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FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC FLORIANOPOLIS
CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
MILSON JOSÉ DOS SANTOS SILVEIRA JÚNIOR
PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NO
ESCRITÓRIO DE PROJETOS DA UNIDADE DE JUSTIÇA
Florianópolis
2015
MILSON JOSÉ DOS SANTOS SILVEIRA JÚNIOR
PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NO
ESCRITÓRIO DE PROJETOS DA UNIDADE DE JUSTIÇA
Projeto Integrador de Curso de Pós-
Graduação apresentado à banca
examinadora da Faculdade de Tecnologia
Senac de Florianópolos como requisito
parcial para a obtenção do título de
Especialista em Gerenciamento de Projetos.
Orientador: Prof. Xisto Alves de Souza Júnior
Florianópolis
2015
MILSON JOSÉ DOS SANTOS SILVEIRA JÚNIOR
PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NO
ESCRITÓRIO DE PROJETOS DA UNIDADE DE JUSTIÇA
Projeto Integrador aprovado como requisito parcial para obtenção do grau de
especialista, no curso de Pós-Graduação Lato Sensu de Gerenciamento de Projetos
na Faculdade de Tecnologia Senac de Florianópolis.
Comissão Avaliadora
Docente da Disciplina Integradora:
Prof. Dr. Paulo Roberto Ramos
Docente Orientador:
Prof. Xisto Alves de Souza Júnior
Docente da Disciplina Técnicas de Pesquisa:
Prof. Sandro de Oliveira
Florianópolis
2015
RESUMO
Este trabalho de conclusão de curso aborda a nova teoria da empresa e organização
baseada no conhecimento para explicar o processo dinâmico de criação e utilização
do conhecimento. Para isso, foram revistos a teoria da criação do conhecimento
através os meios de ainda mais incorpora-lo ao pensamento organizacional. Neste
trabalho, a criação de conhecimento é conceituada como um processo, em que
várias contradições são sintetizados através de interações dinâmicas entre os
indivíduos, a organização e o meio ambiente. Com a visão empresarial, a estratégia
e organização devem ser reexaminadas como o processo de síntese e auto-
transcendência em vez de uma análise lógica da estrutura ou da ação. Uma
organização não é uma máquina de processamento de informação que é composto
de pequenas tarefas para realizar uma determinada tarefa, mas uma configuração
orgânica. Para que a gestão do conhecimento aconteça de maneira eficiente, foi
elaborado nesse trabalho de conclusão de curso um projeto que apresenta um plano
de implantação da gestão do conhecimento no Escritório de Projetos da Unidade de
Justiça da Softplan.
ABSTRACT
This course conclusion work addresses the new theory of business and knowledge-
based organization to explain the dynamic process of creation and use of knowledge.
For this, they were revised theory of knowledge creation through the further means of
incorporating it to organizational thinking. In this work, the creation of knowledge is
conceptualized as a process in which various contradictions are synthesized through
dynamic interactions between individuals, the organization and the environment. With
the corporate vision, strategy and organization should be reviewed as the process of
synthesis and self-transcendence rather than a logical analysis of the structure or
action. An organization is not an information processing machine which consists of
small tasks to perform a particular task, but an organic configuration. For knowledge
management happen efficiently, it designed this course conclusion work a project
that presents a deployment plan of knowledge management in the Escritório de
Projetos of Unidade de Justiça of Softplan.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Dez maiores desafios para a Gestão do Conhecimento ........................... 18
Figura 2 - Concepção de estratégia para o conhecimento da organização .............. 19
Figura 3 - Processo empresarial da Gestão do Conhecimento ................................. 20
Figura 4 - Pontos críticos para a implantação da Gestão do Conhecimento ............. 21
Figura 5 - Questões sobre a implantação da Gestão do Conhecimento ................... 22
Figura 6 - Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos .............................. 23
Figura 7 - Interação dos grupos de processos nas fases do projeto ......................... 24
Figura 8 - Interaçãoes nos processo de gerenciamento de projetos ......................... 25
Figura 9 - Ambiente do Projeto .................................................................................. 34
Figura 10 - Estrututa analitica do projeto ................................................................... 39
Figura 11 - Distribuição dos custos por atividade do projeto ..................................... 43
Figura 12 - Matrix Tarefa X Responsabilidade .......................................................... 43
Figura 13 - Cronograma dos principais marcos do projeto ........................................ 44
Figura 14 - Cronograma do projeto e relação de dependencias ............................... 49
Figura 15 - Modelo de aceite de produtos e/ou serviços ........................................... 50
Figura 16 - Modelo de relatório de desempenho do projeto ...................................... 51
Figura 17 - Modelo de relatório de lições aprendidas ................................................ 52
Figura 18 - Modelo para documentação final do projeto ........................................... 53
Figura 19 - Modelo de aceite final ............................................................................. 54
Figura 20 – Principais Stakeholdes ........................................................................... 61
Figura 21 – Partes interessadas - Funções ............................................................... 64
Figura 22 – Gestão das partes interessadas ............................................................. 66
Figura 23 - Matriz de analise das partes interessadas .............................................. 67
Figura 24 - Estrutura analítica das partes interessadas ............................................ 68
Figura 25 - Cronograma do projeto e precedessores ................................................ 71
Figura 26 - Orçamento do Projeto ............................................................................. 75
Figura 27 - Requisitos de qualidade do projeto ......................................................... 78
Figura 28 - Organograma do Projeto ......................................................................... 82
Figura 29 - Equipe do Projeto.................................................................................... 82
Figura 30 - Matriz de responsabilidades ................................................................... 83
Figura 31 - Atribuições de cargos .............................................................................. 84
Figura 33 - Estratégia de monitoramento e plano de ação ........................................ 88
Figura 32 - Quadro de analise de dados ................................................................... 88
Figura 34 - Modelo de atas de reunião ...................................................................... 91
Figura 35 - Modelo de relatório de desempenho ....................................................... 93
Figura 36 - Contato das principais partes interessadas ............................................ 93
Figura 37 - Mapa de comunicações .......................................................................... 94
Figura 38 - Principais riscos do projeto ..................................................................... 96
Figura 39 - Matriz de probabilidade de impacto ........................................................ 97
Figura 40 - Resposta aos riscos ................................................................................ 98
Figura 41 - Formulário de Acompanhamento de Contrato ...................................... 102
Figura 42 - Planilha de aquisições de serviços/produtos ........................................ 104
Figura 43 - Mapa comparativo ................................................................................. 105
Figura 44 - Ficha de avaliação de desempenho dos fornecedores ......................... 106
SUMÁRIO
RESUMO..................................................................................................................... 4
ABSTRACT ................................................................................................................. 5
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... 6
INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 14
APRESENTAÇÃO ................................................................................................. 14
OBJETIVOS .............................................................................................................. 14
Objetivo Geral ........................................................................................................ 15
Objetivos Específicos ............................................................................................ 15
JUSTIFICATIVA ..................................................................................................... 15
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................. 16
METODOLOGIA .................................................................................................... 25
DESENVOLVIMENTO .............................................................................................. 30
Termo de abertura do projeto .................................................................................... 30
Resumo das condições do projeto ......................................................................... 30
Designação do gerente de projeto ......................................................................... 30
Responsabilidades do gerente de projeto ............................................................. 30
Objetivo principal do projeto .................................................................................. 31
Justificativa ............................................................................................................ 31
Escopo ................................................................................................................... 32
Prazo ..................................................................................................................... 32
Premissa ................................................................................................................ 33
Restrição ................................................................................................................ 33
Investimentos ......................................................................................................... 33
Equipe do projeto ................................................................................................... 33
Análise do ambiente do projeto (partes interessadas) ........................................... 34
PLANEJAMENTO DO PROJETO ............................................................................. 35
Escopo ................................................................................................................... 35
Entrega Principal ................................................................................................... 35
Entregas Secundárias ........................................................................................... 36
Análise de viabilidade econômico-financeira ......................................................... 36
Tarefas programadas ............................................................................................ 38
Riscos e respostas planejadas .............................................................................. 40
Especificações contratuais .................................................................................... 40
Critérios de aceitação do projeto ........................................................................... 41
Assinaturas/aprovações......................................................................................... 42
Custos.................................................................................................................... 42
Matriz tarefa x responsabilidade ............................................................................ 43
Cronograma dos principais marcos do projeto ...................................................... 43
Gerenciamento da Integração ................................................................................... 45
Resumo das condições do projeto ......................................................................... 45
Designação do gerente de projeto ......................................................................... 45
Responsabilidades do gerente de projeto ............................................................. 45
Objetivo principal do projeto .................................................................................. 46
Justificativa ............................................................................................................ 46
Escopo ................................................................................................................... 47
Prazo ..................................................................................................................... 47
Premissa ................................................................................................................ 47
Restrição ................................................................................................................ 48
Cronograma inicial ................................................................................................. 48
Investimentos ......................................................................................................... 49
Equipe do projeto ................................................................................................... 49
Modelo de aceite de produtos e/ou serviços .......................................................... 50
Modelo de relatório de desempenho do projeto ..................................................... 51
Modelo de relatório de lições aprendidas .............................................................. 52
Modelo para documentação final do projeto .......................................................... 53
Modelo de aceite final ............................................................................................ 53
Declaração do Escopo .............................................................................................. 55
Objetivo do documento .......................................................................................... 55
Objetivo do projeto ................................................................................................. 55
Justificativa ............................................................................................................ 55
Produto e/ou serviços do projeto ........................................................................... 56
Entregas do projeto ............................................................................................... 56
Principal ................................................................................................................. 56
Secundárias ........................................................................................................... 57
Exclusões do projeto ............................................................................................. 57
Restrições do projeto ............................................................................................. 57
Premissas do projeto ............................................................................................. 58
Critérios de aceitação ............................................................................................ 58
Responsabilidades ................................................................................................ 59
Ligações com outros projetos ................................................................................ 59
Principais Stakeholders ......................................................................................... 60
Custo estimado ...................................................................................................... 61
Plano de gerenciamento das partes interessadas ..................................................... 62
Resumo do projeto ................................................................................................ 62
Objetivo do Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas ............................. 62
Processos de Partes interessadas ........................................................................ 62
Estratégia para gerenciar as partes interessadas .................................................. 63
Identificação das partes interessadas .................................................................... 63
Gestão das partes interessadas ............................................................................ 65
.................................................................................................................................. 65
.................................................................................................................................. 66
Matriz de análise das partes interessadas ............................................................. 67
Plano de Gerenciamento do Tempo .......................................................................... 70
Processos de Gerenciamento de Tempo .............................................................. 70
Priorização das mudanças nos prazos .................................................................. 70
Cronograma ........................................................................................................... 70
Controle de mudança de prazos ............................................................................ 72
Avaliação dos prazos do projeto ............................................................................... 72
Responsável pelo plano de gerenciamento do tempo ............................................... 72
Gerenciamento dos custos ........................................................................................ 73
Processos de gerenciamento de custos ................................................................ 73
Frequência de avaliação do orçamento do projeto ................................................ 73
Autonomias dos membros da equipe .................................................................... 73
Administração do Plano de Gerenciamento de Custos ......................................... 73
Responsável pelo plano ..................................................................................... 73
Frequência de atualização do plano de gerenciamento de custos ........................ 74
Outros assuntos relacionados ao gerenciamento de custos do projeto não
previstos neste plano. ............................................................................................ 74
Orçamento ............................................................................................................. 74
Gerenciamento da qualidade .................................................................................... 76
Objetivo.................................................................................................................. 76
Requisitos de qualidade ........................................................................................ 76
Garantia da qualidade ........................................................................................... 78
Controle da qualidade ............................................................................................ 79
Indicadores de controle ...................................................................................... 79
Objetivo dos indicadores ....................................................................................... 79
Registro da qualidade ............................................................................................ 80
Relatórios de controle da qualidade ...................................................................... 80
Gerenciamento dos Recursos Humanos ................................................................... 82
Organograma do Projeto ....................................................................................... 82
Equipe do Projeto .................................................................................................. 82
Matriz de responsabilidade .................................................................................... 83
Responsáveis pelos planos ................................................................................ 83
Atribuições dos cargos/perfil .............................................................................. 83
Procedimentos relativos à inserção de novos recursos, a realocação e a
substituição de membros da equipe. ..................................................................... 84
Treinamento e desenvolvimento ............................................................................ 85
Avaliação de resultados da equipe – Avaliação de desempenho .......................... 86
Bonificação – Sistema de reconhecimento ............................................................ 86
Frequência de avaliação consolidada dos resultados da equipe ........................... 86
Objetivos, Metas, Indicadores e Ações – Plano de RH (alinhamento estratégico) –
Monitoramento dos indicadores ............................................................................. 88
Gerenciamento das Comunicações .......................................................................... 90
Responsabilidades ................................................................................................ 90
Política ................................................................................................................... 90
Modelo de ata de reunião ...................................................................................... 90
Método de implantação da Gestão do Conhecimento – PMO - Unidade de Justiça –
Softplan ..................................................................................................................... 90
ATA DA REUNIÃO .................................................................................................... 90
Modelo de relatório de desempenho ..................................................................... 92
Método de implantação da Gestão do Conhecimento – PMO - Unidade de Justiça –
Softplan ..................................................................................................................... 92
RELATÓRIO DE DESEMPENHO ............................................................................. 92
Relação das partes interessadas ........................................................................... 93
Mapa das comunicações ........................................................................................... 93
Gerenciamento dos riscos ......................................................................................... 95
Categorização dos riscos....................................................................................... 95
Probabilidade e impacto ........................................................................................ 95
Matriz de probabilidade de impacto ....................................................................... 97
Respostas aos riscos ............................................................................................. 97
Gerenciamento das Aquisições ............................................................................... 100
Objetivo do documento ........................................................................................ 100
Descrição dos processos de gerenciamento das aquisições............................... 100
Fazer ou comprar (Make or Buy) ......................................................................... 100
Tipos de contratos ............................................................................................... 101
Administração dos contratos ................................................................................ 101
Documentos padronizados .................................................................................. 102
Critérios de avaliação de propostas ..................................................................... 103
Critérios de avaliação dos fornecedores .............................................................. 103
Responsáveis pela administração do plano......................................................... 104
Referencial bibliográfico .......................................................................................... 107
INTRODUÇÃO
APRESENTAÇÃO
O conhecimento é o ativo mais importante das organizações atuais. Por tal motivo é
uma das ferramentas mais importantes e intrínsecas na elaboração de estratégias
para a construção de uma vantagem competitiva. (HILARIO E JOAO, s.d.)
Toda empresa é um estoque de conhecimento em si. A ampliação da vantagem
competitiva reside na maneira como este conhecimento é transformado e utilizado. A
gestão do conhecimento portanto consiste na estratégia de ações que são adotadas
para fazer o melhor uso possível desse conhecimento a fim de identificar,
desenvolver, disseminar e atualizar o conhecimento coletivo da organização.
Segundo Lima et al (2005),
Essas questões identificam a necessidade de se trabalhar com o conhecimento
categorizando-o, definindo suas fontes, compreendendo e gerindo seu processo de
criação, identificando o seu conteúdo, integrando-o às capacitações, competências e
processos organizacionais e de gestão, implementando políticas para a sua proteção.
Portanto, toda empresa que se baseia em conhecimento é uma organização de
aprendizagem de reconhece o conhecimento como um recurso estratégico e cria
conhecimento, que pode ser processado internamente e utilizado externamente,
aproveitando o potencial de seu capital intelectual, no qual o trabalhador tem sua
visão voltada orientada para o componente crítico, o conhecimento.
Sendo assim, segundo Torres (2009), a Gestão do Conhecimento é “uma coleção de
processos que governam a criação e disseminação do conhecimento para preencher
os objetivos organizacionais”.
OBJETIVOS
OBJETIVO GERAL
Elaborar um projeto para implantação da Gestão do Conhecimento nas etapas de
planejamento dos projetos de implantação da Unidade da Justiça, dentro da
Gerência de Serviços, da Softplan.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conhecer os processos, técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos
componentes da metodologia abordada nas disciplinas ministradas na Pós-
Graduação em Gerenciamento de Projetos do SENAC;
Desenvolver documentos específicos de nove áreas de conhecimento em
gerenciamento de projetos (integração, escopo, tempo, custos, qualidade,
recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições);
Estabelecer procedimentos e estratégias de negociação e tomada de decisão
dentro do grupo de trabalho que elaborará o projeto;
JUSTIFICATIVA
O conhecimento tem sido reconhecido como um dos ativos mais importantes das
organizações atuais, visto que é um dos principais fatores de aumento da
competitividade no mercado. Por tal motivo o conhecimento deve ser gerenciado
para que contribua continuamente para o desenvolvimento organizacional.
Quando o conhecimento é registrado eficazmente traz a qualquer empresa, seja ela
de grande, médio ou pequeno porte, diferencial competitivo. Ter uma estratégia de
gestão do conhecimento estabelecida de forma concisa e coerente permite registrar
o conhecimento, que se encontra em seus colaboradores, no momento certo e
alinhada ao plano estratégico organizacional.
Este projeto, que tem como objetivo elaborar um plano de implantação da gestão do
conhecimento no escritório de projetos da Unidade de Justiça da Softplan, visa
permitir atingir o conhecimento certo, na hora certa e no lugar certo. Quando tal
conhecimento for coletado e registrado contribuirá para a inovação da gestão de
projetos e melhoria contínua do gerenciamento de projetos e na estruturação dos
processos de implantação.
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Conhecimento é todo fato, informação e habilidade adquirida por uma pessoa
através de experiência ou educação, ou seja, consiste do entendimento teórico ou
prático de um assunto. Também pode ser definido como a consciência ou
familiaridade ganhada através da experiência (Phil, 2012). O processo de fabricação
de um sapato é um exemplo de conhecimento. Ao aplicar o processo de fabricação
do sapato o sapateiro está utilizando de seu conhecimento, e a partir do momento
que ele ensina ao seu aprendiz, o sapateiro está transferindo o seu conhecimento ao
aprendiz.
Segundo Nonaka e Takeuchi (1997) existem duas classificações de conhecimento.
O conhecimento tácito corresponde ao conhecimento que um indivíduo possui, ou
seja, o conhecimento pessoal e específico ao seu contexto. O conhecimento
explícito corresponde ao conhecimento codificado e transmissível em linguagem
formal e sistêmica. No exemplo do sapateiro, a transmissão do conhecimento ocorre
de forma verdadeira quando o conhecimento explicito do sapateiro tornasse
conhecimento tácito do aprendiz. A partir desse momento o aprendiz poderá realizar
melhorias no conhecimento adquirido, podendo repassa-lo a novos aprendizes,
agregando, assim novos conhecimentos aos novos aprendizes (PHIL, 2012).
A partir disso, pode-se definir a gestão do conhecimento como uma coleção de
processos que governam a criação e disseminação do conhecimento para preencher
os objetivos organizacionais. Segundo Hilario e João (s.d.) a empresa pode ser
entendida como um estoque de conhecimento, cujo sucesso depende da eficiência
com que ela transforma o conhecimento existente no plano das ideias para o
conhecimento aplicado no plano das ações. Sendo assim, o conhecimento torna-se
o mais importante ativo das organizações atuais e que, sendo utilizado e gerenciado
adequadamente, pode tornar-se uma ferramenta estratégica para a construção de
vantagem competitiva no mercado atual.
Lima et al (2005) define uma empresa baseada em conhecimento como
uma organização de aprendizagem que reconhece o conhecimento como um recurso estratégico e cria conhecimento, que pode ser processado internamente e utilizado externamente, aproveitando o potencial de seu capital intelectual, onde o trabalhador do conhecimento é o componente crítico
Atualmente, a gestão do conhecimento é vista como solução para pelo menos três
grandes questões contemporâneas (LIMA et al, 2005):
Força de trabalho em processo de envelhecimento;
Crescimento geométrico na capacidade tecnológica e consequente aumento
da quantidade de dados e informações disponíveis;
Crescente demanda por inovação.
Nesse aspecto a gestão do conhecimento dentro das organizações tem como
objetivo viabilizar ferramentas e processos para a criação, consulta e
compartilhamento do conhecimento. Entretanto, Phill (2012) ressalta que a captura
e armazenamento de “todo” o conhecimento da empresa em softwares não se torna
suficiente no processo de gestão do conhecimento. Tais sistemáticas de acumulo de
informação, no fim, pode se tornar enfadonha para os colaboradores que são os
principais detentores do conhecimento tácito da organização.
As empresas apresentam uma série de desafios e questões sobre a implantação de
programas de gestão do conhecimento. King (2002), em uma pesquisa realizada
com aproximadamente 200 empresas identificou dez tópicos relevantes na
implantação de tais programas. A figura 1 apresenta os dez tópicos na forma de
questões ou desafios:
Figura 1 - Dez maiores desafios para a Gestão do Conhecimento
É sabido que a estratégia organizacional deve ser o norteador para a elaboração de
uma estratégia de gestão do conhecimento, pois a estratégia da gestão do
conhecimento devem contribuir para a melhoria da eficiência e da efetividade dos
processos de negócio e no desempenho organizacional.
Segundo Lima et al (2005), a estratégia da gestão do conhecimento
podem ser relacionados processos: um processo organizacional e um processo de gestão. O processo organizacional descreve o planejamento e a estruturação da Gestão do Conhecimento em uma empresa. Materializa-se através das funções associadas à Gestão do Conhecimento. O processo de gestão se dá na dimensão da gestão estratégica do conhecimento e tem o papel de coordenar a realização da função “conhecimento”.
De acordo a Sveiby (1997), o uso estratégico do conhecimento pode ser tratado de
acordo a perspectiva baseada na informação ou baseada no conhecimento. A figura
2 apresenta as características dessas abordagens, servindo de referencia para que
as empresas se posicionem em relação ao tratamento estratégico a ser dado para a
gestão do conhecimento:
Figura 2 - Concepção de estratégia para o conhecimento da organização
Os desafios e as estratégias que norteiam a gestão do conhecimento mostram a
necessidade de se trabalhar como conhecimento, categorizando-o, determinando
suas fontes, gerindo e compreendendo seu processo de criação, identificando seu
conteúdo, integrando-o às capacitações, competências e processos organizacionais
e de gestão, implementando políticas para sua proteção (LIMA ET AL, 2005).
Wiig (1999) apresenta uma visão sistêmica na gestão do conhecimento em uma
organização. A figura 3 representa tal visão, mostrando as interfaces e
sombreamentos que um processo empresarial de gestão do conhecimento
estabelece com a gestão de recursos humanos, com a pesquisa e desenvolvimento
e com os sistemas e tecnologias da informação e comunicação.
Figura 3 - Processo empresarial da Gestão do Conhecimento
Segundo Lima et al. (2005)
o uso de uma abordagem baseada em recursos e capacitações é fundamental para o desenvolvimento de uma estratégia de Gestão do Conhecimento, ou seja, uma estratégia empresarial fundamentada no conhecimento
Na Figura 4, Lin e Tseng (2005) relacionam e representam os principais pontos
críticos (gaps) a serem observados na implantação da Gestão do Conhecimento em
uma empresa.
Figura 4 - Pontos críticos para a implantação da Gestão do Conhecimento
Segundo Lin e Tseng:
O gap 1 apresenta-se como um gap de percepção, enquanto que os gaps 2 e 3 referem-se aos processos de implantação da Gestão do Conhecimento propriamente dita. O gap 4 está associado à efetividade da implantação do sistema de Gestão do Conhecimento. Os gaps 5 e 6 trabalham o nível de compreensão e de percepção dos colaboradores da empresa em relação ao conhecimento necessário para se desenvolver uma operação sustentável. Tais gaps são superados através de uma gestão estratégica do conhecimento. As diretrizes estratégicas para a implantação da Gestão do Conhecimento em uma empresa têm como objetivo o tratamento desses gaps para que se tenha uma efetiva Gestão do Conhecimento organizacional.
As diretrizes estratégicas para a implantação da Gestão do Conhecimento têm
caráter orientativo e devem antecipar-se aos problemas típicos de implantação e
garantir a coerência estratégica (LIMA ET AL, 2005). Segundo Phill (2012) de
maneira geral, três perguntas devem ser respondidas para a implantação da gestão
do conhecimento, como mostra a figura 5:
Figura 5 - Questões sobre a implantação da Gestão do Conhecimento
Nesse ponto, segundo Hilário e João (s.d.), papel da empresa é então o de atuar
como um agente organizador do conhecimento existente, tornando-o aplicável e
gerando novo conhecimento, desempenhando esta tarefa de forma superior à da
concorrência.
Para isto faz-se necessário o planejamento da elaboração de uma estratégia de
implantação de gestão do conhecimento da organização. O Guia PMBOK é um
orientador neste planejamento. Segundo o Guia PMBOK um projeto é um “esforço
temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”, podendo
este resultado ser tangível ou intangível.
O gerenciamento de um projeto consiste na aplicação de “o conhecimento,
habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus
requisitos” (PMBOK, 2015), que são divididos em cinco grupo de processos:
Iniciação;
Planejamento;
Execução;
Monitoramento e controle; e
Encerramento.
Os projetos são utilizados como meio de alcançar os objetivos do plano estratégico
da organização direta ou indiretamente. São autorizados como resultado de uma ou
mais das seguintes considerações estratégicas (PMBOK, 2015):
Demanda de mercado;
Oportunidade/necessidade estratégica de negócio;
Necessidade de natureza social;
Consideração ambiental;
Solicitação de cliente;
Avanço tecnológico; e
Requisito legal.
Dentro de cada projeto existe a figura do gerente do projeto que é a pessoa alocada
para liderar a equipe e alcançar o resultado. “De maneira geral, os gerentes de
projetos são responsáveis pelo atendimento de necessidades: de tarefas,
necessidades de equipe, e necessidades individuais” (PMBOK, 2015). Sendo que
este ator incumbe-se de executar os processos de gerenciamento do projeto.
O Guia PMBOK (2015)
descreve a natureza dos processos de gerenciamento de projetos em termos da integração entre os processos, suas interações e seus objetivos. Os processos de gerenciamento de projetos são agrupados em cinco categorias conhecidas como grupos de processos de gerenciamento de projetos (ou grupos de processos)
Os grupos de processos de gerenciamento de projetos estão apresentados na figura
6:
Figura 6 - Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos
Tais grupos de processos estão vinculados pelas saídas que produzem. Raramente
são distintos ou ocorre uma única vez, sendo atividades sobrepostas que ocorrem
durante todo o ciclo de vida do projeto. Segundo o Guia PMBOK (2015) o grupo de
processos de planejamento fornece ao grupo de processos de execução o plano de
gerenciamento do projeto e os documentos do projeto e, à medida que o projeto
avança, ele frequentemente cria atualizações no plano de gerenciamento e nos
documentos do projeto. As figuras 7 e 8 apresenta esta sobreposição em diversas
ocasiões:
Figura 7 - Interação dos grupos de processos nas fases do projeto
Figura 8 - Interaçãoes nos processo de gerenciamento de projetos
No próximo tópico será aoresentada a metodologia utilizada na aplicação dos
conhecimentos, habilidades e ferramentas do gerenciamento de projetos na
elaboração de um plano de implantação da gestão do conhecimento em uma
organização.
METODOLOGIA
Para alcançar o objetivo deste trabalho, que é desenvolver um projeto implantação
da gestão do conhecimento no escritório de projetos da unidade de justiça da
Softplan, é necessário selecionar a metodologia mais adequada para este fim.
A metodologia permite que seja possível planejar como alcançar os objetivos de
maneira mais apropriada, e para isso, serão observados e seguido cinco aspectos
que auxiliam na escolha da metodologia mais assertiva. Esses pontos que
caracterizam a metodologia são:
• Natureza;
• Abordagem do Problema;
• Finalidade;
• Procedimento Técnico;
• Local de Coleta.
Quanto a natureza, Gil (2010) descreve as pesquisas como básicas e aplicadas.
Uma das maneiras mais tradicionais de classificação das pesquisas é a que estabelece duas grandes categorias. A primeira denominada pesquisa básica, reúne estudos que tem como propósito preencher uma lacuna no conhecimento. A segunda, denominada pesquisa aplicada, abrange estudos elaborados com a finalidade de resolver problemas identificados no âmbito das sociedades em que os pesquisadores vivem (GIL, 2010).
Conforme definido por Gil (2010), as pesquisas de natureza básica buscam em sua
essência a descoberta de novos conhecimentos, sem se preocupar com a sua
aplicação. Já as pesquisas de natureza aplicada buscam resolver problemas
encontrados na sociedade, que aqui, podemos entender como empresas e
indivíduos.
Na questão da natureza, este trabalho se enquadra melhor como pesquisa aplicada,
pois tem como finalidade responder a uma problemática de cunho aplicado. A
empresa Softplan quer elaborar um planto de implantação da gestão do
conhecimento em seu escritório de projeto.
Do ponto de vista abordagem do problema, uma pesquisa pode ser classificada
como quantitativa ou qualitativa.
Os autores Martins e Theóphilo (2009) definem a pesquisa quantitativa como:
As pesquisas quantitativas são aquelas em que os dados e as evidências coletados podem ser quantificados, mensurados. Os dados são filtrados, organizados e tabulados, enfim, preparados para serem submetidos a técnica e/ou testes estatísticos. A análise e interpretação se orientam através do entendimento e conceituação de técnicas e métodos estatísticos (MARTINS e THEÓPHILO, 2009).
Já os autores Cooper e Schindler (2011) definem a pesquisa qualitativa como:
A pesquisa qualitativa inclui um conjunto de técnicas interpretativas que procuram descrever, decodificar, traduzir e, de outra forma, apreender o significado, e não a frequência, de certos fenômenos ocorrendo de forma mais ou menos natural no mundo social (COOPER e SCHINDLER, 2011).
Dentro destas definições, este trabalho se caracteriza por uma pesquisa qualitativa,
tendo em vista que o estudo de viabilidade leva em conta, fatores como qualidade
da execução, esforço das pessoas envolvidas, acréscimo de funções para o setor de
suprimentos da empresa e não somente o possível valor economizado no processo
de importação e exportação, ou seja, o resultado da execução deste estudo leva a
um processo interpretativo e não a um processo meramente matemático.
Em relação a finalidade, ou objetivo a pesquisa segundo Gil (2010) pode ser
classificada como descritiva, exploratória, ou ainda como explicativa.
As pesquisas exploratórias têm como propósito proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito ou a construir hipóteses. Seu planejamento tende a ser bastante flexível, pois interessa considerar os mais variados aspectos relativos ao fato ou fenômeno estudado (GIL, 2010).
O autor Gil (2010) ainda complementa que, as pesquisas exploratórias tendem a
usar como coleta de dados o levantamento bibliográfico, as entrevistas com pessoas
envolvidas e análise de exemplos que permitam uma melhor compreensão.
As pesquisas descritivas têm como objetivo a descrição das características de determinada população. Podem ser elaboradas também com a finalidade de identificar possíveis relações entre variáveis. São em grande número pesquisas que podem ser classificadas como descritivas e a maioria das que são realizadas com objetivos profissionais provavelmente se enquadra nesta categoria (GIL, 2010).
O autor Gil (2010) ainda complementa que as pesquisas descritivas têm como
objetivo estudar as características de um grupo, como por exemplo, a verificação do
nível de escolaridade de um grupo de pessoas, ou ainda o nível de criminalidade de
uma determinada localidade.
As pesquisas explicativas têm como propósito identificar fatores que determinam ou contribuem para a ocorrência de fenômenos. Estas pesquisas são as que mais aprofundam o conhecimento da realidade, pois têm como finalidade explicar a razão, o porquê das coisas. Por isso mesmo, constitui o tipo mais complexo e delicado de pesquisa, já que o risco de cometer erros elava-se consideravelmente (GIL, 2010).
Perante as classificações definidas por Gil (2010), a pesquisa exploratória é que
melhor se encaixa ao objetivo deste trabalho, que é compreender melhor o processo
de importação e exportação e verificar se é viável o “insourcing” deste processo.
Existe uma série de procedimentos técnicos disponíveis para se utilizar em uma
pesquisa, sendo que, Martins e Theóphilo (2009) em seu livro Metodologia da
Investigação Científica para Ciências Sociais Aplicadas, abordam os seguintes:
bibliográfico, documental, experimental, quase-experimental, levantamento, estudo
de caso, pesquisa-ação, etnográfica, “grounded theory”, discurso do sujeito coletivo,
pesquisa avaliação, proposição de planos e programas, diagnóstica e histográfica.
Dentre esses procedimentos e tendo em vista o caráter deste trabalho os
procedimentos que melhor se encaixam são o bibliográfico e o documental.
Martins e Theóphilo (2009) definem a pesquisa bibliográfica como:
Trata-se de estratégia de pesquisa necessária para uma condução de qualquer pesquisa científica. Uma pesquisa bibliográfica procura explicar e discutir um assunto, tema ou problema com base em referências publicadas em livros, periódicos, revistas, enciclopédias, dicionários, jornais, sites, CDs, anais de congresso, etc. Busca conhecer, analisar e explicar contribuições sobe determinado assunto, tema ou problema. A pesquisa bibliográfica é um excelente meio de formação científica quando realizada independentemente – análise teórica – ou como parte indispensável de qualquer trabalho científico, visando à construção da plataforma teórica do estudo (MARTINS e THEÓPHILO, 2009).
Já a pesquisa documental como:
A estratégia de pesquisa documental é característica dos estudos que utilizam documentos como fonte de dados, informações e evidências. Os documentos são dos mais variados tipos, escritos ou não, tais como: diários; documentos arquivados em entidades públicas e entidades privadas; gravações; correspondências pessoais e formais; fotografias; filmes; mapas, etc. Alguns tipos de estudos empregam exclusivamente fontes documentais; outros estudos combinam fontes documentais com outras, tais como entrevistas e observação (MARTINS e THEÓPHILO, 2009).
Este trabalho por ser tratar de um projeto de estudo, tem a necessidade de
fundamentação teórica para poder embasar as teorias em gerenciamento de
projetos, servindo como referência de pesquisa e estudo, o guia de boas práticas do
PMI, conhecido como PMBOK atualmente em sua 5ª edição. Também para
colaborar com o embasamento teórico deste trabalho são utilizados os conceitos e
orientações de autores das áreas de gerenciamento de projetos, bem como na área
de comércio exterior. Neste ponto percebe-se o viés da pesquisa bibliográfica.
Já do ponto de vista da pesquisa documental, este trabalho produz os dez planos
indicados no guia PMBOK 5ª edição. O preenchimento desses planos ocorre com
informações da própria empresa Softplan, sendo que para tal, há o estudo dos
processos internos da empresa, sua documentação e a execução de entrevistas
com as partes envolvidas na elaboração dos planos.
Por fim, este trabalho tem como local da coleta de dados a própria empresa,
caracterizando-se assim uma pesquisa de campo.
DESENVOLVIMENTO
INICIAÇÃO DO PROJETO
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
RESUMO DAS CONDIÇÕES DO PROJETO
Trata-se do projeto de elaboração do uma metodologia de implantação da Gestão do
Conhecimento dentro do Escritório de Projetos da Gerencia de Serviços da Unidade
de Justiça da empresa Softplan.
Elaborar e manter os registros das lições aprendidas em todas as fases do projeto
de implantação (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e
encerramento) é um aspecto estratégico de grande importância e diferencial, pois
viabiliza a avaliação e o diagnóstico dos erros cometidos bem como a repetição de
acertos, possibilitando assim a melhoria contínua da qualidade da entrega do
produto e dos serviços de implantação, bem como o cumprimento do cronograma e
dos custos definidos para o projeto.
DESIGNAÇÃO DO GERENTE DE PROJETO
O gerente designado para o projeto é Milson José dos Santos Silveira Júnior devido
a sua proximidade com o Escritório de Projetos da Gerencia de Serviços da Unidade
de Justiça da empresa Softplan.
RESPONSABILIDADES DO GERENTE DE PROJETO
Elaborar o planejamento de projeto
o Desenvolver o termo de abertura;
o Desenvolver os planos de gerenciamento do projeto;
o Gerenciar recursos humanos do projeto;
o Monitorar e acompanhar o trabalho do projeto;
o Realizar o controle integrado de mudanças;
o Orientar e gerenciar a execução do projeto;
o Encerrar o projeto.
Conduzir as reuniões com a equipe
Liderar a equipe e gerenciar conflitos;
Integrar os membros da equipe com o objetivo do projeto;
OBJETIVO PRINCIPAL DO PROJETO
Elaborar uma método de implantação da Gestão do Conhecimento nas etapas de
planejamento dos projetos de implantação da Unidade da Justiça, dentro da
Gerência de Serviços, da Softplan.
JUSTIFICATIVA
Durante as fases e processos do projeto descrito pelo Guia PMBOK uma grande
quantidade de conhecimento é gerada. Esse conhecimento parte dos subsídios
intuitivos e das experiências e análise dos colaboradores que gerenciam os projetos,
dos sucessos e insucessos nas atividades executadas e das medidas corretivas e
preventivas tomadas.
Este conhecimento, também chamado de lições aprendidas, é um importante
insumo da gestão de projetos. Tem-se percebido em diversas empresas a
dificuldade em seu registro. Um dos motivos é que em muitas empresas o registro
das lições aprendidas é feito na fase de encerramento do projeto. Neste momento
do projeto, muitos fatos ocorridos já foram esquecidos, devido, principalmente, a
longa duração dos projetos desenvolvidos pela empresa, ao engajamento dos
membros da equipe em outros projetos ou em múltiplos projetos, ou até mesmo por
desmotivação, ou falta de estimulo, para a elaboração de um documento que
contenham as lições, positivas e negativas, aprendidas durante a elaboração e
execução do projeto. Além disto, um único momento não é suficiente para o registro
de todas as lições aprendidas e um possível aprendizado para projetos futuros.
A partir do momento em que as lições aprendidas em projetos anteriores forem
assimiladas, registradas de maneira estruturada e disseminada dentro do Escritório
de Projetos, vários benefícios serão agregados aos projetos futuros, tais como:
Economia nos custos e investimentos de um projeto;
Garantia de qualidade do produto ou serviço;
Alinhamento do escopo do projeto com as necessidades de negócio do
cliente; e
Cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto.
ESCOPO
Planejar uma estratégia de implantação da Gestão do Conhecimento no
Escritório de Projetos da Unidade de Justiça da Softplan;
Definis os fatores críticos para o sucesso da estratégia de implantação;
Propor dos documentos necessários para a Gestão do Conhecimento;
Proporcionar aos profissionais da empresa, por meio de
treinamentos/capacitação uma visão sobre as práticas de Gestão do
Conhecimento.
PRAZO
O prazo limite para a elaboração desse projeto é até dia 31 (trinta e um) de maio de
2015 (dois mil e quinze)
PREMISSA
As equipes técnicas e a alta administração estarão conscientes dos benefícios da Gestão de Conhecimentos;
Serão selecionados alguns projetos para implantação piloto da metodologia;
Disponibilidade dos dados e informações dos processos de implantação da
Softplan;
O projeto será desenvolvido segundo o Guia PMBOK 5th edition.
RESTRIÇÃO
Os colaboradores do setor se demonstrarem resistentes à metodologia de
Gestão de Conhecimento apresentada;
O projeto, que consiste na elaboração da metodologia deve ser encerrado até
o dia 31 (trinta e um) de maio de 2015 (dois mil e quinze)
INVESTIMENTOS
Os gastos estimados com o projeto serão com materiais de expediente, e custos
com homem-hora.
EQUIPE DO PROJETO
Milson José dos Santos Silveira Júnior
Guido Wiggers Júnior
Rafael Martins
PLANEJAMENTO DO PROJETO
Este documento permite a condução do gerenciamento do projeto.
Desenvolvido a partir da compilação de informações de vários documentos de
planejamento do projeto:
Gerenciamento da integração do projeto;
Gerenciamento do escopo do projeto;
Gerenciamento do tempo do projeto;
Gerenciamento dos custos do projeto;
Gerenciamento da qualidade do projeto;
Gerenciamento dos recursos humanos do projeto;
Gerenciamento das comunicações do projeto;
Gerenciamento dos riscos do projeto;
Gerenciamento das aquisições do projeto;
Gerenciamento das partes interessadas do projeto.
ESCOPO
Será produzido neste projeto um método de implantação da Gestão do
Conhecimento a fim de agregar valor aos serviços de implantação, por meio da
criação de um ambiente propício para a geração, estruturação, compartilhamento e
disseminação de conhecimento dentro do o Escritório de Projetos (PMO) da Unidade
de Justiça da Softplan.
ENTREGA PRINCIPAL
Método de implantação da Gestão do Conhecimento no PMO da UNJ da empresa
Softplan.
ENTREGAS SECUNDÁRIAS
Gestão do Projeto
Método para diagnostico do grau de maturidade em Gestão do Conhecimento
Método para elaborar um planejamento estratégico com foco na Gestão do
Conhecimento
Método o desenvolvimento da Gestão do Conhecimento
Método para a implantação da Gestão do Conhecimento
Método de melhoria contínua
ANÁLISE DE VIABILIDADE ECONÔMICO-FINANCEIRA
As lições aprendidas são um importante insumo da gestão de projetos. Tem-se
percebido que existe uma a dificuldade em seu registro. Um dos motivos é que este
registro, quando não é realizado, é feito na fase de encerramento do projeto. Neste
momento do projeto, muitos fatos ocorridos já foram esquecidos, devido,
principalmente, a longa duração dos projetos desenvolvidos, ao engajamento dos
membros da equipe em outros projetos ou em múltiplos projetos, ou até mesmo por
desmotivação, ou falta de estimulo, para a elaboração de um documento que
contenham as lições, positivas e negativas, aprendidas durante a elaboração e
execução do projeto. Além disto, um único momento não é suficiente para o registro
de todas as lições aprendidas e um possível aprendizado para projetos futuros.
A partir do momento em que as lições aprendidas em projetos anteriores forem
assimiladas, registradas de maneira estruturada e disseminada dentro do Escritório
de Projetos, vários benefícios serão agregados aos projetos futuros, tais como:
Economia nos custos e investimentos de um projeto;
Garantia de qualidade do produto ou serviço;
Alinhamento do escopo do projeto com as necessidades de negócio do
cliente; e
Cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do
projeto.
TAREFAS PROGRAMADAS
GESTÃO DO CONHECIMENTO NO PMO – SOFTPLAN
1. Gestão do projeto
1.1. Iniciação
1.2. Planejamento
1.3. Execução
1.4. Monitoramento e controle
1.5. Encerramento
2. Diagnostico
2.1. Avaliação do Grau de Maturidade em GC
2.2. Elaboração do Business Case
3. Planejamento
3.1. Plano estratégico de GC
3.2. Priorização de Projetos a serem implementados
3.3. Práticas associadas ao planejamento estratégico
3.4. Plano de ação de GC
3.5. Estrutura da governança
4. Desenvolvimento
4.1. Plano piloto
4.2. Implementação do projeto piloto
4.3. Avaliação do resultado do projeto piloto
5. Implementação
5.1. Definição dos fatores críticos de sucesso na implementação da GC
5.2. Implementação do método nos demais projetos
5.3. Estratégia para manter os resultados obtidos
5.4. Estratégia pra lidar com a resistência a implementação da GC
5.5. Plano de comunicação
6. Melhoria contínua
6.1. Método para avaliação contínua
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
RISCOS E RESPOSTAS PLANEJADAS
Os principais riscos que estão envolvidos na elaboração deste projeto foram
compilados de acordo com as etapas do projeto definidas na Estrutura Analítica do
Projeto. Como segue abaixo:
Diagnóstico
o Baixa comunicação da equipe
Planejamento
o Mudança do escopo
o Aumento no orçamento
o Aumento no tempo
Desenvolvimento
o Baixo comprometimento dos colaboradores do Escritório de Projetos
o Baixo comprometimento da gerencia
o Falta de conhecimento em Gestão do Conhecimento
o Impossibilidade de contratação de uma consultoria em Gestão do
Conhecimento
Implementação
o Falta de pessoal qualificado
o Falha no treinamento e capacitação
o Baixo comprometimento dos colaboradores do Escritório de Projetos
o Falha no monitoramento do projeto
o Falha na comunicação
Melhoria contínua
o Erro de definição dos melhores indicadores
Os principais meios de respostas aos riscos foram definidos de acordo a implicação
de cada um destes. Os principais meios foram reuniões, revisões dos planos, e
controle dos processos e fases do projeto.
ESPECIFICAÇÕES CONTRATUAIS
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
A Empresa Softplan utilizará contratos por preço fixo, preço unitário ou
reembolsável, estes dependerão das necessidades do Projeto, das possibilidades de
desembolso da Empresa, e as disponibilidades de mercado quanto aos
fornecedores no ato da compra de serviços, e estes contratos deverão seguir os
padrões da Empresa, que está descrito pelo setor de compras ou pelo setor
responsável.
As contrações serão conforme descritas abaixo:
a) Consultoria: como as empresas de consultoria recebem por hora trabalhada o
contrato mais adequado será por preço unitário.
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO DO PROJETO
O método de implantação da Gestão do Conhecimento nas etapas de planejamento
dos projetos de implantação da Unidade da Justiça, dentro da Gerência de Serviços,
da Softplan será considerado satisfatório se apresentar as seguintes características:
Pessoas
o Cultura orientada para o conhecimento, estimulando os gestores de
projetos para que captem, documente e dissemine o conhecimento;
o Permita que os gestores de projetos e de portfólio identifiquem e criem
conhecimento;
o Viabilize a criação de comunidades de práticas e equipe de
conhecimentos
o Permita que os stakeholders tenham maior familiaridade com os
conceitos de conhecimento e gestão do conhecimento;
Processos:
o Apoio da alta gerência no alinhamento do projeto com a estratégia e o
Processo de Implantação;
o Proporcionarem o aumento do volume e do uso do conhecimento dos
projetos de implantação;
o Viabilizarem a sustentabilidade da execução dos projetos na ausência
de gestores de projetos e gestores de portfólio;
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
o Permita ao escritório de projetos operacionalizar o conhecimento.
ASSINATURAS/APROVAÇÕES
Quaisquer alterações ou mudanças neste documento deverão ser submetidas ao
Patrocinador do projeto, Leonardo Muller, para aprovação.
CUSTOS
O custo do projeto está estimado em R$ 22.000,00. O Gerente de Projetos é
responsável pelo Plano de Gerenciamento de Custos. O patrocinador é responsável
para autorizar solicitações de mudanças, liberação de verba, criação de novas
reservas e alteração das já existentes.
Descrição Custo Unit. Qtd. Unidade Total
Gestão do projeto
Iniciação R$ 20,00 40 horas R$ 800,00
Planejamento R$ 20,00 160 horas R$ 3.200,00
Execução R$ 20,00 120 horas R$ 2.400,00
Monitoramento e controle R$ 20,00 160 horas R$ 3.200,00
Encerramento R$ 20,00 10 horas R$ 200,00
Diagnostico
Avaliação do Grau de Maturidade em GC R$ 20,00 15 horas R$ 300,00
Elaboração do Business Case R$ 20,00 20 horas R$ 400,00
Planejamento
Plano estratégico de GC R$ 20,00 80 horas R$ 1.600,00
Priorização de Projetos a serem implementados R$ 20,00 4 horas R$ 80,00
Práticas associadas ao planejamento estratégico R$ 20,00 20 horas R$ 400,00
Plano de ação de GC R$ 20,00 80 horas R$ 1.600,00
Estrutura da governança R$ 20,00 20 horas R$ 400,00
Desenvolvimento
Plano piloto R$ 20,00 30 horas R$ 600,00
Implementação do projeto piloto R$ 20,00 80 horas R$ 1.600,00
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Avaliação do resultado do projeto piloto R$ 20,00 10 horas R$ 200,00
Implementação
Definição dos fatores críticos de sucesso na implementação da GC R$ 20,00 20 horas R$ 400,00
Implementação do método nos demais projetos R$ 20,00 15 horas R$ 300,00
Estratégia para manter os resultados obtidos R$ 20,00 30 horas R$ 600,00
Estratégia pra lidar com a resistência a implementação da GC R$ 20,00 30 horas R$ 600,00
Plano de comunicação R$ 20,00 5 horas R$ 100,00
Melhoria contínua
Método para avaliação contínua R$ 20,00 10 horas R$ 200,00
Total R$ 19.180,00 Figura 11 - Distribuição dos custos por atividade do projeto
MATRIZ TAREFA X RESPONSABILIDADE
A matriz Tarefa X Responsabilidade fica assim definida de acordo aos planos e
controle das definições estabelecidas nos planos:
No Nome Área
Planos
Esco
po
Tem
po
Cu
sto
Qu
alid
ad
e
RH
Co
mu
nic
aç
ão
Ris
co
s
Su
pri
men
tos
1 Leonardo Muller Coordenador do Escritório de Projetos
X X X
2 Milson José dos S. Silveira Júnior Gerente do projeto
X X X X X X X X
3 Rafael Martins Equipe de Projeto X X X X
4 Guido Wiggers Junior Equipe de Projeto X X X X
Figura 12 - Matrix Tarefa X Responsabilidade
CRONOGRAMA DOS PRINCIPAIS MARCOS DO PROJETO
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Cronograma dos eventos importantes do projeto (entregas, revisões,
auditorias, recebimento de aquisições, etc..)
Nome da tarefa Duração Início Término
Gestão do projeto 65 dias Seg 05/01/15 Sex 03/04/15
Diagnostico 35 dias Seg 09/02/15 Sex 27/03/15
Planejamento 75 dias Seg 30/03/15 Sex 10/07/15
Desenvolvimento 40 dias Seg 13/07/15 Sex 04/09/15
Implementação 43 dias Seg 06/04/15 Qua 03/06/15
Melhoria contínua 20 dias Ter 03/03/15 Seg 30/03/15
Figura 13 - Cronograma dos principais marcos do projeto
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO
RESUMO DAS CONDIÇÕES DO PROJETO
Trata-se do projeto de elaboração do uma metodologia de implantação da Gestão do
Conhecimento dentro do Escritório de Projetos da Gerencia de Serviços da Unidade
de Justiça da empresa Softplan.
Elaborar e manter os registros das lições aprendidas em todas as fases do projeto
de implantação (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e
encerramento) é um aspecto estratégico de grande importância e diferencial, pois
viabiliza a avaliação e o diagnóstico dos erros cometidos bem como a repetição de
acertos, possibilitando assim a melhoria contínua da qualidade da entrega do
produto e dos serviços de implantação, bem como o cumprimento do cronograma e
dos custos definidos para o projeto.
DESIGNAÇÃO DO GERENTE DE PROJETO
O gerente designado para o projeto é Milson José dos Santos Silveira Júnior devido
a sua proximidade com o Escritório de Projetos da Gerencia de Serviços da Unidade
de Justiça da empresa Softplan.
RESPONSABILIDADES DO GERENTE DE PROJETO
Elaborar o planejamento de projeto
o Desenvolver o termo de abertura;
o Desenvolver os planos de gerenciamento do projeto;
o Gerenciar recursos humanos do projeto;
o Monitorar e acompanhar o trabalho do projeto;
o Realizar o controle integrado de mudanças;
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
o Orientar e gerenciar a execução do projeto;
o Encerrar o projeto.
Conduzir as reuniões com a equipe
Liderar a equipe e gerenciar conflitos;
Integrar os membros da equipe com o objetivo do projeto;
OBJETIVO PRINCIPAL DO PROJETO
Elaborar uma método de implantação da Gestão do Conhecimento nas etapas de
planejamento dos projetos de implantação da Unidade da Justiça, dentro da
Gerência de Serviços, da Softplan.
JUSTIFICATIVA
Durante as fases e processos do projeto descrito pelo Guia PMBOK uma grande
quantidade de conhecimento é gerada. Esse conhecimento parte dos subsídios
intuitivos e das experiências e análise dos colaboradores que gerenciam os projetos,
dos sucessos e insucessos nas atividades executadas e das medidas corretivas e
preventivas tomadas.
Este conhecimento, também chamado de lições aprendidas, é um importante
insumo da gestão de projetos. Tem-se percebido em diversas empresas a
dificuldade em seu registro. Um dos motivos é que em muitas empresas o registro
das lições aprendidas é feito na fase de encerramento do projeto. Neste momento
do projeto, muitos fatos ocorridos já foram esquecidos, devido, principalmente, a
longa duração dos projetos desenvolvidos pela empresa, ao engajamento dos
membros da equipe em outros projetos ou em múltiplos projetos, ou até mesmo por
desmotivação, ou falta de estimulo, para a elaboração de um documento que
contenham as lições, positivas e negativas, aprendidas durante a elaboração e
execução do projeto. Além disto, um único momento não é suficiente para o registro
de todas as lições aprendidas e um possível aprendizado para projetos futuros.
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
A partir do momento em que as lições aprendidas em projetos anteriores forem
assimiladas, registradas de maneira estruturada e disseminada dentro do Escritório
de Projetos, vários benefícios serão agregados aos projetos futuros, tais como:
Economia nos custos e investimentos de um projeto;
Garantia de qualidade do produto ou serviço;
Alinhamento do escopo do projeto com as necessidades de negócio do
cliente; e
Cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto.
ESCOPO
Planejar uma estratégia de implantação da Gestão do Conhecimento no
Escritório de Projetos da Unidade de Justiça da Softplan;
Definis os fatores críticos para o sucesso da estratégia de implantação;
Propor dos documentos necessários para a Gestão do Conhecimento;
Proporcionar aos profissionais da empresa, por meio de
treinamentos/capacitação uma visão sobre as práticas de Gestão do
Conhecimento.
PRAZO
O prazo limite para a elaboração desse projeto é até dia 30 (trinta) de setembro de
2015 (dois mil e quinze).
PREMISSA
As equipes técnicas e a alta administração estarão conscientes dos benefícios da Gestão de Conhecimentos;
Serão selecionados alguns projetos para implantação piloto da metodologia;
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Disponibilidade dos dados e informações dos processos de implantação da
Softplan;
O projeto será desenvolvido segundo o Guia PMBOK 5th edition.
RESTRIÇÃO
Os colaboradores do setor se demonstrarem resistentes à metodologia de
Gestão de Conhecimento apresentada;
O projeto, que consiste na elaboração da metodologia deve ser encerrado até
o dia 31 (trinta e um) de maio de 2015 (dois mil e quinze)
CRONOGRAMA INICIAL
Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras
Gestão do projeto 65 dias Seg 05/01/15
Sex 03/04/15
Iniciação 5 dias Seg 05/01/15
Sex 09/01/15
Planejamento 20 dias Seg 12/01/15
Sex 06/02/15
2
Execução 40 dias Seg 09/02/15
Sex 03/04/15
3
Monitoramento e controle 40 dias Seg 05/01/15
Sex 27/02/15
Encerramento 1 dia Seg 02/03/15
Seg 02/03/15
5
Diagnostico 35 dias Seg 09/02/15
Sex 27/03/15
Avaliação do Grau de Maturidade em GC 15 dias Seg 09/02/15
Sex 27/02/15
3
Elaboração do Business Case 20 dias Seg 02/03/15
Sex 27/03/15
8
Planejamento 75 dias Seg 30/03/15
Sex 10/07/15
Plano estratégico de GC 30 dias Seg 30/03/15
Sex 08/05/15
9
Priorização de Projetos a serem implementados
10 dias Seg 11/05/15
Sex 22/05/15
11
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Práticas associadas ao planejamento estratégico
20 dias Seg 11/05/15
Sex 05/06/15
11
Plano de ação de GC 25 dias Seg 08/06/15
Sex 10/07/15
12;13
Estrutura da governança 20 dias Seg 08/06/15
Sex 03/07/15
12;13
Desenvolvimento 40 dias Seg 13/07/15
Sex 04/09/15
Plano piloto 5 dias Seg 13/07/15
Sex 17/07/15
3;14
Implementação do projeto piloto 30 dias Seg 20/07/15
Sex 28/08/15
17
Avaliação do resultado do projeto piloto 5 dias Seg 31/08/15
Sex 04/09/15
18
Implementação 43 dias Seg 06/04/15
Qua 03/06/15
Definição dos fatores críticos de sucesso na implementação da GC
13 dias Seg 06/04/15
Qua 22/04/15
4
Implementação do método nos demais projetos
30 dias Qui 23/04/15
Qua 03/06/15
21
Estratégia para manter os resultados obtidos 7 dias Qui 23/04/15
Sex 01/05/15
21
Estratégia pra lidar com a resistência a implementação da GC
7 dias Qui 23/04/15
Sex 01/05/15
21
Plano de comunicação 20 dias Seg 04/05/15
Sex 29/05/15
24
Melhoria contínua 20 dias Ter 03/03/15
Seg 30/03/15
Método para avaliação contínua 20 dias Ter 03/03/15
Seg 30/03/15
6
Figura 14 - Cronograma do projeto e relação de dependencias
INVESTIMENTOS
Os gastos estimados com o projeto serão com materiais de expediente, e custos
com homem-hora.
EQUIPE DO PROJETO
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Milson José dos Santos Silveira Júnior
Guido Wiggers Júnior
Rafael Martins
MODELO DE ACEITE DE PRODUTOS E/OU SERVIÇOS
Figura 15 - Modelo de aceite de produtos e/ou serviços
Elaborado por: Versão:
Aprovado por: Data da aprovação:
Responsável pelo aceite: Data:
Descrição do(s) produto(s) ou serviço(s) entregue(s):
Empresa:
Projeto:
Aceite de Produto e Serviços
Observações:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
MODELO DE RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROJETO
Figura 16 - Modelo de relatório de desempenho do projeto
Elaborado por: Versão:
Aprovado por: Data da aprovação:
Identificação do relatório:
Fim previsto:
Início:
Previsão do término do projeto:
Ações corretivas:
Razões dos desvios e ações corretivas:
Descrição do desvio:
Posicionamento em relação ao cronograma planejado:
Próximas atividades:
Empresa:
Projeto:
Relatório de Desempenho
Patrocinador do projeto:
Gerente do Projeto:
Assinatura do Responsável:
Pontos de ação:
Atividades pendentes:
Atividades realizadas:
Data de emissão:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
MODELO DE RELATÓRIO DE LIÇÕES APRENDIDAS
Figura 17 - Modelo de relatório de lições aprendidas
Elaborado por: Versão:
Aprovado por: Data da aprovação:
Principais marcos de controle:
O projeto cumpriu os objetivos, escopo, prazos e custos especificados.
Qual foi o criterio principal de sucesso do projeto, definido na declaracao do escopo do projeto.
Reflitam se foi alcancado ou não o principal criterio de sucesso do projeto.
Em termos de gestao do projeto, quais foram as licoes mais importantes que a equipe de projeto aprendeu.
Descreva pelo menos um exemplo do que deu certo neste projeto.
Descreva pelo menos um exemplo do que deu errado neste exemplo. O que voces fariam diferente no proximo
projeto baseados na suas experiencias de trabalho neste projeto.
Orçamento final do projeto:
Empresa:
Projeto:
Relatório de Lições Aprendidas
Patrocinador do projeto:
Gerente do Projeto:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
MODELO PARA DOCUMENTAÇÃO FINAL DO PROJETO
Figura 18 - Modelo para documentação final do projeto
MODELO DE ACEITE FINAL
Elaborado por: Versão:
Aprovado por: Data da aprovação:
Proposta de projeto e back up de informacoes
Copias de todos os relatorios de status, atas de reunioes, notas, relatorios de mudancas e outros dcumentos de
comunicacao relativos ao projeto tanto em papel quanto eletronico
Versao original, planos do projeto e cronogramas revisados.
Documentos do projeto.
Relatorio Final do projeto.
Listar as entregas, resultados, conforme apropriado, adequado.
Relatorios de auditorias, monitoramentos do projeto.
Relatorios de licoes aprendidas.
Versao original, contrato revisado e aceitado dos clientes.
Empresa:
Projeto:
Documentação final do projeto
Patrocinador do projeto:
Gerente do Projeto:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Figura 19 - Modelo de aceite final
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
Elaborado por: Versão:
Aprovado por: Data da aprovação:
Nome do contratente
Cargo
Empresa
Nome do fornecedor
Cargo
Empresa
Nome
CPF
Nome
CPF
Referência:
Esta aceitação esta em conformidade com os termos e condições expressados no termo de abertura.
Aceitação:
Por estarem assim ajustadas, as partes assinam o presente termo dando por encerradas todas as
responsabilidades e atividades da (empresa fornecedora), referentes a este projeto.
Testemunhas
Empresa:
Projeto:
Aprovação do projeto
Patrocinador do projeto:
Gerente do Projeto:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
DECLARAÇÃO DO ESCOPO
OBJETIVO DO DOCUMENTO
Este documento tem o objetivo de apresentar a declaração de escopo da
metodologia de implantação da Gestão do Conhecimento no PMO da Unidade de
Justiça da Softplan. O mesmo abordará diversos assuntos, como: objetivo do
projeto, justificativa, características do produto a ser entregue, os entregáveis do
projeto, definições do que está fora do escopo, restrições e premissas, critérios de
aceitação, identificação das funções dos integrantes do projeto, lista dos
stakeholders, cronograma e custo estimados, por fim uma tabela contendo o
histórico de criação, revisões, aprovações e modificações do documento.
OBJETIVO DO PROJETO
Elaborar um método de implantação da Gestão do Conhecimento nas etapas de
planejamento dos projetos de implantação da Unidade da Justiça, dentro da
Gerência de Serviços, da Softplan.
JUSTIFICATIVA
Durante as fases e processos do projeto descrito pelo Guia PMBOK uma grande
quantidade de conhecimento é gerada. Esse conhecimento parte dos subsídios
intuitivos e das experiências e análise dos gestores de projetos da Unidade de
Justiça da Softpaln, dos sucessos e insucessos nas atividades executadas e das
medidas corretivas e preventivas tomadas.
Este conhecimento, também chamado de lições aprendidas, é um importante
insumo da gestão de projetos. Tem-se percebido em diversas empresas a
dificuldade em seu registro. Um dos motivos é que em muitas empresas o registro
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
das lições aprendidas é feito na fase de encerramento do projeto. Neste momento
do projeto, muitos fatos ocorridos já foram esquecidos, devido, principalmente, a
longa duração dos projetos desenvolvidos pela empresa, ao engajamento dos
membros da equipe em outros projetos ou em múltiplos projetos, ou até mesmo por
desmotivação, ou falta de estimulo, para a elaboração de um documento que
contenham as lições, positivas e negativas, aprendidas durante a elaboração e
execução do projeto. Além disto, um único momento não é suficiente para o registro
de todas as lições aprendidas e um possível aprendizado para projetos futuros.
A partir do momento em que as lições aprendidas em projetos anteriores forem
assimiladas, registradas de maneira estruturada e disseminada dentro do Escritório
de Projetos, vários benefícios serão agregados aos projetos futuros, tais como:
Economia nos custos e investimentos de um projeto;
Garantia de qualidade do produto ou serviço;
Alinhamento do escopo do projeto com as necessidades de negócio do
cliente; e
Cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto.
PRODUTO E/OU SERVIÇOS DO PROJETO
Será produzido neste projeto um método de implantação da Gestão do
Conhecimento a fim de agregar valor aos serviços de implantação, por meio da
criação de um ambiente propício para a geração, estruturação, compartilhamento e
disseminação de conhecimento dentro do o Escritório de Projetos (PMO) da Unidade
de Justiça da Softplan.
ENTREGAS DO PROJETO
PRINCIPAL
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Método de implantação da Gestão do Conhecimento no PMO da UNJ da empresa
Softplan.
SECUNDÁRIAS
Gestão do Projeto
Método para diagnostico do grau de maturidade em Gestão do Conhecimento
Método para elaborar um planejamento estratégico com foco na Gestão do
Conhecimento
Método o desenvolvimento da Gestão do Conhecimento
Método para a implantação da Gestão do Conhecimento
Método de melhoria contínua
EXCLUSÕES DO PROJETO
O projeto não será executado em paralelo ao planejamento, ou seja, a
execução será realizada após a conclusão do mesmo;
Não serão realizadas pesquisas de mercado para a aquisição do software de
Gerenciamento de Projeto;
Este projeto não contempla a reestruturação do Escritório de Projetos;
Este projeto não contempla a alteração do Processo de Implantação da
Unidade de Justiça da Softplan.
RESTRIÇÕES DO PROJETO
Projeto deve ser elaborado somente para o Escritório de Projetos da Unidade
de Justiça da Softplan;
Planejamento do projeto em um ano e sete meses;
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Inexistência de um método formalizado de gestão do conhecimento dentro da
empresa;
Liberação de documentos confidenciais de gestão da empresa;
Indisponibilidade de divulgação do processo detalhado de Implantação da
Gerência de Serviços da Softplan.
PREMISSAS DO PROJETO
Interesse do patrocinador ao final do projeto;
O patrocinador apresentará o projeto à alta direção da empresa;
Acompanhamento do patrocinador durante o planejamento e execução do
projeto;
Disponibilidade dos membros das equipes para eventuais reuniões e
tratativas sobre o projeto;
Contratação de uma equipe de consultoria especializada em Gestão do
Conhecimento, a fim de facilitar a divulgação e a elaboração de workshops
para o PMO;
Existência de um mapeamento de competências por função e dos
conhecimentos
Pesquisa de voluntários para a implantação de ações práticas
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
O projeto será considerado aceito se atender ao seguinte critério:
Apresentar um método de implantação da Gestão do Conhecimento a fim de
agregar valor aos serviços de implantação, por meio da criação de um
ambiente propício para a geração, estruturação, compartilhamento e
disseminação de conhecimento dentro do o Escritório de Projetos (PMO) da
Unidade de Justiça da Softplan.
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Na hipótese do critério de aceitação do projeto listado acima não seja atendido,
deverá ser feita uma análise ao final do projeto pelo patrocinador, com o intuído de
verificar os motivos do não atendimento deste critério. Após esta verificação, caberá
ao patrocinador aprovar ou não o projeto.
RESPONSABILIDADES
Gerente do Projeto:
o Liderar a equipe e gerenciar conflitos;
o Integrar os membros da equipe com o objetivo do projeto;
o Monitorar e acompanhar o trabalho do projeto;
o Definir as delimitações do projeto;
o Manter o escopo atualizado.
Equipe de Projeto:
o Elaborar, revisar e alterar as seguintes etapas do projeto:
o O gerenciamento de integração do projeto;
o O gerenciamento do escopo do projeto;
o O gerenciamento do tempo do projeto
o O gerenciamento dos custos do projeto;
o O gerenciamento da qualidade do projeto;
o O gerenciamento dos recursos humanos do projeto;
o O gerenciamento das comunicações do projeto;
o O gerenciamento dos riscos do projeto;
o O gerenciamento das aquisições do projeto;
o O gerenciamento das partes interessadas.
Patrocinador
o Revisar e aprovar as etapas do projeto
LIGAÇÕES COM OUTROS PROJETOS
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Este projeto possui ligação com o projeto de definição dos Conhecimentos,
Habilidades e Competências elaborado pelo coordenador de Portifólio Leonardo
Muller.
PRINCIPAIS STAKEHOLDERS
Principais Stakeholders Nome
Patrocinador Leonardo Muller (Coordenador de Portifólio)
Gerente de Projeto Milson José dos Santos Silveira Júnior
Equipe de projeto
Guido Wiggers Júnior
Milson José dos S. Silveira Júnior
Rafael Martins
Alta Administração Ilson Stabile (Presidente)
Rosane Bosle (Gerente de Serviços)
Ger. de Recursos Internos
Aldo Luciano da Rocha Pereira
Diego Teixeira de Mello
Guilherme Borges Magalhães
Gustavo Formighieri
Jackson Felipe Erig
Juliano Kunzler
Marcio Juliandrei Marafon
Pedro Henrique Corá Vidal
Rangel Torrezan
Robers Pieer Bordignon
Simone Coelho Gomes Machado
Vivian Rocha
Márcia Bifulco
Hugo Machado Santanna
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Maria Eduarda Silveira
Sabrina Almeida
Figura 20 – Principais Stakeholdes
CUSTO ESTIMADO
Inicialmente pode-se estimar um custo de R$20.000,00 para a contratação de
consultoria e o custo com homem-hora.
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
PLANO DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS
RESUMO DO PROJETO
Trata-se do projeto de elaboração do uma metodologia de implantação da Gestão do
Conhecimento dentro do Escritório de Projetos da Gerencia de Serviços da Unidade
de Justiça da empresa Softplan.
Elaborar e manter os registros das lições aprendidas em todas as fases do projeto
de implantação (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e
encerramento) é um aspecto estratégico de grande importância e diferencial, pois
viabiliza a avaliação e o diagnóstico dos erros cometidos bem como a repetição de
acertos, possibilitando assim a melhoria contínua da qualidade da entrega do
produto e dos serviços de implantação, bem como o cumprimento do cronograma e
dos custos definidos para o projeto.
OBJETIVO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS
O objetivo deste documento é apresentar e conhecer as principais partes
interessadas. Além de elaborar um plano de gestão a fim de garantir o maior
engajamento dos mesmos no projeto de implantação de um sistema BPMS no
departamento de engenharia mecânica da Engevix Engenharia S.A.
PROCESSOS DE PARTES INTERESSADAS
Segundo o PMBOK 5th o processo de gerenciamento das partes interessadas
consiste em:
Identificar as partes interessadas
Planejar o gerenciamento das partes interessadas
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
Controlar o engajamento das partes interessadas
ESTRATÉGIA PARA GERENCIAR AS PARTES INTERESSADAS
As estratégias para o gerenciamento das partes interessadas consistem em:
Reuniões
Envio de relatórios
Apresentação do projeto
Workshops
IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS
PARTE INTERESSADA FUNÇÃO
Guido Wiggers Junior Equipe do Projeto
Rafael Martins Equipe do Projeto
Rosane Bossle Gerente de Serviços UNJ
Aldo Luciano da Rocha Pereira Gestor de Projeto
Diego Teixeira de Mello Gestor de Projeto
Guilherme Borges Magalhães Gestor de Portfólio
Gustavo Formighieri Gestor de Portfólio
Jackson Felipe Erig Gestor de Projeto
Juliano Kunzler Gestor de Projeto
Leonardo de Oliveira Muller Coordenador de Portfólio
Marcio Juliandrei Marafon Gestor de Portfólio
Pedro Henrique Corá Vidal Gestor de Projeto
Rangel Torrezan Gestor de Projeto
Robers Pieer Bordignon Gestor de Portfólio
Simone Coelho Gomes Machado Gestor de Projeto
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Vivian Rocha Gestor de Projeto
Márcia Bifulco Gestor de Projeto
Hugo Machado Santanna Assistente de Projetos
Maria Eduarda Silveira Assistente de Projetos
Sabrina Almeida Assistente de Projetos
Figura 21 – Partes interessadas - Funções
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
GESTÃO DAS PARTES INTERESSADAS
ID Parte interessada Posição na Organização Papel no projeto Nível de interesse Nível de Influência Engajamento Atual Engajamento Necessário Estratégia
1 Guido Wiggers Junior Equipe do Projeto Equipe do Projeto Alto Médio Entusiasta EntusiastaReuniões / Envio de
relatório
2 Rafael Martins Equipe do Projeto Equipe do Projeto Alto Médio Entusiasta EntusiastaReuniões / Envio de
relatório
3 Rosane Bossle Gerente de Serviços UNJ Alta direção Alto Alto Entusiasta Entusiasta
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
4 Aldo Luciano da Rocha Pereira Gestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
5 Diego Teixeira de Mello Gestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
6 Guilherme Borges Magalhães Gestor de Portfólio Recurso interno Alto Alto Neutro Entusiasta
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto
7 Gustavo Formighieri Gestor de Portfólio Recurso interno Alto Alto Neutro Entusiasta
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto
8 Jackson Felipe Erig Gestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
9 Juliano Kunzler Gestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
10 Leonardo de Oliveira Muller Coordenador de Portfólio Patrocinador Alto Alto Entusiasta Entusiasta Reuniões / Envio de
relatório / Workshop
GESTÃO DAS PARTES INTERESSADAS
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
11 Marcio Juliandrei Marafon Gestor de Portfólio Recurso interno Alto Alto Neutro Entusiasta
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto
12 Pedro Henrique Corá Vidal Gestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
13 Rangel Torrezan Gestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
14 Robers Pieer Bordignon Gestor de Portfólio Recurso interno Alto Alto Neutro Entusiasta
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto
15Simone Coelho Gomes
MachadoGestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
16 Vivian Rocha Gestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
17 Márcia Bifulco Gestor de Projeto Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
18 Hugo Machado Santanna Assistente de Projetos Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
19 Maria Eduarda Silveira Assistente de Projetos Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
20 Sabrina Almeida Assistente de Projetos Recurso interno Médio Médio Inconsciente Apóia
Patrocinador marcar
reunião para apresentar o
projeto / Reuniões / Envio
de relatório / Workshop
Figura 22 – Gestão das partes interessadas
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
MATRIZ DE ANÁLISE DAS PARTES INTERESSADAS
Figura 23 - Matriz de analise das partes interessadas
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Figura 24 - Estrutura analítica das partes interessadas
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO
PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE TEMPO
1. Definição da atividade;
2. Sequenciamento das atividades;
3. Desenvolvimento do cronograma;
4. Estimativa de duração das atividades;
5. Estimativa de recursos das atividades.
PRIORIZAÇÃO DAS MUDANÇAS NOS PRAZOS
As mudanças serão priorizadas de acordo a seguinte classificação:
Alta – prazo de 2 dias
Média – prazo de 3 dias
Baixa – prazo de 5 dias
CRONOGRAMA
Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras
Gestão do projeto 65 dias Seg 05/01/15
Sex 03/04/15
Iniciação 5 dias Seg 05/01/15
Sex 09/01/15
Planejamento 20 dias Seg 12/01/15
Sex 06/02/15
2
Execução 40 dias Seg 09/02/15
Sex 03/04/15
3
Monitoramento e controle 40 dias Seg 05/01/15
Sex 27/02/15
Encerramento 1 dia Seg 02/03/15
Seg 02/03/15
5
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Diagnostico 35 dias Seg 09/02/15
Sex 27/03/15
Avaliação do Grau de Maturidade em GC 15 dias Seg 09/02/15
Sex 27/02/15
3
Elaboração do Business Case 20 dias Seg 02/03/15
Sex 27/03/15
8
Planejamento 75 dias Seg 30/03/15
Sex 10/07/15
Plano estratégico de GC 30 dias Seg 30/03/15
Sex 08/05/15
9
Priorização de Projetos a serem implementados
10 dias Seg 11/05/15
Sex 22/05/15
11
Práticas associadas ao planejamento estratégico
20 dias Seg 11/05/15
Sex 05/06/15
11
Plano de ação de GC 25 dias Seg 08/06/15
Sex 10/07/15
12;13
Estrutura da governança 20 dias Seg 08/06/15
Sex 03/07/15
12;13
Desenvolvimento 40 dias Seg 13/07/15
Sex 04/09/15
Plano piloto 5 dias Seg 13/07/15
Sex 17/07/15
3;14
Implementação do projeto piloto 30 dias Seg 20/07/15
Sex 28/08/15
17
Avaliação do resultado do projeto piloto 5 dias Seg 31/08/15
Sex 04/09/15
18
Implementação 43 dias Seg 06/04/15
Qua 03/06/15
Definição dos fatores críticos de sucesso na implementação da GC
13 dias Seg 06/04/15
Qua 22/04/15
4
Implementação do método nos demais projetos
30 dias Qui 23/04/15
Qua 03/06/15
21
Estratégia para manter os resultados obtidos 7 dias Qui 23/04/15
Sex 01/05/15
21
Estratégia pra lidar com a resistência a implementação da GC
7 dias Qui 23/04/15
Sex 01/05/15
21
Plano de comunicação 20 dias Seg 04/05/15
Sex 29/05/15
24
Melhoria contínua 20 dias Ter 03/03/15
Seg 30/03/15
Método para avaliação contínua 20 dias Ter 03/03/15
Seg 30/03/15
6
Figura 25 - Cronograma do projeto e precedessores
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
CONTROLE DE MUDANÇA DE PRAZOS
O controle de mudança de prazos dá prioridade às mudanças e verifica se é
necessária análise do comitê integrado de mudanças.
AVALIAÇÃO DOS PRAZOS DO PROJETO
O projeto será avaliado em reuniões semanais. Tendo sua atualização feita
mensalmente.
RESPONSÁVEL PELO PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO
Milson José dos Santos Silveira Júnior – Gerente do Projeto
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
GERENCIAMENTO DOS CUSTOS
PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS
No Plano de Gerenciamento de Custos serão contemplados os gastos de
contratações de consultoria de capacitação em Gestão do Conhecimento e compras
externas para materiais de escritório, assim como os custos relativos aos recursos e
pessoal interno.
O orçamento será atualizado no MSProject.
As mudanças relativas aos orçamento previsto deverão ser avaliadas, classificadas
e autorizadas dentro do sistema de controle de mudanças.
FREQUÊNCIA DE AVALIAÇÃO DO ORÇAMENTO DO PROJETO
O orçamento deverá ser avaliado semanalmente devendo esta avaliação ser
documentada e apresentada ao patrocinador do projeto quinzenalmente.
AUTONOMIAS DOS MEMBROS DA EQUIPE
O gerente do projeto tem autonomia para utilizar as reservas gerencias. Terminada a
reserva fica sob responsabilidade do patrocinador liberar mais recursos financeiros
para o projeto.
ADMINISTRAÇÃO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS
Responsável pelo plano
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
O Gerente de Projetos é responsável pelo Plano de Gerenciamento de Custos. O
patrocinador é responsável para autorizar solicitações de mudanças, liberação de
verba, criação de novas reservas e alteração das já existentes.
FREQUÊNCIA DE ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS
O orçamento deverá ser avaliado semanalmente devendo esta avaliação ser
documentada e apresentada ao patrocinador do projeto quinzenalmente. Toda
mudança não prevista neste Plano deverão ser submetidas na reunião para avaliar e
aprovar, imediatamente após aprovado, deverão ser atualizados os dados do Plano
de Gerenciamento de Custos.
OUTROS ASSUNTOS RELACIONADOS AO GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO
PROJETO NÃO PREVISTOS NESTE PLANO.
Todas as solicitações não previstas neste plano deverão ser submetidas ao
Patrocinador para aprovação, sendo aprovado devera ser atualizado o plano de
gerenciamento de custos com o devido registro das alterações efetivadas.
ORÇAMENTO
Descrição Custo Unit. Qtd. Unidade Total
Gestão do projeto
Iniciação R$ 20,00 40 horas R$ 800,00
Planejamento R$ 20,00 160 horas R$ 3.200,00
Execução R$ 20,00 120 horas R$ 2.400,00
Monitoramento e controle R$ 20,00 160 horas R$ 3.200,00
Encerramento R$ 20,00 10 horas R$ 200,00
Diagnostico
Avaliação do Grau de Maturidade em GC R$ 20,00 15 horas R$ 300,00
Elaboração do Business Case R$ 20,00 20 horas R$ 400,00
Planejamento
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Plano estratégico de GC R$ 20,00 80 horas R$ 1.600,00
Priorização de Projetos a serem implementados R$ 20,00 4 horas R$ 80,00
Práticas associadas ao planejamento estratégico R$ 20,00 20 horas R$ 400,00
Plano de ação de GC R$ 20,00 80 horas R$ 1.600,00
Estrutura da governança R$ 20,00 20 horas R$ 400,00
Desenvolvimento
Plano piloto R$ 20,00 30 horas R$ 600,00
Implementação do projeto piloto R$ 20,00 80 horas R$ 1.600,00
Avaliação do resultado do projeto piloto R$ 20,00 10 horas R$ 200,00
Implementação
Definição dos fatores críticos de sucesso na implementação da GC R$ 20,00 20 horas R$ 400,00
Implementação do método nos demais projetos R$ 20,00 15 horas R$ 300,00
Estratégia para manter os resultados obtidos R$ 20,00 30 horas R$ 600,00
Estratégia pra lidar com a resistência a implementação da GC R$ 20,00 30 horas R$ 600,00
Plano de comunicação R$ 20,00 5 horas R$ 100,00
Melhoria contínua
Método para avaliação contínua R$ 20,00 10 horas R$ 200,00
Total R$ 19.180,00 Figura 26 - Orçamento do Projeto
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
OBJETIVO
O método de implantação da Gestão do Conhecimento nas etapas de planejamento
dos projetos de implantação da Unidade da Justiça, dentro da Gerência de Serviços,
da Softplan será considerado satisfatório se apresentar as seguintes características:
Pessoas
o Cultura orientada para o conhecimento, estimulando os gestores de
projetos para que captem, documente e dissemine o conhecimento;
o Permita que os gestores de projetos e de portfólio identifiquem e criem
conhecimento;
o Viabilize a criação de comunidades de práticas e equipe de
conhecimentos
o Permita que os stakeholders tenham maior familiaridade com os
conceitos de conhecimento e gestão do conhecimento;
Processos:
o Apoio da alta gerência no alinhamento do projeto com a estratégia e o
Processo de Implantação;
o Proporcionarem o aumento do volume e do uso do conhecimento dos
projetos de implantação;
o Viabilizarem a sustentabilidade da execução dos projetos na ausência
de gestores de projetos e gestores de portfólio;
o Permita ao escritório de projetos operacionalizar o conhecimento.
REQUISITOS DE QUALIDADE
Requisito Critério de aceitação Método de verificação
Cultura e Incentivos As atitudes, as crenças e os incentivos culturais implícitas e explícitos existentes na organização
Questionário de avaliação
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
para modelar, criar e apoio o uso dos ativos intelectuais (incluindo conhecimento) para alcançar os objetivos organizacionais.
Identificação e criação do conhecimento
A capacidade da organização e de suas partes interessadas em identificar e criar conhecimento (e outros ativos intelectuais), especialmente aqueles ativos intelectuais que contribuem para atingir os objetivos organizacionais.
Questionário de avaliação
Comunidades de prática e equipes de conhecimento
A existência, a natureza e o uso de comunidades de pessoas na organização para, de maneira eficaz, promover a solução de problemas e permitir à organização alcançar seus objetivos.
Questionário de avaliação
Conhecimento e aprendizagem
A existência e capacidade da organização de desenvolver capital humano por meio de treinamento e outras atividades estruturadas ou formalizadas para gerar conhecimento.
Questionário de avaliação
Liderança e estratégia A adoção e execução da Gestão do Conhecimento (GC) como princípio gerencial pela liderança de uma organização.
Questionário de avaliação
Fluxo de conhecimento A natureza e a capacidade do conhecimento e de outros ativos intelectuais fluírem na organização. Inclui obtenção, armazenar, disseminar e alguns aspectos da entrega
Questionário de avaliação
Operacionalização do conhecimento
A capacidade da organização de incorporar e aplicar conhecimento nos processos de apoio e
Questionário de avaliação
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
nos processos finalísticos (incluindo desenvolvimento de novos produtos, marketing e outros). Isto é basicamente o impacto do conhecimento nos principais processos finalísticos e, conseqüentemente, nos resultados organizacionais.
Alinhamento O grau em que os objetivos e resultados do Programa de GC estão alinhados com os objetivos e metas organizacionais.
Questionário de avaliação
Indicadores e monitoramento
A capacidade da organização de se auto-avaliar com relação à gestão dos ativos intelectuais e monitorar e identificar melhores práticas, informação externa e aprendizagem que podem melhorar o desempenho e a geração de valor para a organização.
Questionário de avaliação
Figura 27 - Requisitos de qualidade do projeto
GARANTIA DA QUALIDADE
Subproduto Atividades da Gestão da Qualidade
Responsabilidade Prazos
Auditoria da qualidade
Auditorias internas com o objetivo de verificar se os processos e os padrões estão de acordo com o planejado. Deve ser documentado.
Gerente de projetos
Processo contínuo
Controle de itens Identificação dos Gerente de Processo contínuo
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
ineficientes itens ineficientes para serem melhorados em etapas seguintes
projetos e equipe do projeto
Implantação de ações corretivas
Itens a serem melhorados devem ser obtidos com os envolvidos para determinar as causas, analisar as potenciais causas, propor ações preventivas, e acompanhar as avaliações
Gerente de projeto e equipe do projeto
Na identificação de itens ineficientes
CONTROLE DA QUALIDADE
Indicadores de controle
O estágio de implantação da GC;
As práticas gerenciais relacionadas à gestão proativa do conhecimento;
A situação da organização em relação a processos de GC;
Grau de conscientização em relação à GC;
Existência de práticas em implementação;
Mudanças provocadas pelas práticas de GC;
Grau de explicitação e formalização da GC;
Estágio e alcance da implantação de práticas de GC; e
Capacidade de promover o uso da informação, conhecimento, experiência e
intuição por meio de pessoas, processos e sistemas com o objetivo de atingir
seus objetivos e gerar valor (método OKA).
OBJETIVO DOS INDICADORES
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Diagnosticar o grau de maturidade do escritório de projetos em relação à
institucionalização da GC;
Identificar se as práticas gerenciais relacionadas a determinadas dimensões
(Visão e estratégia – o papel da alta administração; cultura organizacional;
estrutura organizacional; política de recursos humanos; sistemas de
informação; mensuração de resultados; e aprendizado com o ambiente) estão
menos, medianamente ou mais associadas a uma gestão proativa do
conhecimento;
Documentar as mudanças ocorridas com a implantação da GC para orientar
as políticas de GC na esfera pública; e
Diagnosticar a situação do escritório de projetos em relação à implementação
de práticas e quanto à formalização e explicitação de GC para propor uma
política de Gestão do Conhecimento.
REGISTRO DA QUALIDADE
Serão utilizados questionários com as seguintes características:
o Perguntas fechadas;
o Perguntas fechadas e abertas; e
o Afirmativas.
Deve-se manter o arquivo e controle de todos os registros da qualidade emitidos e
aplicáveis ao longo de todas as etapas do processo, de maneira a assegurar a
pronta localização e minimizar a deterioração, os danos e extravios desses
documentos e registros.
RELATÓRIOS DE CONTROLE DA QUALIDADE
É responsabilidade do gerente do projeto emitir relatórios mensais dos resultados
das inspeções realizadas.
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
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GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS
ORGANOGRAMA DO PROJETO
Figura 28 - Organograma do Projeto
EQUIPE DO PROJETO
No Nome Área e-mail Telefone
1 Leonardo Muller Coordenador do Escritório de Projetos
[email protected] 9961-5859
2 Milson José dos S. Silveira Júnior
Gerente do projeto
[email protected] 9625-0488
3 Rafael Martins Equipe de Projeto [email protected] 3877-2227
4 Guido Wiggers Junior
Equipe de Projeto [email protected] 9953-3995
Figura 29 - Equipe do Projeto
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
MATRIZ DE RESPONSABILIDADE
Responsáveis pelos planos
No Nome Área
Planos
Esco
po
Tem
po
Cu
sto
Qu
alid
ad
e
RH
Co
mu
nic
aç
ão
Ris
co
s
Su
pri
men
tos
1 Leonardo Muller Coordenador do Escritório de Projetos
X X X
2 Milson José dos S. Silveira Júnior Gerente do projeto
X X X X X X X X
3 Rafael Martins Equipe de Projeto X X X X
4 Guido Wiggers Junior Equipe de Projeto X X X X
Figura 30 - Matriz de responsabilidades
Atribuições dos cargos/perfil
N
o Nome
Cargo /
Funções Atribuição
Competência
Co
nh
ecim
en
to
Hab
ilid
ad
es
Ati
tud
es
1 Leonard
o Muller
Patrocinado
r
Fornecer
suporte ao
projeto
Gerenciament
o de projetos
Ter visão
estratégica
Pro
atividad
e
2
Milson
José dos
S.
Gerente do
projeto
Planejar,
organizar,
coordenar,
Formação em
engenharia de
produção,
Comunicaçã
o, liderança
de equipe,
Pro
atividad
e
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Silveira
Júnior
supervisiona
r e executar
as
atividades
do projeto,
delegar
funções.
Gestão do
conhecimento
e
Gerenciament
o de projetos
inteligência
emocional.
3 Rafael
Martins
Equipe do
projeto
Identificar
os riscos
envolvidos
nos projetos
e mantê-los
sob controle
Gestão do
conhecimento
e
Gerenciament
o de projetos
Comunicaçã
o
Pro
atividad
e
4
Guido
Wiggers
Junior
Equipe do
projeto
Negociar
com
fornecedore
s
Gestão do
conhecimento
e
Gerenciament
o de projetos
Prática em
técnicas para
administrar o
tempo
Pro
atividad
e
Figura 31 - Atribuições de cargos
PROCEDIMENTOS RELATIVOS À INSERÇÃO DE NOVOS RECURSOS, A
REALOCAÇÃO E A SUBSTITUIÇÃO DE MEMBROS DA EQUIPE.
As negociações para inserção de novos recursos, assim como a substituição de
membros da equipe, serão realizadas através do patrocinador do projeto, Leonardo
Muller, a fim de, se necessário, facilitar a comunicação com a alta direção Unidade
da Justiça da Softplan.
Possivelmente existirá uma necessidade de alocação e/ou realocação de recursos
que não estão inseridos no organograma deste projeto, tais como colaboradores dos
seguintes departamento: Recursos Humanos; Jurídicos; Tecnologia da Informação;
Financeiro; e demais colaboradores do Escritório de Projetos. Surgindo esta
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
demanda de colaboradores será solicitado ao patrocinador do projeto, Leonardo
Muller, a liberação dos mesmos para atuação no mesmo.
Identificado pelo gerente de projeto, Milson José dos Santos Silveira Júnior, a
necessidade de admissão/inserção de novos membros na equipe, este deverá orçar
os impactos financeiros gerados e solicitar ao patrocinador liberação de recursos
financeiros para tais contratações. Contrações de empresas terceirizadas, além das
que constam relatadas no escopo do projeto, também seguirão o mesmo
procedimento descrito neste parágrafo.
Identificado pelo gerente de projeto, Milson José dos Santos Silveira Júnior, a
necessidade desligamento/substituição dos membros da equipe antes do
encerramento do projeto, este deverá informar o patrocinador Leonardo Muller o(s)
motivo(s) da(s) ação(ões) executada(s).
TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO
Inicialmente, serão realizadas entrevistas informais a fim de identificar a
necessidade de treinamento e planejar capacitações durante todas fases do projeto
a fim de capacitar de desenvolver os conhecimentos e habilidades da equipe em
Gerenciamento de Projeto.
Os treinamentos serão fornecidos com o intuito de melhorar o conhecimento,
habilidades e atitudes dos membros da equipe de acordo com suas atribuições.
Após a realização dos mesmos será elaborado uma avaliação escrita e prática para
que seja possível mensurar se os objetivos do treinamento foram alcançados.
Será treinada para a execução do projeto toda a equipe que compõe o mesmo para
o alinhamento de conhecimentos em Gestão do Conhecimento. A equipe será
treinada presencialmente em Gestão do Conhecimento, abordando as vantagens,
métodos, ferramentas e indicadores por uma empresa de consultoria contratada
para prestar este serviço.
Para garantir o desenvolvimento das habilidades da equipe, e facilitar o
gerenciamento e execução do projeto, serão realizadas atividades, programadas
pelo gestor de projetos Milson José dos Santos Silveira Júnior, a fim de garantir
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
empatia, influencia, criatividade e crescente busca da excelência em gestão do
conhecimento dentro de um escritório de projetos.
A fim de desenvolver as habilidades da equipe do projeto, durante a sua execução,
serão realizadas atividades e treinamentos para aprimorar o sentimento de
confiança e coesão da equipe, garantindo assim qualidade e produtividade.
AVALIAÇÃO DE RESULTADOS DA EQUIPE – AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
O resultado da equipe será medido através de avaliações teóricas e práticas
aplicadas pelo gerente do Projeto, Milson José dos Santos Silveira Junior, a fim de
medir o nível de conhecimento técnico em Gestão do Conhecimento alcançado em
treinamento.
Avaliação estruturada enviada Gerência de Serviços, da Unidade de Justiça da
Softplan com o objetivo de avaliar a qualidade da implantação da metodologia de
Gestão do Conhecimento.
BONIFICAÇÃO – SISTEMA DE RECONHECIMENTO
Mensalmente será feita uma avaliação da equipe, através da avaliação estruturada
entregue a Gerência de Serviços, da Unidade de Justiça da Softplan, para classificar
a atuação individual. O melhor avaliado será presenteado com dois dias de folga.
Ao final do projeto, a equipe será presenteada, em caso de sucesso da elaboração
da metodologia, com uma confraternização em local a ser definido.
FREQUÊNCIA DE AVALIAÇÃO CONSOLIDADA DOS RESULTADOS DA EQUIPE
Serão enviadas a Gerência de Serviços, da Unidade de Justiça da Softplan
avaliações estruturadas referentes a cada fase do projeto.
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Serão enviadas mensalmente avaliações de desempenho da equipe de projeto.
Ao final do projeto, será realizada uma avaliação geral sobre o desempenho, a
qualidade e da absorção de conhecimento de Gestão do Conhecimento dentro do
Escritório de Projetos da UNJ da Softplan.
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
OBJETIVOS, METAS, INDICADORES E AÇÕES – PLANO DE RH (ALINHAMENTO ESTRATÉGICO) – MONITORAMENTO DOS
INDICADORES
jan/15 fev/15 mar/15 abr/15 mai/15 jun/15 jul/15 ago/15 set/15 out/15 nov/15 dez/15 MEDIA
0 1 2 3 4 5 5 0 0 3 2 1 2
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
J K K L L L L L L J K K K
J K L
ESTRATÉGIA (O QUÊ) AÇÃO (COMO) Responsável PRAZO
Identificar o motivo da não
conformidadeReunir os responsáveis pela não conformidade com o intuito de traçar ações de solução para o problema Rafael à definir
Indice obtido
META
SITUAÇÃO=>
Objetivo foi e/ou será alcançado Obvjetivo levemente comprometido Objetivo comprometido
Método de cálculo Número de não conformidades
Meta 2015 2 não conformidades por mês
Freqüência da avaliação MENSAL Responsável pela avaliação
MONITORAMENTO E PLANO DE AÇÃO
Perspectiva RECURSOS HUMANOS
Objetivo Estratégico de RH Estabelecer o nível de qualidade adequado para o projeto
Indicador Qualidade
Figura 33 - Quadro de analise de dados
Figura 32 - Estratégia de monitoramento e plano de ação
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
RESPONSABILIDADES
O responsável pela coordenação das comunicações será o Milson José dos Santos
Silveira Junior, gerente do projeto.
POLÍTICA
A equipe do projeto se reunirá semanalmente com duração de uma hora. Reuniões
não planejadas deverão ser solicitadas ao gerente do projeto, para que seja
convocada com uma antecedência mínima de vinte e quatro horas. A pauta da
reunião será elaborada pelo gerente do projeto, bem como a elaboração do
documento final do projeto. Duas vezes por semana serão enviados e-mails com o
status do projeto.
MODELO DE ATA DE REUNIÃO
Durante as reuniões da equipe do projeto deverão ser elaboradas atas seguindo o
modelo abaixo:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO – PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA – SOFTPLAN
ATA DA REUNIÃO
Data: ___/___/___
Elaborado por:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Aprovado por:
Relação dos Presentes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Assuntos tratados:
Decisões tomadas:
Ação
1.
2.
3.
4.
5.
Prazo
1.
2.
3.
4.
5.
Responsável
1.
2.
3.
4.
5.
Figura 34 - Modelo de atas de reunião
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
MODELO DE RELATÓRIO DE DESEMPENHO
Os relatórios de desempenho deve seguir o seguinte padrão:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO – PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA – SOFTPLAN
RELATÓRIO DE DESEMPENHO
Data: ___/___/___
Elaborado por:
Aprovado por:
Atividades realizadas
Atividades pendentes
Pontos de ação
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Próximas atividades
Situação em relação ao cronograma planejado
Figura 35 - Modelo de relatório de desempenho
RELAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS
No Nome Área e-mail Telefone
1 Leonardo Muller Coordenador do Escritório de Projetos
[email protected] 9961-5859
2 Milson José dos S. Silveira Júnior
Gerente do projeto
[email protected] 9625-0488
3 Rafael Martins Equipe de Projeto [email protected] 3877-2227
4 Guido Wiggers Junior
Equipe de Projeto [email protected] 9953-3995
Figura 36 - Contato das principais partes interessadas
MAPA DAS COMUNICAÇÕES
Parte
interessad
a
Assunto de
informação
Documento
s
relacionado
Meio
ou
método
Frequência Ação
esperada
Responsáv
el (emissor)
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
s
Patrocinado
r
Início,
andamento e
fim do
projeto
Relatórios Reuniã
o e e-
mails
Semanalment
e
Aprovação
ou
desaprovaçã
o do
desempenho
Gerente do
projeto
Gerente do
Projeto
Apresentaçã
o dos
produtos e
dos serviços
realizados
Subsídio
para os
relatórios
e
reuniõe
s
Duas vezes
por semana
Relato do
desempenho
Equipe do
Projeto
Equipe do
Projeto
Apresentaçã
o dos
produtos e
dos serviços
realizados
Subsídio
para os
relatórios
e
reuniõe
s
Duas vezes
por semana
Relato do
desempenho
Consultor
externo
Figura 37 - Mapa de comunicações
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
GERENCIAMENTO DOS RISCOS
CATEGORIZAÇÃO DOS RISCOS
Diagnóstico
o Baixa comunicação da equipe
Planejamento
o Mudança do escopo
o Aumento no orçamento
o Aumento no tempo
Desenvolvimento
o Baixo comprometimento dos colaboradores do Escritório de Projetos
o Baixo comprometimento da gerencia
o Falta de conhecimento em Gestão do Conhecimento
o Impossibilidade de contratação de uma consultoria em Gestão do
Conhecimento
Implementação
o Falta de pessoal qualificado
o Falha no treinamento e capacitação
o Baixo comprometimento dos colaboradores do Escritório de Projetos
o Falha no monitoramento do projeto
o Falha na comunicação
Melhoria contínua
o Erro de definição dos melhores indicadores
PROBABILIDADE E IMPACTO
Risco Muito baixo
0,05
Baixo 0,10
Moderado 0,20
Alto 0,40
Muito alto 0,80
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Baixa comunicação da equipe X
Mudança do escopo X
Aumento no orçamento X
Aumento no tempo X
Baixo comprometimento dos colaboradores do Escritório de Projetos
X
Baixo comprometimento da gerencia
X
Falta de conhecimento em Gestão do Conhecimento
X
Impossibilidade de contratação de uma consultoria em Gestão do Conhecimento
X
Falta de pessoal qualificado X
Falha no treinamento e capacitação
X
Baixo comprometimento dos colaboradores do Escritório de Projetos
X
Falha no monitoramento do projeto
X
Falha na comunicação X
Erro de definição dos melhores indicadores
X
Figura 38 - Principais riscos do projeto
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
MATRIZ DE PROBABILIDADE DE IMPACTO
Através da matriz de probabilidade de impacto pode-se responder aos riscos
específicos. Foram utilizados os principais riscos em um projeto: recursos, prazos e
escopo.
PROBABILIDADE AMEAÇAS OPORTUNIDADES
0,8 0,04 0,08 0,16 0,32 0,64 0,64 0,32 0,16 0,08 0,04
0,4 0,02 0,04 0,08 0,16 0,32 0,32 0,16 0,08 0,04 0,02
0,2 0,01 0,02 0,04 0,08 0,16 0,16 0,08 0,04 0,02 0,01
0,1 0,005 0,01 0,02 0,04 0,08 0,08 0,04 0,02 0,01 0,005
0,05 0,0025 0,005 0,01 0,02 0,04 0,04 0,02 0,01 0,005 0,0025
IMPACTO 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8 0,8 0,4 0,2 0,1 0,05 Figura 39 - Matriz de probabilidade de impacto
RESPOSTAS AOS RISCOS
Fonte de Risco Risco Contramedida Responsável Data limite
Baixa comunicação da equipe Moderado
Reuniões para definir o melhor meio de recuperação e distribuição das informações
Gerente do projeto
Acompanhamento contínuo
Mudança do escopo Baixo
Revisão e definição do escopo / divulgação aos integrantes do projeto
Gerente do projeto
Acompanhamento contínuo
Aumento no orçamento Baixo Controle e acompanhamento dos processos
Gerente do projeto e Patrocinador
Ao longo da implantação
Aumento no tempo Moderado Controle e acompanhamento dos processos
Gerente do projeto
Ao longo da implantação
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Baixo comprometimento dos colaboradores do Escritório de Projetos
Moderado
O patrocinador informará o andamento do projeto e sua importância
Gerente do projeto e Patrocinador
Acompanhamento contínuo
Baixo comprometimento da gerencia
Baixo
O patrocinador informará o andamento do projeto e sua importância
Gerente do projeto e Patrocinador
Acompanhamento contínuo
Falta de conhecimento em Gestão do Conhecimento
Baixo
Reuniões com especialistas e pesquisa de projetos similares
Equipe do projeto
Ao longo do diagnóstico
Impossibilidade de contratação de uma consultoria em Gestão do Conhecimento
Moderado Pesquisa de projetos similares
Gerente do projeto e Patrocinador
Ao longo do diagnóstico
Falta de pessoal qualificado Baixo Treinamento e capacitação
Equipe do projeto
Ao longo do diagnóstico
Falha no treinamento e capacitação
Moderado
Contratação de pessoas qualificadas para treinar e realizar a capacitação contínua
Equipe do projeto
Acompanhamento contínuo
Baixo comprometimento dos colaboradores do Escritório de Projetos
Moderado Motivar os envolvidos no projeto
Gerente do projeto e Patrocinador
Acompanhamento contínuo
Falha no monitoramento do projeto
Baixo
Implementação das metodologias e ferramentas do PMBOK
Gerente do projeto
Acompanhamento contínuo
Falha na comunicação Baixo Reuniões periódicas
Gerente do projeto
Acompanhamento contínuo
Erro de definição dos melhores indicadores
Baixo Revisão dos indicadores junto à alta gerência
Gerente do projeto, Patrocinador e Gerencia.
Após a etapa de Implementação
Figura 40 - Resposta aos riscos
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
OBJETIVO DO DOCUMENTO
O objetivo deste documento é apresentar o Plano de Gerenciamento das Aquisições
e Contratos. A finalidade deste é descrever o processo de gerenciamento das
aquisições, os tipos de contratos a serem utilizados como serão feito o processo de
administração dos contratos, os documentos utilizados, os critérios de avaliação que
serão utilizados para a seleção de propostas assim como dos fornecedores.
Este documento será um Guia que deverá ser seguido por todos os membros da
Equipe deste Projeto.
DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
Para a elaboração de um método de implantação da Gestão do Conhecimento no
Escritório de Projetos da Unidade de Justiça da Softplan, a princípio será necessária
a contratação da uma empresa de consultoria em Gestão do Conhecimento
Empresarial
As aquisições da empresa deverão ser controladas e monitoradas através das
planilhas de acompanhamento de contratos, visando o atendimento do escopo,
cronograma, preço e qualidade esperada para cada contratação.
Os contratos serão encerrados com o termo de quitação contratual, este que é
elaborado pelo jurídico conforme necessidade do gerente de projeto. Há também a
avaliação de fornecedores visado obter um banco de dados com informações para
futuras contratações referentes ao mesmo.
FAZER OU COMPRAR (MAKE OR BUY)
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
A organização não possui os requisitos, expertise e nem os recursos necessários
para o desenvolvimento de um método de implantação da Gestão do Conhecimento.
Portanto, será necessário contratar uma consultoria especializada em Gestão do
Conhecimento Empresarial, preferencialmente com know-how em Escritório de
Projetos.
TIPOS DE CONTRATOS
A Empresa Softplan utilizará contratos por preço fixo, preço unitário ou
reembolsável, estes dependerão das necessidades do Projeto, das possibilidades de
desembolso da Empresa, e as disponibilidades de mercado quanto aos
fornecedores no ato da compra de serviços, e estes contratos deverão seguir os
padrões da Empresa, que está descrito pelo setor de compras ou pelo setor
responsável.
As contrações serão conforme descritas abaixo:
b) Consultoria: como as empresas de consultoria recebem por hora trabalhada o
contrato mais adequado será por preço unitário.
ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS
Para a administração dos contratos serão realizadas reuniões semanais da equipe
de projeto, nestas reuniões os membros da equipe de projeto passaram ao Gerente
do projeto Milson José dos Santos Silveira Júnior o status dos contratos.
Segue abaixo proposta de formulário de acompanhamento de contratos:
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Figura 41 - Formulário de Acompanhamento de Contrato
Para que sejam cumpridos legalmente dentro das normas da Empresa, todo e
qualquer contrato á este projeto deverá ser administrado pelo setor jurídico ou
responsável, e acompanhado pelo Gerente do Projeto.
DOCUMENTOS PADRONIZADOS
Os documentos necessários à execução deste Projetos que serão utilizados deverão
seguir os padrões da empresa Softplan, e estão listados abaixo:
a) Planilha com o detalhamento dos serviços a serem contratados, constando
escopo e data de aquisição (ver anexo I);
b) Mapa comparativo: o documento tem como finalidade auxiliar na tomada de
decisão do gerente de projeto. Deve-se seguir o modelo apresentado no
anexo II
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
c) Ficha de avaliação de desempenho de fornecedores: o modelo de avaliação
de fornecedores está disponível no anexo III - Procedimento para avaliação
de Desempenho de Terceiros;
d) Contrato de Pessoa Jurídica e Termo de Quitação de Contrato: este modelo é
elaborado pelo jurídico conforme solicitação do gerente de projeto, portanto
não está anexado a este Plano de Aquisições.
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS
Os critérios de avaliação das propostas das Empresas que fornecerão produtos ou
serviços necessários à execução do Projeto seguirão os padrões da Softplan,
conforme segue abaixo:
a) Atendimento aos requisitos técnicos e comerciais solicitados na Tomada de
Preço;
b) Melhor prazo;
c) Melhor preço;
d) Documentação necessária e se ela atende as normas e padrões da Empresa;
e) Especificações técnicas dos serviços estão sendo comtempladas;
f) Tempo de atuação da empresa no mercado;
g) Ações judiciais que possam estar pendentes referentes ao fornecedor.
Para tomada de decisão será utilizado o modelo do mapa comparativo da
Softplan, apresentado no ANEXO II.
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS FORNECEDORES
A avaliação dos fornecedores ocorrerá de acordo com o Procedimento para
avaliação de desempenho de terceiros, com o preenchimento da ficha de avaliação
disponível no ANEXO III. A periodicidade será semestral.
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
RESPONSÁVEIS PELA ADMINISTRAÇÃO DO PLANO
O Gerente do Projeto será o responsável pela administração deste Plano, e terá o
apoio das áreas afins à este Projeto, como setor de compras, setor jurídico e setor
de RH da Empresa.
Figura 42 - Planilha de aquisições de serviços/produtos
Item Serviço/ Produto EscopoPrazo de
contrataçãoTarget Responsável Contato Observações
1
2
3
4
5
PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA BPMS
PLANILHA DE AQUISIÇÕES SERVIÇOS/PRODUTOS
MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
Figura 43 - Mapa comparativo
Ficha de Avaliação de Desempenho dos Fornecedores
Fornecedor:
Contato:
Nº do contrato: Vigência do
contrato:_____/______/______
Produtividade:
Qualidade:
EMPRESA
ENDEREÇO
CONTATO
TELEFONE
PROPOSTA Nº
DATA
PAGAMENTO
FRETE
PRAZO DE ENTREGA
GARANTIA
Detalhamento Qtd Preço Total Qtd Preço Total Qtd Preço Total
Valor da Proposta
NEGOCIAÇÃO
DESCONTOS E PREÇOS FINAIS
Preço Inicial
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MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
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Figura 44 - Ficha de avaliação de desempenho dos fornecedores
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MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO PMO - UNIDADE DE JUSTIÇA - SOFTPLAN
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