Fomento_P8[1]

FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE EN

ECOPETROL S.A (Nivel Básico)

RESPONSABILIDAD INTEGRAL

DIRECCION DE HSE Y GESTION SOCIAL

ECP-DHS-I-028 Elaborado

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1 OBJETIVO

Fortalecer el COMPROMISO CON LA VIDA, logrando que las actividades se desarrollen sin incidentalidad

ocupacional, ambiental y operacional, atribuible a falta de conocimiento de conceptos y controles

básicos en HSE.

Adicionalmente, se busca clarificar la responsabilidad de las firmas contratistas para asegurar el

desarrollo de competencias del personal que vinculan, previo al ingreso a las instalaciones de Ecopetrol

S.A. para la ejecución de sus obras y servicios.

2 GLOSARIO

DHS: Dirección de HSE y Gestión Social.

Operador del curso: Entidad encargada de ejecutar las estrategias de formación de la DHS y

vinculada a través de un convenio interinstitucional y que está encargada de la coordinación y

realización de las jornadas presenciales correspondientes a la fase 2.

Certificado: corresponde al documento definido, que acredita la participación en el curso y aprobación

de la evaluación realizada según los parámetros contenidos en este documento.

Curso Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A: formación en la cual

se busca que los participantes interioricen el concepto de compromiso con la vida en Ecopetrol S.A., la

cual es desarrollada en la fase 2 de las jornadas de fortalecimiento de competencias básicas en HSE.

Contratista: Empresa legalmente constituida, con autorización para desarrollar su objeto social en

Colombia con quien Ecopetrol S.A. ha establecido vinculo contractual y que se encuentra vigente a la

fecha de la solicitud de inscripción al Curso Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en

Ecopetrol S.A. Incluye subcontratistas y proveedor de servicios.

HSE: De las siglas en ingles - Ocupacional Health, Safety and Environment: (H) Salud Ocupacional,

(S) Seguridad de procesos e industrial y (E) medio ambiente.

Instalaciones: son áreas dónde Ecopetrol S.A. esté desarrollando actividades. Incluye áreas que estén

bajo el control y/o supervisión de Ecopetrol S.A. se considera instalaciones: refinerías, pozos, líneas de

flujo, campos de producción, baterías de recolección, estaciones de bombeo, torres de comunicaciones,

tuberías de oleoductos, poliductos, gasoductos, oficinas administrativas de negocios operativos,

casinos, áreas de llenado o despacho de producto, talleres, derechos de vía, terminales fluviales y

marítimos, monoboyas, plataformas costa fuera.

Programador logístico: profesional o funcionario (a) dispuesto por el operador del curso para que

reciba las solicitudes de los cursos (fase 2), programe el personal según la zona y nivel de escolaridad;

coordinación de salones y recursos requeridos su realización, así como la remisión de informes, etc.

3 CONDICIONES GENERALES

3.1 ALCANCE:

Aplica para las firmas Contratistas, subcontratistas que deben asegurar las competencias básicas de

sus trabajadores para la gestión de riesgos HSE, alineados con los estándares HSE de ECOPETROL S.A.,






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además de ser competentes en los oficios propios de la actividad a desarrollar, dentro de las

instalaciones y/o áreas bajo el control y/o supervisión de ECOPETROL S.A.

Este documento no aplica a VISITANTES, es decir, estas personas no requieren recibir la formación de

8 horas, sin embargo, el área visitada o negocio debe asegurar la ejecución de la fase 3 de este

instructivo, esto es la divulgación de los riesgos propios del área y de los procedimientos de

emergencia que apliquen.

3.2 RESPONSABILIDADES

3.2.1 Vicepresidente, Directores, Gerentes, Gerente General, Gerentes de Negocio, Jefes de

Unidad, Superintendentes, Jefes Regionales y Jefes de Departamento, Coordinadores

(VIT)

Verificar y asegurar la aplicación de este instructivo en sus áreas de responsabilidad.

3.2.2 Planeadores, Administradores, Gestores Técnicos y Administrativos de Contratos

Incluir en la planeación de los contratos, lo establecido en este instructivo para asegurar el

buen desarrollo de los planes de trabajo.

Tener en cuenta en las etapas de planeación y ejecución, los tiempos y costos de

desplazamiento a los sitios donde se realice la jornada definida en la fase 2.

Verificar que todo el personal contratista, y subcontratista que ingrese a las instalaciones o

realice funciones contratadas o avaladas por Ecopetrol S.A. haya recibido el Curso Fomento del

Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A y que su certificación se encuentre

vigente.

3.2.3 Contratistas, subcontratistas y proveedores de servicio.

Cumplir lo definido en el presente documento respecto a la preparar al personal en las normas

básicas HSE de Ecopetrol S.A. como parte del plan de formación así como el desarrollo del curso

Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A.

Asignar el tiempo y los recursos necesarios para que los trabajadores a su cargo asistan al

Curso Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable establecido por ECOPETROL S.A.

Asegurar la asimilación de conceptos, la asistencia del personal previamente inscrito al Curso

Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A. y la aprobación de la

evaluación.

3.2.4 Dirección de HSE y Gestión Social

Revisar y actualizar el contenido del Curso Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A, anualmente o cada vez que se actualice los documentos HSE de Ecopetrol S.A.






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Diseñar el mecanismo para evaluar la calidad de la capacitación y la medición del grado de

asimilación de la información compartida durante la jornada presencial.

Verificación del cumplimiento de este instructivo en las áreas de trabajo.

Revisión, validación y actualización de la metodología, si aplica, según los resultados de los

informes analizados.

3.3 GENERALIDADES:

Para autorizar el ingreso del (los) trabajador (es) de una firma contratista o subcontratista, a realizar

labores dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. debe (n) cumplir con las siguientes tres fases

para el fortalecimiento de las competencias básicas en HSE:

Fase 1: A cargo del contratista o subcontratistas quien previo aseguramiento de las competencias de

sus trabajadores frente al oficio a realizar, adelanta las acciones para que su personal tenga

conocimiento de las normas básicas HSE que deberá aplicar dentro de las instalaciones de ECOPETROL

S.A. El contratista debe realizar una evaluación por medio de la cual asegure que los participantes

están preparados para presentarse al curso ante ECOPETROL S.A. (fase 2).

Las normas referidas anteriormente están disponibles en la página de www.ecopetrol.com.co/

Proveedores / Contratación Bienes y Servicios / Actualidad para Contratistas y sus Trabajadores; allí

también se encontrarán otros archivos vinculados al proceso.

(http://www.ecopetrol.com.co/contenido.aspx?conID=46408&catID=393)

Fase 2: Ejecutada por ECOPETROL S.A., a través de la Dirección de HSE y Gestión Social o quien haga

sus veces (en adelante denominado OPERADOR DEL CURSO), quien desarrollará con el personal de la

firma contratista que estén inscritos, una jornada presencial en la cual se fortalecerá el Compromiso

con la Vida y que iniciara con una evaluación de asimilación de los conocimientos.

Fase 3: A cargo del área operativa que recibirá los servicios de la firma contratista y que tendrá dentro

de sus instalaciones la presencia de los trabajadores de la misma. En esta jornada se deben desarrollar

como mínimo las siguientes temáticas:

Gestión de riesgos específicos de las áreas y labores que ejecutarán.

Gestión de riesgos periféricos al área de labores y/o oficios ejecutados que puedan interferir en

las actividades ejecutadas por los trabajadores del contratista.

Procedimientos de respuesta emergencias en el sitio y su integración con los recursos y

procedimientos específicos del contratista.

3.4 VALIDEZ

El Curso Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A tiene validez a nivel nacional, independiente del área en que se haya realizado. Esta vigencia será de dos (2) años.

3.5 CERTIFICACIÓN

El operador del curso mantendrá una base de datos con la relación de las personas que aprobaron el curso y la información de la vigencia de la certificación. Esta base de datos podrá ser consultada por las áreas operativas de Ecopetrol S.A. y las gestorías de contratación con el fin de verificar quienes cumplen el requisito para ingresar a las instalaciones de Ecopetrol S.A.

http://www.ecopetrol.com.co/contenido.aspx?conID=46408&catID=393






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3.6 EVALUACION

Durante el desarrollo del curso se realizará una evaluación de asimilación de conocimientos sobre las

normas básicas HSE. Existe una base de preguntas que se encuentran publicadas en la página web de

Ecopetrol S.A. (ver el link anteriormente descrito); de las cuales se seleccionarán de manera aleatoria

un número limitado de preguntas para resolver durante la evaluación (según nivel de escolaridad de los

participantes, pues hay algunas preguntas para nivel básico y unas para nivel intermedio; situación que

se definirá por el instructor durante el desarrollo del curso según el perfil de los asistentes).

Los asistentes inscritos que no pasen la evaluación de conocimientos requerirán un refuerzo por parte

del contratista y podrán ser programados para repetir el curso y la evaluación.

Si uno de los inscritos no participa en la evaluación y/o la jornada presencial, pasará al final de la listas

de solicitudes.

4 DESARROLLO

El Planeador del proceso contractual, debe informar al operador del curso las necesidades de cupos

para que éste haga la programación correspondiente.

En la planeación de los procesos contractuales, en términos de referencia, en reuniones aclaratorias

o en los kick of meeting de los contratos (entre otros), se recordará a las firmas contratistas acerca

de este proceso y se le indicará la ruta en la cual puede obtener las normas básicas HSE y los

documentos relacionados con el proceso, con los cuales debe hacer su proceso de preparación del

personal que va a vincular.

El contratista identifica las necesidades de vinculación de personal de acuerdo a la actividad o

servicio a prestar y define, dentro de su plan de formación1, la preparación del personal en las

normas básicas HSE de Ecopetrol S.A.

Una vez el contratista asegure que el personal a inscribir ha asimilado el conocimiento de las nomas

básicas, enviará a la Gestoría Administrativa del Contrato la solicitud de inscripción a la jornada

de la fase 2, según formato ECP-DHS-F-187. El contratista debe anexar certificación firmada sobre

el desarrollo de esta jornada de preparación en las normas básicas de HSE de Ecopetrol S.A. para el

personal que relaciona en el listado de inscripción. Es importante asegurar el diligenciamiento de

TODOS los campos indicados en el formato pues son la base para programación y posterior envío

de informes.

La Gestoría Administrativa hará la solicitud al operador del curso, a través de los programadores

logísticos asignados a cada regional, enviando el formato ECP-DHS-F-187, para que éste haga la

programación correspondiente según la localidad / región donde se desarrollará el curso. La

solicitud también puede ser de las personas que requieran presentar la evaluación por segunda,

tercera vez o la oportunidad que aplique.

El envío de las solicitudes se hará a través de los correos que se listan a continuación y que serán administrados y respondidos por los programadores logísticos que el operador del curso disponga por regional:

1 Ver legislación nacional aplicable, obligaciones contractuales y Directriz HSE en las actividades contratadas por Ecopetrol

S.A. ECP-DHS-J-001 o documento que lo derogue.






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[email protected] – Para todas las jornadas a desarrollarse en

las ciudades o municipios de la Regional Llanos (Meta, Casanare, otras).

[email protected] – Para todas las jornadas a

desarrollarse en las ciudades o municipios de la Regional Magdalena Medio

[email protected] – Para todas las jornadas a desarrollarse en

las ciudades o municipios de la Regional Norte

[email protected] – Para todas las jornadas a desarrollarse en las

operaciones y actividades de la Vicepresidencia de Transporte

[email protected] – Para todas las jornadas a

desarrollarse en las ciudades o municipios de la Regional Centro Oriente

[email protected] – Para todas las jornadas a desarrollarse

en las ciudades o municipios de la Regional Occidente

[email protected] – Para todas las jornadas a desarrollarse en las

ciudades o municipios de la Regional Sur.

[email protected] – Para los casos particulares que por alguna razón

no se encuentren incluidas en las clasificaciones anteriores y las jornadas a desarrollarse en

Bogotá.

El operador del curso hará la programación con base en las solicitudes recibidas e informará al

gestor, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción hora, lugar y fecha

de realización del curso.

Adicional al hacer programaciones contra solicitudes recibidas, en cada regional se manejará

una programación sistemática, es decir, unos días fijos de realización del curso para que las

empresas contratistas tengan como referencia y los planeadores de contrato lo incluyan en sus

ajustes de planes de trabajo. Esta programación se publicará por regional y se puede confirmar

con el programador logístico que se encuentre en cada base. Estas programaciones se

publicarán en la página web definida por el operador del curso, información que se comunicará

a las regionales.

4.1 ETAPA DE TRANSICIÓN

Para los contratos en desarrollo a la fecha de entrada en vigencia de este instructivo, las certificaciones

generadas dentro del esquema anterior serán validas hasta el 30 de junio de 2011; siempre y

cuando se encuentre vigente; a partir de este momento, el personal debe tomar el curso Fomento

del trabajo seguro, limpio y saludable; para lo cual la firma contratista, con apoyo de su Gestor

Administrativo, solicitará la programación correspondiente.

4.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL

En las inspecciones, visitas, auditorias, entre otras, realizadas a los sitios de trabajo, se debe verificar

que los trabajadores tengan la certificación de haber tomado el Curso Fomento del Trabajo Seguro,

Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A HSE y esté vigente, lo cual se puede verificar en la base de datos

oficial para el proceso.

4.3 REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

Inscripción, Lista de asistencia, Evaluación de conocimientos, Evaluación Final, Base de datos de personas que asistieron y aprobaron la evaluación.

mailto:[email protected]













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Matriz de requisitos legales y matriz de documentos aprobados corporativos en el sistema de gestión

documental de Ecopetrol S.A.

Este documento deroga TODAS las normas locales o corporativas sobre esta temática.

5 CONTINGENCIAS

No Aplica

RELACIÓN DE VERSIONES

Versión Fecha Cambios

1 3-01-2011 Emisión del documento

2 30-03-2011 Actualización del documento

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable:

Elaboró: Edward Medina Ortiz

Teléfono: 234 5751

Buzón: [email protected]

Dependencia: DHS – Unidad de HSE

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