Herramientas para la productividad

EXCEL 2003 SEMANA 6

2 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO............................................................................................................................. 2

NÚCLEO TEMÁTICO 5. .............................................................................................................................. 3

Descripción, uso y diseño de funciones de búsqueda. ....................................................................... 3

1. OBJETIVO ESPECÍFICO .......................................................................................................................... 3

2. COMPETENCIA ....................................................................................................................................... 3

3. DESARROLLO TEMÁTICO .................................................................................................................... 4

3.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4

3.2 Definición de Funciones de Búsqueda ............................................................................................ 4

3.3 Criterios necesarios para elaborar funciones de búsqueda complejas .................................... 4 La función BUSCAR ....................................................................................................................................... 4 Práctica 1. ............................................................................................................................................................... 5 La función BUSCARV .................................................................................................................................... 8 Práctica 2................................................................................................................................................................ 8 La función BUSCARH .................................................................................................................................. 10

3 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

NÚCLEO TEMÁTICO 5.

Descripción, uso y diseño de funciones de búsqueda.

Desde que la información pasó del papel a los computadores, una de las máximas ganancias obtenidas es la de localizar cualquier dato de forma inmediata, sin importar qué tan grandes sean los archivos. Microsoft Excel brinda excelentes ayudas para búsqueda de datos.

1. OBJETIVO ESPECÍFICO

Proporcionar al estudiante los fundamentos de conocimiento necesarios para utilizar funciones de búsqueda que permitan agilizar procesos de localización y extracción de datos.

2. COMPETENCIA

Usar de manera eficiente las funciones de búsqueda en la localización y extracción de datos específicos, dentro de una base de datos administrada por un software de hoja de cálculo.

4 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

3. DESARROLLO TEMÁTICO

3.1 INTRODUCCIÓN Teniendo en cuenta los grandes volúmenes de información que se pueden registrar en las hojas de cálculo Microsoft Excel, pues en una sola hoja caben más de 16 millones de datos, no se debe extrañar que haya funciones de búsqueda muy eficientes.

3.2 Definición de Funciones de Búsqueda A diferencia de la opción Buscar del Menú Edición que ubica el valor buscado y activa la celda que lo contiene (o lo que es lo mismo, muestra en la pantalla la celda con el valor) las funciones de búsqueda son usadas para traer un resultado a una celda dependiendo de lo que haya encontrado.

3.3 Criterios necesarios para elaborar funciones de búsqueda complejas

La función BUSCAR

=BUSCAR(Valor buscado ; Rango de comparación ; Rango de resultado) El Valor buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o una referencia. Rango de comparación hace referencia al conjunto de celdas donde se debe localizar el valor buscado. La condición es que este rango corresponda a una sola fila o a una sola columna. Los valores pueden ser de tipo numérico, texto, o valores lógicos. Adicionalmente, es importante que estén ordenados en forma ascendente. Rango de resultado es el conjunto de celdas de una sola fila o una sola columna de donde se obtendrá el valor que debe mostrarse en la celda de la función. Es indispensable que el rango de resultado contenga el mismo número de celdas que contiene el rango de comparación. ¡A trabajar!

5 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Práctica 1. Suponga que un Hotel de Paso, lleva un mes de labores con una única habitación para una persona sola. El dueño lleva un registro en Excel del día de ingreso y nombre de quien ocupa la habitación. Sus clientes son habituales. La habitación siempre ha estado ocupada por alguien. Ingrese la siguiente información:

(ingrese los dos primeros días y use el control de relleno. En ocupante, ayúdese de autocompletar) Guarde con el nombre de “Hotel ZZZ” La idea es que cuando se ingrese un día del mes en la celda D9, automáticamente el dueño pueda saber quién ocupaba la habitación, en la celda E9. Observe la función buscar que logra ese objetivo. Ingrésela en la celda E9:

=BUSCAR( D9 ; A2:A17 ; B2:B17 ) Resultado:

6 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Cuando se ingresa el día 8 en la celda D9, la función busca el valor en el rango de días (A2:A17), con una característica especial: Si no encuentra el valor exacto, se decide por el valor menor más cercano. En el ejemplo, 8 no aparece, entonces el valor menor más cercano a 8 es 7. Una vez decide el valor, busca en el rango de ocupantes (B2:B17) el nombre de quien ingresó ese día. Se asume que Claudia ingresó el día 7 y ocupó la habitación hasta el día 8, pues el día nueve ingresó Pedro. Pruebe con otros días y analice el resultado. Por ejemplo:

7 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Otros ejemplos:

Ejemplo especial:

Se ingresó el día 0 y el Excel informa mediante un mensaje de error #N/A, que no encontró ningún valor menor cercano a 0, dentro del Rango. Lógico: no es posible arrendar la habitación antes de abrir el Hotel Ejemplo especial:

Al ingresar el valor 33, Excel encuentra que hay un valor menor cercano a 33.

8 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Sería de suponer que Nicolás aún está ocupando la habitación el día 33.

La función BUSCARV =BUSCARV(Valor buscado ; Matriz comparación ; Columna Resultado ; Exacto) Busca Valor buscado dentro de la primera columna de Matriz comparación y muestra el dato según la Columna resultado. Valor buscado puede ser un valor, un texto o una referencia. Matriz comparación es el rango de celdas que incluye varias columnas, la primera de las cuales contendrá Valor buscado. Exacto es opcional (no es de uso obligatorio). Puede tomar los valores VERDADERO o FALSO. Si es VERDADERO o se omite, exige que la primera columna de Matriz comparación esté ordenada ascendentemente y si no encuentra Valor buscado se decide por el valor menor más cercano. Si es FALSO exige que Valor buscado exista, de lo contrario devuelve el error #N/A.. Columna resultado es el número de la columna dentro de Matriz comparación desde la cual debe mostrar el resultado.

Práctica 2. Inserte una nueva columna para ampliar el ejemplo Hotel, ingrese los datos de Pago (no los cuestione, son sólo para el ejemplo) como sigue:

9 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

La función BUSCARV para este ejemplo será:

=BUSCARV( E14 ; A2:C17 ; F14 ) Ingrésela en G14. El resultado será: Se omitió el parámetro Exacto, lo que equivale a haber escrito VERDADERO.

10 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

La función BUSCARV buscó el día 14, pero como no está, asumió el valor menor más cercano que es 13. Como se indicó el # de columna 3, muestra en resultado los $1700 (Pago es la tercera columna) que pagó Luís por su estadía los días 13 y 14. Otros ejemplos:

La función BUSCARH

=BUSCARH(Valor buscado ; Matriz comparación ; Fila Resultado ; Exacto)

Esta función se desempeña de igual forma que la función BUSCARV, pero se usa cuando los datos han sido ingresados por filas y no por columnas, o sea de forma Horizontal y no Vertical, como en el caso de BUSCARV.

La práctica queda a gusto del estudiante.

De cualquier manera, si desea ayuda de Excel para saber algo más de esa función presione la tecla F1, o lo que es lo mismo, abra el menú ? y seleccione la primera opción:

11 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Se abre el panel Ayuda de Excel, en el que usted puede escribir lo que desea buscar:

Presione <enter> o

haga clic en :

Presenta un listado de los hallazgos de temas relacionados.

12 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Al hacer clic (en este ejemplo sobre ) se muestra una ventana de texto explicativa: