Facultad Regional Multidisciplinaria Estelí. … · Web viewPor ejemplo, el aumento en los precios de los combustibles, los aspectos de seguridad y el descenso en la economía después

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Universidad Politécnica de Nicaragua Sede Estelí

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IV UNIDAD: EL SISTEMA PRESUPUESTARIO Y LOS DIFERENTES TIPOS DE PRESUPUESTOS.

1. Presupuesto de Venta:

1.1 Introducción:La preparación paso a paso de los diversos segmentos del presupuesto maestro o presupuesto integral exige consideraciones cuidadosas por parte de la gerencia, con muchas decisiones claves relacionadas con la fijación de precios, líneas de productos, programación de la producción, gastos de capital, investigación, desarrollo y otros aspectos. El borrador inicial de un presupuesto y su revisión crítica originan siempre muchas interrogantes, así como decisiones gerenciales que conducen a borradores adicionales antes de la aprobación del presupuesto final.

El presupuesto de ventas no debe considerase como una varita mágica, ni una panacea que resuelve todos los problemas relacionados con el sistema de control presupuestario de la entidad; tampoco es un sustituto de la gerencia; debe ser la base de otros presupuestos, de ahí su importancia.

El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas. El proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestado, el presupuesto de caja y el balance general presupuestado. Los estados financieros presupuestados son similares a los estados financieros regulares, excepto que se trabaja con el futuro más que con el pasado.

La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y demás partes del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas. Si este pronóstico ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables.

1.2 Definición:Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización.

1.3 Importancia:El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación.

Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

1.4 Análisis de Tendencias:Hay tres tipos de tendencias de ventas que son significativas para propósitos de predicción:

Presupuesto Lic. Jeyling Alfaro

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Tendencias Seculares: (a largo plazo) Pueden calcularse trazando los datos de ventas sobre una base de promedio móvil.

Tendencias Cíclicas: reflejan la presión de los ciclos comerciales sobre las ventas. Son importantes para las proyecciones de venta a largo plazo.

Tendencias Estaciónales: puede determinarse al trazar las ventas mensuales durante varios años.

Para fines de predicción, las tendencias de ventas son prácticamente inútiles en los momentos en que cambian las tendencias económicas o cuando las condiciones del mercado están cambiando rápidamente. La probable continuación de una tendencia debe inferirse de la lógica de la situación.

El mayor beneficio que se puede derivar de una análisis de tendencias de las ventas ocurre cuando éste se emplea conjuntamente con un análisis de correlación, evaluación del potencial del mercado y juicios de los ejecutivos referentes a la competencia, nuevos productos, publicidad, etc.

1.5 Indicadores Económicos y Análisis de Correlación:Un indicador económico es un índice estadístico (variable independiente) estrechamente correlacionado con otro índice (variable dependiente) y que puede ser usado al predecir valores para éste. El problema al pronosticar radica en descubrir cuáles son los indicadores pertinentes, determinar su confiabilidad y asegurarse si están sobre o por debajo de los índices dependientes.

La relación entre dos o más índices puede ser lineal o no. Una relación lineal existe cuando el índice de cambio entre los dos índices es esencialmente constante. Una relación curvilínea ocurre cuando el índice de cambio varía en distintas magnitudes. La línea que proporciona el mejor ajuste entre estas dos variables se conoce con el nombre de línea de regresión.

Desde un punto de vista matemático, la cercanía de correlación entre una variable dependiente y una o más variables independientes se expresa mediante el coeficiente de determinación, que mide la afinidad entre dos series de datos.

Con frecuencia, los cambios de la variable dependiente no pueden explicarse adecuadamente por una sola variable independiente.

1.6 Pasos en la aprobación del presupuesto A continuación se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las características del negocio y de las habilidades de la administración.

1. PREPARAR PRONÓSTICOS DE VENTAS


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Un pronóstico es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explícitos. Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. Éste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administración.

El pronóstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, así que si éste ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables.

Los pronósticos de ventas son una fuente importante de información en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administración superior, así que deben prepararse antes de cualquier decisión e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un pronóstico de ventas de la industria a la que pertenece la compañía y el sector en donde está ubicada y otro de la propia empresa.

Pronósticos de ventas del sector Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real. La comparación del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector, permiten detectar las situaciones siguientes:

Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetración de mercado, el desarrollo de productos o la integración.Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir al atrincheramiento, la contracción de productos, la diversificación o la instauración de políticas crediticias o de precios que conduzcan al desplazamiento de competidores.

Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las políticas sobre productos y la intención de ampliar su oferta mediante proyectos de inversión. Es muy importante mantener sistemas de información fidedigna y actualizada.

Pronósticos de ventas de la empresa

Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse.

2. COMPILAR OTROS DATOS PERTINENTES


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Al desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la demás información relevante. Esta información debe relacionarse, tanto con las restricciones, como con las oportunidades. Las principales limitaciones que deben evaluarse son:

Capacidad de fabricación; No tiene caso planificar un mayor volumen de ventas que el que pueda producirse, ni tampoco es conveniente operar una planta más allá de su capacidad económica.Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales.Disponibilidad de gente clave y de una fuerza laboral; si se planifican importantes incrementos en las ventas y en la producción.Disponibilidad de capital; para financiar la producción.Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios de ventas. Se deben evaluar tanto los efectos como las acciones esperadas en los posibles competidores.

3. DESARROLLO DE UNA PLANIFICACIÓN DE LAS VENTAS

Utilizando la información provista en los pasos anteriores, la administración desarrolla un plan de ventas Los principales propósitos de un plan de ventas son:a) Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos.b) Incorporar los juicios y las decisiones de la administración en los planes de comercialización.c) Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos del presupuesto maestro.d) Facilitar el control administrativos de las actividades de ventas.

Un plan de ventas comprende dos planes diferentes, pero relacionados: el plan estratégico y el plan táctico de ventas.

Plan estratégico de ventasEs aquel que se desarrolla a largo plazo, normalmente a 5 o diez años y en él se establecen las alternativas de rumbos de acción para enfrentar los cambios en el entorno. Implica un análisis profundo de los futuros potenciales del mercado, como cambios en la población, el estado general de la economía, las proyecciones de la industria y los objetivos de la compañía. Las estrategias a largo plazo de la administración afectarán a áreas tales como la política de los precios a largo plazo, el desarrollo de nuevos productos e innovación de los actuales, nuevas direcciones de los esfuerzos de comercialización, la expansión o los cambios en los canales de comercialización y los patrones de costos.

Plan táctico de ventasEs aquel que se desarrolla a corto plazo, para doce meses, detallando inicialmente el plan por trimestres, y por meses para el primer trimestre. Al final de cada mes o trimestre del año que se cubre, se vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica añadiendo un período futuro, a la vez que se quita el período que acaba de terminar. Por consiguiente,


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los planes tácticos de ventas están sujetos a revisión y modificación sobre una base trimestral. Además, debe ser detallado; por productos, por áreas de comercialización.

LÍNEAS DE PRODUCTOS EN UN PRESUPUESTO DE VENTAS

La determinación del número y la variedad de productos que planee vender una compañía, es crucial en el desarrollo de un presupuesto de ventas. Tanto en el plan estratégico como en el táctico deben incluirse decisiones tentativas acerca de las nuevas líneas de productos que hayan de introducirse, las líneas de productos que se tengan previsto descontinuar, las innovaciones y la mezcla de los productos.

FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS

1) Factores Específicos2) Los factores de ajustes (modificaciones temporales)3) Cambios:4) Del producto.5) De la producción.6) Del mercado.7) De políticas de ventas.8) Crecimiento (tendencia de las ventas)9) Economía General10) Administrativos (de la Gerencia)

FACTORES ESPECÍFICOS.

Los factores de ajuste. Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajustes nos dirán cuáles pudieron ser las ventas reales, si no se hubieran producidos tales perturbaciones.

Lógicamente, los ajustes desfavorables han de sumarse, y los favorables se restaran.

Favorables: Pedido excepcional o no recurrente.Ventas en una zona o distrito en donde no es costeable (actualmente) la operación.

Desfavorables o perjudiciales: Incendio, huelga falta en el abastecimiento de materiales para la producción, etc., que retrasen parcial, total, temporal o definitiva los envíos a los clientes.Demandas o juicios en contra de la entidad que entorpezcan o retrasen sus actividades.Renuncia, despido o retiro de personal clave, básicamente de ventas.

Los factores de cambio.Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio, con repercusiones perdurables en el volumen de las ventas.


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Los cambios en el producto: son aquellos que cambian la apariencia, la calidad o el diseño del producto. Tienen una cierta influencia en los costos y la virtud de atraer, como imán, a la clientela; ya sea por añadir al producto cualidades que lo hacen más atractivo, o porque constituyen una condición de ventaja al adquirirlo.

Las consecuencias de estos cambios se reflejarán en las utilidades y en los costos; sí bien no siempre aumentarán los costos; puede suceder que más bien los reduzcan.

Tales cambios en el producto pueden ser:1) Adaptación a nuevos usos.2) Mejoras en el funcionamiento.3) Mejoras en la apariencia y presentación.4) Tamaño más conveniente.5) Simplificación del uso y manejo.6) Diseño más funcional y adaptable.7) Mejoras en los servicios.8) Normalización del producto.9) Minimización.

Los cambios en la producción: son aquellos reajustes en el ritmo y cuantía de la producción, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de urgencia, y a reducir costos. O también puede tratarse de la instalación de un sistema de control de la calidad; lo cual normalizará el producto e incrementará su demanda.

Los cambios en las condiciones del mercado: son aquellos operados en cuanto a la potencialidad del mercado. Estos cambios podrían deberse a:

Variación de los gustos, la moda, los estilos, la actitud de la competencia para desplazar a la empresa, etc.Ejecuciones de grandes obras públicas o privadas; por lo cual la ciudadanía percibirá mayores ingresos y aumentará su poder adquisitivo; haciéndose sentir, por lo tanto, los efectos del “Multiplicador del Gasto”.

Pero es de considerarse que no todos los cambios del mercado han de ser favorables; por ejemplo: la pérdida de cosechas, cierre de grandes industrias, medidas económicas restrictivas, etc., ocasionarían cambios en el mercado totalmente negativos.

Los cambios en la política de ventas: son todos aquellos, por medio de los cuales se varían las condiciones en que se han venido realizando las ventas; tales como; cambio en los precios, ampliación de los servicios, demostraciones del producto, intensificación radical de la publicidad, mejoras en los sistemas de distribución, nuevos incentivos a los vendedores, ampliación del crédito a la clientela, mejores facilidades para el pago, etc.

Los Factores de crecimiento.Obedecen el siguiente razonamiento:


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Es natural que las ventas en toda empresa tiendan a crecer de año en año; debido a la forma en que ha venido sirviendo a la clientela, los buenos precios, la buena calidad de sus productos, las buenas relaciones con la colectividad, sus relaciones públicas eficientes, etc.

Todo cliente bien servido tiende a comprar más, y en la medida en que aumente su capacidad de compra, comprará mayores cantidades.

En la medida que aumente la población, aumentarán las ventas de la empresa de buen crédito comercial.

En la proporción en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a aumentar las operaciones de las empresas de esa industria.

FUERZA ECONÓMICAS GENERALES.

Condiciones o Fuerza Económica General:a) Indicadores o fuentes de datos de las condiciones económicas generales sobre: Índice Nacional de Precio al Consumidor. Producto Nacional Bruto. Ingreso Per - Cápita. Venta y Producción por Rama de Actividad. Ahorro. Mercado potencial y su distribución geográfica. Establecimiento de nuevas empresa. Perdida en el poder adquisitivo de la moneda. Precios al mayoreo y al menudeo. Ocupación y desocupación. Préstamos otorgados. Compra venta de valores en la bolsa, etc.

b) Tendencias, modulo patrón general de las condiciones económicas generales. Tendencias y variaciones regionales y locales, normalmente referidas a las

condiciones económicas de un mercado legal o regional en particular. Variaciones estaciónales. Clasificación de productos de acuerdo con su sensibilidad económica.

INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

1. Cambios en el tipo de producto.2. Cambio en el diseño o tipo de artículo para adaptarlo a una zona o mercado en

particular.3. Política de mercado. Expansión en cuanto a:4. Territorio.5. Producto.6. Restricción o ampliación de la oferta.


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7. Política de publicidad. Por diferentes canales y escalas: Cine, radio, televisión, periódicos, revistas especializadas, etc.

8. Política de precio.

1.7 Métodos para Pronosticar

Los Métodos de proyección se pueden clasificar en las siguientes categorías: Métodos Estadísticos: - Análisis de tendencia.- Mínimos cuadrados. - Análisis de correlación. - Analogía histórica específica. - Método de la sección transversal. Métodos no estadísticos: Son todos aquellos basados criterios personales. - Criterio de los vendedores. - Criterio de los supervisores de ventas. - Criterio de los ejecutivos de ventas. - Criterio de los ejecutivos de la empresa. Métodos de propósito específico: - Análisis de la industria. - Análisis de las líneas de productos. - Análisis del uso final del producto. Combinación de métodos.

1.7.1 Métodos Estadísticos

a) Análisis de tendencia: Conocido también como el "método del ritmo económico" y se basa en la proyección de las tendencias. Esto se logra por medio de series cronológicas de los datos que interesa estudiar. Los métodos más usuales para obtener las tendencias son: - El método gráfico. - El método de semipromedios. - El método de promedios móviles. - El método de mínimos cuadrados. - Los métodos de incrementos porcentuales. - Otros. A partir de un análisis de tendencia solamente se explicaran cuatro (4) de ellos, a saber: Mínimos cuadrados, incremento porcentual relativo, incremento porcentual absoluto y análisis de correlación simple,

Método de Mínimos cuadrados Este método se utiliza cuando al graficar los datos se presentan una tendencia con características de línea recta, cuya ecuación es: ƒ(x) = Y = a + bX Específicamente la ecuación de los mínimos cuadrados se establece de la siguiente manera:


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Ejemplo: Se tienen los siguientes datos históricos de las ventas del producto "A".

VENTAS AÑO (En Miles de Unid.) 2003 500. 2004 530. 2005 570. 2006 610. 2007 620. 2008 680. Se necesita hallar la tendencia y proyectar las unidades a vender de 2.010 al 2013 Solución: Año t Yi Yi ti t2 2003 1 500 500 1 2004 2 530 1.060 4 2005 3 570 1.710 9 2006 4 610 2.440 16 2007 5 620 3.100 25 2008 6 680 4.080 36 21 3.510 12.890 91


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Si para el año 2008 t = 6, Para 2010 t = 8 Y = 464 + 34.57143x8 = 741. Para 2011 t = 9 Y = 464 + 34.57143x9 = 775. Para 2012 t = 10 Y = 464 + 34.57143x10 = 810. Para 2013 t = 11 Y = 464 + 34.57143x11 = 844.

Método del Incremento porcentual relativo. Se determina el incremento de la demanda de cada período con respecto al anterior, tanto en valor como en porcentaje, posteriormente se saca el promedio aritmético de los incrementos porcentuales y se aplica dicho incremento al último valor real conocido y así sucesivamente. La formula a aplicar es:


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y = y0 (1+Δ%)n y: Demanda y0: Primer dato de demanda conocido. Δ%: Incremento porcentual promedio n: Período

El Δ% promedio = Δ% = (Σ Δ%)/n

Veámoslo con el ejemplo del método anterior.

Variación Año n Ventas V/r. % 2003 0 500 - - 2004 1 530 30 6.00% 2005 2 570 40 7.55% 2006 3 610 40 7.02% 2007 4 620 10 1.64% 2008 5 680 60 9.68% Suma 31.89%

Δ% promedio = 31.89% / 5 = 6.378% anual.

y = y0 (1+Δ%)n

y0 = 500 (Primer dato conocido, correspondiente a la demanda del 2003) n = Período a proyectar. n = 0 para el año 2003, y así sucesivamente. Para 2010 n = 7 Y = 500(1+0.06378)7 = 770.8 Para 2011 n = 8 Y = 500(1+0.06378)8 = 819.9 Para 2012 n = 9 Y = 500(1+0.06378)9 = 872.2 Para 2013 n = 10 Y = 500(1+0.06378)10 = 927.9

Método del Incremento porcentual absoluto. Se determina el incremento de la demanda del último período conocido con respecto al primero, tanto en valor como en porcentaje, posteriormente se saca el promedio geométrico para determinar el incremento porcentual promedio periódico y se aplica dicho incremento al último valor real conocido y así sucesivamente.

La formula a aplicar es la misma pero varía en la determinación del incremento porcentual promedio: y = y0 (1+Δ%)n

y: Demanda y0: Primer dato de demanda conocido. Δ%: Incremento porcentual promedio n: Período


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Δ% promedio = (1 + Δ%)1/n – 1

Apliquémoslo al ejemplo anterior.

Año Ventas 2003 500 2004 530 Variación entre el primero y el último dato: 680 – 500 = 180 2005 570 Variación porcentual = 180/500 = 0.36 = 36%. 2006 610 Δ% promedio = (1 + Δ%)1/n – 1 2007 620 = (1 + 0.36)1/5 – 1 = 0.0634% = 6.343% 2008 680

y = y0(1+Δ%)n

yn = 500 (Primer dato conocido, correspondiente a la demanda del 2003)

n = Período a proyectar.

n = 0 para el año 2003, y así sucesivamente. Para 2010 n = 7 Y = 500(1+0.06343)7 = 769.0 Para 2011 n = 8 Y = 500(1+0.06343)8 = 817.8 Para 2012 n = 9 Y = 500(1+0.06343)9 = 869.6 Para 2013 n = 10 Y = 500(1+0.06343)10 = 924.8

b) Análisis de Correlación:: Es uno de los temas más importantes de la estadística y consiste en el estudio de la relación entre dos variables. Ej.: Ver como varían las ventas de acuerdo con diferentes volúmenes de gastos en campañas publicitarias.

El objetivo consiste en expresar la relación entre dos variables en forma tal que, conocido el valor de una de ellas se pueda estimar el valor de la otra. De esta manera podemos proyectar la demanda con base en la relación existente entre dos o más variables.

Existen cuatro relaciones que se pueden presentar entre dos variables, a saber:1. Que una variable afecte a la otra, es decir que exista dependencia para una de ellas. Ej.: La irrigación de un campo de arroz, en este caso la cosecha depende de la humedad y no al contrario.2. Que las dos variables tengan una dependencia recíproca. Ej.: La generación de empleo con la creación de nuevas empresas.Que la relación de las variables sea condicionada por factores exógenos. Es el caso de una finca donde se cultivan diferentes productos y que debido a la época se produzcan cosechas considerables de cada cultivo.4. Que la relación entre las dos se deba a una coincidencia especial. Tal puede ser el caso de que el aumento en la demanda de gaseosas ocurra cuando se presenta un tiempo caluroso.


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El grado de correlación o de dependencia (φ) de una variable con respecto a otra, se calcula mediante la siguiente fórmula:

Donde: y: Variable dependiente o demanda del bien. x: Variable independiente (puede ser co-dependiente) que afecta a y. δx: Desviación típica de x δy: Desviación típica de y

Así mismo,

Es de anotar que el valor de φ fluctúa entre -1 y 1. Cuando φ = -1, se dice que hay una variación perfecta negativa. Y cuando φ = 1, se dice que hay una variación perfecta positiva.

El grado de correlación elevado al cuadrado, φ2 nos da el porcentaje de dependencia de Y con relación a la variable X. En el caso de la demanda de un producto con relación a otra variable, φ2 nos diría que porcentaje (%) de la demanda total del producto depende de la otra variable.

Si el porcentaje de la demanda de un producto con relación a otra variable es superior al 50% se puede estimar que la relación es aceptable y se pasa a determinar la proyección de la demanda.

La proyección de la demanda normalmente se hace por la fórmula de regresión de mínimos cuadrados, a saber:


(φ) = ∑ (x1 – x)(y1 – y) φ: Grado de dependencia de la demanda (y) con relación a x.

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1.7.2 Métodos No Estadísticos. Son todos aquellos métodos basados en la experiencia o en los criterios personales. Dentro de ellos tenemos: - Los criterios del personal de ventas. - Los criterios de los supervisores de ventas. - Los criterios de los ejecutivos de ventas, y - Los criterios de los ejecutivos de la empresa. Las empresas que utilizan estos métodos piden a cada persona componente del grupo, que calcule las ventas, ya sea para su territorio o zona específica o para la empresa. Cada persona elabora sus cálculos, de acuerdo con lo solicitado y posteriormente son revisados por los superiores y en consenso se determina en el presupuesto global.

1.7.3 Métodos De Propósito Específico.

Dentro de éstos tenemos: El método de Análisis de la industria: Este procedimiento determina la relación que

existe entre, las ventas totales previstas para el sector industrial total, en un país o en una región determinada y, la participación porcentual del mercado que se espera en la empresa específica.

El Método de Análisis de la línea del producto: El procedimiento se basa en un análisis separado para cada producto y su proyección respectiva. La suma de todas las proyecciones individuales constituye la proyección total de ventas de la empresa.

El Método de Análisis del uso final: Consiste en analizar cuidadosamente el uso final de cada producto a vender y si su demanda está relacionada con la venta o fabricación de otros artículos de empresas diferentes, ya sea porque lo utilicen como un insumo de sus productos o porque sirva para el mercado de reposición o repuesto de dichos productos. Ej.: La fabricación y venta de radiadores de automóviles está relacionada con la fabricación de autos.


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1.7.4 Combinación de Métodos. Realmente para la proyección de la demanda no se sigue un solo método ya que los diferentes artículos de una empresa pueden suponer métodos diferentes para cada producto. Generalmente los métodos de criterios personales y los de propósito específico se ayudan de métodos estadísticos, por lo cual es muy usual que al pronosticar o proyectar la demanda total de una empresa se utilicen en sus cálculos varios métodos o que se combinen dos o más de los métodos nombrados.

1.8 Modificación y corrección

Es posible que la gerencia de ventas se vea vinculada a una serie de sesiones de compromiso. La gerencia de ventas puede ajustar las metas y los presupuestos de ventas, como reflejo de su evaluación de las necesidades de la corporación y del verdadero potencial del mercado. Esas modificaciones también se incluyen en el presupuesto de gastos de ventas.

La gerencia general puede decidirse por canalizar el apoyo que no se otorga hacia investigación y desarrollo o hacia la adquisición de nuevos negocios, en lugar de entregar a la organización de ventas todos los fondos que pide en el presupuesto. La función de ventas, en consecuencia, puede terminar con menos de la cantidad que pidió en su solicitud original.

1.9 Aprobación del presupuesto Por lo general, se aprueban los niveles finales de los presupuestos de ventas y de gastos de ventas. Este décimo y último paso en el proceso del presupuesto de ventas permite que la administración de ventas actúe cuando entra en vigor el nuevo periodo de planeación. La distribución de las cantidades aprobadas para tareas específicas queda implícita en la autorización. Las cifras del presupuesto se comparan con las cifras reales a intervalos regulares; las desviaciones entre ellas se anotan e investigan.

Puede ser necesario revisar el presupuesto si los resultados de ventas o de costos están fuera de curso de manera notoria. Por ejemplo, el aumento en los precios de los combustibles, los aspectos de seguridad y el descenso en la economía después de la invasión de Irak a Kuwait en agosto de 1990 hizo que muchas firmas revisaran sus presupuestos de viajes.

Aunque el procedimiento del presupuesto de ventas es un ritual cada año, el proceso de apoyo es continuo y cíclico. Los hallazgos que se hacen en las revisiones periódicas, dentro del año del presupuesto, ayudan al análisis de la situación del año siguiente. El procedimiento para el presupuesto de ventas que se describe aquí refleja el llamado presupuesto de abajo hacia arriba o presupuesto progresivo. Este método tiene sus raíces en las condiciones del mercado.


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1.10 Sugerencias para ganar las guerras de los presupuestos

Enfrentar los hechos - Si un proyecto, campaña u otro programa es un instrumento para el departamento, hay que probarlo.- Preparar cifras para demostrar cómo funcionaron las anteriores campañas de publicidad.- Aportar documentación sobre el aumento de las ventas debido a la participación en exhibiciones comerciales.- Investigar y justificar el exceso en los gastos.

Dejar todo en firme - No incluir en el presupuesto proyectos e inversiones durante un periodo de negocios lento.- No tratar programas nuevos y sin probar.- Establecer prioridades y ajustarse a ellas.

Ser realista - Si es necesario recortar el presupuesto, hacerlo.- Demostrar a la gerencia que existe voluntad para participar.- Es mejor hacer por propia decisión los recortes del presupuesto antes de que alguien fuera del departamento lo ordene.

Ser flexible - Si la gerencia quiere hacer más reducciones, hay que prepararse para negociar.- Determinar qué considera la gerencia como más importante.- Tener voluntad de compromiso.

Evitar la confrontación - Tratar de comprender el punto de vista de la gerencia de mayor rango.- No discrepar en todos los aspectos.- Recordar que los menores argumentos deben conservarse para los proyectos en verdad importantes.

Ser mesurado - Si se proyecta una imagen de "abundancia" en las buenas épocas, puede pedirse ayuda a la gerencia en los tiempos difíciles.- Si se obra con mesura, y se mantiene esa posición pueden evitarse grandes reducciones.

Vender - Vender es su punto fuerte.- El presupuesto es su producto o servicio.- La gerencia general es su cliente.


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PRACTICA

Ejemplo: "La Cía. Eléctrica S.A." es una compañía dedicada a la fabricación y venta de artículos eléctricos y tiene un proyecto para fabricar teléfonos, en MercaImagen Ltda, asesores en la investigación del mercado, encontraron que la demanda de este producto dependía en alto grado de la creación de nuevas sociedades. Los datos recolectados fueron los siguientes: Año Demanda Total Nuevas Sociedades

(000) 2002 500 9. 2003 530 10. 2004 570 11. 2005 610 12. 2006 620 12. 2007 680 13. 2008 760 15.

Con base en los datos presentados se debe calcular: 1) El grado de correlación de las dos variables. 2) El porcentaje de la demanda atribuida a nuevas sociedades. 3) La demanda total para los próximos cinco años 2009 a 2013. La creación de nuevas sociedades establecida según un estudio de la Cámara de Comercio de la ciudad, será de 16, 18, 20, 22 y 25 para esos años respectivamente.

Solución: 1) El grado de correlación de las dos variables.


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2) El porcentaje de la demanda atribuida a nuevas sociedades.

φ2 = (0.85)2 = 0.7225 = 72.25% Significa que el 72.25% de la demanda se puede atribuir a la variable independiente.

3) La demanda total para los próximos cinco años 2009 a 2013. La creación de nuevas sociedades establecida según un estudio de la Cámara de Comercio de la ciudad, será de 16, 18, 20, 22 y 25 para esos años respectivamente.

Utilizando la formula de la línea recta, por tendencia, se tiene el siguiente resultado:

Reemplazando (1) en (2), tendríamos la siguiente ecuación para despejar a b:

Con los datos del problema se construye la tabla siguiente para reemplazar en las ecuaciones y determinar el valor de las constantes a y b.

Elaboramos la siguiente tabla, que nos ayudara a resolver el problema


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a = 610 - (44.82)(11.7143) = 85.00

Proyectando: y = a + bx

y = 84.97 + 44.82Xy (2009) = 84.97 + 44.82(16)

De acuerdo con la ecuación anterior los resultados de serían:


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