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Informe Auditoria Integral
Aspectos Jurídicos, Técnicos, Financieros y Administrativos
INFORME AUDITORIA INTEGRAL Página 1
FONDO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
FONTIC
INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL
EXPRESO BOLIVARIANO S.A.
CONSULTORÍA
JAHV MCGREGOR S.A.
CONTRATO No 00878 de 2.012
BOGOTÁ D.C., DICIEMBRE DE 2012
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INFORME AUDITORIA INTEGRAL Página 2
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3
1. OBJETIVOS ............................................................................................................ 4
1.1 Objetivo General ................................................................................................... 4
1.2 Objetivos Específicos ............................................................................................ 4
2. PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA ................................................................. 5
3. FICHA TÉCNICA ..................................................................................................... 6
4. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................................ 7
4.1 Evaluación Aspectos Jurídicos ............................................................................. 7
4.1.1 Hallazgos ............................................................................................................ 8
4.2 Evaluación Aspectos Técnicos ........................................................................... 10
4.2.1 Hallazgos .......................................................................................................... 11
4.3 Evaluación Aspectos Financieros ...................................................................... 11
4.3.1 Hallazgos .......................................................................................................... 13
4.3.2 Observaciones ................................................................................................. 15
4.4 Evaluación Aspectos Administrativos ................................................................. 15
4.4.1 Hallazgos .......................................................................................................... 17
5. PLAN DE MEJORAMIENTO ................................................................................. 19
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INTRODUCCIÓN
En virtud de la Ley 1369 de 2009 y el Decreto 091 de 2.010, el Ministerio de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, actúa como autoridad de
inspección, control y vigilancia del sector postal en Colombia, en razón a ello viene
trabajando en un nuevo modelo de vigilancia y control para el sector.
En este contexto, se suscribió el Contrato de Consultoría No. 00878 de 2.012 que
tiene por objeto apoyar la implementación, ejecución y supervisión del precitado
modelo. En el desarrollo de la consultoría se tiene prevista la realización de una
serie de auditorías integrales y verificaciones in situ a diferentes operadores
postales.
Desde esta perspectiva, el presente documento contiene la evaluación y análisis
de la información requerida al operador EXPRESO BOLIVARIANO S.A., en
desarrollo de la auditoría integral realizada.
Esta auditoría involucra aspectos Jurídicos, Técnicos, Financieros y
Administrativos, en aras de establecer la observancia de la normatividad legal,
reglamentaria y regulatoria que rige al operador postal, objeto de la misma.
Para efecto de este informe se entenderá que los hallazgos que se podrán
identificar en el desarrollo de la auditoría mediante entrevistas, análisis de la
información suministrada y demás pruebas de auditoría aplicadas, constituyen
presuntos incumplimientos.
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1. OBJETIVOS
1.1 Objetivo General
Realizar la evaluación integral al operador de servicios postales, sobre el
cumplimiento del marco normativo que le aplica (leyes, decretos, resoluciones,
etc.), con el fin de establecer el grado de observancia del mismo.
1.2 Objetivos Específicos
Contribuir como fuente de información para el sector postal en el territorio nacional.
Suministrar información puntual al Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, acerca del cumplimiento de las obligaciones legales,
reglamentarias, regulatorias, etc., a cargo del operador postal.
Servir como referente para la evaluación del impacto de la implementación del
nuevo modelo de vigilancia y control del sector postal.
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2. PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA
Para el desarrollo de la auditoría, se ejecutaron los siguientes procedimientos de
auditoría:
a. Se diseñó una matriz de obligaciones legales, reglamentarias y regulatorias de
los operadores del sector postal,
b. A partir de la matriz, se elaboró y desarrolló un programa de auditoría para la
evaluación del grado cumplimiento de las obligaciones de carácter jurídico,
técnico, financiero y administrativo a cargo del operador postal.
c. Se empleó una lista de chequeo para cada uno de los aspectos a evaluar.
d. Para los aspectos evaluados (jurídico, técnico, financiero y administrativo), se
aplicaron las siguientes técnicas de auditoría, según criterio del auditor: pruebas
selectivas, de cumplimiento y sustantivas al tiempo que se realizó observación
directa, indagación, inspección, análisis y verificación.
e. Se efectúo el análisis crítico de la documentación e información suministrada por
el operador postal.
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3. FICHA TÉCNICA
Nombre o Razón Social: EXPRESO BOLIVARIANO S.A.
NIT: 860.005.108-1
Dirección: Avenida Boyacá N° 15-69
Ciudad Bogotá D.C.
Tel: 4249340
Tipo de servicio: Mensajería Expresa
Representante legal: MARY SOCORRO CONTRERAS
Título Habilitante: Resolución N° 001251 de 01 de Junio 2012
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4. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
En este capítulo se consolida los resultados de las evaluaciones particulares
adelantadas a la Entidad sobre el grado de cumplimiento de sus obligaciones:
jurídicas, técnicas, financieras y administrativas, Se solicitaron los documentos
pertinentes establecidos en la lista de chequeo y el programa de auditoría
establecido para tal fin, se analizó el contenido de la información aportada.
A continuación se desarrolla el resultado de las actividades realizadas así:
4.1 Evaluación Aspectos Jurídicos
La empresa aportó el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido
por la Cámara de Comercio de Bogotá, en donde se verifica la capacidad legal de
la representante legal quien otorgó poder especial, amplio y suficiente, autenticado
en la notaria No 21, al Dr. Nicolás Galvis Rincón Director Operaciones Financieras,
para atender la visita.
La entidad cuenta con título habilitante a partir del 1 de Junio del año en curso,
otorgado por el MINTIC, mediante la Resolución N° 001251 de 01 de Junio 2012.
El registro postal se encuentra bajo el número RPOSTAL0282.
El operador manifiesta que a la fecha no ha sido objeto de investigaciones
administrativas, ni de requerimientos por parte del MINTIC.
Con relación al respeto por los derechos de los usuarios, se evidenció que a la
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entidad le radicaron 5 quejas por no cumplimiento de los derechos de los mismos,
expoliación o avería, tiempos de entrega y el servicio contratado de conformidad
con las condiciones ofrecidas.
De igual manera se logró determinar que el operador no ha diseñado ni
implementado un esquema administrativo y operativo orientado al manejo y
atención de las PQR. Se realizó una verificación aleatoria de la PQRs
observándose que no se respondieron de acuerdo a los términos de ley, como
tampoco se establecieron respuestas de fondo que permitan el tratamiento
respectivo.
4.1.1 Hallazgos
Como resultado de la auditoria sobre el cumplimiento de las obligaciones del
aspecto jurídico contempladas en el programa de auditoria aplicado, se advierte las
siguientes situaciones que demandan atención especial:
Nombre y
descripción de la
Obligación
Detalle del hallazgo
Norma que
fundamenta la
obligación
Ref. Entidad
1. Respeto por
los derechos de
los usuarios.
Garantizar el
respeto por los
derechos de los
usuarios
Se verificó la
existencia de 5 quejas
sobre peticiones de
usuarios, las causales
Art. 24 Ley 1369
de 2009, Art. 9
Res. CRC 3038
de 2011, Res.
Folio-
EXB
39-46
SIC
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Nombre y
descripción de la
Obligación
Detalle del hallazgo
Norma que
fundamenta la
obligación
Ref. Entidad
determinadas fueron:
incumplimiento de
entrega, daños y
avería de la
mercancía y extravío
de la encomienda. Lo
anterior permite
colegir que el
operador no observa
cabalmente los
derechos de sus
usuarios.
CRC 3498 de
2011 y sus
modificaciones
2- Peticiones,
Quejas y
Recursos – PQR.
Dar trámite a las
PQR de los
usuarios
El operador no ha
diseñado un esquema
administrativo y
operativo orientado al
manejo y atención de
las PQRs. No atiende
de manera oportuna
las PQRs y no reporta
informes de PQRs a
la CRC.
Art. 32 Ley 1369
de 2009 y Res
CRC 3038 de
2011 y sus
modificaciones
Folio-
EXB
39-46
SIC
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4.2 Evaluación Aspectos Técnicos
Como resultado del análisis realizado, teniendo en cuenta los datos suministrados y
la evaluación efectuada a los procesos, se pudo evidenciar que el operador para el
manejo de su red postal cuenta con una infraestructura física propia así como
también cuenta con algunos inmuebles arrendados (centro de acopio, punto de
atención y servicios).
Con respecto a la flota de vehículos, esta se compone de algunos propios y otros
de afiliados, el servicio de entrega de mensajería a nivel nacional se realiza a
través de su sistema de transporte y se deja en cada una de las oficinas de
atención para ser reclamadas por los diferentes usuarios.
Mediante inspección ocular se verificó el proceso de la cadena de manipulación de
los objetos postales en el centro de clasificación de los mismos, el sistema de
información, como herramienta de apoyo que soporta la operación logística es el
“Quimbaya envíos y Remesas”, el cual permite llevar la trazabilidad de los
objetos postales desde su ingreso hasta la entrega al usuario.
El operador entregó la copia del proceso de recepción y entrega de mensajería y
un flujo grama del sistema de información.
En cuanto a la salvaguarda de los objetos postales se observa que el operador
cumple con el procedimiento que se debe adelantar desde su recepción hasta su
entrega. Existen procesos y procedimientos para garantizar esta obligación y la
calidad del servicio.
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4.2.1 Hallazgos
Como productos de los resultados de auditoria en la verificación del cumplimiento
de las obligaciones del aspecto Técnico no se encontraron observaciones que den
lugar a un presunto incumplimiento.
4.3 Evaluación Aspectos Financieros
Al momento de la auditoria el operador no había realizado el pago de la
contraprestación al FONTIC correspondiente al segundo trimestre, teniendo en
cuenta que el inicio de su operación fue el primero de junio de 2012 y se facturaron
servicios en ese periodo.
Por otra parte el formato de liquidación de contraprestación al FONTIC
correspondiente al tercer trimestre suministrado por la empresa, no cuenta con el
diligenciamiento del valor de los ingresos pertinentes para realizar el respectivo
cálculo del valor a pagar. El operador hace entrega del anexo de la liquidación, el
cual es un libro de Excel en donde se tienen todos los ingresos de la compañía, se
realiza filtro por el peso máximo de objetos postales que es 5 kg, el cual arroja un
valor de 111.209.720 que multiplicado por 2,7% arroja el valor cancelado.
A pesar de ello se evidenció en el anexo de la liquidación que se tienen números
de facturas que no pertenecen a las dos resoluciones de facturación de
BOLIVARIANO, el funcionario encargado manifiesta que se pagó contribución por
los ingresos de mensajería de CONTINENTAL BUS SA, ya que este no tenía
licencia al momento de prestar el servicio y EXPRESO BOLIVARIANO alteró su
base de liquidación.
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De igual manera se evidencia que la fecha de pago no se encuentra dentro de los
plazos establecidos por el MINTIC, toda vez que el plazo vencía el 15 de Octubre
de 2012 y se canceló el día 19.
El operador no ha realizado pagos de la contribución a la CRC debido a que su
licencia inició el 01 de junio de 2012.
El operador hace entrega de seis balances de prueba correspondientes a los
meses de junio a noviembre de 2012 donde se observa que la cuenta de los
servicios postales está denominada "Mensajería Especializada" lo cual no es
correcto debido a que la empresa cuenta con habilitación para prestar Mensajería
Expresa.
Analizando el balance de prueba del mes de junio se observa que la cuenta
41455505 (Mensajería Especializada) trae un saldo anterior de $ 578.716.675,34,
esto debido según el funcionario encargado a que dicha cuenta recibe los
conceptos de aforo, carga y mensajería; lo cual indica que están incumpliendo lo
establecido en el Art 5 del Decreto 1739 de 2010, que obliga a los operadores de
servicios postales a identificar en su contabilidad, la cuenta donde se consigne la
información de cada movimiento, que permita la vigilancia y control de los ingresos
de mensajería.
El operador hace entrega de una copia de la declaración de renta correspondiente
al año 2011; declaración de retención en la fuente del mes de octubre: ICA de
Bogotá, Espinal y Pereira de los 5 primeros bimestres de 2012; e información
exógena del año 2011.
El funcionario encargado, hace entrega de 3 resoluciones de facturación de las
cuales dos pertenecen al operador auditado. La Resolución número 320000761367
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es para los envíos de contado, la Resolución 320000905976 es para la facturación
de clientes corporativos que maneja crédito con BOLIVARIANO y la 320000855105
pertenece a CONTINENTAL BUS SA, esta última es entregada debido a que en el
listado de guía aparece la respectiva numeración.
El operador hace entrega de archivo en Excel, donde se observa que las guías
cuentan con su respectivo consecutivo de acuerdo a las resoluciones aportadas. Es
de anotar que BOLIVARIANO incluye la resolución de facturación de
CONTINENTAL al efectuar la liquidación y pago de la contraprestación.
4.3.1 Hallazgos
Como resultado de la auditoria sobre el cumplimiento de las obligaciones de los
aspectos financieros contempladas en el programa de auditoria aplicado, se
advierte las siguientes situaciones que demandan atención especial:
Nombre y
descripción de la
Obligación
Detalle del Hallazgo
Norma que
fundamenta la
obligación
Ref.
Entidad
compete
nte
1. Contraprestación
Pago de la
contraprestación
al FONTIC (2.2%,
2.7% o 4% para
mensajería
especializada.
- El operador no ha
realizado el pago del
segundo trimestre de
2012.
- La base de la
Arts. 4 y 14 Ley
1369 de 2009,
Art 1 Decreto
1218 de 2012,
Arts. 4 y 10
Decreto 1739 de
Folio-
EXB
56-78
FONTIC
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Nombre y
descripción de la
Obligación
Detalle del Hallazgo
Norma que
fundamenta la
obligación
Ref.
Entidad
compete
nte
contraprestación no es
la correcta, ya que
tomó ingresos de otra
empresa.
- La fecha de pago de
la contraprestación al
FONTIC no se
encuentra dentro de los
plazos establecidos por
el MINTIC.
2010.
2. Contabilidad
para efectos de
la
contraprestación
Llevar una
contabilidad que
permita identificar
los ingresos para
efectos de la
contraprestación a
pagar al FONTIC
- La cuenta donde se
llevan los ingresos de
los servicios postales
(41455505) está
denominada
"Mensajería
Especializada"
- No se pueden
identificar los ingresos
para efectos de
Art. 5 Decreto
1739 de 2010,
Art. 13 Ley 1369
de 2009 y Res
CRC 3774 de
2012.
Folio-
EXB
79-91
FONTIC
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Nombre y
descripción de la
Obligación
Detalle del Hallazgo
Norma que
fundamenta la
obligación
Ref.
Entidad
compete
nte
contraprestación
debido a que incluye
los conceptos de aforo,
carga y mensajería.
4.3.2 Observaciones
El operador tiene Resolución de Facturación, sin embargo en el sistema contiene
numeración y facturas de otras compañías.
4.4 Evaluación Aspectos Administrativos
En la verificación de las obligaciones administrativas se observó que las
condiciones del servicio se encuentran publicadas en la página oficial de la
empresa, lo que permite a los usuarios conocerlas con anterioridad. Adicional a
esto las guías de servicio contienen el contrato de prestación de servicio con todos
los requerimientos de ley, se cumple también con la conservación de las mismas.
Por otra parte solo se pudo hacer verificación de una indemnización, ya que de
acuerdo al operador es la única que se ha presentado hasta el momento, en la
documentación entregada no existe evidencia de pago y la respuesta de la misma
se encuentra fuera de los 30 días hábiles.
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Para los casos de objetos postales no entregados, se logró establecer que el
operador aplica un procedimiento adecuado para su devolución, sin embargo en
ninguno de los expedientes entregados se puede constatar el recibido por parte del
remitente, el operador manifiesta que ningún usuario se ha acercado a reclamar el
objeto postal devuelto
El representante legal de Expreso Bolivariano certifico las tarifas aplicadas a la
mensajería expresa, el operador no presta servicios de mensajería masiva ni
cuenta con interconexion.
También certifico el apoderado de la compañía que no se han elaborado campañas
publicitarias para el servicio de mensajería dentro del tiempo de operación de la
empresa, que es de 6 meses.
Los usuarios pueden allegar PQRs por tres canales diferentes, la página oficial de
Expreso Bolivariano, las oficinas y por medio de la línea telefónica.
El operador entregó el documento que contiene los procedimientos para el manejo
de incidentes de seguridad, que permite la continuidad en la prestación del
servicio.
Los reportes que se deben hacer periódicamente a la CRC no fueron presentados
para el tercer trimestre de 2012. Los indicadores de calidad tampoco han sido
publicados por parte del operador.
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4.4.1 Hallazgos
Como resultado de la auditoría sobre el cumplimiento de las obligaciones con
relación al aspecto administrativo, se evidencio los siguientes puntos:
Nombre y
descripción de la
Obligación
Detalle del
hallazgo
Norma que
fundamenta la
obligación
Ref. Entidad
competente
1. Indemnizaciones
Las
indemnizaciones
son contestadas
dentro de los quince
días hábiles
recibidos por parte
del operador postal.
El operador no da
respuesta dentro
de los 15 días
hábiles y tampoco
realiza el pago de
las mismas dentro
del tiempo
establecido.
Arts. 24, 25 y 32
Ley 1369 de 2009
y Título V Res
CRC 3038 de
2011.
Folio EXB-
148
SIC
2.Indicadores de
calidad
Solicitar copia de la
publicación que hizo
el operador de los
resultados de los
indicadores de
calidad de atención
El operador no
publica los
resultados de los
indicadores de
calidad de
atención al usuario
Art 35 Res CRC
3038 de 2011
Folio EXB-
25 Obl.
Adtva. Nume
ral 10
SIC
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Nombre y
descripción de la
Obligación
Detalle del
hallazgo
Norma que
fundamenta la
obligación
Ref. Entidad
competente
al usuario.
3. Reporte de
Información a la
CRC
Presentar los
Reportes a la CRC
ingrese al SIUTS
con el usuario y
contraseña de la
empresa y requiera
que genere el
histórico de cargues.
El operador no
presento reportes
del tercer trimestre
de 2012
Res. CRC 2959
de 2010, 3038 de
2011 y 3550 de
2012 y sus
modificaciones
Folio EXB
178-
189
CRC
CONSOLIDADO N° HALLAZGOS
Obligación Número de Hallazgos
Jurídica 2
Técnica -
-Financiera 3
Administrativa 3
Total 9
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5. PLAN DE MEJORAMIENTO
Luego de la presentación de los diferentes hallazgos al operador, los
cuales fueron aceptados en su integridad, el Representante Legal de la
empresa procedió a formular y suscribir dos planes de mejoramiento,
cuyo contenido se observa en el siguiente cuadro resumen:"
Detalle del hallazgo
Acción
Fecha de Inicio
Fecha Final Responsabl
e
1. Actualmente el operador tiene 5 archivos de PQRs, lo cual muestra que no cumple con el respeto de los derechos de usuarios.
Mejorar el respeto de los derechos de usuarios.
Dic 12 de 2012
Marzo 31 de 2013
Nicolás Galvis
2. No cumple con los plazos de respuesta a las PQRs
Cumplir con los plazos de respuesta a las PQRs
Dic 12 de 2012
Marzo 31 de 2013
Nicolás Galvis
3. No presentó ni cancelo la declaración de la Contraprestación del FONTIC correspondiente al Segundo Trimestre del año 2012.
Presentación y pago de la declaración de la Contraprestación del FONTIC correspondiente al Segundo Trimestre del año 2012.
Dic 12 de 2012
Dic 21 de 2012
Nicolás Galvis
4. La declaración de la Contraprestació
Corrección de la contraprestación del FONTIC correspondiente al
Dic 12 de 2012
Dic 21 de 2012
Nicolás Galvis
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Detalle del hallazgo
Acción
Fecha de Inicio
Fecha Final Responsabl
e
n del FONTIC correspondiente al Tercer Trimestre del año 2012 en la declaración no fueron diligenciados los datos de los Ingresos sin embargo está bien liquidada la contraprestación.
Tercer Trimestre del año 2012 en la declaración no fueron diligenciados los datos de los Ingresos y se presentó en forma extemporánea
5. La Contabilidad no permite identificar los ingresos correspondientes al Servicio Postal.
Reclasificación adecuada de la Contabilidad (cambio nombre de la cuenta) que permita identificar los ingresos correspondientes al Servicio Postal.
Dic 12 de 2012
Dic 12 de 2012
Nicolás Galvis
6. El operador tiene Resolución de Facturación vigente sin embargo está mal aplicada en el sistema ya que contiene numeración y facturaciones de otras compañías.
La aplicación correcta de la Resolución de Facturación en su sistema.
Dic 12 de 2012
Dic 12 de 2012
Nicolás Galvis
7. El operador no efectuó el pago de las respectivas
Efectuar el pago de las respectivas Indemnizaciones dentro del plazo
Dic 12 de 2012
Marzo 31 de 2013
Nicolás Galvis
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Detalle del hallazgo
Acción
Fecha de Inicio
Fecha Final Responsabl
e
Indemnizaciones dentro del plazo correspondiente a 30 días hábiles.
correspondiente a 30 días hábiles.
8. El operador no publica los resultados de los indicadores de calidad de atención al usuario.
Diseñar y Publicar los indicadores de calidad de atención al usuario para su publicación.
Dic 12 de 2012
Marzo 31 de 2013
Nicolás Galvis
9. La entidad no presentó reportes a la CRC correspondientes al Tercer trimestre del año 2012.
Presentación de los reportes a la CRC correspondientes al Tercer trimestre del año 2012.
Dic 12 de 2012
Dic 21 de 2012
Nicolás Galvis
