Upload
votu
View
244
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
1
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
(EKSA) JABATAN KESIHATAN NEGERI PAHANG
VERSI 1/2017
Disediakan Oleh:
SEKRETARIAT EKSA, JKNP
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
2
KANDUNGAN
1. TUJUAN ................................................................................................................................. 5
2. PENGENALAN EKSA............................................................................................................. 5
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM ..................................................... 6
4. PRINSIP AMALAN 5S ............................................................................................................ 8
4.1 Sisih ................................................................................................................................ 8 4.2 Susun .............................................................................................................................. 8 4.3 Sapu ................................................................................................................................ 8 4.4 Seragam .......................................................................................................................... 8 4.5 Sentiasa Amal ................................................................................................................. 9
5. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA ............................................................................................ 9
5.1 Imej korporat ................................................................................................................... 9 5.2 Kreativiti dan Inovasi ....................................................................................................... 9 5.3 Amalan Hijau ................................................................................................................... 9 5.4 Persekitaran Kondusif ................................................................................................... 10 5.5 Kepelbagaian Agensi ..................................................................................................... 10
6. PELAKSANAAN EKSA DI JKNP .......................................................................................... 10
6.1 Dasar EKSA .................................................................................................................. 10 6.2 Objektif EKSA ................................................................................................................ 10 6.3 Logo Amalan EKSA ....................................................................................................... 11 6.4 Penubuhan Jawatankuasa ............................................................................................ 11 6.5 Pewujudan Zon EKSA ................................................................................................... 14 6.6 Keperluan Zon EKSA .................................................................................................... 14
7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA ...................................................................................... 16
8. KEPERLUAN SUDUT EKSA ................................................................................................ 16
9. KEPERLUAN FAIL INDUK, AUDIT, LATIHAN, PROMOSI DAN ZON .................................. 17
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
3
10. KEPERLUAN RUANG PEJABAT ...................................................................................... 17
10.1 Peralatan Pejabat .......................................................................................................... 17 10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat ....................................................................................... 17 10.3 Susunan Fail ................................................................................................................. 18 10.4 Hiasan Dalaman ............................................................................................................ 19 10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan ................................................................................... 20 10.6 Ruang Kerja Terperingkat .............................................................................................. 20 10.7 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat) ................................... 21 10.8 Ruang Kaunter .............................................................................................................. 21
11. KEPERLUAN RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI ............................................................... 22
11.1 Lantai ............................................................................................................................ 22 11.2 Meja (Di atas Meja) ....................................................................................................... 22 11.3 Meja (Di bawah/Tepi meja) ............................................................................................ 23 11.4 Laci Meja / Almari .......................................................................................................... 23 11.5 Dinding/partition pegawai .............................................................................................. 24 11.6 Kerusi ............................................................................................................................ 25 11.7 Komputer dan pencetak................................................................................................. 25 11.8 Sistem fail ...................................................................................................................... 25 11.9 Bilik Pegawai ................................................................................................................. 26 11.10 Pelabelan Dan Pemakiran (Parking Lot) ........................................................................ 26
12. BAHAGIAN PERCETAKAN .............................................................................................. 26
12.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi ...................................................................................... 26 12.2 Mesin dan Peralatan ...................................................................................................... 26
13. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS) ...................................................................... 27
13.1 Pintu Stor ...................................................................................................................... 27 13.2 Dalam Stor .................................................................................................................... 27 13.3 Simpanan Barang Stor .................................................................................................. 28 13.4 Simpanan Barang Eksibit .............................................................................................. 29 13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor ................................................................................ 29
14. TEMPAT UMUM ............................................................................................................... 30
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
4
14.1 Surau/Bilik Solat ............................................................................................................ 30 14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang ......................................................................................... 31 14.3 Pantri ........................................................................................................................... 32 14.4 Tandas ......................................................................................................................... 33 14.5 Laluan Utama/ Laluan Awam ......................................................................................... 34 14.6 Perpustakaan/Pusat Sumber ......................................................................................... 35 14.7 Sudut Senaman/Peralatan Sukan .................................................................................. 35 14.8 Lobi Utama .................................................................................................................... 36 14.9 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu ..................................................... 36
15. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN ........................................................................... 37
15.1 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk ....................................................... 37 15.2 Media/Bahan Pameran .................................................................................................. 37
16. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA ................................................................................... 37
16.1 Penglibatan Pengurusan atasan .................................................................................... 37 16.2 Dari segi penampilan diri dan imej ................................................................................. 37 16.3 Perhubungan dengan rakan sejawat; ............................................................................ 37 16.4 Perhubungan dengan pelanggan; dan ........................................................................... 38 16.5 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas ................................................ 38
17. KESELAMATAN PERSEKITARAN .................................................................................. 38
18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI ................................................................... 40
19. AMALAN HIJAU ................................................................................................................ 40
20. PENUTUP ......................................................................................................................... 41
Lampiran 1 – Kriteria Audit Lampiran 2 – Pembahagian Zon Lampiran 3 – Standard EKSA
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
5
1. TUJUAN Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga dan zon Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA) di Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia dalam
melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan
konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU dan kaedah
pelaksanaan EKSA di Ibu Pejabat Jabatan Kesihatan Negeri Pahang.
Sebagai tambahan panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan
dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada
kesesuaian di peringkat zon.
EKSA sebagai kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai satu program yang
menggalakkan semua zon di JKNP agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan
persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian
perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran
pejabat sehingga semua warga JKNP dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang
sistematik, selesa dan kondusif.
2. PENGENALAN EKSA Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014
sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam oleh pihak MAMPU dengan
mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan
kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam. Langkah penjenamaan
semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk
meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif
dan inovatif dalam kalangan warga JKNP.
Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik di
samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan
konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan
menyokong kepada pengwujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah
baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:
• Imej korporat;
• Kreativiti dan Inovasi;
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
6
Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan.
• Amalan Hijau;
• Persekitaran Kondusif; dan
• Kepelbagaian Agensi.
Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk membolehkan :
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu akan membawa maksud seperti di bawah:
Meningkatkan Imej Korporat
Menggalakkan aktiviti kearah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan AmalanHijau
Memperluaskan pelaksanaan di agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif.
Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
7
merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.
peralatan disusun dengan teratur kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai.
Untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan,kualiti produk dan kesihatan
Bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.
Ialah usaha mengekalkan 4amalan 5S iaitu sisih, susun, sapu dan seragam disamping melaksanakan penambahbaikan berterusan di zon masing-masing
SISIH
SUSUN
SENTIASA AMAL
SAPU
SERAGAM
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
8
4. PRINSIP AMALAN 5S 4.1 Sisih Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan:
a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera;
b. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan
c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan kaedah/kos yang paling rendah.
4.2 Susun Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan:
a. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu);
b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item;
c. Menyimpan item mengikut kategori;
d. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat; dan
e. Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula ke tempat asal.
4.3 Sapu Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini melibatkan:
a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin;
b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan; dan
c. Merekoddanmelaporkansegalakerosakanuntuktindakan penyelenggaraan.
4.4 Seragam Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa tindakan yang diambil untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur atau format.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
9
4.5 Sentiasa Amal Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA. Aktiviti ini melibatkan:
a. Audit dalaman dilakukan secara berkala;
b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;
c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga JKNP; dan
d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui latihan.
5. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA 5.1 Imej korporat Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran kerja di JKNP serta keselamatan persekitaran yang perlu diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan penampilan imej korporat ialah:
i. Kaunter;
ii. Susun atur perabot; dan
iii. Ruang guna sama.
5.2 Kreativiti dan Inovasi Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja Warga JKNP digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan Inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga JKNP digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untukmenghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan Inovasi ialah:
i. Tempat simpanan alat tulis;
ii. Pelabelan; dan
iii. Memendekkan proses kerja.
5.3 Amalan Hijau Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa penjimatan kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan.Contoh amalan ialah:
i. Kitar semula;
ii. Peringatan penjimatan;
iii. Penjimatan elektrik; dan
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
10
iv. Penjimatan kertas.
5.4 Persekitaran Kondusif Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah:
i. Kemudahan pekerja OKU;
ii. Ruang kerja yang kemas; dan
iii. Ruang menunggu.
5.5 Kepelbagaian Agensi Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi.
6. PELAKSANAAN EKSA DI JKNP 6.1 Dasar EKSA “Amalan EKSA JKNP bermatlamat untuk mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, kondusif dan sistematik, kea rah budaya kerja yang berkualiti yang cemerlang dalam pencapaian perkhidmatan bagi memenuhi ekspektasi pelanggan.”
6.2 Objektif EKSA a. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa;
b. Mewujudkan budaya kerja yang cemerlang dengan pembudayaan berterusan amalan EKSA;
c. Mewujudkan semangat kerja berpasukan, profesionalisme serta komitmen yang berterusan di kalangan anggota JKNP untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja; dan
d. Meningkatkan tahap kepuasana pelanggan terhadap perkhidmatan yang ditawarkan.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
11
6.3 Logo Amalan EKSA
6.4 Penubuhan Jawatankuasa
a. Jawatankuasa Pemandu
b. Peranan Penaung/Pengerusi Jawatankuasa Pemandu
i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA;
ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
PENAUNG PKN
PENGERUSI TPKN (F)
SEKRETARIAT
JAWATANKUASA LATIHAN
JAWATANKUASA AUDIT
JAWATANKUASA PROMOSI
KETUA-KETUA ZON
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
12
iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan;
iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan;
v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua-ketua zon;
vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah;
vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan EKSA ( dengan bantuan JK Audit);
viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan
bantuan JK Promosi); dan
ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan- amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).
c. Peranan Jawatan kuasa Latihan
i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada warga JKNP;
ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan EKSA kepada semua warga kerja JKNP;
iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan EKSA); dan
iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri Latihan secukupnya.
d. Peranan Jawatan kuasa Audit
i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan pelaksanaan audit;
ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA;
iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA;
iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit;
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
13
v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;
vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Pemandu Amalan EKSA JKNP;
vii. Menggunakan kriteria audit EKSA yang disediakan oleh MAMPU
(Lampiran 1);dan
viii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.
e. Peranan Jawatan kuasa Promosi
i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA;
ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;
iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang;
iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan,
poster, banner dan lain-lain); dan
v. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Pemandu.
f. Peranan Sekretariat
i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Amalan EKSA JKNP;
ii. Menyelaraskan Program Amalan EKSA JKNP;
iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA kepada Jawatan Kuasa Pemandu EKSA;
iv. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan EKSA
v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit;
vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan EKSA dalam organisasi; dan
vii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
14
6.5 Pewujudan Zon EKSA Tujuan pewujudan zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan amalan EKSA. Senarai 6 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA di JKNP ialah:
6.6 Keperluan Zon EKSA a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon EKSA seperti struktur di bawah:
BIL
NAMA ZON
BAHAGIAN
1 ZON PENGURUSAN Bahagian Pengurusan
2 ZON PERUBATAN Bahagian Perubatan
3 ZON PERGIGIAN Bahagian Perkhidmatan Pergigian
4 ZON KESIHATAN AWAM Bahagian Kesihatan Awam
5 ZON FARMASI Bahagian Perkhidmatan Farmasi
6 ZON MAKANAN Bahagian Keselamatan & Kualiti Makanan
KETUA ZON TPKN
PENYELARAS ZON
AHLI-AHLI ZON
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
15
i. Peranan Ketua Zon /Jawatankuasa Pelaksana Zon
i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli zon;
ii. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat Zon;
iii. Mengenalpasti liputan sub zon pelaksanaan EKSA(sekiranya perlu);
iv. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan;
v. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA di peringkat Zon;
vi. Melaksanakan pembudayaan kreativiti dan Inovasi serta tindakan penjimatan/ go green.
vii. Memantau pelaksanaan EKSA Zon; dan
viii. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti mana yang digariskan di peringkat JKNP.
ii. Peranan Penyelaras
i. Menyelaras program EKSA di zon masing-masing;
ii. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam zon;
iii. Menyedia dan mengemaskini fail zon;
iv. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
v. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
iii. Peranan Ahli-ahli
i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;
ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
iii. Bekerjasama dalam zon; dan
iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbang idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA di zon.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
16
7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan EKSA ini terbahagi kepada 11 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKNP iaitu:
a. Keperluan Sudut EKSA;
b. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi Dan Zon;
c. Ruang Pejabat;
d. Ruang Kerja/Bilik Pegawai;
e. Tempat Penyimpanan/Stor;
f. Tempat Umum;
g. Kawasan Persekitaran;
h. Keupayaan Sumber Manusia;
i. Keselamatan Persekitaran;
j. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi; dan
k. Amalan Hijau.
8. KEPERLUAN SUDUT EKSA Sudut EKSA adalah kaedah penyaluran penyampaian. Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
a. Dasar dan Objektif Amalan EKSA JKNP;
b. Carta Organisasi Amalan EKSA (Induk);
c. Carta Perbatuan/Gantt Chart Zon;
d. Pelan Lantai Zon EKSA;
e. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA;
f. Informasi/ hebahan berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi;
g. Logo dan Slogan Amalan EKSA JKNP; dan
h. Tarikh kemaskini sudut EKSA.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
17
9. KEPERLUAN FAIL INDUK, AUDIT, LATIHAN, PROMOSI DAN ZON Dokumentasi pelaksanaan Amalan EKSA perlu disediakan di peringkat induk, jawatankuasa dan zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti berikut:
i. Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA dan garis panduan EKSA JKNP;
ii. Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa dan zon;
iii. Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);
iv. Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
v. Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
vi. Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA;
vii. Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon; dan
viii. Audit( kriteria dan keputusan audit) - Fail Induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon.
10. KEPERLUAN RUANG PEJABAT
10.1 Peralatan Pejabat 10.1.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
dengan selamat;
10.1.2 Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan kemas; dan
10.1.3 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut
kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin faks dan CPU.
10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat 10.2.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta
tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
10.2.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan
10.2.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
18
10.3 Susunan Fail 10.3.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;
10.3.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian dalam tempoh masa 30 saat per fail;
10.3.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:-
i. Tetulang ring file mengandungi:
• Singkatan nama kementerian, bahagian,cawangan/unit;
• nombor fail;
• tajuk fail; dan
• nombor susunan fail.
ii. Muka depan ring file mengandungi:
• Logo;
• Tajuk;
• Nama unit atau cawangan;
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
19
iii. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian
fail.
10.3.4 Fail putih boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut: -
i. Muka depan fail putih mengandungi:
• Nombor fail, dan
• Tajuk
ii. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.
10.4 Hiasan Dalaman 10.4.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat
diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
10.4.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);
10.4.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;
10.4.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti);
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
20
10.4.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik);
10.4.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan
10.4.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
10.5.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit;
10.5.2 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai; dan
10.5.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
10.6 Ruang Kerja Terperingkat
10.6.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja Larangan;
10.6.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa;
10.6.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan); dan
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
21
10.6.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan berhampiran pintu masuk bilik berkenaan.
10.7 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)
10.7.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik;
10.7.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks;
10.7.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail;
10.7.4 Fail yang tidak lagi digunakan perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja;
10.7.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail);
10.7.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;
10.7.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;
10.7.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan; dan
10.7.9 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).
10.8 Ruang Kaunter
10.8.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
10.8.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;
10.8.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
10.8.4 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini;
10.8.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
22
10.8.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;
10.8.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan
10.8.8 Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pengguna
ii. Direktori pegawai
iii. Borang / brousar
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Piagam pelanggan
11. KEPERLUAN RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI
11.1 Lantai 11.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran;
dan
11.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang kerja.
11.2 Meja (Di atas Meja)
11.2.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan;
i. Masuk
ii. Keluar
iii. KIV
11.2.2 Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional);
11.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);
11.2.4 Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa;
11.2.5 Fail disusun seperti berikut:
i. Ring file disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
23
ii. Fail putih disusun dalam file holder yang bersesuaian
11.2.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).
11.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)
11.3.1 Sediakan ruang khas yang bertanda bagi bakul sampah;
11.3.2 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing; dan
11.3.3 Kotak / bekas kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.
11.4 Laci Meja / Almari
11.4.1 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
i. Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai
ii. Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan
iii. Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain
• Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis,buku catatan dan dokumen rasmi.
• Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
24
11.4.2 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas;
11.4.3 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur; dan
11.4.4Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih.
11.5 Dinding/partition pegawai
11.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing termasuk bilik pegawai:
i. Tanda Nama Penuh;
ii. Jawatan;
11.5.2 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur;
11.5.3 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan; dan
11.5.4 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan partition.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
25
11.6 Kerusi 11.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan;
11.6.2 Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan); dan
11.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.
11.7 Komputer dan pencetak 11.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk
dan sedia untuk diguna;
11.7.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk;
11.7.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down);
11.7.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan; dan
11.7.5 Gunakan Wallpaper dan Screensaver yang telah disediakan oleh Jawatankuasa Induk EKSA JKN Pahang. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak digunakan.
11.8 Sistem fail 11.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;
11.8.2 Fail dilabel mengikut format yang telah diseragamkan;
11.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail; dan
11.8.4 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
26
11.9 Bilik Pegawai 11.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna
pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
11.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;
11.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan
11.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.
11.10 Pelabelan Dan Pemakiran (Parking Lot) 11.10.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot
parkir yang bersesuaian; dan
11.10.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon.
12. BAHAGIAN PERCETAKAN 12.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi 12.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang,
rekahan atau sebarang kecacatan lantai;
12.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama atau simbol alatan;
12.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula; dan
12.1.4 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).
12.2 Mesin dan Peralatan
12.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja;
12.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin;
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
27
12.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair;
12.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;
12.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian;
12.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan
12.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.
13. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS) 13.1 Pintu Stor Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
i. Pelan lantai stor;
ii. Borang permohonan stok;
iii. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan
iv. Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.
13.2 Dalam Stor 13.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;
13.2.2 Terdapattanda/label/abjadbersesuaianbagitiap-tiapbahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);
13.2.3 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari;
13.2.4 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;
13.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli);
13.2.6 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; dan
13.2.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
28
13.3 Simpanan Barang Stor 13.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan kakitangan stor;
13.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu /First In First Out (MDKD/FIFO);
13.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut:
i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti nombor fail siasatan, alat ganti atau makmal dan sebagainya;
ii. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan
iii. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2)
* Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.
13.3.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;
13.3.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;
13.3.6 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas;
13.3.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan;
13.3.8 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
29
13.3.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS- 10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan
13.3.10 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
13.4 Simpanan Barang Eksibit 13.4.1 Barang eksibit perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut
kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;
13.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan eksibit perlu digunakan dengan sebaiknya;
13.4.3 Barang eksibit untuk kes aktif dan kes selesai perlu diasingkan;
13.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barangeksibit berkeadaan baik;
13.4.5 Mempunyai tanda/label/abjad bagi setiap barangan eksibit mengikut garis panduan Bahagian Penguatkuasa Farmasi;
13.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan
13.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor 13.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;
ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan
iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.
13.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler danhose reel);
13.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;
13.5.4 Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar” dipamerkan dengan jelas; dan
13.5.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
30
14. TEMPAT UMUM Ruang Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pengguna.
14.1 Surau/Bilik Solat Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:
14.1.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
14.1.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu,tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai;
14.1.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas;
14.1.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;
14.1.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;
14.1.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari / kabinet / rak yang disediakan;
14.1.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas;
14.1.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;
14.1.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
14.1.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;
14.1.11 Penggunaan pewangi (airfreshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar;
14.1.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;
14.1.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;
14.1.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan; dan
14.1.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
31
14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
14.2.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
14.2.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
14.2.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan;
14.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
14.2.5 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7);
14.2.6 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);
14.2.7 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian/Bahagian dan lain-lain);
14.2.8 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai;
14.2.9 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan;
14.2.10 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;
14.2.11 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
14.2.12 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan;
14.2.13 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon); dan
14.2.14 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
32
14.3 Pantri
14.3.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
14.3.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah
digunakan;
14.3.3 Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam
(mengikut kesesuaian/optional);
14.3.4 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas
digunakan;
14.3.5 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan
teratur di dalam kabinet/rak;
14.3.6 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
14.3.7 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
33
14.3.8 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya
hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas
makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional)
14.3.9 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;
14.3.10 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada
sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak
menyenangkan
14.3.11 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang
tidak menyenangkan;
14.3.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;
14.3.13 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,
peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;
14.3.14 Dilarang merokok di dalam pantri; dan
14.3.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon).
14.4 Tandas 14.4.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;
14.4.2 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:
i. Bekas sampah
ii. Sanitary bin (untuk bilik air wanita);
iii. Mesin penyembur pewangi
iv. Soap dispenser
v. Kertas tisu
14.4.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama
14.4.4 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang
14.4.5 Semua lampu berfungsi dengan baik
14.4.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
34
14.4.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat
14.4.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna
14.4.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna
14.4.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna
14.4.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering
14.4.12 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik
14.4.13 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun
14.4.14 Tisu sentiasa ada di dalam tandas
14.4.15 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas
14.4.16 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air
14.4.17 Memastikan tandas OKU berkeadaan baik dan berfungsi
14.4.18 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan
14.4.19 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor telefon).
14.5 Laluan Utama/ Laluan Awam
14.5.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan;
14.5.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;
14.5.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;
14.5.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
35
14.5.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya
14.6 Perpustakaan/Pusat Sumber 14.6.1 Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas;
14.6.2 Susunan buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti rak/tanda/ label/abjad/bahan);
14.6.3 Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik; dan
14.6.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah dilihat.
14.7 Sudut Senaman/Peralatan Sukan 14.7.1 Peralatan sukan disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-
ciri keselamatan;
14.7.2 Peralatan senaman diselenggara mengikut jadual;
14.7.3 Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada dalam keadaan baik serta sempurna di Unit KPAS;
14.7.4 Rekod penggunaan sudut senaman/peralatan sukan boleh diwujudkan (contoh : buku rekod pengguna); dan
14.7.5 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan sudut senaman/peralatan sukan.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
36
14.8 Lobi Utama 14.8.1 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik;
14.8.2 Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh menganggu laluan umum; dan
14.8.3 Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.
14.8.4 Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut:
i. Visi;
ii. Misi;
iii. Maklumat Pengurusan Atasan;
iv. Moto dan
v. Piagam Pelanggan
14.8.5 Menyediakan perkara-perkara berikut:
i. Buku kedatangan pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
14.9 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu
14.9.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun;
14.9.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu luar;
14.9.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik;
14.9.4 Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas; dan
14.7.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
37
15. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
15.1 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk 15.1.1 Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di lokasi
penting iaitu bilik admin, bilik Setiausaha Bahagian (SUB), tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat;
15.1.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
15.1.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami;
15.1.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
15.1.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
15.2 Media/Bahan Pameran
15.2.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
15.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;
15.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur; dan
15.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.
16. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
16.1 Penglibatan Pengurusan atasan Penglibatan Pengurusan atasan seperti Setiausaha Bahagian, Pengarah Bahagian dalam pelaksanaan EKSA amat dikehendaki demi kelangsungan amalan EKSA di JKNP.
16.2 Dari segi penampilan diri dan imej Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat awam.
16.3 Perhubungan dengan rakan sejawat; Mempamerkan usaha bersama/kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
38
16.4 Perhubungan dengan pelanggan; dan Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.
16.5 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.
17. KESELAMATAN PERSEKITARAN Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat:
a. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya);
b. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang;
c. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
d. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;
e. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : Dilarang Merokok (termasuk rokok elektronik), tanda KELUAR dan AWAS);
f. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra pelupusan);
g. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman JKNP (contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya);
h. Peralatan- peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;
i. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;
j. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini;
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
39
k. Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul serta tanda arah laluan kecemasan;
l. Dokumen-dokumen terperingkat perlulah diselengarakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dan maklumat kerajaan hendaklah dijaga keselamatannya;
m. Kenderaan digalakkan untuk parking secara reverse parking bagi tujuan keselamatan.
n. Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii. Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
o. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
p. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
40
18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI i. Melaksanakan Inovasi atau best practice yang boleh meningkatkan produktiviti
dan kualiti warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan
ii. Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk hiasan setiap zona tau dalam kegunaan amalan EKSA.
19. AMALAN HIJAU
19.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:
i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.
ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.
iii. Penetapan suhu optimum.
iv. Penjimatan kertas.
v. Penjimatan air.
vi. Kempen hijau
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
41
.
19.2 Melaksanakan program kitar semula di peringkat zon.
19.3 Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:
i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang
20. PENUTUP Dengan adanya garis panduan ini diharap dapat membantu warga JKNP dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan EKSA dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di JKNP.
Sebarang pertanyaan berhubung dengan pelaksanaan EKSA di JKNP boleh diajukan kepada Penyelaras EKSA JKNP melalui:
Telefon : 09-5707737
Faks : 09-5707792/95
Emel :[email protected]
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
KOMPONEN GENERIK KOMPONEN A
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1
2
3
4
5
MARKAH
A1)Dasar/Polisi EKSA
1
Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA agensi.
Garis panduan tidak
disediakan
Garis panduan disediakan kepada sebahagian warga
agensi
Garis panduan disediakan kepada
semua warga agensi
2
Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya.
Dasar dan Garis Panduan EKSA tidak disebarkan
Dasar dan Garis Panduan EKSA
disebar dan difahami oleh
sebahagian warga
Dasar dan Garis Panduan EKSA
disebar dan difahami oleh semua warga
3
Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi.
Amalan EKSA tidak diamal dan dipatuhi oleh warga agensi
Amalan EKSA diamal dan dipatuhi
oleh sebahagian warga agensi
Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga
agensi
4
Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini: Surat lantikan Jawatankuasa Laporan aktiviti Jawatankuasa . Dasar EKSA agensi Carta organisasi Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS serta terkini Pelan lantai Carta Perbatuan semasa . Informasi/hebahan Laporan Audit
Dokumentasi tidak teratur dan tidak
dikemaskini
Sebahagian dokumentasi teratur
dan dikemaskini
Semua dokumentasi
teratur dan dikemaskini
5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan
agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh agensi.
Tiada keseragaman
Keseragaman pada sebahagian agensi
Keseragaman pada keseluruhan agensi
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
6
a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara- perkara berikut:
Dasar EKSA agensi ii. Carta organisasi iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS serta terkini iv. . Pelan lantai v. Carta Perbatuan semasa vi. Informasi/hebahan vii. Laporan Audit viii. Tarikh kemaskini sudut EKSA
Sudut EKSA tidak disediakan
Sudut EKSA disediakan tetapi
hanya mengandungi tiga hingga empat
perkara seperti dicadangkan
Sudut EKSA mengandungi
semua perkara seperti dicadang serta dipaparkan
secara kreatif dan inovatif
b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik.
Tidak terkini dan tidak berada
dalam keadaan baik
Sebahagian sahaja yang terkini dan dalam keadaan
baik
Terkini dan berada
dalam keadaan baik
A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA
7
a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSAyang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut: i. Jawatankuasa Latihan Induk/Jabatan/Bahagian ii. Jawatankuasa Promosi Induk/Jabatan/Bahagian iii. Jawatankuasa Audit Induk/Jabatan/Bahagian
Jawatankuasa Pelaksana tidak
dibentuk dan tidak dilantik
Jawatankuasa Pelaksana
dibentukdan dilantik tetapi
hanya mempunyai satu hingga dua
jawatankuasa yang disyorkan
Jawatankuasa Pelaksana
dibentuk dan dilantik serta
mempunyai semua jawatankuasa
yang disyorkan
b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA.
Fasilitator tidak dilantik
Fasilitator dilantik tapi tidak terlatih
Fasilitator telah dilantik dan terlatih
8
Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti berikut: i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit iii. Melaksana program pengayaan ilmu
Program/aktiviti
EKSA tidak dirancang dan dilaksanakan
Program/aktiviti
EKSA dirancang tetapi
tidak dilaksanakan
Program/aktivitiEKSA dirancang dan dilaksanakan
A3) Penglibatan PengurusanAtasan
9
Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat EKSA. Pengurusan atasan bukan
penaung/penasihatEKSA
Pengurusan atasan sebagai
penaung/penasihatEKSA
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
10 Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.
Program tidak dilaksanakan
Mempunyai programkesedaran/pendedahan yang
aktif tanpa penglibatan
pengurusan atasan
Mempunyaiprogramkesedaran/pendedahanyangaktifdenganpenglibatanpengurusanatasansepenu
hnya
11 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSAdalam mesyuaratpengurusan.
Aktiviti EKSAtidakdibentangdandilaporkandalammesyuaratpe
ngurusan
SebahagianaktivitiEKSAdibentangdandilaporkandalammesyuaratpengur
usan
Semua aktivitiEKSAdibentangdandilaporkandalammesyuaratpengu
rusan
A4) Penilaian Kendiri (SelfAssessment)
12
Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusansama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kalisetahun.
Audit Dalamtidakdilaksanakan
AuditDalamdilaksanakansekalidala
m satutahun
AuditDalamdil
aksanakanmengikutjadual
13
Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga agensi.
Hasil/laporan Audit Dalam tidak
disebarkan
Hasil/laporanAuditDalamdisebarkankepadasebahagian
warga
Hasil/laporanAuditDalamdisebarkankepadasemuawar
ga
14
Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPUselepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula)
Laporan Penilaian Kendiri
tidak dikemukakan
kepada MAMPU
Laporan Penilaian Kendiri
dikemukakan kepada MAMPU
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
A5) Pengiktirafan
15
Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah berikut: i. ZonTerbaik ii. Ahli Zon Terbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Juruaudit Terbaik v. Tandas Terbaik vi. Hasil kreativiti terbaik vii. Anugerah Go Green terbaik
Program pengiktirafan
tidak dilaksanakan
Satu hingga dua program pengiktirafan dilaksanakan
Sekurang-kurangnya
tiga program pengiktirafan dilaksanakan
Empat program pengiktirafandilaksanakan
Lima atau lebih program pengiktirafan dilaksanakan
16
Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada diperingkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain.
Tiada pengiktirafan diterima/tidak
ditanda aras oleh agensi lain
Menerima pengiktirafan
tetapitidak ditanda aras oleh agensi
lain
Menerima pengiktirafan
danditanda aras oleh agensi lain
17
Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi.
Program pengiktirafan
tidak disebarkan
Program
pengiktirafan disebar dan dipamerkan
kepada sebahagian warga
Program
pengiktirafan disebar dan dipamerkan
kepada semua warga
A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi
18
Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga.
Program inovasi/Best
Practice tidak dilaksanakan
Program inovasi/Best Practice dilaksanakan
19
Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA
Program kreativiti dan inovasi tidak dilaksanakan
Program kreativiti dan
inovasi dilaksanakan
A7) Tindakan Penjimatan/GoGreen
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
20
a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut: i. Notis/ arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy iii. Penetapan suhu optimum iv. . Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen hijau
Tidak melaksanakan
program penjimatan tenaga
Melaksana sekurang kurangnya
dua program penjimatan tenaga
Melaksana sekurang kurangnya
tiga program penjimatan tenaga
b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.
Tiada program/usaha
kitar semula dilaksanakan
Program/usaha kitar semula dilaksanakan
c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagaicontoh: i. Kos ii. Masa iii. Tenaga Pekerja iv. . Ruang
Tiada
analisis penjimatandisediakan
Analisis
penjimatan disediakan
A8) Laman WEB EKSA Jabatan/ Bahagian
21
Melaksanakan Pengemaskinian Halaman Web seperti berikut: i. Carta Perbatuan Kementerian/Jabatan/Bahagian/Zon ii. Carta Organisasi Kementerian/Jabatan/Bahagian/Zon iii. Laporan Aktiviti iv. . Laporan Audit Dalaman Kementerian
Laman Web EKSA tidak disediakan.
Laman Web
disediakan tetapi hanya mengandungi dua perkara seperti
dicadangkan
Laman Web
disediakan tetapi hanya mengandungi 3-4 perkara seperti
dicadangkan
Laman Web mengandungi
semua perkara seperti dicadangkan
Laman Web mengandungi
semua perkara seperti dicadang dan dipaparkan secara kreatif dan inovatif
JUMLAH SKOR (KOMPONEN A) 0 Jumlah Markah: /125X 100%= % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X100%)
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
KOMPONEN B
RUANG TEMPAT KERJA /PEJABAT 1
2
3
4
5
MARKAH FIZIKAL
B1)Lantai
1
Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut: i. Selamat dan tidak licin ii. Tiada kekotoran/sampah dilantai iii. Tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan
Tidak bersih
Bersih dan memenuhi satu kriteria
Bersih dan
memenuhi dua kriteria
Bersih dan memenuhi tiga kriteria
Bersih dan memenuhi
kesemua kriteria
2
Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi.
Tiada program pemantauan
Menyediakan program
pemantauan tetapi tidak dipatuhi
Menyediakan program
pemantauan dan dipatuhi
B2) Dinding dan Siling
3 Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaanbaik.
Dinding kotor dan rosak
Dinding dalam keadaan baik tetapi
tidak bersih
Dinding dalam keadaan baik
dan bersih
4
Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.
Hiasanketerlaluandantidakbersesuai
an
Hiasansederhanatetapi
tidakselarasdenganimejkorporat
Hiasan bersesuaian dan selaras dengan imej korporat
B3) Lampu DanSoket
5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
Ada
lampuyangrosak
Semualampub
erfungsi
Semua lampu bersih,berfungsi
dan dalam keadaan baik
6
Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik. Soket elektrik
tidak berfungsi
Sebahagian soket elektrik berfungsi
dan dalam keadaan baik
Semua soket elektrik berfungsi
dan dalam keadaan baik
KEPERLUANUMUM B4) Susun AturPeralatan
7
Menyeragamkan susunan laci meja/mobile pedestal.
Susunan laci meja/mobile
pedestal tidak seragam
Sebahagian susunan laci meja/mobile
pedestal seragam
Semua susunan laci meja/mobile
pedestal seragam
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
8
Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas:
Komputer ii. In/Out Tray iii. Folder/fail iv. . Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci
Semua peralatan tidak teratur dan
tidak kemas
Sebahagian peralatan teratur
dan kemas
Semua peralatan teratur dan kemas
B5) Keadaan Peralatan
9
Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray/ dalam laci.
Alat tulis tidak disusun dengan
kemas dan teratur
Sebahagian alat tulis disusun
dengan kemas dan teratur
Semua alat tulis disusun dengan kemas dan teratur
10
Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
Semua peralatan tidak dalam
keadaan baik dan tidak boleh digunakan
Sebahagian peralatan dalam
keadaan baik dan boleh digunakan
Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh
digunakan
11
Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci.
Tiada tanda/label bagi
barang yang disimpan
Sebahagian barang yang
disimpan bertanda/berlabel
Semua barang yang disimpan
bertanda/berlabel
12
Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.
Semua peralatan
berdebu,tidak bersih dan tidak
kemas
Sebahagian peralatan
berdebu,tidak bersih dan tidak
kemas
Semua peralatan tidak
berdebu,bersih dan kemas
13
Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama (yang bersesuaian)
Tiada tatacara
penggunaan dipamerkan
Mempamerkan tatacara
penggunaan pada sebahagian
peralatan guna sama
Mempamerkan tatacara
penggunaan dengan jelas dan mudah difahami pada
semua peralatan guna sama
14
Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.
Tiada arahan/notis dipamerkan
Arahan/notis dipamerkan
disebahagian tempat(yang bersesuaian)
Arahan/notis dipamerkan
disemua tempat(yang bersesuaian)
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
B6) Pelabelan dan Papan Tanda/TandaArah
15 Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
Tiada tanda nama pada bilik/kubikel
Sebahagian bilik/kubikel
memaparkan tanda nama pegawai yang
seragam
Semua bilik/kubikel memaparkan tanda
nama pegawai yang seragam
16 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi
menunjukkan seksyen/unit.
Tidak berlabel Label lengkap,jelas
tetapi tidak seragam
Label lengkap,jelas dan seragam
17 Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai,
jelas dan mudah dibaca.
Saiz yang tidak sesuai dan
sukar dibaca
Saiz yang sesuai tetapi sukar dibaca
Saiz yang sesuai dan mudah dbaca
18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategic dan mudah dilihat.
Semua papan tanda di kedudukan tidak strategik dan
sukar dilihat
Sebahagian papan tanda pada kedudukan
strategik dan mudah dilihat
Semua papan tanda pada kedudukan
strategik dan mudah dilihat
B7) Perhiasan
19 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej
korporat.
Hiasan yang keterlaluan dan
tidak berimej korporat
Hiasan minima tetapi tidak
selaras dengan imej korporat
Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat
20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam
keadaan baik.
Perhiasan
berdebu dan usang
Sebahagian perhiasan dalam
keadaan baik dan tidak berdebu
Perhiasandalamkeadaan baik,bersih
dan tidak berdebu
B8) Keperluan Umum
21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang guna sama yang mudah dilihat.
Pelan lantai tidak disediakan
Sebahagian bilik/ruang
menyediakan pelan lantai yang jelas
difahami
Semua bilik/ruang menyediakan pelan lantai yang jelas
difahami
22 Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruangguna sama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).
Pelan lampu tidak disediakan
Sebahagian bilik/ruang
menyediakan pelan lampu yang jelas
difahami
Semua bilik/ruang menyediakan pelan lampu yang jelas
difahami
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
23 Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) disemua bilik/ruang.
KEW.PA-7 tidak dipaparkan
Sebahagian bilik/ruang
menyediakan KEW.PA-7
dan dikemaskini
Semua bilik/ruang
menyediakan KEW.PA-7 dan
dikemaskini
24 Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge(PIC) bagi setiap ruang/bilik guna sama berserta nombor telefon untuk dihubungi.
PIC tidak dilantik bagi
setiap ruang/bilik
Sebahagian ruang/bilik
mempunyai PIC dan mempunyai nombor untuk
dihubungi
Semua ruang/bilik mempunyai PIC
dan nombor untuk dihubungi
25 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik
guna sama dengan jelas.
Etika/tatacara bilik tidak disediakan
Etika/tatacara bilik disediakan tetapi tidak jelas
Etika/tatacara bilik disediakan
dengan jelas
26
Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jikaada).
Tiada inisiatif
Merencanakan inisiatif/tindakan
pembaikan proaktif
RUANGKERJA B9) Meja Kerja Warga/KubikelKerja
27 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
Meja kerja tidak kemas dan
peralatan tidak disusun dengan
baik
Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan
disusun dengan baik
Semua meja kerja kemas dan peralatan disusun
dengan baik
28
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Hiasan yang
keterlaluan dan tidak berimej
korporat
Hiasan minima tetapi tidak
selaras dengan imej korporat
Hiasan minima dan
selaras dengan imej korporat
B10) BilikPegawai
29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak
kemas dan peralatan tidak
disusun denganbaik
Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan disusun
dengan baik
Semua meja kerja kemas dan peralatan disusun
dengan baik
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
30 Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak
disusun kemas
Sebahagian perabot disusun
kemas
Semua perabot disusun
31
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Hiasan yang keterlaluan dan
tidak berimej korporat
Hiasan minima tetapi tidak
selaras dengan imej korporat
Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat
B11) Stor Peralatan Pejabat
32
Memastikan stor memenuhi criteria berikut: i. Bersih; ii. Tidak berdebu; iii. Susunan kemas dan teratur
Tidak memenuhi kriteria
Memenuhi dua kriteria
Memenuhi kesemua kriteria
33 Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi
memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.
Tidak menyediakan sistem
Sistem kurang jelas dan tidak teratur
Sistem jelas dan teratur
34
Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan.
Tiada label Sebahagian ruang
letak barang/bahan
berlabel
Semua ruang letak
barang/bahan berlabel
35 Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja.
Tidak menyediakan
etika penggunaan
Etika penggunaan disediakan tetapi tidak dipaparkan kepada warga
kerja
Etika penggunaan disediakan dan
dipaparkan kepada warga
kerja
36 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.
Tidak menyediakan kad inventori
Sebahagian barang
memaparkan kad inventorI dan dikemaskini
Semua barang memaparkan kad
inventori dan sentiasa dikemaskini
37 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.
Terdapat bahan/peralatan tidak diperlukan
disimpan dan tidak disusun dengan
kemas
Terdapat bahan/peralatan tidak diperlukan disimpan tetapi disusun dengan
kemas
Tiada
barang/peralatan tidak diperlukan disimpan dalam
stor
38 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.
Tiada penanda
aras minima
Penanda aras minima
disediakan pada sebahagian
barang sahaja
Penanda aras minima disediakan
pada semua barang
B12) Bilik Fail
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
39
Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. . Kemas
Tidak memenuhi kriteria
Memenuhi sebahagian kriteria
Memenuhi
kesemua kriteria
40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas
Tidak teratur,tidak
baik dan tidak kemas
Sebahagian peralatan,kabinet
dan rak dalam keadaan
teratur,baik dan kemas
Peralatan,kabinet,dan rak dalam
keadaan teratur,baik dan
kemas
41 Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30saat.
Fail berselerak
dan tidak teratur.
Fail disusun kemas tetapi tidak teratur
Fail disusun kemas dan teratur
serta Berjaya dicapai dalam tempoh kurang
30saat
42 Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.
Senarai indeks dan nombor fail tidak disediakan
Senarai indeks dan nombor fail disediakan
43 Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yangmengandungi: i. Tajuk fail ii. Nombor susunan fail
Tiada label
Sebahagian sahaja berlabel
Setiap
fail/dokumenberlabel
44
Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup.
Sistem kawalan
dan pergerakan fail tidak disediakan
Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan tetapi tidak dikemaskini
Sistem kawalan dan pergerakan fail
disediakan dan dikemaskini
B13) Sudut/BilikCetak/Dokumentasi
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
45
Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. . Kemas v. Selamat
Tidak memenuhi kriteria.
Hanya dua kriteria dipenuhi
Hanya tiga kriteria dipenuhi
Hanya empat
kriteria dipenuhi
Memenuhi
kesemua kriteria
46
Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalamkeadaan teratur, baik dankemas
Tidak
teratur,tidakbaik dantidakkemas
Sebahagian peralatan,kabinet
dan rak dalam keadaan
teratur,baik dan kemas
Peralatan,kabinet,dan rak dalam
keadaan teratur,baik dan
kemas
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
B14) Bilik Pemandu
47
Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.
Meja kerja tidak
kemas, tidak bersihdan
peralatan tidak disusun
denganbaik
Sebahagian meja
kerja kemas,bersih dan peralatan
disusun dengan baik
Semua meja kerja kemas, bersih dan peralatan
disusun dengan baik
48
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Hiasan yang keterlaluan dan
tidak berimej korporat
Hiasan minima tetapi tidak
selaras dengan imej korporat
Hiasan minima dan selaras dengan imej
korporat
B15) BilikServer/Terperingkat
49
Memastikan bilik server/terperingkat memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat
Tidak memenuhi kriteria.
Memenuhi satu kriteria
Memenuhi dua kriteria
Memenuhi tiga hingga
empat kriteria
Memenuhi
kesemua kriteria
JUMLAH SKOR (KOMPONEN B) 0 Jumlah Markah : /@ X 100%= %
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
KO
TEMPAT UMUM 1 2 3 4 5 MARKAH C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan
1
Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat.
Persekitaran lobi kotor, tidak kemas
tidak ceria dan tidak selaras dengan imej
korporat
Persekitaran lobi bersih dan kemas
tetapi kurang ceria dan tidak selaras dengan imej korporat
Persekitaran lobi
bersih, kemas ceria selaras dengan imej korporat
2
Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut: i. Visi; ii. Misi; iii. Maklumat Pengurusan Atasan; iv. Moto dan iv. Piagam Pelanggan
Tiada maklumat dipaparkan
Sebahagian maklumat
yang dipaparkan dan terkini
Semua maklumat yang dipaparkan dan
terkini
3
Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama: i. Buku kedatangan pelawat ii. Direktori pegawai iii. Sudut informasi untuk pelanggan iv. . Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
Tidak menyediakan
semua perkara yang disyorkan
Menyediakan satu
hingga tiga perkara yang
disyorkan
Menyediakan semua
perkara yang disyorkan
C2) KaunterUtama
4
Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut: i. Sistem maklum balas pelanggan ii. Direktori warga agensi iii. Borang-borang/brosur berkaitan iv. . Bahan bacaan/informasi v. Info mengenai agensi/piagam pelanggan vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
Kaunter menyediakan
satu criteria yang disyorkan
Kaunter menyediakan
dua criteria yang disyorkan
Kaunter menyediakan semua
criteria yang disyorkan
5
Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.
Kaunter tidak bersih,tidak kemas
dan tidak ceria
Kaunter bersih dan kemas tetapi
tidak ceria
Kaunter
bersih,kemas dan ceria
6
Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.
Usaha-usaha delighting the
customer tidak dilaksanakan
Usaha-usaha delighting the
customer dilaksanakan
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
7
Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
Perkhidmatan yang tidak mesra
pelanggan
Perkhidmatan yang mesra pelanggan
8
Menyedia dan memaparkan carta aliran Perkhidmatan yang dikemaskini.
Tidak disediakan Carta aliran
Perkhidmatan disediakan tetapi tidak dikemaskini
Carta aliran perkhidmatandisedia dan dikemaskini
C3) Ruang Menunggu
9
Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.
Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan tidak disediakan
Sofa/tempat duduk disediakan tetapi
tiada bahan bacaan
Sofa/tempat duduk dan bahan
bacaan bersesuaian disediakan
10 Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih,
kemas dan teratur.
Semua peralatan kotor, tidak kemas dan tidak teratur
Sebahagian peralatan
bersih,kemas dan teratur
Semua peralatan bersih, kemas
dan teratur
11
Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
Tong sampah tidak disediakan
Tong sampah disediakan tetapi tidak bersesuaian
dan tidak mencukupi
Tong sampah yang bersesuaian
dan mencukupi disediakan
C4) LaluanUtama/Koridor
12
Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.
Semua susunan peralatan atau hiasan tidak
kemas,tidak bersih dan berserabut
Sebahagian
susunan peralatan atau hiasan
kemas,bersih dan teratur
Semua susunan peralatan atau
hiasan kemas,bersih
dan teratur
13
Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.
Terdapat halangan disemua laluan dan
pintu kecemasan
Terdapat halangan
disebahagian laluan dan pintu
kecemasan
Tiada halangan disemua laluan dan pintu kecemasan
C5) BilikMesyuarat
14
Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon,skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.
Semua peralatan tidak berfungsi
Sebahagian peralatan
berfungsi dengan baik
Semua peralatan berfungsi
dengan baik
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
15
Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.
Persekitaran bilik kotor, tidak kemas dan tidak selamat
Persekitaran bilik bersih dan kemas tetapi tidak selamat
Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
C6) Perpustakaan/Pusat Sumber
16
Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.
Ruang perpustakaan
kotor,tidak kemas dan tidak teratur
Ruang perpustakaan
bersih tetapi tidak kemas dan tidak
teratur
Ruang perpustakaan bersih, kemas
dan teratur
17
Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.
Sistem susunan/capaia
n tidak disediakan
Sistem susunan /capaian/ label menyukarkan
pelanggan
Sistem susunan /capaian/label memudahkan
pelanggan
18
Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.
Tiada sistem
rekod kawalan
Sistem rekod kawalan
disedia,tetapi tidak
dikemaskini
Sistem rekod kawalan disedia dan dikemaskini
C7) Surau/Bilik Solat
19
Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih: i. Telekung/Kain Pelekat; ii. Sejadah; dan iii. Tempat sangkut sejadah/telekung
Peralatan dalam
keadaan tidak baik dan tidak
memenuhi criteria yang disyorkan
Sebahagian
peralatan dalam keadaan baik
dan memenuhi criteria yang
disyorkan
Semua peralatan dalam keadaan
baik dan memenuhi semua criteria yang
disyorkan
20
Menyediakan kemudahan berikut: i. Tanda arah kiblat ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan iii. Tempat letak/rak kasut iv. . Selipar
Hanya satu kemudahandisediakan
Dua kemudahan disediakan
Semua
kemudahan disediakan
21
Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.
Al-Quran/bahan bacaan tidak
kemas dan tidak dalam keadaan
baik
Sebahagian Al-Quran/bahan
bacaan kemas dan dalam keadaan
baik
Semua Quran/bahan
bacaan kemas dan dalam
keadaan baik
22
Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.
Surau berkeadaan tidak bersih,berdebu
dan tidak selesa
Surau berkeadaan bersih,tidak
berdebu tetapi tidak selesa
Surau berkeadaan bersih,tidak berdebu dan
selesa
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
23 Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan) Bau surau tidak menyenangkan
Bau surau menyenangkan
24 Memastikan tempat wudhu' bersih. Tempat wudhu' kotor
Tempat wudhu' bersih
C8) Lif
25 Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.
Lif rosak & kotor
Sebahagian lif dalam keadaan baik dan bersih
Semua lif dalam keadaan baik dan
bersih
26 Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku
kecemasan. Tiada maklumat
pegawai disediakan Maklumat pegawai
ada disediakan
27 Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas. Tidak disediakan Disediakan tetapi
kurang jelas Disediakan
dengan jelas
28 Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala Tidak dipaparkan Dipaparkan
C9) Pantri/Tempat Minum
29
Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.
Peralatan tidak terurus dan tidak boleh digunakan
Sebahagian peralatan dalam
keadaan baik dan boleh digunakan
Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh
digunakan
30
Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.
Pantri dalam keadaan tidak
bersih, berdebu dan tidak terurus
Pantri dalam keadaan
bersih,tidak berdebu tetapi tidak terurus
Pantri dalam keadaan
bersih,tidak berdebu dan
terurus
C10) Tandas
31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering. Persekitaran
tandas kotor dan basah
Persekitaran tandas bersih dan kering
32 Memastikan bau tandas menyenangkan. Bau yang tidak menyenangkan
Tidak berbau/bau menyenangkan
33
Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.
Semua peralatan tidak berfungsi
Sebahagian peralatan
berfungsi dengan baik
Semua peralatan berfungsi
dengan baik
34 Memastikan pengudaraan tandas baik. Pengudaraan tidak baik
Pengudaraan baik
35
Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas Tiada
pemakluman disediakan
Sebahagianmaklumat
dipaparkan
Pemaklumandisediakan
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
36
Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut: i. Cecair pencuci tangan ii. Tisu tangan iii. Bakul sampah/Tong Sanitari iv. . Cermin Muka v. Bahan pewangi
Menyediakan satu peralatan yang disyorkan
Menyediakan dua peralatan
yang disyorkan
Menyediakan tiga peralatan
yang disyorkan
Menyediakan empat
peralatan yang disyorkan
Menyediakan semua
peralatan yang disyorkan
37
Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.
Tiada tandas OKU Tandas OKU
disediakan tetapi tidak berfungsi
dengan baik
Tandas OKU disediakan dan
berfungsi dengan baik
JUMLAH SKOR (KOMPONEN C) 0 Jumlah Markah : /@ X 100%= % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X100%)
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
KOMPONEN D
KESELAMATAN PERSEKITARAN 1 2 3 4 5 MARKAH D1) Pelan Tindakan Kecemasan
1
Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill). iii. Tanda Amaran. iv. . Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul. v. Tanda arah laluan kecemasan.
Tiada Pelan
Tindakan Kecemasan
Pelan Tindakan Kecemasan
mengandungi dua criteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan Kecemasan
mengandungi tiga kriteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan Kecemasan
mengandungi empat criteria
yang disyorkan
Pelan Tindakan Kecemasan
mengandungi kesemua
kriteria yang disyorkan
2
Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat,berfungsi dengan baik dan tiada halangan.
Tiada lampu kecemasan
Ada lampu kecemasan
dan berfungsi tetapi terhalang
Ada lampu kecemasan,
berfungsi dan tidak terhalang
D2)Pendawaian/Kabel
3
Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.
Pendawaian dalam keadaan tidak kemas, tidak
teratur dan tidak selamat
Sebahagian pendawaian dalam
keadaan kemas,teratur dan
selamat
Semua pendawaian dalam keadaan kemas,
teratur dan selamat
4
Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralataneletrik yangdigunakan.
Plag tidakdilabel
Plag dilabel
D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran
5
Memastikan alat pemadam api menepati kriteriaberikut: i. Penyelengaraan secara berkala ii. Mempunyai TatacaraPenggunaan iii.Berkeadaan bersih
Tiada
alatpemadamapidisediakan
Alat pemadamapimenepatisebahagiankriteriayangdisyorkan
Alat
pemadamapimenepatikesemuakriteri
ayangdisyorkan
6
Memastikan gelung hos pemadam api disediakan danboleh digunakan.
Tiada
gelunghospemadamapidisediaka
n
Gelunghospemadamapidisediakantetapitidakbol
ehdigunakan
Gelunghospemadamapidisediakandanbolehdig
unakan
7 Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaanbaik Terdapathalangan Tiadahalangan
D4) Laluan/Tangga Kecemasan
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
8 Memastikan pintu rintangan api sentiasaditutup Tidakditutup Ditutup
9
Memaparkan tanda arah KELUAR denganjelas.
Tiada tandaarah
KELUAR yangjelas
SebahagiantandaarahKELUARdipaparkandenganjela
s
Semua tandaarah KELUAR
dipaparkandenganjelas
10
Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintukecemasan.
Terdapathalangandilaluan/tanggake
cemasan
Tiada halangandilaluan/tanggakecemas
D5)Kunci
11
Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhitatacara keselamatan.
Anak kuncitidakdilabel/ditanda
Anakkuncidilabel/ditandatetapitidakmemenuhitatacarakesela
matan
Anakkuncidilabel/ditandadanmemenuhitatacarakeselam
atan
12 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruangpenyimpanan
yang selamat.
Anak kuncitidakdisimp
an
Anak kuncidisimpandi dalampetikesela
13 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamatoleh
pegawaibertanggungjawab. Senarai
anakkuncitidakdisimpan
Senarai anakkuncidisimpandenganselamat
14
Menyediakan buku log peminjaman kunci dandikemaskini.
Bukulogpeminjamankuncitidakdis
ediakan
Bukulogpeminjamankuncidisediakantetapitidakdik
emaskini
Bukulogpeminjamankuncidisediakandandikemaski
ni
JUMLAH SKOR (KOMPONEND) 0 Jumlah Markah: /@ X 100%= %
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
KOMPONEN E1 (Agensi Mempunyai B
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
angunan dan KawasanSendiri)
KAWASAN PERSEKITARANJABATAN 1 2 3 4 5
1
Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untukpekerja, pelawat danOKU.
Tiadatempatmeletakkenderaandisediak
anuntukpekerja, pelawatdanOKU
Tempatmeletakkenderaandisediakan,te
tapitidak sesuaiuntukpekerja,
pelawatdanOKU
Tempatmeletakkenderaansesuaiuntukpekerja,pela
wat danOKU
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
2
Menyediakan tanda/garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yangdisediakan.
Garisan antaralot-lot
yangdisediakantidakjelas
Sebahagiangarisanantaralot-
lotdisediakandenganjelas
Semuagarisanantara lot-
lotyangdisediakanjelas
3
Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yangjelas.
Tunjuk arahlaluanpelawatdisediakan
Tunjuk arahlaluanpelawatdisediakantetapi kurangjelas
Tunjuk arahlaluanpelawatdisediakandengan
jelas
4
Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik danbersih.
Semuakawasanpersekitarantidakberadadalamkead
aan baikdanbersih
Sebahagiankawasanpersekitaranberad
adalam keadaanbaikdanbe
rsih
Semuakawasanpersekitaranberadadal
am keadaanbaikdanbe
rsih
5
Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaanbaik.
Lampu
jalantidakdisediakan
Sebahagianlampujalan berfungsidandalamkeadaanbaik
Semua lampujalanberfungs
i dandalamkeadaanb
6
Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaanbaik.
Jalan berlubangdantidak dalamkeadaanbaik
Jalantidakberlubangdandalamkeadaa
nbaik
7
Memastikan taman permainan dan peralatan di tamanpermainan dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jikaada).
Tamanpermainandan
peralatanditamanpermainandalam
keadaantidakbaik dan
tidakbolehdigunaka
Tamanpermainandan
peralatanditamanpermainandalam
keadaanbaikdanbolehdigunakan
8
Menyediakan sistem kawalan laluan yangberkesan.
Sistemkawalankeluar
masuktidakdisediakan
Sistemkawalankeluarmasukdisediakantetapitida
kberkesan
Sistemkawalankeluar
masukyangberkesandisediakan
9 Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak/mati
di sekitarkawasan.
Tanaman/pokoktidak
dijagadenganrapi
Sebahagiantanamanpokokdijaga
denganrapi
Semuatanamanpokok dijagadenganrapi
10
Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidakdibiarkan panjang.
Kawasanpadang
kotor danrumputpanja
ng
Sebahagiankawasanpadangbersih danrumputtidakdibiarkanpanjang
Kawasanpadangbersih
danrumputtidakdibiarkanpanjang
11
Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian danmencukupi .
Tong/bakulsampahtidakbersesuaiandan
tidakmencukupi
Tong/bakulsampahsesuaidanmencukupi
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
12
Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih,tidak berbau dan diuruskan denganbaik.
Kawasan/tongpengumpulansampah
tidakbersih,berbau dantidakdiuruskand
enganbaik
Kawasan/tongpengumpulansampah
bersih,tidakberbaudandiuruskandengan
baik
13
Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik danbersih.
Pondokpengawaltidak
kemasdankotor
Pondokpengawaldalamkeadaanbaik
&bersih
JUMLAH SKOR (KOMPONENE1) Jumlah Markah: /@ X 100%= %
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
STANDARD EKSA
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
A. BILIK DAN KUBIKEL PEGAWAI
1. Lantai ruang kerja sentiasa berada dalam keadaan bersih.
2. Tanda nama penuh dan jawatan pegawai diletakkan di kubikel/pintu bilik
Pegawai mengikut kesesuaian.
3. Standard kawalan bagi meja/kubikel pegawai:
● Set komputer – kabel diikat;
● Tray surat dilabel (sekiranya ada);
● Bekas alat tulis / cop rubber stamp yang aktif dan berkaitan tugas rasmi
sahaja dipamerkan (dilabel serta disenaraikan);
● Dibenarkan satu sudut untuk koleksi peribadi (tidak keterlaluan
daripada segi bilangan dan penampilan korporat);
4. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.
5. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih.
6. Blazer / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika
almari tidak disediakan).
7. Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebih dari tiga (3) pasang kasut.
8. Wayar / kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape /
cabel casing conduit.
9. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan
seragam.
10. Komputer dan mesin pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.
11. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.
12. Wallpaper dan screensaver bagi computer atas meja / komputer riba boleh
diseragamkan dengan imej korporat Jabatan / Agensi.
B. PELABELAN 1. Tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian 2. Saiz dan font mengikut kesesuaian kategori pelabelan 3. Material pelabelan adalah mengikut bersesuaian
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
4. Pelabelan bagi ownership/Person incharge (PIC) hanya memadai dengan
nama dan no untuk dihubungi (ext) 5. Terkeluar dari persepsi ‘persekitaran taska atau tadika’
C. PENETAPAN LOT 1. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang
bersesuaian.
2. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (Contoh: troli – label dan tanda lot
diletakkan di bahagian dinding tapak lot untuk setiap troli).
D. PENGURUSAN LACI/ PEDESTAL/ KABINET
1. Standard kawalan laci meja atau pedestal: ● Laci paling atas – dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis,
disusun kemas/membentuk partition mengikut kreativiti warga
organisasi; Partition dibuat pada laci alat tulis
● Laci aras tengah – bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi (i.e.
diari, Planner dan buku catatan) dan;
● Laci bawah – barangan peribadi (i.e. beg tangan, dompet, telefon
bimbit dan lain-lain).
2. Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang
atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi.
3. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan kabinet besi, hanya 1 laci dibahagian paling bawah dikhaskan untuk barangan peribadi.
4. Pegawai yang disediakan build in cabinet, hanya ruangan minima perlu
dikhaskan untuk barangan peribadi.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
E. PENGURUSAN DOKUMEN
1. Fail-fail aktif / diari / organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
2. Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.
3. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan kemas dan teratur.
4. Konsep 30 saat bagi pencarian fail
5. Fail disusun dan dilabel dengan seragam (mengikut kesesuaian zon)
F. BILIK FAIL
1. Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan susun atur atau pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.
3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 30 saat.
5. Fail-fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.
6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (Contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).
7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
10. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
G. KABINET
1. Label bilangan kabinet.
2. Dokumen kerap digunakan di tingkat 1 dari atas.
3. Sediakan indeks kandungan dokumen dan tampal di hadapan laci kabinet.
4. Sediakan indeks nombor/nama di paket fail mengikut indeks luar.
5. Kemaskini kandungan kabinet dari semasa ke semasa.
H. BILIK STOR
1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
3. Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
4. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.
5. Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out”(FIFO)/Penanda Aras Minimum.
6. Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
7. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerjakerja pemunggahan dan laluan.
8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
9. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa.
10. Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
11. Dilengkapi dengan alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik.
12. Dibenarkan menggunakan kreativiti dalam pengurusan dan
penyelenggaraan stor tetapi perlu melambangkan imej korporat Jabatan
(tertakluk kepada peraturan dan garis panduan yang sedang berkuatkuasa).
I. RUANG KERJA TERPERINGKAT
1. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server.
2. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa.
3. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi
hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.
J. BILIK MESYUARAT/ PERBINCANGAN/ LATIHAN
1. Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran
2. Peralatan/kemudahan dalam keadaan bersih, sempurna dan boleh digunakan dengan baik
3. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
4. Maklumat berkaitan mesyuarat perbincangan/latihan hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat, contohnya penggunaan papan tanda (slot in board).
5. Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian / Bahagian, penyataan kualiti / hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian / Bahagian dan lain-lain)
6. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017
7. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di
lokasi yang bersesuaian
8. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/perbincangan/latihan (nama pegawai
dan nombor untuk dihubungi).
K. PANTRI
1. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas daripada sebarang serangga/makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.
2. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan.
3. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.
4. Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan waterdispenser boleh disediakan di pantri.
5. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.
6. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.
7. Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.
L. PERPUSTAKAAN/ PUSAT SUMBER 1. Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih, kemas dan teratur.
2. Menyediakan sistem susunan/ capaian/ label bahan bacaan yang
memudahkan pelanggan.
3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan
bacaan.
4. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik.
5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan
mudah dilihat.
Kemaskini : 14 Apr 2017
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017