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FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS:
DESCRIPCIÓN, SINTAXIS Y EJERCICIOS DE
APLICACIÓN
04/01/2014
MIRIAN LEMA
ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE SALUD PÚBLICA
ESCUELA DE MEDICINA
CONTENIDO
FÓRMULAS DE EXCEL ...................................................................................................................................................... 5
¿Qué son las fórmulas de Excel?............................................................................................................................. 5
Partes de una fórmula de Excel .............................................................................................................................. 6
CONSTANTES Y REFERENCIAS DE CELDA ............................................................................................................ 7
Referencias de celda en fórmulas .......................................................................................................................... 7
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS ............................................................................................................ 8
Referencias relativas en Excel ................................................................................................................................. 8
Referencias absolutas en Excel ............................................................................................................................... 9
Precedencia de operadores aritméticos .......................................................................................................... 10
Precedencia de operadores ................................................................................................................................... 10
Uso de paréntesis con operadores aritméticos ........................................................................................... 10
COMPARAR VALORES EN EXCEL ............................................................................................................................ 11
Operador Igual a (=) ................................................................................................................................................. 11
Operador Mayor que (>) ......................................................................................................................................... 12
Operador Menor que (<)......................................................................................................................................... 12
Operador No igual a (<>) ........................................................................................................................................ 13
INGRESAR FÓRMULAS EN EXCEL ........................................................................................................................... 13
Ingresar una fórmula manualmente ................................................................................................................. 14
Ingresar fórmulas con el ratón ............................................................................................................................ 14
Ingresar fórmulas con flechas .............................................................................................................................. 14
Utilizar autocompletar para ingresar una función..................................................................................... 15
Insertar nombres de rango en fórmulas ......................................................................................................... 15
Editar fórmulas en Excel ......................................................................................................................................... 16
INSERTAR FUNCIONES ................................................................................................................................................ 17
Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función ........................................................................................ 17
Seleccionar la categoría de la función de Excel............................................................................................ 17
Seleccionar la función .............................................................................................................................................. 18
Ingresar los argumentos de la función ............................................................................................................ 19
FUNCIONES DE TIEMPO EN EXCEL........................................................................................................................ 19
La función HORA en Excel ...................................................................................................................................... 20
La función MINUTO en Excel ................................................................................................................................ 20
La función SEGUNDO en Excel ............................................................................................................................. 20
La función EXTRAE en Excel ...................................................................................................................................... 21
Sintaxis de la función EXTRAE ............................................................................................................................. 21
Ejemplo de la función EXTRAE ........................................................................................................................ 22
La función EXTRAE y las fechas .......................................................................................................................... 22
La función CONCATENAR en Excel ......................................................................................................................... 22
Sintaxis de la función CONCATENAR ................................................................................................................ 23
Ejemplo de la función CONCATENAR ......................................................................................................... 23
La función ENCONTRAR en Excel ............................................................................................................................ 25
Sintaxis de la función ENCONTRAR................................................................................................................... 25
Ejemplo de la función ENCONTRAR ............................................................................................................. 26
Errores comunes con la función ENCONTRAR ............................................................................................ 27
La función CARACTER en Excel ................................................................................................................................ 27
Sintaxis de la función CARACTER ....................................................................................................................... 27
Ejemplos de la función CARACTER............................................................................................................... 28
Agregar un salto de línea ........................................................................................................................................ 28
Encontrar una letra del alfabeto ......................................................................................................................... 28
La función DIAS.LAB en Excel ............................................................................................................................... 29
Sintaxis de la función DIAS.LAB ...................................................................................................................... 29
Ejemplos de la función DIAS.LAB ................................................................................................................... 30
La función DIAS.LAB.INTL en Excel ........................................................................................................................ 32
La sintaxis de la función DIAS.LAB.INTL ......................................................................................................... 32
Establecer un fin de semana personalizado .................................................................................................. 33
Considerar días no laborables ............................................................................................................................. 34
La función DIASEM en Excel ...................................................................................................................................... 35
Sintaxis de la función DIASEM ............................................................................................................................. 35
Ejemplos de la función DIASEM ....................................................................................................................... 36
Mostrar el nombre del día ..................................................................................................................................... 37
La función SI en Excel .................................................................................................................................................... 37
Sintaxis de la función SI........................................................................................................................................... 38
Ejemplos de la función SI ...................................................................................................................................... 38
Utilizar una función como prueba lógica ........................................................................................................ 39
Utilizar una función como valor de regreso .................................................................................................. 40
La función O en Excel .................................................................................................................................................... 40
Sintaxis de la función O ........................................................................................................................................... 40
Ejemplos de la función O ....................................................................................................................................... 41
Funciones como argumento de la función O ................................................................................................. 42
La función Y en Excel ..................................................................................................................................................... 43
Sintaxis de la función Y ............................................................................................................................................ 43
Ejemplos de la función Y ....................................................................................................................................... 43
Argumentos de la función Y .................................................................................................................................. 44
La función REDONDEAR en Excel ........................................................................................................................... 45
Sintaxis de la función REDONDEAR .................................................................................................................. 45
Ejemplos de la función REDONDEAR ........................................................................................................... 45
La función SUMAR.SI en Excel ................................................................................................................................... 46
Sintaxis de la función SUMAR.SI ......................................................................................................................... 46
Ejemplos de la función SUMAR.SI ................................................................................................................... 47
Ventas de un vendedor ............................................................................................................................................ 48
La función RESIDUO en Excel .................................................................................................................................... 50
Sintaxis de la función RESIDUO ........................................................................................................................... 50
Ejemplos de la función RESIDUO .................................................................................................................... 50
Comprobar la divisibilidad de un número .................................................................................................... 50
La función COMBINAT en Excel ............................................................................................................................... 51
Sintaxis de la función COMBINAT ...................................................................................................................... 51
Ejemplos de la función COMBINAT ............................................................................................................... 52
La función ALEATORIO.ENTRE en Excel ............................................................................................................. 53
Sintaxis de la función ALEATORIO.ENTRE .................................................................................................... 53
Ejemplo de la función ALEATORIO.ENTRE ............................................................................................ 53
Números aleatorios negativos .............................................................................................................................. 53
La función ESBLANCO en Excel ................................................................................................................................ 54
Sintaxis de la función ESBLANCO ....................................................................................................................... 54
Ejemplos de la función ESBLANCO ............................................................................................................... 54
La función ESNOD en Excel ........................................................................................................................................ 55
Sintaxis de la función ESNOD ............................................................................................................................... 55
Ejemplos de la función ESNOD .......................................................................................................................... 56
La función ESERROR en Excel ................................................................................................................................... 57
Sintaxis de la función ESERROR .......................................................................................................................... 57
Ejemplos de la función ESERROR ................................................................................................................... 58
La función BUSCARV en Excel ................................................................................................................................... 58
Crear una tabla de búsqueda ............................................................................................................................... 58
Sintaxis de la función BUSCARV .......................................................................................................................... 59
Ejemplo de la función BUSCARV ..................................................................................................................... 60
Errores comunes al usar la función BUSCARV ......................................................................................... 62
La función COINCIDIR en Excel ................................................................................................................................ 62
Sintaxis de la función COINCIDIR ....................................................................................................................... 62
Ejemplos de la función COINCIDIR ............................................................................................................... 63
Notas adicionales sobre la función COINCIDIR ....................................................................................... 64
La función BUSCAR en Excel ...................................................................................................................................... 65
Forma vectorial de la función BUSCAR ............................................................................................................ 65
Ejemplo de la función BUSCAR en forma vectorial ................................................................................ 66
Forma matricial de la función BUSCAR ........................................................................................................... 67
Ejemplo de la función BUSCAR en forma matricial ............................................................................... 67
BIBLIOGRAFIA: ................................................................................................................................................................. 69
FÓRMULAS DE EXCEL
Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin
las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un
procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los
datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.
¿QUÉ SON LAS FÓRMULAS DE EXCEL?
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código
realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que
mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas
que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que
todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula
para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será
mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario
Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede
en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación,
mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún
cálculo.
PARTES DE UNA FÓRMULA DE EXCEL
Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también
puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por
dobles comillas como “Marzo”.
Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas,
podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor
que queremos incluir en nuestra fórmula
Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores
matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la
multiplicación.
Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de
Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos
incluir como parte de una fórmula. (EXCEL TOTAL , 2010)
CONSTANTES Y REFERENCIAS DE CELDA
Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente
debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel
calculará el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula que
utiliza solamente números:
Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula
siempre regresará el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los números. Sin
embargo una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que podemos
utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.
REFERENCIAS DE CELDA EN FÓRMULAS
Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras
fórmulas. Considera el siguiente ejemplo
La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2
crearé la siguiente fórmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendré el resultado de
la operación:
La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una
fórmula con referencias de celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de
cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula también
será actualizado.
Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos
actualizaciones en la hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la celda B2
y en segundo lugar el resultado de la fórmula de la celda D2 también será actualizado.
Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son
siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda
dentro de nuestras fórmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de
editar la fórmula. (EXCEL TOTAL , 2010)
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS
Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de
trabajo y le hace saber a Excel en dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una
fórmula. Pero ¿Cuál es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias
relativas?
REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia
para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1
es la siguiente:
=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará
de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.
En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a
C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.
REFERENCIAS ABSOLUTAS EN EXCEL
Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando
Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de
columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la
fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que
en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse
automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá
siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la
referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia
sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:
=$C$1*2
Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene
hacia $C$1. Es decir, aún cuando se halla copiado la fórmula a filas diferentes la referencia
dentro de la fórmula permaneció constante. Es importante que entiendas la diferencia entre
estos dos tipos de referencias porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel.
PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMÉTICOS
Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se desea
realizar en una fórmula, por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene
varios operadores, Excel realiza dichos cálculos en un orden predeterminado.
PRECEDENCIA DE OPERADORES
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después
del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los
operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:
1. Porcentaje [%]
2. Exponenciación [^]
3. Multiplicación [*] y división [/]
4. Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente fórmula: =5+3*4-6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente resultado: =5+12-3
El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división
6/2. Finalmente se realizará la suma y la resta dando como resultado 14 que es
precisamente el resultado que obtenemos en Excel:
USO DE PARÉNTESIS CON OPERADORES ARITMÉTICOS
Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la
precedencia de operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los
operadores. Considera la siguiente fórmula: =(5+3)*4-6/2
Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis para la
suma (5+3), la cual será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente
resultado: =8*4-6/2
Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las
multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado: =32-3
Finalmente se hará la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cómo Excel
efectivamente obtiene este resultado:
Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y debes
tomarlo muy en cuenta al momento de crear fórmulas ya que definitivamente influirán en el
resultado obtenido. (EXCEL TOTAL 2010)
COMPARAR VALORES EN EXCEL
Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de
comparación. A través de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o
diferente al valor con el cual lo estamos comparando.
Al utilizar los operadores de comparación recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresión.
OPERADOR IGUAL A (=)
Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador igual a (=).
Observa el siguiente ejemplo:
La columna C contiene las expresiones de comparación entre los valores de la columna A y
la columna B. Observa cómo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores
comparados son diferentes.
En la imagen superior he colocado unos paréntesis alrededor de la comparación de manera
que podamos diferenciar el operador igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de
la fórmula. Sin embargo podemos quitar los paréntesis y la fórmula funcionará
correctamente.
OPERADOR MAYOR QUE (>)
El operador mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cómo
funciona este operador en los datos de ejemplo:
Podemos también juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una
comparación mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores.
Observa la diferencia en los resultados al utilizar este operador:
OPERADOR MENOR QUE (<)
El operador menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresión sea menor
que el valor de la derecha.
De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una
comparación menor que o igual a (<=). Observa los resultados:
OPERADOR NO IGUAL A (<>)
El último operador de comparación es el operador de desigualdad (<>). Este operador nos
ayuda a saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un valor
VERDADERO.
Si los valores son iguales entre sí, entonces el operador nos regresará un valor FALSO
como es el caso de la celda C4 del ejemplo.
Es importante familiarizarse con los operadores de comparación porque serán de gran
utilidad al momento de trabajar con otras funciones de Excel. (EXCEL TOTAL 2010)
INGRESAR FÓRMULAS EN EXCEL
Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual
(=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un
texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras
fórmulas.
INGRESAR UNA FÓRMULA MANUALMENTE
La manera más simple de introducir una fórmula es capturando todo el texto que la
compone directamente en la celda o en la barra de fórmulas. Tal como cualquier otro texto
podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto así como realizar cualquier
edición con el teclado.
INGRESAR FÓRMULAS CON EL RATÓN
Existe un método alterno que nos permite ingresar una fórmula de una manera más rápida
y menos susceptible a errores. Con este método utilizamos el ratón para seleccionar las
celdas que forman parte de una fórmula.
Este método inicia igual que todos: introduciendo el símbolo igual (=) y cada vez que
necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratón en
lugar de introducirla con el teclado.
INGRESAR FÓRMULAS CON FLECHAS
Este método es similar que el anterior. La diferencia es que en lugar de utilizar el ratón para
seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel
hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra fórmula.
UTILIZAR AUTOCOMPLETAR PARA INGRESAR UNA FUNCIÓN
Las fórmulas de Excel pueden utilizar funciones en cuyo caso podemos hacer uso de la
funcionalidad de Autocompletar la cual hace más sencillo introducir una función.
En este ejemplo utilicé las facilidades del autocompletar y también del ratón para introducir
las referencias de las celdas dentro de la función.
INSERTAR NOMBRES DE RANGO EN FÓRMULAS
En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos
utilizar dichos nombres en nuestras fórmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas
B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos
nombres en nuestras fórmulas de la siguiente manera:
La condición para utilizar un nombre de rango en nuestras fórmulas es que debemos
conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de
nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre
podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de diálogo Pegar nombre el cual nos
dejará seleccionar el nombre de una lista.
Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no sucederá
nada.
EDITAR FÓRMULAS EN EXCEL
Después de haber ingresado una fórmula es probable que tengamos la necesidad de realizar
alguna modificación. Para editar una fórmula podemos seguir cualquier de las siguientes
opciones:
Seleccionar la celda y editar la fórmula directamente en la barra de fórmulas.
Hacer doble clic sobre la celda y editar la fórmula directamente en la celda.
Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la fórmula en la celda. (EXCEL
TOTAL 2010)
INSERTAR FUNCIONES
El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en
nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función
adecuada y nos da información sobre sus argumentos.
Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás
hacer prácticamente todo con el puntero del ratón.
DESPLEGAR EL CUADRO DE DIÁLOGO INSERTAR FUNCIÓN
Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre
el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono
mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como FX. El tercer método es
seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón
Autosuma.
SELECCIONAR LA CATEGORÍA DE LA FUNCIÓN DE EXCEL
De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones USADAS
RECIENTEMENTE. Esto permitirá que hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si
la función que buscas se encuentra ahí.
De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para
poder encontrarla rápidamente.
Si no conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la
opción Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y
podrás buscar entre ellas. La otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una
función para introducir el nombre de la función que buscar y oprimir el botón Ir para
permitir que Excel encuentre dicha función.
SELECCIONAR LA FUNCIÓN
Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el
botón Aceptar o también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel
mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de Función.
INGRESAR LOS ARGUMENTOS DE LA FUNCIÓN
Dentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que contienen cada
uno de los argumentos de la función. Una vez que hayas terminado de especificar los
argumentos deberás pulsar el botón Aceptar para terminar con la inserción de la función de
Excel.
Una ventaja del cuadro de diálogo Argumentos de función es que provee una descripción
de ayuda para cada uno de los argumentos de la función utilizada de manera que si has
olvidado alguno de ellos puedas rápidamente recordar el uso de cada uno de los
argumentos. (EXCEL TOTAL 2010)
FUNCIONES DE TIEMPO EN EXCEL
Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas
funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y
segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.
Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo
especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos
que la celda A 1 tiene la siguiente información:
LA FUNCIÓN HORA EN EXCEL
Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la
siguiente manera:
Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el
formato de 24-horas.
LA FUNCIÓN MINUTO EN EXCEL
Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:
LA FUNCIÓN SEGUNDO EN EXCEL
Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función SEGUNDO:
Ya lo sabes, cuando necesites extraer información específica sobre una hora puedes hacer
uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier cálculo posterior. (EXCEL TOTAL
2010)
LA FUNCIÓN EXTRAE EN EXCEL
La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena
de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos
extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN EXTRAE
La función EXTRAE tiene 3 argumentos:
Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los
caracteres.
Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer
carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la
posición número 1.
Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del
Texto a partir de la posición inicial.
Ejemplo de la función EXTRAE
Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero
ilustrativo en el cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.
1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula:
=EXTRAE(
2. Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la
celda A1 para obtener la referencia de celda:
=EXTRAE(A1,
3. El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “Archivo 5”
dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posición es la número 4.
=EXTRAE(A1,4
4. El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9. Es
importante considerar el espacio en blanco como un carácter y de esta manera tengo
la fórmula final:
=EXTRAE(A1,4,9)
De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado:
LA FUNCIÓN EXTRAE Y LAS FECHAS
Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la intención de obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos
intentos siempre resultarán en un error ya que las fechas en Excel son un número el cual
tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solución para extraer las
partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AÑO. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN CONCATENAR EN EXCEL
La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una
misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y
necesitamos hacer una concatenación.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CONCATENAR
La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será
un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos
especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.
Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.
Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos
son opcionales a partir del segundo argumento.
Ejemplo de la función CONCATENAR
La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está
distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por
ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:
Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos
seguir los siguientes pasos.
1. En la celda D2 comenzaré a escribir la función CONCATENAR especificando el
primer argumento: =CONCATENAR(A2,
2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío de manera que el
Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto: =CONCATENAR(A2," ",
3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno
con su respectivo espacio: =CONCATENAR(A2," ",B2," ",
4. Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno: =CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)
La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:
Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los
demás nombres. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN ENCONTRAR EN EXCEL
La función ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posición inicial de una cadena de
texto, o de un carácter, dentro de otra cadena de texto. La función ENCONTRAR hace
diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN ENCONTRAR
La función ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:
Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carácter que se desea
encontrar.
Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la
búsqueda.
Núm_inicial (opcional): Indica la posición de la cadena Dentro_del_texto donde se
comenzará la búsqueda. El primer carácter siempre es el número 1. Si se omite este
argumento se supone que se realizará una búsqueda desde la primera posición.
Si el Texto_buscado es contrado, entonces la función ENCONTRAR regresa un número
que indicará la posición donde se encontró. Si no se encuentra ninguna coincidencia la
función ENCONTRAR regresará el error #¡VALOR!
Ejemplo de la función ENCONTRAR
A continuación podrás observar una serie de ejemplos de la función ENCONTRAR que
nos ayudarán a dejar claro su uso. Cada una de las funciones buscará un carácter específico
dentro del texto de la columna A. Observa los resultados:
El primer ejemplo nos muestra la siguiente fórmula:
=ENCONTRAR("T", A2)
Esta fórmula encontrará la primera ocurrencia de la letra “T” (mayúscula) que se encuentra
en la primera posición y por lo tanto el resultado es 1. Como había mencionado
anteriormente, la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y lo comprobamos con
el segundo ejemplo:
=ENCONTRAR("t", A3)
Al buscar la letra “t” (minúscula), obtenemos como resultado la posición 4 aun cuando se
ha iniciado la búsqueda desde el primer carácter lo cual no indica que la búsqueda hace
diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
El tercer ejemplo hace una búsqueda de la letra “i”:
=ENCONTRAR("i", A4)
Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras “i”, pero la función
ENCONTRAR regresa la posición de la primera, que es la posición número 9. Sin
embargo, en el último ejemplo utilizamos el tercer argumento de la función ENCONTRAR:
=ENCONTRAR("i", A5, 10)
Con el tercer argumento estoy indicando a la función ENCONTRAR que inicie la
búsqueda a partir de la posición 10, que es la letra “g”, y por lo tanto me regresa la posición
de la segunda letra “i”.
ERRORES COMUNES CON LA FUNCIÓN ENCONTRAR
Si la función ENCONTRAR regresa el error #¡VALOR! es probable que tengas alguno de
los siguientes problemas:
Si olvidamos que la función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y
minúsculas podemos obtener el error #¡VALOR! porque la función no encontrará
coincidencias.
Al utilizar el tercer argumento de la función, que indica la posición inicial de la
búsqueda, debemos tener cuidado de no especificar un número que sea mayor a la
longitud de la cadena o de la contrario obtendremos el error #¡VALOR! (EXCEL
TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN CARACTER EN EXCEL
La función CARACTER en Excel regresa un carácter específico para un número entero
que ha sido proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres
con un número entero asignado y es precisamente ese número el que debemos proporcionar
como argumento.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CARACTER
La sintaxis de la función CARACTER solamente admite un argumento:
Número (obligatorio): Número entero entre 1 y 255 que especifica el carácter que
deseamos obtener.
Ejemplos de la función CARACTER
La función CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o símbolos
dentro de alguna celda como pueden ser los saltos de línea o encontrar alguna letra del
alfabeto.
AGREGAR UN SALTO DE LÍNEA
Cuando necesitamos agregar dos cadenas de texto que incluyan un salto de línea entre ellas
podemos utilizar la función CARACTER (10), que representa precisamente el salto de
línea. Observa cómo la celda C2 hace la unión de las cadenas de texto de la celda A1 y B1
pero introduce un salto de línea entre ambas.
Para ver reflejado el salto de línea debemos ir al cuadro de diálogo Formato de celdas
(CTRL + 1) y seleccionar la opción Ajustar texto que se encuentra en la pestaña
Alineación.
ENCONTRAR UNA LETRA DEL ALFABETO
Si queremos saber rápidamente cual es la letra 10 del alfabeto podemos utilizar la función
CARACTER que nos dará el resultado inmediato sin necesidad de ir letra por letra.
Antes de mostrar el ejemplo debemos saber que la letra A (mayúscula) tiene asociado el
código 65 y de esta manera podemos imaginar que la primera letra del alfabeto es lo mismo
que 64 +1, la segunda letra del alfabeto será 64 +2, la tercera 64 + 3 y así sucesivamente. Si
necesitamos conocer la décima letra del alfabeto utilizaremos la fórmula CARACTER(64 +
10):
La suma 64 + 10 que coloqué dentro de la función no es necesaria. Solamente lo he hecho
para ilustrar de una mejor manera que estoy buscando la décima letra del alfabeto pero
obtendríamos el mismo resultado con solo especificar la fórmula CARACTER(74).
Puedes hacer un ejercicio y enlistar todas las letras del alfabeto de acuerdo a su posición.
En la siguiente hoja de Excel tengo las posiciones de las letras en la columna C y en la
columna D mostraré la letra correspondiente con tan solo hacer la suma del número 64 y la
posición deseada:
(EXCEL TOTAL 2010)
La función DIAS.LAB en Excel
La función DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el número de días laborables entre
dos fechas determinadas. La función DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de
días de vacaciones que serán excluidos de los días laborables contabilizados.
Sintaxis de la función DIAS.LAB
A continuación una descripción de los argumentos de la función DIAS.LAB:
Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarán a contar
los días laborables.
Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilización de días
laborables.
Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que serán excluidas del
calendario de días laborables.
La función DIAS.LAB contabiliza los días laborables de lunes a viernes y excluye los fines
de semana (sábado y domingo).
Ejemplos de la función DIAS.LAB
En el siguiente ejemplo podrás observar el número de días laborables que existen entre el 1
de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.
Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sábados y los domingos.
Ahora incluiré una lista de días de vacaciones de la siguiente manera:
Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado
Vacaciones. En seguida modificaré la función DIAS.LAB para que considere los días de
vacaciones.
La función deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver
reflejado en el resultado final.
Si por alguna razón llegamos a colocar en la lista de días de vacaciones la fecha de un
sábado o de un domingo esos días no surtirán ningún efecto porque la función DIAS.LAB
no contabiliza esos días. Observa en el siguiente ejemplo cómo he agregado a la lista de
días de vacaciones un par de fechas que corresponden a un sábado (18/02/2012) y un
domingo (19/02/2012) y sin embargo el resultado de la función DIAS.LAB no cambia
respecto al ejemplo anterior:
Observa que para este último ejemplo no utilicé el nombre Vacaciones en el tercer
argumento de la función sino que coloqué explícitamente la referencia para el rango B3:B7.
Esto nos confirma que podemos utilizar ambos métodos al momento de especificar la lista
de días de vacaciones. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN DIAS.LAB.INTL EN EXCEL
La función DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versión 2010 y nos permite
contar los días laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los días
de la semana que necesitamos considerar como fines de semana además de los días de
vacaciones.
LA SINTAXIS DE LA FUNCIÓN DIAS.LAB.INTL
La función DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar
adecuadamente la manera en como deseamos contar los días laborables.
Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los días laborables.
Fecha_final (obligatorio): Fecha final del conteo de días laborables.
Fin_de_semana (opcional): Número que especifica el día o días que serán
considerados como el fin de semana.
Días_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los
días no laborables.
Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la función DIAS.LAB.INTL hará el
cálculo de días laborables suponiendo un fin de semana de sábado y domingo.
Establecer un fin de semana personalizado
El tercer argumento de la función DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los días de la
semana que serán considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo especificar
que el fin de semana está formado sólo por el día domingo debo escribir la función de la
siguiente manera:
=DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11)
El número 11 en el tercer argumento de la función hará que se consideren sólo los
domingos como el fin de semana. Observa el resultado de la función recién escrita.
A continuación muestro la lista completa de números válidos para el tercer argumento de la
función DIAS.LAB.INTL:
Considerar días no laborables
Para agregar una lista de días no laborables a la función DIAS.LAB.INTL podemos crear
un rango con la lista de fechas que deseamos que no sean contadas. En el siguiente ejemplo
especificaré un fin de semana de viernes y sábado y además agregaré tres fechas como días
no laborables en el rango B3:B5:
La función DIAS.LAB.INTL en Excel es una función muy flexible que seguramente se
adaptará adecuadamente a la manera en cómo necesites realizar el cálculo de los días
laborables. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN DIASEM EN EXCEL
La función DIASEM en Excel nos devuelve el número que identifica a un día de la
semana, es decir, nos regresa un número entre 1 y 7 el cual indicará qué día de la semana
corresponde a una fecha determinada.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN DIASEM
La función DIASEM tiene dos argumentos
Núm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el día de la
semana.
Tipo (opcional): Nos permite configurar el día asignado como primer día de la
semana.
El segundo parámetro de la función es opcional pero nos permite configurar la manera en
que la función identifica los días de la semana. Por ejemplo, si especificamos el número 2
para este argumento, la función DIASEM devolverá el número 1 en caso de que la fecha
especificada sea lunes.
En base al número especificado en el segundo argumento será la numeración de los días. A
continuación la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:
En caso de que se omita el argumento Tipo la función asumirá el valor 1 y regresará el
número 1 al encontrar un día domingo y el número 7 para un día sábado. Para las versiones
anteriores a Excel 2010 solamente están disponibles los valores 1, 2 y 3 para el argumento
Tipo.
Ejemplos de la función DIASEM
Para conocer el día de la semana que corresponde a la fecha “14/02/2012” podemos utilizar
la función DIASEM de la siguiente manera:
Ya que no hemos especificado el segundo argumento de la función, Excel asume que el
número 1 es para el día domingo y por lo tanto el 14 de febrero del 2012 que es martes
tendrá asignado el número 3. Si ahora utilizo el segundo argumento de la función para que
asigne el número 1 al día lunes entonces la respuesta de la función deberá cambiar. Observa
el resultado:
De acuerdo a la tabla de valores del argumento Tipo puedes observar que al poner el valor 2
estoy indicando a la función que el lunes tendrá asignado el número 1 y por lo tanto ahora
la función DIASEM nos da como resultado un 2 bajo esta nueva configuración que
corresponde al día martes.
Mostrar el nombre del día
Como hemos visto, la función DIASEM devuelve el número de día de la semana
(Domingo = 1, sábado = 7), pero es posible obtener el nombre del día si utilizamos el
formato personalizado “dddd” para una celda que contenga la fecha original. Para nuestro
ejemplo he copiado la fecha de la celda B1 a la celda B3 y he aplicado el formato de la
siguiente manera:
La función DIASEM nos ayudará a conocer fácilmente el día de la semana que
corresponde a cualquier fecha especificada. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN SI EN EXCEL
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una
condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para
tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar
valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.
Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el
resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el
resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación
es FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también
puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto,
números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de
acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.
Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un
mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje
de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la
siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.
UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO PRUEBA LÓGICA
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la
función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o
FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el
contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor
numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la
columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:
UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO VALOR DE REGRESO
Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor
de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda
de la columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda
D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente:
=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")
Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de
que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:
Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera
podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la
prueba lógica fuera falso. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN O EN EXCEL
La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función
lógica solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO después de haber evaluado
las expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN O
La función O en Excel nos ayudará a determinar si al menos uno de los argumentos de la
función es VERDADERO.
Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.
Valor_lógico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lógicas a
evaluar con opcionales hasta un máximo de 255.
La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las
expresiones lógicas sean falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el
resultado de la función O será VERDADERO.
Ejemplos de la función O
Para comprobar el comportamiento de la función O haremos un ejemplo sencillo con la
siguiente fórmula:
=O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)
Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones verás que todas son falsas y por lo
tanto la función O devolverá el valor FALSO. Observa el resultado:
Como mencioné anteriormente, la función O devolverá un valor VERDADERO si al
menos una de las expresiones lógicas es verdadera. En nuestro ejemplo modificaré
solamente la primera expresión para que sea 1=1 de manera que tenga la siguiente fórmula:
=O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)
Esto deberá ser suficiente para que la función O devuelva un valor VERDADERO:
FUNCIONES COMO ARGUMENTO DE LA FUNCIÓN O
Podemos utilizar funciones como argumentos de la función O siempre y cuando devuelvan
VERDADERO o FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones
ESNUMERO y ESTEXTO para evaluar el tipo de dato de las celdas B1 y B2.
Ya que la celda B1 es un número la función ESNUMERO regresa el valor VERDADERO.
Por otro lado la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la función
ESTEXTO devuelve el valor VERDADERO. En consecuencia la función O también
regresa el valor VERDADERO. Ahora intercambiaré los valores de las celdas B1 y B2 de
manera que tanto la función ESNUMERO como la función ESTEXTO devuelvan FALSO.
No olvides que la función O en Excel siempre devolverá VERDADERO excepto cuando
TODAS las expresiones lógicas evaluadas sean falsas. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN Y EN EXCEL
La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones
lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las
expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN Y
Los argumentos de la función Y en Excel son los siguientes:
Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.
Valor_lógico2 (opcional): Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un máximo
de 255.
La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas
evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función
Y tenga un resultado FALSO.
Ejemplos de la función Y
Observa la siguiente fórmula y te darás cuenta de que todas las expresiones son verdaderas:
=Y(5=5, 1<3, 8>6)
Ya que todas las expresiones son verdaderas, la función Y devolverá también el valor
VERDADERO.
Ahora agregaré una cuarta expresión que será falsa: 7<>7. Observa cómo será suficiente
para que la función Y devuelva el valor FALSO:
ARGUMENTOS DE LA FUNCIÓN Y
Cada un de los argumentos de la función Y puede ser una expresión lógica como en los
ejemplos anteriores pero también puede ser una función de Excel que devuelva un valor
FALSO o VERDADERO.
Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresión lógica con la función
ES.PAR y la función ES.IMPAR las cuales evalúan un número para indicarnos si es par o
impar respectivamente.
Ya que tanto la expresión lógica como las funciones son evaluadas como verdaderas,
entonces la función Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar
solamente el argumento de la función ES.IMPAR con el número 6 (en lugar de 5), causará
que la función Y nos devuelva el valor FALSO.
Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lógicas sean
verdaderas, la función Y en Excel será una excelente opción para hacerlo. (EXCEL
TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN REDONDEAR EN EXCEL
La función REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un número a una cantidad de
decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un número
positivo, negativo o cero.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN REDONDEAR
La función REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:
Número (obligatorio): El número que va a ser redondeado.
Núm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea
redondear.
Ejemplos de la función REDONDEAR
En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizaré la función REDONDEAR con diferentes
valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.
Cuando el segundo argumento de la función REDONDEAR es mayor a cero entonces el
número se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como
segundo argumento, entonces se redondeará hacia el número entero más próximo. Por el
contrario, si especificamos un número negativo, entonces la función REDONDEAR hace
el redondeo hacia la izquierda del separador decimal.
Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.
Debes recordar que la función REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a
partir del número 5, de lo contrario el redondeo ser realizará hacia abajo. Considera los
siguientes ejemplos:
REDONDEAR(4.845,2) = 4.85
REDONDEAR(4.844,2) = 4.84
(EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN SUMAR.SI EN EXCEL
La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con
un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir
en la operación.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI
La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.
Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán
incluidas en la suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea
omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.
El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un
número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el
criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en
cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que
tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes
ejemplos.
Ejemplos de la función SUMAR.SI
El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar
todas las celdas que contienen el número 5.
Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el
número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las
celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la
condición establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como
resultado.
Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a
3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.
Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el
cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En
el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un
vendedor específico.
Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al
texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual
tiene los montos que deseo sumar.
La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que
pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para
obtener las ventas de un mes específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda
F5:
(EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN RESIDUO EN EXCEL
El residuo es el sobrante de una división inexacta. La función RESIDUO en Excel nos
ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la división de dos números.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN RESIDUO
La sintaxis de la función RESIDUO es la siguiente:
Número (obligatorio): Número que será dividido. También conocido como
dividendo.
Núm_divisor (obligatorio): Número por el cual se sea hacer la división.
Si la división entre Número y Núm_divisor no es exacta tendremos un residuo diferente a
cero.
Ejemplos de la función RESIDUO
RESIDUO(21, 5) = 1
RESIDUO(23, 5) = 3
RESIDUO(25, 5) = 0
Si el resultado de la función RESIDUO es cero será un indicador de que tenemos una
división exacta y por lo tanto tenemos un número que es divisible.
Comprobar la divisibilidad de un número
En el siguiente ejemplo tenemos una columna de números y otra columna de divisores.
Podemos conocer fácilmente las parejas de números que son divisibles utilizando la
función RESIDUO y observando aquellos que tienen un residuo igual a cero.
(EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN COMBINAT EN EXCEL
La función COMBINAT en Excel nos ayuda a obtener la cantidad de combinaciones
posibles para un número determinado de elementos. Una combinación es un subconjunto de
elementos sin importar su orden interno.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN COMBINAT
La sintaxis de la función COMBINAT es la siguiente.
Número (obligatorio): El número total de elementos
Tamaño (obligatorio): El número de elementos en cada combinación
Algunas consideraciones importantes sobre la función COMBINAT son las siguientes:
1. Los argumentos deben ser números enteros, en caso contrario, Excel truncará los
números.
2. Si cualquiera de los argumentos es menor a cero, o si Número < Tamaño, entonces
la función COMBINAT regresará el error #¡NUM!
3. Cualquier argumento que no sea un valor numérico ocasionará que la función
COMBINAT devuelva el error #¡VALOR!
Ejemplos de la función COMBINAT
Para entender mejor la función COMBINAT hagamos un ejemplo muy sencillo. Tengo
tres cajas etiquetadas como A, B y C. ¿Cuántas posibles combinaciones de 2 cajas puedo
hacer? La respuesta nos la da la función COMBINAT:
COMBINAT(3, 2) = 3
Esta respuesta la podemos validar fácilmente porque efectivamente con las tres cajas puedo
hacer las siguientes combinaciones: [A, B], [A, C] y [B, C]. Si agrego una cuarta caja
etiquetada como D el número de posibles combinaciones aumenta a seis.
COMBINAT(4, 2) = 6
Las combinaciones posibles son las siguientes: [A, B], [A, C], [A, D], [B, C], [B, D] y [C,
D]. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE EN EXCEL
La función ALEATORIO.ENTRE en Excel devuelve un número aleatorio que se
encontrará entre el límite inferior y el límite superior especificados. La función
ALEATORIO.ENTRE siempre devolverá un número entero.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE
La función ALEATORIO.ENTRE tiene solamente dos argumentos:
Inferior (obligatorio): Límite inferior del número aleatorio generado.
Superior (obligatorio): Límite superior del número aleatorio generado.
La función ALEATORIO.ENTRE regresará un nuevo número aleatorio cada vez que se
recalcule la hoja de cálculo.
Ejemplo de la función ALEATORIO.ENTRE
Para generar un número aleatorio entre 1 y 100 escribe la siguiente fórmula en cualquier
celda de la hoja.
=ALEATORIO.ENTRE(1, 100)
Para obtener un número aleatorio diferente solamente debes presionar la tecla F9 y
tendremos un nuevo número aleatorio entre 1 y 100.
Números aleatorios negativos
La función ALEATORIO.ENTRE también puede generar números aleatorios negativos.
Por ejemplo, si deseo tener un número aleatorio que se encuentre entre -50 y 50 puedo
escribir la siguiente fórmula:
=ALEATORIO.ENTRE(-50, 50)
Solo recuerda colocar siempre en el primer argumento el límite inferior, que para este
ejemplo es el número negativo, ya que si inviertes los argumentos la función
ALEATORIO.ENTRE devolverá el error #¡NUM! (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN ESBLANCO EN EXCEL
La función ESBLANCO en Excel es una función que comprueba el valor de una celda y
devuelve el valor lógico VERDADERO en caso de que sea una celda vacía, de lo contrario
regresará el valor FALSO.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN ESBLANCO
La función ESBLANCO solamente tiene un argumento.
Valor (obligatorio): valor o referencia a la celda que deseamos validar.
Ejemplos de la función ESBLANCO
En la siguiente imagen puedes observar cómo la función ESBLANCO en la celda B1
regresa un valor FALSO cuando pasamos como argumento la referencia de la celda A1 la
cual contiene un texto.
Por el contrario, si en la celda B2 utilizamos la función ESBLANCO para evaluar el
contenido de la celda A2, obtendremos un valor VERDADERO porque la celda A2 está
vacía.
La función ESBLANCO regresará el valor FALSO cuando la celda que está siendo
evaluada contiene un error. Observa el siguiente ejemplo.
(EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN ESNOD EN EXCEL
La función ESNOD en Excel nos ayuda a saber si una celda contiene el error #N/A. Este
tipo de error indica que Excel no ha encontrado el valor especificado, es decir tenemos un
valor No Disponible (N/A = Not Available).
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN ESNOD
Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de
error #N/A.
Ejemplos de la función ESNOD
En la siguiente imagen puedes observar en la columna A una serie de valores diferentes. La
celda A1 contiene un texto, la celda A2 un número, la celda A3 es una celda vacía.
Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y solamente la celda A8 contiene
el tipo de error #N/A. Ahora en la columna B utilizaré la función ESNOD para evaluar los
valores de la columna A. Observa el resultado a continuación:
De esta manera comprobamos que la función ESNOD regresará el valor VERDADERO
solo en caso de encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy práctico de la función
ESNOD es para saber si el resultado de otra función es específicamente el error #N/A.
Observa la siguiente fórmula:
=ESNOD(BUSCARV("valor", D1:G14, 4))
En este ejemplo estoy utilizando la función ESNOD para saber si la función BUSCARV
regresa un error del tipo #N/A. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN ESERROR EN EXCEL
La función ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un error y nos
devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor evaluado puede ser una celda o una
fórmula cuyo resultado será evaluado.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN ESERROR
Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.
Ejemplos de la función ESERROR
La función ESERROR evalúa el valor de una celda para saber si contiene alguno de los
errores de Excel. Observa la siguiente imagen que contiene todos los errores posibles en
Excel y a su lado el resultado de la función ESERROR.
Sólo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la función ESERROR devolverá
el valor VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un
error y por lo tanto la función ESERROR devuelve el valor FALSO. (EXCEL TOTAL
2010)
LA FUNCIÓN BUSCARV EN EXCEL
La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos,
es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos
buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la
búsqueda dentro de un directorio telefónico.
Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio
telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.
Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces
obtener el número correcto.
Crear una tabla de búsqueda
Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en
nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera
vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función
BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta
encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:
Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros
datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de
manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá
como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en
la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna
en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de
búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARV
La función BUSCARV tiene 4 argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera
columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos
colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará
diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos
donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre
una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que
indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna
que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser
falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV
realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada
(VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una
búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de
búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.
Ejemplo de la función BUSCARV
Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene
información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente
manera: =BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma
(,) para concluir con el primer argumento de la función: =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir
los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez
especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el
segundo argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función
BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda
E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la
columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer
argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo
hacer una búsqueda exacta del nombre. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la función recién descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar
su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el
resultado automáticamente.
Errores comunes al usar la función BUSCARV
Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función
BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor
buscado.
Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla
obtendremos un error de tipo #REF!
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará
un error de tipo #VALOR!
Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no
encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.
La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario
que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho
provecho de esta función. (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN COINCIDIR EN EXCEL
La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango
de celdas y nos devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos
ayuda a obtener el número de fila que ocupa el elemento buscado.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN COINCIDIR
La función COINCIDIR tiene tres argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.
Tipo_de_coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en
la búsqueda.
El Tipo_de_coincidencia especificado en la función tendrá un efecto en la manera en que se
hace la búsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la
función COINCIDIR:
1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual
al valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al
valor buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.
-1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o
igual que el valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera
descendente.
Cuando no se especifica el tercer argumento de la función COINCIDIR se utilizará de
manera predeterminada el valor 1.
Ejemplos de la función COINCIDIR
Comenzaré con un ejemplo de una búsqueda exacta con la función COINCIDIR. Para ello
tengo una lista de valores en la columna A y utilizaré la siguiente fórmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
Observa el resultado de la fórmula:
La función COINCIDIR nos devuelve el número 5 que es precisamente la posición que
ocupa el valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente fórmula:
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)
En primer lugar debemos saber que el valor “JOX” no está dentro de la lista así que no
habría una coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la función estoy
indicando que deseo hacer una búsqueda aproximada. Observa el resultado:
La función COINCIDIR devuelve el número 9 porque es el elemento que contiene al
menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia
encontrada.
Notas adicionales sobre la función COINCIDIR
Algunas notas adicionales sobre la función COINCIDIR son las siguientes:
La función COINCIDIR no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
Cuando la función COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolverá el
tipo de error #N/A (EXCEL TOTAL 2010)
LA FUNCIÓN BUSCAR EN EXCEL
La función BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y
como resultado nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que
especifiquemos. La función BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma
matricial.
FORMA VECTORIAL DE LA FUNCIÓN BUSCAR
Comenzaré explicando la forma vectorial de la función BUSCAR. Bajo esta forma
podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una
sola fila. La sintaxis para realizar la búsqueda es la siguiente:
Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.
Vector_de_compraración (obligatorio): Un rango de celdas que está formado por
una sola columna o una sola fila en donde se realizará la búsqueda.
Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de
resultados que deseamos obtener.
El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la
función devolverá resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deberá
ser del mismo tamaño que Vector_de_comparación.
Ejemplo de la función BUSCAR en forma vectorial
Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y
de los cuales deseo encontrar la calificación de alguno de ellos con tan solo especificar su
nombre.
En la celda F1 colocaré el nombre del alumno y en la celda F2 la función BUSCAR la cual
me ayudará a obtener su calificación. Desarrollemos la fórmula paso a paso:
1. Introducir la función BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor
buscado. =BUSCAR(F1,
2. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizará la búsqueda: =BUSCAR(F1, A2:A6,
3. El último argumento será el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que
en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6: =BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)
Observa cómo la función BUSCAR regresa la calificación que corresponde al nombre
buscado.
Si en lugar de la calificación quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el
tercer argumento de la función para indicar el rango que contiene los apellidos que es
B2:B6.
FORMA MATRICIAL DE LA FUNCIÓN BUSCAR
La función BUSCAR también puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar
formado por los valores de búsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar la
búsqueda de manera matricial es la siguiente:
Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.
Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de búsqueda
y de resultados.
Ejemplo de la función BUSCAR en forma matricial
Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la función BUSCAR en forma
matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario:
{“A”,”E”,”I”,”O”,”U”} y por otro lado un arreglo indicando el número de vocales: {1, 2, 3,
4, 5}.
Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qué número de vocal le corresponde. Para ello
puedo utilizar la siguiente fórmula:
=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})
La función BUSCAR regresará el número de vocal que haya encontrado en la celda A1.
Observa el resultado:
(EXCEL TOTAL 2010)
BIBLIOGRAFIA:
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