Upload
ngodan
View
314
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 1/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
BAHAGIAN A: MEMBUAT PERMOHONAN PANJAR WANG PANJAR RUNCIT (OLEH
PEMOHON)
1. Login ke portal MyUPSI di http://www.upsi.edu.my > Klik Finance > Klik Petty Cash
> klik New. Paparan seperti skrin di bawah akan dipamerkan.
Pilih Pusat Kos
Masukkan Nombor Resit
Masukkan Jumlah Tuntutan
Masukkan Tujuan Perbelanjaan
Klik butang Submit
Catatkan nombor rujukan permohonan (portal).
Serahkan resit bercatat nombor rujukan permohonan (portal) kepada
Pembantu Tadbir yang menguruskan panjar.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 2/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
BAHAGIAN B : MEMPROSES PERMOHONAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH
PEMBANTU TADBIR/PEMBANTU AKAUNTAN/STAF YANG DILANTIK OLEH PTJ)
1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable >
Petty Cash Module > Petty Cash Update. Paparan seperti skrin dibawah akan
dipamerkan.
Klik Enter Query dan masukkan nombor rujukan permohonan (portal) di
ruang Reference No. dan kemudian Klik Execute Query
Klik dua kali atau tekan butang F9 pada ruang Acct Code dan pilih kod
akaun berkaitan. Makumat kod akaun pada ruang Description akan
dijana secara automatik.
Masukkan tujuan perbelanjaan pada ruang Item Description
Masukkan jumlah tuntutan sebelum cukai GST pada ruang Item Amt.
Klik butang F9 pada ruang Tax code dan pilih kod cukai GST yang
berkaitan. Sekiranya kod cukai GST mempunyai kadar 6% jumlah GST
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 3/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
akan secara automatik berada di ruang GST Amt dan jumlah tuntutan
termasuk GST akan secara automatik berada di ruang Trans Amt.
Jika jumlah tuntutan pada Trans Amt tidak sama dengan pengiraan yang
sepatutnya iaitu jumlah tuntutan + jumlah GST , pengguna diminta untuk
klik √ di hujung transaksi tersebut dan tuntutan yang sepatutnya akan
dikira dengan betul.
Klik Save dan catatkan nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS.
Serahkan resit bercatat nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS
kepada Penolong Pendaftar/Penolong Akauntan/Pegawai PTj yang
meluluskan panjar wang runcit.
BAHAGIAN C: MENGESAHKAN PERMOHONAN DAN MEMBUAT BAYARAN TUNTUTAN
PANJAR WANG RUNCIT (OLEH PENOLONG PENDAFTAR/PEGAWAI
PTJ)
1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ Acc Payable > Petty
Cash Module > Petty Cash Approval/Paid/Cancellation. Paparan seperti skrin di
bawah akan dipamerkan.
Pilih menu Approve pada Transaction Type
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 4/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
Pilih permohonan
Klik Approve jika diluluskan
Klik Cancel jika tidak diluluskan atau dibatalkan
Klik Save
2. Bagi mencetak borang PWR, login ke Sistem MyFIS di
https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable > Petty Cash Module > Petty
Cash Update. Paparan seperti skrin dibawah akan dipamerkan.
Klik Enter Query dan masukkan nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS
di ruang Reference No.
Klik Execute Query
Klik Print dan cetak Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit seperti yang
dipamerkan seperti di bawah.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 5/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit perlu ditandatangani oleh :
Ketua PTj
Pegawai Pembayar
Penerima
Wang tuntutan panjar wang runcit diserahkan kepada pemohon.
Resit dicop “Telah Dibayar”
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 6/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
3. Bagi tujuan mengemaskini status pembayaran Panjar Wang Runcit, buka semula
skrin Petty Cash Approval/Cancellation di Sistem MyFIS dan pilih menu Paid.
Pilih permohonan yang telah dibayar
Klik Paid Sistem MyFIS
Borang permohonan difailkan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 7/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
BAHAGIAN D: PROSES REKUPAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH PEMBANTU
TADBIR/PEMBANTU AKAUNTAN/STAF YANG DILANTIK OLEH PTJ)
1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable >
Petty Cash Module > Petty Cash Batch. Paparan seperti skrin dibawah akan
dipamerkan.
Pilih permohonan panjar yang telah dibayar (Status “Paid”)
Klik Create Batch
Klik Print dan cetak Laporan Rekupan. Laporan Rekupan perlu
ditandatangani oleh :
i. Pegawai Penyedia
ii. Pegawai Mengesah
2. PTj perlu menghantar memo permohonan rekupan kepada Unit Bayaran,
Jabatan Bendahari bersama-sama dokumen berikut :-
i. Laporan Rekupan
ii. Borang Tuntutan Asal
iii. Resit Asal
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 8/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
3. Pembayaran rekupan panjar wang runcit akan dibuat oleh Unit Bayaran
Jabatan Bendahari mengikut Prosedur Pembayaran (UPSI(ISO)/BEN/P06).
4. PTj akan menerima wang rekupan panjar wang runcit melalui cek atau
pindahan Electronic Payment System (EPS) ke dalam akaun pegawai yang
diberikan kuasa. Kuasa boleh diperolehi dengan mengisi permohonan melalui
Borang Penurunan Kuasa Bagi Menunaikan Cek Panjar Wang Runcit
(UPSI/BEN/AKS/B-04).
5. Seterusnya, Penolong Pendaftar/Pegawai PTj perlu mengemaskini rekupan
dengan login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc
Payable > Petty Cash Module > Initial Allocation For Cost Center. Paparan
seperti skrin dibawah akan dipamerkan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 9/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
Klik Execute Query dan pilih permohonan panjar yang telah direkup
berstatus “Voucher”
Klik “Bank In”
Klik “Save”
Memastikan baki panjar di Sistem MyFIS sama dengan baki tunai dalam
tangan.
Memfailkan dokumen sokongan.
BAHAGIAN E: PEMERIKSAAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH KETUA PTJ)
1. Ketua PTj perlu login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ >
Acc Payable > Petty Cash Module > Initial Allocation For Cost Center. Paparan
seperti skrin dibawah akan dipamerkan.
Klik Execute Query
Klik Borang Pemeriksaan
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 10/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
Klik “Print” dan cetak Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit seperti
yang dipamerkan seperti di bawah.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 11/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
Ketua PTj hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara
berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan,
tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam
tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
PANJAR WANG RUNCIT ONLINE
Muka surat : 12/12
Tarikh : 11 APRIL 2016
UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01
Pindaan : 02
Keluaran : A
Pihak PTj perlu mengisi butiran bahagian (b) dan (c) Borang
Pemeriksaan Panjar Wang Runcit selepas pemeriksaan mengejut
dilakukan.
Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit perlu ditandatangani oleh :-
i. Pegawai Pengesah
ii. Pegawai Pemeriksa
Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit yang lengkap perlu disimpan
selamat untuk sebarang pemeriksaan audit.