Upload
vuongtram
View
216
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
binner IMS GmbH Schützenallee 1 30519 HannoverTelefon [0511] 84 86 48 -200 Telefon [0511] 84 86 48 -299 eMail [email protected] www.binner-ims.de
Geschäftsprozessanalyse und –optimierung
für die Geschäftsbereiche Finanzen,
Gebäudemanagement und die Stabsstelle Infrastrukturplanung
2FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
AnschriftBinner IMS GmbHSchützenallee 130519 Hannover
Über UnsNachfolgeregelung der Dr. Binner CIM-house GmbH
Gesellschafter und Geschäftsführer: Marco Idel und Frank SchroederSoftware und Beratung unter einem DachKernkompetenzen im Bereich Prozess-, Qualitäts- und WissensmanagementIntensive Zusammenarbeit mit der Prof. Binner Akademie
Unser Unternehmen
3FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Ausgewählte Referenzen
BeratungFachhochschule Hannover FB Information und Kommunikation
Fachhochschule Hannover FB Maschinenbau
Verwaltung der Fachhochschule Hannover
IFU (Institut der Universität Braunschweig)
Zentral Gewerbeschule Buchen
BBS Neustadt a. Rgb.
Berufsakademie Weserbergland e.V.
Zentrum für Qualitätsmanagement (ZQ), Ärztekammer Nds.
DLR (Braunschweig, Köln etc.)
REFA Gesamtverband
Krankenpflegeschule der Harzer Kliniken
Statistische Landesamt Sachsen, sächsische Staatskanzlei
über 20 weitere Schulen
4FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung
Funktionsorientierung:BereichsdenkenTeiloptimumviele Schnittstellenhoher Koordinierungs-aufwand
Prozessorientierung:bereichsübergreifendesDenkenGesamtoptimum wenige Schnittstellenschnellere Abläufe
5FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Phase 2 Phase 3Projekt-
VorbereitungProzess-analyse
Soll-Prozess-Entwicklung
Phase 1
• Abstimmung der Projektziele
• Entwicklung des Prozessmodells
• Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung
• Aufstellung eines Termin- und Ressourcenplans
• Schulung/Qualifikation
• Planung und Durchführung der Auftakt-veranstaltung(Kick-off)
• Ist-Analyse der Prozesse
• Dokumenten-analyse
• Kundenbefragung
• Schwachstellen-analyse und Definition von Lösungsansätzen
• Definition und Umsetzung einfacher Maßnahmen
• Präsentation von Schwachstellen und Lösungsansätzen
• Schulung und Einweisung für alle Mitarbeiterin die Soll-Prozesse und neuen Dokumente
• Coaching der Maßnahmen-umsetzung
• Prozessaudits und Wirksamkeitsprüfung
• Begleitung von notwendigen Anpassungen
Vorgehensmodell für dieProzessanalyse und -optimierung
Phase 4(optional – nicht
Bestandteil des Angebots)
• Entwicklung von alternativen Soll-Prozessen
• Ermittlung von Nutzen und Aufwand der Optimierungen
• Präsentation der Vorschläge und Entscheidung durch die Hochschule
• Erstellung eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der Optimierungen
Umsetzung der Sollprozesse
6FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Projektziele I
• Erhebung und Visualisierung der Geschäftsprozesse• Darstellung basierend auf einer klaren und nachvollziehbaren Methodik
• eindeutige Klärung und Visualisierung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
• Optimierung ggf. Neugestaltung von Abläufen und Strukturen
• bessere Akzeptanz der Verwaltung • Schnittstellenanalyse zu anderen Bereichen
• Schnittstellenoptimierung
• eindeutige Grundlage für die Zusammenarbeit
7FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Projektziele II
• Quantifizierung der Prozesse • Erhebung des Mengengerüstes
• Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten
• Trendaussagen
• Verbesserung der Mitarbeitermotivation• Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten
• Effizienzsteigerung
• Abbau von Stressfaktoren
8FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Ein Geschäftsprozess ist ein wiederkehrender Vorgang
aus einer Kette aufeinander aufbauender Funktionen, die
einen definierten Anfang und ein definiertes Ende hat.
Was ist ein Geschäftsprozess?
FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
ProzessbeispieleProzessbeispiele
Beschaffung von Materialien, Geräten
OE
/ MW
K /
Stud
ente
n /
Mita
rbei
ter
OE
/ MW
K /
Stud
ente
n /
Mita
rbei
ter
Vertragswesen/Beschaffung von Dienstleistungen
Haushaltsplanung und -kontrolle
Rechnungsbearbeitung
Überlassung
Wartung, Support, Betriebstechnik
Baumaßnahmen
Entsorgung von Abfällen
Umweltbegehungen, -kommunikation
Beschaffung von Dienstfahrzeugen
10FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
IST-Aufnahme (Prozessworkshop)Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter
• Ehrliche Darstellung der aktuellen Abläufe
• Beschreibung der täglichen Routineprozesse
• Mitarbeiter gewinnen
Analysephase
IST-Aufnahme
Ergänzung/
Freigabe
SOLL-Konzept
Umsetzung
SOLL
Geschäftsprozessoptimierung
11FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Aufbau-organisation
Ablauforganisation
Führungs-organisation
Arbeitsorganisation
Organisationsdarstellung mit SYCAT
Kaufmännische Abteilung
KAKA
Leitung
LtgLtg
Infrastrukturleiter
ILIL
Leiter der FA
LFLF
Service Center Personal Leitung
SCP LSCP L
Budgetplanabfragen
Budgetplanabfragen
a1 1
BudetplanabfrageBudetplanabfrage
Bedarf füreigenen Bereich
ermitteln
Bedarf füreigenen Bereich
ermitteln
b1 2
Bedarf füreigenen Bereich
ermitteln
Bedarf füreigenen Bereich
ermitteln
c1 3
Bedarf füreigenen Bereich
ermitteln
Bedarf füreigenen Bereich
ermitteln
d1 4
BedarfsmeldungBedarfsmeldung
gemeinsamesBudget
abstimmen
gemeinsamesBudget
abstimmen
c2 6
Pläne sammelnPläne sammeln
a2 7
GesamtbudgetplanGesamtbudgetplan
Budgetabstimmen und
genehmigen
Budgetabstimmen und
genehmigen
a4 9
Budgetabstimmen und
genehmigen
Budgetabstimmen und
genehmigen
b2 10
Budgetabstimmen und
genehmigen
Budgetabstimmen und
genehmigen
e1 11
genehmigten Planweiterleiten
genehmigtenPlan weiterleiten
a5 12
Budget zurKenntnis nehmen
Budget zurKenntnis nehmen
c3 14
Budget zurKenntnis nehmen
Budget zurKenntnis nehmen
b3 13
Budget zurKenntnis nehmen
Budget zurKenntnis nehmen
d2 15
Budget zurKenntnis nehmen
Budget zurKenntnis nehmen
e2 16
Genehmigung ?Genehmigung ?
a3 8
Budgetplan GMBudgetplan GM
BudgetplanBudgetplan
genehmigtesBudget
genehmigtesBudget
NEIN
NEIN
JA
12FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Prozessaufnahme
Prozess-input
Prozess-output
Bereichsgrenzen
Bereichsgrenzen
Schnittstellenvereinbarungenquality gates
ProzessleistungsmessungKennzahlen
13FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Dokumentation der Workshopergebnisse
Prozess-Grafik Prozess-Ablaufbeschreibung
Datenbankgestützte Dokumentation (Software SYCAT)
Verfügbar in Papierformat (Handbuch) oder über HTML
14FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Potenzial/Schwachstellenanalyse (Prozessworkshop)Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter
• Potenziale/Schwachstellen im Prozess
• Verbesserungsvorschläge für den Prozess
• Schnittstellen zwischen den Prozessen
Analysephase
IST-Aufnahme
Ergänzung/
Freigabe
SOLL-Konzept
Umsetzung
SOLL
Geschäftsprozessoptimierung
15FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Prozessoptimierung
Die Chance nutzen für Schwachstellenbeseitigung und Maßnahmenpläne -durch:
• Analyse der Prozesse mit allen Beteiligten
• Ideenwerkstatt: Was könnte noch besser sein?
• gesetzliche Anforderungen einbeziehen
• Rückmeldungen anderen Organisationseinheiten einbeziehen
• Externen Blick der Berater nutzen
Diese Optimierung ist gleichzeitig die Einübung des KVP-Gedankens!
16FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Arbeitsvorbereitung
AVAV
Einkauf
EKEK
Disposition
DispoDispo
Lieferant
LFLF
Dispo-Listedrucken
Dispo-Listedrucken
c1 1
Auftragsabwicklung
Auftragsabwicklung
Preise im Systemverfügbar?
Preise imSystem verfügbar?
c2 2
AnfrageAnfrage
Preisverhandlung/ -abstimmungdurchführen
Preisverhandlung/ -abstimmungdurchführen
a1 3
PreisPreis
Lieferanten-auswahl
durchführen n.billigstemAngebot
Lieferanten-auswahl
durchführen n.billigstemAngebot
c3 4Preise u. Daten
ins Systemeinpflegen
Preise u. Datenins Systemeinpflegen
c4 5
NEIN
Bestellungeneingeben ins
System &Kontrolldruck
erstellen
Bestellungeneingeben ins
System &Kontrolldruck
erstellen
c5 6
JA
Bestellung DFÜBestellung DFÜ
Bestellungbearbeiten /bestätigen
Bestellungbearbeiten /bestätigen
a2 7
BestätigungBestätigung
Überprüfen derBestätigung
Überprüfen derBestätigung
b1 8Bestätigung in
Ordnung?Bestätigung in
Ordnung?
b2 9Klärung mit LFdurchführen
Klärung mit LFdurchführen
b3 10
KlärungKlärung
klärenklären
a3 11
BestätigungBestätigung
Bestätigungeingeben
Bestätigungeingeben
b4 12
NEIN
KenntnisnahmeKenntnisnahme
c6 13
InfoInfo
Bestätigunggemäß
Bestellung?
Bestätigunggemäß
Bestellung?
b5 14
bestätigungbestätigung
NEIN
GeänderteBestätigungakzeptieren?
GeänderteBestätigungakzeptieren?
c7 17
Grunddaten imSystem ändernGrunddaten imSystem ändern
b6 18
JA
NEIN
klärenklären
a4 20
KlärungKlärung
Klärung mit LFdurchführen
Klärung mit LFdurchführen
c8 19
BestätigungBestätigung
weiterleitenweiterleiten
c9 21
BestätigungBestätigung
Bestätigungeingeben
Bestätigungeingeben
b7 22 Lieferstatusüberprüfen
bezgl.nichtgelieferte
Teile
Lieferstatusüberprüfen bezgl.
nichtgelieferteTeile
b8 23
Auftrags-abwicklungAuftrags-
abwicklung
JA
ListeListe
Liste überprüfenu. bestätigen
Liste überprüfenu. bestätigen
c10 24
bestätigte Listebestätigte Liste
LF mahnenLF mahnen
b9 25
MahnungMahnung
neueTerminzusage
geben
neueTerminzusage
geben
a5 26
TerminTermin
LF-Termineeingeben
LF-Termineeingeben
b10 27
Termin kritisch?Termin kritisch?
b11 28
NEIN
KenntnisnahmeKenntnisnahme
c11 29
InfoInfo
JA
Terminakzeptabel?
Terminakzeptabel?
d1 30Auftrag
verschiebenAuftrag
verschieben
d2 31
JA
weiterleitenweiterleiten
c12 32
NEIN
JA
Doppelarbeit UnnötigeSchnittstellen
UnzureichendeInformation
WartezeitUnklareKriterien
Zuständigkeitnicht definiert
Medienbruch
UnzureichendeQualifikation
Hinterlegung vonSchwachstellen und Potenzialen
17FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
ProzessanalyseBeteiligte: Durchführende Sachbearbeiter
• Dokumentenanalyse
• Aufnahme/Analyse der Mengengerüste
• Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozess-durchlaufzeiten
• Auditierung der Prozesse
Analysephase
IST-Aufnahme
Ergänzung/
Freigabe
SOLL-Konzept
Umsetzung
SOLL
Geschäftsprozessoptimierung
18FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Ergänzung / Freigabe (z.B. durch Interviews)Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter
• Sortierung der Schwachstellen nach Priorität
• Freigabe durch Workshopbeteiligte
• Freigabe durch Freigabeinstanz
Analysephase
IST-Aufnahme
Ergänzung/
Freigabe
SOLL-Konzept
Umsetzung
SOLL
Geschäftsprozessoptimierung
19FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
SOLL-KonzeptBeteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter
• Erarbeitung von Lösungskonzepten
• Aufzeigen von Nutzen und Kosten
• Erarbeitung von einem Umsetzungskonzept
• Definition von Maßnahmen
Analysephase
IST-Aufnahme
Ergänzung/
Freigabe
SOLL-Konzept
Umsetzung
SOLL
Geschäftsprozessoptimierung
20FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Ansatzpunkte zur Neugestaltung vonGeschäftsprozessen
vereinfachen(simplifizieren)
Out-Sourcing(Auslagern)
Beschleunigung
Opt
imie
rung
zusammenfassen
eliminieren
parallelisieren
Schnittstellenreduzieren
Wartezeitabbauen
• Standards einführen
• Änderungshäufigkeit reduzieren
• Teamarbeit integrieren
• Informationsverfügbarkeit
erhöhen
• Entscheidungsspielräume
vergrößern
• Doppelarbeit verhindern
• Störungen reduzieren
• KVP ermöglichen (Mitarbeiter-
Know-How)
Ansatzpunkte
21FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Anforderung aus Maßnahmen nach IST- Prozesskette
Integrative Bewertung der Anforderungen
Anforderungenaus
Strategievorgaben
GesetzlicheAnforderungen/
Vorgaben
Soll-Prozess-Entwicklung
Sol
l -Pr
ozes
s
22FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Umsetzung SOLL
• Festlegung von Maßnahmen, Verantwortungen und Termin durch Freigabeinstanz
• Verfolgung der Maßnahmen (Monitoring)
Analysephase
IST-Aufnahme
Ergänzung/
Freigabe
SOLL-Konzept
Umsetzung
SOLL
Geschäftsprozessoptimierung
23FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Projektorganisation
Lenkungsausschuss
Projektkoordinator/-manager (intern/extern)
Projektmanager Projektmanager
GB2 GB3 SIP
Abt-Leiter
Teilprojektmanager
Abt-Leiter
Teilprojektmanager
Abt-Leiter
Teilprojektmanager
Projektleitung
24FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
Rollen der beteiligten BereicheAufgaben Abteilungsleiter:
• Unterstützung des Projektes
• Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen
• Freigabe und Bewertung der Ist-Analyse
• Entwicklung des Soll-Konzepts
• Bewertung der Umsetzbarkeit des Soll-Konzepts
Teilprojektmanager (pro Abteilung):
• Promotor in der Abteilung
• Planung der abteilungsbezogenen Workshops
• Organisation (Termine, Aufgaben usw)
• 1. Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilungen
Workshopteilnehmer (Sachbearbeiter):
• Aufnahme der Ist-Analyse
• Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen
• Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozessdurchlaufzeiten
• Entwicklung des Soll-Konzepts
25FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder
nächste Termine, offene PunkteGrundlagenworkshop
Beteiligte: Projektleitung, Teilprojektmanager
Inhalt: Grundlagen des Prozessmanagements/Vorgehens
Terminvorschläge: 21+22.02
Prozessdefinition
pro Abteilung, die analysiert werden
Abgabetermin: 23.02
Kick Off:
alle Verwaltungsbereiche
Termin: bis KW 11