Инструкция пользователя системы CTE-Полярис

2

Содержание

I. ВХОД В СИСТЕМУ «CTE-ПОЛЯРИС». СИСТЕМНЫЕ НАСТРОЙКИ ________________________________________________________ 3

II. ГЛАВНОЕ МЕНЮ СИСТЕМЫ _________________________________________________________________________________ 9

III. СОЗДАНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА ___________________________________________________________________________ 12

IV. ОПИСАНИЕ ТИПОВ РАСХОДОВ _____________________________________________________________________________ 14

V. ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ РАСХОДА «КАНЦТОВАРЫ» ________________________________________________________________ 16

VI. ТИПЫ РАСХОДОВ ИЗ РАЗДЕЛА «ВСТРЕЧИ» ____________________________________________________________________ 17

VII. РАЗДЕЛ «МЕРОПРИЯТИЯ». ОТНЕСЕНИЕ РАСХОДОВ ПО МЕРОПРИЯТИЯМ НА БЮДЖЕТ ПРЕПАРАТА (ПРОДУКТА) ____________________ 19

VIII. СОЗДАНИЕ И РАБОТА СО СПИСКОМ «ИЗБРАННЫЕ» _____________________________________________________________ 22

IX. СУТОЧНЫЕ ДЛЯ КОМАНДИРОВОК ПО РОССИИ И ЗА РУБЕЖОМ _______________________________________________________ 25

X. ТИП РАСХОДА «СТОИМОСТЬ ГОСТИНИЧНОГО НОМЕРА»____________________________________________________________ 28

XI. ТИП РАСХОДА «ИНТЕРНЕТ» _______________________________________________________________________________ 29

XII. ТИП РАСХОДА «ТАКСИ ИЗ/ДО АЭРОПОРТА, ВОКЗАЛА» ____________________________________________________________ 30

XIII. ОПЕРАЦИИ ПО КОРПОРАТИВНОЙ КАРТЕ _____________________________________________________________________ 31

XIV. ВЛОЖЕНИЕ ЧЕКОВ В ЭЛЕКТРОННЫЙ ОТЧЕТ ___________________________________________________________________ 33

XV. КОПИРОВАТЬ/УДАЛИТЬ РАСХОД. СОРТИРОВКА. ПОЛЕ «ЧЕК УТЕРЯН»_________________________________________________ 35

XVI. ИЗМЕНЕНИЕ ЗАГОЛОВКА ОТЧЕТА. ПРОСМОТР ДЕЙСТВИЙ С ОТЧЕТОМ _________________________________________________ 36

XVII. ОТПРАВКА ЭЛЕКТРОННОГО ОТЧЕТА НА УТВЕРЖДЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЮ _______________________________________________ 37

XVIII. ПЕЧАТЬ ОТЧЕТА И ОТПРАВКА БУМАЖНОГО ОТЧЕТА. СОХРАНЕНИЕ ПЕЧАТНЫХ ФОРМ ИЗ CTE В ВИДЕ ФАЙЛОВ ____________________ 39

XIX. СХЕМАТИЧНЫЕ ИЗОБРАЖЕНИЯ ____________________________________________________________________________ 41

XX. СТАТУС ОТЧЕТА В CTE __________________________________________________________________________________ 42

3

I. Вход в систему «CTE-Полярис». Системные настройки

Cсылку для входа в систему «CTE-Полярис», имя пользователя и пароль вы получите по электронной почте от

CTE Registration@abbott.com.

Если у вас возникнут вопросы или проблемы при входе в систему, вы можете обращаться за помощью по тел. 8 (495)2585528 или +7800700428, либо по мэйлу ruitservice@abbott.com.

Вход в систему осуществляется через сайт cte.abbott.com. Если Вы подключены к сети Abbott, то открывшееся окно будет выглядеть как на картинке ниже.

Нажмите иконку Russia в разделе Europe.

4

Вы перейдете на русифицированную страницу сайта.

Нажмите кнопку

Кнопка для перехода в программу СTE

для создания авансового отчета

Инструкция по входу в

программу СTE

Кнопка для перехода в

программу СTE для создания

авансового отчета

Контакты в случае

вопросов и проблем

Здесь выложены

общие для всех

подразделений

локальные политики и

процедуры,

инструкция по СТЕ

Информация для

ознакомления

Пример указания Имени

пользователя и пароля

5

Вы окажитесь на странице программы Concur Travel Expense (CTE), где необходимо указать ваше имя пользователя и пароль.

Если вы войдете не подключившиcь к сети Abbott, то будете автоматически перенаправлены на сайт cte2.abbott.com. В открывшемся окне вам необходимо будет нажать кнопку «Сlick for CTE» (см.справа), и вы окажетесь на странице, где надо будет ввести имя пользователя и пароль (см. выше).

При первом входе необходимо будет ознакомиться и принять «Обязательство по конфиденциальности». Также при первом входе система попросит Вас изменить пароль. Для смены пароля следуйте рекомендациям, которые появятся на экране. Система автоматически должна определить регион и отобразить интерфейс на русском языке. В случае, если этого не произошло, система предложит Вам выбрать язык самостоятельно.

Необходимо выбрать один из пунктов и нажать кнопку «Отправить».

Если, войдя в программу, вы увидели интерфейс на английском языке, то изменить язык на «Русский» вы можете

самостоятельно. Для этого надо выбрать в меню Profile (1) -> System Settings (2)->Regional Settings and Language ->

Default Language->Russian и нажать кнопку Save внизу экрана.

При выборе этого

варианта Вы всегда

будете видеть

интерфейс на русском

6

Далее, в

открывшемся окне обязательно установите параметры как на картинке ниже, и нажмите кнопку «Save», т.е.

«Сохранить» (7). Обратите внимание, что Часовой пояс вы должны выбрать тот, который соответствует

вашему месту.

7

Если система установит американский формат даты (5) Вы должны его изменить на этом же экране на формат

ДД.ММ.ГГГГ.

В открывшемся окне в выпадающем списке поля «Формат чисел» и «Формат даты» выберите нужный формат

и обязательно нажмите кнопку Сохранить.

8

9

II. Главное меню системы

Войдя в систему CTE, обратите внимание на верхнее меню:

Оно состоит из следующих закладок:

Мой Concur (список отчетов, создание нового отчета)

Командировки (не используется)

Расходы (список отчетов, создание и удаление отчетов)

Профиль (настройки профиля пользователя)

Справка (инструкции по пользованию системой)

Выход

2.1. На закладке Мой Concur вы увидите список отчетов с указанием имени отчета, его статуса, статуса платежа, даты и

суммы отчета, а также список операций по Вашей корпоративной карте. Здесь вы можете создать новый отчет, либо

просмотреть уже существующий.

2.2. Щелкнув по закладке Расходы вы можете увидеть такой же список отчетов, как на странице Мой Concur, но более

детализированный. Например, здесь отображаются комментарии. На закладке Расходы Вы можете создать, изменить и

удалить отчет.

10

2.3. На закладке Профиль вы можете изменять параметры вашего эккаунта.

Разделы Ваша информация и Параметры командировки не используются. В подразделе Настройки расходов раздела Параметры расходов вы можете установить, в каких случаях вам будут отправляться электронные уведомления:

Обязательно сохраняйте сделанные Вами изменения кнопкой «Сохранить» В подразделе Избранные приглашенные раздела Параметры расходов можно создать список приглашенных и объединить их в группы. Подробности смотрите в разделе «Создание и работа со списком «Избранные». В разделе Другие настройки можно изменить некоторые системные настройки, изменить пароль для входа в систему, и зарегистрироваться в Concur Mobile для входа в CTE c мобильного телефона:

2.4. Наведя курсор на меню Справка вы увидите выпадающее меню, которое состоит из трех пунктов:

Training – электронные тренинги на английском языке, подготовленные компанией-разработчиком,

Помощь по командировкам - не используется,

Помощь по расходам – инструкции компании-разработчика по работе с системой, переведенные на русский язык.

11

2.5. Чтобы выйти из системы нажмите кнопку «Выход»

Появиться окно «Вы действительно хотите выйти?»

Нажав кнопку ОК, вы выйдите из системы.

12

III. Создание авансового отчета

Авансовый отчет можно создать, нажав кнопку «Новый отчет о расходах», либо на закладке Мой Concur, либо на закладке Расходы.

Появится окно «Заголовок отчета».

Поля, выделенные вертикальной красной линией слева, обязательны для заполнения. В поле «Имя отчета» Вы можете указать месяц и год, за который вы отчитываетесь.

Пример: Октябрь 2012 Для зарубежных командировок «Имя отчета» может иметь вид «Город и даты командировки»

Пример: Лондон 01/10 -09/10 В поле «Бизнес-цель» укажите «Отчет за месяц, год» или город командировки.

Примеры: АО за Июль 2012 или Командировка в Иркутск «Дата отчета» – последний день отчетного месяца или дата окончания командировки. Также вы можете заполнить поле «Комментарии» произвольным текстом. Остальные поля заполнять не надо. Нажмите кнопку «Далее» в правом нижнем углу.

13

Откроется следующее окно (см. ниже). Щелкнув по кнопке «Просмотреть расходы» верхнего меню, вы попадете в список операций по вашей

корпоративной карте. Щелкнув по кнопкe «Просмотреть отчеты», вы попадете в список отчетов, при этом текущий отчет сохранится и

вы увидите его в списке. При нажатии кнопки «Новый отчет о расходах», текущий отчет сохраняется и открывается окно Создание нового

отчета о расходах (см. стр. 9). Ниже названия отчета расположена кнопка «Новые расходы» для добавления новых расходов в авансовый

отчет. Рядом с ней расположена кнопка «Импорт». После ее нажатия, вы увидите список операций по корпоративной карте в правой части окна.

В правой части окна расположен список типов расходов. Выбрать необходимый вам тип расхода можно из списка, передвигая вниз/вверх бегунок справа, или напечатав наименование нужного типа расхода в поле быстрого поиска “Тип расхода”. После указания необходимых деталей и их сохранения они будут отображаться в левой части окна. Внизу левой части будет отражаться общая сумма авансового отчета.

Для того, чтобы расширить правую часть окна, а затем снова свернуть ее, используйте кнопку, выделенную красным:

Нажав кнопку

«Просмотреть

отчеты» Вы попадете

в список отчетов

Поле быстрого поиска

Список типов

расходов

«Новый отчет о

расходах» это кнопка

для создание нового

авансового отчета

В левую часть будут попадать

созданные и сохраненным

вами расходы

Нажав кнопку

«Просмотреть

расходы» Вы попадете

в список операций по

корпоративной карте

IV. Описание типов расходов Ниже приведена таблица типов расходов, существующих в CTE , с описанием включаемых в них расходов.

Категория Типы расходов Описание

1. В

стр

еч

и

Внутренние встречи сотрудников Встречи менеджеров с подчиненными; встречи сотрудников разных подразделений и филиалов Эбботт

Встречи с деловыми партнерами - представителями коммерческих организаций

Официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества; участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа независимо от места проведения указанных мероприятий

Встречи с представителями здравоохранения

только для подразделения ANI

Подарки деловым партнерам

Подарки сотрудникам

Чаевые Внимание: в комментарии укажите мероприятие, к которому относится данный расход

2. Д

руго

е

Канцтовары Расходы на канцелярские принадлежности

Прочие командировочные расходы

Услуги прачечной при поездке более 7 дней; упаковка и перевес багажа в случае производственной необходимости; автостоянка корп. а/м в аэропорту или на ж/д станции; аренда и заправка а/м во время командировки; расходы на такси в командировке для сервисных инженеров ADD. Внимание: в комментарии укажите причину

Расходы на интервью с кандидатами

Питание во время интервью

3. Компьютерное оборудование Картриджи, USB-модем, соединительные кабели,

разъемы, диски и другие носители, и пр.

4. Курсовые разницы Расходы в случае обмена наличной валюты при

зарубежных командировках

5. М

ер

оп

ри

яти

я Круглый стол

Согласно корпоративной политике по мероприятиям

Мастер-класс

Презентация

Прочие расходы на мероприятия

Регистрационный сбор за участие в мероприятиях

Фарм-кружок

6. Т

ран

сп

ор

тн

ые

расхо

ды

Автостоянка Только для сотрудников EPD.

Междугородний автобус Расходы на проезд в междугорднем автобусе во время командировки

Прочие транспортные расходы сотрудников (не командировка)

Расходы на проезд в метро, автобусе (по городу). Внимание: в комментарии укажите причину

Стоимость авиабилета Расходы на покупку а/б в случае оплаты наличными/корп. картой (указать в комментарии причину, по которой не воспользовались услугами авторизованного агентства)

15

Стоимость ж/д билета Расходы на покупку ж/д билета в случае оплаты наличными/корп. картой (указать в комментарии причину, по которой не воспользовались услугами авторизованного агентства)

Такси из/до аэропорта Расходы на такси из/до аэропорта или ж/д вокзала во время командировки

Такси сотрудников при сверхурочной работе

Для офисных сотрудников

7.

Пи

тан

ие/С

уто

ч

ны

е

Питание офисных сотрудников при сверхурочной работе

Для офисных сотрудников

Суточные Включают питание, такси по городу, доп. услуги в гостинице. Внимание: первый и последний день командировки рассчитывается как один день

8. Р

асхо

ды

на

пр

ож

ив

ан

ие

Прочие расходы в гостинице Внимание: укажите в комментарии причину

Стоимость гостиничного номера Расходы на оплату номера в случае оплаты наличными/корп. картой. Внимание: укажите в комментарии причину, по которой не воспользовались услугами авторизованного агентства.

9.С

вя

зь

Интернет Расходы на интернет согласно действующим лимитам подразделения

Междугородняя/международная связь

Расход приминяется в случае производственной необходимости. Внимание: укажите в комментарии причину

Мобильная связь Расходы на мобильную связь согласно действующим лимитам подразделения

10.

Рас

хо

ды

на

со

дер

жа

ни

е

ав

то

мо

би

ля

Бензин Только в случае невозможности использования топливной карты. Внимание: укажите в комментарии причину и обязательно приложите к ав. отчету письменное одобрение транспортного отдела

Обслуживание а/м Мойка, омывающая жидкость, автостоянка (кроме EPD).

Прочие расходы на а/м Шиномонтаж, зап.части, ремонт - только в случае невозможности оплаты безналичным путем. Внимание: укажите в комментарии причину и обязательно приложите к ав. отчету письменное одобрение транспортного отдела

11. П

ро

чи

е р

ас

хо

ды

Нотариальные услуги Услуги нотариуса при производственной необходимости

Образцы продукции Приобретение препаратов

Расходы на обучение сотрудников Прочие расходы на обучение

Офисные и хоз.материалы Посуда, моющие средства и пр. хоз.материалы для офиса

Почтовые расходы Почтовые и курьерские расходы

Расходы по оформлению визы, паспорта

Расходы по оформлению визы и заграничного паспорта для зарубежных командировок

Прочие расходы Прочие расходы. Внимание: в комментариях обязательно опишите расход

16

V. Пример заполнения расхода «Канцтовары» Перечисленные ниже типы расходов имеют один и тот же набор полей для заполнения:

1. Обслуживание а/м 2. Прочие расходы на а/м 3. Нотариальные услуги 4. Образцы продукции 5. Расходы на обучение сотрудников 6. Офисные и хоз.материалы 7. Почтовые расходы 8. Расходы по оформлению визы, паспорта 9. Прочие расходы 10. Расходы на интервью с кандидатами 11. Компьютерное оборудование 12. Курсовые разницы 13. Чаевые 14. Канцтовары

Рассмотрим пример заполнения расходов на канцелярские товары. Из списка типов расходов выберите тип «Канцтовары». Для удобства вы можете увеличить правую часть окна, нажав кнопку, выделенную красным:

Поля, выделенные вертикальной красной линией, являются обязательными для заполнения.

В поле «Дата документа» укажите дату чека при помощи выпадающего календаря справа,

В поле «Город» – укажите город, где была сделана покупка,

В поле «Сумма» – сумма по чеку,

В поле «Комментарий» опишите детали расхода. В случае отступлений от политик и процедур, пожалуйста, объясните причину в поле «Комментарий». Нажмите синюю кнопку Сохранить.

После этого вы увидите строку «Канцтовары» в левой части экрана.

17

VI. Типы расходов из раздела «Встречи» Перечисленные ниже типы расходов имеют один и тот же набор полей для заполнения:

1. Внутренние встречи сотрудников 2. Встречи с деловыми партнерами - представителями коммерческих организаций 3. Встречи с представителями здравоохранения 4. Подарки сотрудникам 5. Подарки деловым партнерам

Ниже приведен пример заполнения расходов на встречу сотрудников компании Abbott. В списке типов расходов выберите «Внутренние встречи сотрудников»

в поле «Дата документа» укажите дату чека,

«Бизнес-цель» - укажите цель встречи, например: обсуждение работы с клиентами,

«Программа/Тема мероприятия» (Program of Event) - укажите тему или программу встречи, напр: обсуждение плана работы на месяц,

«Результат встречи/мероприятия» - укажите результат, например: составлен план работы на 1 месяц,

в поле «Город» укажите город проведения встречи/мероприятия,

в поле «Сумма» укажите сколько всего было израсходованно денег (общая сумма по документам) на мероприятие,

В поле «Комментарий» укажите программу мероприятия. Например: время начала и время окончания встречи. В случае отступлений от политик и процедур, пожалуйста, объясните причину в поле «Комментарий».

Далее расположен раздел «Приглашенные». Здесь необходимо указать участников встречи, причем система автоматически включит Вас в список приглашенных.

Сотрудников Abbott, а также лиц, которых Вы уже добавляли в раздел «Приглашенные» ранее, можно найти нажав либо кнопку «Поиск», либо «Избранные», либо набрав фамилию в строке «Enter last or first name». Фамилию сотрудника Abbott надо указывать латинскими буквами.

18

Ниже приведен пример добавления в список приглашенных сотрудника компании.

Чтобы добавить нового приглашенного, нажмите кнопку «Новый приглашенный», заполните все поля, нажмите

кнопку «Сохранить и добавить еще» или «Сохранить». Пример заполнения полей при создании нового приглашенного приведен в разделе «Создание и работа со список «Избранные». Сумма расхода по чеку будет распределена на всех приглашенных.

После нажатия кнопки «Сохранить» экран обновится, и строка расхода появится в левой части экрана.

19

VII. Раздел «Мероприятия». Отнесение расходов по мероприятиям на бюджет препарата (продукта)

Перечисленные ниже типы расходов имеют один и тот же набор полей для заполнения:

Круглый стол

Мастер-класс

Презентация

Прочие расходы на мероприятия

Фарм-кружок Для расходов из раздела «Мероприятия» заполните поля с указанием темы, цели и результата мероприятия

(заполнение этих полей в электронном виде заменит бумажные акты на проведение мероприятия (представительской встречи). Здесь необходимо указать код продукта (препарата). Для этого используйте кнопку «Распределить» внизу правой части экрана. После ее нажатия появится окно «Распределения».

Автоматически в окне «Процент» указано 100%. Если вам необходимо указать один продукт, то выберите строчку из выпадающего списка с необходимым сочетанием МВЗ и препарата в окне «Продукт».

Строки в выпадающем списке колонки «Продукт» имеет следующую структуру:

В скобка указан код МВЗ

1 (подчеркнут красным) и код препарата (подчеркнут оранжевым).

После скобок указано наименование МВЗ (подчеркнуто синим) и наименование препарата (подчеркнуто зеленым).

После выбора соответствующего типа расхода, указания деталей чеков и списка приглашенных, нажмите

«Распределить». В открывшемся окне щелкните по полю «Product». В выпадающем списке вы можете

выбрать фильтр по тексту или по коду:

Если вы выбрали фильтр по тексту, то в поле «Product» наберите код подразделения большими латинскими

буквами, например, EPD, PPD или ANI. После этого через пробел - название региона или отдела на английском

языке. Например: EPD OTC Moscow, EPD Volga, ANI Promo и т. д.

В выпадающем списке ниже вы увидите только ваше подразделение (регион) в сочетании с наименованием

препаратов. Выберите строку с необходимым препаратом. Внимание: центр затрат в строке и ваш

персональный центр затрат должны отличатся, т.к. расходы из раздела «Мероприятия» относятся к затратам

из бюджета на продвижение препаратов (продуктов).

1 МВЗ – место возникновения затрат или кост-центр.

20

21

Если вы выберите фильтр по коду, то в поле «Product» укажите код центра затрат для мероприятий (промо

центр затрат), и в выпадающем списке вы увидите только указанный центр затрат в сочетании с препаратами.

Выберите строку с необходимым препаратом.

После того, как вы один раз выберите какую-либо строку из списка, она автоматически переносится в начало

списка, и в следующий раз Вы легко ее найдете.

Если вы хотите распределить расход на несколько препаратов, нажмите кнопку «Добавить новое распределение», появится дополнительная строка для указания МВЗ и кода продукта, а процент распределения поменяется на 50% . Если вы добавите третью строку, то процент автоматически поменяется на 33,3 и т.д. Процент распределения также можно менять вручную, исправив его в поле «Процент» на необходимое вам значение.

Если какое-то распределение вы используете часто, то его можно сохранить, нажав кнопку «Add to Favorites» и дав ему произвольное наименование. После этого вы сможете распределять расходы по препаратам просто выбрав это наименование из списка «Favorites».

После того, как вы укажите условия распределения, нажмите кнопку «Сохранить», затем «Готово». Вы вернетесь на поле «Расходы». После нажатия кнопки «Сохранить» экран обновится, и строка расхода появится в левой части экрана.

Чтобы изменить созданное и сохраненное распределение, выделите строку расхода, поставив галочку слева, нажмите кнопку «Подробности» в верхнем подменю, выберите пункт «Распределения» и внесите необходимые изменения в правой части окна. Нажмите «Сохранить».

Кнопка выбора

распределения по

проценту или сумме

Кнопка для

добавления строки

распределения

Кнопка для удаления

строки распределения

Кнопка для сохранения

варианта распределения

Кнопка для выбора

сохраненных вариантов

Поле выбора МВЗ и

препарата

22

VIII. Создание и работа со списком «Избранные»

В разделе «Приглашенные» вы можете создать свой собственный список «Избранные», в который добавите сотрудников и деловых партнеров. Это облегчит вам их поиск при включении в список приглашенных.

Нажмите кнопку «Избранные».

Вы открывшемся окне нажмите кнопку «Новый приглашенный».

Откроется следующее окно. В нем вы укажите тип приглашенного (Бизнес-гость или Здравоохранение),

должность, имя и фамилию гостя, а также наименование Учреждения/Компании, где он работает. Если вы хотите добавить еще одного нового приглашенного, тогда нажмите кнопку «Сохранить и добавить еще». В противном случае нажмите кнопку «Сохранить».

23

Второй способ добавить приглашенного в список «Избранные» - через системные установки. Для этого надо

зайти в свой «Профиль», выбрать пункт меню «Системные установки», из бокового меню выбрать «Избранные приглашенные». Для создания новой записи нужно нажать на кнопку «Новый приглашенный», в открывшемся окне заполнить все поля и нажать либо кнопку «Сохранить» или «Сохранить и добавить еще».

Также здесь вы можете объединять/добавлять людей в группы. Чтобы создать группу кликните по закладке «Группы приглашенных».

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать группу». Откроется окно (см. ниже). В строке «Найти всех приглашенных, у которых» вы должны выбрать критерий поиска людей для включения в

группу. В строке «Имя группы» укажите название группы. Ниже вы увидите список людей, которые подошли под заданный критерий. Вы можете выделить либо всех

сразу, поставив галочку в верхней строке таблицы, либо выделить некоторых людей из списка, поставив галочку рядом с их именем. После этого нажмите кнопку «Save Group».

24

После этого группа появится в списке. Если вы кликните по кнопке, выделенной красным, то откроется список людей, включенных в группу.

Чтобы добавить человека в группу, его необходимо добавить в список избранных, затем зайти на закладку «Группы приглашенных», выделить группу, в которую вы хотите добавить приглашенного, и нажать кнопку «Edit».

Найдите в списке ниже требуемого человека, отметьте его галочкой, нажмите кнопку «Save Group».

Чтобы удалить человека из группы, необходимо на закладке «Группы приглашенных» выделить группу, из которой вы хотите удалить человека, нажать кнопку «Edit», в списке ниже найти требуемого человека и убрать галочку, нажать кнопку «Save Group».

25

IX. Суточные для командировок по России и за рубежом В этом разделе рассматривается добавление типа расхода «Суточные». Суточные заполняются отдельно за каждый день командировки.

В поле «Новые расходы» выберите тип расхода «Суточные» или воспользуйтесь строкой быстрого поиска как на картинке ниже:

После нажатия на название расхода, заполните появившиеся в правой части окна поля. Поля с вертикальной красной линией слева являются обязательными для заполнения.

В поле «Дата документа» укажите дату, за которую вы запрашиваете суточные. Для заполнения информации о городе достаточно ввести первые буквы его названия. Автопоиск предложит подходящие варианты, выберите необходимый из списка. В поле «Тип» укажите тип суточных:

Для суточных, не требующих подтверждающих документов, – «Без документов».

Для суточных с подтверждающими документами - «Другое» если у вас разнородные расходы или «Питание» если только расходы на еду.

Для первого и последнего дня укажите 50% от суммы лимита, т.к эти дни учитываются как один день.

Пример заполнения типа суточных «Без документов» приведен ниже. Для удобства Вы можете увеличить правую часть окна, нажав кнопку, выделенную красным:

Дата, за которую Вы

предъявляете суточные

Город

командировки

26

После заполнения нажмите кнопку «Сохранить». Вам необходимо создать такие строки за каждый день командировки. Для этого вы можете воспользоваться кнопкой «Копировать» (см. раздел Копировать/Удалить расход). Для суточных, подтвержденных чеками, пример приведен ниже.

В поле «Сумма» укажите общую сумму всех чеков за день. Для заполнения информации о городе достаточно ввести первые буквы названия города, автопоиск предложит

Вам список подходящих городов, вам надо будет выбрать требуемый.

После заполнения полей нажмите кнопку «Детализировать» в нижней правой части.

Далее повторно укажите Тип расхода «Суточные» и выберите нужный тип в соответствии с чеками (Питание, Транспорт (Transportation), Другое (Other))

После этого укажите все детали этого расхода. В поле «Сумма» укажите общую сумму расходов, например на питание за день. А в поле комментарии укажите количество подтверждающих чеков и сумму каждого чека отдельно. Нажмите кнопку «Сохранить».

Снова выберите тип расхода «Суточные» и выберите нужный тип в соответствии с чеками – например, «Транспорт». Укажите все детали чека(ов). Нажмите кнопку «Сохранить». Пример:

Допустим, указанная выше сумма 1986,15 руб. была израсходована на питание (3 чека на общую сумму 1486,15 руб.) и такси по городу командировки (1 чек на сумму 500 руб.).

После нажатия кнопки «Детализация» укажите тип расхода «Суточные», выберите тип «Питание», и заполнить поля как на картинке ниже:

Нажмите кнопку «Сохранить».

В левой части под основной строкой появится строка детализации. Дата у таких строк расположена чуть правее, чем у основной. Нажав на серую галочку рядом с датой основной строки, вы можете скрыть строки детализации (т.е. в левой части экрана будет видна только основная строка), а нажав на серую галочку повторно, раскрыть их.

Основная строка на картинке выше помечена значком . Это значит, что строка содержит ошибку, которую

необходимо обязательно исправить. Описание всех значков вы найдете в разделе «Схематичные изображения». Если вы щелкните по значку, то увидите детали ошибки.

В нашем сумма детализации не равна сумме, указанной в основной строке. Вам необходимо зайти в основную строку и нажать кнопку «Создать детализацию». Укажите тип расхода

«Суточные», выберите тип «Транспорт», и заполнить поля как на картинке ниже:

27

Нажмите кнопку «Сохранить». В левой части появится еще одна строка детализации и исчезнет значок об ошибке:

Заполнение «Суточных» при зарубежной командировке. Для командировок за рубеж тип «Без документов» применять нельзя. Необходимо создавать расход «Суточные» с детализацией согласно чекам, как и для расхода «Суточные» в рублях. Наименование города зарубежной командировки необходимо указать на английском языке. После этого система автоматически выберет валюту страны командировки и пересчитает сумму в рубли. Сумма расхода будет отражена в двух валютах, например, в евро и рублях.

28

X. Тип расхода «Стоимость гостиничного номера» Рассмотрим пример заполнения расхода «Стоимость гостиничного номера». Для того чтобы внести информацию по расходам за проживание в гостинице, нужно выбрать тип расхода

«Стоимость гостиничного номера».

В разделе «Поставщик» вносится наименование отеля. В случае, если нужного отеля нет в списке, можно вписать название самостоятельно. В поле «Сумма» указывается сумма счета за весь период проживания. Детализация этой суммы производится путем нажатия на кнопку «Детализировать».

В полях «Дата прибытия» и «Дата отбытия» необходимо указать даты пребывания в гостинице. После указания дат система автоматически вычисляет количество ночей.

В поле «Стоимость номера» надо указать стоимость номера за одни сутки. Поле «Налог на номер» не заполняется. В случае, когда в счете есть дополнительные расходы (например, интернет в номере), надо выбрать в разделе «Дополнительные расходы (за каждую ночь)» подходящий тип расхода и проставить его стоимость за ночь. После сохранения всех введенных данных система создаст отдельную строку на каждый день пребывания в гостинице. Если какая-то из автоматически созданных строк Вам не нужна, ее можно выбрать, отметив «галочкой», и удалить. Сумма строк детализации должна быть равна сумме, указанной вами при создании расхода. В противном случае система сообщит об ошибке и не позволит отправить на утверждение данный отчет.

29

XI. Тип расхода «Интернет» Перечисленные ниже типы расходов имеют один и тот же набор полей для заполнения:

1. Прочие расходы в гостинице 2. Интернет 3. Междугородняя/международная связь 4. Мобильная связь 5. Бензин Рассмотрим заполнение расходов на Интернет. При заполнении полей помните, что поля, выделенные красной вертикальной линией, обязательны для

заполнения. Укажите поставщика услуг в поле «Поставщик», выбрав его из списка или напечатав его наименование. В случае отступлений от политик и процедур, пожалуйста, объясните причину в поле «Комментарий». После указания всей необходимой информации нажмите кнопку «Сохранить».

30

XII. Тип расхода «Такси из/до аэропорта, вокзала» Перечисленные ниже тип расходов имеют один и тот же набор полей для заполнения:

1. Прочие транспортные расходы сотрудников (не командировка) 2. Стоимость ж/д билета 3. Междугородний автобус 4. Такси из/до аэропорта, вокзала

Следующая информация должна быть указана в соответствующих полях:

«Дата документ» - укажите дату чека или дату начала поездки согласно билета,

«Откуда» – укажите наименование и адрес организации-пункта отправления при поездка на городском транспорте (в т.ч. такси); город начала поездки для ж/д и автобусных (междугородних) билетов,

«Куда» – укажите наименование и адрес организации–пункта назначения поездки на городском транспорте; город начала поездки для ж/д и автобусных (междугородних) билетов,

В поле «Город» укажите город, в котором Вы передвигались на городском транспорте, или город покупки билета,

В поле «Сумма» укажите стоимость такси/билетов и валюту, в которой была произведена оплата,

В случае отступлений от политик и процедур, пожалуйста, объясните причину в поле «Комментарий».Например, если вы купили ж/д билет за наличные, в поле «Комментарий» укажите причину покупки билета не через агентство.

Рассмотрим пример заполнения расходов на такси из/до аэропорта, вокзала во время командировки.

После заполнения всех полей нажмите кнопку «Сохранить».

31

XIII. Операции по корпоративной карте

Операции по корпоративной карте подгружаются в CTE на ежедневной основе. Вы можете их видеть на закладке Мой Concur и в разделе Расходы->Просмотреть расходы.

На странице «Мой Concur» пометьте галочкой нужную операцию, выберите отчет, в который вы хотите включить данный расход, при помощи кнопки «Выберите отчет о расходах», и нажмите кнопку «Импорт».

Операция будет добавлена в выбранный отчет.

Вы должны включать в отчет все выгруженные операции по корпоративной карте за текущий месяц. После

включения в отчет операция пропадает из списка на странице Мой Concur. Если вы удалите из отчета строку расхода, которая была создана на основании операции по корпоративной карте, то операция вновь появится в списке на странице Moй Concur. Таким образом, в этом списке будут только операции, не включенные в отчеты. Добавить операцию по корпоративной карте в отчет можно и находясь в отчете. Нажмите кнопку «Импорт» в левой части экрана, затем выберите операцию, выделив ее галочкой, нажмите кнопку «Импорт» уже в правой части экрана.

32

Система может не определить тип расхода, в этом случае в окне «Тип расхода» будет указано «Не определено», либо определить его неправильно. Вы можете выбрать корректный тип расхода из списка, который появится когда Вы кликните по галочке справа.

В случае снятия наличных с карты выберите тип расхода «Снятие наличных с карты», а в поле «Снятие наличных» поставьте галочку.

Расход будет добавлен к отчету и появится в левой части экрана.

Запрещено использовать корпоративную карту для оплаты личных расходов! Если же это произошло, то вы должны включить этот расход в отчет и поставить галочку в окне

«Личные расходы (не возмещать)». Этот расход не будет учитываться во взаиморасчетах с компанией.

33

XIV. Вложение чеков в электронный отчет Файл с изображение чека, который вы будете прикладывать к электронному отчету, должен быть в одном из следующих форматов JPG, JPEG, PNG, PDF, TIF,TIFF. Размер файла не должен превышать 5 МБ. Чтобы приложить файл к отчету, войдите в отчет и нажмите на кнопку «Квитанции»-> «Приложить изображения квитанции».

Появится окно, где нужно нажать кнопку «Обзор», найти в появившемся окне необходимый файл, выбрать его, после чего он появится в списке «File selected for uploading» . Нажмите кнопку «Выгрузить» для загрузки файла в CTE или «Удалить» если Вы хотите удалить файл.

Список файлов для

загрузки.

34

Если вы хотите проверить электронное изображение чеков, приложенных к отчету, нажмите на кнопку «Квитанции»-> «Просмотреть квитанции в новом окне» или «Просмотреть квитанции в текущем окне».

Откроется окно «Квитанции» с изображением чека. Чек можно просмотреть на экране и распечатать.

35

XV. Копировать/Удалить расход. Сортировка. Поле «Чек утерян» Чтобы скопировать расход, поставьте галочку в квадрате слева от расхода, который нужно скопировать, затем

нажмите кнопку «Копировать». Строка будет скопирована, причем в новой строке автоматически будет проставляться следующая календарная дата. Т.е., если в первоначальной строке дата была 15.10.2012, то в новой строке дата будет 16.10.2012. При необходимости вы можете изменить все данные в скопированной строке.

Чтобы удалить расход, поставьте галочку в квадрате слева от расхода, затем нажмите кнопку «Удалить».

Появится окно с просьбой подтвердить намерение удалить строку, нажмите «Да». Расход будет удален. В левой части вы можете сортировать созданные расходы по дате, типу расхода и сумме. Для этого наведите

курсор на правую сторону названия колонки и кликните по появившемуся черному треугольнику. Появятся условия сортировки: Сортировать по возрастанию/Сортировать по убыванию. Щелкнув по требуемому условию, вы увидите отсортированный список.

Если вы потеряли чек, то при создании расхода необходимо поставить галочку в окне «Чек утерян?».

36

XVI. Изменение заголовка отчета. Просмотр действий с отчетом

Если вам надо изменить заголовок уже созданного отчета, зайдите в отчет, нажмите кнопку «Подробности», выберете из списка «Заголовок отчета» и в открывшемся окне внесите изменения.

Если Вы хотите увидеть информацию о том, кто и какие действия производил с отчетом, то вам необходимо зайти в отчет, нажать кнопку «Подробности» и выбрать из списка «Журнал аудита».

Вы увидите кто и когда утверждал ваш отчет, а также какие действия производил со строками(например, уменьшил сумму).

XVII. Отправка электронного отчета на утверждение руководителю После того, как вы закончили работу с отчетом и готовы отправить его на утверждение руководителю, нажмите

кнопку в правом верхнем углу «Отправить отчет». Появится окно «Окончательная проверка». Нажмите кнопку «Принять и отправить».

Если в отчете нет ошибок, то появится окно с названием «Ход утверждения для отчета», где Вам необходимо нажать «Отправить отчет».

Появится окно «Статус отправки отчета» с информацией о том, что отчет успешно отправлен и указанием фамилии утверждающего менеджера. Нажмите кнопку «Закрыть».

Появляется экран «Активные отчеты», на нем Вы видите статус всех созданных отчетов. Список существующих статусов и их значение приведены в разделе «Статус отчета в СTE».

38

39

XVIII. Печать отчета и отправка бумажного отчета. Сохранение печатных форм из CTE в виде файлов

После одобрения отчета в CTE руководителем, нужно распечатать бумажные формы к отчету. Для этого вам

необходимо войти в отчет и нажать на кнопку «Печать»

Распечатайте три формы из списка: Сотрудники ООО «Эбботт Лэбораториз»:

Квитанция о расходах

Детализированный отчет

Эбботт Унифицированная форма АО-1

Сотрудники ООО «ЭббВи»

Квитанция о расходах

Детализированный отчет

Эббви Унифицированная форма АО-1

Чтобы сохранить формы для печати в виде файлов, войдя в отчет, нажмите кнопку Печать. Щелкните по

форме, изображение которой будете сохранять.В открывшемся окне вы увидите эту форму. Вверху нажмите

кнопку Печать (1). Откроется окно, где будут перечислены принтеры, выберите например такой как на экране

(2). В этом случае файл сохраниться в формате TIF. Нажмите кнопку Print (Печать) (3).

Далее вам надо будет дать название файлу и сохранить его.

40

Распишитесь на распечатанных формах, приложите к ним чеки, командировочные документы и пр., и отправьте в бухгалтерию по следующим адресам:

Сотрудники подразделений EPD, AMO, ANI,

OEC, HR

Куда: г. Москва Ленинградское шосее 16 А,

корп.1, 125171

Кому: ООО «Эбботт Лэбораториз», Бухгалтерия

Сотрудники подразделений ADD, ADC, AMD, AVD,IBIS

Куда: Московская обл., Г.Химки, ул.Ленинградская, влд.39, стр.5,

141400

41

XIX. Схематичные изображения

При наведении курсора на символ, появляются всплывающие окна с указанием значения символа и с деталями, которые имеют отношение к этому символу. Значения символов приведены ниже:

- расход распределен по продуктам

- к расходу имеется комментарий

- расход имеет список приглашенных

- предупреждение о том, что возможно превышен лимит, действующий в вашем подразделении, при этом система позволит Вам отправить отчет на утверждение руководителю.

- строка содержит ошибку, которую необходимо исправить перед отправкой авансового отчета. Если Вы щелкните по значку, то увидите описание ошибки.

- расход оплачен корпоративной картой

- расход оплачен компанией (билеты, мероприятия и пр.)

42

XX. Статус отчета в CTE

Статус отчета В CTE Описание

Отправлен и ждет утверждения Отчет отправлен на утверждение руководителю, но еще не утвержден

Возвращено служащему Отчет возвращен на доработку руководителем или бухгалтером

Утвержден, идет бухгалтерская проверка

Отчет утвержден руководителем и доступен для бухгалтерской проверки

Утвержден Отчет утвержден, проверен бухгалтером и загружен в SAP

После отправки отчета руководителю статус отчета в CTE меняется на «Отправлен и ждет утверждения».

Если отчет утвержден (частично утвержден) руководителем, то отчет отправляется бухгалтеру для проверки. Статус отчета меняется на «Утвержден, идет бухгалтерская проверка» После получения бумажного варианта отчета, бухгалтер проверяет отчет на соответствие локальным процедурам и политикам, а также требованиям законодательства. После одобрения отчета бухгалтером, статус отчета меняется на «Утвержден».

Если руководитель или бухгалтер вернул отчет, то сотруднику приходит уведомление на электронную почту о возврате отчета. Статус отчета меняется на «Возвращено служащему». Сотрудник заходит в CTE и вносит изменения в отчет, в соответствии с комментариям. Одобряющий руководитель и проверяющий бухгалтер могут уменьшать сумму расхода для приведения их в соответствие с существующими политиками и лимитами.