Formato Ecos 1la-Fr-0001 Actualizado 2011

POLICÍA NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REALIZAR LICITACION PUBLICAPágina 1 de 39

CODIGO: 1LA-FR-0001

ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDADFECHA: 02-10-2010

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Fecha (día mes año)

1. DEFINICIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

La unidad que elabora el Estudio de Conveniencia y Oportunidad debe diligenciar la información requerida en el siguiente cuadro, así:

1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL OBJETO

Concepto general de lo que se pretende adquirir.

El objeto debe ser conforme y de acuerdo a lo establecido en el plan de compras o Plan de Inversión.

1.2 VALOR ESTIMADOValor Estimado con las condiciones mercado.

Corresponde al valor resultado del estudio de mercado.

El valor estimado no debe sobrepasar al valor programado en el plan de compras o plan de inversión.

En el caso que el valor estimado sea superior a lo programado la Unidad responsable de elaborar el estudio de conveniencia y oportunidad, debe solicitar la adición del plan de compras o inversión.

Si se presentan variación de cantidades se debe solicitar igualmente la modificación de los planes.

1.3 PLAN DE COMPRAS, PLAN DE COMPRAS DE INVERSION Y/O VIGENCIAS FUTURAS. (LAS PALABRAS SEÑALADAS EN ROJO DE SER NECESARIO)

Se indica el respaldo presupuestal donde fue incluida y aprobada la adquisición del objeto a contratar.

Plan Compras - Recurso - valor

Inversión – Recurso – valor

Vigencias futuras - Otros

1.4 CLASE DE CONTRATO Indicar la clase de contrato: Compra Venta, Contrato de Obra, Consultoría, Prestación de servicios, Concesión, encargo fiduciario, fiducía pública, suministro, arrendamiento, etc. (Art 32 Ley 80 de 1.993, Código Civil y de Comercio).

1.5 PERFIL Y CALIDAD DE LOS PROPONENTES

La unidad que posee la necesidad debe indicar si el posible oferente es fabricante, distribuidor, comerciante, etc.

Igualmente podrán participar los oferentes nacionales, extranjeros con representación en Colombia, en forma individual en Consorcio o Unión Temporal.

1.6 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y JUSTIFICACIÓN

En este apartado se procede a identificar tanto la necesidad como la forma detallada de solucionar dicha necesidad. Se debe tener en cuenta cada caso en particular para realizar este análisis en forma detallada y concreta. Sin que se trate de un listado taxativo se deberá responder en este aparte del ECO a las siguientes preguntas: i) Justificación del por qué se necesita (CAUSA) adquirir el objeto ( bien, servicio u obra), especificando cantidades de la contratación.ii) Para que se contrata, es decir, la conveniencia, que apunta a la utilidad o provecho que reportará a la Unidad, el objeto a contratar.iii) La oportunidad, que alude a las razones que sustentan la contratación del bien servicio u obra, dentro del plazo en el que se ejecutará el contrato (¿Cuándo se necesita, mes y/o día en el cual se requiere el objeto a contratar?) iv) Indicar sí la Institución cuenta con los medios o forma de satisfacer esta necesidad.

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FORMATO DE DILIGENCIAMIENTO PARA LA ELABORACIÒN DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y

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Nota 1: De ser necesario dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 2 del Decreto 679 de 1994, respecto del certificado de conformidad de bienes y servicios de acuerdo con las exigencias contenidas en el Decreto 2269 de 1993. (realizar consulta pagina web Ministerio de comercio y dejar el respectivo registro)

Nota 2: En caso que se requiera, anexar al estudio la respectiva consulta emanada por el Ministerio Comercio, Industria y Turismo, sobre la existencia de posibles productores nacionales de los elementos a adquirir, en donde se manifieste que hay o no producción nacional para los mismos y el proceso por el cual será adelantado para la participación de los oferentes nacionales, en términos de competencia abierta, dándose cumplimiento al Artículo 1 de la Ley 1089/2006.

Nota 3: Para los procesos de obra dar aplicabilidad al Decreto 564 de 2006 con respecto a la necesidad de contar con licencia de construcción o no del mantenimiento o construcción que se pretenden desarrollar.

2. ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS DEL PROCESO

Para el desarrollo de este numeral la Unidad responsable de realizar el Estudio de Conveniencia y Oportunidad y/o quien posee la necesidad, debe dar a conocer los antecedes (aciertos o problemas) de los últimos 3 contratos celebrados. Este análisis busca identificar las fallas que deben ser corregidas en el nuevo proceso, e igualmente le ayuda a reconocer algunos de los riesgos a tenerse en cuenta en el proceso nuevo.

Para lo anterior se debe diligenciar el siguiente cuadro; llegado el caso que la Entidad no haya adquirido el bien, obra o servicio se procederá a tomar como referente la experiencia de otras entidades del estado:

ENTIDAD Y UNIDAD

NÚMERO DEL CONTRATO

FECHA ACIERTOS PROBLEMAS

3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

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Se expresarán las razones que llevan a escoger la modalidad de selección de que se trate, indicando sobre el particular, los aspectos que se consideran determinantes para la aplicación de una u otra modalidad. (Podrán considerarse para los efectos enunciados las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación de los bienes, servicios u obra, naturaleza de los contratantes, etc.)

Las modalidades de Selección, teniendo en cuenta Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario No. 2474 de 2008, son:

3.1. LICITACIÓN PÚBLICA. CAPITULO I, Decreto 2474 de 2008 (factores mínimos verificables y factores adicionales calificables y por valor igual y superior de 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes SMLMV).

3.2. SELECCIÓN ABREVIADA

Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización,

Ejemplo/

“Teniendo en cuenta que los servicios a adquirir presentan características técnicas uniformes y que además existen al menos dos empresa que están en capacidad de satisfacer las necesidad, cumpliendo con las especificaciones técnicas requeridas, la Jefatura de la Oficina de Protocolo de la Dirección General, establece que el procesos de selección se debe adelantar la modalidad de:

SELECCIÓN ABREVIADA, BIENES Y SERVICIOS CON CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN, en cumplimiento al artículo No. 2, literal “a” de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con los artículos No. 16 y 17 del Decreto 2474 de 2008.”

Contratación de menor cuantía (factores mínimos y factores adicionales y que el valor estimado se encuentre de 100 a 1000 SMLMV).

Ejemplo/

“De conformidad con lo establecido en la ley 1150 de 2007 articulo 2, numeral 2, literal b y el artículo 9º del Decreto 2025 de 2009 y artículo 2º del Decreto 3576 de 2009, teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer se cuantificó en un valor que se encuentra dentro de la causal de menor cuantía para la contratación, y que el objeto a contratar presenta características verificables y calificables y que cualquier empresa está en condiciones de suministrarlos cumpliendo las especificaciones técnicas

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requeridas por la Institución; se debe aplicar el procedimiento selección abreviada de menor cuantía para la elección del contratista.”

Contratación de bienes y servicios que no superan en 10% de la menor cuantía (valor del contrato por celebrar sea igual o inferior a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes)

Ejemplo/

“Teniendo en cuenta que el objeto a contratar posee especificaciones técnicas definidas y únicas por lo que el aspecto a tener en cuenta será el precio ofertado, además existen al menos dos (02) empresas que están en capacidad de satisfacer la necesidad, cumpliendo con las especificaciones técnicas, el presente proceso de contratación se realizara por la MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA, desarrollada en la normativa legal vigente, CAPITULO II, Decreto 2474 de 2008 para compra de Bienes y Servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, artículos 16 y 17 en concordancia con el artículo 2, literal “a” de la ley 1150 de 2007 y por tratarse de la adquisición de un bien ó servicio que no supera el 10% de la menor cuantía se fundamenta en decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009 que modifica el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008.”

Declaratoria de desierta de una Licitación. Articulo 3 Decreto No. 3576 de 2009.

Bienes y servicios para la seguridad y defensa nacional , Articulo 53 del Decreto 2474 de 2008.

Contratación para la prestación de servicios de salud .

Contratación de productos de origen o destinación agropecuaria

Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las empresas Industriales y comerciales del Estado – EICE- y de las Sociedades de Economía Mixta –Sem-

Contratos de entidades a cargo de la ejecución de programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de Derechos Humanos y población con alto grado de exclusión.

3.3. CONCURSO DE MERITOS CAPITULO III del Decreto 2474 de 2008. Concurso de meritos con precalificación. Concurso de meritos abierto con jurados – proyectos arquitectónicos. Concurso de

meritos para escogencia de intermediarios de seguros.

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3.4. CONTRATACIÓN DIRECTA . CAPITULO IV Decreto 2474 de 2008.

Contratos Interadministrativos Art. 78 del Decreto 2474 de 2008 .

Ejemplo/

“La Policía Nacional requiere contratar con la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, entidad que tiene como objeto suministrar bienes y servicios a través de la producción, para satisfacer las necesidades de las fuerzas y el sector Defensa en todo territorio Nacional, por lo que la presente contratación se realizara por la modalidad de contratación directa a través de un contrato interadministrativo, de acuerdo a lo consagrado en el artículo 78 del decreto 2474 de 2008.

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

El presente proceso se realizara de conformidad con lo establecido en la ley 1150 de 2007 en su artículo 2º numeral 4, literal C y en el artículo 78 del Decreto 2474 de 2.008, el cual establece que: “las entidades señaladas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, celebraran directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo, tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora…”.

Contratación reserva del sector defensa y el DAS. Art. 79 del Decreto 2474 de 2008.

Ejemplo/

“Por tratase del mantenimiento de inmueble (obras públicas) donde funcionan oficinas que desarrollan actividades administrativas y de coordinación operativa, relacionadas con la defensa y seguridad nacional; como quiera que el contratista intervendrá los lugares e infraestructura de cada una de las edificaciones que hacen parte del objeto a contratar, por lo que el proceso de contratación se debe adelantar de acuerdo al Decreto 2474 de 2008, Artículo 79., bajo la modalidad CONTRATACION DIRECTA - CONTRATACIÓN RESERVADA DEL SECTOR DEFENSA Y EL DAS. Para los efectos previstos en el numeral 4 literal d) del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 , entiéndase por bienes y servicios en el sector defensa que necesitan reserva para su adquisición los siguientes:

Buscar el que corresponda según objeto ejemplo/

11. Las obras públicas cuyas características especiales tengan relación directa con la defensa y seguridad nacionales, así como las consultorías relacionadas con las mismas, de acuerdo con lo señalado en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 .

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http://www.noticieroficial.com/codigos/REGIMEN%20DE%20LA%20CONTRATACION%20ADMINISTRATIVA.htm

http://www.noticieroficial.com/leyes/LEY1150-2007.doc

14. El mantenimiento de los bienes y servicios señalados en el presente artículo, así como las consultorías que para la adquisición o mantenimiento de los mismos se requieran, incluyendo las interventorias necesarias para la ejecución de los respectivos contratos.

Parágrafo. Los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes o servicios a que hace referencia el presente artículo no requerirán de la obtención previa de varias ofertas y tendrán como única consideración la adquisición en condiciones de mercado. Las condiciones técnicas de los contratos a que se refiere este artículo no pueden ser reveladas y en consecuencia se exceptúan de publicación”.

Cuando no exista pluralidad de oferentes . Art. 81 del Decreto 2474 de 2008.Se debe justificar como proveedor a la persona jurídica ó natural con la que se va a contratar el objeto y anexar certificado de cámara de comercio que lo certifique.

Ejemplo/

La Dirección Administrativa y Financiera para la vigencia XXX realizará algunos procedimientos de adjudicación a través de la modalidad de subasta inversa electrónica, para lo cual requiere la continuidad en la prestación del servicio a través de un tercero, toda vez que no se cuenta con la plataforma tecnológica que permita garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos que se deben utilizar para los eventos requeridos, siendo esta última la única que ofrece el servicio de ESTAMPADO CRONOLÓGICO en la generación, transmisión, y recepción de mensajes de datos, autorizada mediante resolución 9887 del 13 de abril de 2007; además posee la solución y producto denominado CERTISUBASTA, el cual permite satisfacer las necesidades propias del objeto que la entidad que pretende ejecutar un modelo electrónico seguro de contratación.

Por tal motivo, el Grupo de Telemática DIRAF establece el proceso de selección con modalidad: Contratación Directa – Sin pluralidad de oferentes.

Desarrollado en la normatividad legal vigente, literal g), numeral 4 del artículo 2, de la ley 1150 de 2007 y numeral 2 del artículo 81 del Decreto 2474 de 2.008, que establece: “cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.

Contratación de prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales. Art. 82 del Decreto 2474 de 2008.

Ejemplo/

La Dirección Administrativa y Financiera en la actualidad no cuenta con un profesional, con conocimientos y experiencia requerida para el mantenimiento y mejora del sistema de

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gestiòn de calidad y de control interno, que asesore las actividades relacionadas a estos sistemas y darle cumplimiento a lo establecido a la ley 872 del 2003, Decreto 4110 del 2004 y Decreto 1599 de 2005 relacionados con la obligatoriedad en la implementación, mantenimiento y mejora de estos sistemas en la DIRAF, por tal motivo la Oficina de Planeación de la Dirección Administrativa y financiera realiza el requerimiento del servicio profesional y apoyo a la gestión para el desarrollo de estas actividades y establece la modalidad de contratación así:

CONTRATACIÓN DIRECTA – PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN

Desarrollado en la normatividad legal vigente, articulo 2, numeral 4, literal h) de la ley 1150 de 2007 y 82 del decreto 2474 de 2.008, ya que se trata de la contratación de una persona natural que preste el servicio de asesoría en el área requerida y que cuente con experiencia.

PERSONA JURÍDICA

Contratos de arrendamiento y adquisición de inmuebles . De acuerdo Art. 9 Decreto 3576 de 2009.

Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas Articulo 80 del Decreto 2474 de 2008.

3.5 ADICIÓN

Ejemplo/

El artículo 40 de la ley 80/93 en su parágrafo señala que los contratos que celebren las entidades estatales no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial; exigencia legal que se cumple a cabalidad en el caso que nos ocupa, habida cuenta que eL VALOR DEL ACUERDO DE VENTA ES DE $_______ Y EL VALOR A ADICIONAR ES DE $________.

Resta añadir que la adición al contrato en comento se desarrolla en cumplimiento a los principios orientadores de economía y celeridad de la función administrativa.

4. CRITERIOS DE SELECCIÓN

4.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS

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Esta debe contener la descripción clara, detallada y precisa de los bienes, servicios u obra que se requieren. Se deben definir las características técnicas y de calidad que permitan individualizar el bien o servicio con el cual se satisface la necesidad de la respectiva Unidad.

Texto Ejemplo/

Los factores de verificación técnicas están descritos en el Anexo No. 2, los cuales se verificarán como cumple o no cumple.

4.1.1 Experiencia Proponente en producir o comercializar en bien y/o ofrecer el servicio

Las condiciones de experiencia serán justificadas, solicitadas y verificaran por la Unidad responsable de la elaboración del ECO y no otorgaran puntaje. Esta exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Ejemplo/

Con el fin de garantizar la calidad de los bienes o servicios a contratar y evitar incumplimientos en la ejecución del futuro contrato, se requiere acreditar experiencia en proyectos similares al objeto del presente estudio de conveniencia y oportunidad , tal acreditación será avalada con la presentación de los documentos que acrediten la realización en los tres (3) últimos años de proyectos iguales o similares al presente proceso contractual cuya suma supere el 50% del presupuesto asignado al presente proceso, con empresas públicas o privadas, para lo cual el oferente deberá presentar máximo tres (3) certificaciones con concepto favorable de la recepción de los contratos.

Este aspecto se verificara en el Anexo 2 Especificaciones Técnicas mínimas

4.1.2 Experiencia empleados

La unidad que posee la necesidad y de acuerdo al objeto a contratar se indicará la necesidad de verificar la experiencia de las personas que prestaran los servicios requeridos. Identificando el perfil, experiencia, profesión, especializaciones, etc.

Ejemplo/

Con el fin de garantizar la idoneidad del personal técnico que se vincula al proyecto, el proponente deberá certificar que este personal cuenta con experiencia en Colombia de haber participado mínimo en un (1) proyecto relacionado con el objeto del presente contrato; para esto se debe anexar a la propuesta por cada empleado, una (1) certificación de proyectos en los cuales haya participado, expedidas por la empresa o entidad donde se desarrolló el proyecto, durante los últimos tres (3) años anteriores a la fecha de apertura del presente proceso.

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Este aspecto se verificara en el Anexo 2 Especificaciones Técnicas mínimas.

4.1.3 Capacidad operativa

Capacidad operativa y justificación: Se debe tener en aquellos procesos que requieran identificar la capacidad de Instalaciones, maquinaria, recurso humano y/o todos aquellos aspectos que deban ser verificados, con el fin de identificar las mejores condiciones requeridas por la Institución.

4.1.2.4. Otras condiciones técnicas verificables

Se debe indicar aquellas condiciones técnicas que no estén registradas dentro de las mínimas. Cuando sea necesario según el objeto a contratar

NOTA: Este Numeral se debe diligenciar de igual manera en el Anexo No. 2.

PARA PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTÍA

4.2 CONDICIONES TÉCNICAS ADICIONALES DE CALIFICACIÓN Y SU JUSTIFICACIÓN:

La unidad responsable de elaborar el ECO y Estudio de Mercado deberá identificar si el bien o servicio a adquirir cuenta además de las condiciones mínimas habilitantes, con aspectos técnicos adicionales evaluables, para lo cual se debe tener en cuenta el Articulo 12 Numeral 3, “Los procesos de selección por licitación y selección abreviada de menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

* Ponderación de los elementos de calidad soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de condiciones

* La ponderación de los elementos de calidad que represente la mejor relación de costo – beneficio para la Entidad.

4.3 EVALUACIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA

4.3.1 Evaluación Económica

En aquellos procesos que por su complejidad y condiciones económicas especiales, la Unidad que labora el ECO y Estudio de Mercado deberá indicar a la Administración la forma como se debe evaluar las ofertas económicamente (precio).

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4.3.2 Factores económicos adicionales de calificación y su justificación:

La unidad responsable de elaborar el ECO y Estudio de Mercado deberá identificar si el bien o servicio a adquirir cuenta además de las condiciones mínimas habilitantes, con aspectos económicos adicionales evaluables, para lo cual se debe tener en cuenta el Articulo 12 Numeral 3, “Los procesos de selección por licitación y selección abreviada de menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

* La ponderación de los elementos de precio soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de condiciones

* La ponderación de los elementos de precio que represente la mejor relación de costo – beneficio para la Entidad.

En los puntos anteriores se deberán establecer los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de acuerdo con los criterios dados en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, así:

- Si los bienes y servicios que se solicitan contratar se han identificado como de características técnicas uniformes y de común utilización, se señalará como único factor de selección el precio.

- Si la modalidad de selección es el concurso de méritos, los factores de selección serán los de calidad, para lo cual se indicarán la forma precisa de ponderación y calificación de los mismos.

- Para el caso de las licitaciones públicas o la selección abreviada de menor cuantía, procedimiento que se emplea para la adquisición de bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional enlistados en el articulo 53 del Decreto 2474 de 2008, se debe optar en principio por ponderar los elementos de calidad y precio, soportados en puntajes y fórmulas, para estos efectos se debe considerar que la ponderación que se de a los aspectos técnicos debe guardar relación con el valor de los aspectos técnicos ponderados.

EN ANEXO ADJUNTO SE INDICA UN EJEMPLO PARA EL DESARROLLO DE ESTE NUMERAL.

5. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÓN

En el ECO se incluirá únicamente el valor estimado de acuerdo al siguiente cuadro, esto teniendo en cuenta el estudio de mercado y el análisis económico realizado según el modelo anexo y cual se anexa el estudio.

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ÍTEM CUBS RUBRO PRESU-

PUESTAL

RECURSO UNIDAD DE

DESTINO

DESCRIPCIÓN CANTIDADVALOR

UNITARIO ESTIMADO

CON IVA

VALOR TOTAL

ESTIMADO CON IVA

VALOR TOTAL POR RECURSO VALOR TOTAL ESTIMADO

El Análisis que soporta el valor estimado del contrato, se presenta en el Estudio de Mercado que hace parte del presente estudio de conveniencia y oportunidad.

NOTA: En los contratos de obra se deberá discriminar el AIU y APU (Análisis de precios unitarios) para cada ITEM.

6. CONDICIONES DEL CONTRATO

6.1 LUGAR DE ENTREGA

De acuerdo a la necesidad la unidad que elabora el ECO deberá manifestar el lugar donde se deben recibir el objeto a contratar (bienes, servicios, etc)

Ejemplo/

La entrega de los elementos o servicios se hará en la Oficina de ----------, Dirección --------, Bogotá D.C.

6.2 FORMA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

De acuerdo a la necesidad y estudio de mercado, la unidad responsable de elaborar el estudio debe indicar la manera como el contratista debe cumplir con el objeto del contrato, especificando las características generales y particulares del bien o servicio que se debe entregar, tales como: (si es en una sola entrega o en varias, colores, tamaños, formas de empaque, unidad de medida, etc.

Ejemplo/1. La entrega de los elementos o servicios se deberá hacer en entregas parciales por

grupos completos.2. La entrega de los elementos o servicios se deberá hacer de forma total.3. El objeto del contrato a celebrar se ejecutará en forma de tracto sucesivo, y de

acuerdo a los requerimientos de los supervisores.

6.3 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

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Indicar el tiempo que tiene el contratista para el cumplimiento de las prestaciones a que se obliga (hacer entrega del bien o servicio objeto a contratar), el cual iniciará a partir de la aprobación de la garantía única o perfeccionamiento del contrato (cuando no requiere de la constitución de póliza por la cuantía del proceso).

Ejemplo/

El plazo de ejecución del contrato será a partir de (el mes de inicio; la aprobación de la garantía única ó de la firma del contrato – cuando no hay pólizas) y hasta el (fecha de terminación del contrato) o hasta agotar presupuesto, lo primero que ocurra.( cuando es un contrato de tracto sucesivo)

6.4 FORMA DE PAGO.

Términos en los que claramente se señale las condiciones de tiempo y modo en que la administración atenderá los compromisos económicos que demanda el contrato.

El pago se realizará dentro de los 60 días calendario una vez presentada la factura, certificación del supervisor, junto con los documentos requeridos por la Dirección Administrativa y Financiera, de acuerdo al derecho a turno y la programación del Plan Anual de Caja (PAC).

Ejemplo/

El pago se realizará en moneda legal colombiana, en forma (mensual, trimestral etc. dependiendo de los acuerdos a la naturaleza del objeto), dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la aprobación de la garantía única y la radicación de la factura de prestación del servicio, junto con el recibido a satisfacción suscrito por el supervisor del contrato, con los documentos requeridos por la Dirección Administrativa y Financiera, de acuerdo al derecho a turno y la programación del plan anual de caja (PAC).

6.5 SUPERVISOR DEL CONTRATO

Debe ser una persona con el suficiente conocimiento respecto al objeto del contrato que le permita emitir juicios sobre el cumplimiento del mismo. Se debe indicar el cargo del funcionario.

Ejemplo/

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El supervisor del contrato será el jefe de ____unidad responsable) o quien haga sus veces, quien verificará la ejecución idónea y el cumplimiento del objeto del contrato de acuerdo con las funciones asignadas para el efecto en la resolución No. 3256 del 16 de Diciembre de 2004.

6.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

Se deben precisar claramente las obligaciones que con ocasión del contrato deberá cumplir el contratista, que sean relevantes en su cumplimiento. Para su concreción podrán usarse verbos como: realizar, entregar, ejecutar, suministrar, atender, etc.

Ejemplo/

Las obligaciones del contratista están descritas en los anexos No. 2 y No. 4.

6.7 OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE.

Además de las propias de su condición, deberá indicarse aquellas que correspondan a actividades o trámites a cargo de la administración, a partir de los cuales, el contratista estará obligado al cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

Ejemplo/

Las obligaciones del contratista están descritas en el anexo No. 5.

7. FORMA Y PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN

La Unidad que elabora el Estudios de Conveniencia y oportunidad debe indicar si la adjudicación del contrato se debe hacer en forma total o parcial (por ítem, lotes, grupos, etc.), esto teniendo en cuenta los aspectos técnicos.

Adicionalmente debe indicar el procedimiento de adjudicación de acuerdo a la modalidad de selección, así:

Ejemplo/

Para subasta inversa

El procedimiento de adjudicación está descrito en el anexo No. 7 del presente estudio de conveniencia y oportunidad.

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Para selección abreviada características técnicas uniformes – bienes o servicios que no superan el 10% de la menor cuantía

La forma de adjudicación del presente proceso se efectuará de acuerdo al artículo 1º del Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009, que modifica el parágrafo del Artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, como cita:

“(…) La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica.

La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya pre-sentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. (…)”

8. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR SEGÚN LAS REGLAS DEL SICE – CUBS

El CUBS, que se indica en el presente numeral corresponde a registrado en la certificación del Plan de Compras o PANA, La unidad deberá diligenciar el siguiente cuadro de conformidad al objeto a contratar. En el evento que uno o más ítems no se encuentren codificados en el CUBS del SICE, deberá dejar constancia de ello, así mismo la consulta efectuada al SICE debe ser anexada al ECO.

ITEM CUBS DESCRIPCIÓNUNIDAD DE

MEDIDA

9. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE GARANTÍAS.

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Los factores que se deben tener en cuenta en la identificación y distribución de los riesgos y garantías ( Garantía Única) son:

Precisar que puede suceder en perjuicio del contrato (tipificación del riesgo) Evaluar la probabilidad de ocurrencia del riesgo (estimación del riesgo) Cuantificar la perdida que pediere resultar Determinar quien debe asumir el riesgo (contratante – contratista)

Ejemplo/

Cuando exista referencia de contratos anteriores con el mismo objeto

Como quiera que en la ejecución de los contratos celebrados en los años anteriores no se han presentado inconvenientes en los mismos, la estimación del riesgo (probabilidad de ocurrencia del riesgo) corresponde a los porcentajes mínimos indicados dentro de la normatividad vigente, el Manual de Contratación para la Policia Nacional y las necesidades de la Institución, los cuales se relacionan en el Anexo No. 6 del presente estudio de conveniencia y oportunidad.

Cuando no existan antecedentes

Las clases de riesgos identificados son riesgos jurídicos, riesgos financieros y riesgos operativos.

Las garantías destinadas a amparar prejuicios de naturaleza contractual, derivadas del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato, corresponde a la garantía única que ampara los riesgos de acuerdo al tipo de contrato, los cuales se relacionan en el cuadro Anexo No. 6 del presente estudio de conveniencia y oportunidad.

Cuando sea contratación inferior al 10% de la menor cuantía

Teniendo en cuenta que el monto de la contratación es inferior al 10% de la menor cuantía, la estimación del riesgo (probabilidad de concurrencia del riesgo) corresponde a los porcentajes mínimos indicados dentro de la normatividad vigente, el Manual de Contratación para la Policía Nacional y las necesidades de la Institución, los cuales se relacionan en el Anexo No. 6 del presente Estudio de Conveniencia y Oportunidad.

11. ANEXOS DEL ESTUDIO

Son anexos del presente Estudio de Convenio y Oportunidad los siguientes:

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11.1 Anexo No. 1 Estudio de Mercado.

11.2 Anexo No. 2 Condiciones Técnicas

11.3 Anexo No. 3. Certificación de la necesidad

*Para contratos de compraventa y suministro la certificación debe ser expedida por el almacenista de la unidad donde se especifique la no existencia del bien en sus inventarios.

*Para contratos de prestación de servicios la certificación escrita deberá ser expedida por el dueño de la necesidad.

11.4 Anexo No. 4 Obligaciones generales del Contratista

11.5 Anexo No. 5 Obligaciones generales del Contratante

11.6 Anexo No, 6 Estimación, tipificación, asignación de riesgos y determinación de garantías. 11.7 Anexo No.7 Justificación del margen mínimo (lance) (para la modalidad de selección abreviada características técnicas uniformes)

11.8 Anexo No.8 Ficha técnica de producto (para la modalidad de selección abreviada características técnicas uniformes).

11.9 Certificación SAP/R3 (SILOG) (Para adquisición de bienes)

CERTIFICACIÓN SAP/R3 (SILOG)

La Unidad que elabora el Estudio de Conveniencia y Oportunidad debe anexar la certificación firmada por el almacenista de la Unidad donde indique el código SAP/R3 (SILOG), número del material (bien) a contratar previa verificación del analista de SAP-SILOG, Grupo Precontractual. En caso de que en el almacén no exista código SAP –SILOG, se deberá anexar oficio de debidamente radicada al funcionario en mención.

11.10 Certificación Plan de Compras.

11.11 Consulta SICE-CUBS

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Consulta CUBS (catalogo único de bienes y servicios) Consulta precio de referencia

11.12 Certificación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para bienes y servicios destinados a la defensa y seguridad nacional y de reserva

11.13 Certificado de la Cámara de Comercio para los Estudios de Contratación Directa – sin pluralidad de oferentes.

Para prestación de servicios profesionales se debe anexar, los siguientes documentos adicionalmente.

PERSONA NATURAL:

Constancia de Idoneidad y Experiencia, Expedida por el dueño de la necesidad, jefe de la unidad.

Constancia de la oficina Talento Humano de la Policía Nacional, donde certifica que en la planta de personal no existe personal con el perfil solicitado disponible.

Hoja de Vida del Profesional a contratar Oficio presentación propuesta del profesional a contratar. - Propuesta o Carta de ofrecimiento de Servicios; - Hoja de vida en el formato de la Función Pública con la declaración de bienes y rentas; - Documentos que acrediten la formación académica y la experiencia; (diploma certificado que acredite carrera profesional)- Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía- Tarjeta profesional, si es del caso.- Certificado de antecedentes penales vigente, expedido por el DAS.- Libreta militar para menores de cincuenta años; - Constancia de afiliación a Entidad Promotora de Salud;- Constancia afiliación Fondo de Pensiones; (si es pensionado allegar copia de resolución)- Manifestación escrita del contratista de su intención de afiliarse o no al Sistema de Riesgos

Profesionales;- Certificado vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la

Nación. - Paz y Salvo Fiscal de la Contraloría (Verificación en Boletín de Responsables Fiscales); - Certificado vigente de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales DIAN. - Formulario de Registro SIIF y certificación Bancaria sobre cuenta activa.

PERSONA JURÍDICA:

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Constancia de Idoneidad y Experiencia, Expedida por el dueño de la necesidad, jefe de la unidad.

Oficio presentación propuesta. - Propuesta o Carta de ofrecimiento de bienes y/ó servicios;

- Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente;

- Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del representante legal;

- Certificado vigente de Registro Único Tributario (RUT), expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN;

- Cuando hubiere lugar a ello, autorización de la Junta Directiva, Junta de Socios o Asamblea General, al representante legal para la celebración del contrato.

- Certificación del Revisor Fiscal o del Representante Legal, según corresponda, sobre el cumplimiento de las obligaciones de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y el pago de parafiscales.

DIRECTOR O COMANDANTE DE LA UNIDAD FIRMA

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ANEXO No. 1

1.ANÁLISIS DE LA DEMANDA

Se debe tener en cuenta cada caso en particular para realizar este análisis en forma detallada y concreta. Sin que se trate de un listado taxativo se deberá responder en este aparte del Estudio de Mercado a las siguientes preguntas:

i) Justificación del origen de la necesidad (bien, servicio u obra), especificando cantidades reales y cantidades a contratar.

ii) Para qué se contrata, es decir, la conveniencia, que apunta a la utilidad o provecho que reportará a la Unidad, el objeto a contratar.

iii) La oportunidad, que alude a las razones que sustentan la contratación del bien servicio u obra, dentro del plazo en el que se ejecutará el contrato (¿Cuándo se necesita, mes y/o día en el cual se requiere el objeto a contratar?).

iii) Indicar sí la Institución cuenta con los medios o forma de satisfacer esta necesidad.

NOTA: ESTE PÁRRAFO DEBE SER IGUAL A LA NECESIDAD Y JUSTIFICACIÓN DEL NUMERAL 1 DEL ECO.

2. ANALISIS DE LA OFERTA DEL MERCADO

DESCRIPCION MERCADODescribir las posibles personas naturales o jurídicas que en el mercado pueden cotizar el objeto a contratar, igualmente se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

De conformidad con lo señalado en el numeral 4 del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, se sugiere la siguiente metodología para el desarrollo y presentación del este aspecto:

Para realizar un estudio de mercado se deben tener en cuenta entre otros aspectos los siguientes:

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MODELO ESTUDIO DE MERCADO

Preguntarse si el mercado es de proveedores, de comercializadores, de fabricantes, etc. La forma en cómo estos mercados se interrelacionan es el factor que afecta la entrega de los bienes, importante para determinar con base en las fases productivas los plazos de entrega y la forma de adjudicación, esto es, parcial o total para cada uno de los casos.

Una vez se contemplen los tiempos de disponibilidad de materia primas, el estudio arroja los tiempos productivos de las empresas, parámetro que complementa el numeral anterior.

Verificar se existe pluralidad de oferentes o si por el contrario el mercado es del dominio de un solo proveedor en el sector de producción e históricamente se ha demostrado este hecho.

Las anteriores consideraciones deben conducir al desarrollo de un estudio económico que contemple por lo menos lo siguientes parámetros:

a) ANALISIS DEL SECTOR: De acuerdo con el sector al que pertenezca el bien o servicio se efectúa el análisis para ver la tendencia del mismo, proyectar los precios en caso de tener la necesidad de hacerlo y compararlo con base en los precios históricos.

b) IDENTIFICACION DEL PROVEEDOR: Se ubica dentro del sector de la economía los posibles proveedores de los bienes y/o servicios para determinar el perfil del oferente respecto de su capacidad de producción, capacidad operativa y su capacidad de contratación a fin de establecer el perfil financiero. Es recomendable identificar los posibles proveedores como aquellos que están en posibilidad de suministrar exactamente el bien o servicio solicitado y en las condiciones requeridas por la unidad ejecutora.

c) PRECIOS DE MERCADO: Una vez definidos los posibles proveedores se hace el sondeo de mercado para establecer los precios en los que se encuentra el bien y/o servicio y hacer los análisis comparativos que posteriormente se encuentren respecto de las adquisiciones que históricamente se hayan efectuado. Se insiste que el sondeo de mercado debe manifestar las condiciones que rodean las contrataciones de la unidad ejecutora, esto es el plazo, forma de pago, garantía que se solicitan, tramites de importación, obtención de licencias, requisitos técnicos mínimos etc.

d) ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DE COSTO: Cuando se trate de bienes que no hayan sido adquiridos previamente, es necesario buscar la ayuda del Grupo de

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Investigación y Normalización del Ministerio de Defensa, a fin de establecer la estructura de costo del bien y sumarle a esta las demás variables que tengan relación directa, para definir el precio base del bien a adquirir.

e) COSTOS DE OPORTUNIDAD: Entre otras, se consideran como circunstancias que inciden en el costo de oportunidad: la estacionalidad del bien, saturación de los mercados, bajas en la moneda, caída de precios por diversos factores y reconocidas por los entes reguladores del mercado.

f) VALORACION DE BENEFICIOS: Se deben tener en cuenta los diversos beneficios en cada una de las adquisiciones a fin de valorarlos para no desligar esta variable al precio, como quiera que es necesario para determinar precios justos.

g) CONDICIONES DEL CONTRATO: Juegan un factor importante las condiciones de forma de pago, plazo de entrega, lugar y sitio de entrega, entre otras.

h) COSTOS INDIRECTOS: Pólizas, certificaciones, parametrización de la Subasta inversa, costo de intermediación, gastos administrativos en los que se incurre al desarrollar el proceso de contratación y la ejecución del contrato.

NOTA: En el ECO se incluirá únicamente el valor estimado, una vez realizado el estudio de mercado, el cual se anexará.

PROCEDENCIA Y DISPONIBLIDAD DE LOS BIENES Especificar si los bienes son de origen extranjero o nacional y si hay disponibilidad en el mercado nacional o extranjero.

MONEDA A CONTRATAR Especificar la moneda en la cual se debe presentar la oferta y se celebrará el contrato.

FORMA DE PAGODe acuerdo a los plazos de entrega del bien o servicio se debe indicar la manera como se va a realizar el pago. Estos pueden ser parciales (mensuales, bimensuales, trimestrales etc, o totales (una sola entrega), enmarcados dentro de los 60 días calendario siguientes a la radicación de la factura (o facturas) junto con la certificación de recibo a satisfacción suscrita por el supervisor del contrato y los documentos requeridos por la Dirección Administrativa y Financiera, de acuerdo al derecho a turno y la programación del plan anual de caja (PAC).

3. ANALISIS DE PRECIOS

Es el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas

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para calcular el presupuesto de la respectiva contratación (características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las prestaciones contractuales), así como su monto y el de los posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la Unidad deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral.

En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

Para realizar el análisis de precios es necesario tener en cuenta los precios referencia de los tres siguientes aspectos:

Precios referencia SICE. Precios históricos (Anteriores contrataciones: Policía Nacional y/o otras Entidades del

Estado). Precios del mercado (cotizaciones).

3.1 PRECIOS REFERENCIA SICE

La unidad deberá diligenciar el siguiente cuadro de conformidad al objeto a contratar. En el evento que uno o más ítems no se encuentren codificados en el CUBS del SICE, deberá dejar constancia de ello, así mismo la consulta efectuada al SICE debe ser anexada al ECO.

RELACION BIENES O SERVICIOS CON y SIN PRECIOS DE REFERENCIA SICE:

ITEM CUBS DESCRIPCION PRECIOS

NOTA Para aquellos sin precio de referencia en la casilla precios se debe escribir NO APLICA.

Igualmente se debe tener en cuenta lo estipulado en el Decreto No. 3512/2003, en su artículo 18. EXCEPCIONES APLICABLES AL SICE. “Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE”:

3.2 ANÁLISIS DE PRECIOS HISTÓRICOS

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La unidad responsable de la elaboración del Estudio de Conveniencia y Oportunidad deberá revisar los tres últimos contratos por los cuales se adquirió el objeto a contratar y diligenciar el siguiente cuadro:

ITEM DESCRIPCIONCONTRATO

AÑO ACONTRATO

AÑO BCONTRATO

AÑO C

VALOR HISTORICO A TOMAR

Para obtener el precio mercado, se deberá tener en cuenta los valores contratados

Adicionalmente a los contratos celebrados por la Policía Nacional en otras vigencias fiscales deberá adicionalmente tener en cuenta contratos de otras Entidades Estatales con el mismo objeto a contratar.

Igualmente si se realizaron subastas en el proceso de selección abreviada de características técnica uniformes debe analizar el precio base, los lances y el precio final.

De lo anterior se deberá análisis, señalando y justificando si dichos valores son procedentes tomarlos como referencia en el valor estimado del estudio, teniendo en cuenta otras variables como la inflación, el índice de precios al productor, si los bienes o insumos del bien a contratar es importando (variación en la tasa de cambio) entre otras.

3.3 ANÁLISIS PRECIOS DE MERCADO

ANÁLISIS DE PRECIOS DE MERCADO

ÍTEM DESCRIPCIÓN COTIZACIÓN

No. 1COTIZACIÓN

No. 2COTIZACIÓN

No. 3

PRECIO DEL

MERCADO 1 2 3 4

Para obtener el precio de mercado, se deberá tener en cuenta las cotizaciones presentadas y realizar un análisis a las mismas que cumplan con las exigencias del producto y logística que requiere la institución en tanto los lugares de entrega, instalación etc., determinando si factible tomar el menor valor cotizado de las cotizaciones presentadas.

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Una vez se en cuente con la anterior información se debe diligenciar el siguiente cuadro:

ANÁLISIS VALOR ESTIMADO

ÍTEM DESCRIPCIÓN PRECIO

SICEPRECIO

HISTÓRICOS

PRECIO SUBASTA

FINAL

PRECIOS DE

MERCADOVALOR

ESTIMADO 1 2 3

En el presente numeral se debe obtener el valor estimado explicando claramente como se llego a éste., siendo su resultado un precio razonable entre el SICE, histórico y del mercado

3.4 VALOR ESTIMADO

Una vez calculado el valor estimado se debe diligenciar el siguiente cuadro, el cual debe trasladarse al Estudio de Conveniencia y Oportunidad:

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL ESTIMADO

VALOR TOTAL ESTIMADO

ANEXO No 2

* CONDICIONES TECNICAS MÍNIMAS HABILITABLES

* Especificaciones Técnicas Mínima

* Experiencia Proponente

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CONDICIONES TECNICAS

* Experiencia empleados

Nota: la experiencia no debe llevar formato de cumple y no cumple

* Capacidad operativa

* Otras condiciones técnicas

Para lo anterior se diligencia la información en el siguiente cuadro:

LOTE O GRUPO ITEM

CONDICIONES TECNICAS MINIMAS CUMPLE NO CUMPLE

NOTA: Para adquisición de bienes se diligencia la casilla LOTE O GRUPO O ITEM.

* CONDICIONES TECNICAS ADICIONES DE CALIFICACION

LOTE O GRUPO ITEM

CONDICIONES TECNICAS

ADICIONALES CUMPLE NO CUMPLE

¡Únicamente para los procesos de seguros!

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EVALUACION ECONOMICA Y FINANCIERA

Verificación Financiera

Las condiciones financieras deberán ser registradas por la Unidad que labora el ECO y Estudio de Mercado y deberá indicar a la Administración los aspectos financiero y como se realizará su verificación, teniendo encuenta el siguiente cuadro.

CONDICIONES FINANCIERA CUMPLE NO CUMPLE

Evaluación Económica

La evaluación Económica, teniendo en cuenta la modalidad de selección se realizará de la siguiente forma:

Licitación Pública.

Se evaluará económicamente de acuerdo a la formulación indicada por unidad que tiene la necesidad, siendo un factor adicional.

Selección Abreviada CAPITULO II, Decreto 2474 de 2008.

Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, a través de subasta pública.

Contratación de menor cuantía (factores mínimos y factores adicionales y que el valor estimado se encuentre de 100 a 1000 SMLMV). Se evaluará económicamente de acuerdo a la formulación indicada por unidad que tiene la necesidad.

Contratación de mínima cuantía (valor del contrato por celebrar sea igual o inferior a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes) parágrafo artículo 17 y Artículo 46 del Decreto 2474 de 2008. Se evaluará económicamente teniendo en cuenta el sorteo electrónico.

Bienes y servicios para la seguridad y defensa nacional, Articulo 53 del Decreto 2474 de 2008, Se requiere de una sola oferta para adjudicar.

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Concurso de Meritos,

En el concurso de meritos el precio no es un factor de escogencia.

Contratación Directa. CAPITULO IV Decreto 2474 de 2008.

Contratación reserva del sector defensa y el DAS. Art. 79 del Decreto 2474 de 2008. Se evaluará económicamente de acuerdo a lo indicado por la unidad que posee la necesidad ya sea por subasta o por la obtención de una sola oferta.

Cuando no exista pluralidad de oferentes. Art. 81 del Decreto 2474 de 2008. Se obtiene una sola oferta.

Contratación de prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales. Art. 82 del Decreto 2474 de 2008. Se indica en el estudio que profesional se requiere y se requiere una sola oferta.

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ANEXO No. 3

CERTIFICACION DE LA NECESIDAD

En el diligenciamiento de este aspecto se debe tener en cuenta la siguiente apreciación.

La certificación de la necesidad, se mueve bajo un principio de que «el dueño de un problema es el dueño de la gestión inicial de la solución» y tiene por finalidad inducir procesos de descentralización, desconcentración y delegación, mediante los cuales la dependencia que padece la necesidad, que tiene el requerimiento, es la misma que debe gestionar la solución al mismo y de esa forma, se evita concentrar la toma de decisiones en una sola dependencia como pueden ser la Oficina de Planeación, las Oficinas de Contratos, la Secretaría General o la parte Administrativa y Financiera; finalmente al ordenador del gasto se le presenta el problema y también la solución técnica del mismo.

CERTIFICACION DE NECESIDAD. (APLICA: COMPRAVENTA. SUMINISTRO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS)

En mí calidad de (JEFE ALMACEN – O QUIEN CORRESPONDA SI ES PRESTACION DE SERVICIOS), manifiesto con la suscripción de esta CERTIFICACION que consultado (SEGÚN EL CASO) el Inventario de Bienes del almacén de XXXXXXX o verificada la Planta de Personal, (no existe el personal, los elementos no alcanzan a suplir la demanda) y por tal razón la única forma de resolver la necesidad es mediante la contratación de los bienes.

Firma, ____________________________ NOMBRE CARGO Y FIRMA (firma de quien corresponda según sea el caso para bienes almacenista, para prestación de servicios por la unidad que posee la necesidad y para prestación de servicios profesionales por la Dirección de Talento Humano)

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ANEXO No. 4

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA:

1. Cumplir con el objeto contractual.

2. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y trabas.

3. Responder en los plazos que la POLICÍA establezca en cada caso, los requerimientos de aclaración o de información que le formule.

4. Cumplir cabalmente con sus obligaciones, frente al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF), por cuanto el cumplimiento de ésta obligación es requisito indispensable para la realización de cualquier pago.

5. Constituir en debida forma y aportar al Grupo Contractual y Seguimiento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, la Garantía Unica y cancelar los pagos a que hubiere lugar tales como publicación en el Diario Único de Contratación Pública e impuesto de timbre, si lo requiere.

6. Guardar la confidencialidad de toda la información que le sea entregada y que se encuentre bajo su custodia o que por cualquier otra circunstancia deba conocer o manipular y responderá civil, penal y disciplinariamente por los perjuicios de su divulgación y/o utilización indebida que por si o por un tercero se cause a la administración o a terceros.

7. No acceder a peticiones o amenazas, de quienes actuando por fuera de la ley pretendan obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, el CONTRATISTA deberá

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Informar de tal evento a la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional y a las autoridades competentes para que se adopte las medidas necesarias.

8. Mantener activa la cuenta corriente o de ahorros reportada para los pagos con el fin de evitar traumatismos en el proceso de ejecución del contrato.

9. Restituir a LA POLICÍA NACIONAL los elementos que haya colocado a su disposición para el desarrollo del objeto contractual, cuando se lo requiera o al finalizar el contrato, en caso que se hayan suministrado.

10.Las demás obligaciones del CONTRATISTA contenidas en el artículo 5º de la Ley 80 de 1993, así mismo, será civil y penalmente responsable por sus acciones u omisiones en la actuación contractual.

ANEXO No. 5

OBLIGACIONES DE LA POLICÍA NACIONAL

1. Poner a disposición del CONTRATISTA los bienes y lugares que se requieran para la ejecución y entrega del objeto contratado.

2. Una vez se surta el proceso de contratación estatal, asignar un Supervisor, a través de quien la POLICÍA mantendrá la interlocución permanente y directa con el CONTRATISTA.

3. Ejercer el control sobre el cumplimiento del contrato a través del Supervisor designado para el efecto, exigiéndole la ejecución idónea y oportuna del objeto a contratar.

4. Recibir a satisfacción los bienes y/o servicios que sean entregados por el CONTRATISTA, cuando estos cumplan con las condiciones establecidas y en especial las especificaciones u obligaciones técnicas contenidas en el Anexo “ANEXO TÉCNICO”.

5. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar, para lo cual el Supervisor dará aviso

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oportuno a la POLICÍA NACIONAL, sobre la ocurrencia de hechos constitutivos de mora o incumplimiento.

6. Pagar al CONTRATISTA en la forma pactada y con sujeción a las disponibilidades presupuestales y de PAC previstas para el efecto.

7. Tramitar diligentemente las apropiaciones presupuestales que requiera para solventar las prestaciones patrimoniales que hayan surgido a su cargo como consecuencia de la suscripción del contrato.

8. Solicitar y recibir información técnica respecto del bien ó servicio y demás del CONTRATISTA en desarrollo del objeto del contractual.

9. Rechazar los bienes y/o servicios cuando no cumpla con los requerimientos técnicos exigidos.

ANEXO No. 6

ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE GARANTÍAS.

DE ACUERDO AL ARCHIVO ADJUNTO

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ANEXO No. 7

JUSTIFICACIÓN DEL MARGEN MÍNIMO (LANCE)

7.1 FORMA DE ADJUDICAR.

La adjudicación del presente proceso de selección se efectuara por ítem, grupo, lote, o en forma total.

7.2 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN – SUBASTA

Teniendo en cuenta que el proceso de selección es “selección abreviada - bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización”, La adjudicación se realizara por subasta inversa electrónica.

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El porcentaje base para la puja será el siguiente:

DESCRIPCIÓNPRESUPUESTO

OFICIALPORCENTAJE LANCE

MÍNIMO

OBJETO DEL ECO VALOR ESTIMADOX% (PORCENTAJE

DESIGNADO)

JUSTIFICACIÓN MARGEN MÍNIMO

El responsable de realizar el Estudio de Conveniencia y Oportunidad deberá indicar la forma que se debe realizar la subasta inversa, aclarando el valor base para la puja y a partir de éste valor como se debe llegar al menor precio, por porcentajes de descuento o disminuyendo valores; indicando si se aplica a cada ítem o valor total, esto teniendo en cuenta el Estudio de Mercado.

Ejemplo/

Como quiera que no es factible tomar los antecedentes históricos que nos permitan de alguna manera determinar el comportamiento de los oferentes en la subasta, y con el fin de garantizar una pluralidad de oferentes a pesar que en el mercado existen empresas claramente identificadas como proveedoras de este servicio y que están en condiciones de igualdad, se tomará como porcentaje de lance mínimo para el presente proceso el 1%. Del presupuesto oficial asignado.

Cuando existen antecedentes se debe determinar el valor con relación a un análisis del comportamiento del mercado en las subastas anteriores

ANEXO No. 8

FICHA TÉCNICA DE PRODUCTOS O SERVICIOS

De acuerdo al artículo 20 del Decreto 2474 de 2008 “como parte del contenido de los estudios y documentos previos del artículo tercero, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad. La ficha técnica deberá contener, como mínimo”:

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a) Denominación del bien o serviciob) Denominación técnica del bien o servicio c) Unidad de medidad) Descripción General

Para desarrollar este punto de debe tener en cuenta la siguiente Ficha Técnica de Producto o servicios.

FICHA TÉCNICA DE PRODUCTO

DENOMINACIÓN DE BIEN O SERVICIO

Ingrese en este campo la denominación común del bien o servicio en texto claroEjemplo: Impresora

DENOMINACIÓN TÉCNICA DEL BIEN O SERVICIO

Ingrese en este campo la denominación técnica del bien o servicio usando la terminología a que haya lugarEjemplo: Impresora láser multifuncional

UNIDAD DE MEDIDA

Ingrese en este campo el nombre de la unidad de medida que se va a usar para cuantificar el producto o servicio a adquirir, como: libra, caja, docenas.Ejemplo: Unidad

DESCRIPCIÓN GENERAL

Ingrese en este campo el texto de descripción detallada de las características técnicas del bien o servicioEjemplo: Impresora láser multifuncional, con capacidad de copiado, e impresión de hasta 30 páginas por minuto en negro y 24 páginas en color con calidad 4800x1200, Ethernet integrado y un alimentador de poder.

PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA

ANEXO EXPLICATIVO

EJEMPLO FACTORES ECONÓMICOS ADICIONALES DE CALIFICACIÓN Y SU JUSTIFICACIÓN

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Solo a título enunciativo y con el fin de desarrollar el ejemplo, aun cuando en la práctica pudiera comprarse por contratación directa, se tomara la Adquisición de equipos de geoposicionamiento global, GPS, en la cual se pondera el valor del mismo un puntaje máximo de 1000 puntos, teniendo como precio techo $350.000 M/CTE para el equipo con las especificaciones esenciales básicas. Para la ponderación de los factores técnicos se sugiere:

1. Identificar los aspectos técnicos que no fueron solicitados como básicos en el equipo pero que resultan deseables, a manera de ejemplo:

- Pantalla a color.- Impermeabilidad a 10 metros.- Estuche de transporte.- Suministro de todo tipo de repuestos sin costo alguno por el tiempo de garantía.

2. Establecer el valor comercial real aproximado de cada uno de los elementos identificados:

- Pantalla a color: la diferencia del costo de un equipo con pantalla a blanco y negro (característica del equipo básico solicitado para el ejemplo) y uno con pantalla a color con las mismas características técnicas restantes: $30,000 M/CTE.

- Impermeabilidad, con uno que la ofrezca, con las mismas características técnicas restantes: $ 20.000 M/CTE.

- Estuche de transporte. Costo comercial de un estuche de trasporte, de las características que decida solicitarlo: $10.000 M/CTE.

- Suministro de todo tipo de repuesto sin costo alguno por el tiempo de garantía, para lo cual se debe establecer el consumo típico de repuestos por cada equipo en el periodo de tiempo solicitado y su valor: $ 35.000 M/CTE.

3. Se procede a establecer la ponderación de cada factor, de acuerdo con el valor determinado a partir de la puntuación subjetiva dada al precio, empleando un regla de tres, así:

Precio techo por unidad ($350.000 M/CTE) +el valor del beneficio adicional que se va a ponderar ( $30.000 M/CTE)= 380.000M/CTE………1000 Puntos.Beneficios adicionales que se vaa ponderar- pantalla a color: $30.000 M/CTE…………………… X puntos.

X puntos = 30.000 X 1000 / 380.000 = 78,94 puntos = ponderación del beneficio adicional.

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Para la ponderación de todos los factores técnicos se deberá proceder de tal manera que se evite emplear criterios subjetivos.

El precio ofertado pare el ítem a adquirir también será objeto de ponderación, obteniendo los 1000 puntos, en el caso del ejemplo, la oferta con el menor precio, sumándosele a estos los se otorguen por los ofrecimientos adicionales previas ente ponderados conforme con el procedimiento enunciado.

La ponderación de los elementos de calidad y precio que represente la mejor relación costo- beneficio para la entidad, que puede ser empleada igualmente en licitaciones y selección abreviada de menor cuantía, en principio supone el empleo de la presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa y en consecuencia contar con la herramienta electrónica que posibilite e procedimiento, por lo cual la Entidad definirá con posterioridad si es empleada o no y en que procedimientos en particular.

La ponderación de los elementos de calidad y precio que represente la mejor relación costo beneficio implica realizar el mismo ejercicio propuesto en el aparte anterior, señalando en este caso el valor económico que representa cada adicional que se permita ofertar y un rango de posibilidades para realizar la puja.

ANEXO EXPLICATIVO

ESQUEMA DE TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN Y ESTIMACIÓN DE RIESGOS

De conformidad con lo previsto en el Decreto 423 del 14 de marzo de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente las leyes 448 de 1998 185 de 1995, la política de riesgo contractual del Estado está conformada por los principios, pautas e instrucciones que determine el Gobierno Nacional, para la estipulación de las obligaciones contingentes a su cargo. Así mismo, determina que el consejo de Política Económica y Social, Conpes, orientara la política de riesgo contractual del Estado a partir del principio que corresponde a las entidades estatales asumir los riesgo propios de su carácter público y del objeto social para el que fueron creadas o autorizadas, y a los contratistas aquellos determinados por el lucro que constituye el objeto principal de su actividad.

Corresponde al CONPES, en materia de política de riesgo contractual del Estado recomendar las directrices que deben seguir las entidades estatales al estructurar proyectos, con participación de capital privado en infraestructura y, de manera específica, en lo concerniente a los riesgos que puedan asumir contractualmente como obligaciones contingentes.

POLICÍA NACIONAL


CODIGO: 1LA-FR-0001


OPORTUNIDAD

FECHA: 02-10-2010

VERSION: 1

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley, en el documento Conpes 3107 de abril 3 de 2001, modificado por el documento Conpes 3133 del 3 de septiembre de 2007, se encuentra la política de riesgo contractual para procesos de participación privada en infraestructura, la cual a pesar de tener una orientación particular, entrega lineamientos generales que pueden contribuir a que las unidades ejecutoras estructuren el soporte necesario para la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio contractual del contrato.

En este orden de ideas, con en anexo adjunto se presenta un esquema de tipificación de riesgo, criterios para la asignación y para la estimación de los mismos, la cual debe servir como orientación hasta tanto se expida reglamentación especial al respecto:

De conformidad con el documento Conpes, los principios básicos de asignación de riesgo parten del concepto que estos deben ser asumidos.

- Por la parte que esté en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos

- Por la parte que disponga de mejor acceso a los instrumentos de protección, mitigacion y/o de diversificación.

La tipificación de los riesgos es la anunciación que la entidad hace de aquellos que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

La estimación del riesgo es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido.

La asignación del riesgo es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancias tipificada, asumiendo su costo. Como regla general, los pliegos buscarán asignar los riesgos a la parte que este en mejor capacidad de soportarlos.

POLICÍA NACIONAL


CODIGO: 1LA-FR-0001


OPORTUNIDAD

FECHA: 02-10-2010

VERSION: 1

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICÍA NACIONAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CONSTANCIA DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA

La suscrita XXXX hace constar que una vez verificada la hoja de vida de la Señor (a) xxx identificada con la cedula de ciudadanía No. xxx de xx y los documentos que soportan los estudios y experiencia requeridas para desempeñarse como profesional para la asesoría en xxxxxxx, se puede evidenciar que cuenta con la idoneidad y la experiencia necesarias para el desempeño de las diferentes actividades relacionadas con la implementación de estos sistemas.

Además la mencionada profesional presto sus servicios en la xxxx (cuando haya prestado sus servicios en la unida que requiere el servicio) demostrando sus habilidades, competencias e idoneidad, cumpliendo a satisfacción con el objeto contractual, el cual se encuentra relacionado con xxxx.

Ejemplo/

En mi calidad de Jefe del ____________________ de la Dirección Administrativa y Financiera, manifiesto con la suscripción de esta CERTIFICACIÓN que______________________(dirección) de la ciudad de Bogotá, es justificación de idoneidad ejemplo/ un Centro de Entrenamiento autorizado por Oracle University, cumple con las más altas exigencias para ofrecer capacitación en tecnología Oracle que se requiere para manejar las aplicaciones, bases de datos, applications server, y herramientas de desarrollo a través de un contenido y metodología desarrollado directamente por Oracle Product Development; además, cuenta con una amplia gama de cursos, una certificación mundialmente reconocida, numerosos métodos de entrenamiento, instructores líderes en la industria y servicios de entrenamiento creativos, y la más actualizada enseñanza del mercado. Enfoque Directo Aplicado tiene representación en toda América latina con oficinas en México, Venezuela, Colombia y Caribe, y tiene una experiencia de tres (3) años en el mercado.

La anterior certificación se expide a solicitud del interesado a los 10 días del mes de noviembre de 2009.

FIRMA JEFE DEL GRUPO-AREA O DIRECTOR DE LA UNIDAD QUE POSEE LA NECESIDAD

Elaboró:

TE. WILLIAM TOVAR RODRIGUEZ Coordinador Comité Estructurador de Estudios de Conveniencia y Oportunidad

Revisó:

TC. MIRTHA YOLANDA CUCAITA RINCON Jefe Área de Contratación

Aprobó:

BG. . LUZ MARINA BUSTOS CASTAÑEDADirectora Administrativa y Financiera

Fecha: 31/03/10 Fecha: 30/05/10 Fecha. 09/06/10

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Formato Ecos 1la-Fr-0001 Actualizado 2011