Folleto UANCV 2do-SemCombinación Correspondencia Word

8/17/2019 Folleto UANCV 2do-SemCombinación Correspondencia Word

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UNIVERSIDAD ANDINA NÉSTOR CÁCERES VELÁSQUEZ(SUB-SEDE ILAVE)

“Combinación de Correspondencia” en:

Microsoft Word 2010

Microsoft Office Professional Plus™ 2010

Autor: C.M.S. Econ. Mario V. Guzmán Mejía

Ilave, 15 de mayo del 2015


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Combinación de Correspondencia UANCV-SEDEILAVE

Página 2 C.M.S. Econ. Mario V. Guzmán Mejía

Índice

Índice .......................................................................................... 2

Combinación de Correspondencia.- ........................................... 3 Iniciar una combinación de correspondencia: ........................ 3

Microsoft Word 2002: ........................................................ 3

Microsoft Office Word 2003: ............................................ 3 Microsoft Office Word 2007: ............................................ 3

Seleccionar el tipo de documento: ................................. 4

Seleccionar el documento inicial ................................... 4

Seleccionar destinatarios ................................................ 5

Escribir la carta ............................................................ 13 Obtener una vista previa de las cartas .......................... 16

Completar la combinación ........................................... 16

Recursos adicionales .................................................... 18 Glosario ........................................................................ 18

Práctica Calificada de Combinación de correspondencia.21


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Combinación de Correspondencia.-

El procedimiento siguiente describe cómo crear una cartamodelo (Sobres con Nombre y Domicilio personal,Certificados, Diplomas, Cartas, Notificaciones Judiciales, Notificación de Letras en carteras en Banco, Oficios connombres propios, Memorándums con nombres propios, etc.), yasociarlo a un origen de datos (relación de Nombres, condirecciones, y datos personales), darle formato y combinar losdocumentos.

In ic iar una com binación de correspondencia:Inicie una combinación de correspondencia. Para ello, siga los pasos que correspondan a la versión de Word que estéejecutando.

Microsoft Word 2002:

En el menú Herramientas, haga clic en Cartas ycorrespondencia y, a continuación, en Asistente paracombinar correspondencia.

Microsoft Office Word 2003:En el menú Herramientas, haga clic en Cartas ycorrespondencia y, a continuación, en Combinar

correspondencia.

Microsoft Office Word 2007:En la pestaña Correo haga clic en Iniciar Combinarcorrespondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.


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Seleccionar el tipo de documento:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, hagaclic en Cartas (Mensajes de correo electrónico, sobres,etc.). Esto le permitirá enviar cartas a un grupo de personasy personalizar los resultados de la carta que cada personarecibe.

2. Haga clic en Siguiente: documento inicial.

Seleccionar el documento inicial

1. Haga clic en una de las opciones siguientes: Utilizar el documento actual: utilice como documento

principal el documento abierto.


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1. En el panel de tareas Combinar correspondencia,haga clic en Utilizar una lista existente.

2. En la sección Utilizar una lista existente, haga clicen Examinar.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen dedatos, seleccione el archivo que contenga lainformación variable que desee utilizar y haga clic

en Abrir.Nota: si el origen de datos no aparece en la lista dearchivos, seleccione la unidad de disco y carpetaadecuadas. Si es necesario, seleccione la opción pertinente en la lista Todos los orígenes de datos.Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic enAbrir.

Word muestra el cuadro de diálogo Destinatariosde combinar correspondencia. Puede ordenar ymodificar sus datos si lo desea.

4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

5. Guarde el documento principal.

Al guardar el documento principal en este momento,también guarda el origen de datos y lo asocia aldocumento principal.


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6. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.

Método 2: utilizar nombres que figuran en unalista de contactos de Microsoft OutlookPara utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas de Combinar

correspondencia, haga clic enSiguiente: seleccionar losdestinatarios.

2. Haga clic en Seleccionar de loscontactos de Outlook .

3. En la sección Seleccionar de loscontactos de Outlook , haga clicen elegir la carpeta decontactos.

4. En el cuadro de diálogoSeleccionar carpeta de la listade contactos, seleccione lacarpeta de contactos de Outlookque desee y, a continuación,haga clic en Aceptar.

Word muestra el cuadro dediálogo Destinatarios de


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combinar correspondencia. Puede ordenar ymodificar sus datos si lo desea.

5. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Método 3: crear una base de datos denombres y direccionesPara crear una nueva base de datos, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia,haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.

2. Haga clic en Escribir una lista nueva.

3. Haga clic en Crear.

Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista dedirecciones. En este cuadro de diálogo, escriba lainformación de las direcciones de cada registro. Si nohay ninguna información para un campo determinado,deje en blanco el cuadro.


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De forma predeterminada, Word omite los camposvacíos. Por consiguiente, no se afecta a la combinación

si hay entradas en blanco en el formulario de datos. Elconjunto de información de cada formulario constituyeun registro de datos.

4. Después de escribir la información para un registro,haga clic en Nueva entrada para pasar al registrosiguiente.

Para eliminar un registro, haga clic en Eliminarentrada. Para buscar un registro concreto, haga clic enBuscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic enPersonalizar. En el cuadro de diálogo Personalizarlista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar elnombre y cambiar el orden de los campos decombinación.


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5. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones,haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Guardarlista de direcciones, escriba el nombre que desea dar alorigen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, acontinuación, haga clic en Guardar.


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6. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinarcorrespondencia, haga los cambios que desee y,después, haga clic en Aceptar.


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7. Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de

redactar la carta.8. Guarde el documento principal.

Al guardar el documento principalen este momento, también guarda elorigen de datos y lo asocia aldocumento principal.

9. Escriba el nombre que desee dar aldocumento principal y, acontinuación, haga clic en Guardar.

Para continuar con el paso siguiente,haga clic en Después: escriba lacarta.


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Escribir la cartaEn este paso se configura el documento principal.

1. Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que deseeincluir en la carta.

2. Agregue los códigos de campo donde desee que lainformación variable aparezca. En el panel de tareas

Combinar correspondencia tiene cuatro opciones:

Bloque de direcciones: use esta opción para insertaruna dirección con formato.

Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludocon formato.


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Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertarfranqueo electrónico.

Nota: esta opción requiere que tenga instalado un programa de software de franqueo en el equipo.

Más elementos: utilice esta opción para insertar camposde combinación individuales. Al hacer clic en Máselementos, el cuadro de diálogo Insertar campo de

combinación aparece.

Nota: asegúrese de que el cursor está donde deseainsertar la información del origen de datos antes dehacer clic en Más elementos.


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En el cuadro de diálogo Insertar campo decombinación, haga clic en el campo de combinaciónque desee usar y, a continuación, haga clic en Insertar.

Nota: puede insertar todos los campos y, acontinuación, volver y agregar espacios o signos de

puntuación. O bien, puede insertar un campo cada vez,cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos decombinación, agregar los espacios o signos puntuaciónque desee y, a continuación, repetir este paso con cadacampo de la combinación adicional que desee insertar.También puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) alos campos de combinación, igual que el texto normal.


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3. Cuando termine de modificar el documento principal, haga

clic en Guardar o en Guardar como en el menú Archivo.

Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de MicrosoftOffice y haga clic en Guardar o en Guardar como.

Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Paracontinuar con el paso siguiente, haga clic

en

Después: obtenga una vista previa delas cartas.

Obtener una vista previa de lascartasEste paso le permite obtener una vista previade los datos combinados, carta por carta.También puede cambiar la lista dedestinatarios o personalizar cartasindividuales.

Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después:complete la combinación.Completar la combinación


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Este paso combina la información variable con la carta modelo.Puede generar el resultado de la combinación utilizando

cualquiera de las opciones siguientes:

Impr: seleccione esta opción paraenviar directamente el documentocombinado a la impresora. No podráver el documento en la pantalla.

Al hacer clic en Imprimir, el cuadrode diálogo Combinar al imprimir aparece. En el cuadro de diálogoCombinar al imprimir, puede elegirqué registros combinar. Al hacer clicen Aceptar, el cuadro de diálogoImprimir aparece. Haga clic en

Imprimir para imprimir el documentode la combinación.

Editar cartas individuales.Seleccione esta opción para mostrar el documentocombinado en la pantalla.

Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de

diálogo Combinar en el nuevo documento aparece. En elcuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clicen Aceptar, los documentos se combinan en un documentode Word nuevo.Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic enImprimir.


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Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de MicrosoftOffice y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Recursos adicionalesPara solucionar problemas, vea los Recursos de soporte técnicode Combinar correspondencia de Word. Para ello, visite elsiguiente sitio web de Microsoft:

http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge

GlosarioLista de direcciones: una lista de direcciones es un archivo quecontiene los datos que varían en cada copia de un documentocombinado. Por ejemplo, un origen de datos puede incluir elnombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo.

Texto repetitivo: información genérica que se repite en cadacarta modelo, etiqueta postal, sobre o directorio (catálogo).

Campo de datos: una categoría de información en un origen dedatos. Un campo de datos corresponde a una columna deinformación en el origen de datos. El nombre de cada campo dedatos aparece en la primera fila (fila de encabezado) del origende datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos denombres de campos de datos.

Registro de datos: un conjunto completo de informaciónrelacionada en un origen de datos. Un registro de datoscorresponde a una fila de información en el origen de datos.Toda la información acerca de un cliente de una lista de


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distribución de correo de clientes es un ejemplo de registro dedatos.

Archivo delimitado: un archivo de texto que tiene los camposde datos separados (o delimitados) mediante caracteres detabulación o comas, y los registros de datos delimitadosmediante marcas de párrafo.

Fila de encabezado: la primera fila (o registro) en un origen de

datos para combinar correspondencia. La fila de encabezadocontiene los nombres de campo para las categorías deinformación del origen de datos; por ejemplo, "Nombre" y"Ciudad". La fila de encabezado también puede almacenarse enun documento independiente denominado origen delencabezado.

Documento principal: en una operación de combinación decorrespondencia, el documento que contiene el texto y losgráficos que siguen siendo iguales en cada versión deldocumento combinado; por ejemplo, el remite y el texto de unacarta modelo.

Campo de combinación: un marcador de posición que seinserta en el documento principal. Los campos de combinación

le indican a Microsoft Word dónde insertar informaciónconcreta del origen de datos. Por ejemplo, debe insertar elcampo de combinación "Ciudad" si desea que Word inserte unnombre de ciudad, como "París", que está almacenado en elcampo de datos Ciudad.


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Documento combinado: el documento que se creacombinando los datos del origen de datos en el documento principal.


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Práctica Calificada de Combinación decorrespondencia.

1. Usando los datos publicados en la página web de la SUNAT(www.sunat.gob.pe) “Relación de Beneficiarios de Pagosde Sentencias Judiciales en calidad de Cosa Juzgada – Ley 30137”, descargue la relación en formato Excel, y conla Hoja “Fechas Certificado Judicial”, que está al final de

todas las hojas, redacte una “ NOTADT/MEMORANDUM” comunicando Fecha de envío decheque para el depósito judicial; para cada una de las personas que se mencionan.

http://www.sunat.gob.pe/http://www.sunat.gob.pe/http://www.sunat.gob.pe/http://www.sunat.gob.pe/


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Imprima los documentos y guarde los dos archivos: de “Base deDatos” y de “Ms. Word” en un CD-R y presente el trabajo.


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2. Usando el siguiente “Modelo de Contrato de Trabajo Sujetoa Modalidad”, Realice cinco (5) contratos de trabajo,usando los “campos” con los nombres de las siguientes

personas, tenga en cuenta que la fecha de firma del contratoes igual a la fecha en que empieza su contrato:

N°Don/Doña

Nombres yApellidos

DNI Domic. Oficina Cargo PlazoFechainicio

Monto

016-

2015

Doña

Juana

GONZALOLAQUI4558

6068

Jr. Tacna Nº

235 IlaveContabilidad

Auxiliarde

contab

ilidad

Seis

meses14/04

/2015

S/. 1,200.00(Son UN MIL

DOSCIENTOS

CON 00 /100 NUEVOSOLES)

017-2015

DonJorge

ZUZUNAGAMENESES

29356895

Jr. AlfonsoUgarte N° 426

Ilave Asesoría

Legal

Abogado

Seismeses

14/04/2015

S/. 2,500.00(Son DOS MILQUINIENTOSCON 00 /100

NUEVOSOLES)

018-2015

DoñaRosa ALFARO

CASTILLO01253565 Jr.Circunvalació

n N° 4235Ilave

Administración

Administrad

or

Seismeses

14/04/2015 S/. 2,000.00

(Son DOS MILCON 00 /100

NUEVOSOLES)

019-2015

DonJulio

FERNANDEZVALDIVIA

298654587

Jr. Mollendo N° 236 Ilave

Relaciones

Públicas

Periodista

Seismeses

14/04/2015 S/. 2,000.00

(Son DOS MILCON 00 /100

NUEVOSOLES)

020-2015

DoñaSusana

FLORESRAMOS

36598695

Jr Tarapacá N°126 Ilave

Ventas

Vendedora

Seismeses

14/04/2015 S/. 3,000.00

(Son TRESMIL CON 00/100 NUEVO

SOLES)

CONTRATO DE TRABAJO SUJETO A MODALIDADN° 016-2015


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Conste por el presente documento, que se suscribe portriplicado con igual tenor y valor, un contrato de plazo fijo que

al amparo del TUO del D. Leg. Nº 728 (D.S. Nº 003-97-TR,Ley de Productividad y Competitividad Laboral), celebran deuna parte. La empresa El Sol S.A.C. RUC Nº .20232522representado por su Gerente Rosy Elena RAFAEL LAQUI, encalidad de EMPLEADOR y de la otra, DOÑA JuanaGONZALO LAQUI identificada con DNI Nº 45586068 Domiciliado en. Jr. Tacna Nº 235 ILAVE a quien en adelante

se le llamará el TRABAJADOR, en los términos y condicionessiguientes:

PRIMERO: El EMPLEADOR “EL SOL S.A.C.” es una.empresa cuyo objeto social es la compra y venta de artefactoselectrodomésticos, y que requiere de los servicios delTRABAJADOR en la oficina de Contabilidad

SEGUNDO: El contrato es de plazo fijo.

TERCERO: Por las causas objetivas señaladas en la cláusulaanterior, la EMPRESA contrata a plazo fijo bajo la modalidadindicada, los servicios del TRABAJADOR para que realice laslabores de Auxiliar de contabilidad para lo cual ha sidocontratado debiendo someterse al cumplimiento estricto de lalabor, bajo las directivas que emanen de sus jefes o Instructores para lo cual ha sido contratado.CUARTO: El plazo de vigencia del presente contrato es deSeis meses iniciándose la relación laboral el día 14 de abril del2015 hasta el 14 de octubre del 2015


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QUINTO: El período de prueba es de tres meses Transcurridoeste plazo, si el EMPLEADOR resolviera injustificadamente elcontrato, deberá abonar al TRABAJADOR las remuneracionesdejadas de percibir hasta el vencimiento del contrato.

SEXTO: En contraprestación a los servicios delTRABAJADOR, el EMPLEADOR se obliga a pagar unaremuneración S/. 1,200.00 (Son UN MIL DOSCIENTOSCON 00 /100 NUEVO SOLES) mensuales monto que se

incrementará de acuerdo a la política remunerativa. Igualmentese obliga a facilitar al TRABAJADOR los materiales necesarios para que desarrolle sus actividades, y a otorgarle los beneficiosque por ley, pacto o costumbre tuvieran los trabajadores delcentro de trabajo contratados a plazo indeterminado.

SÉPTIMO: EL TRABAJADOR deberá prestar sus servicios en

el siguiente horario: de trabajo; de lunes a sábado desde las8:00 am hasta las 14:00 pm. Teniendo un refrigerio de 60minutos, que será tomado de 12:45 hasta las 13:45 horas

OCTAVO: EL TRABAJADOR cumplirá con las normascontenidas en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa,así como las del Reglamento de Seguridad e HigieneOcupacional, y las órdenes que imparta el EMPLEADOR en

ejercicio de las facultades conferidas en el artículo 9º de la Leyde Productividad y Competitividad Laboral, TUO del D. Leg. Nº 728.

NOVENO: EL EMPLEADOR se obliga a inscribir alTRABAJADOR en el libro de planillas de remuneraciones, asícomo a poner en conocimiento de la Autoridad Administrativa


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de Trabajo el presente contrato para su aprobación, encumplimiento de lo dispuesto en el TUO del D. Leg. Nº 728

(D.S. Nº 003-97-TR, Ley de Productividad y CompetitividadLaboral).

DÉCIMO: EL EMPLEADOR no está obligado a dar avisoadicional alguno referente al término del presente contrato, elque concluye de acuerdo a la cláusula cuarta, oportunidad en lacual se abonará al TRABAJADOR los beneficios sociales que

le corresponden de acuerdo a Ley.

DÉCIMO PRIMERO: En todo lo no previsto por el contrato,se estará a las disposiciones laborales que regulan los contratosde trabajo sujetos a modalidad, contenidos en el Texto ÚnicoOrdenado del D. Leg. Nº 728 (D.S. Nº 003-97-TR, Ley deProductividad y Competitividad Laboral).

Firmado en la ciudad de Ilave a los14 de abril del 2015

…………………...…………. Rosy Elena RAFAEL LAQUI

DNI: 28385712EL SOL S.A.C.

Gerente

…………..…………………. Juana GONZALO LAQUI

DNI:45586068 TRABAJADOR

Imprima los documentos y guarde los dos archivos: de “Base de

Datos” y de “Ms. Word” en un CD-R y presente el trabajo


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