EXERCITIU PENTRU MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Numele si prenumele: Fărcaș Corina Florina

Atenție! Predarea si prezentarea fișei de proiect se va face in ultimele două

întâlniri de la seminar. Fișa de proiect trebuie tehnoredactată. Nu se

acceptă fișe de proiect scrise de mână.

ALEGETI UNUL DINTRE URMATOARELE DOMENII SI IDENTIFICATI O

PROBLEMA DE PROIECT IN DOMENIUL RESPECTIV PRIN REALIZAREA UNEI

FISE DE PROIECT:

1. Dezvoltare locala

2. Extinderea infrastructurii locale

3. Reforma administrativa

4. Transparenta institutiilor publice

5. Domeniul perfectionarii

6. Dezvoltarea societatii civile

7. Domeniul ocuparii fortei de munca

8. Dezvoltarea parteneriatului dintre administratia publica si organizatiile

neguvernamentale

Atentie durata de implementare a proiectului sa nu depaseasca 12 luni, limita de buget

in care trebuie sa se incadreze proiectul este de 100.000 Euro, iar aplicantul proiectului

poate fi ori institutie a administratiei publice locale sau centrale, ori organizatie

neguvernamentala.

1. ANALIZA PROBLEMEI

1

Precizati domeniul ales: Domeniul ocupării forței de muncă

Identificaţi problema reală, răspunzând la următoarele întrebări:

CARE este problema pe care încercati să o rezolvati?

Nivelul scăzut al inserției profesionale în rândul absolvenților programului licență de

Administrație publică, din cadrul FSPAC

DE CE este aceasta o problemă? (cauze)

Contextul economic actual și blocarea posturilor în sectorul public aduc în atenția noastră o

problemă cu care se confruntă tinerii absolvenți de Administrație Publică, și anume

dificultatea de a se insera pe piața muncii, lucru demonstrat și de rata ridicată a șomajului în

rândul tinerilor. Un important punct ce se pune în discuție este relevanța programului

educațional, formarea profesională ce este asigurată studenților pe parcursul programului de

licență și modul în care acestea se pliază pe nevoile pieței muncii.

UNDE şi CÂND se manifestă această problemă? (periodicitate)

Problema are loc la nivelul municipiului Cluj-Napoca, în perioada actuală, conform cauzelor

prezentate mai sus.

PENTRU CINE este o problemă? (cine sunt cei afectaţi de problemă, de exemplu, grupul

ţintă şi alte grupuri afectate)

Aceasta reprezintă o problemă pentru absolvenții programului licență de administrație

publică, din cadrul FSPAC. Pe lângă grupul țintă care este afectat, această problemă afectează

și cadrele didactice al acestui program educațional, cât și facultatea în ansamblu, cu toți

angajații, întrucât viitorii studenți nu vor mai opta pentru această specializare datorită

nesiguranței în a-și găsi un loc de muncă după absolvirea facultății. De asemenea, angajații

instituțiilor publice reprezintă, un grup afectat indirect de această problemă deoarece,

avansarea pe scara ierarhică nu va fi posibilă datorită faptului că nu sunt angajați tinerii

absolvenți, care în mod normal ocupă posturile de jos pentru a acumula experiența necesară.

2

CE SE VA ÎNTÂMPLA dacă nu rezolvăm această problemă? (consecinţe şi impact)

Nerezolvarea aceastei probleme va duce la creșterea ratei șomajului în rândul absolvenților,

va scădea nivelul de trai și majoritate absolvenților vor alege fie să se reprofileze, să-și aleagă

altă specializare, fie să părăsească țara. O altă consecință poate fi desființarea programului

licență de administrație publică, deoarece potențialii studenți vor avea imaginea unui program

educațional necalitativ și vor opta pentru alte specializări.

2. DESCRIEREA PROIECTULUI

Titlul proiectului:

Studiu privind inserția profesională a absolvenților programului licență de Administrație

Publică, din cadrul Facultății de Științe Politice, Administrative și ale Comunicării

Justificarea proiectului

Importanța acestui proiect reiese din necesitatea reducerii numărului de absolvenți șomeri din

municipiul Cluj-Napoca. Proiectul va ajuta la identificarea unor măsuri de responsabilizare a

actorilor împuterniciți să controleze acest fenomen, și anume cadrele didactice și angajatorii.

Dezvoltarea resursei umane va fi posibilă printr-o colaborare între aceștia, care să ajute la

îmbunătățirea curriculei. Acest subiect reprezintă o problemă actuală și controversată ce

îngrijorează din ce în ce mai mult tinerii absolvenți întrucât în ciuda faptului că au urmat un

program de învățământ superior șansele să își găsească un loc de muncă pe măsura pregătirii

lor sunt din ce în ce mai mici. Astfel, absolvenții ajung să obțină posturi diferite de

specializarea lor sau în cele mai rele cazuri fie ocupă posturi care nu necesită studii

superioare, fie nu au un loc de muncă. Prin urmare, este necesar să studiem îndeaproape

problema inserției profesionale a absolvenților de administrație publică pentru a putea găsi

măsurile cele mai potrivite pentru a îmbunătăți absorbția lor pe piața muncii, iar programul de

licență a acestei specializări să furnizeze forță de muncă competentă și calitativă care să se

plieze cât mai bine pe nevoile acesteia.

3

Rezumatul proiectului (maxim 15 randuri)

Proiectul va consta într-un studiu realizat în rândul studenților și cadrelor didactice al

departamentului de administrație publică, angajatorilor din instituțiile publice și a

absolvenților de administrație publică care au o experiență profesională semnificativă

( promoțiile din ultimii trei ani). Durata de implementare este de 12 luni, în municipiul Cluj-

Napoca, va începe la data de 01.10.2011 și va fi finalizat la data de 01.10.2012. Bugetul

proiectului este de aproximativ 60. 000 Euro, care va acoperi cheltuielile cu echipa de

proiect, cheltuieli de transport, protocol și alte cheltuieli neprevăzute.

Punctul de pornire constă în identificarea abilităților, cunoștiințelor și competențelor cerute de

către angajatori față de absolvenții unui astfel de program. În urma acestei activități, va fi

constituit un consiliu format din reprezentanți ai AJOFM și cadre didactice, care vor contribui

la revizuirea și îmbunătățirea curriculei în așa fel încât să fie cât mai apropiată de cerințele

unui potențial loc de muncă.

De cele mai multe ori, în momentul în care absolvenții acestui program aplică pentru un loc

de muncă, una din cerințele de bază este experiența profesională. Prin acest proiect propun ca

soluționarea aceastei probleme să înceapă pe parcursul celor 3 ani de facultate. O primă etapă

va fi desfășurarea unor programe de practică profesională pe o perioadă de 3 luni, în fiecare

an de către toți studenții. A doua etapă constă în construirea unor locuri de muncă speciale

pentru tinerii absolvenți de administrație publică astfel încât să acumuleze experiența

necesară.

Scopul proiectului

Proiectul are ca scop identificarea unor măsuri necesare pentru creșterea nivelului de

absorbție a absolvenților programului licență de administrație publică pe piața muncii.

Obiectivul general al proiectului

Creșterea numărului de absolvenți ai programului licență, de Administrație Publică, din

cadrul Facultății de Științe Politice, Administrative și ale Comunicării, inserați pe piața

muncii.

Obiective specifice ale proiectului

Creșterea cu 50% a numărului de absolvenți inserați pe piața muncii, prin

crearea unui număr de posturi de muncă speciale pentru acești tineri, până în

2012 (necesare pentru acumularea experienței profesionale)

4

Revizuirea și îmbunătățirea curriculei de către un consiliu format din 5 cadre

didactice și 5 reprezentanți ai Agenției Județene de Ocupare a Forței de

Muncă, până în 2012

Desfășurarea unor programe de practică profesională pe o perioadă de 3 luni,

în fiecare an, de către toți studenții, prin rotație

Grupul țintă (Cine face parte din grupurile țintă ale proiectului?)

Grupul țintă al proiectului este format din absolvenții programului licență de Administrație

Publică promoția 2011, din cadrul FSPAC. Având în vedere contextul actual, absorbția lor pe

piața muncii fiind o reală problemă.

Resursele proiectului

Umane:

Echipa de proiect (va rugam sa aveti in vedere si urmatoarele cerinte: Care sunt persoanele

implicate în acest proiect şi ce responsabilităţi au fiecare?)

Una din cele mai importante responsabilități îi revine celui ce trebuie să scrie și să

structureze proiectul.

Managerul de proiect are cea mai mare responsabilitate întrucât el este cel care indică

direcția, perspectiva, orientarea strategică și trebuie să realizeze echilibrul între cei

patru factori contrângători: buget-timp-calitate-domeniu. Managerul de proiect este

cel care deleagă sarcini echipei de proiect:

5 persoane din cadrul Agenției Județene de Ocupare a Forței de muncă responsabile

cu identificarea abilităților, competențelor și cunoștiințelor necesare de care trebuie să

dispună absolvenții pentru ocuparea unui loc de muncă în domeniul administrației

publice.

10 persoane din cadrul instituțiilor publice responsabile de crearea unor locuri de

muncă speciale pentru absolvenți

2 persoane în fiecare instituție publică care să fie responsabile pentru programul de

practică profesională desfășurat de studenți

5

5 cadre didactice care să evalueze nivelul calității programul licență de administrație

publică (urmărirea notelor de la examene obținute de studenți, numărul de studenți cu

burse, prezența studenților la orele de curs și seminarii)

Consiliul format din cele 5 cadre didactice și cei 5 reprezentanți ai AJOFM pentru a

revizui și îmbunătăți curricula

6 studenți ( 2 persoane din fiecare an) responsabili de coordonarea programelor de

practică, astfel încât toți studenții să fie incluși

4 persoane responsabile de evaluarea proiectului pe parcursul implementării, astfel

încât în cazul unor impedimente să se realizeze schimbările necesare

5 persoane responsabile cu organizarea întâlnirilor echipei de proiect

O persoană, diferită de managerul de proiect, care să aibă responsabilitatea de a

acorda consiliere echipei de proiect în probleme care le întâmpină

4 persoane responsabile de evaluarea proiectului pe parcursul implementării, astfel

încât în cazul unor impedimente să se realizeze schimbările necesare, și care la final să

realizeze evaluarea finală a proiectului, printr-o analiză SWOT

3. ACTIVITĂŢILE PROIECTULUI

Descrierea activităţilor si a metodologiei de realizare

(va rugam sa prezentati activitatile si modul lor de realizare si responsabilii cu realizarea

fiecarei activitati)

Activitatea 1: Scrierea proiectului , organizarea echipei de proiect și prezentarea

responsabilităților fiecărei persoane componente. Responsabilii acestei activități sunt

managerul de proiect și persoana care scrie proiectul, aceștia vor prezenta în cadrul unei

întâlniri organizate respectivele informații.

Activitatea 2: Identificarea abilităților, cunoștiințelor, aptitudinilor pe care absolvenții

trebuie să le dețină pentru ocuparea unui loc de muncă. Responsabilitatea revine

reprezentanților AJOFM-ului, care vor afla informațiile necesare de la angatori și de la

absolvenții unui astfel de program universitar care ocupă posturi în instituțiile publice. Se vor

aplica metode de cercetare atât calitative, cât și cantitative. Instrumentele de cercetare folosite

vor fi aplicarea de chestionare și ghiduri de interviuri în rândul angajatorilor și absolvenților

programului licență de administrație publică angajați.

6

Activitatea 3: Evaluarea nivelului calității programului licență de administrație

publică. Responsabilii sunt cadrele didactice, care vor aplica teste în rândul studenților, se

va urmări traiectoria școlară a acestora, prezența la orele de curs și seminarii, numărul de

bursieri.

Activitatea 4: Desfășurarea programului de practică profesională. Responsabilitățile le

revin celor 6 studenți (2 din fiecare an) să realizeze o programare a studenților pentru

desfășurarea practicii, și celor 2 persoane din fiecare instituție care trebuie să le prezinte

studenților instituția, să organizeze cursuri teoretice care stau la baza activității desfășurate în

instituție și să le delege anumite responsabilități.

Activitatea 5: Crearea unor posturi speciale pentru absolvenți în interiorul instituțiilor

publice cu scopul acumulării de experiență profesională necesară. Vor fi numite 10 persoane

responsabile pentru această activitate, care vor analiza organigrama fiecărei instituții publice

și vor identifica în fiecare instituție un anumit număr de posturi speciale disponibile.

Activitatea 6: Evaluarea interimară a proiectului pentru a vedea dacă proiectul se

desfășoară conform calendarului și dacă se ating obiectivele propuse. Această activitate este

realizată de 4 persoane (1 reprezentant AJOFM, 1 reprezentant al angajatorilor, 1 cadru

didactic, 1 absolvent), se vor aplica chestionare în rândul absolvenților angajați pe posturile

speciale și în rândul studenților care participă la programele de practică.

Activitatea 7: Revizuirea și îmbunătățirea curriculei astfel încât aceasta să se plieze pe

nevoile pieței de muncă. Responsabilitatea revine consiliului format din 5 cadre didactice și 5

reprezentanți AJOFM. Această activitate va fi realizată în urma interpretării rezultatelor din

aplicarea chestionarelor și ghidurilor de interviuri în rândul angajatorilor și chestionarele

aplicate studenților și absolvenților.

Activitatea 8: Evaluarea finală a proiectului se va realiza de către aceeași echipă de

evaluatori, care pe baza unei analize SWOT vor determina care sunt rezultatele proiectului,

dacă au fost atinse obiectivele și dacă proiectul s-a încadrat în buget și timp .

Calendarul activitatilor (va rugam sa inscrieti actiunile prevazute in 12 luni si sa

prezentati responsabilii de realizarea acestora)

Luna Activitati Responsabil

7

Luna 1 Organizarea echipei de proiect și prezentarea responsabilităților fiecărei persoane componente

Manager proiect

Luna 2 Aplicarea de chestionare și ghiduri de interviuri în rândul angajatorilor și absolvenților programului licență de administrație publică angajați în instituții publice, de către reprezentanții AJOFM.

5 reprezentanți

AJOFM

Luna 3 Aplicarea testelor, analiza traiectoriei școlare de către cadrele didactice în rândul studenților.

5 cadre didactice

Luna 4 Desfășurarea programului de practică profesională 6 Studenți2 responsabili/instituție publică

Luna 5

Luna 6

Luna 7 Crearea unor posturi speciale pentru absolvenți în interiorul instituțiilor publice

10 persoane

Luna 8

Luna 9 Evaluarea interimară a proiectului 1 reprezentant AJOFM, 1 reprezentant al angajatorilor, 1 cadru didactic, 1 absolvent

Luna 10 Analiza rezultatelor; Revizuirea și îmbunătățirea

curriculei

5 cadre didactice și 5 reprezentanți AJOFMLuna 11

Luna 12 Evaluarea finală a proiectului 1 reprezentant AJOFM, 1 reprezentant al angajatorilor, 1 cadru didactic, 1 absolvent

Realizati diagrama Gantt a proiectului

8

Sustenabilitatea proiectului (cum vedeti continuarea proiectului dupa incheierea finantarii?)

După încheierea finanțării, continuarea proiectului se va vedea în parteneriatul dintre FSPAC,

AJOFM și instituțiile publice. Programul de licență în Administrație Publică va fi o sursă

unică de furnizare a forței de muncă în acest domeniu, va crește numărul absolvenților

inserați profesional , atât a generațiilor actuale, cât și a generațiilor viitoare.

Continuitatea proiectului se va vedea, de asemenea, în existența programelor de practică

profesională pe o perioadă de 3 luni (perioadă mai mare decât cea actuală) și existența unei

curricule îmbunătățite care să ajute absolvenții să aibă cunoștiințele, abilitățile și

competențele necesare desfășurării activității în cadrul unei instituții publice.

Sustenabilitatea programului de licență în administrașie publică este indicată de veniturile din

diferite surse, precum: bugetul de stat, granturi de cercetare, numărul studenților cu taxă.

Datorită faptului că acest program pregătește forță de muncă pentru domeniul public, este

important ca activitățile desfășurate de acești absolvenți să fie de calitate, întrucât această

problemă privește, în mod indirect, întreaga societate prin furnizarea de servicii publice.

4. EVALUAREA PROIECTULUI

Precizaţi rezultatele pe care estimaţi să le obţineţi pe parcursul implementării proiectului:

9

În primul rând, se dorește responsabilizarea actorilor implicați în dezvoltarea resursei umane

la nivelul FSPAC, specializarea administrație publică. Se dorește o colaborare între aceștia

astfel încât acest program de licență, cu o curriculă îmbunătățită să furnizeze forță de muncă

de înaltă calitate, conformă cu cerințele pieței muncii.

În al doilea rând, un alt obiectiv este creșterea satisfacției studenților prin oferirea unui

program educațional ce oferă siguranța găsirii unui loc de muncă după absolvire. Se dorește

opținerea unui minim de experiență profesională necesar găsirii unui loc de muncă, cât și

găsirea unor posturi de muncă disponibile pentru absolvenți.

Definiţi impactul, pe care estimaţi să-l obţineţi la sfârşitul proiectului, asupra grupului ţintă.

La sfârșitul proiectul, se dorește ca grupul țintă să beneficieze de locuri de muncă speciale și

să aibă experiența profesională necesară pentru a se descurca la locul de muncă și să nu mai

întâmpine probleme la angajare. Se urmărește reducerea numărului de absolvenți șomeri ai

specializării Administrație Publică și creșterea calității programului de licență în

Administrație Publică.

Un alt impact al proiectului va fi asupra angajatorilor, care vor avea siguranța calității forței

de muncă, iar procesul de recrutare se va desfășura în timp redus și cu resurse minime.

5. REALIZATI MATRICEA CADRU LOGIC A PROIECTULUI

10

Logica interventiei Indicatori de realizareverificabili in mod obiectiv

Surse si mijloace de verificare

Ipoteze

Obiectivgeneral

Creșterea numărului de absolvenți ai programului licență, de

Administrație Publică, din cadrul Facultății de Științe Politice,

Administrative și ale Comunicării, inserați pe piața muncii.

Care sunt indicatorii cheie pentru obiectivele generale?- Creșterea numărului locurilor de muncă pentru absolvenții programului de licență în administrație publică

- Colaborarea FSPAC cu AJOFM și instituțiile publice în scopul furnizării forței de muncă

Care sunt sursele de informare pentru aceşti indicatori?

- Rapoartele AJOFM

Desfășurarea unor programe de practică profesională calitative și de lungă durată, crearea unor posturi speciale pentru absolvenți și revizuirea și îmbunătățirea curriculei va duce la creșterea numărului de absolvenți ai programului de administrație publică din cadrul FSPAC inserați pe piața muncii.țâ

Obiective specifice

Creșterea cu 50% a numărului de absolvenți inserați

pe piața muncii, prin crearea unui număr de posturi

de muncă speciale pentru acești tineri, până în 2012

(necesare pentru acumularea experienței profesionale)

Revizuirea și îmbunătățirea curriculei de către un

consiliu format din 5 cadre didactice și 5

reprezentanți ai Agenției Județene de Ocupare a

Forței de Muncă, până în 2012

Desfășurarea unor programe de practică profesională

pe o perioadă de 3 luni, în fiecare an, de către toți

Ce indicatori arată în mod clar dacă obiectivul proiectului a fost atins?

- creșterea numărului de absolvenți ai programului în administrație publică inserați profesional

- creșterea numărului locurilor de muncă ocupate de absolvenți ai acestui program

- performanța studenților; obținerea unor rezultate peste media anilor precedenți de către studenți la examene

Care sunt sursele de informaţii care există sau care pot fi colectate? Care sunt metodele pentru a obţine aceste informaţii?

- Rapoarte AJOFM

- Chestionare în rândul celor angajați în instituțiile publice

- Aplicarea unor teste studenților

-Aplicarea unor teste absolvenților angajați

Care sunt factorii şi condiţiile din afara responsabilităţii Beneficiarului care trebuie să fie îndepliniţi pentru atingerea acestui obiectiv (condiţii externe)Ce riscuri trebuie luate în cosniderare?

- Dificultatea impusă de sistem pentru a putea schimba curricula

- Reticiența funcționarilor

11

studenții, prin rotație- performanțele absolvenților la locurile de muncă datorate experienței profesionale, cunoștiințelor, abilităților și competențelor dobândite prin acest program de licență

pentru evaluarea performanțelor la locul de muncă

publici de a avea încredere în proaspeții absolvenți

Rezultatepreconizate

Creșterea numărului de absolvenți ai programului de licență

în Administrație Publică, din cadrul FSPAC inserați pe piața

muncii prin crearea unor posturi speciale în interiorul

instituțiilor disponibile.

Realizarea unei colaborări între FSPAC, AJOFM și

instituțiile publice în vederea îmbunătățirii curriculei, care să

aibă ca rezultat furnizarea de forță de muncă calitativă

Creșterea numărului de absolvenți care au minimul de

experiență profesională necesar ocupării unui loc de muncă.

Care sunt indicatorii prin care se măsoară dacă şi în ce măsură proiectul realizează rezultatele previzionate?

- numărul de posturi speciale ocupate de absolvenții programului de administrație publică

- rezultatele obținute în urma aplicării chestionarelor și ghidurilor de interviu în rândul absolvenților angajați și studenților care fac practică profesională

- numărul de cursuri îmbunătățite după revizuirea curriculei

-studiul despre așteptările angajatorilor față de absolvenți realizat de AJOFM

- Evaluarea finală a proiectului

Care sunt sursele de informaţii pentru aceşti indicatori?

- organigramele instituțiilor

- Informațiile primite de la absolvenți și studenți prin intermediul chestionarelor și ghidului de interviu

- Curricula, raporturile cursurilor

- Analiza raportului realizat de reprezentanții AJOFM

- Analiza SWOT

Ce factori externi şi ce condiţii trebuie realizate pentru a obţine rezultatele aşteptate conform graficului?

- Funcționari publici motivați- Propuneri accesibile legate de curriculă- Cadre didactice competente- Absolvenți cu performanțe ridicate- Strânsă colaborare între FSPAC, AJOFM, instituții publice

12

Activitati Organizarea echipei de proiect și prezentarea responsabilităților fiecărei persoane componente

Aplicarea de chestionare și ghiduri de interviuri în rândul angajatorilor și absolvenților programului licență de administrație publică angajați în instituții publice, de către reprezentanții AJOFM.

Aplicarea testelor, analiza traiectoriei școlare de către cadrele didactice în rândul studenților

Desfășurarea programului de practică profesională Crearea unor posturi speciale pentru absolvenți în interiorul

instituțiilor publice Evaluarea interimară a proiectului Analiza rezultatelor, iar pe baza acestora să se realizeze

revizuirea și îmbunătățirea curriculei Evaluarea finală a proiectului

Mijloace:Care sunt mijloacele necesare pentru implementarea acestor activităţi, ex. personal, echipament, instruire, studii, aprovizionări, facilităţi operaţionale, etc.?

Resurse umane: managerul de proiect, echipa de proiect formata din: cadre didactice, studenți, absolvenți, reprezentanți AJOFM, reprezentanți ai instituțiilor publice.Studii: aplicarea de chestionare și ghiduri de interviu pentru a vedea așteptările angajatorilor față de absolvenții unui astfel de program, testarea cunoștiințelor studenților.Mijloace materiale: calculatoare, copiator, reportofon, imprimantă, mijloace de comunicare (telefon, internet), sală de conferințe , birouri

Care sunt sursele de informaţii cu privire la progresul proiectului?

Costuri

Care sunt costurile proiectului ? Cum sunt clasificate ? ( defalcarea costurilor în Bugetul Proiectului)

1. Echipa de proiect

2. Rapoartele de evaluare

3. Conferințele organizate

Costul total al proiectului: 60 000 EuroDefalcarea costurilor în bugetl proiectului:-resurse umane: 40 100 euro- transport: 400 euro-birouri și săli de conferințe: 10 000- echipamente: 5000 euro-alte servicii: 4 500 euro

Ce condiţii exterioare controlului direct al Beneficiarului trebuie să fie îndeplinite pentru implementarea activităţilor planificate ?Ce precondiţii sunt necesare, înainte de începerea proiectului ?

- Existența cofinanțării

- Anunțarea proiectului pentru a putea forma echipa de proiect

13