Formularios e informes en acces

Javier Fernández Castelo Pág 1 13/04/2012

INICIACIÓN A LAS BASES DE DATOS CON ACCESS

FORMULARIOS E INFORMES

Trabajar con bases de datos y consultas de Access puede resultar más fácil si podemos hacerlo bajo un interfaz o aspecto más atractivo.

Los formularios, pueden ser los objetos más importantes de Access desde el punto de vista del quehacer diario.

Resultará más cómodo y atractivo utilizar frecuentemente un formulario de Access que introducir o consultar datos de tablas y consultas con ese aspecto uniforme que ofrece la disposición en matrices de datos, de líneas de campos formando registros.

Lógicamente, previo a la elaboración de un formulario, debemos haber construido al menos una tabla de datos, solamente es necesaria su estructura. A partir de esta, es posible elaborar una ventana donde disponer los campos de forma que nos resulte fácil trabajar con ellos o simplemente nos resulte más agradable.

Los campos que se incluyen en un formulario, adquieren o heredan las propiedades tales como formatos, reglas de validación, … que en esos mismos campos se determinaron al crear la tabla que los contiene.

Un formulario, además de operar sobre tablas o consultas, puede contener a otros formularios, que llamaremos subformularios que a su vez pueden definir acciones sobre otras tablas y/o consultas.

Además, los formularios pueden contener otros objetos, como son botones de control, que recorran registros, abran otros formularios, impriman informes, etc…

Vamos a crear un sencillo formulario a partir de las estructuras de datos que disponemos en nuestras tablas y/o consultas.

En nuestro caso, teníamos una tabla llamada Títulos, perteneciente a la Base de Datos Discoteca.

Recordemos que la tabla estaba formada por los campos Indice (alfanumérico), Titulo (texto de 70 caracteres como máximo), Autor (texto de 100 caracteres como máximo), Fecha_Album y Fecha_Alta (ambos campos fecha con formato fecha corta).

El formulario que queremos crear, en principio lo queremos implementar para capturar los títulos que vamos adquiriendo, a modo de ficha y de una manera clara y visual.

Para esto, una vez en marcha la aplicación, vamos a pulsar con el ratón en el objeto Formularios. Recordemos que lo podemos encontrar en el menú vertical que aparece en el margen izquierdo de la ventana de la aplicación. Una vez situados en este objeto, aparece en la ventana de trabajo las dos opciones previstas para los


formularios: Crear el formulario en vista de diseño o crear el formulario utilizando el asistente.

La manera más cómoda y eficaz para crear un formulario es utilizar el asistente. Una vez hecho el trabajo principal con el asistente, siempre podremos volver al modo diseño para modificar el formulario, añadir campos o suprimirlos, ect...

Pulsemos pues sobre crear el formulario con el asistente y automáticamente aparece la primera ventana del asistente. En ella se muestra un desplegable que permite elegir la tabla, tablas, consulta o consultas que vamos a necesitar para su confección.

En este primer ejemplo, solo tenemos una tabla y una consulta.

La consulta no nos interesa porque está diseñada para que aparezcan aquellos registros cuyo autor sea Radiohead. Nosotros queremos añadir registros a la tabla íntegra.

Si construímos el formulario sobre la consulta Radiohead, al introducir nuevos datos, todos aquellos registros cuyo autor no sea Radiohead, no aparecerán la próxima vez que abramos el formulario. Ni siquiera los que acabamos de introducir hace un minuto.

Un formulario para añadir registros de estas características deberá crearse sobre la tabla completa. De esta forma tenemos todos los registros representados en él tal como veremos.

Vamos a elegir en el desplegable la tabla Titulos. Vemos que en el cuadro de lista inferior aparece el nombre de los campos que contiene cada registro de esa tabla. Nosotros

no

queremos que aparezca el campo indice, ya que no lo vamos a teclear al ser un campo automático. Luego entonces, vamos a seleccionar los campos titulo, Autor, Fecha_Album y Fecha_Alta. Para ello, seleccionamos cada uno de los campos y pulsamos sobre el botón flecha a la derecha que hay en el centro del cuadro. Esto hará que cada campo seleccionado se añada al cuadro de lista de la derecha, que es el que contiene los campos que van a aparecer en nuestro formulario. Repetido el proceso por cada campo que necesitamos, pulsaremos el botón “siguiente” apareciendo un nuevo cuadro que nos va a permitir seleccionar la distribución de los campos en el formulario. A medida que pulsamos en cada uno de los botones de opción, va apareciendo a su izquierda una representación del esquema elegido. Podemos escoger aquel que sea de nuestra preferencia. Para el ejemplo, escogemos “justificado.”. nuevamente pulsamos el botón “siguiente”.


Ahora, el nuevo cuadro nos da a elegir el estilo deseado. En esta ocasión el cuadro no presenta botones de opción. En su lugar aparece una lista de opciones de las cuales podemos seleccionar una y como anteriormente, la elección obtiene una representación gráfica de la opción. Vamos a dejar la estándar para el ejemplo.

Otra vez pulsamos sobre el botón “siguiente” y otro cuadro nos pide el nombre que queremos dar al formulario. Por defecto nos da ya uno que cree apropiado. Se nos ofrece abrir el formulario para empezar a trabajar en él o bien abrirlo para modificarlo en modo diseño. Si pulsamos “Finalizar”, se crea el formulario definitivo y podemos empezar a trabajar sobre él.

En la figura que aparece a continuación, podemos ver el resultado de la creación de nuestro primer formulario de Access.

Vemos que como la tabla ya tiene datos, aparece el primer registro en los campos del formulario.

Centrando nuestra atención en la parte inferior del cuadro del formulario, podemos ver los llamados selectores de registro. Su misión es navegar a través de todos los registros de la tabla de manera que una barra

vertical y un pequeño triángulo apuntando hacia la izquierda significa que al pulsarlo queremos trasladarnos al primer registro de la tabla. Si el triángulo apuntase a la derecha, el registro solicitado al pulsar este botón es el último. Así, si pulsamos sobre el botón que tiene dibujado un triángulo a la izquierda, queremos movernos al registro anterior. Lógicamente, este botón aparece deshabilitado si estamos situados ya en el primer registro. Si por el contrario queremos situarnos en el registro siguiente al actual, pulsaremos el botón con el triangulo apuntando a la derecha. También es lógico que esté deshabilitado si estamos en el último registro de la tabla. En el centro de los botones de selección podemos ver una pequeña ventana con un número. Este número indica el número de registro sobre el que nos encontramos en este momento: el registro actual.

Un botón con un triángulo apuntando a la derecha junto con un asterisco, indica que al pulsarlo abrimos un nuevo registro vacío donde podemos introducir datos. Al termino de la introducción de estos datos, la tabla tendrá un nuevo registro y el campo indice se habrá grabado con el número siguiente al que tenía el registro último. A la derecha del selector de registros aparece el número total de registros que contiene la tabla.

Antes dijimos que siempre podemos abrir un formulario en modo diseño. Esto es útil si el formulario que ya tenemos no nos satisface y queremos modificar su aspecto.


En este caso no acaba de gustarnos y decidimos modificar la disposición de los campos. Para esta acción, pulsamos en el botón “Diseño”. Al hacerlo, se presenta el formulario como una cuadrícula donde los objetos que contiene pueden modificarse en tamaño, ubicación, etc...

En nuestro ejemplo, lo que pretendemos es hacer que los cuadros de texto donde se introduce la información se adecuen al tamaño que ha de tener como máximo el texto a introducir.

En el caso del título, que sabemos que su tamaño no excede de 70 caracteres, el cuadro de texto que aparece puede que tenga unos 100 caracteres de longitud. Podemos reducir su longitud, aunque la diferencia no va a ser muy significativa.

Como se ve en la imagen, la barra blanca horizontal correspondiente a titulo dispone de unos “tiradores” que sirven para modificar el tamaño. Tiene tres puntos negros en el lado izquierdo, tres en el derecho,

uno en el centro superior y otro en el centro inferior.

Situando el ratón y pulsando el botón izquierdo del mismo al tiempo que lo arrastramos, podemos modificar el tamaño y aspecto dependiendo de que punto negro escojamos.

Eligiendo cualquier punto negro de cualquier esquina, el cursor se transforma en una doble flecha inclinada cuya acción es modificar dos dimensiones al mismo tiempo. Una doble flecha horizontal, modifica la longitud del cuadro; una doble flecha vertical, modificará la anchura del mismo.

Situando el ratón en las proximidades de los tiradores, aparece una mano negra que , al pulsar el botón izquierdo del ratón y moverlo por el formulario, mueve el control u objeto deseado.

En el caso de autor, el texto puede llegar a 100 caracteres por la posibilidad de que existan varios autores.

El cuadro lo dimensionaremos de la misma longitud que el anterior y podemos dejar su anchura tal y como aparece ahora, con varias líneas del cuadro de texto para introducir nuestros autores.

En cuanto a los campos fecha, la ubicación escogida por Access no nos convence y decidimos reubicarlos en otros lugares.

Lo primero que tenemos que tener en cuenta a la hora de desplazar cuadros de texto es que estos, al crearse, lo hacen solidariamente a un objeto etiqueta subordinado.

Si seleccionamos la etiqueta del campo Fecha_Alta, vemos que es el único objeto seleccionado. Para mover esta etiqueta, basta situar el ratón sobre el tirador superior


izquierdo, que presenta un tamaño mayor que el resto. Los demás tiradores del objeto sirven para modificar su tamaño.

Si por el contrario seleccionamos el cuadro de texto Fecha_Alta, observamos que además de seleccionarse este campo, también se ha seleccionado la etiqueta asociada.

Si al seleccionar el cuadro de texto haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, no soltamos el botón del ratón y desplazamos el cuadro de texto por el formulario, estaremos desplazando también su etiqueta asociada. Esto ocurre igual si seleccionamos la etiqueta; movemos el cuadro de texto asociado.

Conociendo esta particularidad, vamos a modificar la posición del cuadro de texto y etiqueta asociada del

campo Fecha_Alta y a continuación hacemos lo mismo con el campo Fecha_Album.

Un último comentario respecto a los cuadros de texto es que, si suprimimos el cuadro de texto seleccionándolo previamente, suprimimos al mismo tiempo la etiqueta asociada al mismo. Si por el contrario suprimimos la etiqueta asociada a un cuadro de texto, el cuadro de texto no se elimina.

Volviendo al formulario y a su diseño, podemos apreciar que los límites del formulario están muy próximos a los campos fecha. Necesitamos separar estos del límite para dotar de claridad al formulario.

Moviendo el ratón por las inmediaciones de la parte superior del pie del formulario, vemos que en cierto momento el cursor se torna una cruz. Pulsando el botón izquierdo del ratón y arrastrando hacia abajo, modificamos el tamaño del formulario por abajo.

Situando el puntero cerca del borde inferior del pie de formulario, podemos aumentar el tamaño de este. Separando así del resto del formulario los selectores de registros situados en ese lugar.

En la parte superior, podemos igualmente separar el encabezado del detalle del formulario.

Una vez realizados estos cambios, podemos ver el resultado pulsando sobre el botón “Vista”

Aparecerá el formulario tal y como lo acabamos de diseñar.

Si pulsásemos en el botón “nuevo registro”, podríamos observar que a la hora de introducir información en los campos de texto, no hay problema ninguno. Otra cosa sucede a la hora de introducir las fechas correspondientes. Vemos que tenemos que introducir las fechas en el


formato adecuado dd/mm/aaaa de lo contrario la entrada no será válida. Es decir. Debemos teclear los separadores correspondientes.

Podemos ahorrarnos este trabajo formateando el cuadro de texto de forma que asuma estos caracteres automáticamente y solo nos detengamos a introducir las cifras.

Para esto, seleccionamos el cuadro de texto correspondiente haciendo clic sobre él con el botón derecho del ratón y seleccionamos la entrada “propiedades” .

Este cuadro contiene cinco pestañas. La última engloba todas las demás y, como se aprecia, entre infinidad de parámetros y opciones, vemos que podemos formatear la máscara de entrada que queremos implementar.

En nuestro caso queremos que los separadores sean la barra de dividir. Para esto, nos situamos en la línea máscara de entrada y vemos como a su derecha a parece un pequeño botón con tres puntos seguidos.. pulsando sobre él, abrimos un cuadro de diálogo con varias opciones. En nuestro caso, elegimos Fecha corta.

Podemos ver el aspecto del dato a la derecha de la opción elegida.

Una vez seleccionada la opción, pulsamos en el botón “siguiente” aparece el nuevo cuadro que nos va a permitir, de desearlo, modificar parte del diseño de la máscara y probar el resultado. Nosotros nos vamos a

conformar con aceptar la máscara elegida tal como la ofrece el asistente y pulsamos nuevamente en ”siguiente”.

Por fin hemos terminado de formatear la máscara y esta acción se nos muestra en la pantalla siguiente donde todavía podemos retroceder para modificar algo, cancelar toda la acción o nuestra opción: Finalizar.

Al pulsar de nuevo sobre el botón “vista”, vemos el resultado en el formulario. Ahora, al intrtoducir la fecha en el campo Fecha_Alta, vemos que solo tenemos que teclear las cifras, por ejemplo, para la fecha 01/02/2012 teclearemos 01022012 y el campo se encargará automáticamente de dar formato a la información.

Esto no es así en el campo Fecha Album, que no ha sido formateado con máscara de entrada.


Pero esta acción anterior, servirá para presentar los datos de forma homogénea en el formulario. La máscara no se exporta a otros objetos.

Si queremos crear otro formulario basado en la misma tabla, tendremos que volver a formatear los campos fecha con las máscaras de entrada correspondientes.

Esto se evita en el sentido de hacerlo una vez para todos los objetos, si previamente, al crear la tabla (o modificándola posteriormente), establecemos la máscara.

En este caso, todos los objetos que creemos que contengan los campos fecha formateados con máscara de entrada, adquieren esa propiedad y no hay necesidad de repetir la operación.

Si establecemos la máscara de entrada en campos de la tabla origen de los datos tras haber creado el formulario u objeto, esta propiedad no se heredará, siendo necesario establecerla en el objeto seleccionando el cuadro de texto adecuado y abriendo su cuadro de propiedades. El proceso ya lo hemos visto.

Nuestro formulario, en estos momentos, contiene el campo Fecha_Alta con máscara de entrada y el campo Fecha_Album sin ella. Para que los datos sean más coherentes, establecemos seguidamente la máscara del campo Fecha_Album de la manera que

ya sabemos.

En este momento, hemos terminado de crear nuestro primer formulario.

Sin extendernos más en los formularios, pasamos ahora a crear un informe basado en la misma tabla de datos (que de momento es la única que tenemos.

Para empezar, seleccionamos en la columna de objetos el objeto Informes.

Una vez en su pantalla, y tal como vimos para los formularios, tenemos dos opciones, crearlo en modo diseño o hacerlo mediante el asistente para informes. Como antes con los formularios, es más sencillo crear un informe nuevo con el asistente y después modificarlo si es preciso pasando a modo diseño.

Pulsamos en asistente para informes y de nuevo la pantalla que ya conocemos del asistente: la hemos visto en la creación de formularios.

El informe que queremos crear ha de mostrar aqueloos registros correspondientes al autor RadioHead.

Tras seleccionar los campos adecuados para nuestro informe, pulsamos en “siguiente” y ahora se nos muestra la pantalla que no va a permitir agrupar los datos de cierta manera:


Los selectores de flechas permiten incluir o suprimir campos disponibles en la lista de la izquierda pulsando o bien la flecha hacia la derecha o la flecha hacia la izquierda respectivamente.

Tal como vemos en la imagen izquierda, todos los campos están al mismo nivel de agrupación, lo que significa que no se agrupan por ninguno en especial y los registros se presentarán tal y como han sido introducidos en la tabla o bien ordenados de otra manera dependiendo de cómo lo hayamos hecho en la tabla origen de ls datos.

Para agrupar por un campo en concreto, seleccionamos un campo de la lista de la izquierda

y pulsamos el botón selector flecha hacia la derecha. Esta acción posiciona el campo seleccionado sobre los demás, otorgándole un énfasis que denota más importancia. El aspecto que toma el asistente es el de la figura de la derecha. Esta misma acción se podrá repetir con todos y cada uno de los campos implicados en el informe.

La acción contraria se realiza con el botón flecha izquierda y deshace la agrupación del campo seleccionado.

Para dar prioridad al agrupamiento de un campo sobre los demás, o modificar la jerarquía actualmente establecida, se selecciona este y se pulsa el botón flecha arriba. Esto indicará la jerarquía de prioridades de las agrupaciones de unos campos sobre los otros. La acción contraria es seleccionar un campo y pulsar el botón flecha abajo. Con esto conseguimos que descienda un nivel cada pulsación en el orden de agrupación.

Notesé que a medida que seleccionamos campos de la lista derecha, se remarcan el la izquierda aumentando su jerarquía. En nuestro ejemplo, el criterio de agrupación será el autor y la fecha del album.

Seleccionamos autor y pulsamos el botón correspondiente. A continuación hacemos lo mismo con el campo Fecha_Album.

Vemos en lña imagen de la izquierda como se va estableciendo la jerarquía de agrupamiento.

Pero una cosa que llama la atención es que sin especificar nada, el agrupamiento de las fechas se ha transformado en Fech_Album por Mes.

El asistente en este punto ha detectado que este campo es un campo fecha y ha elegido por defecto este agrupamiento. Lo podemos modificar en cualquier momento y en esa misma pantalla se nos muestra el botón “opciones de agrupamiento” para poder hacerlo. Al pulsarlo, vemos las opciones que se ofrecen.


Vemos que dependiendo del tipo de datos, las opciones varían.

Centrándonos en el campo fecha, vemos que podemos agrupar estas por días, meses, semanas, años,... Para probar posibilidades, vamos a elegir agrupar por años, sin más que desplegar el campo de intervalos y

pulsar sobre esta opción con el ratón.

Pulsamos Aceptar y se habrá modificado en el asistente el modo de agrupación.

Como ya dijimos, podemos cambiar la jerarquía de agrupamiento con los botones flecha arriba y flecha abajo. Dejemos este ejemplo tal y como está.

Al pulsar “siguiente, el nuevo cuadro nos invita a ordenar las agrupaciones por el campo seleccionado. El asistente nos permite ordenar hasta por cuatro campos pero en nuestro ejemplo, no llegamos a esa cantidad porque Autor no lo ordenamos dentro de autor. Dentro de la agrupación autor, podremos ordenar por título y por los campos fechas. Eso será lo que

hagamos.

Pulsamos el botón “siguiente” y una nueva ventana. Esta nos va a permitir seleccionar la distribución de los distintos campos de información dentro del informe. La pantalla que recoge esta información nos permite seleccionar hasta seis modelos de distribución, también nos permite seleccionar si la página será vertical o apaisada y si queremos que el tamaño de los campos se ajuste al ancho de la página. Como en el caso de este informe, el campo título puede ser de bastante longitud, vamos a seleccionar por precaución la orientación “Horizontal”.


Pulsando una vez más el botón “siguiente”, aparece la pantalla de selección de estilos. Podemos elegir entre seis y por defecto el programa nos propone corporativo. Como en cuadros de selección anteriores, nuestra elección estará acompañada por una representación del estilo seleccionado en el visor izquierdo, de forma que nos hagamos una idea de que estamos eligiendo. Aceptamos la selección pulsando “siguiente” y llegamos por fin al último

cuadro. En este se nos muestra un nombre de informe por defecto elegido por la aplicación dispuesto a ser modificado si es preciso. Para esto se encuentra seleccionado. Podemos optar por aceptar ese nombre o modificarlo, sustituyéndolo por otro que esté más relacionado con el informe que estamos acabando de crear. Dejaremos el nombre por defecto y antes de pulsar el botón “Finalizar”, decidimos si el formulario se abrirá a continuación en modo Vista previa (preparado para imprimirlo en papel o para proceder a su estudio) o en modo diseño, para poder en este caso modificar los aspectos que creamos oportunos.

El modo por defecto, como vemos es el de vista previa.

Decir que una vez en vista previa, analizado el informe, siempre se puede proceder a abrirlo en modo diseño y de esta manera dar los retoques necesarios para

que el informe final quede a nuestro gusto.

Con este último paso, hemos dado un repaso a la creación de los cuatro objetos más importantes de las bases de datos de Access: Tablas, consultas, formularios e informes.

La complejidad de las acciones que se pueden programar irá en aumento a medida que introduzcamos nuevas tablas, consultas, objetos en general y les hagamos interactuar entre sí. Esto lo veremos en próximas fechas.

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