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Colombia diversa + Cultura para todos
Colombia diversa +
Cultura para todos
GP 018-1
TALLER DE FORMULACION DE PROYECTOS
Risaralda, Pereira
septiembre 17 y 18 de 2009
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
SC3978-1
PNLB 2006
OBJETIVO DEL TALLER
Ofrecer conocimientos en el diseño y formulaciónde proyectos orientados a la gestión de recursosque contribuyan a la sostenibilidad de los medioscomunitarios y ciudadanos
TALLER DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS
Colombia diversa + Cultura para todos
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CONTENIDOS
1. Definición de Conceptos
2. Fases del diseño de un proyecto
Anteproyecto
Formulación de un proyecto
3. Seguimiento y evaluación de proyectos
4. Modelos de presentación de proyectos segúnorganismos y agencias
TALLER DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS
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QUÉ ES UN PROYECTO
Es una iniciativa para la transformación y utilizaciónde diversos recursos que tienen como fin crear bieneso servicios que satisfagan alguna necesidad. Debe sercuantificada y evaluada.
DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
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QUÉ ES UN PROYECTO
Es el conjunto de ACTIVIDADES coordinadas, paraalcanzar OBJETIVOS en un periodo de tiempodeterminado, CRONOGRAMA, y con un recursodefinido, PRESUPUESTO.
DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
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PARA QUÉ SE FORMULAN PROYECTOS
DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Superar un problema o necesidad que tenga solución
Disminuir el riesgo al invertir
Uso racional, cuidadoso y efectivo de los recursos
Generar trabajos colectivos y colaborativos
Contribuir a la toma de decisiones adecuadas versa + Cultura para
todos
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o
LOS PROYECTOS EN LA PLANEACIÓN
DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
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o
PLAN
Global
Medios para alcanzar
objetivos y metas
A largo plazo
PROGRAMA
Específico
Compuesto por proyectos
A mediano plazo
PROYECT0
Concreto
Detalla acciones para alcanzar
objetivos
A corto plazo
ANTEPROYECTO
Constituye un esquema o programa de trabajo
sistemático que da sentido al proyecto que se va a
formular
Contribuye a:
Organizar ideas
Definir metas
Planear el trabajo
FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO
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FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO - ANTEPROYECTO
DIAGNÓSTICO
ESTUDIO FACTIBILIDAD
FACTORES DETERMINANTES DE UN ANTEPROYECTO
ESTUDIO TÉCNICO
1. Aspectos técnicos
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Ubicación geográfica
Cobertura (No. de beneficiarios)
Capacidad instalada
Tecnología
Estudio social
Estudio jurídico
Estudio de capacidad institucional
Estudio financiero
FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO - ANTEPROYECTO
ESTUDIO TÉCNICO
2. Estudio social
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Características de los grupos sociales que pueden influiren el desarrollo del proyecto
Características socioeconómicas beneficiarios:
- Organización social
- Nivel educativo
- Nivel socioeconómico
- Creencias y costumbres
- Prácticas sociales
FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO - ANTEPROYECTO
ESTUDIO TÉCNICO
3. Estudio financiero
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Plan de inversión
Flujo de caja
Estado de resultados (PYG)
Fuentes de financiamiento
FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO - ANTEPROYECTO
4. Estudio de mercado
Oferta / demanda
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Permite:
Tomar decisiones frente al proyecto:
Seguir adelante con el proyecto porque lo consideramos viable social y económicamente
Postergar la iniciativa porque no se cuenta con todas las garantías para su ejecución
Abandonar la idea porque no es viable social y/o económicamente
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FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO - ANTEPROYECTO
EJERCICIO No 1 - EMBUDO DE PROBLEMAS
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CA
USA
SEFEC
TOS
PROBLEMA CENTRAL
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1. Justificación
2. Objetivo General
3. Objetivos Específicos
4. Metas
5. Plan de acción
6. Presupuesto
7. Cronograma
8. Evaluación y seguimiento
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO
COMPONENTES
FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO - FORMULACIÓN
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO
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JUSTIFICACIÓN
Razones por las cuales es necesario desarrollar
el proyecto
Características del área de influencia
Causas del problema identificado
Efectos del problema identificado
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO
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OBJETIVO GENERAL
Nace del problema y sus causas e identifica un
propósito: qué se va a hacer
y un fin: para qué se va a hacer
Al formularlo debe:
- Responder a la transformación que se busca alcanzar
- Estar relacionado con estrategias de desarrollo
previstas en planes y programas del organismo al que se
presenta el proyecto
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Permiten cumplir el Objetivo General
Cada objetivo específico:Debe ofrecer una solución a una causa del problemaDebe estar orientado por un propósito (Qué) y un fin (Para qué) Debe establecer un tiempo determinado para su ejecución
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO
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METAS
Resultados o logros medibles, cuantitativa y
cualitativamente en un periodo de tiempo
determinado
Cómo formularlas:
Identifique las metas que deben alcanzarse para
cumplir cada objetivo específico
Formule las metas teniendo en cuenta: tiempo y
calidad
EJERCICIO No 2 - ÁRBOL DE SOLUCIONES
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OB
JETIVO
S ESPEC
ÍFICO
SM
ETAS
OBJETIVO GENERAL
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO
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PLAN DE ACCIÓN
Corresponde a las actividades que deben llevarse a
cabo para cumplir cada una de las metas trazadas.
Las actividades deben ser
Secuenciales
Lógicas y coherentes con las metas definidas
Prever insumos y recursos
Definirse en un periodo de tiempo limitado
EJERCICIO No. 3 – PLAN DE ACCIÓN
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PLAN DE ACCIÓN
META ACTIVIDAD INSUMOS Y/OREQUERIMIENTOS
EJECUCIÓN EN EL TIEMPO
Año 1 Año 2
Mes 1 Mes 2 Mes 1 Mes 2
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO
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PRESUPUESTO
Presupuestar es planear en tiempo el recurso financiero teniendo en cuenta los ingresos (de acuerdo con los desembolsos previstos) y los egresos (según los gastos programados).
El presupuesto nos permite conocer:- El costo del proyecto- El flujo temporal de los recursos financiero- Cuánto y cuándo se requiere apoyo externo
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO
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- Costos operacionales:
(Temporales y permanentes)
Servicios
Insumos y materiales
Alquiler de instalaciones
Alquiler de equipos
Transporte
Viáticos
Costos administrativos
Qué calcular en un presupuesto:
- Costos de recurso humano
Director del proyecto
Secretaria
Auxiliar
Personal técnico
Asesor profesional
formula
- Costos de inversión
Equipos
Bienes
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO - PRESUPUESTO
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MODELO DE PRESUPUESTO
CENTRO
DE COSTOSCANTIDAD
VALOR
UNITARIOTIEMPO SUTOTAL TOTAL
Costos Operacionales
Insumos $
Papelería $
Materiales $
Recurso Humano $
Directora $
Productor $
Secretaria $
Asesor $
Profesional Especializado $
Inversión $
Equipos $
Otros bienes $
TOTAL $
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO - PRESUPUESTO
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CRONOGRAMA
Es el tiempo estimado en el que se va a realizar
el proyecto, tiendo en cuenta el desarrollo de
cada una de las actividades.
El Cronograma ayuda a:
Planificar el recurso en el tiempo con relación
al flujo financiero
Seguimiento y control de la ejecución del
proyecto
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO - CRONOGRAMA
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Pasos para construir un cronograma:
1. Defina actividades
2. Organice las actividades secuencialmente
3. Clasifique las actividades en obligatorias y
opcionales
4. Defina una unidad de medida (hora, día,
semana) para calcular el tiempo de trabajo
que requiere cada actividad. Entre menos
precisa sea esta unidad, más seguro es el
margen de cumplimiento.
5. Grafique esta información en un calendario
Busque optimizar el tiempo y minimizar el riesgo de
atrasos en el cumplimiento del cronograma
FORMULACIÓN DE UN PROYECTO - PRESUPUESTO
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MODELO DE CRONOGRAMA
S.1 S.2 S.3 S.4 S.1 S.2 S.3 S.4 S.1 S.2 S.3 S.4
1 Firma de convenio
2 Producción
3 Emisión
No
ACTIVIDAD
AÑO 1
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Supervisión periódica de la ejecución de un proyecto
para asegurarse de que se desarrolle de acuerdo con el
plan previsto.
Objetivo:
Proporcionar alertas sobre dificultades o problemas que
se presenten en la implementación de las acciones
planeadas
Beneficios
- Detectar desviaciones de la planeación
- Redefinir estrategias de mejoramiento
- Redireccionar el proyecto
-Tomar decisiones de forma rápida y acertada
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
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A qué hacer seguimiento
Proceso operativo
Proceso técnico
Factores externos
Impacto
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
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Herramientas para hacer seguimiento:
Informes periódicos sobre la ejecución del proyecto
Visitas presenciales
Entrevistas a los beneficiarios
Entrevistas al equipo humano que apoya el proyecto
Talleres de discusión sobre el cumplimiento de metas,
actividades y objetivos del proyecto
Sondeos de percepción
Análisis de los informes y la información recogida con
los mecanismos de seguimiento implementados
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
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Qué debe contener un informe de seguimiento:
Son objeto de seguimiento Factores observados
Cumplimiento de los objetivos Actividades realizadas/resultados
obtenidos
Cumplimiento de metas con relación
a presupuesto
Actividades realizadas/ejecución
presupuestal
Cumplimiento de metas con relación
al cronograma
Actividades realizadas/tiempo de
ejecución
Metodología Actividades y procesos/efectividad y
eficacia
Aspectos que afectan resultados Externos al proyecto
Conclusiones y recomendaciones
Efectividad: Habilidad para optimizar el uso de los recursos en el logro de objetivos
Eficacia: habilidad de hacer las cosas bien
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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
EVALUACIÓN
Medición periódica de la ejecución y los efectos
de las actividades para demostrar y comprobar
que se han alcanzado los objetivos
La medición tiene como base la Información
tanto Cualitativa como Cuantitativa
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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
LOS INDICADORES
Criterios de medición que permiten valorar, analizar
y evaluar el comportamiento de las variables que
inciden en el desarrollo del proyecto en sí y en su
relación con planes y/o programas en el marco de
los cuales ha sido formulado
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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
PLANEACIÓN•Indicadores de Contexto
SEGUIMIENTO•Indicadores de Gestión
EVALUACIÓN•Indicadores de Logro
SISTEMA DE INDICADORES
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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
SISTEMA DE INDICADORES
INDICADORES DE CONTEXTO
De línea de base:
- Poblacionales
- Sectoriales
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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
INDICADORES DE GESTIÓN
De Proceso:
Actividades, metas intermedias, Resultados
parciales
Administra-tivos
Operativos
De estrategia
Pertinencia, equidad, apropiación,
participación, desarrollo humano sostenible
De Recursos
Costos, tiempos, Talento Humano, Recursos
financiero, Recursos físicos
CantidadEstructura, Manejo y
Desempeño
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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
INDICADORES DE LOGRO
De Producto:
Actividades y procesos/objetivo
De Impacto
Inciden en calidad de vida y bienestar comunitario
De Efecto
Modifican las variables sectoriales
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Cómo formular indicadores:
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
1. Asigne un nombre al indicador: COBERTURA
2. Describa qué quiere decir el nombre que le puso: Se
entiende por cobertura la relación porcentual que existe entre
el número de habitantes del área de influencia de la emisora
y el número real de oyentes
3. Construya la Unidad Operacional o fórmula matemática del
indicador COBERTURA = No. de habitantes
No. de oyentes
4. Defina un estándar de calidad con el cual compararse:
Emisoras locales
PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACIÓN
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Impulsar, estimular y hacer visibles procesos, proyectos y actividades culturales de interés común, en el marco del reconocimiento y el respeto por la diversidad cultural de la nación colombiana, que contribuyan a democratizar el acceso de las personas y las instituciones a los diferentes bienes, servicios y manifestaciones culturales. Apoyar iniciativas culturales vinculadas al desarrollo local, regional ó nacional Articular diferentes sectores Generar capacidades Fortalecer el Sistema Nacional de Cultura Aportar a la convivencia, al crecimiento con equilibrio, equidad y sostenibilidad.
Qué Busca:
PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACIÓN
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Como funciona:Las organizaciones culturales del país de diverso nivel de desarrollo, cobertura y ubicación geográfica, presentan proyectos culturales, respondiendo a una convocatoria anual que precisa procesos de selección sistemáticos, de seguimiento al uso de los recursos públicos y de evaluación de sus efectos culturales, tanto en las instituciones favorecidas, como en las propias comunidades en las que se actúa, a través del apoyo financiero a los proyectos.
PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACIÓN
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Qué proyectos apoya
1. Actividades artísticas y culturales de duración limitada
2. Actividades culturales de carácter permanente3. Formación artística y cultural4. Promoción y circulación de la cultura a nivel nacional
o en el exterior5. Fortalecimiento cultural a contextos poblacionales
específicos6. Promoción y Equiparación de Oportunidades
Culturales para la Población en situación de discapacidad
PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACIÓN
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Personas jurídicas del sector público: alcaldías, autoridades de los resguardos y comunidades indígenas (cabildos, asociaciones de cabildos y/ó autoridades tradicionales indígenas), consejos comunitarios de comunidades negras, gobernaciones, instituciones educativas y entidades públicas de carácter cultural. Personas jurídicas sin ánimo de lucro del sector privado, que dentro de su objeto social incluyan actividades de carácter cultural, que estén constituidas con seis (6) meses de antelación y que puedan acreditar experiencia mínima de seis (6) meses de trayectoria en la organización y ejecución de eventos, programas o proyectos culturales, con resultados comprobables.
Quienes pueden participar
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CONCEPTO PUNTAJE
A. Trayectoria histórica de la entidad y de la
actividad cultural: Cuántos años lleva de
creada la organización proponente y cuántos
años lleva ejecutando el proyecto cultural que
propone.
15 Puntos
B. Evaluación conceptual del proyecto:
Justificación, descripción, objetivo, contexto
socioeconómico de la población beneficiada,
apoyos, patrocinios y cofinanciaciones,
articulación y complementariedad con planes,
metas, cronograma y presupuesto.
55 Puntos
C. Impacto social: Cálculos de indicadores (*) 30 Puntos
TOTAL 100 PUNTOS
Criterios de Evaluación
PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
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QUINTERO, Victor Manuel, 2001, Construccion de Indicadores
Sociales
GÓMEZ Mejía, Gabriel y QUINTERO Velasquez, Juan Carlos, 2003,
Diagnostico del Servicio de Radidifusion de Interés publico. Ministerio de
Comunicaciones.
CORTÉS, Carlos Eduardo. 2006 Planficacion y gestion de la
comunicación y la información.
Serie Herramientas. Unesco. Demuca Fundacion
http//www.civicus.org¬/new/media/elaboracion