채택 가이드 - Microsoft...프로젝트 관리자 전체 Oﬃce 365 출시 실행 및 서비스 배포 과정 감독 프로젝트 관리 교육 책임자 Oﬃce 365 서비스 배포에

채택 가이드

2

들어가는 말

채택 유도 커뮤니티에 가입

http://aka.ms/driveadoption

지난 몇 년 동안 사람들의 개인 생활이나 직업 생활에서 연결 방식이 근본적으로 변화했습니다. 세계가 하나의 거대한 네트워크가 되었기 때문이죠. 이제 사람들은 동일한 작업 방식으로 업무를 수행할 수 있다고 생각합니다. 조직에서 Office 365를 사용하여 서로를 연결하고, 조직적으로 함께 공동 업무를 수행할 수 있게 되었습니다. 하지만 이러한 작업은 모든 사람이 변화의 과정에 함께 참여했을 때 가능합니다.

본 가이드에서는 조직에서 Office 365를 효과적으로 사용할 수 있는 방법을 제시합니다. 이 단계별 가이드에 따라 우선순위 작업을 파악한 후 특정 작업을 수행하면, 조직에 미치는 영향을 극대화할 수 있습니다.

Microsoft는 실제 업무환경에 기반한 사용 가이드를 만들기 위해 많은 회사들이 다년간 경험한 Office 365의 고객 여정과 업무 환경을 참고했습니다.

여러분들이 본가이드를 통해 조직에 맞는 실현 가능한 내용을 파악하고 조직 구성원들과 공유하며 유용하게 활용하시기 바랍니다. 가이드에 관한 의견이 있으시면, 언제든지 다음 채택 커뮤니티를 통해 보내주세요.


그리고 혼자만 작업하는 것이 아니라는 점을 잊지 마세요. 현재 여러분과 마찬가지로 Office 365를 실행하려는 수많은 조직들이 존재하며, 커뮤니티에 연결하여 이들과 교류할 수도 있습니다.

업무 방식을 바꾸어 보세요. 업무 방식이 업무에도 영향을 주니까요.

3

4

Office 365의 성공적인 사용이란 조직 구성원이 Office 365를 사용해 더 많은 성과를 달성한다는 뜻입니다.

Office 365 서비스 배포 이전에, 조직에서 처음에 Office 365를 왜 구매했는지에 대해 다시 한번 생각해 보시기 바랍니다. 단순히 IT 업그레이드 주기에 따라 특정 기술이 필요했기 때문인가요 아니면 업무에서 특정 요구가 발생했기 때문인가요?

채택 유도는 비즈니스의 당면 과제를 파악하고 Office 365 솔루션으로 이를 해결하는 노력에서 출발합니다. 전체 조직 구성원이 사용할 솔루션의 이점을 제대로 이해하고 수용하도록 유도하는 작업이 중요합니다. 누구나 처음에는 변화를 주저하므로 구성원 스스로 사용 이점을 이해하는 것이 필요합니다.

Microsoft는 여러분의 Office 365 투자 가치를 극대화하기 바라며, 이를 달성하려면 계획 수립이 매우 중요합니다. 본 채택 가이드의 목적은 바로 채택 과정을 지원하기 위함입니다. 채택 과정은 주요 3단계로 나뉩니다.

011 단계: 구상하기 주요 관계자를 파악하고 팀을 구성, 비즈니스 시나리오 식별하여 우선순위를 지정하며, 주요 관계자와 협력하여 조직의 Office 365 채택을 위한 성공 계획을 수립합니다.

2 단계: 온보드 성공 계획을 실행하여 조직에 기술을 온보드하고 조직 구성원이 새로운 방식으로 작업하도록 지원합니다. 조기 채택 프로그램으로 시작한 후 조직 전체로 확대합니다. 023 단계: 가치 창출 사용자 참여를 촉진하고 채택을 유도하여 Office 365 투자 가치를 지속적으로 실현합니다. Office 365 성공을 측정하여 공유하면서 변화에 대해 준비, 관리하고 앞으로 개선사항을 위해 반복해야 할 영역을 파악합니다.

03

Office 365 채택에 영향을 미치는 주요 성공 요소 알아보기

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843793

https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Office365_AdoptionBrochure_v2.0_Screen.pdf

사용자 참여 촉진 및 채택 유도 변화에 대해 관리하고 준비측정 , 공유 , 성공 및 반복하기

성공 계획만들기

사용자 온

보딩

기술 온

보딩

성공

계획

실행

비즈니스 시

나리오 파악 /

4

1

3

2

5

FastTrack가

치 창출

온보

드

구상

하기

주요

관계

자

파악

우선순

위 지정

저희 회사에서는 변화 속도를 따라가면서도 비즈니스가 중단되지 않도록 하는 일이 무엇보다 중요했죠. 이런 점에서 FastTrack 팀과의 파트너십은 정말 놀라웠어요. 수많은 온보딩 작업을 안내하는 것은 물론이고, 비즈니스 프로세스와 비즈니스 변화를 전략적으로 어떻게 설정할지에 대해서도 가이드를 주더군요.

– Omar Bhatti, CSC의 책임 수석 연구원

6

FastTrack 센터와 함께 작업합니다FastTrack 센터는 전세계에서 가장 뛰어난 Office 365 경험을 가진 IT 전문가와 파트너를 제공하는 수백 명의 엔지니어로 구성된 팀입니다.

자격요건을 갖춘 플랜의 라이선스가 50개 이상 있는 office 365 고객은 온보딩을 요청하여 맞춤형 원격 지원을 받을 수 있습니다. FastTrack 엔지니어는 Office 365 프로젝트 계획을 수립하도록 돕고 기술적 환경을 평가, 재구성 지침 제공, Office 365*에 데이터 마이그레이션 등 사용자 채택 과정을 지원합니다.

FastTrack 센터에 관한 비디오 보기 http://aka.ms/meetfasttrack

바로 시작하기

http://fasttrack.microsoft.com

FastTrack 센터와 함께 작업합니다

* 적격 라이선스 150개 이상 있는 고객에게 마이그레이션 서비스 제공

7

01 단계구상하기Office 365의 서비스 배포 계획을 수립하고 출시 과정 전반에서 조직이 비즈니스 목표를 세우고 적합한 팀을 구성하는 작업은 매우 중요합니다. 이를 통해 조직 구성원은 Office 365와 업무 관련성을 갖게 되고, 아울러 조직 전체의 동의를 확보할 수 있기 때문입니다.

이 단계에서는 Office 365를 통한 성공을 달성하기 위해 조직내 적임자를 선정하는 방법을 비롯하여 Office 365 비즈니스 시나리오를 각 조직에 맞게 작성하는 방법, 특정 비즈니스 목표 달성에 필요한 성공 계획을 직접 수립하는 방법 등을 배웁니다.

01 단계: 구상하기

8

주요 관계자 파악 및 팀 구성

성공적인 채택의 첫 번째 원칙은 주요 관계자와 적임자로 구성된 역동적인 팀을 꾸리는 것입니다. 이들이 다른 사람들에게 영향을 미치고 변화를 유도할 수 있기 때문입니다. 성공적인 채택 전략은 조직의 부서 기능을 대표하는 개별 담당자로 구성된 팀과 함께 시작합니다.

도표를 이용해 여러 관계자를 파악하고 Office 365 서비스 배포에서 그 역할 및 책임을 파악해 보세요.

스텝 01: 주요 관계자 파악 및 팀 구성

팀에서 필요한 핵심 역할과 그 역할이 왜 필요한지에 대해 알아보기


스텝 01

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Identify_Key_Stakeholders.pptx

역할 책임 부서

임원진 회사에 Office 365의 상위 비전과 가치 전달 임원 리더십

성공 소유자 Office 365 서비스 배포를 통해 비즈니스 목표를 실현 모든 부서

챔피언 Office 365 전파 및 최종 사용자의 이의제기 처리 모든 부서(직원)

프로젝트 관리자 전체 Office 365 출시 실행 및 서비스 배포 과정 감독 프로젝트 관리

교육 책임자 Office 365 서비스 배포에 관한 교육 프로그램 및/또는 리소스 관리 IT 및/또는 인사부

부서 책임자 특정 부서의 Office 365 사용 방법을 파악하고 참여 독려 모든 부서(관리)

IT 전문가 서비스 배포의 모든 기술적 측면 감독 IT

HR 관리자 Office 365를 HR 프로세스에 통합하고 Office 365에서 HR 콘텐츠 관리 인사부(관리)

커뮤니케이션 책임자 Office 365에 대한 회사 전체 커뮤니케이션 감독 IT 및/또는 기업 커뮤니케이션

커뮤니티 관리자 Yammer 네트워크의 일상 활동 관리, 지침과 모범사례 제공 IT 및/또는 기업 커뮤니케이션

SharePoint 사이트 관리자

조직의 SharePoint 사이트 전략 관리, 비즈니스와 IT간의 연결 고리 역할 IT 및/또는 직원

핵심

역할

9스텝 01: 주요 관계자 파악 및 팀 구성

유용한 정보

1. 팀에서 한 사람이 여러 역할을 담당해도 상관없습니다.

2. 조직 내에서 주요 관계자를 식별할 때 임원진을 확보하는 것이 중요합니다. 경영진과 주요 관계자를 확보하면 최종 사용자의

채택을 달성하고 사용을 증폭시킬 만한 중요 사업 수행이 뒤따르게 됩니다.

주의

위의 각 역할은 가이드로 참고하세요. 조직의 크기 및 구성에 따라 역할이 겹치거나 불필요할 수도 있습니다.

10

임원진의 역할은 무엇이고 왜 중요한가?

임원진은 조직 내의 핵심 리더입니다. 직원들의 채택을 유도하기 위해서는 임원진의 참여가 필수입니다. 임원진은 회사 문화에 가장 큰 영향을 미쳐 새 기술의 가치와 작업 방식의 이점을 조직 전체에 긍정적으로 전할 수 있습니다. 또한 핵심 비즈니스 목표와 극복할 공통의 과제를 Office 365 사용으로 어떻게 해결할 수 있는지에 대한 이해를 제공합니다.

임원진은 중요한 비즈니스 목표를 설정합니다.

스텝 01: 임원진의 역할은 무엇이고 왜 중요한가?

유용한 정보

후원자를 파악할 때, 변화의 영향을 받는 각 비즈니스 라인의 주요 관계자를 포함해 보세요.

2017년 7월, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. All rights reserved.허가 하에 전재.

연구 조사에 따르면 조직의 변환 프로젝트는 임원진의 참여가 눈에 띌 때 더 성공적이라고 합니다. 응답자의 85% 이상이 조직의 변환 프로젝트에 CEO가 적극적으로 참여할 경우, 프로젝트가 성공적이거나 매우 성공적이었다고 응답했습니다.

임원진이 할 일

프로젝트 팀과 함께 사용할 비즈니스 시나리오를 파악하고 우선순위 지정

조직에서 Office 365를 사용하여 비즈니스 목표를 달성하는 방법에 대해 조직 내의 다른 리더에게 전달하는 역할 담당

적극적으로 참여하여 Office 365 기능을 사용하고 전체 최종 사용자의 채택을 유도하도록 필요한 행동 수행

Office 365 프로젝트의 성공적인 서비스 배포에 대해 자세히 알아보기 https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Identify_Key_Stakeholders.pptx

11

임원진이 이해해야 할 기본 활동

적극적이고 가시적인

다른 임원진과

직원들과 직접

협력 체계를 구축

참여

소통하기

스텝 01: 임원진의 역할은 무엇이고 왜 중요한가?

Copyright Prosci®. All rights reserved.

12

성공 소유자의 역할은 무엇이고 왜 중요한가?

조직 내의 성공 소유자의 설정은 Office 365에 대한 확실한 비즈니스 목표 설정과 실현하기 위해 중요합니다. 성공 소유자는 책임감을 갖고 사람들이 서비스를 사용하고 그 가치 창출을 확보할 수 있도록 합니다.

성공 소유자의 할 일

사람들이 Office 365를 사용하여 가치를 실현하도록 지원

적합한 관계자의 참여 유도

Office 365와 관련한 비즈니스 목표를 Office 365 시나리오로 구체화하기

커뮤니케이션 및 교육이 성공적으로 구현되었는지 확인

스텝 01: 성공 소유자의 역할은 무엇이고 왜 중요한가?

13

챔피언의 역할은 무엇이고 왜 중요한가?

조직 내 구성되어 활동하는 Office 365 챔피언은 Office 365 채택을 유도하는 또 다른 중요 관계자 그룹입니다.

조직 전체에서 각 사용자의 동의를 얻는 것이 쉽지만은 않습니다. 챔피언은 이 과제를 함께 수행하며 Office 365 채택에서 중요 역할을 담당합니다. 챔피언은 풍부한 지식과 지속적인 전문 기술 향상을 도모함으로써 동료들을 가르치고 도와줍니다. 부서나 팀이 Office 365를 실무에서 활용하는 방안을 보여주기도 합니다.

챔피언이 할 일

자체 프로그램 구축

Office 365 챔피언을 구축하는 데 필요한 리소스와 자료 정보는 다음의 가이드를 다운로드하여 확인하세요.


Office 365의 가치를 전체 팀에 알리기

팀원이 다양한 기능들을 이해하도록 지원

비공식 커뮤니케이션 채널을 통해 Office 365 인식 구축

새로운 사용자의 시작을 돕고 지침 제공 및 모범 사례 공유

사용자 참여 및 채택과 관련하여 프로젝트 팀에게 의견 제공

스텝 01: 챔피언의 역할은 무엇이고 왜 중요한가?

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Build_Champions_Program_Guide.pptx

14

Office 365 그룹을 통해 Office 365 구현 프로젝트 계획을 수립하고 필요한 문서 공동 작업

Microsoft Planner를 사용한 Office 365 구현 프로젝트 일상 업무 관리

Yammer를 통해 Office 365 챔피언 커뮤니티를 구축, 준비, 지원

비즈니스용 Skype를 통해 프로젝트 팀과 온라인 회의, Microsoft OneNote에서 회의록 캡쳐

스텝 01: Office 365를 사용해 출시 팀원과 공동 작업하기

다양한 Office 365 앱과 서비스를 사용한 서비스 배포 계획 및 실행은 성공 작업에 수반됩니다. 이러한 작업을 통해 팀원들은 서비스를 익숙하게 사용할 수 있고, 동료에게 효과적인 서비스 사용을 전달하게 됩니다. 다음은 일부 예제입니다.

전체 조직이 함께 노력하는 글로벌 규모의 이 변화 방식이 너무 만족스럽습니다.

전담팀이 변화에 앞서 많은 계획을 수립해 놓았죠. 그리고 Yammer 기능을 활용해 조직 내부까지 완벽한 변화를 이끌어 냈죠. 각 나라에서 역동적인 팀을 꾸려 구현 그룹과 함께 작업을 진행했습니다. 도처에서 소통하며 업무를 진행하기 시작했죠. Yammer가 최종 사용자를 지원하는 채널 역할을 톡톡히 하더군요.

Office 365 배포를 완료할 즈음에 이 도구 없이 작업이 가능했을가란 의구심이 들더군요.

– Andy Tidd, ABB의 최고 정보 책임자

Office 365를 사용해 출시 팀원과 공동 작업하기

15스텝 02: 비즈니스 시나리오 파악 및 우선순위 지정

비즈니스 시나리오 파악 및 우선순위 지정

스텝 02 비즈니스 시나리오를 파악하고 정의하는 작업은 Office 365의 투자 가치를 확실히 실현하기 위해 중요한 작업이며, 또한 원활한 채택을 달성하는 데도 중요합니다. 비즈니스 시나리오는 비즈니스 과제를 해결하거나 정의된 목표를 달성하기 위해 어떻게 Office 365를 사용할 것인지를 제시해 줍니다.

명확한 비즈니스 시나리오를 사용하면 성공을 측정하고 실질적인 결과를 실현

팀에서 Office 365로 더 많은 성과를 달성하는 방법을 파악

비즈니스 시나리오를 사용하면 상황에 맞게 제품 관련한 활동을 인식하고 준비할 수 있어 그 사용 방법과 시기 파악 가능

비즈니스 시나리오가 중요한 이유

16스텝 02: 비즈니스 시나리오 파악 및 우선순위 지정

생산성 라이브러리를 통해 비즈니스 시나리오 찾아보기

생산성 라이브러리에는 많은 비즈니스 시나리오가 있습니다. Office 365로 조직에 영향을 줄 수 있는 방법을 모색해 보세요.

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary


다른 조직의 경험을 살펴볼 수 있는 커뮤니티에 가입하기 Microsoft 기술 커뮤니티에 있는 채택 유도 커뮤니티의 일부로, 수천 명의 Microsoft 고객과 소통하며 어떤 시나리오가 효과가

있었는지 파악할 수 있습니다. 필요한 기능이 있는지 알아보세요.

제품 업데이트

엔지니어링과 연결하기

동료와 공동 작업

채택 유도 커뮤니티에 참여하여 동료와 대화하기


관계 구축

추가적인 사용자 리소스

다른 조직의 경험 살펴보기

17

채택 유도 커뮤니티 페이지

논의 사항을 지지하고 모범사례 공유

최근 대화내용 보기

커뮤니티 대화내용보기

주제에 참여

특정 커뮤니티 주제에 대해 집중 논의

채택 유도 관련 공지사항최근 공지사항 보기

커뮤니티

커뮤니티 활동자 보기

스텝 02: 비즈니스 시나리오 파악 및 우선순위 지정

18

비즈니스 시나리오 파악하기

적합한 시나리오를 파악할 때는 전체 조직에 변화를 주도할 수 있고 이를 지지하는 사람이 참여하는 것이 가장 좋습니다. 워크샵을 운영하며 조직 내에서 Office 365 사용 아이디어를 브레인스토밍할 수 있는 사람이 적합합니다. 부서의 리더나 프로젝트 관리자, IT, 기타 관계자를 초대해 보세요. 다음 질문에서 시작하여 비즈니스 시나리오를 파악하세요.

커뮤니케이션과 공동 작업과 관련한 조직의 당면과제는 무엇인가?

조직의 어떤 영역을 개선해야 하나?

조직의 전략적 이니셔티브 또는 진행하고 있는 변화 프로젝트 중 Office 365에서 지원 가능한 것은 무엇인가?

일반적으로 다른 조직보다 더욱 원활히 수용하는 커뮤니케이션 및 협업 방법은 무엇인가?

정보 내용을 작성, 배포, 공유하는 프로세스는 어떠한가?


Office 365에는 더 나은 국제적인 커뮤니케이션과 공동 작업을 위해 사용할 수 있는 기능이 있습니다. 저희는 파트너와 작업할 때 비디오 컨퍼런스나 프레젠테이션, 데스크톱 공유를 이용하죠.

– Klaus Huelsewiesche, Henkel의 세탁 및 홈 케어 부문 R&D IT 시스템 책임자

팀원으로 참여[팀]

작업 목표[원하는 작업 설명]

사용 도구[특정 기술 애플리케이션]

성공적인 결과[솔루션 성공 측정 기준]

19

팀원으로 참여 판매 관리

작업 목표 팀 내에서 여러 버전의 제안서를 작성하기 보다는 모든 팀원이 액세스하고 편집할 수 있는 단일 버전의

문서를 사용

사용 도구 SharePoint 사이트를 사용하여 판매 제안서를 중앙에서 저장 및

공유하며, 팀에서는 Word 및 PowerPoint의 공동 작성 기능을 사용하여

단일 버전의 판매 제안서를 공동으로 편집

성공적인 결과 내 판매 팀은 제안서를 더욱 간편하게 작성할 수 있어 거래 체결에 더 많은

시간 확보 가능

다음 구조를 활용해 조직에 맞는 비즈니스 시나리오를 구축해 보세요.

팀원으로 참여 [팀]

작업 목표 [원하는 작업 설명]

사용 도구 [특정 기술 애플리케이션]

성공적인 결과 확인 [솔루션 성공에 대한 측정 기준]

어떻게 시작해야 할까요?


20

비즈니스 시나리오 우선순위 지정 Office 365가 조직 전체에 긍정적인 영향을 줄 수 있으므로 여러 비즈니스 시나리오의 우선순위를 지정해 우선 중점을 두어야 할 영역을 파악하는 것이 중요합니다.


낮음

중간

높음

영향

난이도

낮음 중간 높음

전체 인스턴트 메시징

Cloud PBX로 기존 전화 시스템 교체

HR 정책 검토 워크플로

Office 동영상을 통한 제품 교육

클라우드 전자 메일

신입 사원 Yammer 그룹

21

시나리오 우선순위 지정하는 방법

아래 그래프를 참고하여 조직에 예상되는 영향과 달성 난이도에 따라 비즈니스 시나리오를 차트에 그려 보세요. 여기서 가장 빠르게 조직에 많은 영향을 미치는 수준의 시나리오가 무엇인지, 또한 중요 계획으로 시간이 더 필요한 어려운 프로젝트가 무엇인지 정할 수 있습니다.

유용한 정보

조직 구성원에게 우선적으로 전달하려는 가치가 무엇인지 생각해 보세요. 지금 바로 시행할 수 있다고 생각하는 몇몇 작업(예:

메일 마이그레이션)의 가치는 곧바로 실현되지 않을 수도 있습니다. 우선 결과가 신속히 드러나는 작업(예: 모든 사람의 인스턴트

메시지 사용)에 집중하는 것이 더 좋을 수도 있습니다.


22

성공 기준 정의

적합한 비즈니스 시나리오를 개발할 때는 공식적인 성공 기준을 제시하여 Office 365 서비스 배포로 인한 영향을 반드시 측정해야 합니다.

조직이 다양한 비즈니스 시나리오(예: 비용 절감, 고객 만족 증가, 직원 참여 확대, 주문 처리 시간 단축)를 채택함으로써 개선하려는 비즈니스 핵심성과지표(KPI) 파악

Office 365 구현하기 이전의 비즈니스 평가하여 현재 사용자가 보유한 Office 365 지식에 관한 초기 기준과 KPI 벤치마크 설정

리더십 팀에게 Office 365가 미치는 조직의 영향을 보여줄 수 있도록 해당 기준 선택

스텝 02: 성공 기준 정의

성공 기준을 정의하는 방법

무엇을 측정하고 정량적 데이터와 정성적 데이터를 어떻게 수집할 것인지 결정해야 합니다.

다음은 성공 기준을 결정할 때 고려할 사항입니다.

23

SMART 단어 연상법 사용

성공 기준을 마련할 때, SMART 단어 연상법을 사용해 영향력있는 목표를 설정해 보세요.

"무엇을, 왜, 누가, 어디서?"라는 질문에 분명하고 확실하게 대답합니다.

Specific(구체적)

구체적이고 명확하게 진행 상황을 보여줍니다.

Measurable(측정가능)

극단적이지 않고 현실적입니다.

Attainable(실현가능)

관계자들에게 의미가 있어야 합니다.

Relevant(관련성)

"언제?"라는 질문에 현실적인 목표날짜를 정합니다.

Timely(시기적절)

스텝 02: 성공 기준 정의

성공 기준 방법/출처 메트릭 목표 (예)

채택 증가사용량 증가는 사용자의 기술 채택과 서로 관련이 있습니다.

정량적

Office 365 보고서사서함 사용량SharePoint 사용량비즈니스용 Skype 인스턴트 메시지 및 회의 횟수비즈니스용 Skype 오디오 통화시간(분)

서비스 배포 전후의 사용량을 비교한 보고서에 매달 10%씩 채택이 증가합니다.

교육 효과사용량 증가는 교육 효과와 서로 관련이 있습니다.

정량적

Office 365 보고서

정성적

최종사용자 설문조사Yammer 그룹 및 사용자 의견

사서함 사용량SharePoint 사용량비즈니스용 Skype 인스턴트 메시지 및 회의 횟수비즈니스용 Skype 오디오 통화시간(분)직원 만족도

교육 전후의 사용량을 비교한 보고서에 매달 채택이 증가됩니다.최종 교육 설문 조사를 기준으로 직원의 순 사용자 만족도는 130 이상입니다.

운영 비용 감소채택이 증가하면 타사 회의 솔루션 사용량, 출장 시간 및 리소스 할당이 감소됩니다.

정량적

Office 365 보고서재무/회계 보고서지원 센터 보고서출장 및 통화 요금 보고서결과 측정

사서함 사용량SharePoint 사용량오디오 회의 청구 요금 및 사용량출장 및 통화 요금지원 센터 통화

Office 365 전후의 비교 보고서를 통해 비용이 절약된 것을 알 수 있습니다. 서비스 배포 후 타사 회의 사용량을 보면 사용량이 매월 10%씩 줄었습니다.

생산성 향상채택이 증가하면 신속한 커뮤니케이션 및 의사 결정이 이루어지고 작업 완료에 소요되는 시간은 단축됩니다.

정성적


프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간

고객의 주문을 이행하는 시간을 6개월 이내에 15% 단축해야 합니다.

공동 작업 향상팀간/지역간 의사소통이 원활합니다.

정성적


직원 만족도시간 절약

여러 지역에서 작업하는 팀은 비즈니스용 Skype 서비스 배포 이후 3개월 내에 팀원과의 연결이 개선되었다고 보고합니다.

직원 만족도 증가직원 참여 증가, 스트레스 감소, 균형 있는 회사 생활 등 유연한 작업 옵션을 통해 직원 만족도가 증가합니다.

정성적


직원 만족도 직원 만족도가 6개월 이내에 15% 향상됩니다.

24

성공 기준 예제

성공 기준을 설정할 때 다음에 제시된 예를 참고하세요.

스텝 02: 성공 기준 예제

25

성공 계획 만들기

스텝 03 성공 계획은 서비스 배포하는 데 매우 중요한 요소입니다. Office 365 목표 실현을 위한 로드맵을 제공하기 때문입니다.

성공 계획 만드는 방법

스텝 03: 성공 계획 만들기

05.“이점” 탭에서 성공 기준을 입력합니다.

06.“팁” 탭에서 프로젝트 관계자를

계획자에 추가합니다.

01. Office 365 조직 ID를 사용하여 FastTrack 사이트에

02. 성공 계획을 사용하기 위해 “새 계획 시작”을 클릭합니다.

03. 성공 계획 홈페이지에서 “비즈니스 사례”를 클릭합니다.

04.비즈니스 시나리오를 선택합니다.

http://www.fasttrack.microsoft.com로그인합니다.

일반적인 접근방법최종사용자를 중심에 두는 것은 나중에 고려할 문제이며, 교육 관련 링크 같은 메일을 전송하여 해결하면 된다.

이상적인 접근방법최종사용자의 채택은 배포 작업과 통합하고 병행하여 진행한다.

배포 일정 배포 일정

배포

리소스

배포

리소스

사용자 중심의 계획 수립 및 활동 채택률기술 배포 계획 및 실행

26

채택 활동 계획 수립을 위한 준비

채택 계획을 수립할 때는 초기 출시 이후까지 확장된 계획을 마련하는 것이 중요합니다. 많은 조직에서 최종 사용자의 채택을 나중에 고려할 문제로 처리하기도 합니다. 새로운 기술은 언제라도 필요할 때 사용할 수 있다는 단순한 생각에서 출발하기 때문입니다. 그러나 이 또한 구축해야 할 기반이라 생각해야 합니다. 사람들은 보통 변화에 주저하기 마련입니다. 따라서 이 채택 문제를 계획에서의 중요 단계로 설정하고, 기술 배포 계획과 병행하여 시작해야 합니다. 계속 노력해 보세요. 머지않아 훌륭한 성공 계획을 수립하게 될 것입니다.


CIO Executive Board Business Productivity Database 보고서

일반적으로, 사용자의 34%만이 새로운 기술 사용에 적극적이다

Henkel의 Office 365 성공 계획 살펴보기

27

성공적인 Office 365 채택 계획 수립에 필요한 다양한 활동, 템플릿, 이벤트, 교육 정보가 준비되어 있습니다. 각 리소스를 활용하여 채택률을 최대화하는 것이 필요하지만, 제한적인 시간과 리소스에 부딪히기 마련입니다.

최적의 성과를 위해 기본 활동 및 몇 가지 추가 활동을 권장해드립니다.


http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: 우수한 채택률 달성

고객 성공 사례

채택활동

28

커뮤니케이션 및 인식고취 커뮤니케이션 전략을 사용하여 채택에 대한 인식과 관심을 높여 보세요. 서비스를 사용해 보기 전에, 서비스 사용에 대한 기대감을 고조시킨 후, 출시 후에도 계속 관심을 갖고 사용할 수 있도록 합니다.

"서비스는 나에게 유용한가"라는 문제에 대해 이해할 수 있도록 직원을 고려하여 메시지를 작성

전자 메일, 포스터, 이벤트(케이크 이벤트 포함) 등 다양한 활동을 선정하여 프로젝트 일정표에 배치

제품을 보고 사용해 볼 수 있는 이벤트 계획

회사 문화에 맞게 인식고취 활동 마련

책임자가 전체 회의를 통해 Office 365 공지, 출시 이벤트 킥오프, 사용 이점 공유 등을 전달하며 새로운 기술의 중요성을 강조하여, 직원들에게 새로운 기술 사용을 적극적으로 유도

중요성공활동

스텝 03: 커뮤니케이션 및 인식고취

지원 데스크 준비본 가이드를 사용하여 지원 데스크가 사용자의 Office 365 관련 문제나 질문에 대해 해결할 수 있도록 준비합니다.


저희가 Office 365 관련하여 직접 혁신할 필요가 없습니다. Microsoft에게 맡기면 되죠. 저희는 기술을 빨리 채택하여 고객에게 가치를 전달할 수 있도록 서비스 사용에 집중하면 됩니다.

– Darren Russell, Mott MacDonald의

자세한 정보 참조.http://aka.ms/officeblogs/adoption

디지털, 변혁 부문 디렉터

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Office_365_Troubleshooting_Guide.docx

중요성공활동

포스터, 소책자, 인쇄물

http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Colaborate on content With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office

or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers—from virtually any device.

Access and share files from anywhere

Work better together

Elevate teamwork

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can

get work done from anywhere, without missing a beat.

Get Office on your favorite devices

Work where you are

Work together seamlessly

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

카운트다운 및 알림 전자메일


유용한 정보가 담긴 연속적 전자메일


29스텝 03: 커뮤니케이션 및 인식고취




30

이벤트 시행

Office 365를 사용하는 목적을 고려합니다. 조직의 목표를 달성하고 비즈니스의 특별 영역을 지원하는 출시 이벤트는 어떤 것인가요?

회사 문화를 고려합니다. 리더십과 직원들에게 적합한 활동 유형은 어떤 것인가요?

시간과 리소스를 고려하세요. 조직의 요구에 맞고 일정에 적합한 계획과 함께 할 수 있는 다양성있는 이벤트 활동인가요?

기존의 회사 이벤트를 고려합니다. 출시 관련한 Office 365 서비스 배포 과정에 회사 이벤트가 계획되어 있나요?

출시 이벤트 선정 시 고려할 사항

스텝 03: 참여 이벤트

중요성공활동

출시 효과를 높이기 위한 리소스 및 방안

Office 365 출시의 효과를 높이는 데 사용할 만한 리소스, 아이디어, 방안을 함께 모았습니다.

계획 수립팀과 챔피언은 Office 365 티셔츠를 다음에서 주문하여 착용 https://www.co-store.com/iw (미국 소비자만 해당)

사무실 도처에 Office 365 배너, 포스터, 소책자를 배치

구내식당/로비에 데모 공간을 마련하여 다양한 Office 365 도구 및 기능을 시연하고 직접적인 경험을 제공

외부 사무실에 일하는 팀원이 함께 할 수 있도록 Skype 회의 브로드캐스트를 사용하여 온라인 이벤트 개최

31

교육사용자가 신속히 업무에 활용할 수 있도록 교육합니다. 신규 사용자가 Office 365를 활용하는 데 필요한 지식과 정보를 제공합니다. 교육할 때는 "왜?"라는 질문을 중심으로 문제를 해결합니다. Office 365 초보자를 교육할 경우는 업무에 필요한 절차상의 "방법"을 소개하는 이상의 역할을 수행합니다. 사용자에게 업무 방식에 변화가 필요한 이유, 변화로 인한 영향, 변화에 참여해야 하는 이유 등을 이해하도록 합니다.

교육 프로그램을 준비할 때 다음 사항을 고려하세요.

운영 중인 현 생산성 시스템 생산성 시스템을 현재 운영 중인 경우, 행동에는 변화가 요구되므로 교육 단계에 많은 노력을 기울여야 할 것입니다

직원의 기술 숙련도 교육 프로그램 계획 시 직원의 기술 숙련도를 이해해야 합니다. 이 점은 직원이 업무의 새로운 방식을 얼마나 쉽게 익힐 수 있는지를 결정합니다

비즈니스에 공존하는 다른 이니셔티브 현재 실행하고 있는 프로그램 내용을 파악하세요. 직원이 업무의 새로운 방식을 배우는 과정이 과중하지 않고 혼란스럽지 않게 느끼도록 하는 게 중요하기 때문입니다.

가장 효과적인 전달 방식 조직에 특정 교육을 전달하는 가장 효과적인 방법을 이해해야 합니다. 노력이 많이 들어가는 마이크로학습(Microlearning)을 통해서인지, 대면대 학습인지 아니면 지원이 필요하거나 필요하지 않은 온라인 학습인지를 알아야 합니다.

스텝 03: 교육

중요성공활동

스텝 03: 교육

중요성공활동

생산성 교육

시나리오 기반의 교육은 직원들이 Office 365를 통해 생산성을 최대화할 수 있도록 지원합니다.

동영상 교육

시나리오 기반

http://aka.ms/productivitytraining

직관적

일상의 언어 사용

제품 교육

제품 기반의 교육은 직원들이 서비스나 앱을 효과적으로 사용하도록 합니다.

온라인 교육

문서 위주

http://aka.ms/o365producttraining

작은 규모의 콘텐츠

상세한 접근 방법

빠른 시작 가이드제품에 기반한 빠른 시작 가이드는 Windows PC용 Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote에서 업데이트된 기본사항을 간략히 소개해주는 역할을 합니다.

http://aka.ms/quickstart

Word 2016

Quick Start Guide New to Word 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Word can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Navigate with easeUse the optional, resizable sidebar to manage long or complex documents.

Discover contextual commandsSelect tables, pictures, or other objects in a document to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based documents.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the page display to your liking.

Format with the Mini Toolbar Click or right-click text and objects to quickly format them in place.

Status bar shortcutsClick any status bar indicator to navigate your document, view word count statistics, or check your spelling.

Find whatever you needLook up Word commands, get Help, or search the Web.

Excel 2016

Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Excel can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Discover contextual commandsSelect tables, charts, or other objects in a workbook to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based workbooks.

Find whatever you needLook up Excel commands, get Help, or search the Web.

Switch or create sheetsClick the sheet tabs to switch between workbook sheets or to create new ones.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the sheet display to your liking.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Insert and edit functionsUse the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas.

Customize chartsSelect a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting.

카드 기반

맞춤화 가능

간단하고 짧아 이해하기 용이

시작 시 해야 할 활동, 설정, 로그인, 후속 작업을 가이드

상위 3~5개 작업 소개

Office 교육 센터의 제품구성정보 (Bill of Materials. BoM) 사용사용 가능한 교육 콘텐츠에서 필요한 내용을 정확히 골라 사용합니다.

http://aka.ms/officebom

32

33

챔피언 프로그램 개발

챔피언은 솔루션을 전파하는 데 열정적이며 동료가 효율적인 솔루션에 대해 자세히 알 수 있도록 도와줍니다. 또한 이들은 핵심 프로젝트팀의 리소스에 대한 부담을 줄여주고 커뮤니티 참여를 주도합니다.

향상된 작업 방식 채택을 증가시키는 여론 고조와 열정 생성

팀 사이에 영향권 구축

전체 팀에 새로운 작업 방식을 제공

비즈니스 도전 과제 및 가능한 솔루션 확인

프로젝트팀 및 임원진에 피드백 제공

저는 고급 사용자입니다. 저는 계속 이용할 것이며 다른 사람들도 마찬가지입니다. 아이디어를 공유하는 데 아주 유용하죠.

– Paul

의욕이 강한 사람들을 찾는 것이 중요합니다. 이 기회를 잘 이용해야죠. 제 업무는 커뮤니티를 활용하여 지식 공유를 지원하는 것입니다.

– Darren

챔피언이 중요한 이유는 무엇입니까?

스텝 03: 챔피언 프로그램 개발

중요성공활동

채택 챔피언들은 각 업무 단위에서 활동하며 매주 Office 365에 관한 메일을 전송합니다. 사용자에게 Office 365 도구가 가진 핵심 기능들을 하나하나 설명해 주며 Office 365의 가치를 실현하는 거죠.

– Nick Lamshed, Qantas의 변화부문 매니저

34

챔피언 커뮤니티 구축하기

시간과 노력을 투자할 수 있는 열정적인 챔피언을 찾습니다.

챔피언을 위한 Yammer 그룹을 만들고 업데이트 및 성공을 공유합니다.

Office 365의 핵심 요소에 대한 간단한 교육을 제공합니다.

팀이나 개인 작업을 바로 지원할 수 있도록 자료를 제공합니다(예: 비공식 세션).

효과가 높고 낮은 작업에 관해 챔피언과 정기적으로 논의합니다.

관련 이벤트에 참가할 수 있는 특별 권한 제공 또는 연사로 참여할 수 있는 프로그램을 개발하여 챔피언의 노고를 인정해 줍니다.

챔피언 역할과 위치에 대해 개별적으로 의견을 나눕니다. 챔피언은 IT 지원 역할 아닌 비즈니스 기능을 담당한다는 점에 유의하세요.

유용한 정보

채택 계획에 챔피언 프로그램을 꼭 넣으세요. 동료들을 통해 솔루션을 습득하는 것이 가장 일반적이고 효율적인 방법이라는

점을 알게 되었습니다. 조직 내에서 누구나 인정하는 리더 또는 선임자를 파악하여, 이들을 중심으로 커뮤니티를 개발합니다.


스텝 03: 챔피언 커뮤니티 구축하기

중요성공활동

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Build_Champions_Program_Guide.pptx

35스텝 03: 추가 활동

Yammer 그룹 만들기직원들을 위한 Yammer 그룹(#O365win)을 만들어 Office 365 성공사례, 모범사례를 공유하고 새 기능 사용을 지원합니다.

추가 활동

Microsoft의 Office 365 학습 리소스를 자체 교육 사이트에 통합합니다.

교육

콘테스트는 조직 전체의 부서 간 유용한 경쟁심을 조성할 수 있는 좋은 방법으로 채택을 유도해 줍니다. Office 365의 일부 기능과 관련한 콘테스트, 보물 찾기, 상품, 경품 대회 등을 열어 사람들이 Office 365 도구를 사용하도록 격려합니다.

콘테스트

출시 이벤트로 엘리베이터 또는 구내식당에서 Office 365 예고 동영상을 자주 보여줍니다.


Office 365 맛보기 동영상

다른 동영상 살펴보기.http://aka.ms/officevideo

https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Resources/Teasing_Videos.zip

작업 흐름 1주 2주 3주 4주 5주 6주 (출시 목표)

7주 8주 9주 10주 11주 12주


성공 소유자와 프로젝트 관리자 파악 및 모집

임원진 파악 및 모집, 팀 역할 충원


비즈니스 시나리오 파악 및 개발

비즈니스 시나리오 우선순위 지정

성공 기준 정의성공 기준/핵심성과지표(KPI) 정의 및 KPI 벤치마크 설정


다음에서 성공 계획에 관한 프로젝트 세부정보 수집 시작 http://fasttrack.office.com

성공 계획 마무리


새로운 챔피언 식별 및 교육 Yammmer 그룹 만들어 챔피언 지원

챔피언 교육 및 브레인스토밍 활동

지속적인 챔피언 활동 결정

챔피언 출시 활동 완료

챔피언의 의견 및 성공 사례를 출시에 사용

챔피언의 의견을 참조하여 필요한 경우 프로그램 반복

조기 채택 프로그램

프로그램 참가자 모집. Yammer 그룹을 만들어 간편하게 의사소통 및 의견 수렴

참가자 대상으로 기준이 되는 설문조사 시행 참가자에게 Office 365 계정을 제공하여 조기 채택 프로그램을 공식적으로 시작

프로그램 참가자 체크인하고 비공식적 의견 수렴

최종 설문조사를 시행하여 출시 조정에 필요한 내용을 수집하는 데 사용

커뮤니케이션 및 인식고취

커뮤니케이션 계획 및 참여 이벤트 전략 개발 템플릿을 사용하여 커뮤니케이션 자료 개발

직원에게 '카운트다운 전자 메일' 전송

회사 곳곳에 Office 365가 눈에 잘 띄도록 배치

회사 인트라넷에 Office 365 출시 예정에 대해 알림. 출시 참여 이벤트 준비.

Yammer 그룹 만들어 최종 사용자가 Office 365 성공 사례를 공유하도록 지원. 최종사용자 대상으로 기준이 되는 설문조사 시행

사용자에게 기능을 설명하는 알림 전자 메일 전송. 출시 참여 이벤트 개최

최종사용자에게 "유용한 정보" 전자 메일 전송

최종사용자에게 "유용한 정보" 전자 메일 전송 출시 후 설문조사 실시


교육최종사용자 교육 계획 개발

내부용 교육 사이트를 만들어 교육 리소스 저장

최종사용자 교육 최종사용자 교육 지속적인 교육 시리즈 준비

지원최종사용자 지원할 지원 센터 준비

사용자 참여 촉진 및 채택 유도

경연 대회를 준비하고 개최하여 사용자 참여를 지속적으로 격려내부적인 교육 사이트 업데이트 및 유지 관리 성공 사례 공유다양한 참여 이벤트를 주기적으로 주최

변화에 대해 관리하고 준비

Office 365 공개 로드맵 및 Office 블로그 모니터링최종 사용자가 준비할 수 있도록 새로운 기능 릴리스 알림

성공 측정, 공유 및 반복하기

Office 365 성공 기준/핵심성과지표(KPI) 수집 및 보고성공 사례 수집 및 공유 새 비즈니스 시나리오 실행

01 단계

: 구상하기

02 단계

: 온보드

03 단계

: 가치

창출

36

Office 365 출시 일정

작업 흐름 1주 2주 3주 4주 5주 6주 (출시 목표)

7주 8주 9주 10주 11주 12주


성공 소유자와 프로젝트 관리자 파악 및 모집

임원진 파악 및 모집, 팀 역할 충원


비즈니스 시나리오 파악 및 개발

비즈니스 시나리오 우선순위 지정

성공 기준 정의성공 기준/핵심성과지표(KPI) 정의 및 KPI 벤치마크 설정


다음에서 성공 계획에 관한 프로젝트 세부정보 수집 시작 http://fasttrack.office.com

성공 계획 마무리


새로운 챔피언 식별 및 교육 Yammmer 그룹 만들어 챔피언 지원

챔피언 교육 및 브레인스토밍 활동

지속적인 챔피언 활동 결정

챔피언 출시 활동 완료

챔피언의 의견 및 성공 사례를 출시에 사용

챔피언의 의견을 참조하여 필요한 경우 프로그램 반복


프로그램 참가자 모집. Yammer 그룹을 만들어 간편하게 의사소통 및 의견 수렴

참가자 대상으로 기준이 되는 설문조사 시행 참가자에게 Office 365 계정을 제공하여 조기 채택 프로그램을 공식적으로 시작

프로그램 참가자 체크인하고 비공식적 의견 수렴

최종 설문조사를 시행하여 출시 조정에 필요한 내용을 수집하는 데 사용

커뮤니케이션 및 인식고취

커뮤니케이션 계획 및 참여 이벤트 전략 개발 템플릿을 사용하여 커뮤니케이션 자료 개발

직원에게 '카운트다운 전자 메일' 전송

회사 곳곳에 Office 365가 눈에 잘 띄도록 배치

회사 인트라넷에 Office 365 출시 예정에 대해 알림. 출시 참여 이벤트 준비.

Yammer 그룹 만들어 최종 사용자가 Office 365 성공 사례를 공유하도록 지원. 최종사용자 대상으로 기준이 되는 설문조사 시행

사용자에게 기능을 설명하는 알림 전자 메일 전송. 출시 참여 이벤트 개최


최종사용자에게 "유용한 정보" 전자 메일 전송 출시 후 설문조사 실시


교육최종사용자 교육 계획 개발

내부용 교육 사이트를 만들어 교육 리소스 저장

최종사용자 교육 최종사용자 교육 지속적인 교육 시리즈 준비

지원최종사용자 지원할 지원 센터 준비

사용자 참여 촉진 및 채택 유도

경연 대회를 준비하고 개최하여 사용자 참여를 지속적으로 격려내부적인 교육 사이트 업데이트 및 유지 관리 성공 사례 공유다양한 참여 이벤트를 주기적으로 주최


Office 365 공개 로드맵 및 Office 블로그 모니터링최종 사용자가 준비할 수 있도록 새로운 기능 릴리스 알림


Office 365 성공 기준/핵심성과지표(KPI) 수집 및 보고성공 사례 수집 및 공유 새 비즈니스 시나리오 실행

37아래 일정을 참조하여 Office 365 출시 계획을 세우세요. 출시 계획에 맞는 적합한 일정을 세우기 위해 필요한 일정을 조정하세요.

38

사용자의 채택 캠페인을 체계적으로 실시하니 아무것도 하지 않을 때보다 채택률이 73% 증가했습니다

– Nick Lamshed, Qantas의 변화부문 매니저

39

프로젝트 팀에 온보드하여 열정을 갖고 동료를 지원하면 Office 365의 생산성은 향상됩니다.

비즈니스 시나리오 파악하고 우선순위를 지정합니다.

다음에서 성공 계획을 만듭니다. http://fasttrack.microsoft.com

Office 365 서비스 배포에 관한 프로젝트 일정을 완성하여 채택 활동을 시작합니다.

01 단계체크리스트

01 단계: 체크리스트

40

02 단계온보드지금까지 조직에서 Office 365를 채택하기 위한 명확한 성공 계획을 수립했습니다. 이제 Office 365 온보딩을 시작하여 사람들에게 새로운 작업 방식을 소개할 차례입니다.

가장 성공적인 기술 구현은 사용자에게 80% 노력을 기울이는 것이며 나머지 20%가 기술적인 작업입니다. 새로운 기술 구현에서 최종사용자의 행동이 변화해야 성공이 확보되기 때문에 사용자 관리는 반드시 필요합니다.

이 단계에서는 성공 계획을 실행하기 시작하고 변화된 방식을 통해 사용자를 지원합니다. IT 팀은 FastTrack 센터를 활용하여 Office 365 기술 온보딩을 완료합니다.

02 단계: 온보드

41


성공적인 Office 365 출시를 위해 조기 채택 프로그램으로 Office 365 배포를 시작하세요. 조기 사용자의 피드백을 얻은 후 전체 조직에 프로그램을 배포하면 서비스 사용이 증폭됩니다.

Office 365의 기술 온보딩을 진행할 때 중요한 점은 사용자를 지원하는 IT 팀원 뿐만 아니라 비즈니스 관련 핵심 사용자들이 참여하는 조기 채택 프로그램도 함께 시행해야 합니다. 이 프로그램을 시행하면 사용자 환경에 관한 의견을 수렴하고 전체 조직에 Office 365를 출시할 때 적용할 수 있는 조기 성공 사례를 확보할 수 있습니다.

또한 조기 채택 프로그램에서 활동한 채택자 그룹은 Office 365 챔피언이 되어 폭넓은 출시를 지원하게 됩니다. 문제가 발생할 경우 유연하게 대처 가능한 믿을만한 그룹이 프로그램에서 서비스 흐름을 테스트하기도 합니다.

조기 채택 프로그램은 출시 계획 두 번째 주에 실행하세요.

02 단계: 조기 채택 프로그램

유용한 정보

조기 프로그램 참가자를 선정할 때는 프로젝트의 성공을 원하는 사람들로 구성하세요.

조기 프로그램 참가자는 서비스 배포와 관련된 경험을 동료와 공유하므로 서비스 사용에 중요한 영향력을 행사합니다.

조기 채택 프로그램 사용하여 기술적인 측면만 살피지 말고 실제적인 문제도 해결해 보세요. 프로그램 참가자들로 하여금

우선순위로 지정된 비즈니스 시나리오에 대해 Office 365를 사용하도록 하세요. 조직에 필요한 변화요소를 찾아

시나리오에 넣고, 조직이 정의한 대로 Office 365 채택으로 인한 비즈니스 성과를 실현해 보세요.

42

다른 업무 라인과 부서에 있는 사용자. 프로젝트나 업무에서 함께 작업하는 사용자면 더욱 좋음

챔피언이나 리더와 같이 조직 전체에 대한 출시 과정에 정통한 사람들. 1단계 내용에서 챔피언에 대한 자질을 다시 한번 살펴보세요.

보통 기술적인 문제로 어려움을 겪는 사용자. 출시 기간 동안 이러한 사용자의 요구를 파악하고 해결하는 것은 중요합니다.

출시 기간 동안 사용자를 지원하는 IT/지원 부서의 구성원

CEO와 상위 관리자는 제외. 조기 채택 프로그램에 CEO를 제외시키면, 서비스 배포 기간에 발생할 수 있는 문제를 사전에 해결해 볼 수 있는 기회가 확대됩니다.

파일럿 그룹의 인원 구성


43

기본 시나리오를 포함한 선택적 비즈니스 시나리오를 기반으로 조기 채택 프로그램 참여자에게 교육 제공. 다음 FastTrack를 참조하여 사용할 수 있는 시나리오 커뮤니케이션 자산 및 교육 리소스를 확인하세요. http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

조기 채택 프로그램을 성공적으로이끄는 활동

Office 365 챔피언 프로그램 시작하기. 챔피언 후보들에게 채택 프로그램을 알려주어 모집을 시작하고 챔피언으로 일할 수 있도록 하세요.

조기 채택 프로그램 참여자들로부터 실시간 의견을 얻고 참여자들의 의견에 기반하여 채택 계획 조정. 프로그램 참여자들을 대상으로 한 Yammer 그룹을 만들면 다른 사람들이 게시한 의견을 점검할 수 있어 각자의 생각을 발표하도록 격려하는 효과를 갖게 됩니다.

업무 시간에는 비즈니스용 Skype를 통해 의견을 받아 모든 질문에 답하고 정보 공유.

사전에 프로그램 참가자의 의견 수렴. 사무실 방문, 메신저 대화나 통화로 의견을 나눕니다. 아무도 의견을 내지 않으면 프로그램은 전혀 잠재적 가치에 근접하고 있지 않다는 것을 명심하세요.



44

일정 작업 흐름 설명

1주커뮤니케이션 커뮤니케이션 계획 및 이벤트 전략 개발 자료 준비

교육 최종사용자 교육 프로그램 계획

2주

커뮤니케이션 '카운트다운 전자 메일'을 보내면 사용자는 앞으로의 계획에 대한 기대를 하고 “나에게 필요한 기능"에 초점을 맞추어 흥미가 유발됩니다.

조기 채택 프로그램 참가자를 모집, 훈련하여 조기 채택 프로그램을 시작하고 조기 채택 프로그램 참여자를 위한 Yammer 그룹을 만듭니다.

파일럿에 참여하는 사용자가 활성화된 계정 및 장치를 받기 전에, 간단한 기본 설문 조사를 실시하여 Office 365 관련 지식에 대한 데이터를 수집합니다.

지원 최종 사용자를 지원하는 지원 센터를 준비하고,Office 365 지원 센터의 문제해결 가이드를 알립니다.

3주

커뮤니케이션 Office 365가 포스터, 전단 및 예고 동영상을 통해 눈에 잘 띄도록 합니다.

교육 내부 팀 사이트를 설정하여 시작 가이드 및 유용한 정보 등의 교육 리소스를 저장합니다. 사용자를 Microsoft 공식 교육 센터로 직접 안내할 수도 있습니다. 다음에서 Office 365 학습 센터를 살펴보세요. http://aka.ms/O365learning

조기 채택 프로그램 조기 프로그램 참가자로부터 의견 수렴

파일럿 중간에 설문 조사를 실시하여 Office 365 사용 경험에 대한 데이터를 수집하고, 공식적으로 배포하기 전에 해당 결과를 기반으로 조정 작업을 수행합니다.

4~5주

커뮤니케이션 필요한 경우 내부 커뮤니케이션 부서와 함께 회사 포털, IT 포털, 내부 사이트 등에 공지합니다.

파일럿 그룹을 대상으로 설문조사를 실시할 때와 같이 계정과 장치를 수령하기 전에 전체 조직을 대상으로 간단한 설문조사를 시행합니다.출시 참여 이벤트 준비합니다.

조기 채택 프로그램 파일럿 기간이 종료된 후 바로 최종 설문 조사를 실시하여 일반 교육 및 인식 자료를 더 조정해야 하는지 결정합니다.

출시 전 출시 이전 5주 동안은 커뮤니케이션 계획을 수립하여 교육을 준비하고 조기 채택 프로그램을 시행함으로써 Office 365 관련하여 조직이 결집하도록 하는 기간입니다. 아래 일정을 확인하여 출시 이전에 이루어지는 활동을 살펴보세요

출시 전 일정

리소스 및 템플릿

Office 365 서비스 배포를 통해 최대한 성과를 얻을 수 있도록 Microsoft는 템플릿과 리소스를 제공합니다.


02 단계: 출시 전


45

출시 조직 전체에 Office 365 출시를 구현하는 일은 큰 의미를 갖습니다. 지금까지 수립한 계획을 사용하고 성과를 확인하는 시기입니다.


6주

커뮤니케이션 향후 Office 365 출시이벤트를 시행하여 최종 사용자의 기대감을 조성합니다. "알림 전자 메일"을 보내 사용자가 사용할 수 있는 기능, 시작 방법 및 도움말과 리소스 정보를 얻을 수 있는 위치에 대해 알립니다.

교육 최종 사용자 교육 실시

출시 일정

02 단계: 출시

46

출시 후 이제 조직에 Office 365 출시를 완료했으므로, Office 365 환경에 기반하여 사용자의 지속적 참여를 확보하는 것이 중요합니다. 필요한 경우, 다른 유용한 정보를 제공하거나 지속적인 교육을 제공합니다.


8~12주

커뮤니케이션 "유용한 정보" 메일 템플릿 을 통해 최종 사용자와 주기적으로 팁을 공유하여 Office 365의 활발한 사용을 촉진합니다.

조직 전체에 서비스 배포한 후 최종 설문 조사를 실시하여 Office 365에 대한 최종사용자의 지식과 만족도를 평가합니다.

교육 필요한 경우, 최종사용자를 대상으로 시리즈 교육을 진행합니다.

출시 후 일정

02 단계: 출시 후

47

어디서나 업무 수행Office 365와 함께 사용할 수 있는 브라우저나 모바일 앱을 사용하여 모든 장치에서 익숙한 Office 환경을 구현합니다.


Office 365 사용자의 시작을 지원하기 위해 일반적으로 직원들이 일상으로 수행하는 작업 유형에 기초하여 5가지 기본 시나리오를 작성하였습니다. 여기에는 전자 메일과 일정을 통한 커뮤니케이션, 파일 저장 및 공유, 실시간 공동작업 및 회의 진행 등 다양한 일상 업무가 포함됩니다.

아래의 시나리오를 참조하세요.

리소스 배포하여 계획 실행하기

어디서나 전자 메일 및 일정 사용어느 장치에서든 모임, 연락처 정보, 할 일 목록 및 전자 메일을 가져와 사무실 밖에서도 받은 편지함을 정리하고 긴급한 사안을 관리합니다.

콘텐츠 공동 작업비즈니스용 OneDrive에 작업 파일을 저장하여 어디서나 업데이트 및 공유하고, 파일을 동기화하며, 오프라인으로 작업하고, 다른 사람들과 동시에 문서를 사용할 뿐 아니라 엔터프라이즈급 보안 및 규정 준수를 통해 파일을 관리합니다.

회의 관리Office 365 앱을 사용하여 다른 사람과 연결하고 효율적인 모임을 운영하면서 시간과 자원을 절약합니다. 비즈니스용 Skype, Outlook, PowerPoint, OneNote, SharePoint Online 사이트를 사용하여 원활한 공동 작업을 수행합니다.

팀을 하나로 모으기Yammer Enterprise를 통해 적임자와 연결하고 팀 간 정보를 공유하며 그룹들을 조직화합니다. Yammer Enterprise 네트워크를 통해 동료들은 언제든지 어느 장치에서든 즉시 액세스하여 지식 체계를 구축할 수 있습니다.


원하는 시나리오를 선택하고 관련한 커뮤니케이션, 이벤트, 교육 리소스를

검토하세요

48

FastTrack 웹사이트에 제공되는 기본 시나리오에는 전자 메일, 포스터, 전단, 동영상, 교육 리소스용 템플릿이 포함되어 있습니다. 커뮤니케이션 계획에 맞게 맞춤 템플릿을 사용하세요.



49

기본 시나리오를 커뮤니케이션 및 교육 전략 수립의 출발점으로 이용하세요.

기본 시나리오를 현실의 비즈니스 문제를 해결할 수 있는 도구로 사용

조직에 적합한 시나리오 결정하여 Office 365 출시를 홍보

각 시나리오와 연관된 리소스를 사용하여 전자 메일 알림 및 교육 활동 전개

출시 계획의 첫 번째 주에는 시간을 투자해 자료를 검토한 후 조직의 출시에 가장 알맞는 자료를 정합니다. 이는 커뮤니케이션 계획으로 사용됩니다.


50

각 시나리오는 전자 메일용 맞춤 템플릿을 제공하므로 이를 Office 365 출시 및 채택 단계에서 이루어지는 일반 커뮤니케이션 작업에 사용할 수 있습니다. 전자 메일에는 Office 365 기능을 습득할 수 있는 교육 및 리소스 링크가 제시됩니다. 각 시나리오별로 여러 링크를 제공합니다. 다음과 같은 전자 메일용 템플릿을 제공합니다.

전자 메일 템플릿

전자 메일은 Word (.docx)의 문서형식으로 제공됩니다. 사용하고 싶은 템플릿을 선택한 다음 해당 복사본을 조정하여 커뮤니케이션 목표에 맞게 자유자재로 사용자 지정합니다. 회사 스타일에 맞게 회사 로고와 필요한 콘텐츠를 입력합니다. 전자 메일은 사전에 합의된 발신인 계정(예: 임원진의 계정)으로 특정 대상 그룹에게 전송하도록 합니다.

유용한 정보

메일 이외 다른 방법도 효과적입니다.

인식을 고양하는 캠페인의 일환으로 사무실 곳곳에 인쇄 포스터를 배치하고 예고 동영상을 보여주면서 Office 365 출시에 대한

기대감을 조성할 수 있습니다.


전자 메일

종류단계 기능

"카운트다운" 출시 전 이 메시지는 직원들에게 Office 365를 활용하여 수행할 수 있는 작업에 대해 알리고 기대감을 조성하기 위해 사용합니다. 시나리오 당 전자 메일 1개입니다.

"알림" 출시 이 메시지는 출시 시작과 새 사용자의 Office 365 시작을 안내하는 지침으로 사용합니다. 시나리오 당 전자 메일 1개입니다.

"유용한 정보" 출시 후 “유용한 정보”를 통해 Office 365의 다양한 기능을 소개하고 생산성이 향상되도록 사용자를 돕습니다. 시나리오 당 전자 메일 3개입니다.



51

조기 채택 프로그램에서 수집한 의견을 기반하여 성공 계획을 업데이트하기

조직의 출시에 적합하게 맞춤형 템플릿과 리소스 준비

Office 365 서비스 배포에 맞게 출시 전, 출시, 출시 후 활동 수행



52

03 단계가치 창출비즈니스 업무에 Office 365 초기 출시로 인해 직원들은 Office 365 가치를 바로 확인하게 됩니다. 하지만 이는 단지 시작에 불과합니다. Office 365에 새로운 기능이 계속 추가됨에 따라 직원들은 그 유능한 기능을 이해하고 더 많은 업무에 사용하게 될 테니까요.

직원들이 이 기능의 이점을 활용하도록 지원하는 일은 장기적인 성공 요인으로 작용할 것입니다.

이 단계에서는 출시 후 참여 활동을 살펴보고 측정을 시작하고, 성공을 공유하며 더 많은 채택 유도를 위해 반복 작업을 하게 됩니다.

03 단계: 가치 창출

53

참여촉진 및채택유도채택 유도를 위해서는 지속적인 참여 활동을 도모하는 계획을 세우고 실행해야 합니다. 이 작업을 통해 초기에 비해 다소 가라앉은 서비스에 대한 관심을 다시 조직 전체에 불러일으킬 수 있습니다. 또한 조직에서는 Office 365를 최대로 활용할 수 있도록 계속 지원하게 됩니다.

Office 365 채택 후에는 조직의 변화를 정성적/정량적 데이터로 확보하는 작업이 필요합니다. 정량적 데이터는 관리 콘솔에 나와 있는 워크로드 사용량 보고서에서 추출하고, 정성적 데이터는 사용자 설문조사와 Yammer 그룹을 활용합니다.

성공을 공유하고 Office 365 사용팁을 정기적으로 전송하는 작업을 수행하세요. 또한 Office 365에서 가치를 잘 활용하는 고급 사용자들을 선정하여 다른 사람들도 이들과 같은 방식으로 서비스를 이용하도록 합니다.

수집한 데이터를 사용하여 활용도가 낮은 서비스를 홍보하고, 사용자가 "나에게 유익한 기능"에 관심을 둘 수 있도록 커뮤니케이션 활동을 전개해 보세요.

03 단계: 사용자 참여 촉진 및 채택 유도

비즈니스용 Skype 클라이언트 사용현황활성 사용자 보고서

Office 365 그룹 활동

54

유용한 정보

시작 전에 사용량 메트릭을 측정 기록하여 채택 활동의 효과를 확인하세요.

조직의 Office 365 채택을 모니터링하기

Office 365 관리 포털 제공 보고서에는 워크로드별로 사용자의 현재 참여 수준을 표시해주므로 채택을 높여야 할 영역을 파악하는 데 사용할 수 있습니다.

03 단계: 조직의 Office 365 채택을 모니터링하기

55

채택 유도

장기간의 인식고취 및 교육 활동을 통해 Office 365 채택 증가에 기여할 수 있습니다.

유용한 정보를 제공하는 메일을 활용하여 사용 스킬 습득 http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

성공 사례를 공유하여 Office 365를 사용한 혁신과 영향력을 모색

정기적으로 지역 모임이나 런치 앤드 런 등 다양한 참여 이벤트를 열어 최종사용자의 참여 유도

도전과제를 주거나 콘테스트를 열어 차별화된 Office 365 활용방법 홍보

인식고취 캠페인

재충전 교육 방안으로 정기적인 교육 일정 마련

부서 세션을 마련하여 부서원의 가치 실현 방식을 공유

당면 문제에 처한 직원들이 해결할 수 있는 시설 마련

'어떻게 문제를 해결할까요'라는 질문에 답할 수 있도록 지원센터 강화

교육

교육이 중요한 이유는 직원들의 Office 365에 대한 이해도에 따라 각 개인이나 팀의 발전 속도가 달라지기 때문입니다.

03 단계: 채택 유도


56


성공 측정 가이드를 사용하여 Office 365 출시의 효과 수준을 평가하세요. 이를 통해 기준치 설정하면 벤치마크할 수 있어 사용자를 위해 솔루션을 향상시키고 성공을 확보하게 됩니다.

유용한 정보

본 채택 가이드의 구상하기 단계에는 성공 기준을 정의하는 작업이 포함되어 있습니다. 성공 측정 가이드를 따라 참고하면서

해당 작업을 실행하세요.


최종사용자 설문조사 템플릿

03 단계: 성공 측정, 공유 및 반복하기

설문조사 템플릿을 사용하여 벤치마크에 따른 만족도와 진행률을측정합니다.


https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Sample_User_Satisfaction_Surveys.xlsx

https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/en-us/Adoption/Measuring_Success_Guide.pptx

57

성공 사례는 Office 365 성공을 보여 주는 데 있어 정량적 측정과 마찬가지로 중요합니다. 서비스 배포 전 과정에 걸쳐 프로젝트 팀원과 챔피언이 Yammer를 통해 부서간 공동 작업과 팀간 협업을 보여 주는 예를 파악하도록 하십시오.

Office 365 경험에 대한 사례를 공유할 때는 다음과 같이 자세한 내용을 포함해야 합니다.

Yammer 네트워크의 Office 365 성공 사례 그룹을 통해 비즈니스 가치에 관련한 사례를 내부에서 쉽게 공유할 수 있습니다. 또한 범사적 Office 365 커뮤니티인 '채택 도입 커뮤니티'를 통해 성공 사례를 외부 공유합니다.


유용한 정보

재밌게 작업해 보세요. 콘테스트를 개최하여 Office 365의 긍정적 측면을 부각하는 일은 흥미로운 작업입니다.한 번 개최해

보세요.

시간. 사례 앞에 시간을 표시해야 언제 일어난 일인지 알 수 있습니다.

인물. 사례에 이름이 있어야 관련자가 누구인지 알 수 있습니다.

사건. 발생한 사건을 설명합니다.

시각 자료. 무슨 일이 있었는지 상상할 수 있어야 합니다.

성공 사례 수집하고 공유하기


58

반복하기 채택을 유도하는 일은 계속 반복되는 과정이며 출시 종료일 또는 출시 영향을 측정한 후에도 끝나지 않습니다. Office 365를 통해 조직에 비즈니스 가치를 더하는 새로운 방법을 계속 찾아 변화하는 사용자와 조직의 요구에 부응해야 합니다.

평가 단계에서 얻은 통찰력을 기반하여, 효과가 높은 Office 365 솔루션과 모범사례를 중심으로 사용자 교육을 실시합니다.

조직의 여러 부서와 협력하여 추가적인 비즈니스 시나리오 및 솔루션 개발에 관한 일정을 마련합니다. 이후에 각 비즈니스 라인의 Office 365 성공을 촉진하는 방법을 소개하는 부서별 교육을 준비하세요.

Office 365를 잘 활용할 수 있는 새 비즈니스 시나리오를 생산성 라이브러리에서 참조.


사용자와 챔피언이 Office 365를 통해 사업 방식을 개선하는 방법에 대한 아이디어를 개발하고 이러한 아이디어를 참여 이벤트, 커뮤니티 활동, Yammer 그룹을 통해 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 아이디어를 사용하여 추가 사용 시나리오를 생성하고 추가 교육을 시작합니다.


직원들이 이 도구를 사용하길 바라기 때문에 저희는 직원들의 의견에 귀 기울이고 수렴한 의견을 바탕으로 실행에 옮기고 있습니다.

– Jeff Schuman, Nationwide


59

변화에 대한관리와 준비

https://aka.ms/managingchangeO365

Office 365에서 변화를 관리하기

비즈니스와 클라우드는 끊임없이 변화합니다. 조직은 더 효과적인 작업 방식을 위해 새로운 기회를 끊임없이 모색하며 업데이트된 클라우드의 여러 기능을 통해 이 변화를 추구합니다.

잠재적인 새 서비스 기능 및 업데이트 소식은 Office 365 공용 로드맵 및 Office 블로그에서 확인하세요.

03 단계: 변화에 대해 관리하고 준비

배포 단계별로 기능이 그룹화되어 있습니다

앱, 서비스, 플랫폼으로 필터링하여 내게 가장 유용한 기능과 업데이트 사항을 찾아냅니다

http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

60

Office 365 공용 로드맵

03 단계: Office 365 공용 로드맵

블로그 기사는 여러 매체를 통해 쉽게 공유할 수 있습니다.

http://blogs.office.com

61

Office 블로그

03 단계: Office 블로그

62

업데이트 수신 방식을 관리

Office 365 관리 센터를 통해 조기 출시 서비스에 가입하면 조직은 곧바로 업데이트 사항을 받을 수 있습니다. 원한다면 업데이트 수신을 특정 개인 계정으로 지정하거나 진행되는 기본 출시 일정 참여 또는 나중에 업데이트 수신 등을 선택할 수도 있습니다. 자세한 옵션 정보는 다음을 참조하세요. http://aka.ms/releaseoptions

Office 365 관리자는 메시지 센터 (관리 포털에 위치)를 사용할 수 있어 조직의 Office 365 실행을 원활하게 유지하도록 합니다.

메시지 센터

03 단계: 변화에 대해 관리하고 준비

지속적 활동으로 Office 365 채택 유도

Office 365 성공 메트릭을 확인하여 보고하기

조직 전체에서 Office 365 성공 사례를 공유하기

Office 365를 통해 조직의 가치를 더하고 직원이 발전할 수 있는 새로운 방법 모색하기




http://fasttrack.microsoft.com

참조하기fasttrack.office.com

http://blogs.office.com

최신소식 받기Office 365 정보


가입하기 기술 커뮤니티

© 2017 Microsoft Corporation. All rights reserved. 이 문서는 "있는 그대로" 제공되므로, URL 및 다른 인터넷 웹 사이트 참조를 비롯한 이 문서에 표시된 정보 및 내용은 예고 없이 변경될 수 있습니다. 문서 사용으로 발생하는 위험은 귀하의 책임입니다.

이 문서가 Microsoft 제품의 지적 재산권에 대한 어떠한 법적 권리도 제공하지 않습니다. 복사하거나내부에서 참조 목적으로 이 문서를 사용할 수 있습니다. 또한 내부에서 참조 목적으로 이 문서를 수정할 수 있습니다.

Documents

채택 가이드 - Microsoft...프로젝트 관리자 전체 Oﬃce 365 출시 실행 및 서비스 배포 과정 감독 프로젝트 관리 교육 책임자 Oﬃce 365 서비스 배포에