Upload
illalila
View
7.682
Download
24
Embed Size (px)
Citation preview
KANDUNGANBil Perkara Muka Surat
1 Senarai Tugas 1
2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2
3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan
Senarai Semak :-
4 Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru) 4 - 75 Perlantikan Guru Sandaran Terlatih 8 - 116 Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan 12 - 157 Pengesahan Jawatan dan Pemberian Taraf Berpencen 16 - 198 Perlanjuitan Tempoh Percubaan 20 - 23
9 Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri 24 - 27
10 Perlepasan Jawatan / perlepasan Jawatan Dengan Izin 28 - 3111 Perletakan Jawatan 32 - 35
12 Cuti Rehat 36 - 39
13 Cuti Tanpa Gaji 40 - 43
14 Cuti Separuh Gaji 44 -47
15 Cuti Sakit 48 - 51
16 Cuti Sakit Tambahan 52 - 55
17 Cuti Bersalin 56 - 59
18 Cuti Sakit TB , Kusta atau Barah yang setaraf 60 -65
19 Cuti Tanpa Rekod 66 - 69
20 Cuti Haji 70 - 73
21 Cuti Sambilan 74 - 77
22 Cuti Menjaga Anak 78 - 81
23 Cuti Isteri Bersalin 82 - 85
24 Cuti Ikut Pasangan 86 - 89
25 Persaraan Wajib 90 - 93
26 Persaraan Pilihan Sendiri 94 - 97
27 Menguruskan Penerimaan Surat 98 - 101
28 Senarai Undang-Undang dan Peraturan 102
29 Jawatankuasa yang dianggotai 102
30 Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas 103
31 Senarai Tugas Harian 104
SENARAI TUGAS
Nama Anggota : HASNAH BINTI ABDUL RAHMAN
Jawatan : PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
No. Kad Pengenalan : 6201-25-01-6100
Tarikh mula bertugas di sekolah ini : 3/12/1985
Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptgJumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptgSabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari
PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN
1 Menguruskan perlantikan staf sokongan2 Menguruskan perlantikan Guru Sandaran Terlatih3 Menguruskan perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.4 Menguruskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen.5 Menguruskan Perlanjutan Tempoh Percubaan.6 Menguruskan Pertukaran Guru Keluar / Dalam Negeri dan staf sokongan.7 Menguruskan Perlepasan Dalam Jawatan.8 Menguruskan Perletakkan Jawatan.9 Menguruskan Cuti Rehat
10 Menguruskan Cuti Tanpa gaji11 Menguruskan Cuti Separuh Gaji12 Menguruskan Cuti Sakit13 Menguruskan Cuti Sakit Tambahan14 Menguruskan Cuti Bersalin15 Menguruskan Cuti Sakit Tibi, Kusta (Barah serta sakit setaraf ).16 Menguruskan Cuti Tanpa Rekod17 Menguruskan Cuti Haji18 Menguruskan Cuti Sambilan.19 Menguruskan Cuti Menjaga Anak.20 Menguruskan Cuti Isteri Bersalin.21 Menguruskan Cuti Ikut Pasangan.22 Menguruskan Persaraan Wajib.23 Menguruskan Persaraan Pilihan24 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
1
KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAHSEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005
BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG
1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0
2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0
3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0
4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0
5 PENYELIA PETANG 0 0 0
6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0
7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0
8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 0
9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0
10 GURU MEDIA 1 1 0
11 KAUNSELOR 1 1 0
12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0
13 GURU PENOLONG 40 40 0
0
JUMLAH GURU :- 50 50 0
14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0
15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0
16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0
17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1
18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0
19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1
20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1
21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0
22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0
23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1
24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0
25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0
JUMLAH BUKAN GURU :- 12 8 4
JUMLAH BESAR :- 62 58 4
3
MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN
1 Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )
1.1. Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)
Jawatan Proses Kerja
Pengetua Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran& Kementerian Pelajaran Malaysia / Jabatan Pelajaran Negeri.
Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat
Pembantu Tadbir Buka fail peribadi pegawai tersebut.
Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi olehpegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.
Lain-lain dokumen yang diperlukan :-i Surat Setuju Terima Jawatanii Surat Sumpahiii Surat Akuan Doktor (Am 402)iv Surat Tawaran Jawatan dan Penempatan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.Hantar dokumen berikut ke JPN (Unit Perkhidmatan ):-
i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan fotostat Surat Setuju Terima Jawataniv 1 salinan fotostat Surat Sumpah.v 1 salinan fotostat Surat Akuan Doktor.
Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.Hantar dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.
i 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatanii 1 salinan asal Surat Sumpah iii 1 salinan asal Surat Akuan Doktoriv 1 salinan Surat Tawaran Jawatan.
Pengetua Terima kelulusan Kew 8
Pembantu Tadbir Sediakan SG20 untuk payroll gaji
41.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )
Terima surat perlantikan pegawai
rekod penerimaan
buka fail peribadi
dapatkan maklumat peribadi
minta maklumattambahan
tidaklengkap
lengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan
hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan
51.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Buka Fail Peribadi pegawai
Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)4 Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,
Buku Akaun BankDapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)
5 Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan
6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan
7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetuaTerima kew 8 perlantikan , serahkan kepada
8 Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
61.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
7
2 Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
2.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Jawatan Proses Kerja
Pengetua Terima surat perlantikan dari Kementerian Pelajaran Malaysia(Bahagian Sumber Manusia) dan surat penempatan guru oleh JPN
Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat
Pembantu Tadbir Buka fail peribadi pegawai tersebut.
Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi olehpegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.dan 2 salionan surat lampiran.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.Hantar dokumen berikut ke PPD :-
i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan.iv 1 salinan Surat Sumpah.v 1 salinan Surat Akuan Doktor.vi 1 salinan Surat Tawaran dan Penempatan Guru.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8
Pembantu Tadbir Tindakan payroll gaji atau gaji baucar berasingan bagi bulan pertamadan kedua
Pembantu Tadbir Sediakan SG20 untuk payroll gaji
82.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Terima surat perlantikan guru
rekod penerimaan
buka fail peribadi
dapatkan maklumat peribadiminta dokumenmaklumattambahan
tidaklengkap
lengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan
hantar Kew 8 - perlantikan ke PPD
terima kelulusan kew 8 dari PPD
tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan
hantar dokumen ke KementerianPelajaran Malaysia (Bahagian SumberManusia ) bagi mengesahkan bahawapegawai telah melaporkan diri.
92.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Buka Fail Peribadi pegawai
Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)4 Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,
Buku Akaun BankDapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)
5 Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan
6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan
7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Guru BesarTerima kew 8 perlantikan , serahkan kepada
8 Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
9 Hantar dokumen ke Kementerian PelajaranMalaysia (Bhg Sumber Manusia) bagimengesahkan bahawa pegawai telah melapor diri
102.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
11
3 Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
3.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat
Pembantu Tadbir Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan (Kew 8) dan 2 salinan surat lampiran.
Pembantu Tadbir Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.Hantar dokumen berikut ke Jabatan Pelajarean Negeri
i 1 salinan surat lampiranii 6 salinan Penyata Perubahan (Kew 8).iii 1 salinan surat perlantikan Rasmi Jawatan.iv 1 salinan fotostat Kew 8 perlantikan Guru Sandaran Terlatih.v 1 salinan fotostat Kew 8 pergerakan gaji dan Imbuhan
Tahunan (jika ada). - jawatan GST
Pembantu Tadbir Terima kelulusan kew 8 dari JPN
Pembantu Tadbir Tindakan payroll gaji - perubahan gaji dan tunggakan gaji
123.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Terima surat perlantikan pegawai
rekod penerimaan
rujuk fail peribadi
dapatkan doklumen-dokumen berikut :-minta dokumen Kew8 lantikan GST,Imbuhan Tahunan,maklumat pergerakan gaji (jika ada)tambahan
tidaklengkap
lengkap
sediakan Kew 8 - perlantikandan surat lampiran
hantar Kew 8 - perlantikan ke JPNbersama-sama dengan dokumen lain.
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan
133.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Rujuk fail peribadi
Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)4 Kew 8 perlantikan GST, Imbuhan Tahunan dan
Pergerakan gaji (jika ada )
5 Sediakan 7 salinan Kew 8 - perlantikan kejawatan tetap
6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Gurui Besar
7 Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
143.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
15
4 Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pemberian Taraf Berpencen
4.1 Proses Kerja :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan DanPemberian Taraf Berpencen
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Semak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalamperkhidmatan dari rekod perkhidmatan - Fail Peribadi
Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat dipenuhi :-i memenuhi tempoh percubaan 3 tahun (lantikan SSB)ii memenuhi tempoh percubaan 1 tahun (lantikan SSM)iii lulus Kursus Induksi dengan jayanya dan dapatkan
salinan dokumen tersebut.
Pembantu Tadbir Sediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumenberikut :-
i salinan sijil akademik / ikhtisas.ii salinan sijil Kursus Induksiiii pastikan pilihan opsyen pencen atau KWSP.
Pengetua / Guru Besar Dapatkan perakuan sokongan Ketua Jabatan
Pembantu Tadbir Hantar pemohonan ke Jabatan Pelajaran Johor
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - 7 salinan
Pembantu Tadbir Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Johor ( Unit Perkhidmatan) - 6 salinan berserta dengan 1 salinan Surat Pengesahan Jawatan dan Surat Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP - Failkan 1 salinan
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew. 8
Pembantu Tadbir Tindakan Payroll - Hentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen
CATATAN : Bagi Pegawai yang telah lulus Induksi, sila rujuk Pekeliling Penyesuaian. ( SPP 10/13/76 ) Jld. 111/(40) bth 1.3.2004dan KP (TP) 0047/82/4 Jld. 6/(11) bth 10.5.2004.
164.2 Carta Aliran : Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan
Pemberian Taraf Berpencen
Semak senarai pegawai yang layak mencukupi Tempoh Percubaan dan layak
Minta dokumen untuk diperakukandari Pegawai TidakBerkenaan Lengkap
Pastikan Syarat-syarat dipenuhi
Mencukupi syarat / dokumenYa
Lengkapkan borang pengesahan Jawatan / Pemberian Taraf Berpencen
Dapatkan perakuan Ketua JabatanMinta Dokumen TidakLengkapkan Borang Diperakukan Lulus / diperakuan
Ya
Hantar ke Jabatan Pelajaran NegeriMinta dilengkapkan TidakDokumen / Borang Lengkap Lengkap
Ya
Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran
Sedia ( Kew.8) dan hantar ke JabatanMinta dilengkapkan Tidak Pelajaran NegeriKew.8 Lengkap
LulusYa
Terima kelulusan Kew. 8
Tindakan Payroll
174.3 Senarai Semak :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Dan Pemberian Taraf
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak senarai pegawai yang mencukupi syaratuntuk Disahkan Dalam Jawatan / Pemberian TarafBerpencen
2 Sediakan borang bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP
3 Dapatkan dokumen - sijil akademik / ikhtisas,Sijil Kelulusan Induksi, Sijil Keputusan Peperiksaanyang disyaratkan
4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua
5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)
6 Terima Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen / Skim KWSP
7 Sediakan Kew. 8 -Pengesahan Dalam Perkhidmatandan Pemberian Taraf Berpencen
8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen ke JPN
184.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Diberi
Taraf Berpencen
i Borang P.A.A 35 - Bab ' A '
ii Borang P.A.A 36 (11)
iii Lampiran A ( Pilihan Opsyen Pencen / KWSP )
iv Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
v Kew. 320 ( SG 20 )
vi Borang P.A.A. 38
19
5 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
5.1 Proses Kerja :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Semak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh dalam perkhidmatan
Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan Jika gagal kerana : - Gagal kursus Induksi - Tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan
Pembantu Tadbir Sediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan pastikan - Mendapat sokongan Ketua Jabatan - Dokumen Kursus Induksi
Pembantu Tadbir Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dan Suruhanjaya /Kementerian dan pastikan - Lanjutan percubaan dengan berdenda - Lanjutan percubaan dengan tidak berdenda - Lanjutan percubaan dengan amaran - Dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian
Pembantu Tadbir Sediakan Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri - 6 salinan - Failkan / Tindakan susulan - berhubung dengan pergerakan gaji
205.2 Carta Aliran : Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
Semak senarai kakitangan yang mencukupipercubaan mencukupi
Pastikan syarat-syarat pengesahan perkhidmatan
Sediakan permohonan perlanjutan tempohpercubaan jika gagal disahkan jawatyan
Lengkap
Ya
Hantar permohonan ke Jabatan PelajaranNegeri
LulusYa
Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaandaripada Kementerian / Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan - Pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak berdenda, amaran dllSedia Laporan Perubahan (Kew. 8) 7 salinandan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Sediakan Laporan Percubaan (Kew.8)
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Kew. 8
Terima kelulusan Kew.8 - Failkan - Tindakan susulan berkaitan pergerakan jika berkaitan
215.3 Senarai Semak :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak senarai pegawai yang mencukupi TempohDalam Perkhidmatan
2 Pastikan syarat-syarat pengesahan dalamPerkhidmatan
3 Sediakan borang permohonan Lanjut TempohPercubaan
4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua
5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)
6 Terima surat kelulusan Perlanjutan TempohPercubaan
7 Sediakan Kew.8 - Perlanjutan Tempoh Percubaan
8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Perlanjutan Tempoh Percubaan ke JPN
225.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
i Perintah Am A 30
ii Kew.320 (SG 20)
iii Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
iv Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / Kementerian Pelajaran Malaysia
23
6 Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri
6.1 Proses Kerja :- Urusan Ke Luar / Dalam Negeri
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar Terima surat pertukaran ke luar dan dalam negeri - Pastikan tarikh tutup permohonan
Pembantu Tadbir Rendah Sediakan surat permohonan dan pastikan - jumlah mencukupi
Pembantu Am Rendah Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan
Pembantu Am Rendah Mengedar borang permohonan pertukaran kepada guru
Pembantu Tadbir Terima dan memproses borang permohonan dan pastikan dokumensokongan disertakan (jika ada).
Pembantu Tadbir Hantar permohonan pertukaran guru ke Pejabat Pelajaran Daerahsecara kelompok (asingkan Luar dan Dalam negeri ).
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan pertukaran guru (pastikan tarikh pertukaran )/
Pengetua/ Guru Besar Maklumkan kepada guru berkenaan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (kew 8) pertukaran dan Sijil Gaji Akhir.
Pembantu Tadbir Hantar kew 8 , Sijil Gaji Akhir dan salinan surat kelulusan pertukaranke Jabatan Pelajaran Negeri.
Pembantu Tadbir Sediakan SG20 dan pastikan bulan di mana pembayaran gajiKewangan terakhir dibuat. Sertakan salinan surat kelulusan pertukaran guru
dan sekeping sampul surat alamat sekolah baru dan hantar ke AG.Sertakan 2 salian SGA bersama dokumen-dokumen di atas.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 - pertukaran,
Pembantu Tadbir Dapatkan disket maklumat EMIS/SMPP guru berkenaan daripadaguru data dan hantar disket berkenaan ke sekolah baru.
246.2 Carta Aliran : Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri
Terrima surat pekeliling pertukaran
sediakan borang pertukaran
maklumkan surat pekeliling kepadasemua guru
edarkan borang kepada guru yangmemohon
dapatkan dokumen semak dan proses borang permohonantambahan /pembetulanborang
tidakLengkap
lengkap
Terima kelulusan pertukaran
maklumkan kepada guru berkenaan.
Sediakan kew 8 (pertukaran) danSijil Gaji Akhir.
hantar kew 8, 1 salinan SGA & salinansurat kelulusan pertukaran ke JPN
minta dilengkapkankew 8 dan tidakSijil Gaji Akhir Lulus
lengkapYa
terima kelulusan kew 8
hantar ke sekolah baru:- hantar ke AG Negeri:
i Sijil Gaji Akhir i SG20ii Surat Pengersahan II Sijil Gaji Akhir
Bayar Gaji dalam negeri keluar negeri iii surat kelulusanpertukaran
iv sampul surat alamatsekolah baru
256.3 Senarai Semak :- Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat Pekeliling Pertukaran Guru
2 Edarkan Pekeliling kepada semua guru
3 Edarkan borang permohonan guru yang inginbertukar
4 Terima borang permohonan guru dan pastikandokumen sokongan lengkap
5 Serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untukperakuan sokongan.
6 Sediakan surat lampiran dan hantar ke PPDuntuk diproses
7 Terima keputusan kelulusan pertukaran guru
8 Maklumkan kepada guru berkenaan
9 Sediakan Sijil Gaji Akhir dan kew 8 pertukaran
266.4 Borang yang digunakan untuk Pertukaran Guru
i Borang Pertukaran Ke Luar Negeri.
ii Borang Pertukaran Dalam Negeri
iii Laporan Perubahan Kew 8
iv Sijil Gaji Akhir (R 28)
v SG20 (Kew 320)
27
7 Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin
7.1 Proses Kerja :- Urusan Perlepasan Dalam Jawatan /Perlepasan Jawatan Dengan Izin.
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan
Pembantu Tadbir semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh perlepasan jawatan
Pengetua / Guru Besar Hantar permohonan perlepasan jawatan ke JPN untuk tindakanselanjutnya ke KPM / SPP.
Pengetua / Guru Besar Tawaran surat kelulusan perlepasan jawatan.
Pembantu Tadbir Sediakan kew 8 dalam 7 salinan (Perlepasan Jawatan).
Pembantu Tadbir Hantar Kew 8 perlepasan jawatan ke JPN dalam 6 salinan,simpan 1 salinan didalam fail peribadi pegawai berkenan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8.
Pembantu Tadbir Tindakan payroll.
287.2 Carta Aliran : Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan
Dengan Izin.
Terrima surat perlepasan jawatan
semak surat tawaran jawatan baru
hantar permohonan perlepasan jawatanlengkapkan ke Jabatan Pelajaran Negeri.permohonan
tidak Lengkaplengkap
Ya
Terima kelulusan perlepasan
sediakan Laporan Perubahan Kew 8…7 salinan
Hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan1 salinan untuk fail sekolah
Terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll
297.3 Senarai Semak :- Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan
Dengan Izin.
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan
2 Semak surat tawaran jawatan baru dan pastikantarikh perlepasan jawatan
3 Sediakan surat lampiran ke JPN
4 Dapatkan tandatangan dan perlepasan jawatan
5 Terima surat kelulusan dan perkuan Pengetua /Guru Besar
6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan
7 Hantar kew 8 ke JPN
8 Tindakan payroll untuk membnerhentikanpembayaran gaji dan emolumen
307.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan
i Laporan Perubahan Kew 8
ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)
iii Surat Permohonan pegawai
iv Borang Lampiran A (Rujuk Arahan Perkhidmatan Bab A)
v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)
31
8 Urusan Perletakan Jawatan
8.1 Proses Kerja :- Urusan Perletakan jawatan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar Terima surat perletakkan jawatan dari kakitangan
Pembantu Tadbir semak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan danpastikan
lihat surat tawaran lantikannotis yang diberi mencukupijika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilahdisertakan.
Pembantu Tadbir Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Pengetua / Guru Besar Menerima kelulusan perletakan jawatn dari Kementerian PelajaranMalaysia SPP/JPA.
Pembantu Tadbir Sedfiakan Laporan Perubahan Kew 8
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8
Pembantu Tadbirdiambil memberhentikan pembayaran gaji.
Catatan : Sila patuhi P.A Bab A 61
Tindakan payroll "serta merta" dan bulan dimana tindakan payroll
328.2 Carta Aliran : Urusan Perletakan Jawatan
Terrima surat perletakan jawatan
dapatkan semak tempoh notis perletakan jawatanpenjelasan danpenubisyaratperletakan jawatan tidak Lengkap
lengkapYa
hantar surat perletakan jawatan ke JPN /KPM / JPA
terima kelulusan perletakan jawatan
sediakan Laporan Perubahan Kew 8.. 7 salinan
hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri.. 6 salinan dan 1 salinan untuk difailkan
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll untuk memberhentikanpembayaran gaji.
338.3. Senarai Semak :- Urusan Perletakan Jawatan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perletakan jawatan dari kakitangan
2 Semak tenmpoh notis perletakan jawatan
3 Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
4 Terima kelulusan perletakan jawatan
5 Maklumkan kepada kakitangan berkenaan
6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan
7 Hantar kew 8 ke JPN
8 Tindakan payroll untuk membnerhentikanpembayaran gaji dan emolumen
348.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan
i Laporan Perubahan Kew 8
ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)
iii Surat Permohonan pegawai
v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)
35
9 Urusam Cuti Rehat
9.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Rehat
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 2 salinan boramg permohonan Cuti Rehat
Semak borangf permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohonsama dengan catatan hari bnercuti. Pastikan bahawa pegawai masihada baki cuti rehat.
Pengetua / Guru Besar Semak permohonan cuti pegawai dan beri perakuan denganmenurunkan tandatangan.
Pembantu Tadbir Terima kelulusan cutri kemaskini rekosd cuti pegawai denganmencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada
Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke JPN tiap-tiap akhir tahun mengikut arahan JPN.
Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepadapegawai yang memohon cuti rehat.
Sediakan senarai kakitangan yanmg masih mempunyai baki Cuti Rehatdi akhir tahun.
Minta kakitangan membuat pilihan jumlah cutri rehat yang ingin dibawake hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.
Sediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehatpegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Biol 4 Tahun 1995Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai berkenaan.
Pengetua ./ Guru Besar Tandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai.
Pembantu Tadbir Kemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri
Rekod dan failkan.
Catatan :-Sila rujuk P.A. Bab C - para 7 hingga 11.
369.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Rehat
terima borang cuti rehat
semak borang cuti
dapat sokongan Ketua Unit Kecil
mintya kelulusan Pengetua / Guru Besarminta lengkapkanborang / tapisankelayakan tidak Lengkap
lengkapYa
terima kelulusan cuti dan kemaskinirekod cuti
maklumkan kepada pegawai
sediakan senarai kakitangan yang masihmempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun
minta pegawai buat pilihan(memastikan pilihan (GCR atau bawa kehadapan )
sediakan Kenyataan Cuti
dapatkan tandatangan Pengetua padaborang membawa ke hadapan
minta Cuti Rehatlengkapkanborang
tidak lengkasplengkap
Yarekodkan dan failkan keputusan yang diterima
379.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Rehat
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti rehat
2 Semak borang permohonan dan baki cuti rehat
3 Dapatkan kel;ulusan /perakuan cuti daripadaPengetua / Guru Besar
4 Kemaskini rekod cuti rehat pegawai
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantarke JPN
6 Failkan satu salinan borang kelulusan didalamfail dan satu lagi serahkan kepada pegawai
7 Sediakan senarai kakitanbgan yang masih mempunyai Cuti Rehat
Minta kakitangan membuat pilihan jumah cuti rehat8 yangf ingin dibawa kehadapan atau dikumpulkan
ke Award Gantian Cuti Rehat
9 Dapatkan perakuan Pengetua/ Guru Besar bagipermohonan membawa kehadapan Cuti Rehat
Kemukakan 2 salinan borang membawa kehadapan10 Cuti Rehat dan salinan Kenyataan Cuti
pegawai
11 Rekod dan failkan surat kelulusan Cuti Rehatdibawa kehadapan dan Gantian Cuti Rehat
389.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Rehat
i Borang Cuti Rehat
ii Borang membawa ke hadapan
iii Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 9/1991.
iv Kenyataan Cuti
39
10 Urusam Cuti Tanpa Gaji
10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Gaji
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Tanpa Gaji
Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohontidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.
Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.
Pengetua / Guru Besar Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.
Pembantu Tadbir Hantar suerat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan ke JPN.Failkan 1 salinan borang permohonan.
Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 9 salionan.Hantar 8 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.
Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai
Rekod kedalam Kenyataan Cuti.
Pengetua/ Guru Besar Terima keluluisan Kew 8 dasri JPN
Pembantu Tadbir Tindakan payroll.
4010.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Gaji
terima borang permohonan Cuti Tanpa Gaji
semak dan proses borang permohonanminta l;engkapkanborang
tidak Lengkaplengkap
hantar borang permohonan ke Jabatanminta Pelajaran Negerilengkapkanborang tidak Lulus
lengkapYa
terima kelulusan cuti dan sediakankew 8
maklum kelulusan kepada pegawaidan rekodkan
hantar kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri
mintalengkapkankew 8
Lengkap
Lulus
Terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll
4110.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Gaji
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti tanpa gaji
2 Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Tanpa Gaji
3 Daptakan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua
4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti tanpa gajidan surat lampiran ke JPN
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN
6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satulagi serahkan kepada pegawai
4210.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Tanpa Gaji
i Borang Cuti Tnpa Gaji
ii Kenyataan Cuti
43
11 Urusan Cuti Separuh Gaji
11.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Separuh Gaji
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Separuh Gaji
Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohontidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.
Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.
Pengetua / Guru Besar Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.
Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan dan Surat Akuan Doktor ke JPNFailkan 1 salinan borang permohonan
Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 7 salinanHantar 6 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.
Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai
Rekod kedalam Kenyataan Cuti.
Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
Pembantu Tadbir Tindakan payroll.
4411.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Separuh Gaji
Terima Borang Permohonan Cuti Separuh Gajiberserta surat pengesahan doktor
Semak dan proses borang permohonanMinta TidakLengkapkan lengkap Lengkapborang
Ya
Hantar borang permohonan ke JPN bersertaMinta surat pengesahan doktorLengkapkanborang idak Lulus
Ya
Terima kelulusan cuti an sediakan kew. 8
Maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan
Hantar kew 8 ke JPN
Kemukakan ke JPNMintaLengkapkan LengkapKew.8
Lulus
Terima kelulusan kew 8
Tindakan Payroll
4511.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Separuh Gaji
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti separuh gaji
2 Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Separuh Gaji
3 Dapatkan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua
4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti separuh Gaji dan surat lampiran ke JPN
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN
6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satulagi serahkan kepada pegawai
4611.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Separuh Gaji
i Borang Cuti Separuh Gaji
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Borang Laporan Perubahan Kew.8
iv Kew.320 (SG 20)
47
12 Urusan Cuti Sakit
10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuit Sakit dan sahkan
Pembantu Tadbir Semak Sijil Cuti Sakit dan pastikan:- - Jumlah Cuti Sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu- satu sijil
- Jika melebihi 2 hari sijil tersebut hendaklah ditandatangani timbal oleh Pegawai Peubatan Kerajaan
- Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam setahun
- Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dari Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlul;ah diperolehi
Sediakan Kenyataan Cuti pegawai dan kemukakan ke JPNberserta Sijil Sakit Asal pegawai
Simpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail
Pengetua / Guru Besar Terima surat kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementerian
Pembantu Tadbir Rekod dan fail kelulusan tersebut, permohonan dan Surat Akuan Doktor
4812.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit
Terima Sijil Cuti Sakit yang telahminta Tidak disahkanlengkapkan Lengkapsijil Sakit Semak Sijil Surat Sakit
Lengkap
Ya
Rekod dan sediakan Kenyataan cuti
Hantar borang permohonan ke JPN
minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus
Ya
Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN /Kementeria Pelajaran
Rekodkan kelulusan
4912.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima cuti sakit
2 Sijil Sakit disahka oleh Pengetua
3 Rekod cuti sakit difalam kenyataan
4 Pastikan jumlah cuti sakit yang telah diambilmengikut peraturan yang telah ditetapkan
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN
5010.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit
i Borang Kenyataan Cuti Sakit
51
13 Urusan Cuti Sakit Tambahan
13.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit Tambahan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuit Sakit Tambahan pegawai
Pembantu Tadbir Semak dan pastikan pegawai telah diberi - Jumlah Cuti Sakit Bergaji penuh selama 180 hari
- Sediakan kenyataan cuti pegawai
- Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN untuk kelulusan Kementerian berserta Sijil Sakit Asal pegawai.
Minta juga JPN mengambil tindakan menubuhkan Lembaga Perubatan bagi memeriksa pegawai
Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan sertakan juga Laporan Lembaga tersebut
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan
Pembantu Tadbir Sediakan kew 8:- - 6 salinan ke JPN - 1 salinan fail
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari JPN
Pembantu Tadbir Sediakan Payroll
5213.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit Tambahan
Terima Sijil Cuti Sakit yang telahdisahkan
Semak Sijil Cuti Sakit minta lengkapkan Tidak sijil Sakit Lengkap Lengkap
Ya
Rekod dan sediakan Kenyataan cuti
Hantar borang permohonan ke JPN
minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus
Ya
Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian
Rekodkan kelulusan dan sediakan kew 8
Hantar Kew 8 berserta salinan surat kelulusanke JPN
minta lengkapkan TidakKew 8 Lulus Lulus
Ya
Terima kelulusan Kew 8
Sediakan Payroll
5313.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit Tambahan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Cuti Sakit Tambahan
2 Semak dan pastikan pegawai telah diberi jumlah cutisakit bergaji penuh selam 180 hari
3 Sediakna kenyataan cuti pegawai
4 Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahanke JPN
5 Terima kelulusan cuti sakit tambahan
6 Failkan dan rekodkan kelulusan pegawai
7 Sediakan Kew 8
8 Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
9 Tindakan Payroll Gaji
5413.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit Tambahan
i Borang Kenyataan Cuti
ii Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan
iii Borang Laporan Perubahan Kew. 8
iv Borang Kew. 320 ( SG 20 )
55
14 Urusan Cuti Bersalin
14.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Bersalin
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan
Pembantu Tadbir Semak Sijil Cuti Bersalin - Jika Klinik Swasta ianya tidak perlu ditandatangan timbal oleh Doktor Kerajaan - Tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai bersalin
Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakanLaporan Perubahan ( Kew. 8 )
Rekodkan Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cutike JPN
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew.8 bersalin yang telah direkodkan dalamKenyataan Perkhidmatan
Pembantu Tadbir Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja
5614.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Bersalin
Teriam Sijil Bersalin
Semak Sijil Bersalin Minta pihak hospitallengkapkan Tidak betulkan Sijil Bersalin Lengkap Lengkap
Ya
Hantar ke JPN
Terima kelulusan Cuti Bersalin
Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan
Hantarkan Kew. 8 ke JPN - 6 salinan
minta - Failkan 1 salinanlengkapkan TidakKew 8 Lengkap
Lulus
Ya
Terima kelulusan Kew 8
Tindakan Payroll / baucer berasinganbagi tempoh kelayakan sahaja
5714.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Bersalin
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Cuti Bersalin
2 Semak Sijil Cuti Bersalin. Jika klinik / hospitalswasta perlu disahkan oleh Pegawai PerubatanKerajaan
3 Cuti Bersalin yang dibenarkan adalah sebanyak60 hari
4 Rekod Cuti Bersalin di dalam fail pegawai
5 Bagi anak keenam dan ke atas perlu menyediakanPenyata Perubahan Kew. 8
6 Penyata Perubahan Kew. 8 dan Kenyataan Cuti hendaklah dihantar ke JPN
7 Terima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin
8 Tindakan Payroll atau pemulangan gaji & emolumenjika ada bagi cuti bersalin tanpa gaji
5814.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Bersalin
i Lapuran Perubahan ( Kew. 8 )
ii Kew. 320 (SG 20 )
iii Borang Kenyataan Cuti
59
15 Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
15.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang dihidapinya. Jika pegawai menghidap penyakit Tibi atau Kusta atauBarah dapatkan juga surat perakuan dari pegawai perubatan mengenaipenyakit tersebut
Rekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai
Pembantu Tadbir - Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai. Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat pegawai perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit pegawai
Pembantu Tadbir Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN Rekodkan dan failkanJika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkankelulusan Cuti Sakitselepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuhtersebut mohon kelulusan Cuti Rehat / Cuti Tambahan yang pegawai masih layak, dari JPN dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil CutiSakit pegawai
- Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima
Pembantu Tadbir Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti diatas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua SetiausahaKementerian Pelajaran melalui JPNPermohonan tersebut mestilah disertakan dengan kenyataan cutipegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan sijil sakit
Rekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan LaporanPerubahan ( Kew. 8 ). Hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebutberserta salinan surat kelulusan uti Separuh Gaji.1 salinan difailkan
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Laporan Perubahan Kew.8
Pembantu Tadbir Tindakan Payroll
Pengetua / Guru Besar Mohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan Lembaga Perubatan jika pegawai masih tidak sihat
60
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Kemukakan Laporan Lembaga Perubatan berserta Kenyataan Cuti pegawai kepada Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia melaluiJPN untuk mendapatkan kelulusan tambahan sebarang jenis cutibagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan Lembaga Perubatan
Pengetua / Guru Besar Terima Kelulusan
Pembantu Tadbir Ambil tindakan berdasarkan keputusan yang diterima
61
15.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
terima permohonan cuti sakit tambahandrp pesakit yang telah diberi semulabergaji penuh
minta pihak hospital lengkapkan semak sijil sakitatau berikanSijil Sakit - tidakSijil Sakit berkenaan lengkap Lengkap
Ya
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
terima kelulusan cuti sakit tambahan /Cuti Sakit Separuh Gaji
sediakan 7 salinan Laporan PerubahanKew 8 dan hantar ke JPN 6 salinan
minta lengkapkan bersama dengan 1 salinan surat kelulusankew 8 cuti
Lulus
Ya
terima kelulusan kew 8
tindakan payroll / bnayaran berasingan
fail dan rekodkan
62
sekiranya tambahan cuti diperlukanpohon ke Pengarah Perubahan melaluiJabatan Pelajaran Negeri untukmenubuhkan Lembaga Perubatan
tiada harapansembuh
Ada harapan sembuh
pohon ke JabatanPelajaran Negeri pohon kelulusan cuti kepada Ketuauntuk urusan Setiausaha Kementerian Pelajaranpersaraan atassebab kesihatan melaluii Jabatan Pelajaran Negeri
terima jawapan
ambil tindakan mengikut arahan surat jawapan
maklumkan kepada pegawai
63
15.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Sakit pegawai
2 Pastikan jenis penyakit yang dihidapnya
3 Rekod Sijil Cuti Sakit ke dalam KenyataanCuti pegawai
4 Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit
5 Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN
6 Rekodkan dan failkan di dalam fail peribadipegawai
7 Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untukmendapatkan kelulusan cuti sakit selepasmengambil Cuti Sakit Bergaji Penuh
8 Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepasditerima
6415.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sakit Tibi, Kusta, Barah Serta Sakit Setaraf
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
65
16 Urusan Cuti Tanpa Rekod
16.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Rekod
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima 5 salianan borang permhonan cuti.
Pembantu Tadbir Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohonmemenuhi syarat yang ditetapkan didalam Perintah Am Bab CdanPekeliling (Rujuk Bab C - VI )
Pengetua Semak permohonan pegawai dan beri perakuan serta tandatangan
Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan cutipegawai dan salinan surat dari pwersatuan . Pertubuhan ke JPN
Failkan satu salinan surat tersebut
Pengetua Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
Pembantu Tadbir Rekod kedalam Kenyataan Cuti, maklum kepada pegawai danfailkan.
66
16.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Rekod
Terima borang permohonan cuti
sdekak dan proses borang permohonan
hantar permohonan ke JabatanPelajran Negeri
minta dilengkapkanborang / dokumentambahan
tidaklengkap Lulus
Ya
terima kelulusan cutimaklumkan kepada pegawaidan failkan
6716.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Rekod
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima 5 salinan borang cuti tanpa rekod
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat
4 Dapatkan perakuan Pengetua / Guru Besar
5 Hantar surat lampiran dan 4 salinan borangpermohonan cuti ke JPN
6 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
7 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklumkepada pegawai berkenaan.
8 Failkan surat kelulusan kedalam failpegawai
6816.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Tanpa Rekod.
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Surat / dokumen sokongan
69
17 Urusan Cuti Haji
17.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Haji
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima borang permohonan cuti
Semak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberiCuti Haji
Terima kelulusan cuti
Pembantu Tadbir Rekod didalam kenyataan cuti pegawai dan maklumkan kepadapegawai berkenaan.
Sediakan 7 salinan kew 8 ke Jabatan Pelaajran Negeri untukkelulusan
1 salinan difailkan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8 - untuk tujuan rekod dalam KenyataanPerkhidmatan / BRP
70
17.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Haji
terima 7 salinan borang permohonan danpengesahan penerbangan dari LUTH
semak dan proses borang permohonan
hantar 4 salinan boprang ke JPN bersertadengan surat pengesahan penerbangan
minta dilengkapkanborang / dokumentambahan
tidak luluslengkap
Ya
Terima kelulusan cuti.sediakan kedw 8 - 7 salinanrekodkan kelulusan kedalam Kenyataan Cutimaklumkan kepada pegawai
minta dilengkapkan hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan & 1 salinankew 8 simpan dalam fail
Lulus
Ya
terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll (jika ada)
7117.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Haji
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi Cuti Haji
4 Hantar surat lampiran, borang permohonan cuti dansurat pengesahan penerbangan haji daripada LUTH
5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
6 Rekodkan kedalam Kenyataan Cuti dan maklumkepada pegawai berkenaan
7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
7217.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Haji
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Borang Laporan Perubahan (Kew 8)
iv Surat Pengesahan Penerbangan yang dikeluarkan oleh LUTH.
v Buku Rekod Perkhidmatan
vi Kew 320 (SG20) sekiranya terlibat Cuti Haji Tanpa Gaji
73
18 Urusan Cuti Sambilan
18.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sambilan
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 2 salinan borang permohonan Cuti Sambilan
Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipoh adalahmengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat PekelilingKementerian pelajaran Malaysia.
Pastikan juga cuti yang dipohon tidak melebih had.
Serahkan kepada pengetua / Guru Besar.
Pengetua / Guru Besar Semak permohonan pegawai dan beri perakuan sama ada diluluskanatau tidak permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir Memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Rekodkan dalam Kenyataan Cuti pegawai tersebut dan kemukakan sesalinan KenytaanCuti tersebut ke Jabatan Pelajaran Negeri.
74
18.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sambilan
terima 2 salinan borang permohonancuti sambilan
semak dan proses borang permohonan
serahkan kepada Pengetua / Guru Besaruntuk disemak dan diluluskan
minta dilengkapkanborang
tidak luluslengkap
Ya
Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkan
Hantar satu salinan Kenyataan Cuti keJabatan Pelajaran Negeri
7518.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sambilan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi Cuti Sambilan
4 Pastikan cuti yang dipohon tidak melebihihad kelayakan
5 Dapatkan perakuan dan kelulusanPengetua / Guru Besar
6 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan
7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
7618.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sambilan
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
73
19 Urusan Cuti Menjaga Anak
19.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Menjaga Anak
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan cuti
Semak dan pastikan cuti yang dipohon adalah hari ke 61 selepaspegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon untuk melebihi 90 hari
Pastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini
Sediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua/ G.Besar
Pengetua / Guru Besar Beri perakuan dan tandatangan
Pembantu Tadbir Hantar 4 salinan borang ke JPN berserta Kenyataan Cuti
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
Pembantu Tadbir Sediakan 7 salinan Kew 8rekodkan kedalam Kenyataan Cutimaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar.hantar 6 salinan ke JPN berserta surat kelulusan.
1 salinan kew 8 difailkan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8
Pembantu Tadbir Fail dan rekodkanTindakan payroll
78
19.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Menjaga Anak
terima 5 salinan borang permohonan cuti
semak dan proses borang permohonan
hantar permohonan ke JPN
minta dilengkapkanborang
tidak luluslengkap
Ya
Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkanrekodkan dalam Kenyataan Cuti
Sediakan kew 8 dan hantar ke JPNberserta dengan 1 salinan suratkelulusan Cuti Menjaga Anak
terima kelulusan kew 8
tindakan payorllmemberhentikan pembayaran gajibagi tempoh cuti menjaga anak
7919.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Menjaga Anak
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terimas borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini
4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /Guru Besar
5 Hantar 4 salinan Borang Permohonan ke JPNberserta dengan Kenyataan Cuti
6 Terima kelulusan dari JPN
7 Maklumkan kepada pegawai
8 Fail dan rekodkan didalam fail pegawai berkenaan
8019.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Menjaga Anak
i Borang Cuti
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
iv Laporan Perubahan (Kew 8)
v Kew 320 ( SG20)
81
20 Urusan Cuti Isteri Bersalin
20.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Isteri Bersalin
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima borang permohonan Cujti Tanpa Rekod Isteri Bersalin
Pembantu Tadbir Semak dan pastikan permohonan pegawai disertakan dengansalinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin atauSijil Lahir Anak
Pastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberikemudahan cuti ini.
Tempoh cuti adalah 7 hari bermula dari tarikh isteri bersalin
Pengetua / Guru Besar Beri perakuan dan tandatangan
Pembantu Tadbir Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan
82
20.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Isteri Bersalin
terima surat akuan isteri bersalin / sijillahir
berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod
Semak dan proses borang permohonan
hantar permohonan kepada Pengetua /Guru Besar untuk kelulusan
minta lengkapkanborang tambahan
tidak Luluslengkap
Ya
Terima kelulusan cutiserah sxatu salinan kepada pegawai rekodkan dan failkan 1 salinan.
8320.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Isteri Bersalin
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini
4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /Guru Besar
5 Rekodkan didalam Kenyataan Cuti pegawai danfailkan surat permohonan yang telah diluluskan
6 Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai
8420.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Isteri Bersalin
i Borang Permohonan
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
85
21 Urusan Cuti Ikut Pasangan
21.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Ikut Pasangan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima 5 salinan borang permohonan Lampiran B
Pembantu Tadbir Semak dan pastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahunsahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawaimengikut mana yang lebih pendek.
I Salinan Sijil Nikahii 5 salinan surat arahan pertukaran / surat kelulusan rasmi cuti belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikan.iii Jika pasangan pegawai berkhidmat di luar negara, salinan surat pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.
Pengetua / Guru Besar Semak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah menghabiskan pembelajaran.
beri perakuan sama ada mewnyokong atau tidak permohonan tersebut
Pembantu Tadbir Sediakan surat lampiran dan kemukakan borang permohonan cutipegawai berserta dokumen-dokumen sokongan ke JPN untukdikemukakan ke Ketua Sewtiausaha, Kementerian PelajaranMalaysia.
Pengetua / Guru Besar Terima salinan surat kelulusan cuti dari KPM
Pembantu Tadbir Maklumkan keputusan tersebut kepada pegawaiSediakan kew 8Rekod dan failkan kelulusan cuti (Cuti Tanpa Gaji ) dan 1 salinan kew 8Hantar 6 salinan kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negara
Tindakan paroll'
Pastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan
86
21.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Ikut Pasangan
semak borang permohonan cuti dari pegawaiersama dokumen sokongan
minta pemohondapatkan dokumen semak dokumenm dan dapatkan fail.sokongan
tidak lengkaplengkap
Sewdiakan 3 salinan Kenyataan Cutipegawai bertaip dan kemaskini
dapatkan tandatangan Pengetua / G,Besar
hantar permohonan ke JPN untukkelulusan KPM
minta dokumenlwengkapkan borang
Lengkaptidak Yalengkap
terima kelulusan cuti mengikut pasangan
sediakan laporam perubahan kew 8mintalengkapkankew 8
tidak lengkaplengkap
terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll untuk memberhentikanbayaran gaji & emolumen.
8721.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Ikut Pasangan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi cuti kerana mengikut pasangan suami atau isteri
4 Dapatkan dokumen sokongan seperti sijil nikah,surat areahan pertukaran/cuit belaajr pasangan pegawai dan lain-lain dokumen
5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan perakuandan tandatangan Pengetua/ Guru Besar
7 Hantar borang permohonan dan dokumen sokongan
8 terima surat kelulusan dari KPM
9 sediakn Kew 8
10 maklumkan kepada pegawai
11 rekodkan didalam Kenyataan Cuti
12 Hantar kew 8 kew JPN bersama 1 salinan suratkelulusan KPM
13 terima kelulusan Kew 8 dari JPN
14 Tindakan payroll
8822.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Ikut Pasangan
i Borang Cuti Tanpa Gaji.
ii Laporan Kew 8
iii Kew 320 (SG20)
iv Lain-lain surat tawaran belajar / kursus / kerja dan sebagainya.
89
22 Urusan Persaraan Wajib
22.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Wajib
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun
Pengetua / Guru Besar Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangamyang akan bersara (setahun sebelum tarikh persaraan ).
Pembantu Tadbir Maklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri :-Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahunberkenaan.
Terima notis persaraan dan borang -borang dan pastikan borang-borang persaraan mencukupi.
atau
Cetak sendiri borang-borang yang telah sedia ada didalamProgram Komputer bagi urusan semua jenis persaraan.
Pengetua / Guru Besar Dapatkan dokumen tambahan pegawai yang akan bersara :-i Kad Pengenalan pegawai dan isteri atau suami pegawai.ii Kad Pengenalan atau Surat Beranak bagi anak-anak
dibawah umur 21 tahun.iii Surat Nikah / Sijil Pendaftaran Perkahwinan.iv Sijil KWSP/ KWSG
dan proses borang permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir Hantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri dalam4 salinan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Bhg Pencen).
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8
Pengetua / Guru Besar Tindakan payroll dan pastikan - bulan mana pemberhentiaanpembayaran gaji dilakukan.
9022.2 Carta Aliran : Urusan Persaraan Wajib
Semak tarikh lahir kakitangan
terima surat pekeliling dari JPN
maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negerisenarai kakitangan akan bersara / tiada
terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang-borang
dapatkandokumen /. tidakborang lengkaptambahan lengkap ya
dapatkan dokumen tambahan daripegawai yang akan bersara
terima dokumen dan proises borang persaraan pegawai berkenaan
dapatkandokumen /borang lengkaptambahan ya
hantar ke Jabatan Pelajaran Johormintalengkapkanborang tidak
lengkaplengkap ya
terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)
Hantar kew 8 ke JPN
terima kelulusan kew 8
tindakan payroll
9122.3 Senarai Semak :- Urusan Persaraan Wajib
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun
2 Terima dari JPN bagi maklumat yang akanbersara
3 Terima notis persaraan pegawai yang akanbersara dan sediakan borang-borang yangberkaitan
4 Serahkan borang -borang kepada bakal pesarauntuk diisi.
Dapatkan kembali borang-borang yang telahsiap diisi berserta dengan dokumen-dokumen
5 tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suamidan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau SijilLahir anak-anak
6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)
7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)
8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,
9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan
10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan
11 Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaj idan emolumen
9222.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.
i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )
ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)
iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )
iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )
v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )
vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)
vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )
viii Penyata Perubahan (Kew 8).
ix Kew 320 (SG 20)
93
23 Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
23.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Semak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara.
Pembantu Tadbir Maklumkan kepada JPN / KPM - tarikh cadangan persaraanpada Jun / Disember.
Pengetua / Guru Besar Terima notis persaraan dan borang-borang dan pastikan..- borang -borang persaraan mencukupi.
Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersarai Kad Pengenalan diri dan isteri atau suami pegawai.ii Kad Pengenalan atau Sijil Lahir anak-anak bawah 21 tahuniii Sijil KWSP / KWSG (jika ada)
dan proses borang permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir Hantar permohonan persaraan pilihan sendiri ke JPN dalam 4 salinan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dxari KPM dan JPA Bhg Pencen.
Pembantu Tadbir Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) - 7 salinan
Pembantu Tadbir Hantar 6 salinan kew 8 ke JPN untuk kelulusan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
Pembantu Tadbir Tindakan payroll dan pastikan bulan mana pemberhentianpembayaran gaji dilakukan.
9423.2 Carta Aliran : Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
Semak tarikh lahir kakitangan
maklumkan ke JPN kakitangan mohonbersara
dapatrkan dokumen terima notis persaraan pegawai berkenaandan borang dan borang-borangtambahan
tidakLengkap
lengkap Ya
dapartkan dokumen tambahan daripegawai yang akan bersara.
Terima dokumen dan proses borangdapatkan persaraan pegawai berkenaandokumen /borangtambahan
tidak Lengkaplengkap
Ya
Dapatkan dokumen tambahan daripegawai yang akan bersara
dapartkandokumen / terima dokumen dan proses borangborang persaraan pegawai berkenaantambahan tidak
lengkaplengkap ya
terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen
Sediakan Penyata Perubahan - Kew 8
hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
terima kelulusan Kew 8
tindakan payroll
9523.3 Senarai Semak :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak tarikh lahir kakitangan yang ingin bersarapilihan sendiri
2 Maklumkan ke JPN - tarikh cadanganpersaraan pada Jun / Disember
3 Terima notis persaraan pegawai yang inginbersara pilihan sendiri dan sediakan borang-borang yang berkaitan
4 Serahkan borang -borang kepada pemohonuntuk diisi.
Dapatkan kembali borang-borang yang telahsiap diisi berserta dengan dokumen-dokumen
5 tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suamidan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau SijilLahir anak-anak
6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)
7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)
8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,
9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan
10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan
11 Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaji dan emolumen
9622.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.
i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )
ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)
iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )
iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )
v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )
vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)
vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )
viii Penyata Perubahan (Kew 8).
ix Kew 320 (SG 20)
97
24 Menguruskan Penerimaan surat
24.1 Peraturan-peraturan Penerimaan Surat / Bungkusan
i Pastikan surat-surat yang diterima dicop dan ditulis tarikh diterima oleh sekolah.
ii Pastikan surat/bungkusan yang diterima dapat dimasukkan kedalamsatu kategori iaitu :-
(a) Surat biasa
(b) Surat Berdaftar
(c) Surat Berdaftar Akuan Terima
(d) Surat Sulit
(e) Bungkusan
(f) Telegram
iii Pastikan semua surat-surat direkodkan kedalam Buku Daftar Surat
iv Serahkan surat-surat kepada Pengetua / Guru Besar./
v Pastikan pegawai berkenaan menerima surat yang diminit oleh Pengetua / Guru Besar.
9824.2 Proses Kerja :- Menguruskan Penerimaan surat
Bil. Proses Kerja
1 Menerima surat dan menandatangani akuan terima, Pembantu Tadbircop dan rekodkan.
2 Menyampaikan surat-surat untuk tindakan Pengetua / Guru BesarPengetua / Guru Besar atau Penolong
Kanan Pentadbiran
3 Mengagihkan surat-surat seperti mana minit Pembanrtu TadbirPengetua / Guru Besar atau Pen. Kanan & Pembantu AmPentadbiran Rendah
Pegawai yang meluluskan / dirujuk
Seksi Undang-Undang Peraturan
9924.3 Carta Aliran : Menguruskan Penerimaan Surat/Bungkusan
menerima surat / bungkusan
merekod surat-surat yang diterimadalam Daftar Surat Terima
Menyampaikan kepada Pengetua /Guru Besar untuk diminitkan dandiklasifikasikan
surat suratsulit biasa
diserahkan kepada pegawai berkenaan
Berdaftar denganKiriman Wang/Cek
Merekodkan
pastikan surat yang diminitMengeluarkan resit disampaikan kepada pegawai
berkenaan
Bankkan
10024.4 Senarai Semak :- Menguruskan Penerimaan Surat / Bungkusan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Tarikh surat diterima dan direkodkan
2 Tarikh diedarkan kepada siapa
3 Tarikh menerima minit arahan Pengetua /Guru Besar.
4 Maklumkan tindakan kepada pegawai berkenaandan pihak yang perlu mengambil tindakan
5 Semak surat-surat yang belum diambil tindakandan kenalpasti surat-surat ulangan
101
25 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Perkhidmatan
i Perintah Amii Arahan Perkhidmataniii Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awamiv Surat Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysiav Surat Pekeliling Ikhtisas - KPM.
26 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai
Ahli Jawatankuasa Staf Sokongan Sekolah
10227 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas
Bil Jenis Kerja Masa yang diambilJumlah unit yang boleh
dijalankan dalam seminggu.
103
28 Senarai Tugas Harian
JAWATAN : PEMBANTU TADBIR GRED N17
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
Bil. Tugas saya hari ini Catatan
104