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Das große Praxishandbuch
Büroorganisation, Chefassistenzund Arbeitsoptimierung
Profi-Wissen für Sekretariat, Chefentlastungund Office Management
Gabriele Ried-Hertlein
Das große PraxishandbuchBüroorganisation, Chefassistenz und ArbeitsoptimierungProfi-Wissen für Sekretariat, Chefentlastung und Office Management
Autorin: Gabriele Ried-Hertleinwww.aktuelles-sekretariatshandbuch.de
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek:
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der DeutschenNationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind unter www.dnb.de zu finden.
1. Auflage, POD-8.0 Druckversion vom 01.09.2017
Redaktion: Mathias Repka, Dipl.-Medienwiss., Maria-Magdalena Kielholz
Layout, Satz und Druck: Schlötel GmbH, Ziegelhüttenweg 4, 98693 IlmenauPrinted in Germany
Umschlaggestaltung: Schlötel GmbH, Ilmenau
© 2009 - 2017 EduMedia GmbH, StuttgartAlle Rechte, insbesondere das Recht zu Vervielfältigung, Verbreitung oder Übersetzung, vorbehalten.Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigtoder verbreitet werden.Der Verlag haftet nicht für mögliche negative Folgen, die aus der Anwendung des Materials entstehen.
Internetadresse: http://www.edumedia.de
ISBN 978-3-86718-404-5
3
Inhalt
Inhaltsverzeichnis
1 Arbeitsmittel und Büroausstattung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.1 Revolutionieren Sie Ihren Schreibtisch-Arbeitsplatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.1.1 Die richtigen Arbeitsmittel am richtigen Platz - Weniger ist mehr . . . . . . . . . . . 16
1.1.2 Schritt 1: Optimieren Sie Ihre Grundausstattung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Verwenden Sie die optimalen Kalendarien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Kreieren Sie Ihr schnelles Tisch-Daten-Verzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Schluss mit Zetteln: ein A4-Speicher beendet das Chaos . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Vielfalt in einem einzigen Schreibgerät: Der All-In One-Pen . . . . . . . . . . . . . 21
1.1.3 Schritt 2: Gewinnen Sie Platz für Ihre aktuelle Aufgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Zaubern Sie Ihre Unterlagen in Zuständigkeitsmappen . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.2 Bereitschafts-System im Rollcontainer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.2.1 Wiedervorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.2.2 Wissensmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.2.3 Aktuelle Projekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.3 Neue Technik und Gesundheitsaspekte bei der Printausstattung . . . . . . . . . . . . 32
1.3.1 Setzen Sie in Ihrem Büro ein All-in-one-Gerät ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.3.2 Kabellos Drucken von unterwegs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
1.4 Die ergonomischen Empfehlungen für das Büro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
1.4.1 Arbeiten Sie mit flexibler Schreibtischhöhe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
1.4.2 Finden Sie Ihren passenden Schreibtischstuhl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
1.4.3 Die optimale Ausstattung Ihres PC-Arbeitsplatzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Standort, Licht, Abstand, Höhe und Neigung des Monitors . . . . . . . . . . . . . 38
Keine falsche Armhaltung vor der Tastatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Verwenden Sie passende Computermaus und neueste Gelauflage . . . . . . . . 40
Entspannte seitliche Handposition mit der neuen Vertikalmaus . . . . . . . . . 40
Innovation „RollerMouse“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Für unterwegs die scheckkarten-große Computermaus . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Der richtige Platz für den Konzepthalter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
1.4.4 Die drehbare Halterung für Ihren Tablet-Computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
1.4.5 Kurzgymnastik zwischendurch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Mit innovativer Software Dehnübungen vor dem Bildschirm . . . . . . . . . . . . 44
Fitnessverbesserung per App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4
Inhalt
2 Zeit- und Arbeitsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.1 Souverän den Arbeitstag beginnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.2 Lernen Sie Prioritäten richtig zu setzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.3 Qualifiziert organisieren: proaktiv und initiativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.3.1 Denken Sie immer voraus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.3.2 Arbeiten Sie zielführend und zeitsparend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.4 Effizient Aufgaben managen mit der Methode 4C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
2.4.1 Arbeitsweise mit der Methode 4C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.4.2 Effekt der Methode 4C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.4.3 4C-Phase: Create / AUFGABEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
2.4.4 4C-Phase: Control / DELEGIERTES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
2.4.5 4C-Phase: Communicate / BERICHT AN DEN CHEF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
2.4.6 4C-Phase: Conferences / TERMINVORBEREITUNGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
2.4.7 Konsequenz der Methode 4C im Sekretariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
3 Ihr Organisationszentrum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.1 Termin-Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.1.1 Terminplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.1.2 Kurznotiz im Schreibtischkalender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.1.3 Elektronische Terminverwaltung mit Ihrem Mailsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Freie Termine finden, einladen und Teilnahmestatus prüfen . . . . . . . . . . . . 71
Wie Sie vorbereitete Einladungen „zwischenparken“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Vorsicht bei Meeting-Absagen mit einem „DECLINE“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Frühzeitig Appointments eintragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Wo finden Sie alle Einladungen mit Antworten auf einen Blick? . . . . . . . . . 74
3.1.4 Professionelle Terminierung mit Ihren Geschäftspartnern . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
3.1.5 Die schnelle webbasierte Terminfindung via Doodle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
3.1.6 Endlos lange Status-Besprechungen clever mit Stehmeetings verkürzen . . . . . . . 78
3.1.7 Nutzen Sie die Vorteile einer Phone Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
An Ihrem Telefonapparat Konferenzen makeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Die große oder weltweite Telefonkonferenz organisieren . . . . . . . . . . . . . . . 79
Virtuelle Konferenzen via Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
5
Inhalt
3.1.8 Standardisieren Sie Ihre Besprechungsagenda mit automatischerUhrzeitberechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
3.2 Wiedervorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
3.2.1 Richtiger Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
3.2.2 Den Output zuverlässig bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
3.3 Archivierung mit Papierablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
3.3.1 Die aktuelle Ausstattung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Neue Technik bei Ordnern und Rückenschildern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Beispiele für optimale Heftgeräte und Locher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.3.2 Reduzieren Sie konsequent Ihr Ablagevolumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
3.3.3 Wann ist die beste Zeit für die laufende Ablage? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.3.4 Kennen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.3.5 Gewusst wie - Praxistipps für die rationelle Ablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Trends für die Visitenkarten-Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Akkurat Originalverträge versenden und ablegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Wer hat wann Unterlagen entnommen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
3.3.6 Projekte rationell gestalten und archivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Projektmappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Projektabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Verwaltung der eigenen Projekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
3.4 Elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
E-Mails in wenigen Schritten auf die Festplatte auslagern . . . . . . . . . . . . . . 102
In Sekundenschnelle E-Mails auf externe Datenträger speichern . . . . . . . . 102
4 Ihr Kommunikationszentrum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
4.1 E-Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
4.1.1 „Fräulein Müller, bitte zum Diktat!“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
4.1.2 Besser kommunizieren mit dem E-Mail-Knigge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Anrede und Gruß, das neue Gesetz für die Fußzeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Das Duzen in E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Kennen Sie die gängigen Emoticons? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
6
Inhalt
4.1.3 Wie verwalten Sie zeitsparend und klug Ihr E-Mail-Konto? . . . . . . . . . . . . . . . . 106
In welcher Reihenfolge öffnen Sie neue E-Mail-Eingänge? . . . . . . . . . . . . . 108
4.1.4 Eiserne Regel, wie Sie auf Anhänge/Rechnungenvon unbekannten Mailabsendern reagieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
4.1.5 Strukturieren Sie gekonnt die E-Mail Flut Ihres Chefs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
E-Mails mit Aufgabenstellungen zuverlässig managen . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Zeitnah den aktuellen Status der unerledigten E-Mails vorlegen . . . . . . . . . 111
Verwalten Sie Rückfragen und Antworten in Mail-Ordnern . . . . . . . . . . . . 111
4.1.6 Wie können Sie Invitation-Accepts aus Ihrer Mailansicht fernhalten? . . . . . . . 112
4.1.7 Drei Möglichkeiten, E-Mails nach Stichworten zu finden . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
4.1.8 Sie können per E-Mail-Message um Rückruf bitten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
4.1.9 Definieren Sie Lese- und Schreibrechte für E-Mails und Kalender . . . . . . . . . . . 116
4.1.10 Sensibler Umgang mit vertraulichen E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
4.1.11 Abwehr der leidigen „Spam-Mails“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Schalten Sie die Beschwerdestelle für „Spam“-E-Mails ein . . . . . . . . . . . . . . 118
Was Sie aktiv unternehmen bzw. strikt unterlassen sollten . . . . . . . . . . . . . 118
4.2 Briefpost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
4.2.1 Ausgangspost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Mit einem Klick zu den Postleitzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Schnelles Finden der korrekten Postgebühren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Nutzen Sie die richtigen Adress-Etiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
4.2.2 Eingangspost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Eingangspost digitalisiert erhalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Ärgernis Werbesendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Werbepost an ausgeschiedene Kollegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
4.3 Telefonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
4.3.1 Tauschen Sie Ihren Telefonhörer gegen ein modernes Head-Set ein . . . . . . . . . 127
4.3.2 Per Tastenkombination zu allen internen Telefonnummern . . . . . . . . . . . . . . . 128
4.3.3 Telefonnummern worldwide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
4.3.4 Die nationale und internationale Buchstabier-Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
4.3.5 Telefonwarteschleifen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
4.3.6 Gesprächsnotiz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
4.3.7 Trainieren Sie Ihre Telefonstimme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
7
Inhalt
4.3.8 Verhaltenskompetenz am Telefon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
„Für diese Frage bin ich aber überhaupt nicht zuständig.“ . . . . . . . . . . . . . 136
Wie gehen Sie mit Beschwerden um? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Anrufe zu einem ungünstigen Zeitpunkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
4.3.9 Gekonnt von Ihrem Geschäftspartner verabschieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
4.3.10 Was Sie zu „Belästigender Telefonwerbung“ wissen sollten . . . . . . . . . . . . . . . . 138
4.3.11 Schirmen Sie vor unseriösen Anrufern ab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Wie erkenne ich Head-Hunter und Adressenverlage? . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Selektieren Sie taktisch klug telefonische Werbeangebote . . . . . . . . . . . . . . 143
Verbindlich reagieren bei Anrufern „in persönlicher Sache“ . . . . . . . . . . . . 144
4.3.12 Die einfache Regel, wer zuerst durchstellt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
4.4 Telefax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
4.4.1 Kein Problem mehr bei Telefon- und Fax-Nummern-Verwechslung . . . . . . . . . 146
4.4.2 Unterbinden Sie unerlaubte Telefax-Werbung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
4.5 Korrespondenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
4.5.1 Schnelle Hilfe bei Fragen zur Rechtschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
4.5.2 Gestaltungsregeln für Textverarbeitung mit DIN 5008 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
4.5.3 Die wichtigen Standards für Anschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.5.4 Amtliche Regelung zu Anreden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
4.5.5 Unterschriften und Vollmachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
4.5.6 Addresses and salutations in english language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
4.5.7 Schreibrichtlinien für Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Datumschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Uhrzeitangabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Telefonnummern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Telefaxnummern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Postfachnummern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Postleitzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Bankleitzahlen/BIC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Kontonummern/IBAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Geldbeträge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
4.5.8 Musterbriefe zu persönlichen Anlässen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
4.5.9 Musterbriefe zu geschäftlichen Anlässen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
8
Inhalt
5 Gäste und Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
5.1 Exzellente VIP-Betreuung im Office (Checkliste) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
5.1.1 Business-Etikette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Wer reicht wem zuerst die Hand? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Begrüßungsreihenfolge in einer Gruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Personen einander vorstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Verabschiedung von Gästen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
5.1.2 Was Sie bei der Speiseauswahl beachten sollten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
5.1.3 Gästen zum Meeting stilsicher Getränke und Snacks reichen . . . . . . . . . . . . . . 176
5.1.4 Die rechtzeitige Raumreservierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
5.2 Die VIP-Einladung zum Abendprogramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
5.2.1 Korrekte Sitzordnung für Ihre Ehrengäste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Der Ehrenplatz beim Geschäftsessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Die Ehrenplätze während eines Veranstaltungsprogramms . . . . . . . . . . . . . 179
Profis kennen auch die Sitzordnung für die Autofahrt . . . . . . . . . . . . . . . . 179
5.2.2 Ihre perfekte Teilnahme am Geschäftsessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Kleines 1x1 für die Platzordnung zu Tisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Schwierige Gerichte gekonnt zelebrieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
5.3 Hotel-Tagungen mit Rahmenprogramm (Checkliste) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
5.3.1 Wählen Sie in drei Schritten Ihr Tagungshotel aus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
5.3.2 Wo finden Sie das passende Rahmenprogramm? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
5.3.3 Die Tagungsteilnehmer perfekt informieren und einladen . . . . . . . . . . . . . . . . 189
5.3.4 Die geeigneten Namensschilder vorbereiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
5.3.5 Feedback zur Veranstaltung einholen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
5.4 Für Messebesuche rechtzeitig an allen Rädern drehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
5.4.1 Das Abenteuer der Hotelsuche für Messen elegant meistern . . . . . . . . . . . . . . . 196
5.5 Lassen Sie faszinierende Firmenpräsentationen inszenieren . . . . . . . . . . . . . . . 197
5.6 Pflege der Unternehmenskultur mit gehobenen Mitarbeiter-Events . . . . . . . . 198
5.6.1 Welche kreativen Ideenschmieden helfen bei der Eventplanung? . . . . . . . . . . 198
5.6.2 Maßgeschneiderte Incentivereisen für Top-Mitarbeiter (Checkliste) . . . . . . . . . 199
5.6.3 Der richtige Rahmen für Dienstjubiläumsfeiern (Checkliste) . . . . . . . . . . . . . . 202
5.7 Karrieresprung zur Eventmanagerin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
9
Inhalt
6 Reiseorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
6.1 Vorausschauend die Abwesenheit organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
6.2 Die professionelle Reisemappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
6.3 Setzen Sie Ihre aktuellen Länderkenntnisse ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
6.3.1 Reisehinweise und Besonderheiten in europäischen Staaten . . . . . . . . . . . . . . . 211
6.3.2 Die unterschiedlichen Zeitzonen der Welt leicht umgerechnet . . . . . . . . . . . . 212
6.3.3 Geschäftlich stilsicher auf fremdem Parkett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
6.4 Anreisen mit dem PKW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
6.4.1 Planen Sie mit Routenplanern die rechtzeitige Abfahrt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
6.4.2 Staus rechtzeitig kennen und umfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
6.4.3 Treffpunkt Autobahn-Raststätte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
6.5 Anreisen per Flugzeug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
6.5.1 Wo finden Sie Informationen zu allen Flughäfen der Welt? . . . . . . . . . . . . . . . 225
6.5.2 Der aktuelle Status zu Start und Landung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
6.5.3 Kennen Sie IATA- und 2-Letter-Code der Airports und Airlines? . . . . . . . . . . . . 227
6.5.4 Wie weit liegt der Airport von der Tagungslocation entfernt? . . . . . . . . . . . . . . 227
6.5.5 Holen Sie Preisvergleiche für Ihre Flugbuchung ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
6.5.6 Präsentieren Sie übersichtlich Ihre Flugalternativen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
6.5.7 Nutzen Sie den zeitsparenden Online Check-In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
6.5.8 Checken Sie das Reisegepäck Ihres Chefs vom Büro aus ein . . . . . . . . . . . . . . . 233
6.5.9 Lässt sich Ihr Chef für die mobile Bordkarte per Handy begeistern? . . . . . . . . . 234
6.5.10 Die gesetzlichen Entschädigungsansprüche bei Flugverspätungen . . . . . . . . . . 234
6.6 Anreise mit der Bahn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
6.6.1 Die Vorteile einer Online-Buchung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
6.6.2 Kennen Sie die Hotline-Nr. der Deutschen Bahn? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
6.6.3 Serviceprogramm für Bahn-Karteninhaber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
6.6.4 App für Bahnreisende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
6.6.5 Bahnreisende erhalten bei Zugverspätungen finanzielle Entschädigung . . . . . 237
6.7 Der moderne Weg zum Taxi-Ruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
6.8 Übernachtungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
6.9 Travelmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
10
Inhalt
7 Aktuelles IT-Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
7.1 Problembehebung in der Praxis mit den MS Office- Programmen . . . . . . . . . . 242
7.2 Lösen Sie gekonnt spezielle Print-Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
7.2.1 Wann sollten Sie Druckaufträge auf Landscape/Landschaft stellen? . . . . . . . . . 242
7.2.2 Texte aus einer Website ohne unerwünschte Seitenspalten und Werbeblöcke drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
7.2.3 Wann arbeiten Sie mit Screenshots? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
7.3 Elektronisch Daten mit Hyperlinks, Shortcuts, Hotspots vernetzen . . . . . . . . . . 245
7.3.1 Hotspot-Antwort-Buttons einfügen für die automatisierte Antwort . . . . . . . . . 245
7.3.2 Verwendung von Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Intranet- und Internetseiten per Shortcut einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Dateien per Shortcut einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
E-Mails per Shortcut miteinander verlinken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
7.3.3 Hyperlinks einsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Internetadressen per Hyperlink einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Dateien, Mail-Adressen, URL per Hyperlink-Textstelle einfügen . . . . . . . . . 248
Über Registerkarten Dateien, Mails, Web-Adressen verlinken . . . . . . . . . . . 249
7.3.4 In MS-Office-Dokumenten Shortcuts und Hyperlinks verwenden . . . . . . . . . . 251
MS Office Dokumente per Shortcut miteinander verlinken . . . . . . . . . . . . 251
Dateien, Mail-, Web-Adressen per Hyperlink-Textstelle einfügen . . . . . . . . 251
7.4 Per Bookmark aus Datenbanken Icons auf den Workspace laden . . . . . . . . . . . 253
7.5 Mit dem Teamroom vertrauliche Daten managen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
7.6 Sparen Sie sich Merkarbeit bei Aktualisierung der IT-Passwörter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
7.6.1 Ist die Wiederholung des Mail-Passwortes notwendig? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
7.7 Nutzen Sie klug das Informationsmedium Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
7.7.1 Internet-Recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
Suche nach einem bestimmten Begriff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
Suche nach unvollständigen Begriffen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
7.7.2 Lassen Sie sich automatisch News aus dem Internet zusenden . . . . . . . . . . . . . 260
7.7.3 Arbeiten Sie mit Internet Favoriten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
7.7.4 Adieu Rechenmaschine: Lösen Sie Mathematikaufgaben mit Google . . . . . . . . 261
11
Inhalt
7.7.5 Apps auf Smartphones oder Tablet-PCs installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
7.7.6 Tricksen Sie Hacker beim Web-Zugang aus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
7.8 Begriffe aus dem IT-Bereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
8 Betriebswirtschaftliches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
8.1 Bilanztechnische Begriffe (deutsches / amerikan. Recht US-GAAP) . . . . . . . . . . 266
8.2 Banken und Aktienbeteiligungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
8.2.1 Die Bundesbank, die Europäische Zentralbank (EZB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Aufgaben der Deutschen Bundesbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Aufgaben der Europäischen Zentralbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
8.2.2 Die Weltbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
8.2.3 Der Internationale Währungsfonds IWF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
8.2.4 SEPA, der gemeinsame Euro-Zahlungsraum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
IBAN (International Bank Account Number) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
BIC (Bank Identifier Code) bzw. SWIFT-Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
8.2.5 Was bedeutet in der Wirtschaft eine „Feindliche Übernahme“? . . . . . . . . . . . . 275
8.3 Management-Instrumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
8.3.1 Kaizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Die 5 S-Bewegungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Die 6 M-Checkliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Die 3 Mu-Checkliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Die 7 Verschwendungsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Just in Time (JiT), Just in Sequence (JiS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Just in Sequence (JiS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
8.3.2 SWOT-Analyse (Stärken-Schwächen, Chancen-Bedrohung) . . . . . . . . . . . . . . . 278
8.3.3 Benchmark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
8.3.4 Kreativitätstechnik Brainstorming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
12
Inhalt
9 Verhaltenspsychologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
9.1 Steigern und pflegen Sie Ihre körperliche Fitness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
9.2 Setzen Sie die Kraft der positiven Gedanken ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
9.3 Lernen Sie gekonnt und freundlich Nein zu sagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
9.4 Welches Zauberwort Sie Ihrem Kopf bei Stress zurufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
9.5 Halten Sie Ihre Impulskontrolle auf höchstem Niveau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
9.6 Erkennen Sie mit der Maslow-Pyramide Verhaltensmotive . . . . . . . . . . . . . . . . 287
9.7 Konflikte präventiv vermeiden mit Ihrem Talent zur Empathie . . . . . . . . . . . . 288
9.8 Wie werden Sie einmalig und unverwechselbar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
9.8.1 Ergänzen Sie Ihre Talente mit den richtigen Softskills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
9.8.2 Lassen Sie sich von Ihrem Fashion-IQ beraten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
9.9 Was Ihr Chef von Ihnen erwartet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
9.10 Der gekonnte Umgang mit unterschiedlichen Chefpersönlichkeiten . . . . . . . . 293
9.10.1 Der autoritäre Machtmensch - Der gefürchtete, unberechenbare Chef . . . . . . . 293
9.10.2 Der Choleriker - Der lebhafte, spontane Chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
9.10.3 Der Ausbeuter - Der stoische, souveräne Chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
9.10.4 Der Kontrollierer - Der zwanghafte Chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
9.10.5 Der Kreative - Der überaktive, extrovertierte Chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Schlussbemerkung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Sekretärin oder Assistenin oder Organisationsmanagerin? . . . . . . . . . . . . . 299
Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Ist Ihr Verdienst angemessen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Anhang IT-Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Problembehebung in der Praxis mit den MS-Office-Programmen . . . . . . . . . . . 306
Praktische Tipps zu Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Kleine Tricks bei Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Begriffe aus dem IT-Bereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Sachwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
1Arbeitsmittel und Büroausstattung
16
Arbeitsmittel und Büroausstattung1
1.1 Revolutionieren Sie Ihren Schreibtisch-Arbeitsplatz
1.1.1 Die richtigen Arbeitsmittel am richtigen Platz - Weniger ist mehr
Neben der Standardausrüstung wie Telefonapparat, Rechner/Tastatur/ Bildschirm, Rechen-maschine, wenn Sie mögen eine Schreibtischuhr mit integriertem Radio und Ihr Trinkgefäß,haben sich in den meisten Büros im Laufe der Zeit viel zu viele Utensilien auf dem Schreib-tisch angesammelt: Büromaterial, das nicht täglich gebraucht wird, Stifte, Klebestreifen,Marker, Zettelblöcke sowie Listen, von denen man sich einfach nicht trennen kann, einge-staubte Urlaubssouvenirs, Lesestoff, der längst nicht mehr aktuell ist.
Können Sie die Fläche Ihres Schreibtisches nicht mehr sehen,
weil sich Unterlagen in zahllosen Aktendeckeln, Klarsichthüllen oder Ordnern stapeln,
weil Zeitschriften, ein überquellender Wiedervorlage-Pultordner, E-Mail-Ausdrucke, loseZettel und besonders Ihre heiß geliebte „zunotierte" Schreibtischunterlage den Arbeitsplatzzumüllen?
Dann wird es allerhöchste Zeit für eine Veränderung:
Erreichen Sie dies in zwei Schritten:
Schritt 1: Optimieren Sie Ihre Grundausstattung
Schritt 2: Gewinnen Sie Platz für Ihre aktuelle Aufgabe
Nach der Methode 4C ist Ihre Schreibtischfläche nur die Plattform für
Ihre Grundausstattung und
Ihre aktuelle Aufgabe
17
Arbeitsmittel und Büroausstattung 1
1.1.2 Schritt 1: Optimieren Sie Ihre Grundausstattung
Trennen Sie sich von Ihren „Gewohnheits-Arbeitsmitteln“, die Sie nur sporadisch verwen-den und sogar in unterschiedlicher Ausführung auf Ihrem Schreibtisch präsentieren. Ver-bannen Sie das Hilfsmaterial in eine Schublade.
Verwenden Sie die optimalen Kalendarien
Beim täglichen Einsatz Ihres elektronischen Terminkalenders werden Sie schon festgestellthaben, dass es sich beim Lese- und Geschwindigkeitskomfort ähnlich verhält wie mit derTageszeitung: Die elektronische Informationsquelle des Internet konnte dem gedrucktenWort in Ihrer Morgenzeitung nicht den Rang ablaufen.
Die unstreitbaren Vorteile des elektronischen Kalenders liegen in der pluralen Zugangsmög-lichkeit und der leichten Terminfindung für Besprechungen mit einem großen Teilnehmer-kreis, aber in Punkto schnelles Durchblättern und rasches Erfassen der Termindetails ist derPapierkalender unstreitbar die Nummer Eins.
Die Grundausstattung auf Ihrem Schreibtisch muss qualitativ hoch sein und soll sichnur auf das Wesentliche beschränken:
Kalendarien
Schnelles Datenverzeichnis
Tagesnotiz
3-Farb-Kugelschreiber mit Radiergummi
Arbeiten Sie neben dem elektronischen Kalender mit 2 Papierkalendern:
Schreibtisch-Wochenkalender: Terminkalender in Wochenansicht für Kurzeintra-gungen (siehe Seite 70) und schnellste Information
Mehrmonatskalender: 3- oder 4-Monats- Wand- oder Standkalender mit KW-An-gabe für die rasche Zeitraumerfassung.
© Andre N. / PIXELIO © Romy2004 / PIXELIO
18
Arbeitsmittel und Büroausstattung1
Kreieren Sie Ihr schnelles Tisch-Daten-Verzeichnis
Was unternehmen Sie, wenn Ihr Rechner wegen dringender Wartung oder Virenbeseitigungextrem langsam ist oder auf wichtige Datenbanken für ein paar Stunden gar kein Zugriffbesteht?
Bleiben Sie mit wichtigen Informationen und Daten autark!
Sie können für die Daten farblich unterschiedliche Einhängehüllen verwenden und seitli-che Titelreiter einsetzen. Sie klappen den Datenträger auf und haben zu jedem Zeitpunkt diewichtigen Daten parat und doch nicht für jedermann sichtbar.
Wichtige Notizen oder den Ausdruck der Einladung zur gerade stattfindenden Sitzungnimmt der Datenträger ebenfalls vorübergehend (vorn oder mittendrin mit einem Clip ange-heftet) auf.
Psycho-Faktor:Sie bleiben gelassen, weil Sie mit wichtigen Daten und Informationen nicht von der Lei-stung Ihres Rechners abhängen.
Stellen Sie einen Print-Datenträger mit Ihren wichtigen Daten auf IhrenSchreibtisch.
Tisch-Prospekthalter
1 ) Treffen Sie eine Auswahl aller Daten, dieschnell von Ihnen erwartet werden. ZumBeispiel Produktnummern, Terminpläne,Lagepläne, Organigramme und Telefon-Nummern, sofern Sie keine technischeSuchfunktion direkt an Ihrem Telefonappa-rat haben.
2 ) Drucken Sie einmalig die wichtigen Seiten aus Ihrer Datenbank aus:
Haken Sie die Namen/Daten im jeweili-gen Verzeichnis an
und geben beim Druckauftrag „VIEW“ an.
3 ) Schieben Sie die Ausdrucke in die Einhängehüllen Ihres „Datenträgers“ aufIhrem Schreibtisch. (Zum schnelleren Einschieben schneiden Sie die Aus-drucke eventuell etwas schmaler.)
Vario Display System table 10 Nr.
5570 von DURABLE,
DURABLE Hunke und Jochheim
GmbH & Co. KG, Iserlohn
19
Arbeitsmittel und Büroausstattung 1
Schluss mit Zetteln: ein A4-Speicher beendet das Chaos
Wohin nur mit den Notizen und telefonischen Informationen?
Sie notieren Anrufe und wichtige Informationen auf farblichen Merkzetteln und kleben dieseauf Ihren Bildschirm?
Nach Erledigung werfen Sie einige Merkblätter in den Papierkorb, andere zieren auf Dauerden Monitor?
Sie notieren Anrufe auf Ihre Schreibtisch-Unterlage und streichen die Notizen nach Erledi-gung wieder aus, so dass Ihre Schreibtisch-Unterlage in absehbarer Zeit chaotisch voll wird?
Beenden Sie die Zettelwirtschaft auf Ihrem Schreibtisch!
Sie können Ihre Tagesnotitz mit einem Clip auf die erste oder eine andere beliebige SeiteIhres „Datenträgers“ klemmen oder neben Ihr Telefon legen und haben für sich und zurInformation Ihres Chefs sofort alles im Blick.
Drücken Sie jeden Morgen den Eingangsstempel auf Ihr aktuelles Blatt und legen oder klem-men es auf die Tagesnotizen der Woche.
Psycho-Faktor:Sie übergeben die Merkfunktion für Rückrufe und Informationen Ihrer Tagesnotitz undhaben Kapazität und Konzentration für die gerade aktuelle Aufgabe. Sie bleiben ausgegli-chen.
Schreiben Sie Telefonate und Notizen auf einen A4-großen Notizenspeicher.
Tagesnotitz
Notieren Sie Anrufername und Thema sofort bei Anruf auf Ihrer Tagesnotitz,einschließlich Rückruf-Nummer, sobald Sie Rückruf vereinbart haben.
Halten Sie alles Wichtige, wann immer es Ihnen einfällt, als perfektes Brain-storming auf dem Stichwort-Feld Ihrer Tagesnotitz fest.
2Zeit- und Arbeitsmanagement
48
Zeit- und Arbeitsmanagement2
2.1 Souverän den Arbeitstag beginnen
Sie greifen morgens zur ersten griffbereiten Unterlage und lesen sie durch?
Sie schalten manche Geräte ein, manche noch nicht?
Sie greifen als erstes zum Telefonhörer?
Sie schalten zuerst Ihren Rechner ein und lesen Ihre neuen E-Mails durch?
Psycho-Faktor:Sie werden in kürzester Zeit das unruhige Gefühl haben, dass Sie alles angefangen undnichts erledigt haben.
Ritualisieren Sie Ihren Arbeitsbeginn mit „STARTE“.
Erst nach dem Einschalten, Versorgen und Überblicken entscheiden Sie, mit welcher Ak-tivität Sie beginnen müssen.
Psycho-Faktor:Sie haben das souveräne Gefühl, einen guten Überblick über das Tagesprogramm zu habenund wissen genau, dass Sie nun mit dem wirklich Wichtigen beginnen.
StromPC und Drucker einschalten
TagesverbrauchPapier für Drucker und Fax nachlegenHefter und andere Geräte füllen
Aktuelles Datum3-Monatskalender und Eingangsstempel aktualisieren
Rituale für das WohlbefindenFenster ganz öffnenKaffee vom Automaten / Stilles Wasser einschenken Blumen versorgen
TagesüberblickTelefon: Blinkt die „Anrufliste“?Terminkalender: 1. Termin heute wann/werFax-Gerät: Ist neue Post angekommen?Wiedervorlagen entnehmen
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Zeit- und Arbeitsmanagement 2
2.2 Lernen Sie Prioritäten richtig zu setzen
Wählen Sie Menüvorschläge für die Mitarbeiter-Weihnachtsfeier aus,weil es eine angenehme Beschäftigung ist?
Heften Sie einige dicke Unterlagen in Ordner,weil Sie die lästige Ablage so schnell als möglich hinter sich bringen möchten?
Antworten Sie auf eine nicht eilige Mail sofort,weil es schnell geht?
Wenn Sie sich mit schnellen, aber unwichtigen Dingen in der Hochleistungszeit des Vormit-tags beschäftigen, haben Sie und Ihre Firma wertvolle Zeit verschenkt, weil Sie für die kniff-ligen und wichtigen Aufgaben am Nachmittag in der Phase eines möglichen Leistungstiefsmehr Arbeitszeit aufwenden müssen.
Es hinterlässt im Übrigen keinen wirklich guten Eindruck, wenn Ihr Chef Sie um einenZwischenbericht zu einem wichtigen Vorgang bittet und Sie mit tausend unwesentlichenKleinigkeiten glänzen können, die Sie stattdessen „gemeistert“ haben.
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nicht nach persönlicher Neigung!
Die Aufgabe mit der größten negativen Auswirkung für die Firma bei einemVerschieben ist am wichtigsten und wird damit am eiligsten.
Erledigen Sie Nicht-Wichtiges (aber schnell zu Erledigendes) nicht in derHochleistungsphase am Morgen.
Aktivieren Sie Ihre Impulskontrolle (siehe Seite 286) und legen objektiv undklug fest, welche Aufgabe die 1. Priorität hat.
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Zeit- und Arbeitsmanagement2
In aller Regel hat Wichtiges Vorrang vor Eiligem:
Bei eiligen Zahlenpräsentation hat richtig Priorität vor schnell:
Aufgabenart Beispiel Tageszeit
1.
Priorität
Wichtige Aufgabe Einbestellung der Betriebsver-tretung zur Abstimmung einer geschäftspolitischen Maß-nahme.
Vormittag
2.
Priorität
Eilige Aufgabe Einladung der Mitarbeiter für eine aktuelle Firmeninforma-tion.
Vormittag
3.
Priorität
Aufgabe mit späterer Terminstellung
Internet-Recherchen, Präsent für einen Geschäftspartner fin-den und vorschlagen
Nachmittag
letzte
Priorität
Aufgaben, die leicht und schnell erledigt werden können
Büromaterial bestellen Ablagearbeiten
Später Nachmit-tag, kurz vor Feier-abend
FALLBEISPIEL
Eine Kollegin musste in Abwesenheit ihres Chefs aus ihrem Bereich wichtige Unterlagenin kürzester Zeit zusammenstellen, die zu einem Benchmark mit einer anderen Einheit derGesellschaft herangezogen werden sollten.
Sie recherchierte in größter Eile die Personalzahlen, Prozentsätze zu Umsatzanteilen undsuchte in der Datenbank nach strategischen Plänen. Alles wurde ohne grobe Prüfung auf Richtigkeit, aber „on time“ per Mail abgesandt.
Das dazu einberufene Benchmark-Meeting musste allerdings bald unterbrochen werden, weil in der Eile die Umsatzanteile unvollständig abgeliefert wurden. Bei dieser Gelegen-heit überprüfte der Gesellschaftsvertreter vorsichtshalber auch die Strategie und stellte fest, dass nicht die letztgültige Fassung mit wesentlich positiveren Zahlen, die noch im heutigen Mail-Schriftwechsel hing, vorgelegt wurde, sondern eine alte Version aus der Datenbank.
Die Kollegin hatte sich nur das Ziel gesetzt, die Daten schnell vor der eiligen Besprechungabzugeben. Bei Zahlen zu einem Benchmark (siehe Seite 279) sollten aber alle Alarmglockenläuten, da es hierbei um gravierende Veränderungen im Bereich gehen kann, wenn derVergleich negativ verlaufen sollte.
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.
Die Besprechung kann mit dem ersten Datenteil beginnen. Die Zahlenaussage mit großemAuswirkungspotenzial reichen Sie erst nach Ihrer 100%-igen Verifizierung den Sitzungsteil-nehmern nach.
Psycho-Faktor:Signalisieren Sie, dass Sie mitdenken und Verantwortung übernehmen und für Ihren Bereichsouveräne Entscheidungen treffen können.
2.3 Qualifiziert organisieren: proaktiv und initiativ
Als wichtige Schaltstelle in einem Unternehmen haben Sie eine herausragende Funktion. Siebereiten Entscheidungen mit weitreichenden Konsequenzen vor und arbeiten Seite an Seitemit einem Chef, der hochkarätige und schwierigste Aufgabenstellungen meistern muss.
Für Ihre zuverlässige und exzellente Organisation sollten Sie Ihren Tagesablauf nach wir-kungsvollen Grundlagen schematisieren.
2.3.1 Denken Sie immer voraus
Lassen Sie sich Spielraum, flexibel auf kurzfristige Aktionen reagieren zu können, indem Siestrategisch Ihren Tagesablauf schematisieren und stabilisieren:
Datenanalysen für laufende Verhandlungen geben Sie in 2 Schritten ab
1 . Sofort die schnell verifizierbaren Daten
2 . mit geringer Zeitverzögerung die wichtigen Geschäftsaussagen
Überblicken Sie schon morgens den Arbeitstag vollständig.
Legen Sie im Kalender die komplette Woche auf.
Schauen Sie sich auch die Wiedervorlage des Folgetags an.
Verständigen Sie rechtzeitig vor Reiseantritt des Chefs seine wichtigen Mitarbeiter.
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2.3.2 Arbeiten Sie zielführend und zeitsparend
Setzen Sie die geeigneten Schlüsselmethoden ein, um die verfügbare Zeit optimal zu nutzenund Reserve für kreative Pausen zu haben:
Strukturieren Sie Aufgaben nach der Methode 4C.
Befassen Sie sich mit einer aktuellen Aufgabe nur so lange, wie es vorangeht.
Standardisieren Sie wiederkehrende Abläufe mit Checklisten.
Arbeiten Sie diszipliniert und konzentriert.
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2.4 Effizient Aufgaben managen mit der Methode 4C
Ungeachtet Ihres bereits bestehenden Aufgabenspektrums werden Ihnen im Laufe des Tagesvon Ihrem Chef, Ihrem Bereich oder von externen Kontakten immer noch neue, meist eiligeThemen zur raschen Erledigung übertragen.
In manchen Sekretariaten ist es nicht ungewöhnlich, dass fast im Viertelstundentakt neuesUnterlagenmaterial auf den Schreibtisch flattert oder elektronisch über die Mailboxen (dieeigene und die des Chefs) zugeht.
Ihr Papierberg wächst und Ihr Überblick geht verloren.
Sie haben alle unterschiedlichen Vorgänge auf Ihrem Schreibtisch verteilt, in Aktendeckeln oder Klarsichthüllen? Sie stapeln diese übereinander?Neues kommt obenauf?
Sie bearbeiten den Vorgang, der gerade oben liegt?Oder - unter großem Zeitdruck - den, der schon überfällig ist?
Bei Anrufen zu den Vorgängen suchen Sie hektisch und mit Zeitaufwand die Akten in IhremUnterlagenberg und balancieren sie wieder dorthin zurück?
Allein für das hektische Suchen und das Handling geht ein unnötiges Maß an Energie undZeit verloren!
Wichtiges liegt dann gerade im Unterlagenstapel ganz unten, bei einer telefonischen Rück-frage finden Sie die Papiere nicht sofort, der volle Schreibtisch verhindert konzentriertesArbeiten und terminierte Aufgaben werden eventuell nicht rechtzeitig begonnen und zuspät erledigt.
Psycho-Faktor:Die Gemütslage schwappt schnell über in nervöse Hektik und Gereiztheit.Elan und Souveränität verabschieden sich.
Beenden Sie diesen negativen Zustand mit der Erfolgsmethode 4C
Ihr Schreibtisch wird dadurch chaosfrei und istnur die Arbeitsplattform für Ihre aktuelleAufgabe.
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2.4.1 Arbeitsweise mit der Methode 4C
Die Wirtschaftsunternehmen befinden sich in einer permanenten Anpassung an die immerrascher eintretenden technischen und ökonomischen Veränderungen und werden in Zu-kunft immer mehr Arbeit auf immer weniger Beschäftigte verteilen müssen.
Flexibilität und die richtige Arbeitsmethode sind in unserer hochinteressanten, aber auchhochveränderlichen Epoche überlebenswichtig.
Die strukturierte und standardisierte Arbeitsmethode ist der Schlüssel für die Be-wältigung der Arbeitsmenge.
Aufgaben werden in der Regel in maximal drei Phasen erledigt:
selbst erledigen
delegieren und kontrollieren
dem Chef berichten
Und genauso lassen Sie jede einzelne Aufgabenakte nach Aktivitätsphase und -zustän-digkeit durch Ihre 4C-Mappen touren:
Create = Ihre echten Aufgaben
Controll = Delegierte Aufgaben
Communicate = Ihre Rücksprache mit dem Chef
Für das Sekretariat wurde für den sehr umfangreichen Part der Terminabstimmungen einSonderzug angehängt:
Conferences = Terminvorbereitungen/-Abstimmungen
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Gestalten Sie mit 4 verschiedenfarbigen (rot, grün, gelb, und blau) Mappen mit 12er-Eintei-lungen (Blitzspannern) Ihre persönlichen „4C-Tourenwagen“:
Eckspanner für Format A4 von Esselte, Esselte Leitz GmbH & Co KG, Stuttgart
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Verhaltenspsychologie9
9.1 Steigern und pflegen Sie Ihre körperliche Fitness
Im Office setzen Sie konsequent die Erkenntnisse der Ergonomie an Ihrem Arbeitsplatz um(siehe auch Seite 34) und arbeiten mit den besten technischen Hilfsmitteln, die hier be-schrieben wurden. Geben Sie damit dem frühzeitigen Schutz Ihrer Gelenke und Muskulaturdie 1. Priorität auf dem Weg zur körperlichen Fitness. Sport und Entspannung gleichenZellschädigungen, die durch lang anhaltenden Stress eventuell verursacht wurden, aus, ver-langsamen sogar das Altern.
Pflegen Sie nette zwischenmenschliche Begegnungen, ein gutes soziales Netzwerk, Ruhein-seln. In Sportvereinen können Sie Soziales und Sportliches bestens miteinander verbinden.Suchen Sie sich eine Sportart aus, die Ihnen am meisten Spaß macht, hervorragend Ihrebeanspruchte Wirbelsäule pflegt wie Schwimmen oder progressive Muskelentspannung undgut in Ihren engen Zeitplan passt.
Eine ideale Möglichkeit, Verspannungen, die durch die sitzende Schreibtischtätigkeit ent-standen sind, abzubauen, sind u. a. Joga-Übungen oder aber Trainingseinheiten, die Sie unter
www.beck-physio.de/07/03.html
als Auszug zum angebotenen Kurs „Rückenschule“ ansehen können.
Das Prinzip dieser Wirbelsäulengymnastik beruht auf Gegenübungen zu Ihrer täglichenRund-Rücken-Haltung. Gezielt werden die verkürzten und schmerzhaften Muskeln gedehntund wichtige Muskelpartien, wie z.B. der Rückenstrecker, aufgebaut. Relativ leichte Übun-gen mit hervorragender Langzeitwirkung bei regelmäßiger Anwendung. Wer in der Regionder Physiotherapie-Praxis zu Hause ist, sollte den Kurs vor Ort besuchen, die Krankenkassenzahlen Zuschuss!
9.2 Setzen Sie die Kraft der positiven Gedanken ein
90 % aller Erfolge oder Misserfolge ereignen sich aufgrund des Denkens und nur 10 % auf-grund des Handelns. Das unterbewusste Denken des Menschen hat einen erheblichen Ein-fluss auf den Verlauf der Dinge. Wenn wir uns zum Beispiel nur mit negativen Gedanken(Ängste, Zorn, Rachegefühle) beschäftigen und uns nur auf das negativ Erfahrene und derenkünftige Abwehr konzentrieren, ziehen wir wie ein Magnet genau das, was wir vermeidenwollen, wieder an. Wer wegen eines Fehlers zu lange niedergeschlagen ist, lädt die nächstenMisserfolge geradezu ein. Wer jedoch mit einem Siegergefühl an eine neue Aufgabe heran-geht, hat beste Chancen, sie hervorragend zu meistern.
Streichen Sie ab sofort die folgenden Negativsätze aus Ihren Gedanken:„Er ist mir in den Rücken gefallen“, „In der Projektbesprechung wurden die Säbel ge-wetzt“.
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Sie beeinflussen unbewusst die eigenen Gefühle. Die Ängste vor dem Gegenüber verstärkensich und die vermeintlichen Gegner werden gedanklich übermächtig. Weil Sie aus Ärger undAngst in Druck geraten, blockieren Sie ein vernünftiges, zielführendes Handeln.
Tauschen Sie in Ihren Sätzen die Personen und die Aussagen aus:„Ich bleibe gelassen“, „Ich bin talentiert, um das nächste Projektmeeting auf die sachli-che Ebene zurückzubringen“.
Sie streben eine besser dotierte Position an, zu der eine höhere Qualifikation im Können undVerhalten vorausgesetzt wird?
Sie überlegen nur, welche Kollegin sich ebenfalls für die Stelle beworben haben könnte undbefürchten, als weniger qualifiziert beurteilt zu werden?
Sie sind wütend auf die vermeintlich bessere Aspirantin und begegnen ihr weniger freund-lich?
Bei einem Anruf des Chefs in spe werden Sie hektisch und unsicher, vielleicht gar abweisend?
Sie zweifeln zum Schluss sogar an Ihrer Qualifikation zur aktuellen Position?
Schlimmer können Sie den Sprung auf der Karriereleiter nicht mehr blockieren!Machen Sie es besser:
Wenn Sie jetzt noch die gewünschte fachliche Qualifikation mitbringen, wird Ihr zusätzli-ches positives Verhalten der ausschlaggebende Faktor, dass die Wahl auf Sie fällt.
Stellen Sie sich gedanklich vor, Sie hätten die neue Position erhalten und strah-len schon jetzt das Glücksgefühl dieses Erfolges aus.
Bei einem Anruf des Chefs in spe freuen Sie sich und sind konzentriert undnatürlich.
Verhalten Sie sich ab sofort in Ihrer aktuellen Position noch qualifizierter inIhrer Leistung und in Ihrem Verhalten.
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9.3 Lernen Sie gekonnt und freundlich Nein zu sagen
Trennen Sie sich von der Vorstellung, dass übertriebene Opferbereitschaft im Berufsalltagein positives Signal zur gerade in Ihrer Position geforderten Reife und Stärke aussendet. Ent-scheiden Sie klug, welche Antworten bei permanenten Hilfeersuchen die besten sind. Erken-nen Sie frühzeitig die Überlastungsgefahr durch zu häufige Amtshilfen, die ein Dauerver-spannen Ihrer Muskulatur nach sich ziehen würde.
Haben Sie sich im Einzelfall zum freundlich gesagten Nein, wie nachfolgend beschrieben,entschieden, ist Ihnen außerdem der Respekt des Fragenden sicher.
Sagen Sie aus Zeitgründen und weil die Absage Ihnen schwerfällt, nicht sofort Nein. Werohne Umschweife und zu bestimmt Nein sagt, erntet Unverständnis und gerät in Erklä-rungsnöte.
Verteilt Ihr Chef zusätzliche Aufgaben zu Ihrem mehr als beträchtlichen Arbeitsspektrum,
fragen Sie ihn, wie wichtig die neue Aufgabe ist und äußern anschließend Verständnis fürdie Dringlichkeit.
Sagen Sie deutlich, dass Sie zunächst Nein sagen müssen und schildern kurz, mit einemBlick auf das Inhaltsverzeichnis Ihrer Create-Mappe, welche Projekte mit welchem Zeit-bedarf im Moment auf Sie warten.
Schlagen Sie als Alternativlösung vor, dass Ihr Chef entscheidet, welche Ihrer bestehen-den Aufgaben vertagt, delegiert oder entfallen dürfen, damit die neue Aufgabe angenom-men werden kann. Oder Sie schlagen einen späteren Beginn der neuen Aufgabe vor.
Sie zeigen damit Ihr Interesse und Engagement, verhindern aber Ihren Leistungsabfall,der mit zu vielen eiligen Aufgaben drohen würde.
Setzen Sie das freundlich formulierte Nein mit 4 Schritten ein:
1. Zeigen sie als erstes freundliches Verständnis für die Frage.
2. Formulieren Sie danach deutlich Ihr Nein.
3. Nennen Sie Ihre ehrliche und nachvollziehbare Begründung.
4. Schlagen Sie eine Alternativlösung vor und warten die Zustimmung ab.
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9.4 Welches Zauberwort Sie Ihrem Kopf bei Stress zurufen
Einer Emnid-Umfrage aus 2006 zufolge leiden in Deutschland 42 Prozent der Männer und46 Prozent der Frauen unter dem ständigen Gefühl der Anspannung. Als alarmierend wer-tete die Kaufmännische Krankenkasse, dass ein Drittel der Befragten den Stress von Jahr zuJahr als zunehmend empfand.
Im Grunde handelt es sich bei Stress um einen lebensnotwendigen und sogar gesundenMechanismus. Er befähigt seit Urzeiten alle höheren Lebewesen dazu, in bedrohlichen Si-tuationen blitzschnell und automatisch zu reagieren. In kürzester Zeit wird der Körper übereine Kaskade verschiedener Hormone in die Bereitschaft zu Flucht oder Angriff versetzt.
Wen wundert's, die Forsa-Studie ermittelte schon 2001, dass Zeit- und Termindruck diestärksten Auslöser für Stress sind. Sie lagen mit 45 Prozent vor Überforderung am Arbeits-platz und Doppelbelastung durch Haushalt und Beruf.
Psycho-Faktor:Stress verhärtet die Muskulatur. Mikronährstoffe können nicht mehr zu den Nerven trans-portiert werden. Als Folge treten Gereiztheit und Angst ein.
Bevor Ihnen der tatsächliche - sehr häufig auch nur der gefühlte Druck - den Überblickentreißt und Ihre Entscheidungen und Handlungen blockiert, so dass alle negativen Beglei-terscheinungen drohen, aktivieren Sie Ihr Frühwarnsystem und greifen zu meinem erprob-ten und schnell wirkenden Rezept:
Das Zauberwort, das Sie Ihrem Kopf zurufen, um in den kritischsten Momenten die Balancewieder zu finden und für neue Aufgaben noch genügend Energie zu haben, heißt
Aus der Meditation entnommen, konzentrieren Sie sich einfach auf die Gegenwart, auf denaktuellen Augenblick, der nur JETZT in dieser Sekunde sein wird:
Machen Sie sich bewusst, dass Sie gerade JETZT leben, JETZT, in diesem Moment, den Sie fastvor sich sehen können. Rufen Sie Ihrem Kopf, Ihrer Schaltzentrale, das Wort JETZT nicht alsStart-Aufforderung zu einer körperlichen Aktivität zu, sondern, in Aktivierung der eigenenspirituellen Ressourcen, zur Bewusstmachung des unwiederbringlichen Augenblicks, in demSie sich JETZT befinden.
Automatisch lösen Sie sich dabei von den Vergangenheitsereignissen („Wie hat der Anruferdas eben gemeint?“) und Zukunftsgedanken („Wenn ich nicht gleich das Ticket bestelle,bekomme ich keine günstige Flugverbindung mehr“).
JETZT.
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Verlassen Sie nach Möglichkeit Ihr Büro und setzen sich in entspannter Haltung in einleeres, ruhiges Zimmer. Eine besondere Körperhaltung brauchen Sie nicht einzunehmen.
Denken Sie sich nun das Wort JETZT und werden sich bewusst, dass Sie sich tatsächlichim Moment im JETZT befinden - nicht in dem noch nicht verarbeiteten Ereignis vor 10Minuten und nicht in der Vorbereitung des Termins, der morgen stattfindet.
Sie lassen nur das Wort JETZT zu und wiederholen es. Sie sehen förmlich die Gegenwart,die einfach gar nichts von Ihnen will, keine Vergangenheitsverarbeitung, keine Planung.
Sie werden bemerken, dass Sie sich wie in einem Vakuum befinden, Ihre Atmung wird ruhi-ger und langsamer und Ihre Gesichtszüge entspannen sich.
Gar nicht lange brauchen Sie für den „JETZT-Ausflug“. Ein paar Minuten vielleicht und eswird Sie herausholen aus der Gefahr, durch Zeitdruck und Überlastung Ihre souveräne Hal-tung zu verlieren und gravierende Fehlentscheidungen zu treffen. Sie finden Ihre innereRuhe wieder, auch wenn um Sie herum das Chaos tobt.
9.5 Halten Sie Ihre Impulskontrolle auf höchstem Niveau
Grundlage für Ihre Souveränität und Ausgeglichenheit ist die Fähigkeit des überlegten Han-delns. Diese eminent wichtige Eigenschaft in Ihrer Position als Schaltstelle eines Unterneh-mens oder Bereichs ist nur mit einer hervorragend funktionierenden Impulskontrolle mög-lich. Dazu haben Sie sicher bereits die besten genetische Voraussetzungen.
Im Frontalhirn, in dem bei jedem Menschen in unterschiedlichem Maße Nerven und Netz-werke gebildet werden, schalten sich vor jeder Entscheidung Impulse, die zum Handelnzwingen und andererseits Kontrollinstanzen, die solche Handlungsimpulse bremsen, ein.Die wichtige „Impuls-Kontrolle“ ist die rechtzeitige nochmalige Bewertung des Handlungs-impulses durch das Hinzuziehen der schon erlebten Erfahrungen auf bestimmte Reaktio-nen.
Als Beispiel sei der Impuls zu nennen, sich durch Schnäppchenpreise zu unüberlegten Spon-tankäufen hinreißen zu lassen. In Ihrer Sekretariatspraxis kann dies ein unbeherrschter Mit-arbeiter oder der Erhalt einer aggressiv formulierten E-Mail sein, die beide zu einer soforti-gen „impulsiven“ verbalen Reaktion bzw. zu einer hocherregten Reply-Mail zwingen.
Die Impulskontrolle gelingt allerdings immer nur so gut, wie die komplexen, sehr subtilenund feinen Verbindungen zu den regionalen Netzwerken hergestellt werden können. AlsStörfaktor im Abruf der Erfahrungen und Bewertung der Handlung gilt in erster Linie dergefühlte oder tatsächliche Zeitmangel. Wenn Sie selbst etwa in Druck geraten, sich bedrohtfühlen, sich unerfüllbaren Erwartungen ausgesetzt sehen, kommt das Frontalhirn sozusagendurcheinander. Die ausgelöste Erregung lässt ein geordnetes Reflektieren der Situation unddarauf aufbauend ein optimales Verhalten nicht mehr zu.
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Lassen Sie sich daher nie von Hektik anstecken und bleiben in kritischen Situationenbeherrscht und „cool“, um Ihrer Impulskontrolle das erforderliche Quantum an Ruhe fürdie schnelle und richtige Entscheidung zum Handeln zu bieten.
Aus der neu gewonnenen Erkenntnis wissen Sie nun, dass die Schaltzentrale des Unge-duldigen ganz einfach weniger stark vernetzt ist und es ihm damit auch weniger gutgelingt, die sich aufbauenden Erregungsmuster mit zahlreichen anderen verankerten Er-fahrungen abzugleichen. Halten Sie sich dies bei Ihren „weniger pflegeleichten Begeg-nungen im Büro“ vor Augen und die Erfordernis, dass Sie gerade hier mit souveränerRuhe reagieren.
In den obersten Führungsetagen wird eine hervorragende Impulskontrolle für die Besetzungder gut dotierten Sekretariatsleitung grundsätzlich vorausgesetzt. Ähnlich dem Muskelauf-bau eines Sportlers durch wiederholtes Training, lässt sich das schnelle Impulskontroll-Schalten durch die bewusste tägliche Anwendung perfektionieren und Sie sollten geradediese Eigenschaft auf höchstem Niveau halten.
9.6 Erkennen Sie mit der Maslow-Pyramide Verhaltensmotive
„Erklärung ist alles“. Dieser Standardsatz eines Psychologie-Referenten vor ein paar Jahrenist die punktgenaue Schlüsselaussage für die enorm wichtige soziale Kompetenz im Sekreta-riat. Mit problematischen oder ungewohnten Verhaltensweisen können Sie tatsächlichleichter und professioneller umgehen, sobald Sie die (für die Betroffenen selbst oft unbewus-sten) Motive zum Verhalten erkannt haben und erklären können.
Die Motivationsstufen eines jeden Menschen wurden vom amerikanischen PsychologenAbraham Maslow 1958 entwickelt und vorgestellt. Danach bilden die menschlichen Bedürf-nisse einzelne Stufen einer Pyramide und bauen aufeinander auf:
Der Mensch versucht demnach, zuerst die Bedürfnisse der niedrigen Stufen zu befriedigen,bevor die nächsten Stufen Bedeutung erlangen.
Selbstverwirklichung
Soziale Beziehungen
Soziale Anerkennung
Körperliche Bedürfnisse
Sicherheit
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1. Körperliche Grundbedürfnisse. Atmung, Wärme, Trinken, Essen, Schlaf und Sexualität.
2. Sicherheit. Wohnung, fester Arbeitsplatz, Gesetze, Versicherungen, Gesundheit, Ord-nung, Religion und Lebensplanung.
3. Soziale Beziehungen. Freundeskreis, Partnerschaft, Liebe, Nächstenliebe, Kommunika-tion und Fürsorge.
4. Soziale Anerkennung. Status, Wohlstand, Geld, Macht, Karriere, Sportliche Siege, Aus-zeichnungen, Statussymbole und Rangfolge.
5. Selbstverwirklichung. Individualität, Talententfaltung, Altruismus, Güte, Kunst, Philo-sophie und Glaube.
Nach der Maslow-Philosophie ist erst nach der Erfüllung der elementaren Defizitbedürfnisseder ersten drei Stufen und teilweise auch der Stufe 4 Raum geschaffen für die eigene Selbst-verwirklichung, Stufe 5.
9.7 Konflikte präventiv vermeiden mit Ihrem Talent zur
Empathie
Um Konflikte von Anfang an zu vermeiden, ist für Sie die Fähigkeit der Empathie, das Ta-lent, sich in Gedanken, Gefühle und das Weltbild von Mitarbeitern, Chef oder Geschäfts-partnern quasi hineinversetzen zu können, eine elementar wichtige Eigenschaft.
Nicht aus Ihrer eigenen Perspektive sollten Sie Aussagen und Verhalten des Anderen verste-hen, sondern zuerst seine Motive erkennen und daraus Verständnis ableiten lernen. DiesesVerständnis erklärt ein Verhalten, lässt es auch vorausahnen; es bedeutet aber nicht, dass Siesich den erkannten Motiven anschließen und diese automatisch gutheißen müssen.
Sie können Konflikte präventiv vermeiden, wenn Sie die Beweggründe des Anderen, dieein Thema eskalieren lassen würden, aus seiner Perspektive sehen.
Die Weitergabe der Weisungen Ihres Chefs und Ihre eigenen notwendigen Delegationenkommen effizienter an, wenn Sie den Standpunkt des Empfängers bei Ihrer Formulierungberücksichtigen.
Sie selbst erkennen bewusster Ihre eigenen Motive und erweitern Ihre emotionale Intel-ligenz.
Mit Ihrem Verständnis für unterschiedliche Verhaltensweisen können Sie Lösungsbei-träge in schwierigen Situationen anbieten und Sie werden von Ihrem beruflichen undpersönlichen Umfeld als sozial kompetent eingeschätzt.
Kompetenz in Empathie ist ein Schlüssel zur Vermeidung von Missverständnissen, kannKonflikte bereits im Entstehen eindämmen und bringt Ihnen eine raschere Umsetzungkommunizierter Wünsche.
