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8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE
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ASTUCESPOUR MIEUXSORGANISER1O1
Mind mapping, Todo list, GTD
tous les outils de ceux qui gagnent du temps !
Xavier Delengaigne
Groupe Eyrolles, 2014
8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE
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Chapitre 1
VISUALISER
VOS OBJECTIFSET VOS PROJETS
La contribution majeure du management au XXIesicle sera
daccrotre la productivit des travailleurs de la connaissance
(knowledge workers)[] Les mthodes toutefois diffrent totalement
de celles qui ont augment la productivit du travail manuel.
Peter DRUCKER
G
roupeEyrolles
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9VISUALISER VOS OBJECTIFS ET VOS PROJETS
Aussi bien dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle, vous avez des objectifs russir
et des projets mener, mais emport par le tourbillon de vos activits quotidiennes, vous rencontrez
de vritables difficults garder le cap. Visualiser o vous voulez aller grce des outils efficaces vous
permettra de rester concentr sur vos objectifs et vos projets. Naturellement, avant dtre visualiss, ils
doivent tre dfinis clairement. Pour rappel, les bons objectifs doivent tre SMART :
Spcifiques ;
Mesurables ;
Achevables ;
Ralistes ;
Temporellement dfinis.
G
roupeEyrolles
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101 ASTUCES POUR MIEUX SORGANISER10
Cibler vos objectifs :lecrystal mapping
Comment avoir une vue densemble de vos objectifs pour garder le cap ? Grce la crystal mapbien sr ! Mark Wogan,son concepteur, a popularis cet outil graphique form de cercles. Naturellement, cette forme de reprsentation
graphique est loin dtre nouvelle. Toutefois, Mark Wogan a dvelopp autour delle toute une organisation fonde
sur une bonne connaissance de la pense visuelle.
n Quest-ce quune crystal map?
La crystal mapest une structure visuelle simple. Son concepteur a construit son outil graphique sur la puissance du
chiffre 3. Une crystal mapse compose de trois cercles concentriques.
Modle de crystal map
Cette structure simple permet de limiter la charge cognitive. En effet, les travaux du psychologue George A. Miller 1
ont montr que notre mmoire de travail2peut retenir uniquement sept lments plus ou moins deux. Naturellement,
vous ne pourrez pas reprsenter toutes les informations sur une seule et mme crystal map. Vous devrez en utiliser
plusieurs, organises sous forme de poupes gigognes.
1 George A. Miller a dtaill ses travaux sur la capacit de la mmoire de travail dans son fameux article The Magical Number Seven, Plus or Minus Two, publi en 1956
dans la revue Psychological Review.2 La mmoire de travail nous sert stocker temporairement des informations un peu comme un tableau blanc.
QUEST-CE QUE LAPENSE VISUELLE ?
La pense visuelle (enanglais visual thinking)reprsente le traitementde linformation visuellepar le cerveau.
LA PUISSANCE DUCHIFFRE 3
Selon la rgle du chiffre 3,prsenter ses ides sousla forme dun triptyqueles rend plus attractives.Cette rgle vaut la foispour lcrit comme pourloral ; par exemple, ladevise de la Rpublique
franaise : Libert, galit,Fraternit.
G
roupeEyrolles
http://fr.wikipedia.org/wiki/The_Magical_Number_Seven,_Plus_or_Minus_Twohttp://fr.wikipedia.org/wiki/The_Magical_Number_Seven,_Plus_or_Minus_Two8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE
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11VISUALISER VOS OBJECTIFS ET VOS PROJETS
Visualiser vos objectifs laide dune crystal mapvous amnera les simplifier. Vous pouvez galement imprimer
votre crystal mappour la garder constamment sous vos yeux.
Crystal map des objectifs 2015
n Les logiciels pour raliser une crystal map
Le crystal mappingdispose mme dun service en ligne d di : http://www.crystalmapping.com/. Goalscape est un
logiciel concurrent qui permet de raliser galement des cartes annulaires. Les logiciels ddis vous offriront une
meilleure souplesse et une plus grande rapidit pour crer des crystal maps.
Naturellement, vous pouvez utiliser dautres logiciels : les logiciels de prsentation : PowerPoint, OpenOffice Impress ;
les logiciels de PAO : Scribus.
POUR ALLER
PLUS LOIN
Webographie
Le site de Mark Wogan : Crystalmapping.comLe blog de Goalscape : http://www.goalscape.com/blog
MIND MAPPINGVERSUS CRYSTALMAPPING
Le crystal mappingestavant tout un outil pour
communiquer tandisque le mind mappingest plutt un outilpour penser. Le crystalmappingutilise descercles pour connecter lesides. La forme circulairepermet de faire rentrerles concepts prsentsdans un tout. Dans lemind mapping, les idessont connectes par des
branches.
G
roupeEyrolles
http://www.crystalmapping.com/http://www.crystalmapping.com/http://www.goalscape.com/bloghttp://www.crystalmapping.com/8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE
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101 ASTUCES POUR MIEUX SORGANISER12
Rester motiv :le calendrierde Seinfeld
Nous devenons ce que nous faisons chaque jour. Pour devenir un expert dans un domaine, il faut accumuler plusde 10 000 heures de travail. De mme, pour atteindre vos objectifs, mieux vaut vous y atteler un peu chaque jour.
Toutefois, comment conserver votre motivation au fil du temps ? Seinfeld, un clbre humoriste amricain, rvle
sa technique : un simple calendrier et quelques croix !
n Comment a marche ?
Seinfeld a trouv une solution pour se motiver crire quotidiennement. Il a accroch au mur un calendrier annuel
dune seule feuille. Chaque jour o il travaille crire, il coche la case du jour avec une grande croix rouge. Ainsi, au fil
du temps, les jours cochs reprsentent une chane quil ne faut pas briser. Cette chane servira au final de motivateur.
Pour crer un calendrier de Seinfeld :
1. Achetez un calendrier annuel ou trouvez-en un sur Internet.
2. Choisissez un objectif. Ce choix nest pas vident car vous devrez y travailler chaque jour, que vous soyez fatigu
ou dmotiv.
3. Cochez chaque date du calendrier laquelle vous avez travaill sur votre objectif.
4. Ne brisez pas la chane !
Calendrier Seinfeld GroupeEyrolles
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13VISUALISER VOS OBJECTIFS ET VOS PROJETS
n Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
Dune part, en cochant manuellement les cases des jours du calendrier, vous signez un contrat avec vous-mme.
Vous vous engagez chaque jour ne pas briser la chane. Dautre part, mme si vous brisez de temps en temps la
chane (personne nest parfait !), vous disposerez tout de mme dune bonne vue globale du travail accompli. Enfin,
le calendrier Seinfeld est bti sur la constance et la rgularit. En cela, il se dmarque des bonnes rsolutions quistiolent rapidement.
Naturellement, vous pouvez utiliser le calendrier de Seinfeld dans de nombreux domaines : exercices physiques, etc.
Organiser votre journe :le planning circulaire
Rdiger chaque jour une liste de tches faire est une bonne habitude. Toutefois, dans une simple liste, de
nombreuses informations manquent, notamment la rpartition des tches dans le temps.
n Le temps : une ligne ou une boucle ?
La plupart des outils, par exemple un agenda, grent le temps de faon linaire. Le temps est dcoup en petites
cases. Dans une phmride classique, le temps est rparti de faon gale. Pourtant, le temps peut aussi se
reprsenter de manire circulaire, cest le cas, par exemple, avec la montre analogique. En pratique, dans une journe,
certains vnements prennent plus de temps que dautres, non seulement en termes de temps pass mais aussi en
termes dimportance.Naturellement, les outils pour grer le temps de faon linaire peuvent savrer complmentaires des outils circulaires.
Vous pouvez trs bien utiliser un agenda papier ou lectronique pour garder une vue long terme de votre activit
et utiliser un agenda circulaire pour grer votre temps au quotidien.
VISUALISER ETREMATRIALISERLINFORMATION
Le plus souvent, latechnologie nous facilite
la vie. Toutefois, elle agalement tendance nous dissimulerbeaucoup dinformations.Parfois, mieux vautrematrialiser les chosespour les rendre visibles.En effet de nombreuxprocessus se font enpilotage automatique(par exemple, payerpar prlvementautomatique). Vous devezreprendre le contrle !
Aujourdhui, de plusen plus dachats sontpays par carte bleue.Cest pratique mais nousdpensons sans douteplus. En effet, largentdevient virtuel. Faiteslexprience de retirer150 euros par semaine,
pour vos courses parexemple. Vous verrezque vous dpenserezmoins quavec une cartebleue. En effet, lactedachat sera plus visibleet demandera une actionvolontaire de votre part.
G
roupeEyrolles
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101 ASTUCES POUR MIEUX SORGANISER14
n Comment construire une carte circulaire ?
1. Tracez un cercle au centre de la feuille.
2. Partagez la journe en crneaux horaires, par exemple : 6 h 00/9 h 00/12 h 00/15 h 00/18 h 00.
Carte circulaire
Naturellement, vous pouvez adapter ce dcoupage en fonction de votre rythme de vie. Pour les activits situes
aprs 18 heures vous pourrez tracer un second cercle.
3. Notez les vnements de votre journe. Vous pouvez par exemple programmer votre journe ds le matin.
Naturellement, votre carte nest pas fige. Elle doit faire figurer les vnements qui surviennent tout au long de
votre journe.
Carte circulaire dun lundi
Attention de ne pas trop entrer dans les dtails afin de ne pas surcharger la carte. Celle-ci vous donnera les grandes
tapes de votre journe.GroupeEyrolles
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15VISUALISER VOS OBJECTIFS ET VOS PROJETS
n Quels outils utiliser ?
ce jour, raliser des cartes circulaires par informatique la vole reste assez difficile. Vous pouvez toutefois crer
un modle imprimer. Naturellement, vous pouvez utiliser un simple crayon et du papier ! Par ailleurs, sur le Net
vous pourrez galement acheter un chronotebook quioffre la possibilit de prsenter le temps sous forme circulaire.
Chaque paire de pages prsente deux cercles, un pour le matin et un pour laprs-midi. Ensuite, la journe est rpartieen fonction des heures. Chaque page laisse de la place pour noter vos tches et garder une bonne flexibilit. Dans
votre chronotebook, vous pouvez noter les vnements de la journe, lheure de votre rveil et de votre coucher.
Vous pouvez galement utiliser la partie basse de la feuille pour noter votre Todo list.
Naturellement, vous ntes nullement oblig dinvestir dans un carnet Muji, vous pouvez trs bien constituer votre
propre chronotebook.
POUR ALLERPLUS LOIN Un agenda circulaire :New Daily Planner, Productive Luddite, 2011.
Organiser vos ides :le mind mapping
n Quest-ce que le mind mapping?
Le mind mappingest une technique graphique qui permet dorganiser les ides. Elle a t mise au point par le
psychologue Tony Buzan dans les annes 1970. Le mind mappingdonne naissance des mind maps. En franais, le
terme mind mapest traduit de plusieurs faons :
carte mentale ;
schma ou carte heuristique ;
topogramme ;
arbre dides.
TRAVAILLER AVECTROIS CRANSPOUR BOOSTER SACRATIVIT
En 2009, une tude en
laboratoire dirige parlInstitut FraunhoferIAO a dmontr quetravailler avec trois cransaugmentait la productivitde 35,5 %1.
Bill Gates est dailleursun adepte de cettedisposition : Je peuxdplacer les objets duncran lautre. Une fois
que vous aurez cettegrande aire de travail,vous ne voudrez jamaisrevenir en arrire, parceque a a un impact directsur la productivit.
Il utilise ses crans de lafaon suivante :
sur lcran de gauche : saliste de courriels ;
sur lcran du centre, lecourriel quil est en trainde lire ;
sur lcran de droite, sonnavigateur.
1 http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-
ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/,consult le8 juin 2013.
GroupeEyrolles
http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE
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101 ASTUCES POUR MIEUX SORGANISER16
n Comment construire une mind map?
Les conseils suivre pour btir une carte mentale sont assez simples :
Placez votre feuille au format paysage.
Commencez au centre. Il reprsentera le thme principal de votre carte. Tracez les branches principales puis les branches secondaires.
Connectez les ides entre elles par des liens graphiques.
Dans une carte, la pense sera supporte par diffrents lments graphiques :
les mots-cls ;
les images ;
les signes graphiques.
n Quel logiciel utiliser ?
Une carte pourra se construire la main ou par informatique. Le march des logiciels de mind mappingest florissant.
Certains logiciels sont gratuits (comme FreeMind, FreePlane et XMind), tandis que dautres sont payants, comme
MindManager (le leader actuel du march).
LOGICIELS GRATUITS DE MIND MAPPING
Nom Adresse Web Remarque
FreeMind http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
FreeMind est un logiciel libre, gratuit et multiplateformeMac, Windows, Linux.
FreePlane http://sourceforge.net/projects/freeplane/ FreePlane est le forkde FreeMind, cest--dire unembranchement du projet FreeMind.
XMind http://www.xmind.net/ XMind est disponible en version freemium. Il offre laparticularit de pouvoir crer dautres formes graphiques,comme le diagramme en artes de poisson par exemple.
QUOI PEUT SERVIRLE MIND MAPPING?
Le mind mappingestmulti-utilisation : il permetde mmoriser et de
prsenter.
Le mind mappingseraparticulirement utiledans le domaine de laproductivit personnellepour :
grer vos projets ;
suivre vos activits ;
prendre vos notes.
GroupeEyrolles
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Pagehttp://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Pagehttp://sourceforge.net/projects/freeplane/http://www.xmind.net/http://www.xmind.net/http://sourceforge.net/projects/freeplane/http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Pagehttp://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE
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17VISUALISER VOS OBJECTIFS ET VOS PROJETS
LOGICIELS PAYANTS DE MIND MAPPING
Nom Adresse Web Remarque
MindManager http://www.mmdfrance.fr/ MindManager est actuellement le leader du march. Il estcoupl avec lunivers Microsoft (Outlook, PowerPoint, etc.).
MindView http://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htm
Il est galement coupl avec lunivers Microsoft (Outlook,PowerPoint, etc.).
SmartDraw http://www.smartdraw.com/ Cest le vritable couteau suisse du penseur visuel. Il permeten effet de crer dautres reprsentations graphiques,comme la carte gographique ou le diagramme de flux.
Certains services en ligne offrent galement la possibilit de sadonner au mind mapping. La plupart dentre eux
proposent une version freemium , cest--dire une version de base gratuite et une version premium payante avec
des fonctionnalits avances.
Nom Adresse Web
Mindomo http://www.mindomo.com/fr/
Mindmeister http://www.mindmeister.com/fr
Mind42 http://mind42.com/
Naturellement, le prix ne doit pas tre le seul critre pour choisir un logiciel de mind mapping, il faudra avant tout
valuer vos besoins.
Les conseils de Philippe Boukobza
Cofondateur de Conectivitiz, dtenteur dun DEA en
sciences politiques, Philippe Boukobza est formateur
certifi en mind mapping.
Passionn par la pense visuelle et linnovation, il a orga-
nis de nombreuses formations de visual mapping, stra-
tgie et innovation en France, en Espagne et en Belgique.
Il anime le blogue heuristiquement.com.
Quel outil graphique est le mieux adapt
pour visualiser ses objectifs ?
En fait, jutilise deux outils graphiques pour visualiser
mes objectifs :
- la carte mentale pour les objectifs court terme ; elle
permet en effet de simplifier et de structurer ses objectifs ;
GroupeEyrolles
http://www.mmdfrance.fr/http://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htmhttp://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htmhttp://www.smartdraw.com/http://www.smartdraw.com/http://www.mindomo.com/fr/http://www.mindmeister.com/frhttp://mind42.com/http://heuristiquement.com/http://heuristiquement.com/http://heuristiquement.com/http://mind42.com/http://www.mindmeister.com/frhttp://www.mindomo.com/fr/http://www.smartdraw.com/http://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htmhttp://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htmhttp://www.mmdfrance.fr/8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE
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101 ASTUCES POUR MIEUX SORGANISER18
- le game plan la manire de David Sibbet pour les
objectifs long terme.
Souvent, nous ralisons en quipe notre game planpour
visualiser nos objectifs six mois. Le game planforce rester synthtique. Nous disposons en plus dune vision
one page.
Dune manire gnrale, la carte engage laction.
As-tu quelques astuces partager
par rapport au mind mapping ?
Voici deux astuces que je vis actuellement.
- Le mode multicartes permet de dcomposer la
complexit tout en conservant les connexions. Deslogiciels comme XMind ou NovaMind proposent par
exemple un mode multicartes i ntgr.
- Lintgration du sketchnoting dans la carte mentale
renforce en effet la mmoire, limagination et la mta-
phore. Bref, le sketchnotingrenforce le pouvoir voca-
teur de la carte. Le sketchnotingma reconnect avec
le plaisir de raliser des cartes. De manire gnrale,
je cherche i ntgrer plusieurs techniques visuelle s :
kanban, facilitation graphique. Cette ouverture va nous
permettre denrichir notre pratique. La carte mentaleappartient en effet une famille, nous devons donc
aller voir les autres membres de la famille. La plupart
de ces techniques sont complmentaires.
Peux-tu nous parler du visual mapping?
Le visual mappingest une bote outils visuels valide
par notre pratique. Elle est ne de ma rencontre avec
mon associ Philippe Rouffiac. Nous avons crois nos
dmarches en matire dexpression visuelle. La carte
mentale ne doit pas nous enfermer. Ces t une porte den-
tre vers le champ plus large de la pense visuelle. Toute-
fois, cette famille du vis uel est e n perptuel mouvement.Nous avons donc tent de lorganiser pour la rendre plus
lisible. Dans notre dmarche, la carte mentale reste au
centre mais nous abordons galement dautres tech-
niques visuelles comme le business canvas, le sketch-
noting, etc. limage de ce qui existe pour les langues,
nous avons cr une chelle de progression en comp-
tences de la pense visuelle avec les modules de forma-
tion adquats :
- A. Dcouverte : webbing, carte mentale simple,
pratiques collaboratives sur des matrices demanagement.
- B. Consolidation : nous approfondissons lexpres-
sion vis uelle avec notamment la carte mentale plus
avance, la carte conceptuelle et dautres modles
visuels de management.
- C. Pdagogie : le but de ce module est de pouvoir
alphabtiser ses collgues de travail, il contient
des outils pdagogiques et technologiques pour
devenir un catalyseur de la pense visuelle auprs
des personnes intresses.- D. Dploiement en entreprise.
- E. Former les formateurs.
Notre ambition est de dmocratiser lexpression
visuelle par la pratique individuelle et collaborative. En
effet, avec le temps, on risque de se retrouver avec un
foss entre praticiens et analphabtes de la pense
visuelle !
SKETCHNOTING
Cest une forme de prisede notes visuelles. Elle at popularise par MikeRodhe.
KANBAN
Cest un outil visuel issudes mthodes Toyota.Il est reprsent sousforme dun tableauavec des colonnesqui correspondent lavancement des tches.
WEBBINGCest un schma centrconstitu de bulles.
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roupeEyrolles
8/10/2019 Extraits Ch1 Livre 101 astuces pour mieux s'organiser de Xavier DELENGAIGNE
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19VISUALISER VOS OBJECTIFS ET VOS PROJETS
POUR ALLER
PLUS LOIN
Bibliographie
Buzan B. et Buzan T., Mind map, dessine-moi lintelligence, Eyrolles, 2012. Buzan T., Une tte bien faite, ditions dOrganisation, 3ed., 2004. Buzan T. et Griffiths C., Le Mind mapping au service du manager, ditions
dOrganisation, 1red., 2011. Deladrire J.-L., Le Bihan F., Mongin P. et Rebaud D., Organisez vos ides avec le
mind mapping, Dunod, 2ed., 2006. Delengaigne X., Mongin P., Organisez votre vie avec le mind mapping. Ct tte et
ct cur, Interditions, 2009. Delengaigne X., Mmoriser sans peine avec le mind mapping : et toutes les astuces
pour muscler et donner de bons appuis votre mmoire, Interditions, 2012. Delengaigne X. et Garcia L., Organisez votre temps avec le mind mapping, Dunod, 2013. Delengaigne X. et De Laboulaye T., Apprendre toute vitesse, Paris, Interditions, 2014. Delengaigne X., Mongin P., Booster votre efficacit avec FreeMind, Freeplane et
Xmind : bien dmarrer avec le mind mapping, Eyrolles, 2ed., 2010. Delvaux B., Des ides la carte : mind mapping et Cie pour manager de 180
360, EMS, 2009. Mongin P., Organisez vos projets avec le mind mapping: des dessins au service de
vos desseins, Dunod, 2011. Mongin P., Delengaigne X. et Garcia L., Organisez vos notes avec le mind mapping.
Dessinez vos ides !, Dunod, 2011.
Webographie
www.collectivitenumerique.fr: le blog de Xavier Delengaigne. www.heuristiquement.com: le blog de P hilippe Boukobza. www.mindmanagement.org : le site d e lassociation Le mind mappingpour tous
anim par Pierre Mongin.
G
roupeEyrolles
http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.heuristiquement.com/http://www.heuristiquement.com/http://www.mindmanagement.org/http://www.mindmanagement.org/http://www.mindmanagement.org/http://www.mindmanagement.org/http://www.mindmanagement.org/http://www.heuristiquement.com/http://www.heuristiquement.com/http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.collectivitenumerique.fr/http://www.collectivitenumerique.fr/