Finanzas AP AR

Programa de Entrenamiento a Usuarios FinalesMódulo:

Capacitador:

Curso:

FI-Cuentas por pagar(AP)

Cristian Saavedra H.

General

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

AGENDAAGENDA

• Introducción– Objetivos– Transacciones / Temas

• Conceptos del Proceso– Flujo del proceso– Conceptos Básicos– Glosario de términos utilizados– Antes de Genesis– Después de Genesis– Nuevos procedimientos

• Transacciones– Conceptos por transacción– Demostración por transacción– Ejercicios por transacción– Revisión por transacción

• Conclusión del curso


INTRODUCCIÓN


OBJETIVOSOBJETIVOS

• Usted será capaz de:– Entender el proceso Cuentas por pagar (AP) SAP– Ejecutar las siguientes funciones:

• Procesos de verificación de facturas logísticas o financieras

• Saldos de cuentas de acreedores y partidas individuales

• Compensación• Operaciones en cuentas de mayor especiales• Entrada preliminar de documentos• Liberación de pagos• Generar los libros legales de compras, ventas y

retenciones


TRANSACCIONES / TEMASTRANSACCIONES / TEMAS

• MIRO : Verificación de facturas logística• FB60 : Contabilización Factura• FB65 : Contabilización Abono• FV60 : Tratar o registrar de forma preliminar la factura• F-47 : Anticipo - Solicitud• FBL1N : Cuenta Acreedores - Visualizar/Modificar partidas• FBL3N : Cuenta Libro Mayor - Visualizar/Modificar partidas• FBV2 : Documentos prelim. - Modificar• FBV3 : Documentos prelim. - Visualizar• F-44 : Cuenta Acreedores - Compensar• MRBR : Liberar facturas logística bloqueadas• FB02 : Modificar factura financiera /desbloquear• FBV0 : Documentos prelim. - Contab./borrar• ZSD001 : Título/descripción de la transacción• FBV0 : Documentos prelim. - Contab./borrar


TRANSACCIONES / TEMASTRANSACCIONES / TEMAS

• ZSD001 : Libro de Ventas• Z_FICO_LIBRO_COMPRA : Libro de Compras• Z_FICO_LIBRO_RET : Libro de Retenciones• FBRA : Documento – Anular compensación• MR8M : Anular factura logística• FB08 : Anulación factura financiera• ME23N : Pedido - Visualizar• ME2L : Visualizar lista – Por proveedor• FK03 : Visualizar maestro proveedor


CONCEPTOS DEL PROCESO


CONCEPTOS BCONCEPTOS BÁÁSICOSSICOS

• Descripción de los principales conceptosreferentes al tema:

- Relación de AP/GL: Se registran todas las operaciones contables relacionadas con las transacciones efectuadas con los acreedores. Muchos de los datos se obtienen del módulo de Compras (MM)

- Verificación de factura: El registro de uma facturapuede nacer de uma orden de compra o registrarse únicamente un gasto o servicio (sin Orden de Compra /Pedido) el ingreso se realizará desde FI/AP


CONCEPTOS BCONCEPTOS BÁÁSICOSSICOS

• Descripción de los principales conceptosreferentes al tema:

- Compensación: En una operación de compensación, se puede procesar varias cuentas, clases de cuenta diferentes (cuenta de mayor, deudor, acreedor) y cuentas de varias sociedades.

- Anular compensación: A efectos de anular documentos ya compensados primero deberáanularse la operación de compensación, luego anularse el documento original.


GLOSARIO DE TGLOSARIO DE TÉÉRMINOSRMINOS

• Partida Abierta: Las partidas abiertas son operaciones incompletas, por ejemplo una factura de proveedor que todavía no ha sido cancelada.Para que una operación quede completa debe compensarse. Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación.

• Cuenta asociada: Son cuentas de Mayor asignadas a registros maestros de Acreedor/Deudor para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar.

Cualquier contabilización en las cuentas de Contabilidad Auxiliar actualizan automáticamente los saldos de las cuentas asociadas asignadas. De éste modo el libro mayor siempre estáactualizado


FLUJO DEL PROCESOFLUJO DEL PROCESO

Compras Doctos

Autorizaciones

Pagos

AnalisisY compensaciones

Anticipos

SAP


TRANSACCIONES


Ingreso de documentos

Doctos a pago sin O.C

Doctos a pago sin O.C

Doctos a pagocon O.C

Doctos a pagocon O.C

Doctospagados

Doctospagados

MIRO

FB60

FB65

Doctospagados

Doctospagados FV60

SAP


INGRESO DE DOCTOSINGRESO DE DOCTOS

Objetivo de la TransacciónPermite el ingreso de documentos (facturas, notas de crédito, notas de debito y otros documentos)a través de módulo de SCM

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumentos deben estar asociadas a una O.compra

MIRO



Objetivo de la TransacciónPermite cubrir casos especiales de ingreso de documentos (facturas,

notas de debito y otros documentos)a través del módulo de FI Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumentos no deben estar asociadas a una O.compra y requieren pago (normalmente solo DIA)•Aparecerá la pantalla Introducir factura acreedor/Crear abono acreedor: Datos de cabecera. Introduzca los datos de cabecera del documento requeridos.•Introduzca también la clave de contabilización y el número de cuenta de acreedor de la primera partida individual. Grabe sus entradas.•Es necesario introducir como mínimo una posición de acreedores y una partida individual de cuenta de mayor.•Cuando los cargos sean iguales a los abonos y los datos estén completos, se podrá contabilizar el documento.

FB60



Objetivo de la TransacciónPermite el ingreso de documentos de abono ( notas de crédito) a través del modulo de FI

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumentos no deben estar asociadas a una O.compra•Aparecerá la pantalla Introducir factura acreedor/Crear abono acreedor: Datos de cabecera. Introduzca los datos de cabecera del documento requeridos.

FB65



Objetivo de la TransacciónPermite el ingreso de documentos preliminares (facturas, notas de débito y otros documentos) pagados previamente a través delmodulo de FISe pueden registrar de forma preliminar facturas/abonos antes decontabilizarlos. Esto es útil, por ejemplo, si los datos que se desea introducir son incompletos o si las funciones de registro y contabilización preliminar las llevan a cabo responsables diferentes (principio de verificación por dos o más personas)

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumentos deben no estar asociadas a una O.compra y pagadas previamente

FV60


Anticipos

Solicitud deanticipo

F-47 SAP


SOLICITUD DE ANTICIPOSSOLICITUD DE ANTICIPOS

Objetivo de la TransacciónPermite el ingreso de una solicitud de anticipo. Este documento esestadístico más no es contable.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónEsta es solo una solicitud que debe ser posteriormente autorizada

F-47


Corrección de errores

FBRA

FB08

FBV0

MR8M

FBV2

Anula compensación

Anula docto SCM

Anula docto preliminar

Modifica docto prelim

Anula docto FI


CORRECCION DE DOCTOSCORRECCION DE DOCTOS

Objetivo de la TransacciónPermite anular el ingreso de documentos (facturas, notas de crédito, notas de debito y otros documentos)a través del módulo de SCM

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumentos deben estar ingresados por SCM y deben ser compensados posteriormente

MR8M



Objetivo de la TransacciónPermite anular el ingreso de documentos (facturas, notas de crédito, notas de debito y otros documentos)a través del modulo de FI

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumentos deben estar ingresados por FI y deben ser compensados posteriormente

FB08



Objetivo de la TransacciónPermite modificar el ingreso de documentos preliminares

(facturas, notas de crédito, notas de debito y otros documentos)a través del modulo de FI

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumentos deben estar ingresados como documento preliminar

FBV2



Objetivo de la TransacciónPermite anular una compensación de documentosSe pueden anular operaciones de compensación de documentos individuales. Al anular la compensación, se suprimen los datos de compensación de las partidas individuales (y los datos de anulación, si existían, se suprimen de la cabecera de documento). Se registran las modificaciones de documento, que pueden visualizarse en los documentos de modificación.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDebe existir una compensación de documentos previa la cual no tiene alguna diferencia pagada

FBRA


VISUALIZACION

ME23N

ME2L

FK03

FV03


VISUALIZACIVISUALIZACIÓÓNN

Objetivo de la TransacciónPermite visualizar una lista de ordenes de compra emitidas a um proveedor.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónEl proveedor debe estar creado en registro maestro de la sociedad

ME2L



Objetivo de la TransacciónPermite visualizar una orden de compra en base a su número de

registro.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDebe existir una orden de compra creada en el sistema

ME23N



Objetivo de la TransacciónPermite visualizar los detalles en el registro maestro de un

proveedor.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónEl proveedor debe estar creado en el registro maestro de lasociedad

FK03



Objetivo de la TransacciónPermite el visualizar un registro preliminar.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDebe existir um documento preliminar previamente ingresado al sistema

FBV3


Análisis y compensaciones

AnálisisY compensaciones

FBL1N

FBL3N

F-44SAP SAP


ANALISIS DE DATOSANALISIS DE DATOS

Objetivo de la TransacciónPermite el visualizar los registros de cada acreedor y organizar elreporte de salida

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónLos acreedores deben tener movimientos en cada cuenta.

FBL1N


COMPENSACION

Objetivo de la TransacciónPermite efectuar la compensación de una cuenta acreedora.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónLos acreedores a compensar deben tener movimientos en cada cuenta de mayor

F-44


ANALISIS DE DATOSANALISIS DE DATOS

Objetivo de la TransacciónPermite el visualizar los registros de una cuenta de mayor.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónLos acreedores deben tener movimientos en cada cuenta de mayor, ya que su relación com el plan de cuentas es que loscódigos de acreedores es que tienen uma cuenta asociada.

FBL3N


Autorizaciones

FB02

MRBR

FBV0

SAPSAP


AUTORIZACIONESAUTORIZACIONES

Objetivo de la TransacciónPermite el desbloqueo para pago de las facturas ingresadas as través del modulo de SCM

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónFacturas deben estar asociadas a una O.compra

MRBR



Objetivo de la TransacciónPermite el desbloqueo para pago de los documentos ingresados a través del modulo de FI (facturas, solicitudes de anticipos etc)

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumentos deben estar ingresados a través del modulo financiero (FI)

FB02



Objetivo de la TransacciónPermite la contabilización o la anulación de un documento preliminar (facturas, notas de crédito, notas de debito y otrosdocumentos) ingresado a través del modulo de FI

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónDocumento debe estar ingresado como un documento preliminar a través de FI

FBV0


EMISIÓN DE LIBROS LEGALES

Z_FICO_LIBRO_COMPRA

Z_FICO_LIBRO_RET

ZSD001


REGISTROS LEGALESREGISTROS LEGALES

Objetivo de la TransacciónPermite emitir el libro legal de ventas de una sociedad.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónEl resumen del libro debe ser verificado con los saldos contablesprevio a su utilizacion para formularios de impuestos reportados em la transacción FBL3N.

ZSD001



Objetivo de la TransacciónPermite emitir el libro legal de compras de una sociedad.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónEl resumen del libro debe ser verificado con los saldos contablesprevio a su utilizacion para formularios de impuestos reportados em la transacción FBL3N.

Z_FICO_LIBRO_COMPRA



Objetivo de la TransacciónPermite emitir el libro legal de retención de honorarios e impuestoadicional.

Consideraciones para la ejecución de esta transacciónEl resumen del libro debe ser verificado con los saldos contablesprevio a su utilizacion para formularios de impuestos por medio de la transacción FNL3N.

Z_FICO_LIBRO_RET


CONCLUSIONES DEL CURSO


CONCLUSICONCLUSIÓÓNN

Desde este momento usted debe ser capaz de:Entender los procesos incluidos en este cursoDefinir nuevos términos que hacen referencia al módulo de APExplicar los cambios de transaccionesespecíficas luego de la implementacion de SAP


CONCLUSICONCLUSIÓÓNN

Desde este momento usted debe ser capaz de:Ejecutar las siguientes transacciones:• Verificación de facturas com o sin orden de

compra• Listar las partidas individuales de los

acreedores y/o su cuenta de mayor• Generar solicitudes de anticipo• Ingresar documentos preliminares• Aprobar documentos contables para pago• Visualizar las órdenes de compra• Ejecutar los libros de compras, ventas y

retenciones


¿PREGUNTAS?

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