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GABINETE DA PRESIDÊNCIA - GP Rua Florêncio de Abreu, 848 – 9º andar -Luz – São Paulo/SP - CEP 01030-001
Telefones: (11) 2927-9116, 2927-9117, 2927-9118
Publicada no DOE de 06/07/2013
PORTARIA ADMINISTRATIVA Nº 574 /2013
A PRESIDENTE da Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente – Fundação CASA-SP, no uso de sua competência e “ad referendum” do Conselho Estadual de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente, e
Considerando a necessidade de redefinir fluxos e rotinas de trabalho referentes à formalização e acompanhamento de contratos e convênios firmados com esta Fundação,
D E T E R M I N A:
TÍTULO I
ESTRUTURA BÁSICA
Artigo 1º – A Diretoria Administrativa fica reorganizada nos termos desta Portaria e passa a apresentar a seguinte estrutura organizacional:
I- Diretoria Administrativa – DA com: a) Assessoria de Diretoria; b) Expediente da Diretoria Administrativa - EDA.
II- Divisão de Recursos Humanos – DRH com: a) Gerência de Movimentação de Pessoal - GMP:
1. Seção de Cadastro - SCAD; 2. Seção de Movimentação - SM; 3. Seção de Reclamações Trabalhistas – SRT;
b) Gerência de Remuneração e Benefícios – GRB: 1. Seção de Cargos e Salários – SCS; 2. Seção de Benefícios - SB;
c) Gerência de Folha de Pagamento - GFP;
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -2- 1. Seção de Análise e Controle de Folha de Pagamento
- SACFP; 2. Seção de Rotinas de Folha de Pagamento – SRFP; 3. Seção de Recálculo de Contribuições – SRC;
d) Gerência de Desenvolvimento de Pessoal – GDP: 1. Seção de Administração de Pessoal – SAP; 2. Seção de Desenvolvimento de Pessoal – SDP.
III- Divisão de Suprimentos - DSUP com:
a) Gerência de Compras e Licitações – GCL: 1. Seção de Compras - SCOM; 2. Seção de Licitações – SLI;
b) Gerência de Contratos e Convênios – GCC: 1. Seção de Contratos – SCO; 2. Seção de Convênios – SCONV.
IV- Divisão de Finanças - DF com:
a) Gerência de Planejamento Orçamentário, Adiantamento e Diárias – GPOAD; 1. Seção de Orçamento – SO; 2. Seção de Adiantamento e Diárias – SAD;
b) Gerência de Finanças, Contabilidade e Custos – GFCC: 1. Seção de Finanças – SF; 2. Seção de Contabilidade – SCONT; 3. Seção de Custos – SC;
c) Gerência de Prestação de Contas de Convênios – GPCC: 1. Seção de Análise de Prestação de Contas de
Convênios –SAPCC.
V- Divisão de Tecnologia da Informação - DTI com: a) Gerência de Rede – GR:
1. Seção de Segurança da Informação – SSI; 2. Seção de Infraestrutura de Rede – SIR; 3. Seção de Telefonia Fixa e Móvel – STFM;
b) Gerência de Suporte Técnico– GST:
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -3- 1. Seção de Atendimento ao Usuário – SAU; 2. Seção de Suporte Técnico – STEC;
c) Gerência de Desenvolvimento de Sistema – GDS: 1. Seção de Desenvolvimento de Sistema – SDS; 2. Seção de Banco de Dados – SBD; 3. Seção de Desenvolvimento de Produtos Multimídia
– SDPM;
VI- Divisão de Obras, Patrimônio Imobiliário e Manutenção - DOPIM com: a) Gerência de Obras – GO:
1. Seção de Projeto, Orçamento, Gestão e Fiscalização – SPO;
2. Seção de Contrato de Obras – SCOB.
b) Gerência de Manutenção – GMAN: 1. Seção de Almoxarifado de Manutenção – SAM; 2. Seção de Manutenção, Serviços e Reformas – SMSR.
c) Gerência de Patrimônio Imobiliário – GPI: 1. Seção de Regulamentação – SREG; 2. Seção de Controle de Próprios – SCP.
d) Gerência de Atividades Complementares – GEAC: 1. Seção de Infraestrutura Predial – SIP; 2. Seção de Protocolo – SPRO;
VII- Divisão de Logística – DL:
a) Gerência de Transportes – GTRANS: 1. Seção de Frota – SFR; 2. Seção de Manutenção de Frota – SMF;
b) Gerência de Distribuição e Controle de Materiais e Bens Móveis – GMBM: 1. Seção de Almoxarifado – SAL; 2. Seção de Patrimônio – SPAT;
c) Núcleo de Produção Gráfica – NPGRAF.
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -4- Parágrafo único: As Divisões Administrativas passam a contar
com um Diretor Ajunto integrado à Divisão, que terá como atribuição assistir o dirigente no desempenho de suas atribuições e substituí-lo em suas faltas e impedimentos.
TÍTULO II COMPETÊNCIAS DOS ÓRGÃOS
CAPITULO I Diretoria Administrativa
Seção I Assessoria de Diretoria
Artigo 2º – A Assessoria de Diretoria tem as seguintes competências:
I- assistir o Diretor Administrativo no desempenho de suas atribuições;
II- elaborar e implantar sistemas de acompanhamento e controle das atividades desenvolvidas na Diretoria;
III- elaborar informações para subsidiar as decisões da Diretoria;
IV- promover a integração entre as atividades e os projetos;
V- acompanhar as metas estabelecidas anualmente no processo de planejamento das Divisões subordinadas;
VI- realizar estudos, elaborar relatórios e emitir pareceres conclusivos sobre assuntos relativos à sua área de atuação;
VII- analisar os processos e expedientes que lhes forem encaminhados.
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -5-
Seção II Expediente da Diretoria Administrativa
Artigo 3º – O Expediente da Diretoria Administrativa tem as seguintes competências:
I- organizar, coordenar, controlar, avaliar e executar as atividades administrativas da Diretoria;
II- administrar os bens financeiros, materiais, a fim de atender a Diretoria e Assessoria de Diretoria, bem como elaborar previsão orçamentária;
III- manter registro de material permanente da Diretoria, bem como providenciar perante os Setores competentes a sua movimentação, reparos ou substituições necessários;
IV- responsabilizar-se pelo controle do transporte e diárias de viagem da Diretoria Administrativa;
V- receber, registrar, distribuir, emitir despachos e pareceres e expedir papéis e processos;
VI- manter registros sobre a frequência e as férias dos servidores da Diretoria;
VII- acompanhar a divulgação, orientação e aplicação das Portarias Normativas, assegurando o cumprimento dos procedimentos estabelecidos pela Fundação;
VIII- desenvolver outras atividades características de apoio administrativo.
CAPÍTULO II Divisão de Recursos Humanos
Artigo 4º - A Divisão de Recursos Humanos tem a competência
de acompanhar e aplicar as leis trabalhistas e previdenciárias, manter o Plano de
Cargos e Salários (PCS), controlar a documentação trabalhista, elaborar a folha de
pagamento e fornecer benefícios.
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -6-
Seção I Gerência de Movimentação de Pessoal
Artigo 5º – A Gerência de Movimentação de Pessoal tem a competência de executar, organizar e controlar o cadastro e movimentação dos servidores, desde sua anuência até o desligamento.
Artigo 6º – A Seção de Cadastro tem as seguintes competências:
I- alimentar e encaminhar o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED, ao Ministério do Trabalho e Emprego;
II- emitir as declarações solicitadas pelos servidores;
III- emitir e encaminhar a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS;
IV- executar a admissão de servidores;
V- monitorar e apoiar o recadastramento dos servidores;
VI- organizar e manter a documentação dos servidores em seus respectivos prontuários.
Artigo 7º – A Seção de Movimentação tem as seguintes competências:
I- executar a demissão dos servidores e rescisão dos contratos de trabalho;
II- realizar as homologações de contratos dos servidores;
III- emitir documentação necessária para pagamento de jeton para os Conselheiros do Conselho Fiscal e Conselho Estadual de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente;
IV- controlar e fornecer a Declaração de Parentesco;
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -7-
V- atualizar a Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS dos servidores;
VI- emitir a Certidão por Tempo de Serviço;
VII- efetuar o bloqueio e desbloqueio de pagamentos de salários dos servidores;
VIII- emitir a Guia de Recolhimento Rescisório do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – GRRF;
IX- emitir e encaminhar o Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP;
X- emitir e encaminhar a Retificação de Dados do Trabalhador – RDT;
XI- cientificar os servidores dos resultados decorrentes de requerimentos interpostos;
Artigo 8º – A Seção de Reclamações Trabalhistas tem as
seguintes competências:
I- controlar e emitir documentos para subsidiar a defesa da Fundação nas ações trabalhistas movidas por seus servidores;
II- fornecer dados para processos administrativos;
III- emitir o Histórico Funcional dos servidores, sempre que solicitado pela Diretoria Executiva da Fundação.
Seção II
Gerência de Remuneração e Benefícios
Artigo 9º – A Gerência de Remuneração e Benefícios tem a competência de administrar a remuneração e benefícios dos servidores da Fundação, atuando de acordo com as políticas e diretrizes estabelecidas, contribuindo para a manutenção do equilíbrio e desenvolvimento do corpo funcional.
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -8- Artigo 10 – A Seção de Cargos e Salários tem as seguintes
competências:
I- atualizar as informações relativas a cargos e salários e
lotação do Quadro de Pessoal;
II- fazer estudos e levantamentos para a realização de novos
Concursos Públicos, bem como, a gestão daqueles em
andamento ou concluídos;
III- fazer a gestão dos processos de remoção realizados e em
andamento;
IV- desenvolver estudos relativos a: Plano de Cargos e
Salários, reajustes anuais e demais projetos envolvendo a
administração de cargos e salários;
V- controlar e administrar as rotinas envolvendo a aplicação
da avaliação de competências aos servidores da
Fundação;
VI- alimentar e encaminhar o SINFE;
VII- efetuar levantamentos e desenvolver relatórios para
viabilizar a aplicação da avaliação de competências, além
de monitorar e dar suporte à realização da avaliação dos
servidores da Fundação, em conjunto com a Comissão de
Avaliação de Competências e a Divisão de Tecnologia da
Informação – DTI;
VIII- elaborar os cálculos de: Gratificação de Função Incorporada (GFI), evolução salarial por ações trabalhistas e outros, e encaminhar às áreas da DRH para realizarem as alterações no sistema, bem como, procederem os pagamentos;
IX- elaborar e encaminhar informações sobre concursos públicos e de remoção para os servidores, Assessoria Jurídica, Corregedoria Geral, Ouvidoria e Diretoria Executiva da Fundação.
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -9-
Artigo 11 – A Seção de Benefícios tem as seguintes competências:
I- controlar o pagamento de auxílio-funeral;
II- executar procedimentos para solicitação e distribuição de cartão-refeição, cartão-alimentação e vale-transporte;
III- receber e encaminhar os documentos referentes ao
Seguro de Acidentes Pessoais à Seguradora, acompanhando o trâmite e informando os resultados ao servidor ou representante legal;
IV- elaborar estatísticas parciais e mensais; V- executar procedimentos e controle de pagamento de
auxílio-creche;
VI- informar e orientar os servidores da Fundação sobre o credenciamento de instituições educacionais, bem como as vantagens por elas concedidas;
VII- supervisionar os serviços de assistência médica e odontológica de servidores, dependentes e seus agregados.
VIII- executar procedimentos de cobrança na via administrativa dos débitos de assistência médica e odontológica dos servidores afastados.
Seção III Gerência de Folha de Pagamento
Artigo 12 – A Gerência de Folha de Pagamento tem a competência de organizar, alimentar e executar as rotinas relativas ao cálculo para pagamento da remuneração dos servidores, bem como dos encargos sociais e trabalhistas dela decorrente.
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -10-
Artigo 13 – A Seção de Análise e Controle de Folha de Pagamento tem as seguintes competências:
I- monitorar e encaminhar dados para o Sistema de Informações Pessoais, Reflexos e Encargos Sociais – SIPRESE – Decreto nº 52.624, de 15/01/2008;
II- analisar o funcionamento das diversas rotinas relacionadas ao ”Sistema de Gestão de Folha de Pagamento”;
III- organizar, acompanhar e promover melhorias nos procedimentos, envolvendo as rotinas desenvolvidas pela gerência, através do ”Sistema de Gestão de Folha de Pagamento”;
IV- orientar e capacitar a atuação dos usuários quanto à inserção e extração de informações do ”Sistema de Gestão de Folha de Pagamento”;
V- elaborar relatórios e estatísticas para melhor acompanhamento das rotinas relacionadas ao ”Sistema de Gestão de Folha de Pagamento”;
VI- adequar e desenvolver procedimentos; VII- monitorar a utilização, acesso e inserção de dados no
”Sistema de Gestão de Folha de Pagamento”. Artigo 14 – A Seção de Rotinas de Folha de Pagamento tem as
seguintes competências: I- executar e monitorar as rotinas relativas à geração da
remuneração dos servidores como: adicionais, afastamentos, alterações salariais, comissionamentos/ descomissionamentos, contribuições dos servidores e patronais, decisões judiciais que envolvam salários, férias, frequência, horas extras, incorporações, substituições, bem como todos os descontos pertinentes a área; RAIS, DIRF e SEFIP, dentre outras que venham a ser necessárias;
II- emitir e encaminhar a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF, dos servidores ativos e demitidos;
III- informar e emitir documentos para instruções judiciais e administrativas.
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -11-
Artigo 15 – A Seção de Recálculo de Contribuições tem as seguintes competências:
I- realizar o recálculo do INSS e FGTS por meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – SEFIP, através do Conectividade Social – ICP (canal eletrônico de relacionamento Caixa/Empresa);
II- realizar cálculos dos períodos de avaliações ou dissídio coletivo.
Seção IV Gerência de Desenvolvimento de Pessoal
Artigo 16 – A Gerência de Desenvolvimento de Pessoal tem a competência de desenvolver, viabilizar e controlar a implantação do planejamento estratégico e projetos de melhoria contínua da Divisão, além de administrar o quadro de estagiários, aprendizes, o afastamento intraórgãos de servidores e também desenvolver as rotinas relativas ao estágio probatório dos servidores da Fundação.
Artigo 17 – A Seção de Administração de Pessoal tem as seguintes competências:
I- administrar o programa e o quadro de estagiários; realizando o acompanhamento da sua execução em todas as etapas do processo técnico e administrativo;
II- administrar o programa Aprendiz Legal e o quadro de aprendizes;
III- acompanhar e formalizar o afastamento dos servidores da Fundação entre órgãos da Administração Pública e de outros órgãos perante a Fundação;
IV- entrevistar servidores que solicitaram desligamento do Quadro de Pessoal para elaboração de estatística.
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -12- Artigo 18 – A Seção de Desenvolvimento de Pessoal tem as
seguintes competências:
I- cumprir, desenvolver e controlar a aplicação da avaliação do estágio experimental e probatório dos servidores em cargo preenchido mediante aprovação em Concurso Público, de acordo com a Portaria Normativa nº 199/2011;
II- desenvolver e aplicar, em conjunto com a Escola para a Formação e Capacitação Profissional, o programa de capacitação aos novos servidores da Fundação;
III- desenvolver e coordenar a aplicação do programa de capacitação continuada aos executores das rotinas de recursos humanos das Regionais e Centros de Atendimento da Fundação, em conjunto com a Escola para a Formação e Capacitação Profissional.
IV- efetuar levantamentos quanto à avaliação de competências para identificar as necessidades de treinamento e desenvolvimento dos servidores;
V- fornecer informações à Diretoria Técnica a fim de subsidiar a Comissão de Avaliação Disciplinar;
VI- executar a interface da Escola para a Formação de Capacitação Profissional e as Divisões Regionais quanto à frequência dos servidores ingressantes a fim de subsidiar os Centros de Atendimento quanto aos lançamentos de folha de pagamento e pagamento de diárias;
VII- adotar os procedimentos necessários para a ratificação pela Divisão de Recursos Humanos, quanto à concessão da alteração do horário de trabalho para servidor estudante, de acordo com a Portaria Normativa nº 230/2012.
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CAPÍTULO III Divisão de Suprimentos
Artigo 19 – A Divisão de Suprimentos tem a competência de gerenciar os trabalhos de forma a garantir a aquisição de materiais, a contratação de serviços terceirizados e convênios na Fundação.
Seção I Gerência de Compras e Licitações
Artigo 20 – A Gerência de Compras e Licitações tem as seguintes competências:
I- gerenciar estratégias para a aquisição de materiais, bens e contratações de serviços por meio de procedimentos licitatórios, desde a elaboração do memorial descritivo até a contratação;
II- supervisionar o andamento das seções subordinadas desde a elaboração do memorial descritivo até a contratação.
Artigo 21 - A Seção de Compras tem as seguintes competências:
I- receber as solicitações de compras e de contratações de serviços, autorizadas pela Diretoria Administrativa;
II- pesquisar no sistema Siafísico a descrição dos materiais e serviços solicitados, formatando os memoriais descritivos, em conformidade com sua natureza de despesa e classe;
III- efetuar pesquisa de preços com empresas do ramo do objeto da licitação ou através de meio eletrônico, elaborando planilhas de preços referenciais;
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IV- formalizar os processos de dispensa ou inexigibilidade de licitação, objetivando aquisição de materiais e contratação de serviços, cumprindo a legislação vigente;
V- elaborar pedidos de fornecimentos ou contratos, solicitar seus respectivos empenhos e encaminhamento de cópias aos licitantes e gestores;
VI- manter controle das datas dos recebimentos de materiais, para possível aplicação de multas e/ou penalizações aos licitantes inadimplentes;
VII- manter atualizados os controles de contratações em todas as modalidades, para atendimento ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e demais órgãos fiscalizadores.
Artigo 22 – A Seção de Licitações tem as seguintes competências:
I- elaborar os Editais de Licitações dentro das formalidades legais;
II- solicitar reserva orçamentária e análise de cláusulas dos editais, se necessário, pela área técnica competente e encaminhamento para análise e parecer da Assessoria Jurídica;
III- solicitar as designações de comissões especiais julgadoras para licitações técnicas e nas concorrências, tomadas de preços e convites, bem como em se tratando de pregões a designação de pregoeiro e equipe;
IV- após análise e parecer da Assessoria Jurídica e reserva orçamentária agendar datas e horários das licitações, publicando as chamadas na Imprensa Oficial do Estado e, se necessário, em jornal de grande circulação;
V- promover a divulgação, na íntegra, dos editais de pregões nos sítios eletrônicos do Estado de São Paulo;
VI- promover a divulgação, sem plantas e/ou projetos, dos editais de concorrências, Tomadas de Preços e Convites para obras e reformas dos imóveis da Fundação;
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VII- realizar as licitações em todas suas etapas e após conclusão encaminhar à autoridade competente para decisão final;
VIII- publicar os resultados das licitações e encaminhar os processos para as seções competentes para elaboração de pedidos de fornecimentos ou contratos;
IX- aprovar os cadastramentos no sistema “Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado de São Paulo”- Caufesp, após aberturas de processos e conferência da documentação apresentada pelas licitantes;
Seção II Gerência de Contratos e Convênios
Artigo 23 – A Gerência de Contratos e Convênios tem as seguintes competências:
I- coordenar e acompanhar os contratos e convênios firmados pela Fundação;
II- supervisionar o andamento das seções subordinadas desde a formalização do instrumento até o término da vigência ou rescisão.
Artigo 24 – A Seção de Contratos tem as seguintes competências:
I- elaborar, formalizar e gerenciar os Termos de Contratos, bem como seus aditamentos, visando prorrogações e retirratificações, efetuando o acompanhamento de todas as suas fases perante todas as áreas da Fundação;
II- elaborar, formalizar e gerenciar os Termos de locação de imóveis, bem como seus aditamentos;
III- solicitar reserva de recursos orçamentários e emissão de Notas de Empenhos quando da formalização dos termos;
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IV- acompanhar os prazos de vigência dos termos com os gestores, adotando providências quanto às prorrogações ou aberturas de novas licitações;
V- receber mensalmente as Notas Fiscais e encaminhá-las à Divisão de Finanças para conferência e pagamento;
VI- acompanhar os saldos de empenhos dos termos e solicitar a complementação ou baixa, quando necessário;
VII- solicitar, conferir e acompanhar as garantias contratuais apresentadas pelas empresas;
VIII- formalizar as concessões de reajustes anuais dos contratos;
IX- atender gestores, empresas e proprietários de imóveis, em situações gerenciais rotineiras;
X- cadastrar as empresas contratadas em sistemas eletrônicos disponibilizados pelo Governo do Estado de São Paulo;
XI- manter atualizados os controles dos contratos para atendimento ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e demais órgãos fiscalizadores;
XII- publicar no Diário Oficial do Estado os extratos dos termos assinados, bem como de seus aditamentos;
XIII- orientar e acompanhar a aplicação de Portaria Normativa desta Fundação, que regulamenta a aplicação de multas e demais penalidades impostas às contratadas;
XIV- orientar as Seções Administrativas das Divisões Regionais quanto à formalização dos Termos de Contrato e seus aditamentos;
XV- formalizar todos os processos de doações em conformidade com o disposto em Portaria Normativa desta Fundação;
XVI- cumprir a legislação vigente sobre manifestação prévia para prorrogações cujos valores ultrapassem o limite estabelecido.
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Artigo 25 – A Seção de Convênios tem as seguintes competências:
I- elaborar e formalizar os termos definitivos de convênios e cooperações, e suas prorrogações, aditamentos e retirratificações, efetuando o acompanhamento de todas as suas fases perante os diversos Setores da Fundação até a sua assinatura;
II- solicitar recursos orçamentários ou empenhos quando da formalização dos termos, se couber;
III- distribuir as vias dos termos após assinatura a todos os Setores competentes;
IV- acompanhar os prazos de vigência dos termos com os gestores, adotando providências quanto às prorrogações;
V- manter atualizados os controles dos convênios e cooperações para atendimento ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e demais órgãos fiscalizadores;
VI- publicar no Diário Oficial do Estado os extratos dos termos assinados, bem como o de suas prorrogações, aditamentos e termos de retirratificações.
CAPÍTULO IV
Divisão de Finanças
Artigo 26 – A Divisão de Finanças tem a competência de administrar a execução das atividades inerentes à gestão financeira da Fundação.
Seção I
Gerência de Planejamento Orçamentário, Adiantamento e Diárias
Artigo 27– A Gerência de Planejamento Orçamentário, Adiantamento e Diárias tem as seguintes competências:
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I- gerenciar as atividades das Seções de Orçamento e de Adiantamento e Diárias;
II- prestar informações acerca da execução orçamentária e financeira, bem como da arrecadação da receita, aos órgãos fiscalizadores internos e externos;
III- coordenar a elaboração da Proposta Orçamentária Setorial e da previsão anual da receita da Fundação;
IV- coordenar a distribuição do orçamento da Fundação entre as Divisões Regionais e a Sede;
V- coordenar a elaboração das solicitações de excesso de arrecadação, pedidos de alteração orçamentária e créditos adicionais;
VI- gerenciar as atividades de produção, análise e divulgação de informações, bem como o aperfeiçoamento dos sistemas de controle de adiantamento, de diárias, de gerenciamento orçamentário e outros que eventualmente possam ser criados;
Artigo 28 – A Seção de Orçamento tem as seguintes competências:
I- elaborar e consolidar a Proposta Orçamentária Setorial e da previsão da receita anual da Fundação;
II- elaborar relatórios da execução orçamentária e financeira, bem como demonstrativo da arrecadação mensal da receita da Fundação;
III- prestar mensalmente informações acerca da arrecadação da receita, por meio do aplicativo disponibilizado pelo Governo;
IV- executar o orçamento destinado ao atendimento das despesas autorizadas no âmbito da Sede da Fundação;
V- propor o limite orçamentário anual das Divisões Regionais e da Sede;
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -19-
VI- acompanhar a execução orçamentária da Fundação, identificando eventuais necessidades de readequações e créditos adicionais;
VII- implementar mecanismos para otimização da utilização do recurso orçamentário disponibilizado;
VIII- elaborar os pedidos de alteração orçamentária, de créditos adicionais e excessos de arrecadação, por meio dos aplicativos disponibilizados pelo Governo;
IX- orientar as Divisões Regionais sobre questões orçamentárias.
Artigo 29 – A Seção de Adiantamento e Diárias tem as
seguintes competências: I- consolidar as previsões semestrais de adiantamento da
Sede; II- liberar adiantamentos a servidores da Sede, de acordo
com a Portaria Normativa específica; III- pagar diárias a servidores da Sede, de acordo com a
Portaria Normativa específica; IV- analisar os processos de prestação de contas de
adiantamento e diárias da Sede; V- orientar as Divisões Regionais sobre questões de
adiantamentos e diárias.
Seção II Gerência de Finanças, Contabilidade e Custos
Artigo 30 – A Gerência de Finanças, Contabilidade e Custos tem as seguintes competências:
I- orientar e disciplinar a movimentação dos recursos financeiros da Fundação, objetivando a maximização dos seus resultados globais;
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II- organizar, controlar e executar as atividades inerentes ao registro dos atos e fatos administrativos, tendo como foco a adoção dos princípios e normas aplicadas ao Setor público e em apoio ao processo de tomada de decisão;
III- dar assistência às questões de natureza fiscal, bem como prestar auxílio no atendimento de obrigações acessórias fiscais pelas Unidades Operacionais;
IV- acompanhar as solicitações de créditos suplementares;
V- dar assistência às auditorias internas, da Secretaria da Fazenda e do Tribunal de Contas do Estado;
VI- atender o Conselho Fiscal e o Conselho Estadual de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente;
VII- gerenciar as atividades de produção, análise e divulgação de informações, bem como o aperfeiçoamento dos sistemas de custos, de controle de pagamentos, de controle de utilidade pública e outros que eventualmente possam ser criados.
Artigo 31 – A Seção de Finanças tem as seguintes competências:
I- executar as atividades de registro e pagamento das obrigações assumidas pela Fundação;
II- elaborar o Limite Financeiro mensal para pagamento das obrigações assumidas pela Fundação;
III- elaborar o Fluxo de Caixa da Fundação;
IV- elaborar programações financeiras mensais;
V- elaborar demonstrativos de Boletim de Caixa;
VI- executar as escriturações de Livro Caixa e correntes;
VII- efetuar a conciliação bancária das contas da Fundação, analisando diariamente os diversos demonstrativos de caixa;
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VIII- estabelecer o controle financeiro de contas a pagar e tesouraria, de acordo com os pedidos de desembolso, bem como as liberações financeiras autorizadas pela Secretaria Estadual da Fazenda;
IX- preparar pedidos de liberação de recursos financeiros de acordo com cronograma predefinido e através do Sistema Integrado de Administração Financeira Para Estados e Municípios – SIAFEM;
X- elaborar previsões de gasto, bem como prover o controle de expedientes que envolvam despesas com Utilidade Pública;
XI- efetuar o controle financeiro de contratos contínuos e esporádicos;
XII- prestar atendimento a fornecedores e conveniados quanto à posição dos pagamentos.
Artigo 32 – A Seção de Contabilidade tem as seguintes competências:
I- executar as atividades inerentes ao registro dos atos e fatos administrativos;
II- providenciar a classificação e contabilização de documentos, segundo o plano de contas do Estado de São Paulo;
III- providenciar a escrituração de livros, recolhimentos, exames de conciliações e análises contábeis;
IV- elaborar relatórios e informações sobre as contas e posições patrimoniais, financeiras e econômicas, utilizando os balancetes, balanços e demais documentos contábeis;
V- efetuar a incorporação e a baixa de material permanente;
VI- montar o livro diário;
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VII- efetuar a escrituração e manter regular o cadastro fiscal perante os órgãos municipais, estaduais e federais;
VIII- analisar Notas Fiscais para verificação quanto à correta aplicação dos aspectos fiscais;
IX- preparar a emissão de Guias de Recolhimento de Tributos referentes a contratos e outros;
X- orientar e dar suporte às questões contábeis e fiscais da Sede e das Divisões Regionais;
XI- atender as solicitações de informações e documentos, bem como procedimentos de auditoria/verificação pelos órgãos fiscalizadores.
Artigo 33 – A Seção de Custos tem as seguintes
competências: I- coletar dados, informações e apropriar os custos das
atividades desenvolvidas pela Fundação;
II- elaborar relatórios e analisar os custos incorridos;
III- aperfeiçoar o sistema de custo implantado, de modo a atingir a fidedignidade das informações produzidas;
IV- fornecer informações de custos para tomada de decisões pela Diretoria Executiva;
V- orientar as Divisões Regionais sobre questões de custos.
Seção III Gerência de Prestação de Contas de Convênios
Artigo 34 – A Gerência de Prestação de Contas de Convênios tem as seguintes competências:
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I- coordenar e acompanhar os convênios firmados pela Fundação;
II- coordenar o fluxo de prestação de contas;
III- dar assistência às auditorias internas e externas;
IV- coordenar a capacitação de gestores e entidades;
V- estabelecer prazos para entrega de documentação nos termos da Instrução vigente do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
Artigo 35 – A Seção de Análise de Prestação de Contas de
Convênios tem as seguintes competências: I- formalizar as prestações de contas das despesas
efetuadas pelas Entidades, através de processos, visando a correta aplicação dos recursos financeiros repassados, seguindo as orientações do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo e demais legislações vigentes no País;
II- analisar financeiramente e documentalmente as prestações de contas das Entidades Sociais conveniadas com esta Fundação, no que concerne às medidas socioeducativas de internação e semiliberdade – Gestão Compartilhada e Entidades Sociais conveniadas para atendimento na área pedagógica, compreendendo as Gerências de Arte e Cultura, Profissionalizante, Escolar e de Educação Física e Esporte, bem como demais Setores que mantiverem convênios;
III- elaborar Ofícios após análise de prestação de contas e encaminhamento às Entidades Sociais e Divisões Regionais;
IV- realizar capacitação/reunião e suporte direto às Entidades Sociais;
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V- encerrar os processos de prestação de contas, atestando a formalidade dos documentos apresentados;
VI- acompanhar os saldos de empenhos dos termos e solicitar a complementação ou baixa, quando necessário.
CAPÍTULO V Divisão de Tecnologia da Informação
Artigo 36 – A Divisão de Tecnologia da Informação tem a competência de elaborar e executar o Plano Diretor de Informática, bem como prestar apoio técnico tanto na área de aplicativos, dados e na manutenção de equipamentos e fornecimento de suprimentos de informática.
Seção I
Gerência de Rede
Artigo 37 – A Gerência de Rede tem as seguintes competências:
I- elaborar e gerenciar as políticas de segurança e regras de utilização da rede e da internet;
II- gerenciar as atividades de tráfego, acesso e utilização da comunicação eletrônica;
III- gerenciar equipes de análise de acesso a internet;
IV- gerenciar o acesso à informação;
V- gerenciar as infraestruturas de redes;
VI- gerenciar solicitações e instalações de links na Sede e Centros de Atendimento;
VII- proceder à confecção e análise de backup diário, semanal, mensal e anual;
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VIII- proceder à análise de necessidades de implantação de novos servidores na Sede e Centros de Atendimento.
Artigo 38 – A Seção de Segurança da Informação tem as seguintes competências:
I- analisar e implementar políticas e programas visando maior segurança nas informações de sistemas e arquivos;
II- monitorar o acesso a informações de sistemas, arquivos e utilização de internet;
III- analisar log de acesso a internet, a fim de verificar utilização inadequada de recursos;
IV- analisar e monitorar o ambiente, a fim de evitar o surgimento de vírus e malwares que possam prejudicar o perfeito funcionamento do ambiente;
V- implementar atualizações criticas de produtos Microsoft; VI- administrar e monitorar o sistema de CFTV da Sede e
Centros de Atendimento.
Artigo 39 – A Seção de Infraestrutura de Rede tem as seguintes competências:
I- administrar a solicitação de links para Sede e Centros de Atendimento, com a operadora contratada e Prodesp;
II- administrar a abertura de chamados para a operadora contratada, para solução de problemas de conexão no menor prazo possível;
III- analisar e monitorar os links, verificando eventuais quedas;
IV- monitorar a operadora contratada, para que cumpra os prazos estabelecidos.
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Artigo 40 – A Seção de Telefonia Fixa e Móvel tem as seguintes competências:
I- administrar o sistema integrado de telefonia fixa e móvel da Fundação CASA;
II- controlar e manter em funcionamento contínuo a central telefônica (PABX), propondo, quando necessário, a sua expansão, substituição, aquisição ou remanejamento de linhas telefônicas;
III- gerenciar problemas e mudanças relativos aos meios de acesso das concessionárias de telecomunicações;
IV- administrar e manter o sistema de correio de voz; V- administrar o sistema de bilhetagem e tarifação,
emitindo relatórios gerenciais; VI- assessorar a direção nos assuntos pertinentes a
telefonia; VII- propor projetos que visem a melhoria e a racionalização
das comunicações por voz;
VIII- gerar relatórios de falhas e desempenho; IX- acompanhar, controlar e atestar a execução dos serviços
realizados por terceiros, no âmbito de sua competência.
Seção II Gerência de Suporte Técnico
Artigo 41 – A Gerência de Suporte Técnico tem as seguintes competências:
I- gerenciar a Seção de Atendimento ao Usuário e Seção de Suporte Técnico, Controle dos Serviços prestados pelo Suporte Técnico informática, perante os usuários;
II- gerenciar o administrativo das Seções do Suporte técnico;
III- gerenciar o Contrato de terceiros;
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IV- gerenciar os chamados de Hardware, Software, aplicativos;
V- gerenciar as atividades das Seções do Suporte Técnico;
VI- gerenciar e acompanhar os contratos com as empresas prestadoras de serviços;
VII- definir estratégias de atendimentos; VIII- programar o atendimento nos novos Centros de
Atendimento; IX- gerenciar as entregas dos equipamentos de informática,
nos Centros de Atendimento, Regionais;
X- controlar os termos de responsabilidade dos equipamentos entregues;
XI- controlar os equipamentos de informática estocados na Seção de Almoxarifado e na Divisão de Tecnologia da Informação – DTI.
Artigo 42 – A Seção de Atendimento ao Usuário tem as seguintes competências:
I- organizar, cadastrar e identificar a prioridade dos chamados efetuados pelos usuários da Sede e Centros de Atendimento;
II- controlar os Serviços prestados pelo Suporte Técnico de informática, perante os usuários;
III- cadastrar e controlar os chamados de Hardware, Software, aplicativos e de conectividade (links), bem com acompanhar o atendimento;
IV- distribuir os chamados técnicos conforme a sua complexidade, para os analistas de Suporte Técnico/ Desenvolvimento / Rede;
V- orientar os analistas de Suporte Técnico, na forma de atendimento ao usuário;
VI- definir estratégias de atendimentos;
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VII- agendar as visitas técnicas nos Centros de Atendimento, Regionais e demais áreas administrativas da Fundação localizadas em área externa a Sede;
VIII- elaborar a solicitação de verbas para diárias da Seção;
IX- controlar a utilização da viatura disponibilizada para uso exclusivo da DTI;
X- controlar o estoque de peças.
Artigo 43 – A Seção de Suporte Técnico tem as seguintes competências:
I- organizar o atendimento dos analistas de suporte, definir as equipes interna e externa de atendimento;
II- programar as visitas técnicas nos Centros de Atendimento, Regionais e áreas administrativas fora da Sede;
III- controlar os serviços prestados pelo Suporte Técnico de informática, perante os usuários;
IV- controlar o atendimento com os analistas, dos chamados de hardware, software, aplicativos;
V- acompanhar o chamado técnico dos links;
VI- definir o nível de atendimento dos analistas;
VII- identificar os problemas de software, hardware;
VIII- controlar os reparos nos equipamentos de informática;
IX- preparar os equipamentos para os novos Setores da Fundação;
X- elaborar as imagens de novos equipamentos;
XI- treinar os analistas para os produtos utilizados na Fundação;
XII- definir estratégias de atendimentos;
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XIII- elaborar roteiro de visitas técnicas nos Centros de Atendimento, Regionais e demais áreas administrativas externas e Sede da Fundação;
XIV- controlar a entrada e saída de equipamentos;
XV- preparar solicitação de peças para equipamentos sem garantia.
Seção III Gerência de Desenvolvimento de Sistema
Artigo 44 – A Gerência de Desenvolvimento de Sistema tem as seguintes competências:
I- desenvolver e implementar a automação e a integração dos processos de trabalho e dos dados em todas as áreas de atuação da Fundação;
II- diligenciar a aquisição, desenvolvimento e a manutenção de sistemas.
Artigo 45 – A Seção de Desenvolvimento de Sistema tem as seguintes competências:
I- elaborar análise e projetos de software;
II- planejar, coordenar e executar projetos de Sistemas de Informação que envolvam recursos de informática;
III- elaborar orçamentos de projetos de Sistemas de Informação;
IV- verificar a viabilidade técnica e financeira para a implantação de projetos e de Sistemas de Informação;
V- definir, estruturar, implementar, testar e simular o comportamento de programas de Sistemas de Informação;
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VI- oferecer suporte técnico e de consultoria especializada em Informática, no desenvolvimento, dimensionamento e normatização de uso de sistemas computacionais;
VII- executar análises, avaliações, vistorias, pareceres, perícias, auditorias de projetos e de Sistemas de Informação;
VIII- exercer as funções de ensino, pesquisa, experimentação e divulgação tecnológica e qualquer outra atividade que, por sua natureza, necessite de informatização;
IX- acompanhar, estudar e aplicar novas tecnologias procurando assegurar a não obsolescência dos sistemas, a melhoria da qualidade e o aumento da produtividade, associados à redução dos custos operacionais;
X- localizar problemas e oferta de soluções em matéria de computadores, programas, fluxo de informações e redes internas;
XI- desenvolver, implementar, prestar suporte e manutenção em sistemas de informação, assegurando o atendimento às necessidades de usuários no tocante à solução de problemas na área de informática;
XII- planejar e executar o levantamento de dados com os usuários objetivando a implantação de sistemas informatizados;
XIII- desenvolver, implantar, documentar e manter sistemas, seguindo a metodologia estabelecida, utilizando conhecimentos e recursos informatizados apropriados;
XIV- avaliar tecnicamente os softwares fornecidos pelos fabricantes, definindo a melhor configuração para a interface hardware e software;
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XV- analisar impactos relacionados às mudanças nas configurações de sistemas e/ou redes, visando minimizar a ocorrência de problemas;
XVI- especificar e implantar normas de segurança nos sistemas informatizados instalados;
XVII- prestar suporte técnico aos usuários do sistema/rede, esclarecendo dúvidas no que se refere a software e/ou hardware, executando configurações, buscando facilitar a operacionalização dos recursos disponíveis;
XVIII- elaborar e aplicar treinamentos técnicos aos usuários, divulgando internamente as características e modo de utilização dos recursos de informática existentes;
XIX- participar de projetos de redes (física e lógica), atuando como facilitador perante as equipes de rede e suporte aos usuários, prestando orientações técnicas, buscando agilizar e assegurar a qualidade dos trabalhos;
XX- identificar, no mercado, soluções envolvendo hardware e software, visando à otimização dos trabalhos desenvolvidos e prestando orientações técnicas para aquisição dos mesmos;
XXI- apoiar os usuários em suas atividades de pesquisa ou estatísticas;
XXII- desenvolver/acompanhar programas gerenciadores de dados, medindo o seu desempenho;
XXIII- emitir, quando solicitado, relatórios e pareceres sobre sistemas próprios ou softwares de terceiros;
XXIV- treinar e capacitar os usuários para utilização de sistemas adquiridos ou desenvolvidos;
XXV- planejar, estabelecer e orientar a aplicação de técnicas de trabalho, visando a qualidade dos serviços prestados pelos usuários na sua área de atuação;
XXVI- preparar projetos dentro de sua área de atuação.
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Artigo 46 – A Seção de Banco de Dados tem as seguintes
competências: I- operacionalizar os sistemas eletrônicos de coleta de
dados, tratamento e armazenamento de informações de interesse da Fundação;
II- avaliar e definir as ferramentas a serem utilizadas no suporte às atividades de administração de dados;
III- construir, manter e validar os modelos de dados garantindo que estes atendam aos requisitos do negócio e verificar a viabilidade de sua implementação física;
IV- definir procedimentos de segurança de acesso aos dados;
V- levantar as necessidades de distribuição de dados e atuar em parceria com os desenvolvedores na sua implementação física;
VI- redefinir os modelos de dados em função de particularidades na implementação física a fim de melhorar a performance do banco de dados;
VII- suportar usuários finais no acesso aos dados;
VIII- produzir o detalhamento técnico da implementação das bases de dados;
IX- implementar e manter os bancos de dados nos ambientes de teste, homologação e produção, assegurando sua disponibilidade, consistência, integridade e devido detalhamento técnico;
X- instalar e manter os Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados, explorando toda a sua potencialidade;
XI- realizar testes e monitoramento de performance nos bancos de dados, ajustando os ambientes quando necessário, bem como efetuando planejamento de capacidade;
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -33-
XII- definir e testar plano de contingência relativo aos SGDBs, e seus procedimentos de backup e restore;
XIII- definir e implementar padrões relativos à administração de banco de dados;
XIV- definir e implementar o modelo físico da base de dados a partir das informações passadas pela administração;
XV- suportar usuários com relação à melhor utilização da linguagem SQL para acesso à base de dados, sugerindo mudanças e adequando a implementação física dos bancos de dados quando necessário;
XVI- dar suporte à equipe da Seção de Desenvolvimento de Sistema.
Artigo 47 – A Seção de Desenvolvimento de Produtos Multimídia tem as seguintes competências:
I- criar e manter serviços multimídia, através do desenvolvimento de sites, portais, multimídias e sistemas, prospectando soluções, elaborando padrões de funcionamento, construindo e mantendo ferramentas;
II- desenvolver e manter sites, portais e sistemas na área de comunicação multimídia, observando padrões, aspectos estéticos, ergonômicos, funcionalidades, acessibilidade e navegabilidade;
III- produzir e adaptar ferramentas que auxiliem a construção e manutenção de conteúdo e serviços disponibilizados na WEB, considerando sua utilidade, oportunidade e atualidade;
IV- criar e produzir arte multimídia através de objetos de comunicação visual, relacionados a necessidades dos órgãos da Fundação CASA.
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CAPITULO VI Divisão de Obras, Patrimônio Imobiliário e Manutenção
Artigo 48 – A Divisão de Obras, Patrimônio Imobiliário e Manutenção tem a competência de elaboração de memorial descritivo, acompanhamento da execução de projetos de obras novas e reformas, manutenção do cadastro de projetos e documentação dos imóveis, bem como proporcionar condições de habitabilidade, realizando manutenção corretiva e preventiva.
Seção I Gerência de Obras
Artigo 49 – A Gerência de Obras tem as seguintes competências:
I- assegurar a implementação e o cumprimento das diretrizes e metas estabelecidas pela Diretoria Administrativa;
II- avaliar necessidades e propor contratação de recursos profissionais, quando detectada a necessidade, bem como capacitar seus servidores, visando o adequado desenvolvimento das atividades;
III- manter documentação referente aos processos atinentes à DOPIM, atualizada e disponibilizada para consultas da Fundação;
IV- elaborar a Programação Orçamentária de cada exercício relativa a obras, reforma e serviços de engenharia;
V- executar vistorias em terrenos onde serão construídos novos Centros de Atendimento, envolvendo atividades de identificação, acompanhamento e fiscalização;
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -35-
VI- alimentar mensalmente os seguintes sítios eletrônicos do Governo do Estado de São Paulo, com informações sob sua responsabilidade: a) banco de dados do Sistema de Gerenciamento de
Imóveis – SGI, da Secretaria da Gestão Pública, para atualização dos imóveis próprios e locados;
b) Cadastro de Obras e Ações do Governo – COAG, da Sub Secretaria da Gestão Estratégica, para atualização das obras novas, reformas, adequações e ampliações entre outros;
c) Sistema de Acompanhamento dos Investimentos – SAI, da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional para informação de valores de todas as obras de construção, reforma e serviços de engenharia;
VII- acompanhar os saldos de empenhos dos contratos e solicitar a complementação, quando necessário.
Artigo 50 – A Seção de Projeto, Orçamento, Gestão e
Fiscalização tem as seguintes competências: I- adotar as medidas decorrentes das vistorias, quais
sejam, providenciar o cumprimento às legislações e demandas de órgãos fiscalizadores, ou ainda providenciar o atendimento pela DOPIM ou por outros Setores da Fundação, visando deixar o local em situação regular de ocupação;
II- avaliar e propor alterações de ocupação, quando o caso, buscando, juntamente com os ocupantes, soluções para a melhoria do desenvolvimento das atividades e visando garantir a segurança e funcionalidade do local;
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III- atender demandas de vistoria nos seguintes locais: a) Centros de Atendimento e Setores da Fundação, em
cumprimento à determinação de órgãos fiscalizadores, entre eles Poder Judiciário e Ministério Público, visando constatar a situação da eventual ocorrência, emitindo o Relatório de Vistoria para posterior regularização, em sendo o caso;
b) Centros de Atendimento e Setores da Fundação, em cumprimento à legislação vigente do Corpo de Bombeiros, Vigilância Sanitária e CONTRU, entre outros, visando constatar a regularidade do local para ocupação, ou situação de eventual ocorrência, emitindo Relatório de Vistoria para ocupação ou posterior regularização, em sendo o caso;
c) imóveis indicados por diversos Setores da Fundação para verificar a situação de uma possível locação ou ocupação por meio de cessão, emitindo o Relatório de Vistoria;
d) Centros de Atendimento da Fundação após ocorrência de rebelião ou tumulto, para verificar a situação e adotar as providências relativas à imediata execução de reparos que venham a garantir a segurança e funcionalidade;
IV- elaborar projetos Básico, Executivo e de Arquitetura visando atender as solicitações de diversos Setores da Fundação para: a) reformas, benfeitorias e ampliações em Centros de
Atendimento existentes; b) adequações de imóveis para implantação de Centros
de Atendimento; c) concepção de novos projetos; d) implantação de novos Centros de Atendimento; e) croquis diversos; f) adequações de layout;
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V- elaborar Memorial Descritivo para obras de construção e reformas;
VI- elaborar orçamentos para obras de construção e reformas, bem como para a prestação de serviços especializados da área de arquitetura e engenharia, ou ainda para aquisição de equipamentos específicos, utilizando como parâmetro o Boletim Referencial de Custos desenvolvido pela Companhia Paulista de Obras e Serviços-CPOS;
VII- elaborar material licitatório para obras de construção e reformas, bem como para prestação de serviços especializados da área de arquitetura e engenharia, ou ainda para aquisição de equipamentos específicos, elaborando Memorial Descritivo, Planilha Orçamentária, Critérios de Medição e Remuneração e Cronograma Físico-Financeiro;
VIII- manter suporte técnico a todo o processo licitatório para a contratação de obras de construção e reforma, e prestação de serviços especializados de arquitetura e engenharia, inclusive com servidores participando como membros da Comissão Julgadora de Licitação;
IX- pesquisar, analisar e aprovar novos materiais de construção e equipamentos a serem instalados nos diversos Centros de Atendimento e Setores da Fundação;
X- fiscalizar e gerenciar todas as obras de construção, reformas e serviços de arquitetura e engenharia a serem executadas pela Fundação;
XI- fiscalizar e gerenciar empresas contratadas pela Fundação para o gerenciamento de obras de construção e reformas;
XII- fiscalizar e gerenciar empresas contratadas pela Fundação para a elaboração de projetos solicitados, ou ainda para elaboração de material licitatório;
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XIII- estabelecer Especificações Técnicas para aplicação nas edificações;
XIV- fiscalizar e manter controle das medições encaminhadas pelas empresas contratadas, conferindo itens medidos, respectivos valores e documentação fiscal e contábil necessária para apresentação;
XV- encaminhar medições para pagamento, acompanhar os prazos e providenciar regularização das mesmas quando solicitado pela Divisão de Finanças;
XVI- analisar e conferir mensalmente as Notas Fiscais para liberação do pagamento, bem como auxiliar os gestores e empresas no esclarecimento de dúvidas.
Artigo 51 – A Seção de Contrato de Obras tem as seguintes competências:
I- elaborar os Termos de Contrato relativos a obras de construção, reformas e prestação de serviços de arquitetura e engenharia, quando do término da licitação e providenciar a distribuição das vias às empresas e gestores;
II- elaborar Termos de prorrogação, retificação, ratificação, retirratificação e aditamento de Contratos relativos a obras de construção, reformas e prestação de serviços de engenharia, e providenciar a distribuição das vias às empresas e gestores;
III- administrar e acompanhar a execução dos Contratos relativos a obras de construção, reformas e prestação de serviços de engenharia até o efetivo término dos mesmos com as empresas e gestores;
IV- acompanhar prazos de vigência dos Contratos, com os gestores, adotando medidas quanto às eventuais prorrogações;
V- solicitar, conferir e acompanhar as garantias contratuais apresentadas pelas empresas;
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -39-
VI- cumprir tudo o que se refere a Contratos de obras de construção, reforma e serviços de engenharia, estabelecidos na Instrução vigente do Tribunal de Contas do Estado-TCE;
VII- acompanhar os saldos de empenhos dos contratos e solicitar a complementação, quando necessário;
VIII- formalizar as concessões de reajustes anuais dos contratos;
IX- atender gestores, empresas e proprietários de imóveis, em situações gerenciais rotineiras;
X- cumprir a legislação vigente sobre manifestação prévia para prorrogações cujos valores ultrapassem o limite estabelecido;
XI- cumprir a Instrução vigente do Tribunal de Contas do Estado, enviando mensalmente a relação dos contratos assinados;
XII- publicar no Diário Oficial do Estado os extratos de contratos assinados;
XIII- pesquisar e analisar documentação legal necessária para a contratação por meio de Dispensa de Licitação e Inexigibilidade de Licitação, relativos a obras de construção, reformas e prestação de serviços de arquitetura e engenharia, e elaborar minuta do respectivo Termo de Contrato.
Seção II Gerência de Manutenção
Artigo 52 – A Gerência de Manutenção tem as seguintes competências:
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I- supervisionar e orientar as atividades desenvolvidas pelas diversas áreas da Gerência de Manutenção;
II- planejar os serviços a serem executados, conforme a necessidade e recursos disponíveis, determinando o tipo de trabalho a ser realizado com emissão de relatórios e comunicações internas;
III- efetuar vistorias aos diversos prédios da Fundação para a verificação dos problemas relativos à manutenção, propondo soluções para as irregularidades;
IV- dirigir as execuções dos serviços (reformas e reparos) assegurando o cumprimento dos prazos e dos padrões de qualidade e segurança recomendado conforme padrões técnicos exigidos;
V- coletar, consolidar, analisar e avaliar dados técnicos dos serviços solicitados, propondo ações de resolutividade para situações de risco iminente das reformas solicitadas;
VI- preparar o programa de trabalhos de todas as oficinas, criando cronogramas e outros subsídios que se fizerem necessários para possibilitar a orientação e fiscalização do desenvolvimento dos serviços necessários aos Centros de Atendimento;
VII- estabelecer diretrizes básicas administrativas e coordenar as áreas de execução da Seção de Manutenção, Serviços e Reformas e Almoxarifado de Manutenção;
VIII- promover, planejar, estimular e coordenar a execução de atividades técnicas, inspecionando as solicitações de serviços encaminhados a esta Gerência, atestando as reais necessidades dos serviços, liberando a execução dos mesmos para a seção de reforma e serviço.
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Artigo 53 – A Seção de Almoxarifado de Manutenção tem as seguintes competências:
I- receber, conferir, armazenar e distribuir os materiais aos Setores operacionais da Gerência de Manutenção e demais órgãos da Fundação;
II- controlar o estoque de materiais utilizados na manutenção dos prédios da Fundação, através de sistema informatizado;
III- emitir balancetes mensais do estoque;
IV- elaborar lista de materiais a serem adquiridos através de licitação, visando manter estoque mínimo;
V- efetuar inventário rotativo bimestralmente, visando o melhor controle do estoque.
Artigo 54 – A Seção de Manutenção, Serviços e Reformas tem as seguintes competências:
I- organizar a execução dos serviços solicitados, através de programação e distribuição considerados de caráter emergencial e prioritário, a todos os Setores envolvidos;
II- coordenar as atividades solicitadas pelos Centros de Atendimento e/ou Setores, visando ao atendimento das demandas, processos e pleitos encaminhados à Gerência de Manutenção;
III- executar tarefas de caráter técnico e emergencial envolvendo toda a equipe da Gerência;
IV- acompanhar e supervisionar as tarefas atribuídas aos Setores juntamente com os encarregados de cada oficina;
V- inspecionar a segurança pessoal nas execuções das tarefas, atentando à proteção individual e coletiva;
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VI- zelar pela conservação e guarda das ferramentas e equipamentos utilizados nas reformas e serviços;
VII- responsabilizar-se pelas equipes auxiliares necessárias à execução das atividades solicitadas para Manutenção.
Seção III
Gerência de Patrimônio Imobiliário
Artigo 55 – A Gerência de Patrimônio Imobiliário tem as seguintes competências:
I- gerenciar, através de seus Setores específicos de regulamentação e controle de próprios, os assuntos referentes aos bens imóveis próprios, cedidos e locados, através de controle documental e manutenção do acervo pertinente a cada bem;
II- executar, através de metodologia específica, as providências visando à inclusão de novos imóveis sob uso desta Fundação, através da elaboração de laudos e relatórios específicos;
III- propor soluções para otimizar e dinamizar o uso de bens imóveis;
IV- adequar os imóveis já utilizados à legislação federal, estadual e municipal, bem como analisar se os imóveis passíveis de utilização cumprem os requisitos legais;
V- garantir a atualização do cadastro de bens imóveis no SGI – Sistema de Gerenciamento de Imóveis.
Artigo 56 – A Seção de Regulamentação tem as seguintes
competências:
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I- adequar os imóveis utilizados e aqueles passíveis de
utilização à legislação federal, estadual e municipal, propondo soluções padronizadas ou específicas a cada caso;
II- manter cadastro específico referente aos imóveis e seu processo de regularização, proporcionando posição atualizada de imóveis regularizados, em processo de regularização e irregulares, indicando as ações necessárias.
Artigo 57 – A Seção de Controle de Próprios tem as seguintes competências:
I- realizar cadastro específico com as informações dos imóveis próprios, locados ou cedidos;
II- manter atualizado o cadastro de bens imóveis no SGI – Sistema de Gerenciamento de Imóveis;
III- manter atualizada toda a documentação pertinente aos imóveis;
IV- elaborar Relatório Anual de Bens e Imóveis, dos imóveis ocupados pela Fundação e daqueles de sua propriedade;
V- manter arquivo de documentos, tais como projetos, escrituras e Decretos, referentes a todos os Centros de Atendimento e Setores da Fundação, disponibilizando para consulta e cópias;
VI- realizar relatórios de avaliação de bens imóveis em consonância com as normas específicas, visando instruir processos de locação e posteriores renovações, bem como avaliações de valor econômico para venda ou posição patrimonial, quando próprios;
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VII- atender demandas de avaliação:
a) a cada período de 12 (doze) meses, para os imóveis já locados pela Fundação, quando solicitado pela Divisão de Suprimentos, visando atestar os parâmetros de mercado dos mesmos, emitindo o Relatório de Avaliação;
b) sempre que solicitado pelos diversos Setores da Fundação, para imóveis a serem locados;
VIII- realizar, em conjunto com os proprietários dos imóveis locados, relatórios de vistoria visando atestar as condições de recebimento, quando do início e término da locação.
Seção IV Gerência de Atividades Complementares
Artigo 58 - A Gerência de Atividades Complementares tem as seguintes competências:
I- gerenciar as atividades desenvolvidas pela Seção de Infraestrutura e Seção de Protocolo;
II- administrar e atuar como gestor dos contratos de prestação de serviços de abastecimento, manutenção e infraestrutura predial das dependências do edifício-Sede;
III- administrar, autorizar e projetar as alterações de layout nas dependências do edifício-Sede;
IV- gerenciar a distribuição de vagas nas garagens.
Artigo 59 – A Seção de Infraestrutura Predial tem as seguintes competências:
I- administrar a prestação dos serviços de abastecimento, manutenção e infraestrutura predial, bem como dos serviços que zelem por seu patrimônio e pelo bem-estar dos servidores que nele trabalham;
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II- providenciar perante os gestores dos contratos de
prestação de serviços de terceiros para abastecimento, manutenção ou infraestrutura das dependências do edifício-Sede, a correta execução dos respectivos contratos, bem como suas renovações ou novos contratos, com a devida antecedência;
III- verificar, periodicamente, o estado geral de conservação e limpeza do prédio, das instalações e do patrimônio mobiliário, cabendo-lhe acionar os responsáveis por sua manutenção preventiva ou corretiva;
IV- responder pela comunicação visual, pelos projetos de layout, pela realocação de áreas e pelas normas de ocupação de todos os espaços, sejam estes de uso geral ou específico;
V- operar e manter em bom funcionamento os seguintes serviços internos: recepção de servidores, autoridades e público em geral, serviços de copa, atendimento do PABX, recebimento ou mudança de mobiliário, recebimento e estoque de material de consumo ou de manutenção predial, troca de luminárias, manutenção hidráulica de banheiros, pintura de paredes internas, movimentação de divisórias, abastecimento dos bebedouros e demais itens de consumo interno dos servidores, à exceção dos materiais de escritório.
Artigo 60 – A Seção de Protocolo tem as seguintes competências:
I- receber, registrar, classificar, autuar e controlar a distribuição de processos, correspondências e papéis;
II- zelar pela guarda e conservação de documentos e processos arquivados;
III- receber e expedir malotes postais;
IV- receber e expedir documentação para os Correios;
V- reproduzir documentos por meio de copiadoras;
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VI- controlar e executar a expedição de documentos por Moto-frete para os órgãos localizados no edifício-Sede;
VII- controlar, receber e expedir Diário Oficial do Estado;
VIII- receber e expedir documentos, objetos e pequenas cargas, através de viatura própria, a locais da Capital externos da Sede;
IX- controlar os contratos de prestação de serviços de malotes, serviços postais e outros correspondentes à área;
X- encaminhar mensalmente relatório à DTI referente às cópias reprográficas da Fundação.
CAPÍTULO VII Divisão de Logística
Artigo 61 – A Divisão de Logística tem a competência de planejar, supervisionar, coordenar, controlar, fiscalizar, armazenar e distribuir materiais, equipamentos, bens móveis, de forma a garantir o fornecimento de materiais e serviços de transportes.
Seção I Gerência de Transportes
Artigo 62 - A Gerência de Transportes tem as seguintes competências:
I- gerir os contratos dos prestadores de serviços visando à maximização dos atendimentos e à eficiência dos recursos públicos utilizados;
II- gerir os contratos de locação, visando economia do erário pela redução com gastos de manutenção, despesas de conservação, licenças e seguros;
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III- desenvolver novas ferramentas de gestão visando alcançar os objetivos de eficiência nos atendimentos, redução dos custos, minimização dos riscos e diminuição dos desgastes de veículos;
IV- avaliar necessidade de aquisições para complementação da frota ou substituição de veículos;
V- avaliar necessidade da conveniência da locação de veículos terceirizados;
VI- analisar e liberar a utilização de veículos oficiais para os servidores legalmente habilitados;
VII- ser intermediário entre a Secretaria de Gestão Pública, na liberação de vagas para aquisição, locação e aumento ou diminuição da frota;
VIII- manter atualizados os sistemas junto à UCTI – Unidade Central de Transportes Internos e o GCTI – Grupo Central de Transportes Internos, com os dados referentes ao consumo de combustível e quilometragem percorrida dos veículos da frota da Fundação, quer sejam próprios ou terceirizados;
IX- garantir o transporte de servidores, adolescentes e mercadorias (almoxarifado e material permanente);
X- zelar pela manutenção preventiva e corretiva dos veículos da frota da Fundação.
Artigo 63 – A Seção de Frota tem as seguintes competências:
I- atender as Requisições de Transporte;
II- emitir relatórios mensais de custos;
III- avaliar os serviços prestados, através da Ficha de Controle de Tráfego;
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IV- receber e distribuir as requisições de transporte entre os motoristas;
V- manter controle de quilometragem e abastecimento de veículos próprios;
VI- emitir Ficha de Controle de Tráfego para todas as requisições;
VII- verificar o cumprimento das requisições em termos de destino e horário;
VIII- fazer a prestação de contas das despesas dos motoristas em viagem;
IX- elaborar escala de serviço dos motoristas;
X- conciliar as necessidades de transporte de pessoas e bens dentro das limitações de veículos e profissionais;
XI- efetuar o transporte de pessoas e bens com profissionalismo, atendendo com proficiência os prazos e características das demandas apresentadas;
XII- efetuar estudo baseado nos principais demandantes, buscando a logística de distribuição e a maximização dos recursos humanos e materiais;
XIII- controlar os contratos de prestação de serviços de empresas terceirizadas correspondentes à área;
XIV- autorizar diariamente, através de sistema integrado (SISDIA), pagamento de diárias a servidores envolvidos em viagens com pernoite.
Artigo 64 – A Seção de Manutenção de Frota tem as seguintes competências:
I- manter controle de quilometragem e abastecimento de veículos próprios e terceirizados;
II- registrar ocorrências e adotar providências, nos casos de acidentes com veículos sob sua responsabilidade;
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III- controlar a manutenção preventiva e corretiva da frota tendo como principal objetivo a preservação dos veículos da Fundação, além de identificar as causas e promover a reeducação dos condutores profissionais ou esporádicos no uso e condução dos veículos;
IV- promover o emplacamento e o licenciamento;
V- realizar o controle de uso e condições dos veículos, através de: a) registro de ocorrências; b) registro de saída e entrada; c) registro de quilometragem percorrida e combustível
consumido; d) elaboração de relatórios e quadros estatísticos; e) preenchimento de impressos e fichas diversas; f) registro de ferramentas, acessórios, sobressalentes e
controle de substituição de peças e acessórios;
VI- controlar e manter o funcionamento dos sistemas de combustíveis e veículos;
VII- elaborar e avaliar juntamente com superior, planilha com os montantes necessários à manutenção da frota da Fundação.
Seção II
Gerência de Distribuição e Controle de Materiais e Bens Móveis
Artigo 65 – A Gerência de Distribuição e Controle de Materiais e Bens Móveis tem as seguintes competências:
I- gerenciar estratégias para a aquisição de materiais (necessidade, quantidade, unidade de medida);
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II- supervisionar o recebimento, o armazenamento, a distribuição e o encaminhamento dos materiais aos solicitantes, bem como os documentos de sua referência;
III- realizar visitas periódicas aos diversos Almoxarifados da Fundação, para verificar e apontar soluções e ou sugestões para as irregularidades apontadas, observando a forma de utilização dos materiais, nível dos estoques, condições de armazenamento e registros efetuados.
Artigo 66 – A Seção de Almoxarifado tem as seguintes
competências: I- controlar as quantidades de materiais disponíveis visando
à manutenção de quantidade mínima em estoque de 30% do total do consumo semestral de cada material;
II- enviar semestralmente à Divisão de Suprimentos, lista atualizada de materiais com as respectivas quantidades necessárias para um consumo de 6 meses, visando subsidiar o planejamento da elaboração dos processos licitatórios;
III- verificar o recebimento dos materiais em relação ao efetivamente licitado em conformidade com o memorial descritivo;
IV- controlar os materiais por meio do Sistema de Controle de Estoque-SCEw, mantendo registro contábil e lista atualizada dos disponíveis;
V- adotar procedimentos visando preservar a embalagem, prevenir a ocorrência de danos e evitar a deterioração dos bens durante o período de armazenamento e transporte para o solicitante;
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VI- receber as Solicitações de Materiais em formulário e diretrizes definidas, garantindo a distribuição dos materiais aos requisitantes, nas quantidades estritamente necessárias, evitando-se a formação de grandes estoques e o risco de mobilizar, desnecessariamente, considerável parcela de recursos financeiros;
VII- elaborar relatórios de materiais de consumo, visando à manutenção de quantidade mínima de estoque;
VIII- realizar inventário rotativo mensal, visando à manutenção rígida do controle e arrumação física do estoque;
IX- realizar inventário físico periódico anual, para verificação da eficácia do controle de bens exercido.
Artigo 67 – A Seção de Patrimônio tem as seguintes competências:
I- cadastrar, identificar e controlar todos os materiais permanentes;
II- encaminhar Relatório de bens patrimoniais para que o detentor possa realizar inventários físicos sempre que necessário;
III- prestar contas à GMBM do inventário realizado pelos Centros de Atendimento;
IV- analisar e formalizar os processos de incorporações, transferências e baixas de materiais permanentes;
V- emitir o “Termo de Responsabilidade” contendo o nome e sigla da área, nome do responsável, número de patrimônio, e descrição do bem móvel;
VI- orientar quanto às providências sobre sua destinação, sempre que for solicitada baixa patrimonial;
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VII- solicitar às unidades funcionais, posição relativa dos bens móveis à disposição delas para fins de conferência e controle;
VIII- orientar os Centros de Atendimento sobre os procedimentos legais de guarda, controle e manutenção dos bens, para que elas possam exercer constante fiscalização quanto ao uso dos mesmos;
IX- receber o bem acompanhado da Nota Fiscal e Pedido de Fornecimento e seguir a rotina do cadastro;
X- enviar à DSUP a Nota Fiscal devidamente assinada para sua contabilização;
XI- fixar a identificação patrimonial quando da distribuição do bem;
XII- providenciar o envio do bem ao Setor que o requereu, acompanhado do Termo de Responsabilidade;
XIII- responder pela guarda provisória, controle e condições de segurança dos bens permanentes, até a sua distribuição;
XIV- acompanhar e manter atualizado o sistema de controle de bens patrimoniais, assegurando as ações necessárias à sua operacionalização e aperfeiçoamento.
Artigo 68 – O Núcleo de Produção Gráfica tem as seguintes competências:
I- receber, triar e analisar os pedidos de formulários solicitados por meio de sistema próprio;
II- acompanhar, através do “Relatório de Requisição” a programação de atendimento;
III- informar aos requisitantes dos pedidos atendidos que poderão ser retirados no próprio Núcleo;
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Continuação da Portaria Administrativa nº 574/2013 -53-
IV- providenciar o encaminhamento dos pedidos atendidos e não retirados ao requisitante por meio do serviço de malote ou utilizando a programação de envio de materiais da Seção de Almoxarifado;
V- zelar pela guarda de originais de todos os documentos a serem impressos;
VI- zelar pelo uso adequado e conservação das instalações, equipamentos e materiais disponíveis para utilização;
VII- acompanhar e garantir o cumprimento de contratos de prestação de serviços de terceiros;
VIII- acompanhar o recebimento, a conferência, o armazenamento e a utilização de materiais específicos da área;
IX- apresentar relatórios gerenciais mensalmente da produção gráfica à Divisão de Logística.
TÍTULO III
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 69 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação e revoga a Portaria Administrativa nº 919/2012.
Dê-se ciência.
Cumpra-se.
Publique-se.
G.P., em 05 de julho de 2013.
Berenice Maria Giannella
Presidente DA/ths