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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR
POR EL TÍTULO DE INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
TEMA: “ELABORACION DE UN MODELO DE GESTION ADMINISTRATIVA
PARA MEJORAR LA EFICIENCIA DEL PERSONAL PARA LA EMPRESA
METAL MAN”
AUTOR: BETSY ESTEFANIA TIGREROS REYES
TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACION:
MAURICIO VILLACRESES COBO, MPM
GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2017
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE TITULACIÓN
TÍTULO: “Propuesta de un modelo de Gestión Administrativa para mejorar la eficiencia del personal de la
empresa Metal Man”.
Tutor: Econ. Mauricio Villacreses Cobo, MPM REVISORES: Ing. Wendy Espinoza Espinoza
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Ingeniería en Gestión Empresarial
FICHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 111
ÁREA TEMÁTICA: Administrativa
PALABRAS CLAVES: Modelo de Gestión Administrativa, Administración
RESUMEN: El sector industrial genera una gran cantidad de empleo y por lo tanto este sector demanda la
mayor cantidad de profesionales y requiere de personal capacitado, lo cual es de gran importancia para todas
las empresas en la actualidad contar con un modelo de gestión empresarial.
Este es el caso de la empresa Metal Man que presenta algunos problemas en el área administrativa debido a que
no cuenta con una estructura organizacional y no tienen establecido funciones para sus empleados y esta no
ayuda al crecimiento de la productividad y, este proyecto permitirá dar a conocer un modelo de Gestión
Administrativa para mejorar la eficiencia del personal, mediante el estudio y la investigación de los diferentes
artículos sobre modelo de Gestión para lograr mejorar la eficiencia del personal.
Diferentes organizaciones se interesan por solucionar los inapropiados sistemas que son las partes
fundamentales para el crecimiento de las empresas, ya que en la actualidad la administración en las
organizaciones, permite alcanzar objetivos propuestos de una manera eficaz y agiliza los procesos logrando
solucionar los problemas que se presentan día a día.
Con este modelo de gestión administrativa se buscara incrementar el potencial y desempeño del personal y así
lograr aumentar la eficiencia y eficacia organizacional de la empresa, estableciendo un marco teórico adecuado
que permita la sustentación del tema estudiado, diagnosticando los métodos y técnicas que van a ser útil para
poder identificar la problemática actual que tiene la empresa y elaborando la propuesta que ayude a mejorar la
estructura de la organización, definiendo un manual de procedimientos y de las funciones que debe ejercer cada
área y personal que labora en la empresa.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF SI NO
CONTACTO CON AUTORES:
Betsy Tigreros Reyes
Teléfono:
04-2578058
E-mail:
CONTACTO DE LA
INSTITUCIÓN
Nombre: Econ. Mauricio Villacreses Cobo, MPM
Teléfono: 593 99616616
III
CERTIFICACIÓN DE TUTOR
Habiendo sido nombrado, Econ. Mauricio Villacreses Cobo, MPM como tutor de Trabajo
de Titulación de grado como requisito para optar por el título de Ingeniería en Gestión
Empresarial presentado por la egresada:
Betsy Estefania Tigreros Reyes con C.I. # 0930652763.
TEMA: “Elaboración de un modelo de Gestión Administrativa para mejorar la
eficiencia del personal de la empresa Metal Man”.
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
__________________________________________
Econ. MAURICIO VILLACRESES COBO, MPM
Tutor del Trabajo de Titulación
IV
CERTIFICACIÓN DE ANTIPLAGIO
Habiendo sido nombrado, Econ. Mauricio Villacreses Cobo, MPM como tutor de Trabajo
de Titulación como requisito para optar por el título de Ingeniería en Gestión Empresarial
presentado por la egresada:
Betsy Estefania Tigreros Reyes con C.I. # 0930652763.
Tema: “Elaboración de un modelo de Gestión Administrativa para mejorar la
eficiencia del personal de la empresa Metal Man”.
Aseguro haber revisado el informe procesado por el software anti plagio “Urkund” y que las
fuentes utilizadas detectadas por el mismo en el trabajo en mención, se encuentran citadas
de acuerdo a las normas APA vigentes por lo que el presente proyecto de investigación es
de total autoría.
__________________________________________
Econ. MAURICIO VILLACRESES COBO, MPM
Tutor del Trabajo de Titulación
V
__________________________________________
Econ. MAURICIO VILLACRESES COBO, MPM
Tutor del Trabajo de Titulación
VI
DERECHO DE AUTOR
Yo Betsy Tigreros Estefanía Reyes con C.I. # 0930652763, declaro que el proyecto de
grado denominado “Elaboración de un modelo de Gestión Administrativa para
mejorar la eficiencia del personal para la empresa Metal Man”, ha sido desarrollada
con base a una investigación exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros
conforme las citas que constan al pie de las páginas correspondientes, cuyas fuentes se
incorporan en la bibliografía.
Consecuentemente este trabajo es de nuestra autoría.
En virtud de esta declaración, nos responsabilizamos del contenido, veracidad y alcance
científico del proyecto de grado en mención.
Guayaquil, 12 de septiembre 2017
AUTORA
------------------------------------------
Betsy Estefania Tigreros Reyes
C.I.: 0930652763
VII
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en este Trabajo de
Titulación son de absoluta propiedad y responsabilidad de Betsy Estefania Tigreros Reyes,
con C.I. #0930652763, cuyo tema es:
“Elaboración de un modelo de Gestión Administrativa para mejorar la eficiencia del
personal para la empresa Metal Man”
Derechos que renuncio a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como a
bien tenga.
Guayaquil, 12 de septiembre 2017
AUTORA
_____________________________
Betsy Estefanía Tigreros Reyes
C.I.: 0930652763
VIII
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a Dios, que siempre ha sido mi guía y por brindarme una familia
extraordinaria, sin ellos no hubiera logrado arribar a donde estoy en estos momentos;
gracias por darme fuerzas y ánimos para seguir adelante día tras día.
A mi padre, que a pesar que no se encuentren ya junto a mí siempre estuvo hay
apoyándome, dándome ánimos, sus buenos consejos estarán siempre en mi memoria y sé
que ha de estar orgulloso de mi esfuerzo y perseverancia.
A mi madre, por estar constantemente a mi lado, apoyándome y dándome el impulso
necesario para continuar. Por confiar en mí y brindarme la oportunidad de superarme, a
base de esfuerzo he podido llegar lejos.
A mi abuelo, que a pesar de la distancia él siempre ha estado pendiente con sus consejos y
su apoyo incondicional para cumplir una meta.
A mis tías, por permanecer a mi lado en los malos y buenos momentos al estar
regalándome consejos que me ayudaron a superar los obstáculos que se me presentaron en
la vida.
A mis primas y toda mi familia, que de una u otra manera estuvieron apoyándome,
brindándome su amor, cariño incondicional y en especial su gran apoyo en esta etapa.
Betsy Tigreros Reyes
IX
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento va dirigido primero a Dios, que me ha dado la vida y ha estado a mi
lado en todo momento, todo lo que soy a él se lo debo mi casa mi hogar la familia que
tengo, él ha sido mi fortaleza y por quien he logrado sobrellevar las adversidades que se
me han presentado.
A mis padres Pedro Tigreros Flores y Germania Reyes González por ser mis principales
maestros quienes me llenaron de valores, y se convirtieron en pilares incondicionales, sin
los cuales no hubiese podido alcanzar esta meta. Gracias por confiar en mí y ser de gran
ayuda en mi vida.
A mis tías María, Leticia, Eugenia y mi Ángel por darme un buen ejemplo, ellos han hecho
que yo sea una gran mujer y su apoyo incondicional en cada momento de mi vida en el que
los necesitaba.
A mis primas Dora, Doryta por ser un ejemplo a seguir y que siempre han estado
apoyándome con mi carrera y darme fuerza para continuar cuando más lo necesite en mi
vida.
A mis amigas Shirley, Jessica y amigo José por su colaboración y por siempre estar apoyo
en cada momento que lo necesite, tanto en el transcurso de la carrera como al finalizarla,
ya que nuestra amistad ha perdurado.
.
A mí querido tutor, Mauricio Villacreses, por haber confiado en mí, y estar a mi lado
apoyando en todo lo he necesitado, porque siempre ha estado dispuesto a ofrecerme sus
conocimientos.
Betsy Tigreros Reyes
X
RESUMEN
El sector industrial genera una gran cantidad de empleo y por lo tanto este sector
demanda la mayor cantidad de profesionales y requiere de personal capacitado, lo cual es
de gran importancia para todas las empresas en la actualidad contar con un modelo de
gestión empresarial.
Este es el caso de la empresa Metal Man que presenta algunos problemas en el área
administrativo debido a que no cuenta con una estructura organizacional y no tienen
establecido funciones para sus empleados y esta no ayuda al crecimiento de la
productividad y, este proyecto permitirá dar a conocer un modelo de Gestión
Administrativa para mejorar la eficiencia del personal, mediante el estudio y la
investigación de los diferentes artículos sobre modelo de Gestión para lograr mejorar la
eficiencia del personal.
Diferentes organizaciones se interesan por solucionar los inapropiados sistemas que
son las partes fundamentales para el crecimiento de las empresas, ya que en la actualidad
la administración en las organizaciones, permite alcanzar objetivos propuestos de una
manera eficaz y agiliza los procesos logrando solucionar los problemas que se presentan
día a día.
Con este modelo de gestión administrativa se buscara incrementar el potencial y
desempeño del personal y así lograr aumentar la eficiencia organizacional de la empresa,
estableciendo un marco teórico adecuado que permita la sustentación del tema estudiado,
diagnosticando los métodos y técnicas que van a ser útil para poder identificar la
problemática actual que tiene la empresa y elaborando la propuesta que ayude a mejorar la
estructura de la organización, definiendo un manual de procedimientos y de las funciones
que debe ejercer cada área y personal que labora en la empresa.
XI
ABSTRACT
The industrial sector generates a large amount of employment and therefore this
sector demands the largest number of professionals and requires trained personnel, which
is of great importance for all companies at present have a business management model.
This is the case of the company Metal Man that presents some problems in the
administrative area because it does not have an organizational structure and does not have
established functions for its employees and this does not help the growth of productivity
and, this project will allow to give To know a model of Administrative Management to
improve the efficiency of the personnel, by studying and researching the different articles
on Management model to improve the efficiency of the personnel.
Different organizations are interested in solving the inappropriate Systems that are
the fundamental parts for the growth of the companies, since at the moment the
administration in the organizations, allows to reach proposed objectives of an effective
way and streamlines the processes managing to solve the problems that are Present day to
day.
This administrative management model will seek to increase the potential and
performance of the personnel and thus increase organizational efficiency of the company,
establishing a suitable theoretical framework to support the subject studied, diagnosing the
methods and techniques that will be useful for To be able to identify the current problems
that the company has and to elaborate the proposal that will help to improve the structure
of the organization, defining a manual of procedures and the functions that must be
exercised by each area and personnel working in the company.
XII
ÍNDICE GENERAL
Certificación de tutor ....................................................................................................... III
Certificación de antiplagio ............................................................................................... IV
Derecho de autor ............................................................................................................... VI
Renuncia de derechos de autor ...................................................................................... VII
Dedicatoria ..................................................................................................................... VIII
Agradecimiento ................................................................................................................. IX
Resumen .............................................................................................................................. X
Abstract ............................................................................................................................. XI
Introducción ......................................................................................................................... 1
Capítulo 1 ............................................................................................................................. 4
1.1 TEMA ..................................................................................................................... 4
1.1.1 Planteamiento del problema ............................................................................... 4
1.1.2 Objetivo general .................................................................................................. 5
1.1.3 Objetivos específicos ........................................................................................... 5
1.2 DISEÑO METODOLÓGICO ......................................................................................... 6
1.2.1 Métodos del nivel teórico .................................................................................... 6
1.2.2 Métodos del nivel empírico ................................................................................. 6
1.2.3 Tipo de investigación .......................................................................................... 8
1.2.4 Alcance de la investigación ................................................................................. 9
1.2.5 Población y muestra de la investigación........................................................... 10
1.2.6 Significación social ........................................................................................... 11
1.2.7 Significación práctica ....................................................................................... 12
1.2.8 Estructura de trabajo de titulación ................................................................... 12
Capítulo 2 ........................................................................................................................... 14
2.1 MARCO TEÓRICO ................................................................................................... 14
2.1.1 Gestión.- Definición .......................................................................................... 15
2.1.2 Administración.- Definición .............................................................................. 15
2.1.3 Gestión administrativa. – Definición ................................................................ 16
2.1.4 Administrador.- Definición ............................................................................... 17
XIII
2.1 TOMA DE DECISIONES ........................................................................................... 17
2.2.1 La planeación. ................................................................................................... 17
2.2.2 El control ........................................................................................................... 18
2.2.3 Organización ..................................................................................................... 19
2.2.4 Funciones de departamentos. ............................................................................ 20
2.2.5 Integración ........................................................................................................ 21
2.2.6 Dirección ........................................................................................................... 21
2.3 ORGANIGRAMA ...................................................................................................... 22
2.3.1 Recursos Humanos ............................................................................................ 22
2.3.2 Los organigramas Pueden Ser: ......................................................................... 25
2.3.3 Organigramas Horizontales: ............................................................................ 27
2.3.4 Organigramas circulares: .................................................................................... 28
2.3.5 Organigrama Mixto: ......................................................................................... 30
2.4 LA GESTIÓN POR COMPETENCIAS .......................................................................... 31
2.5 ¿QUÉ ES UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA? ............................................ 32
2.5.1 Importancia de un modelo de gestión administrativa. ...................................... 32
2.5.2 Etapas de un modelo de gestión administrativa................................................ 33
Capítulo 3 ........................................................................................................................... 36
3.1 ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL ......................................................................... 36
3.2 RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS ......................................................................... 37
3.2.1 Encuestas dirigidas al departamento administrativo y de producción ............. 39
Análisis general de os resultados de la encuesta ......................................................... 54
Capítulo 4 ........................................................................................................................... 55
4.1 LA PROPUESTA ....................................................................................................... 55
4.1.1 Objetivos de la propuesta .................................................................................. 55
4.2 ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN ......................................................................... 55
4.2.1 Antecedentes ...................................................................................................... 55
4.2.2 Justificación ...................................................................................................... 56
4.3 DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO ................................................................................... 56
4.4 ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA ............................................................ 58
4.5 ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EMPRESA ................................................... 59
4.6 FODA ..................................................................................................................... 60
XIV
4.7 MATRIZ DEL FODA ................................................................................................. 61
MANUAL DE ORGANIZACIONES ......................................................................................... 62
MANUAL DE POLITICAS ..................................................................................................... 80
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................................ 92
PRESUPUESTO ................................................................................................................. 109
CONCLUSIONES ............................................................................................................... 110
RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 111
REFERENCIAS .................................................................................................................. 112
APENDICE ....................................................................................................................... 115
XV
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 El número de colaboradores dentro de la empresa Metalman. ............................... 37
Tabla 2 Conocer las edades del personal de Metal Man ..................................................... 39
Tabla 3 Conocer sobre la ocupación del personal ............................................................... 40
Tabla 4 Opiniones sobre el género del personal de la empresa. .......................................... 41
Tabla 5 Opiniones sobre el tiempo que tiene laborando en la empresa. ............................. 42
Tabla 6 Opiniones sobre el conocimiento los empleados la Misión y Visión de la empresa.
............................................................................................................................................. 43
Tabla 7 Opiniones sobre si conocen los empleados cuales son los departamentos que
cuenta la empresa................................................................................................................. 44
Tabla 8 Opiniones sobre si conocen los empleados si la empresa cuenta con un
organigrama. ........................................................................................................................ 45
Tabla 9 Opiniones sobre si conocen los empleados si cuenta la empresa con políticas. ..... 46
Tabla 10 Opiniones sobre si conocen los empleados cuales son las políticas que cuenta la
empresa. ............................................................................................................................... 47
Tabla 11 Opiniones sobre si conocen los empleados sobre si la empresa cuenta con un
manual de procedimientos. .................................................................................................. 48
Tabla 12 Opiniones sobre si conocen los empleados si existe un tipo de control para medir
el desempeño. ...................................................................................................................... 49
Tabla 13 Opiniones sobre si conocen los empleados cuales son los tipos de control. ........ 50
Tabla 14 Opiniones sobre si conocen los empleados si la empresa brinda capacitaciones y
con qué frecuencia. .............................................................................................................. 51
Tabla 15 Opiniones sobre si los empleados cree que la empresa debe contar con un modelo
de Gestión Administrativa. .................................................................................................. 52
Tabla 16 Opiniones sobre si conocen los empleados si un modelo de Gestión
Administrativa ayudara al desempeño de la empresa. ......................................................... 53
Tabla 17 Presupuesto Estimativo para la Adecuación de Instalaciones de la empresa Metal
Man con la elaboración de un modelo de gestión administrativo. .................................... 109
XVI
INDICE DE FIGURAS
Figura 1 Definición de gestión ............................................................................................ 15
Figura 2 Organigrama vertical ............................................................................................. 26
Figura 3 Organigrama horizontal ........................................................................................ 27
Figura 4 Organigrama circular ............................................................................................ 29
Figura 5 Organigrama Mixta ............................................................................................... 30
Figura 6 Gráfico de Barra sobre las edades del personal de Metal Man ............................. 39
Figura 7 Gráfico de Barra sobre las ocupaciones del personal de Metal Man ................... 40
Figura 8 Gráfico Circular sobre el género del personal de la empresa................................ 41
Figura 9 Gráfico de Barra sobre cuánto tiempo laborar los empleados en la empresa ...... 42
Figura 10 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen la Misión y Visión de la
empresa. ............................................................................................................................... 43
Figura 11 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen los departamentos de la
empresa. ............................................................................................................................... 44
Figura 12 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen el organigrama de la empresa.
............................................................................................................................................. 45
Figura 13 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen las políticas de la empresa. ... 46
Figura 14 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen cuales son las políticas de la
empresa. ............................................................................................................................... 47
Figura 15 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen sobre si existe un manual de
procedimientos en la empresa.............................................................................................. 48
Figura 16 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen sobre si existe un tipo de
control en la empresa. .......................................................................................................... 49
Figura 17 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen los tipos de control que tiene la
empresa. ............................................................................................................................... 50
Figura 18 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen sobre si la brinda
capacitaciones y con qué frecuencia. ................................................................................... 51
Figura 19 Gráfico Circular sobre si los empleados creen que la empresa debe contar con un
modelo de Gestión Administrativa. ..................................................................................... 52
Figura 20 Gráfico Circular sobre si los empleados cree que un modelo de Gestión
Administrativa ayudará al desempeño de la empresa. ......................................................... 53
Figura 21 Organigrama Actual de la empresa METAL MAN .......................................... 58
XVII
Figura 22 Organigrama Propuesto para la empresa METAL MAN .................................. 59
Figura 23 Foda para la empresa METAL MAN ................................................................ 60
Figura 24 Matriz del foda para la empresa METAL MAN ................................................ 61
XVIII
INDICE APÉNDICE
Apéndice A: Formato para Realizar la Encuesta………………………………..115
1
INTRODUCCIÓN
La industria se dedica a aprovechar los productos que se obtienen de los procesos
metalúrgicos con los cuales se elaboran partes y piezas indispensables para las maquinarias
y herramientas que se usan a diario o para la seguridad de las casas locales u oficina.
Aprovechando también productos de la siderurgia y los derivados que se obtienen de ella
transformándolos y adaptándolos a su manera para cumplir con un fin en específico.
La empresa metalmecánica se encarga del estudio y fabricación de todos los
productos relacionados con la industria del metal. Parte desde el momento en que se
obtiene la materia prima hasta el momento en que existe la conversión en acero, seguido
por la transformación en diferentes productos que sirven de materia prima como lo son las
láminas de acero, placas y alambres; esto se hace con el fin de que estas piezas metalizas
puedan ser aprovechadas para procesar y elaborar otros productos de uso cotidiano.
El profesional que se dedica a la industria metalmecánica, ejecutara una tarea
productiva concadena con la instalación y mantenimiento de los productos que sean
elaborados. Esto resulta ser un punto fundamental en la producción industrial por la
enorme relación y conjunción que esta tiene con otros sectores; al proveer de insumos al
igual que de maquinarias a las industrias mineras, la encargada de la manufactura, la
misma área automotriz, etc. Es por esa razón que los países desarrollados, tienen un gran
sector metalmecánico por lo cual esta rama podría ser considerada el pilar fundamental de
todas las industrias.
La metalmecánica en el Ecuador por su producción está dividida en ocho subsectores
los cuales son:
2
Producción para la electricidad (conductores, bandejas porta cables, Gabinetes y
armarios.
Estructuras
Fundiciones.
Laminados.
Conformados Planos.
Conformados Largos.
Bienes de Capital.
Línea Blanca
Este sector durante el 2014 representó el 1.5% del Producto Interno Bruto. A nivel
nacional las industrias principales de la metalmecánica están ubicadas en la provincia del
Guayas, Loja, Pichincha, Azuay y Tungurahua, en donde el desarrollo de sus actividades
ha tenido un gran éxito ofreciendo una amplia y variada gama de productos, a los cuales se
les incorpora el servicio industrial que tiene relación con el sector. Obteniendo una
producción anual estimada de 900 mil a 1.3 millones de toneladas.
Al darnos cuenta de la importancia que tiene la metalmecánica podemos comprender
los factores y variables que se aplicarán para el desarrollo o realización de los limitados
proyectos que en la actualidad se llevan al cabo y que en un mercado que está lleno de
competencias tanto para las pequeñas como para las grandes empresas, las cuales hacen
buscar tener un mejor desempeño en sus actividades e ir mejorándolo continuamente, para
lograr cubrir las expectativas y poder brindar un servicio de calidad a los clientes, con los
cuales puede manifestarse alguna dificultad si no se llegan a establecer los lineamientos
necesarios los que deberán estar plasmados e incluidos en una normativa interna que
regule y sirva de guía para solucionar los conflictos internos, y ayude mejorar el
desempeño de las distintas áreas, basándose al desarrollo y la cooperación mutua con
eficiencia y eficacia para la lograr que la compañía en la cual se trabaja cumpla con sus
metas de superación y pueda continuar compitiendo en el mercado.
3
La razón social de la empresa es MANCHENO LAINES KAIFO CRISTOBAL,
conocida en el mercado ecuatoriano con el nombre de METAL MAN, un modelo de
gestión administrativas para mejorar la eficiencia del personal, que facilite la
administración, el control interno y externo de la empresa la cual debe tener constancia de
todas las actividades que se realizan en las diferentes áreas y lugares donde se realicen
trabajos.
La compañía cuenta con una trayectoria de varios años en el mercado ecuatoriano,
dedicándose al sector de la Cerrajería, elaborando puertas enrollables de garaje, acordeón
y otros diseños con sistemas manuales como eléctricos y vendiéndolos al igual que la
materias prima para su elaboración, lo cual ha logrado dar crecimiento a Metal Man y se
ve forzado a buscar nuevos horizontes, que estén acorde con el cambios en la tecnología y
las nuevas estrategias de competencias comerciales, las cuales generan factores que
involucran a una transformación en su estructura.
Al elaborar el modelo de gestión y empezar a utilizarlo permitirá crear y establecer la
información requerida de una forma oportuna y eficiente, sin agotar los recursos existentes
en la empresa, como lo es la mano de obra, el tiempo, y materias primas que sean mal
utilizadas, esto ayudara a la toma de decisiones de cada área teniendo en cuenta cuáles son
sus deberes y obligaciones para con el empleador, dando una mejor imagen al basarse
todos a un órgano regulador, generando de este modo en conjunto un excelente trabajo y
coordinación.
4
CAPITULO 1
1.1 TEMA
“Elaboración de un modelo de Gestión Administrativo para mejorar la eficiencia del
personal para la empresa Metal Man”
1.1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La compañía que se va a estudiar tiene como razón social MANCHENO LAINES
KAIFO CRISTOBAL /METAL MAN es una pequeña empresa en la cual ha surgido
problemas dentro de la organización como son:
1. Falta de comunicación entre los departamentos razón por la cual los trabajos son
retrasados y en ocasiones no se pueden entregar en el tiempo señalado al cliente.
2. Discrepancias entre los trabajadores al no tener bien definido el rol que debe
cumplir cada uno de ellos y no contar con una normativa interna definida a seguir
con la cual se pueda solucionar los conflictos que puedan existir.
3. Insatisfacción y pérdida de clientes al existir estos tipos de inconvenientes que
hacen que se demore la entrega e instalación del producto en sus domicilios o
negocios.
4. Problemas en el área administrativa debido a que no cuenta con una estructura
organizacional, no tienen establecidas funciones para sus empleados y eso impide
el crecimiento de la productividad y, baja la calidad del servicio.
5
1.1.2 OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un modelo de gestión administrativa, implementando cambios en la
relación laboral de la empresa METAL MAN, para lograr mejorar la eficiencia del
personal y el correcto desempeño de cada área.
1.1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Los Objetivos Específicos de este estudio son los siguientes:
Aplicar un modelo de gestión administrativa con la finalidad de analizar la
situación actual de la empresa mediante la observación de las actividades
desarrolladas y la toma de referencias que ayuden a un mejor desempeño de
sus colaboradores.
Identificar los puntos que se deben fortalecer buscando un adecuado método
y las técnicas a seguir que permita tener un completo desarrollo en la
comunicación interna de la empresa.
Elaborar la propuesta que nos va ayudar a mejorar la estructura organizada,
disminuir la falta de comunicación del personal, definir el manual de
procedimientos y las funciones del personal de la empresa.
6
1.2 DISEÑO METODOLÓGICO
1.2.1 MÉTODOS DEL NIVEL TEÓRICO
El método que se va utilizar en este estudio es el método inductivo ya que este es un
proceso en el que a partir del estudio nos permitirá conocer los hechos y técnicas para un
modelo de gestión, que ayude a mejorar la eficiencia del personal y el desarrollo de la
misma en la organización, a través de un breve análisis que ayudará a los empleados a ser
más eficientes y eficaces en sus labores dentro de la empresa.
Este permitirá conocer hechos o fenómenos sobre la inserción laboral de personas
con discapacidad vigente en la Ley Orgánica de Discapacidades y el cumplimiento de la
misma dentro de la organización, a través de un análisis exhaustivo que ayude al trabajador
a garantizar el acceso y permanencia en su lugar de trabajo y lograr una verdadera
inclusión laboral, con el fin de hacer efectivos los derechos que tienen estas personas (Luz
Castellano, 2011).
1.2.2 MÉTODOS DEL NIVEL EMPÍRICO
Los métodos utilizados para este proyecto son: El Método de Observación y el
Método Explicativo.
El Método de Observación Científica es un sistema que consiste en identificar
delicadamente el fenómeno, hecho o caso, extraer información y registrarla para su
posterior análisis.
La observación es un origen fundamental de todo el desarrollo investigativo; en ella se
respalda el investigador para alcanzar el mayor número de datos. Gran parte del acervo de
conocimientos que constituye la ciencia ha sido lograda mediante la observación.
7
Existen dos clases de observación: la Observación no científica y la observación
científica. La diferencia entre la una y la otra es la intencionalidad: observar
científicamente significa observar con un objetivo claro, definido y preciso: el investigador
sabe qué es lo que desea observar y para qué quiere hacerlo, lo cual implica que debe
preparar cuidadosamente la observación. Observar no científicamente significa observar
sin intención, sin objetivo definido y por tanto, sin preparación previa. Wilson Puente.
Pasos que debe tener la observación
1. Determinar el objeto, situación, caso, etc. (que se va a observar)
2. Determinar los objetivos de la observación (para qué se va a observar)
3. Determinar la forma con que se van a registrar los datos
4. Observar cuidadosa y críticamente
5. Registrar los datos observados
6. Analizar e interpretar los datos
7. Elaborar conclusiones
8. Elaborar el informe de observación (este paso puede omitirse si en la investigación se
emplean también otras técnicas, en cuyo caso el informe incluye los resultados
obtenidos en todo el proceso investigativo).
Recursos auxiliares de la observación
Fichas
Récords Anecdóticos
Grabaciones
Fotografías
Listas de chequeo de Datos
Escalas, etc.
Modalidades que puede tener la observación científica:
Directa o Indirecta
Participante o no Participante
Estructurada o no Estructurada
8
De campo o de Laboratorio
Individual o de Equipo
Y el método explicativo de este trabajo de investigación, se centra en determinar las
razones o las causas de una determinada falta de un modelo de Gestión Administrativa
para mejorar la eficiencia del personal, donde el objetivo es explicar porque acontece el
fenómeno y la condiciones que esta producen. (Ricardo Flores, 2013).
Las técnicas de investigación es la recopilación de datos que servirán para confirmar
los métodos empleados en este estudio son:
La recopilación de información: es una variable que se utiliza con fin de obtener
información sobre un modelo de Gestión Administrativa a través de la entrevista,
encuesta, inspección de registro y observación.
La entrevista: es una técnica que se va a utilizar para obtener datos y esta consiste
en un diálogo entre dos personas, los resultados se dan entre el investigador y los
entrevistados con el fin de obtener información de este y podemos indicar en este
caso se dará en las instalaciones de la empresa Metalman.
La encuesta es otra técnica para poder adquirir información de interés sociológico,
se realiza mediante un cuestionario que es previamente elaborado, a través del cual
se puede conocer la opinión de los empleados seleccionados por una muestra sobre
un tema específico.
1.2.3 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Existen diferentes tipos de investigación según “la investigación científica, al que el
investigador espera poder llegar, es decir que toda investigación tiene un propósito, se
9
busca propósito según el nivel de conocimiento y se basa en una estrategia particular”.
(Bermal Ortiz Flores, 2014)
Los tipos de investigación que se van a emplear en este análisis y en el desarrollo de
este proyecto son:
Documental: Según el autor (Santa palella y feliberto Martins (2010)), define:
“La investigación documental se concreta exclusivamente en la recopilación
de información en diversas fuentes bibliográficas como revistas, artículos y
libros”.
De Campo: Según el autor (Fidias G. Arias (2012)), Es aquella que consiste en
la recolección de todos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar
variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera
las condiciones existentes. Esta información se va a realizar a través de
entrevistas a los empleados de la empresa METAL MAN que son los
involucrados en la aplicación de nuestra investigación.
1.2.4 ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN
El alcance de la investigación es de campo porque se recopilo información de manera
directa a través del uso de técnicas de recolección como lo son la encuesta o entrevistas,
esto con el fin de conocer las debilidades y los problemas con los que cuenta la empresa y
de esa manera poder plantear una solución que mejore la situación actual en la que se
encuentra.
10
1.2.5 POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACIÓN
Según Sra. Jacqueline Wigodski (2010), “La Población es un conjunto de individuos
que tienen características similares o comunes, las mismas pueden observarse en un lugar
o momento establecido”.
La población actual de la empresa Metal Man es de 20 personas como es una
población pequeña se considerará el mismo número para la muestra que servirá para
realzar información y así obtener resultados precisos en la encuesta.
Según la Dra. Cristina Ludewig (2012), “La Muestra es un subconjunto de la
población, que se obtiene para averiguar las propiedades o característica de esta última, por
lo que interesa que sea un reflejo de la población, que sea representativa de ella”.
FÓRMULA PARA CALCULAR EL TAMAÑO DE LA MUESTRA
Para el tamaño de la muestra se utilizará la siguiente fórmula:
𝑛 =𝑁. 𝑍2. 𝑝. 𝑞
(𝑁 − 1)𝑒2 + 𝑝. 𝑞. 𝑍2
Dónde:
n = el tamaño de la muestra.
N = tamaño de la población.
p = La probabilidad a favor.
q = La probabilidad en contra.
11
Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no se tiene
su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96 (como más usual) o en
relación al 99% de confianza equivale 2,58, valor que queda a criterio del investigador.
e = Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su valor,
suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que queda a
criterio del encuestador
En el caso de esta empresa no podemos calcular la muestra porque tenemos un total
de 20 persona al cual vamos a tomar de referencia como la muestra para los respectivas
encuestas o entrevistas relacionada con un modelo de gestión administrativo.
1.2.6 SIGNIFICACIÓN SOCIAL
“Con el modelo de gestión administrativa nos puede permitir la optimización el
cumplimento de sus labores, con la finalidad de incrementar la eficiencia al realizar las
labores. La incorporación de un modelo de gestión administrativo accedemos una
reducción de tiempo a los empleados y mayor calidad en su trabajo”. Christian Ross
Rosero
En los últimos años muchas empresas han incorporado nuevos sistemas de gestión
que permiten la automatización en la ejecución de los procesos con el fin de aumentar la
cantidad y eficacia en la gestión de los servicios que realiza. Estos sistemas denominados
flujo de trabajo son sistemas informáticos que permiten la integración de los distintos
procesos así como, el control automático de los elementos que participan en los mismos,
desde personas y ordenadores hasta información y documentación.
12
1.2.7 SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA
Con el modelo de gestión administrativa se propone cambiar la forma de trabajo
actual, haciendo más participes al personal de las diferentes áreas donde trabajar para darle
a conocer cuáles son sus responsabilidades, y funciones del cargo en que se desempeñan.
Beneficiándose de esto todo el personal ya que tendrán bien delimitado cuál es su
labor a cumplir y cuales están exentas de hacerlo, y que al ocurrir una falla los
responsables del área donde se cometiere serán quienes deban buscar dar la solución.
Se fortalecerán las relaciones laborales basadas en los nuevos parámetros y un
reglamento interno el cual deberá ser conocido por todos los empleados de la empresa, y
que alguna falta que en ella cometiere deberá ser sancionada.
1.2.8 ESTRUCTURA DE TRABAJO DE TITULACIÓN
Este trabajo de Titulación comienza por la Introducción, donde haremos un conciso
resumen al tema que se va desarrollar. En el Capítulo 1, se podrá observar el planteamiento
del problema, donde se describe la explicación del mismo que se está dando en la
propuesta de un modelo de gestión administrativo para mejorar la eficiencia del personal,
más adelante se explican el objetivo general y los específicos que se han suscitado a partir
del estudio y después se procederá a la explicación de la metodología a seguir en esta
investigación.
En el Capítulo 2, se podrá visualizar el Marco Teórico, que es donde se explicara
todos los conceptos básicos, así como las referencias de diferentes autores relacionados al
tema que apoyaran a establecer las bases para el desarrollo de este trabajo de Titulación, a
13
continuación, se desenvolverá los antecedentes del problema a investigar, fundamentos
metodológicos para sustentación, operacionalización y categorización de variables.
En el Capítulo 3, encontraremos el determinado estado actual sobre la propuesta de un
modelo de gestión administrativo para mejorar la eficiencia de los empleados dentro de la
empresa Metal Man, se examinarán todas aquellos obstáculos y comportamiento que
afecta el cumplimiento de sus labores al personal, además de la explicación de los
resultados obtenidos mediantes los métodos aplicados en el trabajo de titulación, el mismo
que está basado
En el Capítulo 4, se encontrará la propuesta de la solución del problema la propuesta
que nos va ayudar a mejorar la estructura organiza, definir el manual de procedimientos y
las funciones del personal de la empresa basados en la área administrativa, las
característica de dicha propuesta, forma y es una posible aplicación dentro de la misma
empresa Metal Man.
Y como punto final se hallará la conclusión de trabajo de titulación, recomendación
del mismo, bibliografía y apéndices.
14
CAPÍTULO 2
2.1 MARCO TEÓRICO
Los empresarios consideran que los servicios y productos que han recibido de las
diferentes empresas, la atención obtenida viene a ser un punto primordial para adquirir los
productos y mantener los servicios que ellas brindan, por eso justifican la importancia de
contar con un apropiado Sistema de Gestión Administrativa, que logre satisfacer a nuestra
clientela y cumplir con un excelente trabajo.
Las diferentes organizaciones se interesan en solucionar los inapropiados Sistemas
con que se cuenta y esto es una parte fundamental para el crecimiento de las empresas y el
correcto desarrollo de las actividades, todos buscan una completa satisfacción a los
clientes, entendiendo que de ellos depende el impulso que tenga la empresa y el lugar que
ocupara en el mercado.
La satisfacción de nuestros clientes es la base fundamental e indispensable para el
desarrollo socioeconómico de nuestra empresa, siendo de gran importancia que se
implementen nuevos mecanismos que nos ayuden a cumplir las metas.
Este modelo de gestión administrativa ha logrado tener una gran importancia y se ha
convertido en un proyecto de investigación, preocupándonos en la eficiencia de los
empleados, pero sin duda alguna tenemos que enfocarnos en diferentes temáticas las cuales
afectan a los empleados y por ende a la empresa. A continuación, mencionaremos diverso
concepto sobre un modelo de Gestión empresarial.
15
2.1.1 Gestión.- Definición
Según Stephen P. Robbins, (2010) define Gestión como… “La coordinación de las
actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras
personas y a través de ellas”.
Esto sería tomar notas y consideración de cómo se podría mejorar la actividad
desarrolladas y ponerlas en prácticas, en búsqueda de mejorar falencias existentes.
Nota: Fuente: Elaboración propia de la definición de la Gestión.
2.1.2 Administración.- Definición
Ing. Arturo Castillo Ramírez, (diciembre 2005), indica que la administración es el
proceso (esto es, una forma sistemática de hacer las cosas) de planificar, organizar, dirigir
y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los
Gestión
Coordinación
Planificación
OrganizaciónDirección
Control
Figura 1 Definición de gestión
16
demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar con eficiencia las metas
establecidas para la organización.
La administración vela por el interés de la empresa u organización y enfoca en todos los
aspectos, desde el inicio de un proceso hasta el final, por lo cual menciona el Ing. Castillo,
se planifica, organiza, dirige y controla, toda actividad que sea realizada.
El Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua explica que “la
administración es la acción de administrar, acción que se realiza para la consecución de
algo o la tramitación de un asunto, es acción y efecto de administrar”.
Es “la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos con el
adecuado uso de los recursos disponibles”. “Es coordinar todos los recursos disponibles
para conseguir determinados objetivos”.
2.1.3 Gestión Administrativa. – Definición
Según la Autora Anzola Servulo (2002) indica que la gestión administrativa se basa
en todas las actividades que se coordina para organizar el esfuerzo de un grupo, es decir
una manera en la cual se logra alcanzar las metas u objetivos con apoyo de las personas y
las cosas mediante la ejecución de ciertas labores esenciales como son la planeación,
organización, dirección y control.
Según Daft, (2004).Define la administración es la consecución de metas
organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando dirigiendo y
controlando los recursos. Esta definición contiene dos ideas importantes:1) Las cuatro
funciones: planear, organizar dirigir y controlar; 2) La consecución de las metas
organizacionales en forma adecuada y eficiente. Los ejecutivos usan muchas habilidades
para cumplir las funciones anteriores.
17
2.1.4 Administrador.- Definición
Según Daniel L. Katz (2014), el éxito de un administrador depende más de su
desempeño, de cómo trata a las personas y cómo se comporta en los distintos escenarios;
es decir, el administrador es mejor visto por lo que logra y no por lo que es. El buen
administrador es el que transforma la teoría en acción.
Entendiendo que es administración podremos entender que es la gestión
administrativa que va encaminada a todo el proceso de la administración en búsqueda de
mejorar y ser más eficiente todas las áreas que posee la empresa u organización.
2.1 Toma de Decisiones
Según Henri Fayol (1903) Afirma que la “Toma de Decisiones también hace parte de
las funciones de la organización. Señaló cómo las funciones del administrador la
prevención, organización, coordinación y control, que expresado en términos más actuales
no es otra cosa que la planeación, organización, dirección y control”.
El administrador deberá siempre buscar adecuar a su personal y las áreas para lo cual
deberá tomar decisiones de cambio o mejoramiento, capacitarlo si es necesario y adecuar
las áreas así como tener un control de las áreas.
2.2.1 La Planeación.
Sallenave (1991), afirma que la planificación estratégica es el proceso por el cual los
dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta
gerencia, sino un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en el cual
intervienen todos los niveles estratégicos de la empresa.
18
Según Russell Ackoff (1988) Es consciente de la necesidad de planear en las
organizaciones, pero además considera que procurar que esta sea útil es realmente difícil,
pues es una de las actividades humanas de mayor complejidad, por lo tanto equivocarse no
es un error pero conformarse con ello si lo es.
Según el autor Sainz De Vicuña (2012), al hablar del plan estratégico de la
organización, nos estamos refiriendo al plan maestro en el que la alta dirección recoge las
decisiones estratégicas corporativas que ha adaptado “hoy” en referencia a lo que hará en
los tres próximos años (horizonte más habitual del plan estratégico), para lograr una
organización más competitiva que le permita satisfacer las expectativas de sus diferentes
grupos de intereses.
Según CHIAVENATO, Adalberto (1999) Dice: Qué la planeación "Es la primera
función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina
por anticipado cuales son los objetivos que debe cumplirse y que debe hacerse para
alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro”.
En la planificación se crean estrategias ordenando sus objetivos a seguir y las acciones
que están haciendo para que ellos se cumplan, para lo cual es necesario contar con la
participación del personal teniendo una buena comunicación, y poniéndoles metas a
cumplir.
2.2.2 El Control
Según Anzola (2002) " La función de control consiste en la medición y corrección del
rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los
objetivos y los planes ideados para su logro."
19
Para Daft (2004) Control significa vigilar las actividades de los empleados,
determinar si la empresa se dirige a la consecución de las metas y tomar las acciones
correctivas que vayan necesitándose. Los directivos deben asegurarse que la empresa se
dirija a la obtención de sus metas. Las tendencias recientes al empowerment (delegar el
poder o facultar) y dar confianza a los empleados han hecho que muchas compañías den
ahora menos importancia al control de arriba abajo y más a capacitar a sus empleados para
que vigilen y se corrijan ellos mismos.
Según, Reyes Montserrat (2007) Control “Es el elemento de la administración en el
que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones. Se trata por este medio de obtener los
resultados que se hayan previsto y planeado.”
Esto quiere decir que lo planeado no vamos a esperar que llegue a la fecha para poder
ver si las metas se consiguieron o no, sino que hay que constantemente observar si se va
avanzando conforme se ha esperado y si no se ve ese avance tomar los debidos correctivos,
lo cual sería vigilar el proceso que se sigue para alcanzar las metas que se ha planteado
para la empresa.
2.2.3 Organización
Según Daft (2004) "la organización consiste en asignar las tareas, en agrupar las
actividades en departamentos y en asignar la autoridad y los recursos en la organización".
Para Chiavenato (1998).
La organización puede adoptar varios significados:
Según Eugenio Sisto Velasco “Organización es la estructuración de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
20
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados.”
Según Freeman y Gilbert (1996), la organización “Es el proceso para ordenar y
distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de
tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.”
Según, AMADOR, Juan Pablo (2008), La organización: “Se trata de determinar que
recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización.
Luego se debe diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la
estructura departamental de la empresa.”
Podemos entender que debemos ordenar a nuestro personal de acuerdo a las áreas que
tiene la empresa, dándonos cuenta su desempeño en el área las funciones que cada uno de
ellos van a llevar, cuál será el personal a cargo quien los va a direccionar, y quienes
tendrán que informar los avances y evaluaciones que se hagan periódicamente todo esto se
hace con el fin de poder alcanzar las metas señaladas.
2.2.4 Funciones de departamentos.
Koontz y Weihrich (2007) señalan en general, lo que toda empresa hace es agrupar
sus actividades de acuerdo con las funciones que realiza (departamentalización funcional).
Ya que todas las empresas ofrecen algo útil y que los demás quieren, las funciones básicas
de una empresa son producción (creación o aumento de la utilidad de un bien o servicio),
ventas (capacidad para encontrar clientes, pacientes, parroquianos, estudiantes, o
miembros que acepten un bien o servicio a cierto precio o costo) y finanzas (reunir y
cobrar, guardar y gastar los fondos de la empresa. lo más lógico es agrupar estas
actividades en departamentos, como ingeniería, producción, ventas o marketing y finanzas.
21
Para que la empresa logre sus objetivos y logra alcanzar las metas ya señaladas es
necesario así mismo revisar las funciones de cada departamento, y estas áreas deberán ser
instruidas o capacitadas constantemente para que hagan una mejor labor de esa manera
contribuye cada una de ellas con lo ya planteado al inicio.
2.2.5 Integración
Según Reyes Ponce, Agustín (1993): Dice que la integración "Consiste en los
procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos medios que la mecánica
administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos,
introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo".
Todo medio o proceso que ayude a cumplir con mejorar la calidad eficacia y
eficiencia de la empresa debe ser integrado, esto quiere decir para las empresas que recién
son creadas o que no cuentas con políticas internas dotar las de reglamentos internos,
reglamento de seguridad laboral, como de las maquinarias necesarias y los adecuados
equipos para el personal que labore en los diferentes departamentos.
2.2.6 Dirección
Según Freeman y Gilbert (1996), manifiestan que la Dirección implica mandar, influir
y motivar a los empleados para que se realicen tareas esenciales. Las relaciones y el
tiempo son fundamentales para las actividades de dirección. De hecho, la dirección llega al
fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
Más que mandar o influir considero que es una manera de orientar el camino a seguir
de motivarlos también para que las personas trabajen de la mejor manera.
22
2.3 Organigrama
Para Terri George, (jun. 2010) “Un organigrama es un cuadro sintético que indica los
aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales
funciones, sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada
empleado encargado de su función respectiva.”
Según VEGA, Teresa (2009), organigrama es "La expresión gráfica de una
organización con sus distintas relaciones de autoridad y funcionalidad entre las varias
unidades administrativas que la conforman"
Melinkoff Ramón (sep. 2009) “Señala que la finalidad de un organigrama se
fundamenta en la condición de reflejar hasta donde sea posible la organización con sus
verdaderas implicaciones y relaciones, además de sus estratos jerárquicos.”
Esto da a ver las funciones de cada uno de los departamentos las relaciones que entre
ellos existen y el orden jerárquico con el cual cuentan.
2.3.1 Recursos humanos
Para CALDERA, Rodolfo (2007) se denomina recursos humanos: “al trabajo que
aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de la organización. Pero lo más
frecuente es llamar así a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear
y retener a los colaboradores de la organización.”
Para CALDERA, Rodolfo (2007) se denomina recursos humanos: “al trabajo que
aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de la organización. Pero lo más
frecuente es llamar así a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear
y retener a los colaboradores de la organización.”
23
Respecto a este tema el autor CHIAVENATO, Idalberto (2007) considera que: La
administración de los recursos humanos consiste en la planeación, la organización, el
desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño
eficiente del personal, en medida que la organización representa el medio que permite a las
personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados
directamente o indirectamente con el trabajo.
Este es un departamento que se encarga de seleccionar al personal, capacitarlo y
asignarle las áreas en las que son requeridos, viendo su desempeño y eficiencia y
dependiendo de eso poder promoverlo con el paso del tiempo.
La gestión empresarial como su nombre mismo lo dice es un tipo de actividad
empresarial y su objetivo es mejorar la producción, la calidad y con ella subir el ritmo
de competencia de las empresas.
Esto implica diseñar, implementar y controlar las medidas y estrategias relacionadas
con el proceso de administración y producción.
En las empresas, los agentes que están encargados de esta gestión suelen ser el
personal de, gerencia o el personal administrativo.
El sistema de gestión es un modelo de administración eficaz y eficiente el cual está
en la búsqueda de mejorar el funcionamiento de la organización. Incluyendo en el proceso
la idea, planeándola, implementándola y controlando su desenvolvimiento en todo el
proceso de elaboración de los productos.
Estos sistemas de gestión nos ofrecen ciertas pautas, estrategias y técnicas que
optimizan las etapas de los procesos y de los recursos de una entidad. Son utilizados
generalmente por organizaciones de carácter empresarial abordando distintos ámbitos
como lo son la gestión, la calidad y la rentabilidad que nos puedan beneficiar.
24
Implantar el sistema de gestión da paso para introducir otros mecanismos orientados a
renovar y, adaptar a la realidad que tiene la organización y al entorno en el cual
desarrollamos las actividades.
Dentro de nuestro campo laboral en el cual nos desenvolvemos día a día, es posible
que mediante el crecimiento intelectual, profesional y académico, logremos escalar altos
cargos, cargos de importancia y de gran envergadura para la organización.
Al encomendarnos nuevas funciones en el área directiva, deseamos realizarlas con
mayor efectividad, eficiencia y eficacia, posible, pero para esto es necesario manejar y
poder dominar ciertas herramientas y conocimientos con el fin de garantizar el éxito en
nuestra gestión.
Estas herramientas y su conocimientos no sólo serán útiles en las funciones directivas,
también lo serán, en los niveles técnicos y de apoyo, ya que nos permiten tener un
horizonte amplio sobre las organizaciones y poder realizar aportes significativos
contribuyendo al cumplimiento de las metas y los objetivos de la organización.
En el esfuerzo de lograr profundizar en el tema, presentamos la investigación
realizada la cual contiene aspectos de suma importancia que permitirán lograr la obtención
del conocimiento clave que nos permita mejorar el desenvolvimiento de cada una de las
personas en los diferentes puestos de trabajo.
También enumeramos algunos procesos importantes junto con sus definiciones, para
buscar ampliar nuestro conocimiento acerca de cada una de sus funciones.
Vamos a trabajar con las personas que están en la empresa, con las que cumplen
diferentes funciones y por ello debemos también conocerlas ver cuáles son sus debilidades
25
y fortalezas a lo mejor una persona debería estar en otra área donde nos puede ser más útil
que en la que está en la actualidad.
Una organización es definida como un sistema de actividades que conscientemente
coordinadas se forman por dos o más personas y, la cooperación es esencial para la
existencia de la organización, y ésta logra su existencia cuando:
Las personas son capaces de comunicarse
Y están dispuestas a interactuar conjuntamente
A obtener un objetivo, un fin común.
Pero para la organización de una empresa se requiere también de un orden jerárquico
para poder cumplir con las funciones encomendadas. Para lo cual muchas veces se generan
los organigramas.
Que nos revelan los organigramas:
La división de las funciones.
Los niveles de jerarquías.
Las líneas de autoridad y de responsabilidad.
Los canales formales de comunicación que se tiene.
La naturaleza lineal del departamento.
Los jefes de cada uno de los grupo de empleados, y trabajadores, etc.
Las relaciones que existente entre los diversos puestos en la empresa y en cada uno
de los departamentos o sección.
2.3.2 Los organigramas pueden ser:
Organigrama Vertical, Organigrama Horizontal y Organigramas Circulares.
26
En el organigrama vertical, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros
en un nivel inferior y están ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de
responsabilidad y autoridad.
Nota: Fuente: Negocios Rentable (2017). Visualización del Organigrama para empresa.
De los cuadros del segundo nivel se sacan líneas las cuales indican la comunicación
de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner margen, en la altura correspondiente a la clase de
nivel administrativo:
alta administración.
administración intermedia.
administración inferior.
A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.
Figura 2 Organigrama vertical
27
Su ventaja.
Estas son las más usadas, porque son fácilmente comprendidas al indicar en forma
objetiva las jerarquías del personal.
Sus desventajas:
Se produce el “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es difícil
indicar los puestos inferiores, para lo cual se requeriría hacerse organigramas muy
alargados.
Suele solucionarse:
Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro,
ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.
2.3.3 Organigramas Horizontales:
Anterior con la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico al
lado izquierdo y haciéndose los demás niveles hacia la derecha.
Nota: Fuente: Negocios Rentable (2017). Visualización del Organigrama para empresa.
Figura 3 Organigrama horizontal
28
Ventajas:
La forma de leer es la misma.
No se encuentra en el efecto de triangulación.
Nos Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Se utilizan pocos por las empresas, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la
organización, resultan los nombres de los jefes se visualizan en letra muy pequeña y poco
clara.
2.3.4 Organigramas Circulares:
Son formados por un cuadro central, y corresponde a la autoridad máxima en la
empresa, y a los alrededores se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales
constituye un nivel de organización.
Cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que
representan los canales de autoridad y responsabilidad.
29
Nota: Fuente: Tipos de Organigrama,(2013).En este tipo de esquema, quien ocupa el centro es la autoridad máxima y
después de él los subordinados
Ventajas:
Señalan muy bien los niveles jerárquicos.
Eliminan, o disminuyen, la idea del status más alto o más bajo.
Permiten colocar mayor número de puestos en un mismo nivel.
Desventajas:
Sabe resultar confusos y difícil de leer, nos permiten colocar fácilmente niveles donde
hay un solo funcionario y eso fuerza demasiado los niveles.
Figura 4 Organigrama circular
30
2.3.5 Organigrama Mixto:
Este tipo de organigramas puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores en
uno sólo, las empresas y organizaciones utilizan más este este tipo de organigramas debido
a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración.
Nota: Fuente: Técnicas de planeación (2010). Visualización del organigrama mixto. Dónde los niveles jerárquicos
quedan determinados desde el centro hacia la periferia.
Si examinamos las distintas tareas que se realizan en una empresa y las diferenciamos
según la responsabilidad que conllevan, se verá que están estructuradas en tres grados o
niveles: el directivo, el ejecutivo y el operativo.
Dirigir supone tomar decisiones para lograr unos fines determinados. Toda empresa
puede dirigirse de forma centralizada o descentralizada. Se considera que una dirección es
centralizada cuando es la máxima jerarquía quien adopta todas las decisiones; esto es
habitual en empresas pequeñas. En la dirección descentralizada no todas las decisiones se
Figura 5 Organigrama Mixta
31
adoptan en el nivel directivo, sino que también se toman decisiones en el nivel ejecutivo, e
incluso en el operativo, aunque en cada uno de ellos estas decisiones son de distinto orden.
En el nivel directivo se adoptan medidas como determinar los productos que se
elaboran, las fábricas que se construyen o los acuerdos estratégicos nacionales o
internacionales son algunas de ellas.
En el nivel ejecutivo o intermedio se integran los distintos jefes o mandos
intermedios. En él cual se toman decisiones de tipo técnico, relativas al cumplimiento de
planes y programas diseñados para alcanzar los fines generales.
En el nivel operativo se abordan cuestiones más sencillas relacionadas con el
desarrollo de sus tareas específicas. Ejemplo, un vendedor se ocupará de visitar a los
clientes actuales y potenciales, de recibir los pedidos, de gestionar los cobros, del
seguimiento de los impagados, etcétera.
La Gestión por competencias consiste en atraer, desarrollar y mantener el talento
mediante la alineación consistente de los sistemas y procesos de Recursos Humanos, en
base a las capacidades y resultados requeridos para un desempeño competente.4
2.4 La gestión por competencias
Christopher Mabey (1998), “De igual manera, el compromiso de los empleados y una
concepción positiva del acercamiento y entendimiento psicológico entre el empleador y el
empleado son fundamentales para un buen desempeño”.
32
De acuerdo con Mabey, llevar a cabo una Estrategia de Administración de Recursos
Humanos es fundamental para el desempeño exitoso dentro de una empresa:
Los procesos internos deben ser adecuados a los procesos externos con respecto al
hecho de negocios al que pertenece la organización.
Se debe crear una nueva y más apropiada estrategia para lograr defender y cumplir
los intereses de la organización. (competencia, tendencias, clientes, etc.)
Constantemente evaluar las respuesta a los cambios tantos internos como externos,
es decir, los procesos deberán cambiar a limpios y rápidos, las ventas deberán ser
mayores, y la satisfacción y captación de clientes deberán de ser más altas.
2.5 ¿Qué es un modelo de gestión administrativa?
Un sistema de gestión administrativa es un conjunto de acciones orientadas al logro
de los objetivos de una institución; a través del cumplimiento y la óptima aplicación del
proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
2.5.1 Importancia de un modelo de gestión administrativa.
Los modelos de gestión administrativa permiten la optimización en la ejecución de los
procesos, con el fin de incrementar la cantidad y eficacia en la gestión de los servicios. La
incorporación de un modelo de gestión al procedimiento administrativo permite una
reducción en el tiempo empleado en los trámites y consultas, así como, una mayor calidad
en el servicio prestado, que es recibido por el usuario.
33
Modelo
Jerry Honeycutt (2001) Plantea la existencia de Tres aspectos primordiales en
cualquier empresa: organización, como eje central de la gestión del conocimiento, los
procesos sabiendo que las soluciones de Gestión del Conocimiento deben enfocarse en
apoyar los procesos de la organización, y finalmente la tecnología, siendo ésta la
herramienta clave y facilitadora para poder desarrollar una solución de Gestión del
Conocimiento en una organización.
Andersen (Arthur Andersen, 1999) Este modelo propone mejorar el flujo de la
información que tiene valor, partiendo desde los individuos a la organización y de vuelta a
los individuos, de modo que se genere valor para los clientes. Desde la perspectiva
individual, destaca la responsabilidad que cada individuo tiene de compartir y hacer
explícito el conocimiento para la organización.
2.5.2 Etapas de un Modelo de Gestión Administrativa.
El Modelo de Gestión Administrativa, involucra diversas etapas a desarrollar en la
secuencia descrita a continuación:
Análisis de la estructura funcional:
Descripción de las funciones y objetivos de cada una de las unidades administrativas y
de servicio, así como de las interrelaciones y los flujos de información entre ellas.
Análisis de las relaciones con terceros:
Identificar y caracterizar las entidades con las que interactúa el servicio y el objeto de
dicha interacción.
Identificación de los procesos de la institución:
34
Establecer los circuitos funcionales y los servicios que se prestan. Esta primera fase
requiere una intensa colaboración por parte del personal que interviene en el proceso y
permite la identificación de los puntos débiles y de las etapas en que se produce un uso
excesivo de recursos. Una de las claves del éxito del Modelo de Gestión Administrativa
está en el análisis de la organización y de sus procesos.
IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA: Una vez abordados los conceptos
fundamentales del sistema de gestión por competencias, se describirá, en 29 términos
generales el proceso de implantación a desarrollar y algunas ideas a considerar en la
implementación.
EL ENTRENAMIENTO: es un proceso educacional a corto plazo mediante el cual
las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos
definidos. Se involucra el término "educacional" ya que a lo largo de toda la vida, hemos
estado en un continuo aprendizaje derivado de influencias que recibimos del ambiente
social, para adaptarnos a las normas y valores sociales vigentes y aceptados.
Se puede decir entonces, que el entrenamiento es la educación profesional que adapta
al hombre para un cargo o función dentro de una organización, e implica la transmisión de
conocimientos, ya sea información de la empresa, de sus productos, servicios, su
organización, su política, etc. En segunda medida, implica un desarrollo de habilidades,
entendido como un entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que van a
ejecutarse.
DESEMPEÑO: son todas las acciones y omisiones de un individuo dentro de un
cargo el cual para ser catalogado como bueno, regular o malo, debe ser comparado, con las
funciones actividades y tareas asignadas, al individuo dentro de un cargo. Un desempeño,
alto debe generar acciones de reconocimiento, promoción, estabilidad, un desempeño
regular y bajo puede estar mostrando necesidades de capacitación, posibles problemas de
35
retribución de compensación, así como problemas de clima organizacional o problemas
extrínsecos de la organización pero que afectan el desempeño del individuo.
DESCRIPCION DE CARGOS: Es necesario describir un cargo, para poder conocer
su contenido. La descripción de cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o
funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la
enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo, la periodicidad de la ejecución,
los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas y los objetivos del cargo.
ANÁLISIS DE CARGOS: Después de la descripción, sigue el análisis del cargo.
Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se analiza el cargo en
relación con los aspectos extrínsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su
ocupante.
36
CAPÍTULO 3
3.1 ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL
La presente investigación se desarrolló en el establecimiento de la empresa Metal
Man cuyo representante legal y propietario es el Sr. Kaifo Cristóbal Mancheno Laines
quien otorga el permiso para el respectivo diagnóstico del estado actual sobre un modelo
de Gestión Administrativa que mejorare la eficiencia de los colaboradores de la empresa.
Metal Man no cuenta con un modelo de gestión administrativa desde sus inicio 1996
hasta hoy en ninguna área de esta organización pero tiene un poco de conocimiento sobre
la Gestión Administrativa y como se debe llevar a cabo todo en su organización. Sin
embargo, en las entrevistas vamos a dar a conocer, el principal motivo por la empresa no
cuenta con un personal muy eficiente y eficaz y es por el cual se debería implementar un
modelo de Gestión Administrativo. Esta compañía ha pasado por varios cambios desde su
apertura.
Como taller artesanal, Mancheno Laines Kaifo Cristóbal / Metal Man era conocido
como METALMANCHENO, siempre contaba con los colaboradores necesario para
ofrecer sus servicios en la demanda de puertas y ventanas metálicas, su propietario el Ing.
Kaifo Cristóbal Mancheno Laines tuvo que hacer el reclutamiento del personal a través
recomendaciones de personas con experiencia en la fabricación e instalación de las puertas
enrollables, abatible, acordeón y de garaje, además de amigos y familiares cercanos.
En la siguiente tabla 1, se observa el número de personal con el que contaba cuando
empezó sus actividades la empresa Metalmancheno. Esto significa que durante los años
1993 al 2005 sus colaboradores fueron poco, en muchas ocasiones un trabajador cumplió
diferentes roles dentro de este taller.
37
Tabla 1 El número de colaboradores dentro de la empresa Metal Man.
NUMERO DE PERSONAL
Departamento METALMANCHENO METAL MAN
1993 al 2005 2006 al 2017
Financiero 1
Administrativo 1 2
Ventas 2 2
Logística 1 0
Producción 4 16
Talento Humano 0 0
Total 9 20
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Metalmancheno entre el año de 1993 al 2005 solo contaba con 9 `personas y Metal Man
hasta el año 2006 al 2017 cuenta con 20 personas.
3.2 RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS
Determinado el cálculo de la muestra elaborado en el Capítulo No. 1, la población
(personal de Metal Man), dio como conclusión 20 personas para desarrollar encuestas y
entrevistas tratadas sobre modelo de gestión administrativa para mejorar la eficiencia del
personal de la empresa.
A continuación se presentan los resultados adquiridos con la finalidad de satisfacer
los objetivos proyectados anteriormente, empezamos por las encuestas que se realizó a los
colaboradores de la empresa Metal Man.
Con los resultados de las encuestas se lograra medir la eficiencia que tiene los
colaboradores en sus actividades y así se podrá mejorar la eficiencia y eficacia de los
empleados dentro de la empresa.
38
El personal seleccionado representa al Departamento de Ventas, Administrativo y de
Producción:
Jefe de Producción
Contadora
Auxiliar contable
Ventas
Operario
Además, a parte se obtendrá más información fundamentándose en una entrevista
realizada al Jefe de Producción; los datos que obtendremos darán un mayor análisis sobre
un modelo de gestión administrativo para mejorar la eficiencia y eficacia del personal.
39
3.2.1 Encuestas dirigidas al Departamento Administrativo y de Producción
Pregunta 1.
¿Cuál es su edad?
Objetivo: Conocer la edad de las personas que trabajan en la empresa Metal Man.
Tabla 2 Conocer las edades del personal de Metal Man
Edades Personas Porcentaje
20 - 35 10 50%
36 - 50 4 20%
50 en adelante 6 30%
TOTAL 20 100%
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan que un 6 personas tiene la edades entre 20 y 35.
Figura 6 Gráfico de Barra sobre las edades del personal de Metal Man
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Las edades del personal de la empresa Metal Man.
Análisis: Podemos apreciar que la empresa Metal Man no tiene una preferencia de
edad a la hora de contratar, existiendo una escala, que va desde los 21 años a los 50 años
en adelante la empresa cuenta que 50% de personal es joven.
0 0 0
10
4
6
50
%
20
%
30
%
1 2 3
Edades Personas Porcentaje
40
Pregunta 2.
¿Cuál es su ocupación?
Objetivo: Conocer la ocupación de los empleados de la empresa Metal Man.
Tabla 3 Conocer sobre la ocupación del personal
Ocupacion Personas Porcentaje
Asist. Administrativa 2 10%
Coordinadora de ventas 1 5%
Vendedor 1 5%
Asist. Contable 1 5%
Soldador General 4 20%
Asistente / Ayudante Técnico 6 30%
Ayudante Sec. Metalmecánica 3 15%
Maestro Taller 1 5%
Jefe de Primer Nivel de Metalmecánica 1 5%
TOTAL 20 100%
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan que hay más empleados que son asistente técnico.
Figura 7 Gráfico de Barra sobre las ocupaciones del personal de Metal Man
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Las Ocupaciones que tiene el personal en la empresa.
Análisis: Se puede apreciar que la distribución de los empleados está acorde de la
necesidad de la Empresa, contando con cierta cantidad de personal en las áreas donde
mayores actividades se desarrollan, teniendo al parecer un orden jerárquico, esto se nota al
indicar que existen asistentes, ayudantes y maestros.
2
1 1 1
4
6
3
1 110% 5% 5% 5% 20% 30% 15% 5% 5%
0
1
2
3
4
5
6
7
Personas Porcentaje
41
Pregunta 3.
¿Cuál es su género?
Objetivo: Conocer el género del personal de la empresa Metal Man.
Tabla 4 Opiniones sobre el género del personal de la empresa.
Genero Personas Porcentaje
Masculino 16 80%
Femenino 4 20%
TOTAL 20 100%
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un que hay 16 hombre y 4 mujeres.
Figura 8 Gráfico Circular sobre el género del personal de la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Las encuestas da que el 80% de los empleados son hombres.
Análisis: Tenemos un veinte por ciento de mujeres trabajando para la empresa un
porcentaje inferior al de los hombre que ocupan el ochenta por ciento. Esto se da por las
funciones que cada una de las áreas desempeña.
80%
20%
Masculino
Femenino
42
Pregunta 4.
¿Usted cuánto tiempo tiene laborando dentro de la empresa?
Objetivo: Conocer las opiniones de las personas que cuanto tiempo trabaja en la empresa
Metal Man.
Tabla 5 Opiniones sobre el tiempo que tiene laborando en la empresa.
Años Personas Porcentaje
0 - 5 18 90%
6 en adelante 2 10%
TOTAL 20 100%
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Las encuestan nuestra que tenemos personal con más de 0-5 años laborando en la
empresa.
Figura 9 Gráfico de Barra sobre cuánto tiempo laborar los empleados en la empresa
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Las encuetas nos indica que tenemos un 55% de personas que tienen laborando
de dos años en adelante.
Análisis: Podemos darnos cuenta que más de la mitad de los empleados cuentan con
muy poco tiempo laborando para la empresa, esto da a entender que algo no funciona
dentro de la organización ya que por algún motivo las personas terminan renunciando a las
labores encomendadas.
0 0
18
2
90
%
10
%
1 2
Años Personas Porcentaje
43
Pregunta 5.
¿Conoce usted la misión y visión de la empresa?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si conocen la
misión y visión de la empresa Metal Man.
Tabla 6 Opiniones sobre el conocimiento los empleados la Misión y Visión de la empresa.
Opciones Personas Porcentaje
Si 4 20%
No 16 80%
TOTAL 20 100%
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un “No” conocen sobre la Misión y Visión de la
empresa
Figura 10 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen la Misión y Visión de la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Las encuestas nuestra que el 80% de los empleados no conocen la misión y
visión de la empresa.
Análisis: Existe un desconocimiento de algo muy primordial como lo son la misión y
visión de la empresa algo que al iniciar a laborar se debió haber enseñado, para que de esa
manera tanto el trabajador como el empleador se vean comprometido en dar lo mejor de sí
para que se cumplan con los ideales.
20%
80%
Si No
44
Pregunta 6.
¿Conoce cuales, son los departamentos que cuenta la empresa?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si conocen cuales
son los departamentos que cuenta la empresa.
Tabla 7 Opiniones sobre si conocen los empleados cuales son los departamentos que cuenta la
empresa.
Opciones Personas Porcentaje
Si 20 100%
No 0 0%
TOTAL 20 100%
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un “si” conocen sobre los departamentos de la
empresa.
Figura 11 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen los departamentos de la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestan dice que 100% de los empleados conocen los departamentos de la
empresa.
Análisis: Todos los encuestados están de acuerdo que si conocen cuantos
departamentos tiene la empresa y cuáles son los departamentos que solo cuentan en la
empresa que son ventas y administrativo.
100%
0%
Si No
45
Pregunta 7.
¿Según su criterio, ¿Cree que la empresa cuenta con un organigrama?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man si la empresa cuenta con
un organigrama.
Tabla 8 Opiniones sobre si conocen los empleados si la empresa cuenta con un organigrama.
Opciones Personas Porcentaje
Si 4 20%
No 16 80%
TOTAL 20 100%
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad que 16 “No” conocen el organigrama y 4 que “SI”.
Figura 12 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen el organigrama de la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. El 80% de los encuestados dicen que no conocen el organigrama de la empresa.
Análisis: El ochenta por ciento de los encuestados no conocen si la empresa cuenta o
no con un organigrama, y un veinte por ciento considera que si tiene, aquí se ve un
desconocimiento que debe ser llenado si existe darlo a conocer y si no existe poder crearlo.
20%
80%
Si No
46
Pregunta 8.
¿La empresa cuenta con políticas?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si saben si la
empresa cuenta con políticas.
Tabla 9 Opiniones sobre si conocen los empleados si cuenta la empresa con políticas.
Opciones Personas Porcentaje
Si 4 20%
No 16 80%
TOTAL 20 100%
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un “No” conocen si la
empresa cuenta políticas.
Figura 13 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen las políticas de la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. El 80% de los encuestados no conocen las políticas de la empresa.
Análisis: De todos los encuestados el 20% conocen de las políticas que hay en la
empresa y el 80% indica que la empresa no cuentan con políticas internas, para que el 80
% no las conozcan, quiere decir que no han sido bien estructuradas. Y hay que
estructurarlas y plantearlas de nuevo.
20%
80%
Si No
47
Pregunta 9.
¿Si su respuesta es afirmativa cuáles son?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si saben cuáles son
las políticas que existen en la empresa.
Tabla 10 Opiniones sobre si conocen los empleados cuales son las políticas que cuenta la empresa.
Opciones Personas Porcentaje
Reglamento interno de seguridad 2 10%
Ninguno 18 90%
TOTAL 20 100% Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad 18 empleados no conocen cuales son las políticas de
la empresa.
Figura 14 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen cuales son las políticas de la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Las encuestan dan que 90% no conocen cuales son las políticas de la empresa.
Análisis: El desconocimiento de las políticas internas de la empresa muy alto con un
10 % de personas que conocen sobre un reglamento interno de seguridad y un 90 % que no
tiene idea de aquellas políticas.
10%
90%
Reglamento interno de seguridad Ninguno
48
Pregunta 10.
¿Conoce si la empresa cuenta con un manual de procedimientos?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si saben si la
empresa cuenta con un manual de procedimientos.
Tabla 11 Opiniones sobre si conocen los empleados sobre si la empresa cuenta con un manual de
procedimientos.
Opciones Personas Porcentaje
Si 0 0%
No 20 100%
TOTAL 20 100% Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un “No” conocen sobre un manual de
procedimientos.
Figura 15 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen sobre si existe un manual de procedimientos
en la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Aceptación del 100% de los encuestados “No” conocen.
Análisis: Los empleados no tienen conocimiento sobre si cuenta la empresa con un
manual de procedimiento, esto impide que ellos trabajen de una mejor manera y retardan
los procesos que se llevan a la hora de elaborar los productos.
0%
100%
Si
No
49
Pregunta 11.
¿Conoce usted si existe un tipo de control para medir su desempeño?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si saben si la
empresa cuenta con un control para medir su desempeño.
Tabla 12 Opiniones sobre si conocen los empleados si existe un tipo de control para medir el
desempeño.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un “No” conocen si existe un tipo de control para
medir el desempeño.
Figura 16 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen sobre si existe un tipo de control en la
empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Aceptación del 100% de los encuestados “No” conocen.
Análisis: El personal de Metal Man no sabe si la empresa cuenta con un control para
medir su desempeño. Quiere decir que no existe un método de incentivar al personal que
trabaja en la empresa. No se les ha impuesto metas a seguir y eso también afecta a las
organizaciones.
0%
100%
Si No
Opciones Personas Porcentaje
Si 0 0%
No 20 100%
TOTAL 20 100%
50
Pregunta 12.
¿Qué tipo de control utiliza su empresa?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si saben qué tipo
de control existe en la empresa.
Tabla 13 Opiniones sobre si conocen los empleados cuales son los tipos de control.
Opciones Personas Porcentaje
Reportes 4 20%
Tabla Dinámicas 0 0%
Registro 0 0%
Ninguno 16 80%
TOTAL 20 100% Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad que 16 persona dan “Ninguno” conoce que tipo de
control y 4 personas dan un que un tipo de control es “Reporte”.
Figura 17 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen los tipos de control que tiene la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Aceptación del 100% de los encuestados “No” conocen.
Análisis: El 80% de los encuestados dicen desconocer si existe o no un control en la
empresa y, el 20% nos indica que si existe dicho control a través de los reportes que se
hacen internamente.
20%
0%
0%
80%
Reportes
Tabla Dinamicas
Registro
Ninguno
51
Pregunta 13.
¿La empresa brinda capacitación y con qué frecuencia?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si la empresa
brinda capacitación y con qué frecuencia
Tabla 14 Opiniones sobre si conocen los empleados si la empresa brinda capacitaciones y con qué
frecuencia.
Opciones Personas Porcentaje
Siempre 0 0%
Nunca 0 0%
A veces 20 100%
TOTAL 20 100% Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un “No” brinda la empresa capacitaciones.
Figura 18 Gráfico Circular sobre si los empleados conocen sobre si la brinda capacitaciones y con qué
frecuencia.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Aceptación del 100% de los encuestados “No” conocen.
Análisis: Los encuestados indican que las capacitaciones que brinda la empresa a
veces son cumplidas, esto fue afirmado por todo el personal encuestado que sería el 100%
de las personas que laboran en la empresa.
0%0%
100%
Siempre
Nunca
A veces
52
Pregunta 14.
¿Cree usted que la empresa debe contar con un modelo de Gestión Administrativa?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si la empresa debe
contar con un modelo de Gestión Administrativo.
Tabla 15 Opiniones sobre si los empleados creen que la empresa debe contar con un modelo de Gestión
Administrativa.
Opciones Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
TOTAL 20 100% Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un “Si” creen que debe contar con un modelo de
Gestión Administrativa.
Figura 19 Gráfico Circular sobre si los empleados creen que la empresa debe contar con un modelo de
Gestión Administrativa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Aceptación del 100% de los encuestados “No” conocen.
Análisis: En estas pregunta el 100% del personal de Metal Man ha indicado que la
empresa si debería contar con un modelo de Gestión Administrativo que le permita tener
una forma más coordinada de relacionarse entre sus diferentes áreas.
0%
100%
SI
NO
53
Pregunta 15.
¿Piensa usted que el modelo de Gestión Administrativa ayudará al desempeño de la
empresa?
Objetivo: Conocer las opiniones del personal de Metal Man sobre si piensa que un
modelo de Gestión Administrativa ayudara al desempeño de la empresa.
Tabla 16 Opiniones sobre si conocen los empleados si un modelo de Gestión Administrativa ayudara al
desempeño de la empresa.
Opciones Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
TOTAL 20 100% Nota: Fuente: Elaboración Propia. Los encuestados en su totalidad dan un “No” conocen sobre un manual de procedimientos.
Figura 20 Gráfico Circular sobre si los empleados cree que un modelo de Gestión Administrativa
ayudará al desempeño de la empresa.
Nota: Fuente: Elaboración Propia. Aceptación del 100% de los encuestados “No” conocen.
Análisis: todos los encuestado de la personal Metal Man han indicado que si es
necesario contar con un modelo de Gestión Administrativa dando a saber que esto
ayudara al desempeño de la empresa y de todos sus empleados.
SI
NO
54
Análisis general de os resultados de la encuesta
Se realizó la siguiente estadística al personal de la empresa Metal Man para lograr conocer
mejor quienes son los que la integran, criterios que tienen de la misma, y si conocen los
parámetros en los cuales deben hacer sus labores cotidianas.
Las personas encuestadas han procedido a responder nuestra encuesta sin problema
alguno, indicándonos todo lo que le preguntábamos sin tener la necesidad de reformularle
la pregunta, todos son mayores de edad y, están divididos en las diferentes áreas con las
que cuenta la empresa, contando con un mínimo de personal femenino que está encargado
del área administrativa.
Más de la mitad del personal cuenta con poco tiempo laborando para la empresa y aun así
no se le ha hablado de ningún tipo de política interna o un organigrama de jerarquía con la
que ella cuente, solo un 20% del personal conoce la misión y visión que tiene la empresa,
todos conocen cuales son los departamentos con los que se cuentan, pero pocos el
organigrama, las políticas internas y el manual de procedimiento que debe tener la
empresa.
El control que conocen y una mínima cantidad de personas son los reportes que se
efectúan, las capacitaciones que se hacen como lo determina el personal a veces no ha
dado factibilidad de ver mejoras en la empresa, razones por la cual el personal ha
manifestado que sería bueno que cuenten con un modelo de Gestión Administrativa que
logre ayudar a tener un mejor desempeño en la empresa.
Con todo lo antes mencionado se logra ver una profunda necesidad no solo de la empresa
sino del mismo personal de que estructure con un modelo de Gestión Administrativa el
cual deberá regular desde el ingreso del personal hasta su salida, indicando cuáles son sus
áreas de trabajo deberes y obligaciones para con la empresa, haciéndoles conocer a todo el
personal el nuevo control y nuevas normas políticas y el manual de procedimiento al cual
se deben regir en todo momento.
55
CAPÍTULO 4
4.1 LA PROPUESTA
TEMA
Crear un modelo de Gestión Empresarial Administrativa para mejorar la eficiencia del
personal para la empresa Metal Man.
4.1.1 Objetivos de la propuesta
Definir las políticas a seguir de la empresa para lograr tener un mejor control
interno y así poder satisfacer las necesidades actuales.
Establecer las responsabilidades que deben tener las áreas y puestos de trabajo.
Determinar algunas estrategias que ayuden a mejorar la eficiencia del personal.
4.2 Antecedentes y justificación
4.2.1 Antecedentes
Mancheno Laines Kaifo Cristóbal / Metal Man fue constituida en julio de 1986 e
inicio sus actividades en la ciudad de Guayaquil en el sector norte de la cuidad en la Cdla.
Samanes, es una empresa familiar, se dedica fabricación de puerta enrollables, de garaje,
de acordeón y perfil, al mantenimiento de puerta enrollables y de garaje, venta de material
para la construcción de puertas enrollables dentro y fuera de la ciudad.
56
La empresa cuenta con una oficina principal que es la que encarga de la distribución a
nivel nacional y de sus principales clientes que se encuentran a nivel nacional, cuenta con
una gran gama de accesorios que se utilizan para la instalación, la elaboración de las
puertas y los motores los cuales son importados.
Se trabaja con diminutas técnicas y normas de seguridad en unión con otras empresas
proveedoras de nuestra materia prima garantizando el éxito y el desarrollo de nuestro
negocio.
4.2.2 Justificación
La propuesta de este proyecto se considera importante porque permitirá la realización
de un manual de Organización, Política, Procedimientos y Funciones debido a que la
empresa no cuenta con estos documentos internos por lo cual no pueda dar a conocer de
una manera clara la estructura de la organización y las funciones que se tienen que realizar
en forma ordenada.
Se considera necesario cooperar con la elaboración de un manual el cual será de gran
ayuda para los empleados de la empresa y el personal ajeno que nos visite pretendiendo
saber más de la empresa.
4.3 Descripción del negocio
METAL MAN es una empresa con una gran trayectoria y experiencia en el campo
empresarial y se dedica exclusivamente a la elaboración de puertas enrollable, de garaje,
abatible y de acordeón así como también las ventas del material para las puertas.
La empresa METAL MAN se encuentra ubicada en el sector norte de la ciudad de
Guayaquil y brinda el servicio de elaboración de puertas, en instalaciones propias donde se
encuentran todos sus productos y así para satisfacción de las necesidades de sus clientes.
57
La empresa cuenta con un staff de personal calificado, el mismo que ha sido evaluado
a través de su experiencia y sus conocimientos y pueden asegurar un trabajo efectivo,
dando satisfacción a los clientes y eso se ve reflejado en los resultados obtenidos y
adquiridos de nuestra clientela.
• Misión
Fabricar puertas de acero y comercializar automatismos con el propósito de ofrecer
soluciones integrales de seguridad con el desarrollo de la sociedad.
• Visión
Ser líderes a nivel nacional en comercialización de puertas y automatismos,
expandiendo su mercado con redes de distribución en las principales ciudades del país y
que su marca sea reconocida por su excelente calidad.
• Valores
1. Trabajan con Compromiso: promueven un desarrollo integral a sus clientes,
colaboradores y proveedores, y son socialmente responsables.
2. Trabajan con Pasión por el Cambio: actúan de manera positiva frente a nuevos
retos e impulsan la creatividad.
3. Trabajan con Excelencia: aseguran la calidad de su trabajo y miden el desempeño
de su gestión.
4. Trabajan con Integridad: actúan con honestidad, respeto, confianza y desarrollan la
lealtad.
58
4.4 ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA
Nota Fuente: Elaboración propia de la empresa Metal Man
PRESIDENTE EJECUTIVO
ING. KAIFO CRISTOBAL
MANCHENO LAINES
GERENTE GENERAL
ING. JEAN PIERRE MANCHENO
VASCONEZ
JEFE DE PLANTA
SR. DAVID LEONARDO VERA
CONDOY
SECRETARIAS – CAJERAS –
INSTALADORES Y OPERARIOS
GERENTE DE RECURSOS
HUMANOS
ING. MARIA JOSE CASTRO
ROMERO
SUPERVISOR - VENDEDOR
ENRIQUE GONZALO IBARRA
MARCILLO
JEFE DE BODEGA Y DESPACHOS
SR. PATRICIO MAXIMILIANO ASPIAZU
MIRANDA
ASISTENTE DE GERENCIA -
COORDINADORA GENERAL
ING. HAYDEE ELOINA TRIVIÑO
SOLEDISPA
Figura 21 Organigrama Actual de la empresa METAL MAN
59
4.5 ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EMPRESA
Nota Fuente: Elaboración propia por autor
Gerencia
Dpto. Administrativo
Dpto. Talento Humano
Contabilidad
Aux. Contables
Dpto. Comercial
Asesor Comercial
Coordinadora de Ventas
Asistente de Ventas
Dpto.
Logistica
Manufactura
Asesoria Tecnica
Figura 22 Organigrama Propuesto para la empresa METAL MAN
60
4.6 FODA
Figura 23 Foda para la empresa METAL MAN
Nota Fuente: Elaboración propia por Autor
FORTALEZA
La marca sea conocida a novel nacional por la calidad del producto.
Cuenta con diversos distribuidores en el pais.
Importación de accesorios para el abastecimiento local.
Atención especializada.
OPORTUNIDADES
Cuenta con clientes potenciales.
Ofrecer mejorar servicios por menor precio posicionamiento en el mercado.
Contar con personal comprometido con su mejoramiento profesional.
Ampliar y promocionar los servicios.
DEBILIDADES
Falta de un manual de procedimientos y organización, un reglamento interno.
Estructura y procesos no adecuados para el cumplimientos de su rol.
Carencia de Politicas.
Inexustencia de un organigrama formal.
AMENAZAS
Falta de proveedores nacionales.
Falta de materias primas en el país.
No alcanza a competir con los precios de sus distribuidores.
61
4.7 MATRIZ DEL FODA
Nota Fuente: Elaboración propia por Autor
•ESTRATEGIAS (FA)
•Con la necesidades de nuestros clientes nos ayudará a buscar nuevos proveedores y poder sastifacer las necesidades del mercado.
•Las necesidades de nuestros cliente ayuda a tener que buscar la materia prima importando mercaderia para asi sastifacer sus necesidade.
•Un servicio de calidad constante a nuestros clientes aumneta nuestra producción .
•ESTRATEGIAS (DO)
•Con las necesidades de los clientes nos dará una direccion estrategica que se ajusta a las necesidades del mercado.
•Aplicación de estrategias comerciales en beneficio de muestros clientes.
•Por ser una empresa con poca experiencia en mercadotenia pero haciendo alianza con empresas mejoraremos nuestros capacidad competitiva.
•ESTRATEGIAS (DA)
•Proporcionar los manuales y reglamentos que una organización necesita para mejorar la eficiencia del personal.
•Con una constante supervisión de cada unos de los procesos que tiene que cumplir el empleado en su rol.
•Una capacitación a nuestro personal en las diferentes areas ayudará a que ellos se sientan apoderados de su trabajo.
•ESTRATEGIAS (FO)
•Las estrategias creativas respalda por buenas habilidades de publicidad y la calidad garantizaran a nuestros clientes abriendo campo a otros mercados
•Nuestra condición financiera aceptable desarrollaremos proyectos buscando mejores productos para abastacer nuestro local.
•Con la satisfacion de nuestros clientes lograremos una buena reputación para poder hacer alianzas con empresas y mejorar nuestras competencias. FORTALEZA
DEBILIDADES
AMENAZASOPOTUNIDADES
Figura 24 Matriz del foda para la empresa METAL MAN
62
MANUAL DE ORGANIZACIONES
KAIFO MANCHENO LAINES
(METAL MAN)
PRIMERA EDICION
GUAYAQUIL – ECUADOR
2017
63
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Índice
Pag.
1.- Introducción. 1
2.- Directorio de Funcionarios. 2
3.- Historia. 3
4.- Misión y Visión. 4
5.- Objetivo de la empresa. 5
6.- Base Legal. 6
7.- Estructura de la organización. 7
8.- Funciones y descripción de Puestos de Trabajo. 8
64
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
INTRODUCCION
Este manual está elaborado con el objetivo de dar a conocer la organización,
procedimientos y funciones de cada uno de los departamento que tiene la empresa
Mancheno Laines Kaifo Cristóbal / Metal Man, por el cual empleamos encuestas a los
subordinados y empleados con que cuenta la empresa.
El objetivo principal de la elaboración de este manual es ayudar en el desarrollo de su
crecimiento y al personal a reconocer, adaptarse y establecerse con la empresa y así poder
ser más eficientes en sus actividades que deben realizar.
En general se va a detallar la estructura organizacional de la empresa señalando todas las
áreas y la relación que tiene entre sí para poder lograr los objetivos que busca la
organización.
El manual debe ser revisado y actualizado cada dos años para así poder adecuar los
cambios organizacionales que sea posible para mejorar las funciones de las áreas y del
personal de la empresa.
65
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Directorio
Núm. Nombre Cargo Teléfono Correo
1
Ing. Kaifo
Mancheno
Laines
Gerente
General
0999433006
2
Ing. Leonardo
Vera Condoy
Supervisor
0987406129
3
CBA. Enrique
Avilés
Contador
0998806939
4
Ing. Haydee
Triviño
Soledispa
Coordinadora
de Ventas
0987466197
5
Jessica
Amaguaya
Yamasca
Asistente
Contable
2003993
66
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Historia de la empresa
Mancheno Laines Kaifo Cristóbal / Metal Man, fue constituida en enero e inicio sus
actividades el 07 de marzo de 1996 en la ciudad de Guayaquil en el sector norte de la
ciudad, la empresa empieza a laborar con dos personas que son el Ing. Kaifo Cristóbal
Mancheno Laines que es el representante Legal - Gerente General de la empresa, Don
Enrique Ibarra Marcillo como Vendedor ambos decidieron contribuir en la empresa como
taller artesanal y al principio no llevaban contabilidad hasta que se fueron posicionándose
en el mercado nacional.
En el año 2011 la compañía fue creciendo y debido a las necesidades que tenía el mercado
decidió introducir más productos como puerta en platina y tuvieron que incrementar
personal para así poder satisfacer con las necesidades de los clientes.
Siendo en el año 2013 la empresa se vio las necesidades de incrementar a una contadora la
Ing. María José Castro Romero empezó a llevar un control y ahí se creó la área de
contabilidad se logo controlar todos los estados financieros de la empresa.
En los siguientes años introducen nuevos productos las puertas de Acordeón y de Perfil,
Puerta de Garaje, encofrados y alquiler de andamios para satisfacer a todos nuestros
clientes.
67
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
En el año 2014 las ventas seguían incrementando y debido a eso la empresa tuve que
incrementar más persona a la empresa para el área de ventas y contabilidad, ya que solo
contaba con una persona en ventas y la contadora en el área administrativa.
En el siguiente año la empresa tuvo mayor acogida y ser decidió incrementar servicios, la
organización cuenta con puertas enrollables con o sin motor, puerta de garaje, puerta de
acordeón y perfil, mantenimiento de Motor y Puertas y el alquiler de andamios.
La compañía cuenta por el momento con 20 personas las cuales la mayores de partes son
hombre que son quien realiza los trabajos de hacer puertas enrollables, de garaje,
mantenimiento de puerta, puertas de Acordeón y Perfil.
En la actualidad la empresa es reconocida a nivel nacional por su buen servicio y su
manera de brindar solución a los clientes de manera inmediata y ahora cuenta con
distribuidores a nivel nacional ya que realizamos envió a diferentes lugares nuestros
productos para ser vendidos.
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MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Misión y Visión
• Misión
Fabricar puertas de acero y comercializar automatismos con el propósito de ofrecer
soluciones integrales de seguridad con el desarrollo de la sociedad.
• Visión
Ser líderes a nivel nacional en comercialización de puertas y automatismos,
expandiendo su mercado con redes de distribución en las principales ciudades del país y
que su marca sea reconocida por su excelente calidad.
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MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Objetivos de la Empresa
Elaborar productos determinados para satisfacer necesidades específicas directas o
indirectas de la población.
Liderar en el mercado en las ventas de puertas enrollables.
Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos con
eficiente y oportuna.
Incrementar su volumen de ventas.
Obtener mayor rentabilidad.
70
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Base Legal
Ley del Código de Trabajo.
Ley del Instituto Ecuatoriano de Seguro Social (IESS)
Ley del Ministerio de Trabajo
Servicio de Rentas Interna
Ley Orgánica de aduana
Constitución Política de la República del Ecuador
71
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Estructura General de la Organización
Mancheno Laines Kaifo Cristóbal
Metal Man
Organigrama General
Figura 22: Organigrama Propuesto para la empresa METAL MAN
Nota Fuente: Elaboración propia por autor
72
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Perfil del cargo y responsabilidades
Título Académico
Ingeniería en Gestión Empresarial y/o carreras afines
Habilidades
Responsabilidad Social, Puntualidad, liderazgo, Respeto, don de Mando, facilidad de
Planeación, facilidad de conocer las competencias del mercado, capacidad de negociación,
toma de decisiones, gestión de proyectos, creatividad en el ámbito laboral e iniciativa.
Conocimientos
Administrativos, contables, trabajo en equipo y solucionar conflictos, liderazgo e
inteligencia emocional, ventas.
Responsabilidades
Llevar la contabilidad general de la empresa
Toma de decisiones administrativas y financiera
Velar por la integridad física de los colaboradores
Aprobación de procedimientos estandarizados de la empresa
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MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Funciones y descripción de cargo
Descripción del cargo
Cargo: Gerente General
Área: Gerencia
Jefe Inmediato Superior: Ninguno
Subordinados: Departamento administrativo, Comercial y Logística
Funciones
Definir políticas, objetivos y planes
Formular proyectos para el buen desempeño de las actividades realizadas a diarios
Dirigir y controlar el desempeño de las diferentes áreas
Manejo y destreza en equipo
Buscar mejorar continuas
Evaluar y aprobar las mejores opciones de compras en el mercado
Reconocer el buen desempeño de los colaboradores de la empresa
Elaborar un proyecto anual de capacitaciones para mejorar la eficiencia de los
colaboradores
Ser partes de las auditorías internas relacionadas en los diferentes procesos
74
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Perfil del cargo y responsabilidades
Título Académico
Marketing y/o carreras afines
Habilidades
Responsabilidad Social, proactivo, puntualidad, liderazgo, respeto, don de mando,
facilidad de Planeación, capacidad de negociación, toma de decisiones, comunicación
verbal y escrita, dinámico y facilidad en relaciones interpersonales.
Conocimientos
Administrativos, contables, trabajo en equipo y solucionar conflictos, liderazgo, ventas,
atención al cliente y marketing.
Responsabilidades
Velar por la seguridad de sus colaboradores
Evaluar el desempeño del personal
Implementar estrategias de ventas
De la mercadería que se encuentra en la empresa
Monitorear el departamento de ventas
75
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Funciones y descripción de cargo
Descripción del cargo
Cargo: Jefe de ventas
Área: Ventas
Jefe Inmediato Superior: Gerente General
Subordinados: Vendedores y Área de ventas
Funciones
Persona encargada de la aprobación del personal a contratar para el área de ventas
Elaborar pronósticos de ventas
Determinar objetivos medibles para cada vendedor
Establecer rutas de ventas
Realizar inventario del stock de materiales
Diseñar y presentar estrategias de ventas e informes para que loa analice el gerente
de la empresa
Diseñar metas y objetivos
Resolver los problemas, quejas o consultas que surjan relacionadas con su
departamento, así como tratar y mantener buenas relaciones con los clientes.
Crear un cronograma de capacitación para el personal de ventas
76
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Perfil del cargo y responsabilidades
Título Académico
Contador Público Autorizado (CPA)
Habilidades
Comunicación verbal y escrita, facilidad en relaciones interpersonales, responsabilidad,
aplicar métodos y procedimientos contables, preparar informes, analizar la información
contable, realizar cálculos numéricos con presión y rapidez.
Conocimientos
Administrativos, Sistema contables, tributarios, financieros, Registro Único de
Contribuyente (RUC), Impuesto a la Renta y Sistema de Rentas Internas (SRI).
Responsabilidades
Revisar que se cumplan con los principios contables
Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos en la área
Manejo de información confidencial de la empresa
Velar por la aplicación de la norma y el cumplimiento de las normas de la
organización.
Toma de decisiones financieras, contables y fiscales
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MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Funciones y descripción de cuestos
Descripción del cargo
Cargo: Contadora
Área: Contabilidad
Jefe Inmediato Superior: Gerente General
Subordinados: Asistente Contable
Funciones
Crear un sistema contable
Establecer los procedimientos para la gestión de la información financiera por
medio de los registros contables
Cumplir con las obligaciones fiscales
Asignar tareas específicas a su personal
Efectuar y controlar el registro de las operaciones contables
Registrar y controlar los movimientos de diarios y efectuar las conciliaciones
bancarias
La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones
Certificación de planillas para pago de impuestos.
Llevar libros contables (Diario, mayor e inventarios).
78
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Perfil del cargo y responsabilidad
Título Académico
Carreras contables, administrativas o afines.
Habilidades
Comunicación verbal y escrita, facilidad en relaciones interpersonales, responsabilidad,
realizar cálculos numéricos con presión y rapidez, honesto, proactivo, trabajo en equipo,
manejo de herramientas de oficina, habilidad numérica y analítica y disciplina.
Conocimientos
Conocimientos actualizados contables, tributarios y administrativos, conocimiento como
mínimo de programa contable, manejo de programas de office, capacidad analítica,
redacción y ortografía.
Responsabilidades
Resguardar la documentación contable que sirve de soporte a las operaciones y
transacciones de la entidad.
Realizar los trámites administrativos
Mantener actualizados los archivos contables y mantener el control consecutivo de
los documentos.
Manejo de información confidencial
Entregar la información eficiente y oportuna
79
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Organización General
Funciones y descripción de cargo
Descripción de cargo
Nombre del Puesto: Asistente Contable
Área: Contabilidad
Jefe Inmediato Superior: Contadora
Subordinados: Ninguno
Funciones
Archivar documentos contables para su uso y control interno
Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias
Elabora informes mensuales de las actividades realizadas
Verificar de gastos e ingresos este bien ingresados en el sistema contable
Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas
Manejo de Caja chica y/o Fondo Rotativo
Registro de información de facturas de proveedores y clientes
Realizar el seguimiento de los pagos para su cancelación oportuna
Elaboración de retenciones
Participar en los inventarios físicos de suministros, materiales y herramientas de la
empresa
Analizar y conciliar cuentas contables que presentan inconsistencias dentro del
sistema
Gestionar el proceso de cuentas por cobrar
Registrar y revisar los cheque para enviar a depositar
80
MANUAL DE POLITICAS
KAIFO MANCHENO LAINES
(METAL MAN)
PRIMERA EDICION
GUAYAQUIL – ECUADOR
2017
81
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Índice
Pag.
1.- Introducción 1
2.- Objetivo 2
3.- Políticas Generales 3
4.- Políticas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente 5
4.- Políticas de Compras 7
5.- Políticas de Responsabilidad Social 8
6.- Políticas de Prevención de Riesgo 9
82
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Introducción
El manual de políticas es un documento que contiene detalladamente las actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones en las diferentes áreas. En él se va
encontrar registrada toda la información básica que permitirá ser eficiente en las labores,
facilita la evaluación interna de los departamentos. La políticas serán de ejecución es
obligatorio y en función de estas se inspeccionaran y elaborarán los planes, programas,
procedimientos y presupuestos; de suministrar los recursos, se establecerá la
administración y el funcionamiento de la compañía.
El manual de políticas tiene como finalidad fundamental ser de apoyo administrativo,
ayudar a fomentar el trabajo en equipo de tal manera que integran y coordinan de una
manera clara y definida en los lineamientos que orienten y guíen las ejecución de
funciones de cada una de las tareas que constituye en la empresa en una misma dirección,
dentro del marco de confianza del mismo que es elemental para poder lograr los objetivos
propuestos.
Los procedimientos organizativos modernos y el progreso de los procesos internos son
extremadamente de gran importancia para que la empresa pueda aumentar sus niveles de
productividad y eficiencia en toda su gestión.
83
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Objetivos del Manual de Políticas
Comunicar detalladamente a los trabajadores sobre las políticas generales de
cada una de los departamentos de la empresa.
Describir de una manera precisa y clara todos los lineamientos a seguir para
cumplir con la toma de decisiones de la empresa.
Cooperar a una apropiada inducción para el personal nuevo, explicarle muy
minuciosamente sobre las políticas generales y bajo las cuales va a realizar sus
funciones en la diferentes áreas.
Aumentar la productividad de los colaboradores mediante las respectivas
capacitaciones.
Servir de base para poder tener una constante y efectiva verificación
administrativa.
84
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Políticas Generales
Planificación:
Se va a establecer metas para cada año a corto y largo plazo, que serán
mencionadas por el Gerente General en un Plan Estratégico determinando los
objetivos estratégicos que se deben alcanzar.
Desarrollar programas de Acción Específico a corto y largo plazo, a fin de lograr
alcanzar los objetivos estratégicos, organizando el progreso de las actividades de
cada una de las áreas en un tiempo establecido.
Desarrollar planes Operativos para cada una de las áreas y estas deben ser
ejecutada con responsabilidad para lograr desarrollar y ejecutar las actividades
detalladas así cumplir con la meta propuesta.
El empleado tiene la responsabilidad de cumplir con el horario constituido por la
empresa.
Llegar al puesto de trabajo puntualmente con un mínimo de 5 minutos.
No se aceptara presentarse en el puesto de trabajo en estado de ebriedad o con
síntomas de haber ingerido sustancias psicotrópicas sujetas a fiscalización.
Información electrónica:
85
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
El tratamiento de la información y documentación debe ser confidencial debe
contar con los aspectos de seguridad para que nuestros competidores y otras
persona no tengan acceso a nuestras actividades.
La comunicación vía e-mail solo se deberá realizar utilizando siempre los correos
de la empresa que se les ha asignados a los empleados de las diferentes área.
Las contraseñas entregadas a cada uno de los usuarios no pueden ser cambiadas y
serán comunicadas al Gerente General, quien será el responsable de la seguridad de
las mismas.
Ninguno de los documentos deberá tener o contar con protección de apertura por
contraseña.
Todos los empleados que manejen información confidencial de la empresa, deberán
firmar un acuerdo de confidencialidad.
86
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Políticas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente
La empresa Mancheno Laines Kaifo Cristóbal / Metal Man tiene como objetivo lograr
alcanzar los elevados estándares en cada uno de los procesos que constituye su trabajo y en
especial en el área de seguridad, salud ocupacional y del ambiente. La empresa debe
considerar a todos sus colaboradores como el centro de las preocupaciones ambientales y
del desarrollo sostenible, cooperar a su crecimiento integral, por lo que responsabiliza el
compromiso de crear y sostener un ambiente de trabajo seguro y saludable, desarrollando
sus actividades con responsabilidad social y ambiental, protegiendo el bienestar de sus
colaboradores y fomentando la cultura de prevención en seguridad, salud ocupacional y
contaminación.
Para cumplir estas políticas:
La protección de la vida y la salud de los colaboradores y el cuidado del medio
ambiente, tiene una mayor prioridad tras cualquier actividad que tiene la empresa.
Reconocer, determinar y revisar todos los peligros, riesgos, apariencias e impactos
de sus funciones, productos y servicios, que puedan afectan la seguridad, la salud y
al medio ambiente, requerimiento de una ejecución eficaz en el cumplimiento de
lo programado.
Sostener un liderazgo claro, efectivo y estable en elemento de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente, como gran parte de responsabilidad.
87
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Capacitar y entrenar a todos los colaboradores y así cuenten con las habilidades
necesarias para sustentar un área de trabajo libre de riegos de seguridad, de daños
ambientales y salud ocupacional.
Proveer los recursos indispensables para así lograr cumplir las políticas, así como
los objetivos y metas que de ella despenden.
La empresa fomenta la eficiencia ambiental desarrollando sus actividades y el
mejoramiento continuo de todos los procesos y logra facilitar el desarrollo y la
expansión de tecnologías respecto con el ambiente, implementando, revisando y
documentando los objetivos y metas, buscando así poder cumplir con exactitud las
normas de salud ocupacional, seguridad y del medio ambiente.
Kaifo Mancheno Laines
Gerente General
88
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Políticas de Compras
Los únicos que están autorizados a emitir órdenes de compras son el supervisor y
jefe de ventas.
Las órdenes de compra se deben realizar cuando la mercadería se encuentra en su
stock mínimo.
Prevenir que los pedidos se dupliquen, disminuir o eliminarlos desperdicios, obviar
retener productos obsoletos que puede generar malas gestiones de compras.
Se va a devolver la mercadería que lleguen en mal estado.
Conservar los niveles de calidad de todos los productos.
Se debe seleccionar apropiadamente a los proveedores para la empresa.
Negociar los descuentos de mercadería y la forma de pago.
La mercadería que ingresa deberá estar respaldada por su respectiva factura
original.
Los pedidos se deben realizar con aquellos proveedores que reúnen las
características de calidad, condiciones de la entrega, pago de la mercadería y el
volumen adecuado para la producción.
89
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Política de Responsabilidad Social
1. Favorecer la excelencia laboral de sus colaboradores disponiendo de los programas
de capacitación correspondientes, ayudando a mejor el ambiente del trabajo.
2. Crear un sistema de aislamiento de la contaminación, del ruido, de la generación de
olores que pueden ocasionar molestia alrededor del sector.
3. Fomentar la capacitación del personal con el fin de poder lograr la mejorar en sus
competencias y la posibilidad la inserción de los mismos en el ámbito laboral.
4. Utilización ética de la imagen de los productos en los diversos medios de
publicidad.
5. Implementar planes de educación y salud, en apoyo a las comunidades de su
entorno.
90
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
Políticas de prevención de Riesgos.
o Para prevenir los riegos de trabajo se debe capacitar a los colaboradores sobre
medidas de seguridad, salud, normas internas, promover el conocimiento y el
trabajo en equipo.
o Conocer, Desarrollar, aplicar y mantener un modelo Gestión de la Prevención
destinado a la mejora continúa de las condiciones de trabajo.
o El Gerente General es el responsable de la prevención de los accidentes de trabajo
y esto debe ser considerado de gran importancia así como la calidad y
productividad.
o Establecer los recursos humanos y materiales para fomentar, planificar, organizar,
coordinar y ejecutar el seguimiento adecuado de la Seguridad y Salud de todos los
colaboradores.
o Dar seguimiento a los planes de mitigación de los riesgos identificados
o Realizar una evaluación periódica sobre los procedimientos en uso del control de
los riesgos.
o Los colaboradores deben saber los riesgos y las medidas preventivas en su puesto
de trabajo, así como las responsabilidades, de manera que puedan cooperar
eficazmente en la empresa.
o Deben utilizar apropiadamente los medios y equipos de protección que se les han
facilitados.
91
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Políticas General
o Los empleados constituyen un valor muy importante dentro de la empresa.
o Comunicar a su superior inmediato y a los trabajadores designados para realizar
actividades de protección y prevención de riesgos, y en caso, cualquier situación
que considere que pueda ser un riesgo.
o Contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas por el Gerente General
con el fin de poder proteger a los colaboradores de la empresa.
o Se debe mantener limpio y ordenado su entorno de trabajo, localizando los equipos
y materiales en los lugares asignados.
Kaifo Mancheno Laines
Gerente General
92
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
KAIFO MANCHENO LAINES
(METAL MAN)
PRIMERA EDICION
GUAYAQUIL – ECUADOR
2017
93
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Índice
Pag.
1.- Introducción 1
2.- Objetivo 2
3.- Alcance de manual 2
4.- Procedimientos de la gerencia 3
5.- Procedimientos del departamento de contable 4
6.- Procedimientos del departamento de ventas 6
7.- Procedimientos del departamento de compras 7
94
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Introducción
Un manual de procedimiento es un instrumento administrativo que va a servir de apoyo en
el trabajo cotidiano de las distintas áreas que se encuentra en la empresa y en la toma de
decisión al instante que se origine algún tipo de problema.
En los manuales de procedimientos es donde se registran todas las acciones como las
operaciones que deben proseguir para lograr llevar a cabo las diferentes funciones de la
empresa. Además, con los manuales puede realizarse un seguimiento apropiado y
secuencial de la actividades que anteriormente ya se han programadas.
Los procedimientos nos ayudan a definir las distintas fallas existentes en el transcurso de
los procesos y así poderlas reparar de una manera pronta y oportuna, antes que se
ocasionen problemas que puedan perjudicar a la productividad de la empresa.
En todos los procedimientos compromete, además de las actividades y las tareas de cada
personal, la delimitación del tiempo de realización de su trabajo, el uso de recursos
materiales, tecnológicos y los financieros, el uso de métodos de trabajo y de control para
conseguir un eficiente desarrollo en las distintas operaciones que se tiene en la empresa.
95
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Objetivos
Servir como guía para el personal de cada departamento al contener los
lineamientos que deberán proceder, mediante la realización de sus funciones de las
actividades de los departamentos.
Permite una apropiada organización de las actividades a través de un flujo
adecuado de la información.
Facilitar y concretar el trabajo en equipo.
Proporcionar la explicación de cada una de las funciones de los colaboradores.
Suprimir los atrasos de la producción con el propósito de optimizar el tiempo
proyectado.
Alcance del Manual
Este manual será para el cumplimiento del personal de la empresa Mancheno Laines Kaifo
Cristobal / Metal Man, así como para las diferentes departamentos que elaboren las
funciones enlazadas con las labores descritas dentro de los procedimientos que se
detallaran en el manual.
96
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Procedimiento de Gerencia
Responsable Paso Actividades Documentos
Gerente
General
Gerente
General, Jefe
de Venta,
Jefe de
Recursos
Humanos y
Contador
General.
1
2
3
4
5
Conseguir el orden y aseo constante
en el inicio de la jornada de trabajo
para un mejor ambiente en la
ejecución de las labores.
Realizar la correcta organización del
personal de planta a través de órdenes
al personal a cargo y también
mediante delegación de autoridad y
poder de decisión a su supervisor.
Le explica el procedimiento necesario
a sus subordinados, para llevar a cabo
el objetivo del área de producción.
Recibe un reporte completo de parte
de su supervisor de producción acerca
de los resultados de trabajos
realizados el día laboral anterior.
Recibe un reporte completo de parte
de su supervisor de producción acerca
de los comportamientos, actitudes y
aptitudes de los auxiliares y obreros de
planta realizada el día laboral anterior.
Memorándum
Correos internos
y reuniones con
el personal
Manual de
procedimiento
interno
Reportes
Reportes
Quejas escritas
y peticiones
97
6
7
8
9
10
Atiende solicitudes, quejas y
peticiones del supervisor, auxiliares y
obreros de planta.
Determina la mejor forma de resolver
las quejas y peticiones del supervisor,
auxiliares y obreros de planta.
Determina las mejores estrategias para
realizar las actividades diarias en la
planta de producción dando inicio a
estas con un orden verbal o escrito.
Realiza el informe de actividades
diarias, para elaborar su reporte diario
para el gerente general, jefe de venta,
jefe de recursos humanos y jefe de
producción.
Solicita reportes al jefe de recursos
humanos, venta, jefe de finanzas
acerca de lo planeado y llevado a cabo
en sus respectivas áreas
Memorándum
Guía de
planificación
Informe
Reportes
98
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Procedimiento del departamento administrativo
Responsable Paso Actividades Documentos
Recursos
Humanos
1
2
Elaborar el calendario de operación
de nómina básica para la plantilla de
trabajadores. Contempla:
Fechas de pago y transmisión de
nómina electrónica.
Fechas de recepción de
documentos.
Periodos de proceso de emisión de
nómina.
Distribuir calendario de
operaciones a las demás oficinas de
la CEAPP.
Archivar calendario de
operaciones.
Registrar y dar de alta al personal en
el sistema de RRHH. Contempla:
Publicar y dar a conocer la
convocatoria de personal.
Coordinar la convocatoria en fecha,
lugar, horario, etc.
Planilla de
trabajadores
Seguro laboral
99
3
Recibir a los solicitantes, y hacer la
debida entrevista de trabajo.
Validar datos personales
Elegir al mejor personal de acuerdo
a su perfil.
Emitir aviso de integración al
departamento y oficina.
Captura en el sistema.
Archivar la solicitud.
Armar los expedientes de personal.
Informar a la Secretaria Ejecutiva y
departamentos u oficinas de los
movimientos de personal de la
CEAPP. Contempla:
Elaborar contrato de trabajo o
reporte de rescisión.
Distribuir el reporte a las áreas en
mención.
Archivar el reporte.
Informes
100
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Procedimiento del departamento administrativo
Responsable Paso Actividades Documentos
Contadora
Asistente de
contable
Contadora
1
2
3
4
5
6
7
8
Registro de cuentas y cuadre de
cuentas en el Sistema.
Pedir reporte a las asistentes de
Pagaduría y Cobranzas.
Entrega de reporte de Pagaduría y
Cobranza
Revisión de los Reportes para las
declaraciones.
Realización de los impuestos para
declarar.
Proceder a realizar las declaraciones al
SRI.
Realizar los balances de la empresa
Entregar los balances al Gerente
General
Informe
Técnico
Reporte
Reporte
Planillas
Reporte y
Balances.
101
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Procedimiento del departamento administrativo
Responsable Paso Actividades Documentos
Contadora
Asistente de
contable
Contadora
Asistente
contable
Gerencia
Asistente
contable
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Indica a pagaduría que registre
compras y pago a proveedores.
Ingresa al sistema contable todas las
facturas de compras y adjunta su
respectiva retención.
Entrega de reportes de pagaduría a
contadora.
Firma los reportes recibidos.
Revisa las facturas a créditos que están
por vencer
Solicita a gerencia los cheques para el
pago a proveedores.
Recibo de gerencia los cheque para el
pago a proveedores
Procede con el pago a proveedores.
Efectuar conciliación bancaria.
Informe Técnico
Reporte
Copia de reporte
Reporte
Solicitud
Cheques
102
Responsable Paso Actividades Documentos
Contadora
Asistente de
contable
Contadora
Asistente
contable
Gerencia
Asistente
contable
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Indica a cobranzas que registre ventas
y cobros
Ingresa al sistema contable todas las
facturas de ventas y adjunta su
respectiva retención.
Entrega de reportes de cobranza a
contadora.
Firma los reportes recibidos.
Revisa las facturas a créditos que están
pendiente de cobro
Solicita a gerencia los cheques para
depositar a la cuenta
Recibo de gerencia los cheque para el
deposito
Procede con el respectivo endoso y
deposito
Efectuar conciliación bancaria.
Informe Técnico
Reporte
Copia de reporte
Reporte
Solicitud
Cheques
103
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Procedimiento del departamento de ventas
Responsable Paso Actividades Documentos
Coordinadora
de ventas
Asistente de
ventas
Coordinadora
de ventas
Asistente de
ventas
Coordinadora
de ventas
1
2
3
4
5
6
7
8
Llega a verificar el cumplimiento de
los compromisos adquiridos con los
clientes en relación a los pedidos.
Hace una reunión con la Asistente de
ventas para revisar los pedidos
pendientes.
Procede a la entrega de los pedidos
que se encuentran pendiente.
Recibe el reporte de los pedidos.
Recibe las cotizaciones de los pedidos
pendientes.
Revisa los correos de los clientes
Revisa los inventarios para confirmar
si tenemos mercadería en stock.
Realiza orden de pedidos para el
departamento de compras sino
tenemos mercadería en stock.
Hoja de ruta
Reporte
de ventas
Reporte de
pedidos
Cotizaciones
Correo
Reporte de
Sistema
Orden de
compra.
104
Asistente de
ventas
Coordinadora
de ventas
9
10
11
12
Supervisar las ventas diarias.
Entrega reporte de ventas y cuadre de
caja.
Recibe el reporte y el cuadre de caja.
Entrega del cuadre de caja al Gerente
Reporte de
ventas
105
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Procedimiento del departamento de ventas
Responsable Paso Actividades Documentos Entregable
Cliente
Asistente de
Ventas
Cliente
Asistente de
Ventas
1
2
3
4
Llega al negocio y se acerca la
vendedora
Se dirige al cliente y le
pregunta que desea.
Solicita verbalmente los
materiales para puerta
enrollables o a través de
cotización.
Recibe la solicitud del cliente y
por medio de la computadora
verifica si se tienen en
existencia los materiales
solicitados y procede según su
caso:
4.1 En caso de que no se tengan
en existencia ninguna de los
materiales solicitados, le pide
disculpas al cliente. Fin del
procedimiento.
Cotización
106
5
6
7
8
9
4.2 en caso de que no se tengan
en existencia la totalidad de los
materiales solicitados, da a
saber al cliente cuales hay, le
preguntad si desea adquirirlos y
continua con el procedimiento
en el paso No. 5
Preguntar al cliente los datos
personales para registrar en el
sistema.
Proceder a realizar la factura y
efectuar el cobro.
Enviar orden de fábrica a
bodega.
Entregar la factura a cliente
para despacho de mercadería.
Cédula
Recibo de
cobro
Orden
Factura
107
MANCHENO LAINES KAIFO
CRISTOBAL / METAL MAN
Manual de Procedimientos
Procedimiento del departamento de compras
Responsable Paso Actividades Documentos
Departamento
interesado en
la compra
Encargado de
compra
Encargado de
compra
Encargado de
compra
Encargado de
compra
Encargado de
compra
1
2
3
4
5
6
Presenta escrito solicitando el
suministro necesario debe contar con
sello y firma.
Recibe el escrito y revisa que tenga
la firma y sello de la persona que
solita.
Elabora la solicitud de compra de
todo el departamento.
Traslada la solicitud de compra al
departamento financiero para
verificar disponibilidad
Presupuestaria, si existe firma y sella
la solicitud y continúa el trámite, de
no existir si es posible se programa.
Consulta el portal de compra si
existen los productos, sino se
procederá cotizar con proveedores
de giro comercial.
Con la información recibida evalúa
cotizaciones de la compra del bien,
Formulario
Formulario
Formulario
Formulario
Formulario
Proformas
108
Director
administrativo
Encargado de
compra
Encargado de
compra
Encargado de
compra
Encargado de
compra
Encargado de
compra
7
8
9
10
11
12
servicio o suministro, revisa precio y
calidad.
Elaborando un cuadro comparativo
de los proveedores, el cual contendrá
los datos: nombre del proveedor, el
bien, servicio o suministro a
comprar, precios propuestos, esto lo
trasladara a la autoridad superior.
Revisa oficio y cuadro comparativo,
firma oficio y traslada para la
autorización a la Autoridad Superior.
Una vez adjudicado por quien
corresponde, regresa a la persona
encargada de Compras, quien
procede a la adjudicación.
Elabora orden de compra y traslada
expediente, con cotización y cuadro
de finanza para el compromiso del
presupuesto.
Recibe notificación de departamento
de finanza con el compromiso
presupuestario.
Solicita factura a los proveedores la
cual razona y firma.
Elabora liquidación de Factura del
proveedor y de los montos.
Oficios
Oficio
Expediente
Notificación
Factura
Factura
109
PRESUPUESTO
Para la ejecución de este proyecto se ha requerido tomar en consideración la adaptación de
las diferentes áreas de la empresa Metal Man, y se ha tenido en cuenta el siguiente
presupuesto estimativo el mismo que podrá ser observado por la compañía, sus
representantes y colaboradores.
Tabla 17 Presupuesto Estimativo para la Adecuación de Instalaciones de la empresa Metal Man con la
elaboración de un modelo de gestión administrativo.
Materiales Detalle Cantidad P. Unitario Total
Impresión de Misión y Visión 20 $ 5,00 $ 100,00
Diagramación e Impresión de Organigrama 20 $ 6,00 $ 120,00
Impresión de Manual organizacional 20 $ 7,00 $ 140,00
Impresión de manual de procedimientos 20 $ 6,00 $ 120,00
Impresión de las Políticas de la empresa 20 $ 3,00 $ 60,00
Capacitación al personal 12 $ 120,00 $ 1.440,00
TOTAL $ 1.980,00
Nota: Fuente: Elaboración Propia, Valores referenciales de la Empresa Aluviman. Lista de los materiales que
se requiere para poder adecuar el modelo de Gestión Administrativa.
La Tabla 17 muestra un presupuesto en la cual se estima una inversión de $1.980,00
para la adaptación de las diferentes áreas en la empresa Metal Man, la cantidad de 20 folletos
es porque se le va a entregar a cada uno de los trabajadores con el fin de mejorar la eficiencia
del personal de la empresa en el plazo a ejecutar este proyecto que será en dos años.
110
CONCLUSIONES
A partir de los datos y el análisis de los resultados realizados se encontraron varios
aspectos:
1. Desde inicios de la empresa hasta la actualidad no ha contado con un modelo de
Gestión Administrativo, teniendo reclutadas a veinte (20) personas en el año 2017,
esto perjudica a los colaboradores para cumplir con el trabajo encomendado.
2. Con el manual los colaboradores podrán conocer sobre la estructura de la
organización desde sus inicios, como fue constituida, las políticas y procedimientos,
estas reducirán errores operativos.
3. El manual de organización dará a conocer a la empresa de una manera formal, el
organigrama, los niveles jerárquicos, los perfiles para los puestos de trabajo, así
poder elegir al personal adecuado para el puesto de trabajo y mejorar las relaciones
de trabajo.
4. El manual de políticas es de gran importancia dentro de la empresa porque va a
permitir una orientación del personal, conocer sobre los riesgos y protección que se
debe tener en las diferentes áreas de trabajo basándose en pasos que deben seguir y
mantener en el puesto de trabajo.
5. El manual de procedimientos permitirá en el presente y en el futuro al personal de
la empresa realizar sus funciones de una manera rápida y eficiente.
6. Esto permitirá la interrelación de las diferentes áreas con las que cuenta la empresa
reduciendo tiempo y mejorando la calidad del producto, al tener ciertas
responsabilidades cada uno de los departamento y el personal que se encuentra en
cada uno de ellos.
111
RECOMENDACIONES
Dirigida a Jefes Directos, Supervisores y Asistentes de la empresa Metal Man
1. Para que la empresa logre que los colaboradores mejoren en su trabajo, es muy
importante que el Gerente tenga pleno conocimientos sobre un modelo de Gestión
Administrativa y cómo influye en los colaboradores de la empresa.
2. Es importante que la empresa de a conocer a sus colaboradores actuales y futuros
sobre la estructura de la organización desde sus inicios, sus políticas y los
procedimientos con las que cuentan, lo cual ayudaría a mejorar la eficiencia del
personal en las diferentes áreas.
3. Sería un gran aporte para la implementación y aplicación de los procesos que se
describen en los manuales por parte de los altos mandos, ya que muchas veces se
encomienda al personal a realizar y no tiene una guía de ayuda para poder empezar
y conocer sobre los riesgos y la protección que deben tener dentro de la empresa,
estos servirán como base para poder cumplir con el trabajo encomendado.
4. Realizar capacitación a los colaboradores de las diferentes áreas de la empresa. Con
el fin de tener un personal actualizado y eficiente en el desempeño de sus funciones
y tareas.
112
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www.casadelibro.com/ebook-gestion-del-talento/humano
Metalman (s.f.). Bienvenidos a Metalman. Recuperado de: http://www.metalman.com.ec/
115
APÉNDICE
Apéndice A: Formato para Realizar la Encuesta
TRABAJO DE TITULACIÓN “ELABORACION UN MODELO DE GESTION
ADMINISTRATIVA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA DEL PERSONAL DE
LA EMPRESA METALMAN”
Tenga usted un cordial saludo en este día, esta encuesta se realiza con el propósito de
conocer cuál es el grado de aceptación para incluir un modelo de gestión administrativa en
la empresa. Se le pide responder con la mayor seriedad del caso, ya que servirá para el
análisis de nuevas expectativas para la compañía.
1) ¿Cuál es su edad?
2) ¿Cuál es su ocupación?
3) ¿Cuál es su género?
Masculino Femenino
4) ¿Usted cuánto tiempo tiene laborando dentro de la empresa?
5) ¿Conoce usted la misión y visión de la empresa?
Si No
6) ¿Conoce cuales, son los departamentos que cuenta la empresa?
Si No
7) Según su criterio, ¿cree que la empresa cuenta con un
organigrama?
Si No
8) ¿La empresa cuenta con políticas?
116
Si No
9) ¿Si su respuesta es afirmativa cuáles son?
10) ¿Conoce si la empresa con un manual de procedimientos?
Si No
11) ¿Conoce usted si existen un tipo de control para medir su desempeño?
Si No
12) ¿Qué tipo de control utiliza su empresa?
Reportes Registro
Tabla Dinámicas Ningunos
13) ¿La empresa brinda capacitaciones y con qué frecuencia?
Siempre A veces
Nunca
14) ¿Cree usted que la empresa debe contar con un modelo de Gestión Administrativa?
Si No
15) ¿Piensa usted que un modelo de Gestión Administrativa ayudará al desempeño de la empresa?
Si No
