Upload
lenguyet
View
354
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
1
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
___________________________________
PEKELILING PEJABAT BENDAHARI
___________________________________
Bilangan 2 Tahun 2012
GARIS PANDUAN PEROLEHAN PELANTIKAN PERUNDING UiTM
TUJUAN
1. Pekeliling ini disediakan dengan tujuan untuk memberi garis panduan ringkas
proses dan dokumen yang berkaitan di dalam permohonan perolehan pelantikan
perunding bagi projek atau kajian kerajaan selaras dengan Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2011 berserta dengan Manual Perolehan
Perkhidmatan Perunding Edisi 2011.
LATAR BELAKANG
2. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan yang ke-176 pada 7 Mac
2012 telah meluluskan garis panduan pelantikan perundingan UiTM.
3. Berikut adalah takrif bagi maksud pemakaian pekeliling ini:
3.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan,
Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri / Cawangan yang menerima
peruntukan perbelanjaan. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, UiTM
Shah Alam adalah termasuk Kampus Induk Shah Alam, Kampus Seksyen 17
(INTEC) dan Kampus Jalan Othman manakala Kampus Puncak Alam,
Puncak Perdana, Kampus Selayang dan Kampus Sungai Buloh adalah
dikategorikan sebagai cawangan UiTM.
2
3.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) ” bermaksud ketua yang telah diberi
kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan
dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di
bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, kuasa dan
tanggungjawab Penolong Naib Canselor Kampus Puncak Alam dan Puncak
Perdana dan Ketua Kampus Selayang dan Sungai Buloh adalah setaraf
dengan Rektor UiTM Cawangan.
3.3 “Pihak Berkuasa Melulus (PBM)” bermaksud Jawatankuasa Sebut Harga
UiTM Shah Alam / Lembaga Perolehan ‘B’ / Lembaga Perolehan ‘A’ /
Kementerian Kewangan.
3.4 “Jawatankuasa Penilaian Perunding (JPP)” adalah jawatankuasa yang
dilantik oleh Naib Canselor dengan tangunggjawab untuk:
(a) Mempertimbangkan terma rujukan dan butiran anggaran kos yang telah
diperincikan bagi perolehan perkhidmatan perunding yang disediakan
oleh KPTJ;
(b) Menetapkan markah lulus penilaian teknikal;
(c) Melaksanakan penilaian terhadap cadangan teknikal dan cadangan kos
yang dikemukakan oleh perunding berdasarkan kriteria utama yang
ditetapkan oleh Kementerian Kewangan; dan
(d) Memperakukan perunding yang layak untuk pertimbangan PBM.
3.5 “Term of Reference (TOR)” adalah merupakan terma rujukan yang perlu
disediakan bagi setiap permohonan perundingan.
3.6 “Cadangan Teknikal dan Cadangan Kos (CTK)” adalah cadangan teknikal
dan cadangan kos yang disediakan oleh perunding.
3.7 “Cadangan Teknikal Pra Kelayakan (CTPK)” adalah cadangan teknikal pra
kelayakan yang disediakan oleh perunding.
3
3.8 “Perkhidmatan Perunding” adalah perkhidmatan yang disediakan oleh
firma perunding yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod
bidang perkhidmatan perunding berkaitan dan dikategorikan sebagai
perunding fizikal dan perunding bukan fizikal.
i. Perunding Fizikal adalah seperti berikut:
(a) Arkitek, kejuruteraan awam dan struktur, kejuruteraan mekanikal
dan elektrikal, ukur bahan, perancang bandar dan desa, landskap,
hiasan dalaman, akustik, alam sekitar dan lain-lain perkhidmatan
teknikal yang berkaitan dengan kejuruteraan dan/atau projek
pembinaan antaranya menyediakan reka bentuk terperinci,
penyediaaan dokumen tender dan lain-lain;
(b) Kerja-kerja ukur tanah dan kerja ukur khusus seperti hydrography,
aerial photogrammetry, remote sensing dan lain-lain;
(c) Perkhidmatan penilaian fizikal seperti penilaian harta, audit &
assessment dan lain-lain; dan
(d) Kajian-kajian fizikal yang berkaitan dengan kerja-kerja kejuruteraan
dan/atau projek pembinaan, antaranya kajian kemungkinan/kajian
awalan kejuruteraan, kajian tebatan banjir/cerun, kajian rancangan
tempatan/struktur, kajian EIA dan lain-lain.
ii. Perunding Bukan Fizikal adalah seperti berikut:
(a) Kajian kemungkinan, kajian ekonomi, kajian penswastaan dan
kajian-kajian lain;
(b) Kajian berkaitan pengurusan seperti pengurusan sumber manusia,
kewangan dan perakaunan, percukaian, pengurusan kualiti,
perundangan, kerja-kerja audit kewangan, kerja-kerja audit
pengurusan, teknologi maklumat dan komunikasi serta bidang-
bidang pengurusan lain; dan
4
(c) Perkhidmatan perunding lain mengikut kategori yang diperlukan
oleh Agensi dan ditentukan oleh Perbendaharaan dari semasa ke
semasa.
KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING
4. Pelantikan perunding boleh dilaksanakan dengan tiga (3) kaedah berikut:
i. Lantikan Terus Beserta Kos Siling
ii. Tender Terhad
iii. Tender Terbuka:
(a) Tanpa Pra Kelayakan atau
(b) Dengan Pra Kelayakan
Permohonan bagi perunding Secara Lantikan Terus Beserta Kos Siling
hendaklah dibuat melalui sistem e Perunding Kementerian Kewangan. Wakil
Jabatan hendaklah mengenalpasti dan menamakan pegawai-pegawai yang
terlibat secara langsung dan memohon untuk mendapatkan katanama dan
katalaluan dengan melengkapkan dan mengemukakan borang Borang ID
ePerunding kepada Kementerian Kewangan, yang boleh dimuat turun dari
https://eperunding.treasury.gov.my.
MENENTUKAN KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING
5. Penentuan kaedah perolehan perkhidmatan perunding bergantung kepada nilai kos
projek, kos kajian atau kos kerja ukur yang akan dilaksanakan seperti di JADUAL 1
berikut:
JADUAL 1
Kaedah Perolehan Had Nilai
Lantikan Terus Beserta
Kos Siling
Kos Projek
Pembangunan Fizikal
sehingga RM5 juta
Kos Kajian sehingga RM500 ribu
Kos Kerja Ukur sehingga RM500 ribu
Tender Terhad Kos Projek
Pembangunan Fizikal
sehingga RM50 juta
5
JADUAL 1
Kaedah Perolehan Had Nilai
Kos Kajian sehingga RM2 juta
Kos Kerja Ukur melebihi RM500 ribu
Tender Terbuka Kos Projek
Pembangunan Fizikal
melebihi RM50 juta
Kos Kajian melebihi RM2 juta
Perolehan perunding selain daripada kaedah-kaedah di JADUAL 1 di atas adalah tidak
dibenarkan melainkan mendapat kebenaran daripada Kementerian Kewangan.
PIHAK BERKUASA MELULUS (PBM) DAN HAD NILAI KUASA
6. PBM dengan had nilai kuasa melulus perolehan perkhidmatan perunding adalah
seperti di JADUAL 2 berikut:
JADUAL 2
PBM* Had Nilai Kuasa Melulus Perolehan Perkhidmatan
Perunding
Jawatankuasa Sebut
Harga
- Kampus Shah Alam
sahaja
Kos Projek
Pembangunan Fizikal
sehingga RM5 juta
Kos Kajian sehingga RM500 ribu
Kos Kerja Ukur sehingga RM500 ribu
Lembaga Perolehan ‘B’ Kos Projek
Pembangunan Fizikal
sehingga RM20 juta
Kos Kajian sehingga RM2 juta
Kos Kerja Ukur sehingga RM2 juta
Lembaga Perolehan ‘A’
Kos Projek
Pembangunan Fizikal
sehingga RM200 juta
Kos Kajian sehingga RM5 juta
Kos Kerja Ukur sehingga RM5 juta
Kementerian Kewangan Kos Projek
Pembangunan Fizikal
melebihi RM200 juta
6
JADUAL 2
PBM* Had Nilai Kuasa Melulus Perolehan Perkhidmatan
Perunding
Kos Kajian melebihi RM5 juta
Kos Kerja Ukur melebihi RM5 juta
*PBM di UiTM Negeri / Cawangan boleh melantik perunding mengikut jenis
perkhidmatan perunding dan tertakluk kepada had nilai yang telah ditentukan oleh
Kementerian Kewangan, setelah mendapat kebenaran bertulis daripada Naib
Canselor atau pegawai yang diturunkan kuasa.
PERATURAN UMUM DI DALAM PERMOHONAN PELANTIKAN PERUNDING
7. KPTJ hendaklah mendapatkan surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor
atau pegawai yang diturunkan kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan
perkhidmatan perunding.
8. Bagi projek pembangunan fizikal, KPTJ hendaklah menyediakan surat pengesahan
tidak menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh
Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran ) beserta surat
permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut yang telah dicap dan
disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan Teknik yang mengesahkan
tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan perundingan yang dipohon.
9. Bagi pelantikan perunding dalam bidang ICT, KPTJ hendaklah mendapatkan surat
kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam bidang ICT.
10. Perunding hendaklah diperaku, dipelawa dan dilantik di kalangan firma perunding
yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang perkhidmatan
perunding yang berkaitan dan dikategorikan sebagai perunding fizikal dan perunding
bukan fizikal.
11. Ketua Pusat Tanggungjawab adalah dilarang memecahkecilkan nilai projek
pembangunan fizikal / kajian dengan tujuan untuk mengelak daripada melaksanakan
kaedah pelawaan yang lebih kompetitif / telus / terbuka.
7
12. PBM di UiTM Shah Alam boleh melantik perunding UiTM mengikut jenis
perkhidmatan perunding dan tertakluk kepada had nilai yang telah ditentukan oleh
Kementerian Kewangan.
13. JPP dengan ahlinya dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor atau pegawai yang
diturunkan kuasa.
14. Kelulusan baru PBM adalah diperlukan jika terdapat perubahan misalannya pada
TOR/Perunding/Kos Siling daripada kelulusan asal PBM.
15. Penggunaan dokumen dan butiran terperinci pelaksanaan peraturan pelantikan
perunding hendaklah mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2011
berserta dengan Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 atau mana-
mana pekeliling Kerajaan yang masih berkuatkuasa.
PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA LANTIKAN TERUS BESERTA KOS
SILING
16. Proses pelantikan perunding Secara Lantikan Terus Beserta Kos Siling adalah
seperti berikut:
17. KPTJ hendaklah mencadangkan sekurang-kurangnya satu perunding dan
mendapatkan kelulusan JPP untuk TOR dan Anggaran Kos. Perkara berikut
hendaklah dikemukakan kepada JPP:
i. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi.
(LAMPIRAN 1A) dan surat Permohonan Rasmi dari KPTJ.
ii. TOR (LAMPIRAN 2) dan Perincian Anggaran Kos.
iii. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan
kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan perkhidmatan perunding.
iv. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak
menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh
Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran)
beserta surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut
yang telah dicap dan disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari
8
Jabatan Teknik yang mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan
perkhidmatan perundingan yang dipohon.
v. Menyertakan surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding
dalam bidang ICT.
vi. Salinan profil firma perunding yang dicadangkan termasuk beban kerja
perunding mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding
Kementerian Kewangan. (LAMPIRAN 5)
vii. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
yang telah dikemaskini oleh Unit Kewangan Zon UiTM Shah Alam / Pejabat
Bendahari UiTM Negeri / Cawangan yang berkenaan beserta nombor projek
pembangunan (jika berkaitan).
18. JPP bermesyuarat untuk:
i. Meluluskan TOR dan Perincian Anggaran Kos.
ii. Memperakukan sekurang-kurangnya satu perunding untuk pertimbangan
PBM.
Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi /
Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
19. Bagi membolehkan PBM mempertimbangkan dan membuat keputusan, Urus Setia
JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat
Bendahari.
i. Surat permohonan / iringan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ berserta kertas kerja
khas (jika ada) dengan menyatakan perunding yang diperakukan.
ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi. (LAMPIRAN 1A)
iii. TOR. (LAMPIRAN 2)
9
iv. Perincian Anggaran Kos Perkhidmatan Perunding.
v. Minit Mesyuarat JPP yang menyatakan TOR dan Perincian Anggaran Kos yang
diluluskan dan perunding yang diperakukan.
vi. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli /
Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP bagi Mesyuarat JPP di atas.
(LAMPIRAN 3 dan 4)
vii. Salinan profil firma perunding yang dicadangkan termasuk beban kerja perunding
mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding Kementerian
Kewangan. (LAMPIRAN 5)
viii. Format Senarai Standard dan Senarai Semak (Lampiran L).
ix. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
yang telah dikemaskini oleh Unit Kewangan Zon UiTM Shah Alam / Pejabat
Bendahari UiTM Negeri / Cawangan yang berkenaan beserta nombor projek
pembangunan (jika berkaitan).
x. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan
kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan perkhidmatan perunding.
xi. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak menerima
jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh Jabatan
Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran ) beserta surat
permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut yang telah dicap dan
disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan Teknik yang
mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan perundingan yang
dipohon.
xii. Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam bidang ICT.
20. PBM akan mempertimbangkan dan meluluskan pelantikan perunding berserta kos
siling berdasarkan perakuan JPP atau membuat pilihan perunding lain yang
berkelayakan.
10
Urus Setia PBM menyedia minit dan mendapatkan tandatangan Surat Akuan Ahli /
Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi
Mesyuarat PBM.
21. Setelah mendapat kelulusan PBM, Urus Setia PBM akan mengeluarkan Surat
Makluman Keputusan kepada KPTJ.
22. KPTJ menyedia dan menyerahkan Dokumen Pelawaan CTK dan Surat Akuan
Kepentingan Perunding (Lampiran I) kepada Urus Setia JPP.
23. Urus Setia JPP mengeluarkan Surat Pelawaan dan Dokumen Pelawaan kepada
perunding yang telah diluluskan oleh PBM untuk mengemukakan CTK.
i. Tempoh pelawaan adalah mengikut kesesuaian.
ii. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 90 hari dari tarikh
Surat Pelawaan.
24. Setelah menerima CTK dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I)
yang yang dikemukakan perunding, JPP hendaklah bermesyuarat untuk:
i. Membuat penilaian teknikal dan kos.
ii. Membuat rundingan kos dengan perunding (sekiranya perlu) dengan syarat
tidak melebihi kos siling yang telah diluluskan oleh PBM.
iii. Memuktamadkan kos siling.
Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi /
Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
25. Surat Setuju Terima (SST), Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan
Perjanjian / Kontrak Perkhidmatan Perunding hendaklah dikeluarkan setelah kos siling
dimuktamadkan JPP.
i. Bagi projek yang tidak melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal /
Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, pengeluaran surat setuju terima,
11
Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan kontrak diuruskan
oleh Bahagian Pengurusan Perolehan.
KPTJ akan memantau projek mengikut skop kerja serta mengesah bayaran
yuran perunding mengikut kemajuan kerja.
ii. Bagi projek yang melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-
Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian
Pengurusan Fasiliti / Pejabat Pembangunan akan:
(a) Mengeluarkan surat setuju terima dan Surat Akuan Perunding Yang
Dilantik (Lampiran J)
(b) Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak.
(c) Memantau projek mengikut skop kerja.
(d) Mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja.
PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA TENDER TERHAD
26. Proses pelantikan perunding Secara Tender Terhad adalah seperti berikut:
i. KPTJ hendaklah memperakukan sekurang-kurangnya 3 hingga
maksimum 10 perunding dan mendapatkan kelulusan JPP untuk TOR,
Anggaran Kos, Senarai Pendek Perunding dan Kriteria Penilaian yang
akan digunakan untuk menilai CTK perunding. Perkara berikut hendaklah
dikemukakan kepada JPP:
(a) Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi.
(LAMPIRAN 1B) dan surat Permohonan Rasmi dari KPTJ.
(b) TOR (Lampiran 2) dan Perincian Anggaran Kos.
(c) Kriteria Penilaian CTK.
12
(d) Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang
diturunkan kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan
perkhidmatan perunding.
(e) Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak
menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM
diterima oleh Jabatan (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan
Saliran ) beserta surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan
Teknik tersebut yang telah dicap dan disahkan penerimaan atau
menyertakan surat dari Jabatan Teknik yang mengesahkan tidak
mampu untuk melaksanakan perkhidmatan perundingan yang dipohon.
(f) Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam
bidang ICT.
(g) Salinan profil firma perunding yang dicadangkan termasuk beban kerja
perunding mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding
Kementerian Kewangan. (LAMPIRAN 5)
(h) Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan
1/2002) yang telah dikemaskini oleh Unit Kewangan Zon UiTM Shah
Alam / Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan yang berkenaan
beserta nombor projek pembangunan (jika berkaitan).
27. JPP bermesyuarat untuk meluluskan:
i. TOR dan Perincian Anggaran Kos.
ii. Senarai pendek perunding yang akan dipelawa untuk mengemukakan CTK.
iii. Penetapan Kriteria Penilaian CTK.
Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi /
Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
13
28. Setelah JPP meluluskan perkara seperti di atas, bagi membolehkan Bahagian
Pengurusan Perolehan membuat pelawaan, Urus Setia JPP perlu menghantar dokumen
berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari.
i. Surat arahan pelawaan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) berserta kertas
kerja khas (jika ada).
ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi. (Lampiran 1B)
iii. TOR. (LAMPIRAN 2)
iv. Kriteria PenilaianCTK
v. Perincian Anggaran Kos Perkhidmatan Perunding.
vi. Minit Mesyuarat JPP yang meluluskan:
(a) TOR dan Perincian Anggaran Kos.
(b) Penetapan Kriteria Penilaian CTK.
(c) Senarai Pendek Perunding
vii. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP JPP di atas. (LAMPIRAN 3
dan 4)
viii. Dokumen Pelawaan dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I)
ix. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
yang telah dikemaskini oleh Unit Kewangan Zon UiTM Shah Alam / Pejabat
Bendahari UiTM Negeri / Cawangan yang berkenaan beserta nombor projek
pembangunan (jika berkaitan).
x. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang
diturunkan kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan perkhidmatan
perunding.
14
xi. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak
menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh
Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran )
beserta surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut
yang telah dicap dan disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari
Jabatan Teknik yang mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan
perkhidmatan perundingan yang dipohon.
xii. Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam bidang
ICT.
29. Bahagian Pengurusan Perolehan akan mempelawa di kalangan perunding yang
telah disenarai pendek oleh JPP untuk mengemukakan CTK seperti berikut:
i. Tempoh pelawaan adalah mengikut kesesuaian
ii. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 90 hari dari tarikh tutup
pelawaan.
30. Selepas tarikh tutup pelawaan, Jawatankuasa Pembuka Tender yang ditubuhkan
oleh Bahagian Pengurusan Perolehan akan merekodkan penerimaan CTK perunding dan
Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) dengan melengkapkan Jadual
Pembukaan Tawaran CTK Perunding.
31. Bahagian Pengurusan Perolehan akan:
i. Mengemukakan salinan Jadual Pembukaan CTK Perunding kepada JPP.
ii. Mempamerkan Jadual Pembukaan CTK di papan kenyataan Bahagian
Pengurusan Perolehan dan laman web / portal bagi tempoh sekurang-
kurangnya dua (2) minggu daripada tarikh jadual dipaparkan.
15
32. Setelah JPP menerima dokumen seperti di atas, JPP hendaklah bermesyuarat
untuk:
i. Membuat penilaian teknikal dan kos.
ii. Memperaku perunding yang lulus penilaian teknikal & kos.
iii. Mengesyorkan satu perunding untuk kelulusan PBM.
Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi
/ Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
33. Bagi membolehkan PBM mempertimbangkan dan membuat keputusan, Urus Setia
JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat
Bendahari.
i. Surat permohonan / iringan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ berserta dengan
menyatakan perunding yang disyorkan.
ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi. (LAMPIRAN
1C)
iii. Minit Mesyuarat JPP yang memperakukan perunding lulus penilaian teknikal
dan kos dan perunding yang disyorkan untuk kelulusan PBM.
iv. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan
4)
v. Laporan Penilaian Kos dan Teknikal Oleh JPP serta Surat Akuan
Kepentingan Perunding (Lampiran I)
vi. Format Senarai Standard dan Senarai Semak (Lampiran M).
16
vii. Salinan profil perunding yang dipelawa termasuk beban kerja perunding
mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding Kementerian
Kewangan. (LAMPIRAN 5)
34. PBM akan mempertimbangkan dan meluluskan pelantikan perunding beserta kos
berdasarkan perakuan penilaian keseluruhan teknikal dan kos oleh JPP.
Urus Setia PBM menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi /
Urus Setia bagi Mesyuarat PBM.
35. Setelah mendapat kelulusan PBM, urus setia PBM akan mengeluarkan Surat
Makluman Keputusan kepada KPTJ
36. Surat Setuju Terima (SST), Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan
Perjanjian / Kontrak Perkhidmatan Perunding hendaklah dikeluarkan setelah pelantikan
perunding dan kos siling diluluskan PBM.
i. Bagi projek yang tidak melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal /
Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, pengeluaran surat setuju terima,
Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan kontrak diuruskan
oleh Bahagian Pengurusan Perolehan.
KPTJ akan memantau projek mengikut skop kerja serta mengesah bayaran
yuran perunding mengikut kemajuan kerja.
ii. Bagi projek yang melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-
Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian
Pengurusan Fasiliti / Pejabat Pembangunan akan:
(a) Mengeluarkan surat setuju terima dan Surat Akuan Perunding Yang
Dilantik (Lampiran J)
(b) Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak.
(c) Memantau projek mengikut skop kerja.
(d) Mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja.
17
PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA TENDER TERBUKA
(TANPA PRA KELAYAKAN)
37. Proses pelantikan perunding Secara Tender Terbuka (Tanpa Pra Kelayakan)
adalah seperti berikut:
38. KPTJhendaklah mendapatkan kelulusan JPP untuk TOR, Anggaran Kos dan
Kriteria Penilaian yang akan digunakan untuk menilai CTK perunding. Perkara berikut
hendaklah dikemukakan kepada JPP:
i. Surat Permohonan Rasmi dari KPTJ.
ii. TOR (Lampiran 2) dan Perincian Anggaran Kos.
iii. Kriteria Penilaian CTK.
iv. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan
kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menggunakan perkhidmatan perunding.
v. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak
menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh
Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran )
beserta surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut yang
telah dicap dan disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan
Teknik yang mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan
perundingan yang dipohon.
vi. Menyertakan surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding
dalam bidang ICT.
39. JPP bermesyuarat untuk meluluskan:
i. TOR dan Perincian Anggaran Kos.
ii. Penetapan Kriteria Penilaian CTK.
18
Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli /
Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
40. Setelah JPP meluluskan perkara seperti di atas, KPTJ hendaklah menyediakan
Dokumen Pelawaan bagi tujuan pelawaan kepada perunding untuk mengemukakan
CTK.
41. Bahagian Pengurusan Perolehan akan mengiklankan pelawaan melalui akhbar
harian utama tempatan, laman web / portal kepada perunding yang layak dan berminat
untuk mengemukakan CTK.
42. Bagi membolehkan Bahagian Pengurusan Perolehan mengiklankan pelawaan,
Urus Setia JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan
Perolehan, Pejabat Bendahari.
i. Surat arahan pelawaan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) berserta kertas
kerja khas (jika ada).
ii. TOR. (LAMPIRAN 2)
iii. Perincian Anggaran Kos Perkhidmatan Perunding.
iv. Kriteria penilaian CTK
v. Minit Mesyuarat JPP yang meluluskan:
(a) TOR dan Perincian Anggaran Kos.
(b) Penetapan Kriteria Penilaian CTK.
vi. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli /
Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan 4)
vii. Dokumen Pelawaan dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I)
19
viii. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
yang telah dikemaskini oleh Unit Kewangan Zon UiTM Shah Alam / Pejabat
Bendahari UiTM Negeri / Cawangan yang berkenaan beserta nombor projek
pembangunan (jika berkaitan).
ix. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan
kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan perkhidmatan perunding.
x. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak menerima
jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh Jabatan
Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran ) beserta
surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut yang telah
dicap dan disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan Teknik
yang mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan
perundingan yang dipohon.
xi. Menyertakan surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding
dalam bidang ICT.
43. Tempoh iklan adalah sekurang-kurangnya 21 hari kalendar (calendar days)/ 3
minggu bagi pelawaan terbuka tempatan.
44. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 90 hari dari tarikh iklan
ditutup.
45. Selepas tarikh tutup iklan, Jawatankuasa Pembuka Tender yang ditubuhkan
Bahagian Pengurusan Perolehan akan merekodkan penerimaan tawaran CTK perunding
dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) dengan melengkapkan Jadual
Pembukaan Tender CTK.
20
46. Bahagian Pengurusan Perolehan akan:
i. Mengemukakan salinan Jadual Pembukaan Tender CTK beserta CTK
perunding dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) kepada
JPP.
ii. Mempamerkan Jadual Pembukaan Tender di papan kenyataan Bahagian
Pengurusan Perolehan dan laman web / portal bagi tempoh sekurang-
kurangnya dua (2) minggu daripada tarikh jadual dipaparkan.
47. Setelah JPP menerima dokumen seperti di atas, JPP hendaklah bermesyuarat
untuk:
i. Membuat penilaian teknikal dan kos.
ii. Memperaku perunding yang lulus penilaian teknikal dan kos.
iii. Mengesyorkan satu perunding untuk kelulusan PBM.
Urus Setia JPP menyedia minit dan mendapatkan tandatangan Surat Akuan Ahli /
Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi / Urus Setia
bagi Mesyuarat JPP.
48. PBM akan mempertimbangkan dan meluluskan pelantikan perunding beserta kos
berdasarkan perakuan penilaian keseluruhan teknikal dan kos oleh JPP.
49. Bagi membolehkan PBM mempertimbangkan dan membuat keputusan, Urus Setia
JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat
Bendahari.
i. Surat permohonan / iringan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) dengan
menyatakan perunding yang disyorkan.
ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi.(LAMPIRAN
1D)
21
iii. Minit Mesyuarat JPP yang memperakukan perunding lulus penilaian teknikal
& kos dan perunding yang disyorkan untuk kelulusan PBM.
iv. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan
4)
v. Laporan Penilaian Kos & Teknikal Oleh JPP serta Surat Akuan Kepentingan
Perunding (Lampiran I)
vi. Format Senarai Standard dan Senarai Semak (Lampiran M).
vii. Salinan profil perunding yang menyertai tender termasuk beban kerja
perunding mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding
Kementerian Kewangan. (LAMPIRAN 5)
50. Setelah mendapat kelulusan PBM, Urus Setia PBM akan mengeluarkan Surat
Makluman Keputusan kepada KPTJ.
Urus Setia PBM menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi /
Urus Setia bagi Mesyuarat PBM.
51. Surat Setuju Terima (SST), Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan
Perjanjian / Kontrak Perkhidmatan Perunding hendaklah dikeluarkan setelah pelantikan
perunding dan kos siling diluluskan PBM.
i. Bagi projek yang tidak melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal /
Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, pengeluaran surat setuju terima,
Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan kontrak diuruskan
oleh Bahagian Pengurusan Perolehan.
KPTJ akan memantau projek mengikut skop kerja serta mengesah bayaran
yuran perunding mengikut kemajuan kerja.
ii. Bagi projek yang melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-
Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian
Pengurusan Fasiliti / Pejabat Pembangunan akan:
22
(a) Mengeluarkan surat setuju terima dan Surat Akuan Perunding Yang
Dilantik (Lampiran J)
(b) Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak.
(c) Memantau projek mengikut skop kerja.
(d) Mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja.
PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA TENDER TERBUKA (DENGAN PRA
KELAYAKAN)
52. Proses pelantikan perunding Secara Tender Terbuka (Dengan Pra Kelayakan)
adalah seperti berikut:
i. KPTJ hendaklah mendapatkan kelulusan JPP untuk TOR, Anggaran Kos
dan Kriteria Penilaian Pra Kelayakan yang akan digunakan untuk menilai
CTPK perunding. Perkara berikut hendaklah dikemukakan kepada JPP :
(a) Surat Permohonan Rasmi dari KPTJ.
(b) TOR (Lampiran 2) dan Perincian Anggaran Kos.
(c) Kriteria Penilaian Pra Kelayakan.
(d) Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang
diturunkan kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menggunakan
perkhidmatan perunding.
(e) Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak
menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM
diterima oleh Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan
Pengairan dan Saliran ) beserta surat permohonan perkhidmatan
kepada Jabatan Teknik tersebut yang telah dicap dan disahkan
penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan Teknik yang
mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan
perundingan yang dipohon.
23
(f) Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam
bidang ICT.
53. JPP bermesyuarat untuk meluluskan:
i. TOR dan Perincian Anggaran Kos.
ii. Penetapan Penilaian Pra Kelayakan.
Urus Setia menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli /
Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
54. Setelah JPP meluluskan perkara di atas, KPTJ hendaklah menyediakan Dokumen
Pelawaan Pra Kelayakan bagi tujuan pelawaan kepada perunding untuk
mengemukakan CTPK.
55. Bahagian Pengurusan Perolehan akan mengiklankan pelawaan melalui akhbar
harian utama tempatan, laman web / portal kepada perunding yang layak dan berminat
untuk mengemukakan CTPK.
56. Bagi membolehkan Bahagian Pengurusan Perolehan mengiklankan pelawaan,
Urus Setia JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan
Perolehan, Pejabat Bendahari.
i. Surat arahan pelawaan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) berserta kertas
kerja khas (jika ada).
ii. TOR (LAMPIRAN 2)
iii. Perincian Anggaran Kos Perkhidmatan Perunding.
iv. Kriteria Penilaian Pra Kelayakan
24
v. Minit Mesyuarat JPP yang meluluskan:
a. TOR dan Perincian Anggaran Kos.
b. Penetapan Penilaian Pra Kelayakan.
vi. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan
4)
vii. Dokumen Pelawaan CTPK berserta Surat Akuan Kepentingan Perunding
(Lampiran I).
viii. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
yang telah dikemaskini oleh Unit Kewangan Zon UiTM Shah Alam / Pejabat
Bendahari UiTM Negeri / Cawangan yang berkenaan beserta nombor projek
pembangunan (jika berkaitan).
ix. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang
diturunkan kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menggunakan perkhidmatan
perunding.
x. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak
menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh
Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran )
beserta surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut
yang telah dicap dan disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari
Jabatan Teknik yang mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan
perkhidmatan perundingan yang dipohon.
xi. Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam bidang
ICT.
57. Tempoh iklan adalah sekurang-kurangnya 14 hari kalendar (calendar days)/2
minggu bagi pelawaan terbuka tempatan.
58. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 120 hari dari tarikh iklan
ditutup.
25
59. Selepas tarikh tutup iklan, Jawatankuasa Pembuka Tender yang ditubuhkan
Bahagian Pengurusan Perolehan akan merekodkan penerimaan tawaran CTPK
perunding dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (lampiran I) dengan melengkapkan
Jadual Pembukaan Tender CTPK.
60. Bahagian Pengurusan Perolehan akan:
i. Mengemukakan salinan Jadual Pembukaan Tender, CTPK perunding serta
Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) kepada JPP.
ii. Mempamerkan Jadual Pembukaan Tender CTPK di papan kenyataan
Bahagian Pengurusan Perolehan dan laman web / portal bagi tempoh
sekurang-kurangnya dua (2) minggu daripada tarikh jadual dipaparkan.
61. Setelah JPP menerima dokumen di atas JPP hendaklah bermesyuarat untuk:
i. Membuat penilaian teknikal pra kelayakan.
ii. Menyenarai pendek dan memperaku 3 hingga 10 perunding mengikut
kedudukan markah penilaian teknikal pra kelayakan tertinggi untuk kelulusan
PBM.
Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan
Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
62. PBM akan mempertimbangkan dan memberi kelulusan senarai pendek
berdasarkan perakuan penilaian keseluruhan teknikal pra kelayakan oleh JPP.
63. Bagi membolehkan PBM mempertimbangkan dan membuat keputusan, Urus Setia
PP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat
Bendahari.
i. Surat permohonan / iringan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ dengan menyatakan
perunding yang disenaraipendek dan diperakukan.
26
ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi. (LAMPIRAN
1E)
iii. Minit Mesyuarat JPP yang menyenarai pendek dan memperaku 3 hingga 10
perunding mengikut kedudukan markah penilaian teknikal pra kelayakan
tertinggi untuk kelulusan PBM.
iv. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan
4)
v. Laporan Penilaian CTPK Oleh JPP dan Surat Akuan Kepentingan Perunding
(Lampiran I)
vi. Salinan profil perunding yang menyertai tender termasuk beban kerja
perunding mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding
Kementerian Kewangan. (LAMPIRAN 5)
64. Setelah mendapat kelulusan PBM, Urus Setia PBM akan mengeluarkan Surat
Makluman Keputusan kepada KPTJ.
Urus Setia PBM menyedia minit dan mendapatkan tandatangan Surat Akuan Ahli /
Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi
Mesyuarat PBM.
65. KPTJ hendaklah:
i. Menyediakan Dokumen Pelawaan kepada perunding yang telah diluluskan
oleh PBM untuk mengemukakan CTK.
ii. Menyediakan Kriteria Penilaian dan seterusnya mendapatkan kelulusan JPP
untuk Kriteria Penilaian tersebut.
Urus Setia JPP menyedia minit dan mendapatkan tandatangan Surat Akuan
Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi
/ Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
27
66. Setelah JPP meluluskan perkara seperti di atas, bagi membolehkan Bahagian
Pengurusan Perolehan membuat pelawaan, Urus Setia JPP perlu menghantar dokumen
berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari.
i. Surat arahan pelawaan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) berserta kertas
kerja khas (jika ada).
ii. Kriteria Penilaian CTK
iii. Minit Mesyuarat JPP yang meluluskan:
a. TOR dan Perincian Anggaran Kos.
b. Penetapan Kriteria Penilaian CTK.
iv. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan
4)
v. Dokumen Pelawaan termasuk dan Surat Akuan Kepentingan Perunding
(Lampiran I)
67. Bahagian Pengurusan Perolehan akan mempelawa di kalangan perunding yang
lulus senarai pendek oleh PBM untuk mengemukakan CTK seperti berikut:
i. Tempoh pelawaan adalah mengikut kesesuaian
ii. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 120 hari dari tarikh
tutup pelawaan.
68. Selepas tarikh tutup pelawaan, Jawatankuasa Pembuka Tender yang ditubuhkan
oleh Bahagian Pengurusan Perolehan akan merekodkan penerimaan CTK perunding dan
Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) dengan melengkapkan Jadual
Pembukaan Tawaran CTK Perunding.
28
69. Bahagian Pengurusan Perolehan akan:
i. Mengemukakan salinan Jadual Pembukaan CTK Perunding kepada JPP.
ii. Mempamerkan Jadual Pembukaan CTK di papan kenyataan Bahagian
Pengurusan Perolehan dan laman web / portal bagi tempoh sekurang-
kurangnya dua (2) minggu daripada tarikh jadual dipaparkan.
70. Setelah menerima CTK yang dikemukakan perunding, JPP bermesyuarat untuk:
i. Membuat penilaian teknikal dan kos.
ii. Memperaku perunding yang lulus penilaian teknikal & kos.
iii. Mengesyorkan satu perunding untuk kelulusan PBM.
Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli /
Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.
71. PBM akan mempertimbangkan dan meluluskan pelantikan perunding beserta kos
berdasarkan perakuan penilaian keseluruhan teknikal dan kos oleh JPP.
72. Bagi membolehkan PBM mempertimbangkan dan membuat keputusan, Urus Setia
JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat
Bendahari.
i. Surat permohonan / iringan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian
Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) dengan
menyatakan perunding yang disyorkan.
ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi. (LAMPIRAN
1F)
iii. Minit Mesyuarat JPP yang memperakukan perunding lulus penilaian teknikal
& kos dan perunding yang disyorkan untuk kelulusan PBM.
29
iv. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan
4)
v. Laporan Penilaian Kos & Teknikal Oleh JPP dan dan Surat Akuan
Kepentingan Perunding (Lampiran I)
vi. Format Senarai Standard dan Senarai Semak (Lampiran M).
vii. Salinan profil perunding yang mengemukakan CTK termasuk beban kerja
perunding mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding
Kementerian Kewangan. (LAMPIRAN 5)
73. Setelah mendapat kelulusan PBM, Urus Setia PBM akan mengeluarkan Surat
Makluman Keputusan kepada KPTJ.
Urus Setia PBM menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat
Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi /
Urus Setia bagi Mesyuarat PBM.
74. Surat Setuju Terima (SST), Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan
Perjanjian / Kontrak Perkhidmatan Perunding hendaklah dikeluarkan setelah pelantikan
perunding dan kos diluluskan PBM.
i. Bagi projek yang tidak melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal /
Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, pengeluaran surat setuju terima,
Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan kontrak diuruskan
oleh Bahagian Pengurusan Perolehan.
KPTJ akan memantau projek mengikut skop kerja serta mengesah bayaran
yuran perunding mengikut kemajuan kerja.
ii. Bagi projek yang melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-
Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian
Pengurusan Fasiliti / Pejabat Pembangunan akan:
a. Mengeluarkan surat setuju terima dan Surat Akuan Perunding Yang
Dilantik (Lampiran J)
30
b. Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak.
c. Memantau projek mengikut skop kerja.
d. Mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja.
Ringkasan proses pelantikan perunding adalah seperti di Lampiran 6.
KOS TAMBAHAN PERUNDING
75. Permohonan kos tambahan perunding hendaklah mengikut peraturan di dalam
Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa dan permohonan hendaklah
menggunakan Format Standard dan Senarai Semak di Lampiran N.
PELAKSANAAN INTEGRITI PACT OLEH PERUNDING
76. Perunding yang dipelawa hendaklah mengisi Surat Akuan Kepentingan Perunding
(Lampiran I) dan dokumen ini hendaklah diserahkan bersama-sama dokumen
permohonan pelantikan perunding kepada Urus Setia JPP dan Urus Setia PBM yang
berkenaan.
77. Perunding yang dilantik hendaklah mengisi dan mengembalikan Surat Akuan
Perunding Yang Dilantikl (Lampiran J) bersama Surat Setuju Terima.
MAKLUMAT PERUNDING
78. Bagi tujuan mendapatkan nama perunding yang ingin dicadangkan, salinan profil
perunding dan beban kerja perunding daripada sistem e-Perunding Kementerian
Kewangan (untuk dilampirkan bersama dokumen yang dikemukakan kepada PBM), KPTJ
boleh menghubungi Urus Setia Jawatankuasa Pemilihan Perunding (JPP) Pejabat
Pengurusan Fasiliti / Pejabat Pembangunan atau Urus Setia PBM di Bahagian
Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari, UiTM Shah Alam.
Syarat-syarat khusus dan terperinci mengenai perolehan perkhidmatan perunding
adalah di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2011 bertarikh 23
31
Mac 2011 dan Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 yang boleh
dimuat turun daripada laman web MOF www.treasury.gov.my.
KPTJ dikehendaki membaca Pekeliling Bendahari ini bersama-sama dengan Surat
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2011 berserta dengan Manual
Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 serta peraturan terkini kerajaan
mengenai perolehan perkhidmatan perunding supaya urusan perolehan
perkhidmatan perunding dapat dilaksanakan dengan teratur dan segera.
MESYUARAT PIHAK BERKUASA MELULUS (PBM) UiTM
79. Bagi memastikan fail Mesyuarat PBM UiTM dapat dikeluarkan 7 hari sebelum
tarikh mesyuarat, semua dokumen berkaitan mestilah diterima dengan lengkap oleh
Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam tidak lewat dari 14
hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.
Tarikh Mesyuarat PBM UiTM akan dimaklumkan dari semasa ke semasa.
TARIKH DIKELUARKAN
80. Pekeliling ini dikeluarkan pada 20 Mac 2012.
TARIKH KUAT KUASA
81. Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua
Kumpulan Wang, berkuat kuasa mulai 1 Mac 2012 dan hendaklah dibaca bersekali
dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan, yang masih
berkuatkuasa.
82. Pekeliling ini membatalkan Pekeliling Bendahari Bil: 12/2009 - Garis Panduan
Perolehan Pelantikan Perkhidmatan Perunding UiTM.
32
SANIP WAHID Bendahari 22 Mac 2012
Dikelilingkan kepada:
Semua Ketua Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit
Semua Dekan-Dekan Fakulti
Semua Rektor-Rektor Kampus Negeri
Semua Penyelaras Kampus UiTM
Semua Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam
Semua Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan / Kampus
Bil. Fail : 100-BP(100/PT.6/3)
No. Siri : 100-BP(100/PT.6/3)2