Kandidat nummer 821

________________________________

Fra emnebasert arkivnøkkel til

funksjonsbasert klassifikasjon

Antall sider inkludert fremsiden: 38

Bacheloroppgave 2015

Bachelor i arkiv og dokumentbehandling

Høgskolen i Oslo og Akershus, Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag

Side 1 av 37

«Intet land, ingen region, ingen virksomhet kan stoppe utvidelsen av

det digitale universet. Man kan bare være best mulig forberedt»

IDC/EMC 2013, The digital universe in 2020

Side 2 av 37

Innhold

Sammendrag _________________________________________________________ 3

Innledning ___________________________________________________________ 4

Problemstilling og mål _________________________________________________ 5

Etisk refleksjon _______________________________________________________ 5

Metode _____________________________________________________________ 7

Kvalitativ metode _______________________________________________________________ 7

DIRKS-metoden _______________________________________________________________ 12

Klassisk arkivteori ___________________________________________________ 15

Proveniensprinsippet ____________________________________________________________ 15

Den tradisjonelle emnebaserte arkivnøkkelen ________________________________________ 17

Overgang til funksjonsbasert klassifikasjon ________________________________ 22

Proveniens i den digitale tiden – introduksjon til funksjonsbasert tenkning __________________ 22

Funksjonsbasert analyse og metodetilnærming _____________________________ 25

MoReq _______________________________________________________________________ 27

Dokumentfangst _______________________________________________________________ 28

Pågående prosjekter om funksjonsbasert klassifikasjon _________________________________ 28

Oppsummering ______________________________________________________ 30

Litteraturliste ________________________________________________________ 33

Personlig kommunikasjon ________________________________________________________ 34

Vedlegg 1 – spørsmål til dybdeintervju ___________________________________ 35

Side 3 av 37

Sammendrag

Denne oppgaven tar for seg om dagens klassifiseringssystemer har en dekkende/

hensiktsmessig tilnærming til søkbarhet og fremtidig gjenfinning. Med utgangspunkt i DIRKS-

metodikk og funksjonsanalytisk tankegang har jeg undersøkt hvordan man kan gå bort i fra

emnebasert arkivnøkkel ved å innføre funksjonsbasert klassifikasjon og tenkemåte.

Tiden har endret seg og mye har skjedd i arkivene etter at saksbehandling og arkivdanning er

blitt fullelektronisk. Dette fører til at man bruker mye tid på søk, og ofte må man søke ned på

bare et ord, fordi ting er journalført på en annen måte enn det man trodde. Kanskje tok man feil

av hvem som var avsender, likevel klarer man å finne akkurat det ene dokumentet blant alle de

andre, nettopp fordi det ble registrert med det ene ordet som er helt utslagsgivende for at det

skulle bli funnet igjen.

Den tradisjonelle emnebaserte arkivnøkkelen har hatt sitt utspring i fra proveniensprinsippet

som i en papirbasert verden har fungert godt ved gjenfinning, og man hadde god kontroll og

oversikt over arkivene. Men siden arkivnøkkelen i veldig stor grad er basert på papirarkiv og

fysisk gjenfinning viser det seg at den ikke fungerer etter hensikten lenger. Jeg har belyst

hvordan arkivnøkkelen blir brukt i praksis og sett på om klassifisering kan gjøres på en annen

måte enn ved en tradisjonell emnebasert arkivnøkkel.

Det finnes lite forskning på funksjonsbasert klassifikasjon som tema, og jeg ønsker med denne

oppgaven å danne forståelse av hvordan man kan gå over fra å tenke emner til å tenke funksjoner

i arkivsammenheng. Dette kan muligens føre til nye problemstillinger som kan inspirere til

videre forskning.

Side 4 av 37

Innledning

Interessen for å forske på et tema starer ofte ved at et problem oppstår. Spørsmålene vi stiller

oss springer ut av den situasjonen vi står i der og da, hvem snakker vi med, hva vi gjør og av

tidligere erfaring. Erfaringene våre danner det som kalles for forforståelse. Vår forforståelse er

bygget opp gjennom alle de observasjoner, opplevelser og erfaringer vi har vært igjennom.

Dette skaper vår personlige «brille» som vi ser verden igjennom (Leseth og Tellmann 2014, s.

29). Bakgrunnen for mitt valg av tema til denne bacheloroppgaven var nettopp på grunn av min

oppmerksomhet for hvor mye tid jeg brukte på å finne riktig arkivkode, og hvordan kunne jeg

være sikker på at jeg valgte riktig kode. Dette er noe jeg har undret på helt siden jeg begynte å

jobbe i arkiv.

Under journalføringen besto store deler av arbeidet mitt i å finne ut hvilken arkivkode i

arkivnøkkelen som var riktig for akkurat den saken jeg skulle journalføre. Det slo meg at

arkivaren trenger unødvendig mye kunnskap om fagsaker for at klasseringen skal bli riktig og

ikke minst for å kunne jobbe effektivt. Det er utrolig hvor tidkrevende det er å finne frem til og

velge riktig arkivkode i arkivnøkkelen når arkivnøkkelen er så detaljert at det valget man ender

opp med stort sett er basert på egen oppfattelse av hva essensen i dokumentet handler om. Ut i

fra et kritisk refleksjonsperspektiv på metoden man bruker, ønsket jeg å undersøke nærmere om

dette kunne gjøres på en annen måte. Jeg fant fort ut at arkivnøkkelen med sine henvisninger

flere steder i arkivforskriften har et fokus mot papirbaserte arkiv, og at hensynet til mangfoldet

til gjenfinning i en elektronisk database er i liten grad tatt hensyn til. Derfor ønsker jeg å reise

teorien om å bytte ut hele den tradisjonelle, emnebaserte arkivnøkkelen og finne ut hvordan

funksjonsbasert klassifikasjon fungerer. Det er altså det som er tema i denne bacheloroppgaven.

Siden funksjonsbasert klassifikasjon er en helt annerledes måte å tenke ordning av arkiv på enn

den tradisjonelle arkivnøkkelen, har jeg underveis lest meg opp på klassifikasjon, bakgrunnen

for de ulike ordningsprinsippene og oppsøkt en virksomhet som har med suksess klart å innføre

funksjonsbasert klassifikasjon. Jeg har også fått viktige input i fra representanter ved

Riksarkivet, Statsbygg, Vegdirektoratet, Justis- og beredskapsdepartementet og Nærings- og

fiskeridepartementet for å kunne støtte opp under mine teorier om at arkivnøkkelen trenger en

renovasjon.

Jeg har avgrenset oppgaven til å ikke foreta en funksjonsbasert analyse basert på DIRKS-

metodikk, fordi jeg ønsker å holde oppgaven på et generelt nivå, men jeg har belyst hvordan

metoden kan forstås og settes ut i praksis.

Side 5 av 37

Problemstilling og mål

I FOR-1998-12-11-1193 Forskrift om offentlege arkiv (heretter arkivforskriften) § 2-3 står det

beskrevet at «Organet skal normalt ha eit klassifikasjonssystem - ein arkivnøkkel - som omfattar

alle dei saksområda organet steller med» og videre i § 2-5 «Sakarkivet skal vere oppstilt etter

arkivnøkkelen. Alle saksdokument skal arkivleggjast i samsvar med føresegnene i § 3-8 (..)

dokument som høyrer til den same saka, skal normalt arkivleggjast samla, og innanfor kvart

emne i arkivnøkkelen skal sakene plasserast på grunnlag av journalen», og til slutt i § 3-8 «Etter

avskriving skal saka arkivleggjast. Arkivtenesta må sjå til at arkivkoden er korrekt og at

arkivavgrensing er utført» (Forskrift om offentlege arkiv 1998). I følge lovverket må

oppstillingen av arkiv altså skje etter en arkivnøkkel. Men mye har skjedd i arkivet siden denne

forskriften trådte i kraft.

Problemstillingen i denne bacheloroppgaven vil reise teorien om at hele fundamentet for vår

gjenfinningsevne i svært stor grad er tuftet på disse kriteriene, som i praksis ikke fungerer slik.

Arkivaren bruker unødvendig mye tid på å søke seg frem til riktig arkivkode,

hvorfor er egentlig arkivnøkkelen viktig for selve arkivdanningen? I hvor stor

grad er egentlig søk basert på arkivnøkkelen?

Kan man klassifisere sakene på en annen måte ved å gå bort i fra den emnebaserte

tankegangen? Hvordan fungerer egentlig en funksjonsbasert tilnærming til

klassifikasjonssystemet?

Slik dette er formulert i arkivforskriften stilles det ingen klar definisjon for hvordan dette må

utføres. Jeg skal i denne bacheloroppgaven se nærmere på om dagens klassifiseringssystemer

har en dekkende/ hensiktsmessig tilnærming til søkbarhet og fremtidig gjenfinning. Jeg ønsker

å belyse hvordan arkivnøkkelen blir brukt i praksis og om klassifisering kan gjøres på en annen

måte enn ved en tradisjonell, emnebasert arkivnøkkel. Videre vil jeg undersøke hvordan man

kan gå bort i fra emnebasert arkivnøkkel ved å innføre funksjonsbasert klassifikasjon ved hjelp

av DIRKS metoden.

Etisk refleksjon

Det vil alltid oppstå etiske dilemmaer under forskning og enhver som gjennomfører et

forskningsprosjekt må ta stilling til etiske prinsipper. Disse dilemmaene oppstår i ulike faser i

prosessen (Halvorsen 2003, gjengitt etter Larsen 2012, s.15). Det kan være at en velger et tema

eller en problemstilling der personer i undersøkelsen føler seg støtt, eller at noen fremstilles på

Side 6 av 37

en uheldig måte. Selve datainnsamlingen kan liste opp mange etiske dilemmaer; deltar alle i

undersøkelsen av fri vilje, er det riktig å drive skjult observasjon, er det riktig å ikke gi

informantene all informasjon om undersøkelsen. Dersom man svarer nei på disse spørsmålene

kan det hende man må gjøre om på metoden. Anonymitet er et av de viktigste etiske dilemmaene

når det gjelder bruk og formidling av forskningen. I de fleste tilfeller er det svært viktig at

informantene er anonyme. Om dette ikke er mulig å få til må en tenke nøye igjennom om

funnene kan offentliggjøres. Et siste viktig dilemma er om det publiseres funn for å oppnå noe

spesielt. Forskningen vil ikke bli objektiv dersom det er slik at man fremmer egne syn eller

interesser (Larsen 2012, s. 15). For å komme i møte disse etiske dilemmaene har jeg brukt en

del tid på å tilpasse metode, problemstilling og spørsmål i dybdeintervjuene slik at mine funn

ikke skulle kollidere med ulike etiske problemstillinger som for eksempel organisatoriske

«bedriftshemmeligheter». Jeg måtte forkaste flere fremgangsmåter for innhenting av

informasjon til oppgaven min, blant annet vurderte jeg å analysere metadata eller uttrekk fra

databasen jeg har basert min forskning på. Men da ville jeg møtt på en rekke etiske

problemstillinger som ville gjort det vanskelig å anvende mine resultater til videre forskning.

Spesielt ville det blitt problematisk å bruke taushetsbelagte opplysninger i tillegg til å ta hensyn

til personvern. I utgangspunktet ønsket jeg å vri problemstillingen min til å analysere metadata

som kunne inneholde personopplysninger. Forskning innebærer ofte at det samles inn

informasjon om identifiserbare opplysninger for å kunne konkludere etter en analyse, og dette

impliserer juridiske forhold som må avklares. Dersom man skal samle inn og behandle

personopplysninger må man vurdere om disse er meldepliktige, eventuelt konsesjonspliktige

(Johannessen, Tufte, Christoffersen 2011, s. 93). I følge lov om behandling av

personopplysninger (Personopplysningsloven 2000) utløses meldeplikt eller konsesjonsplikt

dersom prosjektet omfatter behandling av personopplysninger og opplysningene helt eller

delvis lagres elektronisk. Det er opprettet et Personvernombud for forskning ved Norsk

samfunnsvitenskapelige datatjeneste AS (NSD). Forskning eller meldepliktige prosjekter ved

for eksempel en høyskole skal meldes til personvernombudet (Johannessen et al 2011, s. 94-

95). På denne nettsiden er det mulig å ta en test for å sjekke om det prosjektet man skal jobbe

med kan føre til meldeplikt. Dette er en søkeprosess som ville krevd mye arbeid for meg i denne

besvarelsen, og siden tiden er knapp har jeg derfor valgt en annen innfallsvinkel for å komme

frem til de resultatene jeg har. I tillegg ville dette også gjort oppgaven min lite anvendelig og

ikke tilgjengelig for andre siden jeg da hadde vært nødt til å klausulere oppgaven til å unntas

offentlighet. På dette grunnlaget har jeg valgt en litt mer generell innfallsvinkel for å ta hensyn

til disse etiske dilemmaene og for å unngå mye ekstrajobb. Jeg har også valgt å bruke

Side 7 av 37

observasjon som metode for deler av datainnsamlingen min der jeg kun har observert hvordan

folk utfører oppgaver. Jeg vurderte litt frem og tilbake om hvordan jeg skulle utføre slik

observasjon men kom frem til at jeg ville få best resultat dersom jeg hemmeligholdt min

observatørrolle fordi jeg ønsket å studere hvordan folk utførte oppgavene sine, i denne

sammenheng, hvordan de utførte søk i arkivsystemet. Hadde jeg vært åpen om hvordan jeg

observerte kunne jeg risikere at de jeg har undersøkt hadde endret sin atferd i måten de jobbet

på (kontrolleffekt), og da ville forskningen min mistet sin validitet (Larsen 2012, s. 90).

Metode

Målet med denne undersøkelsen er å få en dypere forståelse av hvordan emnebasert arkivnøkkel

blir brukt i dag og hvilken holdning arkivarer har til bruk av denne. Jeg ønsker også å få en

dypere forståelse av hva som menes med funksjonsbasert klassifikasjon og hvordan denne kan

byttes ut med den emnebaserte arkivnøkkelen. Med dette som grunnlag virker det mest

hensiktsmessig for meg å ta utgangspunkt i en kvalitativ forskningsmetode. Siden det er

objektet, målet med undersøkelsen, som bestemmer metoden. Jeg vil finne ut hvordan

klassifikasjon brukes, tolkes og forstås. Undersøkelsen min kommer til å basere seg

hovedsakelig på tekstmateriale der jeg har tatt utgangspunkt i tekster til anerkjente arkivarer.

Arkivteorien vil bli understøttet av hvordan dette blir brukt i praksis ved hjelp av funn fra

dybdeintervju og samtaler med informanter i fra sentrale aktører i statsforvaltningen. De

representerer Riksarkivet, Justis- og beredskapsdepartementet, Vegdirektoratet, Nærings- og

fiskeridepartementet og Statsbygg.

Jeg har også brukt observasjon som metode, men siden jeg ikke har gjort det systematisk, og

fordi mine undersøkelser i svært liten grad er basert på denne metoden har jeg ikke fokusert på

den metoden i oppgaven min. En forklaring til valget om å bruke observasjon som metode står

beskrevet i etikk kapittelet.

Kvalitativ metode

Teoriens rolle varierer enormt i ulike forskningsarbeider, både innenfor kvalitativ og kvantitativ

forskning. En hovedregel vil være at kvantitativ forskning ofte tar utgangspunkt i en eller flere

hypoteser som søkes bekreftet eller avkreftet. Mens kvalitativ forskning ofte tar utgangspunkt

i en eller flere teoretiske tradisjoner for å definere rammen av hva som er interessante

problemstillinger innenfor et gitt fagfelt (Tjora 2013, s. 26).

Side 8 av 37

Jeg har brukt mye tid på vurdere hvilken metode som har vært mest hensiktsmessig å bruke i

denne oppgaven, men etter at jeg fikk lest meg opp på emnet og satt meg inn i funksjonsbasert

tankegang var det ikke så vanskelig å se hva som var mest hensiktsmessig likevel. Jeg kom

frem til at en kvalitativ tilnærming var mest hensiktsmessig. For å summe opp hvorfor jeg endte

opp med kvalitativ metode stilte jeg meg selv spørsmålet om hva jeg var ute etter. Jeg er først

og fremst ute etter holdningene til folk og å gå i dybden på hvordan vi bruker arkivnøkkelen

samt oppnå forståelse av hvorfor vi klassifiserer sakene slik som vi gjør. Problemstillingen min

er relativt kompleks, derfor var det vanskelig for meg å låse meg helt fast til en metode før jeg

fikk undersøkt litt først. Målet mitt har ikke vært å teste ut teorier gjennom hypotesetesting. Jeg

fant derfor ut at ved induktiv tilnærmingsmåte utvikler man en helhetsforståelse av temaet. Jeg

som «forsker» låser meg ikke til en spesifikk metode på forhånd og ved slike undersøkelser er

det vanlig å benytte kvalitative metoder (Larsen 2012, s. 22-24).

Et kjennetegn ved kvalitativ metode er at det man finner ut underveis er gjerne den retningen

man lar seg styre imot. Dette er basert på at forskeren ikke vet på forhånd hva det er han ikke

vet (Lincoln & Guba, gjengitt etter Pickard 2013, s. 16). En viss ide av hva man ønsker å

undersøke må man så klart ha, men fremgangsmåten trenger ikke være forhåndsbestemt, og

svarene kan være noe helt annet enn man trodde på forhånd. Jeg har vært veldig heldig i min

prosess i å velge ut informanter til de intervjuene jeg ønsket å gjennomføre. Med mitt

arkivnettverk begynte jeg prosessen allerede i fjor høst med å undersøke mulighetene for

innspill til bacheloroppgaven min. På den måten begynte ballen å rulle og jeg ble fra den ene

satt i kontakt med den andre osv. Dette har så klart vært et veldig møysommelig og tidkrevende

arbeid men jeg har vært åpen for de utfordringene som har oppstått underveis og brukt en del

tid på å reise rundt for å treffe informanter som kan belyse flere aspekt med undersøkelsen min.

Det er ikke mulig å generalisere svarene jeg har fått i mine undersøkelser, og det har heller ikke

vært min intensjon, fordi med kvalitativ metode går man mer i dybden. Jeg er ganske sikker på

at bruk av kvalitativ metode for denne oppgaven har vært avgjørende for å få en dypere

forståelse av mitt tema som har en relativt innovativ og ny tankegang i Norge. I Sverige er

funksjonsbasert tenkning mye mer utbrett og ble pålagt innført i 2012 (samtale med Statsbygg

12.mai 2015).

Fordeler ved kvalitativ metode

I kvalitative undersøkelser møter forskeren informantene ansikt til ansikt. Dette er en fordel i

forhold til bortfall og man er sikker på å få svar når man spør. Da sparer man mye tid på at ikke

forskningen stopper opp fordi man går og venter på svar. Det er ikke så mange som trekker seg

Side 9 av 37

fra intervju, men mange kan la være å fylle ut tilsendte skjemaer. Jeg valgte en litt mer

ustrukturert intervjuform som ble mer en samtale enn klassisk formelt dybdeintervju. Dette

syntes jeg fungerte veldig godt og informantene fikk snakke fritt. På denne måten fikk jeg stilt

mange oppfølgings spørsmål underveis som ga meg en dypere helhetsforståelse av hvordan

informantene tenkte samt rydde bort misforståelser der jeg eller vedkommende ikke forsto og

på den måten fikk vi gått dypere inn i temaet som vi snakket om. På denne måten fikk jeg også

sikret god validitet nettopp fordi spørsmålene var mer utdypende (Larsen 2012, s. 26). Validitet

handler om relevans eller gyldighet, altså at vi skal samle inn data som er relevante i forhold til

problemstillingen. Det er enklere å sikre høy validitet gjennom kvalitative undersøkelser enn

ved kvantitative. Dette fordi man kan foreta korreksjoner underveis om man oppdager at det er

andre momenter enn det en i utgangspunktet tenkte på som viktig for problemstillingen. Ved at

informantene får prate fritt kan flere forklaringsmåter komme opp. En slik fleksibel prosess

hvor en kan endre spørsmål underveis, bidrar til en mer valid informasjon (Larsen 2012, s. 80).

Det er også viktig å holde orden på hvem som har sagt hva for å sikre høy reliabilitet på intervju-

og observasjonsdataene. Dette løste jeg ved å ta opptak av dybdeintervjuene, på denne måten

kunne jeg sikre at mine observasjoner var helt riktige når jeg analyserte og tolket dataene (ibid,

s. 81).

Ulemper ved kvalitativ metode

Den største ulempen ved å bruke kvalitativ metode er at man ikke kan generalisere slik som

man kan ved kvantitative metoder. I tillegg er det mye vanskeligere og tidkrevende å behandle

dataene i ettertid. Jeg tok opptak av de dybdeintervjuene jeg hadde og brukte utrolig mye tid i

etterkant på å transkribere dette materialet. I neste omgang må det omfattende materialet

forenkles og klassifiseres for å få oversikt over dataene og sammenligne svar. Det kan også

være en risiko for at informanten svarer det han tror jeg vil høre og ikke er fullt ut ærlig i svarene

sine. Det er enklere å gi et 100% ærlig svar når man kan krysse av på et skjema og være helt

anonym. Jeg har forsøkt så godt det har latt seg gjøre og ikke blande inn min personlige mening.

Det var også hensikten min ved å gjøre dybdeintervjuene så ustrukturert som mulig fordi det da

er enklere å snakke mer fritt. En annen teknikk jeg har brukt er å stille de samme spørsmålene

flere ganger men vinkle de forskjellig, på denne måten kan jeg kontrollere inkonsistens i

svarene og trekke ut den virkelige meningen (Larsen 2012, s. 27). En ulempe ved å bruke

ustrukturert intervju er at det er vanskeligere å være sikker på at alle informantene svarer på det

samme slik at det blir lettere å sammenligne i ettertid. Oppfølgingsspørsmål som var naturlig å

stille i det ene intervjuet er kanskje ikke like relevant i det andre (ibid, s. 83).

Side 10 av 37

Dybdeintervju som metode

Den mest utbredte datagenereringsmetoden innenfor kvalitativ forskning er ulike former for

intervjuing. Noen av de mest populære er dybdeintervjuer og semistrukturerte intervjuer. Målet

med dybdeintervju er i hovedsak å skape en situasjon for en relativt fri samtale som kretser

rundt noen spesifikke temaer som forskeren har bestemt på forhånd. Meningen er å få

informanten til å reflektere over egne erfaringer og meninger knyttet til det aktuelle temaet for

forskningen. Derfor er det en fordel med god tidsramme og avslappet stemning. Spørsmålene

som blir benyttet i dybdeintervju skal være åpne og gi informanten mulighet til å gå i dybden

der hvor de har mye å fortelle (Tjora 2013, s. 104-105). Gode spørsmål kan formuleres som

«hva tenker du om det…?», «hva tror du er årsaken til det…?», «hvorfor er det viktig…?»,

«hva håper du…?» eller «hva vil du si er første skritt…?» osv. Poenget er å ikke låse fast

spørsmålet til et ja eller nei svar for at informanten skal kunne reflektere og avgjøre hva han

mener om temaet selv. Ved å stille spørsmålene på denne måten kan man bruke dybdeintervju

til å studere meninger, holdninger og erfaringer. Vi er ute etter hva informanten, sett i fra hans

ståsted, tenker om tema. Dybdeintervju som metode er basert på et fenomenologisk perspektiv

der forskeren ønsker å forstå informantens opplevelser samt hvordan informanten reflekterer

over dette. Siden funksjonsbasert tenkning er lite utbredt i Norge har det ikke vært overflod av

hverken informanter eller informasjon om temaet. Jeg har måttet bruke «snøballmetoden»

(«kjenner du noen som vet noe om dette») for å klare å samle nok informanter til å støtte opp

under teori og påstander. Derfor ble kvantitativ spørreundersøkelse fort forkastet. Det må

understrekes at med en slik innfallsvinkel kan man bare fokusere på forhold som er knyttet til

informantens subjektivitet. I samfunnsforskning og i organisasjonsstudier er det også stort sett

dette man er ute etter (Tjora 2013, s. 105).

Dybdeintervjuets struktur

I grove trekk kan et dybdeintervju deles inn i tre faser – oppvarming, refleksjon og avrunding

(se figur 1). Avrundingen er preget av spørsmål som i ulik grad er forventet refleksjon fra

informantens side. Dybdeintervju kan så klart formes på ulike måter, men dette er den vanligste.

1. Oppvarmingsspørsmål er enkle, konkrete spørsmål der man for eksempel ber

informanten fortelle om seg selv, sin bakgrunn og arbeidserfaring. Her kan man godt

spørre om noen demografiske bakgrunnsvariabler også. Spørsmålene skal fremstå

«uformelle og ufarlige» for å skape en trygghet hos informanten om at han behersker

situasjonen (Tjora 2013, s. 112).

Side 11 av 37

2. Refleksjonsspørsmål danner kjernen i intervjuet. Informanten blir invitert til å ta oss

med på en fortelling ved såkalte «grand tour questions» (Spradley 1979, gjengitt i Tjora

2013, s. 113). Meningen er at informanten kan gå i dybden i ulike deler av

forskningstemaet. Spørsmål kan gjerne starte med «kan du beskrive…?». Det er vanlig

å ha 3-6 slike spørsmål i denne fasen av intervjuet. Det er lurt å ha noen stikkord for

oppfølgingsspørsmål men bruk også «den pinlige stillheten» til å la informanten få tenke

og utdype svaret sitt selv (ibid).

3. Avrundingsspørsmål kan lede oppmerksomheten bort fra refleksjonsnivået fra

spørsmålene over. Avrundingen «normaliserer» situasjonen mellom to personer.

Relevante temaer å ta opp her er å spørre om hvordan forskningsprosjektet går videre,

og hvilke tanker informanten har med fremtidens metoder å løse et problem på. Det er

også viktig at informanten takkes for innsatsen og at stemningen er god nok til at det er

naturlig å ta kontakt på telefon senere om nødvendig (ibid).

Figur 1:

Spørsmål fra dybdeintervjuene er vedlagt som vedlegg 1, men jeg vil poengtere at ikke alle

spørsmålene og svarene jeg fikk er brukt som grunnlag i denne oppgaven.

Oppvarmingsspørsmål Refleksjonsspørsmål Refleksjonsspørsmål Avrundingsspørsmål

Kra

v ti

l ref

leks

jon

Tid

Dybdeintervjuets struktur

Dybdeintervjuets struktur

Side 12 av 37

DIRKS-metoden

For å gjennomføre en funksjonsbasert analyse av en virksomhet må man bruke en metode som

er etablert av National Archives of Australia (NAA) i 2001. NAA utarbeidet en omfattende

manual for arkivdanning kalt DIRKS (A Strategic Approach to Managing Business

Information. Manualen bygger på anbefalingene i AS-4390 «Recordkeeping standard». Denne

manualen har senere dannet mønster for tilsvarende internasjonal standard ISO-15489. DIRKS

inneholder en metode i åtte-trinn for planlegging, utvikling, implementering og evaluering av

arkivdanningssystem (inklusiv bevaring og kassasjon) i en organisasjon. Hvert av trinnene

danner et selvstendig resultat. Utgangspunktet for DIRKS-metoden er at viktig dokumentasjon

som er avgjørende for å dokumentere at aktivitet, ikke skal være et biprodukt. Det skal utgjøre

bevis for viktig informasjon om aktiviteten. De tre første trinnene (A-C) danner grunnlaget for

utarbeidelsen av bevaringsplaner. Disse trinnene omfatter foreløpige undersøkelser (A), analyse

av aktiviteter og utarbeidelse av en aktivitetsbasert arkivnøkkel (B) og undersøkelse av

driftsmessige behov som arkivsystemet skal ivareta (C). Det er arkivskaperen og ikke NAA

som har ansvar for å gjennomføre arbeidet i denne fasen (State Records New South Wales,

2003). Ved å følge manualen sin steg-for-steg tilnærming, bør organisasjonene være i stand til

å gjenkjenne og utvikle forretningssystemer for å administrere bevis (records) av

næringsvirksomhet. På denne måten vil også organisasjonen være i stand til å produsere sentrale

arkivverktøy, som for eksempel arkivnøkkelen. Siden metodikken er fleksibel kan den settes i

gang på alle trinn, helt avhengig av hva man ønsker å få ut av prosjektet. For å kunne

gjennomføre en analyse av kjernefunksjonene er det nødvendig å gjennomføre trinnene A-C

som et minimum. Jeg må også poengtere at det er viktig å identifisere alle fagsystemene i et

dokumentfangst-perspektiv (Macintosh & Real, 2007). I denne besvarelsen er trinn D-H bare

ramset opp til slutt for å gi leseren den fulle forståelsen av hele DIRKS tilnærmingen. Slik jeg

ser det er ikke disse trinnene nødvendige til å gjennomføre og designe et funksjonsbasert

klassifikasjonssystem.

Trinn A

I denne delen fokuseres det på konteksten for å få en forståelse av hvordan

dokumenthåndteringen skal drives. Trinn A besår av innledende undersøkelser av

organisasjonens rolle og drift, både indre og ytre miljø skal undersøkes. Sentrale spørsmål som

må besvares er:

1. Hva driver virksomheten med?

2. Hva er virksomhetens samfunnsmessige og organisatoriske plassering?

Side 13 av 37

3. Hvilke krav, juridisk og nasjonalt, må virksomheten forholde seg til?

4. Hvilke interessenter, både eksternt og internt, må virksomheten forholde seg til?

Trinn B

For å finne ut hva virksomheten gjør og hvordan de gjør det må man analysere. Trinn B

innebærer en analyse av forretningsaktiviteter. Ved hjelp av en funksjonsanalyse kan man

analysere virksomhetens aktivitet. Dette trinnet omtales som det mest kritiske trinnet i DIRKS-

analysen (Macintosh et.al. 2007). I DIRKS blir en funksjon i trinn B definert som et overordnet

arbeidsområde i virksomheten fordi det springer ut i fra virksomhetens mål og

eksistensberettigelse. Underordnet funksjonene er aktivitetene. De representerer oppgavene

som må gjennomføres for å oppnå funksjonenes intensjoner. Det må i tillegg knyttes bestemte

transaksjoner til aktivitetene. Dette er de minste oppgavene som må utføres for å oppnå

intensjonen i hver aktivitet (ibid). Sentrale spørsmål som må besvares er:

1. Hva er formålet/ målet til virksomheten, og hva er strategien og eksistensberettigelsen?

2. Hvilke funksjoner, aktiviteter og transaksjoner har virksomheten, og hvordan henger

disse sammen?

Resultatene fra analysen i trinn B sammen med resultatet av undersøkelsene i trinn A skal på

denne måten danne grunnlaget for gjennomføringen av trinn C. På denne måten skal man ha

utviklet en konseptuell modell som viser hvordan mål og strategier, funksjoner, aktiviteter og

transaksjoner skal henge sammen (Macintosh et.al. 2007).

I tillegg til aktivitetsanalysen omfatter trinn B også utviklingen av arkivnøkkel (business

classification scheme), dvs. en hierarkisk modell som viser relasjonene mellom organisasjonens

funksjoner, aktiviteter og transaksjoner (Riksarkivet 2002, s. 100).

Trinn C

Trinn C bygger på de foregående trinnene ved å identifisere dokumentasjonsbehovene og

arkiveringsbehovene i virksomheten. Et dokumentasjonsbehov kan for eksempel identifiseres

dersom virksomheten er underlagt juridiske og regulatoriske krav fra offentligheten. Det kan

også være behov for å sikre dokumentasjon som er av personsensitiv art. Man undersøker hva

som knyttes til hver enkel funksjon, aktivitet eller transaksjons del (Macintosh et.al. 2007). Det

mest sentrale spørsmålet som må besvares i trinn C er:

1. Hvilke dokumentasjonsbehov og arkiveringsbehov knytter seg til hver enkelt

funksjon-, aktivitet- og transaksjons komponent?

Side 14 av 37

Trinn D-H

Det er de tre første trinnene i DIRKS som er mest vanlig å gjennomføre. Jeg vil likevel ramse

opp de siste trinnene slik at man får den fulle forståelsen av hele DIRKS tilnærmingen.

Trinn D – Vurdering av eksisterende systemer

Trinn E – Identifiserer hvilke behov man har for å etablere eller implementere

dokumentasjonsforvaltningssystem samt legge en strategi for å imøtekomme

journalføringsbehovet til virksomheten

Trinn F – Design av dokumentasjonsforvaltningssystem

Trinn G – Implementering av dokumentasjonsforvaltningssystem

Trinn H – Evaluering

DIRKS metoden som prosjekt

En av de mest vanlige arbeidsformene til problemløsning i dag er prosjekt. Mange prosjekter

er kostbare og svært omfattende, derfor trengs det gode verktøy for å holde orden på disse. Det

er aktuelt å definere en oppgave som et prosjekt når oppgaven som skal gjennomføres er så

kompleks at den krever betydelige ressurser fra flere fagområder eller avdelinger.

Prosjektorganisering med tilhørende ledelse av prosjektarbeidet kan derfor ses på som verktøy

for å løse en konkret oppgave. For å oppnå ønsket mål er prosjektarbeid et av de bedre

virkemidlene der problemer blir identifisert og løst der de oppstår. Rammen rundt prosjektet er

klar og rollefordelingen tydelig, på denne måten opplever medarbeiderne sin egen rolle i

prosjektarbeidet som fokusert og betydningsfull (Jessen 2005, s. 15-21). Det er også smart å

vite hvor stor risiko det er med resultatet av prosjektarbeidet. I følge Svein Arne Jessen finnes

det tre grunner til usikkerhet ved prosjektarbeid:

1. Man mangler nok informasjon til å forstå situasjonen

2. Man mangler nok kunnskaper til å tolke informasjonen man har

3. Man mangler av ulike årsaker kontroll over situasjonen (Jessen, 2005 s 142)

Som nevnt tidligere er formålet med DIRKS metoden å undersøke dokumentasjons- og

arkiveringsbehovene til virksomheten. Hensikten med å ta i bruk DIRKS metoden er å kartlegge

eller forbedre eksisterende praksiser. Et annet mål kan være å utvikle eller implementere nye

systemer for å imøtekomme identifiserte krav. Derfor kan det i mange tilfeller være nyttig å

organisere et slikt arbeid som et prosjekt med et klart definert mål. Å skulle sette i gang et

prosjekt der målet er å gå over fra emnebasert arkivnøkkel til funksjonsbasert klassifikasjon

Side 15 av 37

kan DIRKS metoden være helt avgjørende for å i det hele tatt få et godt resultat. Ved å definere

det som et prosjekt i tillegg er også svært hensiktsmessig av flere grunner. For det første så kan

man bruke milepæler foretatt i forkant av prosjektstart til å oppsummere fremdrift siden et

prosjekt har en start og sluttdato. En annen grunn er at det er enklere for virksomheten å sette

de finansielle grensene når man ser omfanget av prosjektet i en tidlig fase, dessuten er bruk av

DIRKS metoden gunstig fordi metoden legger til rette for at man kan jobbe fleksibelt. Det kan

også være ulemper med å bruke prosjektmetoden som innfallsvinkel til å gjennomføre en

funksjonsanalyse ved hjelp av DIRKS metoden. Man må være oppmerksom på at

dokumenthåndtering og dokumentflyt ikke er statiske prosesser som aldri endrer seg. Dette blir

påvirket av menneskene og det miljøet de gjennomføres i. Siden en DIRKS analyse vil

produsere et mer dynamisk sluttprodukt vil det mest sannsynlig være behov for en revisjon etter

kort tid. Det å sette i gang et omfattende arbeid med DIRKS som prosjektmetode kan resultere

i at resultatene har en høyere risiko for å komme til nytte en kortere periode. Man kan derimot

aldri gardere seg mot all risiko, derfor vil jeg anbefale å foreta en risiko- og

konsekvensvurdering slik at faktorene kan oppfattes mindre truende. Da er det naturlig å

graderer risikoene etter «kjente», «sannsynlige» og «uforutsigbare» (Jessen 2005, s. 180-181).

Dersom man kategoriserer risikofaktorene etter sannsynlighet vs. konsekvens i et diagram vil

det være avgjørende for å lykkes med et prosjekt ved hjelp av DIRKS metoden (ibid). Det vil

likevel være hensiktsmessig at prosjektleder evaluerer prosjektet gjennom hele prosjektets

livssyklus.

Klassisk arkivteori

For å forankre funksjonsbasert klassifikasjon (metoden) til arkivteorien vil jeg i dette kapittelet

se nærmere på hva som var tanken bak emnebasert ordning og inndeling av arkiv ved å gi

proveniensprinsippets indre og ytre proveniens et blikk. Jeg vil også belyse hva som ligger til

grunn for denne tankegangen samt sette proveniensprinsippet opp imot dagens utfordringer med

elektronisk arkivdanning.

Proveniensprinsippet

Fra midten av 1700-tallet ble det utviklet en rekke emnebaserte ordningsskjemaer der

hovedgruppene ble betegnet som personalia, lokalia og realia. Dette prinsippet kalles

pertinensprinsippet og arkivene var på denne tiden ordnet etter emne, uavhengig av opphav.

Denne måten å sette et arkiv i system på hadde store svakheter og førte til at informasjon om

opphavelig kontekst gikk tapt. Likevel ble prinsippet påtvunget arkivene utenfra grunnet en

Side 16 av 37

samfunnsmessig og forskningsmessig «moteretning». Tanken var at all kunnskap og vitenskap

hørte hjemme innenfor et universelt klassifikasjonssystem (Marthinsen 2012, s. 36).

Ut over 1800-tallet vokste det frem en erkjenning blant historikere og arkivarer om at arkiv

måtte bevares i sin opprinnelige form. For å holde orden på arkivinformasjon og for å bevare

informasjonen med autentisiteten i behold ble proveniensprinsippet utformet som et

klassifikasjonsprinsipp. Prinsippet består av to ledd; ytre proveniens og indre proveniens. Ytre

proveniens dreier seg om å holde ethvert enkeltarkiv for seg selv og ikke blande informasjon

fra flere enkeltarkiver sammen. Indre proveniens dreier seg om den opprinnelige orden som

materialet i sin tid fikk under arkivdanningen (Marthinsen 2012, s. 37). I 1898 ble det utgitt en

manual av Muller, Feith og Fruin ved navn «Handleiding voor het ordenen beschrijven van

archieven». De faglige prinsippene som dannet grunnlaget for manualen hadde vært diskutert i

den nederlandske arkivforeningen i mange år før publisering. Denne «nederlandske manualen»

sammenfattet og standardiserte arkivfaglig metodologi og innledet det den nederlandske

arkivviteren, Theo Thomassen, kaller for det klassiske paradigmet i arkivistikken. Det han

mener med dette er at før denne manualen kom var det ikke blitt etablert en vitenskapelig

tilnærming til arkivfaget (Valderhaug 2011, s. 39). Normal vitenskap oppstår over tid, men for

at det skal oppstå en vitenskapelig endring og forbedring av det systemet som tidligere har blitt

brukt, må det bli tatt et aktivt valg. Med dette nye paradigmet oppnår man etter en viss tid det

resultatet av at dokumentene blir bevart for fremtiden (Depotdrengen 2004). «When normal

science cannot give satisfying answers to new questions a new scientific revolution is likely to

occur» (Thomassen 2013).

Prinsippet oppsto med andre ord fordi det var behov for bevaring av arkiv, og dette blir trukket

frem av både Valderhaug og Thomassen. I «Fotnote eller tekst» påpeker Valderhaug at arkiv

måtte bevares i sin opprinnelige form fordi arkivinformasjonen ikke bare finnes i dokumentene,

men fordi det finnes en relasjonen mellom dokumentene og systemet de blir bevart i, det vil si

i arkivstrukturen og arkivsystemet også. Med andre ord; for å ta vare på arkivet sin autentisitet

må en bevare både enkeltdokumenter og relasjoner de imellom (Valderhaug 2011, s. 38).

Proveniens er begrepet som knytter arkivdokumenter, arkiver og deler eller serier av arkiver til

arkivskaperen, enten dette er enkeltperson eller en organisasjon. Verdien proveniens gir er med

andre ord at den gir arkivarer og arkivbrukere muligheten til å forstå et arkivdokument og dets

innhold relatert til hvem som skapte det, hvordan, hvor, når og hvorfor. Det skal også vise

hvilke endringer som har funnet sted med dokumentene over tid og hvorfor dette har skjedd.

For arkivprofesjonen er det et identifiserende mantra å sette arkivdokument i kontekst, og

Side 17 av 37

proveniensprinsippet har blitt beskrevet som «hjørnesteinen» i arkivvitenskapen og «det

viktigste av alle prinsipper» som styrer arkivfaglig praksis (Cook 2011, s. 1).

Ytre proveniens

Den nederlandske manual består av 100 utfyllende regler. De to første kapitlene går under

navnene «ytre proveniens» og «indre proveniens». Ytre proveniens beskriver hvordan

enkeltarkiv skal oppbevares, at enkeltarkiv skal holdes for seg selv for ikke å blande

informasjon fra flere enkeltarkiv sammen. Det er denne regelen som har fått mest innpass i

Europa, men den tradisjonelle oppdelingen av arkiv gjør det vanskelig å studere hele historien

bak en sak eller forstå saksbehandlingsprosessen. Når det gjelder papirarkiver mener Trond

Sirevåg at denne regelen er for enkel og snever fordi regelen ikke tar hensyn til at organer endrer

seg. Funksjonen endrer seg når materialet overføres fra et organ til et annet, og typisk skjer

dette når serier skapes av flere organer over tid (Marthinsen 2012, s. 39). Enda verre er det for

elektroniske arkiver der han påpeker at «Men den elektroniske arkivdanningen sprenger

definitivt rammen for prinsippet om ytre proveniens. Etter frigjøringen fra papirteknologiens

begrensninger kan et organs virksomhet bli dokumentert i ulike arkivfonds som ledd i den

løpende arkivdanningen» (Sirevåg gjengitt i Marthinsen 2012, s 39). Det han mener med dette

er at en og samme arkivskaper kan delta aktivt i danningen av flere arkivfonds på samme tid.

Likevel så konkluderer han med at «å gå bort i fra å identifisere arkivskapere – enkeltvis eller i

konfigurasjon – vil være å oppgi arkiv som disiplin» (ibid).

Indre proveniens

Meningen med indre proveniens er at man skal beholde den opprinnelige orden som materialet

fikk under arkivdanningen. Dette blir omtalt i regel nummer 16 i den nederlandske manual.

Denne regelen er viktig fordi den formulerer det grunnleggende prinsippet ved arkivdanningen,

og de andre reglene i manualen er bygget på denne regelen. For å forså arkivinformasjonen er

det nødvendig å kjenne konteksten, situasjonen som informasjonen har blitt til i, og hva

hensikten har vært med å skape dokumentene. For å begrunne denne påstanden har Marthinsen

gjengitt Svalestuen som mener at «et enkeltdokument mister både betydning som rettsgyldig

bevis og som historisk kilde ved å rives ut av sin naturlige sammenheng (Svalestuen gjengitt i

Marthinsen 2012, s. 40).

Den tradisjonelle emnebaserte arkivnøkkelen

En arkivnøkkel er et system for ordning av sakarkiv, basert på ett eller flere ordningsprinsipper.

Begrepet benyttes først og fremst i tilknytning til ordningsprinsipper hvor inndelingen skjer

Side 18 av 37

etter emne, men generelt sett vil ethvert ordningsprinsipp kunne inngå i en arkivnøkkel.

Arkivforskriftens § 2-3 karakteriserer en arkivnøkkel som et klassifikasjonssystem og fastsetter

at et offentlig organ normalt skal ha en arkivnøkkel som omfatter alle de saksområder som

organet steller med (Fonnes 2010, s. 146). Med andre ord skal arkivnøkkelen dekke alle emner

og saksområder som organet har ansvar for. Dette er et generelt prinsipp og gjelder også i

organer der arkivmaterialet innenfor spesielle saksområder blir ordnet etter andre prinsipper

enn en emneinndelt arkivnøkkel. Andre ordningsprinsipper kan også inkluderes i arkivnøkler

hvor hovedprinsippet er emneinndeling, for eksempel objektbasert inndeling. Organets

arkivnøkkel vi dermed gi en samlet oversikt over de ordningsprinsipper som benyttes.

Arkivforskriften anbefaler at det skilles mellom egenforvaltning og fagsaker i arkivnøkkelen.

Egenforvaltning er de sakene som gjelder organets egen administrasjon, økonomiforvaltning

og personforvaltning, mens fagsakene dekker de funksjoner som organet er opprettet for å

ivareta. Et slikt skille skaper ryddighet, og det er særlig viktig for organer som har fagsaker

innen administrasjon, økonomiforvaltning og personforvaltning. Et eksempel på en slik

organisasjon er Finansdepartementet der departementets rolle som faginstans i staten er knyttet

til disse emnene. I Kgl. Res av 30.11.1984 ble det vedtatt at statlige organ skal benytte statens

fellesnøkkel dersom ikke annet er bestemt. Hovedprinsippet i Statens fellesnøkkel er

emneinndeling, og den er fullt utbygd for egenforvaltningssakene. Slik den er bygget opp er det

forutsatt at det enkelte organ skal utarbeide en egen nøkkel for fagsakene sine. Fellesnøkkelen

gir veiledning i og setter krav til hvordan den samlede arkivnøkkelen hos et statlig organ skal

være utformet, det vil med andre ord si at organet skal utarbeide en samlet arkivnøkkel hvor

fellesnøkkelens system for egenforvaltning er inkludert (Fonnes 2010, s. 147).

Bruk av arkivnøkkelen

Fordelen med arkivnøkkelen vises først og fremst i gjenfinningsøyemed under arkivdanningen.

Olav Sataslåtten, seniorrådgiver ved Seksjon for digitalt depot i Riksarkivet (dybdeintervju 18.

mars 2015), mener at etter hans erfaringer fra forvaltningen så har ikke arkivnøkkelen hatt noen

umiddelbar gevinst slik som den har vært utformet og strukturert. I alle årene han har jobbet

med arkiv har han kun hatt bruk for arkivnøkkelen som hjelpemiddel en gang, og det var til å

danne en statistisk oversikt for ledelsen i Helsedirektoratet. Da brukte han arkivnøkkelen til å

danne en prognose og en oversikt over antall ferdigstilte saker innenfor spesifikke fagområder

i spesifikke perioder. I hans tid i Sivilavdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet (JD) var

arkivnøkkelen så detaljrik og vanskelig å bruke fordi den var så finmasket, at man egentlig

måtte ha saksbehandlerkompetanse for å kunne klare å plassere riktig kode. Risikoen da er at

Side 19 av 37

man kategoriserer/ klassifiserer feil og dersom man da skulle brukt nøkkelen som eneste

innfallsvinkel så ville man antageligvis risikere å ikke finne eller kunne gjøre relevante søk

(Sataslåtten 2015). Under mine undersøkelser har det vist seg at emnebasert arkivnøkkel

begynner å bli utdatert, både som begrep og klassifikasjonsmetode. Etter samtale med arkivar

Ilmars Gutans ved Seksjon for bevaring og kassasjon i Riksarkivet (dybdeintervju 25. mars

2015) bekrefter også han dette, og jeg avdekket at det i svært liten grad har blitt gjort noe

saksbehandling knyttet til utvikling av arkivnøkkelen og klassifikasjon generelt fra Riksarkivet

sin side fra slutten av 90-tallet og frem til i dag. Det har alltid vært et krav at arkivnøkkelen skal

godkjennes, jamfør arkivforskriftens § 2-3 første ledd, men før ble den nøyere kontrollert og

kvalitetssikret. Nå blir den bare registrert hos Riksarkivet som riktignok har oversikt over alle

arkivnøklene som er i bruk. I følge Gutans har det vært en del kritikk mot dagens arkivnøkler

fordi de i liten grad fungerer etter hensikten. De er gjemt bort i arkivsystemene og

arkivnøkkelen brukes ikke til gjenfinning. Grunnen til at arkivnøkkelen på et tidspunkt ble lagt

brakk er vanskelig å si, men jeg vil anta at det kan ha sammenheng med at flere og flere arkiv

er blitt fullelektroniske (min egen betraktning). Det har også vært en utfordring at skillet mellom

egenforvaltning og fagsaker er uklare, noe som fører til feil registrering, feil arkivering og

sammenblanding av sakene (Gutans 2015). Det at arkivnøkkelen ikke blir vedlikeholdt er

ganske alvorlig siden den er så prinsipielt viktig i gjenfinningsøyemed og som jeg har nevnt

tidligere, en av hjørnesteinene for arkivdanningen.

Søk i fritekst versus søk i arkivnøkkelen

En del av denne kritikken ble også tatt opp i Bevaringsutvalgets rapport fra 2002. I rapporten

konkluderer de med at koblingen mellom klassifikasjon og BK-reglene burde tones ned,

samtidig som de i selve utredningen kommer frem til at det kan være en ganske hensiktsmessig

arbeidsmetode (Riksarkivet 2002). Når man ikke har lykkes med å lage gode arkivnøkler så er

det enkelt å konkludere med at det ikke har noe for seg å vedlikeholde den heller, for å sette det

helt på spissen, konsekvensen da er at fokuset på arkivnøkkelen blir tonet ned (Gutans 2015).

Dette fører til at selv den mest erfarne arkivar foretrekker å gjøre søk i tittelfeltet i arkivsystemet

og ikke i arkivnøkkelen. Det er prinsippene som legges til grunn for hvordan arkivnøklene

bygges opp som er med på å skape en unison oppfattelse av at arkivnøkkelen er tungvinn til å

gjøre søk i systemet. Arkivnøkkelen blir altså ikke brukt til søk fordi den ikke fungerer etter

hensikten, den er rett og slett ikke god nok. Årsaken er altså ikke fordi søk i arkivnøkkelen ikke

har noe for seg, men fordi den er for dårlig (Gutans 2015).

Side 20 av 37

Hvorfor blir ikke arkivnøkkelen brukt til søk?

Etter mine observasjoner så ser jeg at arkivnøkkelen svært sjelden blir brukt til å generere søk

i databasen. Jeg har også observert samt snakket med flere av mine arbeidskollegaer om hvor

mye tid som går bort kun til søk (observasjoner våren 2015 i Justis- og

beredskapsdepartementet, heretter JD). For å komme til bunns i dette så tok jeg meg en tur på

Riksarkivet for å undersøke litt nærmere hva som kan ligge bak mine antakelser.

Årsaken til at få arkivarer bruker arkivnøkkelen til å generere et søk i databasen, er fordi en av

grunntankene på 80-tallet var å se på nøkkelen som et effektiviseringsredskap til fysisk

gjenfinning fordi dokumentene man måtte lete i var plassert på en fysisk lokasjon ordnet og

kategorisert etter nøkkelen. Men etter at arkivene er blitt fullelektroniske har man ikke den

samme gevinsten lenger. Kjernen bak arkivnøkkelen var nettopp fordi arkivet hadde papirbasert

tankegang (Sataslåtten 2015). For å illustrere hvor papirbasert denne tankegangen er kan man

for eksempel søke etter en sak ved skrive «rettsanmodning» i tittelfeltet, og for å spesifisere

søket tar man gjerne med navnet på den det gjelder i tillegg. Om man hadde brukt arkivnøkkelen

for «rettsanmodning i sivil sak» til å søke, ville det kommet altfor mange irrelevante treff. Det

finnes heller ikke en arkivnøkkel for navn, fordi dette er fullstendig knyttet opp til papirarkiv.

Derfor er det helt ulogisk å legge inn et søk på arkivnøkkelen når man jobber i et elektronisk

arkivsystem. På denne måten er det avgjørende å kunne bruke andre typer metadata og

innfallsvinkler for å finne det man leter etter (Sataslåtten 2015).

Sataslåtten mener at den største ulempen med å bruke arkivnøkkel til å klassifisere saker er

fordi strukturen er såpass rigid og gir ingen rom for fleksibilitet, da blir saker klassifisert galt.

Man skal være ganske dyktig om man klarer å bryte ned saksområder og emner i arkivnøkkelen

på en slik måte at man faktisk treffer, og favner alt på en god måte når man utvikler denne

nøkkelen. Sataslåtten tror også at det har vært en veldig konservativ tradisjon rundt omkring i

forvaltningsorganene og særlig i sentralforvaltningen, der man nærmest bare har laget

arkivnøkler ut i fra tidligere praksis. Den største risikoen i forhold til bruk av Noark systemene

er at det er for komplisert og tidkrevende å gjøre disse registreringene. Dersom Noark skal ha

en fremtid så må det hele automatiseres og forenkles i svært stor grad slik at man kan

kategorisere innholdet på en enklere måte (Sataslåtten 2015).

Ilmars Gutans støtter Olav Sataslåtten i at strukturen er for rigid og nøkkelen er for dårlig. Det

er her potensialet i funksjonsbasert klassifikasjon ligger. Da vil man gå rett inn på hva

virksomheten faktisk driver med, og knytte dokumentasjon til konteksten samt tilføre

Side 21 av 37

nødvendige metadata for å identifisere dokumentasjonen slik at materialet blir mye mer

tilgjengelig. Det er på mange måter et styringsredskap/ system (Gutans 2015). Men alle sakene

må ihht arkivforskriften ha en arkivkode og dersom nøkkelen er så dårlig som den er hvordan

kan man da kontrollere at sakene blir påført riktig arkivkode. Under kvalitetskontrollen blir

arkivkoden svært sjelden sjekket at stemmer overens med det som faktisk er emnet i saken den

er plassert på (observasjoner i JD våren 2015). Ifølge Riksarkivet blir arkivnøkkelen kontrollert

i hvilken grad nøkkelen virksomheten benytter er i samsvar med fellesnøkkelen og om den

oppfyller kravene fra den. Det er enkelt å se om det er noen avvik opp imot denne. Men utover

det er det ingen praksis i Riksarkivet å kontrollere om virksomheten faktisk klassifiserer sine

egne fagsaker riktig. Det må presiseres at i følgje arkivforskriftens § 3-8, andre ledd, er det

arkivtjenesten som må se til at arkivkoden er korrekt. «Etter avskriving skal saka arkivleggjast.

Arkivtenesta må sjå til at arkivkoden er korrekt og at arkivavgrensing er utført» (Forskrift om

offentlege arkiv 1998). Dette er det ikke gjort noe forskning på og det finnes heller ikke noen

kvalitetssikringssystemer som ivaretar arkivforskriftens bestemmelser etter at sakene er

avlevert eller deponert. I følge Gutans ble papirarkiv mye mer kontrollert på 80- og 90-tallet.

For meg virker det som at når forvaltningen for alvor begynner å avlevere elektronisk arkiv, så

kan man bli stående ovenfor enorme utfordringer ved at store mengder informasjon ikke har et

kvalitetsstempel på seg. Det som avleveres er vanskelig å søke i og gjenfinningen er lav fordi

det ikke har blitt foretatt kvalitetssikring ved bruk av riktig arkivkode slik at sakene har blitt

klassifisert riktig. I dybdeintervjuet med Gutans kom det frem at hensikten med å legge

arkivnøkkelen inn i arkivsystemet er at man egentlig skal unngå å gjøre noe manuelt arbeid med

dette under danningen av arkiv, for å unngå at feil kode kan bli valgt. Derfor er mulig å definere

ulike emner og titler slik at de knyttes til bestemte koder, ved for eksempel å definere ferdige

entypesaker/ fagsaker. Eksempler på dette er utkast til r-notat, rettsanmodninger eller

fangesaker. Det eneste man trenger å ta stilling til er hvilken sakstype man skal registrere.

Intensjonen er at resten ligger implementert i systemet, men dersom disse entypesakene ikke er

på plass er det lite man kan gjøre. For å treffe riktig arkivkode er man avhengig av å ha et godt

klassifikasjonssystem og at det er dekkende, da kan det ikke være for overordnet og heller ikke

for detaljert. For organisasjoner med bredt fagområde, slik som Justis- og

beredskapsdepartementet har vil det fungere dårlig med en slik innfallsvinkel der intensjonen

er at man bare skal ha ferdiglagde entypesaker, spesielt ved emnebasert arkivnøkkel. Jeg har

ikke gjort noe forskning på om dette vil fungere bedre i praksis med funksjonsbasert

Side 22 av 37

klassifikasjon, men jeg har tro på at det kan fungere basert på mine undersøkelser om

funksjonsbasert tenkning og virkemåte.

Fremtidsvisjoner for journaltankegangen

Frem til nå har arkivdanningen vært veldig indeks-/journalorientert men om man tenker litt

frem i tid så kan det være fullt mulig å gå bort i fra hele journaltankegangen. En innovativ tanke

er å kunne bryte ned journalføringsprinsippet og heller ha automatisk metadataregistrering og

tagging av informasjon. En funksjonsbasert klassifisering kan på denne måten brukes som en

inngangsport til informasjonslagrene dine. Det er en helt annen måte å tenke på og for at det

skal fungere så kan man tenke hvordan indeksen på smarttelefonen er definert. Sataslåtten

mener at om man ikke griper tak i den tradisjonelle formen for journalføring, vil

dokumentfangsten bli marginalisert. Grensesnittet til Noark i 1999 er helt identisk til slik det

ser ut i dag. Når man ser tilbake på utviklingen den teknologiske verden har hatt siden 1999 og

hvordan vi har endret vanene våre, så må vi innse at siden denne utviklingen går så fort så

holder ikke arkivdanningen følge. Dette kan løses ved å revolusjonere hele arkivdanningen. I

arkivloven med forskrift så står det at dokumentene skal klassifiseres etter en arkivnøkkel og

Riksarkivaren har gitt instruks om at alt skal avleveres med gjeldende arkivnøkkel. Dette er en

veldig konservativ og papirorientert tilnærming. Ved en revidering bør dette aktualiseres mot

elektronisk arkivdanning. Da bryter man ned de tradisjonelle elementene som på mange måter

er særnorske (Sataslåtten 2015).

Overgang til funksjonsbasert klassifikasjon

Utformingen av klassifikasjonssystemet har vært gjenstand for ulike og ofte inkonsistente

tilnærminger. Tradisjonelt er det brukt emnebasert klassifikasjon, altså arkivnøkkel. Bare i den

senere tid har begrepet funksjon blitt sentralt i teorien, metoden og praktiseringen av

klassifikasjonssystemet. I dette kapittelet skal jeg diskutere fordeler og begrensninger av

funksjonell tilnærming til klassifikasjonssystemet ved å vise hvordan dette har blitt tolket i

litteraturen (Foscarini 2006, s. 188).

Proveniens i den digitale tiden – introduksjon til funksjonsbasert tenkning

I artikkelen til Terry Cook, «Proveniens i den digitale tida: gammel bør eller fremtidshåp for

arkivarprofesjonen?», snakker han om viktigheten av å forstå kjernen i proveniensprinsippet;

at alt handler om kontekst og at selv i vår digitale tid så er proveniens et viktig verktøy for

arkivprofesjonen. Kjerneverdien i proveniensprinsippet må ikke forveksles med hvordan

proveniens har blitt manifestet historisk, og må heller ikke mistolkes slik at man forveksler en

Side 23 av 37

del av dets betydning med helheten. Arkivarer må lære å tenke nytt slik at de ikke henger seg

opp i hvordan den har blitt kommunisert, og å minne seg selv på hva proveniensen faktisk gjør,

hva den innebærer og hva den betyr (Cook 2011, s. 2).

Det er flere forhold som har utfordret den tradisjonelle definisjonen og implementeringen av

proveniensprinsippet. Dette er ikke bare begrenset til digitale arkiver og den digitale

revolusjonen i samfunnet. To faktorer som påvirker hvordan vi tenker om proveniens er for det

første den omfattende kompleksiteten i moderne administrasjoner blant annet i forvaltningen

og i næringslivet. Medarbeidere utfører arbeidet sitt på nye måter ved at de mottar, skaper og

deler informasjon ved at den blir behandlet og kommunisert på en helt annen måte i dag enn

det ble gjort for bare noen få tiår siden. Den andre faktoren er det radikalt annerledes

intellektuelle klimaet som vi lever i og som forenklet kan kalles «postmodernisme».

Postmoderniteten som ligger i dette begrepet er alle de sosiale, kulturelle og intellektuelle

dimensjonene. Et viktig aspekt med dette har vært en eksplisitt spørsmålsstilling om rollen og

funksjonen til arkivet i det menneskelige samfunnet. Arkivaren har gått fra å være en passiv

vokter til en aktiv samfunnsaktør som er med på å skape vårt kollektive minne (Cook 2011, s.

3).

Fra det tradisjonelle til det funksjonelle

Cook nevner en rekke problemer med den tradisjonelle måten å utforme og tenke i hvilken grad

proveniens fortsatt har den samme styrken i den digitale tidsalderen, som i verste fall kan være

villedende. Michael Roper påstår at «Proveniens er ikke et abstrakt system, funnet opp av

arkivarene for å bli påtvunget arkivene, men et praktisk begrep som er påtvunget arkivarene av

selve karakteren til arkivene. (…) siden arkivdanning og arkivbevaring er en dynamisk prosess

(…), kan ikke formuleringen av proveniensprinsippet være statisk» (Roper gjengitt av Cook

2011, s. 4). Disse kloke ordene til Roper om proveniensbegrepet har ikke alltid blitt like godt

forstått fordi kontekst ofte blir tenkt som statisk og ikke dynamisk. Det som ofte blir fremhevet

som de viktigste arkivskapende kontekstene er administrative strukturer og hierarkier, i stedet

for de skiftende samfunnsmessige realitetene og en bredere funksjonell arbeidsprosessbasert

kontekst som omgir og gjennomsyrer arkivene. Denne tankemåten gjenspeiler vår profesjons

historie og jeg vil gå så langt i å si at siden proveniensprinsippet henger så tungt, så hindrer det

arkivarer i å oppfatte, forstå og beskrive arkiver på andre måter.

Dette henger sammen med at statsforvaltningens funksjoner på denne tiden var stabil og nokså

begrenset. Den konsentrerte seg om relativt få oppgaver og disse ble utført innenfor klassiske

Side 24 av 37

byråkratiske strukturer, der aktivitetene og funksjonene som førte til at arkiv ble skapt var lagt

til et enkelt kontor i et vertikalt administrativt hierarki. Dette førte til at også arkivordning og

arkivbeskrivelse ble gjennomført etter et tilsvarende strukturelt og hierarkisk rammeverk. Med

andre ord så vokste arkivene frem i godt organiserte og sentralt kontrollerte arkivenheter i

forvaltningen der de arkivfaglige prinsippene som bestemmer arkivdokumentenes

evidenskvalitet og autentisitet ble gjenspeilt som «verdi» som forskningskilder. Dette har ført

til at arkivarer har vært motvillige til å godta og synliggjøre flerfoldige og blandede

provenienser til arkiver som over tid har blitt overført og slått sammen. I stedet har man

igjennom ordning av de sammenslåtte arkivene forsøkt å finne og påtvinge en opprinnelig eller

fast proveniens (Cook 2011, s. 4).

Det vi oppdager ved en historisk analyse av arkivfunksjonen i samfunnet er en rekke sterke

filtre som har påvirket hvordan arkiver har blitt skapt, ordnet, administrert og brukt av

arkivskaperene. I virkeligheten har det nøytrale og upartiske arkivet fra den klassiske

arkivteorien blitt et sted for påtvunget orden, kontroll og hierarki som gjenspeiler makten til

staten eller andre myndighetene som etablerte den. Moderne organisasjoner hvor mangfoldige

arkivsystemer dokumenterer arbeidsprosesser og makrofunksjoner er ikke gyldig i en tett en-

til-en-relasjon mellom funksjon og struktur som den klassiske arkivteorien forutsetter.

Operasjonelle funksjoner som i dag går på tvers av alle slags organisatoriske strukturer og linjer

på grunn av data- og telekommunikasjonsrevolusjonene har åpenbart ført til denne

desentraliseringen (Cook 2011, s. 4-5).

Australske Peter Scott og Chris Hurley tok avstand fra denne praksisen med å tvinge ulike serier

og arkivdeler som dokumenterte forskjellige prosesser eller ulike funksjoner og aktiviteter inn

i en enkel administrativ struktur i arkivbeskrivelsen. Ikke bare er slike administrative strukturer

uendelig komplekse og ustabile i tid og rom, men funksjon og struktur faller ikke lenger

sammen i ett enkelt kontor på det klassiske organisasjonskartet. Det utvikles multifunksjonelle

strukturer som stadig er i forandring der arbeidsoppgaver og strukturelle linjer stadig tilsløres.

Selv i Jenkinsons tid fungerte ikke den sentraliserte arkivregistreringen på den klassiske måten

som de arkivteoretiske pionerene forutsatte. Nyere forskning har avdekket at det som dannet

den virkelige konteksten, til og med i Jenkinsons egen statsforvaltning, det britiske

Finansdepartementet, var at arkivdanningen var preget av uformelle konvensjoner, lokale

praksiser, sosiale forventninger og kulturelle normer.

«(…) Arkivaren må (…) spørre seg selv hva som skjer med proveniensen når

organisasjonskulturer og arbeidsplassdiskurser blir omformet fra vertikale til horisontale, fra

Side 25 av 37

kontrollerende til samarbeidende, fra hierarki til nettverk, fra beslutningsbasert til

konsensusbasert og fra prosessfokusert til samtaleberiket» (Cook 2011, s. 6).

Dersom vi fortsetter med å lenke proveniens til en enkelt strukturell enhet vil

arkivinstitusjonene i økende grad miste kontakten med virkeligheten og bli en byrde fra fortiden

som etter hvert må forkastes (ibid).

Målet med funksjonsbasert tenkning

Ved å fokusere på arkivskapningens funksjoner og de mangesidige relasjonene ved å ikke legge

fokus på proveniens som utrykk for de administrative strukturene der arkivene ble skapt og

brukt, først da kan nytt liv bli blåst inn i vår definisjon av proveniensprinsippet. Fokuset vil da

skifte fra strukturer, kontorer, mandater og opphav som tidligere var sentralt, til funksjon,

aktivitet, diskurs og adferd. Den nye funksjonelle proveniensen vil gjenspeile at

arkivdokumenter i virkeligheten har detaljerte, kontekstualiserte og gjensidig relaterte historier

som fremdeles er i utvikling, at de er åpne og ikke kan låses i faste hierarkiske ordener. Den

nye tilnærmingen vil kunne gi en dypere kontekstuell elementforståelse som omgir danningen,

bruken og relasjonene mellom arkivdokumenter gjennom deres fullstendige og fortløpende

historie også etter at de er kommet inn til arkivinstitusjonene (Cook 2011, s. 7). Dersom vi

under planleggingen av arkivfunksjonen der formålet er å ta i bruk nye verktøy vil det være

hensiktsmessig å tilnærme seg arkivdanningen ved å bygge arkivforståelsen på funksjonsbasert

tenkning. På denne måten kan noen av utfordringene i arkivdanningen overvinnes (Valderhaug

2011, s. 220). Proveniens handler kort sagt om virtuelle koblinger og bør være sentrert om

konteksten til funksjonen, prosessene og aktivitetene til den personen, gruppa eller

organisasjonen som fører til at arkiv blir skapt. Målet må være å redusere risikoen for at digitale

arkiver blir sett på som ikke autentiske, upålitelige og ufullstendige og dermed ikke er til å stole

på. Ved å se på arkivskapningens funksjoner som mangfoldige, og gi tillit til at den har

foranderlige relasjoner, vil det øke proveniensprinsippets styrke som verktøy for gjenfinning.

Det å tenke nytt vil på denne måten sikre at proveniens gir digitale arkiv den tilgangen og tilliten

som samfunnet trenger og forventer (Cook 2011, s. 7-8).

Funksjonsbasert analyse og metodetilnærming

Funksjonsbasert metode kan brukes til ulik kartlegging av virksomhetens kjernefunksjoner. I

tillegg til at det kan brukes til å utvikle en funksjonsbasert arkivnøkkel kan det også kartlegge

virksomhetens kjerneprosesser og utvikle en funksjonsbasert bevarings- og kassasjonsplan

(Norsk arkivråd 2015).

Side 26 av 37

For å få en systematisk tilnærming over kjernefunksjonene til en virksomhet er en

funksjonsbasert metode en god fremgangsmåte. På denne måten vil man oppnå en oversiktlig

og strategisk identifisering av virksomheten sitt dokumentasjonsbehov for å kunne utarbeide et

funksjonsbasert klassifikasjonssystem. En funksjonsanalytisk metode belyser hva som er

bevaringsverdig dokumentasjon i en virksomhet og kan også brukes til å foreta en bevaring- og

kassasjonsvurdering. Denne måten å analysere på er god fordi den knytter arkivsystemet til

oppgaver og ikke til organisasjonsledd. Dokumentasjonen tjener som bevis på aktivitet (State

Records New South Wales, 2003). I følge Gutans har Riksarkivet begynt arbeidet med å se

nærmere på andre måter å bygge opp klassifikasjon på, først og fremst med utgangspunkt i

internasjonale standarder, teori og metode. Moreq standarden og ISO standarder definerer

prinsipper, kriterier og metoder for elektronisk saksforvaltning, det som står helt sentralt der er

virksomhetenes funksjoner og prosesser. Funksjonsbasert klassifikasjon er godt etablert og godt

kjent internasjonalt, mens tilnærmingen er forholdsvis ny i norsk sammenheng. På mange måter

er vi i en slags brytningsfase både i forhold til forståelse av klassifikasjon, hvilken rolle

klassifikasjon har i arkivsammenheng, og hvordan vi skal gå frem for å utarbeide det til en

klassifikasjon. Slik klassifikasjonen defineres i internasjonale standarder så er det et

obligatorisk og nødvendig element i moderne elektronisk arkivdanning (Gutans 2015). Og det

er nettopp denne forståelsen av klassifikasjon som er utfordrende å sette ut i praksis.

Første nummer av Norsk Arkivråd i 2014 hadde en artikkel om funksjonsbasert klassifikasjon.

Marcus Liebold fra Riksarkivet beskrev at første skritt på veien for å starte en slik prosess er

nettopp å begynne med å gjøre en analyse av hvilke funksjoner selve organisasjonen har (Norsk

Arkivråd 2014, nr 1). Dette er en svært omfattende jobb men det er eneste vei å gå. Det er det

som er selve kjernen i en funksjonsbasert tilnærming, og der er det skissert en metodikk som er

nedfelt i ISO standardene. Australia har vært ledende på dette området i mange år, og det de i

sin tid kom frem til, dannet grunnlaget for ISO standardene. Metodikken i seg selv er ikke så

veldig kompleks, de største utfordringene ligger i å anvende den på en god måte. Det å foreta

en analyse av alle funksjonene/ prosessene kan være en enkel ting å gjøre, men det kan også

være veldig omfattende, alt avhengig av hvilket nivå man sikter seg inn på (Norsk Arkivråd

2014).

Dette støttes av Gutans i Riksarkivet der han beskriver det med å illustrere hvilke funksjoner

Arkivverket har. Analysen begynner med å definere Arkivverket sine 3 hovedfunksjoner; tilsyn,

bevaring i depot og tilgjengeliggjøring rettet mot publikum. Så skal man skille aktiviteter under

hver enkelt funksjon og transaksjoner under hver enkelt aktivitet. Det som er krevende er å se

Side 27 av 37

hvilket detaljeringsnivå som er mest hensiktsmessig å lande på. Her er det viktig å finne en god

balansegang, derfor er det avgjørende at man har et godt grep om hva funksjonsanalyse er for

noe, for å forstå hva analysen går ut på (Gutans 2015).

Det jeg kan tenke meg blir en av utfordringene fremover når man skal gå over til en

funksjonsbasert klassifikasjon er å treffe riktig i forhold til detaljeringsnivå. Dette er en

tilnærming som bygger på en analyse av funksjoner og arbeidsprosesser og transaksjoner, og i

prinsippet så er det nødvendig å gå helt til laveste nivå (dvs transaksjoner – handlinger). Man

må ha en god forståelse av funksjonene og prosessene, og kunne utvikle gode verktøy samtidig

som at man ikke har et klassifikasjonssystem som utarbeides til minste detalj. Derfor må man

finne et hensiktsmessig nivå, og det vil variere avhengig av virksomheten i forhold til sakstyper

og saksmengder.

MoReq

For å drøfte funksjonsbasert klassifikasjon må man også forstå hvordan Moreq beskriver denne

prosessen. Moreq beskriver klassifikasjon et hakk videre der den skildrer mellom klassifikasjon

og aggregering (handling). Siden opplysningene i Moreq knyttes direkte til grupper eller filer

er Moreq en enklere og mer generaliserbar løsning. Sataslåtten forklarte under dybdeintervjuet

at han jobber med utviklingen av en kravspesifikasjon til en kjernemodul for privat sektor. Da

måtte han kikke litt på Moreq siden den har en annen tilnærming til dette enn det Arkivverket

og Noark har hatt. Moreq har mye mer fokus på klassisk arkivteori gjennom Shepherd and Yeo

sin arkivdannelses-oppfatning. Med hele dannelses-dokumentfangst problematikken peker

Moreq på hele arkivdanningen som transaksjoner. Det er en mye mer «business-workflow» som

er fokus og det leder igjen direkte over til det med funksjonsorientert klassifisering. Moreq har

en helt annen tilnærming til dette enn det den emneorienterte og objekt orienterte Noark

standarden har. Å studere funksjonene og å forstå og identifisere hvilke handlinger din

organisasjon faktisk står oppi når du har et informasjonsløp gir et litt annet bilde på hele

prosessen (Sataslåtten 2015). Fiorella Fosacarini argumenterer i artikkelen sin «Records

Classification and Functions: An archival perspective» at siden datamaskinen sitt systemminne

er tilfeldig så vil ikke bruk av mapper som imiterer sakenes fysiske ordning være avgjørende

for gjenfinningen. Enhver samlet registrering av en spesiell prosess eller aktivitet kan settes

sammen etter behov som svar på brukerens søk. «Instead of translating the logical model of

functions and processes into a hierarchy of folders and sub-folders, the model is represented in

an authority file, an electronic listing of the various functional levels» (Foscarini 2006, s. 196).

Side 28 av 37

Denne tilnærmingen til funksjonsbasert tenkning er helt i ånden for hvordan man skal tenke,

når man skal tenke på funksjoner, og ikke på emner.

Dokumentfangst

Måten Moreq standarden er lagt opp til, med funksjonsbasert tenkning, vil også ha innvirkning

på dokumentfangsten. De som jobber med de ulike sakene vil ha forståelse av at det er viktig å

dokumentere hele prosessen i systemet slik at man får gjort jobben sin. Dette skal ikke forstås

med at arkivaren i dokumentsenteret skal få gjort jobben sin, men fordi saksbehandleren trenger

akkurat det dokumentet for å for eksempel fatte et vedtak. Saksbehandler blir med andre ord

satt i en slik posisjon at de kan se at dette har en hensikt. På denne måten blir saksbehandleren

ansvarliggjort og bevisst på hvordan hele dokumentasjonsprosessen fungerer. Det er helt

avgjørende at om dette skal implementeres i alle saksbehandlingsledd så må denne forståelsen

for dokumentasjonsforvaltning opparbeides hos ledelsen slik at de kan «spre» nedover i

organisasjonen hvor viktig dokumentfangst er. På denne måten blir også ledelsen ansvarliggjort

(Gutans 2015). Det som er et overordnet prinsipp i regelverket for offentlig arkiv er at øverste

ledelse i en virksomhet har det overordnede arkivansvaret. Når ledelsen viser hvilke

konsekvenser dårlig dokumentfangst kan ha så kan man på den måten bevisstgjøre

virksomhetene til å ta sitt ansvar til blant annet å sikre dokumentfangsten ved å ha fokus på

prosessen rundt hele saksgangen (Gutans 2015).

Pågående prosjekter om funksjonsbasert klassifikasjon

Jeg har vært i kontakt med flere virksomheter som er i ulike faser av sine funksjonsbaserte

klassifikasjons prosjekter. Statsbygg og Vegdirektoratet har begge pågående prosjekter for

innføring av funksjonsbasert klassifikasjon. Etter samtaler og epostkorrespondanse med både

Statsbygg og Vegdirektoratet viser det seg at ingen av de har gjennomført en analyse etter

DIRKS metoden for å identifisere eller definere kjernefunksjonene. Begge har brukt et internt

kvalitetssystem/ virksomhetsstyringssystem der de aller fleste prosessene fra virksomhetens

kjernefunksjoner er definert (telefon og epost-korrespondanse med Statsbygg og

Vegdirektoratet 12.mai 2015). Både Statsbygg og Vegdirektoratet har etter anbefalinger fra

Riksarkivet fått klarsignal om at det interne kvalitetssystemet, som har definert

kjernefunksjonene, var godt nok grunnlag til å kunne starte prosjektet med overgang til

funksjonsbasert klassifikasjon. Likevel opplever de at arbeidet med å gå over fra emnebasert-

til funksjonsbasert tankegang har vært utfordrende. Statsbygg forteller at det er vanskelig å

frigjøre seg fra den emnebaserte tankegangen og opplever at man hele tiden faller tilbake på å

tenke emne og ikke prosess (telefonsamtale 12. mai 2015) Både Statsbygg og Vegdirektoratet

Side 29 av 37

forteller at det er ikke så mange eksempler å ta utgangspunkt i Norge, og at dette har vært den

største utfordringen siden det er såpass liten forskning på det samt lite føringer (enn så lenge)

fra Riksarkivet sin side. Det må legges til at Statsbygg fremdeles er i startgropen for dette

prosjektet og at det muligens kan være derfor tilnærmingen til funksjonsbasert klassifikasjon

virker tung og vanskelig akkurat nå. Vegdirektoratet har jobbet med dette prosjektet i vel et år

og poengterer at de har samarbeidet tett med Riksarkivet, og har etter mange utkast begynt å

nærme seg et ferdig funksjonsbasert klassifikasjonssystem (epost 13. mai 2015).

Nærings- og fiskeridepartementet sine erfaringer så langt

Jeg har også vært i kontakt med Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) som nylig fikk

godkjent sitt funksjonsbaserte klassifikasjonssystem. Så hva har de gjort annerledes siden

prosjektet har blitt en suksess?

Siden NFD ble slått sammen til et departement av Nærings- og handelsdepartementet og

Fiskeridepartementet 01.01.2014 måtte alt arkivrelatert utarbeides på nytt. Dette var nye

saksbehandler- og arkivrutiner, klassifikasjonssystem, arkivplan og bevarings- og

kassasjonsregler. Flere i Dokumentasjonssenteret der hadde dårlig erfaring med emnebasert

arkivnøkkel siden den ble veldig fort utdatert. I tillegg var den ikke tilpasset dagens elektroniske

arkiv, og den var umulig å benytte ved utarbeidelse av B/K regler. NFD gikk inn med en

intensjon om å gjøre denne jobbe ordentlig fra begynnelsen av og kravene/ ønskene de stilte til

et nytt klassifikasjonssystem var at den først og fremst måtte være robust i forhold til endringer

i organisasjonen og mot arbeidsoppgavene. Den måtte dekke hele virksomheten og ha rom for

utbygging. I tillegg måtte den være tilpasset NFD sin virksomhet, være tilpasset elektronisk

arkivdanning, gjøre det enklere ved gjenfinning av dokumenter og ikke minst være

brukervennlig. Selv om NFD hadde mye på plass i utgangspunktet var det likevel en lang vei å

gå og det involverte hele virksomheten fra øverst til nederst. Mye av jobben hadde blitt gjort på

forhånd da de foretok en kartlegging av arbeidsprosesser i 2010. Hovedfunksjoner og

underfunksjoner ble definert ved hjelp av DIRKS metodikk, Noark standard og ISO-15489.

NFD tok utgangspunkt i allerede definerte arbeidsprosesser og identifiserte aktivitetene og

prosessene (i tillegg til hva slags dokumenter som skapes i prosessene).

NFD opplevde underveis at det var uenighet med Riksarkivet om hvilket nivå de administrative

funksjonene skulle ligge på, dvs hvor langt ned i prosessene man skulle kode og da jeg var i

kontakt med de før påske hadde de et nytt forslag til behandling i Riksarkivet. Noen av

erfaringene NFD sitter igjen med så langt er at det har vært en lang omstillingsprosess å lære

Side 30 av 37

seg å tenke funksjoner og ikke emne. Kulturen for emnebasert tenkning har vært nødt til å brytes

ned for så å bygge seg opp igjen rundt funksjonsbasert klassifikasjon. Arkivarene og

saksbehandlerne må forholde seg til hvor og hvilken prosess man er i og ikke hvilket emne.

Dette krever prosessforståelse og måten man journalfører på har endret seg fra substantiv til

verb. En ting som har blitt merkbart enklere er at det er mye enklere å finne riktig kode, men

arkivsystemet er ikke helt klar for funksjonsbasert klassifisering på dokumentnivå ennå.

Likevel har de hatt større gevinster enn utfordringer;

Mer robust ved organisasjons endringer

Mer robust mot navneendringer «moteord»

Enklere gjenfinning – man kan gå rett på funksjon

Forenklet klassifisering – bruker mindre tid

Økt standardisering

Jeg antar at det omfattende forarbeidet som NFD har gjort med å grundig analysere

virksomhetens funksjoner etter DIRKS- metodikk har gjort at prosjektet ble til en suksess. Dette

er ikke et prosjekt som det er mulig å forhaste seg igjennom fordi i tillegg til at det er en

omstilling for hele virksomheten, så er det også en omstilling mentalt hos arkivarene og

saksbehandlerne, derfor er det viktig å bruke god tid på å sette seg godt inn i funksjonsbasert

tankegang og ikke minst forstå hva det innebærer.

Riksarkivet kommenterer at det er hensiktsmessig at de legger føringer for hvordan

funksjonsbasert klassifikasjon skal utføres. Riksarkivet har to hovedoppgaver mot

forvaltningen; det er offentlig tilsyn for å kontrollere at regelverket blir oppfylt og å veilede.

Riksarkivet sin jobb i denne sammenhengen her er å utvikle regelverk og utarbeide

retningslinjer og veiledninger for hvordan reglene skal følges (Gutans 2015).

Oppsummering

Etter mine funn så viser det seg at søk ikke blir basert på arkivnøkkelen. I et elektronisk

arkivsystem så er det ulogisk å foreta et søk i nøkkelen siden det genererer irrelevante treff.

Dette blir bekreftet av Riksarkivet. Årsaken til at arkivnøkkelen ikke blir brukt til søk er todelt.

Den ene grunnen er fordi den ikke fungerer etter hensikten, den er rett og slett ikke god nok.

Den andre grunnen (som i og for seg bygger på den første) er at arkivnøkkelen er basert på

fysisk gjenfinning i et papirarkiv. Prinsippet den ble bygget på var ment som et

effektiviseringsredskap til fysisk gjenfinning fordi dokumentene man måtte lete i var plassert

på en fysisk lokasjon, ordnet og kategorisert etter nøkkelen. Men etter at arkivene er blitt

Side 31 av 37

fullelektroniske har man ikke den samme gevinsten lenger. Så det er årsaken til at

arkivnøkkelen ikke fungerer lenger, nettopp fordi tankegangen baseres på papirarkiv.

Da er det på tide å finne andre måter å klassifisere sakene på for å komme denne utviklingen i

møte.

Funksjonsbasert klassifikasjon er ikke spesielt utbredt i Norge helt ennå, derfor er det ikke så

mange eksempler å ta utgangspunkt i for de som har bestemt seg for å gå over fra emnebasert

arkivnøkkel til funksjonsbasert klassifikasjon. Men ved å gradvis implementere en

funksjonsbasert tankegang er det likevel mulig å få det til. Dette vil også innebære at

arkivorganiseringen må foreta vesentlige brudd med prinsipper i arkivforskriften der forskriften

legger forutsetninger for hvordan man skal journalføre i sakarkivet. Man må legge opp til at

flere funksjoner kan bli dokumentert i spesialiserte fagsystem. Med en funksjonsanalytisk

metode kan man få et overblikk over hvilke dokumentasjonsbehov som eksisterer. Dette kan

løses ved at fagsystemene på en samlet og god måte, sammen med sak-/arkivsystemet kan

dokumentere alle aktivitetene og transaksjonene som inngår i de ulike funksjonene.

Konsekvensen til denne tilnærmingen er at man må oppgi ideen om at dokumentfangsten i en

virksomhet ikke bare skal skje i ett sak-/arkivsystem, men i flere ulike system integrert mot en

felles Noark5-kjerne. Dette vil føre til at arkivfunksjon blir bedre tilpasset de funksjonelle

behovene til virksomheten (Valderhaug 2011, s. 220).

For å sikre at funksjonsbasert klassifisering av arkiv har forankring i lovverket er det helt

avgjørende at vi gjør en revisjon av arkivloven og forskriften. I arkivforskriften er dette ganske

snevert forklart, og baseres først og fremst på papirbaserte arkiv siden lovverket ble nedfelt i

overgangen mellom papirarkiv og elektronisk arkivering. Dette betyr at lovverket er sterkt

preget av emnebasert provenienstenkning. For å favne elektronisk arkiv og en ny

funksjonsbasert tenkemåte må dette konkretiseres i lovverket. Det handler om det mest

grunnleggende i arkivfaget. Formålet med klassifikasjon er å knytte dokumentasjon til den

rettmessige kontekst, og opphav. Det handler om proveniens, det er det som først og fremst er

formålet med klassifikasjon. Klassifikasjon brukes i en rekke sammenhenger som en følge av

det. Det brukes til å gjennomføre bevaring og kassasjon på en hensiktsmessig måte, det brukes

til framfinning og til tilgangsstyring. Alt det er gevinster og hensyn klassifikasjonen ivaretar.

Det primære dette handler om er dokumentasjonsopphav, knytte dokumentasjon til funksjoner

og prosesser og handlinger som utøves i en virksomhet. Dersom dette ikke kan forankres i

lovverket vil det utgjøre en risiko for nettopp det å ivareta dokumentasjonen ved å sikre

Side 32 av 37

arkivmaterialets dokumenter med virksomhetens funksjoner og prosesser på en hensiktsmessig

god måte.

For å kunne forankre ideen om å integrere fagsystem med sak-/arkivsystem i en felles Noark5-

kjerne må det til en omfattende revisjon av regelverket som er forankret i arkivlov og forskrift.

Et alternativ kan være en ny norsk standard for arkivdanning og bevaring som er fristilt

forskriftsverket og som kan kontinuerlig oppdateres (Valderhaug 2011, s. 220-221).

Funksjonsbasert tilnærming til klassifikasjonssystemet funger på en slik måte at ved å bruke en

systematisk tilnærming til kjernefunksjonene i en virksomhet vil man oppnå en oversiktlig og

strategisk identifisering av virksomheten sitt dokumentasjonsbehov for å kunne utarbeide et

funksjonsbasert klassifikasjonssystem. Dette bør gjøres ved bruk av DIRKS metoden for at man

skal være sikker på å ha dekket alle funksjonene til virksomheten. Ved å fokusere på

arkivskapningens funksjoner og de mangesidige relasjonene ved å ikke legge fokus på

proveniens som utrykk for de administrative strukturene der arkivene ble skapt og brukt, vil

fokuset skifte fra strukturer, kontorer, mandater og opphav som tidligere var sentralt, til

funksjon, aktivitet, diskurs og adferd. En funksjonsanalytisk metode belyser hva som er

bevaringsverdig dokumentasjon i en virksomhet og kan også brukes til å foreta en bevaring- og

kassasjonsvurdering. Denne måten å analysere på er god fordi den knytter arkivsystemet til

oppgaver og ikke til organisasjonsledd.

Mitt inntrykk er at det har vært en utvikling i positiv retning ute i virksomhetene, og ved

kompetanseheving så er forvaltningen blitt sterkere ved at mange har vært igjennom

Arkivakademiet og etter hvert også høyere utdanning innenfor arkiv på bachelornivå. Dette

bidrar til større bevisstgjøring, bedre forståelse og bedre forankring av

arkivdanningsfunksjonene i virksomhetene også. Nyutdannede arkivarer har alle

forutsetningene for å kunne forstå en funksjonsbasert tankegang. Etter overgangen til

elektronisk arkivdanning med alt det innebærer, står vi ovenfor en rekke utfordringer, og

overgangen fra tradisjonell emnebasert arkivnøkkel til en funksjonsbasert klassifikasjon er en

av de oppgavene som vi må ta tak i.

Side 33 av 37

Litteraturliste

Cook, T. (2011). Proveniens i den digitale tida: Gammel bør eller fremtidshåp for

arkivarprofesjonen. Hentet 02. mai 2015 fra

https://journals.hioa.no/index.php/arkiv/article/view/910/801

Depotdrengen. (2004). Arkiv – Ein garanti for rettferd? Hentet 26. april 2015 fra

http://depotdrengen.wordpress.com/a1-arkiv-–-ein-garanti-for-rettferd/

Fonnes, I. (2010). Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo: Kommuneforlaget.

Forskrift om offentleg arkiv (1998). FOR av 11. Desember 1998 nr. 1193 Forskrift om offentleg

arkiv. Hentet 26. april 2015 fra https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1998-12-11-

1193?q=arkivforskriften

Foscarini, F. (2006). Records Classification and Functions: An Archival Perspective. I:

Knowledge Organization 33 No 4. Berlin: ISKO. Hentet fra artikkelsamling høst 2013,

Arkivdanning og arkivsystem Oslo: HiOA

Jessen S. A. (2005). Prosjektledelse trinn for trinn. Oslo: Universitetsforlaget

Johannessen, A., Tufte, P.A., Christoffersen, L. (2011). Introduksjon til samfunnsvitenskapelig

metode. Oslo: Abstrakt forlag AS.

Larsen, A.K. (2012). En enklere metode: Veiledning i samfunnsvitenskapelig forskningsmetode.

Bergen: Fagbokforlaget

Leseth, A.B. og Tellmann, S.M. (2014). Hvordan lese kvalitativ forskning? Oslo: Cappelen

Damm AS.

Macintosh, S., & Real, L. (2007). Dirks: Putting ISO 15489 to Work. The Information

Management Journal, March/April 2007. Hentet 15. april 2015 fra

http://www.arma.org/bookstore/files/Macintosh_Real.pdf

Marthinsen, J. H. (2012). Arkivteori - en innføring. Oslo: Riksarkivaren.

Norsk Arkivråd (2014). Det digitale universet, tanker om funksjonsbasert klassifikasjon.

Utgivelse Nr 1. Av Marcus Liebold ved Riksarkivet. Oslo: Norsk Arkivråd. Hentet 02.

april 2015 fra http://www.arkivrad.no/sites/arkivrad/files/arkivrad_nr.1_2014_0.pdf

Norsk Arkivråd (2015). Presentasjon av Trine Nesland på seminaret «Ta styringen!» 16.-

17.mars 2015. Funksjonsbasert analyse og metodetilnærming. Oslo: Norsk Arkivråd

Side 34 av 37

Personopplysningsloven (2000). Lov av 14. April 2000 nr. 31 om behandling av

personopplysninger. Hentet 02. mai 2015 fra https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2000-

04-14-31?q=personopplysningsloven

Pickard, A. (2013). Research Methods in Information. London: Facet Publishing

Riksarkivet (2002). Rapport fra Bevaringsutvalget 2002. Oslo: Riksarkivaren. Hentet

12.05.2015 fra

http://arkivverket.no/arkivverket/content/download/3178/41762/version/1/file/bevaringr

apport.pdf

State Records New South Wales (2003/2007): The Dirks Manual. Introduction, 93 s. Step A -

D, 70 s. Step E – H, 66 s. (226 s.)

http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-

managing-systems/dirks-manual/step-by-step-through-dirks

Thomassen, T. (2013). The development of archival science and its european dimension. Hentet

26. april 2015 fra http://daz.hr/zad/arhol/the-development-of-archival-science-and-its-

european-dimension/

Valderhaug, G. (2011). Fotnote eller tekst? ABM-media AS.

Personlig kommunikasjon

Gutans, Ilmars. Arkivar ved Seksjon for bevaring og kassasjon i Riksarkivet, dybdeintervju

25. mars 2015

Kristiansen, Elin. Seniorrådgiver ved Økonomi og administrasjonsavdelingen i Statsbygg,

telefonsamtale og epost 12.mai 2015

Rennemo, Mette-Marit. Seniorrådgiver ved Dokumentasjonssenteret i Nærings- og

fiskeridepartementet, møte/ dybdeintervju 25. mars 2015

Rørdam, Sermin. Dokumentkontroller ved Økonomi og administrasjonsavdelingen i

Statsbygg, telefonsamtale 12. mai 2015

Sataslåtten, Olav. Seniorrådgiver ved Seksjon for digitalt depot i Riksarkivet, dybdeintervju

18. mars 2015

Sørnes, Wencke Karlsen. Kontorleder Dokumentasjonssenter region nord Statens Vegvesen/

Vegdirektoratet, epost 13. mai 2015

Side 35 av 37

Vedlegg 1 – spørsmål til dybdeintervju

Intervju 1:

1. Fortell om deg selv, din bakgrunn og hvor mange år du har jobbet med arkiv?

2. Hva er din oppgave i Riksarkivet?

3. Hva vil du si er den største fordelen med å bruke arkivnøkkelen under arkivdanningen?

4. Hva er spesifikt den største ulempen med bruk av arkivnøkkelen og klassifisering av

saker?

5. Kan arkivnøkkelen ha noe å si når vi skal avlevere uttrekk av base/ periode, er det der

arkivnøkkelen?

6. Det går noen år etter at man har avlevert et materiale og så skal man begynne å søke i

dette, hva ser du for deg er den enkleste måten en person kan finne igjen materialet?

7. Hvorfor er arkivnøkkelen viktig for selve arkivdanningen?

8. Min erfaring er at få arkivarer bruker arkivnøkkelen til å generere et søk i databasen,

hva tror du er årsaken til det?

9. Dersom vi ser helt bort i fra arkivnøkkelen som et alternativ til å utføre et søk i

arkivsystemet, på hvilke andre måter kan man da sikre at metadataene har så god kvalitet

at de ivaretar rettssikkerheten?

10. Hva vil du si er første skritt på veien for å ta i bruk en annen måte å klassifisere sakene?

11. Et annet spørsmål man også kan ta opp i denne sammenhengen er hva vil en

prosessorientert nøkkel bringe av gevinst og eventuelt nye innfallsvinkler og nye

metoder i forhold til dette her

12. (Oppfølging) Det spørsmålet jeg stiller meg nå, for det er også viktig å tenke på

rettssikkerheten og kvaliteten på alt, på hvilken måte kan man kvalitetssikre

datakvaliteten om man gjør det på den måten? Kan man bruke en mal?

13. Jeg merker at det med kvalitetssikring og datakvalitet har blitt gitt lav prioritet i Noark5

– kan du si noe om hvorfor disse temaene har blitt gitt så lav prioritet?

14. Hva tenker du er fremtidens måte å klassifisere saker i et elektronisk arkivsystem?

15. (Oppfølging som ga bedre svar) hva håper du blir fremtidens måte å klassifisere saker

på og er det nødvendig å klassifisere i det hele tatt?

16. Ved mottak av deponeringer hvordan mener du det nåværende grunnlaget for

gjenfinning er slik det er i dag?

Side 36 av 37

Intervju 2: (informanten har et litt annet utgangspunkt)

1. Fortell om deg selv, din bakgrunn og hvor mange år du har jobbet med arkiv?

2. Hva er din oppgave på Riksarkivet?

3. Problemstillingen min er relativt omfattende, men har du vært borte i noen av de tesene

som jeg tar opp der? (Kommer innpå mangelen med vedlikehold av arkivnøkkelen)

4. (Oppfølging) Hva er grunnen til at dette ikke har blitt vedlikeholdt fra RA sin side?

5. (Oppfølging) Kan dette ha sammenheng med at det er enklere å gjøre fritekst søk i

databasen enn å søke på nøklene?

6. Hvilke problemer vil vi bli stående ovenfor dersom vi ikke gjør noen grep med lovverket

for å kunne forankre og sikre klassifiseringen av arkiv?

7. (Oppfølging) Har du gjort deg en mening dersom man ikke gjør noe med lovverket, der

arkivloven og forskriften blir stående uendret, kan det komme til et punkt der dette blir

kritisk?

8. Få arkivarer bruker arkivnøkkelen til å generere et søk i databasen, hva tror du er årsaken

til det?

9. Hva vil du si er første skritt på veien for å ta i bruk en annen måte å klassifisere sakene?

(ref artikkel i norsk arkivråd – må begynne med å gjøre en analyse av hvilke funksjoner

selve organisasjonen har, og bare det i seg selv er ganske omfattende)? Hvor begynner

man når man skal legge om fra en vanlig emnebasert arkivnøkkel til funksjonsbasert

klassifikasjon?

10. (Oppfølging) Tenker du at det er hensiktsmessig at Riksarkivet legger noen føringer for

hvordan dette skal gjøres med tanke på at dette ikke skal bli for overordnet og heller

ikke for detaljert - men mer en retningslinje?

11. Hvordan kan man undersøke om arkivnøklene Riksarkivet har godkjent fungerer eller

ikke?

12. (Oppfølging) Tilbake til det du snakket om arkivnøkkelen fungerer eller ikke, alle arkiv

må jo ha en arkivnøkkel, og arkivnøkkelen skal jo også avleveres sammen med

materialet den tilhører, men dersom dette ikke fungerer og dette ikke blir kvalitetssikret

noe sted, hvordan kan man da kontrollere at ting blir gjort slik det skal og at man faktisk

bruker arkivnøkkelen?

13. (Oppfølging) Når forvaltningen begynner å avlevere elektronisk arkiv, hvilken risiko

vil man stå ovenfor ved at store mengder informasjon ikke har noe systematikk, at det

Side 37 av 37

er vanskelig å søke i og gjenfinningen er lav fordi det ikke har blitt foretatt

kvalitetssikring ved riktig bruk av arkivkode slik at det har blitt klassifisert riktig?

14. (Oppfølging) Vil dette påvirke dokumentfangst på noen måte?

15. Det med ansvarsgjøring, hvordan er dette forankret i lovverket?