Focus Group di Forum PA sui processidi e_government e sullo stato della de

materializzazione nelle PP.AA.centrali e locali

Relazione finale

Maggio - 2009

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PREMESSAIl Focus Group, istituito da Forum P.A., è stato sponsorizzato dall’IBM Italia S.p.A. che

ne ha ospitato i lavori presso la sede romana di via Sciangai. Esso è stato coordinato dal prof.Antonino Mazzeo dell’Università degli Studi di Napoli Federico II e dal dott. Giancarlo Giocondidirettore commerciale di Forum P.A., dalla dott.ssa Carmela Guagnano - Marketing ManagerPublic e dall’Ing. Gianfranco Cesareo - Public Sector I-SSR dell’IBM e si è avvalso dellacollaborazione della dott.ssa Rita Ambrosino stagista del Master in Gestione Documentale deiProcessi di E-Government dell’Università Federico II che ha curato la stesura del presenterapporto e i rapporti con tutti i partecipanti al gruppo.

Il gruppo si è costituito come un laboratorio di discussione, approfondimento tecnico egiuridico sulle tematiche della gestione documentale attraverso l’organizzazione di una serie diincontri seminariali e discussioni tematiche in vista dell’edizione 2009 di Forum PA. Nelleproprie attività il Focus Group ha coinvolto esperti concretamente impegnati nellarealizzazione di applicazioni di e-government nelle PP.AA. centrali e locali e nell’organizzazionedi processi di trasformazione dei vari enti al fine di procedere con l’azione didematerializzazione, di recupero di efficienza e qualità e di realizzazione di nuovi servizi alcittadino.

Obiettivo dell’iniziativa è stato quello di un’ampia riflessione e discussione su tutti gliaspetti dei processi burocratici e della relativa informatizzazione, soprattutto attraverso leesperienze apportate dagli operatori del settore, testimoni diretti delle reali iniziative di e-government in corso. L’iniziativa dovrebbe proseguire creando un forum virtuale in logica web2.0 di discussione e scambio di esperienze.

Un primo risultato ottenuto nei sei incontri mensili effettuati è stato quello di unaproficua condivisione di conoscenze di alto livello e di scambio di esperienze e valutazioni dimassima riguardo a svantaggi e benefici apportati delle differenti tipologie di soluzionipraticate e l’individuazione delle migliori prassi per la realizzazione di progetti didematerializzazione.

Hanno partecipato attivamente al Focus Group riferendo su concrete esperienze direalizzazioni di processi e applicazioni di e-government esperti e dirigenti afferenti a vari Enticentrai, locali e territoriali, e in particolare:

· Enti centrali:o Ministero degli Affari Esteri: xx, yy, zzo Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento del Tesoro:o Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti – Gabinetto del Ministro:o Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali – Settore

Salute:o Ministero dello Sviluppo Economico – Commercio Internazionale:o Ministero dello Sviluppo Economico - Dipartimento Sviluppo e

Coesione Economica, Direzione Generale per l’Incentivazione delleAttività Imprenditoriali:

· Enti locali:o Comune di Bracciano:

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o Comune di Firenze:o Comune di Livornoo Comune di Napoli:

· Altre entio Banca d’Italia:o INAIL:o ISTAT:o Università degli Studi di Napoli Federico II

Gli incontri seminarialiNel corso degli incontri, avvenuti con scadenza mensile a partire dal mese di novembre

dello scorso anno, è stato possibile comporre una panoramica esaustiva sulla normativavigente e sulle sue criticità talora persistenti relativamente agli aspetti principali. In particolare,sullo stato attuale dei processi di dematerializzazione; sulle attività previste per il futuro; suifattori frenanti; sulla specifica offerta informatica disponibile sul mercato ICT sia sotto forma diprodotti finiti che di componenti Off-The-Shelf (OTS).

Gli afferenti al gruppo hanno sempre dimostrato una partecipazione attiva e dinamica,stante l’importanza delle tematiche trattate. I singoli responsabili tecnico-organizzativi dei variEnti sono stati invitati alla redazione di un contributo di sintesi sullo status quo della propriaamministrazione e all’eventuale esposizione dello stesso nel corso degli incontri. L’IBM hacollaborato con propri esperti che hanno portato il punto di vista industriale su prodotti,tecnologie e metodologie e ha, inoltre, predisposto una specifica piattaforma collaborativa perla condivisione dei contribuiti individuali e collettivi e di altri documenti di interesse generale.

Gli esperti esterni che hanno gentilmente accettato di partecipare apportando unindiscutibile valore aggiunto con la propria competenza sono state la dott.ssa Floretta Rolleridel Collegio di CNIPA e il Notaio dott. Michele Nastri vicepresidente di Assocertificatori emembro della Commissione Informatica del Consiglio Nazionale del Notariato.

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Calendario degli incontri fatti e argomenti di discussione trattati

Si riporta di seguito una breve sintesi delle agende degli incontri fatti:

10 novembre 2008· Giocondi - IBM: presentazione dell’iniziativa del Focus Group.

· Inizio lavori:o Mazzeo: organizzazione ed importanza del gruppo; inquadramento e

discussione degli obiettivi.o Giocondi - Mazzeo: presentazione dei partecipanti, piano di lavoro per

gli incontri convenuti e scambio di idee sulla struttura del documentofinale; discussione sulla tipologia di contributi al gruppo di lavoro daparte dei partecipanti.

o Mazzeo: seminario su gestione documentale e dematerializzazione

15 novembre 2008· Giocondi – Mazzeo: introduzione e punto della situazione.

· Ing. Gianfranco Cesareo, IBM: illustrazione del sistema di lavoro cooperativomesso a disposizione dall'IBM

· Mazzeo: seminario sul ciclo documentale e sull’impiego delle diverse firmedigitali nei processi documentali. L’importanza della certificazione dellafunzione e dell’identità dei soggetti firmatari.

19 gennaio 2009· Giocondi: punto della situazione sulle afferenze al gruppo di lavoro e sui

contributi pervenuti.

· Mazzeo: seminario sul Trattamento del documento informatico con validitàgiuridica.

· Discussione aperta sul tema con gli afferenti al gruppo

11 febbraio 2009Mazzeo: introduzione e inquadramento problematica Identity Access

Management (IAM)Dott. Alessandro Faustini, Tivoli Security Specialist - IBM: “Soluzioni di

Sicurezza per la gestione delle Identità, dell’accesso e scenari di federazione”.Notaio dott. Michele Nastri: “Il punto di vista normativo: stato della norma e

sue auspicabili evoluzioni”.Contributi partecipanti al focus group:

· Dott.ssa Caterina Beccari, responsabile di AOO Gabinetto, Ministero delleInfrastrutture e dei Trasporti: “L’AOO Gabinetto e Uffici di direttacollaborazione del Ministro”.

· Dott. Walter Fanelli, Direttore amministrativo Dipartimento del Tesoro -Ministero dell’Economia e delle Finanze: “WFP- Workflow Finanza Pubblica.Progetti applicativi per la realizzazione del Codice dell’AmministrazioneDigitale”.

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· Dott.ssa Patrizia de Rosa e dott.ssa Francesca Pascuzzi, Ufficio SegreteriaGenerale e Affari Istituzionali - Comune di Firenze: “Lo stato dell’arte nelComune di Firenze”.Mazzeo: stato dei lavori del gruppo e discussione aperta sui temi trattati.

18 marzo 2009· Giocondi- Mazzeo: introduzione e stato dei lavori.

· Dott.ssa Floretta Rolleri, collegio CNIPA: Importanza e funzione del CNIPA neiprocessi di dematerializzazione

· Contributi partecipanti al focus group:o Dott.ssa Claudia Biffoli, Direzione generale del sistema informativo,

Direttore Ufficio IV – Sistema informativo del Ministero del Lavoro,della Salute e delle Politiche Sociali - Settore Salute: “Lo stato dell’artedel progetto di dematerializzazione”.

o Dott.ssa Graziella Launaro, dirigente Dipartimento Affari generali -Comune di Livorno: “L’esperienza e i progetti del Comune di Livorno”.

o Dott.ssa Clelia Baldo, CSI, Area Tecnica e-Government - Università degliStudi di Napoli Federico II: “L’e-Government dell’Ateneo Federico II”.

· Discussione aperta sui temi trattati.

15 aprile 2009· Marco Meucci, Senior IT Specialist - IBM: “Protocollo, dematerializzazione ed

efficienza nei processi amministrativi: come la tecnologia può fare ladifferenza”.

· Contributi partecipanti al focus group:o Maggiore Franco Sivili, Arma dei Carabinieri

· Discussione aperta sui temi trattati.

· Giocondi – Mazzeo: esposizione sulle modalità di partecipazione del FocusGroup a Forum PA e organizzazione delle attività per la conferenza del giorno11 maggio 2009.

Sessione autogestita dal focus group a Forum PA dell’11 maggio 2009· Predisposizione di otto tavoli di lavoro – discussione in Forum PA:

1) Conservazione a norma/archiviazione.2) Protocollo con particolare riferimento alla sua integrazione nei processi di e-

gov.3) Firma digitale qualificata, firma elettronica e firma funzione.4) Processi di dematerializzazione e trattamento documentale.5) PEC ed eventuali sistemi alternativi.6) Sistemi di accesso e identificazione del personale e dei cittadini (IAM).7) Interoperabilità delle applicazioni di e-government e SPC.8) Architetture informatiche e applicazioni per l’e-government.

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Aspetti tecnici del trattamento documentale a norma1

1 – e-GovernmentL’e-Government, o amministrazione elettronica, interessa la riorganizzazione dei

processi burocratici della pubblica amministrazione centrale e locale al fine di pervenire a unanuova e più efficiente organizzazione, diffusamente informatizzata e in grado di trattaredocumenti elettronici che, a differenza di quelli cartacei, sono detti immateriali o“dematerializzati”.

La velocità di calcolo, la facilità di accesso e l’elevata mole di contenuti informativi che inuovi sistemi informatici riescono a trattare e memorizzare permettono di dare flessibilità aiprocessi documentali e introdurre automatismi nella gestione dei dati che portano a unarazionalizzazione del lavoro negli enti e alla disponibilità per l’utenza (cittadini, enti stessi eimprese) di servizi più efficienti usufruibili con nuove e più avanzate modalità d’uso, adesempio mediante i siti web pubblicati da numerose amministrazioni in Internet.

Quanto detto interessa tutte le applicazioni di e-Government che hanno come fattorcomune la “dematerializzazione documentale”: l’informazione prima memorizzata sotto formadi testo e segni grafici, su supporti materiali cartacei, è resa immateriale ricorrendo arappresentazioni elettroniche codificate della stessa, memorizzate su supporti quali memorie,dischi magnetici o ottici, nastri e altre tecnologie mature oggi in uso.

La dematerializzazione è oltre che una sfida normativa e tecnologica, anche una sfidaorganizzativa che coinvolge un ampio numero di risorse umane. La trasformazione diun’organizzazione burocratica basata sulla carta in una basata su documenti elettronici non èfacilmente realizzabile secondo modelli generali esportabili fra le organizzazioni stesse. Sirichiede, oltre ad una formale conoscenza dei processi burocratici in essere, la profondatrasformazione degli stessi alla luce delle tecnologie abilitanti e delle norme. Va, inoltre,predisposto un piano di comunicazione del cambiamento, onde coinvolgere le risorse umane eprovvedere alla loro formazione, ai fini di una sostanziale revisione dei ruoli rispetto ai nuoviprocessi informatizzati. Inoltre, spesso i processi di dematerializzazione richiedono per unefficace trattamento anche la gestione della trasformazione dei documenti elettronici dadestrutturati a strutturati2 nell'ambito di specifici domini applicativi.

1 Prof. Antonino Mazzeo - Dipartimento di Informatica e Sistemistica Università degli Studi di NapoliFederico II 80125 Napoli e-mail: mazzeo@unina.it

Il documento riportato è una sintesi del lavoro presentato e pubblicato al convegno del NotariatoItaliano “La Sicurezza Giuridica nella Società dell’Informazione” , Roma, 25-26-settembre 2008.

2 Informalmente possiamo definire strutturati i documenti il cui testo non èassoggettabile direttamente a trattamento automatico per mezzo di un’applicazione; di controsono strutturati quei documenti, ad esempio quelli XML, costituiti da parti, o campi, aventi unospecifico significato, riconoscibili e trattabili automaticamente.

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Una pubblica amministrazione che sappia coniugare efficienza dei servizi e trasparenzadeve far fronte, pertanto, all’informatizzazione di complessi processi burocratici multi dominiodotandosi di sistemi aperti e standard, in grado di cooperare a livello applicativo secondomodelli di tipo federato e di garantire il rispetto dei vincoli giuridico - organizzativi vigenti.

In Italia da più di un decennio la P.A. ha avviato, in tal senso, un processo di modificadella propria struttura organizzativa, facendo evolvere i sistemi informativi con riferimento allenuove esigenze applicative, aprendosi e riorganizzandosi, promulgando nuove norme in temadi e-government, sviluppando propri standard o usando standard comunitari o internazionali,ricorrendo a trasformazioni che realizzano spesso dei veri e propri “salti tecnologici” nellesoluzioni di informatizzazione adoperate.

Le tecnologie a supporto di tali sistemi sono quelle dell'informazione e dellacomunicazione (ICT) che, essendo sviluppate prevalentemente in ambito internazionale, nonsempre sono facilmente trasferibili e direttamente applicabili alle applicazioni documentalidella P.A. italiana con una normativa di tipo “Civil law”.

Limitandoci a osservare le iniziative in tema di gestione dei processi burocratici in Italiae nel resto dell’Europa, possiamo riscontrare, sin dall’inizio degli anni ’80, la nascita dinumerose proposte, supportate anche da finanziamenti governativi agevolati, volte aintrodurre, al fine di un’avanzata informatizzazione, tecnologie dell’ICT nelle PP.AA.,realizzando sistemi informativi flessibili, robusti, con l’obiettivo di informatizzare i principaliprocessi burocratici all’interno dello specifico dominio (Ministeri, Enti locali, Regioni, ASL, ecc.).

Per il completamento di questa importante fase del trattamento documentale resta daavviare in esercizio, in questo scorcio del decennio, il sistema di conservazione a norma e diarchiviazione a lungo termine e la diffusione del (o di un) sistema di posta certificata,necessario per lo scambio documentale fra enti e cittadini con garanzia di prova certa dellatrasmissione e ricezione dei documenti (o meglio dei plichi contenenti qualunque tipo didocumento informatico firmato o non trasmesso).

Più complessa da realizzare è, invece, l’architettura di “interoperabilità e cooperazioneapplicativa”, necessaria per consentire forme di cooperazione definite di tipo “B2B”(ovveroapplicate al caso della P.A., fra enti e enti, e quindi fra applicazioni autonome di enti differenti,anche con la possibilità di realizzare nuovi servizi a partire dalla composizione di applicazioniesposte e pubblicate come servizi web da differenti soggetti pubblici e privati).

In tale direzione il CNIPA, con il progetto SPC, ha già definito le strutture organizzative,le infrastrutture tecnologiche e le regole tecniche per la fornitura di servizi di connettività, esta ora procedendo alla definizione del modello e dei servizi d’interoperabilità e cooperazioneapplicativa e allo sviluppo dell’architettura abilitante e delle relative regole di gestione.

2 - Aspetti tecnici della gestione documentaleI sistemi informatici per l’e-Government devono poter supportare i processi

documentali in tutto il loro ciclo di vita, cioè dalla formazione dei documenti, al relativotrattamento e firma, alla trasmissione verso terzi interni o esterni all’ente (ad es. con la postaelettronica certificata o mediante architetture di cooperazione applicativa), all’archiviazionee/o alla conservazione dei documenti elettronici.

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Non sempre, purtroppo, le tecnologie disponibili e la normativa sono e sono statesufficientemente mature e adeguate per supportare concreti e complessi processi didematerializzazione. Ad esempio, la firma dei documenti elettronici è stata abilitata solo direcente dalla scoperta del principio della crittografia asimmetrica e dalla successivarealizzazione di efficienti algoritmi numerici per praticarla, unitamente allo sviluppo di unacomplessa struttura organizzativa (nota con il nome di PKI, un acronimo in lingua inglesetraducibile con “infrastruttura a chiave pubblica”) e di un'adeguata normativa, avviata in Italiasin dal 1997.

Un altro elemento critico per la pratica del documento elettronico, la conservazione anorma, ha visto nel tempo soluzioni non sempre adeguate dal punto di vista sia normativo siatecnologico che, di fatto, l'ha resa praticabile solo in particolarissimi casi. Soltanto di recente sisono create le condizioni per realizzazioni soddisfacenti di servizi di conservazione a breve emedio termine (utili ad esempio per i documenti fiscali), mentre richiedono ulterioriapprofondimenti gli aspetti tecnologici di memorizzazione a lungo termine degli originali daconservare e i loro formati e i relativi aspetti di responsabilità dei conservatori.

Nel seguito della presente nota sarà ulteriormente discusso tale componenteapplicativo, fortemente “critico” per l’intero ciclo di trattamento documentale con riferimentoanche all’esperienza maturata in questi ultimi anni nella realizzazione del sistema diconservazione a norma del notariato italiano.

Il ciclo documentaleLa gestione di un qualunque “processo burocratico” è scandita dallo scambio di

documenti tra “agenti” (risorse umane o sistemi di calcolo) in seno ad uno specificoprocedimento. Ai fini della certezza del trattamento e del tracciamento dell’iter burocratico, aidocumenti è apposta una marcatura di protocollo ogni qualvolta essi “entrano” o “escono” dauno specifico dominio organizzativo. Tale marcatura, oltre a indicizzare il documento con ilnumero di protocollo, attribuisce allo stesso anche data e tempo di ricezione certi. Nei casi incui ciò è previsto, il documento trasmesso può essere firmato digitalmente al fine dicaratterizzarne l’imputazione al soggetto firmatario (garantendone, quindi, integrità e nonripudio e, ove applicata una forma di crittazione, anche confidenzialità). A valle del ciclo ditrattamento, in molti dei processi burocratici della P.A., i documenti sono assoggettati adarchiviazione a breve medio e lungo tempo (in taluni casi anche senza limite di tempo alcuno).L’archiviazione, oltre alla tenuta dei documenti, ne deve rendere possibile anche la ricerca e laconsultazione. In aggiunta all’archiviazione, o in alternativa ad essa, si pone l'operazione di“conservazione a norma” da parte di un soggetto qualificato, il “conservatore” che, oltre allatenuta del documento in un archivio sicuro per tutto il tempo previsto, ne deve garantirel’esibizione agli aventi diritto3.

3 Art. 6. - regole tecniche CNIPA su conservazione: Obbligo di esibizione

· Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema diconservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo.

· Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica.

· Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui èinstallato il sistema di conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformità da parte di unpubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione è previsto il suo intervento.

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Il conservatore deve, pertanto, realizzare un processo di conservazione qualificato, ingrado di garantire nel tempo (più precisamente per la durata della tenuta convenuta) laleggibilità e l’integrità del documento conservato e, se digitalmente firmato, anche la validitàdella firma per la sua imputabilità. Solo in tal caso un documento mantiene nel tempo lecaratteristiche positive intese come fondamento del sistema giuridico e ha pieno valore legale.

Mentre l’esperienza secolare che si ha nel trattamento dei documenti cartacei ci rendeampiamente confidenti che quanto sopra asserito è pienamente soddisfatto dai processi basatisui trattamenti documentali cartacei, nel caso di quelli basati su documenti elettronici(generati a seguito di un’attività di dematerializzazione o di un processo documentale costruitoex novo), occorre in egual misura dare agli utenti certezza giuridica dei procedimenti messi inopera e della piena utilizzabilità nel tempo dei documenti resi “immateriali”.

L’attuale stato della tecnologia e della normativa in tema di documento informatico,non consente, nel caso di cicli di trattamento documentale a lunghissimo termine, di avere lanecessaria confidenza per assimilare completamente un documento informatico a quellocartaceo. Ciò anche per la limitata esperienza maturata sia in tema di memorizzazione dei datisui supporti informatici per tempi lunghissimi sia per gli aspetti organizzativi e di sicurezza. Ciònon vuol dire che non possano essere avviate concrete realizzazioni di conservazionedocumentale a lungo termine ma che le soluzioni messe in campo devono essere inserite in unsistema organizzativo qualificato in cui sono pianificate soluzioni di trattamento in grado dievitare la perdita delle informazioni e la validità del documento stesso. Ciò, ovviamente,comporta un maggiore onere organizzativo ed economico e l'introduzione di operazioni diservizio non strettamente necessarie al ciclo documentale ma inserite proprio per garantire lasicurezza del trattamento4.

Inoltre, l’inserimento nei processi documentali a norma di soggetti terzi quali icertificatori, seppur qualificati, complica ulteriormente le cose e ci conferma sempre più chenon bastano solo la norma e la tecnologia per risolvere tali questioni molto complesse.Occorre, certamente, fare tesoro delle esperienze di trattamento del documento digitalematurate costruendo, in modo estremamente accorto, i nuovi processi di dematerializzazioneper sperimentare le varie soluzioni praticabili e traendo le dovute indicazioni per un costante emisurato adeguamento della norma alle sempre nuove esigenze della società e delleorganizzazioni, continuamente sollecitate dall'inarrestabile progresso tecnologico e dellascienza.

Per un processo qualificato di conservazione documentale a lungo termine è richiestoche i supporti di memorizzazione detti “storage” abbiano caratteristiche tali da garantire unadurata dei dati memorizzati maggiore di 100 anni; che i sistemi di salvataggio dei dati siano talida proteggerli dall’invecchiamento dei supporti, dalla limitata tenuta temporale dei valorimemorizzati e da eventuali disastri che coinvolgono gli ambienti e i sistemi in cui i dati sonoconservati; che i formati adottati per la rappresentazione dei documenti e gli interpretiautomatici per la loro visualizzazione siano tali da poter garantire tale visualizzazione nel

4Ad esempio un documento formato nativamente come documento informatico e firmato digitalmenterichiede allo scadere della validità della firma (del suo certificato) un’operazione, non presente nel caso di undocumento cartaceo, di “rinfresco” della validità della firma mediante l’apposizione di una marcatura temporale. Unaltro esempio è dato dal processo di riversamento sostitutivo per obsolescenze dei supporti o dei formati dirappresentazione

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tempo, indipendentemente dai cambiamenti tecnologici, dei sistemi operativi, del“middleware”5 e di quant'altro possa influenzare le operazioni dell'applicativo per interpretarei dati dei documenti da visualizzare.

Formati documentali e interpretiI formati documentali oggi adoperati per la rappresentazione di un documento sono

quelli propri dei word processor e degli applicativi di grafica disponibili in commercio. Ogniword processor ricorre ad un proprio formato di rappresentazione che per l'appunto è dettoformato documentale6. A un livello più basso di rappresentazione documentale operano icosiddetti “editor di testo” che si limitano a memorizzare il contenuto documentale comesemplice testo i cui singoli caratteri sono codificati secondo un formato genericamente di tipo“testo”7.

Tali formati, nati spesso come formati proprietari dei produttori che li hanno realizzati,e quindi non disponibili a terzi, limitano lo sviluppo, o lo impediscono del tutto, deilettori/visualizzatori di terze parti. La necessità di dover disporre dei formati per lo sviluppo disoftware “aperto” e per la realizzazione di visualizzatori sicuri e indipendenti dai costruttori,propria degli operatori pubblici, sta portando sempre più alla necessità di disporre di standardindustriali, de iure o de facto, aperti e usufruibili da tutti8.

I word processor sono programmi complessi che spesso fanno ricorso ai serviziapplicativi di altri componenti informatici esterni ad essi, prodotti da terze parti e quindiassoggettabili a standard e licenze d’uso . La specifica formale del formato deve esplicitarechiaramente la dipendenza dalle funzionalità dei sistemi ospiti e/o terzi e, nel contempo, deveconsentire la staticizzazione del documento e la sua visualizzazione o stampa,indipendentemente dal tempo.

Un documento cartaceo è un contenitore d’informazioni rappresentate mediante segnidi varia natura che codificano significati direttamente interpretabili (leggibili) dall’uomo. Undocumento digitale è un contenitore d’informazioni rappresentate fisicamente mediante unastringa di bit memorizzata su un dispositivo di memoria (solitamente in un file memorizzato inuna cartella). Detta stringa, oltre a rappresentare il contenuto proprio del documento contiene

5 Con il termine inglese middleware si intende un insieme di programmi informatici che fungonoda intermediari tra diverse applicazioni. Sono spesso utilizzati come supporto per applicazioni distribuitecomplesse. Oggi con middleware ci si riferisce principalmente a software di servizio quali DBMS, Webserver, Application server, sistemi di gestione dei contenuti ed altri componenti basati sull'impiego ditecnologie di sviluppo e standard quali XML, SOAP, servizi Web e architetture orientate al servizio.

6 Formati di tal tipo noti sono ad esempio il DOC e XLS, PPT di Microsoft per i documenti word,excel e power point, ODF di OASIS divenuto standard ISO nel 2006, RTF sviluppato da Microsoft nel 1987e divenuto un formato standard aperto, HTML standard w3c dal 2000 e XML standard oggi ampiamenteadottato in vari contesti, standard per le immagini quali TIFF, sviluppato nel 1995 da Aldus, oggi Adobe,JPEG, ecc.

7 Formati molto diffusi sono EBCDIC adoperato sui sistemi IBM, ASCII usato oggi ampiamente.Tali formati sono presenti spesso in formato base, per codificare i caratteri alfabetici di una lingua e isegni di interpunzione o in formato esteso per codificare anche caratteri multilingua

8 Il software “aperto” può comportare anche il pagamento di licenze agli aventi diritto. Ilsoftware aperto non comporta, infatti, la sua gratuità.

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anche informazioni di servizio necessarie alla formattazione del testo e alla sua correttavisualizzazione.

La stringa di bit codifica, di fatto e secondo un formato comprensibile a un opportuno“interprete automatico”, il testo del documento. L'interprete, dalla conoscenza del formato,elaborando la stringa, genera la rappresentazione del documento comprensibile per l'uomo,visualizzabile ad esempio su di un visore o una stampante o altro dispositivo di “uscita”.

Un interprete, nel senso di cui sopra, si comporta quindi da “intermediario” tra ilformato documentale cartaceo leggibile da un uomo e quello utilizzato da un sistema dicalcolo. Quest’ultimo ne rappresenta un analogo solo a condizione che l'applicativo utilizzatoper creare la codifica come stringa di bit del documento e l'interprete utilizzato per la suavisualizzazione operino sulla base dello stesso formato documentale e sia garantito da un”qualcuno”, una terza parte fidata, il funzionamento certo di tale procedimento.

La “materializzazione” della stringa di bit in un documento visibile comporta, pertanto,un’azione elaborativa che a ogni presentazione ricostruisce su di un opportuno visore l'analogodel formato documentale rappresentato all'atto della sua formazione9.

L’informazione, se oggetto di un processo d’interpretazione, manuale o automatico,può lasciare spazio ad ambiguità dei significati se non correttamente (o se maliziosamente)trattata. Tale ambiguità è strettamente legata al processo interpretativo dellarappresentazione del documento, a partire dal formato adoperato. Taluni interpreti oggiampiamente diffusi sul mercato, come ad esempio i browser che interpretano informazionicodificate in formato HTML, visualizzano un documento al meglio delle possibilità delvisualizzatore usato. Ciò fa si che, di fatto, con lo stesso codice si possono avere differentivisualizzazioni anche significativamente differenti l’una dall’altra (se ad esempio ilvisualizzatore non tratta i colori, le immagini sono rese in bianco e nero, se non puòvisualizzare talune font, queste sono sostituite con altre, ecc.).

Un formato di rappresentazione documentale va progettato, quindi, secondo benprecisi requisiti tecnici legati alla tipologia dei documenti stessi e al loro uso in specifici ambitiapplicativi. Se la specifica di un formato è formale, non ambigua e rispondente ai requisitielencati, siamo confidenti che un progettista informatico sarà in grado di sviluppare, anche inun futuro lontano, un programma per un qualche calcolatore, che realizza un interpreteautomatico in grado di visualizzare il documento conservato.

La conservazione di documenti secondo formati ben specificati formalmente è,pertanto, un vincolo forte posto dai conservatori al fine di potersi garantire la possibilità didisporre nel tempo di visualizzatori universali, e cioè in grado di esibire un documentoindipendentemente dall'hardware e dai sistemi operativi.

La delibera CNIPA n.11/2004 Regole tecniche per la conservazione e riproduzione deidocumenti su supporto ottico, non fa riferimento a specifici formati documentali da adottareper la conservazione a norma ma si limita a riportare all'art.5 il procedimento di conservazionesostitutiva. Inoltre, è autorizzato l'utilizzo di un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazioneche consenta la registrazione mediante la tecnologia laser, includendo in tal modo i dischi

9 Quanto detto spiega, ad esempio, la necessità di porre il vincolo di “what you see is what you sign” ciò chevedi è ciò che firmi, abbreviato con WYSIWYS come condizione di sicurezza per il sistema di calcolo, quando si deveapporre la firma digitale a un documento elettronico visualizzato su di un monitor.

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magneto-ottici e i DVD, i dischi ottici WORM (acronimo di write only read many) e i CD-R; si da,inoltre, la facoltà di usare “un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico,comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto dellemodalità previste dalla presente deliberazione”.

In generale, i documenti oggetto del trattamento possono essere catalogati in base allaloro durata che è di 10 anni per i documenti di rilevanza fiscale e tributaria, 50 anni per ladocumentazione bancaria e assicurativa, 100 anni per i documenti tecnici e ingegneristici (ades. aerei, ponti, costruzioni), senza limiti per molti documenti della P.A., per gli atti notarili, peri documenti di valore storico e scientifico, ecc.

Nella realizzazione di un processo di conservazione, la scelta dei formati deve tenereconto della durata del servizio alla luce delle tipologie documentali su menzionate.

Per tali motivi, il “conservatore” non consente di lasciare l’utenza libera di scegliere iformati ma la “obbliga” ad adoperare quei soli formati da esso prescelti e di cui possiede laspecifica formale (ad es. standard ISO) e la chiara dipendenza dagli ambienti operativi utilizzatiper la visualizzazione.

I documenti conservati devono, per quanto sopra detto, essere verificaticostantemente al fine di poterne sempre garantire l'esibizione. A tal fine il “conservatore”adotta un procedimento che si applica automaticamente e con periodicità stabilita nelmanuale operativo, o all'occorrenza al verificarsi di particolari condizioni10, a tutto il dominiodocumentale conservato e che dettaglia tutte le operazioni necessarie alla verifica eall'eliminazione dal ciclo di gestione di quei documenti di cui risultano scaduti i termini diconservazione . Tali operazioni, possono essere tecnicamente differenti secondo i formatiinteressati.

Formati di interesse per la conservazione a lungo termine possono essere PDF/A, XML,TXT, RTF, TIFF, JPEG, GIF, ODT, P7M, TSR. Ovviamente, tale lista di formati è suscettibile dicambiamento alla luce delle novità offerte dal mercato e delle nuove norme. Ad esempio, direcente è avvenuta la standardizzazione del formato Microsft DOCX che diviene un formatoaperto e nel contempo è cresciuto l’interesse del legislatore per il formato PDF/A di Adobederivato dal precedente formato standard PDF.

ConclusioniI sistemi informativi delle Pubbliche Amministrazioni centrali e periferiche sono

inesorabilmente avviati verso una profonda trasformazione. Questa è un’operazionecomplessa, poiché impatta sull’organizzazione. Le norme oggi esistenti consentono già di farepratica del documento informatico nei processi burocratici e attuare reali forme didematerializzazione; la tecnologia, pur evolvendosi indipendentemente dalle esigenze deldominio proprio dell’e-government, offre comunque prodotti e soluzioni adeguate e a bassocosto.

10 Come, ad esempio, la scadenza di validità di un certificato di firma.

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Sintesi delle attività del Focus Group con riferimento aitemi trattati 11

In tale seconda parte del presente documento saranno sintetizzati gli elementi e elosservazioni principali emersi nei vari incontri anche a partire dallo stato delle realizzazioniillustrate dai rappresentati degli Enti afferenti al gruppo e dai problemi da loro evidenziati ediscussi nelle sei sedute effettuate.

L’analisi della generale situazione dell’attuazione dei processi di e-government nelleaziende pubbliche mette in evidenza un panorama necessariamente molto variegato stante ladiversità degli enti coinvolti nel gruppo, i loro obiettivi a breve e medio termine e le numerosedifferenti variabili che, di fatto, determinano il successo o insuccesso di una trasformazione edi una realizzazione di e-government. Tali differenziazioni sono, inoltre, presenti non solo traenti diversi, ma anche all’interno della stessa amministrazione.

Nei vari interventi e discussioni del gruppo di lavoro, è emerso unanimemente,indipendentemente dalla natura e dimensione degli enti e in modo forte e sentito, il problemadella revisione dei processi interni alle strutture amministrative con la consequenzialerevisione e gestione dei flussi documentali. Intervenire su questo punto con l’introduzionedegli strumenti di e-government già messi a punto e normati può permettere di ottenererilevanti risultati in termini di semplificazione dei processi burocratici e di risparmio di denaro.In molti casi, incidere sul flusso documentale attraverso la dematerializzazione, anche solo diuna parte dei documenti, rappresenterebbe già un ragguardevole risultato, considerando laquantità di documenti da trattare.

Molto utili si sono rivelate le fasi di sperimentazioni che sono giunte a individuare nonsolo la necessità di nuove e più snelle procedure di lavorazione degli atti amministrativi, maanche la necessità di creazione di nuovi ruoli professionali e addirittura di nuove forme diorganizzazione degli spazi lavorativi.

Tutto ciò che attiene al change management è ritenuto non solo fattore critico, mavero e proprio presupposto indispensabile per lo sviluppo di qualunque forma di sistemadocumentale informatico.

La formazione del personale in primo luogo non è indirizzata tanto alla creazione diesperti informatici quanto piuttosto ad azioni di sensibilizzazione nei confronti del nuovo, delcambiamento dei vertici quanto delle basi, ma ancor di più a veri e propri inviti a cercare diridurre progressivamente l’uso della carta, ad esempio facendo al suo posto diventare semprepiù abituale l’utilizzo delle caselle di posta elettronica certificata e non.

11 Tale sezione è stata curata dalla dott.ssa Rita Ambrosino, che ha conseguito il Master di II livello in“Gestione documentale nei processi di e-government” presso l’Università degli Studi di NapoliFederico II, con una tesi dal titolo Il trattamento del documento elettronico nelle pubblicheamministrazioni centrali e locali, da cui è tratta parte del documento qui esposto.

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Per quanto riguarda invece la gestione e la diffusione della conoscenza potrebbeessere utile un lavoro preliminare sulle modalità di comunicazione e sulle banche dati esistenti

in modo da eliminare ogni ridondanza e superfluità.

Principali criticitàTra tutte le criticità che incidono negativamente su di un completo avvio di tutte le fasi

della gestione documentale, quelle che maggiormente influiscono sono il vincolo normativo eil fattore culturale.

Un primo ordine di problemi che condiziona i processi di dematerializzazione nelle PP.AA. deriva dalla ineliminabile presenza nel settore pubblico di forti vincoli organizzativi enormativi: la missione e le attività di una organizzazione pubblica sono soggette ad unanormativa puntuale ed a un controllo continuo dei vertici.

Le decisioni degli organi direttivi e operativi sono, infatti, fortemente condizionatedall’applicazione del principio del rispetto della norma, in particolare perché, leamministrazioni pubbliche devono garantire la salvaguardia del bene comune, l’uniformità dicomportamenti nei confronti di tutti i cittadini, la certezza del diritto. L’azione delle singoleamministrazioni è soggetta a vasti insiemi di regole e procedure vincolanti, impostedall’esterno e/o da altri enti pubblici. Ciò distingue gli istituti pubblici dalle imprese private chesi avvalgono di regole e procedure elaborate al proprio interno e aventi spesso funzionid’indirizzo piuttosto che di vincolo al comportamento.

Le scelte in merito alle forme di regolamentazione e di controllo dell’attività degliistituti pubblici sono particolarmente delicate; esse possono indurre rilevanti effetti negativi,quali ad esempio:

· la regolamentazione può essere espressione di sfiducia verso la correttezza e lacapacità di giudizio delle persone operanti negli istituti pubblici; da ciò ne possonoconseguire comportamenti restrittivi ed opportunistici;

· una malintesa esigenza di impedire abusi da parte di coloro che hanno ladisponibilità delle risorse pubbliche può portare ad una eccessiva limitazione delladiscrezionalità decisionale individuale; si tende alla parcellizzazione dei processidecisionali e alla forte proceduralizzazione delle attività;

· la regolamentazione può portare a privilegiare le forme di controllo amministrativorispetto a quelle di controllo direzionale; il rispetto delle norme assume caratteredi rito; si frenano così gli orientamenti all’innovazione e all’efficacia;

· normative particolarmente complesse, specialistiche ed analitiche possonodivenire fonti improprie di potere; le persone operanti nella strutturaamministrativa possono sfruttare le loro competenze specialistiche per influenzarele decisioni degli organi politici oltre i limiti delle loro stesse competenze.

Spesso, inoltre, la prima codificazione normativa di una determinata materiadifficilmente riesce a individuare le soluzioni migliori, com’è successo anche nel casodell’informatizzazione del settore pubblico. Tuttavia è stata proprio l’evoluzione tecnologica aspingere per una definizione normativa in virtù delle fondamentali implicazioni giuridiche chene discendono.

Nell’arco di pochi anni si è assistito a un vero e proprio proliferare di pubblicazionilegislative in questo campo come necessari chiarimenti e puntualizzazioni da adottare, messi in

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luce dall’attuazione pratica per il raggiungimento degli obiettivi. Tutto questo crea dunque lacoscienza ormai ampiamente diffusa di uno strettissimo legame tra la teoria, intesa qui comenormativa, e la prassi, le quali devono procedere attraverso un confronto continuo, tenendosempre in debito conto le proprie e le altrui specificità, spesso anche molto differenti.

L’introduzione di qualunque tipo d’innovazione prevede la preliminare verifica dellacompatibilità con i vincoli normativi, per mettere in luce quali sono le opportunitàeffettivamente realizzabili. I vincoli normativi vanno dunque ben identificati anche perché nontutti hanno la stessa forza; essi possono essere divisi tra quelli:

· già rimossi;

· rimovibili con adeguate riforme;

· rimovibili autonomamente dalle amministrazioni;

· non rimovibili.

Si tenga, inoltre, presente che spesso, l’innovazione di processo non è preceduta, equasi sempre neanche accompagnata, dalla necessaria specifica innovazione di struttura;viceversa spesso si tenta di adattare con risultati meno soddisfacenti i processi alla struttura.

Il fattore culturale è un altro elemento che può condizionare la realizzazione diprocessi di e-government, determinando un rallentamento. Esso è caratterizzato dal contestoambientale legato alla tecnologia, inteso come disponibilità di strumentazione appropriata, edal grado di cultura informatica del personale coinvolto.

In generale, la cultura è definibile come l’insieme di idee, valori, credenze e convinzionicondivisi da un insieme di persone. Ogni azienda identifica un insieme di persone; le idee e ivalori condivisi da questo insieme in merito all’azienda stessa costituisce la cultura aziendale.Essa è un fattore di stabilizzazione, ma a fronte di forti esigenze di cambiamento strategico eorganizzativo può trasformarsi in un fattore negativo di conservazione. L’adattamento dellacultura avverrà sempre attraverso processi laboriosi e costosi anche sul piano emotivo inquanto si tratterà di modificare idee, abitudini, convinzioni degli attori partecipanti a variotitolo alla specifica organizzazione.

La diffusione della cultura informatica va misurata, dunque, innanzitutto in modogenerale come presenza di un clima più o meno esteso di diffidenza verso il nuovo e diresistenza al cambiamento; sia in modo prettamente specifico come adeguatezza dellecompetenze del personale.

Pertanto, il superamento delle resistenze culturali interne all’amministrazione diventadirettamente uno degli obiettivi dei progetti di e-government rivolti ai dipendentidell’amministrazione stessa. Tali progetti attengono essenzialmente a tutte le attivitàformative connesse allo sviluppo delle competenze informatiche; il loro obiettivo è quello difornire ad ogni dipendente adeguate conoscenze e capacità di uso nel settore IT in base allapropria professionalità. La criticità di questo aspetto è tale al punto che anche il legislatore vi

ha dedicato la sua attenzione12

.

12 Art.13 CAD, Formazione informatica dei dipendenti pubblici: «Le pubbliche amministrazioni nellapredisposizione dei piani di cui all’articolo 7-bis, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, e nell’ambitodelle risorse finanziarie previste dai piani medesimi, attuano anche politiche di formazione del personalefinalizzate alla conoscenza e all’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione».

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L’area di intervento interessata in questo caso sarà quella delle risorse umane e ilprocesso da attuare viene definito di Knowledge Management, ossia la gestione dellaconoscenza aziendale. Il Knowledge Management considera tutto il patrimonio intellettuale diun’azienda come una vera e propria risorsa che al pari ad esempio di quella economica, deveessere attraversata da un processo sistematico di gestione per poter anch’essa contribuire almeglio al raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione. Gestire la conoscenza vuol diredunque utilizzare specifiche metodologie e strumenti di azione al fine di creare un insieme piùrazionale di capacità e competenze.

I temi della gestione della conoscenza vanno dalla creazione di un clima favorevoleall’informatizzazione fino all’uso diretto delle stesse tecnologie per specifici scopi lavorativi,passando per importanti attività di responsabilizzazione e sensibilizzazione dell’individuoanche per ciò che attiene alla condivisione delle informazioni e delle conoscenze. Spesso lamancanza di una formazione e sensibilizzazione adeguata viene riscontrata anche a livellodirigenziale, determinando l’assenza di slanci propositivi.

Agire dunque in questa direzione non è un’azione scontata, anzi tutt’altro.L’acquisizione delle conoscenze necessarie allo svolgimento di un determinato compito vienetradizionalmente demandata alla sola esperienza pratica.

Negli ultimi tempi però è andata crescendo la consapevolezza che la considerazionedella tecnologia come fattore abilitante e il suo corretto uso a scopi lavorativi possono derivaresolo da una preventiva e progressiva formazione specializzata del personale interessato.Procedere bene e in anticipo in questa direzione può voler dire molto anche strategicamente.

La problematicità del fattore culturale incide però anche dall’esterno delle strutture.Pur essendo ormai piuttosto diffuso l’utilizzo dell’informatica e della rete Internet,permangono condizioni di disomogeneità, il cosiddetto digital divide, dovute a differenticondizioni sociali, fisiche e territoriali; inoltre, viene fatto un uso soprattutto a scopiinformativi mentre persiste una scarsa disponibilità ad usare lo strumento per questioni piùdelicate, come può essere lo svolgimento di una pratica burocratica di una certa rilevanzagiuridica.

Tale problema è sentito in modo differente nei diversi enti stante i vincoli di organico,economici e di sede in cui si trova ad operare il personale. A ciò va aggiunto che le riduzionisensibili in questi anni dei FFO di certo non ha contribuito a favorire le iniziative di formazionemassive negli enti e che ancora non è ben maturata nelle dirigenze la necessità di crearegruppi interdisciplinari per affrontare il cambiamento richiesto dai processi de materializzati.

I paragrafi successivi sono dedicati a un’analisi sullo stato dell’arte dei processi didematerializzazione in corso negli enti pubblici, che per esigenze di trattazione abbiamo divisoin tre gruppi: enti centrali; enti locali ed altri tipologie di enti.

Gli enti centrali

In questa categoria vengono accorpati gli organi e gli uffici dello Stato direttamentedipendenti dal Governo.

La situazione della gestione documentale delle amministrazioni centrali appare,generalmente, più avanzata rispetto a quella degli altri enti, tuttavia a ben guardare sievidenzia la presenza di situazioni anche piuttosto eterogenee tra loro: in alcuni casi si puòconsiderare avviato quasi a pieno regime tutto il processo dalla protocollazione informaticaalla conservazione sostitutiva, in altri, invece, ci si attesta ancora solo a livello di nucleominimo di protocollo.

Tra i fattori che incidono in modo peculiare sull’organizzazione dei Ministeri ci sono ledifficoltà legate ai frequenti cambiamenti di vertice e di personale, agli accorpamentiministeriali e alla difficoltà di coordinamento nei rapporti tra la sede centrale e le strutturedecentrate e periferiche, laddove, ovviamente, è presente una struttura gerarchica di questotipo. Le fusioni ministeriali determinano continue revisioni della gestione documentalesoprattutto quando i singoli Ministeri usano già applicativi tra loro differenti.

L’esigenza sentita dell’interoperabilità sta portando verso la strada della costituzione diazioni di trust, i protocolli d’intesa tra pubbliche amministrazioni, in modo tale da creare unarete in cui i processi qualificati di una PA partecipante possano divenire immediatamenteesigibili giuridicamente anche nell’ambito di tutte le altre PP.AA.

I Ministeri, inoltre, che operano molto in contatto con molteplici e diversi soggettiesterni, si ritrovano spesso di fronte a delle situazioni di totale assenza di qualunque forma diautomazione, ad esempio nelle piccolissime imprese private. Ciò crea, quindi, un ulteriorefattore di disomogeneità e scoraggiamento.

Sembra sempre meno percepito dagli operatori il ruolo di CNIPA come ente regolatoree sincronizzatore dell’azione di e-government. Si intravvedono soluzioni di sistemi informativichiusi e difficilmente aperti ad una forte interoperabilità applicativa. Il temadell’interoperabilità resta, di fatto, un’azione incompiuta allo stato.

Attività di gestione documentale: applicazioni in corso e sviluppi pianificati

Il protocollo informatico è stato sviluppato diffusamente come nucleo minimo a cuisono state nel tempo associate forme base di gestione documentale, talvolta limitate anche adun singolo aspetto. Modalità già attivate di workflow completo sono rare, ma non mancano lesperimentazioni.

Gli applicativi di protocollo implementati sono differenti tra i vari Ministeri, mentre leamministrazioni con sedi decentrate e periferiche hanno in genere adottato lo stessoapplicativo di protocollazione in tutti i loro uffici.

Esistono primitive forme di integrazione verticale tra applicativi, come quelle legatealla gestione di pratiche che prevedono iter autorizzativi frutto della collaborazione traorganizzazioni diverse, ad esempio con la costruzione di banche dati interoperabili.

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Alcune forme più avanzate di integrazione si ritrovano tra protocollo informatico ePEC, il cui utilizzo rimane generalmente sporadico ma riguarda sia la documentazione esterna,in ingresso o in uscita, sia quella interna per le comunicazioni tra le AOO della stessaamministrazione; altre invece sono state già previste e messe a punto laddove è in corsol’avvio dell’automazione completa di tutto il flusso documentale, andando così ad esempio acreare possibilità di coordinamento tra i vari protocolli e il sistema di conservazione sostitutiva.

La costituzione delle Aree Organizzative Omogenee ha in genere seguito criteriorganizzativi preesistenti, quali ad esempio la suddivisione interna tra dipartimenti (una AOOper ogni dipartimento) oppure quella gerarchica tra sedi centrali e sedi periferiche. In altri casisi è scelto di configurare l’intera amministrazione come singola AOO. In entrambe le soluzionisono poi state perlopiù realizzate all’interno delle AOO tante Unità Organizzative Responsabili(UOR).

Non sempre però la situazione si è presentata di così lineare formazione, ed harichiesto invece l’istituzione di svariate AOO, tenuto conto di specifici criteri funzionali oorganizzativi, seguita talvolta da fasi in corso di migrazione verso un minore numero. Laristrutturazione e il cambiamento organizzativo spesso si complica nei casi in cui strutture dellaPA, e in special modo quelle delle amministrazioni centrali, subiscono forme sostanziali diaggregazione e di accorpamento funzionale. Ciò spesso porta alla fusione e revisione deisistemi informativi di partenza e la riorganizzazione radicale di parte dei processi burocratici el’introduzione di nuovi processi con forte impatto anche sull’organigramma e sui profili dellerisorse umane coinvolte.

Le varie realtà amministrative realizzano, quindi, differenti tipologie e livelli di gestionedocumentale a cui corrispondono differenti sistemi di workflow automatizzati o meno. Non èinsolito, in questa fase ancora in via di sviluppo, registrare situazioni di gestione documentalemista, manuale e basata sulla carta e informatizzata che assume forme diverse (ad esempio lacreazione dei fascicoli e degli archivi informatici in parallelo a quelli cartacei, oppure ilraddoppiamento di alcune procedure etc.).

In alcune organizzazioni ministeriali particolarmente complesse, risulta più difficileavviare una completa ed unitaria gestione documentale anche a causa del pregressodocumentale archiviato. Tuttavia di volta in volta sono stati realizzati progetti finalizzati allasoluzione di problematiche specifiche.

Inoltre, problematicità persistenti e per ora difficilmente risolvibili si ritrovanonell’attivazione di workflow per quei procedimenti per i quali è previsto l’assolvimento diobblighi fiscali.

Non mancano però Enti nei quali si sono raggiunti traguardi ragguardevoli, con ilprossimo avvio anche della conservazione a norma dei documenti elettronici. Quest’ultimafunzionalità è indispensabile, nei casi in cui serve, per i documenti elettronici assoggettai aprocesso di workflow completamente automatizzato che richiede una stretta integrazione congli altri applicativi informatici esistenti.

La necessità della reingegnerizzazione è diffusamente sentita e le azioni sono state giàavviate in molti enti centrali e locali e sono sostanzialmente ancora in atto. In alcuni ambitil’analisi dei processi si sta svolgendo in maniera sistematica avendo ad oggetto tutti iprocedimenti amministrativi esistenti nell’ente, in altri invece interessa solo le AOO individuatecome strutture pilota. Obiettivi comuni sono la semplificazione e la razionalizzazione grazie

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anche alla stesura di specifica documentazione, mappatura esaustiva di gestione del ciclodocumentale, che deve diventare fonte unica di riferimento. Anche laddove si sono concluse lefasi di analisi, risultate molto complesse ma molto utili, la revisione dei processi non risultaessere definitiva ma continuamente sottoposta alla pratica quotidiana.

Il coordinamento della gestione documentale è stato solitamente affidato a uffici ostrutture esclusivamente dedicate alla parte informatica, predisposte all’interno di ciascunaAOO di riferimento; una scelta diversa è stata la costituzione di un centro unico diprotocollazione e digitalizzazione della documentazione cartacea al di fuori delle AOO, quindiuno spazio ad hoc in cui i documenti cartacei vengono resi elettronici potendo così seguire leprime fasi del loro percorso classico di gestione (protocollazione, classificazione, fascicolazioneed assegnazione) in forma totalmente digitale ed essere successivamente smistati alle AOO dicompetenza, mentre la documentazione cartacea viene direttamente archiviata.

Attività di dematerializzazione: documenti cartacei e documentiinformatici

La dematerializzazione è effettuata innanzitutto sulla documentazione in ingressoattraverso la scansionatura dei documenti cartacei, la quale spesso è seguita, comunque, dalla

conservazione dell’originale cartaceo13

; mentre solo in parte viene attuata sugli archivi già

esistenti. Anzi, nei casi di archivi particolarmente complessi per il volume delladocumentazione, la natura dei supporti, i vincoli della conservazione oppure anche solo per lamancanza di fondi per la messa in opera dell’infrastruttura tecnologica, si è sceltoespressamente di non intervenire affatto con la dematerializzazione.

Queste situazioni di compresenza nella gestione tra documenti cartacei e documentidigitali talvolta arrivano a creare una sorta di paradosso nell’obiettivo delladematerializzazione, ossia la produzione e conservazione cartacea di documenti informaticinativi, come nel caso di quelli giunti all’amministrazione tramite la PEC, oppure il completotrattamento cartaceo di documenti in uscita e la loro digitalizzazione solo al momento dellaprotocollazione.

Diffusione della firma digitaleAnche riguardo alla diffusione della firma digitale la situazione è molto eterogenea,

anche se tale tecnologia risulta essere ormai matura e compresa da tutte le amministrazioni.Unitamente a molti casi di corretto impiego della firma qualificata, esistono situazioni diinutilizzo dovute a realtà tra loro completamente opposte: si va dalla persistenza della firmaautografa del responsabile anche dopo il trattamento automatico del documento,all’implementazione di piattaforme per lo scambio di documenti ufficiali circolanti nella retedella struttura dove, la presenza di stringenti policy di riconoscimento personali (con usernamee password) ma anche d’identificazione della specifica postazione di lavoro da cui parte ildocumento, permettono di produrre documenti informatici con valenza giuridica interna dovesono le sole credenziali di accesso a fungere da attribuzione dei pieni poteri, senza l’ulterioreausilio della firma digitale.

13 Soprattutto laddove non è stata ancora avviata la procedura di conservazione sostitutiva.

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Nelle amministrazioni che invece l’hanno adottata, il suo utilizzo è piuttosto diffuso siatra i dirigenti che tra i funzionari con una tendenza progressiva all’intensificazione.

Resta ancora spesso non risolto concretamente (non esistono norme o regolamenti atal fine) il problema di legare la funzione del soggetto firmatario alla sua firma qualificatarilasciata dal certificatore, se soggetto diverso da quello che rilascia la firma qualificata.

Gli enti localiLe amministrazioni locali assumono nel modello decentrato e federale dello Stato,

sempre più un ruolo operativo altamente strategico. Gli enti locali rientrano in quella tipologiadi enti definiti territoriali in virtù del loro stretto rapporto con una specifica dimensionespaziale. Aldilà di questo fattore comune presentano però tra loro differenze anche piuttostoprofonde, derivanti, in effetti, proprio dallo stesso concetto di dimensione territoriale cheracchiude in sé realtà molto eterogenee quanto a proporzioni, caratteristiche, necessità edopportunità. Ogni amministrazione locale, proprio per poter adeguatamente dare voce a tuttequeste esigenze svolge un insieme complesso di attività, ispirate ovviamente ad un quadroistituzionale comune.

L’introduzione dell’informatica nell’ambito dei servizi da garantire sul territorio diriferimento può apportare significati benefici quanto a:

· facilità e velocità di trasferimento delle informazioni;

· necessità di completezza e correttezza dei dati;

· possibilità di esibizione di istanze e risposte anche sul lungo periodo.

In questi casi, l’implementazione di progetti di e-government incontra oltre allecriticità ricorrenti, quali il vincolo normativo e le difficoltà di approccio all’innovazione, anchequella della maggiore quantità di rapporti diretti con il cittadino.

La situazione complessiva all’interno delle amministrazioni pubbliche locali registraperlopiù la convivenza di situazioni molto diverse e diversificate dovuta non in ultimo anche aduna diversa sensibilità ed attenzione dei vari uffici all’innovazione.

La consapevolezza della necessità di cambiamento si scontra poi con investimentidedicati ancora molto limitati, anche per ciò che attiene alla dotazione di personalespecializzato.

Attività di gestione documentale: applicazioni in corso e sviluppi pianificati

Le amministrazioni locali hanno ormai generalmente adottato le funzionalità minime diprotocollo con l’utilizzo di applicativi diversi. Tuttavia in alcuni casi persistono situazioni didisaggregazione soprattutto rispetto all’attuazione di un protocollo unico e quindi la presenzadi più sistemi di protocollazione e conseguentemente di più sistemi di classificazione. Ciòderiva solo in parte dalla suddivisione interna tra AOO, anche questa molto differenziata tra idiversi enti. Alcuni, infatti, hanno attuato (o almeno previsto) la costituzione di una sola AOO e

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tante UOR; altri invece hanno preferito la presenza di più AOO, magari con funzioni specifiche,quali ad esempio: organizzative, funzionali, di segreteria ecc.

Le forme di gestione documentale e di workflow sono, perlopiù, ancora in fase disperimentazione solo in alcune strutture pilota oppure, dove esistenti, sono comunquelimitate a specifici ambiti, ad esempio per le pratiche di concessione di licenze edilizie ecommerciali o per la produzione di atti tipici come delibere, ordinanze ecc. Anche in questi casisi sono adottati applicativi diversi. Infine, non sono ancora registrate significative integrazionitra applicazioni istituzionali e gestione documentale.

È ampiamente condivisa la necessità di una fase preliminare di analisi esperimentazione della gestione documentale, per la quale vengono in genere costituiti deglispecifici gruppi di lavoro internamente all’amministrazione, oppure si aderisce a progetti giàdefiniti. È molto sentita in tale ambito l’improrogabilità alla revisione di molti procedimentiamministrativi: l’informatizzazione diventa dunque l’opportunità per ridisegnarecompletamente i flussi di gestione degli iter burocratici. La reingegnerizzazione è, quindi,soprattutto ancora in fase di diagnosi per l’evidenziazione dei fabbisogni e delle criticità.

Attività di dematerializzazione: documenti cartacei e documentiinformatici

La dematerializzazione ha finora interessato solo una parte della documentazioneprodotta dagli enti ma la situazione appare in questo caso piuttosto omogenea. Infatti, gliambiti nei quali ormai si fa generalmente ricorso ai documenti elettronici, sonosostanzialmente tre:

· atti amministrativi, quali delibere, determinazioni dirigenziali, ordinanze e decreti,gestiti in alcuni casi in forma totalmente informatizzata da un sistema di workflow chepermette di giungere fino alla loro approvazione con l’apposizione della firma digitale;

· atti di convocazione, di interesse esclusivamente interno riguardanti riunioni, incontri,circolari e comunicazioni varie;

· atti per la gestione del personale, come i cedolini degli stipendi, i CUD, altramodulistica di interesse dei dipendenti.

Per la dematerializzazione degli archivi persistono ancora profonde difficoltàorganizzative interne perlopiù pregresse.

Diffusione della firma digitaleL’uso della firma digitale è presente soprattutto nei casi in cui esiste un sistema

completo di workflow degli atti amministrativi, ed è quindi ad appannaggio perlopiù didirigenti e responsabili; mentre in altri casi è disponibile limitatamente a specificheapplicazioni e, in particolare, per gli acquisti in linea.

Altre tipologie di entiAbbiamo scelto, per necessità nell’economia della trattazione, di ricomprendere in

questa categoria tutte quelle tipologie di Enti pubblici caratterizzati da un’indipendenza dalterritorio e che quindi possiamo anche chiamare enti pubblici non territoriali; per questo il lororaggio d’azione può essere differente, estendersi a tutto il territorio nazionale o piuttosto soloal luogo dove sono insediati. La loro peculiarità è, invece, da ricercarsi in altri fattori ed,essenzialmente, nella singola attività che svolgono, operando in genere solo limitatamente adeterminati e ben definiti aspetti. La natura delle competenze è, quindi, molto varia: attivitàeconomiche e produttive, beni culturali e turismo, comunicazioni, infrastrutture e trasporti,lavoro e occupazione, istruzione, ricerca, risorse economiche e finanziarie, salute ed ambiente,sicurezza sociale, territorio.

La loro funzione pubblica non è tanto da intendersi in senso stretto, ossia comeesercizio di poteri autoritativi, quanto piuttosto come servizio pubblico, finalizzatoall’erogazione di prestazioni di pubblico interesse. Il bacino di utenza, fruitore di questi servizi,può essere costituito da categorie circoscritte e caratterizzate di cittadini (es. pensionati,studenti, lavoratori di settore ecc.), oppure al contrario non essere affatto sistematicamenteindividuabile perché i servizi risultano essere di portata completamente collettiva.

Alcuni pur presentando completa autonomia di azione, sono di diretta formazioneistituzionale, per questo la loro funzione amministrativa è vincolata, stabilita in modo specificoe organico dagli organi centrali dello Stato, essendo difatti indispensabile nella vita nazionale.

L’attivazione delle iniziative di e-government è, come sappiamo, finalizzata alraggiungimento di obiettivi in termini di efficacia ed efficienza nella gestione dei processiamministrativi e sono per questo strettamente legati alla competenza e alla strutturaorganizzativa dell’ente. Detto questo è, dunque, facile comprendere come in questo caso perl’eterogeneità sistematica degli enti pubblici non territoriali, anche le applicazioni di gestionedocumentale sono altrettanto difformi.

Attività di gestione documentale: applicazioni in corso e sviluppi pianificatiLa premessa che qui va fatta è che, purtroppo, alcuni enti dichiarano di non avere

ancora avviato nessun tipo di applicazione documentali; analisi e pianificazioni però nonmancano, presentando difatti avvii imminenti.

La peculiarità di diffusione territoriale cui ci siamo prima riferiti, ossia l’ampio raggiod’azione di una parte delle amministrazioni in questione, fa si che la loro configurazionelogistica composta da più strutture e dal tipo di relazioni che si stabiliscono tra esse, vadanecessariamente ad incidere sulla natura delle soluzioni di automazione dei flussi documentali.

Tuttavia da questi enti che operano, oltre che attraverso la sede centrale anchetramite distaccamenti locali, non ci si deve aspettare spesso uniformità di scelte, essendo statele loro specifiche competenze ed esigenze a dettare di volta in volta la risoluzione più adeguatae confacente.

Abbiamo dunque enti che dopo un’attività di analisi hanno ritenuto opportunocostituire l’intera struttura come un’unica AOO, altri invece che hanno preferito rispecchiare le

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disposizioni gerarchiche e/o territoriali, adottando, quindi, la suddivisione in tante AOOcoincidenti con la realtà della loro organizzazione.

Rispetto a questo secondo caso, la collocazione organizzativa delle attività diprotocollo e gestione documentale vedono in genere l’uso di applicativi diversi in ognitipologia di AOO in cui è divisa l’amministrazione e conseguenti stati di avanzamentodifferenti. Esistono, dunque, più centri di protocollazione indipendenti tra loro.

Le operazioni minime di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti iningresso e in uscita sono ormai generalmente informatizzate, tuttavia esse non sempre sonoconformi al nucleo minimo in quanto programmate ed attivate prima del DPR 445/00.

Laddove esistono altre applicazioni istituzionali, se esse sono dedicate alla gestioneinterna dell’ente (risorse umane, contratti con fornitori ecc.) perlopiù non presentano formed’integrazione con il protocollo; se, invece, sono dirette ai servizi per l’utenza allora sonoconnesse con il sistema documentale attraverso i servizi di protocollazione, funzioni diclassificazione e smistamento, funzioni di fascicolazione dei documenti.

Il pieno coordinamento è, invece, l’obiettivo fondamentale di quegli enti che hannooptato per la soluzione della singola AOO configurandola come struttura centrale che gestiscetutta l’infrastruttura informatica ed organizzativa permettendo allo stesso tempo sia il lavorocooperativo tra tutte le strutture, ossia le UOR, con la piena condivisione delle risorse (banchedati, applicazioni informatiche ecc.) e sia gli indispensabili requisiti di correttezza e sicurezzanella gestione dei dati e delle informazioni.

L’adozione di una sola AOO con l’utilizzo di un unico registro di protocollo, di un unicotitolario di classificazione, di un unico archivio ecc., ha già permesso di ottenere importantivantaggi in termini di compattezza e uniformità di gestione in tutta la struttura amministrativa.

Oltre all’introduzione piuttosto ampia del nucleo minimo di protocollo, le altre formepiù sviluppate di gestione documentale limitate ad alcuni enti spesso non prevedono peròancora l’automazione completa di tutte le fasi del trattamento a norma dei documenti.Talvolta, importanti risultati di gestione documentale che consentono anche la possibilità divisione in ambiente informatico del tracciamento dell’iter del documento e l’interoperabilitàtra tutte le strutture dell’ente, si arrestano poi al momento della conservazione sostitutiva deidocumenti, che rappresenta ancora la fase di più difficile realizzazione.

Parte degli applicativi utilizzati sono stati sviluppati ad hoc integrandosi con lefunzionalità di alcune piattaforme preesistenti. In altri casi si è, invece, optato per il riuso delsoftware, un aspetto fortemente sollecitato dai programmi di e-government per consentireinnanzitutto forme estese di cooperazione tra diverse strutture anche di tipologia e livelloamministrativo difforme ma anche risparmi sull’acquisto dei pacchetti informatici.

Le attività di analisi dei processi sono ricorrenti e riguardano più aspetti.

Gli enti con protocolli indipendenti sono allo studio per cercare di dare maggioreuniformità alla gestione documentale; altri, invece, sono concentrati sull’analisi dei processinell’ottica di una completa revisione degli stessi; altri ancora hanno già predisposto studi difattibilità per l’implementazione di sistemi documentali con funzionalità avanzate, inparticolare, nell’ottica di una completa integrazione tra tutte le previste applicazioni per lagestione della propria attività burocratica.

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Laddove al contrario mancano tutt’oggi anche le funzionalità minime, sono infineancora in corso fasi di sperimentazioni con formazione del personale, verifica di ipotesipredisposte, aggiornamenti ecc.

La reingegnerizzazione di alcune procedure potrà inoltre essere determinata dalleoperazioni di riorganizzazione di alcune strutture in atto in determinate amministrazioni.

Attività di dematerializzazione: documenti cartacei e documenti elettroniciLa mancanza di una completa attivazione delle applicazioni di gestione documentale

determina situazioni ibride con gestione mista tradizionale e digitale.

L’attivazione di molti servizi online sia per l’utenza esterna che per quella interna, unitaalla diffusione dei servizi di posta elettronica e di posta elettronica certificata, sta consentendosempre di più una riduzione nella circolazione di documentazione cartacea. Si tratta peròancora, perlopiù, di comunicazioni, modulistica preformata, incombenze del personale mentrela quantità di documenti elettronici firmati digitalmente non è ancora consistente. Questosignifica dunque che il prodotto di numerose procedure amministrative è ancora il documentocartaceo firmato in forma autografa, garantendo però al destinatario la sua disponibilità informa elettronica.

Le difficoltà organizzative di alcuni enti hanno completamente inibito per ora l’avviodei processi di dematerializzazione, pur essendo ormai mature le pianificazioni delle attività.

Diffusione della firma digitaleCome visto, la firma autografa non è stata ancora completamente sostituita da quella

digitale stante la presenza di moltissimi processi cartacei in essere. I kit di firma digitaledistribuiti sono impiegati in maniera discontinua, sperimentale o soltanto in alcuni casi comeper la sottoscrizione di atti amministrativi interni o per le procedure di acquisto online. Anchenelle più rosee previsioni di utilizzo della firma digitale, alcuni enti hanno per ora pianificato lapersistenza di quella autografa in alcuni casi espressamente individuati ritenutiparticolarmente critici.

A proposito della diffusione della firma digitale c’è, inoltre, da dire che degli entipresentano una propria infrastruttura aziendale per l’emissione dei certificati qualificati. Altriinvece dopo l’acquisto presso certificatori esterni svolgono al loro interno, tramite personaleesplicitamente delegato dallo stesso certificatore, il servizio di RA (Registration Authority) perl’identificazione e la registrazione dei soggetti titolari, con assunzione di responsabilità ancheladdove si rende necessario l’indicazione del ruolo sul certificato.

ConclusioniAlla luce degli incontri e delle discussioni effettuate in seno al focus group si è, di fatto,

avuta una conferma più dettagliata da parte dei partecipanti di uno scenario concettualmente,e forse, facilmente, prevedibile sullo stato delle esperienze di e-government praticato daglienti delle PP.AA. Numerosi progetti sono in corso di realizzazione ma spesso le singoleiniziative sono orientate a risolvere specifici processi burocratici e non sempre sono il risultatodi una strategia del cambiamento che interessa tutti i processi dell’ente. Ciò è ancora più verose i processi sono tra enti stante la difficoltà, anche normativa, di avviare concretamente laCooperazione Applicativa, strumento indispensabile per la concreta interoperabilità in regimedi federazione e di autonomia degli enti coinvolti.

Lo stato delle implementazioni è sostanzialmente parziale, spesso non vi è un chiaropiano di trasformazione dell’intera organizzazione degli enti stante le difficoltà di gestireriorganizzazioni, BPR e trasformazioni, anche sotto il profilo delle risorse umane fortementeassoggettate al cambiamento e ad azioni di formazione non facilmente gestibili per costi eimpegno del personale.

Complessivamente però non mancano importanti progressi sia nella crescita delleinfrastrutture che nell’attivazione telematica dei servizi.

I principali fattori inibitori comuni a tutti gli enti anche se con consistenza differentesono:

· timori, perplessità, diffidenze: a livello generale esse sono da far risalire ad una diffusaresistenza all’innovazione, ad un livello più specifico riguardano invece i punti di incertezzadella normativa;

· mancanza di risorse adeguate: rispetto al fattore umano da cui deriva la necessità dellaformazione del personale; per ciò che attiene alla strumentazione tecnica, in alcuni casisottodimensionata o inadatta; in termini economici a causa degli alti costi di realizzazione;

· difficoltà interne connesse a: mancanza di coordinazione interna; insufficientesensibilizzazione dei vertici; carenza di informazioni; preventive necessità diriorganizzazione degli spazi; eccessiva granularità dei livelli decisionali;

· complessità organizzative dovute a: vastità tipologica e funzionale delle struttureorganizzative; quantità e peculiarità di rapporti istituzionali; esigenze direingegnerizzazione dei processi.

Le criticità da superare vanno ricercate nella:

· polverizzazione degli attuali sistemi di protocollazione e dei connessi sistemi diclassificazione ed archiviazione della documentazione;

· mancanza di ulteriori regole tecniche sulla conservazione14

;

14 È in corso di approvazione definitiva lo schema di decreto, «Proposta di regole tecniche in materia diformazione e conservazione di documenti informatici», il quale, predisposto dalla Commissione ministerialenominata dal precedente Ministro, ha ottenuto il previsto parere del CNIPA, con alcune modifiche ed osservazioni.Altre indicazioni normative in merito si ritrovano inoltre nel recente Decreto Legge n. 185 del 29 novembre 2008,«Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi ilquadro strategico nazionale», più brevemente noto come Decreto “anti-crisi”, dove all’articolo 16 comma 12, cheva a sostituire i commi 4 e 5 dell’articolo 23 del D. Lgs. 82/2005, si rendono possibili nuove modalità in termini diattestazione di conformità di copie informatiche dei documenti analogici originali.

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· difficoltà connessa alle possibilità di registrazione del pagamento dei diritti dovuti (marcada bollo) in modalità elettronica da cui deriva l’impossibilità di gestire in workflow tuttiquei procedimenti che ne necessitano;

· scarsa disponibilità in termini di finanziamenti;

· eccesiva stratificazione di procedure, procedimenti e processi nati nel corso del tempo egovernati solo dalla consuetudine senza nessuna formalizzazione, fino addirittura a casi incui essi risultano essere diversificati anche per lo svolgimento di uno stesso attoamministrativo tra ufficio e ufficio, perché soggetti all’interpretazione e alla conoscenzapersonale del funzionario addetto.

Gli obiettivi a cui tendere sono:

· la revisione complessiva dei flussi improntata a criteri di linearità attraverso ilpotenziamento della produzione, diffusione e ricezione dei documenti informatici nativi;

· la progressiva sostituzione degli attuali sistemi di protocollazione a favore di un unicosistema di gestione documentale cercando, nel rapporto tra i due, la migliore la soluzionetra integrazione o sostituzione;

· l’eliminazione totale del flusso cartaceo interno, maggiormente possibile con lacostituzione dell’ente come un’unica AOO e con l’approvazione di Manuali di gestione che

incentivino espressamente la posta elettronica interna15

;

· il potenziamento degli servizi on-line;

· il miglioramento del sistema di gestione dei documenti da un punto di vista archivistico:l’uso di titolari di classificazione standard in modo da assicurare tra i diversi operatori uncomportamento uniforme;

· la creazione automatica del fascicolo informatico con classificazione attribuitaautomaticamente;

· il superamento di tutte le criticità sopra esposte.

I rilevanti vantaggi e benefici universalmente attesi dalla diffusione delle attività digestione documentale e, in parte, già appurati laddove vi sono state forme di implementazionedei sistemi di informatizzazione dei procedimenti amministrativi, sono:

· velocizzazione ed efficientamento dei processi: la dematerializzazione e la conseguenteautomazione dei processi di gestione documentale consentono di migliorare l’efficienzadei processi stessi grazie alla drastica diminuzione dei tempi di gestione degli iterburocratici, di evasione delle pratiche, delle risposte ai cittadini e delle ricerche storiche;

· riduzione dei costi e conseguente ottimizzazione nell’utilizzo di tutti i tipi di risorse: ladematerializzazione e la contestuale conservazione sostitutiva consentono notevolirisparmi in termini di tempo ed efficacia nel recupero e nella presentazione dei documenti,

15 A questo proposito è utile qui ricordare che il citato D. Lgs. 185/2008 all’art. 16 comm. 6-9 rende la PECobbligatoria per tutti: imprese, professioni iscritti in albi, pubbliche amministrazioni. Per le imprese l’indirizzo diPEC sarà iscritto nel registro imprese, per i professionisti e per le pubbliche amministrazioni sarà consultabile invia telematica un elenco curato per i primi dall’ordine professionale di riferimento, per le seconde dal Centronazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, a cui le PP. AA. sono tenute a comunicare unacasella di posta certificata per ciascun registro di protocollo.

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di consumo della carta e degli spazi per gli archivi e come effetto indotto, ma nonsecondario, una riduzione dei rifiuti e un minor consumo energetico;

· maggiore facilità di condivisione e di reperimento delle informazioni: la gestioneelettronica dei flussi documentali consente una maggiore e più semplice condivisione delleinformazioni, che determina una valorizzazione dell’intero patrimonio informativodigitalizzato;

· miglioramenti a favore del cittadino e delle imprese in termini di comunicazione e rispettoall’immagine dell’amministrazione: l’utilizzo dei moderni strumenti di gestione elettronicaed archiviazione della documentazione e di trasmissione delle informazioni rappresentanouno strumento di efficienza e trasparenza che contribuiscono alla sicurezza e velocità dicomunicazioni e al miglioramento dell’immagine della PA.

La dematerializzazione è un processo lento da attuare stante l’enorme volume didocumenti cartacei che sono e lo saranno per parecchio tempo ancora, oggetto ditrattamento, pertanto, nella revisione dei processi non vanno trascurati i transitori (chepossono essere anche di medio termine e non necessariamente di pochi mesi) in cui i processicartacei e basati sul documento elettronico dovranno convivere. Il ricorso a nuove e specifichetecnologie di trattamento di tali processi ibridi e a forme avanzate di trattamento semanticodei documenti cartacei al fine di poterli convertire il digitali strutturati processabili (almenoparzialmente) rappresenterà di certo un fattore significativo per una concreta migrazioneverso un’effettiva de materializzazione.

Meccanismi e obiettivi di un lavoro cooperativoPartecipazione del Focus Group a Forum PA

Forum PA è un progetto integrato di comunicazione che promuove un confronto direttoed efficace tra Pubbliche Amministrazioni centrali e locali, imprese e cittadini sul tema dellaqualità dei servizi e dell’efficienza dell’azione pubblica: la sua missione è quella di favorire unmigliore rapporto tra cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche, promuovendo una PAeffettivamente orientata ai risultati. Forum PA persegue la sua missione:

· costruendo momenti di incontro tra cittadini, imprese e amministrazioni interessate allariforma della PA;

· creando occasioni di confronto online tra operatori tramite la creazione di siti e portalidedicati;

· favorendo con azioni organiche e non episodiche la nascita di “comunità di operatori”impegnati e motivati.

All’interno dell’edizione di quest’anno è stato predisposto un apposito spazio riservato alnostro Focus Group sulla dematerializzazione (che si terrà il pomeriggio di lunedì 11 maggio).

In quell’occasione il Focus Group gestirà otto tavoli di discussione ognuno dedicato ad unaspecifica tematica preventivamente individuata tra quelle risultate di particolare interesse nelcorso degli incontri seminariali svolti in preparazione.

Ogni tavolo sarà animato da 1 o 2 rapporter scelti tra i partecipanti al Focus Group, i qualipotranno non solo fornire una panoramica adeguata dell’argomento, ma apportare anche lapropria esperienza sia personale, maturata nel proprio lavoro, sia di gruppo frutto degli incontridel Focus Group. Al termine di tale attività sarà compito dei rapporter presentare in unadiscussione plenaria una breve sintesi dei temi dibattuti e delle problematiche emerse.

La modalità di gestione ed organizzazione della discussione ai tavoli dovrà essere ispirataa quella specificamente predisposta dagli organizzatori di Forum PA per questa occasione. Lospazio allestito sarà una Creativity Room, un luogo dove a farla da padrona dovrà essere lacollaborazione dinamica di tutti i partecipanti, in modo tale da creare un clima altamentestimolante. A garantire condivisione e coinvolgimento saranno gli animatori, che dovranno far siche si possa generare un dibattito che dovrà essere al tempo stesso aperto, informale e proficuo.

Gli obiettivi cui tendere saranno rappresentati da:

· scambio di esperienze

· confronto di opinioni

· analisi di problematiche

· proposta di soluzioni

· apporto di contributi

La fase plenaria, da svolgersi a valle, vedrà la partecipazione di tutti i convenuti epermetterà a tutti, grazie all’esposizione di un bilancio riassuntivo da parte degli animatori, diavere una visione ampia dei risultati ottenuti nelle singole Room.

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Gli animatori/rapporter per la discussione degli 8 macrotemi individuati sono:

· Conservazione a norma/archiviazione: Dott.ssa Angela Rita De Gaetano, Direzione Generaledel Sistema Informativo - Ufficio IV, Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali.

· Protocollo con particolare riferimento alla sua integrazione nei processi di e-gov: Dott.ssaCaterina Beccari, Responsabile di AOO Gabinetto, Ministero delle Infrastrutture e deiTrasporti e Dott. Walter Fanelli, Direttore amministrativo Dipartimento del Tesoro, Ministerodell’Economia e delle Finanze.

· Firma digitale qualificata, firma elettronica e firma funzione: Dott.ssa Claudia Biffoli, Direzionegenerale del sistema informativo, Direttore Ufficio IV – Sistema informativo del Ministero delLavoro, della Salute e delle Politiche Sociali - Settore Salute.

· Processi di dematerializzazione e trattamento documentale: Dott.ssa Patrizia De Rosa,Direttore, Ufficio Segreteria Generale e Affari Istituzionali, Comune di Firenze e Dott. PaoloEugenio Cresci, Dirigente informatico, Servizio SIAD- Sistema Informativo Amministrativo eDocumentale - Servizio SIA - Sistema Informativo Anagrafico, Comune di Napoli.

· PEC ed eventuali sistemi alternativi: Dott.ssa Clelia Baldo, CSI, Area Tecnica e-Government,Università degli Studi di Napoli Federico II.

· Sistemi di accesso e identificazione del personale e dei cittadini (IAM)

· Interoperabilità delle applicazioni di e-government e SPC: prof. Nicola Mazzocca, assessore allaRicerca Scientifica e Tecnologica della Regione Campania; dott.ssa Laura De Simone, DG AffariGenerali e Risorse Umane , Div. IV, Ministero dello Sviluppo Economico e Dott. MatteoMariani, Ministero dello Sviluppo Economico.

· Architetture informatiche e applicazioni per l’e-government: