Forskere sjusker med dokumentationen i Region Syddanmark

Region SyddanmarkSærlig gennemgangaf forskningsprojekter

6. februar 2015Notat

Indholdsfortegnelse

1. Introduktion 3

1.1. Grundlag for undersøgelsen 3

1.2. Gennemgang af forskningsprojekter 4

1.3. Kontrol af udlægsrefusion og lønudbetalinger 6

1.4. Vurderingen af kontrollerede bilag på udvalgte udgiftstyper 7

1.4.1. IT-udstyr 7

1.4.2. Gavekort 7

1.4.3. Repræsentation 7

1.4.4. Rejseudgifter 8

1.4.5. Honorering af familiemedlemmer 8

1.4.6. Privat køb af benzin 8

1.4.7. Andre forhold 8

1.5. Afslutning 9

Bilag 1: Notat til psykiatrien 10

Bilag 2: Notat til Sygehus Sønderjylland 16

Bilag 3: Notat til Sydvestjysk Sygehus 21

Bilag 4: Notat til Sygehus Lillebælt 26

Bilag 5: Notat til Odense Universitetshospital 31

Bilag 6: Skattemæssig håndtering af gavekort 36

3 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

1. Introduktion

Som uafhængig revisor for Region Syddanmark er vi blevetanmodet om at gennemgå regionens forskningsprojekterog vurdere, hvorvidt midlerne er anvendt i overensstem-melse med gældende regler og praksis for området.

Samlet vurdering

Ved gennemgangen af bilagene vedrørende regionens forskningsprojekter

har vi ikke konstateret eller fundet indikationer på misbrug af midler eller indi-

kationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål. Vi har fundet

få tilfælde, hvor udgifterne i forskningsprojekterne ikke er afholdt i overens-

stemmelse med regionens regler og praksis – det er derfor vores vurdering,

at regionens regler og praksis generelt efterleves ved afholdelse af udgifter

via forskningsprojekterne.

Ligeledes har vi konstateret, at der generelt er et hensigtsmæssigt og be-

tryggende kontrolmiljø omkring forskningsprojekterne, men der bør strammes

op på dokumentationen for de udførte kontroller.

1.1. Grundlag for undersøgelsenVi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19.

december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøve-

vis gennemgang af forskningsprojekterne i Region Syddanmark i perioden

2013 til oktober 2014. Vores gennemgang har omfattet forskningsprojekter

for sygehusene i regionen:

Psykiatrien (Psyk)

Sygehus Sønderjylland (SHS)

Sydvestjysk Sygehus (SVS)

Sygehus Lillebælt (SLB)

Odense Universitetshospital (OUH)

Omfanget af forskningsprojekter og fordelingen heraf mellem sygehusene i

Region Syddanmark kan opsummeres således:

“Formålet med ogudførelsen afopgaverne er atundersøge områdetfor at vurdere, ommidler anvendt tilforskningsprojekterer forvaltet ioverensstemmelsemed gældenderegler og praksisfor området”AftalebrevDeloitte


SygehusAntal

projekterUdgifter Indtægter

Psyk 151 55.610.185 kr. (67.398.748 kr.)

SHS 22 6.995.837 kr. (15.688.112 kr.)

SVS 11 1.886.946 kr. (2.702.350 kr.)

SLB 301 108.695.990 kr. (158.780.448 kr.)

OUH 248 35.997.857 kr. (105.935.472 kr.)

I alt 733 209.186.815 kr. (350.505.130 kr.)

Vi gør opmærksom på, at antallet af forskningsprojekter i psykiatrien ikke

omfatter SATS-midlerne, da disse revideres særskilt. Herudover omfatter

antallet af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital udelukkende

de forskningsprojekter, der er oprettet i 2013 og 2014, som aftalt med direkti-

onen i Region Syddanmark. Omfanget af forskningsprojekter tilknyttet Oden-

se Universitetshospital er derfor væsentligt større end antallet af forsknings-

projekter omfattet af vores gennemgang.

1.2. Gennemgang af forskningsprojek-ter

Vi har på baggrund af de modtagne oplysninger fra Region Syddanmark

udvalgt et antal af forskningsprojekterne til at være omfattet af vores gen-

nemgang. Forskningsprojekterne er udvalgt på baggrund af følgende kriteri-

er:

Forskningsprojekter med samlede udgifter i 2013 og 2014, der overstiger

1 mio.kr. er alle testet (54 stk.)

Tilfældig udvælgelse af forskningsprojekter herudover (62 stk.)

Der er på det enkelte forskningsprojekt foretaget en indledende analyse af

projektets indtægter og udgifter. Vi har på baggrund af en konkret risikovur-

dering udvalgt en stikprøve af projektets posteringer, som vi har kontrolleret

til underliggende dokumentation. Vores fokus har primært været rettet mod

udgiftstyper som IT-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt

personlige udlæg til bl.a. rejser og hotelovernatninger, idet vi i denne hen-

seende vurderer, at disse er særligt risikofyldte.


Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdtde bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurde-ret disse i henhold til nedenstående kriterier:

1. Modtager: Er fakturaen stilet til Region Syddanmark eller den ansvarli-ge forsker?

2. CVR-nummer: Fremgår sælgerens CVR-nummer af fakturaen?

3. Beløb: Er det bogførte beløb korrekt?

4. Kontering: Er bilaget bogført på korrekt konto/projekt?

5. Moms: Er momsen behandlet korrekt?

6. Datering: Er bilags- og bogføringsdatoen i nogenlunde overensstem-melse?

7. Periodisering: Er omkostningen udgiftsført i den periode, som omkost-ningen er forbrugt?

8. Varens/ydelsens art og omfang: Omfatter leverancen varer eller ydel-ser, der vedrører forskningsprojektets formål?

9. Leverandør: Forekommer leverandøren som en normal forretningsfor-bindelse? Er der foretaget indkøb igennem regionens indkøbsaftalerhvor muligt?

10. Godkendelse: Er bilaget godkendt i overensstemmelse med regionensregler herfor?

11. Afledte posteringer: Giver bilaget anledning til afledte posteringer?F.eks. indberetning af B-indkomst.

12. Efterregningskontrol: Er fakturaen beregnet korrekt?

13. Såfremt bilaget vedrører repræsentation: Er bilaget påført deltager-kreds samt anledning?

I de tilfælde, hvor den underliggende dokumentation ikke har været selvfor-

klarende, eller vi har vurderet, at der har været behov for yderligere opklaring

af en konkret postering for at kunne besvare ovenstående kriterier, har vi

rettet henvendelse til den ansvarlige forsker.

Vi har ved modtagelsen af svar fra hver enkel forsker vurderet, hvorvidt deres

forklaring forekommer os valid og tilstrækkeligt begrundet. Herudover har vi

sammenholdt forskerens forklaring, forskningsprojektets formål samt de på-

gældende udgiftstyper for at vurdere, om vi kan se tilstrækkelig sammen-

hæng herimellem.

Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekter i Region Syddanmark

kan opsummeres således:


SygehusAntal

projekter

Antal

bilagUdgifter Indtægter

Psyk 35 296 34.131.602 kr. (36.500.636 kr.)

SHS 7 73 6.035.890 kr. (9.261.507 kr.)

SVS 5 47 1.553.636 kr. (2.086.871 kr.)

SLB 43 245 72.056.794 kr. (93.170.380 kr.)

OUH 26 162 22.513.115 kr. (48.689.873 kr.)

I alt 116 823 136.291.037 kr. (189.709.267 kr.)

Andel 16 % 65 % 54 %

1.3. Kontrol af udlægsrefusion oglønudbetalinger

Som supplement til vores gennemgang af forskningsprojekterne i Region

Syddanmark har vi efter aftale foretaget stikprøvevis gennemgang af refusio-

nen af udlæg samt udbetalingen af løn til 10 tilfældigt udvalgte forskere.

Vi har for hver af regionens sygehuse tilfældigt udvalgt 2 forskere, hvorpå vi

for årene 2013 og 2014 har kontrolleret udbetalingerne fra Region Syddan-

mark til den pågældende forsker i form af udlæg samt løn.

For at kontrollere validiteten af de refunderede udlæg har vi modtaget en

udbetalingsoversigt fra regionens økonomisystem Prisme, hvorfra vi har ud-

valgt et antal posteringer, som vi har kontrolleret til underliggende dokumen-

tation i henhold til kriterierne i forrige afsnit. Vi har i alt kontrolleret 32 bilag

uden bemærkninger.

For at kontrollere rimeligheden af lønudbetalingerne til de udvalgte forskere

har vi modtaget en udbetalingsoversigt fra regionens lønsystem Silkeborg

Data. Vi har herfra kontrolleret, at der foreligger dokumentation for medarbej-

dernes faste løn, løntillæg og pension, samt at der er overensstemmelse

mellem lønudbetalingerne og den foreliggende dokumentation. Gennemgan-

gen heraf gav ikke anledning til bemærkninger.


1.4. Vurderingen af kontrollerede bilagpå udvalgte udgiftstyper

1.4.1. IT-udstyr

Vi bemærker, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til

forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har fore-

spurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet ind-

købet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes

igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom IT-afdelingen heller ikke altid

involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at det

indskærpes, at IT-udstyr altid skal indkøbes igennem regionens indkøbsafta-

ler, og såfremt dette ikke er muligt, skal IT-afdelingen altid involveres i indkø-

bet.

Vi anbefaler desuden, at der indføres regler for håndteringen af IT-udstyr, når

en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nu-

værende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt IT-udstyr skal returneres i

de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at sygehusene i Region Syddanmark er

opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af IT-

udstyr.

1.4.2. Gavekort

Vi kan konstatere, at gavekort anvendes hyppigt som godtgørelse for delta-

gelse i forskningsprojekter tilknyttet psykiatrien. Vi har forespurgt de pågæl-

dende forskere hertil og kan konkludere, at der kun i få tilfælde er foretaget

indberetning heraf til SKAT. Vi har fra nogle af forskerne fået oplyst, at de har

planer om at indberette værdien heraf til SKAT. Vi anbefaler, at det undersø-

ges, hvorvidt honorering af deltagere i forskningsprojekter med gavekort er i

overensstemmelse med Region Syddanmarks regler på området, samt at der

indføres faste procedurer for håndteringen heraf, hvis dette er tilfældet.

Generelt gælder det, at gavekort er skattepligtige for modtageren, når gave-

kortet gives som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojektet. Det er sam-

tidig vores vurdering, at regionen har oplysningspligt til SKAT.

Vi har efter aftale udarbejdet et særskilt notat omkring den skattemæssige

håndtering af gavekort. Vi henviser til bilag 6.

1.4.3. Repræsentation

Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag,

ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores

gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået

oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forske-

re. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.


På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der

ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat ka-

rakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser

over 1.000 kr.

1.4.4. Rejseudgifter

Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag

på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker,

at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, lige-

som det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt

formål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens rejsebureauaftale

er tilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris.

1.4.5. Honorering af familiemedlemmer

Vi har i to forskningsprojekter konstateret, at der er udbetalt et mindre hono-

rar (<15 t.kr.) for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt forske-

ren hertil og har fået oplyst, at dette er blevet godkendt. Vi har dog ikke fået

forelagt dokumentation for denne godkendelse, og på den baggrund anbefa-

ler vi, at der altid foreligger skriftlig godkendelse fra som minimum nærmeste

leder, jf. regionens princip om ubrudt kontrolhierarki.

1.4.6. Privat køb af benzin

Vi har i to forskningsprojekter konstateret, at der udbetales godtgørelse for

privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel. Vi anbefaler, at der

udelukkende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse som betaling for projekt-

relateret kørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelse for privat køb af

benzin anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligt for medarbejde-

ren, samt at regionen har oplysningspligt til SKAT.

1.4.7. Andre forhold

Der er i flere af de kontrollerede projekter afholdt udgifter til medicinaludstyr

samt -artikler. Vi har som ved de andre udgiftstyper ligeledes foretaget stik-

prøvevis kontrol heraf for at sikre, at der foreligger tilstrækkelig dokumentati-

on for de afholdte udgifter. Vi har forespurgt til sammenhængen mellem de

afholdte udgifter og forskningsprojektets formål og fået valide forklaringer

herpå. Vi gør dog opmærksom på, at vi ikke i alle tilfælde besidder de nød-

vendige forudsætninger for at vurdere, hvorvidt de i forskningsprojektet af-

holdte udgifter til medicinaludstyr og -artikler er afholdt i overensstemmelse

med forskningsprojektets formål.

Endelig gør vi opmærksom på, at vi ikke har modtaget svar fra den forsk-

ningsansvarlige på nedenstående projekt, som gennemgangen af bilag gav

anledning til. På trods af de manglende svar, er det vores vurdering, at der

ikke er indikationer på misbrug af midler i projekter.

Sygehus Sønderjylland: Projekt 2


1.5. AfslutningFor en oversigt over de gennemgåede projekter og konklusionerne herpå

henviser vi til bilag 1 til 5 for notaterne til sygehusene i Region Syddanmark.

De enkelte notater har været forelagt ledelserne i udkast og er blevet taget til

efterretning.

Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører

vi gerne nærmere.

Aarhus, den 6. februar 2015

DeloitteStatsautoriseret Revisionspartnerselskab

Jakob B. Ditlevsen Lars Jørgen Madsenstatsautoriseret revisor registreret revisor


Bilag 1: Notat til psyki-atrien

Særlig gennemgang af forskningsprojekter ipsykiatrien, Region Syddanmark

Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 om undersøgelse af forsk-ningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne ipsykiatrien i perioden 2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter i psykiatrien med forbrug i perioden 2013 tiloktober 2014 kan opsummeres således:

Antal Indtægter Udgifter Netto

151 (67.398.748 kr.) 55.610.185 kr. (11.788.563 kr.)

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter i psykiatri-en udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1mio. kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio. kr. harvi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang.

I psykiatrien har der været 15 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger1 mio. kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigtudvalgt 20 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores under-søgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne i psyki-atrien kan opsummeres således:


35 (36.500.636 kr.) 34.131.602 kr. (2.369.034 kr.)

23 % 54 % 61 % 20 %

Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen.

Udover ovenstående har vi jf. aftalebrev af 6. november 2014 gennemgåeten enkelt af Region Syddanmark udvalgt persons forskningsprojekter forperioden 2010 til 2014. Region Syddanmark har tidligere foretaget gennem-gang af flere af posteringerne vedrørende den pågældende persons forsk-ningsprojekter. Vores gennemgang har ikke givet anledning til yderligerebemærkninger, og vi er enige i de af regionen foretagne vurderinger.



Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger

Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets for-

mål

Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt.

Vores gennemgang af forskningsprojekter i psykiatrien er baseret på 296elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i den-ne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter bl.a. udgiftertil IT-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlægtil bl.a. rejser og hotelovernatning.

Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger pånedenstående områder:

IT-udstyr

Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefo-ner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi harforespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundetindkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde ind-købes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom IT-afdelingen heller ikkealtid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, atder indføres regler for håndteringen af IT-udstyr, når en medarbejder fratræ-der eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikkeer klare regler for, hvorvidt IT-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at psykiatrien er opmærksom på de skatte-mæssige regler omkring privat anvendelse af IT-udstyr.

Gavekort

Vi kan konstatere, at gavekort anvendes hyppigt som godtgørelse for delta-gelse i forskningsprojekter. Vi har forespurgt de pågældende forskere hertilog kan konkludere, at der kun i få tilfælde er foretaget indberetning heraf tilSKAT. Vi har fra nogle af forskerne fået oplyst, at de har planer om at indbe-rette værdien heraf til SKAT. Vi anbefaler, at det undersøges, hvorvidt hono-rering af deltagere i forskningsprojekter med gavekort er i overensstemmelsemed Region Syddanmarks regler på området, samt at der indføres faste pro-cedurer for håndteringen heraf, hvis dette er tilfældet.

Generelt gælder det, at gavekort er skattepligtige for modtageren, når gave-kortet gives som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojektet. Det er sam-tidig vores vurdering, at regionen har oplysningspligt til SKAT.

Repræsentation

Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag,ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af voresgennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fåetoplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forske-re. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.


På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at derikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat ka-rakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriserover 1.000 kr.

Rejseudgifter

Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilagpå rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker,at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, lige-som det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validtformål.

Honorering af familiemedlemmer

Vi har i ét enkelt tilfælde konstateret, at der er udbetalt et mindre honorar forudført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt hertil og har fået oplyst,at dette er blevet godkendt af afdelingsledelsen. Vi har dog ikke fået forelagtdokumentation for denne godkendelse, og på den baggrund anbefaler vi, atder altid foreligger godkendelse fra som minimum nærmeste leder jf. regio-nens princip om ubrudt kontrolhierarki.

Samlet vurdering af de gennemgåede bilag

Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug afmidler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede for-mål.

For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt tilbilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelteposteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning.

Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hørervi gerne nærmere.

Aarhus, den 21. januar 2015




Bilag 1 – Oversigt over kontrollerede projekter

Nr. Stednr. IT-udstyr Gavekort Repræsentation Rejseudgifter Andre forhold

1 480 80 01 032 480 80 01 043 480 80 01 174 480 80 01 245 480 80 01 326 480 80 01 347 480 80 01 358 480 80 01 379 480 80 01 38

10 480 80 01 4111 480 80 01 4412 480 80 02 0213 480 80 02 0414 480 80 02 0815 480 80 02 1316 480 80 02 1717 480 80 02 1818 480 80 02 3119 480 80 02 3820 480 80 02 4021 480 80 02 4922 480 80 02 5023 480 80 02 5124 480 80 02 5425 480 80 03 0226 480 80 04 0627 480 80 06 0128 480 80 08 0429 480 80 13 0230 480 80 15 0131 480 90 01 1032 480 90 04 0333 480 90 07 0434 480 90 08 0135 480 90 15 0136 480 80 01 39

De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger.

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger.

Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning.

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede

omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå.

Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet.


Bilag 2 – Kommentarer til udvalgte projekter

IT-udstyr:

Projekt 4: Der er i projektet indkøbt én Apple-computer uden om regio-

nens indkøbsaftale.

Projekt 13: Der er i projektet indkøbt to Apple-computere til ca. 26 t.kr.

uden om regionens indkøbsaftale.

Projekt 15: Der er i projektet indkøbt én iPad, men vi har hverken kunnet

få be- eller afkræftet, hvorvidt denne er indkøbt igennem regionens ind-

købsaftale.

Projekt 17: Der er i projektet indkøbt én Apple-computer. Vi har fået op-

lyst, at denne ikke er tilknyttet et enkelt projekt, men vil blive anvendt til

forskning i de kommende år.

Projekt 26: Der er i projektet indkøbt én computer uden om regionens

indkøbsaftale.

Projekt 34: Der er i projektet indkøbt otte iPads til medarbejdere beskæfti-

get med projektet. Projektet er i løbet af 2014 blevet lukket, men vi har ik-

ke kunnet få svar på, hvad der er sket med iPads efterfølgende.

Projekt 35: Der er i projektet blevet indkøbt bl.a. iPhones, én Apple-

computer samt en computerskærm. Det bør klarlægges, hvad der skal

ske med udstyret ved projektets afslutning.

Gavekort:

Projekt 5: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som

godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der endnu ikke er

foretaget indberetning til SKAT, men vi har fået oplyst, at dette vil blive

gjort.


godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der ikke i alle til-

fælde er foretaget indberetning til SKAT.


godtgørelse for deres deltagelse. Vi har ikke kunnet afklare, hvorvidt der

er foretaget indberetning til SKAT, hvorfor vi anbefaler, at dette undersø-

ges.


godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der endnu ikke er

foretaget indberetning til SKAT, men vi har fået oplyst, at dette vil blive

gjort.



godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der ikke er foreta-

get indberetning til SKAT.

Repræsentation:

Projekt 32: Vi kan konstatere, at der er brugt ca. 13 t.kr. på festmiddag for

afdelingspersonale fra midler, der er modtaget fra et medicinalfirma.

Projekt 35: Der er i projektet afholdt 4.985 kr. til bespisning af fem pro-

jektmedarbejdere og samarbejdspartnere, hvilket svarer til en kuvertpris

på 997 kr.

Rejseudgifter:

Projekt 3: Der er i projektet afholdt 7.166 kr. i udgifter til taxakørsel fordelt

på to ture – Kastrup til Odense og retur samt fra Odense til Billund.

Andre forhold:

Projekt 16: Der er i projektet udbetalt et mindre honorar for udført arbejde

til et familiemedlem. Vi har fået oplyst, at dette er godkendt af afdelingsle-

delsen, men vi har ikke fået forelagt dokumentation herfor.


Bilag 2: Notat til SygehusSønderjylland

Særlig gennemgang af forskningsprojekter påSygehus Sønderjylland, Region Syddanmark

Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19.


vis gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Sønderjylland i perio-

den 2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland med forbrug i

perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således:


22 (15.688.112 kr.) 6.995.837 kr. (8.692.275 kr.)

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Syge-

hus Sønderjylland udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der

overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1

mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang.

På Sygehus Sønderjylland har der været 5 forskningsprojekter med udgifter,

der overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har

vi tilfældigt udvalgt 2 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vo-

res undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne

på Sygehus Sønderjylland kan opsummeres således:


7 (9.261.507 kr.) 6.035.890 kr. (3.225.617 kr.)

32% 59% 86% 37%



Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt

de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurde-

ret disse i henhold til nedenstående kriterier:



mål


Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland er ba-

seret på 73 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper,

som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter

blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser

samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning.

Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på

nedenstående områder:

It-udstyr

Vi har bemærket, at der indkøbes tablets og andet it-udstyr til forskere og

medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil,

og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udsty-

ret. It-udstyret er i alle tilfælde indkøbt igennem regionens indkøbsaftale. Vi

anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medar-

bejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende

tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte

tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at Sygehus Sønderjylland er opmærksom

på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr.

Repræsentation





re, undtagen et enkelt tilfælde hvor en deltagerliste ikke kunne fremvises. Vi

anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.




over 1.000 kr.


Rejseudgifter

Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag

på rejseudgifter f.eks. udgifter til taxa, kørselsgodtgørelse og broafgifter. Det

er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål.

Honorering af familiemedlem

Vi har i ét enkelt tilfælde konstateret, at der er udbetalt et mindre honorar for

udført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt hertil og har fået oplyst,

at dette er blevet godkendt af afdelingsledelsen. Vi har dog ikke fået forelagt

dokumentation for denne godkendelse - og på den baggrund anbefaler vi, at

der altid foreligger godkendelse fra som minimum nærmeste leder, jf. regio-

nens princip om ubrudt kontrolhierarki.


Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af

midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede for-

mål.

For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til

bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte

posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning. Vi gør

opmærksom på, at vi ikke har modtaget svar fra den forskningsansvarlige på

projekt 2 på de opfølgende spørgsmål, som gennemgangen af bilag gav

anledning til.

Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi

gerne nærmere.


Deloitte

Statsautoriseret Revisionspartnerselskab



Bilag 1 - Oversigt over kontrollerede projekter


1 104 296 205 3252 104 296 210 3323 104 296 225 2074 104 296 225 3205 104 296 225 3316 104 296 235 3287 104 296 235 330


De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det

skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning.





Bilag 2 - Kommentarer til udvalgte projekter

Repræsentation

Projekt 1: Det har ikke i alle tilfælde været muligt at fremskaffe deltagerlisten

som dokumentation for udgifter til repræsentation.

Andre forhold

Projekt 4: Der er i projektet udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et

familiemedlem. Vi har fået oplyst, at dette er godkendt af afdelingsledelsen,

men vi har ikke fået forelagt dokumentation herfor.


Bilag 3: Notat til Sydvest-jysk Sygehus




vis gennemgang af forskningsprojekterne på Sydvestjysk Sygehus i perioden

2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter på Sydvestjysk Sygehus med forbrug i peri-

oden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således:


11 (2.702.350 kr.) 1.886.946 kr. (815.404 kr.)

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Syd-

vestjysk Sygehus udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der



På Sydvestjysk Sygehus har der ikke været forskningsprojekter med udgifter,

der overstiger 1 mio.kr., hvorfor vores gennemgang af forskningsprojekterne

er baseret på 5 tilfældigt udvalgte projekter. Omfanget af vores gennemgang

af forskningsprojekterne på Sydvestjysk Sygehus kan opsummeres således:


5 (2.086.871 kr.) 1.553.636 kr. (533.235 kr.)

45% 77% 82% 65%








mål


Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sydvestjysk Sygehus er base-ret på 47 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, somvi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatterblandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelsersamt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning.


It-udstyr

Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefo-ner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi harforespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundetindkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde ind-købes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom it-afdelingen heller ikkealtid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, atder indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræ-der, eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikkeer klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at Sydvestjysk Sygehus er opmærksom påde skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr.

Repræsentation



Rejseudgifter

Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilagpå rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker,at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, lige-som det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validtformål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens indkøbsaftale ertilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris.

Andre forhold

Vi har i ét enkelt projekt konstateret, at der udbetales godtgørelse for privatkøb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel. Vi anbefaler, at der udeluk-kende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse som betaling for projektrelateretkørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelse for privat køb af benzin


anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligt for medarbejderen,samt at regionen har oplysningspligt til SKAT.

Endelig har vi i ét enkelt projekt konstateret, at der er anvendt ca. 37 t.kr. tilmedlemskaber i et fitnesscenter til brug for projektets deltagere. Vi har af denansvarlige medarbejder fået oplyst, at medlemskaberne ikke er skattepligtigefor deltagerne, idet disse er en del af projektet. Som udgangspunkt er vi eni-ge i denne vurdering, men vi kan som følge af projektets konstruktion ogomfanget af medlemskaberne ikke afvise, at SKAT vil vurdere, at der kanforeligge skattepligt heraf. Til afklaring heraf kan et bindende svar fra SKATvære en mulighed. Idet der ikke foreligger et ansættelsesforhold mellem Re-gion Syddanmark og deltagerne i forskningsprojektet, påhviler en eventuelindberetningspligt deltagerne selv.




Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hørervi gerne nærmere.







1 101 123 190 1022 101 123 190 1053 101 123 190 1084 101 123 190 1105 101 133 190 106









It-udstyr

Projekt 1: Der er i projektet indkøbt to eksterne harddiske uden om regio-

nens indkøbsaftale.

Projekt 2: Der er i projektet indkøbt en computer uden om regionens ind-

købsaftale, men igennem Syddansk Universitet.

Projekt 3: Der er i projektet indkøbt fire iPads uden om regionens ind-

købsaftale.

Projekt 5: Der er i projektet indkøbt en mobiltelefon til patientkontakt uden

om regionens indkøbsaftale.

Rejseudgifter

Projekt 3: Der er afholdt 1.406 kr. til togbilletter i forbindelse med opstar-

ten og afviklingen af projekt MusiCare Rigshospitalet (projekt 4), hvorfor

udgiften ikke burde have belastet dette projekt.

Andre forhold

Projekt 1: Der er i projektet udbetalt 869 kr. til dækning af brændstof an-

vendt til projektrelateret kørsel.

Projekt 5: Der er i projektet afholdt ca. 37 t.kr. til medlemskaber i Fit-

ness.dk til projektets deltagere.


Bilag 4: Notat til SygehusLillebælt

Særlig gennemgang af forskningsprojekter påSygehus Lillebælt,Region Syddanmark



vis gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Lillebælt i perioden

2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt med forbrug i perioden

2013 til oktober 2014 kan opsummeres således:


301 (158.780.448 kr.) 108.695.990 kr. (50.084.458 kr.)

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Syge-

hus Lillebælt udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der



På Sygehus Lillebælt har der været 26 forskningsprojekter med udgifter, der

overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi

tilfældigt udvalgt 17 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores

undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på

Sygehus Lillebælt kan opsummeres således:


43 (93.170.380 kr.) 72.056.794 kr. (21.113.586 kr.)

14% 59% 66% 42%








mål


Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt er baseret

på 245 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi

i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt

andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt per-

sonlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning.

Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på

nedenstående områder:

It-udstyr

Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefo-

ner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har

forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet

indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde ind-

købes igennem regionens indkøbsaftaler.

Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en med-

arbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende

tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte

tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at Sygehus Lillebælt er opmærksom på de

skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr.

Repræsentation





re. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.




over 1.000 kr.


Rejseudgifter

Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilagpå rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold.

Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens ind-købsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundesmed et validt formål.

Andre forhold

Vi har i ét enkelt projekt konstateret, at der udbetales godtgørelse for privatkøb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel.

Vi anbefaler, at der udelukkende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse sombetaling for projektrelateret kørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelsefor privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligtfor medarbejderen, samt at regionen har oplysningspligt til SKAT.

Endelig bemærker vi, at der i flere af de kontrollerede projekter er afholdtudgifter til medicinaludstyr samt -artikler. Vi har som ved de andre udgiftsty-per ligeledes foretaget stikprøvevis kontrol heraf for at sikre, at der foreliggertilstrækkelig dokumentation for de afholdte udgifter. Vi har forespurgt tilsammenhængen mellem de afholdte udgifter og forskningsprojektets formålog fået valide forklaringer herpå. Vi gør dog opmærksom på, at vi ikke i alletilfælde besidder de nødvendige forudsætninger for at vurdere, hvorvidt de iforskningsprojektet afholdte udgifter til medicinaludstyr og -artikler er afholdt ioverensstemmelse med forskningsprojektets formål.




Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vigerne nærmere.


Deloitte

Statsautoriseret Revisionspartnerselskab




Nr. Rekvirentnr. IT-udstyr Gavekort Repræsentation Rejseudgifter Andre forhold

1 360032 361033 36117

4 361365 361406 603917 603968 603999 34200BN

10 34200EG11 34200JA12 34200RB13 34200SGB14 36006

15 3601316 3611317 3611418 3612419 36129

20 3614421 3616622 6009123 6037724 60385

25 F06-1926 F07-1627 F07-2428 F07-2729 F09-12

30 F10-0931 F11-0732 F11-07A33 F11-1734 F12-03

35 F13-0436 F13-0537 K03-0138 K03-06A39 K03-06B40 K03-06C

41 K03-06D42 K12-0543 U07-06









It-udstyr:

Projekt 14: Der er i projektet indkøbt en computer uden om regionens

indkøbsaftale. Vi har fået oplyst, at dette er sket efter aftale med it-

afdelingen, eftersom medarbejderen har adgang til billigere it-udstyr pri-

vat.

Andre forhold:

Projekt 33: Der er i projektet udbetalt 353 kr. til dækning af brændstof

anvendt til projektrelateret kørsel


Bilag 5: Notat til OdenseUniversitetshospital


Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19.december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøve-vis gennemgang af forskningsprojekterne på Odense Universitetshospital iperioden 2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital med forbrugi perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således:


248 (105.935.472 kr.) 35.997.857 kr. (69.937.615 kr.)

Ovenstående forskningsprojekter omfatter kun dem, der er oprettet i 2013eller 2014. Efter aftale med Region Syddanmark er vores gennemgang afforskningsprojekterne på Odense Universitetshospital baseret på en stikprø-ve af de i 2013 eller 2014 oprettede forskningsprojekter.

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Oden-se Universitetshospital udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter,der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang.

På Odense Universitetshospital har der været 8 forskningsprojekter medudgifter, der overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herud-over har vi tilfældigt udvalgt 18 forskningsprojekter til ligeledes at være omfat-tet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningspro-jekterne på Odense Universitetshospital kan opsummeres således:


26 (48.689.873 kr.) 22.513.115 kr. (26.176.758 kr.)

10% 46% 63% 37%






mål


Vores gennemgang af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital erbaseret på 162 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftsty-per, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette om-fatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydel-ser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning.


It-udstyr

Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefo-ner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi harforespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundetindkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde ind-købes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom it-afdelingen heller ikkealtid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, atder indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræ-der, eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikkeer klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at Odense Universitetshospital er opmærk-som på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr.

Repræsentation



Rejseudgifter

Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilagpå rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker,at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, lige-som det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validtformål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens indkøbsaftale ertilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris.

Andre forhold

Vi har i ét enkelt projekt bemærket, at der er afholdt ca. 210 t.kr. i udgifter tilombygning af lokaler på Odense Universitetshospital samt ca. 23 t.kr. tilmøblering heraf, hvilket blandt andet omfatter seks Fritz Hansen stole. Vi har


påset, at der foreligger dokumentation for de afholdte udgifter, men vi kanikke vurdere sammenhængen mellem de afholdte udgifter og forskningspro-jektets formål.

Endelig har vi i ét enkelt projekt konstateret, at der er sket fejlagtig bogføringaf en faktura, således at omkostningen i projektet er højere, end den burdevære. Vi henviser til beskrivelsen i bilag 2.




Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vigerne nærmere.






Nr. Projektnr. IT-udstyr Gavekort Repræsentation Rejseudgifter Andre forhold

1 102243812 102243993 102244164 102244175 102244286 102250857 102244408 102244579 10225092

10 1022509411 1022511612 1022607513 1022608514 1022609115 1022610916 1022611317 1022612118 1022656919 1022658220 1022804421 1022804522 1022804623 1022805224 1022832225 1022832426 10239307









It-udstyr

Projekt 19: Vi bemærker, at der er indkøbt en ekstern harddisk uden om

indkøbsaftalen.

Repræsentation

Projekt 26: Vi bemærker, at der er afholdt ca. 5 t.kr. i udgifter til forplejning

i forbindelse med ansættelse af en medarbejder/forsker.

Rejseudgifter

Projekt 26: Vi bemærker, at der er afholdt ca. 4 t.kr. i udgifter til taxakørsel

i forbindelse med mødeaktivitet.

Andre forhold

Projekt 2: Vi bemærker, at der er afholdt ca. 210 t.kr. i udgifter til ombyg-

ning af lokaler på OUH samt ca. 23 t.kr. til møblering heraf. Dette omfatter

blandt andet 6 Fritz Hansen stole.

Projekt 13: Vi bemærker, at der i forskningsprojektet er indkøbt en iPhone

og en computer til en medarbejder for ca. 11 t.kr. (fakturaen er ej moms-

belagt). Fakturaen er fejlagtigt bogført dobbelt med moms, hvoraf kun den

ene postering er tilbageført. Fakturaen er efterfølgende bogført korrekt

uden moms. Indkøbet belaster forskningsprojektet med 20 t.kr. (11 t.kr. +

(11 t.kr. x 0,8)), på trods af at fakturaen lyder på 11 t.kr.


Bilag 6: Skattemæssighåndtering af gavekort

Efter aftale redegøres der hermed for den skattemæssige håndtering af ga-

vekort givet til frivillige, der deltager i for eksempel kulturarrangementer og til

deltagere i forskningsprojekter afholdt af Region Syddanmark. Der henvises i

øvrigt til notat om ”Skattemæssig håndtering af gavekort til ansatte”.

BaggrundsinformationerVi har lagt følgende forudsætninger til grund:

Gavekortene som Region Syddanmark yder til frivillige medhjælpere

ydes som en erkendtlighed for den frivilliges indsats og modsvarer ikke

værdien af arbejdsindsatsen.

Der eksisterer ikke et direkte ansættelsesforhold mellem de frivillige og

Region Syddanmark.

Det er ikke aftalt forud for udførelse af det frivillige arbejde, at den frivilli-

ge modtager en erkendtlighed i form af gavekort.

Gavekortet kan benyttes i en større kreds af forretninger eller en forret-

ning med et større vareudbud.

Gavekortet kan ikke omveksles til kontanter.

Skattepligtige gaverEfter praksis skal alle indtægter, såvel engangsindtægter som tilbageven-

dende indtægter anses for skattepligtig for modtageren. Det er således uden

betydning, om der er tale om løn, honorar eller en gave. Når et gavekort gi-

ves som tak for hjælpen for en frivillig indsats, er gavekortet derfor som ud-

gangspunkt skattepligtig for modtageren. Dette gælder uanset gavekortets

værdi.

Begrundelsen for skattepligt for gavekort er, at gavekortet anses for det

samme som at modtage kontanter. Værdien af gavekortet er skattepligtig B-

indkomst for modtageren og indberettes normalt i felt 36 via eIndkomst.

Beskatningen kan alene undlades, såfremt der foreligger en positiv lovhjem-

mel eller praksis til at undlade beskatning.


Skattefrie gaver

Skattefrie lejlighedsgaver og julegaver

I konkrete tilfælde har SKAT anerkendt skattefrihed for lejlighedsgaver (priva-

te mærkedage) og julegaver. Skattefriheden vil i sådanne tilfælde vurderes

ud fra gavens størrelse, og herunder om den kan betegnes som sædvanlig i

forhold til den konkrete anledning og relationen mellem giver og modtager.

Ud fra de fremsendte oplysninger, vurderer vi ikke, at de gavekort, som Re-

gion Syddanmark giver som erkendtlighed, kan henføres til praksis vedrø-

rende skattefrie lejlighedsgaver.

Tingsgaver – skattepligt af den subjektive værdi/eller fulde værdi

SKAT har i praksis anerkendt, at der kan gives et par flasker vin, en bog, en

æske chokolade (tingsgaver) mv., når gaven gives som erkendtlighed for

ulejligheden. Her bliver modtageren ikke beskattet af gavens markedsmæs-

sige værdi, men derimod af den subjektive værdi – dvs. den værdi gaven har

for modtageren. Værdien af gaven må heller ikke i disse tilfælde modsvare

værdien af arbejdsindsatsen og dermed anses for vederlag for det udførte

frivillige arbejde.

Gavekort, der giver adgang til køb af få og bestemte varer, sidestilles med

tingsgaver.

Gaver, omfattet af den subjektive værdi, skal modtageren selv føre på selv-

angivelsen.

Det er vores opfattelse, at tingsgaver i tilknytning til frivilligt arbejde for Regi-

on Syddanmark er omfattet af bagatelgrænsen på 1.100 kr. (2015). I den

situation benyttes købsprisen som værdi. Enkeltstående tingsgaver under

denne bagatelgrænse skal ikke indberettes. Overstiger værdien af flere

tingsgaver bagatelgrænsen skal den samlede værdi påføres selvangivelsen.

Overstiger den enkelte tingsgave bagatelgrænsen, skal Region Syddanmark

indberette værdien (sædvanligvis indkøbsprisen).

Godtgørelse for udgifterDet er muligt for Region Syddanmark mv. at refundere faktiske udgifter for en

frivillig medhjælper som udlæg efter regning (dvs. mod aflevering af originale

udgiftsbilag). Hvis Region Syddanmark tilbyder at refundere den frivillige

medhjælpers faktiske udgifter, skal den frivillige således ikke beskattes heraf.

Det er en forudsætning, at udgiften direkte relateres til det frivillige arbejde.

Refusion af faktiske udgifter skal ikke indberettes.

Gives der efter statens takster kørepenge til en ikke-ansat person anses det

derimod som et skatte- og indberetningspligtigt honorar. Tilsvarende kan der

ikke gives et gavekort som kompensation for den frivilliges udgifter – her vil

gavekortet stadig anses for skattepligtigt.


Efter vores opfattelse er der ingen særskilt lovhjemmel til at undlade indbe-

retning ved udbetaling af kørepenge til ulønnede, vi anbefaler derfor, at der

ved udbetaling sker indberetning i felt 36/38 til eIndkomst.

Normalt har modtageren af kørepenge herefter mulighed for selv at fratrække

et tilsvarende beløb (eventuelt efter statens takster) i selvangivelsen.

IndberetningDa værdien af de udstedte gavekort anses for skattepligtigt for modtageren,

skal Region Syddanmark indberette værdien af gavekortene til SKAT. Vær-

dien er B-indkomst og værdien skal derfor indberettes via e-Indkomst i felt

36. I bilag 1 har vi vist i hvilke felter, indberetningen i øvrigt skal ske.

Tingsgaver og lejlighedsgaver (private mærkedage) skal som udgangspunkt

ikke indberettes. Dog skal der ske indberetning i felt 38, hvis tingsga-

ven/tingsgaverne samlet set overstiger bagatelgrænsen på 1.100 kr. eller

hvis værdien af en lejlighedsgave (private mærkedage) overstiger, hvad der

almindeligvis anses for passende.

AfslutningTil orientering vedhæfter vi et bindende svar fra Skatterådet

(SKM2011.106.SR). Begrundelsen illustrerer regelsættet for beskatning af

erkendtligheder til frivillige. Det bindende svar er i en vis udstrækning sam-

menlignelig med tilsvarende forhold hos Region Syddanmark.

Hvis der er spørgsmål til ovenstående, står vi naturligvis til rådighed.

Aarhus, den. 20. januar 2015

Bjarne Sall Hansen Pernille Laursensenior manager, skat konsulent, skat


Bilag 1

Art (eIndkomst)

Felt

Gavekort (sidestillet med kontanter) 36

Refusion af den frivilliges udgifter n/a

Befordringsgodtgørelse/kørepenge 38

Befordringsgodtgørelse/kørepenge i form af gavekort 36

Tingsgave (enkeltstående) omfattet af bagatelgrænsen

(under 1.100 kr.)

n/a

Tingsgave (enkeltstående) over bagatelgrænsen 38

Tingsgave, lejlighedsgave (private mærkedage), beske-

den værdi

n/a

Tingsgave, ubetydelig subjektiv værdi n/a

Om DeloitteDeloitte leverer ydelser indenfor Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i enlang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencertil rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæs-sige udfordringer. Deloittes ca. 200.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard.

Deloitte Touche Tohmatsu LimitedDeloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværkaf medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about foren udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer.

© 2015 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Documents

Forskere sjusker med dokumentationen i Region Syddanmark