang melaksanakan

sistem persediaan lengkap di ruang, tetapi di bawah pimpinan

seorang apoteker. Jika sistem desentralisasi ini dilakukan,

kekurangan dari sistem distribusi persediaan obat lengkap di

ruang akan dapat diatasi.

c. Sistem Distribusi Dosis Unit (Unit Dose Dispensing)


persediaan obat dosis unit adalah persediaan obat yang diorder

oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis

persedian yang masing-masing dalam kemasan dosis unit

tunggal dalam jumlah yang cukup untuk suatu waktu tertentu.

Istilah “dosis unit” sebagaimana digunakan rumah sakit,

berhubungan dengan jenis kemasan dan juga sistem untuk

mendistribusikan kemasan itu. Pasien membayar hanya

persediaan obat yang dikonsumsi saja. Konsep kemasan dosis


66

bukan suatu inovasi baru bagi kefarmasian dan kedokteran

karena industri farmasi telah membuat unit tunggal untuk

sampel dan pada tahun terakhir telah dibuat menjadi produk

kemasan tunggal yang dijual ke rumah sakit, untuk melayani

resep. Sistem distribusi persediaan obat dosis unit adalah

tanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), hal itu

tidak dapat dilakukan di rumah sakit tanpa kerja sama dengan

staff medik, perawatan pimpinan rumah sakit dan staff

administratif. Jadi, dianjurkan bahwa suatu panitia perencana

perlu ditetapkan untuk mengembangkan pendekatan

penggunaan suatu sistem distribusi dosis unit. Kepemimpinan

dari panitia ini seharusnya datang dari apoteker Instalasi

Farmasi Rumah Sakit (IFRS) yang menjelaskan kepada anggota

lain tentang konsep distribusi persediaan obat dosis unit. Sistem

distribusi persediaan obat dosis unit adalah metode dispensing

dan pengendalian persediaan obat yang dikoordinasikan

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) dalam rumah sakit.

Sistem dosis unit dapat berbeda dalam bentuk, tergantung pada

kebutuhan khusus rumah sakit. Akan tetapi, unsur khusus

berikut adalah dasar dari semua sistem dosis unit, yaitu

persediaan obat dikandung dalam kemasan unit tunggal; di-

dispensing dalam bentuk siap konsumsi; dan untuk kebanyakan

persediaan obat tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis,


67

diantarkan ke atau tersedia pada ruang perawatan pasien setiap

saat. Menurut Pedoman Pengelolaan Sediaan Farmasi (2010),

sistem distribusi dosis unit dapat dioperasikan dengan salah

satu dari 3 metode di bawah ini:

a) Sistem distribusi dosis unit sentralisasi. Sentralisasi

dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

sentral ke semua unit rawat inap di rumah sakit secara

keseluruhan. Artinya, di rumah sakit itu mungkin hanya

satu Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) tanpa adanya

depo/satelit Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) di

beberapa unit pelayanan.

b) Sistem distribusi dosis unit desentralisasi dilakukan oleh

beberapa depo/ satelit Instalasi Farmasi Rumah Sakit

(IFRS) di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya sistem

distribusi desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi

persediaan obat lengkap di ruang, hanya saja sistem

distribusi desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh

apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian

oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) sentral.

c) Dalam sistem distribusi dosis unit kombinasi sentralisasi

dan desentralisasi, biasanya hanya dosis awal dan dosis

keadaan darurat dilayani depo/ satelit Instalasi Farmasi

Rumah Sakit (IFRS). Dosis selanjutnya dilayani oleh


68

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) sentral. Semua

pekerjaan tersentralisasi yang lain, seperti pengemasan dan

pencampuran sediaan intravena juga dimulai dari Instalasi

Farmasi Rumah Sakit (IFRS) sentral.


keuntungan dari sistem distribusi dosis unit lebih rinci sebagai

berikut:

a) Pasien hanya membayar persediaan obat yang

dikonsumsinya saja.

b) Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah

disiapkan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).

c) Mengurangi kesalahan pemberian persediaan obat.

d) Menghindari duplikasi order persediaan obat yang

berlebihan.

e) Meningkatkan pemberdayaan petugas profesional dan non

profesional yang lebih efisien.

f) Mengurangi risiko kehilangan dan pemborosan persediaan

obat.

g) Memperluas cakupan dan pengendalian Instalasi Farmasi

Rumah Sakit (IFRS) di rumah sakit secara keseluruhan

sejak dari dokter menulis resep/order sampai pasien

menerima dosis unit.


69

h) Sistem komunikasi pengorderan dan distribusi persediaan

obat bertambah baik. Apoteker dapat datang ke unit

perawatan/ ruang pasien, untuk melakukan konsultasi

persediaan obat, membantu memberikan masukan kepada

tim, sebagai upaya yang diperlukan untuk perawatan pasien

yang lebih baik.

i) Peningkatan dan pengendalian dan pemantauan penggunaan

persediaan obat menyeluruh.

j) Memberikan peluang yang lebih besar untuk prosedur

komputerisasi.

Kelemahan dari sistem distribusi dosis unit lebih rinci sebagai

berikut:

i. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi

ii. Meningkatnya biaya operasional

d. Sistem Distribusi Kombinasi


sistem distribusi yang menerapkan sistem distribusi resep/order

individual sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan

di ruangan yang terbatas. Persediaan obat yang disediakan di

ruangan adalah persediaan obat yang diperlukan oleh banyak

penderita, setiap hari diperlukan, dan biasanya adalah

persediaan obat harganya murah mencakup persediaan obat


70

berupa resep atau persediaan obat bebas. Keuntungan sistem

distribusi kombinasi yaitu:

i. Semua resep/ order perorangan dikaji langsung oleh

apoteker.

ii. Adanya kesempatan berinteraksi dengan profesional

antara apoteker, dokter, perawat dan pasien/keluarga

pasien.

iii. Persediaan obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi

pasien.


rancangan sistem distribusi, yaitu mendesain suatu distribusi

persediaan obat di rumah sakit memerlukan:

i. Analisis sitematik dari rasio manfaat-biaya dan

perencanaan operasional. Setelah sistem diterapkan,

pemantauan kinerja dari evaluasi mutu pelayanan tetap

diperlukan guna memastikan bahwa sistem berfungsi

sebagaimana dimaksudkan.

ii. Jumlah ruangan dalam sistem, cakupan geografis dan tata

ruang rumah sakit, populasi pasien.

iii. Kualitas dan kuantitas staff.

Beberapa bentuk permintaan persediaan obat dari dokter kepada

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), yaitu:


71

i. Menggunakan resep yang dibuat rangkap dua, asli dikirim ke

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), sedangkan tembusan

disimpan pada rekam medik.

ii. Formulir order dari ruangan gawat inap langsung ke Instalasi

Farmasi Rumah Sakit (IFRS).

iii. Menggunakan faksimili, dari ruangan pasien, order/resep

dokter dikirim melalui faksimili. Hal ini tentu cukup mahal,

akan tetapi untuk ruangan pasien yang jauh dari Instalasi

Farmasi Rumah Sakit (IFRS), hal ini menguntungkan

terutama dalam sistem distribusi persediaan obat sentralisasi.

iv. Komputerisasi, dari sistem komputer, dokter memasukan

order ke dalam komputer, disimpan, dan order dicetak oleh

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Untuk sistem

demikian, rumah sakit harus menyediakan ketentuan

dan/atau prosedur untuk melindungi data, mencegah akses

dan perubahan data oleh orang tidak berwenang terhadap

order/resep obat tersebut.


72

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian

Desain penelitian ini adalah studi kasus dengan pendekatan deskriptif

komparatif. Menurut Prastowo (2014: 127), metode studi kasus adalah

penelitian yang dilakukan secara intensif dan mendetail terhadap suatu kasus.

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Waktu penelitian: Penelitian ini dilakukan pada tanggal 27 Desember 2019

sampai dengan 27 Februari 2020.

Tempat penelitian: Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr.

Sitanala Tangerang yang beralamatkan di Jalan Dr.

Sitanala No. 99, Karangsari, Neglasari, Kota Tangerang,

Banten.

C. Subjek Penelitian

Subjek penelitian adalah pihak-pihak yang terkait di dalam penelitian ini.

Pihak tersebut memiliki kredibilitas untuk memberikan informasi yang

dibutuhkan dalam penelitian. Subjek penelitian dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut:

a. Pemilik Sarana Rumah Sakit

Untuk mengetahui gambaran umum rumah sakit dan prosedur

pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran persediaan obat

pada rumah sakit serta mengetahui aturan dan ketentuan yang berlaku di


73

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang.

b. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Untuk mengetahui prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan

pengeluaran persediaan obat pada rumah sakit serta mengetahui aturan

dan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr.

Sitanala Tangerang.

c. Seksi Pergudangan (Asisten Apoteker)

Untuk mengetahii prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan

pengeluaran persediaan obat dari gudang serta pengendalian persediaan

yang dilakukan di rumah sakit.

D. Data Penelitian

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data

sekunder.

1. Data Primer

Menurut Sanusi (2014:104), data primer adalah data yang pertama

kali dicatat dan dikumpulkan oleh peneliti. Peneliti dapat mengontrol

tentang kualitas data tersebut, dapat mengatasi kesenjangan waktu antara

saat dibutuhkan data itu dengan yang tersedia dan peneliti lebih leluasa

dalam menghubungkan masalah penelitiannya dengan kemungkinan

ketersediaan data di lapangan.

Dalam penelitian ini yang termasuk data primer berupa gambaran

umum rumah sakit, prosedur-prosedur pengelolaan persediaan obat dan


74

penerapan pengendalian internal atas persediaan obat di Rumah Sakit

Khusus Dr. Sitanala yang diperoleh dari wawancara dan checklist.

2. Data sekunder

Menurut Sanusi (2014:104), data sekunder adalah data yang sudah

tersedia dan dikumpulkan oleh pihak lain. Dalam penelitian ini, data

sekunder berupa dokumen Surat Pesanan, Faktur Pembelian, Kwitansi

Pembayaran, Kartu Stock serta Surat Izin Rumah Sakit yang diperoleh

dari dokumentasi.

Data yang akan dibutuhkan dalam penelitian ini:

1. Gambaran umum rumah sakit

2. Struktur organisasi

3. Job description

4. Prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian

persediaan obat

5. Pengendalian internal atas persediaan obat

6. Surat permintaan pembelian

7. Surat pemesanan (Purchases order)

8. Laporan penerimaan barang

9. Formulir bukti permintaan barang

10. Bukti pemakaian barang

11. Dokumen/kartu persediaan pada bagian penyimpanan persediaan barang

12. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan


75

E. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu:

1. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang menggunakan

pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian. Pada saat mengajukan

pertanyaan, peneliti dapat berbicara berhadapan langsung dengan

responden atau bila hal itu tidak mungkin dilakukan, juga bisa melalui

alat komunikasi, misalnya pesawat telepon (Sanusi. 2014: 105).

Pewawancara akan meminta responden memberikan informasi dalam

bentuk fakta, opini atau sikap mengenai gambaran umum perusahaan,

prosedur pengendalian persediaan serta aturan yang berlaku di rumah

sakit.

2. Observasi

Observasi merupakan cara pengumpulan data melalui proses pencatatan

perilaku subjek (orang), objek (benda), atau kejadian yang sistematik

tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu-individu yang

diteliti. Observasi meliputi segala hal yang menyangkut pengamatan

aktivitas atau kondisi perilaku maupun non perilaku. Observasi non

perilaku meliputi: (1) catatan (record), (2) kondisi fisik (physical

condition), (3) proses fisik (physical process). Observasi perilaku terdiri

atas (1) nonverbal, (2) bahasa (linguistic), (3) ekstra bahasa

(extralinguistic). (Anwar S. 2011: 111)

3. Dokumentasi


76

Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang tidak langsung

ditujukan kepada subjek penelitian, namun melalui dokumen (Agung,

2012: 66). Dokumen yang digunakan dapat berupa buku dan laporan-

laporan yang dimilii oleh rumah sakit berkaitan dengan data yang

dibutuhkan untuk analisis data maupun untuk penunjang proses

penelitian.

4. Checklist

Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah daftar

dimana subjek penelitian tinggal membubuhkan tanda check (√) pada

kolom jawaban yang sesuai (Arikunto, 2010: 195).

F. Teknik Analisis Data

Dalam menjawab rumusan masalah yang ada, peneliti akan melakukan

beberapa tahapan sebagai berikut:

1. Mengklasifikasi lingkungan pengendalian menurut Committee of

Sponsoring Organization (COSO).

2. Mengklasifikasi penilaian risiko menurut Committee of Sponsoring


3. Mengklasifikasi aktivitas pengendalian menurut Committe of Sponsoring


4. Mengklasifikasi informasi dan komunikasi menurut Committee of


5. Mengklasifikasi pemantauan (monitoring) menurut Committee of



77

6. Membandingkan hasil deskripsi data dengan komponen pengendalian

internal menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO).

7. Menarik kesimpulan dari hasil analisis.


78

BAB IV

GAMBARAN UMUM

A. Sejarah Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala Tangerang

Departemen Kesehatan RI mendirikan “Rumah Sakit Sewan” yang

merupakan pemindahan dari Leprosarium Lenteng Agung Sewan terletak di

Desa Karangsari Kampung Sewan Tangerang dengan Luas + 54 hektar. Pada

tanggal 28 Juli 1951 Rumah Sakit Sewan diresmikan oleh Ny.Rahmi Hatta

selaku Ibu Wakil Presiden RI Pertama. Rumah Sakit Sewan dirubah namanya

menjadi “Pusat Rehabilitasi Sitanala” oleh Menteri Kesehatan RI saat itu

Prof. Dr. Satrio, untuk menghargai jasa seseorang dokter yang pertama kali

menangani penderita kusta yaitu dr. JB. Sitanala. Selanjutnya “Pusat

Rehabilitasi Sitanala” menjadi “RSK. Dr. Sitanala Tangerang” dengan

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 140, Tahun 1978. RSK. Dr. Sitanala

merupakan Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) dilingkungan Depkes RI dan

berada dibawah tanggung jawab langsung kepada Direktorat Jenderal

Pelayanan Medik. RSK. Dr. Sitanala Tangerang ditetapkan menjadi Rumah

Sakit Khusus Kelas A, berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.

199/MENKES/III/2009, tanggal 16 Maret 2009. RSK Dr. Sitanala Tangerang

ditetapkan menjadi Rumah Sakit PK-BLU, berdasarkan Keputusan Menteri

Keuangan RI No.4/KMK.05/2010, tanggal 5 Januari 2010. RSK. Dr. Sitanala

Tangerang Terakreditasi Penuh Tingkat Dasar, berdasarkan Keputusan

Menteri Kesehatan RI No. HK.03.01/C.III/SK/2010, tanggal 26 Juli 2010.


79

B. Visi, Misi dan Moto Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala

Tangerang

Visi dari Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala Tangerang

adalah Menjadi RSUP Terpercaya dalam Pelayanan Kesehatan Kompherensif

Berstandar Nasional. Misi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala

Tangerang adalah sebagai berikut:

1. Menyelenggarakan pelayanan Prima, Responsif dan berorientasi pada

keselamatan pasien.

2. Meningkatkan penggunaan Sistem Teknologi Informasi, IPTEK

Kedokteran dan Kesehatan Secara Berkesinambungan.

3. Melaksanakan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.

4. Mewujudkan Rumah Sakit yang Nyaman, Aman dan Ramah Lingkungan.

5. Mewujudkan tata kelola rumah sakit yang efisien, transparan dan

akuntabel

C. Visi dan Misi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr.

Sitanala Tangerang

Visi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala

Tangerang adalah Instalasi Farmasi yang mengutamakan kualitas pelayanan

menuju terwujudnya Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala sebagai

rujukan kusta nasional tahun 2019. Misi Instalasi Farmasi yaitu:

1. Memberikan pelayanan farmasi yang bermutu dan terjangkau melalui

penerapan asuhan kefarmasian berorientasi pada tercapainya hasil


80

pengobatan yang optimal terhadap pasien dalam upaya meningkatkan

derajat kesehatan masyarakat.

2. Menyelenggarakan pelayanan farmasi rumah sakit sesuai dengan standar

dan prosedur

3. Bertanggung jawab atas pengelolaan farmasi rumah sakit yang berdaya

guna dan berhasil guna.

4. Meningkatkan kegiatan pendidikan, pelatihan, dan penelitian serta

pengembangan pelayanan farmasi.

5. Meningkatkan mutu tenaga kefarmasian melalui penyelenggaraan

pelatihan dan pendidikan keprofesian.

D. Tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang terdiri dari:

1. Menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi

seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian yang optimal dan profesional

serta sesuai prosedur dan etik profesi.

2. Melaksanakan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan

medis habis pakai yang efektif, aman, bermutu, dan efisien.

3. Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan sediaan farmasi,

alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai guna memaksimalkan efek

terapi dan keamanan serta meminimalkan risiko

4. Melaksanakan Komunikasi, Edukasi dan Informasi (KIE) serta

memberikan rekomendasi kepada dokter, perawat, dan pasien.


81

5. Berperan aktif dalam Panitia Farmasi dan Terapi

6. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan pelayanan

kefarmasian

7. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan

formularium rumah sakit.

E. Distribusi Ketenagaan

1. Pimpinan Instalasi Farmasi : 1 orang

2. Petugas pelayanan kefarmasian

a. Apoteker : 2 orang

b. Tenaga Teknis Kefarmasian/Asisten Apoteker : 11 orang

c. Administrasi-resptur : 4 orang

3. Petugas pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis

habis pakai

a. Apoteker : 1 orang

b. Tenaga teknis kefarmasian/asisten apoteker : 2 orang

c. Tenaga administasi : 2 orang

F. Pengaturan Jaga

Pengaturan jaga pegawai diatur untuk memenuhi waktu pelayanan 3 shift (24

jam). Dengan pengaturan jam kerja sebagai berikut:

1. Shift pagi : Pukul 07.30 – 14.30

2. Shift siang : Pukul 14.30 – 22.00

3. Shift malam : Pukul 22.00 – 07.30


82

Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang

Gambar 4.1

Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

DIREKTUR UTAMA

KEPALA INSTALASI

FARMASI

DIREKTUR

TENAGA ADMINISTRASI

APOTEKER

PENANGGUNG

JAWAB

PENGELOLA

PERBEKALAN

FARMASI

APOTEKER

PENANGGUNG

JAWAB

PENDIDIKAN

DAN PELATIHAN

STAF FARMASI

APOTEKER

PENANGGUNG

JAWAB MUTU

PELAYANAN

FARMASI

APOTEKER

PENANGGUNG

JAWAB

PELAYANAN

FARMASI


83

G. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) Dr. Sitanala Tangerang dan Uraian Tugas Pegawai

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr.

Sitanala Tangerang terdiri dari:

1. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang bertanggung jawab kepada Direktur Utama melalui Direktur

Pelayanan Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang.

2. Instalasi Farmasi dipimpin oleh Kepala Instalasi Farmasi yang

membawahi 3 Apoteker Penanggung Jawab yaitu Apoteker Penanggung

Jawab Bidang Perbekalan; Apoteker Penanggung Jawab Bidang Mutu,

Pendidikan dan Pelatihan Staf; Apoteker Penanggung Jawab Bidang

Pelayanan dan Farmasi Klinik. Apoteker Penanggung Jawab Bidang

Perbekalan membawahi 2 penyelia yaitu Penyelia Gudang Perbekalan

Farmasi, Penyelia Pelaporan dan Perencanaan Perbekalan Farmasi.

Apoteker Penanggung Jawab Bidang Pelayanan dan Farmasi Klinik

membawahi Penyelia Depo Farmasi Rawat Inap, Penyelia Depo Farmasi

Rawat Jalan Kusta, Penyelia Depo Farmasi Rawat Jalan Umum, Penyelia

Depo Farmasi Sentral dan Penyelia Depo Farmasi IGD. Apoteker

Penanggung Jawab Bidang Mutu, Pendidikan dan Pelatihan Staf

membawahi 2 penyelia yaitu Penyelia Pelaporan Kegiatan Pelayanan dan

Mutu serta Penyelia Pendidikan dan Pelatihan Staf Farmasi.

Berikut adalah uraian tugas pegawai Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum

Pusat (RSUP) dr. Sitanala Tangerang:


84

1. Kepala Instalasi Farmasi

a. Menyusun rencana kerja Instalasi Farmasi sesuai dengan RENSTRA

dan Anggaran Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala.

b. Menyusun tata kerja di lingkungan Instalasi Farmasi yang meliputi

cara pelaksanaan tugas, pendistribusian tugas kepada bawahan, serta

bimbingan pelaksanaannya.

c. Menyiapkan data usulan program di lingkungan Instalasi Farmasi,

sebagai bahan penyusunan usulan program di lingkungan Bidang

Medik, Rehab Medik, dan Keperawatan.

d. Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan Instalasi Farmasi

sebagai bahan penyusunan usulan anggaran di lingkungan Bidang

Medik, Rehab Medik dan Keperawatan.

e. Menyiapkan data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non

kesehatan pada Instalasi Farmasi sebagai bahan penyusunan usulan

kebutuhan tenag dan non kesehatan di lingkungan Bidang Medik,

Rehab Medik dan Keperawatan.

f. Menyiapkan data usulan kebutuhan pendidikan dan pelatihan bagi

pegawai pada Instalasi Farmasi, sebagai bahan penyusunan usulan

kebutuhan pendidikan dan pelatihan di lingkungan Bidang Medik,

Rehab Medik dan Keperawatan.

g. Menyiapkan data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan pada Instalasi

Farmasi sebagai bahan penyusunan usulan kebutuhan fasilitas


85

pelayanan lingkungan Bidang Medik, Rehab Medik dan

Keperawatan.

h. Menyiapkan data usulan kebutuhan pemeliharaan sarana dan

prasarana kesehatan dan non kesehatan pada Instalasi Farmasi,

sebagai bahan penyusunan pada Instalasi Farmasi sebagai bahan

penyusunan usulan kebutuhan pemeliharaan sarana dan prasarana

kesehatan dan non kesehatan di lingkungan Bidang Medik, Rehab

Medik, dan Keperawatan.

i. Menyelenggarakan, mengkoordinasi, mengatur dan mengawasi

seluruh kegiatan pelayanan farmasi klinik yang optimal dan

profesional serta sesuai prosedur dan kode etik profesi.

j. Menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi

seluruh kegiatan pengelolaan persediaan farmasi yang efektif, aman,

bermutu dan efisien.

k. Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan persediaan

farmasi guna memaksimalkan efek terapi dan keamanan serta

meminimalkan risiko.

l. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan seluruh

kegiatan di Instalasi Farmasi.

m. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan pelaksanaan farmasi

klinik.

n. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan pengelolaan persediaan

farmasi.


86

o. Melakukan monitoring dan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan

administrasi kefarmasian dan sistem informasi manajemen farmasi.

p. Menyusun laporan berkala dan tahunan kegiatan pelayanan

kefarmasian di lingkungan Instalasi Farmasi.

q. Menyiapkan rekomendasi Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai

di lingkungan Instalasi Farmasi kepada Bidang/Bagian terkait.

r. Menjalankan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr.

Sitanala.

2. Apoteker Penanggung Jawab Pengelolaan Perbekalan Farmasi

a. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam melakukan administrasi

kefarmasian berkaitan dengan pengelolaan perbekalan farmasi dan

penyediaan data untuk pelaporan.

b. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam melakukan administrasi

kefarmasian berkaitan dengan pelayanan dan penyediaan data untuk

pelaporan serta pengajuan tagihan.

c. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam pelaksanaan pengelolaan

perbekalan farmasi sesuai dengan prosedur dan aturan yang

ditentukan.

d. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam memantau ketersediaan

perbekalan farmasi untuk menjamin kelangsungan pelayanan.

e. Memberikan masukan kepada Kepala Instalasi Farmasi dalam kaitan

dengan pengelolaan perbekalan farmasi.


87

f. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam membuat laporan berkala

maupun tahunan dengan tentang kegiatan pengelolaan perbekalan

farmasi dan pelayanan.

g. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam pengelolaan arsip

pelayanan farmasi klinik dan pengelolaan perbekalan farmasi.

h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP)

dr. Sitanala Tangerang.

3. Apoteker Penanggung Jawab Mutu, Pendidikan dan Pelatihan Karyawan

a. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam menyusun rencana kerja

dan cara monitoring dan evaluasi untuk peningkatan mutu dan

pendidikan pelatihan karyawan sesuai target yang ditetapkan.

b. Melakukan monitoring dan evaluasi capaian pelaksanaan rencana

kerja.

c. Mengidentifikasi penyebab dari kekurangan pencapaian dari target

yang telah ditetapkan.

d. Memberikan umpan balik terhadap hasil capaian.

e. Melakukan perbaikan kualitas pelayanan sesuai target yang

ditetapkan.

f. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam membuat laporan berkala

maupun tahunan yang berkaitan dengan capaian pelaksanaan hasil

kerja dan pendidikan pelatihan karyawan.


88

g. Memberikan masukan kepada Kepala Instalasi Farmasi dalam hal

penyelenggaraan dan pengembangan mutu pelayanan farmasi klinik,

juga pendidikan dan pelatihan karyawan.

h. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam melangsungkan

pelayanan farmasi klinik yang optimal, dan profesional berdasarkan

prosedur kefarmasian dan kode etik profesi.

i. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam pelaksanaan pengkajian

dan pelayanan resep di depo rawat inap dan rawat jalan.

j. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam pelaksanaan penelusuran

riwayat penggunaan obat di depo rawat inap dan rawat jalan.

k. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam pelaksanaan pelayanan

informasi obat di depo rawat inap dan rawat jalan.

l. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam pelaksanaan konseling di

depo rawat inap dan rawat jalan.

m. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam pelaksanaan monitoring

efek samping obat di depo rawat inap dan rawat jalan.

n. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam pelaksanaan evaluasi

penggunaan obat di depo rawat inap dan rawat jalan.

o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka




89

4. Apoteker Penanggung Jawab Pelayanan dan Farmasi Klinik

a. Membantu Kepala Instalasi Farmasi mengkoordinir sumber daya

manusia untuk melaksanakan pelayanan farmasi klinik di depo rawat

jalan dan rawat inap.

b. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam melangsungkan

pelayanan farmasi klinik juga pengelolaan perbekalan farmasi yang

optimal, dan profesional berdasarkan prosedur kefarmasian dan kode

etik profesional.

c. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan pengkajian dan pelayanan resep di depo rawat inap dan

rawat jalan.

d. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan penelusuran riwayat penggunaan obat di depo rawat

inap dan rawat jalan.

e. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan rekonsiliasi obat di depo rawat inap dan rawat jalan.

f. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan pelayanan informasi obat di depo rawat inap dan rawat

jalan.

g. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan konseling di depo rawat inap dan depo rawat jalan.

h. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan visite.


90

i. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan pemantauan terapi obat di depo rawat inap dan rawat

jalan.

j. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan monitoring efek samping obat di depo rawat inap dan

rawat jalan.

k. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam mengkoordinir

pelaksanaan evaluasi penggunaan obat di depo rawat inap dan rawat

jalan.

l. Membantu Kepala Instalaso Farmasi dalam membuat laporan

berkalan maupun tahunan yang berkaitan dengan pelayanan farmasi

klinik di depo rawat inap dan rawat jalan.

m. Memberikan masukan kepada Kepala Instalasi Farmasi dalam hal

penyelenggaraan dan pengembangan pelayanan farmasi klinik di

depo rawat inap dan rawat jalan.

n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka



5. Penanggung Jawab Administrasi Farmasi

a. Membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk melakukan penyiapan

administrasi dan surat-menyurat pada pelakanaan kegiatan pelayanan

kefarmasian.


91

b. Mengkoordinir pelaksanaan tertib prosedur dan tertib administrasi

dalam pelayanan farmasi.

c. Melakukan pengumpulan data untuk bahan laporan pelayanan

farmasi bulanan, triwulan maupun tahunan.

d. Mengarsipkan laporan yang sudah dibuat.

e. Menjamin berlangsungnya pembuatan laporan secara kontinu.

f. Mengelola arsip resep dan arsip yang berkaitan dengan pengelolaan

perbekalan farmasi.

g. Membantu pelaksanaan pekerjaan kefarmasian berupa

peracikan/penyiapan obat sesuai prosedur yang ditetapkan.

h. Membantu memantau ketersediaan sediaan farmasi, alat kesehatan

dan bahan medis habis pakai di ruang pelayanan.

i. Bertanggung jawab menjaga kebersihan dan kerapihan ruang

pelayanan.

j. Membantu melaksanakan stock opname persediaan sediaan farmasi,

alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di ruang pelayanan

sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka


Sitanala Tangerang.

6. Pelaksana Administrasi Farmasi

a. Melaksanakan tertib prosedur dan tertib administrasi dalam

pelayanan farmasi.


92

b. Mengarsipkan laporan yang sudah dibuat.

c. Mengelola arsip resep dan arsip berkaitan dengan pengelolaan

perbekalan.

d. Membantu melaksanakan pekerjaan kefarmasian berupa

peracikan/penyiapan obat sesuai prosedur yang ditetapkan.

e. Membantu memantau ketersediaan sediaan farmasi, alat kesehatan

dan bahan medis habis pakai di ruang pelayanan.

f. Bertanggung jawab menjaga kebersihan dan kerapihan ruang

pelayanan.

g. Membantu melaksanakan stock opname persediaan sediaan farmasi,

alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di ruang pelayanan

sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas.

7. Penyelia Gudang Perbekalan Farmasi

a. Melaksanakan penerimaan perbekalan farmasi dari distributor sesuai

prosedur yang ditetapkan.

b. Melakukan pekerjaan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai


c. Melaksanakan tugas untuk menjamin kesesuaian data stock dan fisik

perbekalan farmasi

d. Melaksanakan tugas untuk menjamin pengelolaan perbekalan

farmasi sesuai prosedur dan aturan yang berlaku.


93

e. Melakukan stock opname gudang farmasi sesuai prosedur yang

ditetapkan.

f. Melakukan administrasi berkaitan dengan pengelolaan perbekalan

farmasi

g. Mengumpulkan data berkaitan dengan pengelolaan perbekalan

farmasi dan pelaporan

h. Melakukan pelayanan permintaan kebutuhan dari ruangan dan

instalasi lain.

i. Melaksanakan kegiatan produksi obat atau bahan obat sesuai


j. Melakukan pengemasan kembali perbekalan farmasi yang

diperlukan sesuai prosedur yang ditetapkan.

k. Membuat catatan kegiatan produksi obat.

l. Mengontrol persediaan perbekalan farmasi yang harus diproduksi.

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr

Sitanala Tangerang.

8. Penyelia Pelaporan dan Perencanaan Perbekalan Farmasi

a. Mengumpulkan dan menyiapkan data-data dalam rangka

perencanaan persediaan perbekalan farmasi berdasarkan metode

konsumsi dan ditunjang dengan data epidemiologi.


94

b. Menyiapkan daftar usulan perencanaan perbekalan farmasi.

c. Menyelenggarakan penyiapan rencana kerja kefarmasian agar

berjalan dengan baik dan optimal.

d. Melaksanakan pekerjaan kefarmasian profesional berdasarkan


e. Menyelenggarakan pelayanan kefarmasian untuk pasien rawat jalan

umum, rawat jalan kusta, dan rawat inap.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka


Sitanala Tangerang.

9. Penyelia Depo Farmasi Rawat Jalan Umum

a. Melaksanakan pekerjaan kefarmasian profesional berdasarkan

prosedur kefarmasian dan kode etik profesi,

b. Membantu Apoteker Penanggung Jawab Pelayanan dan Farmasi

Klinik dalam melangsungkan pelayanan farmasi klinik yang optimal,

dan profesional berdasarkan prosedur kefarmasian dan kode etik

profesi di depo farmasi rawat jalan umum (pasien non kusta).

c. Membantu Apoteker Penanggung Jawab Pelayanan dan Farmasi

Klinik dalam melangsungkan pengelolaan persediaan di raung

pelayanan yang optimal, dan profesional berdasarkan prosedur

kefarmasian dan kode etik profesi di depo farmasi rawat jalan umum

(pasien non-kusta).


95

d. Melaksanakan kegiatan penerimaan resep sesuai prosedur yang

ditetapkan.

e. Melaksanakan pekerjaan peracikan/penyiapan obat sesuai prosedur

yang ditetapkan.

f. Melaksanakan pekerjaan pemberian etiket obat sesuai prosedur yang

ditetapkan.

g. Melaksanakan pekerjaan pemeriksaan obat sebelum diserahkan

kepada pasien sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

h. Melaksanakan pekerjaan penyerahan obat yang disertai informasi

yang diperlukan sesuai prosedur yang ditetapkan.

i. Melaksanakan pekerjaan administrasi kefarmasian yang berkaitan

dengan pelayanan sesuai prosedur yang ditetapkan.

j. Bertanggunjawab menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan

ketertiban ruang Instalasi Farmasi.

k. Melaksanakan tertib prosedur dan tertib administrasi dalam

pelayanan kefarmasian.

l. Melakukan stock opname perbekalan farmasi di ruang pelayanan

sesuai prosedur yang ditetapkan.



Sitanala Tangerang.


96

10. Penyelia Depo Farmasi Rawat Jalan Kusta






profesi di depo farmasi rawat jalan kusta (pasien kusta).


Klinik dalam melangsungkan pengelolaan persediaan di ruang

pelayanan yang optimal, dan profesional berdasarkan prosedur

kefarmasian dan kode etik profesi di depo farmasi.

d. Melaksanakan pekerjaan penerimaan resep sesuai prosedur yang

ditetapkan.


yang ditetapkan.

f. Melaksanakan pekerjaan pemberian etiket obat sesuai prosedur yang

ditetapkan.

g. Melaksanakan pekerjaan penyerahan obat disertain informasi yang


h. Melaksanakan pekerjaan penyerahan obat disertai informasi yang


i. Melaksanakan pekerjaan administrasi kefarmasian berkaitan dengan

pelayanan sesuai prosedur yang ditetapkan.


97

j. Bertanggungjawab menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan, dan




l. Melakukan stock opname persediaan obat di ruang pelayanan sesuai




Sitanala Tangerang.

11. Penyelia Depo Farmasi Instalasi Bedah Sentral (IBS)






profesi di depo farmasi Instalasi Bedah Sentral (IBS).


Klinik dalam melangsungkan pengelolaan persediaan di ruang

pelayanan yang optimal dan profesional berdasarkan prosedur

kefarmasian dan kode etik profesi di depo farmasi IBS.

d. Melaksanakan pekerjaan penerimaan resep sesuai prosedur yang

ditetapkan.


98


yang ditetapkan.

f. Melaksanakan pekerjaan pemberian etiket obat sebelum diserahkan


g. Melaksanakan pekerjaan pemeriksaan obat sebelum diserahkan


h. Melaksanakan pekerjaan penyerahan obat disertain informasi yang


i. Melaksanakan pekerjaan administrasi kefarmasian berkaitan dengan


j. Bertanggungjawab menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan




l. Melakukan stock opname persediaan obat di ruang pelayanan sesuai



kelancaran tugas Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala

Tangerang.

12. Penyelia Depo Farmasi Rawat Inap




99




profesi.

c. Melakukan pengelolaan stock tetap ruangan.

d. Melakukan komunikasi mengenai kebutuhan dan pengelolaan stock

tetap ruangan dengan ruangan terkaitan.

e. Melaksanakan pekerjaan untuk menjaga kesesuaian data stock dan

fisik serta melakukan pencatatan untuk penyediaan data laporan.

f. Melaksanakan pekerjaan untuk menjamin kesesuaian penyimpanan

sesuai prosedur dan persyaratan yang ditetapkan.

g. Melaksanakan pekerjaan untuk menjaga ketersediaan stock.

h. Melaksanakan pekerjaan penerimaan resep sesuai prosedur yang

ditetapkan.

i. Melaksanakan pekerjaan peracikan/penyiapan obat sesuai prosedur

yang ditetapkan.

j. Melaksanakan pekerjaan pemberian etiket obat sebelum diserahkan


k. Melaksanakan pekerjaan pemeriksaan obat sebelum diserahkan


l. Melaksanakan pekerjaan penyerahan obat disertain informasi yang



100

m. Melaksanakan pekerjaan administrasi kefarmasian berkaitan dengan


n. Bertanggungjawab menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan


o. Melaksanakan tertib prosedur dan tertib administrasi dalam


p. Melakukan stock opname persediaan obat di ruang pelayanan sesuai


q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka


Tangerang.

13. Penyelia Depo Farmasi Instalasi Gawat Darurat (IGD) 24 jam






profesi di depo farmasi Instalasi Gawat Darurat (IGD).

c. Melaksanakan pekerjaan penerimaan resep sesuai prosedur yang

ditetapkan.

d. Melaksanakan pekerjaan peracikan/penyiapan obat sesuai prosedur

yang ditetapkan.


101

e. Melaksanakan pekerjaan pemberian etiket obat sebelum diserahkan


f. Melaksanakan pekerjaan pemeriksaan obat sebelum diserahkan


g. Melaksanakan pekerjaan penyerahan obat disertain informasi yang


h. Melaksanakan pekerjaan administrasi kefarmasian berkaitan dengan


i. Bertanggungjawab menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan


j. Melaksanakan tertib prosedur dan tertib administrasi dalam


k. Melakukan stock opname persediaan obat di ruang pelayanan sesuai


l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka


Tangerang.

14. Pelaksana Pelayanan Kefarmasian



b. Melaksanakan pekerjaan penerimaan resep sesuai prosedur yang

ditetapkan.


102

c. Melaksanakan pekerjaan peracikan/penyiapan obat sesuai prosedur

yang ditetapkan.

d. Melaksanakan pekerjaan pemberian etiket obat sebelum diserahkan


e. Melaksanakan pekerjaan pemeriksaan obat sebelum diserahkan


f. Melaksanakan pekerjaan penyerahan obat disertain informasi yang


g. Melaksanakan pekerjaan administrasi kefarmasian berkaitan dengan


h. Bertanggungjawab menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan


i. Melaksanakan tertib prosedur dan tertib administrasi dalam


j. Melakukan stock opname persediaan obat di ruang pelayanan sesuai


k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka


Tangerang.

15. Penyelia Pelaporan Kegiatan Pelayanan dan Mutu

a. Membantu Apoteker Penanggung Jawab Mutu Pendidikan dan

Pelatihan Staff Farmasi dalam melakukan monitoring dan evaluasi

capaian pelaksaanaan rencana kerja.


103

b. Melakukan pengumpulan data dalam mengukur indikator yang

menunjukkan kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan.

c. Mengimplementasikan rencana perbaikan yang telah ditetapkan.

d. Melaksanakan rencana kerja pengukuran mutu pelayanan

kefarmasian agar berjalan dengan baik dan optimal.

e. Melaksanakan pekerjaan kefarmasian yang profesional berdasarkan


f. Menyelenggarakan pelayanan kefarmasian untuk pasien rawat jalan

umum, rawat jalan kusta dan rawat inap.

g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka

kelancaraan pelaksanaan tugas RSUP dr. Sitanala Tangerang.

16. Penyelia Pendidikan dan Pelatihan Staff Farmasi

a. Membantu Apoteker Penanggung Jawab Mutu, Pendidikan dan

Pelatihan Staff Farmasi dalam melakukan monitoring dan evaluasi

capaian pelaksanaan rencana kerja pendidikan dan pelatihan staff.

b. Melakukan pengumpulan data dalam pendidikan dan pelatihan staff

yang telah ditetapkan.

c. Mengimplementasikan rencana perbaikan yang telah ditetapkan

d. Menyelenggarakan penyiapan rencana kerja pendidikan dan

pelatihan staff farmasi agar berjalan dengan baik dan optimal.

e. Melaksanakan pekerjaan kefarmasian yang profesional berdasarkan



104

f. Menyelenggarakan pelayanan kefarmasian untuk pasien rawat jalan

umum, rawat jalan kusta, dan rawat inap.

g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka


Sitanala Tangerang.


105

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Uraian dan Deskripsi data hasil wawancara dari checklist mengenai

Pengendalian Internal atas Persediaan Obat

Data yang diperoleh dari penelitian ini mengenai prosedur-prosedur

persediaan obat di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang. Data dihasilkan berdasarkan dari hasil wawancara, checklist dan

observasi yang peneliti lakukan kepada Kepala Instalasi Farmasi, Apoteker

Penanggung Jawab Depo Farmasi, Apoteker Penanggung Jawab Gudang.

Kepala Instalasi Farmasi bernama Florentina Endah Puspaningrum, S.Farm.,

Apt bekerja di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang

sejak Januari 2008 dan diangkat menjadi Kepala Instalasi sejak April 2014.

Apoker Penanggung Jawab Depo Farmasi bernama Rista Adelina Monica,

A.md Far bekerja di rumah sakit sejak Januari 2018. Apoteker Penanggung

Jawab Gudang bernama Sari Purwaningrum, S.Si mulai bekerja di rumah

sakit sejak Desember 2010.

Data yang akan dideskripsikan yaitu prosedur-prosedur pengelolaan

persediaan obat. Prosedur pengelolaan persediaan obat yang dilakukan di

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang

terdiri yaitu prosedur pemilihan, prosedur perencanaan kebutuhan, prosedur

pengadaan, prosedur penerimaan, prosedur penyimpanan, prosedur

pendistribusian, prosedur penyiapan, prosedur penyerahan, prosedur stock


106

opname, prosedur pencatatan, prosedur pemusnahan obat yang rusak dan

kadaluarsa serta melakukan prosedur pengembalian persediaan atau retur

persedian ke Pedagang Besar Farmasi (PBF).

Berikut ini adalah uraian deskripsi mengenai prosedur pengelolaan

persediaan obat yang diperoleh dalam penelitian.

1. Prosedur Pemilihan Persediaan Obat

Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan.

Pemilihan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai ini

berdasarkan:

a. Membuat rekapitulasi usulan obat dari masing-masing Staff Medik

Fungsional (SMF) berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan

medik.

b. Mengelompokkan usulan obat berdasarkan kelas terapi.

c. Membahas usulan tersebut dalam rapat Panitia Farmasi dan Terapi

(PFT), jika diperlukan dapat meminta masukan dari pakar.

d. Mengembalikan rancangan hasil pembahasan Panitia Farmasi dan

Terapi (PFT), dikembalikan ke masing-masing Staff Medik Fungsional

(SMF) untuk mendapatkan umpat balik.

e. Membahas hasil umpan balik dari masing-masing Staff Medik

Fungsional (SMF).

f. Menetapkan daftar obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah

Sakit.


107

g. Menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi dan

h. Melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staff

dan melakukan monitoring.

Kriteria pemilihan obat untuk masuk dalam Formularium Rumah Sakit:

a. Mengutamakan obat generik

b. Memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling

menguntungkan penderita

c. Mutu terjamin, termasuk stabilitas dan biovailabilitas

d. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan

e. Praktis dalam penggunaan dan penyerahaan

f. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien

g. Memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi

berdasarkan biaya langsung dan tidak langsung

h. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman

(evidence based medicines) yang paling dibutuhkan untuk pelayanan

dengan harga yang terjangkau.

2. Prosedur Perencanaan Kebutuhan Persediaan Obat

Perencanaan kebutuhan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) Dr. Sitanala Tangerang setiap bulannya dilakukan oleh Petugas

Penanggung Jawab Pelaporan persediaan obat untuk melakukan

pengumpulan data dan mutasi persediaan obat yang akan diserahkan

kepada Petugas Penanggung Jawab Perencanaan. Penghitungan

pengeluaran selama 6 bulan terakhir oleh Petugas Penanggung Jawab


108

Perencanaan. Data mutasi yang keluar selama 6 bulan terakhir yang

diserahkan kepada Apoteker Bidang Perbekalan. Apoteker Bidang

Perbekalan akan menghitung rencana pengadaan persediaan obat untuk 6

bulan ke depan dengan memperhatikan beberapa hal yaitu Formularium

Nasional, Formularium Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang, sisa stock, usulan perencanaan dari unit-unit, jumlah

pemakaian (konsumsi) dan kasus-kasus penyakit yang muncul

(epidemiologi), serta anggaran tahun sebelumnya. Perencanaan pengadaan

persediaan obat akan diperiksa dan disetujui oleh Kepala Instalasi Farmasi.

Perencanaan pengadaan persediaan obat tersebut diserahkan dan

dikoordinasikan dengan Kepala Bidang Medis untuk dimintakan

persetujuan Direktur Pelayanan.

3. Prosedur Pengadaan Persediaan Obat

Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala memiliki mekanisme yang

mencegah kekosongan stock persediaan obat yang secara normal tersedia

di rumah sakit. Pengadaan dapat dilakukan melalui pembelian, produksi

sediaan farmasi, dan sumbangan/dropping/hibah. Proses pembelian obat

Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala mengikuti Peraturan

Pemerintah yang berlaku nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan

Barang dan Jasa. Apabila pengadaan persediaan obat tersebut masuk di

dalam e-catalog maka pembelian harus melalui e-catalog sedangkan bila

pengadaan persediaan obat tidak masuk di dalam e-catalog maka

pembelian dilakukan secara lelang. Pelelangan dilakukan dengan nilai


109

total pengadaan persediaan obat harus diatas dua ratus juta. Maksimal

dilakukan pelelangan sebanyak dua kali. Apabila proses pengadaan

persediaan obat dengan sistem lelang gagal, maka rumah sakit melakukan

pengadaan langsung atau melakukan penunjukkan langsung distributor.

Ada beberapa persediaan obat yang tidak bisa ditemukan di e-catalog dan

tidak dijual bebas dikalangan distributor, maka rumah sakit melakukan

produksi sendiri. Proses produksi ini disebut dengan proses meracik.

Rumah Sakit akan meracik sendiri obat yang dibutuhkan oleh pasien

dengan menggunakan bahan baku yang sudah dibeli. Proses pengadaan

persediaan obat juga dapat dilakukan dengan sistem

sumbangan/hibah/dropping. Pengadaan persediaan obat melalui sistem

sumbangan/hibah/dropping ini dilakukan apabila persediaan obat yang

dibutuhkan tidak dijual dan diproduksi oleh distributor. Salah satu contoh

pengadaan persediaan obat yang melalui sistem

sumbangan/hibah/dropping adalah pengadaan obat penyakit kusta atau

penyakit Tuberculosis (TBC). Kedua obat tersebut hanya bisa diperoleh

dari Pemerintah dan rumah sakit tidak diperbolehkan menjual obat

tersebut kepada pasien. Rumah sakit harus memberikan secara cuma-cuma

kepada pasien yang terdiagnosa penyakit kusta atau penyakit Tuberculosis

(TBC). Prosedur pengadaan persediaan obat melalui sistem

sumbangan/hibah/dropping dengan mengirimkan surat permintaan akan

sediaan farmasi yang dibutuhkan. Sebagai contoh, untuk pengadaan

persediaan obat Tuberculosis (TBC) maka surat permintaan persediaan


110

obat ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota Tangerang. Pengadaan

persediaan obat akan dilakukan oleh petugas gudang yang akan

menghubungi penanggung jawab Perbekalan Farmasi untuk melaporkan

bahwa ada persediaan obat yang tidak tersedia di gudang farmasi maupun

depo farmasi. Apoteker Penanggung Jawab Perbekalan akan

menginformasikan kepada Kepala Instalasi Farmasi. Kepala Instalasi

Farmasi membuat surat permintaan pembelian persediaan obat kepada

apotek/Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) rekanan ke Kepala Bidang

Medik. Kepala Bidang Medik memverifikasi permintaan dan membuat

persetujuan. Kepala Instalasi Farmasi menghubungi Apotek/Instalasi

Farmasi Rumah Sakit (IFRS) lain untuk membeli persediaan obat sesuai

dengan perjanjian kerja sama/prosedur yang berlaku.

4. Prosedur Penerimaan

Pedagang Besar Farmasi (PBF)/distributor mengirim persediaan obat ke

gudang farmasi dengan menyertakaan Surat Pengantar Barang (Surat

Jalan) pada jam kerja. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan bersama dengan

petugas gudang farmasi memeriksa barang yang dikirim antara lain

meliputi nama barang, jenis, jumlah barang, jumlah per kemasan, fisik

barang, mutu, nomor batch, dan tanggal kadaluwarsa minimal 2 (dua)

tahun. Mencocokan dengan Lampiran Surat Pesanan dan Surat Pengantar

Barang. Petugas gudang dan Tim Penerimaan Barang menerima

persediaan obat dengan memberikan tanda tangan dan nama jelas pada

Surat Pengantar Jalan. Mengarsipkan Surat Pengantar Jalan minimal 2


111

(dua) lembar. Petugas gudang akan memberikan stempel pada surat

pengantar barang.

5. Prosedur Penyimpanan

Proses penyimpanan obat dilakukan oleh petugas gudang yang telah

menerima obat dan bahan baku obat yang telah memenuhi persyaratan

yang diterima dari Pedagang Besar Farmasi (PBF)/distributor sesuai

dengan prosedur yang berlaku (SOP Penerimaan Obat dan bahan baku dari

Pedagang Besar Farmasi/distributor). Oleh petugas gudang penerimaan

obat dan bahan baku obat dicatat ke dalam kartu stock dan diberi paraf.

Petugas gudang akan menempatkan dan mengatur obat serta bahan baku

obat tersebut sesuai dengan persyaratan dan standar kefarmasian, yaitu:

a. Memisahkan berdasarkan jenis obat dan bahan baku obat.

b. Mengelompokkan berdasarkan sediaan/pemanfaatannya.

c. Menempatkan obat dan bahan baku obat sesuai dengan suhu

penyimpanan:

1. Suhu beku antara -20 derajat celcius sampai dengan (-10) derajat

celcius

2. Suhu dingin antara 2 derajat celcius sampai dengan 8 derajat

celcius

3. Suhu sejuk antara 15 derajat celcius sampai dengan 25 derajat

celcius

4. Suhu kamar antara 25 derajat celcius sampai dengan 30 derajat

celcius


112

d. Obat dan bahan baku obat yang tidak mempunyai tanggal kadaluwarsa

disusun berdasarkan sistem FIFO (First In First Out).

e. Obat dan bahan baku obat yang mempunyai tanggal kadaluwarsa

disusun berdasarkan sistem FIFO (First In First Out).

f. Untuk memudahkan pencarian obat dan bahan baku obat disusun

secara alfabetis.

g. Obat higt alert disimpan sesuai dengan SPO Penyimpanan Obat High

Alert di gudang maupun di Depo Farmasi.

h. Obat dan bahan baku obat dengan bentuk dan atau bunyi yang

mirip/serupa NORUM (Nama Obat Rupa Mirip)/LASA (Look Alike

Sound Alike) tidak diletakkan berdekatan dan diberi label sesuai

dengan prosedur penyimpanan obat NORUM di gudang maupun Depo

Farmasi.

i. Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan sesuai dengan

peraturan yang berlaku (SPO Penyimpanan Narkotika dan

Psikotropika).

j. Petugas administrasi memasukkan data obat dan bahan baku obat yang

diterima ke dalam sistem informasi manajemen rumah sakit

berdasarkan faktur, meliputi: nama PBF (Perusahaan Besar Farmasi),

spesifikasi, nomor faktur, tanggal terima, nama obat dan bahan baku

obat, jumlah, nomor batch, tanggal expired date, harga beli dan harga

jual.


113

6. Prosedur Pendistribusian Persediaan Obat

Prosedur pendistribusian persediaan obat adalah serangkaian kegiatan

mulai dari pengkajian permintaan unit pengguna atau depo farmasi,

menyiapkan persediaan obat, melakukan pemeriksaan dan serah terima,

kemudian mencatat pada kartu stock dan memasukkan data pendistribusian

ke dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS). Berikut

adalah prosedur pendistribusian persediaan obat dari gudang farmasi ke

ruang rawat inap dan instalasi/bagian lain di Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) Dr. Sitanala Tangerang:

a. Sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, petugas gudang menerima

buku amprahan/form daftar permintaan dari ruang rawat inap/petugas

instalasi/bagian lain yang ditandatangani oleh Kepala Ruangan/Kepala

Instalasi Unit Penunjang/Kepala Bagian diketahui oleh Kepala Bidang

Medis dan Kepala Instalasi Rawat Inap (jika permintaan dari ruang

rawat inap).

b. Kepala Instalasi Farmasi menyetujui dan memberikan permintaan yang

diperlukan. Jumlah yang disetujui diisi pada kolom “diberikan” sesuai

dengan pemakaian ruang rawat instalasi/bagian untuk 2 (dua) minggu.

c. Petugas gudang memeriksa ketersediaan stock yang diminta, bila tidak

tersedia segera melapor ke Kepala Instalasi Farmasi melalui buku

defecta.

d. Petugas gudang menyiapkan barang dan mencatat pengeluaran di kartu

stock serta dibuku amprah.


114

e. Petugas administrasi mencatat jumlah permintaan serta jumlah yang

diberikan dengan cara memasukkan datanya ke dalam program Sistem

Informasi Manajemen (SIM) inventory rumah sakit.

f. Petugas administrasi mencetak transaksi pada kertas Non Carbon

Required (NCR).

g. Petugas gudang menghubungi perawat ruangan/petugas

instalasi/bagian lain untuk memeriksa kesesuaian permintaan dengan

yang diberikan.

h. Petugas gudang bersama dengan perawat ruangan/petugas

instalasi/bagian lain memeriksa dan menandatangani lembar Non

Carbon Required (NCR) dan buku amprah/form daftar permintaan.

i. Petugas administrasi mengarsipkan lembar berwarna putih sebagai

arsip gudang farmasi, lembar rangkap disimpan oleh ruang rawat.

Berikut adalah prosedur pendistribusian persediaan obat dari gudang

farmasi ke Depo Instalasi Farmasi di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP)

Dr. Sitanala Tangerang:

a. Permintaan melalui Formulir Daftar Permintaan/Buku Amprah

1. Petugas gudang farmasi menerima form daftar permintaan/buku

amprah persediaan obat dari depo farmasi.

2. Kepala Instalasi Farmasi menyetujui dan memberikan permintaan

yang diperlukan. Jumlah yang disetujui diisi pada kolom

“diberikan” sesuai dengan kebutuhan pemakaian depo farmasi

dalam pelayanan resep.


115

3. Petugas gudang farmasi memeriksa ketersediaan stock yang

diminta, bila tidak tersedia segera melapor ke Kepala Instalasi

Farmasi melalui buku defecta.

4. Petugas gudang farmasi menyiapkan obat dan mencatat

pengeluaran di kartu stock dan form daftar permintaan/buku

amprah.

5. Petugas administrasi mencatat jumlah permintaan serta jumlah

yang diberikan dengan cara memasukkan datanya ke dalam

program Sistem Informasi Manajemen (SIM) inventory Rumah

Sakit.

6. Petugas administrasi mencetak transaksi pada kertas Non Carbon

Required (NCR).

7. Petugas gudang farmasi menghubungi Tenaga Teknis Kefarmasian

di depo untuk memeriksa kesesuaian permintaan dengan yang

diberikan.

8. Petugas gudang bersama dengan Tenaga Teknis Kefarmasian

memeriksa dan menandatangani lembar Non Carbon Required

(NCR) dan form daftar permintaan/buku amprah.

9. Petugas administasi menyimpan lembar berwarna putih disimpan

sebagai arsip gudang farmasi, lembar rangkap disimpan oleh depo

farmasi.

10. Persediaan obat untuk selanjutnya dikirimkan ke depo farmasi oleh

kurir.


116

b. Permintaan melalui telepon:

1. Jika depo farmasi membutuhkan persediaan obat dengan segera,

petugas di depo farmasi segera menghubungi gudang farmasi agar

dilakukan pengiriman persediaan obat yang diterima.

2. Petugas gudang farmasi mencatat permintaan depo pada “Lembar

Permintaan melalui Telepon” (rangkap).

3. Petugas gudang farmasi menyiapkan obat dan mencatat

pengeluaran di kartu stock.

4. Petugas administrasi mencatat jumlah permintaan serta jumlah

yang diberikan dengan cara memasukkan datanya ke dalam

program Sistem Informasi Manajemen (SIM) inventory rumah

sakit.

5. Kurir mengantar dan menyerahkan persediaan obat ke depo

farmasi yang membutuhkan bersama dengan “Lembar Permintaan

melalui Telepon”.

6. Petugas farmasi yang melakukan permintaan melalui telepon

menerima dan memeriksa kesesuaian permintaan dengan yang

diberikan dan menandatangani “Lembar Permintaan melalui

Telepon”.

7. Lembar yang asli dibawa kembali ke gudang oleh kurir, lembar

rangkap disimpan di depo farmasi untuk diarsipkan.

8. Petugas administrasi menyimpan lembar asli sebagai arsip gudang

farmasi.


117

7. Prosedur Penyiapan Obat

Langkah awal dari penyiapan obat yaitu dengan melakukan pengecekan

kelengkapan resep (nama obat, aturan pakai, jumlah obat dan bentuk

sediaan). Kemudian meletakkan resep dalam baki/keranjang obat. Lalu

menyiapkan obat sesuai dengan permintaan resep serta menghitung

kesesuaian dosis obat apabila melebihi dosis maksimal maka konfirmasi

kembali kepada dokter penulis resep. Melakukan pengambilan obat satuan

tunggal berupa blister, strip, tube, pot, kemudian dimasukkan ke dalam

plastik obat/plastik e-ticket. Menyiapkan kembali e-ticket obat yang

berisikan nama pasien, no. MR/tanggal lahir, nomor resep, tanggal resep,

aturan pakai obat, waktu minum obat/keterangan obat lainnya, nama obat

serta tanggal kadaluarsa obat tersebut. Melakukan pemeriksaan terakhir.

Setelah itu menyerahkan baki untuk penyerahan obat sesuai dengan SPO

Penyerahan Obat.

8. Prosedur Penyerahan Obat

Prosedur penyerahan obat dilakukan dengan pemanggilan nomor antrian

resep. Lakukan identifikasi pasien (nama pasien dan tanggal lahir).

Serahkan satu per satu obat serta memberikan informasi mengenai

kegunaan obat, frekuensi dan cara penggunaan obat, jangka waktu

pemakaian, cara penyimpanan obat, efek samping yang mungkin timbul,

serta makanan dan minuman yang harus dihindari. Lakukan demonstrasi

untuk penggunaan obat dengan bentuk sediaan farmasi khusus. Mintakan

paraf pasien atau keluarga pasien sebagai bukti penerimaan obat.


118

9. Prosedur Stock Opname

Stock opname persediaan obat adalah serangkaian kegiatan mulai dari

pencatatan fisik persediaan, mencatat dan mencocokkan dengan jumlah

yang tertera pada kartu stock, memerisa tanggal kadaluarsa dan sediaan

yang rusak, mencatatnya pada formulir stock opname, serta memasukkan

data hasil stock opname ke dalam sistem informasi farmasi. Prosedur stock

opname terdiri dari:

a. Apoteker Penanggung Jawab Persediaan Obat membuat jadwal stock

opname di gudang farmasi dan depo farmasi, dan melaporkan jadwal

tersebut kepada Kepala Instalasi Farmasi.

b. Kepala Instalasi Farmasi membuat surat pemberitahuan kepada Kepala

Bagian Keuangan, Ketua Satuan Pengawas Internal (SPI) dan

Penanggung Jawab Pengelola Barang Milik Negara (BMN) Rumah

Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala mengenai waktu pelaksanaan

stock opname beserta rincian biaya yang diperlukan (ditujukan ke

Kepala Bagian Keuangan).

c. Apoteker Penanggung Jawab Pengelolaan Persediaan Obat dan

Apoteker Penanggung Jawab Pelayanan Farmasi bersama dengan

penyelia gudang dan penyelia depo farmasi menetapkan nama-nama

petugas yang melakukan stock opname dan tanggung jawab masing-

masing petugas di tempat yang ditetapkan.

d. Apoteker Penanggung Jawab Pengelolaan Persediaan Farmasi bersama

dengan Apoteker Penanggung Jawab Pelayanan Farmasi membagikan


119

tugas dan tanggung jawab yang telah dibuat kepada masing-masing

pelaksana stock opname.

e. Kepala Instalasi Farmasi memberikan pengarahan mengenai cara

melakukan stock opname sebelum kegiatan dilakukan.

f. Petugas administrasi menyiapkan Formulir Stock Opname, Daftar

Hadir Pelaksanaan Stock Opname, dan alat tulis kantor lainnya untuk

dibagikan ke Gudang Perbekalan Farmasi dan Depo Farmasi.

g. Petugas-petugas pelaksana stock opname mencacah dan menghitung

jumlah persediaan obat dan membandingkan dengan data yang ada di

kartu stock dan Sistem Inventory Farmasi dan mencatatnya.

h. Petugas memeriksan nomor batch, tanggal kadaluarsa serta kondisi

fisik masing-masing barang. Persediaan obat yang kadaluarsa dan

rusak dihitung, dipisahkan dan dicatat pada kartu stock.

i. Hasil perhitungan fisik yang masih memenuhi syarat dicatat pada kartu

stock.

j. Lakukan koreksi/penelusuran bila terdapat perbedaan antara saldo

persediaan obat di kartu stock, jumlah yang tertera pada Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), dan stock fisiknya.

k. Buat berita acara jika penelusuran tidak berhasil menemukan

penyebabnya.

l. Pada formulir stock opname dicatat data hasil stock opname dan data

kartu stock serta data pada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit


120

(SIMRS), nomor batch, jumlah dan tanggal kadaluarsa, jumlah sediaan

yang rusak.

m. Penanggung jawab gudang dan masing-masing depo farmasi

memeriksa dan mencetak data hasil stock opname sebagai laporan

stock opname, menyerahkan kepada Apoteker Penanggung Jawab

Persediaan Obat.

n. Bersama penanggung jawab gudang dan depo farmasi mengevaluasi

hasil stock opname dan memasukkan data ke dalam Sistem Informasi

Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).

o. Apoteker Penanggung Jawab Pengelolaan Persediaan Obat memeriksa

dan menandatangani kemudian menyerahkan kepada Kepala Instalasi

Farmasi.

p. Kepala Instalasi Farmasi mengirimkan Resume Hasil Stock Opname

kepada Kepala Bagian Keuangan dan bagian Barang Milik Negara

(BMN) rumah sakit.

q. Pelaksana kegiatan stock opname Instalasi Farmasi Rumah Sakit

menandatangani Berita Acara Hasil Stock Opname yang dibuat oleh

Penanggung Jawab Barang Milik Negara (BMN) dan Satuan Pengawas

Internal (SPI).

10. Prosedur Pencatatan Obat

Pencatatan dilakukan untuk memberikan informasi mengenai penggunaan

obat di Instalasi Farmasi setiap bulannya dan untuk mencegah terjadinya

kehilangan/pencurian. Petugas gudang farmasi mencatat setiap adanya


121

transaksi penerimaan persediaan obat dari distributor. Petugas gudang

farmasi melakukan pencatatan pengeluaran persediaan obat untuk depo

farmasi poli kusta, depo farmasi rawat jalan dan depo farmasi Instalasi

Gawat Darurat (IGD) serta ruang rawat dan instalasi lain pada kartu stock

dan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Farmasi sesuai

dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) Distribusi persediaan dari

gudang ke depo/unit lain. Setiap hari petugas depo farmasi poli kusta,

depo farmasi rawat jalan dan depo farmasi Instalasi Gawat Darurat (IGD)

melakukan pencatatan penerimaan dari gudang farmasi dan pemakaian

persediaan obat dari resep-resep rawat jalan dan pemakaian rawat inap

pada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Farmasi sesuai

dengan prosedur yang berlaku. Untuk cut off dilakukan setiap tanggal 25

tiap bulannya sehingga stock opname dilakukan tanggal 26 setiap

bulannya untuk gudang farmasi, depo farmasi poli kusta, depo farmasi

rawat jalan, dan depo farmasi Instalasi Gawat Darurat (IGD). Selanjutnya

petugas pelaporan melakukan penggabungan pemakaian dan saldo stock di

gudang farmasi, depo farmasi poli kusta, depo farmasi rawat jalan dan

depo farmasi Instalasi Gawat Darurat (IGD). Petugas pelaporan membuat

laporan persediaan obat, lalu dicek oleh petugas pengelola Barang Milik

Negara (BMN) untuk selanjutnya dibuatkan laporan Sistem Informasi

Manajemen dan Akuntansi (SIMAK) setiap bulan. Kepala Instalasi

Farmasi mengoreksi dan menandatangani laporan tersebut dan dilaporkan


122

ke Sub Bagian RT dan Bagian Keuangan serta Satuan Pengawas Internal

(SPI).

11. Prosedur Pemusnahan Obat Rusak dan Kadaluarsa

Pemusnahan persediaan obat yang rusak merupakan rangkaian kegiatan

mulai dari seleksi persediaan obat yang kadaluarsa/rusak, penandaan,

penarikan, sampai proses penghapusan. Langkah-langkah yang harus

dilakukan untuk melakukan pemusnahan yaitu:

a. Ruang Rawat/Unit Pelayanan

Melakukan pengisian Formulir Usulan Pemusnahan Persediaan Obat

lalu menyerahkan persediaan obat rusak/kadaluarsa ke depo farmasi

atau gudang farmasi pusat disertai dengan Formulir Usulan

Pemusnahaan Persediaan Obat.

b. Depo Farmasi/Gudang Farmasi Pusat

Petugas depo farmasi/gudang farmasi pusat menerima Formulir Usulan

Pemusnahan Persediaan Obat disertai dengan obat yang akan

dimusnahkan dari ruang rawat kemudian menelitinya. Petugas depo

farmasi mengumpulkan persediaan obat yang rusak/kadaluarsa di depo

farmasi. Petugas depo farmasi akan merekapitulasi data tersebut lalu

mengirimkan persediaan obat yang rusak/kadaluarsa ke gudang

farmasi pusat. Petugas gudang farmasi mengumpulkan persediaan obat

yang rusak/kadaluarsa lalu merekapitulasi data tersebut yang akan

dimusnahkan sesuai dengan formulir.


123

B. Analisis Data

1. Pengklasifikasian Lingkungan Pengendalian menurut Committe of

Sponsoring Organization (COSO)

a. Komitmen terhadap Integritas dan Nilai Etika

Instalasi Farmasi sudah memiliki kode etik berupa pedoman yang

tertulis yang menjadi acuan apoteker dalam mengembangkan standar

perilaku. Kepala Instalasi Farmasi sudah mensosialisasikan kode etik

tersebut kepada seluruh apoketer. Untuk memastikan karyawan sudah

bekerja sesuai dengan kode etik yang berlaku Kepala Instalasi Farmasi

setiap sebulan sekali mengadakan evaluasi. Rumah sakit sudah

menjunjung tinggi kejujuran dan keterbukaan khususnya di Instalasi

Farmasi bahwa karyawan sudah bekerja dengan integritas yang tinggi.

Seluruh karyawan yang bekerja di instalasi tidak menggunakan sendiri

persediaan obat yang ada. Hal ini dibuktikan dengan tidak adanya

tindak kecurangan yang terlihat pada CCTV yang ada. Dengan begitu

budaya jujur dan profesional sudah tertanam pada setiap karyawan

yang ada di Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

b. Komitmen pada Kompetensi

Ada kebijakan tertulis yang terdapat di Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) Dr. Sitanala Tangerang mengenai kepegawaian. Pegawai

yang bekerja di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang harus ditempatkan sesuai dengan kompetensi dan

keterampilan yang dimilikinya. Khususnya untuk karyawan yang


124

bekerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit atau seluruh tenaga

kefarmasian (apoteker dan tenaga teknis kefarmasian) wajib memiliki

ijin sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Apabila petugas yang

bersangkutan sudah sesuai dengan kompetensinya tetapi belum

mampu dalam menjalankan tugas dengan baik maka akan dilakukan

pelatihan terlebih dahulu. Proses pelatihan rutin untuk karyawan baru

maupun karyawan lama dilaksanakan setiap tahun sesuai dengan

profesinya masing-masing khususnya bagi karyawan yang bekerja di

bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit akan mendapatkan pelatihan

tentang aplikasi resep atau melakukan monitoring terhadap efek

samping obat.

c. Partisipasi dari pihak-pihak yang bertanggung jawab atas tata kelola

Setiap akan melaksanakan kegiatan pemeriksaan internal, SPI harus

merencanakan langkah-langkah kegiatan yang disusun sebagai

Program Kerja Pemeriksa (PKP) yang meliputi: rencana tahap survei

pendahuluan (jika diperlukan), Evaluasi Sistem Pengendalian

Manajemen (ESPM), Pendalaman temuan dan rencana penyelesaian

laporan hasil pemeriksa internal. Program Kerja Pemeriksa internal

(PKP) memuat tujuan setiap kegiatan pemeriksa internal, rincian

langkah kerja, nama pemeriksa internal yang akan melaksanakan,

rencana dan realisasi tanggal pelaksanaan, kesimpulan tim pemeriksa

internal, ditanda tangani oleh Ketua Tim Pemeriksa internal dan di


125

setujui Pengendali Teknis. Pelaksanaan pemeriksaan internal

dilakukan dengan memperhatikan hal- hal sebagai berikut:

a. Persetujuan Direktur atau Kepala Rumah Sakit

Tim pemeriksa internal harus melaporkan rencana kegiatan yang

akan dilakukan secara tertulis kepada kepala Rumah Sakit atau

direktur Rumah Sakit. Persetujuan diperoleh dari kepala atau

direktur Rumah Sakit diperlukan sebagai dasar kegiatan yang akan

dilakukan oleh Tim pemeriksa internal, dan dilengkapi dengan

Surat Tugas pemeriksaan internal atas satu obyek atau kegiatan

tertentu. Penyusunan rencana langkah kegiatan pemeriksa internal

yang telah disetujui oleh Kepala SPI, paling sedikit berisikan

tujuan pemeriksa internal, nama pemeriksa internal yang

melakukan pemeriksaan, objek pemeriksaan internal, sasaran

pemeriksaan internal, lingkup pemeriksa internal, periode

pemeriksa internal, langkah kerja pemeriksa internal, dan waktu

pelaksanaan.

b. Komunikasi Pemeriksaan Internal

Tim pemeriksa harus mengkomunikasikan rencana pemeriksaan

yang ditugaskan oleh Kepala Rumah sakit atau Direktur Rumah

Sakit secara tertulis, yang berisi:

1. Langkah-langkah kegiatan pemeriksaan yang akan

dilaksanakan, dikomunikasikan kepada pimpinan rumah sakit

dan dijelaskan kepada pejabat teknis yang akan diperiksa.


126

2. Rencana pertanyaan (kuesioner) yang akan diajukan kepada

objek pemeriksaan, dan jadwal kerja.

3. Mekanisme pemeriksaan yang akan dilaksanakan oleh Tim

Pemeriksa, meliputi jenis dokumen yang diperiksa, laporan,

transaksi, keterangan dan informasi lain yang diperlukan,

proses pengujian kebenaran data, penelusuran, penjejagan

bukti-bukti transaksi yang relevan yang nantinya mendukung

pernyataan Tim Pemeriksa Internal.

4. Langkah kegiatan pemeriksaan sesuai dengan informasi yang

telah dikomunikasikan kepada Kepala Rumah Sakit atau

Direktur Rumah Sakit, meliputi langkah kegiatan persiapan,

survei pendahuluan, evaluasi sistem pengendalian manajemen,

pengembangan temuan, dan tahap pelaporan.

d. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen

Filosofi dan gaya operasi manajemen yang diterapkan pada Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang

sangat mendukung dan menciptakan lingkungan pengendalian yang

memadai. Kepala Instalasi Farmasi menerapkan dan menekankan pada

karyawan untuk selalu mematuhi tata tertib yang dibuat oleh rumah

sakit selain itu karyawan juga harus menciptakan hubungan bisnis

yang baik. Pada hal ini seluruh karyawan ditekankan untuk bertindak

serta bersikap baik kepada semua pasien, para distributor serta pihak-

pihak lain yang berhubungan dengan rumah sakit. Gaya operasi


127

manajemen pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah Kepala

Instalasi selalu menekankan asas kekeluargaan. Setiap karyawan

dianggap sebagai bagian dari keluarga besar Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang. Direktur dan

Kepala Instalasi memberikan contoh bagaimana bersikap baik pada

semua bagian. Gaya manajemen kekeluargaan seperti inilah yang

membuat karyawan betah dan senang bekerja. Direktur dan Kepala

Instalasi selalu memberikan pengertian akan pentingnya mematuhi

tata tertib dengan cara menganggap semua karyawan dalam

perusahaan adalah bagian dari keluarga. Jadi, kedekatan antar bagian

dalam perusahaan tetap terjaga dan dapat dengan mudah mengetahui

permasalahan sehubungan dengan perusahaan sehingga dapat tercipta

pengendalian internal yang baik. Gaya operasi manajemen sudah

cukup baik dimana manajemen menekankan pentingnya pengendalian

intern persediaan kepada karyawan sehingga akan menciptakan

lingkungan pengendalian yang efektif.

e. Struktur Organisasi

Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang

memiliki struktur organisasi dan pembagian tugas yang jelas. Dengan

adanya struktur organisasi pembagian tugas yang ada membuat

karyawan bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Tidak

ada karyawan yang double job atau merangkap pekerjaannya. Pihak

yang bertanggungjawab atas prosedur pemilihan persediaan obat yaitu


128

Panitia Farmasi dan Terapi yang terdiri dari beberapa orang

diantaranya dokter, apoteker, para ahli, dan kepala instalasi farmasi.

Kepala Instalasi Farmasi yang akan bertanggung jawab akan

perencanaan kebutuhan persediaan obat berdasarkan saran atau

rekomendasi dari Panitia Farmasi dan Terapi. Selanjutnya, pihak yang

bertanggungjawab akan melakukan pengadaan persediaan obat adalah

orang-orang yang terdaftar di dalam Unit Kerja Pengadaan Barang

dan Jasa (UKPBJ) Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang. Setelah dilakukannya pengadaan persediaan obat, pihak

yang bertanggung jawab menerima persediaan obat yang dipesan

adalah Tenaga Kefarmasiaan yang memiliki surat ijin kerja di rumah

sakit. Persediaan obat akan diterima dan disimpan di dalam gudang

farmasi. Dalam proses penyimpanan sampai pendistribusian obat akan

menjadi tanggung jawab petugas gudang farmasi. Penyiapan obat

sampai dengan penyerahan obat yang akan diserahkan ke pasien sudah

bukan menjadi tanggung jawab petugas gudang melainkan menjadi

tanggung jawab petugas Depo Farmasi (Pelaksana Farmasi),

Apoteker. Apabila kekurangan sumber daya manusia di dalam proses

ini, akan diserahkan kepada Petugas Teknis yang sudah diberikan

deligasi. Saat dilakukannya stock opname persediaan obat, pihak yang

akan bertanggung jawab yaitu seluruh petugas penyelia apabila stock

opname tersebut dilakukan di Depo Farmasi. Penyelia adalah orang

yang bertanggung jawab atas depo dan pelaporan persediaan obat.


129

Apabila stock opname dilakukan di bagian gudang yang akan

bertanggung jawab adalah petugas gudang farmasi. Di dalam proses

pencatatan ke dalam kartu stock atau mutasi obat akan menjadi

tanggung jawab penyelia. Obat yang rusak dan kadaluarsa akan

dimusnahkan oleh Penyelia lalu akan diserahkan ke Petugas Gudang.

Namun, yang paling mempunyai wewenang dalam pemusnahan hanya

Kepala Instalasi Farmasi.

f. Pemberian Otorisasi dan Tanggung Jawab

Pemberian otorisasi dan tanggung jawab akan tugas-tugas yang

diberikan sudah berjalan dengan baik. Untuk pemberian otorisasi

semua dipantau oleh Kepala Instalasi Farmasi. Salah satunya, apabila

stock obat di gudang habis dan harus memesan obat tersebut ke

distributor, maka pihak gudang akan membuat surat pemesanan yang

harus diketahui dan disetujui oleh Kepala Instalasi Farmasi. Tanggung

jawab antar karyawan pun sudah sesuai dengan tugasnya, karyawan

yang bekerja dibagian gudang bertanggungjawab atas kejadian yang

terjadi di gudang. Tidak hanya dibagian gudang saja, dibagian depo

pun karyawan bertanggungjawab atas kejadian yang terjadi di depo

farmasi.

g. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr.

Tangerang memiliki kriteria untuk setiap karyawan yang akan bekerja.

Seluruh tenaga kefarmasian (apotek dan tenaga teknis kefarmasian)


130

harus memiliki izin sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Apoteker

dapat mendelegikasikan beberapa kegiatan pelayanan kefarmasian

kepada tenaga teknis kefarmasian antara lain telaah resep (telaah

apotek administrasi), penyiapan obat dan dispensing, dan penyerahan

obat yang harus memiliki kriteria sebagai berikut:

a. Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) telah mendapatkan Surat

Tanda Registrasi Tenaga Teknis Kefarmasian (STRTTK) dari

Surat Izin Kerja Tenaga Teknis Kefarmasian (SIKTTK).

b. Terdaftar sebagai tenaga kefarmasian di Rumah Sakit Umum

Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang.

c. Selesai mengikuti masa orientasi

Setiap petugas harus bekerja sesuai dengan profesi, standar prosedur

operasional yang berlaku, etika profesi dan menghormati hak pasien.

Program orientasi pegawai baru di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Dr.

Sitanala Tangerang mengacu pada program yang telah ditetapkan

Direktur. Untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi,

setiap pegawai wajib mengikuti pelatihan-pelatihan. Program evaluasi

dan pengendalian mutu Instalasi Farmasi Rumah Sakit guna

meningkatkan mutu layanan kefarmasian dan dilaksanakan secara

teratur sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.


131

2. Pengklasifikasian Penilaian Risiko menurut Committee of Sponsoring

Organization (COSO)

Keselamatan pasien merupakan unsur utama yang harus diberikan

dalam pelayanan kefarmasian. Untuk mewujudkan hal tersebut instalasi

farmasi harus mengacu pada standar yang telah ditetapkan dan terus

melakukan pengembangan dan evaluasi. Manajemen risiko merupakan

aktivitas Pelayanan Kefarmasian yang telah dilakukan untuk identifikasi,

evaluasi dan menurutkan risiko terjadinya kecelakaan pada pasien, tenaga

kesehatan dan keluarga pasien, serta risiko kehilangan dalam suatu

organisasi. Manajemen risiko dilakukan untuk pengelolaan sediaan

farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai serta untuk

pelayanan farmasi klinik.

a. Manajemen Risiko Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai

Dilakukan melalui beberapa langkah yaitu:

1) Menentukan konteks manajemen risiko pada proses pengelolaan

sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai.

2) Mengidentifikasi risiko

Beberapa risiko yang berpotensi terjadi dalam pengelolaan

sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai

antara lain:


132

a) Ketidakpastian perencanaan kebutuhan sediaan farmasi, alat

kesehatan dan bahan medis habis pakai selama periode

tertentu.

b) Pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis

habis pakai tidak melalui jalur resmi.

c) Pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis

habis pakai yang belum/tidak teregistrasi.

d) Keterlambatan pemenuhan kebutuhan sediaan farmasi, alat

kesehatan dan bahan medis habis pakai.

e) Kesalahan pemesanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan

bahan medis habis pakai seperti spesifikasi (merek, dosis,

bentuk sediaan) dan kuantitas.

f) Ketidaktepatan pengalokasian dana yang berdampak terhadap

pemenuhan/ketersediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai.

g) Ketidaktepatan penyimpanan yang berpotensi terjadinya

kerusakan dan kesalahan dalam pemberian.

h) Kehilangan fisik yang tidak mampu ditelusur.

i) Pemberian label yang tidak jelas atau tidak lengkap.

j) Kesalahan dalam pendistribusian.

3) Menganalisa Risiko

Analisa risiko dapat dilakukan kualitatif, semi kuantitatif, dan

kuantitatif. Pendekatan kualitatif dilakukan dengan memberikan


133

deskripsi dari risiko yang terjadi. Pendekatan kuantitatif

memberikan paparan secara statistik berdasarkan data

sesungguhnya.

4) Mengevaluasi Risiko

Membandingkan risiko yang telah dianalisis dengan kebijakan

pimpinan Rumah Sakit (contoh peraturan perundang-undangan,

Standar Prosedur Operasional, Surat Keputusan Direktur) serta

menentukan prioritas masalah yang harus segera diatasi. Evaluasi

dapat dilakukan dengan pengukuran berdasarkan target yang telah

disepakati.

5) Mengatasi Risiko

Mengatasi risiko dilakukan dengan cara:

a) Melakukan sosialisasi terhadap kebijakan pimpinan rumah

sakit.

b) Mengidentifikasi pilihan tindakan untuk mengatasi risiko.

c) Menetapkan kemungkinan pilihan (cost benefit analysis)

d) Menganalisa risiko yang mungkin masih ada

e) Mengimplementasikan rencana tindakan, meliputi

menghindari risiko, mengurangi risiko, memindahkan risiko,

menahan risiko, dan mengendalikan risiko.

b. Manajemen Risiko Pelayanan Farmasi Klinik

Beberapa risiko yang berpotensi terjadi dalam melaksanakan

pelayanan farmasi klinik adalah:


134

1) Faktor risiko yang terkait karakteristik kondisi klinik pasien

Faktor risiko terkait karakteristik kondisi klinik pasien akan

berakibat terhadap kemungkinan kesalahan dalam terapi. Faktor

risiko tersebut adalah umur, gander, etnik, ras, status kehamilan,

status nutrisi, status sistem imun, fungsi ginjal dan fungsi hati.

2) Faktor risiko yang terkait penyakit pasien

Faktor risiko yang terkait penyakit pasien terdiri dari 3 faktor

yaitu: tingkat keparahan, persepsi pasien terhadap tingkat

keparahan, tingkat cidera yang ditimbulkan oleh keparahan

penyakit.

3) Faktor risiko yang berkaitan dengan farmakoterapi pasien

meliputi: toksisitas, profil reaksi obat yang tidak dikendalikan, rute

dan teknik pemberian, persepsi pasien terhadap toksisitas, rute dan

teknik pemberian dan ketepatan terapi.

3. Pengklasifikasian Aktivitas Pengendalian Internal menurut

Committee of Sponsoring Organization (COSO)

a. Reviu Kinerja

Program evaluasi dan pengendalian mutu Intalasi Farmasi Rumah

Sakit guna meningkatkan mutu layanan kefarmasian sudah

dilaksanakan secara teratur sesuai dengan perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi. Dalam rangka meningkatkan mutu

pelayanan kefarmasian maka diadakan rapat internal di Instalasi

Farmasi diantaranya rapat rutin minimal satu kali per bulan dan rapat


135

insidental. Pengendalian mutu pelayanan kefarmasian dapat dilakukan

terhadap kegiatan yang sedang berjalan maupun yang sudah berlalu.

Dengan diadakannya kegiatan evaluasi dan monitoring dapat

menjamin pelayanan kefarmasian yang sudah dilaksanakan sesuai

dengan rencana dan upaya perbaikan kegiatan yang akan datang.

b. Pemrosesan Informasi

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

sudah melakukan pencatatan atas persediaan obat secara dua tahap

yaitu dilakukan secara manual dan pencatatan yang berbasis

komputer. Pencatatan dilakukan setiap adanya obat yang keluar dan

masuk. Setiap ada transaksi petugas gudang farmasi mencatat

penerimaan persediaan obat dari distributor. Petugas gudang farmasi

melakukan pencatatan pengeluaran persediaan obat untuk depo

farmasi poli kusta, depo farmasi rawat jalan, depo farmasi IGD serta

ruang rawat dan instalasi lain pada kartu stok dan SIM RS Farmasi

sesuai dengan SPO Distribusi persediaan obat dari gudang ke

depo/unit lain. Setiap hari petugas depo farmasi poli kusta, depo

farmasi rawat jalan dan depo farmasi IGD melakukan pencatatan

penerimaan dari gudang farmasi dan pemakaian persediaan farmasi

dari resep-resep rawat jalan dan rawat inap pada SIM RS Farmasi

sesuai dengan prosedur yang berlaku. Untuk cut off dilakukan setiap

tanggal 25 tiap bulannya sehingga stock opname dilakukan tanggal 26

tiap bulannya untuk gudang farmasi, depo farmasi poli kusta, depo


136

farmasi rawat jalan dan depo farmasi IGD. Petugas pelaporan

melakukan penggabungan pemakaian dan saldo stock di gudang, depo

farmasi poli kusta, depo farmasi rawat jalan dan depo farmasi IGD.

c. Pemrosesan Informasi atas Catatan-catatan Transaksi

Pemrosesan informasi atas catatan-catatan keluar masuknya obat

oleh petugas pelaporan akan dibuat laporan persediaan obat. Laporan

itu akan dicek oleh petugas pengelola BMN dan untuk selanjutnya

akan dibuatkan laporan SIMAK nya setiap bulan. Kepala Instalasi

Farmasi akan mengoreksi dan menandatangani laporan tersebut.

Laporan yang sudah ditandatangani akan dilaporkan ke Sub Bagian

Rumah Tangga dan Bagian Keuangan serta SPI.

d. Pengendalian Fisik

Pengendalian fisik terhadap obat-obatan di rumah sakit ini

dilakukan selama 6 (enam) bulan sekali pada saat dilakukannya stock

opname. Pengecekan dilakukan untuk memastikan bahwa bentuk fisik

obat tersebut masih layak untuk digunakan atau tidak. Salah satunya,

untuk mengetahui tanggal kadaluarsa obat tersebut. Obat yang akan

kadaluarsa sudah tercatat secara komputerisasi, akan ada

pemberitahuan obat mana yang akan memasuki masa tenggang

(kadaluarsa). Lalu obat yang sudah memasuki masa tenggang akan

dikeluarkan dari tempat penyimpanan.


137

e. Pemisahan Tugas

Karyawan yang bekerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum

Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang sudah bekerja sesuai dengan

tanggung jawab yang diberikan. Sebagai contoh, di rumah sakit ini

memiliki tiga bagian penting di dalam melakukan kegiatan pelayanan.

Kepala Instalasi Farmasi yang secara penuh bertanggung jawab untuk

mengawasi kegiatan pelayanan. Lalu ada karyawan yang bekerja di

bidang pelayanan, dimana karyawan tersebut memiliki tanggung

jawab atas pelayanan obat yang di depo farmasi dan memastikan obat

yang diberikan kepada pasien sesuai dengan obat yang tertera pada

resep. Untuk karyawan bagian gudang, karyawan tersebut hanya

bertanggung jawab atas ketersediaan obat yang terdapat di gudang.

Dan melakukan pemesanan kepada distributor melalui persetujuan

Kepala Instalasi Farmasi.

4. Pengklasifikasian Informasi dan Komunikasi (Information and

Communication) menurut Committe of Sponsoring Organization

(COSO)

Informasi dan komunikasi mengenai persediaan obat yang tersedia

di gudang terlaksana dengan baik karena pada bagian pengadaan akan

melakukan penerimaan obat bersama dengan Pedagang Besar Farmasi

atau supplier obat yang disaksikan dan melakukan perhitungan maupun

pengecekan bersama dengan apoteker lainnya. Informasi akan pencatatan

persediaan obat juga sudah tersampaikan dengan baik karena pencatatan


138

tidak hanya secara manual tetapi melalui sistem komputerisasi sehingga

bagian-bagian tertentu dapat langsung melihat jumlah yang tersedia.

Komunikasi antar karyawan pun juga sudah terjalin dengan baik sehingga

membuat kinerja karyawan semakin membaik. Kepala Instalasi Farmasi

selalu memberikan informasi terupdate apabila terjadinya perubahan

kebijakan. Dan selalu mengadakan rapat rutin apabila ada informasi yang

tidak tersampaikan dengan baik. Bagian gudang pun sudah melakukan

komunikasi dengan baik dalam hal menyampaikan jumlah persediaan.

Apabila persediaan obat digudang menipis, bagian gudang segera

mungkin memberikan informasi kepada bagian pengadaan untuk

dilakukan pemesanan akan obat tersebut. Dengan begitu bagian

pengadaan pun akan menghubungi distributor obat.

5. Pengklasifikasian Pemantauan (Monitoring) menurut Committe of

Sponsoring Organization (COSO)

Pemantauan di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

sudah berjalan dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya

pemantauan secara langsung oleh karyawan farmasi ke dalam ruang

perawatan untuk memantau pasien terutama gas medis. Efek pengobatan

terhadap pasien juga sudah dilakukan pemantauan dengan cara mencatat

status pasien pada lembar kerja Monitoring Efek Samping Obat yang ada

di dalam rekam medis dan harus dilaporkan ke rumah sakit melalui

Panitia Farmasi dan Terapi. Pemantauan dan pelaporan efek samping obat

ini dilaksanakan secara bersama/kolaboratif antara dokter, perawat, dan


139

apoteker. Kejadian kesalahan medikasi (medication error) termasuk

kejadian tidak diharapkan, kejadian sentinel, kejadian nyaris cidera, dan

kejadian tidak cidera wajib dilaporkan dan dilakukan tindak lanjut sesuai

dengan peraturan yang berlaku.

6. Perbandingkan hasil deskripsi data dengan komponen pengendalian

internal menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO)

Pengendalian internal pada persediaan obat menjadi sangat penting

untuk rumah sakit karena banyaknya risiko yang dapat terjadi misalnya

pencurian, pemalsuan, kadaluarsa, maupun kerusakan pada obat. Maka

dari itu, perlu adanya analisis terhadap penerapan pengendalian internal

atas persediaan obat yang telah dilakukan rumah sakit berdasarkan

standar pengendalian internal menurut COSO.

Pada tahap ini, peneliti akan menganalisis penerapan pengendalian

internal atas persediaan obat yang dilakukan Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) Dr. Sitanala Tangerang dengan pengendalian internal menurut

Committee of Sponsoring Organization (COSO) yaitu dengan

menggunakan tabel perbandingan lima komponen. Data dihasilkan

berdasarkan dari hasil wawancara, checklist dan observasi yang peneliti

lakukan kepada Kepala Instalasi Farmasi, Apoteker, Asisten Apoteker

Penanggung Jawab Gudang dan penerapan pengendalian internal atas

persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum (RSUP) Dr.

Sitanala Tangerang dapat dilihat pada Tabel 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, dan

5.6. Tabel tersebut menunjukan analisis atas penerapan pengendalian


140

internal atas persediaan obat pada lima komponen Committee of



141

Tabel 5.1 : Perbandingan dan Analisis Penerapan Pengendalian Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Lingkungan

Pengendalian

Berikut merupakan tabel perbandingan antara prinsip lingkungan pengendalian menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO) dengan

pelaksanaan pengendalian internal di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang

Komponen

Pengendalian Internal

No Prinsip Pengendalian Internal

Menurut COSO

Pelaksanaan Pengendalian Internal di

Rumah Sakit

Keterangan

Lingkungan

Pengendalian

1 Perusahaan menunjukkan komitmen

atas integritas dan nilai etika

Instalasi Farmasi sudah menetapkan kode etik

secara tertulis yang menjadi acuan dalam

melakukan pelayanan kepada pasien. Untuk

memastikan kode etik tersebut sudah

dilaksanakan oleh setiap karyawan Kepala

Instalasi Farmasi melakukan evaluasi setiap

bulan.

Sesuai COSO

2 Dewan komisaris menunjukan

independensinya terhadap

manajemen dan melaksanakan

pengawasan terhadap pengembangan

dan kinerja pengendalian internal.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) Dr. Sitanala Tangerang sudah

memiliki dewan komisaris yang melakukan

pengawasan terhadap kinerja pengendalian

internal karena Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) Dr. Sitanala merupakan rumah sakit

besar dan sudah memiliki standar yang

menganut pada Undang-Undang Negara.

Sesuai COSO

Sumber: www.coso.org


http://www.coso.org/

142


Pengendalian (Lanjutan)



Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Lingkungan

Pengendalian

3 Manajemen menetapkan, dengan

pengawasan dewan komisaris,

struktur, jalur pelaporan, dan

kewenangan serta tanggungjawab

dalam mencapai tujuan.


(RSUP) Dr. Sitanala sudah memiliki struktur

organisasi yang jelas sehingga karyawan

sudah bekerja sesuai dengan bidangnya.

Dengan adanya struktur organisasi

mempermudah dalam pelaporan dan

memperjelas kewenangan serta

tanggungjawab karyawan sehingga tujuan

rumah sakit dapat tercapai.

Sesuai COSO

4 Perusahaan menunjukan komitmen

untuk mendapatkan,

mengembangkan, dan

mempertahankan individu yang

kompeten dalam upaya pencapaian

tujuan organisasi.

Karyawan yang bekerja di Instalasi Farmasi

sudah kompeten di bidangnya. Rumah Sakit

melakukan seleksi terhadap karyawan yang

akan bekerja di Instalasi Farmasi dengan

melihat kemampuan yang dimilikinya, latar

belakang yang sesuai dengan jabatan.

Misalnya untuk menjadi seorang Kepala

Instalasi Farmasi harus memiliki pengalaman

Sesuai COSO


143

minimal 5 tahun di rumah sakit dan sudah

memiliki gelar profesi apoteker.




144





Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Lingkungan

Pengendalian

5 Perusahaan mewajibkan setiap

individu untuk mengemban

akuntabilitas atas tanggungjawab

dalam internal control dalam

kaitannya dengan pencapaian tujuan

perusahaan

Rumah Sakit mewajibkan setiap karyawan

untuk dapat bertanggungjawab dalam

pekerjaannya sesuai dengan posisi pekerjaan.

Karyawan harus mampu menjelaskan setiap

kejadian atau kondisi yang berhubungan

dengan tanggung jawabnya terkait

pengendalian internal atas persediaan obat.

Kepala Instalasi Farmasi juga sudah

melakukan evaluasi untuk mengevaluasi

kinerja karyawan dan untuk menganalisa

risiko-risiko yang baru terjadi terkait

pengendalian internal atas persediaan obat.

Sesuai COSO



145

Berdasarkan hasil perbandingan pada Tabel 5.1 mengenai penerapan pengendalian

internal atas persediaan obat di tinjau dari komponen lingkungan pengendalian, di

dapat hasil analisis sebagai berikut:

a. Perusahaan menunjukan komitmen atas integritas dan nilai etika

Instalasi Farmasi Rumah Sakit sudah menetapkan standar perilaku karyawan

dalam bentuk SOP secara tertulis dan menyampaikannya kepada karyawan

sehingga seluruh karyawan mengetahui standar tersebut. Dan sudah terlihat

bahwa karyawan sudah menjunjung tinggi kejujuran dan keterbukaan di

rumah sakit dibuktikan dengan tidak adanya karyawan yang menggunakan

obat tersebut untuk keperluan pribadi. Untuk memastikan karyawan sudah

bekerja sesuai dengan standar perilaku yang berlaku, Kepala Instalasi Farmasi

selalu melakukan evaluasi kinerja dalam setiap bulan. Dengan begitu Kepala

Instalasi Farmasi mengetahui permasalahan atau risiko yang akan terjadi.

Kepala Instalasi Farmasi selalu memberikan contoh dan mengingatkan

pegawai untuk selalu bekerja secara profesional dan menjunjung tinggi

budaya jujur dan terbuka.

b. Dewan komisaris menunjukan independensinya terhadap manajemen dan

melaksanakan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja pengendalian

internal

Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala sudah memiliki Dewan

Komisaris yang melaksanakan tugas pengawasan atas kinerja pengendalian

internal atas persediaan obat. Selain mendapatkan pengawasan dari dari pihak

yang berwenang, pengendalian atas pengelolaan persediaan obat di Instalasi


146

Farmasi juga diawasi oleh Kepala Instalasi Farmasi agar pengendalian

internal atas persediaan berjalan lancar dengan memeriksa sarana

penyimpanan obat seperti suhu lemari pendingin, suhu ruangan penyimpanan

obat serta Kepala Instalasi Farmasi melihat kinerja personil pelaksana

pengendalian internal persediaan obat yaitu asisten apoteker dengan

mengkonfirmasi langsung dan bertanya mengenai masalah yang dihadapi

selama bekerja.

c. Manajemen membentuk dengan pengawasan dari komisaris, struktur, jalur

pelaporan, dan kewenangan serta tanggung jawab yang sesuai dalam upaya

pencapaian tujuan organisasi

Instalasi Farmasi Rumah Sakit telah membagi tugas dan wewenang setiap

karyawan dengan dibentuknya struktur organisasi fungsional sederhana yang

pembagian tugas dan wewenang sesuai dengan lancar. Misalnya, fungsi

pergudangan yang dilakukan oleh asisten apoteker mempunyai tugas untuk

menjaga dan mengetahui persediaan obat-obatan di gudang dengan selalu

mengontrol suhu ruangan penyimpanan obat dan menghitung jumlah obat

yang masih tersedia. Dengan adanya struktur organisasi dapat memberikan

kontribusi terhadap kelancaran jalur pelaporan di rumah sakit dan

kemampuan rumah sakit untuk mencapai tujuannya dengan cara memberikan

kerangka kerja untuk merencanakan, menjalankan, mengendalikan dan

memantau aktivitas organisasi.


147

d. Perusahaan menunjukkan adanya komitmen untuk memperoleh,

mengembangkan, dan mempertahankan individu yang kompeten dalam upaya

pencapaian tujuan organisasi

Rumah sakit sudah menentukan kriteria tertentu untuk calon karyawan baru

yang berminat untuk bergabung menjadi karyawan rumah sakit khususnya

yang akan bekerja di bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit yaitu harus

memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan pekerjaan yang

ditawarkan agar mampu bekerja secara optimal. Jenjang pendidikan Kepala

Instalasi Farmasi harus berasal dari Sarjana Farmasi dan minimal bekerja di

rumah sakit 5 tahun serta memiliki gelar Profesi Apoteker. Jenjang untuk

seorang Apoteker harus berasal dari Sarjana Farmasi dan memiliki gelar

Profesi Apoteker, untuk asisten apoteker minimal pendidikan adalah lulusan

SMK Farmasi serta untuk karyawan bidang administrasi minimal pendidikan

adalah SMK Jurusan Akuntansi dan Administrasi Perkantoran. Selain itu,

dalam merekrut karyawan yang memiliki komitmen tinggi dengan rumah

sakit, rumah sakit menetapkan beberapa proses rekrutmen yaitu wawancara

dan tes psikologi. Rumah Sakit sudah menerapkan sistem training (pelatihan)

untuk karyawan baru yang diterima bekerja selama 3 bulan untuk menilai

kinerja karyawan tersebut. Proses pelatihan karyawan yang ada di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit dilakukan langsung melalui pengajaran oleh apoteker

senior dan juga dibimbing oleh Kepala Instalasi Farmasi sehingga apoteker

baru dapat langsung memahami terkait operasi pada Instalasi Farmasi

sehingga mampu meminimalisir adanya kesalahan dalam bekerja. Rumah


148

Sakit sudah menetapkan reward terhadap karyawan yang dalam setahun

memiliki kinerja yang bagus dengan memberikan kenaikan gaji atau

mendapatkan upah satu kali dari jumlah gaji karyawan tersebut serta sudah

menetapkan sistem punishment dimana karyawan yang bekerja tidak sesuai

dengan standar akan mendapatkan surat peringatan. Apabila dengan surat

peringatan karyawan tersebut tetap tidak bekerja sesuai dengan standar maka

karyawan tersebut akan dikeluarkan.

e. Perusahaan mewajibkan setiap individu untuk mengemban akuntabilitas atas

tanggungjawabnya dalam hal internal control

Instalasi Farmasi Rumah Sakit sudah mewajibkan setiap karyawan untuk

menjalankan tanggung jawabnya masing-masing dan mampu

mempertanggungjawabkan dan menjelaskan setiap kondisi yang berhubungan

dengan tanggung jawab terkait persediaan internal atas persediaan obat.

Misalnya, apoteker penanggung jawab gudang harus mampu menjelaskan

setiap kondisi di gudang yang berhubungan dengan keputusan kapan waktu

untuk pengadaan persediaan obat. Instalasi Farmasi juga mengadakan

evaluasi kinerja setiap bulan maupun enam bulan untuk melakukan evaluasi

kinerja karyawan serta melaporkan setiap risiko-risiko baru yang muncul

terkait pengendalian internal atas persediaan obat.

Berdasarkan penjabaran hasil deskripsi dari tabel perbandingan 5.1 serta analisis

yang telah dilakukan di atas, Instalasi Farmasi sudah sepenuhnya menerapkan

komponen pengendalian internal yang pertama yaitu lingkungan pengendalian.

Pertama, Instalasi Farmasi sudah menetapkan kode etik yang menjadi standar


149

perilaku karyawan dalam bentuk SOP (Standard Operation Procedures). Dan

sudah menjunjung tinggi kejujuran dan keterbukaan dalam bertindak sehingga

belum pernah ada penyimpangan yang terjadi. Kedua, Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) dr. Sitanala Tangerang sudah memiliki dewan komisaris yang melakukan

pelaksanaan terhadap pengendalian internal persediaan di Instalasi Farmasi.

Ketiga, Rumah sakit sudah membentuk struktur organisasi untuk mempermudah

melakukan pengawasan akan tanggung jawab karyawan. Dengan adanya struktur

organisasi sederhana belum ada karyawan yang merangkap dalam melakukan

pekerjaan. Keempat, Rumah Sakit sudah menunjukan komitmen untuk

mendapatkan, mengembangkan, dan mempertahankan individu yang kompeten

dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Dengan melakukan penerimaan

karyawan sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendidikan untuk posisi

yang ditawarkan. Dan sudah melakukan pelatihan secara khusus untuk karyawan

baru. Kelima, rumah sakit mewajibkan setiap individu untuk mengemban

akuntabilitas atas tanggungjawab dalam internal control dalam kaitannya dengan

pencapaian tujuan perusahaan.


150

Tabel 5.2 : Perbandingan dan Analisis Penerapan Pengendalian Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Penilaian

Risiko

Berikut merupakan tabel perbandingan antara prinsip penilaian risiko menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO)

dengan pelaksanaan pengendalian internal di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala Tangerang

Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Penilaian Risiko 1 Perusahaan menetapkan tujuan

secara jelas sehingga memungkinkan

dilakukannya proses identifikasi dan

penilaian risiko terkait dengan

tujuan.

Instalasi Farmasi sudah memiliki tujuan

pengendalian yang jelas yaitu tujuan dalam

bidang operasi, dan kepatuhan sehingga

rumah sakit dengan mudah melakukan proses

identifikasi dan penilaian risiko terkait

dengan tujuan pengendalian

Sesuai COSO

2 Perusahaan mengidentifikasi risiko

terkait dengan pencapaian tujuan

organisasi pada seluruh lingkup

entitas, dan menganalisis risiko

sebagai dasar untuk menentukan

bagaimana risiko-risiko tersebut

harus dikelola.


(RSUP) dr. Sitanala Tangerang sudah

mengidentifikasi dan menganalisis setiap

bentuk risiko yang mungkin dialami dengan

cara melihat potensi risiko yang sudah

terlihat dan akan terlihat. Dengan melakukan

identifikasi dan analisis, instalasi farmasi

dapat mengetahui bagaimana risiko tersebut

Sesuai COSO


151

harus dikelola dengan baik.




152

Tabel 5.2 : Perbandingan dan Analisis Penerapan Pengendalian Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Penilaian

Risiko (Lanjutan)

Berikut merupakan tabel perbandingan antara prinsip penilaian risiko menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO)


Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Penilaian Risiko 3 Perusahaan mempertimbangkan

potensi terjadinya fraud dalam

menilai risiko

Kepala Instalasi Farmasi selalu

menyelenggarakan evaluasi kerja sebulan

maupun 6 bulan untuk melaporkan setiap

risiko baru yang muncul di Instalasi Farmasi

sehingga potensi terjadinya fraud dalam

menilai risiko dapat diatasi melalui rapat

evaluasi yang dilaksanakan.

Sesuai COSO

4 Perusahaan mengidentifikasi dan

menilai perubahan-perubahan yang

dapat mempengaruhi sistem

pengendalian internal secara

signifikan

Instalasi Farmasi selalu mengupdate aturan-

aturan terbaru tentang penjualan obat

sehingga pengendalian internal persediaan

obat di rumah sakit tidak terganggu. Dan

selalu memberikan informasi terupdate

kepada karyawan.

Sesuai COSO



153


internal atas persediaan di tinjau dari komponen penilaian risiko, didapat hasil

analisis sebagai berikut:

a. Perusahaan menetapkan tujuan secara jelas sehingga memungkinkan

dilakukannya proses identifikasi dan penilaian risiko terkait dengan tujuan

Instalasi Farmasi Rumah sakit menetapkan tujuan pengendalian yang cukup

jelas yaitu tujuan operasi yang berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi

di dalam pelaksanaan kegiatan operasi dengan membentuk berbagai aktivitas

pengendalian seperti penggunaan AC disetiap ruangan Instalasi Farmasi,

penggunaan sistem pencatatan persediaan secara perpetual, penggunaan

sistem penilaian persediaan yaitu FIFO (First In First Out), penggunaan

CCTV disetiap sudut ruangan, menetapkan jumlah minimum persediaan akhir

sebelum pemesanan kembali (reorder), menetapkan batas minimum tanggal

waktu kadaluwarsa setiap persediaan obat yang dipesan yaitu kurang lebih 2

tahun pembatasan akses ke gudang, menyelenggarakan perhitungan fisik

persediaan.

b. Perusahaan mengidentifikasi risiko berkaitan dengan pencapaian tujuan

organisasi pada seluruh lingkup entitas, dan menganalisis risiko sebagai dasar

untuk menentukan bagaimana risiko-risiko tersebut harus dikelola

Instalasi Farmasi mengidentifikasi dan menganalisis risiko yang

memungkinkandapat terjadi di Instalasi Farmasi dilakukan dengan

menetapkan pengendalian-pengendalian yang efektif untuk mengelola risiko

yang telah diindentifikasi dan dianalisis. Aktivitas pengendalian yang


154

ditetapkan Instalasi Farmasi untuk meminimalisir risiko kadaluwarsa

persediaan obat yang mungkin terjadi dengan menetapkan batas minimum

tanggal kadaluwarsa setiap obat yang dipesan yaitu minimal kurang lebih 2

tahun untuk setiap jenis obat sehingga terjadinya kadaluwarsa obat dapat

ditekan. Instalasi Farmasi juga menggunakan sistem pencatatan persediaan

secara perpetual yaitu setiap barang masuk dan keluar akan dicatat langsung

secara rinci di kartu stok persediaan sehingga karyawan dapat mengetahui

jumlah sisa persediaan yang ada digudang dan dapat meminimalisir

kekosongan persediaan obat. Instalasi Farmasi juga menggunakan sistem

penilaian persediaan yaitu FIFO (First In First Out) dimana setiap persediaan

obat yang pertama masuk ke gudang akan pertama dikeluarkan untuk dijual

agar menghindari terjadinya kadaluwarsa pada obat.

c. Perusahaan mempertimbangkan potensi terjadinya fraud dalam menilai risiko

Kepala Instalasi Farmasi selalu menyelenggarakan evaluasi kerja setiap bulan

untuk melaporkan setiap risiko baru yang muncul pada Instalasi Farmasi

sehingga potensi terjadinya fraud dalam menilai risiko dapat diatasi melalui

rapat evaluasi yang dilaksanakan. Hal tersebut dilakukan agar tujuan dapat

tercapai dengan baik dan risiko dapat diminimalisir. Instalasi Farmasi juga

menyelenggarakan pelatihan karyawan dari rumah sakit secara rutin sehingga

para karyawan tetap bekerja sesuai aturan dan selalu update mengenai

peraturan-peraturan baru yang akan digunakan di rumah sakit.


155

d. Perusahaan mengidentifikasi dan menilai perusahaan-perusahaan yang dapat

mempengaruhi sistem internal control secara signifikan

Instalasi Farmasi selalu mematuhi aturan dari rumah sakit, seperti perubahaan

peraturan mengenai penjualan obat. Apabila terjadi perubahaan peraturan,

para karyawan di Instalasi Farmasi selalu mendukung perubahaan yang

dilakukan oleh rumah sakit agar pengendalian internal persediaan obat tidak

terganggu. Perubahaan yang terjadi pada peraturan rumah sakit maupun

peraturan terkait dengan obat juga harus dikomunikasikan kepada para

karyawan agar karyawan dapat memahami dan mampu melaksanakan

peraturan dengan baik. Adanya pergantian karyawan yang baru juga segera

dilatih dan dibimbing agar dapat bekerja dengan efektif dan efisien.


yang telah dilakukan diatas, Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP)

dr. Sitanala Tangerang sudah sepenuhnya menerapkan komponen pengendalian

internal yang kedua yaitu penilaian risiko. Instalasi Farmasi melaksanakan

penilaian risiko dengan cukup baik dengan menetapkan tujuan pengendalian yang

cukup jelas, mengidentifikasi dan menganalisis setiap bentuk risiko yang mungkin

terjadi untuk mengetahui bagaimana risiko tersebut harus dikelola, melakukan

rapat evaluasi untuk melaporkan risiko yang muncul sebagai upaya menghindari

terjadinya kesalahan dalam menilai risko dan Instalasi Farmasi selalu berusaha

update dalam menghadapi aturan dan ketentuan yang baru terkait persediaan obat.


156

Tabel 5.3 : Perbandingan dan Analisis Penerapan Pengendalian Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Aktivitas

Pengendalian

Berikut merupakan tabel perbandingan antara prinsip aktivitas pengendalian menurut Committee of Sponsoring Organization

(COSO) dengan pelaksanaan pengendalian internal di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala Tangerang

Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Aktivitas Pengendalian 1 Perusahaan telah menyeleksi dan

membangun aktivitas pengendalian

yang mendukung upaya mitigasi

risiko sehingga risiko berada pada

level yang diterima.

Instalasi Farmasi telah mempelajari dan

memahami setiap risiko yang akan terjadi di

rumah sakit dari hasil analisis dan penilaian

risiko tersebut dapat dihadapi dan dihindari

dengan dibentuknya berbagai macam

aktivitas pengendalian.

Sesuai COSO

2 Perusahaan telah menyeleksi dan

membangun aktivitas pengendalian

umum dengan menggunakan

teknologi untuk mendukung

pencapaian tujuan organisasi.


(RSUP) dr. Sitanala Tangerang sudah

membuat dan menjalankan aktivitas

pengendalian yang memadai demi pencapaian

tujuan perusahaan dengan penggunaan CCTV

untuk menghindari pencurian, penggunaan

AC untuk menjaga suhu ruangan agar tetap

sesuai dengan standar serta penggunaan

Sesuai COSO


157

lemari pendingin khusus untuk setiap obat

yang memerlukan perlakuan khusus.




158



Berikut merupakan tabel perbandingan antara prinsip aktivitas pengendalian menurut Committee of Sponsoring Organization


Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Aktivitas Pengendalian 3 Perusahaan menerapkan aktivitas

pengendalian sebagaimana tercermin

pada kebijakan, yang menetapkan

apa yang diharapkan, dan dalam

prosedur yang relevan untuk

melaksanakan kebijakan tersebut.

Instalasi Farmasi belum menerapkan aktivitas

pengendalian seperti belum mengasuransikan

obat-obatan dan alat kesehatan lainnya karena

semua obat atau pun alat kesehatan dari

supplier merupakan bukan barang konsinyasi.

Tidak Sesuai COSO




159

Berdasarkan hasil perbandingan pada tabel 5.3 mengenai penerapan pengendalian

internal atas persediaan obat ditinjau dari komponen aktivitas pengendalian

didapat hasil analisis sebagai berikut:

a. Perusahaan telah menyeleksi dan membangun aktivitas pengendalian yang

mendukung upaya mitigasi risiko sehingga risiko berada pada level yang

dapat diterima.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit telah mempelajari dan memahami setiap risiko

yang mungkin terjadi di rumah sakit dengan dilakukannya identifikasi dan

analisis risiko sehingga risiko tersebut dapat berada pada level yang dapat

diterima oleh rumah sakit. Instalasi Farmasi juga telah melakukan pembahian

kewenangan antar fungsi yang tercermin dalam struktur organisasi. Adapun

aktivitas pengendalian yang dibangun oleh instalasi farmasi yaitu sebagai

berikut:

1) Instalasi Farmasi menggunakan sistem pencatatan persediaan secara

perpetual dimana setiap keluar masuknya obat dari gudang selalu dicatat

dalam buku penerimaan dan pengeluaran selain itu pencatatan pun sudah

dilakukan secara komputerisasi serta selalu memperbaharui kartu stock

persediaan.

2) Instalasi Farmasi menggunakan sistem penilaian persediaan yaitu FIFO

(First In First Out) dengan arus barang FEFO (First Expired First Out)

sebagai upaya menghindari risiko kadaluwarsa pada persediaan obat.

3) Instalasi Farmasi menetapkan jumlah minimum pemesanan kembali

(reorder) persediaan obat di Instalasi Farmasi untuk menghindari


160

terjadinya kekosongan persediaan serta penumpukan persediaan di

gudang, Penetapan jumlah minimum pemesanan kembali persediaan obat

di Instalasi Farmasi dilakukan oleh pengelolaan Instalasi Farmasi. Untuk

persediaan obat dengan permintaan yang tinggi maka jumlah sisa

persediaan sebelum reorder ditetapkan lebih besar daripada persediaan

obat yang permintaannya rendah.

4) Instalasi Farmasi menetapkan batas minimum tanggal waktu kadaluwarsa

setiap obat yang dipesan yaitu kurang lebih 2 tahun sebagai upaya

menghindari terjadinya kadaluwarsa persediaan obat dengan melakukan

request langsung ke PBF ketika melakukan pemesanan.

5) Instalasi Farmasi membatasi orang yang boleh masuk ke gudang yaitu

hanya karyawan Instalasi Farmasi dan pemilik sarana Instalasi Farmasi

saja yang mempunyai akses masuk ke gudang, Pembatasan akses yang

dilakukan Instalasi Farmasi berupa pintu gudang yang selalu terkunci

ketika petugas gudang tidak ada di tempat. Namun, belum adanya

penguncian pintu secara double.

6) Instalasi Farmasi menyelenggarakan perhitungan fisik persediaan setiap

enam bulan sekali dan pengecekan kartu stock persediaan setiap hari.

Mekanisme perhitungan fisik persediaan yang diterapkan Instalasi

Farmasi cukup sederhana yaitu dengan menyiapkan kartu stock

perhitungan fisik, daftar hasil perhitungan fisik serta kartu stock

persediaan. Pengelola gudang farmasi dibantu oleh karyawan lain akan

melakukan perhitungan satu per satu jenis obat yang ada di gudang dan


161

dicatat di kartu perhitungan fisik, lalu memasukan rekap di daftar hasil

perhitungan fisik dan mencocokan dengan jumlah sisa persediaan di kartu

stock untuk mengetahui kesesuaian pencatatan persediaan. Lalu

menyesuaikan juga pencatatan secara manual dengan pencatatan secara

komputerisasi.

b. Perusahaan telah menyeleksi dan membangun aktivitas pengendalian

umum dengan menggunakan teknologi untuk mendukung pencapaian

tujuan organisasi

Instalasi Farmasi telah menggunakan sistem pencatatan secara

komputerisasi untuk menjalankan aktivitas pengendalian yang tepat agar

mencapai tujuan rumah sakit. Instalasi Farmasi sudah dilengkapi CCTV

dan menggunakan AC untuk menjaga kestabilan suhu ruangan agar sesuai

dengan standar yang telah ditetapkan. Sudah dilakukan penguncian pintu

gudang apabila petugas gudang tidak berada diruangan namun penguncian

pintu belum dilakukan secara double. Selain itu, untuk presensi masuk

karyawan sudah menggunakan fingerprint untuk menghindari adanya

kecurangan pada absen karyawan.

c. Perusahaan menerapkan kegiatan pengendalian sebagaimana tercermin

pada kebijakan, yang menetapkan apa yang diharapkan, dan dalam

prosedur yang relevan untuk melaksanakan kebijakan tersebut

Instalasi Farmasi belum menerapkan aktivitas pengendalian seperti belum

mengasuransikan obat-obatan dan alat kesehatan lainnya karena semua

obat atau pun alat kesehatan dari supplier merupakan bukan barang


162

konsinyasi. Tetapi, Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP)

dr. Sitanala sudah menetapkan karyawan yang berkompeten dibidangnya

untuk melakukan aktivitas pengendalian masing-masing sesuai dengan

jadwal dan waktu yang telah ditetapkan. Serta sudah melakukan

pembagian tugas sesuai dengan wewenang masing-masing untuk

meminimalisir risiko dan mencapai tujuan dengan baik.

Berdasarkan perjabaran hasil deskripsi dari tabel perbandingan 5.3 serta analisis

yang telah dilakukan di atas Instalasi Farmasi belum sepenuhnya menerapkan

komponen pengendalian internal yang ketiga yaitu aktivitas pengendalian.

Instalasi Farmasi telah membentuk aktivitas pengendalian sebagai upaya

meminimalisir risiko sampai risiko berada pada level yang dapat diterima.

Namun, Instalasi Farmasi belum menetapkan aktivitas pengendalian seperti belum

mengasuransikan obat-obatan maupun alat kesehatan lainnya karena semua obat

maupun alat kesehatan dari supplier bukan barang konsinyasi.


163

Tabel 5.4 : Perbandingan dan Analisis Penerapan Pengendalian Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Informasi

dan Komunikasi

Berikut merupakan tabel perbandingan antara prinsip informasi dan komunikasi menurut Committee of Sponsoring Organization


Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Informasi dan

Komunikasi

1 Perusahaan menghasilkan dan

menggunakan informasi yang

relevan untuk mendukung fungsi

pengendalian internal di dalam

perusahaan

Instalasi Farmasi sudah menggunakan informasi

secara relevan di bagian persediaan untuk

mendukung pengendalian internal.

Sesuai COSO

2 Perusahaan berkomunikasi secara

internal untuk mendukung fungsi

pengendalian internal.

Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

melakukan evalusi untuk membahas

kekurangan yang terjadi sebagai salah satu cara

melakukan pengendalian internal. Komunikasi

antara Kepala Instalasi Farmasi dengan para

karyawan begitu sebaliknya pun sudah berjalan

dengan baik sehingga tidak adanya

permasalahan internal antar karyawan.

Sesuai COSO



164

Tabel 5.4 : Perbandingan dan Analisis Penerapan Pengendalian Internal atas Persediaan Obat pada Komponen Informasi

dan Komunikasi (Lanjutan)

Berikut merupakan tabel perbandingan antara prinsip informasi dan komunikasi menurut Committee of Sponsoring Organization



Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Informasi dan

Komunikasi

3 Perusahaan berkomunikasi secara

eksternal untuk mendukung fungsi

pengendalian internal.

Instalasi Farmasi sudah melakukan komunikasi

secara eksternal dengan baik untuk mendukung

pengendalian internal. Melakukan komunikasi

dengan vendor atau distributor obat untuk

mendapatkan barang yang dibutuhkan di

Instalasi.

Sesuai COSO


165


internal atas persediaan yang ditinjau dari komponen Informasi dan Komunikasi

di dapat hasil analisis sebagai berikut:

a. Perusahaan menghasilkan dan menggunakan informasi yang relevan untuk

mendukung fungsi pengendalian internal dalam perusahaan

Instalasi Farmasi sudah menggunakan informasi yang ada untuk dijadikan

laporan keuangan yang akan dibuat oleh bidang keuangan. Selain itu, Kepala

Instalasi Farmasi selalu mendorong karyawan untuk selalu mengetahui

adanya peraturan baru yang ada baik dari internal maupun eksternal.

Peraturan internal yaitu peraturan yang berkaitan dengan peraturan yang ada

di dalam Instalasi Farmasi, sedangkan peraturan eksternal yaitu peraturan

yang berkaitan dengan peraturan yang diberlakukan oleh pemerintah terkait

dengan obat-obatan maupun standar operasional perusahaan yang berlaku.

Dengan begitu, kualitas Instalasi Farmasi dalam bekerja maupun kualitas obat

yang dimiliki semakin baik. Informasi terkait dengan persediaan obat dan

risiko yang mungkin akan terjadi juga dapat disampaikan kepada seluruh

kalangan sehingga dapat mencapai tujuan dengan baik.

b. Perusahaan berkomunikasi secara internal untuk mendukung fungsi

pengendalian internal

Kepala Instalasi Farmasi sudah melakukan komunikasi secara internal

dibuktikan dengan adanya rapat dan evaluasi untuk membahas kekurangan

yang terjadi atau risiko yang mungkin akan terjadi pada Instalasi Farmasi.

Selain itu juga komunikasi antara Kepala Instalasi Farmasi dengan apoteker-


166

apoteker serta asisten apoteker sudah berjalan dengan baik sehingga membuat

suasana nyaman yang tercipta di lingkup Instalasi Farmasi.

c. Perusahaan berkomuniksi secara eksternal untuk mendukung fungsi

pengendalian internal

Instalasi Farmasi berkomunikasi secara eksternal dengan vendor dan supplier

obat untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan. Dalam melakukan proses

audit, Instalasi Farmasi melakukan audit dengan pihak eksternal yang

dilakukan setiap satu tahun sekali. Proses audit dilakukan oleh Kantor

Akuntan Publik, Tim Inspektorat Jendral Kementerian Kesehatan, KPK dan

BPK. Dengan dilakukannya proses audit dari pihak eksternal semakin

mendukung fungsi pengendalian internal.

Berdasarkan penjabaran hasil deskripsi dari tabel perbandingan 5.4 yang telah

dilakukan di atas, Kepala Instalasi selalu mendorong semua karyawan untuk

sesuai dengan peraturan yang ada, baik peraturan internal maupun eksternal agar

mampu melaksanakan operasional dengan baik. Instalasi Farmasi juga sudah

melakukan komunikasi internal dengan baik sehingga semua karyawan

bekerjasama dengan baik. Komunikasi eksternal dengan vendor juga sudah

terjalin dengan baik sehingga tidak ada keterlambatan dalam penyediaan obat.


167


Pengawasan

Berikut merupakan tabel perbandingan antara prinsip aktivitas pengawasan menurut Committee of Sponsoring Organization (COSO)


Komponen



Menurut COSO


Rumah Sakit

Keterangan

Aktivitas Pengawasan 1 Perusahaan melakukan evaluasi yang

sedang berlangsung dan atau

terpisah.

Instalasi Farmasi melakukan evalusi terhadap

kinerja yang dilakukan semua karyawan selama

pekerjaan yang sedang berlangsung ataupun

ketika pekerjaan telah selesai sehingga

karyawan mengetahui apa yang harus

diperbaiki dan ditingkatkan

Sesuai COSO

2 Perusahaan mengevaluasi,

mengkomunikasikan dan melaporkan

setiap kekurangan.

Evaluasi dilakukan oleh seluruh karyawan

Instalasi Farmasi dan semua pihak

mengkomunikasikan dengan baik segala

kekurangan yang dimiliki sehingga dapat dicari

solusi terbaik.

Sesuai COSO



168


internal atas persediaan di tinjau dari komponen aktivitas pengawasan, didapat

hasil analisis sebagai berikut:

a. Perusahaan melakukan evaluasi yang sedang berlangsung dan atau terpisah

Instalasi Farmasi sudah melakukan evaluasi kinerja setiap satu bulan dan

enam bulan sekali untuk melihat kekurangan yang selama ini menjadi kendala

Instalasi dalam mencapai tujuan. Evaluasi dilakukan agar Kepala Instalasi

Farmasi dan para karyawan mengetahui langkah mana yang paling efektif

untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dan membuat karyawan

semakin berhati-hati dalam bekerja dan meminimalisir terjadinya kesalahan.

b. Perusahaan mengevaluasi, mengkomunikasikan dan melaporkan setiap

kekurangan

Evaluasi dilakukan oleh semua apoteker dan semua pihak

mengkomunikasikan dengan baik segala kekurangan yang dimiliki agar

mendapatkan solusi terbaik. Segala informasi yang belum tersampaikan

dengan baik juga dilaporkan agar tidak terjadi kesalahpahaman di antara

karyawan dalam bekerja. Dari hasil evaluasi tersebut harus dikomunikasikan

kembali kepada karyawan agar karyawan pun mengetahui langkah mana yang

akhirnya dipilih untuk mengatasi permasalahan atau risiko yang terjadi.


yang telah dilakukan diatas, Instalasi Farmasi sudah sepenuhnya menerapkan

komponen pengendalian internal yang kelima yaitu aktivitas pengawasan.

Instalasi Farmasi sudah melakukan aktivitas pengawasan dengan baik. Kepala


169

Instalasi Farmasi dan seluru karyawan selalu melakukan evaluasi dan melaporkan

kekurangan informasi yang terjadi sehingga mampu meminimalisir risiko yang

mungkin terjadi sehingga tujuan tercapai sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

C. Pembahasan

Hasil penelitian ini mengenai pengendalian internal atas persediaan obat di


bahwa Instalasi Farmasi telah menerapkan sebagian besar standar pengendalian

internal menurut Committe of Sponsoring Organization (COSO). Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala Tangerang sudah

sepenuhnya menerapkan komponen lingkungan pengendalian menurut Committee

of Sponsoring Organization (COSO) seperti sudah menunjukkan komitmen atas

integritas dan nilai etika, dewan komisaris menunjukkan independensinya

terhadap manajemen dan melaksanakan pengawasan terhadap pengembangan dan

kinerja pengendalian internal. Manajemen menetapkan, dengan pengawasan

dewan komisaris, struktur, jalur pelaporan, dan kewenangan serta tanggungjawab

dalam mencapai tujuan. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr.

Sitanala sudah menunjukkan komitmen untuk mendapatkan, mengembangkan dan

mempertahankan individu yang kompeten dalam upaya pencapaian tujuan

organisasi serta mewajibkan setiap individu untuk mengemban akuntabilitas dan

tanggungjawab dalam internal control dalam kaitannya dengan pencapaian

tujuan.

Instalasi Farmasi sudah sepenuhnya menerapkan komponen penilaian risiko

dimana instalasi farmasi sudah menetapkan tujuan secara jelas sehingga


170

memungkinkan dilakukannya proses identifikasi dan penilaian risiko terkait

dengan tujuan. Melakukan analisis risiko sebagai dasar untuk menentukan

bagaimana risiko-risiko tersebut harus dikelola lalu mempertimbangkan potensi

terjadinya fraud dalam menilai risko. Instalasi Farmasi sudah mengidentifikasi

dan menilai perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem pengendalian

internal secara signifikan. Namun, dilihat dari komponen aktivitas pengendalian


belum sepenuhnya diterapkan. Instalasi belum menerapkan pengendalian seperti

mengasuransikan obat-obatan dan alat kesehatan lainnya karena barang tersebut

bukan barang konsinyasi. Dan masih kurang dalam melakukan mengembangan

kontrol umum atas teknologi misalnya menggunakan CCTV yang cukup untuk

mengurangi adanya risiko pencurian. Di dalam pencatatan atas persediaan obat,

Instalasi Farmasi sudah menggunakan sistem komputerisasi sehingga mudah

dipahami. Dilihat dari komponen pengendalian internal yang empat yaitu

Informasi dan Komunikasi, Instalasi Farmasi sudah sepenuhnya menerapkan

komponen tersebut. Instalasi farmasi sudah menghasilkan dan menggunakan

informasi yang relevan, melakukan komunikasi secara internal maupun eksternal

untuk mendukung fungsi pengendalian internal. Dan Instalasi Farmasi sudah

menerapkan sepenuhnya komponen aktivitas pengawasan dimana instalasi

farmasi sudah melakukan evaluasi yang sedang berlangsung,

mengkomunikasikan serta melaporkan setiap kekurangan.


171

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan mengenai pengendalian internal

atas persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr.

Sitanala Tangerang dapat disimpulkan bahwa Instalasi Farmasi telah sesuai dan

telah menerapkan sebagian besar standar pengendalian internal menurut Committe

of Sponsoring Organization (COSO). Dilihat dari penerapan yang ada di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit yang sudah sesuai dengan komponen pengendalian internal

yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, pemantauan, informasi dan

komunikasi. Pada komponen aktivitas pengendalian terdapat satu prinsip yang

belum diterapkan sehingga tidak sesuai dengan standar yang ditinjau dari

komponen pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring Organization

(COSO). Pada hal ini Instalasi Farmasi Rumah Sakit belum menerapkan

pengendalian seperti mengasuransikan sediaan farmasi lainnya karena barang

tersebut bukan barang konsinyasi. Dan masih kurang dalam melakukan

mengembangkan kontrol umum atas teknologi misalnya menggunakan CCTV

yang cukup untuk mengurangi adanya risiko pencurian. Di dalam pencatatan

pencatatan atas sediaan farmasi sudah menggunakan sistem komputerisasi

sehingga mudah dipahami.


172

B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Peneliti hanya melakukan wawancara untuk pengisian checklist dengan

Kepala Instalasi Farmasi saja untuk memperoleh sebagian besar informasi

karena kebijakan dari pihak rumah sakit sehingga masih terdapat

kemungkinan responden memberikan informasi yang subjektif.

2. Peneliti tidak dapat mengakses dokumen-dokumen yang lebih banyak terkait

pencatatan dan pengeluarin obat di rumah sakit dikarenakan kebijakan dari

rumah sakit.

C. Saran

Saran yang bisa penulis berikan didalam penelitian ini yaitu:

1. Bagi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sitanala

Tangerang

a. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala

Tangerang sebaiknya melakukan pengendalian internal dalam mengatasi

risiko pencurian persediaan di gudang dengan melakukan pemasangan

kunci secara ganda serta memasang CCTV di area gudang agar gudang

menjadi lebih aman dan mengasuransikan persediaan obat sehingga

meminimalisir terjadinya risiko yang merugikan.

2. Bagi penelitian selanjutnya

a. Penelitian berikutnya diharapkan dapat menambah jumlah responden

penelitian yaitu semua karyawan rumah sakit khusus Instalasi Farmasi


173

agar informasi yang dihasilkan lebih akurat dan andal untuk pengambilan

kesimpulan penelitian.

b. Peneliti selanjutnya menggunakan teori-teori yang terbaru dalam

melakukan analisis pengendalian internal terhadap pengelolaan

persediaan obat dan membuat pedoman wawancara serta lembar

kuesioner juga diperbaharui dengan teori-teori terbaru.


174

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, Sukrino. 2012. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh

Akuntan Publik. Edisi Empat Belas Buku Satu. Jakarta: Salemba Empat.

Agung, Anak Agung Putu. 2012. Metodologi Penelitian Bisnis. Malang: UB

Press.

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian:Suatu Pendekatan Praktik. Edisi

Revisi 2010. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Boynton, William C., Johnson, Raymond N., dan Kell, Walter G. 2001. Modern

Auditing Edisi Ketujuh. Jakarta: Erlangga.

COSO. 2013. “Internal Control-Integrated Framework Executive Summary”.

http://www.coso.org/. Diakses tanggal 20 Agustus 2019.

Gondodiyoto, Sanyoto. 2010. Audit Sistem Informasi + Pendekatan COBIT.

Jakarta: Mitra Wacana Media.

Hayes, Rick., Wallage, Philip., dan Gortemaker, Hans. 2017. Prinsip-prinsip

Pengauditan Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.

Hery. 2019. Dasar-dasar Pemeriksaan Akuntansi. Jakarta: PT Grasindo

Lumenta, Benyamin. 1987. Pelayanan Medis, Citra, Konflik dan Harapan.

Yogyakarta: Penerbit Kanisius.

Mulyadi. 2010. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen.

Jakarta:Salemba Empat.

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2010. Pedoman Pengelolaan

Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta: Salemba Empat

Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Nomor

1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi Di Rumah

Sakit

Prastowo, Andi. 2014. Memahami Metode-Metode Penelitian: Suatu Tinjauan

Teoritis dan Praktik Yogyakarta: Ar-Ruzz Media

Sabarguna, Boy. 2005. Logistik Rumah Sakit dan Tehnik Efisiensi. Cetakan

Pertama. Jateng: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng-DIY.



http://www.pdpersi.co.id/peraturan/kepmenkes/kmk11972004.pdf



175

Santoso. 2010. Manajemen Obat Rumah Sakit. Yogyakarta: Program Pendidikan

Pascasarjana, Magister Manajemen Rumah Sakit Fakultas Kedokteran

Universitas Gajah Mada.

Sanusi, Anwar. 2014. Metodologi Penelitian Bisnis. Cetakan Keempat. Jakarta:

Salemba Empat.

Tuanakotta, Theodorus M. 2013. Audit Berbasis ISA, International Standards On

Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Warren, Carl S., James M Reeve dan Philip E Fess. 2015. Pengantar Akuntansi.

Edisi Kedua Puluh Lima. Jakarta: Salemba Empat

Wilson, James D. dan John B Campbell. 2001. Tugas Akuntan Manajemen.

Jakarta: Erlangga

Yuliandes. 2018. “Analisis Pengendalian Internal Atas Persediaan Obat di Apotek

Mulia Farma Pangkal Pinang”. Skripsi. Universitas Sanata Dharma,

Yogyakarta


176

LAMPIRAN


177

Lampiran 1: Daftar Pertanyaan Wawancara

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Profil rumah sakit

a. Dimanakah lokasi rumah sakit?

b. Apakah lokasi rumah sakit cukup stategis/mudah dijangkau dari

pusat kota?

c. Apakah terdapat visi dan misi rumah sakit?

2. Sejarah berdirinya dan perkembangan rumah sakit?

a. Kapan dan siapa pendiri rumah sakit?

b. Bagaimana sejarah berdirinya rumah sakit?

c. Apakah rumah sakit pernah berpindah lokasi dan berganti

kepemilikan?

d. Siapa pemilik rumah sakit ini?

e. Apakah ada alasan pemilik rumah sakit memberi nama rumah sakit

dr sitanala ?

f. Apa kelebihan yang ditawarkan rumah sakit untuk mendapatkan

pelanggan tetap?

3. Struktur organisasi

A. Apakah rumah sakit memiliki struktur organisasi?

B. Bagaimana struktur organisasi yang berlaku di rumah sakit ini?

C. Bagaimana pembagian tugas yang dilakukan untuk setiap fungsi

sesuai struktur organisasi?

4. Personalia


178

a. Berapa jumlah karyawan di rumah sakit ini khususnya pada bagian

instalasi farmasi?

b. Bagaimana pembagian jam kerja karyawan yang berlaku di rumah

sakit ini?

c. Bagaimana sistem penggajian yang berlaku?

d. Apakah terdapat jaminan social dan kompensasi yang diberikan

rumah sakit kepada karyawan?

e. Bagaimana prosedur perekrutan dan penerimaan karyawan di

rumah sakit ini?

5. Permodalan Lingkungan Pengendalian

a. Apakah modal yang digunakan untuk mendirikan rumah sakit ini

mendapat bantuan dari pihak luar rumah sakit?

A. Lingkungan pengendalian

1. Apakah terdapat kebijakan tertulis mengenai kedisplinan dan

kejujuran yang ditetapkan instalasi farmasi?

2. Apakah kebijakan dan gaya operasi manajemen mendukung

efektivitas dalam pencapaian tujuan instalasi farmasi?

3. Apakah laporan mengenai adanya suatu penyimpangan yang diterima

karyawan selalu ditindak lanjuti oleh atasan yang berwenang? Iyaa,

4. Appakah penempatan karyawan baru berdasarkan keterampilan,

keahlian dan pendidikan yang dimilikinya?

5. Apakah instalasi farmasi menetapkan misi dan tujuan yang menjadi

pedoman perusahaan?


179

6. Apakah dalam pengambilan keputusan, atasan melibatkan para

anggotanya?

7. Apakah instalasi farmasi mempunyai struktur organisasi yang

menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab setiap posisi?

8. Apakah terdapat job description yang jelas mengenai wewenang dan

tanggung jawab setiap posisi dalam instalasi farmasi?

9. Apakah rumah sakit memiliki kode etik?

10. Apakah ada sisem reward (pemberiaan penghargaan atas kinerja) yang

berlaku?

11. Apakah ada sistem punishment (hukuman atas kinerja) yang berlaku?

12. Apakah ada dokumen resmi yang memuat tentang kompetensi khusus

yang dibutuhkan untuk setiap jabatan?

13. Apakah ada proses pelatihan rutin yang dilakukan untuk karyawan

baru maupun lama?

14. Apakah ada evaluasi yang dilakukan terhadap kinerja karyawan?

15. Apakah setiap karyawan memiliki jatah cuti setiap tahunnya?

16. Apakah terdapat SOP yang mengatur jam kerja karyawan?

17. Apakah pimpinan rumah sakit memberikan teladan dalam

menunjukan integritas dan melakukan etika yang baik?

18. Apakah terdapat kebijakan untuk mengkomunikasikan etika yang

diterapkan di rumah sakit?

19. Apakah terdapat kebijakan untuk mengkomunikasikan kode etik yang

diterapkan dirumah sakit?


180

20. Apakah ada prosedur rekuitmen karyawan?

21. Apakah terdapat dokumen tertulis mengenai deskripsi pekerjaan? Ada.

B. Penilaian Risiko

1. Apakah atasan menetapkan resiko sebagai bagian dari pelaksanaan

pengendalian internal?

2. Apakah atasan meranang suatu pengendalian untuk mengatasi

risiko tersebut?

3. Apakah batasan minimum dan maksimum persediaan yang telah

ditentukan selalu ditaati?

4. Apakah auditor internal menetapkan risiko apabila tindakan

perbaikan gagal dilakukan?

5. Apakah terdapat resiko yang dihadapi rumah sakit dari lingkungan

eksternal?

6. Apakah terdapat resiko yang dihadapi rumah sakit dalam proses

pengadaan obat?


penerimaan obat dari distributor?


penyimpanan obat di gudang?

9. Apakah terdapat resiko yang dihadai rumah sakit dalam proses

pengeluaran obat dari gudang?

10. Apakah terdapat resiko yang mungkin dihadapi dalam proses

perhitungan fisik persediaan obat digudang?


181

11. Apakh terdapat resiko yang mungkin dihadapi persediaan obat

secara fisik?

12. Apakah ada perlakuan khusus terhadap persediaan obat yang

mudah rusak?

13. Apakah ada perlakuan khusus terhadap persediaan obat yang

kadaluarsa?

14. Apakah terdapat dokumen tertulis tentang prosedur pemusnakan

persediaan obat yang kadaluarsa?

15. Apakah terdapat dokumen tertulis tentang prosedur perhitungan

fisik persediaan obat digudang?

16. Apakah terdapat prosedur pemusnahaan persediaan yang rusak?

17. Apakah terdapat dokumen tertulis mengenai prosedur penghapusan

persediaan obat yang rusak?

C. Aktivitas Pengendalian

1. Apakah dokumen-dokumen yang digunakan diberikan nomor urut

cetak?

2. Apakah setiap penyerahaan barang ke bagian penerimaan

menggunakan suatu bukti penyerahaan yang memuat jenis dan kualitas

barang yang dikirim?

3. Apakah bagian gudang barang memeriksa kuantitas barang yang

diminta berdasarkan dokumen permintaan barang?

4. Apakah perusahaan memiliki gudang yang dilengkapi dengan sasaaran

pengamanan yang layak?


182

5. Apakah ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan barang, sarana

instalasi farmasi (gudang), akuntansi dan keuangan?

6. Apakah ada langkah pengendalian untuk menghindari pencurian

persediaan obat digudang?

7. Apakah setiap perubahaan pada jumlah persediaan obat (penambahan

karena pembelian, pengurangan karena penjualan, pengurangan karena

rusak) dicatat secara up to date oleh bagian akuntnansi?

8. Apakah perhitungan fisik persediaan obat di gudang dilakukan secara

berkala?

9. Apakah bagian pergudangan memiliki pengetahuan khusus mengenai

kondisi untuk penyimpanan persediaan obat digudang?

10. Apakah setiap persediaan obat yang pertama kali masuk ke gudang

akan di keluarkan pertama juga oleh bagian pergudangan?

11. Apakah terdapat pengendalian yang dilakukan rumah sakit untuk

menjaga kualitas persediaan obat di gudang?

12. Apakah apotek mengasuransikan semua persediaan obat?

13. Apakah ada pengawasan yang dilakukan oleh pihak eksternal terhdapa

kualitas persediaan obat di apotek?

14. Apakah sistem pencatatan persediaan sudah terkomputerisasi?

15. Apakah ada pembatasan akses untuk kelaur masuk gudang?

16. Apakah terdapat prosedur rekonsiliasi catatan akuntansi dengan

perhitungan fisik persediaan obat?


183

17. Apakah terdapat dokumen tertulis mengenai prosedur rekonsiliasi

catatan akuntansi?

D. Informasi dan Komunikasi

1. Apakah setiap transaksi yang terjadi diotorisasi oleh pejabat yang

berwenang?

2. Apakah terdapat sistem informasi akuntansi yang memadai yang dapat

memastikan kelengkapan pencatatan transaksi?

3. Apakah terdapat prosedur dalam melaksanakan berbagai kegiatan

dalam instalasi farmasi?

E. Pemantauan

1. Apakah monitoring oleh manajemen terhadap laporan hasil auditor

interal dilakukan secara periodic dan berkesinambungan?

2. Apakah monitoring dilakukan oleh orang yang independen?

3. Apakah pengendalian yang ada telah didokumentasikan ke dalam

bentuk prosedur penjelasan bagan alir atau bentuk lain?

4. Apakah inspeksi mendadak dilakukan oleh pemimpin perusahaan

untuk memastikan bahwa pengendalian internal telah berjalan

sebagaimana semestinya?

5. Apakah telah dilakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan dalam

pengendalian internal perusahaan atas persediaan?


184

Lampiran 2. Hasil Checklist Penerapan Pengendalian Internal Atas Persediaan

Obat menurut Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Sitanala Tangerang

No Komponen Pengendalian

Internal

Ya Tidak Keterangan

Lingkungan Pengendalian

1. Apakah terdapat kebijakan

tertulis mengenai

kedisplinan dan kejujuran

yang ditetapkan rumah

sakit khususnya di Instalasi

Farmasi?

√

2. Apakah kebijakan dan gaya

operasi manajemen

mendukung efektivitas

dalam pencapaian tujuan

Instalasi Farmasi?

√

3. Apakah laporan mengenai

adanya suatu

penyimpangan yang

diterima karyawan selalu

ditindak lanjuti oleh atasan

yang berwenang?

√

4. Apakah penempatan


185

karyawan baru berdasarkan

keterampilan, keahlian dan

pendidikan yang

dimilikinya?

√

5. Apakah instalasi farmasi

menetapkan misi dan

tujuan yang menjadi

pedoman perusahaan?

√

Menetapkan tidak, tetapi

memberikan kontribusi.

6. Apakah dalam

pengambilan keputusan,

atasan melibatkan para

anggotanya?

√

7. Apakah instalasi farmasi

mempunyai struktur

organisasi yang

menggambarkan garis

wewenang dan tanggung

jawab setiap posisi?

√

8. Apakah terdapat job

description yang jelas

mengenai wewenang dan

tanggung jawab setiap

posisi dalam instalasi

√


186

farmasi?

9. Apakah rumah sakit

memiliki kode etik?

√

10. Apakah ada sistem reward

(pemberian penghargaan

atas kinerja) yang berlaku?

√

11. Apakah ada sistem

punishment (hukuman atas

kinerja) yang berlaku?

√

12. Apakah ada dokumen

resmi yang memuat tentang

kompetensi khusus yang

dibutuhkan untuk setiap

jabatan?

√

13. Apakah ada proses

pelatihan rutin yang

dilakukan untuk karyawan

baru maupun lama?

√

14. Apakah ada evaluasi yang

dilakukan terhadap kinerja

karyawan?

√

15. Apakah setiap karyawan

memiliki jatah cuti setiap

√


187

tahunnya?

16. Apakah terdapat SOP yang

mengatur jam kerja

karyawan?

√

17. Apakah pimpinan rumah

sakit memberikan teladan

dalam menunjukan

integritas dan melakukan

etika yang baik?

√


untuk mengkomunikasikan

etika yang diterapkan di

rumah sakit?

√



kode etik yang diterapkan

di rumah sakit?

√

20. Apakah terdapat prosedur

rekrutment karyawan?

√



etika yang ditetapkan di

rumah sakit?

√


188



kode etik yang ditetapkan

di rumah sakit?

√

23. Apakah terdapat dokumen

tertulis mengenai deskripsi

pekerjaan setiap karyawan

secara lengkap?

√

Penilaian Risiko

1 Apakah atas menetapkan

risiko sebagai bagian dari

pelaksanaan pengendalian

internal?

√

2. Apaka terdapat risiko yang

dihadapi rumah sakit dari

lingkungan eksternal?

√

3. Apakah terdapat risiko

yang dihadapi Instalasi

Farmasi dalam proses

pengadaan obat?

√

4. Apakah ada risiko yang

dihadapi Instalasi Farmasi

dalam proses penerimaan

√


189

obat dari distributor?




penyimpanan obat di

gudang?

√




pengeluaran obat dari

gudang?

√


yang mungkin dihadapi

dalam proses perhitungan

fisik persediaan obat di

gudang?

√

8. Apakah ada perlakuan

khusus terhadap persediaan

obat yang mudah rusak?

√

9. Apakah ada perlakuan

khusus terhadap persediaan

obat yang kadaluarsa?

√

10. Apakah terdapat dokumen √


190

tertulis tentang prosedur

pemusnahaan persediaan

obat yang kadaluarsa?


tertulis tentang prosedur

perhitungan fisik

persediaan obat di gudang?

√


pemusnahaan persediaan

obat yang rusak?

√


tertulis mengenai prosedur

penghapusan persediaan

obat yang rusak?

√

Aktivitas Pengendalian

1. Apakah ada dokumen-

dokumen yang digunakan

diberikan nomor urut

cetak?

√

2. Apakah setiap penyerahaan

barang ke bagian

penerimaan menggunakan

suatu bukti penyerahaan

√


191

yang memuat jenis dan

kualitas barang yang

dikirim?

3. Apakah bagian gudang

barang memeriksa

kuantitas barang yang

diminta berdasarkan

dokumen permintaan

barang?

√

4. Apakah perusahaan

memiliki gudang yang

dilengkapi dengan sasaaran

pengamanan yang layak?

√

5. Apakah ada pemisahan

tugas antara bagian

penerimaan barang, sarana

instalasi farmasi (gudang),

akuntansi dan keuangan?

√

6. Apakah ada langkah

pengendalian untuk

menghindari pencurian

persediaan obat digudang?

√


192

7. Apakah setiap perubahaan

pada jumlah persediaan

obat (penambahan karena

pembelian, pengurangan

karena penjualan,

pengurangan karena rusak)

dicatat secara up to date

oleh bagian akuntansi?

√

8. Apakah perhitungan fisik

persediaan obat di gudang

dilakukan secara berkala?

√

9. Apakah bagian

pergudangan memiliki

pengetahuan khusus

mengenai kondisi untuk

penyimpanan persediaan

obat digudang?

√

10. Apakah setiap persediaan

obat yang pertama kali

masuk ke gudang akan di

keluarkan pertama juga

oleh bagian pergudangan?

√

11. Apakah terdapat √


193

pengendalian yang

dilakukan rumah sakit

untuk menjaga kualitas

persediaan obat di gudang?

12. Apakah apotek

mengasuransikan semua

persediaan obat?

√

13. Apakah ada pengawasan

yang dilakukan oleh pihak

eksternal terhadap kualitas

persediaan obat di rumah

sakit?

√

14. Apakah sistem pencatatan

persediaan sudah

terkomputerisasi?

√

15. Apakah ada pembatasan

akses untuk keluar masuk

gudang?

√


rekonsiliasi catatan

akuntansi dengan

perhitungan fisik

persediaan obat?

√


194


tertulis mengenai prosedur

rekonsiliasi catatan

akuntansi?

√

18. Apakah gudang

penyimpanan persediaan

obat dilengkapi dengan

CCTV?

√ CCTV hanya ada dibagian Depo

Instalasi Farmasi

Informasi dan Komunikasi

1. Apakah pencatatan yang

dilakukan oleh bagian

persediaan mampu

menyediakan informasi

yang dibutuhkan?

√

2. Apakah tersedia informasi

yang relevan di bagian

persediaan sehingga

persediaan bisa terkontrol

dengan baik?

√

3. Apakah informasi yang

digunakan dalam

mengontrol persediaan

tersampaikan dengan baik

√


195

dari bagian gudang?

4. Apakah informasi tentang

persediaan masuk

tersampaikan dengan jelas

dan dapat dipahami

√

5. Apakah informasi tentang

persediaan keluar

tersampaikan dengan jelas

dan dapat dipahami?

√

6. Apakah sering diadakan

rapat untuk membahas

kekurangan yang terjadi?

√

7. Apakah sering diadakan

rapat untuk menetukan

kebijakan baru?

√

8. Apakah terjalin

komunikasi yang baik

antara karyawan yang satu

dengan yang lain?

√

9. Apakah bagian persediaan

memberikan informasi

yang sesuai dengan

kebutuhan?

√


196

10. Apakah bagian pencatatan


yang sesuai dengan

kebutuhan?

√



yang dibutuhkan kepada

auditor internal?

√


berkomunikasi dengan

vendor untuk mendapatkan

obat yang dibutuhkan?

√

13. Apakah rumah sakit

menggunakan jasa auditor

eksternal dalam melakukan

audit persediaan?

√


berkomunikasi dengan baik

terhadap auditor eksternal?

√



yang relevan kepada

auditor eksternal?

√


197

Pemantauan

1. Apakah terdapat evaluasi

atas prosedur persediaan

yang dilakukan?

√


atas kebijakan-kebijakan

yang dinilai kurang

berperan atau kurang

terlaksana dengan baik?

√


yang dilakukan atas kinerja

karyawan bagian

persediaan?

√

4. Apakah terdapat perubahan

prosedur persediaan setelah

dilakukan evaluasi?

√

5. Apakah terdapat perubahan

kebijakan setelah

dilakukan evaluasi atas

kebijakan sebelumnya?

√

6. Apakah evaluasi dan

perubahan yang terjadi

dalam prosedur persediaan

√


198

dan kebijakan memberikan

dampak positif pada rumah

sakit?


atas kekurangan yang

dirasa dalam prosedur

persediaan yang ada?

√


atas kurangnya teknologi

atau fasilitas yang

dibutuhkan dalam menjaga

persediaan yang ada?

√


atas kelalaian yang

dilakukan oleh karyawan?

√

10. Apakah semau perubahan

yang terjadi karena adanya

evaluasi dikomunikasikan

ke semua bagian dengan

baik dan dapat dipahami

dengan jelas?

√


199

Lampiran 3. Surat Pesanan Obat


200

Lampiran 4. Faktur Pembelian Obat


201

Lampiran 5. Invoice Local


202

Lampiran 5. Daftar Pesanan Produk


203

Lampiran 5. Daftar Pesanan Produk (Lanjutan)


204

Lampiran 6. Faktur Penjualan


205

Lampiran 7. Surat Konfirmasi Retur Obat


206

Lampiran 8. Formulir Pengembalian Barang Expired/Rusak


207

Lampiran 9. Surat Pengembalian Obat


208

Lampiran 10. Surat Penarikan Produk


209

Lampiran 11. Daftar Batch Number Recall


210

Lampiran 12. Surat Pernyataan Tidak Mempunyai Stock Obat


211

Lampiran 13. Sistem Penerimaan Persediaan Obat Rumah Sakit Umum Pusat

(RSUP) dr. Sitanala Tangerang


212

Lampiran 14. Kartu Stock Instalasi Farmasi


213

Lampiran 15. Salah Satu Persediaan Obat


214

Lampiran 16. Tempat Penyimpanan Obat


215

Lampiran 17. Kartu Stock menggunakan Sistem Rumah Sakit


216

Lampiran 18. Laporan Persediaan Obat melalui Pencatatan Sistem


217

Lampiran 19. Suhu Penyimpanan Obat


218

Lampiran 20. Format Pengecekan Suhu


217


Documents

EVALUASI PENERAPAN PENGENDALIAN INTERNAL PENGELOLAAN