24
Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 1 CEO MESSAGE FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018

FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

  • Upload
    others

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

CEO MESSAGE

 

FOURTH  QUARTER  REPORT  2017–2018  

Page 2: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

CEO MESSAGE

The distribution of this fourth quarter report concludes the first year of the 2017‐2021 Council Plan.  Over the past year we have achieved a range of important initiatives and infrastructure projects to support our diverse and vibrant community. Great progress has also been made towards the completion of capital works projects, delivery of community plans and securing funding commitments for our shire’s priority projects.  

Reflecting on 2017‐2018 

It has been a productive year with many key actions achieved, delivering significant economic, cultural and social benefits for our vibrant community. The fourth quarter proved no exception as we ticked off a number of major items. Some of the highlights include: •  Completion of the Australian Kelpie Centre in 

Casterton’s CBD in June 2018, celebrating the birthplace of the Kelpie and our region’s iconic working dog story. 

•  Expansion of Council’s trainee program to include two additional trainees, positioned in Children Services and Emergency Management, providing further employment and training opportunities for local youth. 

•  The Glenelg Shire Health and Wellbeing Plan Action Plan was officially endorsed by Council in February 2018, with work already progressing on the actions as identified in the plan in collaboration with relevant partners and stakeholders. 

•  Launch of destination branding for Casterton in April 2018 in partnership with Great Ocean Road Regional Tourism (GORRT) and local community leaders. The strategic plan includes priority actions for the short to medium term to increase the town’s competitiveness as a key tourist destination. 

•  Completion of the Glenelg Shire Planning scheme review in May 2018. This review identified minor corrections and improvements to be the subject of planning scheme amendments in the future. 

 

 Greg Burgoyne, Chief Executive Officer 

Going Forward 

The list of achievements over this year is testament to the hard work and effective collaboration between the community, councillors, staff, local businesses and government stakeholders. Council looks forward to maintaining the momentum we have established, ensuring we continue to deliver on the identified actions in the Council Plan and create further opportunities for enhance investment, business growth and liveability. 

We will also continue to actively lobby at both state and federal levels to secure the necessary capital that will enhance our ability to deliver key projects and initiatives, such as the Bridgewater Bay Master Plan and the Portland Foreshore Master Plan. These projects will provide significant economic and social contributions to the region and ensure our shire can reach its full recreation and tourism potential.  

We thank all of those who participated and contributed to build a better Glenelg Shire and we look forward to continuing this journey together. 

GREG BURGOYNE  Chief Executive Officer 

CEO MESSAGE

Page 3: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

OVERVIEW OF REPORT

The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent the progression stages of each task, project or objective identified by the Glenelg Shire Council.  

GUIDE TO ICONS USED IN THIS REPORT 

 

Delayed The Delayed icon will be present in this report when a project/plan has been identified as postponed, not on track or redefined.  

 

In preparation The In Preparation icon will be used in this report when a project/plan is in its planning stage and the details are being prepared.  

 

On track The On Track icon will be used when a project/plan is progressing, and is likely to achieve what is required within the time identified in the scheduling plan.   

 

Ahead of Schedule The Ahead of Schedule icon will be used when a project/plan is likely to be completed earlier than planned.   

 

Achieved The Achieved icon will be used when a project/plan has been successfully completed.   

 

OVERVIEW OF REPORT

Page 4: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

MAJOR PROJECTS UPDATE

The below table provides an update on major projects and plans as identified in the Council Plan 2017‐2021. 

PROJECTS  UPDATE STATUS

AUSTRALIAN KELPIE CENTRE     

This project involves the construction of a new facility including an interpretive display and Visitor Information Centre.   

• Construction of the Australian Kelpie Centre was completed in May 2018.  

• The Australian Kelpie Centre was opened to the public during the Kelpie Festival 2018. 

 

PORTLAND LIBRARY REDEVELOPMENT  

   

This project involves a redevelopment of the existing library in Portland to provide a more functional and modern space. 

• Redevelopment of the Portland Library has commenced and is on track.  

 

                        

MAJOR PROJECTS UPDATE 

Page 5: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

MAJOR PROJECTS UPDATE

PLANS  UPDATE STATUS

FORESHORE MASTERPLAN     

This project involves the creation of a masterplan identifying future redevelopment of the Portland foreshore.   

• Extensive community consultation occurred in October 2017.  

• Feedback has been incorporated in the design 

• Detailed design issues currently being resolved.  

 

OPEN SPACE STRATEGY      

This project involves a identifying future open space needs of the shire 

• Extensive consultation occurred in October‐November 2017.  

• The draft strategy is being finalised    

COMMUNITY PLAN     

This project involves consultation with the communities within the shire to develop a clear vision and direction for their future 

The scope for this project is in preparation 

 

GLENELG SHIRE TRACKS AND TRAILS STRATEGY 

   

This project involves identifying a direction for development and promotion of tracks and trails within the shire 

The scope for this project is in preparation 

 

   

Page 6: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

PRIORITY PROJECTS AND PLANS

Council is committed to seek funding for the following projects over the next four years, as identified in the Council Plan. 

 OUTCOME INDICATORS 

FUNDING  STATUS  UPDATE 

Portland Foreshore Masterplan Implementation 

 

80% ON TRACK 

PROJECT COMMENCED  An application for funding submitted in December 2017. 

Included in council’s top 3 priority projects for 2018 

  FUNDING RECEIVED 

  FUNDING SOUGHT 

  FUNDING AVAILABLE 

  PROJECT PROMOTED 

Cape Bridgewater Masterplan   

 

80% ON TRACK 

PROJECT COMMENCED  An application for funding submitted in December 2017. 

Included in Council’s top 3 priority projects for 2018 

  FUNDING RECEIVED 

  FUNDING SOUGHT 

  FUNDING AVAILABLE 

  PROJECT PROMOTED 

Portland Central Business District upgrade  

 

10% ON TRACK 

PROJECT COMMENCED  Project discussed with funding bodies 

  FUNDING RECEIVED 

  FUNDING SOUGHT 

  FUNDING AVAILABLE 

  PROJECT PROMOTED 

Hanlon Park Lighting   

 

20% ON TRACK 

PROJECT COMMENCED  Funding application submitted 

   FUNDING RECEIVED 

  FUNDING SOUGHT 

  FUNDING AVAILABLE 

  PROJECT PROMOTED 

Portland Civic Precinct Masterplan Implementation  

 

20% ON TRACK 

PROJECT COMMENCED  Project components being reviewed to allow council to identify funding opportunities  

   FUNDING RECEIVED 

  FUNDING SOUGHT 

  FUNDING AVAILABLE 

  PROJECT PROMOTED 

Marine Masterplan Implementation  

 

10% ON TRACK 

PROJECT COMMENCED  In May/ June 2018 Council applied for grant funding via the Victorian Governments ‘Boating Safety Facilities Program’ (BSFP) for the Marina Diesel Fuel Facility and the Portland Bay Marina extension. Unfortunately Council was unsuccessful in funding for both projects. 

 

  FUNDING RECEIVED 

  FUNDING SOUGHT 

  FUNDING AVAILABLE 

  PROJECT PROMOTED 

PRIORITY 

Page 7: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

 THEME 1 – GROWING GLENELG 

GROWING GLENELG  UPDATE  STATUS 

Develop an investment prospectus for areas to address industry and agriculture to diversify our economy  

Scoping and project planning has commenced for the development of an Agricultural Investment Prospectus. 

Meet with government and industry representatives to promote investment and government funding in the shire  

Developer Stakeholder Engagement forums held in 2017/18 to build relationships with Government and industry representatives. 

Identify a space for start‐ups to use within the shire and work with emerging businesses 

Draft Smart Cities Framework in preparation. This will guide Council’s direction for supporting start‐ups and smart city initiatives. 

Provide support to business groups in Portland, Heywood and Casterton  

Regular informal meetings have been held across the Shire with business groups to gauge needs, providing assistance where required. 

Develop a value proposition for population attraction and retention 

Scoping and project planning has commenced for the development of value proposition for population attraction and retention.  

Council worked with the Committee for Portland on the ‘Jobs for Portland project’. 

Glenelg Investment Prospectus published November 2017. 

Number of national advertising campaigns and relevant forums  

Nelson advertising campaign aired summer 2017/18 in western Victoria and south east of South Australia as well as digital campaign. Tour of Great South Coast televised nationally with live crosses on Channel 9. WhaleMail campaign launched with Television Commercial and digital campaign, promoting new website. 

Update visitor information material for Budj Bim 

Working with Gunditj Mirring to create interpretive display at Visitor Information Centres – awaiting UNESCO World Heritage nomination to be finalised. 

PROGRESS UPDATE

Page 8: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

Actively participate in the Aboriginal Advisory Committee and RDV Budj Bim Project Contract Group to implement Stage 1 of the Budj Bim Development Plan 

Regular meetings for the implementation of Budj Bim Development Plan attended. 

Aboriginal Advisory Committee meeting held in May 2018. 

Continue Council’s attendance at all GORRT board meetings  

Council staff and Councillors attended Great Ocean Road Regional Tourism Meeting on 23 February 2018 in Port Fairy. 

Develop other townships within the shire under the destination brand as developed by GORRT 

Casterton destination branding complete.  Nelson television advertisement filming occurred November 2017. 

Develop three marketing initiatives per year to promote Growing Glenelg  

Growing Glenelg magazine was distributed across the shire and online quarterly, informing residents of upcoming events and programs of interest. These magazines are inserted in Portland Observer and Casterton News to assist with distribution, promotion is also conducted on radio, with staff dropping off issues to key food outlets and businesses shire wide. 

Meet with cruise ship operators annually to promote Portland as a cruise ship destination 

Staff met with P&O cruise operators in Jan 2018 

Presentation made on behalf of Australian operators and locations (Miami) Sea Trade conference 

Met with Ponant cruise lines April 2018  

 

Continue to support Beyond the Bell program initiatives  

Staff continue to support the Beyond the Bell program and participate in the Local Action Group (LAG). 

Create partnerships with education providers and establish a direction to support and encourage higher education and upskilling in our community  

Staff continue to support Beyond the Bell stepping stone project. 

Council’s Home and Community Care (HACC) services have supported work placements for students studying in the aged care field. 

Support linkages to training and development opportunities in innovation, entrepreneurship and technology to local businesses and education providers 

Workshops were undertaken with stakeholders to inform the development of Glenelg Smart Cities Framework‐ Local businesses and education providers attended.  

 

Page 9: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

Meet with higher education services providers at least annually  

Continued to attend regular Beyond the Bell meetings with education providers to further the objectives of this project. 

Staff attended the Local Action Group Meeting (LAG) June 2018  in support of this project 

Develop informal learning programs and activities across the shire  

 In development. 

Continue to offer traineeships, work placements and scholarships  

Council’s trainee program recommenced January 2018. Two trainees commenced in January. Additional trainee positions included Children Services trainee, Diesel mechanic, Emergency Management trainee, Horticulture apprentice and Carpenter apprentice. 

 

Support community engagement through volunteering/work placement opportunities for youth through various volunteering organisations and Council events 

Council supported youth volunteers to run the Freezaevent, Skate Park mural, Sk8 comp and Breakfest events as well as the youth activities tent at the Upwelling Festival. 

 

   

Page 10: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

10 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

 THEME 2 – CONNECTING GLENELG 

CONNECTING GLENELG  UPDATE  STATUS 

Continue to pursue funding opportunities for road repair and upgrade 

Council hosted a meeting with VicRoads South Western Region in July 2017 in Portland. A schedule of regular meetings was arranged. These are to be biannual visits and were then held in Portland in March and June 2018. 

Lead the Green Triangle Freight Action Plan Steering Committee – meet at least four times per year for continued advocacy  

Council CEO Chaired meetings for Green Triangle Freight Action Plan Steering Committee held in October and December 2017. 

Finalise the Glenelg Shire Tracks and Trails Strategy  

Scoping and project planning has commenced. 

Finalise the Open Space Strategy   In progress, due to be completed in September 2018. 

Redevelop Council’s public libraries through funding opportunities  

Portland library redevelopment work commenced. 

Continue to seek funding for all‐abilities access to recreational and commercial services  

Council prioritised the development of the all abilities play space on the Portland foreshore. This project has received funding through the 2018‐19 Council budget  

Add to or create new free public Wi‐Fi infrastructure 

The Smart Cities Framework currently in preparation will identified locations to create/expand public Wi‐Fi over the plan period. 

Increase the utilisation of our Smart Cities membership 

Scoping of opportunities and development of program of information sessions underway.   

Pursue Smarty Cities funding opportunities  

Funding opportunities considered as they arise. 

Page 11: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

11 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

Meet with NBN company representatives to discuss services gaps within the Shire  

A number of sessions held to identify service gaps within the Shire. Limited progress made due to unavailability of representative.  

Improve digital/e‐commerce uptake  

Scoping business needs and developing actions to improve e‐commerce uptake following this scoping exercise. 

Maintain an above‐average perception of safety within the community  

Laneway lights in Portland replaced Feb 2018. Percy, Bentinck Street lighting being installed.  

Lighting and security audit in preparation. 

 

Seek grant/funding opportunities to enhance public safety  

Audit being prepared for street lighting and security to identify a scope for funding opportunities.  

Continue Connect Glenelg website  

Continued Connect Glenelg portal.  

Continue to promote the community events calendar  

Maintained a Community Events Calendar on Council’s website, and released an events calendar each quarter.  

 

   

Page 12: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

12 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

 THEME 3 – LIVEABLE GLENELG 

LIVEABLE GLENELG  UPDATE  STATUS 

Support community engagement through volunteering opportunities for youth 

Council supported youth volunteers to run the Freeza event, Skate Park mural, Sk8 comp and Breakfest events as well as the youth activities tent at the Upwelling Festival. 

Maintain above average perception of safety within the community 

Laneway lights in Portland replaced Feb 2018. Percy, Bentinck Street lighting being installed.  

 

Community satisfaction survey results indicate above‐average satisfaction with the quality of parks and open space  

Open Space Strategy in preparation. Open space strategy will identify future needs for open space and help council manage parks and open space needs 

Seek funding for aspects of the Civic Precinct Masterplan 

Master Plan currently being reviewed to identify priorities.  

Seek funding to improve and rejuvenate streetscapes  

Scoping for rejuvenation of Portland CBD underway. 

Create an ongoing online forum for community feedback  

Listening Post Page Created on Your Say Glenelg Website: https://yoursay.glenelg.vic.gov.au/listening‐post 

Conduct at least one listening post event per quarter  

Listening posts held each quarter at the following locations Quarter 1 (July to Sept): Held in Nelson on 25.9.17 Quarter 2 (Oct to Dec): Held at Upwelling Festival 4.11.17 Held at Dartmoor 8.12.17 Quarter 3 (Jan - March): Held at Wood Wine & Roses 24.2.18 Quarter 4 (April - June): Held at Merino 14.4.18 

Residents report an above‐average wellbeing score  

Council adopted the Glenelg Shire Health and Wellbeing Plan in October 2017.  

Page 13: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

13 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

Assist the community to promote events  

Council staff liaising with event coordinators to add events to iamportland.com.au website. 

Council supported delivery of key events throughout the Shire.  

Finalise Open Space Strategy   Open Space strategy commenced and due for completion in September 2018 

Redevelop the user group agreement with health service providers  

Glenelg Shire Health and Wellbeing Action Plan endorsed in February 2018. This action plan was prepared with health service partners and reflects an agreed direction for the next year 

Develop a Municipal Health & Wellbeing Plan 

Glenelg Shire Health and Wellbeing Plan 2017‐21 developed and adopted by Council at its meeting held on 24 October 2017. 

Continue to implement measures to reduce Council’s energy usage (carbon emission) 

Sustainability Victoria building audit undertaken June 2018. Recommendations of this report will inform measures to reduce Council’s energy usage. 

Portland CBD LED street light upgrade partially complete.  

Council’s policies, procedures, documents and operations account for the possible impacts of climate change 

Software introduced to manage policy and procedure register and review process.  

Continue to implement measures to reduce Council’s water usage  

Action Plan in development to identify measures to reduce water usage in Council facilities.  

Council to implement environmentally friendly energy solutions  

Investigation underway regarding Portland Heating network. 1st stage (Pipeline).  

Percy street lighting installed in June 2018.  

Actively reduce weed species   Annual Program Ongoing. 

 

   

Page 14: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

14 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

 THEME 4 – CREATIVE GLENELG 

CREATIVE GLENELG  UPDATE  STATUS 

Continue to promote community events calendar 

The new iamportland events has been  page launched to promote community events 

Maintain Council’s involvement in exciting community, cultural and creative events across the shire 

The Events Calendars has been released 

The Arts Program has been released 

Work towards the development of a space to display Council’s Cultural Collection 

Continuing to investigate a suitable location to display the cultural collection including investigating funding options for a virtual museum. 

Commit resources to enhance the Partnership Agreements  

Aboriginal Partnership Plan in preparation. 

Promote the community events calendar and support diverse arts and cultural programming 

The Events Program has been released. 

Offer opportunities for people to participate and attend cultural, arts and literary activities 

PAC Feasibility options being developed. Options being explored will allow for council to expand cultural, arts and literary activities 

Seek funding for creative public art and place‐making initiatives  

Funding opportunities being investigated    

Work with the community to develop an events calendar  

Events calendar created in consultation with the community. Events calendar released and printed quarterly 

Simplified and streamlined customer experience  

Council investigating whole of business transformation steps to streamline the customer experience and provide for efficiencies across council functions 

Page 15: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

15 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

Promote Council’s One Stop Shop service  

In conjunction with Council’s E‐Planning portal, an additional portal was developed to assist in the promotion of Council’s One Stop Shop service. 

Promote an “ideas” forum in townships  

Listening Posts held in Nelson, Dartmoor, Merino and Heywood. Listening Post Page Created on Your Say Glenelg Website. https://yoursay.glenelg.vic.gov.au/listening‐post 

Deliver opportunities for people to experience new technologies and innovative solutions  

Scoping in progress. 

Promote our Smart Cities membership 

Workshops were with stakeholders to inform the development of Glenelg Smart Cities Framework‐ Local businesses and education providers attended. Program of smart city activities in development.  

 

 

   

Page 16: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

16 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

 THEME 5 – LEADING GLENELG 

LEADING GLENELG  UPDATE  STATUS 

CRM  Council investigating whole of business transformation steps to streamline the customer experience. This will result in a changes to customer management systems within Council 

Community satisfaction with Council decisions continues to be above‐average  

On track, LGPRF data available August 2018. 

Community satisfaction with lobbying on their behalf continues to be above average  

On track, LGPRF data available August 2018. 

Statutory planning permits assessment time frames continues to be less than the state average  

On track. Reported with LGPRF. 

95% within statutory assessment time – state average is 75%. 

Undertake a Planning Scheme review  

Adopted by Council at its meeting 22 May 2018. 

Maintain existing (Planning) service standards  

On track. LGPRF data available August 2018.  

Lobby for additional funding to support asset renewal  

Numerous meetings with state government ministers and a large number of representatives from RDV, DEWLP and federal government, both ministers and bureaucrats. 

Reduce expenditure level per property assessment from 2016 levels  

On track, LGPRF data available August 2018. 

Page 17: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

 

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

17 

PROGRESS UPDATE AND PLANS

Continue to maximise grant opportunities for the shire  

Grants register developed and grant application procedures amended to incorporate expert advice to inform applications. 

Successfully received external grant funding including Changing Places facility funding (to build changing places facility on foreshore), Portland Library Redevelopment funding and Living Heritage Funding (to undertake restoration works at Curators Cottage with the Portland Botanical Gardens and undertake engineering investigations for Portland Battery).  

Improve Council’s website to be more intuitive and useable for customers  

Upgrades to Council’s website have been identified as part of the Business Transformation  

Embed the Community Engagement Framework into Council procedures  

In progress. 

Endeavour to maintain the number of Council decisions made at meetings open to the public (2016 benchmark) 

On track, LGPRF data available August 2018. 

Update Organisational Development policies to be in line with best practice  

Former Training Policy updated to the Learning and Development Procedure (OPR‐CEO‐OD‐011, approved December 2017). 

Page 18: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

18 

WHAT’S HAPPENING IN THE SHIREWHAT’S HAPPENING IN THE SHIRE

DARTMOOR 

Victorian Off‐Road Championship  

21‐22 Jul 

HEYWOOD 

Winda‐Mara present Dave Arden

12 Jul  

Tour Great South Coast  

17 Aug 

NARRAWONG 

Listening Post 

TBC 

 

PORTLAND 

Melb Guitar Quartet  

27 Jul 

Taylor Henderson Tour

4 Aug 

Tour Great South Coast

19 Aug 

BRIDGEWATER 

Tour Great South Coast  

18 Aug 

CASTERTON 

Tour Great South Coast  

17 Aug 

Casterton Show Exhibition 

Starts 17 Jul 

Page 19: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

19 

PERFORMANCE ‐ SUSTAINABILITY

The Glenelg Shire Council promotes and facilitates environmental sustainability within the organisation and community. The main role of environmental sustainability within the organisation is to facilitate natural resource management projects, manage organisational resource/s efficiency (CO2 Emissions and water use), advocate and facilitate climate change adaptation. 

Performance Measure 1  Reduce Green House Gas (GHG) emissions 

 

Target: 9%     

For the last 6 years Council has, on average, reduced its GHG emissions as part of its operations by 8.9%. From this a target of 9% reduction per year has been set.  

This is being achieved by implementing energy efficiency lighting (both internal and street lighting), building efficiency and fleet improvements. 

Performance Measure 2  Reduce water consumption 

 

Target: 10%     

Glenelg Shire Council has the highest water consumption of all five municipalities within the Wannon Water district. Council has set the target to reduce its overall water consumption by 10% per year.  

This is being achieved by education ground staff in reduction of water use, replacement of inefficient water fittings and fixing old and leaking services.   

Performance Measure 3  Reduce weed infestations on Council managed land 

 

Target: 100km     

Glenelg Shire covers approximately 6,212 square kilometres and manages approximately 2,630km of local road, or around 90% of the length of roadsides. 

Council is committed to the management of weed infestations and the early prevention and control of weed species identified in the area. Each year Council allocates and receives funding for the control of weeds within these roadsides and reserves. 

PERFORMANCE ‐ SUSTAINABILITY 

Page 20: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

20 

MERINO LISTENING POST

Feedback

We had some great feedback on local issues affecting your town. The following issues were raised: 

Shade Trees for the Merino Recreation Reserve 

Use of Merino Pool 

Pergola at Merino Showground & link stock route for walking track  

Routine maintenance for Stock Track 

Sealing of Humphries Road 

Green Waste  

Truck braking  

Drainage issue 

Safety of Russell Street Footpath  

Environmental Sustainability 

 

 

The Merino listening post was held on 14 April 2018.  

Council received fantastic feedback on local issues within the town of Merino and surrounds.  

Outcome 

WE WILL ADVOCATE  WE WILL INVESTIGATE  WE WILL PROMOTE 

Council will advocate for truck breaking signs on the outbound of Merino. 

Council will investigate the drainage and safety of footpath access and routine maintenance of stock track, and the sealing of Humphries road. 

Council will promote the need for shade trees at the recreation reserve, a pergola at the showgrounds and environmental sustainability measures. 

MERINO LISTENING POST

Page 21: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

21 

CURRENTLY SEEKING FEEDBACK

 

L2P Learner Driver Mentor Program  

 

 

Consultation period  Project update 

Ongoing  The Glenelg Shire Council L2P Learner Driver Mentor Program is currently seeking eligible young learners who need assistance with getting driving practice and mentors. 

The Glenelg L2P Learner Driver Mentor Program is delivered by Council in partnership with VicRoads through TAC funding.  

Participants use program‐dedicated vehicles to gain the mandatory 120+ hours of driving practice required before they can undertake their driving test.  

For more information visit: https://yoursay.glenelg.vic.gov.au/l2p  

Listening Post  

 

 

Consultation period  Project update 

Ongoing  Councillors decided to set up an ongoing ‘Listening Post’ page to provide an online forum for feedback on current issues affecting the community. 

 

The YourSay listening post page has been created to allow the community to have a conversation with councillors any time of the day.  

Councillors listened to those who provided feedback during the development of the Council Plan early in 2017 and developed this tool as a way to engage with people in the community on a regular basis. 

For more information visit: https://yoursay.glenelg.vic.gov.au/listeningpost    

 

CURRENTLY SEEKING FEEDBACK

Page 22: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

22 

FINANCIAL PERFORMANCEFINANCIAL PERFORMANCE

Page 23: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

23 

LEGISLATIVE/GOVERNANCE UPDATES

  IMPACT  DATE

UPDATE     

General Local Law 2018 Review  

• Any person in control of a dog must now carry a bag for purpose of cleaning up after the dog. A person in charge of a dog must also carry a lead or similar to bring the dog under control and must be able to control the dog preventing them from being a nuisance or endangering others. 

• Yarraman Park declared an area where dogs are prohibited 

• The owner of any cat must confine the cat to the owner’s property, either within the dwelling or within another escape proof building between the hours of 7.00pm and 7.00am the following day. 

• A person must not use or allow others to use a motorised recreational vehicle, including motor bikes on private land which cause a nuisance to others because of sound, smell, dust, smoke soil erosion or any other factor that causes nuisance. 

• Without a permit a person much not: occupy or keep, (other than for storage purposes) any caravan, recreational vehicle (RV) or moveable dwelling on land for more than 30 consecutive days or a total of 30 days within a 6 month period. 

• A person collection money (eg. fundraising) or busking must have a permit if on a road or footpath. 

Commenced 1 February 2018. 

 

 

 

Building Act 1993  • Additional limitations on the issuing of a building permit and clearly denote who has the responsibility and control over a building project.  

• The builder named on a permit is required to notify the relevant building surveyor without delay upon complete of a mandatory notification stage.  

• Notification to the Victorian Building Authority (VBA) and Council is there is a change of builder within 5 days of builder ceasing to be engaged and a new builder being named on a permit.  

• Unregistered or unlicensed plumbers unable to profit from contracts.  

• The VBA’s powers to immediately suspend a building practitioner’s registration have been extended to include companies. 

2 June 2018 

LEGISLATIVE/GOVERNANCE UPDATES

Page 24: FOURTH QUARTER REPORT 2017–2018€¦ · Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 3 OVERVIEW OF REPORT The icons in the below table are used throughout this report as a key to represent

Quarterly Report 2017/18 – 4th Quarter 

24 

LEGISLATIVE/GOVERNANCE UPDATES

  IMPACT  DATE

Domestic Animal Management Act 1994 

The following amendments have been made in relation to Puppy Farms and Pet Shops;  

limit the number of fertile female dogs breeders can keep 

restrict pet shops to selling dogs and cats sourced from shelters, pounds or enrolled foster carers  

clarify the role of foster carers 

define 'recreational breeders' and 'microbreeders'  

confirm the definition of 'farm working dogs'  

introduce the animal sale permit system  

strengthen pet advertisement offences  

The following amendments have been made in relation to Restricted Breed Dogs;  

allow the registration of restricted breed dogs in Victoria 

clarify the dangerous dog status of guard dogs when retired to a residential premises 

increase the payments for registered dogs and cats made by Councils to the Treasurer under section 69(1)(a) and (aa) of the Domestic Animals Act 1994. 

1 July 2018 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30 September 2018