1  

Facilities Advisory Committee Meeting 

Tuesday September 1, 2015 

I. Time, Location, and Attendees: 

3:00 – 4:20 P.M. Administrative Center – Gillham Park Room 

Members Present: Curt Crespino, Hali Fieldman, Saul Honigberg, Steven Pankey, Bob Simmons, Peter Witte 

Staff Present: Pat Kohlscheen, Karen Lavendusky, Jeff Vandel 

Minutes recorded by: Pat Kohlscheen 

Chairman Simmons informed the committee members Dr. James DeLisle was out of the state, Dr. DeLisle had reviewed the information for this meeting, and has given Chairman Simmons his proxy for any action items 

II. Motion to Approve – Meeting Minutes – April 16, 2015 

Correction to the meeting minutes was observed by Saul Honigberg – o “The last of the $3 dollar gift will be used on the third floor for the LaBudde Special Collection and the Edger Snow Collection” should read “The last of the $3M dollar gift will be used on the third floor for the LaBudde Special Collection and the Edger Snow Collection”   

Correction was noted and completed 

Saul Honigberg motion and Steve Pankey second the motion to approve as corrected. Approved 

III. Space Request – Honors College – 5317/5319 Holmes 

See attached for the background information, justification, building diagram, and the request for additional space for the Honors College at 5317/5319 Holmes 

Peter Witte motion and Saul Honigberg second the motion to approve the space request for the Honors College. Approved 

IV. Space Request – AUPD Center for the Neighborhoods – 4747 Troost 

See attached for the background information, justification, building diagram, and the request for additional space for the AUPD Center for the Neighborhoods at UMKC 

Saul Honigberg motion and Peter Witte second the motion to approve the space for the AUPD Center for the Neighborhoods. Approved 

V. Space Request – SCE – KCEZ Phase II – 4825 Troost 

See attached for the background information, justification, building diagram, and the request for additional space for the additional space for the Reuse and Repurpose of 4825 Troost, rooms 124, 124B,125, and125B 

o KCEZ offices in Union Station will move to 4825 Troost and the Union Station month to month leases will terminate with the move 

Saul Honigberg motion and Steve Pankey second the motion to approve the space request for the Reuse and Repurpose of 4825 Troost – rooms 124, 124B, 125, and 125B. Approved 

VI. Space Request – KCUR – 4825 Troost 

2  

See attached for the background information, justification, building diagram, and the request for additional space for KCUR 

o Continuous space would be ideal but to renovate the space available would be costly because of the abatement issues 

o KCUR would be responsible for all renovation costs and is willing to accept non‐continuous space 

Curt Crespino motion and Hali Fieldman second the motion to approve the space request for KCUR. Approved 

VII. Capital Projects Update 

Spencer Chemistry Building and School of Biological Sciences Renovations o The $18.3M in bonding has been release from the State and with an additional campus funding there will be approximately $21.5M for the renovations 

o The first round of renovations will focus on teaching labs and supporting infrastructure 

o Meetings will begin immediately involving staff and faculty to determine what is needed if a complete renovation could be done 

o The consultant will take that information to develop a master plan  o A secondary plan would be develop that would take inconsideration the best use of the money available to complete as much as possible of the needed renovations in the first phase and to find a suitable stopping point to insure a smooth continuation if and when more money is obtained to complete all needed renovations  Clarification: The money is not earmarked solely for the renovation of 

teaching labs. It will be used throughout both buildings with the main emphases on teaching labs and infrastructure issues 

o Timing of the construction has not been set and the work will not be done in‐house 

o The first construction phases will be to select a construction manager who will be with us through all the construction phases 

o In the second phase the construction manager will bid out the work needed to sub‐contractors 

o We are looking at having a master plan that will be like a road map on how we will spend the initial $21M but ultimately be able to renovate the entire buildings with future money 

o The number one UMKC Capital Funding priority for the coming legislature is requesting additional funds to complete the entire renovation 

o There are no assurances when or if we will receive this money but at this time we have enough time and money to keep us busy for the next two years 

Robert W. Plaster Free Enterprise Center o This is a 50/50 Match – the State money is in hand, we have raised the matching private funds, we feel for the current project we need to raise more private funding, and we are in the process of raising those funds 

3  

o We hope to have a Request for Proposal (RFP) for a Design Build team by December of 2015 

o A launch event for the project will be October 2nd while the Board of Curators are on campus 

o There is a building on the site and asbestos abatement is going on prior to demolition, the demolition bid has been accepted, and the demolition should be completed before the Oct 2nd launch 

Oak Street West Development / 51 Oak / KCYM / Whole Foods o Work is underway for the relocation of the KCYM (Kansas City Young Matrons) Club House and the start of the 51st Oak Project which includes Whole Foods, apartments, and offices for the UMKC Student Health, Counseling, and Disability Services 

o Saturday September 12th is the moving date for the KCYM building. Starting at 9:00 A.M. and anticipating being on the new lot by Noon. 

o UMATTERS will publish the Oak Street and 52nd Street closure times o The entire project is slated to be completed in early 2018 

Parking in the 51st Street area  o There is abundance of parking in the Cherry Street Parking Structure. Parking lots at the Administration Building and the School of Education fill quickly making the Cherry Street Parking Structure the place to park. 

o The parking structure at the new 51 Oak site will contain disability parking for those utilizing the disabilities services offices with sufficient parking for Whole Foods and the apartments. The challenge will be keeping our students out of their parking areas. Issuing tickets and towing will probably become the aggressive way to curtail the parking abuse 

The T/m Museum o The project was finished this summer with an opening of August 1, 2015.  o It has been a long awaited update with interpretive displays and signage that are easy to see and to enjoy 

o Attendance has skyrocketed with great national reviews and articles  Performing Arts Center Lobby and Spencer Theatre 

o We are in the midst of renovations that will be completed in November in time for the Christmas Carol rehearsals 

VIII. Space Utilization Study 

UM Systems is launching an initiative to start the Space Utilization Study on all campuses 

Paulienand Associates, a Denver, CO consulting firm, has been hired for the study 

They will be on campus several times to tour the campus, look at our space data base, our classroom scheduling, employee data, and to get the feel of our campus. They will verify how accurate our data is and to see how space is being utilized now 

September 21st they will have a conference call with the Dean’s Council and the Provost as a launch for the September 29th visit 

 

4  

September 29th to October 1st they will be back on campus to meet with the Deans and Direct Reports as an interview  process to find the needs of the departments and how growing enrollments are affecting the departments and schools 

The first visit will focus on the Volker Campus and they will be back mid‐October to focus on Hospital Hill 

The project should conclude mid‐November and they will be back to give a draft of their findings 

The goal of the study is to look at the information at a campus‐wide level. The last time this was done was in 2002 and there have been major changes since that time 

They will be looking at what space we have, how well it is being utilized, is there too much or not enough, how well it is working with what is being taught, and is the space working for what it was forecasted for 

The study will show what we have and how it is being utilized and if new construction is proposed schools will have to proof the needed space is not there and new construction is needed  

IX. Updates 

Deferred Maintenance o We have been gathering annual data, we have completed several assessments of our buildings, we are in the process of compiling that data, and we should be ready for discussion of the information at the next meeting in November 

Faculty Facilities or Faculty Club Office o For the next meeting we will pull some data about the successful and unsuccessful way this has been done on other campuses. This would probably need a faculty initiative for it to process 

X. Additional Items for discussion  

Concerns about aggressive driving on and around campus – 52nd Street toward the Cherry Street Parking Structure and 52nd at Charlotte 

Smoking on campus – allowed on City property – if on University property more signs could be posted and general announcements of the smoking policy. Concerns about smoking at the School of Medicine Loading Dock 

XI. Next Meeting and Motion to Adjourn 

Next meeting – Wednesday November 4, 2015 – 3:00 to 4:30 P.M. Location General Services Building Room GSB 103 

Steve Pankey motion and Saul Honigberg second to adjourn. Approved