FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS - … · de comunicación, la inclusión de los mayores, de los jóvenes y de las mujeres en toda instancia. Asimismo, el respeto a las formas

FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS - FIMICOMPARTIENDO NUESTRA ESTRATEGIA DE MONITOREO Y EVALUACION IMPLEMENTADA

EN LOS PROYECTOS APOYADOS POR IPAF - FIDA, EN AMERICA LATINA Y EL CARIBE

CICLO DE SUBVENCION 2012 AL 2014 FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS - FIMI

INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMISHARING OUR MONITORING AND EVALUATION STRATEGY IMPLEMENTED IN PROYECTS FINANCED BY IPAF - IFAD,

IN LATIN AMERICA AND THE CARIBBEAN

2012 - 2014 GRANT CICLE - INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMI

2 | Foro Internacional de Mujeres Indigenas - FIMI 3 | International Indigenous Women’s Forum- FIMI

ÍNDICE1. INTRODUCCIÓN

2. PROCESO DE SELECCIÓN DE PROYECTOS

3. DEFINICIONES

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA M&E

5. ETAPAS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS IPAF – FIMI

6. DESARROLLO DEL PROCESO M&E

6.1. Monitoreo

6.2. Evaluación

7. LECCIONES APRENDIDAS

8. EQUIPO FIMI INVOLUCRADO EN EL PROYECTO IPAF

CRÉDITOSForo Internacional de Mujeres Indigenas - FIMITarcila Rivera Zea

PresidentaTeresa Zapeta

Coordinadora de ProgramasMariana Lopez

Asesora InstitucionalTiziana Forte

Asesora de Monitoreo y EvaluaciónYohanis Amador

Responsable del Fondo IPAF – FIMI y Coordinadora del Fondo de Mujeres Indígenas AYNI

Fondo Internacional de Desarrollo Agricola (FIDA)- Programa de Apoyo a los Puebos Indigenas (IPAF) Antonella Cordone

Especialista Principal en Pueblos IndígenasDivisión Técnica y de PolíticasDepartamento de Administración de Programas FIDA

Tiziana Forte, Mariana Lopez, Yohanis Amador

RedacciónTiziana Forte, Mariana López, Teresa Zapeta, Yohanis Amador, Inés Finchelstein

Revisión y EdiciónNicolás Castelli

Diseño Gráfico

FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS - FIMICOMPARTIENDO NUESTRA ESTRATEGIA DE MONITOREO Y EVALUACION IMPLEMENTADA EN LOS PROYECTOS APOYADOS POR IPAF - FIDA, EN AMERICA LATINA Y EL CARIBE


1. INTRODUCCIÓNEl Foro Internacional de Mujeres Indígenas -FIMI- es una red de mujeres indígenas líderes articuladas a redes

de organizaciones locales, nacionales y regionales de Asia, África, el Pacífico, Ártico y las Américas. FIMI promueve la articulación de las mujeres indígenas líderes y activistas de derechos humanos de distintas

partes del mundo para consensuar agendas, construir capacidades y desarrollar liderazgos.

En el año 2009, a partir de su compromiso por los derechos colectivos de los pueblos indígenas y en especial

el empoderamiento económico de las mujeres indígenas, FIMI lanzó su primera convocatoria del Fondo de

Mujeres Indígenas- AYNI. Tras un exhaustivo proceso de selección guiado por mujeres indígenas de distintas regiones, se seleccionaron 13 proyectos de Asia, África y las Américas.

Dicha experiencia contribuyó para que FIMI fuera seleccionada en el 2011 por el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA) para administrar el Fondo de Apoyo a los Pueblos Indígenas (IPAF) en la región

de América Latina y el Caribe. IPAF busca apoyar micro proyectos que promuevan la implementación de la Declaración de las Naciones Unidas sobre los Derechos de los Pueblos Indígenas mediante experiencias de desarrollo autónomo, que sean significativas y susceptibles de ser replicadas.

Para el acompañamiento y asesoría específica a los proyectos implementados por las organizaciones indígenas, FIMI ha diseñado y desarrollado, en forma colectiva, una Estrategia de Monitoreo y Evaluación

(M&E). Las características particulares de las comunidades indígenas han sido resaltadas en todo el proceso de implementación de los proyectos. En este sentido, la estrategia integral de M&E tiene elementos específicos y propios basados en la visión de los pueblos indígenas. Algunos de los aspectos más representativos son:

- El apoyo de consultores indígenas, originarios del país de intervención del proyecto, para realizar las visitas

de evaluación intermedia

- Uso de la lengua indígena en la evaluación intermedia de los proyectos.- Criterios de evaluación e instrumentos específicos de M&E pertinentes a los derechos y visión de los pueblos indígenas. Un ejemplo es el cuestionario para la construcción de la línea de base de los proyectos con preguntas relevantes para la visión indígena del desarrollo.- Diálogo, interacción y retroalimentación en todo el ciclo de vida de los proyectos.

A través esta publicación queremos compartir nuestra experiencia en la aplicación de un sistema de M&E específico, que responde a las necesidades de los pueblos indígenas.

2. PROCESO DE SELECCIÓN DE PROYECTOSEn cumplimiento de su responsabilidad, FIMI ha dado monitoreo a los procesos de revisión y

selección de proyectos, bajo la supervisión de la Secretaría del FIDA, con sede en Roma. En el mes de Agosto del 2011 se lanzó la convocatoria. Se recibieron 265 proyectos de 22 países de América Latina y el Caribe.

1ra ETAPA Proceso de revisión técnica de propuestas por parte del personal de FIMI para identificar propuestas válidas, según los requisitos establecidos en la convocatoria. De los 265 proyectos, 188 cumplieron los requisitos básicos de elegibilidad.

2da ETAPA Proceso de revisión de las propuestas elegibles por parte del grupo de revisores técnicos, conformado por mujeres indígenas de Nicaragua, Colombia y Bolivia.

3ra ETAPA La Junta del IPAF reunida en Roma, Italia, seleccionó finalmente 12 propuestas para América Latina y el Caribe, de acuerdo a los criterios establecidos


122 de Colombia2 de Nicaragua

1 de Belice1 de Bolivia

1 de Perú

1 de México1 de Surinam

1 de Chile1 de Brasil

1 de Guatemalaproyectos

seleccionados


Los 12 proyectos seleccionados fueron presentados por las siguientes organizaciones: 1. Sarstoon Temash Institute for Indigenous Management de Belice, 2. Programa de Desarrollo Integral Interdisciplinario de Bolivia, 3. Associação Indígena Kawaip Kayabi de Brasil, 4. Comunidad indígena Llaguipulli de Chile, 5. Organización Nacional Indígena de Colombia, 6. Asociación kwe´s uma kiwe peykajn mjinxisa Fondo Paez de Colombia, 7. Asociación de Desarrollo Comunitario de Guatemala, 8. Asamblea Mixe para el Desarrollo Sostenible A.C. de México, 9. Gobierno Territorial Indígena Mayangna Sauni As de Nicaragua, 10. Pueblo Indígena de Mozonte de Nicaragua, 11. Asociación Comunal Inkawasi Awana de Perú,12. Vereniging van Inheemse Dorpshoofden in Suriname (VIDS: Association of Indigenous Village Leaders in Suriname) de Suriname

3. DefinicionesPara efectos de comprensión del presente documento compartimos dos definiciones que han servido de referentes para el proceso de Monitoreo y Evaluacion impulsado por FIMI.

Para FIMI, Monitoreo es el conjunto de actividades y acciones realizadas de manera colectiva,

durante todo el proceso de implementación de los proyectos seleccionados, con el propósito

de mantener una información actualizada, así como un permanente diálogo y retroalimentación con las organizaciones o comunidades involucradas en el desarrollo del cada Proyecto sobre los

avances y dificultades. El monitoreo es también para nosotras la oportunidad para la búsqueda conjunta de las medidas que potencien sobre la marcha los aportes del Proyecto a la comunidad. Este ejercicio se realizó a partir de una perspectiva indígena, respetando los tiempos, la forma

de comunicación, la inclusión de los mayores, de los jóvenes y de las mujeres en toda instancia. Asimismo, el respeto a las formas de organización propia, de toma de decisión indígena fueron

elementos centrales, en el marco de una lógica de diálogo, fortalecimiento y aprendizaje mutuo entre organizaciones implementadoras y FIMI.

La Evaluación, la entendemos como la forma de dimensionar, valorar, reflexionar y explicar conjuntamente sobre los resultados de cada proyecto. La Evaluación la dividimos en dos etapas: etapa intermedia y evaluación final, con particular énfasis sobre la sostenibilidad de las acciones financiadas. La evaluación desde una perspectiva indígena nos ha permitido entender mayormente las dificultades encontradas por las organizaciones indígenas implementadoras y tener las herramientas adecuadas para buscar conjuntamente alternativas para superarlas. Al mismo tiempo, la evaluación nos brindó la oportunidad de identificar, resaltar y visibilizar los logros de los proyectos y el proceso de empoderamiento de las organizaciones.


4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA M&EDurante todo el desarrollo de la estrategia de monitoreo y evaluación se tuvieron en cuenta 5 criterios orientadores, aplicados tanto a las acciones de monitoreo como a las de evaluación. Ello ha permitido a FIMI mantener coherencia en las distintas etapas de implementación de los

proyectos, dando como resultado exitosas experiencias.

Los Criterios para la evaluación son producto de la complementación entre los criterios del Comité de Ayuda al Desarrollo – Estándar de calidad para la evaluación del desarrollo (DAC), y aquellos construidos por el equipo de FIMI de modo colectivo, con las organizaciones indígenas y sus redes.

Criterios del Comité de Ayuda al Desarrollo:PERTINENCIA. Definir si la formulación del proyecto era originalmente, y es aún pertinente. Por ejemplo, si responde a las necesidades y problemas reales de los beneficiarios identificados.

EFICIENCIA. Determinar el avance de los resultados en comparación con los recursos empleados.

EFICACIA. Determinar el alcance del objetivo específico, si se percibieron cambios en el contexto y/o en los beneficiarios; y si los resultados conseguidos hasta el momento de la evaluación han contribuido al objetivo específico del proyecto.

IMPACTO. Detectar si existen las condiciones para introducir cambios a largo plazo en el entorno. Se refiere a los resultados más generales para los beneficiarios identificados, entendidos en este caso como un grupo más amplio de personas o toda una sociedad; el éxito y el fracaso en la consecución de los objetivos generales, y sus razones principales.

SOSTENIBILIDAD. Visibilizar si el flujo de cambios positivos para los beneficiarios, y para la sociedad en general, puede continuar o no después del cierre del proyecto, y por qué.

Criterios desde la perspectiva de pueblos indigenas:

Tal como se ha indicado, el equipo de evaluación de FIMI construyó, en coordinación con las organizaciones indígenas y sus redes, los siguientes criterios de evaluación específicos para

proyectos que involucran pueblos indígenas.

Criterios Descripción desde la perspectiva de los pueblos indígenasBuen vivir Capacidad de las comunidades para desarrollar estrategias integrales de

desarrollo comunitario en concordancia con sus cosmovisiones, de modo

alternativo a la cultura del progreso y el desarrollo del mercado y el capitalismo,

sin menoscabo del equilibrio persona – naturaleza. Vivir en paz y con control sobre los territorios y sus tierras como base material y espiritual de la existencia. Respetar y cuidar la Madre Tierra. Reconocer y valorar en pie de igualdad las identidades y culturas con valores, tradiciones y conceptos distintos. Poder y participación en las decisiones sobre asuntos que conciernen como pueblos indígenas. Poder y participación para configurar con otros, el modelo de Estado que contenga la visión, derechos y planteamientos de los pueblos indígenas.

Conocimiento tradicional

Los conocimientos tradicionales indígenas, con los cuales se alude a los complejos conjuntos y sistemas de conocimientos; conocimientos científicos, técnicos, prácticas y expresiones culturales que han sido mantenidas, utilizadas y desarrolladas, tanto en el pasado como en la actualidad, por comunidades

locales e indígenas. No sólo sustentan la vida diaria de las comunidades, sino que también son un elemento decisivo para mantener sus identidades y fomentar su libre determinación. Los conocimientos tradicionales indígenas reflejan su visión holística del mundo y son una fuente de riqueza cultural y económica para las comunidades y para la humanidad en su conjunto. Los conocimientos tradicionales contribuyen a preservar, mantener e incluso incrementar la diversidad

cultural biológica de generación en generación.

Situación de las mujeres indígenas

Niveles de igualdad y equidad de las mujeres en la participación de las decisiones y de los bienes comunitarios. (Participación en asambleas, instancias de gobierno propio, de representación comunitaria, repartición de bienes y servicios, niveles

de formación, de ocupación laboral y remuneración, entre otros). Este indicador permite establecer los roles comunitarios y diferenciados entre mujeres, hombres,

jóvenes y ancianos al tiempo que busca identificar los niveles de empoderamiento de las mujeres en el ejercicio de sus derechos como sujetos y actores políticos de

las comunidades.

Revitalización cultural

Este indicador da cuenta de la existencia de acciones y procesos que permiten a los pueblos indígenas recuperar o revitalizar prácticas ancestrales que por diversas circunstancias se han perdido o se han debilitado.


Participación y promoción de la democracia

Se trata de la representación de los intereses colectivos de los Pueblos indígenas

en las instancias de toma de decisiones del Estado a nivel local, regional y

nacional. Los pueblos indígenas deben ser líderes en su propio desarrollo, en concordancia con las necesidades e intereses específicos. Además, se deberá prestar particular atención a la participación de los jóvenes y de los mayores para

asegurar la transferencia intergeneracional de conocimiento y experiencia. Una participación plena y efectiva de los pueblos indígenas garantiza la sustentabilidad

y continuidad de las iniciativas.

Soberanía y autonomía alimentaria

Constituye una alimentación adecuada, fundamentada en tradiciones socioculturales y su especial relación con territorios y recursos ancestrales. Depende fundamentalmente del acceso a los recursos naturales de sus tierras

y territorios ancestrales y su control, alimentación mediante el cultivo o la

recolección de alimentos, la pesca, la caza o la pequeña ganadería, entre otros.

Libredeterminación

Se refiere al derecho como pueblos indígenas para determinar libremente el estatus político y decidir los caminos de desarrollo social, cultural y

económico. Como también se refiere al derecho que poseen los pueblos indígenas a determinar libremente sobre sus vidas, y realizar su potencial

a través del pleno control sobre sus decisiones y acciones.Este indicador trata sobre el desarrollo de la institucionalidad propia y

tradicional de cada pueblo o desarrollo del gobierno propio.

5. ETAPAS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS IPAF – FIMILas acciones de Monitoreo y Evaluación – M&E- de la fase de implementación de los proyectos fueron planteadas con el fin de identificar los principales avances y dificultades, así como para formular las recomendaciones y tomar las medidas necesarias para potenciar los resultados de

los proyectos. En este sentido, FIMI acompañó a las organizaciones en la implementación de los proyectos, identificando dificultades y oportunidades. Incluso FIMI trabajó conjuntamente la redacción de los documentos e informes para el fortalecimiento institucional de las organizaciones

implementadoras.

FIMI considera muy importante el involucramiento de las organizaciones indígenas en todas

las etapas de Monitoreo y Evaluación de los Proyectos. La elaboración desde una perspectiva indígena de instrumentos de recolección de datos, criterios e indicadores específicos para pueblos

indígenas y metodologías culturalmente adecuadas constituyen hoy un desafío el cual intentamos

enfrentar y aportar.

FIMI ha desarrollado su propio andar, combinando distintos criterios y herramientas. Los pasos desarrollados fueron los siguientes:

1ra ETAPA Comunicación y mensaje de aceptación a las 12 organizaciones seleccionadas, firma de los acuerdos correspondientes, envío de los primeros desembolsos. Monitoreo y acompañamiento permanente a las organizaciones en el desarrollo de proyectos a través de comunicaciones por distintos medios, entre ellos: correo electrónico, Facebook, Skype, asimismo, a través de informes narrativos y financieros de la fase inicial.

2da ETAPA Sesiones de capacitación a consultores indígenas sobre metodología M&E

desarrollada por FIMI. Visitas de evaluación intermedia a los proyectos, reuniones entre los consultores y/o organizaciones indígenas implementadoras y directores de programas FIDA en

el terreno. Monitoreo y Evaluación de informes narrativos y financieros fase final del proyecto.

3ra ETAPA Encuentro Regional de todas las organizaciones implementadoras, junto con

FIDA y el equipo de FIMI para intercambiar experiencias de construir redes y realizar una evaluación final.

4ta ETAPA Sistematización y análisis de los datos recolectados en el monitoreo y en los informes presentados por las organizaciones y consultores indígenas. Diseño de informe final de evaluación y entrega a través de productos de comunicación al IPAF - FIDA

firma de contratos y envios del primer

desembolso

visitas de evaluación intermedia a los proyectos

encuentroregional

elaboración y entrega informe

final



6. DESARROLLO DEL PROCESO M&E Para la estrategia de Monitoreo y Evaluación de los proyectos, FIMI tuvo en cuenta los objetivos,

cronogramas, indicadores y presupuestos definidos en cada uno de los 12 proyectos.

Las acciones de Monitoreo y Evaluación se realizaron de manera conjunta, y permitieron la producción de datos de orden cualitativo y cuantitativo, con la participación de todos los actores

involucrados en la implementación de los proyectos financiados y de las redes de FIMI.

Para efectos descriptivos, en el presente documento trataremos las acciones de Monitoreo de

forma independiente a las acciones de Evaluación, aunque, como ya se ha mencionado, se realizaron de manera simultánea están inter-relacionadas.

6.1. MonitoreoEn este ejercicio se contó con el apoyo de redes y organizaciones aliadas en los distintos países.

Como resultado, se elaboró una matriz de seguimiento para el registro de información relacionada con cada uno de los proyectos.

Al comenzar las actividades, FIMI acompañó a las organizaciones en la recolección de toda la información inherente al proyecto, así como en la organización de su archivo: ordenando las

evidencias financieras por resultados o por actividades y los medios de verificación de los resultados conseguidos. Dichas informaciones fueron enviadas sistemáticamente a FIMI por correo electrónico, por

correo certificado o bien cargándolas en línea en la página de FIMI. Además, están disponibles para su presentación a las misiones de evaluación intermedia y evaluación final.

El principal instrumento de Monitoreo es la matriz, actualizada sistemáticamente y compartida entre el equipo de evaluación para que todos estén en sintonía en la coordinación de las organizaciones y la implementación de los proyectos. La matriz incluye la siguiente información: - Lista de contacto de los proyectos aprobados - Lista de contactos de los gerentes y directores de programas de FIDA en América Latina y el Caribe.- Estado de proyectos – documentos e instrumentos y respectivo envío o fecha de pedido.- Guía de desembolsos y respectivos informes financieros.- Cronograma de implementación. - Diagrama de Gantt, con datos de prórrogas incluidos.- Cronograma de visitas de evaluaciones intermedias.- Envío de documentos e instrumentos y su correspondiente fecha de entrega.

Se desarrollaron las siguientes actividades de monitoreo:

CONTACTO VÍA TELEFÓNICA/SKYPE. La responsable de Monitoreo realizó contactos vía telefónica y vía skype para implementar los instrumentos. Por este medio también se desarrollaron comunicaciones para cotejar información o aclarar dudas cuando éstas se presentaron.

SEGUIMIENTO VÍA FACEBOOK. FIMI creó un grupo en Facebook donde los coordinadores de los proyectos que poseen la clave han logrado ingresar y compartir comentarios, fotos y avances de las actividades de sus respectivos proyectos. Este medio no sólo sirve para el Monitoreo sino que también anima al uso de internet y redes sociales por parte de las organizaciones indígenas.

SEGUIMIENTO A CRONOGRAMAS DE LOS PROYECTOS (DESEMBOLSOS E INFORMES). Esta estrategia se generó a partir de la firma de convenios de donación con las organizaciones indígenas. La Secretaría Técnica de FIMI dio seguimiento al progreso de cada proyecto a través de un cronograma actualizado regularmente por la Asesora de Monitoreo y Evaluación y la

Coordinadora del Fondo de Mujeres Indígenas - AYNI.

FIMI realizó el desembolso en tres instancias. El primer desembolso fue del 55% del presupuesto total una vez firmado el convenio de donación. La segunda entrega fue del 40% del presupuesto total una vez recibido el informe de mitad de período (después de 6 meses para proyectos de 1 año y después de 12 meses para los proyectos de 2 años).


Encuesta. Se aplicó una encuesta a las organizaciones implementadoras para la construcción

de la línea de base al inicio y un análisis de la misma al final de cada proyecto para lograr una valoración general de los cambios reales y efectivos producidos por el proyecto

Informes narrativos y financieros. En el proceso de Monitoreo se ha tenido en cuenta el

cumplimiento de los cronogramas y procedimientos administrativos. Las organizaciones han informado a FIMI sobre la ejecución financiera, actividades realizadas, grado de alcance de los objetivos, resultados logrados y lecciones aprendidas durante la implementación del proyecto.

Compilación final de los informes narrativos y financieros. FIMI ha producido un consolidado

final a partir de un análisis comparativo de los informes periódicos. En dicho análisis se presenta un balance de las actividades reportadas en dichos informes con los objetivos y resultados

esperados. Estos documentos son considerados material de conocimiento. FIMI promueve su difusión en variados contextos de interés.

Para llevar adelante todas las actividades de Monitoreo y Evaluación FIMI desarrolló sus propios

instrumentos de trabajo. Estos se diferencian entre los que se envían a las organizaciones para su implementación y son denominados “Instrumentos Externos”. Aquellos instrumentos que son utilizados por el equipo de FIMI y los consultores indígenas que realizan la visita de evaluación intermedia, son denominados “Instrumentos Internos”.

Los informes incluyeron información sobre: el progreso del proyecto y el estado financiero; evaluación de las actividades realizadas; los cambios

necesarios. Cada organización implementadora elaboró sus propios informes. El último 5% del presupuesto se desembolsó al finalizar la

implementación, posterior a la recepción de la declaración de los gastos, y todas las facturas y documentos de soporte administrativo financiero.


INSTRUMENTOS EXTERNOS:

Formato de informe semestral

Cuestionario de línea de baseInstructivo de archivo y medios de verificaciónHoja de evaluación finalFicha de autoevaluación

Modelo de declaración de garantía

Formato de informe finalCronograma por proyectoModelo de declaración de gastos

INSTRUMENTOS INTERNOS:

Estrategia de monitoreo y evaluación M&E

Formato informe monitoreo semestral FIMI

Guía de aplicación de los criterios de evaluaciónFormatos visita de evaluación intermedia

Matrices de monitoreo de proyectos

6.2. Evaluación

El proceso de Evaluación tuvo como principales objetivos fortalecer a las organizaciones

indígenas en la gestión de proyectos e identificar los niveles de avances y cumplimiento

de los objetivos de cada uno de los proyectos según la propuesta aprobada. Esta estrategia se

realizó en tres etapas: Preparación, Evaluación intermedia y Evaluación final, cada una de

ellas con sus respectivas actividades, que se describen a continuación.

Evaluacion intermedia:Para el inicio de este proceso, el equipo de FIMI definió un perfil para identificar las personas que participarían como evaluadores, de acuerdo a tres aspectos: pertenecer a un pueblo indígena del

mismo país de implementación del proyecto financiado, contar con conocimiento de los procesos organizativos de los pueblos indígenas; y estar interesado o interesada en evaluación.

Sobre estos criterios, se identificó a los potenciales evaluadores y se procedió a solicitar sus respectivos CV. Una vez recibidos los CV de los interesados, se organizó una base de datos y, con la ayuda de las redes de FIMI, se seleccionaron a los expertos indígenas para realizar la evaluación de proyectos.

A los consultores seleccionados se le enviaron los respectivos términos de referencia, para organizar las actividades del proceso de evaluación: visitas de campo, revisión documental, presentación de informes, entre otras.

Como parte de la estrategia de evaluación, el equipo de FIMI brindó una capacitación para 10 consultores indígenas. En la misma, se conocieron los objetivos de la visita a los proyectos, las características y metodología de la evaluación promovida por FIMI, y el uso de los instrumentos. De esta forma se promueve la capacitación de los profesionales indígenas para consolidarse como

expertos en temáticas nuevas y técnicas como las de M&E. Como resultado, además, el consultor que realiza la visita optimiza al máximo los días y se focaliza en lo que a través del Monitoreo se ha evidenciado como necesidad, debilidad o fortalezas del proyecto y/o de la organización. El proceso de formación se desarrolló a través de los siguientes pasos:

1er PASO Verifcación del consultor que realiza la visita de evaluación intermedia. Contacto con las redes de mujeres indígenas para la búsqueda del consultor, evaluación de su CV. Notificación de la selección y formalización de la consultoría a través de procedimientos administrativos correspondientes.

2do PASO Socialización de información y documentos. Envío de información del proyecto al consultor (FIMI o Red), incluyendo: propuesta, cronograma, presupuesto, informes intermedios, línea de base e informaciones de utilidad para la misión. Instrumentos de visita de evaluación y guía de aplicación de los instrumentos.

3er PASO Diálogo con consultora sobre situación del Proyecto. La coordinación se realizó en la mayoría de casos, vía Skype, y tuvo el objetivo de informar e intercambiar con el consultor sobre la situación del proyecto. Asimismo, se analizaron en detalle los instrumentos de evaluación, resaltando los elementos específicos que se necesitan conocer a través de la misión.

4to PASO Diseño de una agenda conjunta con el consultor, coordinada con la organización; fecha y actividades detalladas por días y horas. Realización de un listado de preguntas abiertas.


Visitas de evaluación intermedia: Las visitas de evaluación intermedia tuvieron como objetivo apoyar a las organizaciones indígenas

en la implementación del proyecto financiado, verificando los avances, logros, resultados y gastos que se desprenden de la ejecución del proyecto.

Durante la visita, el consultor, la persona responsable del programa y la asesora de evaluación

estuvieron en constante comunicación para solucionar eventuales dificultades encontradas o responder dudas surgidas a partir de la visita. Al finalizar el trabajo el consultor entregó el informe final de la vista de evaluación intermedia y los anexos correspondientes.

En cada una de las visitas FIMI contó con la participación de miembros de las comunidades, entre

las cuales se destacaron las autoridades tradicionales, autoridades de orden administrativo, líderes

hombres, mujeres, jóvenes, niños, niñas, autoridades espirituales, entre otros.En líneas generales las visitas incluyeron:

- Visita a la oficina de la organización para revisar lo siguiente: • Control de estado de gastos, • Análisis de medios de verificación de los resultados, • Control de archivo de facturas, • Análisis de cronograma actividades y gastos.

- Entrevistas no estructuradas. Se trabajó con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido, adquiriendo de esta manera la modalidad de conversación. La entrevista no estructurada estuvo dirigida tanto a miembros de la organización que lideran el proyecto como a miembros de las comunidades y demás actores involucrados.

Las preguntas de evaluación se orientaron sobre estos aspectos:• Nivel de avance del proyecto en relación a los objetivos e indicadores planteados• Nivel de participación de la comunidad y actores involucrados (con especial atención a jóvenes y mujeres indígenas)

• Dificultades encontradas/ estrategias para enfrentarlas. • Resultados esperados/ resultados obtenidos• Avance de gastos

- Grupos focales. Se realizaron encuentros grupales coordinados previamente con actores claves del proyecto.

Evaluación final:El proceso de Evaluación final tuvo los siguientes objetivos:

• Evaluar en qué medida los objetivos diseñados en los proyectos fueron realmente logrados, identificando los principales impactos o cambios, provocados por la implementación del proyecto en cada organización o comunidad beneficiaria.• Identificar las principales lecciones aprendidas y dificultades para las organizaciones en el proceso de ejecución de los proyectos.• Brindar apoyo técnico para el fortalecimiento de las organizaciones indígenas en la implementación de los proyectos, así como sus articulaciones con los programas FIDA

en el país de intervención y del movimiento indígena a nivel regional y mundial. La evaluación final se realizó después de la fecha de finalización de los proyectos, a través de un taller regional organizado en la ciudad de Managua, Nicaragua los días 27– 29 Octubre 2014.

Durante el encuentro, el equipo de FIMI realizó entrevistas a las organizaciones promoviendo el intercambio de experiencias y lecciones aprendidas, así como sesiones sobre elementos clave para la sostenibilidad de los proyectos.

Con toda la información compilada, se procedió al análisis y sistematización del material recolectado durante el taller regional, el proceso de Monitoreo y las visitas de Evaluación intermedia, con el fin de identificar los elementos más relevantes del proceso. La sistematización de los datos se realizó a través del uso de matrices específicas divididas por temas claves. Todos los datos recolectados a través del análisis del material producido en el proceso, han sido volcado en las matrices. Esta metodología ha facilitado el análisis y la elaboración de los productos de conocimiento.

Con los mencionados elementos, se procedió a formular las recomendaciones finales, escritas, que son compartidas con las organizaciones que ejecutan los proyectos. El material compilado permitió también la elaboración del informe final, así como la producción de material de conocimiento que se publicará en el sitio web de FIMI y se difundirá a través de otros canales.



7. LECCIONES APRENDIDASEl documento final, resultado de la implementación de la estrategia de Monitoreo y Evaluación de FIMI, contiene lecciones aprendidas en relación con aquellas propuestas que contribuyen decididamente al pleno ejercicio de los derechos de los pueblos indígenas, desde la perspectiva de sus cosmovisiones

y desde las prioridades del movimiento indígena a nivel nacional, regional y global. Las lecciones aprendidas formuladas al IPAF – FIDA incluyen:

MONITOREO Y EVALUACIÓN CON PERTINENCIA CULTURAL. Un programa específico para pueblos indígenas debe contar con procesos de monitoreo y evaluación con pertinencia

cultural para que el proceso completo sea real y efectivo.

ESCALAMIENTO DE PROYECTOS. Enfocado sobre aquellos proyectos exitosos que merecen un escalamiento o ser incluidos en los proyectos mayores realizados por FIDA

en el mismo país o territorio. El estudio apunta a visualizar y poner en evidencia los logros conseguidos por el proyecto y por su organización implementadora. Durante el proceso de implementación de los proyectos, FIMI generó las posibles conexiones entre proyectos IPAF y proyectos grandes FIDA, generando alianzas y creando vínculos en donde ha sido posible. A través de esta importante experiencia se ha aprendido que es necesario involucrar a los gerentes de los proyectos FIDA desde la etapa de selección de proyectos. Además, es muy útil crear vínculos directos entre las organizaciones indígenas y los directores de proyectos FIDA desde el comienzo de las actividades de las acciones financiadas por el programa IPAF.

ARTICULACIÓN DE LAS EXPERIENCIAS DE LOS PROYECTOS CON EL MOVIMIENTO INDÍGENA REGIONAL Y MUNDIAL. Las estrategias financiadas deben estar articuladas con las demandas del movimiento indígena a nivel global y en particular del país en el cual se

desarrollan. A nivel internacional, la Declaración de las Naciones Unidas sobre Derechos de los Pueblos Indígenas, el Proyecto de Declaración de derechos de los pueblos indígenas de la

OEA y las demandas de las organizaciones o redes de orden continental, regional o nacional son la base para establecer la articulación de las acciones.

BUEN VIVIR. Los proyectos deben ser observados en función de la mejora de las condiciones de vida de las comunidades y el vínculo con la Madre Tierra. Aquellas prácticas que favorezcan el trabajo colectivo deben ser identificadas y resaltadas, al igual que se debe promover el fortalecimiento de las cosmovisiones propias y la implementación de modelos

de desarrollo propios de los pueblos indígenas.

8. EQUIPO FIMI INVOLUCRADO EN EL PROYECTO IPAF

Directora de FIMI

Coordinadora de los programas de FIMI

Responsable del proyecto del Fondo IPAF – FIMI y Coordinadora del Fondo de Mujeres Indígenas AYNI

Asesora de Monitoreo y Evaluación de FIMI

Responsable Administrativo y financiero FIMI

Responsables Área de Comunicación FIMI

CONTACTO

www.fimi-iiwf.org

[email protected]

www.facebook.com/Foro-Internacional-de-Mujeres-Indigenas-130945820519/

www.twitter.com/iiwf

www



ANEXOS1. CUESTIONARIO LíNEA DE bASE

2. INFORME DE MONITOREO SEMESTRAL

3. FORMATO INFORME DE EVALUACIÓN INTERMEDIA

4. FORMATO INFORME FINAL

5. HOjA DE AUTO EVALUACIÓN FINAL

6. INSTRUCTIVO ARCHIVO DE MEDIOS DE VERIFICACIÓN Y DOCUMENTOS

PROYECTOS


ANEXO 1. Cuestionario para la elaboración de la línea de baseLa finalidad de este cuestionario es que las organizaciones compartan información que nos permita conocer la situación inicial de cada proyecto y la elaboración de la línea de base del proyecto.

La línea de base es la medición inicial de los indicadores contemplados en el diseño de un proyecto.

1. Datos generalesNombre de la Organización:

Número Aplicación:

País:

Título del proyecto:

Fecha de inicio del proyecto (Fecha de contrafirma del convenio):

Fecha de finalización:

Fecha de realización del presente cuestionario:

2. BeneficiariosPueblo(s) indígenas involucrados en el proyecto:

Número de beneficiarios directos:

Hombres: Mujeres: Total:

Número de beneficiarios indirectos:

Hombres: Mujeres: Total:

Al responder a los siguientes interrogantes se ruega referirse a los indicadores específicos para su proyecto:

Indicadores Situación antes de comenzar el proyecto1. Buen vivir 1.1 La comunidad está implementando estrategias de desarrollo comunitario en concordancia con sus

cosmovisiones? SI- NO

1.2. En caso afirmativo, describir.

1.3 Cuántas familias integran la comunidad y cuántas son proprietarias de las tierras?

1.4 Cómo es la relación de la comunidad indígena con otras comunidades y pueblos?

1.5 Cómo se toman las decisiones sobre desarrollo de la comunidad?

1.6 Cuántas personas de la comunidad participan en las decisiones? Hombres/ Mujeres

1.7 Quiénes son excluidos de la toma de decisiones comunitarias?

2. Conocimiento tradicional

2.1 En la comunidad se utilizan conocimientos tradicionales indígenas? SI- NO


2.3 Cómo se transmiten esos conocimientos?

2.4 En la comunidad se han recuperado o revitalizado prácticas ancestrales que por diversas

circunstancias se habían perdido o debilitado? SI-NO

2.5 En caso afirmativo, describir.

3. Situación de las mujeres indígenas.

3.1 Cuántas mujeres participan en las decisiones sobre el desarrollo de la comunidad? (participación en

las asambleas, instancias de gobierno propio, de representación comunitaria, repartición de bienes y

servicios, niveles de educación, de ocupación laboral y remuneración, entre otros).

3.2 Cómo es el sistema de herencia de la tierra y otros bienes? Hay diferencia entre los hombres y las mujeres?

3.3 Cómo es el acceso para las mujeres a la justicia comunitaria?

3.4 Existen casos de violencia contra las mujeres? Qué casos son los más comunes? Cómo se resuleven?

4. Participación y Promoción de la Democracia

4.1 Cuántos representantes de la comunidad o etnia participan en las instancias de las tomas de

decisiones del Estado a nivel local, regional y nacional?

Hombres/ Mujeres Jovenes/ Ancianos

5. Soberanía y autonomía alimentaria

5.1 La comunidad tiene libre acceso a los recursos naturales de sus tierras ancestrales?SI/NO

5.2 En caso negativo, describir los problemas encontrados.

5.3 La alimentación de los miembros de la comunidad pueden garantizarse mediante el cultivo de las

tierras, la recolección de alimentos, la pesca, la caza o la pequeña ganadería, entre otros? SI/NO


6. Libre determinación

6.1 Cómo es el sistema político de la comunidad?

6.2 Qué grado de autonomía tiene la comunidad en relación al sistema político estatal?

6.3 La comunidad puede elaborar sus propios planes de desarrollo social, cultural y económico? SI- NO


6.5 Consideran tener pleno control sobre sus decisiones y acciones?

6.6 Cómo es la relación con las multinacionales y otras empresas?

6.7 Tienen alguna experiencia en relación al Consentimiento libre previo e informado? SI- NO

6.8 En caso afirmativo, por favor describir.


ANEXO 2. REPORTE DE MONITOREO SEMESTRALTitulo Proyecto:Organización implementadora (y organización indígena) :País:Pueblo indígena involucrado:Temática:

Fecha de Inicio: Fecha de Finalización: Prorroga: Lugar de Implementación: N. Beneficiarios directos:

1. Desarrollo de actividades del proyecto (Anexar el cronograma operativo)

Previstas por el proyecto en el presente periodo

Realizadas en el presente periodo

Actividades / mes 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

1.1 Actividad

2. Descripción general de las actividades de monitoreo y los medios de verificación recolectados

3. Concordancia con las actividades previstas y realizadas(Confirmar si se pudieron implementar todas las actividades previstas en el cronograma del proyecto)

4. Dificultades encontradas en la implementación (Reportar problemas encontrados en la implementación de las actividades, los cambios y posibles alternativas

de solución a las mismas)

5. Modificaciones en el diseño inicial del proyecto o prórrogas(Reportar si se presentaron cambios en las actividades, en la matriz de marco lógico, cambios de socios o

actores involucrados. Describir si la organización pidió una prórrogas al proyecto)

6. Aprendizajes y Recomendaciones(Especificar posibles lecciones aprendidas en la gestión del proyecto y en la estrategia de intervención)

7. Conformación del equipo técnico y capacitación interna(¿Se produjeron cambios en la conformación del equipo de trabajo? ¿Se generaron instancias de capacitación interna? En caso afirmativo describir ¿Se detectaron áreas específicas para fortalecer?)

8. Logística(Especificar necesidades de logística oficina de proyecto, ubicación, datos, etc.)

9. Síntesis de resultados de la matriz de monitoreo

N° Resultados esperados(sobre la base del proyecto aprobado)

% Realización en el periodo

% Realización total

1

2

3

10. ANEXOS (Anexar documentación y cualquier tipo de información complementaria)


ANEXO 3. INFORME DE EVALUACIÓN INTERMEDIATítulo Proyecto:Organización implementadora (y organización indígena):País:Pueblo indígena involucrado:Temática:

1. Datos del Proyecto1.1 Fecha de Inicio:

1.2 Fecha de Finalización:

1.3 Prórroga(si necesario):

1.4 Lugar de Implementación:

1.5 Objetivos:

1.6 Resultados:

1.7 Mapa del área de intervención:

1.8 N. Beneficiarios directos:

2. MISIÓN DE MONITOREO 2.1 Agenda de viaje:

3. ENTES EJECUTORES3.1 Organización implementadora:

3.2 Revisión de los mecanismos de procedimientos y contables de la organización:

3.3 Control administrativo de proyecto:

3.4 Metodología de trabajo de la organización implementadora:

3.5 Organización ejecutora del proyecto (si es necesario):

4. MARCO JURÍDICO (si es necesario)

5. CONTeXTO5.1 Actores locales:

6. DESCRIPCIÓN DE LA COMUNIDAD VISITADA:

7. ANÁLISIS DEL AVANCE DEL PROYECTO

Utilización de los instrumentos internos comparados con la línea de base:a. Criterios de evaluaciónEl cuerpo del informe debe seguir los cinco criterios de evaluación, describiendo los hechos e interpretándolos o analizándolos según las preguntas claves relativas a cada criterio.

A. Pertinencia: (Definir si la formulación del proyecto era originalmente, y todavía sigue siendo, pertinente: por ejemplo si responde a las necesidades y problemas reales de los beneficiarios identificados.)

B. Eficiencia: (Determinar el avance de los resultados en comparación con los recursos empleados.)

C. Eficacia: (Determinar el alcance del objetivo específico, si se percibieron cambios en el contexto o en beneficiarios; y si los resultados conseguidos hasta el momento de la evaluación han contribuido al objetivo específico del proyecto.)

D. Impacto: (Detectar si existen las condiciones para introducir cambios a largo plazo en el entorno. Se refiere a los resultados más generales para los beneficiarios identificados, entendidos en este caso como un grupo más amplio de personas o toda una sociedad; el éxito y el fracaso en la consecución de los objetivos generales, y sus razones principales.)

E. Sostenibilidad: (Mostrar si el flujo de cambios positivos para los beneficiarios, y para la sociedad en general, puede continuar o no después del cierre del proyecto, y por qué.)

b. Buen vivirPara el caso concreto de la evaluación de los proyectos se debe tener en cuenta la relación de los criterios

de evaluación con cada uno de los indicadores que se han definido para la línea de base, que comprenden el Buen Vivir o cualquier otro concepto aplicable en el respectivo pueblo u organización.

El Buen Vivir es un concepto amplio que en los distintos pueblos puede tener una comprensión diferentes, en todo caso se refiere al estar en paz, equilibrio y armonía con la madre naturaleza, con la familia, el ambiente, la comunidad y con todo aquello que rodea la convivencia de los miembros de la comunidad.Implica el desarrollo de estrategias para el acceso y disfrute del derecho a la vivienda, soberanía alimentaria,


educación, salud. Es también la capacidad de diálogo, conexión con la totalidad de acontecimientos y hechos que provienen tanto del cosmos, la madre tierra y el ser humano.

Para esta evaluación se han considerado los siguientes indicadores para la comprensión del “Buen Vivir” o el concepto que el respectivo pueblo u organización considere. (Por ejemplo plan de vida, derechos mayor, derechos propios, cosmovisión, etc.)

a. Conocimiento tradicional. b. Situación de las mujeres indígenas.c. Revitalización cultural. d. Participación y Promoción de la Democraciae. Soberanía y autonomía alimentariaf. Libre determinación

c. Hitos

d. Cuadro de análisis de los criterios de evaluación- Comparación entre cronograma de proyecto y cronograma operativo:- Porcentaje de avance de los resultados(utilizo marco lógico del proyecto):- Monitoreo interno:

8. CONSEJOS Y RECOMENDACIONESPuntualizar las lecciones aprendidas en el periodo de proyecto evaluado y formular recomendaciones. Las recomendaciones deben ser realistas, operativas y pragmáticas en lo posible.

8.1 Para Organización implementadora

8.2 Para IPAF FIMI

8.3 Escalamiento proyectos:Se realizará un documento de recomendaciones dirigido a FIDA, su contenido será enfocado sobre aquellos proyectos exitosos que merecen un escalamiento o ser incluidos en los proyectos mayores realizados por FIDA en el mismo país o territorio. El estudio apuntará a visualizar y poner en evidencia los logros conseguidos por el proyecto y por su organización implementadora. FIMI durante el proceso de implementación de los proyectos, facilitará todas las posibles conexiones entre proyectos IPAF e IFAD, poniéndose en contacto directamente en el territorio generando alianzas y creando vínculos en donde sea posible y el proyecto lo permita.

8.4 Articulación de las experiencias de los proyectos con el movimiento indígena regional y mundial. La evaluación deberá tener presente la coherencia de las acciones realizadas en relación con las apuestas del movimiento indígena a nivel global y en particular del país en el cual se desarrolla. A nivel internacional, la Declaración de las Naciones Unidas sobre derechos de los pueblos indígenas, las

recomendaciones del Foro Permanente para las Cuestiones Indígenas, el Proyecto de Declaración de derechos de los pueblos indígenas de la OEA y las demandas de las organizaciones o redes de orden continental, regional o nacional será la base para establecer la coherencia de las acciones.

El documento final deberá contener recomendaciones en relación con aquellas propuestas que contribuyan decididamente a la realización de los derechos de los pueblos indígenas desde la perspectiva de las

propias prácticas, y cosmovisiones y desde las prioridades del movimiento indígena a nivel nacional, regional y global.

8.5 Innovación:

8.6 Genero:Fotos, historias y video en anexo


ANEXO 4.FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDÍGENAS- FIMIFONDO DE MUJERES INDÍGENAS – AYNIFormato para las Organizaciones Ejecutoras de los Proyectos

Introducción Esta guía contiene las instrucciones para realizar el informe final de monitoreo y evaluación de los proyectos financiados por el Fondo AYNI.

INFORME FINAL

1. Datos generalesNombre de la Organización:

Número Aplicación:


Responsable del proyecto:

País y ubicación Geográfica:

Contacto (Teléfono, Correo electrónico):

Fecha de inicio del proyecto (Fecha de contrafirma del convenio):

Fecha de finalización:

Ha sido extendida la fecha de finalización original?

Si___ No___ Si es así, hasta

cuando?

Período cubierto por el presente informe:

Fecha entrega del informe:


II. ALCANCE DEL PROYECTOPueblo (s) indígenas beneficiado:

Número de beneficiarios directos:

Hombres Mujeres Total

Número de beneficiarios indirectos

Hombres Mujeres Total

III. ACTIVIDADES REALIZADAS Realizar una breve descripción de cada una de las actividades ejecutadas del proyecto. Las actividades se describirán por orden correspondientes a cada uno de los resultados previstos estipulados en el proyecto.

Actividades previstas realizadas

Descripción

Actividades previstas realizadas

Descripción


VI. INFORME FINANCIERO (MONITOREO ECONÓMICO)Resumen de Transferencias y gastos.En este apartado se describe la llegada de los fondos enviados por el Foro Internacional de Mujeres Indígenas y cada uno de los gastos realizados por actividades. Luego se debe listar cada uno de los gastos realizados con los montos, fechas y especificando para las actividades correspondientes. EL informe financiero deberá expresarse en dólares de los Estados Unidos.

Descripción de Gastos

Monto USD Descripción Actividad de Referencia

V. RECOMENDACIONES Y/O SUGERENCIAS.


Indicadores Situación antes de comenzar el proyecto1. Buen vivir 1.1 La comunidad está implementando estrategias de desarrollo comunitario en concordancia con sus

cosmovisiones? SI- NO


1.3 Cuántas familias integran la comunidad y cuántas son proprietarias de las tierras?

1.4 Cómo es la relación de la comunidad indígena con otras comunidades y pueblos?

1.5 Cómo se toman las decisiones sobre desarrollo de la comunidad?

1.6 Cuántas personas de la comunidad participan en las decisiones? Hombres/ Mujeres

1.7 Quiénes son excluidos de la toma de decisiones comunitarias?

2. Conocimiento tradicional

2.1 En la comunidad se utilizan conocimientos tradicionales indígenas? SI- NO


2.3 Cómo se transmiten esos conocimientos?

2.4 En la comunidad se han recuperado o revitalizado prácticas ancestrales que por diversas

circunstancias se habían perdido o debilitado? SI-NO

2.5 En caso afirmativo, describir.

3. Situación de las mujeres indígenas.







4. Participación y Promoción de la Democracia

4.1 Cuántos representantes de la comunidad o etnia participan en las instancias de las tomas de

decisiones del Estado a nivel local, regional y nacional?

Hombres/ Mujeres Jovenes/ Ancianos

5. Soberanía y autonomía alimentaria

5.1 La comunidad tiene libre acceso a los recursos naturales de sus tierras ancestrales?SI/NO


5.3 La alimentación de los miembros de la comunidad pueden garantizarse mediante el cultivo de las

tierras, la recolección de alimentos, la pesca, la caza o la pequeña ganadería, entre otros? SI/NO


6. Libre determinación

6.1 Cómo es el sistema político de la comunidad?

6.2 Qué grado de autonomía tiene la comunidad en relación al sistema político estatal?

6.3 La comunidad puede elaborar sus propios planes de desarrollo social, cultural y económico? SI- NO


6.5 Consideran tener pleno control sobre sus decisiones y acciones?

6.6 Cómo es la relación con las multinacionales y otras empresas?

6.7 Tienen alguna experiencia en relación al Consentimiento libre previo e informado? SI- NO

6.8 En caso afirmativo, por favor describir.


ANEXO 5.FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDÍGENAS - FIMI FONDO DE MUJERES INDÍGENAS – AYNIHoja de Evaluación Final para las Organizaciones Beneficiadas por los fondos AYNI

El siguiente cuestionario se elabora teniendo en cuenta los proyectos evaluados por el Fondo de Mujeres

Indígenas – AYNI. La finalidad de este procedimiento es que las organizaciones compartan las lecciones aprendidas y testimonios sobre su experiencia en la implementación de sus proyectos.

A continuación se mencionan elementos básicos que deben diligenciar antes de contestar las preguntas

Nombre de la Organización:

Número de referencia del proyecto:


Pueblo(s) Indígena:

País:

1. ¿Cuáles considera usted que son las lecciones aprendidas más relevantes a partir del proyecto implementado?

2. ¿Cuáles fueron los principales logros en la implementación del proyecto?

3. ¿Cuáles fueron las principales limitaciones encontradas? Qué estrategias se implementaron para sobrepasarlas?

4. ¿Qué impacto tuvo en la vida de los pueblos indígenas, en particular las mujeres y jóvenes indígenas?

5. Sobre la labor de FIMI - Fondo de Mujeres Indígenas - AYNI, le solicitamos hacer sus recomendaciones para mejorar.

6. Le solicitamos dar o transcribir un testimonio relevante sobre la implementación del proyecto.

ANEXO 6.INSTRUCTIVO MEDIOS DE VERIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO

El archivo de documentación del proyecto se realizará en forma física y al tener informaciones en formato electrónico también se puede archivar como digital. La documentación digital será transferida en un CD que será entregado a FIMI durante la evaluación intermedia y final. La documentación archivada en forma física se dispone en dos biblioratos y/o carpetas.

Archivo físico:

En el archivo físico se clasifica por actividades.

1. En un bibliorato se archivarán los medios de verificación y serán divididos por actividades.

Medios de verificación divididos por Actividades: los medios de verificación especificados en el marco lógico, serán divididos al interno del bibliorato por actividades, archivando el material en folios de acuerdo a la actividad a la que pertenezca especificado por código. A su vez estarán materiales y documentos producidos en la gestión de las actividades.

2. También se puede realizar otro bibliorato donde se archivará la documentación del proyecto que se llamará “documentación dividida por temáticas”.

Documentos de proyecto divididos por Temáticas: Los documentos de proyectos serán divididos al interno del bibliorato por temáticas. Comprenden correspondencia, convenios, curriculum, prensa, actas de reunión, notas, reportes de equipo, información general, etc.

INSTRUCTIVO ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Todo el material administrativo financiero del proyecto será archivado en forma física. Los recibos y facturas de gastos serán fotocopiadas y divididos al interno del bibliorato por actividades, archivando el material

en folios de acuerdo a la actividad, descripta en el archivo, a la que pertenezca especificado por código. La copia en original será conservada en la sede de la organización ejecutora, mientras que las copias archivadas en los biblioratos serán entregadas a FIMI al finalizar el Proyecto.

El objetivo del archivo es dejar claro al evaluador y/o donante el gasto correspondiente por cada recibo y

factura, dividido por actividad. Y ha sido ideado en concordancia con lo establecido en el acuerdo firmado por las partes involucradas.

46 | Foro Internacional de Mujeres Indigenas - FIMI

ENGLISH VERSION INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMISHARING OUR MONITORING AND EVALUATION STRATEGY IMPLEMENTED IN PROYECTS FINANCED BY IPAF - IFAD,


2012 - 2014 GRANT CICLE

INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMI

ENGLISH VERSION


INDEX1. INTRODUCTION

2. PROjECT SELECTION PROCESS

3. DEFINITIONS

4. EVALUATIVE CRITERIA FOR THE M&E STRATEGY

5. STAGES FOR MONITORING AND EVALUATION OF IFAD-FIMI PROjECTS

6. DEVELOPMENT OF THE M&E PROCESS

6.1. Monitoring

6.2. Evaluation

7. LESSONS LEARNED

8. FIMI TEAM INVOLVED wITH IPAF

CREDITSInternational Indigenous Women’s Forum - FIMI Tarcila Rivera Zea

PresidentTeresa Zapeta

Program CoordinatorMariana Lopez

Institutional AdvisorTiziana Forte

Monitoring and Evaluation AdvisorYohanis Amador

IPAF-FIMI Fund Officer and Coordinator-AYNI, The Indigenous Women’s Fund.

Fondo Internacional de Desarrollo Agricola (FIDA)- Programa de Apoyo a los Puebos Indigenas (IPAF) Antonella Cordone

Senior Technical Specialist Indigenous Peoples and Tribal Issues Policy and Technical Advisory DivisionProgram Management DepartmentFIDA

Tiziana Forte, Mariana Lopez, Yohanis Amador

DraftingTiziana Forte, Mariana López, Teresa Zapeta, Yohanis Amador, Inés Finchelstein

Review and EditionNicolás Castelli

Graphic Design

INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMISHARING OUR MONITORING AND EVALUATION STRATEGY IMPLEMENTED IN PROYECTS FINANCED BY IPAF - IFAD, IN LATIN AMERICA AND THE CARIBBEAN


1. INTRODUCTIONThe international Indigenous Women’s Forum –FIMI, from its Spanish acronym- is a global network of indigenous women coordinated to local, national and regional organizations from Asia, Africa, the Arctic, the Pacific and the Americas. FIMI promotes the empowerment of indigenous women, human rights activists from different regions of the world to build capacities, coordinate agendas and develop leadership.

Drawing on its commitment to indigenous peoples’ rights and, especially to the economic empowerment of indigenous women, in 2009 FIMI launched the Indigenous Women’s Fund’s first call for proposals. After a thorough selection process, led by indigenous women from different world regions, 13 projects from Asia, from Asia and from the Americas were selected.

Such experience paved the way for FIMI to be selected in 2011 by the International Fund for Agricultural Development (IFAD) to manage the Indigenous Peoples Assistance Facility (IPAF) for Latin America and the Caribbean. IPAF. IFAD Indigenous Peoples Assistance Facility strengthens indigenous peoples’ communities and their organizations by financing small-projects which foster their self-driven development in the framework of the UN Declaration on the Rights of Indigenous Peoples, and to generate lessons learned and approaches

for replication and up-scaling.

FIMI collectively designed and developed a Monitoring and Evaluation Strategy to follow up and specifically assess projects implemented by indigenous peoples organizations.The specifics of indigenous communities have been highlighted throughout the implementation of projects. In this regard, the comprehensive M&E strategy includes specific elements, based on indigenous peoples’ perspectives and worldviews. Such elements include:

- Support from indigenous consultants, from the country where the project takes place. Indigenous consultants perform the intermediate evaluation. - Use of indigenous language in the project’s intermediate evaluation- Evaluation criteria and resources relevant to indigenous peoples rights and perspectives. For example, a questionnaire for the development of a baseline. The questions it contains are relevant for an indigenous approach to development. - Dialogue and feedback throughout the entire life cycle of the project.

This publication aims to share out experience in the implementation of a specific M&E system that responds to the needs of indigenous peoples.

2. Project Selection ProcessFIMI has monitored the selection and follow up of projects, under the supervision of IFAD, based in Rome. In august 2011, IPAF launched its call for proposals. 265 projects applies from 22 countries in Latin America and the Caribbean.

1st Stage Technical review of proposals by FIMI. Eligible proposals were identified, in accordance with requirements stated in the call for proposals. 188 projects out of 265 complied with basic eligibility requirements.

2nd StageReview of eligible proposals by technical reviewers, a team of indigenous women from Nicaragua, Colombia and Bolivia.

3rd StageGathered in Rome, Italy, IPAF Board selected 12 proposals for Latin America and the Caribbean, according to established criteria.


122 from Colombia2 from Nicaragua

1 from Belice1 from Bolivia

1 from Perú

1 from México1 from Surinam

1 from Chile1 from Brasil

1 from GuatemalaSelected Projects


The following 12 organizations were selected for their projects:1. Sarstoon Temash Institute for Indigenous Management, Belize,2. Programa de Desarrollo Integral Interdisciplinario, Bolivia,3. Associação Indígena Kawaip Kayabi, Brasil, 4. Comunidad indígena Llaguipulli , Chile,5. Organización Nacional Indígena de Colombia, Colombia 6. Asociación kwe ́s uma kiwe peykajn mjinxisa Fondo Paez, Colombia, 7. Asociación de Desarrollo Comunitario, Guatemala,8. Asamblea Mixe para el Desarrollo Sostenible A.C., México,9. Gobierno Territorial Indígena Mayangna Sauni As, Nicaragua,10. Pueblo Indígena de Mozonte, Nicaragua,11. Asociación Comunal Inkawasi Awana, Perú,12. Vereniging van Inheemse Dorpshoofden in Suriname (VIDS: Association of Indigenous Village Leaders in Suriname), Suriname

3. DefinitionsBelow we share two definitions that were used as a reference in the Monitoring and Evaluation process promoted by FIMI.

For FIMI Monitoring refers to the set of collective activities and actions that take place throughout the entire implementation process of selected projects. Monitoring aims to maintain updated information, dialogue and feedback with involved organizations or communities about progress and challenges in the project. It is also a common search for measures that boost the project’s contributions to the community. This exercise took place from an indigenous perspective that respected time frames; communication habits from the community, as well as it included the elders, the youth and women at every stage. Thus, respect to indigenous peoples’ own forms of organization and decision making were key elements, within the frame of a logic of dialogue, strengthening and mutual learning between implementing organizations and FIMI.

We conceive Evaluation, as a way to frame, value, reflect and explain together the results of each project. With a special focus on the sustainability of the granted actions, we divided the evaluation process into two: the intermediate and the final evaluations. Evaluating from an indigenous perspective has allowed for better understanding of the problems faced by implementing organizations and to count with the necessary resources to jointly search for alternatives to overcome them. Evaluation also served to identify, highlight and raise awareness on projects’ achievements as well as on empowerment process experienced by organizations.


4. Evaluative Criteria for the M&E StrategyThroughout the monitoring and evaluation process we considered 5 guiding criteria that were applied to monitoring and evaluation actions. This ensured FIMI to be consistent during the different project stages and successful experiences.

Criteria for evaluation are the outcome of complementing criteria from the Development Aid Criteria- Quality Standard for Development Evaluation (DAC) and those collectively built by FIMI, indigenous organizations and their networks.

Development Aid Committee Criteria: RELEVANCE. Determine whether project formulation was originally relevant and if it remains to be. For example, does it respond to real needs and problems of the identified beneficiaries?

EFFICIENCY. Determine progress of results with regards to used resources.

EFFECTIVENESS. Determine the reach of the specific goal, whether changes took place in the context and/or among beneficiaries, and if results achieved until the time of evaluation have contributed to the project’s specific goal.

IMPACT. Track whether there are conditions to introduce medium-term changes in the environment. It refers to the general results for the identified beneficiaries, in this case, to a broader group of people or to a whole society, the success and failure in achieving the general goals and their main reasons.

SUSTAINABILITY. Positive changes are for beneficiaries and to society as a whole are rendered visible. It may or may not continue after end of the project.

Criteria from an indigenous peoples’ perspective:

In coordination with indigenous peoples’ organizations and their networks, FIMI’s evaluation team built the following specific evaluation criteria for projects that involve indigenous

peoples:

Criterion Description from an Indigenous Peoples’ PerspectiveGood Living (Buen Vivir)

The communities’ abilities to develop comprehensive strategies for community development, in accordance with their worldviews, as an alternative to the progress, market development and capitalist culture, without damage to the individual-nature balance. Live peacefully and with control over lands and territories as a material and spiritual source for existence. Respect and care for Mother Earth. Acknowledge and equally value those cultures that have different traditions, values and concepts. Power and participation in decisions that concern indigenous peoples. Power and participation to build with others a model of State that contains the vision, rights and demands of indigenous peoples.

Traditional Knowledge

Indigenous traditional knowledge: complex sets and systems of knowledge, scientific, technical, practical knowledge. It also involves cultural practices developed and maintained, both in the past and present, by local and indigenous

communities. Not only do these practices are the source for daily life, but they are also key for the continuity of indigenous identities and self-determination. Indigenous traditional knowledge reflects their worldview. They are a source of cultural and economic wealth for communities and for humanity as a whole. Traditional knowledge help preserve and even increase cultural bio-diversity each generation.

Situation of Indigenous women

Level of equality and equity of indigenous women participation in decision making and in community goods (Participation in assemblies, self-government levels,

representation, distribution of goods and services, level of education, occupation

and compensation, among other). This indicator allows to assess community roles that are different among women, men, youth and the elder, as well as it can identify the degree of empowerment of women in exercising their rights as political actors in their communities.

Cultural revitalization

This indicator shows the existence of actions and processes for regain or revitalize ancestral practices that have been weakened lost due to different circumstances.


Participation and promotion of democracy

Representation of collective interests of indigenous peoples in the State’s decision-making spheres at the local, regional and national levels. Indigenous peoples must be leaders of their own development in accordance with their specific needs and concerns. Participation of youth and elders is also to be born in mind, so as to ensure intergenerational transfer of knowledge and experience. The full and effective participation of indigenous peoples ensures sustainability of any initiative.

Food sovereignty and autonomy

This indicator refers to a correct nutrition, based in socio cultural tradition and their special relationship with ancestral territories and resources. It depends on access and control of natural resources in indigenous peoples’ lands. It also involves nutrition through harvesting or gathering food, as well as fishing, hunting or small-scale gathering, among other.

Self-determination

It refers to the right of indigenous peoples to freely establish their political

status and decide on their social, cultural and economic development. It also refers to their right to freely make decisions about their lives and develop their potential by means of the full control of their decisions

and actions. This indicator concerns the development of traditional institutions of each people, or the development of self-government.

5. Stages for Monitoring and Evaluation of IFAD-FIMI ProjectsMonitoring and Evaluation – M&E- action in the implementation stage aims to identify main

challenges and progress, so as to take necessary measures to boost projects’ results. In this regard, FIMI followed up and supported organizations to identify their challenges and opportunities. FIMI also worked together with organizations in the development and in the drafting of reports, to contribute to their institutional strengthening.

Involvement of indigenous organizations in all stages of monitoring and evaluation is of outmost

importance for FIMI. The development of instruments for gathering information, criteria and specific indicators for indigenous peoples and culturally relevant methodologies pose today a challenge

that we try to face and overcome.

FIMI has paved a way combining different criteria and tools. We have developed the following steps:

1st Stage Communications and message of acceptance to the 12 selected organizations. Signature of agreements and initial disbursements. Monitoring and permanent support to organizations through different media, including: e-mail, Facebook, Skype, and also through narrative and financial reports of the initial stage of the projects.

2nd Stage Training sessions to indigenous consultants, focused on FIMI’s M&E methodology. Intermediate evaluation visits to projects, meetings between IFAD program directors and consultants and/or implementing indigenous organizations in the field. Monitoring and evaluation of the narrative and financial reports.

3rd Stage

Regional gathering with all the implementing organizations, with IFAD and FIMI staff. The gathering serves to exchange experiences, build networks and for a final evaluation.

4th Stage

Data analysis and systematization, based on the monitoring process and reports by

organizations and indigenous consultants. Development of final report and communication products delivered to IPAF-IFAD.

Agreements are signed and first disbursement

is delivered.

Intermediate evaluation visits to projects

RegionalGathering Final report



6. Development of the M&E processFor the Monitoring and Evaluation of projects FIMI considered each project’s goals, timetable, indicators and budget.

Monitoring and evaluation actions took place collaboratively, and allowed for qualitative and quantitative data production. All actors involved in project implementation and FIMI’s networks were involved.

For descriptive reasons, this document addresses Monitoring and Evaluation separately though,

as it has been mentioned, given their interrelatedness, both actions took place simultaneously.

6.1. Monitoring

We counted with the support of partner organizations in the different countries. As a result, FIMI prepared a follow-up matrix to record information on each project. By the beginning

of activities, FIMI supported organizations in the gathering of information about the project, as well as in organizing their records: arranging financial evidence by results or

by activities, and the means of verification of obtained results. Information was systematically shared with FIMI by email or by certified mail or by uploading it to FIMI’s website. They are also available to be presented during the

intermediate and final evaluation missions.

The main monitoring instrument is the matrix. The matrix is systematically updated and shared among the evaluation team, for everyone to be on the same page in the coordination of organization

and the implementation of project. The matrix contains the following information:

- Contact list of approved projects. - Contact lists of IFAD managers and program directors in Latin America and the Caribbean.- Status of projects – documents, instruments and corresponding delivery date

- Guide for disbursements and their corresponding financial reports. - Implementation timeline.- Gantt chart, including information about extensions. - Timeline of intermediate evaluation visits

The following intermediate activities took place:

TELEPHONE/SKYPE communications. FIMI Monitoring Officer maintained communications via Skype or telephone for the implementation of monitoring instruments, as well as to clarify any doubt, question or concern in case it arose.

FOLLOW UP THROUGH FACEBOOK FIMI created a Facebook Group where project coordinators shared comments, progress and photos of their projects’ activities. Not only does this use of social media help for monitoring but it also promotes use of internet and social networks.

FOLLOW UP OF PROJECTS’ TIMELINES (DISBURSEMENTS AND REPORTS) This strategy was created from the signature of grant agreements with indigenous organizations. FIMI technical secretariat followed up every project through a timeline that was regularly updated by the Monitoring and Evaluation Advisor and the Indigenous Women’s Fund –AYNI- Coordinator.

FIMI disbursed the grants in three stages. 55% of total budget in an initial disbursement, followed by a second disbursement of 40% of total budget after the intermediate report (6 months after beginning the project for 1-year projects and 1 year for 2-year projects)


Survey. A survey was conducted to every organization, in order to create a baseline that was analyzed by the end of the projects, in order to reach an overall assessment of real and effective changes obtained through the project.

Narrative and financial reports. Comply with timelines and with administrative procedures. Organizations have informed FIMI about financial execution, activities, degree of achievement of goals, obtained results and lessons learnt during implementation of the project.

Final compilation of narrative and financial reports. FIMI produced a consolidated document

drawing on a comparative analysis of regular reports. The document presents a balance of reported activities, with goals and expected results. FIMI promotes dissemination of this information in different relevant contexts.

To carry on all of the Monitoring and Evaluation activities, FIMI developed its own work tools. The set of tools that are sent to organizations for implementarion are called “external tools”. Those tools that are used at by FIMI’s staff and indigenous consultants are called “internal tools”.

Reports included information about: project’s progress and financial status, evaluation of implemented activities, and changes needed. Each implementing organization prepared its own report. The remaining 5%

of the budget was disbursed at the end of implementation, after receipt of a declaration of expenses, receipts and all the supporting administrative and

financial documents.


EXTERNAL TOOLS

6-month report formBaseline questionnaireTutorial on records and means of verificationFinal evaluation sheet

Self-evaluation sheet

Guarantee declaration templateFinal evaluation form

Timeline by projectExpenditure declaration templateINTERNAL TOOLS

Monitoring and Evaluation Strategy M&E

FIMI six-month report formGuideline for evaluation criteriaIntermediate evaluation visit form

Project monitoring matrix

6.2. Evaluation

The main goal of the evaluation process was to strengthen indigenous organizations in

the management of projects, as well as to identify profess and compliance with the goals of

each project in accordance to the approved proposals. This strategy was carried out in three

stages: preparation, intermediate evaluation and final evaluation. Activities for each

stage are listed below:

Intermediate evaluation: To begin with, FIMI defined a profile of possible evaluators, according to three elements: membership to an indigenous people from the same country than the granted project, knowledge of organizational processes of indigenous peoples, and interest in the evaluation.

Based on such criteria, we identified potential evaluators and requested their CVs. We then organized a database and, with the help of FIMI’s networks, indigenous experts were selected to carry on the evaluation of projects.

Selected consultants received the Terms of reference, in order to organize the activities involved in the evaluation process: field visits, review of documents, submission of reports, etc.

As part of the evaluation strategy, FIMI trained 10 indigenous consultants, and shared the goals

of field visits, as well as FIMI’s approach and evaluation and the use of evaluation tools. This has helped training of indigenous professionals as experts in new topics and techniques such as M&E. As a result, consultants maximize their days in field visits and focus on the needs, weaknesses or strengths that have been identified during the monitoring. The training process involved the following steps:

1st Step Communication with networks of indigenous women in order to look for a consultant, evaluation of his/her CV. Selection and administrative process to begin with consultancy.

2nd Step Socialization of information and documents. Consultant (FIMI or Network) receives information on the project, including: proposal, timeline, budget, intermediate reports, baseline and relevant information for the mission, tools for the visit and guideline for

implementation of the tools.

3rd Step Dialogue with consultant about the situation of the project, in most cases by Skype. The aim of the dialogue was to inform and to exchange with the consultant about the situation of the project. Also, evaluation tools were analyzed in detail, highlighting specific elements that needed to be addressed in the mission.

4th Step A common agenda was designed with the consultant, in coordination with the organization. The agenda included date and detail of day-to-day activities. A list of open questions was drafted.


Intermediate evaluation visits: Intermediate evaluation visits aim to support indigenous organizations in the implemented of the

granted project, by assessing progress, achievements, results and expenditures of the project.

During the visit, the consultant, the person in charge of the program and the evaluation advisor

were in constant contact to solve any difficulty or to answer to questions or concerns as a result of the visit. The consultant analyzed the work and handed in the final report of the intermediate evaluation visit, including related annexes.

Community members participated in every visit, including traditional authorities, administrative authorities, women, men and youth leaders, children and spiritual authorities. Visits involved, overall:

- Visit to the organization’s office to review: • expenditures,• Analysis of means of verification of results,• record of invoices. • Analysis of expenditure and activities timeline..

- Non-structured interviews. Interviews had open questions, rather as a dialogue, and focused both to members of the organization leading the project and to members of the

community and other actors involved.

Evaluation questions focused on the following elements:• Degree of progress wirh regards to established goals and indicators • Degree of participation of community and involved actors (with special focus on youth and indigenous women). Difficulties and strategies found to overcome them. • Expected results/ obtained results• Level of Expenditures

- Focal groups. Group meetings were coordinated in advance with key actors in the project.

Final Evaluation: The Final Evaluation process had the following goals::

• Evaluate to what extent the goals designed in the projects were achieved., by identifying the main impact and changes made by the implementation of the project in

each beneficiary organization or community. Identify key lessons learned and limitations found by the organizations during implementation of the projects.• Provide technical support to strengthen indigenous organizations in the implementation of their projects and in their articulation with IFAD in the country of intervention, as well as with the indigenous movement at the regional and global level.

The final evaluation took place after the end of all the projects. It took place through a regional workshop organized in Managua, Nicaragua on October 27– 29, 2014.

During the gathering, FIMI staff interviewed organizations, promoting an exchange of experiences and lessons learned among participants. The workshop also included sessions on key elements for sustainability of the projects.

All the gathered information (including the regional workshop, the monitoring process and the intermediate evaluation visits) was organized with specific matrixes by specific topics. Such methodology allowed for an analysis and systematization that identified the most relevant elements of the process, as well as for the development of knowledge materials.

FIMI then proceeded to formulate final recommendations, which are shared with the organizations that implement the projects. All the gathered material also allowed for the elaboration of a final report and the production of knowledge products that will be published in FIMI’s website and other means.



7. Lessons LearnedThe final document, whoch is a result of FIMI’s Monitoring and Evaluation Strategy, contains lessons learned about those proposals that definitely contribute to the full exercise of indigenous peoples’ rights, from their worldviews and in accordance with the priorities of the indigenous movement at the national, regional and global level.

Lessons learned, presented to IPAF-IFAD

MONITORING AND EVALUATION WITH CULTURAL RELEVANCE. To ensure an effective process, a program specifically aimed at indigenous peoples must count with monitoring and evaluation processes that are culturally relevant.

SCALING PROJECTS. This element focuses on projects that can be scaled or included in greater IFAD projects in the same country or land. The study aims to show achievements made by the project and its implementing organization FIMI promoted connections between IPAF projects and IFAD big projects, creating partnerships and relationships when possible. A lesson learned through this important experience is the need to involved IFAD project managers from the project-selection stage. In addition, it is very useful to create direct links between indigenous organizations and IFAD project directors since the beginning of the activities that are funded by IPAF.

LINKING PROJECTS’ EXPERIENCES WITH THE REGIONAL AND GLOBAL INDIGENOUS MOVEMENT. Funded strategies must be related to the demands of indigenous peoples at the

global level and, specifically, within the countries where the projects take place. At the international level, United Nations Declaration on the Rights of Indigenous Peoples, the Draft American

Declaration on the Rights of Indigenous People and the demands of networks or organizations at the continental, regional, or national level are the cornerstone for the establishment of links.

GOOD LIVING - BUEN VIVIR. Projects must be approached based on the improvement communities’ life conditions and their relationship with Mother Earth. There is a need to identify and highlight those practices that favor collective work, as well as the strengthening of indigenous peoples’ own worldviews and development models must be promoted.

8. FIMI Team involved with IPAF

FIMI Director

Program Coordinator

IPAF – FIMI Officer and Indigenous Women’s Fund-AYNI Coordinator

Monitoring and Evaluation Advisor

Financial and administrative officer

Communications Officer

CONTACT

www.fimi-iiwf.org

[email protected]

www.facebook.com/Foro-Internacional-de-Mujeres-Indigenas-130945820519/

www.twitter.com/iiwf

www



ANNEX1. QUESTIONNAIRE FOR THE DEVELOPMENT OF A bASELINE

2. 6-MONTH MONITORING REPORT

3. INTERMEDIATE EVALUATION REPORT

4. FINAL REPORT FORMAT

5. EVALUATION SHEET

6. GUIDELINES MEANS OF VERIFICATION AND DOCUMENT FILE


ANNEX 1. Questionnaire for the development of a baselineThe goal of questionnaire is that organizations share information that will allow us to know about the initial situation of each project and the development of the baseline of the project.

The baseline is the initial measure of the indicators identified in the conception of a project.

1. General informationName of the Organization:

Application Number:

Country:

Project Title:

Date of project initiation (date of agreement countersignature)

End Date:

This questionnaire was completed on (date):

2. BeneficiariesIndigenous People(s) involved in the project:

Number of direct beneficiaries:

Men: Women: Total:

Number of indirect beneficiaries:

Men: Women: Total:

When answering the following questions please refer to the specific indicators of your project:

Indicators Situation at the beginning/ end of the project1. IndigenousWell being

1.1 Is the community implementing community-development strategies in accordance with its

worldview? YES/NO

1.2. If yes, please describe.

1.3 How many families make up the community and how many own lands?

1.4 Describe the relationship between the indigenous community and other communities and villages.

1.5 How are decisions taken concerning the community’s development?

1.6 How many members of the community participate in decision-making? Men/Women

1.7 Who is excluded from community decision-making?

2. Traditional Knowledge

2.1 Is traditional indigenous knowledge used in the community? YES/NO

2.2. If yes, describe.

2.3 How is that knowledge transmitted?

2.4 Has the community recovered or revitalized ancestral practices that had been lost or weakened?

YES/NO

2.5 If yes, describe.

3. Situation of Indigenous Women.

3.1 How many women participate in decisions concerning the community’s development? (Participation

in assemblies, self-government bodies, community representation, distribution of goods and services,

education levels, labor and remuneration, among other).

3.2 What are the systems for land and other goods inheritance for men and women? Is there a difference

according to gender?

3.3 What is women’s access to community justice like? How many women have access?

3.4 Are there cases of violence against women? What are the most common cases? How are they solved?

4. Participation and Promotion of Democracy

4.1 How many indigenous representatives take part in the State decision-making bodies at the local,

regional and national level?

Men/Women Youth/ Elders

5. Sovereignty and food autonomy

5.1 Does the community enjoy free access to natural resources of its ancestral land? YES/NO


5.3 If not, describe the challenges.

5.4 Is food and nutrition for the community ensured through harvest, food gathering, fishing, hunting or

small livestock? YES/NO

5.5 If not describe any challenges.

6. Self Determination

6.1 Please describe the community’s political system.

6.2 How autonomous is the community with regards to the State political system?

6.3 Is the community able to plan its own social, cultural and economic development? YES/NO

6.4 If yes, please list and describe

6.5 If not, describe your challenges.

6.6 Does the community have full control over its decisions and actions?

6.7 How is the relationship with multinationals and other companies?

6.Does the community have any experience concerning Free, Prior and Informed Consent? YES/NO

6.9 If yes, please describe.


ANEXO 2. 6-month monitoring reportProject TitleName of Indigenous Organization:CountryIndigenous People/s involvedSubject

Start date of the project:Location:Number of direct beneficiaries:

1. Development of project activities: (please attach operational timeline)

Expected by the project inthe current period

Implemented in the currentperiod

Activities/Month 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

1.1 Activity

2. General description of monitoring activities and of the gathered means of verification

3. Alignment between expected and implemented activities (Indicate if all of the expected activities could be implemented)

4. Challenges found during implementation(Report challenges found in implementation of activities, as well as changes made and possible solutions to problems and challenges found)

5. Changes to the initial design of the program, or extensions. (Report if changes were made in activities, in the logic framework matrix, in partners or actors involved. Indicate if the organization has requested for extensions)

6. Lessons Learned and Recommendations(Indicate any lessons learned in managing the project and in the intervention strategy)

7. Team building and internal training (Did any changes in the team occur? Did any internal training session take place (please describe)? Did the organization identify any specific areas for improvement?

8. Logistics (Indicate logistical needs, office, location, information, etc)

9. Summary of results of the monitoring matrix

N° Expected Results (on the basis of the approved Project)

% implementedin current period

%of totalimplementation

1

2

3

10. ANNEX ( Please attach documents and any other additional information)


ANEXO 3. Intermediate evaluation reportProject title:Implementing organization (or indigenous organization):Country:Indigenous people involved:Subject:

1. PROJECT DETAILS1.1 Starting date

1.2 Completion date:

1.3 Extension (if necessary):

1.4 Implementation location:

1.5 Objectives:

1.6 Outputs:

1.7 Map of the intervention zone:

1.8 Number of direct beneficiaries:

2. MONITORING MISSION 2.1 Mission agenda

3. EXECUTING BODIES3.1 Implementing organization:

3.2 Review of the organization’s procedural and accounting mechanisms:

3.3 Administrative supervision of the project:

3.4 Work methodology of the implementing organization:

3.5 Executing organization of the project (if necessary):

4. LEGAL FRAMEWORK (if necessary)

5. CONTEXT5.1 Local actors:

6. DESCRIPTION OF THE Visited COMMUNITY:

7. ANALYSIS OF PROJECT PROGRESS

Use of internal tools compared with the baseline study:a. Evaluation criteriaThe body of the report should follow the five evaluation criteria, describing the facts and interpreting or analysing them according to the key questions for each criterion.

A. Relevance: (Determine whether the project formulation was originally, and still is, relevant; for example, if it corresponds to the real needs and problems of the identified beneficiaries.)

B. Efficiency: (Determine progress on results with regards to employed resources)

C. Effectiveness: (Determine the level of achievement of the specific objective, whether changes in the context or in beneficiaries were observed, and whether the results achieved up to the time of the evaluation have contributed to achieving the specific objective of the project.)

D. Impact: (Find out whether the conditions exist for introducing long-term changes in the context. This concerns the more general results for the beneficiaries identified, extended in this case to a broader group of people or a whole society; the success or failure in achieving the general objectives, and the main reasons for this.)

E. Sustainability: (Show if the flow of positive changes for the beneficiaries and for society in general can or cannot continue after the project closes, and why.)

b. Well-beingIn the specific case of the evaluation of projects, the relation of the evaluation criteria to each of the indicators defined for the baseline study must be considered. Indicators include well-being or other concept applicable to the particular people or organization.

Well-being is a broad concept that may be understood differently by different peoples. However, it always encompasses being in peace, balance and harmony with nature, with the family, the environment, the community and everything concerned in the shared life of the community members.


It involves the development of strategies to gain access to and ensure enjoyment of the right to housing, food

sovereignty, education and health. It also involves the capacity for dialogue and connection with all the events and facts coming from the cosmos, mother earth and human beings.

For this evaluation, the following indicators were considered for the understanding of “well-being” or the concept that the particular people or organization holds (for example, plan of life, basic human rights, personal rights, worldview.)

a. Traditional knowledge b. Situation of indigenous womenc. Cultural revitalizationd. Participation and promotion of democracye. Food sovereignty and autonomyf. Self-determination

c. Milestones

d. Analytical framework of evaluation criteria- Comparison of the project timetable and the operational timetable- Percentage of achievement of results (use of the project logical framework)- Internal monitoring

8. SUGGESTIONS AND RECOMMENDATIONSIdentify lessons learned in the project period evaluated and formulate recommendations.The recommendations must be as realistic, operational and practical as possible.

8.1 For the implementing organization

8.2 For IPAF IIWF

8.3 Scaling up of projectsA document of recommendations to IFAD will be drawn up, with content focusing on successful projects that are worth scaling up or being included in larger projects carried out by IFAD in the same country or area. The study will seek to identify and highlight the achievements of the project and its implementing organization. During the project implementation process, IIWF will facilitate all possible connections between IPAF and IFAD projects, getting in direct contact within the region, generating partnerships and establishing links wherever possible and the project allows.

8.4 Coordination of the experience of projects with the regional and international indigenous movement. The evaluation should bear in mind the consistency of the actions carried out with the aims of the indigenous movement at the international level and in particular in the country where it is taking place. At the international level, the United Nations Declaration on the Rights of Indigenous Peoples, the recommendations of the United Nations Permanent Forum on Indigenous Issues, the Organization of American States’ Draft Declaration on the Rights of Indigenous Peoples and the demands of continental, regional or national organizations or networks will act as the basis for establishing consistency among actions.The final document must contain recommendations concerning those proposals that clearly contribute to achieving respect for the rights of indigenous peoples in terms of their own practices and worldviews and the priorities of the indigenous movement at the national, regional and international levels.

8.5 Innovation:

8.6 Gender:

Attach photographs, stories and videos.


ANNEX 4.International Indigenous Women’s Forum- FIMI Formato para las Organizaciones Ejecutoras de los Proyectos

Introduction: This guideline provides

1. GENERAL INFORMATIONName of Organization:

Application Number:

Project title:

Project manager:

Geographic location:

Phone:

E-mail:

Start date of the project (as per agreement’s signature):

Actual start date:

Completion date:

Has the original completion date been extended?

Yes___ No___ If so, up to?

Actual start date:

Completion date:

For the following questions please consider our project’s specific indicators

II. SCOPE of the PROJECTIndigenous people benefited:

Number of direct beneficiaries:

Male(s) Female(s) Total

Number of indirect beneficiaries:

Male(s) Female(s) Total

III. PROJECT DESCRIPTION Short description (aprox.15 lines) about the main activities implemented so far

Activities planned according to the logical framework

Description

Activities implemented not included in the project proposal.

Description

VI. FINANCIAL REPORT (ECONOMIC MONITORING)Statement of expenditures.This section should include the receipt of funds sent by the International Indigenous Women’s Forum and the amount ofevery expenditure. You must list each of the expenditures indicating concept, amount, date and activity. The financial report must be submitted in US Dollars.


Description of Expenditure

Amount USD Date Activity of Reference

V. RECOMMENDATIONS AND / OR SUGGESTIONS

For the following questions please consider our project’s specific indicators

Indicators Situation at the beginning/ end of the project1. IndigenousWell being

1.1 Is the community implementing community-development strategies in accordance with its

worldview? YES/NO

1.2. If yes, please describe.

1.3 How many families make up the community and how many own lands?

1.4 Describe the relationship between the indigenous community and other communities and villages.

1.5 How are decisions taken concerning the community’s development?

1.6 How many members of the community participate in decision-making?

Men/Women

1.7 Who is excluded from community decision-making?

2. TraditionalKnowledge

2.1 Is traditional indigenous knowledge used in the community? YES/NO

2.2. If yes, describe.

2.3 How is that knowledge transmitted?

2.4 Has the community recovered or revitalized ancestral practices that had been lost or weakened?

YES/NO


3. Situation ofIndigenous Women.







4. Participationand Promotion of Democracy

4.1 How many indigenous representatives take part in the State decision-making bodies at the local,

regional and national level?

Men/Women Youth/ Elders

5. Sovereigntyand food autonomy

5.1 Does the community enjoy free access to natural resources of its ancestral land? YES/NO


5.3 If not, describe the challenges.

5.4 Is food and nutrition for the community ensured through harvest, food gathering, fishing, hunting or

small livestock? YES/NO

5.5 If not describe any challenges.

6. SelfDetermination

6.1 Please describe the community’s political system.

6.2 How autonomous is the community with regards to the State political system?

6.3 Is the community able to plan its own social, cultural and economic development? YES/NO

6.4 If yes, please list and describe

6.5 If not, describe your challenges.

6.6 Does the community have full control over its decisions and actions?

6.7 How is the relationship with multinationals and other companies?

6.8 Does the community have any experience concerning Free, Prior and Informed Consent? YES/NO


Annex 5International Indigenous Women’s Forum- FIMI

The following questionnaire is developed taking into account the projects evaluated by the Indigenous Women’s Fund- AYNI. . The purpose of this procedure is that organizations share lessons learned and their testimony about their experience in the implementation of their projects. Please complete the following information before answering the listed questions.

Name of organization:

Project Reference Number:

Project title:

Country:

1. What were the most important lessons learned from the project implemented?

2. What were the main achievements in the implementation of the project?

3. What were the main constraints encountered?

4. What was the impact it had on the lives of indigenous women?

5. With regards to FIMI, we kindly request you to provide recommendations that can help us improve our work

6. Please share a relevant testimony about your project’s implementation.

Annex 6GUIDELINES MEANS OF VERIFICATION AND DOCUMENT FILE

The project’s documentation should be filed by paper means and, if your information is digitally stored, then also digitally. Digital documents will be transferred to a CD and delivered to FIMI for the mid-term and final evaluations. All information in paper will be stored in folders.

Paper file:

The paper file is classified by activity.

1. In a folder, means of verification will be filed classified by activities. Means of verification by activity: The means of verification identified in the logical framework will be divided by activities. The material should be filed in transparent foils by activity with a specific code.

2. You can also include another folder and classify documents by subject. Project documents organized by subject: This documentation includes correspondence, agreements, curriculum, media, meeting minutes, notes, reports of equipment, general information, etc.

GUIDELINE FOR THE ADMINISTRATIVE FILE

All financial material of the project will be filed in paper means. Receipts and invoices for expenses need to be photocopied and filed in a folder classified by activities with a specific code. The original copies will be retained at the headquarters of the implementing organization, and they will be sent to FIMI at the end of the project.

The goal of this documentation system is to ensure accountability to evaluators and donors regarding expenditures/ activities/ and receipts/ invoices. It has been designed in accordance with the provisions of the agreement signed by the parties involved.

92 | Foro Internacional de Mujeres Indigenas - FIMI

FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS - FIMICOMPARTIENDO NUESTRA ESTRATEGIA DE MONITOREO Y EVALUACION IMPLEMENTADA

EN LOS PROYECTOS APOYADOS POR IPAF - FIDA, EN AMERICA LATINA Y EL CARIBE

CICLO DE SUBVENCION 2012 AL 2014 FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS - FIMI

INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMISHARING OUR MONITORING AND EVALUATION STRATEGY IMPLEMENTED IN PROYECTS FINANCED BY IPAF - IFAD,


2012 - 2014 GRANT CICLE - INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMI

Documents

FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS - … · de comunicación, la inclusión de los mayores, de los jóvenes y de las mujeres en toda instancia. Asimismo, el respeto a las formas