オープンソース ECM Alfresco（アルフレスコ）のご紹介 · Alfrescoで実現できる事（1） Alfrescoは構造化されていない様々なファイル、データを管理し、BPMやスマートデバイス活用が

株式会社野村総合研究所 OpenStandiaチーム

Mail ： [email protected] Web： http://openstandia.jp/

オープンソース ECM

Alfresco（アルフレスコ）のご紹介

野村総合研究所

OpenStandiaチーム

株式会社野村総合研究所 Copyright© Nomura Research Institute, Ltd. All rights reserved.

1

ECM（エンタープライズコンテンツマネージメント）とは


2

ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント)とは

【ＥＣＭ（エンタープライズコンテンツマネジメント）とは】

組織における情報の蓄積、管理、運用を包括的に行う技術の概念。

【ＥＣＭ登場の背景】

契約書、画像などの構造化されていないコンテンツに対して、検索、紐付け、アクセス

管理、バージョン管理、保管期限管理等をコンテンツ、ユーザ毎に実現したいという要

望が高まったため。

【何が実現できるようになるのか】

経営資源の効率化（業務効率、スペース、IT）に寄与するコンテンツ管理を、安全かつ

便利に実現できる。

近年、企業や組織における非構造化データは約80%と言われている。

データ種別割合

構造化データ基幹システム（ERP）のデータ、データベース、メタデータERP、CRM、SFAなど 20%

非構造化データ電子メール、オフィスドキュメント、画像イメージ、設計書、CADデータ、動画、音声、各種契約書、誓約書など

80%


3

なぜECMが必要か？

日々、ユーザーは多種多様なコンテンツ（MicroSoft Officeファイル（Word,Excel,Powerpoint etc)やPDF、画像、動画、html、ODFなど）を作成・修正・削除・保存を繰り返している。

コンテンツの保存は、ローカルＰＣ、ファイルサーバ、グループウェア、メールサーバ、オンラインストレージ、クラウドなど多種多様な保存先に保存している。

色々な場所で色々なコンテンツが増え続けています。

あなたは管理できますか？

ECM（エンタープライズコンテンツマネージメント）の導入

不安


4

コンテンツ管理の課題（1）

作成確認・承認

配信保存登録

検索加工（再利用）

電子メールなどに複数配信（危険性）誤送信、多数のコピーファイ発生（資源）ファイル×宛先＝保存サイズ

作成中ファイルが多数発生（多くのバージョンが発生）ファイルサーバやクライアントなど様々な場所にファイルが点在する。ファイル種別もWORD,EXCEL,PowerPoint,PDFなど多種多様な構造化されていないファイルが発生（危険性）点在する作成中ファイルが管理できない

作成元になっている顧客情報や重要デーたがとりあえず感覚で安易に保存されている。

（資源）ファイル×？？？＝保存サイズ

作成したコンテンツの確認を行うが、確認や承認プロセス中も追加・修正・削除によるファイルが発生する・（資源）ファイル×修正回数＝保存サイズ

ファイルサーバには整理されていないファイルが多数保存されている。（セキュリティ）多数のコピーファイル（生産性）最終版の保管責任者は？保管場所か？（資源）ファイル×？？？＝保存サイズメールサーバには必要以上の同一ファイルが存在。各メンバーが個別に添付ファイルを保存さらに作成者や確認者など様々なメンバーが同一ファイルを保存。

・キーワード検索により多数のファイルがヒットし、どれが最新かが不明・検索に時間がかかる。・フォルダからの該当ファイル探索もフォルダ構造が複雑で探し出せない（生産性）・該当情報を容易に探せない。・探し出せないので再利用が出来ない。・コンテンツの再確認にも時間がかかる・最新版の判断が出来ない

ファイル発生

過去、資料を参照して、別資料を作成する。過去、類似事例を参照して、資料を作成する・

ファイル増殖

ファイル増殖

ファイル増殖

ファイル不明

ファイル不明

派生ファイルの増殖

ファイル不明


5


部署名（○○部）

職種（営業など）

情報分類（見積書など）

情報分類（顧客名など）

情報分類（案件名など）

情報分類（注文書など）

情報分類（提出書類など）

ファイルの迷子無尽蔵に増えていくフォルダとファイル

深すぎるファルダ階層

規則はあるが、フォルダの作成、ファイルの保存・登録は個人に任されているので情報統制がとりにくい。

ファイルサーバではバージョン管理が出来ないので、何が最新か？どれが確定したファイルか？が判断できない。


6


活用されないコンテンツ

必要な時に

必要な場所で

必要な情報を安全に活用したい

ファイルサーバのどこかにあるはずだが見つけられない。

最新版がどのファイルだか分からない。どの情報が正しいのか分からない。

コンテンツの社外持ち出しは禁止であるために社内でしか利用する事ができない。


7

電子帳簿保存法の規制緩和（平成２７年予定）

【電子帳簿保存法とは】

国税関係の帳簿書類を、税務署などの承認を条件に電子データとして保存できること

を認める法律。

【電子帳簿保存法のいままでの制約】

・３ヶ月前までの税務署への申請が必要

・スキャナの解像度に関する要件が規定されている

・電子署名が必要

【電子帳簿保存法が改正予定(平成27年)】

・スキャナ保存の承認要件が緩和。

・電子署名要件を緩和

・解像度やカラーの保存要件を緩和

【改定により何が変わるのか】

企業のペーパレス化の加速


8

オープンソース ECM

Alfresco（アルフレスコ）の概要


9

Alfrescoの概要

【Alfresco（アルフレスコ）とは】

オープンソースのＥＣＭ製品。

【誕生の背景】

世界初のオープンソースによる本格的ECM製品として、商用のECM製品

Documentumの共同設立者らによって2005年に開発され、高可用性、機能

拡張性、機能の豊富さなどから世界中で利用されている。

【導入事例】

欧州司法裁判所、英国国防省、NASAなどの公的機関や大企業などへの導

入が600社以上、国内でも日本航空インターナショナルなど多くの導入実績。


10

Alfrescoの実績

全世界で利用されているAlfresco

660万人が利用30億件のドキュメンツを管理

●実装インストール 175,000

●サーバーダウンロード 4,500,000

●アプリケーション 260

●ビジネスパートナー 250


11

Alfrescoで実現できる事（1）

Alfrescoは構造化されていない様々なファイル、データを管理し、BPMやスマートデバイス活用が実現できるECMソリューションです。

1つの例としては、プロセス毎に発生する不要なファイル複製を防止し、属性情報付与による統合管理＆統制を実現します。

検索

再利用

作成

加工

配布

保存

確認

承認

コンテンツ

保管期限管理ILM（Information Lifecycle Management）

アクセス制御（Access Control）

バージョン管理（Version Management）

ログ管理/アクセス履歴（Log / Access Trace）

コラボレーション（Collaboration）


12


見積受注工程

・仕入見積書・秘密保持契約書・工数見積書・各種仕様確認書・口座開設・議事録・メールデータ・受領データ・各種事前資料

..etc

・仕入発注書・注文請書・契約書・ライセンス証書・サポート証書・製品仕様・各種成果物・議事録・メールデータ・受領データ・原価計算書・各種中間成果物

..etc

納品請求入金

・マニュアル・物品・保証書・納品書・請求書・物品受領書・議事録・メールデータ・受領データ・成果物・運送（送り状）

..etc

・営業報告書・日報・週報・月報・業務連絡書・議事録・メールデータ・受領データ

..etc

業務プロセス毎に発生する非構造化データを連携させる。企業・組織を横断したビジネスプロセスを確立。

基幹システム（ERP）とプロセス連携する事で非構造化データと構造化データとのリレーションを確立。さらにAlfrescoのBPM機能により、プロセスのアウトソーシング先（企業・組織）との横断したビジネスプロセスを構築する事が可能


13


クラウドとスマートデバイスの有効活用

許可されたコンテンツをAlfresco.Cloudへ同期を行い、スマートデバイスで業務活用

クラウドオンプレミス


14

Alfrescoの機能概要


15


1.強固でモダンなECMプラットフォーム・・・・・・・・・・拡張性と信頼性

2.コンシューマ指向のUI・・・・・・・・・・・・MS Officeとのインテグレーションによりドラッグ・アンド・ドロップが可能

3.ビジネス処理・・・・・・・・・・・・ユーザーが使いこなせるルールとワークフロー

4.ソーシャル機能・・・・・・・・・・・・コンテンツのアクティビティフィードとソーシャルによるフィードバック

5.メタデータとセキュリティ・・・・・・・・・・・・コンテンツに属性を追加してコントロール

6.統合によるエコシステム・・・・・・・・・・・・ CIFS、WebDAV、SharePoint、Exchange、GoogleDocs、CMIS、SAP、

Salesforce、Kofax、Amazon S3をはじめ、多くの技術連携を実現。


16


＜ダッシュボード：Alfrescoの利用ユーザを支援するダッシュボード＞


17


＜様々なアプリケーションのファイルに対応したリポジトリブラウザ＞

＜Windowsデスクトップからのドラッグ&ドロップによる保存＞

＜柔軟なワークフローエンジン＞


18


ファイルサーバとAlfrescoの違い

ファイルサーバ Alfresco

主な用途 • 複数ユーザー、プロジェクト、部門間での単純なファイル共有

- フォルダ単位でのアクセス権の管理

• 一時的なファイル保管場所

• 複数ユーザー、プロジェクト、部門間、社外ユーザー間での情報共有• 共有ファイルの管理（バージョン管理、アクセス権管理）• ファイルや情報のデーターベース化（FAQ、資料リスト、課題管理など）• 完成文書の管理• 業務システムとしての利用（ワークフローとの組み合わせなど）• 社内のコンテンツ管理プラットホーム

特徴 • 導入、運用が容易• 専任の担当者は不要

• 社内だけでなく、社外ユーザーとの情報共有に適している• 文書管理機能を持つため、ファイルのバージョン管理、アクセス権管理、検索が可能

• ファイル共有だけでなく、プロジェクトの情報管理ツールとしての様々な機能を標準で搭載

• ファイルに対するコメント、ディスカッション、いいね、ブックマーク機能（再利用性の向上）

• カスタマイズが簡単• 監査証跡

課題 • あくまでファイル共有の手段• 重要情報の管理には不向き• 最新のファイルが不明確• 必要なファイルの検索が困難• アクセス履歴が記録されない

• システムの管理者が必要• 用途に応じたサイジング、設計が必要• サブスクリプションが必要（オンプレミス／クラウド）


19

Alfrescoの機能概要（1/3）

Alfresco の機能概要一覧

機能説明

コンテンツの格納テキスト、バイナリ形式の両方のコンテンツをサポートします。コンテンツリポジトリは、JSR-170 に準拠し、属性データを格納するデータベースと、実体のファイルを格納するファイルシステムより構成されています。

バージョン管理サブバージョンの管理を含む、基本的なバージョン管理モデルを提供しています。

アクセス権管理コンテンツに対する基本的なアクセス権モデルを提供しています。また、システム全体に対するアクセス権も設定できます。

認証管理リポジトリ内にユーザ ID, パスワードを安全に管理します。この他、LDAP や Active Directory による認証機能もご利用できます。

プレビューコンテンツをダウンロードすることなく、内容を確認することができます。

編集チェックイン、チェックアウト機能による、排他制御による編集機能を提供しています。

文書のドラッグ&ドロップHTML5 をサポートするブラウザで、直接ファイルをドラッグ&ドロップして Alfresco にコンテンツをアップロードすることができます。

Microsoft Office との連携SharePoint プロトコルのサポートにより、Office ドキュメントをチェックアウトすることなく、オンラインでドキュメントを編集し、編集が終了後には自動的にチェックインされます。

Google Document との連携Google ドキュメントを直接チェックアウト、または新規で作成することができます。文書をリアルタイムで共同編集し、再度 Alfresco に戻して安全に保管できます。


20



機能説明

カスタムタイプのサポートユーザ独自のタイプを設定することで、コンテンツの種類ごとに属性データやコンテンツの関連情報を定義することができ、検索による情報の再利用性が向上します。

検索機能Apache Solr による Google スタイルの検索および、JSR-170 準拠の XPath による検索をサポートします。

ワークフロー Activiti による強力なワークフロー機能をサポートします。

クラウドのサポート

Alfresco in the cloud でクラウド上でのコンテンツ管理機能を提供します。また、Cloud Sync(2012/8 リリース予定)により、オンプレミスのAlfresco と Alfresco in the cloudのコンテンツを同期させることができるので、社外ユーザに対して、安全にコンテンツを共有する基盤を提供します。

モバイル機器のサポートiPhone, iPad から Alfresco または Alfresco in the cloudを利用することで、外出先からも社内にある必要な情報に即座にアクセスすることができます。(Android 対応は2012/10 予定)

外部インタフェースCIFS, FTP, WebDAV, CMIS および IMAP詳細につきましては、こちらのページもご参照ください。

ソーシャル機能

お気に入りのコンテンツにお気に入りのマークや、「いいね」をつけて、コンテンツの重要度や、役に立つ度合いを設定したり、他のユーザをフォローして、特定のユーザの文書の投稿や編集のアクションを確認することができます。また、コンテンツを YouTube や Flickr にアップロードしたり、Facebook, Twitter 等にコンテンツの更新情報を送信することで、コンテンツの所在や状態を知らせることができます。


21



機能説明

データリスト課題管理や顧客名簿台帳など、Excel のような表形式のデータ表現をサポートしています。

Wiki, Blog Wiki, Blog の機能を提供します。

RSSAlfresco のサイト内の更新情報を RSS フィードで伝えることや、他のサイトの RSS フィード情報を引用し、表示することができます。

ダッシュボードサイトのトップページに表示する情報(Wiki, RSS, コンテンツの変更情報など)をカスタマイズすることができます。

カテゴリとタグコンテンツにタグをつけることで、コンテンツをグルーピングし、検索を容易にすることができます。

アクションとルール

コンテンツに対し、手動または自動によるルール(JavaScript, Web Script)を実行することができます。これによって、Word ドキュメントを PDF に変換したり、別フォルダに移動させたりすることができます。また、独自のアクションを JavaScript や Web Script を使って定義することも可能です。

スペース機能1つのリポジトリ内に、複数のインテリジェントなフォルダ階層型管理の空間(部屋)を用意し、この中でコンテンツを管理することができるので、用途や目的に応じて、スペースを分けてコンテンツを管理し、アクセスするユーザを分けることが可能です。


22

Community版とEnterprise版について


23

機能・サービスの違い（概要）

サポートの違い

比較: Community vs Enterprise

Alfresco Communityオープンソースライセンスのもとで提供され、無料でダウンロードして利用できます。ただし、サポートが受けられないため、自己リスクで利用する必要があります。

Alfresco Enterprise

年間サブスクリプション契約で提供される製品でお客様のニーズに合わせていくつかのメニューからサポートレベルをお選びいただけます。

機能の違い

どちらの製品も同じ共通コードをベースにしていますが、Alfresco Enterpriseは企業向けの機能が強化されており、Alfresco Communityに比べて管理性、拡張性、接続性に優れます。


24

機能・サービスの違い(詳細1/3)


25



26



27

Alfrescoのライセンス体系


28

ライセンス体系

Alfrescoはオープンソースソフトウェアであり、初期ライセンス費用は無償です。契約はサブスクリプション契約に基づく期間提供となります。

サブスクリプション契約の契約方法・オンプレミスの場合・・・・・年間契約（複数年契約も可能）・クラウドの場合・・・・・・・・・月額契約（年間契約も可能）

サブスクリプションに含まれるサービス内容①Enterprise版使用料（バージョンアップ含む）②パッチ、サービスパック③技術サポート（日本語）


29

システム構成例


30

構成例（シングル構成）

AlfrescoRepository and

Share

ＩｎｄｅｘServer

ＤａｔａＢａｓｅServer

Alfrescoは1台からでもスタートできる。

クラウドオンプレミス

主な用途・部門単位の文書管理（コンテンツ管理）

- 部門ファイルサーバとして- 管理部門の重要データや顧客から受領した重要データを保管先として

・外部企業や遠隔拠点とのセキュアな情報共有

- 外注先、アウトソーシング先、クライアントとの情報共有- 地方拠点との情報共有、関連会社への情報共有など

・外出者の社内コンテンツ利用（モバイル活用）

- 営業の販促資料やデモ動画などの情報提供- 外出先での成果物説明及び提出


31

構成例（分散型構成）

LB


Share


Share



Clustered



Master Slave

Clustered

各システムを分散構成にする事で大規模にも対応可能

クラウド

オンプレミス


32

構成例（クラスタ型構成）


Share




Share



Clustered

Active Standby

クラウド

オンプレミス

システムの可用性を要求する場合の構成


33

導入事例


34

主な導入実績（3,000社）

商用顧客数：3,000社利用者数：700万人（70%が有償で利用、180か国）ファイル数：40億ファイル

アクティブなコミュニティ開発者：数千名規模パートナー：300社以上

※グローバル規模でのプロダクトとしての実績です。


35

事例：野村証券株式会社

国境と時間帯を超えてレポートが作成されるグローバルシステム

「日本のアナリストが1日の終わりに調査レポートを書き上げて、このシステムに保存すると、ちょうど朝を迎える欧州チームがそれを翻訳して内容を補足。続いて米国チームがさらに手を加える。日本のアナリストが翌朝出社すると、最終商品としてのレポートができあがっています」アルフレスコのシステムを導入する前は、地域ごとに個別のシステムで対応していました。「こういう“小さなシステム”には小回りが利くといったメリットがありますが、地域間のコミュニケーションに壁ができてしまいます。シンプル、グローバル展開可能、手頃な価格、多言語対応「ワードだろうが、パワーポイントだろうが、動画や音声だろうが、どんなファイルでも放り込める点は素晴らしいですね。つまりファイルの種類を問わず、同じワークフローで作業ができます。また、レポートが発行されるまでの期間が大幅に短縮されました」

野村証券株式会社


36

事例：株式会社シグマクシス

さまざまな情報を一元化プロジェクトの“5W1H”が詰まった社内の情報共有システムづくり

そもそも共有したい情報は、ファイルだけでなく、ディスカッションや質問・回答など、多岐にわたるからです

システムの本稼働までにかかった期間は約7カ月導入から約4年。ユーザー数約300の環境でプロジェクトサイト数は800を超えています。さらに、共有コンテンツ数は11万件を突破しています。

「Alfresco Share」に保存された情報は、検索エンジンにも登録されるため、いつでも検索可能になります。「例えば『物流コスト』で検索すると、『物流コスト』というキーワードが含まれる文書がリストアップされます。これだけでは何千件もあるかもしれませんが、産業分野や適用ソリューションといった属性で絞り込むこと（ファセット検索）ができます。いろいろな属性を頼りに絞っていけば、簡単に目的の情報にたどり着けます」

導入から約4年。ユーザー数約300の環境でプロジェクトサイト数は800を超えています。さらに、共有コンテンツ数は11万件を突破しています。

株式会社シグマクシス


37

事例：その他

製造、運輸、小売

• 様々な子会社に対するグローバルEMCリポジトリー

• Lotus Notesからの移行

• OpenTextをAlfrescoと買換することで、EMC全費用を即座に40％削減（完全移行後は50％削減の見通し）

• 時間通りのレビュー完了を確実なものとすることで医薬品業界の標準業務手順を改善

• MRO業務書類を管理することで航空機エンジンのメンテナンス効率およびコンプライアンスを推進

• 航空機技術文書の管理

• プロセス管理

• iPadを使用して以前の紙プロセスを自動化

• Ricoh eQuillタブレットとAlfrescoを使用して紙プロセスを自動化

• Alfrescoを使用して規格ベースPDFフォームをタブレットに転送

• Alfrescoを使用してフォーム内のデータを補捉および抽出

• 途切れない顧客フィードバックを実現することでモバイル機器の製品化までの時間を短縮


38

事例：その他

銀行、金融サービス、保険

• 融資− 住宅ローンの組成− 学生ローンの組成− 商業不動産融資− 債権発行取引管理− 個人住宅ローン保険引受

• 事例管理− アカウント開設− 新入社員オリエンテーション− 保険査定− CRM統合− 適法契約

• 記録管理− 人的資材の文書化− 保険の文書化− 投資家が署名したアカウントの書類

• 発行− 複数限度でのアナリスト調査− 販促用品− 保険査定取り扱い情報

• Webコンテンツサービス− 販売ポータル− 投資家ポータル− マーケティングコンテンツの配給ポータル− 顧客サービスポータル− イントラネットポータル

• 署名認証のワークフロー− モバイル機器を使用した小切手預金

• 共同作業• 書類のスキャン• 移行

− DocumentumからAlfrescoへ、書類管理コストを50％削減し、融資書類の追跡を向上。検索およびユーザ体験を改善。


39

事例：その他

公共、教育

• コンテンツのデジタル化（分類、記録）

• デジタル政府

• 公式記録作成の自動化

• ITIL履行およびISO20000認証のサポート

• 書類管理および検索

• 市民からの要請事項を管理

• 発行− マーケティング・ルーサー・キング、

NYフィルハーモニックの記録

− ポータル要請から市の決定までの建設許可ライフサイクルに自動化

• Webコンテンツサービス− 学生ポータル− イントラネットポータル− 市民指向型ポータル

• 航空テストにおける共同作業


40

Alfrescoの情報サイト

グローバルWEB SITE http://www.alfresco.com日本語WEB SITE http://www.alfresco.com/jp/

ガイド、技術資料 http://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Pageホワイトペーパー http://www.alfresco.com/resources/whitepapers導入事例 http://www.alfresco.com/customersパートナープログラム、パートナー一覧、パートナーソリューション一覧

http://www.alfresco.com/partners/http://blogs.alfresco.com/wp/solutions/

サポートメニュー http://www.alfresco.com/services/subscription/technical-support/マニュアル（英語） http://docs.alfresco.com/4.1/index.jsp

<Community Site>グローバルフォーラム https://forums.alfresco.com/en/日本フォーラム https://forums.alfresco.com/jp/

Alfrescoの情報サイトをご案内させて頂きます。

http://www.alfresco.com

http://www.alfresco.com/jp/

http://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page

http://www.alfresco.com/resources/whitepapers

http://www.alfresco.com/customers

http://www.alfresco.com/partners/

http://blogs.alfresco.com/wp/solutions/

http://www.alfresco.com/services/subscription/technical-support/

http://docs.alfresco.com/4.1/index.jsp

https://forums.alfresco.com/en/

https://forums.alfresco.com/jp/


41

[email protected] http://openstandia.jp/

お問い合わせは、NRI OpenStandiaへ

OpenStandiaは、「攻めのIT」を支援します。

オープンソースのことなら、なんでもご相談ください！


Documents

オープンソース ECM Alfresco（アルフレスコ）のご紹介 · Alfrescoで実現できる事（1） Alfrescoは構造化されていない様々なファイル、データを管理し、BPMやスマートデバイス活用が