Forord• Tune Hein-Sørensen • Arie de Geus • Steen Hildebrandt Aktions forsknings-orienteret • Forsknings- og videnskabsteoretisk • Udgangspunkt: Demokratisk og dannel-sesmæssig

Styr på informationsstrømmen? 1

Forord

Forord

Mit personlige mål med dette speciale har været at finde et spændingsfelt, hvor min grunduddannel-se som bibliotekar og min overbygning på Cand. IT/ Multimedier kan smelte sammen.

Baggrunden for at vælge en overbygning til min bibliotekaruddannelse var, at jeg gerne ville ”udvi-de mine IT-kompetencer”, og det har jeg i løbet af de sidste to år så ubetinget gjort. Hvilke kompo-nenter i denne fremstilling, der kommer hhv. fra den ene og den anden uddannelse, er efter min op-fattelse meget diffust, og det ser jeg som et tegn på, at mine uddannelsesvalg har suppleret hinandenfortrinligt. Jeg håber, at bibliotekarer og/eller bachelorer i biblioteks- og informationsvidenskab ifremtiden opdager, at Cand. IT/ Multimedier er en uddannelse, der kan være med til at udvikle IT-kvalifikationerne for fremtidens bibliotekarer, så vi, jvf. Bibliotekarforbundets markedsføringskam-pagne i 1999, fortsat ”kan mange stillinger”.

En stor tak for opbakning og hjælp i skriveprocessen skylder jeg Martin, Bente og Tom!Endvidere tak til Houge • Hassingboes Tegnestue for layout.

Anne Holst Laursen, Aalborg 1. september 2003


Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse

Abstract ..............................................................................................................................4Indledning...........................................................................................................................5Metode ................................................................................................................................7

Teori .................................................................................................................................9Intranet .........................................................................................................................9Organisation og ledelsesteori .......................................................................................9Viden og kommunikation ............................................................................................11Brugbarhed.................................................................................................................13

Casen.............................................................................................................................13Valg af case................................................................................................................14

Undersøgelserne............................................................................................................15Den kvalitative interviewundersøgelse........................................................................16Spørgeskemaet, den kvantitative undersøgelse.........................................................18

Specialets opbygning .....................................................................................................22Intranettet et redskab til kommunikation?..................................................................23

Intranet vs. portal............................................................................................................24Intranet mere end teknik.................................................................................................26

Indhold........................................................................................................................27Personalisering...........................................................................................................30

Måling af intranettets effekt ............................................................................................30Afrunding........................................................................................................................31

Organisationen ................................................................................................................32Viden i organisationen....................................................................................................34

Viden – en flertydig størrelse ......................................................................................34Informationsdeling ......................................................................................................36

Læring, kommunikation og viden i organisationen .........................................................37Tavs og eksplicit viden................................................................................................37Dialog .........................................................................................................................38

Intranet i organisationen.................................................................................................40Ledelse...........................................................................................................................41

Opsamling ..................................................................................................................43Kommunikation via intranet............................................................................................44

Intranet og Thorlacius’ model .........................................................................................48Brugbarhed.................................................................................................................49

Sammenfatning ..............................................................................................................50Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt..............................................................................52

Sygeplejeskolen .............................................................................................................52Fysiske og organisatoriske rammer ............................................................................53


Indholdsfortegnelse

Studiets opbygning .....................................................................................................54IT på Sygeplejeskolen....................................................................................................54Intranettets historie på Sygeplejeskolen.........................................................................55

Undersøgelsen på Sygeplejeskolen...............................................................................57Facts om respondenterne i spørgeskemaundersøgelsen ..............................................57Analyse af kommunikationssituationen omkring intranettet............................................59Anvendelse af intranettet................................................................................................65

Brugbarhed.................................................................................................................67Opsummering .............................................................................................................69

Ledelse og intranettet.....................................................................................................69Intranettet et middel til den daglige kommunikation?......................................................70

Konklusion .......................................................................................................................73Efterrationalisering..........................................................................................................76Litteraturliste....................................................................................................................78Figuroversigt....................................................................................................................82Bilagsoversigt ..................................................................................................................83


Abstract

Abstract

The word “intranet” is an information technology term commonly heard these days. It is oftenmentioned in relation to the flow of information in businesses and organisations, but what exactly isan intranet and how can a company or organisation put it to use?

Part one of this thesis describes an intranet by defining it, amongst other things, in relation to theInternet and extranets. Following this, organisations and the elements which influencecommunication in everyday organisational life are investigated, including the term “informationsharing”. Part one finishes with the use of a communication model, in order to show the functionsof an intranet from a communicative point of view.

In part two of the thesis, a study of the intranet and its usage at Sygeplejeskolen Vestsjællands Amtis presented. The communication situation inherent in the use of the intranet is analysed usinginterviews with key figures at Sygeplejeskolen, as well as the results of a questionnaire given toemployees. Amongst other findings, the study concludes that Sygeplejeskolen’s intranet is a vitalfunction in daily communication within the organisation.


Indledning

Indledning

Informationsteknologien er efterhånden et væsentligt aspekt i en almindelig dagligdag for det mo-derne menneske, ikke mindst på mange arbejdspladser. Den lynhurtige udvikling af forskellige IT-værktøjer giver nye og uanede muligheder for at styre og formidle informationer og viden i organi-sationer. Men der er mange forskellige anvendelsesmuligheder i forhold til de nye IT-redskaber påmarkedet, og det kan være en jungle for lægmand at gennemskue anvendeligheden af de forskelligeredskaber. Derfor kræver det større overvejelser af den enkelte organisation, når kravet om udvik-ling, vækst og større eller mindre ændringer af arbejdspraksis betyder, at anvendelsen af et nyt IT-redskab er nødvendigt.

For at få styr på informationsstrømmen og forbedre kommunikationen internt, har mange organisa-tioner rettet blikket mod intranettet som et redskab, der kan være med til at understøtte organisatio-nens daglige opgaver og målsætninger1. Store ord som kompetenceudvikling, videndeling og know-ledge management er termer, der ofte anvendes i forhold til beskrivelser af intranet forcer2. Meninformationsdeling, erfaringsudveksling og intern kommunikation er stadigt et problem i mangeorganisationer, selvom de i dag benytter sig af en Internetplatform med integreret intranet. Erfarin-ger, bl.a. fra min praktiktid hos IT-firmaet WebHouse A/S, peger på, at intranettet oftest ikke an-vendes optimalt i mange organisationer. Årsagen kan være, at organisationen ikke forstår at anven-de det på en inspirerende, spændende og anvendelig måde, eller fordi softwareproducenten ikkeforstår at udvikle et værktøj, der er stærkt og godt nok til at dække kundens behov. Samtidig ermange softwarevirksomheder opmærksomme på, at intranettet er et område, der skal opprioriteres iforhold til markedsføring, da det er et populært redskab som flere og flere organisationer ønsker atanvende.

Men hvad er et intranet egentlig, og hvad gør det egnet til brug for organisationer?

Dette speciale vil belyse, hvad intranettet er for en størrelse og forsøge at få lidt mere konkret videnomkring de modefænomener, der er nævnt ovenfor. Ved at se på organisationen og de forskelligeinterne kommunikations- og informationsdelingsprocesser, der foregår, vurderes hvordan intranettetkan være et anvendeligt redskab til at styre informationsstrømmen i en organisation. Det er somudgangspunkt min tese, at et intranet kan anvendes som kommunikationsredskab, der kan understøt-te den daglige kommunikation i en organisation, derfor ønsker jeg at opstille nogle teoretiske ram-mer for analyse at intranetkommunikation.

1 Bl.a. har DBC allerede i 1997 formuleret en intranetpolitik., Hemmet Christoffersen, Suzanne (2000)2 Dahl, Nanné Solem (2000)


Indledning

Ét er teoriens svar på, hvad et intranet er og kan, da teorien kun kan vise den ideelle situation, nogetandet er, hvordan intranettet anvendes i praksis. For at ”få fingrene i jorden” og undersøge hvordanet intranet fungerer ”i virkeligheden” inddrages et casestudie foretaget på Sygeplejeskolen Vestsjæl-lands Amt.

Med udgangspunkt de opstillede i teoretiske rammer omkring intranetkommunikation undersøgesSygeplejeskolen Vestsjællands Amts intranet for at belyse følgende problemstilling:

Hvad karakteriserer kommunikationssituationen omkring et konkret intranet?

Problemformuleringen giver anledning til nogle mere specifikke spørgsmål:Hvordan anvendes intranettet i den konkrete organisation? Dvs. hvilket indhold på intranettet an-vendes, og i hvilken arbejdsmæssig kontekst anvender personalet intranettet? Har ledelsen indfly-delse på, hvordan organisationen anvender intranettet?

Det er dette speciales ambition at belyse om intranettet i praksis kan hjælpe en organisation med atfå styr på informationsstrømmen.


Kapitel 1 - Metode

Metode

I første kapitel klarlægges metoden for dette speciale. Her forklares valg af litteratur og tilgangtil den teoretiske del af opgaven, valg af case uddybes, undersøgelsesmetoder forklares, ogder gøres nogle videnskabsteoretiske overvejelser.

Som udgangspunkt kunne specialet laves rent teoretisk ved analyse, fortolkning og diskussion afintranettets anvendelighed i en organisation. Men ved selv at gå ud i den ”virkelige verden” og an-vende en case i undersøgelsen af problemstillingen går jeg videre i studiets ånd med at kombinereteori med praksiserfaringer. Jeg mener, at det er væsentligt at ”stikke fingrene lidt i jorden” for at fåforståelse for, hvad der sker udenfor universitets mure og for at erfare, om teorien har anvendelse ipraksis og dermed få en ide om det, jeg har specialiseret mig i, har anvendelse i en reel arbejdssitua-tion i en organisation eller virksomhed. Ved at belyse en konkret case gennem forskellige teoretiskeperspektiver, og samtidig belyse teorien gennem den konkrete case – ved at se på konkrete pro-blemstillinger, vil jeg blive klogere på, hvad det faktisk er, teorien kan tilbyde.

Nedenstående figur illustrerer specialets forskellige komponenter:

Kapitel

1


Kapitel 1 - Metode

Organisation/ledelse

Viden ogkommunikation

Intranet

Teori

Case

Teoretiskafsæt 1.

2. Konklusion

Analyse

Dataindsamlings-

metode 1.Interview

Dataindsamlings-metode 2.

Spørgeskemaer

Case

Data

1.

Konklusion

2.

Analyseramme

Figur 1 – Oversigt over specialets komponenter


Kapitel 1 - Metode

Efterfølgende uddybes de forskellige komponenter, der er visualiseret i ovenstående.

Teori

IntranetMegen litteratur omhandler intranet ud fra et rent teknisk perspektiv, herunder hvordan opsættesintranettet og hvilke informationsteknologiske forbehold skal man tage etc., en slags ”Gør-det-selv”-bøger; den litteratur anvendes ikke i dette speciale. Det gør derimod den litteratur, der beskæftigersig med intranettet i organisations- og kommunikationssammenhænge, herunder både de rent teore-tiske bud, men også de mere konkrete bud, der er kendetegnet med mange eksempler fra virkelig-heden, ofte skrevet af konsulenter med erfaringer fra egne softwarefirmaer.

Inspirationen til specialets intranetafsnit er fundet på tværs af ovennævnte forfattere for at give detmest objektive billede af, hvordan intranet kan anvendes i organisationer og hvilke elementer, derskal tages hensyn til i arbejdet med et intranet.

Organisation og ledelsesteoriMange har arbejdet med organisationsteori gennem tiderne, og der er stor forskel på retninger, til-gang og synsvinkler indenfor feltet. Nedenstående opstilles en tabel, der tager udgangspunkt i Per-nille Bottrups gennemgang og opdeling3 af forskellige organisationsteoretikere gennem tiden. Mo-dellen er dog modificeret og tilpasset for at sætte den store vifte af organisationslitteratur lidt i per-spektiv. Samtidig har jeg tilføjet de forfattere, jeg i mit arbejde med specialet har stiftet bekendtskabmed. Jeg har placeret Mette Morsing4 og Pernille Bottrup5 i feltet med nye teorier, da deres bidrag iorganisationsdiskussioner er kritiske og perspektiverende i forhold til tidligere teorier. Mette Mor-sing forholder sig bl.a. kritisk til både organisationsteoretikerne Argyris & Schön og Peter Senge 6.Tabellen siger noget om den tydelige spredning, der er mellem de forskellige felter, men som mantydeligt kan se, er der også et stort overlap. Nogle af felterne deler endda rødder, og flere af teoreti-kerne har ligefrem et ben i flere felter. Det ses også i den nyere litteratur omkring organisationsteo-ri, hvor teorier og forfattere på kryds og tværs af de forskellige felter tages op til diskussion og vur-dering i højere grad end i den ældre litteratur, der ofte er influeret af den skole, forfatterne er et pro-dukt af, og dermed kun afspejler én indfaldsvinkel.

I forhold til Bottrups sammenstilling har jeg valgt en mindre dækkende tabelform og er ikke gåetdetaljeret ned i, hvad de forskellige felter rummer af diskussioner og skoler, hvilket også ville kræ-ve en omsiggribende research og analyse. Da jeg har valgt kun at lave en oversigt for at påpege,

3 Bottrup, Pernille (2001), s. 61à4 Repræsenteret ved Morsing, Mette (1995) og (1999)5 Repræsenteret ved Bottrup, Pernille (2001)6 Morsing, Mette (1995)


Kapitel 1 - Metode

hvor stort et område der egentlig er tale om, dækker figuren langtfra alle perspektiver og teorier, ognedenstående tabel skal ses som en lille præsentation i organisationslitteraturens jungle.

Felt Karakteristika Teoretikere / forfattere

Organisations-teoretisk

• Systemteoretisk og kulturinspireret• Udgangspunkt: Beskrivelse og definiti-

on af organisation og dens funktions-måde

• Indfaldsvinkel: kognitiv psykologi (bl.a.Piaget) og dennes forståelse af læring

• Argyris & Schön• Peter Senge (til dels)

Traditionelmanagement

• En vis vægt på konsulentbidrag• Konkret og operationel• Bygger sjældent på eksplicit teoretisk

forståelse• Litteraturen henvender sig fortrinsvist

til lederne, der ses som de primære ak-tører i igangsættelse af processen

• Peter Senge• Finn van Hauen• Mike Pedler• Tune Hein-Sørensen• Arie de Geus• Steen Hildebrandt

Aktionsforsknings-orienteret

• Forsknings- og videnskabsteoretisk• Udgangspunkt: Demokratisk og dannel-

sesmæssig udvikling (alle deltager)• Læring, som det sker mellem mester og

elev.• Rødder tilbage til en af de gl. aktions-

forskere Kurt Lewin og socioteknikken

• Argyris & Schön• Dreyfus & Dreyfus• Lave & Wenger

Uddannelse-/dannelses-teoretisk

• Synsvinkel: Fra et bredere perspektivend organisationen og dens levedygtig-hed til at omhandle samfundsmæssigespørgsmål

• Udvikling af medarbejdere, fokus påuddannelse og livslang læring

• Har rødder i industrisociologien fra ef-terkrigstiden

• Kurt Lewin• John Dewey

Udløbere af Argyris og Schönsarbejde

Kvalifikations-teoretisk

• Synsvinkel: Arbejdernes øgede myn-diggørelse i forhold til egen arbejdssitu-ation.

• Fokus på medarbejdere og arbejdsvil-kår

• Har rødder i industrisociologien fra ef-terkrigstiden

• Kern & Schumann• Otfried Mickler


Kapitel 1 - Metode

Nyere teorier • Fokus på læreprocesser og ikke kunlæring i relation til organisationer ogarbejdspladser.

• Mere kritisk perspektivering i forhold tiltidligere teorier.

• Mette Morsing• Pernille Bottrup• Steen Hildebrandt

De nyere teorier skal ikke forstås som anerkendte afløsere for alle de gamle kendinge, der står i deførste felter, men de er nært knyttet til bredere anerkendte og kendte teoretiske rammer, og tagerudgangspunkt i det organisationsteoretiske og traditionelle management-felt. På den måde er deresbidrag kendetegnet ved en tværfaglighed, hvilket stemmer godt overens med fokus i specialet.

I specialet anvendes litteratur/forfattere fra følgende felter:§ Organisationsteoretiske felt§ Traditionel management-felt§ Nyere teorier

Min tilgang til ledelse er meget snæver. Jeg begiver mig ikke i kast med en præsentation af forskel-lige former for ledelse, men ser på ledelsen med det ene formål at se, om denne kan have indflydel-se på organisationens anvendelse og implementering af intranettet. Herunder om der kan være etstrategisk perspektiv, hvor intranettet kan udgøre en del af virksomhedens kommunikations- ellerviden-/informationsdelingsstrategi.

Viden og kommunikationKommunikation og vidensopfattelse er begreber der hænger meget sammen.Videndeling, videnstyring og knowledge management er begreber, der er tæt forbundet med begre-bet viden, og tilgangen til videndeling udspringer af opfattelsen af vidensbegrebet. Begreberneoverlapper hinanden i høj grad og er derfor svære at skelne fra hinanden i litteraturen. I nedenståen-de ekspliciteres den definition, der anvendes i specialet i forhold til brug af begreberne. Der findesforskellige discipliner, der beskæftiger sig med vidensbegrebet; indenfor kommunikationsviden-skab, datalogi og humanistisk informatik er det væsentligt for opfattelsen, om man mener, at videnkan kodificeres i tegnsystemer eller programmeringssprog og kommunikeres til brugere af dissesprog.

Tabel 1 – Perspektiv på organisationsteori


Kapitel 1 - Metode

Davenport & Prusak7, hvis bidrag bl.a. anvendes i afsnittet omkring viden, er praktisk orienteret ideres tilgang; deres teori er meget orienteret mod konkrete værktøjer og de arbejder på et megetkonkret plan; de betragter viden som noget, der kan ledes og kodificeres og fokuserer meget på or-ganisationens udnyttelse af eksisterende viden. Men selvom dette speciale har fokus på viden i for-hold til en IT-løsning (intranettet), så deler jeg ikke opfattelse med Davenport & Prusak, da jeg ikkefortolker viden som noget kodificerbart og konkret, men som noget der først opstår, når individetbearbejder og tilegner sig information - bevidst eller ubevidst - og dermed kan viden ikke deles ogstyres. Derfor taler jeg heller ikke om videndeling, men om informationsdeling8, som en måde enorganisation kan arbejde med erfaringsudveksling og kommunikation på. I denne sammenhæng sesintranettet ses som et redskab, der kan øge og understøtte opmærksomheden på informationsdelingog kommunikation.

Specialets vidensopfattelse defineres yderligere i forhold til data og information i kapitel 3.

En teoretisk tilgang til kommunikationssituation og -proces er en betingelse for at kunne forståkommunikation i forhold til intranet, og der findes mange kommunikationsteorier og -modeller,som det ville være meget omfangsrigt at præsentere. Med de seneste års medieudvikling, herunderspecielt Internettets udbredelse, har mediebilledet ændret sig radikalt, således at man i dag taler omen mediekonvergens9. De nye medier indeholder træk fra forskellige gamle medier og mediererkommunikation på en ny måde, hvilket betyder, at der i dag er tale om helt nye kommunikations-mønstre og dermed nogle helt nye kommunikative relationer mellem partnerne i kommunikationssi-tuationen end tidligere. Det kommunikationsteoretiske afsæt for specialet tager derfor udgangspunkti en kombination af de forskellige teorier for at forstå, hvordan kommunikation på et intranet fore-går, og jeg har set på flere kommunikationsmodeller bl.a. Roman Jacobsens model10, Shannon ogWeavers11, en model af et simpelt lineær kommunikationsforløb, og Bordewjik og Kaams12 matrixfor fire informationsmønstre; endvidere har jeg tidligere arbejdet med en kombination af de to sidstemodeller.

Men i specialet har jeg valgt at anvende Lisbeth Thorlacius´ kommunikationsmodel til forståelse afkommunikation på intranettet, fordi modellen tager udgangspunkt i både transmissions- og trans-portteorierne13, uses and gratificationteorien14 og receptionsforskning15, og tilgodeser således bådeafsender og modtager samt elementer fra de førnævnte teorier. Modellen opstiller ikke retningslinjer

7 Davenport, Thomas H (1997) og (1998)8 Informationsdeling defineres yderligere i kapitel 39 Bl.a. Jensen, Jens F. (1999)10 Fiske, John (1990), s. 3511 Fiske, John (1990), s. 712 Jensen, Jens F. (1999), s. 3713 Herunder finder man bl.a. Shannon & Weavers model og Bordewijk & Kaams model14 Se bl.a. http://uts.cc.utexas.edu/~lpba077/UGTheory.htm for introduktion til teorien15 Drotner, Kirsten (1996), s. 95

http://uts.cc.utexas.edu/~lpba077/UGTheory.htm


Kapitel 1 - Metode

i forhold til udarbejdelse af funktionsdesign, men giver redskaber til at definere og planlægge over-ordnede (visuelle) kommunikationsaspekter. Thorlacius’ grundlæggende kommunikationsteoretisketankegang er, at ”al planlægning af information bør tage udgangspunkt i, at modtagerne søger in-formationer, eller andet, baseret på en individuel søgning efter at tilfredsstille egne behov”16 og detstemmer meget overens med min opfattelse og tilgang til viden og information i forhold til ovenstå-ende.

Thorlacius betegner selv sin tilgang til kommunikation som pragmatisk semiotisk17, da hun interes-serer sig både for læren om tegn og koder, men også er stærkt inspireret af Charles Sanders Peircepragmatiske ståsted og interesse for tegnenes indhold og udtryk i teksten. Thorlacius forholder sigtil kommunikation på et website og har en særlig interesse for den visuelle kommunikation omkringdesign af websitet, men hun påpeger, at modellen kan anvendes til analyse ”af alle former for medi-er inden for planlagt kommunikation.”18 Da modellen tager udgangspunkt i kommunikationsteori,med et bredere fokus end kommunikationssituationen omkring et Internet, mener jeg at den kananvendes til analyse af intranet, specielt taget i betragtning af at kommunikationssituationerne påmange måder er ensartede Internet og intranet imellem. Forskellen kan defineres på følgende måde:“The most obvious difference between an intranet and the Internet is that your users are youremployees, whereas your Internet users are your custumers”19. Thorlacius´ model anvendes til atsætte intranettet ind i en kommunikationskontekst og præsenteres i kapitel 4.

BrugbarhedBrugbarhed (termen anvendes i specialet i stedet for usability eller brugervenlighed) er i forbindelsemed design til website et stort og omfangsrigt emne, og det er ikke et emne, som kommer til at fyl-de meget i dette speciale. Men da specialet har fokus på kommunikationssituationen i forbindelsemed intranettet, og brugbarhed handler om modtagerens interaktion med computeren, Human-Computer-Interaktion (HCI), en uundgåelig del af den computer-medierede kommunikation, så viljeg alligevel komme ind på emnet og kort se på nogle faktorer, som har indflydelse på brugbarhe-den. Brugbarhedsdiskussionen berører ikke det rent grafiske design.

CasenI opgaven bruges termen ”casestudie” om undersøgelser på Vestsjællands Amts Sygeplejeskole.Denne terms betydning og anvendelse kan diskuteres. Som oftest vil man forbinde den med psyko-logiske forskningsmetoder, hvilket Emil Kruuse20 gør. En anden forfatter, Colin Robson, definererbegrebet på følgende måde: “Case study is a strategy for doing research which involves an

16 Thorlacius, Lisbeth (2002), s. 2817 Ibid., s. 2318 Ibid., s. 5019 Nielsen, Jacob (2000), s. 26520 Kruuse, Emil (1999)


Kapitel 1 - Metode

empirical investigation of a particular contemporary phenomenon within its real life context usingmultiple sources of evidence”21

Med udgangspunkt i David Silvermans definition af triangulation, der defineres på følgende måde:”Comparing different kinds of data (e.g. quantitative and qualitative) and different methods (e.g.observation and interviews) to see whether they corroborate one another.”22 og ovenstående case-studiedefinition af Colin Robson definerer jeg begrebet casestudie i specialet som:

En undersøgelse af et særegent fænomen i en specifik organisation. I undersøgelsen gøresbrug af flere forskellige undersøgelsesmetoder.

Valg af caseOrganisationen, jeg har valgt at benytte som case, er Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt (efterføl-gende kaldet Sygeplejeskolen), denne case er udvalgt blandt andet ud fra det kriterium, at det er ensåkaldt vidensorganisation23. Andre vidensorganisationer kunne også have været benyttet, men dajeg i forbindelse med mine undersøgelser af mulige caseemne hørte om skolen gennem en ansat, derfortalte om det store IT-fokus, og den samtidige passede ind i forhold til mit ønske om at analysereen vidensorganisation, faldt valget på Sygeplejeskolen.

Efter korrespondance med skolens rektor Bodil Roed fandt jeg ud af, at Sygeplejeskolen er en orga-nisation, der profilerer sig ved gerne at ville være med på IT-fronten. Samtidig er det en organisati-on, der er opmærksom på at gøre tiltag indenfor udvikling af en IT-kultur blandt medarbejderne,hvilket bl.a. giver sig til kende i interviewet med skolens rektor Bodil Roed24, der fortæller om op-rettelsen af et IKT-udvalg på skolen, hvor der er stor fokus på, hvordan IT anvendes.

21 Robson, Colin (1993), s. 522 Silverman, David (2001), s. 23323 Termen vidensorganisation, karakteriserer en organisation hvor viden er ”produktet” i organisationen, hvilket gør siggældende i casen, da den er en uddannelsesinstitution. Vidensorganisationen kan ses i modsætning til en produktionsor-ganisation, hvor der er et fysisk produkt. I produktionsorganisationer har medarbejderne, der er beskæftiget med denfysiske produktion sjældent deres egen pc, hvilket betyder at der gør sig andre ting gældende i forhold til den dagligekommunikation og anvendelse af et intranet (Møller, Mads Richard (2002), s. 94), hvilket specialet ikke kommer nær-mere ind på.24 Se bilag 6

Termen ”case” og ”casestudie” vil efterfølgende blive brugt i forbindelse med undersø-gelserne på Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt.


Kapitel 1 - Metode

Endvidere er det også af stor interesse for mig, at en af nøglepersonerne i arbejdet med intranettet eruddannet bibliotekar, da et af hovedformålene med dette speciale er, at finde et spændingsfelt, hvorjeg kan se min grunduddannelse som bibliotekar og min overbygning indenfor IT smelte sammen.

Etablering af kontakt med casenKontakten til Sygeplejeskolen blev etableret gennem en henvendelse til en repræsentant for skolensledelse, der viderehenviste mig til medarbejdere, der var interesseret i at medvirke i interviews. Ef-terfølgende blev min e-mail om undersøgelsen på skolen sendt ud til orientering til hele personalet,hvorefter jeg tog personlig kontakt til personerne, jeg ønskede at interviewe. Ved interviewet medskolens rektor Bodil Roed fik jeg grønt lys for at bruge skolen som case, samt bruge citater fra in-terviewene i specialet25, og samtidig har jeg sikret mig, at den enkelte interviewperson har god-kendt, at jeg bruger interview med citater i specialet.

UndersøgelserneEmpirien i specialet har det formål at indsamle omverdenserfaringer i forhold til den opstillede teo-ri. Undersøgelserne med udgangspunkt i casen har til formål at beskrive, forklare og opnå forståelsefor ”den virkelige verden” i forhold til teorien. Det er væsentligt i den sammenhæng at påpege, atdataindsamlingsmetodernes udgangspunkt er i harmoni med specialets teoretiske perspektiv på vi-den og kommunikation. Udgangspunktet i undersøgelserne er ikke blot at indhente information om-kring min case, men også at generere informationen og dermed opbygge en forståelse og skabe vi-den i samspil med organisationen i den empiriske undersøgelse.

Teorien bruges til at blive klogere på praksis og være en optik, igennem hvilken jeg kan betragtepraksis og samtidig blive klogere på optikken (og teorien).

Undersøgelserne tager udgangspunkt i én case; på den måde laves et undersøgelsesdesign, hvor detat gå i dybden med situationen i den enkelte case prioriteres. Modsat kunne undersøgelser i flereorganisationer have givet et bredere perspektiv, der kunne have været anvendt specielt i forhold tilkomparative analyser og til at se nogle generelle tendenser. Men ved at gå i dybden med en enkeltorganisation, er der mulighed for at undersøge tingene nøjere og se de mere komplekse aspekter iforhold til den specifikke case.

Undersøgelser og dataindsamling deles op i 2 dele:• Interview med nøglepersoner• Et spørgeskema

25 Se bilag 1.


Kapitel 1 - Metode

De to undersøgelsesmetoder er valgt til at understøtte hinanden, idet ingen af undersøgelserne alenevil give det mest objektive billede af (kommunikations)situationen i organisationen.

Som udgangspunkt var observation også en del af de undersøgelsesmuligheder, der var relevante forcasen. Men efter besøg på Sygeplejeskolen erfarede jeg, at observation ikke var mulig pga. medar-bejdernes arbejdsformer, der er meget individuelle, idet mange arbejder på ”enekontorer”, hjemmeog ude af huset. Mit ønske med den metode var at observere personalet i deres arbejdsmiljø i enalmindelig dagligdag, og det ville med deres arbejdsmåde blive en meget kunstig situation, hvorforjeg valgte kun at lave undersøgelserne via de to ovenstående metoder.

Den kvalitative interviewundersøgelseDet overordnede formål med de kvalitative interviewundersøgelser er at få indsigt i, indhente ogforstå temaer fra interviewpersonens livsverden ud fra den interviewedes eget perspektiv med hen-blik på at lave fortolkninger af meningen med de beskrevne emner eller fænomener. Ifølge SteinarKvale26 sigter interviewet ikke på kvantificering, idet interviewet søger at opnå åbne nuanceredebeskrivelser af forskellige aspekter af interviewpersonens livsverden og dermed ikke opservere ge-nerelle opfattelser. Den information, man opnår i interviewsituation om den interviewedes livsver-den, produceres gennem den medmenneskelige interaktion i interviewet og kan i den efterfølgendebearbejdning genereres til viden.

Udvælgelse af interviewpersonerInterviewundersøgelserne i dette speciale er lavet før udarbejdelsen af spørgeskemaet og er bl.a.brugt til at indkredse spørgsmål til spørgeskemaerne, men dataene, der fremkom på baggrund afinterviewene, er ikke kun grundlag for udarbejdelsen af spørgeskemaet, da interviewene også ermed til at give en overordnet forståelse for organisationens opbygning og anvendelse af intranettet.Dataene, der er fremkommet på baggrund af interviewene er i stand til at stå alene i forhold til enorganisationsbeskrivelse og -analyse. Det er i en kombination af interview og spørgeskema, at spe-cialets resultater findes, derfor skal hverken interview eller spørgeskema ses for sig, men somgrundlæggende i forhold til at forstå organisationen og de tanker der ligger bag anvendelsen af in-tranettet.

Inden interviewene er følgende overvejelser gjort i forhold til udvælgelsens af de tre interviewper-soner:§ Ledelsesrepræsentanten – kan give indblik i, hvordan ledelsen har forestillet sig intranettet

skal anvendes og kommunikationen kanaliseres ud til organisationen§ Den tekniske repræsentant - kan give indblik i nogle af de tekniske overvejelser i forbin-

delse med det daglige arbejde og ajourføring af informationen på intra- og Internet.

26 Kvale, Steinar (2002)


Kapitel 1 - Metode

§ Underviseren - har IT-undervisning som sit speciale, og det formodes, at vedkommende igennem sit arbejde har gjort sig en del overvejelser ang. anvendelsen af IT i både undervis-nings- og arbejdssituationer.

InterviewguidenTil interviewene er der udarbejdet en interviewguide. Guiden er opbygget af en række emneinddelteog strukturerede spørgsmål inspireret af Steinar Kvales metode27. Guiden indeholder de overordne-de emner, der skal dækkes, og en række mere præcise spørgsmål, der kan fungere som udgangs-punkt for selve interviewsituationen. Interviewguiden lægger op til, at interviewene skal foregå se-mi-struktureret, dvs. at spørgsmålstyperne i interviewguiden er kendetegnet ved åbenhed; intentio-nen med de åbne spørgsmål er, at der skal være plads til refleksion og eftertænksomhed i interview-et fra informantens side. I interviewsituationen har det været interviewerens opgave at holde infor-manten fanget af emnet og de spørgsmål, der var udgangspunkt for interviewet.

Interviewteknikken er dog mest inspireret af Jette Fogs interviewmetoder28, da interviewet i højgrad er gennemført som en samtale, og selvom spørgeteknikken er mere fastlagt pga. det konkreteemne, har der været plads til at følge informanten i nogle tankespring, så rækkefølgen af interview-spørgsmålene ikke blev kunstigt fastholdt at intervieweren; dermed den føromtalte semistruktur.Dog anvendes det mere følelsesmæssige interview, som Jette Fog beskriver, ikke, pga. det megetfastlagte emne. Det følelsesmæssige eller det terapeutiske interview laves mere ustruktureret for atindfange de følelser, informanten udtrykker i forbindelse med et bestemt emne. En væsentlig pointeer, at Fog og Kvale er meget enige omkring interviewsituationen, hvilket også giver sig til udtryk iflere af deres fælles bidrag i interviewmetodebeskrivelser29.

TransskriptionInterviewene er optaget på Minidisc og efterfølgende transskriberet.I transskriptionen har jeg lagt vægt på at holde mig så tæt til interviewet som muligt, dog er der en-kelte steder udeladt forstyrrende ord eller gentagelser. Interviewene er transskriberet i den fuldelængde, hvilket er væsentligt i forhold til videre bearbejdning og brug af citater fra informanterne.Der er valgt ikke at lave en emotionel transskription, idet det ikke er relevant i forhold til emnetskarakter. Emotionel transskription er relevant f.eks. i forbindelse med mere personlige emner ogpsykologiske undersøgelser, hvor ophold og fyldord betyder mere og fortolkes dybere. Da jeg først

27 Kvale, Steinar (1994), s. 133à28 Fog, Jette (1994)29 Se bl.a. Jette Fog & Steinar Kvale: Artikler om interviews

Interviewpersonerne kaldes i efterfølgende informanter.


Kapitel 1 - Metode

mødte informanterne ved interviewet, kendte jeg dem heller ikke tilstrækkelig godt til at aflæse sig-naler ud over det, der direkte blev sagt, og dermed er det ikke oplagt at lave en emotionel trans-skription.

Interview og interviewguide er vedlagt som bilag på cd-rom.

Analyse af interviewInterviewene er bearbejdet ud fra interviewguiderne30, der som tidligere beskrevet indeholder enrække overordnede emner og en række mere præcist formulerede spørgsmål, der skal ses som ud-gangspunkt for selve interviewene. I analysen af interviewene ser jeg på de overordnede emner og”forskningsspørgsmålene”, som interviewspørgsmålene leder hen til. På den måde kan jeg vedhjælp af interviewguiderne afgrænse og fokusere på de elementer i interviewene, der er relevantefor problemstillingen i specialet.

Spørgeskemaet, den kvantitative undersøgelseSpørgeskemaets spørgsmål er udarbejdet på baggrund af hovedspørgsmålene i specialet.I interviewsituationen kom der spændende emner op, som var interessante at belyse og indkredse ispørgeskemaet, derfor er det endelige spørgeskema først færdigkonstrueret efter gennemførselen afalle interviewene. Spørgeskemaerne bruges til at indkredse den enkelte medarbejders anvendelse afintranettet.

Spørgsmålene i spørgeskemaet er formuleret, så de gerne skulle være lette at forstå for responden-ten, derfor er der ikke brugt lange komplicerede sætninger, men forholdsvis korte og præcisespørgsmålstyper. I forbindelse med konstruktion af spørgsmålene er der altid mange ting at tagehensyn til, og udarbejdelsen er mere kompleks end som så, da ord kan have flere betydninger og derkan være mere simple og enkelte ord og vendinger for den samme mening31. Rækkefølgen afspørgsmålene er også væsentlig og har været genstand for mange overvejelser. I specialets spørge-skema er der lagt vægt på, at spørgsmålene kommer i en logisk rækkefølge, så respondenten ikkeføler, at spørgsmålene er usammenhængende. Endvidere er der indledt med nogle enkelte spørgs-mål, herefter bliver spørgsmålene mere komplekse, på den måde kastes respondenten ikke ud i storeovervejelser indledningsvis, hvilket gerne skulle få dem til at beholde motivationen og fortsættemed at udfylde spørgeskemaet. Spørgsmålene er inddelt i kategorier, og når fokus skiftes, er der enemneoverskrift til at indikere dette overfor respondenten.

30 Se bilag 2, 3 og 431 Kruuse, Emil (1996), s. 203

De medvirkende i spørgeskemaundersøgelsen kaldes efterfølgende respondenter.


Kapitel 1 - Metode

SvarmulighederneDer er to slags spørgsmålstyper i spørgeskemaet:De dikotyme32 spørgsmål, der kun giver mulighed for to slags svar ja eller nej, og i nogle tilfældeved ikke/ nogen gange/ måske.Svar-liste spørgsmål33, der består af spørgsmål med en række listede svarmuligheder. For at givemulighed for at svare andet end de listede svar, er det sidste svar andet, hvilket?34.

FormidlingSpørgeskemaerne er udarbejdet i et Worddokument35 med spørgsmålene opstillet i en tabel, hvordet er let og gennemskueligt for respondenten at se, hvor vedkommende skal svare og hvilke svar-muligheder, der er. Tabellen er opstillet med tre kolonner, hvor den første udover spørgsmåletsidentitetsnummer også indeholder information til respondenten omkring spørgsmålets type, fx”Skriv gerne flere svar”36.

Spørgeskemaerne er sendt som attachment på e-mail til rektoren på Sygeplejeskolen sammen meden præsentation af undersøgelsen. Rektoren har sendt e-mailen videre til samtligt personale på insti-tutionen med en anbefaling af undersøgelsen og en opfordring til at udfylde spørgeskemaerne.Der ligger flere overvejelser bag denne måde at udsende spørgeskemaerne. Først og fremmest kandet være meget problematisk at sende et spørgeskema af sted som Worddokument og få udfyldt detkorrekt af respondenten, men det mener jeg er taget højde for ved den grundige forklaring bådeifølge e-mailen og i introduktionen i selve spørgeskemaet. Samtidig pointerede de personer, derblev interviewet, at megen af skolens kommunikation foregår via e-mail, altså endnu en faktor, derkunne gøre forløbet mindre problematisk. Jeg er klar over, at denne form kan have betydning for enlavere svarprocent, idet det kræver et større arbejde, når skemaet først skal udfyldes, dernæst gem-mes og e-mailes tilbage, men da jeg fik at vide, at det meste af personalet på Sygeplejeskolen ervant til at anvende e-mail i dagligdagen, mener jeg, at det kan forsvare at anvende denne form fordataindsamling.

Tidsfaktoren er den væsentligste grund til at spørgeskemaundersøgelsen er designet til svar via e-mails; indsamlingen er meget nem og ikke særlig tidskrævende, da de respondenter, der ønsker atmedvirke, selv sender deres besvarelser til min e-mailbox.

At rektoren på Sygeplejeskolen ville hjælpe mig med at sende spørgeskemaerne ud har stor betyd-ning for undersøgelsens troværdighed; denne form virkede umiddelbart godt i forhold til at få enhøjere svarprocent.

32 Kruuse, Emil (1996), s. 20533 Ibid.34 Se bilag 8, spørgsmål 1535 Se bilag 836 Se bilag 8, spørgsmål 9


Kapitel 1 - Metode

Senere viste det sig, at det også medførte nogle etiske problemer på trods af, at det i præsentationenaf spørgeskemaet var understreget, at respondenterne forblev anonyme i opgaven for det første ikraft af, at der ikke skulle skrives navn i besvarelsen, og for det andet fordi jeg pointerede, at re-spondenternes e-mailadresser ikke bliver anvendt nogen steder i specialet; så betød det alligevel, atflere havde problemer med besvarelserne i forhold til deres anonymitet. Om det i sidste ende bety-der, at jeg har fået færre svar, kan jeg kun gisne om, og om nogle har holdt sig til nogle svar, der varmere accepteret af ledelsen, vides heller ikke.

Behandling af dataeneAlle besvarelserne er kopieret over i et Worddokument og givet et identitetsnummer; på den mådehar jeg i databehandlingen ikke skævet til de forskellige respondenters identitet, de har kun udtryktderes arbejdsområde ganske kort via besvarelsen. I analysen behandles hvert spørgsmål individuelt,dog analyseres de som udgangspunkt i forhold til den kategori, de er inddelt i spørgeskemaet. Kate-gorierne er følgende:§ Først lidt om dig (Belysning af respondenterne, facts af demografisk karakter.)§ Din brug af intranettet (Belysning af hvordan intranettet er introduceret og anvendes.)§ Din adfærd på intranettet (Belysning af motivation for respondenternes adfærd på intra-

nettet og hvilke informationer respondenterne anvender via intranettet.)§ Intranettets opbygning (Belysning af intranettets anvendelighed.)§ Intranettet og kommunikation (Belysning af kommunikation og ledelse i forhold til intra-

nettet.)

SpørgsmålstyperDer er to spørgsmålstyper; type 1 er kendetegnet ved de dikotyme spørgsmålstyper. De giver svar,der anvendes i forhold til de mere overordnede og indledende spørgsmål og kan anvendes til stati-stiske beregninger; nogle af spørgsmålene er kendetegnet ved at indkredse de mere demografiskedata. Type 1 spørgsmål beskrives i opgaven vha. grafiske modeller.

Type 2 er kendetegnet ved svarliste-spørgsmål og bruges til at gå i dybden med den enkelte respon-dents anvendelse af intranettet. Svarliste–spørgsmål indeholder den mulighed, at respondenten kansvare andet end det foreslåede, så ud over en uddybning giver det også nye input i analysen, hvis enrespondent svarer andet end det foreslåede.

RepræsentativitetI alt besvarede 28 ud af 56 adspurgte respondenter på spørgeskemaet, det svarer til en svarprocentpå 50 %. Umiddelbart virker det som 50 %, der repræsenterer hele skolen, det vurderer jeg bl.a. udfra hvordan de er repræsenteret via tilkendegivelsen af deres arbejdsområde, (se diagram 3, s. 58)hvor de er ligeligt fordelt, hvis man sammenholder fordelingen med personaleoversigten på skolens


Kapitel 1 - Metode

website.37 Samtidig er der ingen tegn på, at svargruppen ikke skulle repræsentere virkeligheden, såden vurderes til at være et reelt repræsentativt grundlag.

De besvarede spørgeskemaer er vedlagt som bilag på cd-rom, men cd-rommen er fortroligheds-stemplet for at respondenterne kan opnå fuld anonymitet.

37 http://www.sygeplejeskolen-slagelse.dk/

http://www.sygeplejeskolen-slagelse.dk/


Kapitel 1 - Metode

Specialets opbygningKapitel 1 indeholder specialets metode, her præsenteret specialets fokus, herunder hvilke teoretisketilgange, der er anvendt, og hvordan undersøgelsesdesignet hænger sammen.

Kapitel 2 beskriver intranettet og nogle af de elementer, der gør sig gældende for et intranet, bl.a.hvad et intranet kan have af indhold. Kapitlet er meget deskriptivt, og udgangspunkt for specialetsforståelse af, hvad et intranet er.

Kapitel 3 definerer, hvad en organisation er og fortolker nogle af de elementer, der er med til at fåen organisation til at fungere. Et af de elementer der er en væsentlig faktor for organisationen atforholde sig til er viden; derfor indeholder kapitlet også en definition og fortolkning af viden, in-formation og data. Definitionerne anvendes i resten af specialet. Kapitlet er delvist deskriptivt, menindeholder også en løbende fortolkning med udgangspunkt i begrebsdefinitioner fra teorien. Denløbende fortolkningen dækker bl.a. de emner, der spiller ind i forhold til den daglige kommunikati-on i en organisation, herunder læring og kommunikation. Kapitlet belyser afslutningsvis hvilke år-sager, der kan være til at en organisation ønsker et intranet. Fortolkningerne i kapitlet 3 er med til atdanne baggrund for analysen af casen i kapitel 6.

Kapitel 4 ser nærmere på den specifikke kommunikationssituation omkring et intranet. Der præsen-teres en kommunikationsmodel af Lisbet Thorlacius, og den anvendes til at sætte intranettet ind i enkommunikativ kontekst. Begrebet brugbarhed introduceres og anvendes til at se på hvilke faktorer,der har betydning i forhold til design af et intranet.

Kapitel 5 præsenterer casen Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt, her introduceres organisationenog Sygeplejeskolens intranet præsenteres.

Kapitel 6 indeholder undersøgelsesresultaterne fra Sygeplejeskolen. Her præsenteres nogle factsom undersøgelsen og respondenterne, der bruges i den videre analyse af casen. Sygeplejeskolensintranet analyseres med udgangspunkt i fortolkningerne og definitionerne fra kapitel 2 og 3, herun-der Thorlacius kommunikationsmodel.

Kapitel 7 indeholder konklusionen.

Kapitel 8 indeholder en efterrationalisering, med en belysning af forskellige aspekter, der er kom-met op undervejs i arbejdet med specialet.


Kapitel 2 – Intranettet - et redskab til kommunikation?

Intranettet – et redskab til kommunikation?Hvad dækker over betegnelsen intranet eller portal og hvad gør sig gældende for et intranet? Ikapitlet beskrives forskellige formål og anvendelsesformer af intranet.

Et intranet er som udgangspunkt skabt som et værktøj til at forholde sig til en organisations infor-mationsbehov, og kun det. Men det har udviklet sig meget gennem tiden, siden det første intranet sådagens lys, og mange organisationer har indset, at de faktisk kan få mere ud af deres intranetløsningend, de egentlig havde forestillet sig. Med den rette forståelse kan intranettet blive et levende ogfælles medie, som kan komme til at berøre hele organisationen.

Der er mange opfattelser af hvordan man definerer intranet; nedenstående kan illustrere variationeni definitioner af intranet:

Kilder: Citat 1 & 2: Blackmore, Paul (2001), s. 7; Citat 3: Abrahamsen, Mette (2000), s. 9

Begreberne intranet og (virksomhed/organisations-)portal er begreber, der ofte anvendes i litteraturomhandlende Internet. Begreberne og deres betydning er meget diffuse og for at have et fast holde-punkt i forhold til resten af denne fremstilling og de organisationsundersøgelser, der skal sættes iværk, vil jeg anvende definitioner inspireret af Mads Richard Møller. Møllers definitioner er gode,fordi de er meget præcise og sætter begreberne ind i en kontekst. Han er i høj grad praktiker, ogbegreberne forholder sig til også den praktiske situation, ikke kun et teoretisk grundlag.

Kapitel

2

”… an IP-based network of nodes behind a firewall, or behind several firewalls connectedby secure, possibly virtual, networks”

“….an organisation’s corporate memory.”

“Et privat computer netværk som bruger Internetstandarder- og protokoller og som mu-liggør effektiv kommunikation og samarbejde imellem organisationens medlemmer ogsom dermed kan bidrage med en øget produktivitet”



Intranet vs. portalTidligere var udfordringen ifb. med intranet at skabe adgang til nogle digitale ressourcer via et af-grænset netværk; her handlede det i bund og grund om at udvikle teknikken, så man kunne få ad-gang til data. I dag handler det i højere grad om at give brugeren adgang til det rette indhold, dvs.information, og hjælpe vedkommende med at bearbejde det. Portalbegrebet er egentlig ikke et nytbegreb, men det handler om et skift fra teknisk fokus til fokus på brugergrænsefladen, mener MadsRichard Møller:”I stedet for at skændes hårdnakket om enten intranet eller portal, så vælger jeg at se forskellensom en forskel i fokus: Intranet handler primært om det underliggende tekniske fundament – dataog administrationslag – mens portal handler om præsentationslaget: den webbaserede brugerflade.Det er dette ændrede fokus, der gør virksomheden i stand til at fokusere på samspillet med organi-sationen, og dermed for alvor se på den forretningsmæssige brug og udbytte af det nye medie.”38

Nedenstående figur viser hvordan Møller ser ændringen i fokus i forhold til de to begreber.

Figur 2 - Intranet vs. Portal, Kilde: Møller, Mads Richard (2002) s. 24

De to begreber kan altså ikke betragtes som komplementære; efter Mads Richard Møllers overbe-visning er et intranet betegnelsen for en bestemt type netværk, der gør, at man kan få adgang tilnogle specifikke digitale ressourcer, der kendetegnes af, at det har en begrænset brugerskare, typiskmedlemmer af en bestemt organisation; intranettet har fokus på den mere tekniske side, jvf. oven-stående figur.

38 Møller, Mads Richard (2002), s. 25



En portal betragter han som et samlingssted, altså et website, der rummer en samling af genveje,udtrykt gennem adgang til digitale ressourcer og links, der rækker videre ud på både det internenetværk (intranettet), men også Internettet. Portalen kan betragtes som en bestemt måde at struktu-rere noget information på, på samme måde som en avisforside giver brugeren en indgang og over-sigt over informationerne, den rummer. Portalen er at betragte som den store forkromede helheds-løsning, der kan rumme intranet, Internet, website, extranet, altså organisationens fælles webbasere-de brugerflade bag en firewall, der indeholder alle førnævnte elementer. Portalen har dermed fokuspå brugerfladen.

Note: LAN er et netværk, der er forbundet til en webserver. Her handler tilgængeligheden om, om man har en browsermed adgang til den server, hvor intranettet er placeret, så har man adgang til de informationer der findes på intranettet.

Komplementære begreber til et intranet kan være extranet og Internet. Extranettet er kendetegnetved at have en mere spredt brugerskare end et intranet, typisk ved at en organisation giver med-lemmerne af partner- og kundeorganisationer adgang til et dertil indrettet netværk, gennem fire-wall´en, dvs. man arbejder med extranettet externt. Endelig dækker Internet over det verdensom-spændende netværk som er offentligt tilgængeligt, her ligger organisationens website, der er at be-tragte som organisationens ”primære digitale præsentation og tilstedeværelse på Internettet”39. Påden måde kan portaler forekomme både i intra-, extra- og Internetsammenhæng.Følgende figur kan visualisere de tre nets forhold til hinanden:

39 Møller, Mads Richard (2002), s. 166

Intranet bruges i det efterfølgende generelt og bredere end den rent tekniskedefinition af intranettet, som et local area network (LAN).

Begrebet anvendes både om den tekniske løsning, men også den samlede fælleswebbaserede brugerflade.



Intranettet (repræsenteret i figuren ved kendte interne brugere) er en del af den interne portal, hvorman har adgang når man logger på organisationens netværk. Extranettet ligger på samme side affirewallen i den interne portal (repræsenteret i figuren ved kendte eksterne brugere); forskellen fraintranettet er, at brugerne kommer ind udefra gennem firewallen ved at bruge et password (repræ-senteret ved nøglehullet), gennem den eksterne portal, websitet. Internettet er det åbne net, hvor allehar adgang, og brugerne er ukendte.

Intranet mere end teknikDen helt klare og overordnede grund til at implementere et intranet for enhver organisation handleroftest om at skære ned på omkostningerne, ved at specifikke organisatoriske data er tilgængelige påen måde, så de er lettere at få fat på og derved letter en arbejdsdag for det enkelte medlem af orga-nisationen. Men teknikken er ikke altafgørende i forhold til en intranetløsning, selvom der har væreten tendens til at fokusere på det rent tekniske i mange år; den store udfordring for at få et velfunge-rende intranet er for mange organisationer, ikke af teknisk karakter. Den ligger i højere grad gemt iat finde ud af at anvende intranettets muligheder til fuldt udbytte for hele organisationen, og detkræver større refleksive organisatoriske overvejelser, hvilket jeg uddyber senere.

Men hvad kan intranettet så bruges til, og hvilke informationer kan det indeholde?

Fortroligt net Åbent net

Kendteinternebrugere

Kendteeksternebrugere

Indhold &funktionalitet

Internportal

Ukendtebrugere

Eksternportal

Indhold &funktionalitet

Figur 3 – Fortroligt og åbent net, Kilde: Møller, Mads Richard (2002), s. 168



IndholdOpbygning af indholdet på intranettet har stor relevans for den videre brugsværdi; her er det væ-sentligt at se på indholdets funktionalitet og egenskaber, således at intranettets digitale egenskaberkommer til at skabe en nytteværdi for indholdet. Mads Richard Møller opdeler indholdet og funkti-onaliteten i 4 elementer:

IdentitetIdentiteten er den organisatoriske afgrænsning, der viser hvem der har adgang til, bidrager til ogstyrer intranettet. Værdier og kultur er nøgleordet, da identiteten ”sætter indholdet ind i en organi-satorisk kontekst”40. Det er vigtigt med en klar identitet, da det er den, der forankrer intranettet or-ganisatorisk i organisationen.

VærktøjerDet mest udbredte værktøj er søgemaskinen. Værktøjer er det element, der i høj grad udnytter dedigitale egenskaber, der tilføjer indholdet nytteværdi. Værktøjerne er de elementer, der angår in-formationsbearbejdning, og det er de elementer, der i høj grad er afhængig af den teknologiske ud-vikling.

ArkivArkivet er arvingen efter fællesdrevet. Her stilles krav til systematik, logik og en stillingstagen tilindholdet. Metadata (information om informationen) kan være med at gøre det lettere for brugeren,der søger i arkivet. Hvis intranettet er baseret på en CMS-løsning41, kan metadataene evt. genereresautomatisk, men det kræver selvfølgelig nogle retningslinjer for indeksering med brug af metada-ta42. Det er en stor hjælp for brugeren, at ændringer og opdateringer af arkivet synliggøres, evt. au-tomatisk eller manuelt med detaljeret beskrivelse af ændringerne.

NyhederNyhederne kan betragtes som det mest dynamiske element på intranettet; det er ofte guleroden, deranvendes til at tiltrække brugere på intranettet. Samtidig er nyhederne væsentlige i forhold til etopdateret billede af organisationen ud til de ansatte. Nyhederne benytter primært intranettet somfælles brugergrænseflade. Nyhedsformidling internt i en organisation er en meget kompleks opgave,der kræver tid, omtanke og at man kan overskue mediestrømmen internt i organisationen, for at fåfat i den lange ende og på den måde undgå et informationsoverload.

Følgende figur kan illustrere de fire elementer af indhold og funktionalitet:

40 Møller, Mads Richard (2002), s. 4241 Se definitionsboks s. 3042 En metadata-systematik kan evt. være baseret på Dublin Core standarden, se http://dublincore.org/ - CMS-løsningen ODEUM bygger bl.a. sin søge- og indekseringssystematik på Dublin Core standarden. Se mere påhttp://www.odeum.com

http://dublincore.org/

http://www.odeum.com



Ovenstående figur hænger sammen med nedenstående tabel og viser, hvilke indholdstyper et intra-net kan have. Indholdet på et intranet afhænger som udgangspunkt af organisationstypen. Organisa-tionens produkt(er) har stor indflydelse på informationstyperne og dermed indholdet, når intranettetudvikles.

Nedenstående tabel konkretiserer forskellige indholdstyper og relaterer dem til de fire elementer afindhold og funktionalitet, som beskrevet i det ovenstående.

Indhold & funktionalitet

Nyheder (Push)Aktuel info.

VærktøjerInformations-bearbejdning,

interaktivt

Arkiv (pull)Statisk info.

IdentitetEjere & brugere

Figur 4 – Intranettets 4 indholdselementer, Figuren er modereret fra Møller, Mads Richard (2002), s. 41



Identitet(Statisk)

Værktøjer(Interaktivt)

Nyhederog eksterneressourcer

Arkiv

♦ Værdigrundlag

♦ Målsætninger

♦ Overordnet organi-sations info.

♦ Standarder

♦ Manualer

♦ FAQ

♦ Linksamling evt.med kommen-

terede links

♦ Forskningsresul-tater

♦ Rapporter ogAnalyser

♦ Personalehåndbogevt. med overens-komst forhold ogferieordninger

♦ Retningslinjer forbrug af intranettet

♦ E-mail

♦ E-learnings-systemer

♦ IT-helpdesk

♦ Div. søgemaskiner

♦ Diskussionsfora

♦ Kalenderfunktioner

♦ Booking af lokaler,firmabiler, av-materiale etc.

♦ Interaktiv fagord-bog

♦ Kompetence-katalog – den ud-videde personaletelefonbog medmedarbejderdata,fysisk placeringetc.

♦ Elektroniske nyhe-der – interne ogeksterne herunderjungletrommer43

♦ Opslagstavle

♦ Oversigt over kur-susvirksomhed

♦ Oversigt over (in-terne) stillings-annoncer

♦ Databaser

♦ E-tidsskrifter

♦ Diverse kategoriinddelt dokument-samlinger – fxprodukt-

beskrivelser, priser, info om samarbejdspartnere og konkurrenter, markedsanalyser, årsrapporter mv.

♦ Oversigt over tidli-gere nyheder

Styring af indholdet på intranettet er en væsentlig faktor for at få et velfungerende intranet, og der-for er tilstedeværelsen af ”en kritisk masse”44 af brugere nødvendig for at kunne blive velfungeren-de. Vækst er en nødvendighed for et intranet, men samtidig er det nødvendigt at sortere og selekterei informationen med hård hånd, fx ved at udskille uaktuel information, således der ikke sker et in-formationsoverload. Kvaliteten på intranettet kan sikres gennem standardisering og formalisering.Hvis der findes for mange forældede links eller informationer, kan det skabe mistillid, som kan

43 Jungletrommer kan dække over rygter, facts, der ikke er verificeret, evt. om konkurrenter, samarbejdspartnere mv.44 Damsgaard, Jan (1999), s. 6

Tabel 2 – Forskellige indholdstyper



sprede sig til hele organisationen. Det kan betyde, at ”intranettets ”pålidelige” indhold vil faldened under grænsen for den kritiske masse, og brugerne vil finde andre kanaler [til at finde den rele-vante information med].”45

PersonaliseringNår alle organisationsmedlemmer har adgang til den samme brugerflade, er det ofte forskellige ste-der fra intranettet de henter og bruger indhold og funktionalitet, da de forskellige medarbejdere harvidt forskellige kommunikations- og informationsbehov, der afhænger af ansvarsområde. Det bety-der, at de skal gennem en større udvælgelse af information inden de kommer i gang med at anvendeden information, de reelt skal bruge.

En personaliseret brugerflade på intranettet gør det muligt for den enkelte bruger at forene det fæl-les indhold med den information, der er mere specifik og målrettet mod den enkeltes afdeling ellerarbejdsgruppe. En god og velfungerende personalisering eller brugerdifferentiering betyder, at denenkelte bruger får færre klik til det indhold, der er relevant for vedkommende46, således at den en-kelte brugers behov tilgodeses. Personalisering kan rent teknisk løses via et password, specielt enCMS-løsning har mulighed for understøttelse af personalisering.

Fejl!

Måling af intranettets effektDet er jo altid interessant at finde ud af, hvilken effekt et intranet har på de forretningsmæssige mu-ligheder i en organisation. I mange organisationer kan intranettet efterhånden som den udvikles -ses på budgettet, og derfor stilles der i højere og højere krav til dokumentation af effekten. Ledelsenvil gerne vide, hvornår investeringen i intranettet er betalt tilbage, de intranetansvarlige i organisati-onen er interesseret i at vide noget om aktiviteten på intranettet og prøver at forholde sig til svært

45 Damsgaard, Jan (1999), s. 1746 Møller, Mads Richard (2002), s. 60

Begrebet Content Management System betyder styring og vedligeholdelse af ind-hold. CMS kan beskrives som en samlet softwareløsning, der kan anvendes til at be-handle, vedligeholde, koordinere, indeksere og distribuere indhold, og hvor al admi-nistration foregår online på Inter-, intra- og extranet.Grundideen er, at indhold og layout holdes adskilt i Content Management Systemet,således at når indholdet gemmes i en database, kan det publiceres uafhængigt af detfordefinerede layout. Flere indholdsleverandører kan levere indhold og selv publiceredet i forskellige afgrænsede områder af websitet, uden at skulle igennem en IT-afdeling.

Kilde: Laursen, Anne Holst (2002), s. 9



gennemskueligt web-statistik, der bl.a. kan bygge på antal hits.47 Men kan man måle intranettetseffekt?

ROI (Returns-On-Investment) er en metode, der er anvendt flere steder til at måle effekten af intra-nettet.48 Ved at identificere, måle og sammenligne investeringer i: medarbejderes timetal, udvik-lingsarbejde, softwarepriser, uddannelse af medarbejdere etc. kan man fremstille et regnestykke, dergerne skulle analysere, hvad organisationen har fået ud af investeringen.

Det er dog meget svært at måle effektiviteten, da der er mange forskellige strategiske målsætningerog forretningsmæssige muligheder i en intranetløsning. Hvordan måler man fx om investeringen harhaft indflydelse på den organisatoriske udvikling, eller om kommunikationen og videnstyringeninternt i organisationen er blevet bedre? Da et intranet gerne skal være integreret i organisationensdaglige arbejde, er det svært at udskille investeringen med så mange forskellige parametre at tagestilling til og steder at måle.

AfrundingHvis man ser intranettet som et redskab, der har anvendelse ud over den rent tekniske og simpleadgangsgivende funktion i forhold til data, kan det med en formaliseret indholdsstyring anvendes tilmange formål, der kan have stor indflydelse for det daglige arbejde i den enkelte organisation.

Der er mange anvendelsesformer og aspekter i opbygningen af et intranet, og en vigtig pointe i ar-bejdet med et intranet er at: ”the intranet is not a ”packaged” technology with fixed attributes, butrather a learning intensive and highly malleable technology that is moulded and shaped accordingto the social forces at play in the organisation.”49 Nogle af de faktorer, der spiller ind er kommuni-kationen og organiseringen af information i organisationen; det ser jeg mere på i følgende kapitel.

47 Dvs. hvor mange gange en side er besøgt eller kommet op ved søgning på en robotsøgemaskine.48 Blackmore, Paul (2001), s. 1349 Damsgaard, Jan (2001), s. 5


Kapitel 3 – Organisationen

Organisationen

Dette kapitel definerer organisationen og fortolker nogle af de elementer, der er med til at fåen organisation til at fungere. Viden i organisationen er en væsentlig faktor at forholde sig til,derfor indeholder kapitlet også en definition og fortolkning af viden, information og data. Kapit-let belyser endvidere hvilke årsager, der kan være til, at en organisation ønsker et intranet.

”En organisation består af summen af de mennesker der er og var i den”50

Organisationer møder man mange steder, og de kan have mange forskellige karakteristika. Det kanvære virksomheder og offentlige instanser, og deres formål kan have forskelligt sigte, fx humanitærteller kommercielt. Hvis organisationen skal beskrives generelt, er man nødt til at gå et trin højereop, da organisationer kan være vidt forskellige.

En organisation kan betragtes som en slags gruppedannelse, der ikke er spontan, som den kan være iandre sammenhænge. En gruppe kan dannes spontant, når folk mødes; fx vil nye studerende på enuddannelsesinstitution hurtigt danne grupper, der er meget uformelle og ustrukturerede. En gruppe ien organisation vil som regel være sammensat bevidst – ud fra faglige kvalifikationer og/ eller per-sonlige egenskaber; og både individet og gruppen indgår i et større socialt system. Dette systemadskiller organisationen fra gruppen, idet den er karakteriseret ved en orden. Denne orden er udtrykti arbejdsdeling, forskellige regler og en ide om, hvilket mål man har. Ordenen skal sikre, at der skeren vis koordinering, kontinuitet og målopfyldelse51.

50 Hildebrandt, Steen (2000b)51 Bakka, Jørgen (1988)

I denne opgave anvendes udelukkende begrebet organisation; det brugesbåde i sammenhæng med virksomheder, store som små, og offentlige instan-ser som f.eks. undervisningsinstitutioner og biblioteker. Når der tales om enorganisation, forstås derved enheder, som måske er forskellige i formål, stør-relse, arbejdsområde og kultur, men ens på den måde, at de alle er bundetsammen af arbejdsdelinger, regler om tilhørsforhold og en ide om, hvad deter, man skal opnå.

Kapitel

3



Ledelse, organisation og kommunikation er begreber, der hænger uløseligt sammen52, de handler påforskellige måde om mennesker, sociale systemer og fællesskaber. Begreber som den lærende orga-nisation, medarbejdersamtaler, kompetenceudvikling og strategisk ledelse er alle begreber, der in-deholder kommunikation som et væsentligt element. Specielt forholdet mellem begreberne kommu-nikation og organisation har gennem tiden givet anledning til mange spørgsmål og megen forvir-ring, da de hænger uløseligt sammen.

En organisation forudsættes at have en identitet53; denne er rent faktisk meget vigtig på flere planer,hvilket kan ses både indadtil i organisationen men også udadtil. Udadtil gør det sig gældende i for-hold til image. Branding og Corporate site54 er nogle emner, der er meget oppe i tiden, og det ervæsentligt at slå sin identitet og sit image fast med 7-tommer-søm specielt overfor en organisationskunder og samarbejdspartnere. Mange organisationer er i høj grad opmærksomme på, at det handlerom image og identitet for at sælge et produkt eller en ydelse. I dag ligger der simpelthen image iprodukterne, et image der er skabt af organisationen for at gøre et produkt attråværdigt, eller trend-sættende og signalgivende. Organisationens identitet er derfor meget væsentligt for troværdighedeni forhold til det produkt, den enkelte organisation sælger, da identiteten er et fremtrædende elementi tilknytning til salg og markedsføring.

Indadtil i organisationen har identitet og værdier en lidt anden betydning, her handler det om denenkelte medarbejder og om samarbejde og forståelse i organisationen. Hvis organisationen har enidentitet og nogle værdier, den enkelte medarbejder kan identificere sig med, giver det ideelt setvedkommende forståelse for organisationens værdigrundlag og mål, og på den måde opstår en fæl-lesskabsfølelse.55 Værdier danner udgangspunkt for de mål, vi stiller os som individer, men også ien organisation. De bruges til at afgøre, hvad der er godt/skidt og rigtigt/forkert og udgør en refe-renceramme for antagelser, holdninger, normer og forventninger56. På den måde kan man sige, atværdierne er begrundelser, og når de virkeliggøres, indlejres de i vores handlinger. Der er flere for-skellige elementer, der er med til at skabe en forståelse for den enkelte medarbejder og vedkom-mendes opfattelse af organisationen. Ud over en tydelig identitet, kræver en god organisationskulturbl.a. også overvejelser omkring kommunikation, informationsflowet i organisationen, fælles værdi-er, målsætninger og fortolkningsrammer. Her kan et intranet måske være et redskab til en bedreforståelse og kommunikation i organisationen.

52 Hildebrandt, Steen (2000b)53 Ibid.54 Elisabeth Hoff-Clausen definerer Corporate site på følgende måde: ”En hjemmeside, der søger at synliggøre og posi- tionere en virksomhed på markedet overfor de mange interessenter, der i dag ønsker at orienterer sig via Internettet.”, Hoff-Clausen, Elisabeth (2002), s. 1055 Kuada, John (2000)56 Hildebrandt, Steen (2000b)



Viden i organisationenI forhold til kommunikationen i en organisation, er organisationens erfarings- og vidensopsamlingsamt videregivning nogle meget væsentlige udfordringer. Den enkelte medarbejders forståelse aforganisationen hænger meget sammen med, hvordan organisationen kommunikerer, og hvordanviden og erfaringer organiseres og håndteres i organisationen. Derfor er det nødvendigt at se nær-mere på vidensbegrebet.

Viden en flertydig størrelseViden er ikke en entydig størrelse, men snarere et flertydigt og flydende begreb, der afhænger afden kontekst, det indgår i. Det er væsentligt at definere begrebet for at forstå brugen af det i dennesammenhæng.

Vidensbegrebet kan defineres ud fra en tredelt model – Data-Information-Viden, som mange teore-tikere har ladet sig inspirere af, bl.a. Thomas H. Davenport57. Opdelingen illustrerer, at der er kvali-tativ forskel på de 3 begreber. Nedenstående definitioner tager udgangspunkt i Davenport og Uh-renholts58 definitioner59.

Data er enkeltstående og i sig selv meningsløse tal, koder eller lign. Data er ”neutrale” eller objek-tive, idet de ikke indeholder en holdning, bedømmelse eller fortolkning. Data kan lagres, opbevaresog styres i fx elektronisk form i en PC. Det er altså individuelle kolde kendsgerninger om fx en gi-ven hændelse.

Information er data, der er tilført relevans og formål og på den måde forædlet. Data bliver til in-formation via mennesker, og information har en afsender og en modtager og har til formål at påvir-ke en modtager. Information kan føres rundt i organisation via formelle og uformelle netværk ogstyres på denne måde. Information er fx. tal, der er bearbejdet i et diagram eller lign., data, der erblevet bearbejdet og analyseret fx matematisk eller statistisk.

Viden opstår, når individet bearbejder og tilegner sig information, bevidst eller ubevidst. Viden kanfindes fx i form af erfaringer, refleksioner og værdier. På den måde er viden dybere og bredere enddata og information. Viden kan være en ramme til evaluering og til tilegnelse af erfaringer og in-formation. Viden udvikles, når den er sat ind i en sammenhæng, dvs. gennem social praksis.

Skellet mellem information og viden er vanskelig, men ret væsentlig. Information har til formål atpåvirke modtageren, mens viden først opstår, når modtageren har reflekteret over informationen,samt handler og anvender den pågældende information i en kontekst. Dermed kan det siges ”at hvis

57 Davenport, Thomas H (1998), s. 2à58 Uhrenholt, Jørgen (1999), s. 55-6459 Ibid. (1997), s. 8-10



informationen ikke giver anledning til handling, skaber den ikke værdi”60. Så information er ikkeværdiskabende i sig selv, og en organisation, der besidder en større mængde information, får ikkenoget ud af informationen, hvis den ikke giver anledning til at påvirke organisationens handlingerog prioriteringer, fx at træffe andre beslutninger eller gøre arbejdet på en mere funktionel måde.Ofte illustreres tredelingen i en pyramide, der indikerer en hierarkisk relation mellem de tre størrel-ser. De tre størrelser er kvalitativt forskellige, og jeg mener derfor ikke, at relationen kan udtrykkeshierarkisk, den kan tværtimod ses i en sammenhæng af horisontal karakter. De gensidige relationermellem de tre størrelser skal forstå på den måde, at information kan opstå på baggrund af data, fxkan tal, som i sig selv er ”kolde kendsgerninger”61, tilføres en kontekst og dermed en mening og påden måde blive informativ. Når information tilegnes af individet og bliver til fx erfaring eller værdi-er, opstår viden. Viden er tilknyttet det enkelte individ, og når individet kommunikerer sin viden,gøres den til information for eventuelle modtagere.

Refleksion er en faktor, der tilfører diskussionen omkring viden et nyt problem, så at sige. Det erikke altid, at information bliver til viden, idet der er forhold, der kan forhindre informationen i atudmønte sig i en ændret adfærd hos individet. Alle rygere ved i dag, at rygning er usundt, og at mani værste fald kan dø af det, bl.a. står der på cigaretpakken: ”Rygning er yderst skadeligt for dig ogdine omgivelser” og ”Rygning kan medføre en langsom og smertefuld død”62. Men der må værenoget, som gør, at rygeren ryger, på trods af at hun ved, at hun kan dø af det. Eksemplet bevidner, atviden og information kan betragtes som adskilte dele. ”Viden består af handlingen – løsningen afopgaven i en given kontekst, mens information er det nødvendige grundlag for at handle og løseopgaven.”63 Ovenstående citat siger dermed, at viden kræver information, men der er omvendt intetder taler for, at information partout afføder viden gennem handling. Det vil sige, at det ”at væreinformeret” ikke nødvendigvis er tilstrækkeligt, da information og viden ikke er det samme, da in-formation skal sættes ind i en større sammenhæng for at føre til handling.

Et andet aspekt som Uhrenholt stiller spørgsmålstegn ved i forbindelse med viden er holdning. Erholdninger det enkelte individ, eller organisationens udgangspunkt for at omsætte information tilviden? Hvis organisationen har en informationspolitik, er der taget stilling til organisationens in-formationsbearbejdning og dermed ligger der en eksplicit holdning til organisationens arbejde medinformationer. Det kan have indflydelse på den enkelte medarbejder og dennes stillingstagen tilinformationsbearbejdningen.

60 Uhrenholt, Jørgen (1999), s. 5661 Ibid., s. 5562 Eksemplet med cigaretpakken er lånt fra Uhrenholt, Jørn (1999)63 Uhrenholt, Jørn (1999), s. 58



InformationsdelingMed ovenstående definitioner omkring data, information og viden ses viden som en størrelse, derikke umiddelbart lader sig dele, idet viden som tidligere nævnt opstår, når individet bearbejder ogtilegner sig information. På den baggrund mener jeg, at andre, udenfor individet slet ikke har mu-lighed for at styre individets tilegnelse af viden, da det er en individuel og kognitiv proces.Derfor taler jeg ikke om videndeling, men vælger at kalde den proces, der af andre opfattes somvidendeling, for informationsdeling.

Informationsdeling opstår ikke bare ved at data fx lægges på intranettet64, men handler om at datae-ne bearbejdes på en måde sådan, at individet eller organisationsmedlemmet har lyst til at tilegne sigden information. Først når information tilegnes af individet og bliver til fx erfaring eller værdier,opstår viden. Viden er tilknyttet det enkelte individ, og når individet kommunikerer sin viden, gøresden til information for den interesserede og motiverede modtager, her opstår en informationsdeling.Informationsdeling er ikke noget, som opstår af sig selv, men noget som må understøttes af organi-sationen, bl.a. gennem kulturen og miljøet.

Begreberne kultur og miljø er i denne sammenhæng ensbetydende og dækker her over de normer,værdier og antagelser, som findes i organisationen. Disse afspejles bl.a. gennem organisationensmyter og historier om sig selv, omgangsformer (det kan være afslappet kollegial omgangstone vs.formel tone med fokus på titel), men også ved ledelsesform eller -processer eller helt fysisk vedmåden, som virksomheden er indrettet på.65 Organisationen skaber det rum og de rammer, inden forhvilken læring og informationsdeling kan foregå. En organisationskultur kan ikke garantere infor-mationshåndtering, men kan være enten understøttende eller forhindrende for, at en informationsde-ling finder sted. Når en organisation planlægger en strategi for håndtering af information med detformål at udvikle organisationen, kan intranettet være et værktøj, der kan understøtte og hjælpe or-ganisationen i arbejdet med at videregive informationerne til de andre organisationsmedlemmer.

64 Abrahamsen, Mette (2000), s. 765 Kuada, John (2000)

Ø Data er enkeltstående og i sig selv meningsløse tal, koder eller lignende.

Ø Information er data, der er tilført relevans og formål.

Ø Viden opstår, når individet bearbejder og tilegner sig information.



Læring, kommunikation og viden i organisationenMed udgangspunkt i ovenstående må det udledes, at individet tilegner sig viden igennem en lære-proces. På samme måde udvikler en organisation sig også igennem en læreproces, og før denne pro-ces kan sættes i gang, er det vigtigt med en afklaring af, hvordan organisationsmedlemmerne opfat-ter sig selv. For at kunne udvikle en organisation er det nødvendigt at tage udgangspunkt i de grund-læggende antagelser i organisationskulturen. Disse antagelser er influeret af individets grundlæg-gende antagelser eller mentale modeller. Argyris bruger begrebet ”Theory of action” 66 til at belyseindividets grundlæggende antagelser. Begrebet kan deles op i to aspekter:

• Espoused theory - ses som baseret på principper og forskrifter, der tager udgangspunkt ivores intellektuelle baggrund, kultur og forpligtelser. Hvis det overføres på en organisation,kan det udtrykkes ”den officielle handlingsteori”. Den kan udmønte sig i formelle, ned-skrevne dokumenter, f.eks. være organisationens politik, visioner og organisation.

• Theory in use – ses som den faktiske adfærd eller reelle handlingsteori.

Ofte vil der forekomme en uoverensstemmelse mellem en organisations officielle og den reellehandlingsteori. Den reelle handlingsteori kan oftest karakteriseres som tavs viden67.

Tavs og eksplicit videnFlere forfattere68 taler om 2 forskellige former for viden, hhv. tavs og eksplicit viden. Den eksplicit-te viden kan beskrives som information, der kan udtrykkes i ord, tal, diagrammer eller via andresymboler og på den måde kommunikeres og videregives til andre mennesker verbalt.

Tavs viden er et begreb, der kan karakteriseres ved at falde udenfor det eksplicitte sprogs grænser;den kan kun formidles via erfaringer og i praksis. For at udnytte de enkelte individers tavse viden,så den kan stilles til rådighed for hele organisationen, og andre medlemmer på baggrund heraf kantilegne sig den, må den ekspliciteres. Ved ekspliciteringen af den tavse viden sker der en oversæt-telse af viden fra det individuelle niveau til information til brug på det organisatoriske niveau. Påden måde sikres, at informationen bliver i organisationen også efter den enkelte medarbejders af-gang. Ekspliciteringen af den tavse viden er et skridt på vejen mod informationsdeling og erfarings-udveksling, da organisationens informationskapital klarlægges, hvorved eventuelle informations-gap69 tydeliggøres. Men organisationsmedlemmerne skal finde organisationens projekt og målsæt-

66 Argyris, Chris (1994) og Kargaard Thomsen, Hanne (2000), s. 867 Kargaard Thomsen, Hanne (2000)68 Bl.a. Davenport, Thomas (1998), Argyris & Schön (1996)69 Informationsgap kan betragtes som huller mellem den eksisterende information i organisationen og den information,organisationen har brug for.



ning meningsfyldt for helhjertet at kunne deltage heri. Ingen kan tvinges til at reflektere, lære ellerdele erfaringer, for på den måde at opnå viden.

Uoverensstemmelsen mellem den reelle og den officielle handlingsteori kan skyldes, at medarbej-derne ikke kan beskrive den reelle handlingsteori, eller hvad de ved. Derfor kan ”oversættelsen” afviden fra det individuelle til information på det organisatoriske niveau ikke forekomme, og deresviden kan karakteriseres som værende tavs. For at give mulighed for at ændre uoverensstemmelsenmellem espoused theory og theory in use, kan dialog og kommunikation bruges som redskaber.

Når organisationsmedlemmerne diskuterer deres personlige opfattelse eller billede af organisatio-nens reelle handlingsteori med hinanden, får de indblik i, at der eksisterer forskellige opfattelser,idet det enkelte organisationsmedlem har sit eget billede af organisationen. Dialog og samarbejde eren mulighed for at få organisationsmedlemmerne til at danne et fælles billede. Der finder en organi-satorisk læringsproces sted, når organisationsmedlemmerne ændrer deres billede af organisationensreelle handlingsteori, men ifølge Argyris og Schön er det ikke nok. De erfaringer, medlemmerne hargjort sig, skal også komme til udtryk i organisationens officielle handlingsteori, ellers vil ”..kunmedlemmerne lære og ikke organisationen som sådan.”70 Ved at gøre erfaringerne fælles kan delagres i den organisatoriske hukommelse, og de gøres dermed tilgængelig for alle. Hermed må detformodes, at tillid er altafgørende for, om individer ønsker og føler sig trygge ved at dele erfaringerog eksplicitere tavs viden i form af antagelser, som kan være henholdsvis fremmende eller brem-sende for organisationens udvikling i ønsket retning.

Et lærende miljø er kendetegnet ved at være et miljø, hvor organisationen lærer som en helhed.71Atlære er ikke blot at ”give” nogen ny information men også at ændre adfærd. Individernes læring eret centralt element i forhold til den organisatoriske læring, da den organisatoriske læring sker gen-nem individet. Dog er individuel læring ikke ensbetydende med organisatorisk læring, men organi-satorisk læring kan ses som en synergieffekt, hvor summen af individernes læring kan være størreeller mindre end individets læring isoleret set72. Dermed kræver arbejdet i en organisation alsidig-hed og omstillingsparathed, åbenhed overfor læring, kommunikation og dialog.

DialogDialog har en væsentlig betydning i organisationen, idet den er grundelementet i den gode kommu-nikation73. Rent konkret kan man se dialog som et middel til at skabe respekt og forståelse faggrup-per imellem, og når en organisation bygger på et stort tværfagligt samarbejde, er det væsentligt atarbejdet glider godt, og der er en god dialog mellem de forskellige parter, specielt hvis de kommermed forskellige faglige baggrunde. Som leder skal man være opmærksom på den betydning forskel-

70 Kargaard Thomsen, Hanne (2000), s. 1071 Hvilket er et af mantraerne i meget litteratur om ”Den Lærende organisation”.72 Senge, Peter (1999)73 Madsen, Benedickte (1996)



lige grundlæggende antagelser og begrebsapparater fra forskellige faggrupper kan have på samar-bejdet, og bruge dialogen som redskab her. Dialogen kan anvendes, så mange personer kan koordi-nere og udnytte hele organisationens kompetencer (dvs. alle de kompetencer den enkelte medarbej-der sidder inde med). Dialog og kommunikation kan også være med til at bygge bro over tværfagli-ge problemer, således at organisationens medlemmer kan løse flere og mere komplicerede ellerkrævende opgaver.74 Tværfagligheden udnyttes på den rigtige måde, når det enkelte medlem af or-ganisationen har mulighed for at spille ind med de kompetencer, hun besidder, i stedet for at de un-dertrykkes.

Peter Senge ser udvikling og forandring i en organisation som en harmonisk proces, hvor forandrin-gen sker på baggrund af intern dialog, hvor ledelsen sætter dagsordenen og er primus motor.75 Deter ledelsens erfaringer og oplevelser på kurser o. lign., der tages udgangspunkt i, i forhold til heleorganisationens arbejde med udvikling og forandring. Modsat Senge peger flere teoretikere bl.a.Morsing, Nymark, Argyris & Schön og Hein-Sørensen på, at konflikter kan ses som inspiration tiludvikling og hjælpe organisationer til at komme ud af rutineprægede læreprocesser. Nymark påpe-ger, at der altid vil eksistere forskellige konfliktområder i en organisation, og at det er urealistisk ogusundt at undertrykke dem i et forsøg på kompromis, fordi det skaber en vis usikkerhed, der pålængere sigt igen vil skabe en konflikt. I forhold til det praktiske arbejde med læring i organisatio-ner, mener Nymark, at bl.a. Senges teori om de fem discipliner i den lærende organisation indehol-der et urealistisk islæt, idet konflikter ses som noget problemskabende og dermed som noget, dermå undertrykkes76. Konflikter skal ikke bare ses som et problem, for hvis man lærer at anerkendekonflikter som et hjælpemiddel og redskab, kan de være med til at stille spørgsmål ved rutiner ogindlejrede normer, mener Nymark. Især hvis man ser konflikt som en særlig type af dialog, kan detblive det middel til forståelse, der er meget værdifuldt i organisatoriske læreprocesser.

Benedicte Madsen mener, at dialogen grundlæggende kan være med til at få mennesker til at obser-vere deres egen tænkemåde og på den måde fjerne fordomme. At bruge dialogen som et redskab til:arbejde, forståelse, læring og udvikling er ensbetydende med, at der sker en udveksling af informa-tion, men der er mange ting, man må tage hensyn til i arbejdet med dialog. Når en person taler, re-præsenterer det talte ikke i sig selv den forståelse, den lyttende får. Der er mange forskellige på-virkninger, der kan gøre sig gældende i situationen, f.eks. omgivelserne, andre personer, der befin-der sig i situationen, sociale regelsæt, normer, kultur, religion, stilling og køn. Samtaler finder stedpå mange forskellige niveauer og kan forstås på mange måder, og gennem forståelse kan der ”ska-bes et sprogligt rum, som kan benyttes til enten at fremme de fælles eller de individuelle handlin-ger”77, fordi samtaler kan være med til at definere problemstillinger. Dialog forudsætter ifølge

74 Hildebrandt, Steen (2000a), s. 975 Senge, Peter (1999)76 Nymark, Søren (1997)77 Morsing, Mette (1999), s. 64



Madsen78, at man er villig til at forholde sig reflekterende til sig selv og den/de samtalepartner(e),man har. Hun omtaler det ”dialogiske rum” som stedet i en organisation, hvor kommunikationenforegår på en anden måde end i ”organisationens øvrige rum”79.

Empati, respekt, gensidig forståelse og anerkendelse af den andens perspektiv kan have stor indfly-delse på kommunikationen mellem to parter og er blandt de ting, man skal have fokus på, indenman er parat til at ”gå i dialog”. Madsen mener, at selvom man skal prøve at sætte sig ind i hinan-dens verden, være åben og forstående for at have et godt udgangspunkt for dialog, skal man ikkeglemme eller maskere sin rolle. I en organisation er det vigtigt at være opmærksom på den rolle,man udfylder og den funktion, man har, for det er ens udgangspunkt i samtalen. Dog mener hun, atperson og rolle må holdes klart adskilt, så ”…man kan tale med sig selv og hinanden om sig selv oghinanden”80 og på den måde se den betydning ens arbejdsrolle har for perspektivet på organisatio-nens arbejdsprocesser og -rutiner.

Ophold i organisationens såkaldte dialogiske rum kan give problemer i dagligdagen, idet de proces-ser, der opnås ved at gå i dialog, kan ændre nogle grundlæggende antagelser og mentale modeller.En positiv ”brug” af det dialogiske rum kan derimod være med til at skabe grundlag for en organi-sationsudvikling.

Intranet i organisationenInformationsdeling i organisationen kan være med til at fremme kommunikationen og dialogen ogintranettet kan have en stor indflydelse på informationsdelingen, da intranettet kan systematisere,organisere og samle organisationens informationskapital. Følgende argumenter og formål81 kanvære årsager for en organisation til at anvende et intranet:

Ø Organisationen har et ønske om at skabe et miljø for informationsdeling, hvor de informati-oner og den viden, medarbejderne har om organisationens produkter og ydelser, kunder,samarbejdspartner, interessenter mv., gøres tilgængeligt for andre end de personer, der”ejer” den viden, således at den tavse viden i organisationen frigives og gøres til informationtilgængelig for alle. Samtidig er det et udgangspunkt for, at den samlede viden i organisatio-nen styrkes.

78 Madsen, Benedicte (1996)79 Ibid., s. 1180 Ibid., s. 3381 Indsamlet bl.a. fra Abrahamsen, Mette (2000) og Møller, Mads Richard (2002)



Ø Organisationen vil gennem brugen af intranettet vise organisationens medlemmer at viden,informationer og erfaringer tages alvorligt, og at man er bevidst om, at den viden medarbej-derne besidder er en yderst vigtig faktor i forhold til organisationens udvikling og overlevel-se.

Ø Organisationen vil gerne have ”åbent 24 timer i døgnet”, sådan at natholdet, sælgerteametog andre medarbejdere, der arbejder eksternt, altid har mulighed for at få adgang til relevantinformation og viden omkring organisationen.

Ø At signalere at god kommunikation er en af organisationens grundpiller og opbyggende formedarbejdernes moral, samtidig kan opdateret information påvirke medarbejdernes produk-tivitet i positiv retning.

Ø Organisationen vil gerne forbedre servicen over for kunder, klienter, brugere og samar-bejdspartnere; her er intranettet et redskab, der kan skabe et rum for informationsdeling oghave det mål at forbedre servicen udadtil.

Ø At fjerne hæmmende faggrænser og opmuntre teams til samarbejde og udvikling, såledesden tværfaglige kommunikation forbedres. På den måde gøres den enkelte medarbejdersekspert- og intellektuelle evner mere synlige og brugbare.

Ovenstående viser mange forskellige grunde til at have et intranet; de har dog alle rod i forståelsenaf organisationen. Ud over at give det enkelte organisationsmedlem adgang til specifikke data påalle tider af døgnet, ligger udfordringen i høj grad i at udvikle intranettet, så det definerer organisa-tionens kultur og værdigrundlag og kan fremvise det til alle organisationens interessenter. Når inte-ressenterne, ved hvad organisationen står for, hvad den strategiske vision og målsætning er, hvemde andre af organisationens interessenter er, er det muligt at fokusere mere klart på den enkeltesinformationstilførsel til organisationen, og specielt på, hvad denne tilførsel er værd. Dermed kanintranettet være del af en proces, der kan være med til at individet i organisationen i højere gradføler sig som en del af en enhed, hvor alle passer ind og ved, hvilke roller og funktioner der skaludfyldes i forhold til organisationens mål og strategier.82 Intranettet kan med sin teknologi ogkommunikationsinfrastruktur give alle i organisationen en mulighed for at få fat i organisationens”vidensdepot”.

LedelseSom jeg har set på i det sidste afsnit, er der mange processer i en organisation, der skal være styr på,for at den bliver velfungerende i forhold til kommunikation. Ledelsen er et aspekt i organisationens

82 Jvf. tidligere introducerede teori omkring handlingsmodeller.



arbejde og udvikling, som man ikke må glemme, da ledelsen ofte har det overordnede ansvar formange af processerne i en organisation.Samtidig er det ofte ledelsen der står for indsporing, motivation og inspiration overfor organisatio-nens medarbejdere både i forhold til nye tiltag, men også i forhold til at få organisationen til at fun-gere i en travl hverdag. Som tidligere nævnt vil jeg ikke gå i dybden med en analyse af de forskelli-ge lederstile og ledelsestyper, men komme ind på hvad det kræver af en ledelse at arbejde med in-formationsdeling og IT.

Ledelsesadfærd handler om, hvordan lederen er som person, og hvordan vedkommende opfører sig.Ledelse er ikke kun et spørgsmål om et job, men i lige så høj grad om en personlighed. Ledelsesad-færden kan have stor indvirkning på, i hvor høj grad organisationen tager de forskellige aspekter indi det daglige arbejde. Som jeg har været inde på tidligere er det det op til det enkelte individ at læreog erkende i forhold til informationsdeling, det er ikke noget en ledelse kan trække ned over hove-det på sine medarbejdere! Men ledelsen kan være et forbillede for sine medarbejdere, fx når detkommer til anvendelsen af IT. Hvis man som leder opfordrer sine ansatte til at benytte sig af de IT-redskaber, organisationen har anskaffet sig, herunder intranettet, er det ikke særlig troværdigt, hvisledelsen ikke selv også anvender disse redskaber.

Hvis en organisation ønsker at arbejde med informationsflowet i organisationen, kræver det nogleledelsesprincipper og -strategier. Men en direkte opskrift på hvilke principper og strategier den en-kelte organisation kan anvende er ikke mulig, da situationen er meget individuel i forhold til denenkelte organisation, og dermed må strategien tilpasses det enkelte tilfælde. Thomas Davenports ideom en ”informationsøkologi”83 er en vision eller strategi, der kan ses som en tilgang i analyse ogstrukturering af kommunikation og information i det daglige.Informationsøkologien er kendetegnet ved84:

§ Integration af forskellige informationstyper, giver sig til udtryk i en sammensmeltning af in-formationsbærende medier.

§ Erkendelse af ændring som følge af udviklingen, kræver fleksible og udviklingsegnede in-formationssystemer.

§ Fokus på observation og beskrivelse, fokus på hvem der har hvilken information og hvordanden anvendes, samles og fordeles.

§ Fokus på mennesker og adfærd, betyder fokus på kvalitet frem for kvantitet og på at gøretilgangen og brugen af information lettere for medarbejderne.

De fire kendetegn kan gøre sig gældende i en hvilken som helst organisation med fokus på IT. End-videre er det elementære aspekter, der må være i fokus i en organisation, hvor intranet skal brugessom kommunikationsmiddel.

83 Davenport, Thomas H. (1997)84 De fire kendetegn er oversat fra Davenport, Thomas H. (1999), s. 46-156



Nøgleord i informationsøkologien er:§ Informationsstrategi§ Informationspolitik§ Informationsadfærd og kultur§ Informationspersonale§ Informationsprocesser§ Informationsteknologi85

Ovenstående er alle områder, som en ledelse må se på i forhold til informationsdeling, hvis en orga-nisation har ønsket om, at informationsressourcerne fordeles bedre ved hjælp af et intranet. Samti-dig hænger fokusområderne tæt sammen med elementerne i den ledelsesstil, Jan Damsgaard mener,skal være tilstede i arbejdet med et intranet86. Elementerne kræver ikke nødvendigvis en bestemtledelsestype i den klassiske forstand, men en ledelse, der er: åben, projektorienteret, fleksibel, harforståelse for udvikling, tager ansvar, har interesse for tværfagligt arbejde og IT.

Et godt intranet skabes ikke kun på baggrund af en ledelse, en enkelt afdeling eller en håndfuld ud-valgte medarbejderes beslutninger87, men formaliseringen af intranettet hviler ofte på en fast styre-gruppe med det overordnede ansvar. Som oftest vil ledelsen have et bestemt ansvarsområde i dennegruppe, som oftest det overordnede. Her er det væsentligt at være med til at vurdere intranettetskvalitet, herunder informationens kvalitet og formaliseringen af informationsselektionen på intra-nettet.

OpsamlingI dette kapitel har jeg set på at nogle af de elementer, der har indflydelse på en organisations daglig-dag, bl.a. holdningen til informationsdeling og kommunikation. Informationer bliver ikke bare vær-di, fordi de formidles via et intranet, det handler bl.a. om at organisationsmedlemmet har lyst til attilegne sig information. Derfor er det af betydning for arbejdet med informationsflowet i organisati-onen, at ledelsen gør sig nogle overvejelser i forhold kommunikationen, fx anvender en informati-onsstrategi og tager hensyn til, at der spiller mange faktorer ind i arbejdet med informationen. Hviset intranet skal anvendes som kommunikations- og informationsdelingsmiddel, må ledelsen somudgangspunkt gå forrest og vise sig som en rollemodel ved at anvende intranettet og samtidig op-fordre personalet til at anvende det. På den måde opnås en troværdighed overfor det nye medie, menet godt intranet skabes ikke kun på baggrund af en engageret ledelse; der er mange elementer, derspiller ind på kommunikationssituationen og – miljøet.

I næste afsnit dykkes dybere ned i kommunikationssituationen omkring et intranet.

85 Nøgleordene er oversat fra Davenport, Thomas H. (1997), s. 29-3386 Damsgaard, Jan (1999), s. 1787 Møller, Mads Richard (2001)


Kapitel 4 – Kommunikation via intranet

Kommunikation via intranetDette kapitel ser nærmere på den specifikke kommunikationssituation omkring et intranet. Derpræsenteres en kommunikationsmodel, som anvendes til at sætte intranettet ind i en kommu-nikativ kontekst. Endvidere introduceres begrebet brugbarhed.

Som jeg har set på i de foregående kapitler kan et intranet understøtte kommunikation og informati-onsdeling i en organisation. For at kunne forstå og arbejde med intranettet som et informationsbæ-rende medie, er det af væsentlig betydning at forstå den kommunikationssituation, der foregår. Ud-gangspunktet for denne forståelse er en gennemgang af Lisbeth Thorlacius´ kommunikationsmodel.Modellen er valgt fordi den forholder sig til tidligere modeller og kommunikationsteorier og en afThorlacius pointer er, at ”… modellen i øvrigt [kan] bruges til analyse af alle former for medierindenfor planlagt kommunikation”.88 De nye medietyper kommer også med i betragtning, da model-len endvidere er ”… tænkt til også at skulle analysere netmedier, er det således nødvendigt at tilføjenogle funktioner til modellen, som tager højde for de netspecifikke elementer”89. Modellen er lavetmed særligt henblik på den visuelle kommunikation på websites, men som ovenstående citat siger,kan den også anvendes i forhold til andre medietyper, derfor har jeg valgt at anvende den i forholdtil et intranet, da det har mange lighedspunkter med kommunikationssituationen på Internettet.

Thorlacius’ model afspejler både en afsenderorienteret og en modtagerorienteret tilgang til kommu-nikationssituationen, og modellen inddrager flere elementer fra forskellige kommunikationsteoreti-ske forskningstraditioner, herunder:

§ Transmission- og transportteorierne, der er kendetegnet ved et afsenderorienteret udgangs-punkt.

§ Uses and gratifications-teorien, der tager udgangspunkt i modtagerens behov og tilfredsstil-lelse.

88 Thorlacius, Lisbeth (2002), s. 5089 Ibid. s. 51

Kapitel

4



§ Receptionsteorien, der tager udgangspunkt i modtageren og dennes reception af mediepro-duktet.90

Dog skal det bemærkes at hun ikke holder fast i den traditionelle opfattelse af kommunikation somen ren overførsel af en meddelelse.

Nedenstående er Thorlacius´ model, der har udgangspunkt i Roman Jacobsens lingvistiske kommu-nikationsmodel.

Afsenderen

90 Thorlacius, Lisbeth (2002), s. 25

KontekstDen referentielle ogden intertekstuelle

funktion

Faktisk af-sender

Undersøgelseaf afsenders

intention

Implicitmodtager

Den konativeog de interak-tive funktioner

Produkt

Den formaleog den uudsi-gelige æsteti-ske funktion

Implicitafsender

Den ekspres-sive og de

emotive funk-tioner

MediumDen fatiske og den na-

vigative funktion

KodeDen metakommunikativeog den intersemiotiske

funktion

Faktiskmodtager

Undersøgelseaf den kogniti-ve og den ko-native og denemotionellereception

Model 1 - Visuel kommunikationsmodel med særligt henblik på websites. Kilde: Thorlacius, Lisbet (2002), s. 49



Afsenderen er den, der er ansvarlig for, at der foregår en kommunikativ handling i meddelelsen(produktet)91 og har en intention med kommunikationen. Den faktiske afsender er den egentligeafsender, som kommunikerer noget til modtageren via mediet. Den ekspressive funktion og denemotive funktion omfatter afsenders holdning, værdier, stemninger og følelser på den måde, hvorpåde kommer til udtryk i teksten eller produktet. Den implicitte afsender overfører følelser og hold-ninger til modtageren via bevidst eller ubevist sprogbrug, symboler og farver.92

ModtagerenModtageren er den, som afsenderen sigter at påvirke og måske berige med sin kommunikationsind-sats. Den implicitte modtager fremgår af produktet, herunder hvem afsender henvender sig til oghvordan. Hertil knyttes den konative og interaktive kommunikationsfunktion, der har til hensigt atpåvirke modtagerens vilje, handling eller anden form for adfærd, altså hvorledes afsender appellererdirekte til modtageren om at handle eller foretage sig noget. Den konative funktion dækker over,hvordan afsender påvirker modtageren til handling ved hjælp af æstetiske virkemidler, som farver,billeder og komposition. I den interaktive funktion ligger en analyse af den interaktion, der foregårmellem brugeren og websitet, altså menneske-computer-interaktionen (HCI). Det er afsenderen, dertager stilling, til, hvilke interaktionsmuligheder brugeren skal møde på websitet.

Den faktiske modtager befinder sig udenfor produktet; i forhold til denne er der tre former for re-ceptionsformer, der har relevans: den kognitive, den konative og den emotionelle. Den kognitiveomhandler den intellektuelle og erkendelsesmæssige reception af de visuelle udtryk i produktet. Detkonative handler om at finde ud af, om modtageren er blevet påvirket til at foretage sig en eller an-den form for handling93, her angår det viljen og det driftsmæssige. Den emotionelle reception foku-serer på den oplevelse, modtageren opnår gennem sine følelser og sanser.

ProduktetProduktet er meddelelsen/ budskabet, herunder både tekstens indholdsside og udtryksside.Indholdssiden kan betragtes som den rene tekstlige information, mens udtrykssiden har fokus på detmere visuelle æstetiske i budskabet.

Den formale æstetiske funktion er det visuelle udtryks evne til formidling af den æstetiske oplevel-se, det kombinerer det sanselige og det erkendelsesmæssige, der beskriver eller klassificerer ople-velsen. Den uudsigelige æstetiske funktion er derimod det visuelle udtryks evne til at formidle denæstetiske oplevelse, hvor der primært tages udgangspunkt i det, der opleves gennem sanserne ogfølelserne og ikke kan klassificeres. Dermed kan den formale og uudsigelige æstetiske funktionbetragtes som elementer, der kommer til udtryk i forhold til meddelelsen gennem visuelle virkemid-

91 Se definitionen af produktet92 Thorlacius, Lisbeth (2002), s. 53à93 I forhold til intranettet, må handling betragtes i bred forstand, hvis der dannes ny viden på baggrund af den informati-on der indhentes, og denne information anvendes, så den bliver til viden.



ler i form af grafisk design, farver, komposition, illustrationer, lydeffekter, lysintensitet, bevægelserog andre æstetiske udtryk på websitet. Linkene kan bl.a. være elementer, der kan udstyres med vir-kemidler, som vækker opmærksomhed og dermed inviterer til at blive trykket på.94

KontekstenKonteksten er den sammenhæng kommunikationssituationen indgår i; modellen dækker både dentekstuelle og den situationelle kontekst. Den referentielle og den intertekstuelle funktion er elemen-ter, der har indflydelse på konteksten. Den referentielle funktion giver indholdet en betydningsfunk-tion, kan optræde som et symbol, ikon eller lign., og har betydning i forhold til funktionalitet påwebsites, hvor den kan optræder som enkle, logisk opbyggede netstrukturer og søgemuligheder,hvor genkendeligheden betyder, at man hurtigere orienterer sig, fx via et ikon.

Den intertekstuelle funktion henviser til andre produkter, der ligger ud over selve kommunikations-situationen. Den intertekstuelle funktion optræder på websites i forhold til de visuelle virkemidler,farver, skrifttyper og design, hvor designet gør, at navigationen bliver let, da der opstår en genken-delighed fra andre sider på websitet via en (implicit) henvisning, når der bruges et bestemt designeller virkemiddel.95

MedietMediet er mellemleddet mellem afsender og modtager og for ”at der kan foregå en kommunikativhandling, er det nødvendigt, at der er et medium...”96. Mediet er det fysiske middel eller redskab,der overfører produktet mellem afsender og modtager.

I modellen knytter der sig to kommunikationsfunktioner til mediet; hhv. den fatiske funktion og dennavigative funktion. Den fatiske funktion vedligeholder kontakten mellem afsender og modtagerved hjælp af visuelle hjælpemidler. Det kan fx udmønte sig i redundans på siderne i et website iform af genkendeligt design, typografi og farver.

På samme måde har den navigative funktion til formål at vedligeholde kontakten mellem afsenderog modtager via mediet. Navigationsstrukturen på et website har til formål at opbygge en logisknetstruktur, så brugeren kan finde rundt på websitet. Ved hjælp af en forudsigelighed og strukturmed klar funktionel og grafisk kontinuitet mellem de forskellige komponenter får brugeren sineinformationer hurtigst muligt. Dog skal man være opmærksom på, at links er en fare for vedligehol-delsen af kontakten mellem afsenderen og modtageren, der skal tages hensyn til. Efter Thorlaciusmening skal linkene være ”udformet som klare og konsistente ikoner, grafiske identifikationsmøn-stre eller tekstbaserede menuer, der kan fungere som en rød tråd, der giver brugeren en hjælp til at

94 Thorlacius, Lisbeth (2002), s.13695 Ibid., s. 139à96 Ibid., s. 160



finde det, de leder efter, uden at de spilder deres tid undervejs i blindgyder”.97 I dette liggerspørgsmålet om brugervenlighed og brugbarhed som elementer, der kan berige det konkrete design-valg, hvilket jeg vender tilbage til senere.

Koden:Koden er et udvalg af tegn, som i den specifikke sammensætning får en unik betydning. Koden er etsystem bestående af tegn, hvor hvert enkelt tegn er tillagt en betydning, der er kendt både af afsen-der og modtager for at en kommunikativ handling kan lykkes.

I forbindelse med koden er der tilknyttet to kommunikationsfunktioner: den metakommunikative –og den intersemiotiske funktion. Der er tale om en metakommunikativ funktion, når en genre talerom sig selv, eller når et billede flyttes fra én kontekst til en anden, og derved stilles udenfor sig selvog ”aftvinger en metarefleksion hos beskueren over, hvad billedet nu siger om billedet i den nyebetydning”.98 Denne funktion kan fx være tilstede når et website taler om et andet website efter densamme opskrift, men i en karikaturudgave. I den intersemiotiske funktion er der tale om, at der be-nyttes et tegn fra et kodesystem til at forklare tegn fra et andet kodesystem. En intersemiotisk funk-tion kan fx være, når en søgeknap er udstyret med både et billede af en lup og en tekst, hvor derstår: ”Søg her”.

Intranet og Thorlacius modelThorlacius´ kommunikationsmodel er udviklet specifikt til analyse af den visuelle kommunikationpå websites og har et meget semiotisk udgangspunkt; samtidig er den stærkt inspireret af RomanJacobsens klassiske model og har tydelige lingvistiske træk. Det er tydeligt at modellen, har et stortfokus på det visuelle i kommunikationssituationen, hvor de visuelle kommunikationselementer imodellen i høj grad er anvendelige i forhold til brugbarhed og webdesign.

Modellen viser, at kommunikationssituationen er en proces, der kan gå begge veje; der er ikke taleom en lineær proces, hvor det kun drejer sig om en overførsel af information fra en afsender til enmodtager, men en proces, hvor afsender og modtager begge har stor indflydelse på, om meddelelsenforstås. Modellen tilgodeser den gensidige påvirkning, der er mellem afsender og modtager, hvilketer en vigtig pointe i forhold til kommunikation via et intranet, hvor mediet netop skal være med tilat skabe dialog og bære information ud til hele organisationen, så alle organisationsmedlemmernekan få indflydelse på og være med til at påvirke informationsstrømmen i organisationen.

Modellen kan bruges til at sætte fokus på kommunikationen omkring et intranet. Det er da ogsåThorlacius intention at gøre modellen så konkret og anvendelig som muligt, så den kan bruges i

97 Thorlacius, Lisbeth (2002), s. 16998 Ibid., s. 185



praksis som et analyseværktøj. Den kan ses som et specifikt redskab i organisationens arbejde medat belyse den kommunikation, intranettet kan hjælpe med at understøtte. Elementerne i modellenskal forstås som en helhed, idet de alle har indflydelse på, hvordan kommunikationen kan kommetil at foregå. Således er de at betragte som dele af kommunikationssituationen i forhold til intranettetsom en teknisk løsning, men rækker samtidig også udover intranettet, da den eksisterende organisa-tions funktionsmåde også har stor indflydelse på elementerne.

Thorlacius´ model anvendes senere til at analysere casen, hvor jeg prøver at udfylde de forskelligepladser i modellen i forhold til Sygeplejeskolens intranet.

BrugbarhedBrugbarhed (eller usability) er i forbindelse med design til website et stort og omfangsrigt emne, derhandler om modtagerens interaktion med computeren, Human-Computer-Interaktion (HCI), enuundgåelig del af den computer-medierede kommunikation.

For den enkelte bruger af et intranet skal der være en motivation tilstede, for at vedkommendekommer tilbage og anvender intranettet igen; her er tilgangen og brugbarheden til mediet medvir-kende til intranettets succes eller mangel på samme. Jacob Nielsens ”minimalistiske” tilgang tilbrugervenlighed og design af websites og holdning, om at websites skal informere og gøre det såhurtigt som muligt99, er overbevisende og anvendelige i forhold til intranet og i tråd med de efter-følgende retningslinjer, opstillet af Rolf Molich100, der handler om anvendelighed og konsekvens.

Et brugervenligt website er:§ Let at lære§ Let at huske§ Effektivt at bruge§ Forståeligt§ Tilfredsstillende at bruge101

Retningslinjerne virker som udgangspunkt meget simple og ligetil, men i den konkrete designsitua-tion er der mange ting at tænke på. Disse retningslinjer kan være en god forudsætning for en sagligdiskussion omkring målet for et intranet, hvor realistiske mål for brugbarhed er en udfordring forden arbejdsgruppe, der skal være med til at udvikle intranettet.

Forskellen på brugbarhed på Internettet og intranettet skal nok findes i den meget homogene mål-gruppe, hvor det i højere grad er i orden, at et intranet ikke nødvendigvis er fuldt gennemskueligt på

99 Nielsen, Jacob (2002)100 Molich, Rolf (2001)101 Ibid, s. 22



få sekunder eller minutter, i modsætning til et website, hvor det er vigtigt at fastholde brugeren meddet samme, og hvor et gennemskueligt website med tydelig indikation af hvilken information web-sitet kan tilbyde og hvordan man kommer hen til den, kan være metoden hertil. Endvidere er etkendetegn for et intranet at det indeholder ”between 10 and 100 times as many pages as the compa-ny’s external website”102. Derfor skal intranettet skal effektivt at bruge, og det kan i nogle tilfældevære nødvendigt at gøre det så komplekst, at det får betydning for den umiddelbare gennemskuelig-hed, og det tager lidt tid at lære at arbejde med. Om et godt intranet er kendetegnet ved dets visuelledesign kan man altid diskutere, men anvendelighed og konsekvens i designet så brugeren ikke i sitdaglige arbejde forstyrres af problemer med at finde den relevante information, er væsentlig.103

Derfor er det vigtigt, at der sker et samarbejde med brugergruppen i designprocessen. Det kan gøresvia en testgruppe104, der kan være med til at afprøve, om budskabet både på indholdssiden og ud-trykssiden kommer godt nok til udtryk, og om designet er brugbart, både på den rent visuelle side,men også i forhold til navigation og logisk opbygning af informationsarkitekturen på intranettet.

Hvis hele organisationen skal anvende og finde glæde ved intranettet, er det vigtigt, at alle får mu-lighed for at få indflydelse på og medvirke til, at intranettet bliver et godt redskab i dagligdagen.Ved at inddrage brugerne i designprocessen kommer der for det første fokus på kommunikations-gange i organisationen, intranettet præsenteres som et fleksibelt medie, man kan få medindflydelsepå, dermed er det lettere at ”tage ejerskab” i forhold til mediet, og den enkelte medarbejder kan påden måde være med til at definere nogle kommunikationsrammer for det daglige arbejde.

SammenfatningIntranettet kan ses som et redskab til informationsdeling i en organisation, der kan være med til atforbedre kommunikations- og dermed arbejdsprocesserne i en organisation. Indholdet på intranettetkan have forskellig karakter; det afhænger af organisationstypen og hvilken form for anvendelse,den enkelte organisation ser en fordel i.

Analyse og belysning af den enkelte kommunikationssituation kan være udgangspunkt for opbyg-ningen af et velfungerende intranet. Lisbeth Thorlacius’ model kan være et redskab til belysning afkommunikationen omkring et intranet og kan sætte fokus på nogle af aspekterne i kommunikations-situationen omkring et intranet.

Ledelsen har stor indflydelse på, hvordan medarbejderne modtager ny teknologi, men det er stadigop til den enkelte medarbejder at være åben for læring, kommunikation og informationsdeling.

102 Nielsen, Jacob (2000), s. 265103 Molich, Rolf (2001), s. 13104 Ibid., s. 122



Endvidere har tilgangen og brugbarheden også indflydelse på den enkelte medarbejders motivationtil at anvende intranettet.

Men hvordan ser tingene ud i praksis?


Kapitel 5 – Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt

Sygeplejeskolen Vestsjællands AmtBeskrivelse af Sygeplejeskolen, dens organisation og forhold til IT, samt en beskrivelse af Sy-geplejeskolens intranets historie.

Mit udgangspunkt i forhold til specialets problemstilling har været, om et intranet i praksis kan fun-gere som kommunikationsredskab. Det undersøges bl.a. ved at belyse, hvilke overvejelser ledelsenpå Sygeplejeskolen har haft med intranettet, og om sygeplejeskolen har en IT-politik og hvordanintranettet anvendes af personalet. Teorien viser den ideelle situation i arbejdet med intranettet.Hvordan det forholder sig i praksis skal de næste kapitler belyse, da jeg vil se på de erfaringer, deempiriske undersøgelser resulterede i.

Sygeplejeskolen

Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt – Fotograf: Anne Holst Laursen

Kapitel

5



Fysiske og organisatoriske rammerIndtil 1998 var der tre afdelinger af Sygeplejeskolen, der alle havde den samme ledelse, men lå hhv.i Holbæk, Ringsted og Slagelse, hvor Holbæk og Ringsted havde lokale afdelingsledere. Admini-strationen og sekretariat lå i Slagelse, men pr. 1. september 1998 blev skolen samlet i Slagelse. Sy-geplejeskolen ligger umiddelbart i tilknytning til Slagelse Centralsygehus, og den nære beliggenhedmellem skole og sygehus giver skolen mulighed for at have et studiemiljø, hvor teori og praksis ertæt sammenknyttet.

I dag består personalet på sygeplejeskolen af: 5 personer i ledergruppe, 35 undervisere, 3 biblioteka-rer, teknisk og administrativt personale inkl. kantine og rengøringspersonale, i alt 60 personer. Dergår ca. 500 studerende på skolen.105

Skolen har PC-skrivestue og pædagogisk værksted, et moderne bibliotek, der tilbyder litteratursøg-ning og Internetadgang og giver adgang til artikelbaser via PC’ere.

105 Bilag 6, s. 1

CVU SjællandCenter for Videregående

uddannelser

Rektor

StyregruppeBestående af ledergruppen og undervisergruppen

LedergruppeBestående af 5 personer inkl. rektor

Fag-gruppe

Fag-gruppe

Fag-gruppe

Fag-gruppe

Fag-gruppe

Fag-gruppe

Fag-gruppe

Diagram 1: Organisationsdiagram for Sygeplejeskolen



Ledergruppen består af fem personer med forskellige overordnede administrative roller inklusivrektoren. Styregruppen består af både ledere og undervisere og er et nøgleelement for det uddannel-sesmæssige på skolen, da organisationen er bygget op i forhold til uddannelsen. Styregruppen beståraf en række faggrupper på tværs af fag, dannet ud fra uddannelsesmæssige synspunkter, nogle hvorder kun er ansatte, andre med deltagelse af studerende, bl.a. et udvalg med fokus på skolens brug afIKT. I faggrupperne arbejder folk sammen efter interesse og planlægger undervisningen sammen.

Studiets opbygningSygeplejeskolen uddanner studerende, så de efter endt uddannelse skal kunne fungere selvstændigtsom sygeplejersker. Uddannelsen skal give de studerende mulighed for at uddanne sig i teoretiskeog praktiske sammenhænge om forhold af betydning for sygepleje ”i forhold til raske mennesker,mennesker hvis sundhedstilstand er truet, mennesker med akut og kronisk, somatisk og psykisk syg-dom og i forhold til mennesker i alle aldersgrupper.”106 Uddannelsen kvalificerer til arbejde i ind-og udland indenfor mange forskellige områder, bl.a. private firmaer, psykiatriafdelinger, sundheds-pleje, fødeafdelinger og ambulancefly.

Sygeplejeskolen optager 180 studerende 2 gange om året med start 1. februar og 1. september. Des-uden tilbyder skolen et fjernundervisningsstudium til de studerende, her får de studerende mulighedfor ”at vælge klinisk uddannelse tæt ved egen bopæl”.107 Uddannelserne varer 3½ år og er pointsatefter ECTS pointsystem. Uddannelsen er opbygget som en vekslen mellem praksis og teori.

IT på SygeplejeskolenDa den nuværende rektor Bodil Roed fik sit job i 1994, var der ikke PC-netværk på skolen, og langtfra alle kontorer havde en PC. Som udgangspunkt fik hun sat i værk, at der kom servere op at stå ogi forlængelse heraf, at der kom PC'er på lærerkontorerne og til bibliotekarerne, således at der kunneoprettes netværk og der dermed var dannet grundlag for en større informationsdeling. I sammen-hæng med oprettelsen af fjernundervisningsstudiet i 2001 kom der en beslutning om at tilbyde alleansatte hjemmepc’er, da studiet gjorde det til en forudsætning, at størstedelen af personalegruppenhavde pc’er hjemme. Pga. samlingen af de tre afdelinger er personalegruppen kendetegnet ved atvære meget spredt rent geografisk, da personale fra hhv. Holbæk og Ringsted blev samlet i Slagelse.Derfor blev det også synligt, at det var nødvendigt at have samling på informationer og oplysninger,der var til at få fat i hjemmefra, og ideen om intranettet var født.108

106 Studieordningen for sygeplejeuddannelsen s. 3107 http://www.sygeplejeskolen-slagelse.dk108 Bilag 6

http://www.sygeplejeskolen-slagelse.dk



I dag et IT et vigtigt omdrejningspunkt for mange ting på Sygeplejeskolen, det er et vigtigt redskab iundervisningen og den daglige kommunikation på skolen. Her er der lagt vægt på, at studieordnin-gens målsætning omkring den teknologiske udvikling er opfyldt.109

”§ 1. Formålet med sygeplejerskeuddannelsen er at kvalificere de studerende til efter endt uddan-nelse at kunne fungere selvstændigt som sygeplejerske og herunder indgå i et tværfagligt samarbej-de. Uddannelsen skal, i overensstemmelse med den samfundsmæssige, videnskabelige og teknologi-ske udvikling samt befolkningens behov for sygepleje, kvalificere de studerende inden for teoretiskeog kliniske sygeplejekundskaber. ” 110

Selvom der ikke er en nedskrevet IT-politik, indgår IT implicit i undervisningen, hvor det er væ-sentligt at give de studerende nogle IT-kompetencer, her får de bl.a. kurser i brug af Internet. Derforhar alle underviserne også fået tilbudt et pædagogisk IT-kørekort, Sund IT111, der skal give demyderligere kompetencer til anvendelse af IT i undervisningen.112

Skolens website giver med sit webbaserede ”ekstranet”113 for de studerende mulighed for, at de kanhente information, når de arbejder både i grupperum og i pædagogiske værksteder på skolen, menogså når de sidder derhjemme eller er i praktik rundt omkring i landet eller i udlandet.

Intranettets historie på SygeplejeskolenBehovet for intranettet opstod på baggrund af undervisernes utilfredshed omkring manglende dagliginformation.114 IKT-udvalget på skolen lavede på baggrund heraf en undersøgelse, hvor der blevinterviewet en stor del af personalegruppen for at finde ud af hvilke behov og ønsker, der var i for-hold til at videregive og modtage information, og hvad et muligt intranet skulle indeholde. På bag-grund af undersøgelsen blev intranettet oprettet i 2001 som en del af skolens website. Udgangs-punktet var, at intranettet skulle indeholde alt vedrørende uddannelsen, herunder: studiehåndbog,studiebeskrivelser, kalender og udvalgsoversigt.115 Efterfølgende blev intranettet præsenteret forpersonalet på skolen ved en lille reception, hvor alle havde fået en invitation fra ledelsen og de an-dre medlemmer af IKT-udvalget. Ved mødet blev det nye redskab præsenteret, og der var mulighedfor at stille spørgsmål og kommentere design og struktur.116

109 Bilag 6110 Studieordningen for Sygeplejeuddannelsen s. 3111 http://www.sund-it.dk112 Se bilag 5113 Se http://www.sygeplejeskolen-slagelse.dk/Intranet-stud/Intranet-1.htm - OBS - Sygeplejeskolens ekstranet kan ikke karakteriseres i tråd med specialets definition af extranet, da Sygeplejeskolens ekstranet ikke kræver password og derfor er en del af det offentlige website.114 Se bilag 7, s. 2, og bilag 6, s. 2115 Bilag 7, s. 3116 Se bilag 7, s. 8 og bilag 6, s. 7

http://www.sund-it.dk

http://www.sygeplejeskolen-slagelse.dk/Intranet-stud/Intranet-1.htm



Intranettet ajourføres i dag af én person, bibliotekar Rakel Rubin, der har stået for opbygningen afintranettet fra starten af; hun vedligeholder i dag Sygeplejeskolens intranet, website og ekstranet.Indholdet laves af forskellige faggrupper, bl.a. modtager hun meget materiale fra sekretærerne, daalle endnu ikke selv har lært at lægge information på intranettet. Opbygningen og intranettets struk-tur er udelukkende lavet af Rakel Rubin, der har fået forholdsvis frie hænder, men indholdet er lø-bende blevet evalueret og udvidet efterhånden som der kom nye kommentarer og forslag.117

Ændringsforslag til intranettet går igennem IKT-udvalget, der består bl.a. af en ledelsesrepræsen-tant, en teknisk repræsentant og en pædagogisk repræsentant, således at alle faggrupper er repræ-senteret og har medindflydelse. Denne sammensætning giver god mulighed for at få input fra allefaggrupper i forhold til brug af intranettet.118 Udvalget har den politik, at de forholder sig konstruk-tivt og åbent overfor forslag, der stilles til forbedring af intranettet119.

117 Se bilag 7118 Bilag 5, s. 2119 Ibid., s. 4


Kapitel 6 – Undersøgelsen på Sygeplejeskolen

Undersøgelsen på SygeplejeskolenPræsentation af undersøgelserne på Sygeplejeskolen, samt analyse af undersøgelsesresulta-terne.

Under mit besøg på sygeplejeskolen fik jeg adgang til skolens intranet, det var en adgang, der kunkunne gives mig som gæst og kun i kraft af at jeg befandt mig på skolen. Jeg fik lov til at tage firescreendumps fra intranettet med mig, og jeg har nøje udvalgt dem, da de skal ses som repræsentati-on af intranettet i den følgende analyse. De fire screendumps har jeg fået lov til at anvende, da deikke dækker over interne ting og ikke indeholder fortrolige oplysninger og de skal ses som udtrykfor, hvad jeg har fået lov til at tage med fra Sygeplejeskolen. I den følgende analyse tager jeg ud-gangspunkt i hele intranettet, som jeg oplevede det på mit besøg på skolen, dog med det forbehold,at jeg kun har fået lov til at opleve det i Sygeplejeskolens kontekst og ikke har fået lov til at se pådet hjemme. Samtlige screendumps er alle taget i fuldt skærmbillede.

Facts om respondenterne i spørgeskemaundersøgelsenMed henblik på at få en bedre forståelse af analysen introduceres i nedenstående et par facts omrespondenterne.

Nedenstående diagram viser respondenternes aldersspredning og viser, at størstedelen af responden-terne er over 40 år. Sammenholdt med hvor stor en del af respondenterne, der anvender intranettet,siger det noget om, at det ikke kun er de unge, der anvender IT i dagligdagen. Det kan også sigenoget om hvor meget Sygeplejeskolen prioriterer, at den enkelte medarbejder anvender IT, jvf. ud-dannelsens studieordning og det store fokus på, at de studerende skal være fortrolige med de mangeIT-redskaber i deres dagligdag.

Kapitel

6



Diagram 2: Respondenternes aldersspredning

Nedenstående figur giver et indtryk af respondenternes arbejdsområde og viser fordelingen over treområder.

Diagram 3: Respondenternes arbejdsområde på Sygeplejeskolen

5

10

15

Antal personer

Administra-tion

Undervisere

Andet

5

503020100

10

15

Antal personer

40 60 År



Diagram 3 viser at der tilsyneladende er en overvægt af undervisere i forhold til besvarelsen af spør-geskemaerne, den logiske forklaring herpå er, at hovedparten af de ansatte på sygeplejeskolen erundervisere120.

Analyse af kommunikationssituationen omkring intranettetMine undersøgelser viste at Sygeplejeskolens intranet er et kommunikationsredskab, der anvendesaf en stor del af personalet i dagligdagen, se nedenstående diagram.

13%

87%

Diagram 4: Anvendelse af intranet på Sygeplejeskolen

Efterfølgende analyse følger præsentationen af modellen jvf. kapitel 4.

AfsenderenDen faktiske afsender på Sygeplejeskolen kan overordnet anskues som organisationen. Dog er af-senderen konkret de fagudvalg, der lægger referater ud, ledelsen, der kommer med overordnedemeddelelser og andre i organisationen, der publicerer noget af relevans for hele organisationen. Heltreelt er det den enkelte person, der teknisk lægger information på intranettet, men som oftest er deten referent fra et fagudvalg eller lign., og dermed repræsenterer vedkommende en større gruppe.Afsenderens intentioner er med tydelighed at informere; der ligger en implicit konvention om atintranettet bruges til informationer og facts, der kan anvendes af hele organisationen. Samtidig erdet et signal, om at intranettet er et sted, der sker noget, og man kan fornemme på nyhedslisten påforsiden, at der er kontinuerlig udskiftning i informationerne.

120 Hvilket kan konkluderes ud fra personaleoversigten på Sygeplejeskolens website.

Bruger intranettet

Bruger ikke intranettet

For at se lidt nærmere på intranettet ogdets anvendelse og funktion vil jegprøve at sætte det ind i kommunikativkontekst vha. Thorlacius’ kommunika-tionsmodel.

Følgende analyse er baseret på resulta-terne fra interviews og spørgeskemaer,og underbygges af screendumps fraSygeplejeskolens intranet.



Screendump 1: Forsiden på Sygeplejeskolen Vestsjællands Amts intranet

Forsiden giver en ide om indhold og struktur, den viser nyheder og giver en ide om, hvad intranettetrummer.

Den implicitte afsender ses på alle sider i intranettet, hvor Sygeplejeskolens logo er anvendt, såledesat modtageren ikke på noget tidspunkt kan være i tvivl om afsenderens identitet. Troværdighedenog sagligheden kommer endvidere til udtryk i designet, der er seriøst og gennemgående stilrent. Derer ikke anvendt distraktioner fra informationen som flashfilm eller lign., i valget af stil ligger impli-cit skolens værdier. Den seriøse linje blødgøres dog af de to billeder på forsiden, hvor programmetfor årets personaleudflugt og et link til ”Nyt fra udviklingskonsulenten” ligger.

ModtagerenDen faktiske modtager er som udgangspunkt næsten den samme målgruppe som afsenderen, og herer det, at den gensidige påvirkning mellem afsender og modtager spiller ind. Dog kan ledelsen ihøjere grad betragtes som afsender end som modtager, men da de forskellige faggrupper på Syge-plejeskolen også lægger information ud, kan ledelsen også ses som modtager af informationer.Modtagerens handling i forhold til produktet (meddelelsen) er meget eksplicit, da en del informati-on omkring Sygeplejeskolen og studiet kun kan findes på intranettet. På den måde skaber den fakti-ske afsender, organisationen, et behov ved at lægge vigtig information på intranettet, og dermedtvinge modtageren til at anvende dette redskab i forhold til forskellige arbejdsrelaterede ting. Mod-



tagerens reaktion og dermed handling i forhold til produktet hænger sammen med behovet for in-formation, da modtageren som oftest søger produktet for at komme videre i en bestemt arbejdspro-ces, fx når en underviser planlægger undervisning og har behov for at se i div. studieordninger.

Den implicitte modtager er Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt, hvilket fremgår tydeligt af intranet-tets overskrift. Produktet viser med al tydelighed, hvem det henvender sig til, men overskriften an-vendes på hver side i intranettet. Som fx her på siden med praktiske informationer.

Screendump 2: Side fra Sygeplejeskolens intranet: Praktiske informationer

ProduktetProduktet på Sygeplejeskolens intranet findes ved at se på, hvad personalet anvender på intranettet,når de søger information. Intranettet er kendetegnet ved, at indholdet er tekstbaseret, derfor er pro-duktet karakteriseret ved at være rent tekstlig information. Rammerne omkring produktet analyseresi denne sammenhæng, hvor den rent tekstlige information kommer til udtryk i forhold til spørgsmål15 i spørgeskemaet121.

121 Se bilag 8



Spørgsmål 15 satte fokus på, hvilken information respondenterne anvender på Sygeplejeskolensintranet. Nedenstående viser de forskellige grupper af indhold, der anvendes af respondenterne ispørgeskemaundersøgelsen.

Indholdet på intranettet er kendetegnet ved at omhandle:§ Dagligdagen: Lokale booking, turnusplan, nyhedsbrev§ Planlægning og proces: Kalender, info om praktiksteder og praktikanter, eksamensoversigt,

kursusansøgninger§ Skolens faglighed: Studieordning, mødereferater, information om div. udvalg

Diagram 5: Oversigt over informationsanvendelsen

De to indholdstyper, der anvendes mest på Sygeplejeskolens intranet, er studieordningen og møde-referaterne, men skarpt forfulgt af information omkring div. udvalg, nyhedsbrev og kursusansøg-

5 201510Antal

Eksamensoversigt

Info om praktikstederog praktikanter

Mødereferater

Turnusplan

Studieordning

Kalender

Kursusansøgninger

Information om div. udvalg

Lokaleinfo/og - fordeling

Nyhedsbrev

Andet

På baggrund af diagram 5 og div. screen-dumps og i forhold til opdelingen af ind-holdstyper jvf. teorien (se tabel 2, s. 29), erde fire indholdstyper repræsenteret på Sy-geplejeskolens intranet på følgende måde:

Identitet: Oversigt over div. fagudvalginkl. deres målsætninger mv.

Værktøj: Kalender, lokaleinfo og booking,studiehåndbog, div. Blanketter.

Arkiv: Mødereferater, div. studiebeskrivel-ser.

Nyheder: Nyhedsbreve og nyhedsoversigtpå forsiden.

Indholdstyperne kan overlappe hinanden,og en skarp opdeling i forhold til ovenstå-ende er ikke så væsentlig i forhold til dendaglige brug af intranettet, men opdelingenaf information kan være et redskab til sy-stematisering, når intranettets informati-onsstruktur designes.



ninger, dvs. alle indholdstyperne er repræsenteret i den daglige anvendelse af information fra intra-nettet.

KontekstenKonteksten i forhold til Sygeplejeskolens intranet kan defineres på to måder: der er den rent organi-satoriske kontekst, dvs. hvor er den enkelte medarbejder situeret, når vedkommende anvender intra-nettet, hvilket oftest er på skolen, på kontoret eller på sin hjemmearbejdsplads. Som man kan se affølgende diagram, anvender flere af de ansatte også intranettet hjemmefra. En af respondenternetilføjer at, ”det [intranettet] er hensigtsmæssigt når man har hjemmearbejdsplads fordi det eruoverskueligt at skulle have alle relevante oplysninger i mapper både i skolen og hjemme!”122

18%

82%

Konteksten er også den rent tekstlige kontekst; heri ligger de konventioner, organisationen forbin-der med intranet og brug af det. Det kan være bevidste eller ubevidste forventninger til, hvad ind-holdet er og hvordan det er udformet. Den tekstlige kontekst viser, at det her er Sygeplejeskolensintranet og ikke et website for zoologisk have. På den måde siger den tekstlige kontekst, at den in-formation, der ligger på intranettet, skal læses og forstås indenfor Sygeplejeskolens kontekst.

MedietMediet er et netdistribueret medie; adgangen til mediet fås via en kompliceret URL og kræver an-vendelse af brugernavn og adgangskode. Mediet er den rent ”fysiske form”, der giver sig til udtrykgennem intranettets informationsstruktur og opbygning. Mediet er i høj grad med til at forme ind-holdet og som jeg anskuer det også den del af intranettet, der ofte gøres til diskussionsgenstand, nårman taler om brugbarhed.

Informationsstrukturen på intranettet er opbygget med links til interne og eksterne sider. Strukturener let og umiddelbart gennemskuelig i forhold til navigationen med den tydelige horisontale naviga-tionsmenu på forsiden og en navigationsmenu i venstre side på samtlige undersider. Nedenståendebillede illustrerer de forskellige navigationsmenuer.

122 Respondent nr. 3

Bruger ikke intranettet hjemmefra

Bruger intranettet hjemmefra

Diagram 6: Anvendelse af intranettet hjemmefra



Screendump 3: Side fra Sygeplejeskolens intranet: Nyheder og aktuelle sager…

Nedenstående er et sammensat screendump af sitemappet på Sygeplejeskolens intranet. Sitemappetviser informationsstrukturen og opbygningen af intranettet. Dog er sitemappet ikke så detaljeret, atman kan se alle undersider, men det giver et godt overblik til den, der ikke kan gennemskue, hvorbestemt information findes. En lille del af respondenterne påpeger, at de har problemer med at gen-nemskue strukturen, og flere foreslår, at en søgefunktion på intranettet kunne være et godt redskab,der ville gøre det hurtigere at komme frem til den ønskede information.



Screendump 4: Samlet sitemap for intranettet på Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt

KodenKoden er det der gør at kommunikationen på Sygeplejeskolens intranet kan lykkes.Koden på Sygeplejeskolen er tekst- og billedbaseret. Sproget er dansk og kendetegnet ved en syge-plejefaglig karakter.

Thorlacius´ kommunikationsmodel belyser situationen i praksis i forhold til Sygeplejeskolens intra-net, og viser, at der er gjort nogle bevidste overvejelser i forhold til opbygningen af intranettets de-sign.



Anvendelse af intranettetSom jeg tidligere har set på, er der forskel på de informationstyper personalet på Sygeplejeskolenanvender via intranettet123. Bodil Roed karakteriserer den information, der findes på intranettet påfølgende måde: ”...det er de større og mere vedvarende informationer, der ligger der”124. Spørge-skemaundersøgelsen viser, at de tre største årsager til at anvende intranettet125 i prioriteret række-følge er:

§ Jeg har brug for at printe noget ud der ligger på intranettet§ Jeg har modtaget en e-mail om opdateringer indenfor et område der interesserer mig§ Jeg er nysgerrig efter at se om der er nyheder

Den information der hentes på intranettet udprintes i høj grad, og hvis man ser tilbage på informati-onstyperne, der mest anvendes, så er det studieordning og mødereferater, der topper som de mestanvendte, begge typer, der er af en sådan karakter, at de ofte printes ud inden anvendelsen. En an-den årsag til anvendelse af intranettet opstår på baggrund af ”reminders” til personalet i form af e-mails, der fortæller om opdateringer mv. Dermed skal en stor del af personalet gøres opmærksompå intranettet, inden de anvender det. Dog påpeger flere af respondenterne, at intranettet er ”et godtredskab for at være opdateret”126 og en stor del anvender stadig intranettet til at tjekke nyheder.Meget få respondenter i undersøgelsen har svaret at de har intranettet som startside, når de åbnerbrowseren, og at de anvender intranettet på anbefaling af ledelsen. Som udgangspunkt er anvendel-sen af intranettet opstået af et behov om at være opdateret eller finde nogle bestemte informationertil udprint i det videre daglige arbejde. Halvdelen af respondenterne svarer, at de ikke har modtagetundervisning i anvendelse af intranettet127, men umiddelbart har det ingen indflydelse på anvendel-sen af intranettet, hvis man ser på, hvor mange der alligevel anvender det128. Hvorvidt den under-visning, der er givet har betydning for hvor ofte personalet anvender intranettet, er ikke til at sige,da jeg har valgt at behandle hvert spørgsmål i spørgeskemaet individuelt.

Nedenstående diagram illustrerer hyppigheden af personalets anvendelse af intranettet. Figuren vi-ser, at størstedelen anvender intranettet flere gange ugentligt, men at flere også anvender intranettetflere gange om dagen. En af respondenterne129 skriver, at vedkommende ville anvende intranettetmere, hvis strukturen var bedre.

123 Se diagram 5124 Bilag 6, s. 4125 Svar på spørgsmål nr. 9126 Respondent nr. 25127 Jvf. bilag 8, spørgsmål 6128 Se diagram 4129 Respondent nr. 7



8 %

56 %

3 6 %

0 %

Dette indikerer, hvor stor betydning en god struktur og gennemskuelig opbygning har for anvendel-sen af intranettet. Størstedelen af respondenterne har svaret ja til at de har fundet de informationerpå intranettet, de søgte130, men samtidig siger mere end halvdelen, at det ikke var let at finde deinformationer, de søgte131. Dog er afsenderens saglighed og seriøsitet slået igennem, da næsten allerespondenter mener, at informationen, de finder på intranettet, er troværdig132, dog med det lillemen, påpeget af et par enkelte respondenter, at troværdigheden kræver, at informationen er ajour-ført. Samtidig har halvdelen af respondenterne svaret, at de har fundet forældet information på in-tranettet133. Ud fra det må det konkluderes, at selvom de fleste er stødt på forældet information, ertroværdigheden af intranettet ikke i fare, og respondenterne anvender det alligevel, dog med en kri-tisk sans og opmærksomhed overfor manglende opdateringer. En anden årsag til troværdigheden iinformationen på intranettet kunne være at finde i, at over halvdelen af respondenterne ville væreinteresseret i selv at lægge information på intranettet134. De vil dermed gerne bidrage til udvidelsenog arbejdet med intranettet, og mange af dem påpeger, at de synes, at de har information at bidragemed135.

BrugbarhedIntranettets brugbarhed har stor indflydelse på, om den enkelte medarbejder motiveres til at anvendeintranettet (igen). I spørgeskemaets afsnit om intranettets opbygning svarede respondenterne bl.a.på:

130 Jvf. bilag 8, spørgsmål 10131 Jvf. bilag 8, spørgsmål 11132 Jvf. bilag 8, spørgsmål 13133 Jvf. bilag 8, spørgsmål 12134 Jvf. bilag 8, spørgsmål 14135 Bl.a. respondent nr. 16, 22, 23, 25, 26

Sjældent – 0 %

Flere gange månedligt

Flere gange ugentligt

Flere gange dagligt

Diagram 7: Hyppighed i anvendelsen af intranettet



§ Om de kunne lide intranettets farvevalg og sideopbygning på intranettet.§ Om de syntes, at intranettet har en logisk opbygning.§ Om de syntes, at intranettet generelt fungerer godt og tilfredsstiller de behov, de har136

Endvidere er respondenterne spurgt om, hvordan de er introduceret til intranettet og om de har mod-taget undervisning i anvendelse af intranettet.137

Rolf Molichs 5 retningslinjer om det brugervenlige website belyses med de fem spørgsmål, og dettyder på, at Sygeplejeskolens intranet ikke har let ved at opfylde alle kravene. De fem retningslinjerom det brugervenlige website skal ikke betragtes som retningsgivende for hvad der er rigtigt ogforkert indenfor webdesign, men de kan alligevel være med til at indikere nogle fokuspunkter i for-hold til brugeren og intranettets brugbarhed.

Næsten alle respondenterne husker introduktionen i forbindelse med intranettets oprettelse; et par afrespondenterne indikerer dog, at de er introduceret ”ved egen hjælp”138. To tredjedele svarer, at dehar modtaget undervisning i anvendelse af intranettet. Knap en tredjedel synes ikke, at intranettethar en logisk opbygning med undtagelse af ”ja, når jeg bruger sitemaps kan jeg se strukturen”139 og”Ja – når man finder logikken…”, det samme antal synes heller ikke, at intranettet generelt fungerergodt og opfylder de behov, de har. 10 ud af 15 kan ikke lide eller ved ikke, om de kan lide farveval-get og strukturen. Farvevalg og struktur hænger ikke som sådan sammen, og det er vigtigt at pointe-re, at farvevalg er en individuel smagssag, hvorimod strukturen har med informationsorganiseringenog navigation på intranettet at gøre, så da der reelt er to spørgsmål i ét, kan det også have betydningfor svarfordelingen og måske have betydet, at flere har svaret det ved jeg ikke, fordi spørgsmålet varfor komplekst.

Strukturen på Sygeplejeskolens intranet får en del kommentarer i undersøgelsen; den er ikke effek-tiv at bruge, og kritikpunkterne går på, at det er svært at finde informationer pga. uoverskuelighed;en respondent efterlyser bedre systematik140. Flere påpeger, at en søgefunktion vil forbedre effekti-viteten af søgninger på intranettet, hvilket Rakel Rubin også påpeger i interviewet som et element,hun gerne vil tilføje på intranettet, men som ikke er mulig med brug af den nuværende software.141

Men som et tidligere spørgsmål belyste, så har størstedelen alligevel indikeret, at de har fundet deninformation, de søgte; om det er sket med brug af en vis ihærdighed eller hjælp fra kollegaer, kander kun gisnes om.

136 Jvf. bilag 8, spørgsmål 16, 17 og 18137 Jvf. bilag 8, spørgsmål 5 og 6138 Respondent 3 og 17139 Respondent 28140 Respondent 12141 Bilag 7, s. 2



Intranettet er ikke let at lære og huske for en større del af respondenterne, hvilket jeg tolker somforståelsen ikke har gode vilkår, når strukturen ikke er logisk for den enkelte bruger. Den generelletilfredshed hænger meget sammen med, om intranettet er let at lære, let at huske, effektivt at brugeog forståeligt. Samtidig er den faktor, at intranettet er forholdsvist omfangsrigt og indeholder mangeinformationer en vigtig årsag til, at overskueligheden mistes, specielt også hvis strukturen på intra-nettet ikke er let tilgængelig. Dog er man på Sygeplejeskolen opmærksom på problemet, da web-masteren selv foreslår at, en søgefunktion vil løse mange problemer.

Opsummering

Ø Næsten alle respondenterne anvender intranettet.Ø Størstedelen af respondenterne anvender intranettet mere end en gang om ugen.Ø Størstedelen af respondenterne har fundet den information, de søgte.Ø Over halvdelen har fundet forældet information.Ø Respondenterne finder informationen troværdig.Ø Over halvdelen af respondenterne vil gerne være med til at lægge information på intra-

nettet.Ø En tredjedel synes ikke, at intranettet er logisk opbygget.Ø En tredjedel synes ikke, at intranettet generelt fungerer godt og opfylder de behov for in-

formation, de har.

Ledelse og intranettetHvordan ledelsen forholder sig til intranettet kan have en væsentlig betydning for, hvordan detmodtages af resten af personalet. Ledelsen må fremstå som en motivationsfaktor i forhold til anven-delsen af intranettet, men omvendt kan ledelsen også komme til at fremstå som en negativ faktor,hvis den forventer, at intranettet anvendes af alle i organisationen og dermed lægger pres på perso-nalet i organisationen.

De fleste af respondenterne i undersøgelsen har en ide om, at Sygeplejeskolens ledelse bruger intra-nettet142. Samtidig finder størstedelen af respondenterne informationerne troværdig, som set på isidste afsnit. Om der er en direkte forbindelse med deres anvendelse af intranettet og den ide, om atledelsen anvender intranettet, er lidt usikkert, men det at ledelsen går foran og viser sig som et ek-sempel i forhold til introduktion og arbejde med nye redskaber mv. i en organisation kan være mo-tiverende for resten af personalet. Endvidere kan det fremme troværdigheden overfor redskabet,hvis personalet føler at ledelsen kan stå inde for det og selv vil anvende det.

142 Jvf. bilag 8, spørgsmål 22 og 23



Halvdelen af respondenterne har indtryk af, at ledelsen anvender intranettet, men måske er de usikrepå, hvad det anvendes til, - om ledelsen kun publicerer materiale eller på samme måde som resten afpersonalet også henter information til det daglige arbejde på intranettet. Det kan betyde noget i for-hold til rollemodeldiskussionen, hvis folk ikke anser ledelsen som et forbillede, men i stedet betrag-ter den som en negativ motivationsfaktor, der tvinger igennem, at personalet skal bruge intranettet.

Enkelte respondenter143 påpeger, at det virker som om, ledelsen på Sygeplejeskolen har en forvent-ning om, at alle bruger intranettet, og at kommunikationen er blevet dårligere på nogle områderefter indførelsen af intranettet, fordi alle ikke anvender intranettet og dermed ikke læser den infor-mation, der kun publiceres via intranettet og ikke kommer fx på e-mail.

Mener personalet så, at de får informationer fra ledelsen via intranettet? I forhold til spørgsmålet”Får du information fra ledelsen via intranettet?”144 er der en klar spredning i svarprocenten; der ernæsten ligeligt fordelt mellem de 3 svartyper, ja, nej og ved ikke. De respondenter, der mener, at defår information fra ledelsen, har indikeret, at det fx er nyhedsbreve, referater og mødeinformation ikalenderen. Men hvorfor er fordelingen så spredt? Spørgsmålet er, om medarbejderne har en fællesforståelse for, hvad information fra ledelsen kan være. Sygeplejeskolen har ingen officiel nedskre-ven IT-politik, siger to af informanterne145, og der findes heller ingen retningslinjer for, hvad ledel-sen forventer af personalet i forhold til anvendelsen af intranettet.

For at forbedre personalets forståelse ift. anvendelsen af intranettet kan det anbefales, at ledelsen påSygeplejeskolen ekspliciterer sine forventninger til den enkelte bruger i forhold til anvendelsen afintranettet. Fx ved at udtrykke, at intranettet skal betragtes som et redskab til at finde specifik in-formation, samt at ledelsen betragter intranettet som et godt informationsdelingsredskab.Der kan så lægges vægt på, at informationsdelingen skal ske på tværs af organisationen hvilketkræver, at alle deltager for at få det bedste ud af de muligheder, intranettet tilbyder også i forhold tilat udvikle det til alles fordel.

Intranettet et middel til den daglige kommunikation?Da intranettet på Sygeplejeskolen blev oprettet i 2001 har det meste af personalet oplevet, hvordanden daglige kommunikation er foregået uden brug af et intranet. Rakel Rubin fortæller, at intranetteter oprettet på personalets opfordring, specielt underviserne mente ikke, at de fik nok information146,og Bodil Roed påpeger, at hun tidligere blev kritiseret af personalet for, at meget information, bl.a.fra ledelsen, manglede i dagligdagen147.

143 Bl.a. respondent 6 og 7144 Bilag 8, spørgsmål 22145 Bilag 7, s. 1 og bilag 5, s. 1146 Bilag 7, s. 2147 Bilag 6, s. 9



Størstedelen af respondenterne giver udtryk for, at intranettet har haft positiv betydning for den dag-lige kommunikation på Sygeplejeskolen og har forbedret kommunikationen på skolen i forhold tiltidligere, hvor der ikke var et intranet. Bodil Roed kan også mærke at personalet har fået lettere vedat få fat i informationerne, idet hun ikke længere får klager, der går på, at informationen er utilgæn-gelig. Desuden mener en lige så stor del, at intranettet generelt er med til at gøre den daglige kom-munikation på Sygeplejeskolen bedre; en respondent svarer ligefrem: ”ja, for jeg kunne ikke undvæ-re det – især i forhold til mit meget hjemmearbejde.”148 Denne svarprocent viser sammen med dia-gram 6, at Sygeplejeskolens intranet er et relevant og anvendt arbejdsredskab, når der arbejdeshjemmefra. Sygeplejeskolens fysiske samling i Slagelse, betyder, som tidligere nævnt, at der er per-sonale, der har langt til arbejde, og arbejdsformen på skolen er kendetegnet ved, at personalet ikkekun arbejder på deres kontor i Slagelse hvor de har let adgang til organisationens informationer,men også i høj grad hjemmefra. Denne arbejdsform er i høj grad understøttet af organisationen, derhar lavet en hjemmepc-ordning for alle ansatte for at understøtte arbejdet med IT, men også somkonsekvens af fjernstudiet og de IT-arbejdsopgaver, der ligge her.

Dog påpeges det bl.a., at intranettet har ”en negativ konsekvens for kommunikationen og for ar-bejdsmiljøet”149 og at intranettet gør nogle ting lettere, mens andre besværliggøres. En anden re-spondent bemærker, at mange meddelelser kommer ad flere veje, både via intranettet, men sendessamtidig også ud på e-mail og det er ”ikke nødvendigt at skulle forstyrres af en mail, når de hvereneste uge ligger tilgængeligt på intranettet”.150 Respondenternes forhold til om intranettet har for-bedret den daglige kommunikation på Sygeplejeskolen er ambivalent; der er flere problematikker.Den daglige dialog, face-to-face-kommunikation og den kollegiale videndeling er umiddelbart om-råder, hvor en del af personalet føler, at intranettet betyder en forringelse, da intranettet gør, at manikke som tidligere går over til en kollega og banker på for at spørge til et møde eller lign., for refera-tet ligger på intranettet. På den måde ”kan man sige at intranettet måske sparer tid og snakke, mendet kan også betyde at ekstra information ikke optages pga. den manglende face-to-face-kontakt”151.Et andet problem er, at daglig information både publiceres på intranettet, men udsendes også pr. e-mail. Denne fremgangsmåde viser at der er en erkendelse på Sygeplejeskolen om, at ikke alle an-vender intranettet, men det betyder, at den del af personalet, der anvender det, bliver belastet meddobbelt information og unødvendig oprydning i deres mailboxes. Så selvom størstedelen af respon-denterne mener, at intranettet generelt har været med til at gøre den daglige kommunikation på Sy-geplejeskolen lettere, er det ikke helt uden problemer.

Sygeplejeskolens intranet er ca. 2 år gammelt og stadig under udvikling bl.a. i kraft af evalueringerpå personalemøder152. Udviklingen af intranettet er en kontinuerlig arbejdsproces, hvor skolens dag-

148 Respondent nr. 18149 Respondent nr. 6150 Respondent nr. 8151 Bilag 5152 Bilag 5, s. 4



lige arbejdsprocesser skal indtænkes i designet og udviklingen. Samtidig skal intranettet anvendesaf de ansatte, og det kan tage tid inden accepten af intranettet vinder indpas hos hele personalegrup-pen. De problemer, der påpeges af respondenterne i forhold til anvendelsen af intranettet, bærerpræg af at være startvanskeligheder og er karakteristisk for en tilvænnings- og omstillingsperiode,der er meget almindelig når et nyt IT-redskab indføres i en organisation. Derfor er det alligevel vig-tigt at ledelsen er opmærksom på problemerne og ønsker om ændringer, så de ikke vokser sig såstore at de får betydning for intranettets overlevelse og skolens daglige drift.

Sammenfattende kan man konkludere, at Sygeplejeskolens intranet er et redskab, der understøtterden daglige kommunikation for den del at personalegruppen, der anvender det. Hvis de samtidigforholder sig kritisk og analyserende i forhold til intranettets formål og anvendelsesmuligheder ogdiskuterer med deres kollegaer, der ikke anvender intranettet, hvad det kan bidrage med i de dagligearbejdsprocesser, kan det betyde, at intranettet kontinuerligt forbedres som arbejdsredskab. Menintranettet kan ikke stå alene, det er et redskab og erstatter ikke den personlige kontakt og behovetfor informationsdeling face-to-face. Med det in mente kan Sygeplejeskolens intranet dermed betrag-tes som et kommunikationsredskab, der kan være med til at understøtte og lette den daglige kom-munikation på Sygeplejeskolen.


Kapitel 7 – Konklusion

Konklusion

Specialet har med en teoretisk vinkel set på intranettet som det element i en organisation, der kanunderstøtte informationsdeling. Her konkluderes, at et intranet er meget mere end teknik, da der ermange overvejelser og elementer i en organisation at forholde sig til for at få et velfungerende in-tranet. Formålet med et intranet er forskellig fra organisation til organisation og afhænger bl.a. aforganisationens type og produkt. Dog er det overordnede formål som regel at samle og systematise-re organisationens information, så det bliver tilgængeligt for hele organisationen.

Teorien viser, at når data eller information bearbejdes, kan de blive til viden, hvis individet tilegnersig informationen. Denne proces defineres som informationsdeling, og intranettet kan understøttedenne informationsdeling, når det betragtes som et værktøj, hvis forcer er, at brugerne kan anvendedet til at systematisere, organisere og samle en organisations informationskapital. Hvis intranettetanvendes bevidst som et kommunikationsredskab, der understøtter informationsdeling, kan det be-tyde, at informationen i organisationen videregives til de andre organisationsmedlemmer.

Kommunikationssituationen omkring et intranet er et specifik element med unikke kendetegn. Vedat anvende en kommunikationsmodel af Lisbeth Thorlacius har specialet analyseret kommunikatio-nen omkring et intranet i teorien. Analysen belyser de områder af kommunikationssituationen, deter vigtigt at være opmærksom på i forbindelse med design og anvendelse af et intranet, og en væ-sentlig pointe er, at det er mange specifikke ting, der spiller ind i forhold til de enkelte kommunika-tionselementer. Specielt mediet er et vigtigt fokuspunkt i forhold til kommunikationsprocessen, dadet er med til at forme indholdet på intranettet, og samtidig det element, der ofte gøres til diskussi-onsgenstand, når man taler om brugbarhed. Kommunikationsmodellen er endvidere anvendt til atbelyse situationen i praksis i forhold til Sygeplejeskolens intranet, og analysen viser, at der er gjortnogle bevidste overvejelser i forhold til opbygningen af intranettets design. Med udgangspunkt imodellen som redskab og med teorien som optik, kan praksis analyseres på en måde, som kan an-vendes i designprocessen i forhold til at belyse intranettets styrker og svagheder.

Thorlacius´ kommunikationsmodel, der kan betragtes som meget anvendelig i praksis, eksplicitererde forskellige dele i kommunikationsprocessen og kan således anvendes i forhold til en analyse af etgivent intranet.

Kapitel

7



Undersøgelserne belyste, hvordan et specifikt intranet anvendes i praksis i en udvalgt organisation.Sygeplejeskolens intranet er oprettet på baggrund af et eksplicit behov for informationsdeling, idetde ansatte simpelthen har opfordret ledelsen til at gøre noget ved den manglende informationsde-ling. Intranettet er to år gammelt og udviklet af organisationen på baggrund af en intern undersøgel-se blandt personalet.

Specialets undersøgelser viste, at størstedelen af respondenterne anvender intranettet mere end engang om ugen i deres daglige arbejde, der ofte er præget af, at de ikke opholder sig fysisk på skolen,men også arbejder hjemmefra. Men undersøgelsen på Sygeplejeskolen viste også et billede, der ikkeer entydigt i forhold til medarbejdernes holdning omkring intranettet. Selvom mange af responden-terne anvender intranettet, er der en udpræget holdning til, at det ikke er uden problemer, og specieltstrukturen på intranettet fik kritik med på vejen. Strukturen kan være uoverskuelig, da Sygepleje-skolens intranet er forholdsvist omfangsrigt, og der mangler en søgefunktion. Et andet problem iforhold til anvendelsen er, at der ikke foreligger eksplicitte retningslinjer fra ledelsen i forbindelsemed anvendelsen af intranettet. Det kan være en af årsagerne til, at der stadig er medlemmer i per-sonalegruppen, der ikke anvender intranettet. Dette resulterer i, at en del af informationerne stadigkommer ud pr. e-mail samtidig med, at de også lægges på intranettet til gene for de ansatte, der an-vender intranettet ofte og dermed bliver dobbeltinformeret. Selvom undersøgelsen viser, at der ikkekun er en udpræget begejstring omkring intranettet, så viser en stor del af personalet alligevel inte-resse og engagement i forhold til intranettet, - bl.a. ytrer mange respondenter, at de ville være inte-resseret i selv at lægge information på intranettet, dvs. de er interesseret i at deltage aktivt i ogfremme den informationsdelingsproces, intranettet kan understøtte.

De problemer, der påpeges i forhold til anvendelsen af Sygeplejeskolen, er som udgangspunkt ikkeaf så eksistentiel karakter, at de på nuværende tidspunkt vil få betydning for intranettets overlevelse.De bærer i højere grad præg af at være startvanskeligheder og karakteriserer en tilvænnings- ogomstillingsperiode, der er meget almindelig, når et nyt IT-redskab indføres i en organisation. Dog erdet vigtigt, at ledelsen holder sig for øje, at de mere almindelige problemer og ønsker om forbedringikke sammenlagt kommer til at fylde så meget, at de alligevel får betydning for intranettets overle-velse og skolens daglige drift. Intranettet har potentiale til at understøtte den daglige informations-deling og kan dermed være med til at fremme kommunikationen på Sygeplejeskolen, men det kræ-ver forståelse for opbygning og brugbarhed af intranettet, således at organisationens medlemmerkan se et formål med dets anvendelse. Intranettet kan formentlig ikke opfylde alles ønsker og behovi mindste detalje på tværs af organisationen, men det kan, hvis det anvendes med omtanke, være etredskab, der kan være til god hjælp for personalet, således at informationsstrømmen kommer til atflyde bedre på Sygeplejeskolen.

Undersøgelsesdesignet, der er anvendt i specialet, har i kombinationen af den teoretiske fortolk-ningsramme og undersøgelserne i praksis vist sig anvendeligt i forhold til at undersøge intranettetgenerelt, men også i forhold til den specifikke case: Sygeplejeskolen. Kombinationen af teori og



praksis, og de to undersøgelsesmetoder hhv. interview og spørgeskemaundersøgelse har givet etnuanceret billede af Sygeplejeskolens intranet og dets anvendelse, samt de problematikker, der ertilstede.

Forløbet af den specifikke undersøgelse af intranettet på Sygeplejeskolen giver indtryk af, at under-søgelsesdesignet også er anvendeligt til undersøgelse af et lignede fænomen i en anden organisati-on. Dermed mener jeg, at den forståelsesramme og undersøgelsesmetode, der er opstillet og anvendti specialet, kan betragtes som værende generel anvendelig i forhold til at blive klogere på intranet-tets anvendelsesmuligheder i forbindelse med at styre den tiltagende informationsstrøm i mangeorganisationer.


Kapitel 8 - Efterrationalisering

Efterrationalisering

Kapitlet indeholder interessante perspektiver, der kunne have givet specialet en anden drej-ning, samt et par ting, der skal have en kommentar med på vejen.

I forbindelse med undersøgelsesdesignet var der planlagt en eller flere observationsdage i organisa-tionen, inden undersøgelserne gik i gang. Observationen skulle være samlende for de to andre un-dersøgelser, hhv. interview og spørgeskema, og kunne anvendes til at vise, om virkeligheden ihverdagen forholder sig på den måde, de forskellige deltagere har svaret i hhv. spørgeskemaunder-søgelse og interview. En etnografisk forskningsvinkel kunne vise, hvordan folk i virkelighedenkommunikerer, og observationen kunne også afsløre andre ting, som deltagerne ikke er bevidste omi forbindelse med deres arbejdsprocesser eller (kommunikations)vaner. Specielt kunne det værevæsentligt at observere de interpersonelle interaktioner, der højst sandsynligt ikke kom eksplicit tiludtryk i forbindelse med diskussionen i interviewene. Men under besøget på skolen oplevede jegen meget individuel arbejdsform, hvor meget af personalet sad på ”enekontorer” med lukkede døre,eller arbejdede hjemme, og denne oplevelse betød, at jeg fravalgte observation som undersøgelses-form, da jeg ville føle mig meget til besvær, og situationen ville blive for kunstig i forhold til at få etanvendeligt resultat ud af undersøgelsen.

En anden spændende arbejdsform i forhold til belysning af intranettets anvendelsesformer kunnevære en komparativ analyse i to eller flere organisationer. Denne metode kunne være meget anven-delig til at lave en ”Best Practice-guide” for intranetdesign. I sådan en opgavetype kunne teoridelenindeholde udvikling af en kommunikationsmodel, specifikt for kommunikation via intranet.

En interessant vinkel i forhold til Sygeplejeskolens intranet var også at vurdere, hvor stor forskel detville have gjort at anvende en konsulent til udvikling af intranettet. Måske kunne man have undgåetspredningen i opfattelsen af intranettet, da en konsulent i højere grad kunne have lavet en mere mål-rettet synliggørelse af intranettet og foretaget undersøgelser af alle ansattes behov. Endvidere kunneen kommunikationsanalyse lavet af mennesker udenfor organisationen måske belyse andre foki ogindsatsområder, end en undersøgelse lavet af mennesker, der arbejder i organisationen til daglig, daudefrakommende ofte ser ting mere objektivt eller fra en anden synsvinkel.

Kapitel

8


Kapitel 8 - Efterrationalisering

Jeg så det som udgangspunkt som en stor fordel for min undersøgelse, at rektor på Sygeplejeskolenville hjælpe mig med at udsende spørgeskemaet; hun sagde dermed god for min forespørgsel i or-ganisationen og opfordrede direkte personalet til at medvirke i undersøgelsen. Men min opfattelsevar efter en del svar, at personalet ikke følte sig trygge ved at svare på min henvendelse via e-mail,selvom jeg havde garanteret dem anonymitet, for som mange påpegede, så kunne jeg jo se, hvem devar via e-mailadressen, selvom de i spørgeskemaet ikke skulle angive deres navn. Om personalet såmin undersøgelse som uvelkommen og som kontrol på hvor meget eller hvor lidt de anvender intra-nettet, ved jeg ikke. Men det kan have haft betydning for svarprocenten, der måske kunne have væ-ret højere, hvis rektors deltagelse og opfordring ikke har fået den negative konsekvens, at nogle harundladt at svare af angst for ”repressalier”.


Litteraturliste

LitteraturlisteArtikler:

Dahl, Nanné Solem (2000)”Når Intranettet bakker snagvendt”. - I: Retorik magasinet. - Årg. 10, nr. 36. - S. 28-29

Damsgaard, Jan (2001)“Harnessing intranet technology for organisational knowledge creation”/ Jan Damsgaard &Rens Scheepers”. I: Australian Journal of Information Systems, December 2001 SpecialIssue, s. 4-15

Hemmeth Christoffersen, Suzanne (2000)”Viden er vores vigtigste råstof - Intranet som personlig portal til information og viden”. -I: Viden om Dansk BiblioteksCenter. - nr. 3, s. 21-23

Hildebrandt, Steen (2000a)“Værdibaseret ledelse og faglig ledelse”/ Steen Hildebrandt. - I: Tidsskrift for dansk Sund-hedsvæsen, nr. 4, s. 1-18

Hildebrandt, Steen (2000b)”Ledelse og kommunikation – metaforer og spørgsmål om kommunikation i organisatio-ner”/ Steen Hildebrandt. – I: Den kommunikerende organisation/ Helle Petersen & AnneKathrine Lund (red.) . - Frederiksberg: Samfundslitteratur, 166 s.

Jensen, Jens F. (1999)“Roadmap til Informations-Motorvejen: Medietypologier for informationstrafikmønstre påInternet”/ Jens F. Jensen. - I: Internet, World Wide Web, Netværkskommunikation/ Jens F.Jensen (red.). - Aalborg: Aalborg Universitetsforlag, s. 25-68

Jensen, Jens. F. (1998)”Interaktivitet & Interaktive Medier”/ Jens F. Jensen. - I: Multimedier, hypermedier, interak-tive medier/ Jens F. Jensen (red.). - Aalborg: Aalborg Universitetsforlag, s. 199-238

Kargaard Thomsen, Hanne (2000)Fra teorien om organisatorisk læring til Den lærende Organisation i praktisk: Integrering afto syn på organisatorisk læring / Hanne Kargaard Thomsen. – I: Strategi og Ledelse, 4 – s.1-22

Kuada, John (2000)”Organisationskultur og interkulturel kommunikation i et internationalt perspektiv”/ JohnKuada & Hans Gullestrup. – I: Den kommunikerende organisation/ Helle Petersen & AnneKathrine Lund (red.) . - Frederiksberg: Samfundslitteratur, 166 s.

Madsen, Benedicte (1996)”Organisationens dialogiske rum”/ Benedicte Madsen. - I: Organisationsudvikling gennemdialog/ red. af Helle Alrø. - Aalborg: Aalborg Universitetsforlag: Institut for Kommunikation,243 s.


Litteraturliste

Møller, Mads Richard (2001)”Intranet: når brugerne ta'r ordet”/ Mads Richard Møller. - I: Viden om Dansk Biblioteks-Center. - nr. 4, s. 3-7

Nymark, Søren (1997)”Læring, forandring og organisation - et kritisk perspektiv”/ Søren Nymark. – I: Den læren-de organisations begreber og praksis: Læring - refleksion - ændring/ Allan Christensen [etal.]. - Aalborg: Aalborg Universitetsforlag, 200 s.

Bøger:

Abrahamsen, Mette (2000)Intranet håndbogen/ Mette Abrahamsen & Jonas Svava Iversen (red.). - [Tåstrup]: Kompe-tence & IT, Teknologisk Institut; Kbh.: JP Håndbøger, 85 s.

Argyris, Chris (1996)Organizational learning II: Theory, method and practice/ Chris Argyris & Donald A. Schön.- Reading, Mass.: Addison-Wesley, 1996. - 305 s.

Bakka, Jørgen (1998)Organisationsteori: struktur, kultur og processer/ Jørgen Bakka. – 3. udg. – Kbh. : Han-delshøjskolens Forlag, 1998. - 339 s.

Blackmore, Paul (2001)Intranets: A guide to their design, implementation and management/ Paul Blackmore. –London: Aslip-IMI, 188 s.

Bottrup, Pernille (2001)Læringsrum i arbejdslivet: Et kritisk blik på den lærende organisation/ Pernille Bottrup. –København: Forlaget Sociologi, 263 s.

Damsgaard, Jan (1999)Implementering og styring af intranet/ Jan Damsgaard & Rens Scheepers. – Kbh.: Børsen,30 s.

Davenport, Thomas H. (1998)Working knowledge: How organizations manage what they know/ Thomas H. Davenport &Laurence Prusak. – Boston: Harvard Business School Press, 199 s.

Davenport, Thomas H. (1997)Information ecology/ Thomas H. Davenport & Laurence Prusak. – Oxford: OxfordUniversity Press, 255 s.


Litteraturliste

Drotner, Kirsten (1996)Medier og kultur/ Kirsten Drotner, Klaus Bruhn Jensen, Ib Poulsen og Kim Schrøder. –Kbh.: Borgen/Medier, 381 s. (Heri kapitel 4)

Fiske, John (1990)Introduction to communication studies/ John Fiske (2. udg.). – London: Routledge, 203 s.

Hoff-Clausen, Elisabeth (2002)Set gennem nettet: Organisationers troværdighed på hjemmesider / Elisabeth Hoff-Clausen. - Frederiksberg: Samfundslitteratur, 92 s.

Holst Laursen, Anne (2002)Blandt nørder og Content Management Systemer…/ Anne Holst Laursen. – Aalborg: Aal-borg Universitet, 34 s.

Kruuse, Emil (1996)Kvantitative forskningsmetoder/ Emil Kruuse. – (2. rev. udg.). - Kbh.: Dansk psykologiskForlag, 263 s.

Kvale, Steinar (2002)Interview: en introduktion til det kvalitative forskningsinterview/ Steinar Kvale. - Kbh.: HansReitzel, 318 s.

Molich, Rolf (2001)Brugervenligt webdesign/ Rolf Molich. – Kbh.: Ingeniøren Bøger, 182 s.

Morsing Mette (1999)Vandring af viden: værdier og erfaring på tværs i virksomheder: en bog om organisatorisklæring/ Mette Morsing & Niels Christian Nickelsen (red.). - København: Co-Industri: DanskIndustri, 158 s.

Morsing, Mette (1995)Organisatorisk læring af anden orden – fra en struktur til en proces-orienteret teori om læ-ring/ Mette Morsing. – Kbh. : Børsens Forlag, 1995. - 28 s.

Møller, Mads Richard (2002)Behind the firewall: Danske erfaringer med intranet og virksomheder/ Mads Richard Møl-ler. – Kbh.: Børsen, 304 s.

Nielsen, Jacob (2000)Designing Web Usability/ Jacob Nielsen. – Indianapolis, Indiana: New Riders Publishing,419 s.

Senge, Peter M. (1999)Den femte disciplin: den lærende organisations teori og praksis/ Peter Senge. - Kbh.: Klim,358 s.


Litteraturliste

Thorlacius, Lisbeth (2002)Visuel kommunikation på websites/ Lisbeth Thorlacius. - Frederiksberg: Roskilde Universi-tetsforlag, 220 s.

Uhrenholt, Jørn (1999)Viden og håndtering af viden i organisationer – et studie i knowledge management/ JørnUhrenholt, Jens Stærk Bojesen & Thomas Dissing. – Århus: Handelshøjskolen i Århus,308 s.

WWW:

Center for videregående uddannelser Sjælland:http://www.cvusj.dk

Dublin Core Metadata standard:http://dublincore.org

Introduktion til Uses & gradufikation-teorien :http://uts.cc.utexas.edu/~lpba077/UGTheory.htm [Set 25-07-2003]

ODEUM Content Management System:http://www.odeum.com

Sund IT:http://www.sund-it.dk

Sygeplejeskolen Vestsjællands Amt:http://www.sygeplejeskolen-slagelse.dk/ - her findes bl.a. Studieordningen for sygepleje-uddannelsen

Søndergaard, Dorte MarieAnmeldelse af ”Artikler om Interviews”http://www.psy.au.dk/ckm/newsletter/nb12/12-anm_art.htm [Set 05-03-2003]

http://www.cvusj.dk

http://dublincore.org

http://uts.cc.utexas.edu/~lpba077/UGTheory.htm

http://www.odeum.com

http://www.sund-it.dk

http://www.sygeplejeskolen-slagelse.dk/

http://www.psy.au.dk/ckm/newsletter/nb12/12-anm_art.htm


Figuroversigt

Figuroversigt

Figur 1: Oversigt over specialets komponenter, s. 8Figur 2: Intranet vs. Portal, s. 24Figur 3: Fortroligt og åbent net, s. 26Figur 4: Intranettets 4 indholdselementer, s. 28

Tabel 1: Perspektiv på organisationsteori, s. 11Tabel 2: Forskellige indholdstyper, s. 29

Model 1: Visuel kommunikationsmodel med særligt henblik på websites, s. 45

Diagram 1: Organisationsdiagram for Sygeplejeskolen, s. 53Diagram 2: Respondenternes aldersspredning, s. 58Diagram 3: Respondenternes arbejdsområde på Sygeplejeskolen, s. 58Diagram 4: Anvendelse af intranet på Sygeplejeskolen, s. 59Diagram 5: Oversigt over informationsanvendelsen, s. 62Diagram 6: Anvendelse af intranettet hjemmefra, s. 63Diagram 7: Hyppighed i anvendelsen af intranettet, s. 67

Screendump 1: Forsiden på Sygeplejeskolen Vestsjællands Amts intranet, s. 60Screendump 2: Side fra Sygeplejeskolens intranet: Praktisk information, s. 61Screendump 3: Side fra Sygeplejeskolens intranet: Nyheder og aktuelle sager…, s. 64Screendump 4: Samlet sitemap for intranettet, s. 65


Bilagsoversigt

BilagsoversigtSamtlige bilag er vedlagt på CD-Rom

Bilag 1: E-mail vedr. anvendelse af Sygeplejeskolen som caseBilag 2: Interviewguide Anne SievertBilag 3: Interviewguide Bodil RoedBilag 4: Interviewguide Rakel RubinBilag 5: Transskription af interview m. Anne SievertBilag 6: Transskription af interview m. Bodil RoedBilag 7: Transskription af interview m. Rakel RubinBilag 8: SpørgeskemaetBilag 9: Respondent nr. 1Bilag 10: Respondent nr. 2Bilag 11: Respondent nr. 3Bilag 12: Respondent nr. 4Bilag 13: Respondent nr. 5Bilag 14: Respondent nr. 6Bilag 15: Respondent nr. 7Bilag 16: Respondent nr. 8Bilag 17: Respondent nr. 9Bilag 18: Respondent nr. 10Bilag 19: Respondent nr. 11Bilag 20: Respondent nr. 12Bilag 21: Respondent nr. 13Bilag 22: Respondent nr. 14Bilag 23: Respondent nr. 15Bilag 24: Respondent nr. 16Bilag 25: Respondent nr. 17Bilag 26: Respondent nr. 18Bilag 27: Respondent nr. 19Bilag 28: Respondent nr. 20Bilag 29: Respondent nr. 21Bilag 30: Respondent nr. 22Bilag 31: Respondent nr. 23Bilag 32: Respondent nr. 24Bilag 33: Respondent nr. 25Bilag 34: Respondent nr. 26Bilag 35: Respondent nr. 27Bilag 36: Respondent nr. 28

Documents

Forord• Tune Hein-Sørensen • Arie de Geus • Steen Hildebrandt Aktions forsknings-orienteret • Forsknings- og videnskabsteoretisk • Udgangspunkt: Demokratisk og dannel-sesmæssig