PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES

P-GH-01

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PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES

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1. OBJETIVO Realizar la selección, vinculación y desvinculación de colaboradores que participan en la ejecución de las diferentes actividades de la Fundación.

2. ALCANCEIncluye las etapas de requerimiento de personal, convocatoria, selección, vinculación y desvinculación de los diferentes colaboradores que ocupan cargos de la Fundación Las Golondrinas.

3. RESPONSABLEEs responsabilidad del Coordinador de Gestión del Talento Humano la socialización y verificación del cumplimiento de este procedimiento.

4. DEFINICIONES Contrato a término fijo: El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre

por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente. (Código Sustantivo del Trabajo).

Contrato de duración indefinida: El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido. El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. (Código Sustantivo del Trabajo).

Contrato por prestación de servicios: Es un contrato mediante el cual una persona, normalmente un profesional en algún área, se obliga con respecto a otra a realizar una serie de servicios a cambio de un precio. Es importante señalar que el pago del

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contrato es dirigido al cumplimiento de metas, horas, objetivos, proyectos, etc. el incumplimiento de dichas metas no obliga al pago proporcional. (Wikipedia).

Contrato de aprendizaje: Es aquel por el cual un empleado se obliga a prestar servicios a un empleador, a cambio de que este le proporcione sus medios para adquirir la formación profesional metódica y completa del arte y oficio para cuyo desempeño ha sido contratado, por un tiempo determinado, y le pague el salario convenido. (Ley 188/1959).

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes (NTC-ISO 9000).

Educación: Se refiere al proceso de formación formal que abarca desde la educación básica primaria hasta la educación superior universitaria, que se concretiza en un currículo oficial y que conlleva al otorgamiento de títulos de reconocimiento estatal.

Formación: Para efectos del presente procedimiento, la formación es el conjunto de estudios y aprendizajes encaminados a la inserción, reinserción y actualización laboral de los empleados, cuyo objetivo principal es aumentar y adecuar el conocimiento y habilidades de los mismos a las necesidades del trabajo y de otras actividades complementarias.

Habilidades: Actitudes y aptitudes necesarias para llevar a cabo una actividad. Algunas de ellas se pueden desarrollar internamente durante el entrenamiento, y otras son condiciones propias de las personas.

Experiencia: Son el conjunto de conocimientos y destrezas adquiridos de la observación, la participación y vivencia de situaciones previas y que se espera sea incremental en relación con el tiempo de exposición de esas realidades. Normalmente la experiencia laboral se especifica en tiempo y puede ser adquirida dentro o fuera de la organización.

Entrenamiento: Es el proceso mediante el cual los empleados de una organización adquieren conocimientos y desarrollan destrezas a través de actividades planeadas de transferencia de instrucciones y de formación específica en el puesto de trabajo y en sus procesos.

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5. CONTENIDO

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO1. Identificar y reportar necesidades de contratación y/o vinculación de colaboradores: Las necesidades de contratación y/o vinculación de nuevos colaboradores se presentan por las siguientes circunstancias: Cuando las directivas, por la adjudicación de un nuevo

proyecto, la ampliación de otro ya existente, o el despido de un colaborador, identifican la necesidad de una nueva vinculación o contratación.

Cuando los jefes inmediatos reportan la necesidad de vinculación o contratación debido a reemplazos, o por vencimiento de términos de los contratos.

Cuando se hace necesario la creación de un nuevo cargo dentro de la estructura organizacional.

Las directivas o el jefe inmediato comunican la necesidad mediante el Formato Requerimiento de colaboradores al Coordinador de Gestión del Talento Humano, quien revisa el contenido y valida la información con el Coordinador Administrativo mediante visto bueno en el formato. En caso de solicitud de colaboradores para proyectos de educación, se debe verificar el cumplimiento de la cobertura educativa.Estos requerimientos deben realizarse en el menor tiempo posible a partir de conocerse el cargo vacante o el nuevo cargo requerido.

Directivas de la Fundación

Jefes inmediatos

Requerimiento de colaboradores (F-GH-01)

2. Realizar el reclutamiento de colaboradores: El Coordinador de Gestión del Talento Humano evalúa el cargo, programa o proyecto para el que se requiere el colaborador y revisa los requisitos del cliente en cuanto al perfil y condiciones salariales, en el caso de otros cargos que no son requeridos por el cliente, se revisan los requerimientos en el Manual de funciones y perfiles de la Fundación (cuando el perfil no exista, se elabora por el Coordinador de Gestión del Talento Humano y se ingresa al Manual).Luego de identificar los requerimientos se inicia la convocatoria mediante publicación en páginas de empleo, páginas de universidades, mediante contacto con personas recomendadas (preferiblemente ubicadas en la zona de ejecución del proyecto), alcaldías municipales, escuelas normales, publicaciones en prensa, referenciados por coordinadores de los proyectos, y mediante la conformación continua de un banco de candidatos.El Coordinador de Gestión del Talento Humano recibe y revisa las hojas de vida y sus soportes, y realiza la citación a las personas que cumplan los requerimientos del cargo para la entrevista y aplicación de pruebas.

El tiempo estimado para el proceso de selección y vinculación de

Coordinador de Gestión del Talento Humano

Hoja de vida y soportes

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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROun colaborador está en función de los requerimientos del cliente, en todo caso no podrá ser superior a quince (15) días hábiles.

Nota: Se establecerán planes de apoyo y contingencia en caso de ingresos masivos de colaboradores.

3. Realizar entrevista y seleccionar colaboradores: El Coordinador de Gestión del Talento Humano, en compañía del Coordinador general del programa, proyecto o área para el cual se está requiriendo el colaborador, coordinan las actividades de acuerdo al Instructivo entrevista y pruebas de ingreso y se aseguran que se diligencien los siguientes formatos:

a) Consentimiento informado.b) Entrevista de ingreso.c) Pruebas psicotécnicas estandarizadas.d) Pruebas técnicas (psicólogo, auxiliar de nómina, docente).e) Informe de devolución.

Posteriormente, revisan los resultados de la entrevista y las pruebas y realizan la selección de la persona que haya superado el proceso. El Coordinador General del programa o responsable del área deja constancia en el Formato Informe de devolución, de la aprobación y autorización de ingreso del colaborador.El Coordinador de Gestión del Talento Humano informa a la persona seleccionada sobre la decisión y la cita para entregarle la orden de exámenes médicos de ingreso y para darle a conocer los requisitos que debe aportar para la vinculación o contratación, según Formato Requisitos de ingreso. Cuando se requiera informar las razones por las cuales la persona no puede ser aceptada, es responsabilidad del Coordinador del Talento Humano comunicarlo.Posteriormente informa al Jefe de Personal, de forma escrita, como mínimo los siguientes datos del seleccionado para iniciar el proceso de vinculación: nombre, cédula, cargo, salario, fecha de vinculación, fecha de vencimiento del contrato, EPS, fondo de pensiones, municipio donde desarrollará la labor.

Nota 1: La autorización de ingreso que se registra en el Formato Informe de devolución podrá ser firmada únicamente por los siguientes cargos: Director(a), Coordinador Administrativo, Gerente de Primera Infancia, Coordinador General de Primera Infancia o Coordinador de Gestión del Talento Humano.

Nota 2: Cuando el candidato no cumple alguno de los criterios de aceptación, pero se decide su contratación por solicitud expresa de las directivas de la Fundación, se deberá tener el Visto Bueno en el

Director, Coordinador Administrativo, Coordinador de Gestión del Talento Humano, Gerente de Primera Infancia,Coordinador de Gestión del Talento Humano, Coordinador, General de Primera Infancia,Coordinadores Generales de áreas

Consentimiento informado (F-GH-03),Entrevista de ingreso (F-GH-02),Pruebas psicotécnicas estandarizadas,Pruebas técnicas (para ingreso de Psicólogos F-GH-04, para ingreso de Auxiliar de nómina F-GH-05, para ingreso de docentes F-GH-06),Informe de devolución (F-GH-07),Comunicado interno sobre seleccionado (e-mail), Requisitos de ingreso (G-GH-01)

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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROFormato Informe de Devolución de la persona que autoriza.

4. Realizar la vinculación del colaborador: El Jefe de Personal inicia el proceso de vinculación mediante la recepción de los resultados del examen médico de ingreso, en caso de que el aspirante no sea apto para el cargo, se le comunica, pero de ser posible acatar recomendaciones médicas que permitan a la persona ocupar el cargo en el corto plazo, y si la Fundación así lo determina, se podrá esperar a que se tomen las acciones necesarias.El Jefe de Personal realiza las afiliaciones a la seguridad social integral que apliquen (ARL, EPS, pensiones), ingresa los datos de la persona al sistema de nómina, realiza la afiliación a la Caja de Compensación Familiar y posteriormente elabora el contrato de trabajo para ser firmado por las partes. NINGUNA PERSONA PODRÁ INICIAR LABORES SIN LA FIRMA DEL CONTRATO.En el caso de contratación por prestación de servicios, será el empleado el responsable de realizar las correspondientes afiliaciones (salud, pensión y ARL) y presentar los pagos mensualmente al Coordinador Financiero, con la respectiva cuenta de cobro.

Si el empleado devenga menos de dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, el Auxiliar Administrativo encargado de compras realiza la entrega de dotación (esta actividad se realiza cada cuatro meses, en febrero, junio, octubre) según el Formato Acta de entrega de dotación. Posteriormente realiza la entrega de equipos, materiales y elementos de trabajo necesarios para el desempeño de la labor, dejando constancia en el Formato Acta de entrega de equipos y materiales de trabajo.

Desde el Área de Gestión Humana se asigna a la persona vinculada el correo electrónico institucional (si lo requiere) y se hace la entrega del carné en el menor tiempo posible luego de su vinculación, dejando constancia de su entrega en el Formato Registro entrega de carné.

Nota: En caso de sedes externas, la Jefe de personal envía la relación de los carné en el formato indicado, el responsable en la sede entrega los carné y hace llegar nuevamente el registro al área de Gestión Humana.

Jefe de Personal

Aspirante al cargo

Acta de entrega de dotación (F-GH-08),Acta de entrega de equipos y materiales de trabajo (F-GH-09),Registro entrega de carné (F-GH-21)

5. Coordinar y ejecutar actividades direccionadas a los colaboradores: El Coordinador de Gestión del Talento Humano coordina y/o dirige actividades relacionadas con la aplicación de los siguientes procedimientos y actividades: Procedimiento inducción, entrenamiento y reinducción de

colaboradores.

Coordinador de Gestión del Talento Humano

Jefe de Personal

Ver registros propios de cada procedimiento

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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Procedimiento de bienestar laboral y convivencia. Evaluación del desempeño de colaboradores. Evaluación clima organizacional (software libre).

El Jefe de Personal periódicamente realiza los pagos según el Procedimiento de Nómina P-GH-02.6. Identificar necesidades de desvinculación: La necesidad de desvinculación de colaboradores se pueden presentar en las siguientes circunstancias: Por resultados desfavorables de evaluación del desempeño. Por incumplimiento de los términos del contrato. Por renuncia del empleado. Por abandono del cargo. Por despido. Por voluntad de alguna de las partes. Por fallecimiento del empleado.

De acuerdo al origen de la necesidad de desvinculación, se comunica al Jefe de Personal para que se realice el proceso correspondiente. En el anexo 1 se indican las actividades que se llevan a cabo en cada caso.

Personas que identifican la necesidad de desvinculación

No aplica

7. Realizar la desvinculación del colaborador: El Coordinador del Programa o Jefe inmediato (sedes externas) y el Coordinador de Gestión del Talento Humano (sede administrativa) solicitan y reciben del empleado el carné y los implementos y/o materiales de propiedad de la Fundación, dejando registro en el Formato Certificado de paz y salvo para docentes o Formato Acta de entrega del cargo, para cargos administrativos, psicosociales y del área de salud; se genera así el paz y salvo del empleado, el cual es informando al Jefe de Personal.Se debe dejar registro en los formatos mencionados que el empleado quede a paz y salvo con asuntos pendientes con la Fundación, como: préstamos, cuenta de correo institucional, inventarios a su cargo.

El Jefe de Personal procede a realizar, previa verificación del paz y salvo, la desvinculación de lo pertinente a la seguridad social integral y Caja de Compensación Familiar del empleado, y la entrega de la liquidación de prestaciones sociales.Nota: En caso de que la modalidad de contratación sea por prestación de servicios, el profesional entregará a la Fundación la carta exponiendo las razones de su retiro.

Coordinador del Programa

Jefe inmediato

Jefe de Personal

Certificado de Paz y salvo para docentes (F-GH-10),Acta de entrega del cargo (F-GH-11)

8. Realizar entrevista de retiro: El Coordinador de Gestión del Talento Humano solicita (de manera telefónica, personal o por correo electrónico) al empleado desvinculado que de manera voluntaria realice el diligenciamiento del Formato Entrevista de retiro.

Coordinador de Gestión del Talento Humano

Entrevista de retiro (F-GH-22)

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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Los resultados de la entrevista de retiro son socializados a la Dirección y ésta definirá si es adecuado y pertinente tomar medidas que mejoren la permanencia de sus colaboradores en la Fundación.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Estructura organizacional Manual de funciones y perfiles (M-GH-01) Instructivo entrevista y pruebas de ingreso (I-GH-01) Instructivo evaluación clima organizacional (I-GH-02) Procedimiento de nómina (P-GH-02) Procedimiento inducción, formación y reinducción de colaboradores (P-GH-03) Procedimiento de bienestar laboral y convivencia (P-GH-04) Evaluación del desempeño de colaboradores (F-GH-15) Evaluación clima organizacional (software libre) Guía requisitos de ingreso (G-GH-01)

7. CONTROL DE REGISTROS

Código Nombre Responsable Lugar almacenamiento

Recuperación Protección Tiempo de retención

Disposición final

F-GH-01 Requerimiento de colaboradores

Coordinador de Gestión del

Talento Humano

Archivador oficina

Coordinador

Carpeta física de requerimiento,

por mes y año de la requisición

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Un año después de la

gestión Destruir

No aplicaHoja de vida y soportes personal activo

Jefe de PersonalArchivador

Oficina Jefe de Personal

Carpeta física de cada empleado, archivado por

apellido

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

No aplicaHoja de vida y soportes personal inactivo

Jefe de personal

Archivador Oficina Jefe de

Personal

Carpeta física de cada empleado, archivado por

apellido

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

F-GH-02 Entrevista de ingreso

Coordinador de Gestión del

Talento Humano.

Archivador oficina

Coordinador

Carpetas físicas personal

descartado o seleccionado, por municipio

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

F-GH-03 Consentimiento informado

Coordinador de Gestión del

Talento Humano.

Archivador oficina

Coordinador

Carpetas físicas personal

descartado o seleccionado,

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

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por municipio

No aplica Pruebas psicotécnicas

Coordinador de Gestión del

Talento Humano.

Archivador oficina

Coordinador

Carpetas físicas personal

descartado o seleccionado, por municipio

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

F-GH-04F-GH-05F-GH-06

Prueba técnicaPara ingreso de psicólogos,Prueba técnica para ingreso Auxiliar de Nómina,Prueba técnica para ingreso de docentes

Coordinador de Gestión del

Talento Humano.

Archivador oficina

Coordinador

Carpetas físicas personal

descartado o seleccionado, por municipio

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

F-GH-07 Informe devoluciónCoordinador de

Gestión del Talento Humano.

Archivador oficina

Coordinador

Carpetas físicas personal

descartado o seleccionado, por municipio

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

No aplica

Comunicado interno sobre seleccionado(e-mail)

Jefe de Personal

Equipo de cómputo Jefe de Personal y

archivador oficina Jefe

Personal

Carpeta “ingresos” en

correo electrónico y

carpeta de cada empleado

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

F-GH-08 Acta de entrega de dotación Jefe de personal

Archivador oficina Jefe

Personal

Carpeta física de cada empleado por apellido del

empleado

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

F-GH-09

Acta de entrega de equipos y materiales de trabajo

Auxiliar Administrativa responsable de

compras

Archivador Auxiliar

AdministrativaCarpeta física por programa

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

2 años después de retirado el empleado

Destruir

F-GH-21 Registro entrega de carné Jefe de personal

Archivador oficina Jefe

PersonalCarpeta

comunicaciones

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

5 años Destruir

F-GH-10Certificado de paz y salvo para docentes

Coordinador académico y/o

pedagógico

Archivador oficina

Coordinador

Carpeta física de cada empleado por apellido del

empleado.

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinido No aplica

F-GH-11 Acta de entrega del cargo Jefe de personal

Archivador Oficina Jefe de

Personal

Carpeta física de cada empleado por apellido del

empleado

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

F-GH-22 Entrevista de retiroCoordinador de

Gestión del Talento Humano

Archivador oficina

Coordinador

Carpeta física empleado

desvinculado

Carpetas de acceso

exclusivo del responsable

Indefinidos No aplica

8. CONTROL DE CAMBIOS

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No. Versión inicial Descripción del cambio Versión final fecha aprobación

01 00 No aplica para la primera versión.

9. ANEXOS

ANEXO 1 Actividades ejecutadas según el tipo de desvinculación laboral.

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ANEXO 1: Actividades ejecutadas según el tipo de desvinculación laboral

FACTORES DE DESVINCULACIÓN RAZÓN REQUISITOS o REGISTROS

Terminación de contrato por Justa causa

Por resultados desfavorables en la evaluación del desempeño.

Carta de terminación de contrato de la Fundación para el empleado.Por incumplimiento de los términos del

contrato.Por abandono del cargo. Carta de terminación de contrato

de la Fundación para el empleado.

Por despido (con justa causa). Carta de terminación de contrato de la Fundación para el empleado.

Por fallecimiento del empleado. Tramites de Edictos y posterior entrega de liquidación.

Decisión unilateral Por renuncia del empleado. Carta de renuncia por parte del empleado para la fundación.

Por voluntad de empleador, con pago de indemnización.

Carta de terminación de contrato de la Fundación para el empleado

En el caso de desvinculación de aprendices, la terminación del contrato se puede dar por las causales establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo y por las que se relacionan de manera específica en el contrato laboral:

“Haberse cancelado por la institución educativa la condición de alumno aprendiz”. “Bajo rendimiento durante la etapa lectiva de aprendizaje”. “Faltas disciplinarias durante la institución”. “Bajo rendimiento durante la etapa productiva”. “Faltas graves en la empresa, contempladas como tales en el reglamento interno de trabajo”. “Incumplimiento de las obligaciones contractuales”.