Upload
vongoc
View
228
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU
MUHAMMADIYAH SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
NUR ASRI
F3308087
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas
(Lichterberg)
Apabila seseorang itu membatasi kemampuannya, pada waktu yang sama dia telah
membatasi hasilnya
( Charles M.Schwab )
Alam adalah ilmu tanpa batas
(Penulis)
Penulis persembahkan kepada:
~ Bapak dan Ibu yang selalu penulis
hormati
~ Adikku tercinta
~ Teman – teman D3 seperjuangan
~ Teman – teman MEPA-UNS,dan
~ Almamaterku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr.wb.
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulisan tugas akhir ini
dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli
madya Jurusan D3 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Tugas Akhir tidak akan
terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu
penulis menyampaikan terima kasih kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya.
2. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S, selaku Dekan Fakultas Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, Msi, Ak selaku ketua Program Studi
Diploma III Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta
4. Bapak Drs.Santoso Tri Hananto,Msi,Ak, selaku Pembimbing Akademik
5. Bapak Eko Arief S,Msi,Ak, selaku Dosen Pembimbing.
6. Ibu dr.Roesnedy Ariswati, M.Kes. ,selaku Direktur RS PKU
Muhammadiyah Surakarta,yang telah memberikan ijin,bimbingan serta
saran-saran kepada penulis selama penulis mengadakan penelitianan.
7. Bapak Triyono & mbak lyla selaku staff RS. PKU Muhammadiyah
Surakarta yang telah membantu penulis dalam pembuatan Tugas Akhir ini.
8. Bapak dan Ibundaku tercinta yang selalu memberikan dukungan baik spirit
maupun materi sehingga penulis bersemangat dalam menyusun laporan
magang ini.
9. Teman-teman pengurus MEPA-UNS,terimakasih atas pengertian dan
dukungannya selama ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
10. Saudara-saudaraku tercinta di MEPA-UNS, tetaplah berkarya.
11. Sahabatku Novi, Riris, Shinta, Sanggar, Yovita, Puput, Maya, Mayasari,
Putri, Puji terimakasih atas dukungannya.
12. Teman- temanku di DIII Akuntansi angkatan 2008.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih terdapat
kekurangan, untuk itu dengan senang hati penulis menerima kritik dan saran yang
sifatnya membangun untuk dijadikan sebagai tambahan pengetahuan yang
berguna di lain kesempatan.
Akhir kata, penulis berharap semoga karya tulis ini dapat bermanfaat bagi
semua pihak yang membutuhkan.
Wassalamu’alaikum wr.wb.
Surakarta, ....................2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL .................................................................................................................. i
ABSTRAK ............................................................................................................ ii
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................ iii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ...................................................................... v
KATA PENGANTAR.......................................................................................... vi
DAFTAR ISI......................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xi
BAB
I . PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ............................................. 1
B. LATAR BELAKANG MASALAH .................................................... 19
C. PERUMUSAN MASALAH ................................................................ 22
D. TUJUAN PENELITIAN ...................................................................... 23
E. MANFAAT PENELITIAN .................................................................. 23
II. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 24
1. Pengertian Sistem ........................................................................ 24
2. Pengertian Prosedur ..................................................................... 24
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
3. Pengertian Sistem Akuntansi ...................................................... 24
4. Pengertian Penggajian ................................................................. 24
5. Definisi Sistem Pengendalian Intern .......................................... 25
6. Sistem Akuntansi Penggajian ..................................................... 26
B. PEMBAHASAN
1. Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta........... 36
a. Bagian yang Terkait .......................................................... 38
b. Dokumen yang Digunakan ................................................ 39
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan .................................. 41
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ..................... 41
e. Unsur Pengendalian Intern ................................................ 44
f. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian ......................... 46
g. Uraian Singkat Bagan Alir................................................. 51
2. Evaluasi Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah
Surakarta ...................................................................................... 53
a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait ............................ 54
b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan ................. 54
c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan .... 55
d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk
Sistem .................................................................................. 56
e. Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern.................. 57
III. TEMUAN
A. KELEBIHAN ........................................................................................ 58
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
B. KELEMAHAN ..................................................................................... 58
IV. PENUTUP
C. SIMPULAN .......................................................................................... 59
D. REKOMENDASI ................................................................................. 60
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR
Halaman
1.1 Struktur Organisasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta......................... 8
2.1 Bagan Alir Sistem Penggajian (aktivitas harian) ...................................... 46
2.2 Bagian Alir Operasional Komputer (Aktivitas Mingguan/Bulanan) ....... 47
2.3 Bagan Alir Aktivitas Pendebitan Rekening Rumah Sakit oleh Pihak Bank 48
2.4 Bagan Alir Pencatatan Jurnal Payroll Accrual oleh Pihak Rumah Sakit 49
2.5 Bagan Alir Pencatatan Data Penggajian ke Jurnal Umum dan Jurnal
Pengeluaran Kas .......................................................................................... 50
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Nur Asri F3308087
Issues to be addressed in this study is how the payroll accounting system at
the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta covering related functions, the documents used, accounting records, the tissue that forms the procedure, and flowchart.
In connection with the issue then conducted an evaluation of payroll
accounting systems in hospitals PKU Muhammadiyah Surakarta.The purpose of this evaluation is to determine whether the payroll accounting system applied to the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta is correct in accordance with the theory obtained by the authors and their strengths and weaknesses.
From the results of the evaluation of the hospital is known that PKU
Muhammadiyah Surakarta, the authors found some strengths and weaknesses. Advantages of payroll accounting system applied PKU Muhammadiyah Surakarta hospital is as follows: all functions have separate duties and responsibilities of each, complete documents used among other supporting documents changes in salaries, schedules, hours of attendance cards, payroll, pay slips, recap expenses of salaries, salary receipts, proof of cash-out, all salary costs have been recorded in the cash disbursements journal and employee earnings card, all documents have been authorized by the authorities. Weaknesses is the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta less functioning financial part because only journaling in the payroll process would lead to laziness work, release of liability and not the development of that section.
The weaknesses found in the hospital payroll accounting system PKU
Muhammadiyah Surakarta encourage authors provide suggestions that would help fix the payroll accounting system implemented hospital PKU Muhammadiyah Surakarta.
Keywords: accounting systems, payroll
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Nur Asri F3308087
Masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta yang meliputi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi, jaringan yang membentuk prosedur, dan bagan alir.
Sehubungan dengan masalah tersebut maka diadakan evaluasi terhadap
sistem akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian yang diterapkan pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sudah benar sesuai dengan teori yang didapat oleh penulis beserta kelebihan dan kelemahannya.
Dari hasil evaluasi diketahui bahwa rumah sakit PKU Muhammadiyah
Surakarta penulis menemukan beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan-kelebihan sistem akuntansi penggajian yang diterapkan rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta adalah sebagai berikut: semua fungsi sudah memisahkan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, dokumen yang digunakan sudah lengkap antara lain dokumen pendukung perubahan gaji, jadwal, kartu jam hadir, daftar gaji, slip gaji, rekap pengeluaran gaji, tanda terima gaji, bukti kas keluar, semua biaya gaji telah dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan kartu penghasilan pegawai, semua dokumen telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Kelemahan-kelemahannya adalah rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta kurang memfungsikan bagian keuangan karena hanya menjurnal dalam proses penggajian akan menyebabkan kemalasan bekerja, pelepasan tanggung jawab serta tidak berkembangnya bagian tersebut.
Kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi
penggajian rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta mendorong penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat membantu memperbaiki sistem akuntansi penggajian yang diterapkan rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta.
Kata Kunci : Sistem Akuntansi, Penggajian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Profil Perusahaan
Rumah sakit PKU Muhammadiyah adalah salah satu Amal Usaha
Muhammadiyah yang bergerak dibidang kesehatan, yang bertanggung
jawab kepada Majelis Kesehatan dan Kesejahteraan Daerah
Muhammadiyah (MKKM PDM ) Kota Surakarta.
Pemilik : Persyarikatan Muhammadiyah Daerah Surakarta
Tipe / Kelas : C / Madya sejak tahun 1982
No Izin : YM. 02. 04. 3. 5. 5285
Kapasitas : 175 tempat tidur
Lokasi : Jl. Ronggowarsito 130 Surakarta
Jumlah Karyawan : -Medis 237
-Nonmedis 276
Rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan salah satu
bentuk usaha Muhammadiyah di bidang kesehatan.Rumah sakit ini
didirikan dengan maksud untuk turut berperan aktif dalam program
pemerintah di bidang kesehatan.Dengan demikian rumah sakit ini tidak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
menyimpang dari program kesehatan yang telah ditentukan oleh
pemerintah.
Rumah sakit PKU Muhammadiyah didirikan selain untuk
memberikan pelayanan kesehatan juga didirikan dengan maksud untuk
menegakkan dan menjunjung tinggi syiar agama islam sehingga dalam
setiap aktivitasnya selalu dilandasi ajaran-ajaran agama islam yang
merupakan landasan moral bagi semua pelaksana,mulai dari tingkat
direktur sampai tingkat terendah.
Sejak didirikannya tahun 1927 hingga sekarang telah beberapa kali
pindah tempat dalam rangka pengembangan.Adapun tempat-tempat yang
pernah di pakai:
1. Tahun 1927 – 1928
Pertama kali disebut dengan nama Balai Pengobatan Mata
Penolong Kesejahteraan Oemoem (BPMPKO) namun belum
mempunyai tempat domisili yang menetap. sehingga untuk melayani
umat bertempat di rumah Bapak Kyai Muhtar Buchori tepatnya di
Kauman Surakarta kemudian diteruskan di kantor Muhammadiyah di
Keprabon surakarta. Jenis aktifitas pelayanan kesehatan yang
ditawarkan saat itu berupa poliklinik mata (termasuk THT).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
2. Tahun 1928 – 1930
Lokasi tersebut kemudian pindah ke Alun-alun utara, tepatnya
bertempat disebelah utara Masjid Raya Surakarta. Jenis pelayanan dan
nama yang digunakan masih sama dengan tahun-tahun sebelumnya.
3. Tahun 1930 – 1931
Pelayanan kesehatan dan nama masih sama dengan tahun yang
lalu, hanya lokasinya yang berubah yaitu di daerah Kauman Surakarta.
4. Tahun 1931 – 1933
Pada saat ini jenis pelayanan kesehatan pada namanya masih tetap
seperti tahun-tahun lalu hanya lokasinya pindah ke daerah Keprabon.
5. Tahun 1933-1936
Lokasi pindah di daerah Kusumayudan. Jenis kesehatan yang
diberikan bertambah yaitu poliklinik mata (termasuk THT) poliklinik
umum, poliklinik apotik, pemondokan (RB).
6. Tahun 1936 – 1948
Lokasi berada di Batangan yaitu di jalan Pasar Kliwon 156
Surakarta. Jenis pelayanan yang ditawarkan semakin banyak : Poliklinik
umum, poliklinik apotik, pemondokan orang sakit, khitanan, asrama
bidan dan juru rawat serta kamar operasi mata dan THT.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
7. Tahun 1948 -1949
Sebagian lokasi di pindah ke Bekonang Keprabon kemudian ke
SD Muhammadiyah I Surakarta. Jenis pelayanan kesehatan masih sama
dengan tahun-tahun sebelumnya, tetapi untuk laborat dan THT berhenti
beroperasi dengan alasan penderita menurun.
8. Tahun 1949 – 1976
Lokasi berpindah ke Batangan Surakarta. Pada tahap ini PKU di
ganti dengan nama Pembina Kesejahteraan Oemat (PKOM) pada tahun
1951. Jenis pelayanan kesehatan bertambah adalah pelayanan operasi
mata dan THT, Laboratorium bertambah untuk pemondokan pasien
THT, Polklinik Gigi, Poliklinik anak, serta mendirikan koperasi tahun
1974.
9. Tahun 1976 – 1982
Selain perkembangan fisik dan penambahan pelayanan kesehatan
PKOM juga menghasilkan perkembangan kesejahteraan karyawan,
sebagaimana didirikannya koperasi untuk mensejahterakan karyawan.
Selain itu diadakan pendidikan atau pengaturan gaji karyawan yang
sebelumnya belum diatur.BKPKOM berusaha menjadi lembaga
kesehatan yang menyelenggarakan kesehatan bagi masyarakat luas
dengan berusaha mewujudkan tujuan dan cita-cita semula yaitu ingin
memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat agar tercapai derajat
kesehatan yang setinggi-tingginya baiki jasmani, rohani dan sosial
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
sehingga mampu melaksanakan perintah agama. Pada tahun 1978
BPKPKOM mulai mengajukan izin untuk menjadi Rumah Sakit.
10. Tahun 1984 – 1986
Jenis pelayanan kesehatan menjadi bertambah dengan adanya
pelayanan poliklinik kandungan, Poliklinik Mata, Psikiater, Saraf,
Konsultasi Psikologi, Klinik, pemondokan untuk Umum, Bersalin,
THT, Anak/Pediatri, Paru -paru, Dalam, Jantung, Orthopedi, Operasi
Saraf, KU dan ICCU.
11. Tahun 1986 – Sekarang
Jenis pelayanan kesehatan yang ditambah adanya angkutan pasien
(ambulance), angkutan jenazah serta pelayanan parkir kendaraan dalam
hal melaksanakan kegiatan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah. Pada
masa sekarang ini Rumah Sakit PKU Muhammadiyah telah memiliki
unit-unit pelayanan kesehatan seperti poliklinik, penunjang medik, unit-
unit pelayanan non medik. Untuk rawat inap terbagi beberapa kelas,
VIP, Kelas I, Kelas II, Kelas III. Kapasitas yang tersedia di Rumah
Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sebanyak 157 tempat tidur.
Izin menyelenggarakan RS PKU Muhammadiyah Surakarta
keluar pada tanggal 7 Februari 1986 dengan nomor:
023/Tan/Med/RS.KS/PA/1992.
Perkembangan selanjutnya,untuk mencukupi kebutuhan tenaga
keperawatan adalah dengan mengadakan kursus pembantu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
perawat.Untuk melaksanakan pelayanan kepada masyarakat luas,Rumah
Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta membuka klinik 24 jam dengan
seorang dokter jaga,dan dibentuk oleh UKS yang bertugas memberikan
pelayanan di sekolah-sekolah Muhammadiyah.
Tahun 1998 RS PKU Muhammadiyah mendapatkan akreditasi
penuh untuk 5 pelayanan meliputi pelayanan Medis, Administrasi
Manajemen, Instalasi Gawat Darurat, Keperawatan, dan Rekam Medis.
RS PKU Muhammadiyah Surakarta mempunyai tiga satelit
layanan kesehatan,yaitu:
1. RB/BP PKU Sampangan di Sampangan Pasar Kliwon
2. BP Solo Utara di Nusukan
3. RB/BP PKU Simo di Simo Boyolali
2. Falsafah, Visi, Misi, Tujuan dan Motto
1. Falsafah
RS PKU Muhammadiyah Surakarta adalah perwujudan iman
kepada Allah SWT sebagai amal sholeh dan menjadikannya sarana
ibadah.
2. Visi
RS PKU Muhammadiyah Surakarta menjadi Rumah Sakit pilihan
dalam layanan yang paripurna dan islami.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
3. Misi
Memberikan pelayanan promotif,preventif,curative,rehabilitatif
yang berkualitas,nyaman, aman, tenteram dalam perawatan. Cepat,
akurat serta senyum ramah dalam layanan.
4. Tujuan
Mewujudkan derajat kesehatan setinggi tingginya sesuai peraturan
perundang undangan serta tuntutan ajaran islam dengan tidak
memandang agama, golongan dan kedudukan.
5. Motto
SEHAT SEJAHTERA ISLAMI (S E H A T I)
3. Struktur Organisasai Rumah Sakit
Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan amal usaha
Muhammadiyah (AUM) bidang kesehatan dari persyarikatan.Dalam
melaksanakan aktivitasnya Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta
dipimpin oleh seorang direktur dan dibantu oleh dua orang wakil
direktur,yaitu wakil direktur pelayanan medis dan wakil direktur non
medis.Struktur organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta
disusun dengan memperhatikan manajemen fungsi utama dari Rumah
Sakit tingkat madya yaitu pelayanan medis kepada masyarakat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Stuktur Organsasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta
Gambar 1.1
MKKM PDM KOTA SURAKARTA
RS. PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTADIREKTUR
KOMED
WADIR YANMED SPI WADIR KEUANGAN & PENUNJANG MEDIS WADIR UMUM
KABID YANMED KABID PERAWATAN KA. BAG. AKT & KEU KA.BAG. LOGISTIK & KERUMAHTANGGAAN
KA.BAG. UMUM & PERSONALIA
KA. SUB BID UNIT II & IIIKA. SUB BID RM
KA. SUB. BID ASKEP & PEL
KA. UPT PENDAFTARAN
KA. UPT PENGOLAHAN
KA. UPT PELAPORAN
KA. SUB. BAG KEUANGAN
KA. SUB BID SDM & LOG. PRWT
KA. IRNA KA. IRJA KA. IBS KA. IGD
KA. INST. LAB
KA. INST. FARMASI
KA. INST. RADIOLOGI
KA. INST. GIZI
KA. SUB. BAG. AKT. ANGGARAN
KA. SUB BAG. HUMAS
KA. UPT KOMUNIKASI
KA. PEL. PELANGGAN
KA. SUB BAG. PERSONALIA
KA. UPT PENGGAJIAN
KA. UPT TU
KA. UPT JASA DOKTER & PERPAJAKAN
KA. UPT. ADM. KEP
KA. UPT DIKLAT
KA. SUB BAG. PRRT
KA. UPT KEAMANAN
KA. UPT BINROH & KJ
KA. UPT KENDARAAN
KA. UPT KEBERSIHAN
KA. UPT KES.LING
KA. SUB BAG. LOG & PSRS
KA. UPT LENEN & LAUNDRY
KA. UPT PENGADAAN BARANG
KA. UPT GUDANG & DIST
KA. UPT PSRS
KA. UPT AKUNTANSI
KA. UPT KASIR
KA. UPT ANGGARAN
KA. UPT BILLING
8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan dari Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta
adalah:
a. Direktur RS PKU Muhammadiyah Surakarta
Adalah pejabat struktur tertinggi di rumah sakit ini.Direktur
bertugas sebagai berikut ini.
1) Menyusun kebijakan penyusunan program jangka pendek,
menengah, dan panjang sesuai kebijakan program kesehatan.
2) Menyusun peraturan pelaksanaan tugas diseluruh aparat rumah sakit.
3) Mengkoordinasi seluruh sumber daya yang tersebut untuk
merealisasikan rencana kegiatan secara efektif dan efisien.
4) Memimpin, mengarahkan, dan menggerakkan seluruh sumber daya
manusia yang tersedia sehingga dapat mencapai hasil yang
maksimal.
5) Mengkoordinasi dan mempertanggungjawabkan seluruh pelaksanaan
kegiatan rumah sakit serta melaksanakan pengawasan dan evaluasi
terhadap seluruh unsur pelaksanaan.
6) Melaporkan seluruh pelaksanaan kegiatan rumah sakit secara hirearki
sebagai bahan informasi serta pertanggungjawaban sesuai dengan
ketentuan peraturan yang berlaku.
b. Wakil Direktur Pelayanan Medis
Adalah pejabat yang berfungsi sebagai wakil dari pimpinan
tertinggi rumah sakit yang membawahi di bidang medis.Tugasnya adalah
9
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
melaksanakan fungsi manajemen bagian medis dan perawatan meliputi
perencanaan, pengorganisasian, mengkoordinasian, pengawasan,
penganggaran dan evaluasi.
c. Satuan Pengendalian Internal
Satuan pengendalian internal bertugas sebagai berikut ini.
1) Mengkoordinasi pelatihan, pendidikan, penelitian, penataran, dan
perpustakaan rumah sakit.
2) Menyusun program orientasi pendidikan dan penelitian mahasiswa/
siswa praktek.
3) Melaksanakan koordinasi dengan instansi dengan institusi dan bagian
lain dalam menyusun rencana pendidikan dan pelatihan rumah sakit.
4) Melakukan pengawasan,pemantauan, dan evaluasi terhadap kegiatan
pendidikan, pelatihan, dan perawatan.
5) Mengembangkan system informasi akuntansi rumah sakit dan
pelaksanaannya secara konsekuen.
d. Wakil Direktur Keuangan dan Penunjang Medis
Berfungsi membantu pelaksanaan tugas direktur di bidang
kebijakan administrasi pengelolaan dan pengururan rumah sakit.Wakil
direktur keuangan dan penunjang medis bertugas sebagai berikut ini.
1) Menyusun kebijakan penyusunan program Anggaran Pendapatan dan
Belanja rumah sakit.
2) Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusan keuangan rumah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
sakit.
3) Menyusun kebijakan pengawasan, pengelolaan administrasi rumah
sakit.
4) Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusasn pasien.
5) Menusun kebijakan pelaksanaan akuntansio rumah sakit.
e. Komite Medis (Komed)
Komite medis bertugas sebagai berikut ini.
1) Melaksanakan penelitian medis dan bidang-bidang lain yang terkait
dengan peningkatan mutu pelayanan medis.
2) Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan penelitian dan
pengembangan yang dilakukan oleh rumah sakit.
3) Melakukan koordinasi pombuatan laporan ru,mah sakit dan laporan
pertanggungjawaban direktur.
f. Wakil Direktur Umum
Membawahi bagian logistic, personalia, dan umum. Wakil
direktur umum bertugas sebagai berikut ini.
1) Menggerakkan, mengkoordinasi, mengevaluasi proses pengelolaan
tugas dari bagian-bagian dibawahnya.
2) Melaksanakan fungsi manajemen di bidangnya.
g. Kepala Bidang Pelayanan Medis
Bertanggungjawab sdan berwenang mengelola pelayanan
medis.Kepala bidang pelayanan medis bertugas sebagai berikut ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
1) Mengkoordinir pengaturan jadwal jaga dokter spesialis maupun
dokter jaga.
2) Mengkoordinir rotasi jaga dokter umum.
3) Mengevaluasi kedisiplinan dokter-dokter dalam memberikan
pelayanan kepada pasien.
h. Kepala Instansi Rawat Jalan
Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan pelayanan perawatan, poliklinik spesialis, poliklinik
umum,dan IGD.Kepala instansi rawat jalan bertugas sebagai berikut ini.
1) Melakukan fungsi perencanaan meliputi jumlah dan macam tenaga
perawat, Pendidikan Keperawatan Berkelanjutan (PKB), jumlah dan
jenis alat perawatan medis.
2) Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan.
3) Melaksanakan funsgi pengawasan, pengendalian, dan penilaian.
i. Kepala Instansi Bedah Sentral
Kepala instansi bedah sentral bertugas sebagai berikut ini.
1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga perawatan, jumlah dan
jenis kegiatan keperawatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan
kebutuhan pasien.
2) Mengatur dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pelayanan instalasi
Dedah Sentral.
j. Kepala Instansi Pelayanan Intensif
Bertanggungjawab daam pelayanan serta mengkoordinasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rapat.Kepala
onstansi pelayanan intensif bertugas sebagai berikut ini.
1) Melakukan fungsi perencanaan meliputi jumlah dan macam tenaga
perawat, pendidikan keperawatan Berkelanjutan (PKB), jumlah dan
jenis alat perawatan medis.
2) Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan
kepada kepala ruang di wilayah kerjanya.
k. Kepala Instalasi Gawat Darurat
Bertanggungjawab dalam mengatur serta mengendalikan
pelayanan perawatan IGD.Kepala instalasi gawat darurat bertugas sebagai
berikut ini.
1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga keperawatan, jumlah dan
jenis kegiatan keperawatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan
kebutuhan pasien.
2) Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan.
l. Kepala Bidang Perawatan
Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasi
kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rawat.Kepala
bagian keperawatan bertugas sebagai berikut ini.
1) Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan
kepada kepala ruang di wilayah kerjanya.
2) Member bimbingan kepada ruang rawat tentang pelaksanaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
pelayanan keperawatan sesuai kebijakan di bidang keperawatan yang
berlaku.
m. Kepala Bagian Akuntansi Keuangan
Bertanggungjawab mengatur serta mengendalikan kegiatan dalam
bidang pertahanan rumah sakit.Tugasnya adalah mengembangkan dan
menerbitkan kebijaksanaan dan prosedur melalui otorisasi manajemen
untuk kegiatan akuntansi, anggaran, perpajakan, perencanaan, dan
peramalan laporan keuangan serta pengukuran kinerja.
n. Kepala Instansi Farmasi
Kepala instansi farmasi bertugas sebagai berikut ini.
1) Mengorganisasi penyelenggaraan pengelolaan gfarmasi secara efektif
dan efisien.
2) Melakukan koordinasi dan integrasi di bagian farmasi.
3) Mengawasi, mengendalikan pelaksanaan pengelolaan bagian farmasi.
4) Melakukan evaluasi berkala terhadap system pengelolaan farmasi dan
produktifitas kerja karyawan.
5) Membuat laporan bulanan dan tahunan.
o. Kepala Gudang Medis
Bertanggungjaab untuk kelancaran, keakuratan jenis, dan jumlah
penerimaan, penyimpanan obat, dan alat kesehatan di bidang
farmasi.Selain itu, funsi gudang medis untuk menerima., menyimpan
obat, dan melakukan pekmeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan
kualitas obat yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
p. Kepala Bagian Pembelian
Bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
dari pemasok dan membuat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
q. Kepala Instansi Radiologi
Kepala instansi radiologi bertugas sebagai berikut ini.
1) Mengkoordinir tugas di lingkungan kerja.
2) Memonitori disiplin kerja.
3) Membuat laporan bulanan dan tahunan.
4) Membuat RAPB tahunan
r. Kepala Instansi Laboratorium
Kepala instansi laboratorium bertugas sebagai berikut ini.
1) Mengorganisasi pelaksanaan pelayanan di laboratorium dan
memotivasi semua petugas agar bekerja dan mengembangkan diri
dengan gigih.
2) Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan penyelenggaraan
kegiatan bagian laboratorium.
3) Melakukan evaluasi berkala terhadap hasil pemeriksaan laboratorium.
s. Kepala Instalasi Gizi
Kepala instansi gizi bertugas sebagai berikut ini.
1) Melakukan fungsi operasional manajemen bagi gizi.
2) Melakukan fungsi-fungsi di lingkungan kerjanya meliputi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
perencanaan, organisasi dan penggerakan, koordinasi dan integrasi,
pengawasan serta evaluasi dan pengendalian mutu.
t. Kepala Bagian Logistik
Bertanggungjawab mengelola pengadaan dan inventaris serta
gudang.Kepala bagian logistic bertugas sebagai berikut ini.
1) Merencanakan pengadaan barang secara efektif dan efisien dengan
mengikutsertakan konsumen.
2) Merencanakan jumlah dan macam tenaga kerja yang dibutuhkan
kelompok-kelompok kerja.
3) Menerima dan memperhatikan usul tentang keperluan perlengkapan
dari masing-masing unit kerja rumah sakit.
4) Mengadakan rapat dengan pelaksana kerja secara berkala bila
diperlukan untuk memantapkan koordinasi dan pemecahan masalah.
u. Bagian Umum dan Personalia
Bagian umum dan personalia bertugas sebagai berikut ini.
1) Merencanakan kebutuhan, melakukan seleksi calon penerimaan
pegawai.
2) Merencanakan pendidikan dan pengembangan kepegawaian sesuai
rencana anggaran.
3) Melaksanakan cara-cara efektif dan efisien dalam tugas personalia.
4) Memotivasi staf kerja kearah yang lebih tinggi dan produktivitas
pengembangan diri.
5) Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan peraturan yang berkaitan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
dengan kepegawaian.
6) Membuat laporan kepegawaian untuk pihak intern dan ekstern.
Personalia
Ada dua kategori karyawan di lingkungan RS PKU
Muhammadiyah Surakarta:
1. Karyawan Medis
a. Dokter : 7 orang
b. Perawat : 211 orang
c. Bidan : 19 orang
2. Karyawan Non Medis
a. Penunjang Medis : 44 orang
b. Administrasi/Umum : 232 orang
1. Pengadaan Tenaga Kerja
Dalam upaya memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan
mengikuti perkembangan persaingan bisnis Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Surakarta dan melakukan perekrutan tenaga kerja baru
terlebih dahulu diberitahukan kepada pihak intern RS PKU
Muhammadiyah yaitu kepada karyawan PKU Muhammadiyah
Surakarta bahwa Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta Masih
membutuhkan karyawan baru dan untuk selanjutnya Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Surakarta akan melakukan penyebaran informasi
kepada masyarakat luas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
2. Tingkat Pendidikan Karyawan
Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dalam merekrut
karyawan baru berusaha untuk lebih mengutamakan pendidikan dan
pengalaman calon tenaga kerja,karena tinggi rendahnya tingkat
pendidikan dan pengalaman calon kmaryawan akan mempengaruhi
kualitas sumber daya manusia itu sendiri dalam melayani pasien.Untuk
itu RS PKU Muhammadiyah Surakarta meneptapkan tingkat pendidikan
terendah adalah Diploma 3 bidang keperawatan untuk perawat,untuk
karyawan bagian administrasi menetapkan pendidikan terendah adalah
Diploma 3 untuk masing-masing bagian.Untuk karyawan bagian non
teknis,RS PKU Muhammadiyah Surakarta menetapkan pendidikan
terndah adalah SMA/SMK atau sederajat.
3. Strategi Pemasaran
a. Jasa yang ditawarkan
Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan
lembaga atau organisasi yang memberikan pelayanan berupa jasa
kesehatan.
b. Daerah Pemasaran dan Segmen Pasar
1) Daerah Pemasaran
Daerah pemasaran Rumah Skit PKU Muhammadiyah
Surakarta adalah wilayah solo dan sekitarnya,akan tetapi pihak
Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta juga melayani pasien
dari luar wilayah solo.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
2) Segmen Pasar
Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta dalam
memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat luas tanpa
membedak-bedakan segmen.Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Surakarta melayani baik kalangan kelas atas,menengah ataupun
bawah.
B. LATAR BELAKANG MASALAH
Perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat selaras dengan
peningkatan kondisi perekonomian di Indonesia juga berarti adanya
persaingan yang semakin ketat. Sebagian besar, suatu perusahaan memiliki
tujuan yang sama yakni berorientasi untuk mendapatkan sejumlah laba
semaksimal mungkin meskipun disamping misi-misi yang lainnya. Demikian
halnya dengan rumah sakit, rumah sakit merupakan suatu perusahaan yang
bergerak dibidang pelayanan jasa terhadap masyarakat luas, baik masyarakat
dari golongan atas, menengah maupun tingkat bawah sekaligus. Disinilah
peran rumah sakit dituntut untuk bisa mengoptimalkan pelayanannya tanpa
harus memandang tingkat golongan ekonomi dari masyarakat itu sendiri.
Semakin banyaknya rumah sakit yang ada mendorong rumah sakit
untuk dapat bersaing dengan rumah sakit lain dalam memberikan pelayanan
yang sebaik-baiknya demi kepuasan konsumen. Sehingga mendorong
kepercayaan konsumen atau pasien untuk melakukan jasa perawatan atau
pengobatan di rumah sakit. Semakin baik pelayanan rumah sakit tersebut
dipengaruhi oleh tingkat produktivitas kerja sumber daya manusianya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
Rumah sakit sebagai institusi yang bergerak dalam bidang pelayanan
kesehatan haruslah mampu memberikan pelayanan yang bermutu dan
berkualitas, baik dari segi pelayanan, perawatan dan juga memberikan
fasilitas yang baik pada pasien. Dengan adanya pelayanan tersebut maka
akan terciptalah produktivitas bagi suatu perusahaan atau rumah sakit.
Pengukuran produktivitas kerja karyawan digunakan sebagai sarana
manajemen untuk menganalisis dan mendorong efisiensi, maka peningkatan
produktivitas akan memberikan kemampuan yang lebih besar bagi rumah
sakit ini untuk memperbaiki pengupahan karyawannya, yang kemudian akan
mendorong kegairahan dan semangat kerja karyawan.Salah satu hal yang
akan mendorong kegairahan semangat kerja karyawan yaitu atas penyerahan
imbal jasa finansial berupa pembayaran gaji. Gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan pegawai tetap, manajer yang dibayarkan secara
tetap setiap bulan. Rumah sakit ini memerlukan sistem dan prosedur yang
baik, efisien, dan efektif dalam pembayaran gaji. Jangan sampai sistem dan
prosedur dalam pembayaran gaji tersebut menghambat para pegawai dalam
bekerja, misalnya para pegawai menjadi tidak disiplin karena meremehkan
absensi masuk kerja yang dapat diwakili.
Untuk memenuhi hal tersebut diatas pihak manajemen perlu membuat
sistem informasi akuntansi penggajian. Sistem informasi akuntansi
merupakan sarana yang penting dan diperlukan untuk memperoleh informasi
keuangan, termasuk informasi sistem penggajian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Ramadhan (2003) dalam tugas akhirnya yang berjudul Analisis
Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada
Borobudur Indah Hotel Magelang disebutkan bahwa kelebihan dari
sistemnya ialah otorisasi yang baik dari bagian personalia sehingga
kemungkinan kesalahan pembayaran gaji sangatlah kecil, dan terdapat
pemisahan fungsi pencatatan waktu hadir dengan operasi sehingga menekan
tingkat penyelewengan karyawan. Kelemahan dari sistem tersebut adalah
dokumen bukti kas keluar tidak menggunakan nomor urut tercetak,dan dalam
prosesnya sebagian besar masih dikerjakan secara manual, sehingga kurang
efisien.
Penelitian ini mengacu pada tugas akhir Ramadhan (2003) dengan
perbedaan dalam objek dan penelitian dan permasalahan yang dibahas.
Perbedaan pada penulisan tugas akhir penulis ini adalah penulis melakukan
penelitian dan mengevaluasi tentang penerapan sistem informasi akuntansi
penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta.
Dalam penulisan karya ini, akan dibahas mengenai sistem penggajian
pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta yang bergerak di bidang pelayanan
kesehatan.Rumah sakit tersebut pemberian imbal jasa finansial kepada para
pegawainya berupa gaji. Ada 2 tahap penggajian dalam perusahaan ini, tahap
pertama pembayaran gaji dan tunjangan tetap dan tahap kedua pembayaran
tunjangan tidak tetap dan tunjangan lainnya. Seiring dengan perkembangan
rumah sakit ini, untuk dapat membayarkan gaji kepada para pegawai yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
bertambah pula, rumah sakit tersebut sudah menggunakan sistem dan
prosedur penggajian dengan melakukan pengitungan gaji dan pajak dari
penghasilan pegawai perusahaan tersebut telah menggunakan software
payroll. Software ini juga mempunyai kelebihan untuk penambahan
peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun
peraturan terkait lainnya. Bukan hanya itu, yang membuat penulis tertarik
untuk menganalisis sistem penggajian di rumah sakit ini tetapi karena rumah
sakit ini dalam melakukan pencatatan waktu hadir sudah menggunakan alat
pencatat waktu hadir yang disebut finger print yang lebih mempermudah
dalam penginputan data kehadiran pegawai ke Payroll System.Namun, disisi
lain ada beberapa masalah yang berkaitan dengan sistem penggajian itu
sendiri seperti kurangnya pengawasan dan otoritas dari manajemen sistem
penggajian yang dapat menyebabkan kecurangan oleh karyawan di bagian
administrasi misalnya adanya gaji karyawan yang fiktif,dan pemalsuan
nominal gaji.
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka penulis tertarik
untuk menulis tugas akhir dengan judul “Evaluasi Sistem Penggajian Pada
RS PKU Muhammadiyah Surakarta”
C. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, pokok permasalahan
yang akan dibahas adalah ”Bagaimana Sistem dan prosedur penggajian yang
diterapkan pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
D. TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan permasalahan yang telah dikemukakan, maka tujuan
yang ingin dicapai:
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem penggajian pada RS PKU
Muhammadiyah Surakarta?
2. Untuk mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari sistem penggajian
yang diterapkan pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta?
E. MANFAAT PENELITIAN
Manfaat yang diperoleh pada penelitian ini adalah :
1. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian dari penulis diharapkan dapat menjadi bahan
pertimbangan pengambilan keputusan , dan masukan dalam penyusunan
kebijakan yang ada kaitannya dengan sistem penggajian.
2. Bagi kalangan akademis
Sebagai referensi, informasi dan landasan penelitian selanjutnya
yang bersifat ilmiah guna mendukung upaya menjadikan generasi
berikutnya yang kritis dalam menganalisis masalah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Sistem
“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen
yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”
(Romney dan Steinbart 2003: 2).
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” (Mulyadi
2001:5).
2. Pengertian Prosedur
Prosedur itu sendiri adalah suatu urutan kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2001: 5).
3. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan
yang dikoordinasi sedemikaian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi 2001: 3).
24
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
4. Pengertian Penggajian
Siklus manajemen sumber daya manusia/ penggajian adalah
rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola
pegawai (Romney dan Steinbart 2003: 184).
Suatu organisasi besar, penggajian merupakan salah satu faktor
penunjang keberhasilan operasi perusahaan dengan perubahan-perubahan
asumsi terutama dalam dekade terakhir dengan adanya perubahan-
perubahan aturan dan tingkat potongan pajak dari pemerintah, sehingga
sistem penggajian tersebut juga berubah seiring perubahan-perubahan
yang terjadi. Apabila terus berlanjut, sistem penggajian tersebut akan
berumur panjang, maka untuk mengatasi strategi yang digunakan adalah
dengan membuat garis besar dalam prosedur penggajian dan pembahasan
mengenai faktor-faktor yang berpengaruh dalam perhitungan penggajian.
Proses penggajian meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, laporan
kepada pemerintah dan persyaratan untuk kepegawaian lainnya. Hubungan
yang baik sangat diperlukan dalam hubungan antara pegawai atau
karyawan dengan pemberi kerja, sehingga diperlukan sistem yang efisien
dan efektif (Bodnar dalam Widitiarga 2005: 373).
5. Definisi Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
6. Sistem Akuntansi Penggajian (Mulyadi 2001: 373-406).
a. Deskripsi Kegiatan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam
perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan
fungsi akuntansi.
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan
karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi,
dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari
pekerjaan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan
serta penghitungan gaji dan upah karyawan.
Fungsi Keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan
karyawan.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya
tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan
perhitungan harga pokok produksi dan penyediaan informasi guna
pengawasan biaya tenaga kerja.
b. Infomasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang dibutuhkan manajemen dari kegiatan
penggajian dan pengupahan adalah:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
1) Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama
periode akuntansi tertentu.
2) Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
3) Jumlah biaya gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama
periode akuntansi tertentu.
4) Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan
dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi
tertentu.
c. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan adalah:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif,
penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan
(skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-
dokumern ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah
untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2) Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat waktu jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3) Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap
karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21,
utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain
sebagainya.
4) Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam
kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan
beserta berbagai potongan yang menjadi beben setiap karyawan.
5) Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan
informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji dan daftar upah.
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan
upah:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
1) Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan
untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap
departemen dalam perusahaan.
2) Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan untuk pemesanan tertentu.
3) Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja
langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam
kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat
menggunakan formulir rekening dengan debit lebar (wide debet
ledger).
4) Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan
berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan.
Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar
penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap
karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini
digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan
ditandatangani nya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan
upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu
tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
e. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan adalah:
1) Fungsi kepegawaian
Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan baru
karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah
karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2) Fungsi pencatat waktu
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian
intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatat waktu hadir
karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah
yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka
waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada
fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai
sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada
karyawan.
4) Fungsi akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah
karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak,
dan utang dana pensiun).
a) Bagian Utang
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang
dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan
upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi
otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk
membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
b) Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang
dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam
kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk
tenaga kerja langsung pabrik).
c) Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang
bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah
dalam jurnal umum.
5) Fungsi Keuangan
Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang
tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan
upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada
karyawan yang berhak.
f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh
fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada
pintu masuk kantor adminstrasi atau pabrik. Pencatan waktu
hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan
harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari
perusahaan atau dapat menggunakan mesin pencatat waktu (time
recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang
digaji bulanan, daftar gaji digunakan untuk menentukan apakah
karyawan yang dapat memperoleh penuh, atau harus dipotong
akibat ketidak hadiran mereka. Daftar gaji ini juga dapat
digunakan utnuk menetukan apakah karyawan bekerja dirumah
sakit ini dalam jam biasa atau jam lembur (overtime). Sehingga
dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan
menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang
terkait ini umumnya bertarif diatas tarif gaji).
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar
gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,
penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar
hadir.
Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena
pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh
fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang
tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh
Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar hadir dan upah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
3) Prosedur distribusi gaji
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya
tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen
yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga
kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya perhitungan
harga pokok produk.
4) Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi
akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat
perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis
cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian
menguangkan cek tersebut ke Bank dan memasukan uang ke
amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaaan
banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan
oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat
dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada
karyawan.
g. Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Sistem Otorisasi
3) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan
upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
4) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
5) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji
dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
6) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
7) Perintah lembur harus diotorisaasi oleh kapala departemen
karyawan yang bersangkutan.
8) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
9) Bukti kas keluar unTuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Prosedur pencatatan
10) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan faktur gaji dan upah karyawan.
11) Tarif upah yang dicantumkan dalam katu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Praktik yang Sehat
12) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja yang
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung.
13) Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
14) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum
dilakukan pembayaran.
15) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
16) Catatan penghasilan karyawan dihitung oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.
B. PEMBAHASAN
1. Sistem Penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta
Sistem penggajian yang akan penulis bahas adalah sistem
penggajian untuk pegawai tetap dan pegawai kontrak. Apapun jenis
pegawainya, sistem akan tetap sama baik dari dokumen yang digunakan,
fungsi yang terkait, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedurnya,
yang berbeda hanya nama golongan pegawai pada slip gaji, karena semua
masuk pada sistem yang sama yaitu payroll system.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Dari peraturan rumah sakit tersebut penulis juga mengetahui hal-
hal yang mempengaruhi penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan
pegawai. Dalam penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai,
rumah sakit ini sudah menggunakan software payroll. Software ini juga
mempunyai kelebihan untuk penambahan peraturan-peraturan terbaru
yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya.
Salah satu komponen yang mempengaruhi penghitungan gaji dan pajak
dari penghasilan pegawai adalah catatan waktu jam hadir. Dalam
pencatatan waktu jam hadir pegawai, rumah sakit ini menggunakan mesin
pencatat waktu kehadiran para pegawainya yang disebut Finger Print.
Pada umumnya, pembayaran gaji pada pegawai dengan
memberikan gaji dalam bentuk amplop yang berisi uang tunai dan atau cek
gaji. Tetapi pada rumah sakit ini, dalam pembayaran gaji para pegawainya
menggunakan jasa bank berupa Autopay System dimana Bank diberikan
wewenang untuk mendebit rekening rumah sakit ini ke rekening para
pegawai. Pembayaran gaji pada rumah sakit ini yang penulis teliti ada 2
(Dua) tahap, tahap pertama pembayaran gaji dan tunjangan tetap dan tahap
kedua pembayaran tunjangan tidak tetap dan tunjangan lainnya. Antara
tahap 1 (Satu) dan tahap 2 (Dua) prosesnya sama hanya perbedaan nama
tunjangannya. Oleh karena itu penulis hanya menyajikan 1 (Satu) bagan
alir. Dan akhir dari penggajian rumah sakit ini yaitu diberikannya slip gaji
kepada para pegawai setelah tahap 2 (Dua) selesai. Untuk lebih jelasnya,
penulis sajikan sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
a. Bagian yang Terkait :
1) Bagian HRD (Personalia)
a) Melakukan proses perekrutan karyawan/pemutusan hubungan
kerja/perpanjangan kontrak/pengangkatan karyawan baru,
perubahan tarif pembayaran dan lain sebagainya yang
berhubungan dengan transaksi pegawai.
b) Menginput data-data yang berkenaan dengan karyawan ke
payroll system cut off ( Nama karyawan, nomor karyawan,
jumlah gaji, dll).
c) Menginput file timesheet dan alokasi gaji ke payroll system
cut off.
2) Bagian Administrasi
Mengisi Timesheet dimulai dari tanggal 16 – 15 bulan
berikutnya serta melakukan alokasi gaji tiap departemen masing-
masing pegawai.
3) Bagian Payroll (Penggajian)
a) Menghitung jumlah pajak terhutang karyawan
b) Melakukan konfirmasi ke Bank atas Autopay terhadap
penggajian
c) Meminta otorisasi pada fungsi Manager HRD dan Country
Manager.
4) Bagian Finance ( Keuangan )
1) Melakukan penjurnalan penggajian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
2) Memutuskan kapan dilakukan Autopay
5) Bagian Accounting ( Akuntansi)
Melakukan penjurnalan pengalokasian gaji berdasarkan
departemen masing-masing pegawai.
b. Dokumen yang Digunakan:
1) File Induk Penggajian (Soft copy)
Dokumen ini berisi keputusan-keputusan mengenai
pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat pegawai,
pemberhentian pegawai, penurunan pangkat pegawai, daftar gaji
bulan sebelumnya, skorsing, perubahan bayaran, peraturan-
peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun
peraturan terkait lainnya.
2) File Waktu Hadir (Timesheet)
Dokumen ini berisi data waktu hadir para pegawai RS
PKU Muhammadiyah Surakarta yang diinput dari finger print.
Dari timesheet ini akan diketahui apakah pegawai akan
mendapat gaji saja atau gaji dan potongan tertentu ataukah gaji
dan gaji lembur.
3) File alokasi gaji (Soft copy dan hard copy)
Dokumen ini dibuat berdasarkan departemen masing-
masing pegawai pada saat pengisian timesheet. Saat pengisian
timesheet ada kolom alokasi gaji itu akan dikemanakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
4) File Simpanan Gaji (soft copy dan hard copy)
Dokumen ini berisi nama pegawai, nomer rekening,
pemilik rekening dan jumlah rupiah serta tanggal
dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit di Bank.
Dokumen ini yang kemudian akan diverifikasi dengan catatan
pihak Bank.
5) Bukti Auto Debit Rekening Rumah Sakit di Bank
Dokumen ini dibuat oleh pihak Bank untuk rumah sakit
ini sebagai tanda bahwa pihak Bank telah mendebit rekening
rumah sakit ke rekening para pegawai. Berasal dari record
bagian penggajian yang isinya sama dengan dokumen diatas
yang kemudian diverifikasi dengan catatan Bank.
6) File Laporan Penggajian
File yang dihasilkan dari software payroll, yang isinya
hampir mirip dengan file simpanan gaji yaitu seperti nama
pegawai, nomor pegawai, nomor rekening pegawai, jumlah gaji
pegawai.
7) Payment Voucher
Dokumen ini dibuat oleh bagian penggajian, berisi nilai
global dari gaji seluruh pegawai yang diotorisasi oleh Manajer
HRD dan Country Manager untuk diserahkan kepada bagian
keuangan dan sebagai bukti pengeluaran Bank bagi bagian
keuangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
8) Slip Gaji (salary receipt form)
Dokumen ini serupa dengan kartu penghasilan karyawan
yang dibuat dari dokumen yang dimilki bagian HRD. Slip gaji
ini akan diberikan oleh bagian penggajian kepada para pegawai
setelah penggajian tahap 1 selesai.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan:
1) Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal ini untuk mencatat jurnal penggajian sebesar kas
yang dikeluarkan oleh bagian keuangan untuk Bank.
2) Jurnal umum
Jurnal ini untuk mencatat alokasi biaya gaji tiap
departemen masing-masing pegawai.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
1). Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Dalam prosedur ini, pencatatan waktu hadir dilakukan
oleh bagian Administrasi dengan menggunakan mesin pencatat
waktu (finger print) dibawah pengawasan bagian HRD. Dari
finger Print bagian administrasi akan mengisi timesheet sesuai
data yang ada pada finger print. Pada tanggal 16 - 15 bulan
berjalan bagian HRD menginput data timesheet ke payroll
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
system cut off . Pengisian data Timesheet ke payroll system cut
off yaitu selama 7 hari sebelum penggajian.
2). Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Pada saat pengisian timesheet juga dilakukan alokasi
gaji tiap departemen masing-masing pegawai, yang kemudian
akan diserahkan kepada bagian akuntansi oleh bagian
penggajian. Setelah data tersebut diinput beserta file induk
penggajian ke payroll system cut off, bagian penggajian akan
melakukan penghitungan gaji dan pajak penghasilan pegawai
dengan software payroll. Dari hasil penghitungan tadi, akan
diperoleh laporan penggajian yang nantinya akan dijadikan dasar
pembuatan laporan simpanan gaji untuk pihak Bank. Laporan
simpanan gaji tersebut berisi (Nama pegawai, no rekening,
pemilik rekening dan jumlah rupiah gaji serta tanggal
dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit di Bank atas
instruksi bagian keuangan). Setelah selesai, bagian penggajian
meminta otorisasi atas laporan tersebut kepada Manajer HRD
dan Country Manager.
3). Prosedur Pembayaran gaji
Pada prosedur ini bagian yang terkait adalah bagian
penggajian, bagian akuntansi, bagian keuangan dan pihak Bank.
Bagian penggajian mengirim laporan tersebut diatas baik berupa
soft copy ataupun hard copy ke pihak Bank. Laporan tersebut
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
paling lambat harus diterima oleh pihak Bank 1 hari kerja
sebelum tanggal penggajian. Kemudian pihak Bank melakukan
verifikasi data tersebut, setelah semua data sudah cocok maka
pada tanggal yang telah disebutkan dalam data tersebut, Bank
akan melakukan auto debit rekening rumah sakit dan
memindahkannnya ke rekening para pegawai. Setelah proses ini
selesai Bank akan memberikan bukti pendebitan tersebut kepada
bagian penggajian tersebut. Bagian penggajian kemudian
membuat payment voucher dan diotorisasi oleh Manajer HRD
dan Country Manager. Payment voucher kemudian akan
diserahkan ke bagian keuangan selanjutnya bagian keuangan
melakukan pencatatan jurnal yaitu Payroll Accrual (Debit),
Bank (Credit). Kemudian bagian penggajian akan memberikan
data berupa alokasi gaji berdasarkan departemen masing-masing
pegawai ke bagian akuntansi.
Bagian akuntansi kemudian akan melakukan penjurnalan
atas pengalokasian gaji tersebut yaitu Biaya gaji (Debit),
Accrued (Kredit). Yang terakhir bagian penggajian membuat slip
gaji berdasarkan dokumen alokasi gaji, file penggajian, dan
timesheet serta mengeprint slip gaji dan selanjutnya slip gaji ini
akan di berikan ke para pegawai setelah penggajian tahap 2
(Dua) selesai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
e. Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi finance (
keuangan)
2) Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dari fungsi operasi
Sistem Otorisasi
3) Rumah sakit ini memiliki file induk penggajian yang memuat
informasi keputusan-keputusan mengenai pengangkatan
pegawai, kenaikan pangkat pegawai, pemberhentian pegawai,
penurunan pangkat pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya,
skorsing, perubahan pembayaran, dan peraturan-peraturan
terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan
terkait lainnya. Semua ini diotorisasi oleh Manajer HRD dan
Country Manager.
4) Perintah kerja lembur pegawai diotorisasi oleh bagian yang
berwenang, dalam hal ini adalah kepala departemen pegawai
tersebut.
5) Pengisian timesheet diotorisasi oleh bagian HRD.
6) Laporan penggajian diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country
Manager.
7) Payment Voucher diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country
Manager.
Prosedur Pencatatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
8) Laporan yang dibuat oleh bagian HRD untuk pihak bank
diverivikasi oleh pihak Bank dengan catatan Pihak Bank.
Praktik yang Sehat
9) Kedatangan pegawai baik pada jam kerja ataupun bukan pada
jam kerja diawasi bagian HRD.
10) Pengisian timesheet diawasi oleh Manajer HRD.
11) Pelaksanaan kerja lembur pegawai diawasi oleh kepala
departemen pegawai tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
f. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian
Aktivitas Harian Bagian Administrasi Operasional Komputer Bagian HRD
Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta secara Garis Besar
Mulai Mulai Mulai
Finger Print
Perbarui Database
Penggajian
Transaksi Pegawai
Perubahan bayaran, penurunan pangkat,
pengangkatan pegawai,
pemberhentian, lain-lain
Alokasi Gaji
Mengisi timesheet&
pengalokasian gaji
Timesheet File Induk Penggajian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
LSG: Laporan Simpanan Gaji CM: Country Manager Gambar 2.2 Bagan Alir Operasional Komputer (Aktivitas Mingguan/Bulanan)
Timesheet Alokasi Gaji
Payroll System
Laporan Penggajian
File Induk Penggajian
Mulai
Membuat laporan
simpanan gaji
Membuat Slip gaji
Print Alokasi gaji&Slip gaji
Slip Gaji
4
LSG LSG
1
Diotorisasi Manager HRD
& CM Alokasi gaji
5
Alokasi Gaji
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Pihak Bank LSG: Laporan Simpanan Gaji Gambar 2.3 Bagan Alir Aktivitas Pendebitan Rekening Rumah Sakit oleh Pihak Bank
LSG LSG
1 LSG
Verification
Mendebit Rek. Rumah sakit ke Rek.
Pegawai&Membuat Bukti Pendebitan
Bukti AutoDebit
2
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Bagian Payroll Gambar 2.4 Bagan Alir Pencatatan Jurnal Payroll Accruall oleh Pihak Rumah Sakit
2
Membuat Payment Voucher
Bukti AutoDebit
Bukti AutoDebit
Payment Voucher
3
T
5
Pegawai
Diotorisasi Manager HRD & Country
Manager
Slip Gaji
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
Bagian Keuangan Bagian Akuntansi
JPK: Jurnal Pengeluaran Kas Gambar 2.5 Bagan Alir Pencatatan Data Penggajian ke Jurnal Umum dan Jurnal Pengeluaran Kas
Alokasi Gaji
T
Jurnal Umum
4 3
Payment Voucher
N
JPK
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
g. Urian Singkat Mengenai Flow Chart :
Tahap I
1). Bagian HRD melakukan transaksi pegawai seperti membuat
keputusan-keputusan mengenai pengangkatan pegawai, kenaikan
pangkat pegawai, pemberhentian pegawai, penurunan pangkat
pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya, skorsing, perubahan
bayaran, peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan
pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Semua
terangkum dalam file induk penggajian.
2). Bagian administrasi mengisi timesheet yang dimulai dari tanggal
16 - 15 bulan berikutnya. Saat pengisian timesheet juga
dilakukan alokasi gaji tiap departemen masing-masing pegawai.
Setelah selesai, kemudian diserahkan ke bagian HRD.
3). Bagian HRD pada tanggal 15 bulan berjalan menginput data
timesheet ke Payroll System. Pengisian data Timesheet ke
Payroll System yaitu selama 7 hari sebelum penggajian.
4). Berdasarkan timesheet, alokasi gaji, dan file induk penggajian
bagian penggajian menghitung gaji dan pajak penghasilan
pegawai. Dari kegiatan itu akan dihasilkan laporan penggajian.
5). Atas laporan tersebut selanjutnya akan dibuat laporan simpanan
gaji (Nama pegawai, nomer rekening, pemilik rekening dan
jumlah rupiah serta tanggal dilaksanakannya pendebitan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
rekening perusahaan di Bank ) oleh bagian penggajian untuk
pihak Bank.
6). Setelah selesai membuat laporan simpanan gaji, bagian
penggajian meminta otorisasi kepada Manajer HRD dan
Manager Country.
7). Kemudian bagian penggajian mengirim laporan tersebut diatas
baik berupa soft copy ataupun hard copy ke pihak Bank.
8). Bank melakukan verifikasi data tersebut (apakah sudah cocok
dengan catatan Bank atau tidak ).
9). Setelah semua sudah cocok, maka pada tanggal yang telah
disebutkan dalam data tersebut Bank melakukan auto debit
rekening perusahaan dan memindahkannya ke rekening pegawai.
10). Setelah selesai, bank memberikan bukti pendebitan tersebut
(Bukti auto debit) ke bagian penggajian.
11). Bagian penggajian kemudian membuat payment voucher yang
telah di otorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager.
12). Bagian penggajian kemudian menyerahkan payment voucher
yang telah di otorisasi tersebut kepada bagian keuangan.
13). Bagian keuangan melakukan pencatatan jurnal Payroll Accrual
di debit dan Bank di Kredit pada jurnal pengeluaran kas.
14). Setelah itu bagian penggajian mamberikan data berupa alokasi
gaji berdasarkan departemen masing-masing pegawai ke bagian
akuntansi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
15). Bagian akuntansi kemudian akan melakukan penjurnalan atas
pengalokasian gaji tersebut, yaitu biaya gaji (Debit) pada
Accrued (Kredit) di jurnal umum.
Tahap II
Pada tahap kedua ini prosedurnya sama dengan tahap yang pertama.
16). Setelah pembayaran gaji pada tahap II selesai, bagian penggajian
akan membuat slip gaji berdasar dokumen yang dimiliki bagian
HRD dan Laporan penggajian selanjutnya mengeprint slip gaji.
Yaitu berupa jumlah gaji dan potongan atas gaji, tunjangan tetap,
tunjangan tidak tetap, dan tunjangan-tunjangan lainnya.
17). Terakhir Slip gaji dibagikan kepada para pegawai oleh bagian
penggajian.
2. Evaluasi Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta
Dalam hal ini akan dijelaskan mengenai evaluasi dari penulis
dalam sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah
Surakarta.Batasan-batasan yang diuraikan yaitu mengenai kelemahan dan
kebaikan dari sistem yang diterapkan beserta alternative lain untuk
menjadikan sistem tersebut menjadi lebih baik lagi. Obyek-obyek sistem
yang dievaluasi adalah Fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan,
catatan akuntansi yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk
sistem serta unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian rumah sakit ini
berbeda sedikit jumlah dan namanya dengan fungsi yang seharusnya.
Fungsi yang terkait dalam rumah sakit ini adalah bagian HRD, bagian
administrasi, bagian penggajian, bagian keuangan, dan bagian
akuntansi. Hanya perbedaan nama seperti fungsi kepegawaian pada
rumah sakit ini disebut dengan bagian HRD, fungsi pembuat daftar
gaji disebut bagian Penggajian serta fungsi pencatat waktu hadir
disebut bagian administrasi. Dalam sistem penggajian yang
sesungguhnya, fungsi yang terkait harus terpisah sesuai struktur
organisasi.Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi
pembuat daftar gaji, fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari
fungsi pembayar gaji, dan fungsi pembayar gaji terpisah dari fungsi
pembuat bukti kas keluar. Sama halnya dengan fungsi yang terkait
dalam rumah sakit ini. Seperti bagian pengisian timesheet (Bagian
administrasi) terpisah dengan bagian penginput data timesheet ke
payroll system (Bagian HRD) serta terpisah dengan pembuat laporan
penggajian (Bagian penggajian). Hanya saja bagian pembuat payment
voucher dan pembagian slip gaji adalah bagian yang sama yaitu
bagian penggajian.
b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan rumah sakit ini dalam sistem
penggajian sama dengan dokumen yang seharusnya digunakan dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
sistem penggajian. Hanya saja bentuk atau sifat dan namanya yang
berbeda. Dalam rumah sakit ini, mayoritas menggunakan dokumen
soft copy tetapi ada beberapa yang berupa hard copy. Sedangkan
perbedaan nama seperti dokumen pendukung perubahan gaji, kartu
jam hadir, bukti kas keluar yang pada seharusnya disebut file induk
penggajian, timsheet, payment voucher pada rumah sakit ini.
Sayangnya payment voucher yang dibuat tidak bernomer dan
bertanggal yang tidak bercetak. Serta ada tambahan dokumen di
rumah sakit yang disebut file simpanan gaji, yaitu file berupa hard
copy dan soft copy yang isinya nama pegawai, nomer rekening
pegawai, pemilik rekening, jumlah rupiah dan tanggal
dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit. Beberapa file
mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang, seperti perubahan
data yang berkaitan pegawai diotorisasi manager HRD, payment
voucher dan laporan simpanan gaji untuk Bank diotorisasi oleh
manajer HRD dan Country Manager. Kecuali file alokasi gaji tidak
mendapat otorisasi.
c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan.
Catatan akuntansi yang digunakan pada rumah sakit ini dalam
sistem penggajiannya hanya jurnal pengeluaran kas (Jurnal
penggajian) dan jurnal umum (Jurnal alokasi gaji). Sedangkan catatan
akuntansi pada sistem penggajian yang seharusnya adalah kartu
penghasilan karyawan, ini tidak menjadi masalah karena dari alokasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
gaji akan dibuat slip gaji. Dan biasanya yang terdapat pada slip gaji
sudah termuat dalam kartu penghasilan.
d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem.
Dalam sistem penggajian yang sesungguhnya ada prosedur
pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur
pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji. Begitu
juga sama dengan prosedur penggajian yang ada pada rumah sakit ini,
akan tetapi karena rumah sakit ini menggunakan finger print untuk
mencatat waktu hadir pegawai, menggunakan software payroll untuk
menghitung gaji dan pajak penghasilan pegawai dan menggunakan
jasa bank berupa autopay system dalam pembayaran gaji tentunya
bagian yang melakukan, dokumen yang digunakan sedikit berbeda..
Pada prosedur pembuatan bukti kas keluar di rumah sakit ini
mengenal dengan sebutan prosedur pembuatan payment voucher.
Terakhir pada prosedur pembayaran gaji yang sesungguhnya hanya
membuat cek atau membagikan amplop yang berisi uang tunai dan
slip gaji, sedang pada rumah sakit ini prosedur pembayaran gaji yaitu
dengan membuat laporan simpanan gaji untuk Bank yang kemudian
akan diverivikasi dengan catatan Bank oleh Bank dan bank akan
melakukan auto debit rekening perusahaan dan memindahkannya ke
rekening pegawai dan prosedur ini berakhir dengan dibagikannya slip
gaji untuk para pegawai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
e. Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern
Terdapat 2 (Dua) hal yang perlu dievaluasi dalam sistem
penggajian yang seharusnya dilakukan oleh rumah sakit ini, yaitu:
1) Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD,
seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet
dan alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country
Manager .
2) Payment voucher tidak bernomer cetak dan hanya bertuliskan
tanggal yang masih ditulis tangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan evaluasi pembahasan mengenai sistem penggajian RS PKU
Muhammadiyah Surakarta, ditemukan tentang adanya kelemahan dan kelebihan
yang terdapat pada sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta.
Berikut kelemahan dan kebaikan sistem penggajiannya.
A. KELEBIHAN
1. Adanya mesin pencatat waktu ( finger print ) maka data waktu hadir tidak
perlu diragukan lagi kevalidannya dan meniadakan kecurangan dalam
catatan kehadiran pegawai.
2. Penggunakan jasa bank berupa autopay system dapat meningkatkan
efisiensi dan pengurangan biaya pemrosesan penggajian seperti pembelian,
pemrosesan dan penyebaran cek kertas, amplop gaji, biaya juru bayar dan
lain sebagaianya.
3. Menggunakan software payroll system sehingga lebih mudah dalam
penginputan dan penghintungan gaji dan upah karyawan serta tingkat
kevalidannya tinggi daripada penghitungan secara manual.
B. KELEMAHAN
1. Timesheet dan alokasi gaji tidak diotorisasi,sehingga mendorong bagian-
bagian tertentu untuk berbuat curang.
2. Payment voucher belum bernomor urut hanya bertuliskan tanggal secara
manual,sehingga sulit dalam pengarsipannya.
58
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan serta kelemahan dan
kelebihan dari rumah sakit yang penulis teliti, maka penulis berkesimpuan
sebagai berikut:
Sistem pengggajian pada rumah sakit yang penulis teliti secara umum
sudah baik dan sejalan dengan berkembangnya teknologi. Ini bisa dilihat
dengan penggunaan finger print, software payroll, jasa Bank autopay system
yang menghasilkan timesheet yang valid, penghitungan gaji dan pajak
penghasilan pegawai yang akurat serta penghematan kas untuk penggajian.
Secara khusus juga dikatakan baik tetapi masih ada beberapa yang
perlu diperbaiki seperti beberapa unsur pengendalian intern dan pengendalian
pengamanan utama sistem berdasarkan komputer agar sistem penggajian di
rumah sakit ini lebih baik lagi.
B. REKOMENDASI
1. Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD,
seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet dan
alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country Manager .
59
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
2. Menindak tegas para pegawai yang melanggar peraturan di rumah sakit
dengan memberikan surat peringatan dan jika perlu di skorsing
sementara waktu.