Upload
dodieu
View
281
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
FAIL MEJA PENOLONG PENGURUS
ASRAMA N27
Nama Jawatan : PENOLONG PENGURUS ASRAMA GRED N27 Tarikh Kuatkuasa :
Alamat Organisasi : Akademi Kastam Diraja Malaysia
Jalan Penghulu Abas, Bukit Baru, Hang Tuah Jaya, 75150 Melaka.
MAKLUMAT PEGAWAI
NAMA : JAWATAN HAKIKI : PENOLONG PENGURUS ASRAMA
GRED JAWATAN : N27 BAHAGIAN/ : UNIT TARIKH MEMEGANG JAWATAN : TARIKH PENEMPATAN:
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas
yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-
2.1 Objektif Jabatan 2.2 Objektif Bahagian/Unit 2.3 Carta Organisasi Jabatan & Piagam Pelanggan 2.4 Carta Organisasi Bahagian/Unit & Piagam Pelanggan (Kedudukan Pegawai) 2.5 Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai
(i) Proses Kerja (ii) Carta Aliran Kerja (iii) Senarai Semak (iv) Peraturan-peraturan Pentadbiran (v) Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan (vi) Senarai Borang-borang Yang Digunakan
2.6 Senarai Jawatankuasa Yang Di Anggotai 2.7 Norma Kerja 2.8 Format Senarai Tugas Harian 2.9 Senarai Tugas SKT
3. Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya.
Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir Program
4. Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir hendaklah mempastikan bahawa fail
ini dikaji semula dan dikemaskini:-
4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan
4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku. 5 Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan di sebalik fail ini.
2.1 OBJEKTIF JABATAN
Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggota jabatan.
Membantu melahirkan masyarakat faham kastam. Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa. Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya dapat menyokong
kecemerlangan dan keberkesanan program latihan.
2.2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT
Untuk menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta yang berkursus di AKMAL
Untuk merancang, mengurus dan melaksanakan program kokurikulum
peserta Untuk merancang dan melaksanakan program kebajikan peserta Untuk menyediakan perkhidmatan kaunseling dan rakan pembimbing
kepada peserta
2.3 CARTA ORGANISASI & PIAGAM PELANGGAN JABATAN
Timbalan Pengarah
Jab. Penyelidikan & Pembangunan
Timbalan Pengarah
Jab. Teknologi Informasi & Komunikasi
Pusat Sumber
BAV
Maklumat Latihan
Pengurusan Latihan
Pengarah AKMAL
Kecemerlangan
Pengurusan, Kepimpinan & Kerohanian
Pengurusan Kebudayaan,
Istiadat & Jati Diri
Pengurusan Kualiti
Program Berkembar
Kerjasama Swasta
Kerjasama Antarabangsa
Pentadbiran & Liaison
WCO e-Learning
Bahasa & Komunikasi
Kemahiran
Timbalan Pengarah
Jab. Teknikal & Kemahiran
Timbalan Pengarah
Jabatan Sahsiah &
Kepimpinan
Timbalan Pengarah Jabatan Pengajian
Luar
Timbalan Pengarah Jab. Hal
Ehwal Pelajar
Timbalan Pengarah
Jab. Pendaftar
Timbalan Pengarah
Jab. Pengajian Asas
Pengurusan Domestik
Kebajikan Pelajar
Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan Logistik
Pentadbiran Am
Perakaunan & Auditan
Taksiran & Penjenisan
Siasatan & Pendakwaan
Kewangan Perolehan
Pembangunan Profesional
Pembangunan Operasi
Pembangunan Sokongan
P’gurusan Perolehan
Kokurikulum
Tangkas
PIAGAM PELANGGAN AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA
Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam menyempurnakan
tugas yang dipertanggungjawabkan.
Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada pegawai
bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan jangkaharap
pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama telah disedia dan
dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan cawangan.
Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan orang awam
yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan perkhidmatan yang
profesional.
Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:
1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%;
2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta penginapan yang
selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4;
3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan bermutu pada
skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan,
4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai skor
purata minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.
2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT & PIAGAM PELANGGAN (Carta Organisasi Kedudukan Pegawai)
Pengarah AKMAL
Timbalan Pengarah AKMAL
NOR ’AIDAH BINTI SAMIN Program Pengurusan Domestik
Penolong Pengurus Asrama
Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar Penolong Kanan Pengarah Kastam
Program Kokurikulum Penolong Pengarah Kastam
Program Kebajikan Pelajar Pegawai Kastam Kanan
Penyelia Asrama
Stor Linen Pembantu Am Pejabat
Unit Penyelenggaraan Pembantu Am Pejabat
ABID 7
Pembantu Am Pejabat
ABID 7
Pembantu Am Pejabat
2.5 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Bahagian/Unit : Program Pengurusan Domestik Jawatan : Penolong Pengurus Asrama
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada
Hubungan Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang
Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan
PENGARAH Perkara dasar mengenai penginapan. KETUA JABATAN HAL EHWAL PELAJAR Arahan atas semua perkara mengenai penginapan. PENDAFTAR Perkara-perkara mengenai peruntukan bagi keperluan asrama. PENOLONG PENGARAH KASTAM PROGRAM KOKURIKULUM Arahan mengenai penginapan dalam ketiadaan Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
1. Mengurus penginapan peserta
1.1. Menyediakan penginapan dan peralatan
1.2. Mengatur penginapan 1.3. Memantau kemudahan dan
peralatan yang disediakan di asrama
2. Mengurus tugas pendaftaran
asrama 3. Mengurus kerja-kerja
pembersihan bilik-bilik penginapan.
4. Memantau pengurusan Stor Linen 5. Mengurus laporan kerosakan. 6. Memantau perkhidmatan bekalan
makanan bermasak.
PEGAWAI KASTAM TINGGI Urusan pembaikan kerosakan berdasarkan laporan/aduan. Urusan pengangkutan barang-barang asrama. PEMBANTU TADBIR KEWANGAN Urusan perolehan dan pembayaran keperluan asrama. PEMBANTU AM PEJABAT Urusan penyediaan penginapan peserta (ABID 7) Urusan pendafataran peserta Urusan pengeluaran barangan linen dan peralatan kebersihan. Urusan pembaikan
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan
PEMBANTU AM PEJABAT (UNIT CETAK) Sediakan folder untuk pendaftaran KONTRAKTOR PERKHIDMATAN MENCUCI DAN MEMBERSIH Urusan pembersihan dan mengemas bilik-bilik penginapan
2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Mengurus penginapan peserta
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan 1. Terima tempahan penginapan daripada
Penyelaras Kursus 2. Aturkan penempatan peserta mengikut
kekosongan bilik penginapan. 3. Maklumkan kepada penyelaras kursus. 4. Arahkan Kontraktor Mencuci / PAP Asrama
membersih dan mengemas bilik penginapan. 5. Terima laporan daripada Penyelia Asrama/PAP
Asrama mengenai kebersihan/peralatan/ kerosakan.
6. Sediakan kunci bilik penginapan untuk
pendaftaran. 7. Arahkan petugas untuk membuat pendaftaran
kursus dan pantau tugas-tugas pendaftaran kursus
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Kerosakan?
Terima laporan daripada Penyelia Asrama/PAP Asrama mengenai kebersihan/peralatan/ kerosakan
Ada
Tiada Serahkan kepada Pendaftar untuk tindakan
Pastikan kebersihan dan peralatan
Bersih?
Tidak
Ya
Arahan membersihkan semula
Sediakan kunci bilik penginapan untuk pendaftaran
Arahkan petugas untuk membuat pendaftaran kursus dan pantau tugas-tugas pendaftaran kursus
Tamat
Terima tempahan penginapan daripada Penyelaras Kursus
Aturkan penempatan peserta mengikut kekosongan bilik penginapan
Maklumkan kepada penyelaras kursus
Arahkan Kontraktor Mencuci / PAP Asrama membersih dan mengemas bilik penginapan
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1. Borang Aduan Kerosakan
2. Spesifikasi Kerja Pembersihan
3. Borang Permohonan Penginapan
4. Borang Pendaftaran Asrama
5.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Borang Aduan Kerosakan
Borang Pendaftaran Asrama Borang Permohonan Penginapan
2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Mengurus tugas pendaftaran asrama
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan 1. Terima memo untuk tugas-tugas pendaftaran
kursus daripada penyelaras kursus 2. Arahkan penyelia asrama dan PAP asrama untuk
bertugas 3. Sediakan dan serahkan kunci-kunci bilik
berkaitan dan senarai nama kepada petugas pendaftaran
4. Menyelia tugas-tugas pendaftaran kursus
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Tamat
Terima memo untuk tugas-tugas pendaftaran kursus daripada penyelaras kursus
Arahkan penyelia asrama dan PAP asrama untuk bertugas
Sediakan dan serahkan kunci-kunci bilik berkaitan dan senarai nama kepada petugas
Menyelia tugas-tugas pendaftaran kursus
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1. Senarai nama peserta
2. Kunci-kunci bilik
3. Borang Pendaftaran Asrama
4.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Borang Pendaftaran Asrama
2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Mengurus Kerja-kerja Pembersihan dan Penyediaan Bilik Penginapan
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Lakukan lawatan mengejut ke bilik-bilik
penginapan untuk melihat kerja-kerja pembersihan/terima laporan kerja-kerja pembersihan daripada Penyelia Asrama dan Pembantu Am Pejabat asrama.
2. Sekiranya kerja-kerja pembersihan dan
penyediaan bilik tidak mengikut spek, maklumkan kepada Pendaftar dan Penyelia Kontraktor untuk pembersihan semula.
3. Sekiranya ikut spek, catatkan hasil lawatan
dalam buku laporan rondaan harian.
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Bersih/Ikut Spek?
Mula
Lakukan lawatan mengejut ke bilik-bilik penginapan untuk melihat kerja-kerja pembersihan/terima laporan kerja-kerja pembersihan daripada Penyelia Asrama dan Pembantu Am Pejabat asrama.
Tidak
Arahkan pembersihan semula
Ya
Catatkan hasil lawatan dalam buku laporan rondaan harian
Tamat
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan 1. Spek kerja pembersihan
2. Buku laporan lawatan 3.
4.
5.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Memantau pengurusan Stor Linen
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menyemak inventori barangan linen dan rekod
buku keluar/masuk barangan linen. 2. Membuat permohonan pembelian barangan linen
jika perlu. 3. Membuat permohonan pelupusan barangan linen
jika perlu.
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Tamat
Mula
Menyemak inventori barangan linen dan rekod buku keluar/masuk barangan linen.
Membuat permohonan pembelian barangan linen jika perlu.
Membuat permohonan pelupusan barangan linen jika perlu
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1. Rekod barangan linen
2.
3.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Mengurus laporan kerosakan
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Terima maklumat mengenai kursus yang akan
dilaksanakan dan kursus tamat. 2. Arahkan Penyelia Asrama dan Pembantu Am
Pejabat Asrama buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum, semasa dan selepas kursus.
3. Terima laporan kerosakan daripada Penyelia
Asrama dan Pembantu Am Pejabat Asrama. 4. Laporkan kerosakan kepada Pegawai Kastam
Tinggi Penyelenggaraan.
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Tamat
Mula
Terima maklumat mengenai kursus yang akan dilaksanakan dan kursus tamat.
Arahkan Penyelia Asrama dan Pembantu Am Pejabat Asrama buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum, semasa dan selepas kursus
Terima laporan kerosakan daripada Penyelia Asrama dan Pembantu Am Pejabat Asrama
Laporkan kerosakan kepada Pegawai Kastam Tinggi Penyelenggaraan
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1. Borang Tempahan Penginapan
2. Laporan kerosakan
3. Borang Aduan kerosakan
4.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Borang Aduan Kerosakan
2.6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
- Jawatankuasa dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;
Ahli Majlis Bersama Jabatan bagi Pihak Pengurusan Ahli Mesyuarat Operasi Ahli Mesyuarat Kewangan dan Pembangunan
2.7 NORMA KERJA
Bil.
Senarai Tugas/Jenis Kerja
MasaYang Diambil
(minit)
Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu
1.
2.
3.
4.
5. .
2.8. SENARAI TUGAS HARIAN
Nama: Jawatan:
Tarikh:
Bil.
Butir-butir tugas
Catatan
Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda
2.9: SASARAN KERJA TAHUNAN ………..
Nama: No.Kad Pengenalan: Jawatan: Kem./Jab. Bertanggungjawab kepada: Senarai Tugas : ( sama seperti mengikut format fail meja)