EXPERIENCIA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA EN COLPENSIONES

Dirección Documental

Gerencia Administrativa

Vicepresidencia de Gestión Corporativa

Noviembre/2020

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Colpensiones se transforma, evoluciona…

https://youtu.be/HEmI6PSaR2s

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Unidad x:

Módulo x:

Inteligencia y analítica de negocios

Modelo de Gestión Documental Electrónica de Archivo

Perfilamiento y calidad de datos Gobierno de datos,

Modelo Digital

Canales de Atención- Omnicanalidad

Soporte Documental textual y No textual

Gestión de Datos

Toma de decisiones

Instrumentos de Planeación Estratégica

Política de Gobierno Digital, plan de seguridad y privacidad de la información, Mapa de Ruta AE, Plan de transformación digital

Gestión documental en el marco de la arquitectura empresarial

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Unidad x:

Módulo x:Articulación entre los sistemas de gestión

institucionales – MiPG

Componentes Política de Archivo y Gestión Documental

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Unidad x:

Módulo x: Subprocesos de Gestión Documental

3.2. Administración de ArchivosTransferencia, Disposición, Preservación a

largo plazo

3.1. Planeación Técnica y Control de la Producción Documental

Producción, Gestión y Trámite, Organización

2.PROCESOGestión

Documental

1.MACROPROCESO

Gestión del Apoyo Organizacional

3.SUBPROCESOS

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Unidad x:

Módulo x: Articulación entre áreas y procesos – el ciclo PHVA

FRONT OFFICE

Gerencia de Servicio y Atención al Ciudadano

RadicaciónOrientación y Asesoría

Formulario

Notificación - salidas

PAC

1

EntradaAccesso a la información

2 3 4

ARTICULADORES

Gestión del Modelo de Atención

Orientación y Asesoría

Gestión de Estandarización Administración de

SolicitudesGestión de Riesgos

Gestión de Procesos

Gestión de Servicios TI

MIDDLE OFFICE

Distribuir(Reparto)Validaciones

CompletitudDatos

Gerencia de Servicio y Atención al Ciudadano Procesos misionales

Revisar

Aprobar

Elaborar

Generar y radicar respuestaDocumentos electrónicos

Seguimiento a las

solicitudes

Dirección Documental

Organización y Almacenamiento

Producción Documental

Difusión y Consulta

BACK OFFICE

Administración SGDEA

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR PR

OG

RA

MA

DE

GES

TIÓ

N D

OC

UM

ENTA

L

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Unidad x:

Módulo x: Articulación áreas y procesos

AR

TIC

ULA

DO

RES

Gestión del Modelo de Atención

Orientación y Asesoría

Gestión de Estandarización

Administración de Solicitudes y PQRS

Área funcional

Gestión de Procesos

Gestión de Atención y Servicio

GO

V.C

O

Gestión de Riesgos

Gobierno de Datos

Gerencia SIG

Gestión de Servicios TI

PR

OC

ESO

S

Definición del proceso

Mejoras

Automatización

Gestión de canales de entrada

Gestión de canales de salida

Radicar entrada

Estandarizar

Radicar salida

Reparto y seguimiento

PLANEAR HACER

Resolver la pretensión de la solicitudÁreas funcionales

Planeación técnica de la producción documental

Identificación de riesgos

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Unidad x:

Módulo x:

Articulación áreas y procesosA

RTI

CU

LAD

OR

ES

Gestión del Modelo de Atención

Orientación y Asesoría

Gestión de Estandarización

Administración de Solicitudes y PQRS

Área funcional

Gestión de Procesos

Gobierno de datos

GO

V.C

O

Dirección Estandarización

Dirección Documental

Gerencia SIG

Gestión de Servicios TI

Calidad y captura de datos

Calidad de respuesta

Respuesta oportuna

Gestión de canales de entrada

Gestión de canales de salida

Radicar entrada

Estandarizar

Radicar salida

Reparto y seguimiento

VERIFICAR ACTUAR

Resolver la pretensión de la solicitudÁreas funcionales

Gestor documental / Bodega de Archivo

Conformación de Archivos

Consultas Bizagi y Gestor

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Unidad x:

Módulo x:Modelo documental centrado en

● Gobierno (roles y responsabilidades)● Definición de reglas de negocio● Optimización operativa● Metodología estándar● Lineamientos gestión documental

Trazabilidad, consulta , almacenamiento y seguridad

Monitoreo y control

Caso / Expediente

EnviarDistribuir(Reparto) Generar y radicar RespuestaRadicar

Revisar

AprobarElaborar

Gestión de solicitudes

Gestión soporte DocumentalCanales de Entrada

PAC

Canales de Salida

Riesgos y Seguridad de la Información

Procesos

● Alineación con las políticas degestión y seguridad de la informacióny ciberseguridad.

● Alineación con el modelo degobierno de datos

● Potencializar y optimizarherramientas para GD

● Adquisición de nuevastecnologías

Información Aplicaciones Infraestructura

● Actualización tecnológica● Apropiación tecnológica

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Módulo x:Transformación digital

Trámites y procesos electrónicos

SI – BDAplicativos

Sede electrónica

Enrolamiento

Autenticación:

Validación de

identidad

Captura automática

de datos

Autorizaciones:

Consulta, manejo y

uso de información

Validaciones

Reglas de negocio:

Comprobación de

requisitos

Viabilidad:

Definiciones de

cada proceso

Formulario electrónico:

Captura / completitud de

información

Registro/Captura

Correo electrónico

SMS

Firma Electrónica

Previsualización:

Aceptación

Confirmación voluntad

Métodos:

Tales como, códigos, contraseñas,

datos biométricos o claves

criptográficas privadas, que

permiten identificar a una

persona

Creación de caso:

Trazabilidad

Fecha / hora

Consulta

Radicación

BPM

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Módulo x:

Gestión documental y transformación digital

SI – BDAplicativos

Gestor Documental

Evidencia Digital

Objeto digital:

Documento

electrónico con

valor probatorio

XML:

Metadatos de contexto,

contenido y estructura

Firmas y autorizaciones

Almacenamiento

Servicios Web (WS):

Transferencia objetos digitales

Metadatos

Seguridad

Gestión operativa:

Gestión y trámite

Decisión

Respuesta / Notificación

Registro/Actualización BD

Canales electrónicos

Difusión / Consulta

Trazabilidad:

Acceso

Seguridad

Interoperabilidad

Formatos de largo plazo

Disponibilidad a través del tiempo

Preservación digital

SGDEA

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Módulo x: Modelo centralizado de archivo

Produccióndocumental

Interna

PAC

Canales No Presenciales

Canales Presenciales

Radicación

Digitalización

TRD

Clasificación

Almacenamiento BIZAGI

GESTOR DOC.

Cierre de Oficina

ARCHIVO CENTRAL

HIBRIDO

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

EXPEDIENTE FÍSICO

INSTRUMENTOS DE CONTROLHoja de Control

FUID – FIDActas de Certificación

Archivos físicos y Carpetas Compartidas

Procesamiento TécnicoAlmacenamiento

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Unidad x:

Módulo x:

Instrumentos archivísticos

Valoración

Gestión y Trámite Transferencia DisposiciónPreservación a Largo Plazo

Producción Organización

Planeación

Pro

ceso

s Té

cnic

os

CREACIÓN MANTENIMIENTO

DIFUSIÓN

ADMINISTRACIÓNEtap

as

Cuadro de Clasificación Documental – CCDTabla de Retención Documental - TRD

Ficha de Organización e Intervención Documental*

Matriz documental*Malla de pertinencia y

validación documental*

Hoja de ControlInventario Documental

* Instrumentos propios de Colpensiones

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Unidad x:

Módulo x:

• Proceso de gestión documental es un componentetransversal y estructural de la arquitectura empresarial.

• Formulación, divulgación y apropiación de políticas,lineamientos y buenas prácticas.

• Adopción de capacidades técnicas, administrativas ytecnológicas que promuevan la transformación digital.

• Articulación con procesos / áreas involucradas.

• Arquitectura Empresarial que integra procesos,información, tecnología, aplicaciones.

• Socialización, sensibilización, entrenamiento y Gestión delcambio a nivel estratégico, técnico y operativo.

• Pruebas integrales en los ambientes pre productivos, previoa liberación en producción con su seguimiento en laestabilización.

• Mejora continua

Factores claves de éxito

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Unidad x:

Módulo x:Gestión documental remota

Un escenario posible

• Resoluciones

• Circulares Internas

• Lineamientos

• Requerimientos Funcionales

• Condiciones de operación con

contratistas

• Escenarios plan de contingencia

• Nuevos servicios

• Comunicación, socialización

• Capacitación y entrenamiento

• Definiciones técnicas

• Identificación de riesgos/controles

• Instructivos

• Guías de usuario

En el marco de la declaratoria deemergencia sanitaria por el COVID 19se han establecido disposiciones ylineamientos transitorios para larecepción, elaboración, distribución oenvío de comunicaciones oficiales y laconformación de archivos, facilitandola consulta desde los sistemas deinformación de la Entidad.

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Unidad x:

Módulo x:

¡Gracias!