This file contains step by step instructions for merging two Word files containing comments into a single file. 

 

Step 2 Open the ‘Review’ tab 

Step 1 Open the first document to be merged.  This should normally be ‘review copy 1’. 

        

Step 3 Open the drop down list under the ‘Comments’ icon and select ‘Combine...’ 

            

Step 4 In this dialog box that appears following step 3, ensure the toggle switches are set as shown.  If not set this way any comments in related portions of the file, such as headers, will not be captured. 

  Step 6 Click this folder icon to browse to and select the second document to be merged (i.e. review copy 2). 

Step 5 Click this folder icon to browse to and select the original document (which is the document you currently have open, i.e. review copy 1). 

                           

                                                                           Page 1 of 7 

                                                                           Page 2 of 7 

   Step 8 The merged file will be created and open in a new window as ‘Document 1’.  Select ‘Save As’ and give the file a new name.  A name similar to the two merged files but containing ‘MergedComments’ is suggested.

               

Step 7 After selecting the two files to be merged (i.e. review copy 1 and 2), and setting the toggle switches as shown, click on ‘OK’. 

                                

       

                                                                           Page 3 of 7 

  Step 10 In order to see all comments in the merged file: a) Select ‘Original Showing Markup’ from this drop down list, and b) Select ‘Reviewing Pane Vertical’ from this drop down list. 

                     

  Step 9 To avoid any confusion during remaining steps, close any/all Word files that remain open other than ‘MergedComments’ by right clicking on the file name here and selecting ‘Close’. 

             

Review copy 1 and review copy 2 are now merged into a single file that can be retained for the record and used to resolve comments.  See additional steps on the following pages if additional files need to be merged. 

       

How to add/merge comments from a 3rd file            

                                                                           Page 4 of 7 

                                    

Step 12 Under the ‘Review’ tab open the drop‐down list under ‘Show Markup’.  Select ‘Reviewers’ and make sure the toggle box for ‘All Reviewers’ is checked.  

Step 11 Various technical problems with the electronic review process could lead to additional files containing both new and duplicate comments.  Before merging such files with your ‘MergedComments’ file some clean‐up is needed.  This clean‐up will isolate the new comments.  Begin by opening the additional file. 

Step 13 Uncheck the toggle box next the the name of the reviewer whose comments you want to isolate. 

Step 14 From the drop‐down list available for the ‘Delete’ comment command, select ‘Delete Comments Shown’. 

        

                                                                           Page 5 of 7 

Step 15 Under the ‘Review’ tab reopen the drop‐down list under ‘Show Markup’, again select ‘Reviewers’ and again turn on ‘All Reviewers’.  The person whose comments you are isolating should now be the only comments in the file. 

      

Step 16 Select ‘Save As’. 

                        

  Step 17 Give the file a new name, then click ‘Save’. 

          

 

  Step 18 Reopen your ‘MergedComments’ file and select the ‘Combine’ option under the ‘Compare’ icon. 

  

                                                                           Page 6 of 7 

Step 19 Click this folder icon to browse to and select the original document (which is the document you currently have open, i.e. ‘MergedComments’). 

Step 20 Click this folder icon to browse to and select the 3rd file to be combined (which you just named in Step 16). 

                  

Step 21 After selecting the two files to be merged, and setting the toggle switches as shown, click on ‘OK’.  

      

Step 22 Select ‘Save As’. 

                     

                                                                           Page 7 of 7 

  Step 23 Browse to and Select your MergedComments file, then click ‘Save’. 

Step 24 In the dialog box that opens toggle ‘Replace Existing File’ then click ‘OK’.

RESULTS Steps 1 thru 10 above combined ReviewCopy1 and ReviewCopy2 files to create the MergedComments file.  Steps 11 thru 17 isolated an additional reviewers comments from the 3rd file to be combined to create a new file containing only those comments.  Steps 18 thru 25 merged the additional reviewers comments into the MergedComments file. 

  Step 25 To check results, in the MergedComments file select ‘Reviewing Pane Vertical’ from this drop down list and verify comments from the 3rd file are now included. 

Step 26 If necessary, repeat steps 11 to 25 to merge comments from a 4th file.