Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Gezondheid en Consumenten
Gebruikershandleiding Officiële
handelsdocumenten Deel I
Bestemd voor...Marktdeelnemers
(EU/EVA)
Indiening van...I. INTRA
Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel
II. UITVOERGezondheidscertificaten voor uitvoer
III. DOCOMCommerciële documenten
TRACESTRAde Control and Expert System
TRAde Control and Expert System(TRACES)
2 / 83
Inhoudsopgave
I. Inleiding ................................................................................................... 4I.1. Toepassingsgebiedvandegebruikershandleidingvoor‘officiëlehandelsdocumenten’—DeelI .........................................................................................................................................4I.2. Afkortingen en begrippen ..................................................................................................5I.3. Werktalen .........................................................................................................................5I.4. VersiesvanTraces.............................................................................................................6I.5. Toegankelijkheid ...............................................................................................................7
I.5.1. Gegevenstoegangen-bescherming .....................................................................7I.5.2. Veiligheidswaarschuwing .....................................................................................7I.5.3. Omgevingen ........................................................................................................8I.5.4. Eenaccountaanmaken .......................................................................................9
I.5.4.1. Door de marktdeelnemer ................................................................................ 10
I.5.4.2. Door de bevoegde autoriteit ............................................................................. 14
I.5.5. In- en uitloggen ................................................................................................ 16I.5.5.1. Inloggen ..................................................................................................... 16
I.5.5.2. Uitloggen .................................................................................................... 16
I.5.5.3. Problemen met het inloggen ............................................................................ 17
I.5.6. DeTraces-menu’saanpassen ............................................................................ 17I.5.7. NieuwsupdatesinTraces ................................................................................... 18
I.5.7.1. Hoofdpagina ................................................................................................ 18
I.5.7.2. Nieuwsbrief ................................................................................................. 18
II. Menu “Veterinaire documenten” ...............................................................19II.1. Inleiding ......................................................................................................................... 19
II.1.1. Certificeringsworkflow ....................................................................................... 19II.2. Indienen van deel I (zending) ......................................................................................... 21
II.2.1. Denomenclatuurcodeselecteren ....................................................................... 22II.2.2. Organisatiesopgeveninveldenvanofficiëlehandelsdocumenten...................... 24
II.2.2.1. Zoeken ...................................................................................................... 24
II.2.2.2. Aanmaken .................................................................................................. 25
II.2.2.3. Automatisch invullen van vakken van het officiële handelsdocument ........................... 28
II.2.3. DeelIinvullen ................................................................................................... 29II.2.3.1. ... van een INTRA ......................................................................................... 29
II.2.3.2. ...van een UITVOER ....................................................................................... 41
II.2.3.3. ...van een DOCOM ........................................................................................ 45
II.2.4. Indieningsopties ................................................................................................ 54II.2.4.1. Algemeen ................................................................................................... 54
II.2.4.2. Specifiek voor DOCOM .................................................................................... 55
TRAde Control and Expert System(TRACES)
3 / 83
II.2.5. Handtekening .................................................................................................... 57II.3. Vervolgactie .................................................................................................................... 58
II.3.1. Volgende stappen voor INTRA, EXPORT ............................................................. 58II.3.2. VolgendestappenvoorDOCOM:KlonennaarINTRA ......................................... 59
II.3.2.1. Toegang via hyperlinks ................................................................................... 59
II.3.2.2. Toegang via het menu .................................................................................... 59
II.3.2.3. Indiening .................................................................................................... 60
II.3.3. Contactopnemenmetdebevoegdeautoriteit ................................................... 62
III. Functionaliteitenvanofficiëlehandelsdocumenten ..................................63III.1.Eenofficieelhandelsdocumentzoeken ............................................................................ 63
III.1.1. Programmaomleidingen en beperkingen ............................................................ 64III.2.Kopiërenalsnieuw .......................................................................................................... 65III.3.Eeningediendofficieelhandelsdocumentwijzigen ........................................................... 66III.4.Eenofficieelhandelsdocumentwissen ............................................................................. 67III.5.Officiëlehandelsdocumentenprinten ............................................................................... 68
III.5.1. Ingediendeofficiëlehandelsdocumenten ........................................................... 68III.5.2. Blancomodellenvanofficiëlehandelsdocumenten............................................. 70
III.6.Automatischee-mailnotificatiesinTraces ........................................................................ 71III.6.1. Controles van aantallen ..................................................................................... 72III.6.2. Beveiligde toegang ............................................................................................ 73
IV. Andere Traces-menu’s ..............................................................................74IV.1. “Rapportage” .................................................................................................................. 74IV.2. “Gebruikers- en organisatiebeheer” ................................................................................ 75
IV.2.1. wachtwoord/geheimevraagenantwoordwijzigen ........................................... 75IV.2.2. Gebruikersprofielwijzigen ................................................................................ 75
IV.3. “Publicatievanlijstenvaninrichtingen” ........................................................................... 76IV.4. “Wetgeving” .................................................................................................................... 77IV.5. “Informatie” .................................................................................................................... 78
V. Vaak gestelde vragen ................................................................................79V.1. Ukuntgeennieuwofficieelhandelsdocumentindienen ................................................... 79V.2. Waarschuwingsbericht:“meervoudigeindieningenniettoegestaan” ................................ 79V.3. Waarschuwingsbericht:“Beveiligingsuitzondering:ubeschiktnietoverdenodigerechtenomde gevraagde handeling uit te voeren” .................................................................................... 79V.4. Waarschuwingsbericht:“Hetcertificaatisnietgevonden” ............................................... 80V.5. Waarschuwingsbericht:“GEN002...”(onverwachtefout) ................................................ 80
VI. Nadere informatie en contactgegevens .....................................................81
TRAde Control and Expert System(TRACES)
4 / 83
I. InleIdIng
I.1. ToepassIngsgebIed van de gebruIkershandleIdIng voor ‘offIcIële handelsdocumenTen’ — deel I
IndezegebruikershandleidingwordendebelangrijkstebeginselenenfunctiesvanTracesbeschrevenvoorde indiening(deelI)vandevolgendeofficiëlehandelsdocumentenbijdebevoegdeautoriteitenopEU/EVA-niveau:
• INTRA:1 Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel• UITVOER:2 Gezondheidscertificatenvooruitvoer• DOCOM:3 Commercieeldocument
DebeschrijvingengaanwaarnodigvergezeldvanscreenshotsvandeTraces-gebruikersinterface,zodatuhet systeem gemakkelijker in de vingers krijgt.
Dezegebruikershandleidingmoetuhelpenomsnellertewerkenenonnauwkeurighedenentikfoutentevermijden.
We bevelen u aan om de Traces-toolkit bij de hand te houden wanneer u deze gebruikershandleiding leest.4 Deze toolkit biedt u toegang tot meergebruikershandleidingen,filmpjesensjablonenvanhetTraces-systeem.
DeTraces-toolkitbundeltalleinformatiedieunodighebtinéén“platformdocument”.
Tracesfungeertals“enigloket”voordeEuropesewetgevingophetgebiedvande gezondheid van dieren, mensen – met betrekking tot producten van dierlijke en niet-dierlijke oorsprong, levende dieren en dierlijke bijproducten – en planten.VoordetenuitvoerleggingvandealgemeneEU-wetgevingkuntuevenwelcontactopnemenmetuwnationalebevoegdeautoriteitenofofficiëledienstenvandeEUomdejuisteinformatieteverkrijgenmetbetrekkingtotvervoersvoorschriftenenandere gegevens.
UkuntmeertewetenkomenoverTracesviadeofficiëlewebpaginavanhetdirectoraat-generaalGezondheiden Consumenten van de Commissie.5
UkuntookpresentatiesoverTracesraadplegendoorhier te klikken.6
1 Verordening(EG)nr.599/2004vandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004R0282:NL:NOT2 HetbetreftgeharmoniseerdecertificatenopEU-niveau(bv.Chili,MexicoenCanada).3 Verordening(EG)nr.142/2011vandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011R0142:NL:NOT.4 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd5 GegevensoverTraces:http://ec.europa.eu/traces/6 PresentatiesoverTraces:http://prezi.com/user/TRACES/
TRAde Control and Expert System(TRACES)
5 / 83
I.2. afkorTIngen en begrIppen
Eenvolledige lijstmetalleafkortingenenacroniemendie inTraceswordengebruikt istevinden indesubrubriek“Let’stalkTraces”enderubriek“VaakgebruiktefunctiesvanTraces”indeTraces-toolkit.7
I.3. WerkTalen
VoordatuinlogtopTraces,enookindegebruikersinterface,kuntuuittweeëndertig8 talen de taal kiezen waarinuwiltwerken:
Taalcode Taal Taalcode Taalba Bosnisch lv Letsbg Bulgaars mk Macedonischcs Tsjechisch mt Malteesda Deens nl Nederlandsde Duits nw Noorsel Grieks pl Poolsen Engels pt Portugeeses Spaans ro Roemeenset Ests ru Russischfi Fins sk Slowaaksfr Frans sl Sloveenshr Kroatisch sr Servischhu Hongaars sv Zweedsil IJslands sq Albaneesit Italiaans tr Turkslt Litouws zh Chinees
Alsueenanderetaalkiest,wordtuterugverwezennaardealgemenestartpaginavanTraces.
7 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd8 Dewerktalenzijn22officiëletalenvandeEuropeseUnie(hetIers(ga)isnietinTracesopgenomen),plushetAlbanees,Bosnisch,Chinees,Kroatisch,IJslands,Macedonisch,Noors,Servisch,TurksenRussisch.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
6 / 83
I.4. versIes van Traces
Traceswordtvoortdurendbijgewerktomhetteverbeterenenaantepassenaandewettelijkevoorschriftenenaandebehoeftenenwensenvandegebruikers.Ditgebeurtstapvoorstap.Zodraereenupgradebeschikbaaris,wordteronlineeennieuweversievanTracesgeïnstalleerd.
ErwordenregelmatigreleasenotesgepubliceerdvoorTraces,waarindegebruikerseenoverzichtkrijgenvandeverbeteringenenwijzigingendiezijnaangebrachtindegebruikersinterfaceendefunctionaliteiten.9
U doet er goed aan te controlerenwelke releaseversie van Traces online is geïnstalleerd, zodat u deinformatieindereleasenoteskuntverifiëren.AlsudubbelkliktopdeafbeeldingmetdekaartvanEuropaendekoeinderechterbovenhoekvanhetTraces-venster,krijgtuindebovenbalkdevolgendeinformatietezien:
• hetversienummervanTraces(bv.06.00.01)• dereleasedatum,inhetformaatdd/mm/jjjj(bv.23/04/2013)• deTraces-omgevingenserver(bv.TRACES_NT2_2_WEB)
DezeinformatiezietuookalstooltipalsumetuwcursoroverdeafbeeldingvandekaartvanEuropaende koe beweegt.
9 EenoverzichtvandereleasenotesvanTracesistevindenopdeinleidendepaginavandeTraces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd
TRAde Control and Expert System(TRACES)
7 / 83
I.5. ToegankelIjkheId
I.5.1. gegevensToegang en -beschermIng
Om te voldoen aan de strikte regels met betrekking tot de toegankelijkheid en de weergave van zowel commerciële als niet-commerciële gegevensenomdegegevensbeschermingteverzekeren,10 worden er striktetoegangsrechtentoegekendaanelkgebruikersprofielinTraces.Ditgeldtzowelvoormarktdeelnemersals voor gebruikers van de bevoegde autoriteit.
DeprivacyverklaringvanTraceskanwordengeraadpleegdindeverschillendebeschikbaretalenvanTracesdoor,wanneerubentingelogd,opdeknop“Privacyverklaring”teklikkeninderechterbovenhoekvanhetTraces-venster.
I.5.2. veIlIgheIdsWaarschuWIng
WanneeruzichaanmeldtinTraces,krijgtumogelijkeenveiligheidswaarschuwingtezienwaarinuwordtgevraagdof uwilt verdergaannaardewebsite.Dit is een configuratie-instelling vanTraces en is dusvolledig betrouwbaar.
Tracespastverschillendebeveiligingsfunctiestoevoordetoegangtottoepassingen,degoedkeuringvanofficiëlehandelsdocumentenendeprivacyvandecommunicatiedoorbeveiligdeinformatietussencliëntenserverteversleutelen(https,SSL).Er wordt gebruikgemaakt van elektronische handtekeningen, wat de snelheid, de efficiëntie en detraceerbaarheidtengoedekomt,envanantivervalsingsmaatregelenopbasisvanbeveiligingsregelsdievoldoenaandewettelijkevoorschriftenvoorelektronischehandtekeningen.
Alsudeveiligheidswaarschuwingtezienkrijgt,kuntu,voordatuverdergaat,op“Certificaatbekijken”klikkenvoormeerinformatie,waarnauop“Ja”dientteklikkenomTracestekunnengebruiken.
10 Verordening(EG)nr.45/2001:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011R0142:NL:NOT.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
8 / 83
HetHTTPSSSL(“SecureSocketsLayer”)enTLS(“TransportLayerSecurity”)-certificaatwordtdoordecliëntvandeservergehaaldennaardelokaletoepassingofomgevinggeïmporteerden“betrouwbaar”verklaard.Dezewaarschuwingwordtdanookniet doorTracesgegenereerd,maarwel doorde serverwaarophetcertificaatwordtgehost.
I.5.3. omgevIngen
De“Productieomgeving”vanTracesistevindenophttps://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/.Dit is de werkelijke omgeving van Traces, aangezien de betrokken marktdeelnemers en bevoegdeautoriteitenautomatischopdehoogtewordengebrachtvanwijzigingenindegegevens.
Traces-gebruikers kunnen de functies en functionaliteiten van Traces uitproberen in een van de tweetestomgevingenvanTraces.
MeerinformatieoverhetgebruikvandeTraces-omgevingen“OPLEIDING”en“GOEDKEURING”istevindenonderderubriek“DefunctiesvanTracestesten”indeTRACES-toolkit.11
11 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd
TRAde Control and Expert System(TRACES)
9 / 83
I.5.4. een accounT aanmaken
ZowelmarktdeelnemersalsbevoegdeautoriteitenkunneninTraceseenaccountvooreenmarktdeelnemeraanmaken.
Marktdeelnemer (MD)
Gebruikersstatus:‘NIEUW’
‘Indienen’
Registratie marktdeelnemersTraces-workflow
“Klik hier om een nieuwe ge-bruiker te registreren” OpTraces-loginpagina
Lokale bevoegde autoriteit (LBA)
De MD heeft geen toegang tot Traces tot zijn LBA zijn regis-tratie heeft geactiveerd (zijn
verzoek heeft gevalideerd)
Gebruikersstatus: ‘GELDIG’
‘Bewaren’ “Nieuw” in Traces-menu “Ge-
bruikersbeheer”
Gebruikersstatus: ‘BEVESTIGD’
Verzoek om bevestiging
verzonden naar MD
Gebruikersstatus: ‘GELDIG’
Kennisgevingverzonden naar
MD
Gebruikersstatus: ‘GELDIG’
Kennisgevingverzonden naar
MD
Gebruikersstatus: ‘GELDIG’
‘Activeren’
Lokale bevoegde autoriteit
Kennisgevingverzonden naar
LBA
TRAde Control and Expert System(TRACES)
10/83
I.5.4.1. Door De marktDeelnemer
Demarktdeelnemer12kanopdeinlogpaginavanTracesopdeknop“Klik hier om een nieuwe gebruiker te registreren” klikken.13
De marktdeelnemer voert alle gegevens van zijn Traces-gebruikersaccount in en klikt vervolgens op“Verzenden”.
12 Of hun bevoegde autoriteit.13 Accountsvanbevoegdeautoriteitenkunnennietopdezemanierwordenaangemaakt.Ditmoetgebeurendoordenatio-nalebeheerdervanTraces.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
11 / 83
Tracesbevestigthetverzoekomeennieuweaccountvooreenmarktdeelnemeraantemaken.
TerbevestigingvanderegistratieinTraceswordteenbevestigingsmailverzondennaarhete-mailadresvan de marktdeelnemer.
Nadathijindebevestigingsmailopdeknop“Klikhier”heeftgeklikt,wordtdemarktdeelnemerdoorverwezennaardevolgendepagina:
De marktdeelnemer kan echter niet inloggen op Traces tot zijn bevoegde autoriteit het registratieverzoek heeft gevalideerd.14
DebevoegdeautoriteitontvangtdaartoeeenmeldingvanhetfeitdatereenregistratieverzoekisbevestigdinTraces.
14 Omveiligheidsredenenmoetdebevestigdeaccountvandemarktdeelnemerwordengevalideerddoordebevoegdeauto-riteitvoordatdemarktdeelnemertoegangtotTraceskrijgt.Meerinformatieistevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enautoriteitenbeheer”,dieeveneensonderdeelvandeTraces-toolkitis.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
12 / 83
Zodradebevoegdeautoriteitopdeknop“Activeren”klikt,krijgtdemarktdeelnemertoegangtotTraces.
Opties voor opslaanAnnuleren Gaat terug naar het menu «Gebruikersbeheer» en annuleert alle wijzigingen die
zijnaangebrachtindegegevensvandegebruiker.
Opslaan Slaat alle wijzigingen in de gegevens van de gebruiker op, met uitzondering van de status.
Wissen WistdegebruikersaccountvanTraces.N.B.:Hetisnietmogelijkomeennieuweaccountteregistrerenmethetzelfdee-mailadres.Ukunthete-mailadresdataandegebruikersaccountisgekoppeldwelwijzigen.NeemdaartoecontactopmethetTraces-team.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
13 / 83
Opties voor opslaanWachtwoordresetten Reset het gebruikerswachtwoord voor Traces en verzendt een automatische
notificatiemeteennieuwstandaardwachtwoordnaarhete-mailadresdataandegebruikersaccountisgekoppeld.
Wanneeruvoorheteerstinlogt,moetditnieuwestandaardwachtwoordwordengewijzigdineenpersoonlijkwachtwoord(datmoetwordenbevestigd).Degeheimevraagenhetantwoorddaaropblijvenongewijzigd.GelievecontactoptenemenmethetTraces-teamomdegeheimevraagenhetantwoorddaaropte wijzigen.
Verwerpen De bevoegde autoriteit kan beslissen om een bevestigd registratieverzoek inTraces teverwerpen.DeaanvragerkrijgtdaneenmeldingwaarinhemwordtmeegedeelddatzijnTraces-registratieverzoekisverworpendoorzijnbevoegdeautoriteit.
Activeren De bevoegde autoriteit kan beslissen om een bevestigd registratieverzoek inTraces te valideren. De aanvrager krijgt dan eenmelding waarin hem wordtmeegedeelddatzijnTraces-registratieverzoekisgeactiveerd(gevalideerd)doorzijn bevoegde autoriteit.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
14 / 83
I.5.4.2. Door De bevoegDe autorIteIt
Debevoegdeautoriteitkannaarhetmenu“Gebruikers- en Organisatiebeheer” en vervolgens naar hetsubmenu“Gebruikersbeheer”gaanomeennieuweaccountaantemakenvooreenmarktdeelnemer.15
DebevoegdeautoriteitgeeftallegegevensvandeTraces-gebruikersaccountvandemarktdeelnemerinenklikt vervolgens op “Opslaan”.
Deaccountvandemarktdeelnemerdiedoordebevoegdeautoriteitisgeregistreerd,wordtrechtstreeks“gevalideerd” bij het indienen.DemarktdeelnemerkrijgteenmeldingwaarinhemwordtmeegedeelddatereenTraces-gebruikersaccountvoor hem is aangemaakt.16 Deze melding bevat een rechtstreekse link naar Traces, samen met degebruikersnaamenhetwachtwoord.
15 Klikopdeknop“Nieuw”omdegegevensvoordegebruikersaccountvandemarktdeelnemerintevoeren.16 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”, die eveneens onderdeelvandeTraces-toolkitis.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
16 / 83
I.5.5. In- en uITloggen
I.5.5.1. Inloggen
GanaardehoofdpaginavanTraces,vulhetveld“E-mail”inmetuwlogin(e-mailadres),voeruwwachtwoordinenklikopdeknop“Login”:17
Zodraubentingelogd,wordtuwgebruikersnaamweergegeveninderechterbovenhoekvanhetscherm.
I.5.5.2. uItloggen
Klikopdeknop“Uitloggen”bovenaanrechtsophetschermenbevestiguwverzoekdooropdeknop“OK”te klikken.18
17 Navijfachtereenvolgendemisluktepogingenwordtuwaccountgeïnactiveerd.Udientcontactoptenemenmetuwbev-oegdeautoriteitvoorTracesomdeaccountopnieuwteactiveren.18 Nadertigminuteninactiviteitwordtuautomatischuitgelogd.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
17 / 83
I.5.5.3. Problemen met het Inloggen
Meer informatie over problemen bij het inloggen is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-enautoriteitenbeheer”,dieeveneensbeschikbaarisindeTraces-toolkit.19
I.5.6. de Traces-menu’s aanpassen
UkuntdeTraces-menubalkaandelinkerkantzoinstellenalsuzelfwilt.Minder“populaire”menu’skuntuinklappen,terwijlumenu’sdieuvakergebruikt kunt uitklappen.
Deze wijzigingen worden opgeslagen in uw Traces-gebruikersprofiel enworden bijgevolg toegepast telkens als u inlogt, totdat u nieuwe wijzigingen aanbrengt.
19 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd
TRAde Control and Expert System(TRACES)
18 / 83
I.5.7. nIeuWsupdaTes In Traces
I.5.7.1. hoofDPagIna
ZodraubentingelogdindeProductieomgeving(dewerkelijkeomgeving),20 krijgt u op de hoofdpagina van TraceszowelinformatieoverTracesalsbelangrijkegezondheidsinformatietezien.
WeverzoekenudenieuwsupdatesdieopdehoofdpaginavanTraceswordengepubliceerd,regelmatigteraadplegenvoorinformatieover:
Algemene informatie en tips
Gevaren en uitbraken
Informatieovergezondheid,zoalsmodellenvoorofficiëlehandelsdocumenten
TechnischeupdatesenreleasesvannieuweversiesvanTraces
Werkgroepen en vergaderingen
I.5.7.2. nIeuwsbrIef
DetweemaandelijkseTraces-nieuwsbriefbevatalgemeennieuwsoverTraces,feitenencijfersen informatie over seminars, opleidingen en workshops, wetgeving en vraagstukken die binnenkort behandeld zullen worden.
U kunt u op deze gratis communicatiedienstvan het directoraat-generaal Gezondheid enconsumentenabonnerenviadeze link.21
20 Meer informatie vindt u in rubriek “I.5.3 Omgevingen”.21 Traces-nieuwsbrief:http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1
TRAde Control and Expert System(TRACES)
19 / 83
II. Menu “VeterInaIre docuMenten”
II.1. InleIdIng
II.1.1. cerTIfIcerIngsWorkfloW
InTraceskunnenmarktdeelnemers22deelI(Zending)vandeofficiëlehandelsdocumenteninitiërenentercertificeringindienenbijhunbevoegdeautoriteit.
BijdeindieningvandeelIkuntutweebelangrijkeactiesondernemen:1. Via “Opslaan als ontwerp”kandemarktdeelnemerhetofficiëlehandelsdocument“lokaal”opslaan.Alleende“initiator”enzijnofhaarrechtstreeksecollega’sbinnendezelfdeorganisatiezullenhetofficiëlehandelsdocumentkunnenraadplegenenwijzigenvoordatheteffectiefwordtingediendbijdebevoegdeautoriteit.
2. Met “Inleverenvoorcertificatie”kandemarktdeelnemerhetofficiëlehandelsdocument inleverenbij de bevoegde autoriteit. Aangezien Traces een onlinesysteem is, worden documenten onmiddellijkingeleverd.23
VoorDOCOMzijndevolgendeoptiesbeschikbaar:“Bewaar als in uitvoering” en “Beslissing valideren/indienen”,24
22 DeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentkandoorgebruikersvandebevoegdeautoriteitwordengeïnitieerd.23 Meerinformatieistevindenindegebruikershandleiding“Notificatiesbeheer”.24 EenDOCOMkanookworden“gekloond”naareenINTRA.Voormeerinformatiezierubriek“II.2.4Inleveropties”enru-briek“II.3.2VolgendestappenDOCOM:klonennaarINTRA”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
20/83
Teru
gger
oepe
nCE
RTI
FICA
ATS
TATU
S: t
erug
gero
epen
CER
TIFI
CAA
TIN
HO
UD: d
elen
I e
n II
inge
vuld
WA
TER
MER
KA
FDR
UK: “
teru
gger
oepe
n”ZI
CHTB
AA
RH
EID V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* H
ande
l bin
nen
de U
nie/
INVO
ER:
BA v
an o
orsp
rong
, bes
tem
-m
ing
en la
nden
van
doo
rvoe
r*
GD
B/G
VD
B:
BA v
an p
unt v
an b
inne
nkom
st, b
este
mm
ing
en
land
en v
an d
oorv
oer
OPM
ERK
ING: B
A va
n oo
rspr
ong
kan
cert
ifica
ten
tot m
axim
aal 3
m
aand
en n
a go
edke
urin
g te
rugr
oepe
n
DEE
L II
Ove
rzic
ht
cert
ific
erin
gsw
orkf
low
TRA
CES
- V
5O
psl
aan
als
on
twer
pC
ERTI
FIC
AA
TSTA
TUS:
ont
wer
pC
ERTI
FIC
AA
TIN
HO
UD:
onvo
lledi
g de
el I
WA
TER
MER
KA
FDR
UK:
“ont
wer
p”Z
ICH
TBA
AR
HEI
D V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* al
leen
direc
te c
olle
ga’s
die
ver
bond
en z
ijn m
et d
ezel
fde
inrich
ting
of a
utor
iteit
Ind
ien
en v
oor
cert
ific
erin
gC
ERTI
FIC
AA
TSTA
TUS:
nie
uwC
ERTI
FIC
AA
TIN
HO
UD:
deel
I in
gevu
ldW
ATE
RM
ERK
AFD
RU
K:
“ni
euw
”Z
ICH
TBA
AR
HEI
D V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* H
ande
l bin
nen
de U
nie/
INVO
ER:
BA v
an o
orsp
rong
(LV
E)*
GD
B/G
VD
B:
BA v
an p
unt
van
binn
enko
mst
(G
IP)
Wis
sen
CER
TIFI
CA
ATS
TATU
S:
Gew
ist
CER
TIFI
CA
ATI
NH
OU
D:
n.v.
t.W
ATE
RM
ERK
AFD
RU
K:
n.v.
t.Z
ICH
TBA
AR
HEI
D V
OO
R
GEB
RU
IKER
S:
* ge
en
Afw
ijze
nC
ERTI
FIC
AA
TSTA
TUS:
afge
wez
enC
ERTI
FIC
AA
TIN
HO
UD:
dele
n I
en I
I in
gevu
ldW
ATE
RM
ERK
AFD
RU
K:
“afg
ewez
en”
ZIC
HTB
AA
RH
EID V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* H
ande
l bin
nen
de U
nie/
INVO
ER:
BA v
an o
orsp
rong
, be
stem
min
g en
land
en v
an d
oorv
oer
* G
DB/G
VD
B:
alle
EU
-GIP
’s e
n BA v
an p
unt
van
binn
enko
mst
, be
stem
min
g en
land
en v
an
door
voer
Bew
aar
als
in u
itvo
erin
gC
ERTI
FIC
AA
TSTA
TUS:
in u
itvoe
ring
CER
TIFI
CA
ATI
NH
OU
D:
onvo
lledi
g de
el I
IW
ATE
RM
ERK
AFD
RU
K:
“in
uitv
oering
”Z
ICH
TBA
AR
HEI
D V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* al
leen
direc
te c
olle
ga’s
die
ver
bond
en z
ijn m
et
deze
lfde
auto
rite
it
Bes
lissi
ng
goe
dke
ure
n/
ind
ien
enC
ERTI
FIC
AA
TSTA
TUS:
geld
igC
ERTI
FIC
AA
TIN
HO
UD:
del
en I
en
II in
gevu
ldW
ATE
RM
AR
K P
RIN
T: “
Origi
neel
”Z
ICH
TBA
AR
HEI
D V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* H
ande
l bin
nen
de U
nie/
INVO
ER:
BA v
an o
orsp
rong
, be
stem
min
g en
land
en v
an d
oorv
oer
* G
DB/G
VD
B:
BA v
an p
unt
van
binn
enko
mst
, be
stem
min
g en
land
en v
an d
oorv
oer
OP
MER
KIN
GEN
: *
De
cert
ifica
atve
rsie
(V1,
V2.
..)
zal z
icht
baar
zijn
naa
st h
et T
race
s-re
fere
ntie
num
mer
, w
aarb
ij w
ordt
aan
gege
ven
of d
e BA e
en
wijz
igin
g in
dee
l I o
f de
el I
I he
eft
aang
ebra
cht.
*
Het
cer
tifca
at z
al p
re-g
eldi
g w
orde
n al
s de
bes
lissi
ng o
ver
deel
II
door
een
BA m
et b
eper
kte
toeg
ang
is g
enom
en.
Ann
uler
enCE
RTI
FICA
ATS
TATU
S: g
eann
ulle
erd
CER
TIFI
CAA
TIN
HO
UD: d
elen
I e
n II
inge
vuld
WA
TER
MER
KA
FDR
UK: “
gean
nulle
erd”
ZICH
TBA
AR
HEI
D V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* H
ande
l bin
nen
de U
nie/
INVO
ER:
BA v
an o
orsp
rong
, be
stem
min
g en
land
en v
an d
oorv
oer
* G
DB/G
VD
B:
BA v
an p
unt v
an b
inne
nkom
st, b
este
mm
ing
en la
nden
van
doo
rvoe
rO
PMER
KIN
G: a
fgew
ezen
zen
ding
en k
unne
n ni
et w
orde
n ge
annu
lleer
d!
Con
trol
eC
ERTI
FIC
AA
TSTA
TUS:
geld
igC
ERTI
FIC
AA
TIN
HO
UD:
dele
n I,
II
en I
II in
gevu
ldW
ATE
RM
ERK
AFD
RU
K:
“origi
neel
”Z
ICH
TBA
AR
HEI
D V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* H
ande
l bin
nen
de U
nie/
INVO
ER:
BA v
an o
orsp
rong
, be
stem
min
g en
land
en v
an d
oorv
oer
* G
DB/G
VD
B:
BA v
an p
unt
van
binn
enko
mst
, be
stem
-m
ing
en la
nden
van
doo
rvoe
rO
PMER
KIN
G:
mee
rder
e co
ntro
les
kunn
en a
an 1
cer
tifi-
caat
wor
den
toeg
evoe
gd.
Klo
nen
als
GV
DB
CER
TIFI
CA
ATS
TATU
S N
A K
LON
EN:
ontw
erp,
nie
uw,
in u
itvoe
ring
, ge
ldig
, af
han-
kelij
k va
n de
doo
r de
Tra
nsita
ir o
f G
IP g
enom
en b
eslis
sing
CER
TIFI
CA
ATI
NH
OU
D:
deel
I e
n/of
dee
l II
WA
TER
MER
KA
FDR
UK:
ontw
erp,
nie
uw,
in u
itvoe
ring
, or
igin
eel o
f af
gew
ezen
, af
hank
elijk
van
de
door
de
Tran
sita
ir o
f G
IP-f
unct
iona
ris
geno
men
bes
liss-
ing
ZIC
HTB
AA
RH
EID V
OO
R G
EBR
UIK
ERS:
* G
VD
B:
afh
anke
lijk
van
de d
oor
de T
rans
itair o
f G
IP g
enom
en b
eslis
sing
OP
MER
KIN
G:
deze
kno
p is
alle
en b
esch
ikba
ar v
oor
Tran
sita
ir -
en G
IP-
func
tiona
riss
en in
IN
VO
ER -
cert
ifica
ten
DEE
L II
I
DEE
L I
TRAde Control and Expert System(TRACES)
21 / 83
II.2. IndIenen van deel I (zendIng)DeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentheeftbetrekkingopinformatieoverdezending,zoalsreferenties,handelaren, goederen, vervoer en doel.ZoweldemarktdeelnemersalsdebevoegdeautoriteitenkunnendeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentindienenviahetmenu“Veterinairedocumenten”25:
• “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel”: INTRA• “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”: UITVOER• “Commercieeldocument”: DOCOM
Destappendiemoetenwordendoorlopenomeennieuwofficieelhandelsdocumentintedienenzijninallegevallendezelfde:
1/Klikopdeknop“Nieuw”omeennieuw,leegdeelIvaneenofficieelhandelsdocumentteinitiëren.2/Klikopdeknop“Kopiërenalsnieuw”26 omeennieuwdeelIteinitiërenopbasisvaneenbestaand(vergelijkbaar)document.
25 ZieVerordening(EG)nr.599/2004vandeCommissievoordeINTRAenVerordening(EU)nr.142/2011vandeCommissievoorhetDOCOM.26 Meerinformatievindtuinrubriek“III.2.Kopiërenalsnieuw”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
22 / 83
II.2.1. de nomenclaTuurcode selecTeren
Denomenclatuurcodemoetwordengeselecteerdopbasisvandedoordemarktdeelnemerteverzendengoederen, na validatie door de bevoegde autoriteit op de plaats van oorsprong.
De code uit de gecombineerde nomenclatuur (GN-code), die tegenwoordig wordt gebruikt doorgrensinspectiepostenindeEU,garandeertdeinteroperabiliteitvansystemenindeheleEU.
InTraceszijnlijstenmetnomenclatuurcodesopgenomenvoor:• levende dieren;• dierlijkeproductenenproductenvandierlijkeoorsprong;• diervoeders en levensmiddelen van niet-dierlijke oorsprong;• bijproducten.
DeGNiseenmethodeomgoederenenwarenaanteduiden.DezenomenclatuurvoldoetaandeeisenvanhetgemeenschappelijkedouanetariefvandeUnie.DeGNisgebaseerdopdenomenclatuurvanhetGeharmoniseerdSysteem(GS)vandeWerelddouaneorganisatie(WDO),dienaderwordtonderverdeeldop EU-niveau.Deonline-databankvoordouanetarievenvanhetDGTAXUD,hetzogehetenTaric(geïntegreerdtariefvande Europese Unie),27maakteveneensgebruikvandeGS-nomenclatuur,waardoorTracesnoghandigeringebruik wordt voor douane-expediteurs.
DeTraces-gebruikerkanvandevolgendeoptiesgebruikmaken:
Optie Informatie«Toewijzen» Selecteer de nomenclatuurcode rechtstreeks door de code in het veld
«Nomenclatuurcode»intevullenenopdeknop«Toewijzen»teklikkenomverderte gaan.Ditisdesnelstemaniervanwerken.
«Zoeken» Zoekdenomenclatuurcodeopindeboomstructuurvannomenclatuurcodesdoordecodeinhetveld«Nomenclatuurcode»intevullenenopdeknop«Zoeken»teklikken om verder te gaan.
«Filteren» Filter de nomenclatuurcode uit het weergegeven model van een officieelhandelsdocumentofgeefhetnummervandewetgevingshandelingopenklikop«Filteren».Deboomstructuurtoontdanderelevantenomenclatuurcodes.
«+»-teken Zoekdenomenclatuurcodeopindeboomstructuurvannomenclatuurcodesdoorophet«+»-tekennaastdenomenclatuurcodeteklikkenomdeextensieervanweertegevenenselecteerdepassendenomenclatuurcodeomverdertegaan.
27 TARIC:http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm
TRAde Control and Expert System(TRACES)
23 / 83
AlleenvetweergegevenGN-codeskunnenwordengeselecteerd.
Afhankelijkvandegeselecteerdenomenclatuurcodekaneencode-extensienodigzijnomdegoederentecategoriserenopsanitair(type)enfylogenetisch(klasse,familie,soort)niveau.IngevalvaneenUITVOERdientdeTraces-gebruikerookaantegevenofhetgaatomdoorvoerdoorEU-lidstaten.28
VervolgenskandeTraces-gebruikervandevolgendeoptiesgebruikmaken:
Optie Informatie«Toewijzen en nieuwe codetoevoegen»
Selecteer meerdere goederen op sanitair (type) en fylogenetisch(klasse,familie,soort)niveauvooreenbepaaldmodelvaneenofficieelhandelsdocument.Alleennomenclatuurcodesvoorhetgekozenmodelvaneenofficieelhandelsdocumentkunnenwordengeselecteerd.
«Toewijzen» Bevestigdegekozengoederenophetofficiëlehandelsdocument.
28 Meer informatie vindt u in de rubriek “II.2.3.2. … van een UITVOER”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
24 / 83
II.2.2. organIsaTIes opgeven In velden van offIcIële handelsdocumenTen
II.2.2.1. Zoeken
Voordatueennieuweorganisatieaanmaakt,dientutecontrolerenofdeorganisatienognietbestaatinTracesdoorernaartezoeken.Ditstrooktmethetbeginsel“Eerstzoeken,indiennodigaanmaken”.
Eenorganisatiekanineenderwelkvakwordeningevoerdmetbehulpvantweeopties:
Optie Informatie«Toewijzen» Hiermeekan,doorselectievanhetland(ISO-code)enhet«Erkenningsnummer»van
de organisatie, de organisatie in het vak snel worden toegewezen.
«Selecteren» Hiermeekandeorganisatieviaeenzoekschermwordengeselecteerd.Opgelet! – Bij het zoeken naar een organisatie moeten marktdeelnemers het land selecterenentenminstedrietekensvandenaamofheterkenningsnummervandeorganisatie invoeren om de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen.Zonodigkuntuhet«%»-tekengebruikenomdezoekopdrachtteverbreden(bv.:«%Logistics»om«nvLogisticsnaambedrijf»tevinden).
Het beheer van organisaties wordt in detail besproken in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
25 / 83
II.2.2.2. aanmaken
Als de organisatie nog niet in Traces is opgenomen, kan ze tijdens het indienen van een officieelhandelsdocumentwordenaangemaakt.
Klikopdeknop“Selecteren”inhetgewenstevakinhetofficiëlehandelsdocumentenkies:
• “Nieuw” om een organisatie in een EU/EVA-lidstaat aan te maken; of• “Nieuw niet-lidstaat” om een organisatie in een niet-EU-lidstaat aan te maken.
Voerdegegevensvandenieuweorganisatiein:
TRAde Control and Expert System(TRACES)
26 / 83
Gegevensveld Informatie
«Aggregatiecode» Komt overeen met het algemene identificatienummer van de (EU/EVA-)organisatieen:- is optioneel;- moet uniek zijn in een gegeven land;- mag hetzelfde zijn als het (de) erkenningsnummer(s) van de organisatie.Voor niet-EU-lidstaten is dit vak grijs gemaakt.
«Erkenningsnummer» Verwijstnaarhetsoortactiviteitvaneenorganisatiedienietineenofficiëlelijst(LSM)hoefttewordenopgenomenen:-kanverplichtzijn,afhankelijkvanhetsoortactiviteit;-kanverschillenvandeaggregatiecodeenandereerkenningsnummersvandezelfde organisatie.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
27 / 83
Gegevensveld Informatie
«Incertificaat» Maaktdetoewijzingvaneenspecifiekesoortactiviteitaandeorganisatieinhetofficiëlehandelsdocumentmogelijk.Integenstellingtotdeprocedurevoorhetaanmakenvaneenorganisatievanuithet menu «Gebruikers- en organisatiebeheer» en het submenu «Organisaties» moetereenspecifiekesoortactiviteitvandeinrichtingwordenopgegeveninhetvak«Certificaat».Dezesoortactiviteitstemtovereenmetdegoederendieophetofficiëlehandelsdocumentzijnaangegeven.Mogelijke soorten activiteiten die in het vak «Certificaat» kunnen wordentoegewezen, zijn met een asterisk (*) aangegeven en zijn de enige die kunnen wordengeselecteerdvoorhetofficiëlehandelsdocument.
«Soort» Hiermee kunnenmeerdere soorten activiteiten worden gespecificeerd,metbehulp van de knoppen «Toevoegen» en «Verwijderen».Soorten activiteiten die onder de LMS-procedure vallen voor officieelgepubliceerdeinrichtingenkunnennietviadezeprocedurewordentoegewezen.Zulkeorganisatiesmet soortenactiviteitendieonder LMSvallendienendeofficiëleprocedurevoorhetopnemenindelijsttevolgen.Als u het soort activiteit “Voor de zending verantwoordelijke persoon” wiltopgeven,dientueersteengrensinspectiepostaandeorganisatietoetewijzen.Daardoorwordtdeafrollijstmetsoortenactiviteitenopnieuwingevuld.
«Postcode/regio» MaakthetmogelijkomdepostcodeteselecterenvoorEU/EVA-lidstatenenomregio’s,provinciesofstatenteselecterenvoorniet-EU-lidstaten.Als u een ander soort activiteit dan «Voor de zending verantwoordelijkepersoon» hebt opgegeven voor de organisatie, wordt de bevoegde autoriteit die voor de organisatie verantwoordelijk is aan de hand van deze informatie «Postcode/regio»automatischtoegewezenenwordtzijnagoedkeuringvandeorganisatie weergegeven.
Klikopdeknop“Opslaan”omdegegevensoverdeorganisatieopteslaanennaarhetvorigeschermterug te keren.
Het beheer van organisaties wordt in detail besproken in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
28 / 83
II.2.2.3. automatIsch Invullen van vakken van het offIcIële hanDelsDocument
Omdeindieningtebespoedigenkaneenorganisatieautomatischvanhetenevakinhetanderewordengekopieerd.
DezefunctievanTracesisafhankelijkvaneencombinatievanparameters:
• Hetsoortofficieelhandelsdocument:INTRA,UITVOER,DOCOM• Hetsoortvakvanhetofficieelhandelsdocument:afzender/plaatsvanoorsprong/plaatsvan lading/
vervoerder, geadresseerde/plaats van bestemming• Het soort activiteit van de organisatie die werd gebruikt in het eerste vak van het officiële
handelsdocument.
Deverbandentussendeverschillendevakkenvoorelksoortofficieelhandelsdocumentwordenhieronderbeschreven,inderubriek“II.2.3.DeelIinvullen”.29
Deautomatischingevuldegegevenskunnenuiteraardnaareigeninzichtwordengewistengewijzigd.
29 Meerinformatieoverelkesoortofficieelhandelsdocumentistevindeninelkesubrubriek.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
29 / 83
II.2.3. deel I Invullen
II.2.3.1. ... van een Intra
DeelI“Zending”vanINTRAinTracesgroepeertallevakkenovereenkomstigVerordening(EG)nr.599/2004onder de tabs zoals hierna samengevat.
Deofficiëlebeschrijvingvandevakkenistevindeninde“Richtsnoereninzakehetintracommunautairecertificaat”bijVerordening (EG) nr. 599/2004 van de Commissie.Enkele vakkenwordenhiernaechternader toegelicht.
referenTIes
“I.2.Referentienummervanhetcertificaat”
ErwordtautomatischeenuniekreferentienummertoegekenddoorTraces,datnaindieningvandeelIverschijnt.Zolanghetofficiëlehandelsdocumentzichindeindieningsfasebevindt(“Nieuw”),kandeelIdoorTraces-gebruikerswordengewijzigd. Erwordt automatisch eenversienummer (-Vx) toegevoegdaanhetuniekereferentienummervanINTRA,dattelkensalshetdocumentopnieuwwordtingediendwordtverhoogd,ongeachtofhetaldannietgewijzigdis.
“I.2.a.Lokaalreferentienummer”
DitiseennummerdatdeTraces-gebruikerkantoekennennaargelangvanzijnnationaleadministratie(optioneel).Wanneer geen nummer wordt ingevoerd, blijft dit vak leeg.
“I.6.Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”Omtezorgenvoorvolledigetraceerbaarheidvandierendieeenverzamelcentrumpasseren(runderen, varkens, schapen, geiten en paardachtigen), kanhetreferentienummervanelkcertificaatdatdenieuwezendingvormtinTraceswordeningevoerd.ErzijntweenieuweoptiesvoorhetinvoegenvandelinkinhetbijbehorendeINTRAofGVDBP,inhet
TRAde Control and Expert System(TRACES)
30/83
vak“I.6Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”:“Bijbehorende INTRA toevoegen”“BijbehorendeGVDBPtoevoegen”Wanneeruopeenvandezeoptiesklikt,wordtuteruggeleidnaarhetzoekschermmetdeverplichtezoekcriteria:het“Certificaatnummer”enhet“Landvanbestemming”inTraces.Zodra INTRA is gevalideerd door de bevoegde autoriteit in het land van oorsprong, kan de bevoegde autoriteit van het land van bestemming de elektronische kopieën van de originele documentenraadplegenviadehyperlinksinvak“I.6.Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”.Omhetserienummervanhetindividuelenationaledocumentofdeserienummersvandeindividuelenationaledocumententeregistrerenisookeenleegtekstvakbeschikbaar.Een voorbeeld:Met betrekking tot rundersperma30moet het diergezondheidscertificaat in bijlageD3 van Uitvoeringsbesluit 2011/629/EU van de Commissie worden aangevuld met aanvullendecertificeringseisen,enhetmagalleenwordengebruiktvoordehandelinspermadatisverzameldineen“spermaverzamelcentrum”enverzondenvanuiteen“spermaopslagcentrum”.31
“I.6.BijbehorendeCITES-certificaten”De “Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- enplantensoorten (ConventiononInternationalTradeinEndangeredSpeciesofWildFaunaandFlora– CITES)” is het enige mondiale verdrag dat ervoor zorgt dat de internationale handel in in het wild levendedierenisgebaseerdopduurzaamgebruikenbeheervanwildeeningevangenschaplevendepopulaties. CITES32biedteenkadervoorsamenwerkingtussenlandenomdeverdereachteruitgangvan in wild levende populaties van dieren en planten te voorkomen.DitvakzalautomatischwordengeactiveerdbinnenTraces,afhankelijkvandegekozengoederen(sanitair (type)enfylogenetisch(klasse, familie, soort) niveau).Gebruik de knop “Toevoegen” om meerdere CITES-nummers in te voeren.
“Bevoegde autoriteiten”
DenaamvandebevoegdeautoriteitenhunTraces-codeswordenautomatischingevuldzodradeelIisgeïnitieerd,naargelangdeinvak“I.12.Plaatsvanoorsprong/Plaatsvandevangst”ingevuldeorganisatie.Als de in het vak “I.12. Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst”33geselecteerdeorganisatieisverbondenaaneenLVEdieafhankelijkisvaneenOfficiëleParticuliereVeterinaireAutoriteit(OPV)waarvoor de optie “Handmatig toegewezen” is aangevinkt,34 ontvangt de marktdeelnemer het volgendewaarschuwingsberichtbijhetindienenvanhetofficiëlehandelsdocumentinTraces:“Onder “Bevoegde autoriteiten” in de tab “Referenties” kan een officiële particuliere veearts worden geselecteerd.”Dit(groene)waarschuwingsberichtblijftzichtbaartotdatdemarktdeelnemerdetab“Referenties”heeft geraadpleegd, waarin hij of zij de passende OPV in een afrolmenu van het veld “Bevoegde autoriteiten” kan selecteren. In dit menu verschijnen alleen de OPV’smet de optie “Handmatigtoegewezen”.De raadpleging van de tab “Referenties” is optioneel.Wanneer het officiële handelsdocument is
30 GN-coderundersperma:05111000.31 Ongeachtofhet“spermaopslagcentrum”onderdeelisvaneenondereenandergoedkeuringsnummergoedgekeurd“sper-maverzamelcentrum”.32 CITES:http://www.cites.org/33 IngevalvanUITVOER:vak“I.11.Plaatsvanoorsprong”.34 Meer informatie over het beheer van autoriteiten is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
31 / 83
geïnitieerddooreenOPV,wordtdiensbevoegdheidautomatisch ingevoerd inhetveld“Bevoegdeautoriteiten”.OpdezewijzekandeLVEdenationalegezondheidsinformatieindeelIIinvullenen–na het officiële handelsdocument te hebben opgeslagen als “In uitvoering” – doorgeven aan de gewenste OPV. VervolgenskandeOPVhetcertificerenzodradenoodzakelijkecontroleszijnverricht.
“Identificatievandeaanvrager”
AlsdemarktdeelnemerinTracesisgeregistreerdenzelfdeaangiftedoet(deel I), worden in dit veld automatischzijnofhaarvoor-enachternaamingevuld.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
32 / 83
handelaren
“I.7. Handelaar”Ditvakwordtalleengeactiveerdingevalvanzendingenvanrunderen,varkens,schapenofgeiten.35
“I.5. Ontvanger” en ‘I.13. Plaats van bestemming”Een niet-EU-lidstaat kan worden ingevoerd in vak “I.5 Ontvanger” in geval van uitvoer en wanneer er geenbilateraleovereenkomstmetdebetrokkenniet-EU-lidstaatbestaat.Ditisinovereenstemmingmet de eisen van artikel 3, lid 2, van Beschikking93/444/EEGvandeCommissie.36
Na het invoeren van een niet-EU-lidstaat in vak “I.13. Plaats van bestemming”, wordt het vak “I.28. Uitvoer”(indetab“Route”)automatischgeactiveerdeningevuld.
“I.1.2 Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst”
Er is een duidelijk verband tussen de organisatie die is ingevoerd in vak “I.12. Plaats van oorsprong /Plaatsvandevangst”endeautomatischaanhetofficiëlehandelsdocumenttoegewezenbevoegdeautoriteiten.37
35 OvereenkomstigVerordening(EG)nr.599/2004vandeCommissie.36 Beschikking93/444/EUvandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:52009DC0569:NL:NOT37 Meer informatie is te vinden onder de subrubriek “Bevoegde autoriteiten” van de rubriek “Referenties”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
33 / 83
zendIng
“I.18Diersoort/Product”
Denomenclatuurcodeencode-extensiesinhetofficiëlehandelsdocumentkunnenwordengewijzigdmetbehulpvandeknoppen“Selecteren”,“Verwijderen”,“Resetten”en“Nieuwecodetoevoegen”.Elketoevoegingvaneennomenclatuurcodeofcode-extensiekanwordenbeperkttothetopdatmomentgekozenINTRA-model.Wijzigingenindenomenclatuurcodeofdeextensiekunnentotgevolghebbendat,inverbandmetdecoherentieregels,informatieindeelIwordtgewist.Als de zending betrekking heeft op meerdere geselecteerde nomenclatuurcodes, worden dezevoorafgegaandooreenvolgnummer(Id.)enweergegevenovereenkomstigdetariefindeling:
TRAde Control and Expert System(TRACES)
34 / 83
HetId.-nummerwordtookweergeveninhetvak“Identificatievandedieren”:
N.B.:Alleengoederenmethetzelfdetemperatuurtype(omgevingstemperatuur,gekoeldofingevroren)kunnenwordengeselecteerdinhetofficiëledocument.
“I.20.Aantal/Hoeveelheid”
Dewaarschuwing“INTRA-084 Zending I.20. Aantal/Hoeveelheid moet 1 of minder zijn”verschijntwanneeruprobeerteenINTRAvanhetmodel“2009/156AIIgeregistreerdepaardachtigen” intedienenwaarvoorvakI.20eenaantalvanhogerdan1bevat.
DitisinovereenstemmingmetdeeisenvanbijlageIIvanRichtlijn2009/156/EGvandeRaad.38
“I.31Identificatievandedieren”
Gebruikdeknop“Toevoegen”of“Toevoegen(10)”ommeerregelsinvakI.31toetevoegen.Gebruik de knop “Invoeren” voor het uploaden van CSV-bestanden,39dieonafhankelijkvanTraceszijn ingevuld en de gegevens (bv.: “Soorten (wetenschappelijke naam)”, “paspoortnummer”,“identificatienummer”,“geslacht”of“hoeveelheid”)voordevolgendeINTRA-modellen:• Richtlijn64/432/EEGvandeRaadF1,40Schapen(0102)• BesluitvanhetGemengdVeterinairComité2005/22/EG,41 Begrazing (0102)• UitvoeringsbesluitvandeCommissie2012/112/EU,42Honden,KattenenFretten(01061900)• Besluit 2010/470/EU van de Commissie:43 sperma, eicellen en embryo’s van paardachtigen,
schapenengeitenenineicellenenembryo’svanvarkens(05119985)• UitvoeringsbesluitvandeCommissie2011/629/EU,44 Rundersperma (05111000)
38 BijlageIIvanRichtlijn2009/156/EG(http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32009L0156:NL:NOT)totintrekkingvanbijlageBvanRichtlijn90/426/EEGvandeRaad(http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31990L0426:NL:NOT)totvaststellingvanveterinairrechtelijkevoorschriftenvoorhetverkeervanpaardachtigenendeinvoervanpaardachtigenuitderdelanden.39 Niet-ingevuldeCSV-bestandenzijnbeschikbaarindeTraces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/7a85595e-5833-4bef-aedc-1f4c88f22c0a.40 Richtlijn64/432/EEG:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31964L0432:NL:NOT41 BesluitvanhetGemengdVeterinairComité2005/22/EG:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:22005D0022:NL:NOT42 UitvoeringsbesluitvandeCommissie2012/112/EU(model92/65EI):http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32012D0112:NL:NOT43 Besluit2010/470/EUvandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32010D0470:NL:NOT44 Uitvoeringsbesluit2011/629/EUvandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011D0629:NL:NOT
TRAde Control and Expert System(TRACES)
35 / 83
• Richtlijn90/429/EEGvandeRaad,45 Sperma van varkens (05119985)Het aantal regels in een CSV-bestand is niet aan beperkingen gebonden.
“Komma”en“punt”alsscheidingsteken
Udienteenkommategebruikenvoorhetinvoerenvandecimalegetallen(maximaal2cijfersnadekomma). Er hoeft geen punt te worden gebruikt voor duizendtallen.Ophetgeprinteofficiëlehandelsdocumentwordendedecimalenechterautomatischaangegevenmetbehulp van een punt.Voorbeeld: 1.234,567 (duizend tweehonderd vierendertig komma vijfhonderd zevenenzestig)wordtophetgeprinteofficiëlehandelsdocument1234.57(duizendtweehonderdvierendertigpuntzevenenvijftig).
45 Richtlijn90/429/EEG:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31990L0429:NL:NOT
TRAde Control and Expert System(TRACES)
36 / 83
vervoer
DetabVervoerbevatinformatieoverhetvervoervanafdeplaatsvanlading(vakI.14)enisverplichtvoor de invoer van dieren.
“I.15.Datumvanvertrek”
Tussenvak“I.15.Datumvanvertrek”endedatumvandeaangifte(deel I, tab “Referenties”)46 door demarktdeelnemerwordteenconsistentiecontroleuitgevoerd.Deaangiftedatummoet30dagenvóórofnadedatumvanvertrekliggen.47
“I.16. Vervoermiddel”
Indien een “Commerciële vervoerder” is ingevoerd in vak “I.17. Vervoerder”, kan de passende“Soort”wordengeselecteerduithetafrolmenuinvak“I.16.Vervoermiddel”.Klikhiervooropdeknop“Toewijzen”.DegeldigheidvandevergunningenvoorhetvervoermiddelwordendoorTracesgecontroleerdbijhetcertificerenvaneenINTRA.
“I.29.Geschatteduurvanhetvervoer”
Eengeografischinformatiesysteem(GIS)berekentautomatischde“geschatteduurvanhetvervoer”alsinvak“I.16.Vervoermiddel”“Wegvoertuig”isingevuldals“Soort”.Deduurvanhetluchtvervoerwordtechternietautomatischberekend.
46 Deaangiftedatum(deelI)kanverschillenvandecertificeringsdatum(deelII)indiendeelIvanhetDOCOMeerstisinge-diend door een marktdeelnemer.47 DeconsistentiecontroleisookvantoepassingwanneereenDOCOMwordtvervangen.Meerinformatieoverdevervangingvaneenofficieelhandelsdocumentistevindeninderubriek“III.1.2.1.GegevensindeelI(Zending)ofdeelII(Beslissing)corri-geren)”vandegebruikershandleiding“OfficiëlehandelsdocumentenDeelII”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
37 / 83
Het algoritme is gebaseerd op de optimale route tussen vak “I.14 Plaats van lading” en vak “I.13 Plaatsvanbestemming”,eneenmaximumsnelheidvan70kilometerperuur.48 Het door het GIS gegenereerderesultaatiseenminimumduur,die(handmatig)opwaartskanwordengecorrigeerd.49
De“Geschatteduurvanhetvervoer”indetab“Vervoer”isgekoppeldaanhetvak“Geplandehalte-of overlaadplaatsen” in de tab “Route”. Zodra de geschatte duur van het vervoer de wettelijkevereistenvandeVerordeningDierenwelzijnoverschrijdt,50 moet u mogelijk halte- of overlaadplaatsen selecterenoftoevoegen.51
48 Alsdeautomatischberekendegeschatteduurvanhetvervoerhelemaalnietlijktovereentekomenmetdefeitelijkeduurvanhetvervoer,dientucontactoptenemenmethetTraces-teamomdittecontrolerenenindiennodigdepreciezelengte-enbreedtegraadvandebetrokkenlocatiesaantepassen.49 Ingevalvanopwaartsecorrectiesdientudecorrecteinvullingvan“Geschatteduurvanhetvervoer”tecontroleren,om-datditvaknaverversingvandepaginaautomatischkanwordengeresetnaardeinitiëlewaarde.50 Verordening(EG)nr.1/2005vandeRaad:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32005R0001:NL:NOT51 Nadere details zijn te vinden onder de tab “Route”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
38 / 83
rouTe
“I.27Doorvoerdoorlidstaten”
Delandendieinditvakwordenvermeldomvattenniethetlanddatisingevoerdalsplaatsvanlading(vakI.14)oflandvanbestemming(vakI.10).Alsdezeregelnietwordtgevolgd,zaldevolgendewaarschuwingwordengegenereerd:“Route I.27. Doorvoer door lidstaten De lijst van doorvoerlidstaten kan niet het land van bestemming
omvatten”
“Geplande halte- of overlaadplaatsen”
InovereenstemmingmetdeVerordeningDierenwelzijn52kaneenreisschemavereistzijnvoordevolgende soorten: runderen (runderen – 0102), schapen (schapen – 010410), geiten (geiten –010420),varkens(varkens–0103),paarden(paardachtigen–0101),metname“niet-gespeendedieren”.Voordezesoortenmoeteenreisschemawordenvoorgelegdalsdegeschatteduurvanhetvervoermeer dan 8 uur bedraagt. In dergelijke gevallenmoet tenminste één overlaadplaats/rustplaatsworden opgegeven. Deze informatiemoet in een vrijetekstvak worden ingevuld zonder dat eenlinknaareen inspectieautoriteitwordtgelegd.Omde informatie in tevullen,kliktuopdeknop“Overlaadplaats toevoegen”.Alsudatnietdoet,krijgtudevolgendewaarschuwingtezienwanneeruhetofficiëlehandelsdocumentindient:
“Geplande halte- of overlaadplaatsen U moet ten minste een rust- of overlaadplaats opgeven”Ongeachtofdedierengespeendzijnofniet,moetennaargelangvandedesbetreffendesoorteneenofmeercontroleposten/verzamelcentrawordenopgegevendiekunnenwordengeselecteerduiteenmenu.Ditkanindevolgendegevallen:•voorniet-gespeendediereneneenduurvanhetvervoervanmeerdan19uren;
52 Verordening(EG)nr.1/2005vandeRaad:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32005R0001:NL:NOT
TRAde Control and Expert System(TRACES)
39 / 83
•voorvarkensenpaardeneneenduurvanhetvervoervanmeerdan24uren;•voorschapen,geitenenrundereneneenduurvanhetvervoervanmeerdan29uren.Indezegevallenmoetmetdeknop“Controlepostselecteren”tenminsteéén“controlepost”enéén“overlaadplaats” worden aangegeven.Alsudatnietdoet,krijgtudevolgendewaarschuwingtezienwanneeruhetofficiëlehandelsdocumentindient:
“Geplande halte- of overlaadplaatsen U moet ten minste een rust- of overlaadplaats opgeven”
TRAde Control and Expert System(TRACES)
40/83
opMerkIng – VerbIndIng Van Intra-Vakken In traces
Om de indiening van deel I van een INTRA sneller te laten verlopen, wordt de in een vak ingevulde informatiesomsautomatischnaaranderevakkengekopieerdalsdeinheteerstevakgeselecteerdesoortactiviteitvandeorganisatie53 is toegestaan in het andere vak of de andere vakken. “Geadresseerde” kanbijvoorbeeldautomatischwordengekopieerdnaar“Plaatsvanbestemming”en“Importeur”.
53 Meerinformatieoverdesoortenactiviteitenistevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enauto-riteitenbeheer”,dieeveneensonderdeelvandeTraces-toolkitis.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
41 / 83
II.2.3.2. ...van een uItvoer
DeelI“Zending”vanUITVOERinTracesbevatallevakkendiebijINTRAbehorenenderhalvevereistzijnopgrondvanVerordening(EG)nr.599/2004.Meerinformatieoverdebeschrijvingvandevakkenistevindenonder“II.2.3.1....vaneenINTRA”.
DeconnectietussenUITVOERenINTRAkomttotuitingbijhetselecterenvandepassendenomenclatuurcodeencode-extensiesomdezending te categoriserenopsanitair (type)en fylogenetisch (klasse, familie,soort) niveau.54
BijhetcreërenvaneenUITVOERwordtuverzochtaantegevenofdezendingdoorvoerdooreenEU/EVA-lidstaatmetzichmeebrengtofniet.55
Vink de optie “Geen doorvoer door LS UITVOER-certificaat” aan, als UITVOER niet gepaard gaatmetdoorvoer door een EU/EVA-lidstaat. Op deze wijze zult u alleen UITVOER indienen.
Als u een van de andere optiesaanvinkt,wordtsamenmetUITVOERautomatischhet“bijbehorende INTRA-certificaat” gegenereerd.Bij de afgifte van deel I (Zending) van UITVOER, met inbegrip van het bijbehorende INTRA, kunnen de elementenvoordeidentificatievanhetgoeddiebijhetUITVOER-modelhorenendiewelkebijhetINTRA-model horen van elkaar worden onderscheiden wanneer ze van elkaar verschillen. De elementen diespecifiekvoorhetINTRA-modelzijnwordengemarkeerdmeteen(*).
54 Meerinformatieistevindeninrubriek“II.2.1.Denomenclatuurcodeselecteren”.55 Kiesderadiobutton“GeendoorvoerdoorLSUITVOER-certificaat”ofeenandereweergegevenmodel.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
42 / 83
NaindieningvanUITVOERzalhetreferentienummervancertificaatvanhetbijbehorendeINTRAwordenweergegevenindehyperlinkinvak“I.6Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”.
Het referentienummer van het certificaat van UITVOER zal op zijn beurt worden weergegeven in dehyperlinkinvak“I.6Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”vanhetbijbehorendeINTRA.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
44 / 83
opMerkIng – VerbIndIng Van uItVoer-Vakken In traces
Om de indiening van deel I van een UITVOER sneller te laten verlopen, kan de in een vak ingevulde informatie soms automatisch naar andere vakken worden gekopieerd als de in het eerste vakgeselecteerdesoortactiviteitvandeorganisatie56 in de andere vakken is toegestaan. “Geadresseerde” kan bijvoorbeeld automatischworden gekopieerd naar “Plaats van bestemming” en “Importeur”.
56 Meerinformatieoverdesoortenactiviteitenistevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enauto-riteitenbeheer”,dieeveneensonderdeelvandeTraces-toolkitis.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
45 / 83
II.2.3.3. ...van een Docom
DeelI“Zending”vanhetDOCOMinTracesgroepeertallevakkenovereenkomstigVerordening(EG)nr.142/2011vandeCommissieonderdetabszoalshiernasamengevat.
Deofficiëlebeschrijvingvandevakken is te vinden in Verordening (EG) nr. 142/2011 van de Commissie.Enkele vakkenwordenhiernaechternader toegelicht.
referenTIes
“I.2.Referentienummervanhetcertificaat”
ErwordtautomatischeenuniekreferentienummertoegekenddoorTraces,datnaindieningvandeelIverschijnt.Zolanghetofficiëlehandelsdocumentindeindieningsfasezit(“Nieuw”),kandeelIgewijzigdwordendoorTraces-gebruikers.Erwordtautomatischeenversienummer(-Vx)toegevoegdaanhetuniekereferentienummervanhetDOCOM,datwordtverhoogdtelkensalshetdocumentopnieuwwordtingediend,ongeachtofhetaldannietgewijzigdis.
“I.2.a.Lokaalreferentienummer”
DitiseennummerdatdeTraces-gebruikerkantoekennennaargelangvanzijnnationaleadministratie(optioneel).Wanneer geen nummer wordt ingevoerd, blijft dit vak leeg.
“I.6.Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”
DitvakisinhetgevalvaneenDOCOMnietgeactiveerd.
“I.6.BijbehorendeCITES-certificaten”
Met betrekking tot niet-verwerkte mest57 kunnen de in bijlage XI, afdeling I van Verordening (EG) nr. 142/2011vereistedocumentenwordeningedienddooreenDOCOMnaareenINTRAte“klonen”.58 HetreferentienummervanhetbijbehorendeINTRAwordtdanautomatischingevuldinvak“I.6”van
57 GN-codevanniet-verwerktemest:31010000.58 MeerinformatieoverhetklonenvaneenDOCOMnaareenINTRAistevindeninrubriek“II.3.2.VolgendestappenDO-COM:klonennaarINTRA”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
46 / 83
hetgekloondeDOCOM.
“Bevoegde autoriteiten”
DenaamvandebevoegdeautoriteitenhunTraces-codeswordenautomatischingevuldzodradeelIisgeïnitieerd,naargelangdeinvak“I.12.Plaatsvanoorsprong/Plaatsvandevangst”ingevuldeorganisatie.Alsdeinhetvak“I.12.Plaatsvanoorsprong/Plaatsvandevangst”geselecteerdeorganisatieisverbondenaaneenLVEdieafhankelijkisvaneenOfficiëleParticuliereVeterinaireAutoriteit(OPV)waarvoor de optie “Handmatig toegewezen” is aangevinkt, ontvangt de marktdeelnemer het volgende waarschuwingsberichtbijhetindienenvanhetofficiëlehandelsdocumentinTraces:“UITVOER-160 Referenties Officiële veearts “Onder “Bevoegde autoriteiten” in de tab “Referenties”
kan een officiële particuliere veearts worden geselecteerd.”Dit(groene)waarschuwingsberichtblijftzichtbaartotdatdemarktdeelnemerdetab“Referenties”heeft geraadpleegd, waarin hij of zij de passende OPV in een afrolmenu van het veld “Bevoegde autoriteiten” kan selecteren. In dit menu verschijnen alleen de OPV’smet de optie “Handmatigtoegewezen”.De raadpleging van de tab “Referenties” is optioneel.Wanneer het officiële handelsdocument isgeïnitieerddooreenOPV,wordtdiensbevoegdheidautomatisch ingevoerd inhetveld“Bevoegdeautoriteiten”.OpdezewijzekandeLVEdenationalegezondheidsinformatieindeelIIinvullenen–na het officiële handelsdocument te hebben opgeslagen als “In uitvoering” – doorgeven aan de gewenste OPV. VervolgenskandeOPVhetcertificerenzodradenoodzakelijkecontroleszijnverricht.
“Identificatievandeaanvrager”AlsdemarktdeelnemerinTracesisgeregistreerdenzelfdeaangiftedoet(deelI),wordeninditveldautomatischzijnofhaarvoor-enachternaamingevuld.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
47 / 83
handelaren
“I.7. Handelaar”
DitvakisinhetgevalvaneenDOCOMnietgeactiveerd.
“I.5. Ontvanger” en “I.13. Plaats van bestemming”
Een niet-EU-lidstaat kan worden ingevoerd in vak “I.5 Ontvanger” in geval van uitvoer en wanneer er geenbilateraleovereenkomstmetdebetrokkenniet-EU-lidstaatbestaat.Ditisinovereenstemmingmet de eisen van artikel 3, lid 2, van Besluit 93/444/EEG van de Commissie.59 Na het invoeren van een niet-EU-lidstaat in vak “I.13. Plaats van bestemming”, wordt het vak “I.28 Uitvoer”(indetab“Route”)automatischgeactiveerdeningevuld.
“I.12 Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst”
Er is een duidelijk verband tussen de organisatie die is ingevoerd in vak “I.12. Plaats van oorsprong /Plaatsvandevangst”endeautomatischaanhetofficiëlehandelsdocumenttoegewezenbevoegdeautoriteiten.60
59 Beschikking93/444/EUvandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31993D0444:NL:NOT60 Meer informatie is te vinden in de subrubriek “Bevoegde autoriteiten” van de rubriek “Referenties”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
48 / 83
zendIng
“I.18Diersoort/Product”
Denomenclatuurcodeencode-extensiesinhetofficiëlehandelsdocumentkunnenwordengewijzigdmetbehulpvandeknoppen“Selecteren”,“Verwijderen”,“Resetten”en“Nieuwecodetoevoegen”.Elke toevoeging van eennomenclatuurcodeof code-extensie kanwordenbeperkt tot het op datmomentgekozenDOCOM-model.Wijzigingenindenomenclatuurcodeofdecode-extensiekunnentotgevolghebbendat,inverbandmetdecoherentieregels,informatieindeelIwordtgewist.Als de zending betrekking heeft op meerdere geselecteerde nomenclatuurcodes, worden dezevoorafgegaandooreenvolgnummer(Id.)enweergegevenovereenkomstigdetariefindeling:
TRAde Control and Expert System(TRACES)
49 / 83
HetId.-nummerwordtookweergeveninhetvak“Identificatievandegoederen”:
N.B.:Alleengoederenmethetzelfdetemperatuurtype(omgevingstemperatuur,gekoeldofingevroren)kunnenwordengeselecteerdinhetofficiëlehandelsdocument.
“I.31Identificatievandedieren”
Gebruikdeknop“Toevoegen”of“Toevoegen(10)”ommeerregelsinvakI.31toetevoegen.
“Komma”en“punt”alsscheidingstekenUdienteenkommategebruikenvoorhetinvoerenvandecimalegetallen(maximaal2cijfersnadekomma). Er hoeft geen punt te worden gebruikt voor duizendtallen.Ophetgeprinteofficiëlehandelsdocumentwordendedecimalenechterautomatischaangegevenmetbehulp van een punt.Voorbeeld: 1.234,567 (duizend tweehonderd vierendertig komma vijfhonderd zevenenzestig)wordtophetgeprinteofficiëlehandelsdocument1234.57(duizendtweehonderdvierendertigpuntzevenenvijftig).
TRAde Control and Expert System(TRACES)
50/83
vervoer
De tab “Vervoer” bevat informatie over het vervoer vanaf de plaats van lading (vak I.14) en isverplicht.
“I.15.Datumvanvertrek”
Tussenvak“I.15.Datumvanvertrek”endedatumvandeaangifte(deel I, tab “Referenties”)61 door demarktdeelnemerwordteenconsistentiecontroleuitgevoerd.Deaangiftedatummoet30dagenvóórofnadedatumvanvertrekliggen.62
“I.16. Vervoermiddel”
Indien een “Commerciële vervoerder” is ingevoerd in vak “I.17. Vervoerder”, kan de passende“Soort”wordengeselecteerduithetafrolmenuinvak“I.16.Vervoermiddel”.Klikhiervooropdeknop“Toewijzen”.DegeldigheidvandevergunningenvoorhetvervoermiddelwordendoorTracesgecontroleerdbijhetcertificerenvaneenINTRA.
“I.29.Geschatteduurvanhetvervoer”
61 Deaangiftedatum(deelI)kanverschillenvandecertificeringsdatum(deelII)indiendeelIvanhetDOCOMeerstisinge-diend door een marktdeelnemer.62 DeconsistentiecontroleisookvantoepassingwanneereenDOCOMwordtvervangen.Meerinformatieoverdevervangingvaneenofficieelhandelsdocumentistevindeninderubriek“III.1.2.1.GegevensindeelI(Zending)ofdeelII(Beslissing)corri-geren)”vandegebruikershandleiding“OfficiëlehandelsdocumentenDeelII”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
51 / 83
Eengeografischinformatiesysteem(GIS)berekentautomatischde“geschatteduurvanhetvervoer”alsinvak“I.16.Vervoermiddel”“Wegvoertuig”isingevuldals“Soort”.Deduurvanhetluchtvervoerwordtechternietautomatischberekend.Het algoritme is gebaseerd op de optimale route tussen vak “I.14 Plaats van lading” en vak “I.13 Plaatsvanbestemming”,eneenmaximumsnelheidvan70kilometerperuur.63 Het door het GIS gegenereerderesultaatiseenminimumduur,die(handmatig)opwaartskanwordengecorrigeerd.64
63 Alsdeautomatischberekendegeschatteduurvanhetvervoerhelemaalnietlijktovereentekomenmetdefeitelijkeduurvanhetvervoer,dientucontactoptenemenmethetTraces-teamomdittecontrolerenenindiennodigdepreciezelengte-enbreedtegraadvandebetrokkenlocatiesaantepassen.64 Ingevalvanopwaartsecorrectiesdientudecorrecteinvullingvan“Geschatteduurvanhetvervoer”tecontroleren,om-datditvaknaverversingvandepaginaautomatischkanwordengeresetnaardeinitiëlewaarde.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
52 / 83
rouTe
“I.27Doorvoerdoorlidstaten”Delandendieinditvakwordenvermeldomvattenniethetlanddatisingevoerdalsplaatsvanlading(vakI.14)oflandvanbestemming(vakI.10).Alsdezeregelnietwordtgevolgd,zaldevolgendewaarschuwingwordengegenereerd:“Route I.27. Doorvoer door lidstaten De lijst van doorvoerlidstaten kan niet het land van bestemming
omvatten”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
53 / 83
opMerkIng – VerbIndIng Van docoM-Vakken In traces
OmdeindieningvandeelIvaneenDOCOMsnellertelatenverlopen,kandeineenvakingevuldeinformatie soms automatisch naar andere vakken worden gekopieerd als de in het eerste vakgeselecteerdesoortactiviteitvandeorganisatie65indeanderevakkenistoegestaan.Eenvoorbeeld:“Geadresseerde”kanautomatischwordengekopieerdnaar“Plaatsvanbestemming”en“Importeur”.
65 Meerinformatieoverdesoortenactiviteitenistevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enautorit-eitenbeheer”,dieeveneensonderdeelvandeTraces-toolkitis.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
54 / 83
II.2.4. IndIenIngsopTIes
II.2.4.1. algemeen
VoordeindieningvaneenofficieelhandelsdocumentinTraces(deelI,Zending)zijn(inhetalgemeen)devolgendeoptiesbeschikbaar:66
Opties voor opslaan«Annuleren en terug naar menu»
Wordtgebruiktomterugtekerennaardesubmenu’svanINTRA,UITVOERofDOCOMenannuleertallehandelingendietijdensdeaanmaakvanhetofficiëlehandelsdocumentzijnuitgevoerd.Alsuwofficiëlehandelsdocumentnognietisopgeslagen,zalalleinformatiedieu in deel I hebt ingevuld, verloren gaan.
«Bewaar als ontwerp» Bewaart deel I van een officieel handelsdocument dat nog niet volledig isingevuld.Ditiseentussentijdse,optionelefasevoordeuiteindelijkeindieningvandeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentbijuwbevoegdeautoriteit.«Bewaaralsontwerp»kanzovaakalsnodigwordengebruiktinTraces.
Bepaalde gegevens over de goederen, de afzender/exporteur en de geadresseerdezijnverplichtintevullenvoordeoptie“Bewaaralsontwerp”,inverbandmetdezoekprocedure.NadereinformatiedienodigisvoordeelIkanlater worden ingevuld.Destatusvanhetofficiëlehandelsdocumentwordt“Ontwerp”.Deze optie is beschikbaar voor zowel marktdeelnemers als bevoegdeautoriteiten,maar alleen “rechtstreekse” collega’s zullen het “Ontwerp” vanofficiëlehandelsdocumentenkunnenzien.Er wordt geen notificatie verstuurd bij de indiening van een officieelhandelsdocumentmetstatus“Ontwerp”.
66 Ditgeldtvooralleofficiëlehandelsdocumenten:INTRA,UITVOER,DOCOM.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
55 / 83
Opties voor opslaan«Inleveren voorcertificatie”
Alleen als alle verplichte vakken van deel I zijn ingevuld, kan het officiëlehandelsdocumenttercertificeringbijdebevoegdeautoriteitwordeningeleverd.Deze optie is beschikbaar voor zowel marktdeelnemers als bevoegdeautoriteiten. AlsdeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentisingedienddoordemarktdeelnemer,kan hij het document samenmet zijn rechtstreekse collega’s en bevoegdeautoriteit bekijken.Als het officiële handelsdocument evenwel is ingediend door de bevoegdeautoriteit zelf, zal de marktdeelnemer (zelfs wanneer hij wordt vermeld in het officiële handelsdocument)hetdocumentnietkunnenzien.Destatusvanhetofficiëledocumentwordt“Nieuw”.Er wordt een notificatie verstuurd bij de indiening van een officieelhandelsdocument(“Nieuw”).
Opmerking - DOCOMWanneer de marktdeelnemer de optie “Inleveren voor certificatie” kiestvoor een DOCOM, wordt het automatisch “Geldig”. Er is geen aanvullende “Gezondheidsgegevens” nodig.
«Valideren» EenvandeoptiesvoorhetindienenvanDOCOMwaaruitdemarktdeelnemerkan kiezen, is «Valideren».ZodraalleverplichtevakkenvandeelIzijningevuld,kandeTraces-gebruikerrechtstreeksnaardeverklaring«Gezondheidsgegevens»gaanendegegevensinvullen.
Despecifiekeoptiesvoorhetopslaanvanditdeelvandeverklaringwordentoegelichtinrubriek“II.2.4.2.SpecifiekvoorDOCOM”.
II.2.4.2. sPecIfIek voor Docom
InhetgevalvanDOCOMkunnenmarktdeelnemersdeverklaring«Gezondheidsgegevens»invullen.VoorDOCOM-documentenzijnerdrieaanvullendeoptiesvoorhetopslaanbeschikbaar:
TRAde Control and Expert System(TRACES)
56 / 83
Opties voor opslaan«Verwerpen» EnkelbeschikbaarvoordemarktdeelnemerbijhetindienenvaneenDOCOM.
ZodraalleverplichtevakkenvandeelIzijningevuld,kandemarktdeelnemerbesluiten de aangeboden zending te verwerpen.Destatusvanhetofficiëlehandelsdocumentwordt“Verworpen”.
«Bewaar als in uitvoering»
EnkelbeschikbaarvoordemarktdeelnemerbijhetindienenvaneenDOCOM.ZodraalleverplichtevakkenvandeelIzijningevuld,kandemarktdeelnemerdeverklaring“Gezondheidsgegevens”vanhetDOCOMopslaan,zelfsalsbepaaldeinformatie van deze verklaring ontbreekt, zodat hij de verklaring later kan vervolledigen.Ditiseentussentijdse,optionelefasevoordatdeverklaring“Gezondheidsgegevens”wordt ondertekend.Destatusvanhetofficiëledocumentwordt“In uitvoering”.
«Beslissing indienen» EnkelbeschikbaarvoordemarktdeelnemerbijhetindienenvaneenDOCOM.ZodraalleverplichtevakkenvandeelIzijningevuld,kandemarktdeelnemerbesluiten om de aangeboden zending goed te keuren.Destatusvanhetofficiëlehandelsdocumentwordt“Geldig”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
57 / 83
II.2.5. handTekenIng
Tracesvraagtuomuwwachtwoordintevoerenomhetofficiëlehandelsdocumenttekunnenindienen.Tikhetwachtwoordinenklikopdeknop“Goedkeuring ondertekenen”.
Het vak “Voor de rest van de sessie hetzelfde wachtwoord gebruiken” kan worden aangekruist om hetwachtwoorddoorTracestelatenopslaanvoordehelesessie.Eensessieeindigtautomatischna30minuteninactiviteit.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
58 / 83
II.3. vervolgacTIe
II.3.1. volgende sTappen voor InTra, eXporTZodra het officiële handelsdocument is ingediend (“Inleveren voor certificatie”), krijgt de bevoegdeautoriteitonmiddellijktoegangtothetdesbetreffendeofficiëlehandelsdocumentenwordtzijautomatischdoorTracesopdehoogtegebrachtzodatzijhetcertificatieproceskanaanvatten.67
Met betrekking tot INTRA is een uitzondering van toepassing op nationale handel of (rechtstreekse) uitvoer, waarbij het officiële handelsdocument automatisch geldig wordt bij het klikken op de knop“Inleverenvoorcertificatie”.Wanneer u INTRA probeert in te dienen, kan de waarschuwing “INTRA-063 Voor certificaten voor intracommunautaire handel in verband met uitvoer of nationale handel is geen goedkeuring vereist” verschijnen.
Meerinformatieoverdecertificatiedoordebevoegdeautoriteitenistevindenindegebruikershandleiding“OfficiëlehandelsdocumentenDeelII”,dieookbeschikbaarisindeTraces-toolkit.68
67 DitgeldtnietvoorhetDOCOM.68 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd
TRAde Control and Expert System(TRACES)
59 / 83
II.3.2. volgende sTappen voor docom: klonen naar InTraOmdeafgiftevaneenINTRAtevergemakkelijken,kunnendegegevensdieineenDOCOMzijningevuldautomatischwordenovergezetnaareenINTRA.69DitheetinTraces“klonen”.Zowel de marktdeelnemer70 als de bevoegde autoriteit71 krijgt deze optie wanneer hij/zij een goedgekeurde DOCOMopent.
II.3.2.1. toegang vIa hyPerlInks
Demarktdeelnemer kan het DOCOM dan rechtstreeks raadplegen door op de hyperlink in de Traces-notificatieteklikken.
II.3.2.2. toegang vIa het menu
Marktdeelnemers kunnen het DOCOM ook raadplegen via hetmenu “Veterinaire documenten” en hetsubmenu“Commercieeldocument”:• LoginopTraces;• Klikop“Commercieeldocument”inhetmenuaandelinkerkant,waaruhetzoekvenstervoorDOCOM
te zien krijgt;• Zoek naar (geldige)72DOCOM’sdienogkunnenwordengekloond,d.w.z.omgezetnaarINTRA;73
• “Open”hetgewensteDOCOM.
69 Voorbeeld:voorniet-verwerktemest(GN-code31010000);alsvereistinbijlageXI,afdelingI,vanVerordening(EG)nr.142/2011.70 Datwilzeggen,demarktdeelnemerdiehetDOCOMheeftaangegevenenvermeldin“Identificatievandeaanvrager”indetab “Referenties”.71 Datwilzeggen,debevoegdeautoriteitvandeplaatsvanoorspronginhetDOCOM.72 DOCOM’swordenautomatischgevalideerdnaindiening(“Inleverenvoorcertificatie”).73 Meerinformatieoverhetzoekennaarofficiëlehandelsdocumentenistevindeninrubriek“III.1.Zoekennaareenofficieelhandelsdocument”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
60/83
II.3.2.3. InDIenIng
DemarktdeelnemerkandeelIvaneengoedgekeurdDOCOM-documentoverzetten(klonen)naardeelIvaneendiergezondheidscertificaatvoorintracommunautairehandel(INTRA).DitheetinTraces“klonen”.Daartoehoeftuenkelopdeknop“Klonen naar Intra”teklikkenineen“Geldig”DOCOM-document.
Zodra de marktdeelnemer (of bevoegde autoriteit) de gegevens heeft gekloond, kan hij (of zij) niet meer op de knop klikken.
Wanneerverschillende INTRA-modellenwordengeassocieerdmetdezelfdenomenclatuurcodeencode-extensies,moethetpassendemodelwordengeselecteerd.
ErwordteennieuweINTRAaangemaaktdoordeindeelIvanhetDOCOMingevuldeinformatieovertezetten.Vak “I.6. Bijbehorend commercieel document” in de tab “Referenties” van INTRA wordt automatischingevuldmethetreferentienummervanhetcertificaat inTracesvanhetovereenkomstigeDOCOM,alshyperlink.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
61 / 83
Vak“I.6.Bijbehorendcertificaatvoorintracommunautairehandel”indetab“Referenties”vanhetDOCOMwordtautomatischingevuldmethetreferentienummervanhetcertificaatinTracesvandeovereenkomstigeINTRA, als hyperlink.
DemarktdeelnemerkandemeestegegevensdiewordenovergezetnaarINTRAnogwijzigenofaanvullen,metuitzonderingvanonderstaandegegevens:• Tab“Vervoer”: vak“I.15.Datumvanvertrek(dd/mm/jjjj)” vak“I.15Tijdstipvanvertrek(uu:mm)”
Zodradeinformatieisgecontroleerden,indiennodig,aangevuld,moetdemarktdeelnemeropdeknop“Inleverenvoorcertificatie”klikkenomdeelIvanINTRAintedienen.74
74 Meer informatie over de handtekening is te vinden in de rubriek “II.2.5. Handtekening”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
62 / 83
II.3.3. conTacT opnemen meT de bevoegde auTorITeIT
Zodradebevoegdeautoriteithetdoordemarktdeelnemeringediendeofficiëlehandelsdocument(deelII)heeftgecertificeerd,75kandemarktdeelnemerdecontactgegevensvandebevoegdeautoriteitraadplegendoornaarhetgecertificeerdeofficiëlehandelsdocumenttezoeken,hetteopenenenopdelinkteklikkenmetdenaamvandebevoegdeautoriteitdiehetdocumentheeftondertekend.
Omprivacyredenenishetmogelijkdatalleenhetofficiëlee-mailadresvandeondertekenendebevoegdeautoriteit te zien is.
75 Alshetofficiëlehandelsdocumentisingedienddoordebevoegdeautoriteitzelf,zaldemarktdeelnemer(zelfswanneerhijwordtvermeldinhetofficiëlehandelsdocument)hetdocumentnietkunnenzien.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
63 / 83
III. FunctIonalIteIten Van oFFIcIële handelsdocuMenten
III.1. een offIcIeel handelsdocumenT zoeken
Kieséénvanofficiëlehandelsdocumenteninhetmenu“Veterinairedocumenten”:
• “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel”• “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”• “Commercieeldocument”
...…engeefeenofmeerderezoekcriteriaop,76 die hoofdzakelijk verband houden met deel I (Zending) van hetofficiëlehandelsdocument.Ukuntelkzoekcriteriumafzonderlijkgebruiken77 ofincombinatiemetanderecriteria.Enkelespecifiekezoekcriteriavoordeverschillendedocumenttypenwordenhierondergeïllustreerd.
ZoekoptiesReferent ienummer certificaat
Verwijst naar het unieke referentienummer in Traces dat automatisch wordttoegekendaanhetofficiëlehandelsdocument.
Statuscertificaat Meerinformatieoverdestatussenvanofficiëlehandelsdocumentenistevindeninrubriek«II.1.1.Certificeringsworkflow».
Gekloond Om de verificatie van de op basis van DOCOM’s ingediende INTRA’s tevergemakkelijken, kan demarktdeelnemer zoeken naar DOCOM’s die al naarINTRA’szijngekloonddooropdeknop«Gekloond»teklikken.
76 IndemeestevandeTraces-zoekcriteriakuntuhetjokerteken%gebruikenomdezoekopdrachtteverbreden. BovendienwordtinTracesvoorhetzoekengeenonderscheidgemaakttussenhoofdlettersenkleineletters.Voorbeeld:met“IN-TRA.NL%”inhetveld“Referentienummercertificaat”(tenminsteachttekens)kunnenallevooreengegevengebruikerbeschik-bareINTRA’swordenopgezocht.77 Hetcriterium“Statuscertificaat”kannietopzichwordengebruikt.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
64 / 83
III.1.1. programmaomleIdIngen en beperkIngen
Behalve met de zoekcriteria die in Traces kunnen worden gebruikt, kunt u ook naar uw officiëlehandelsdocument zoeken met behulp van het unieke referentienummer van het certificaat, via eenspecifiekeomleiding:
kiesdejuisteURLzoalshieronderweergegevenenvoeghetreferentienummervanTracestoeaanheteindevanhetadres,alsvolgt:78
1. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=INTRA.XX.YYYY.ZZZZZZZ 2. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/export/open.do?ref=EXPORT.XX.YYYY.ZZZZZZZ 3. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=DOCOM.XX.YYYY.ZZZZZZZ
Volgens de toegangsregels voor de (bedrijfs)gegevens,moet u eerst in het officiële handelsdocumentzijn aangegeven voordat u er toegang toe kunt krijgen. Is dat niet het geval, dan kunt u de volgende waarschuwingtezienkrijgen:
“Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren”
78 Verklaring:XX=ISO-codevanhetlandwaarindeLVEofdeplaatsvanoorsprong/plaatsvandevangstzichbevindt.YYYY = jaar van indiening.NNNNNNN=uniekreferentienummervanTraces.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
65 / 83
III.2. kopIëren als nIeuW
Erzijntweemogelijkhedenomeennieuwofficieelhandelsdocumentintedienen:
1. met de knop “Nieuw”omeenblancoofficieelhandelsdocumentaantemaken79
2. met de knop “Kopiërenalsnieuw”ondereenreedsbestaandofficieelhandelsdocument.
ZoweldemarktdeelnemeralsdebevoegdeautoriteitkaneennieuwofficieelhandelsdocumentaanmakeninTraces.Deoptie“Kopiërenalsnieuw”isdusvoorbeidesoortengebruikersbeschikbaar.
De optie “Kopiëren als nieuw” kan worden gebruikt om snel een nieuw officieel handelsdocument tegenererendoorbepaaldegegevensuitdeelIvaneenbestaandofficieelhandelsdocumenttekopiërennaareennieuwofficieelhandelsdocument,waardoorhetindieningsprocessnellerkanverlopen.
De aard van de gekopieerde informatie hangt af van de geselecteerde code van de GecombineerdeNomenclatuur.Alsdecodedezelfdeblijft,wordenallegegevenvandetab“Handelaren”vanhetoorspronkelijkedocumentnaarhetnieuweofficiëlehandelsdocumentgekopieerd.NaargelanghetgeselecteerdemodelendegeselecteerdeGN-code,wordendegegevensindevrijetekstvakkenvanhetoorspronkelijkeofficiëlehandelsdocumentautomatischgekopieerdnaarhetnieuweofficiëlehandelsdocument.
Het(originele)officiëlehandelsdocumentblijftongewijzigd.De informatie inhetnieuwedocumentkanuiteraard worden gewijzigd.
Deoptie“Kopiërenalsnieuw”kanwordentoegepastopelkofficieelhandelsdocument,ongeachtdestatuservan (geldig, afgewezen, geannuleerd, nieuw, enz.).80Netalsdeknop“Nieuw”isdeknop“Kopiërenalsnieuw”echteralleenbeschikbaarindienugerechtigdbentomhetdesbetreffendetypehandelsdocumentin te dienen.
79 Meerinformatieoverhetaanmakenenindienenvaneenblancoofficieelhandelsdocumentistevindeninrubriek“II.2.Indienen van deel I (Zending)”.80 Meerinformatieoverdecertificeringsworkflowistevindeninrubriek“II.1.1.Certificeringsworkflow”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
66 / 83
III.3. een IngedIend offIcIeel handelsdocumenT WIjzIgen
Binnendebeperkingenvanhetgekozendocumentmodelkandemarktdeelnemerdegewenstewijzigingenaanbrengendoorhetdocumentoptezoeken,hetteopenenentewijzigenenhetofficiëlehandelsdocumentmet de status “Ontwerp” en “Nieuw” (opnieuw) in te dienen.
Officiëlehandelsdocumentenmetdestatus“Ontwerp”zijnalleentoegankelijkvoordeTraces-gebruikerdiezeindientendiensrechtstreeksecollega’sdiegekoppeldzijnaandezelfdeorganisatie.Officiële handelsdocumentenmet de status “Nieuw” kunnen alleenworden gewijzigd als de bevoegdeautoriteithetdocumentnognietheeftgecertificeerd.
GebruikersvanTraceskunneneenvoudigcontrolerenwanneerdeelIisgewijzigddoorhetversienummer(-Vx)achterhetTraces-referentienummervanhetcertificaattecontroleren.BijhetafdrukkenvanofficiëlehandelsdocumentenkanhetbelangrijkzijnomsneltekunnenachterhalenwelkewijzigingenerzijnaangebrachttussenhetprintenendeverwerkingvandeelIvanhetdocument.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
67 / 83
III.4. een offIcIeel handelsdocumenT WIssen
Deoptie“Wissen”isalleenbeschikbaarwanneerdeelIvaneenofficieelhandelsdocumentisingediendendestatus“Ontwerp”of“Nieuw”heeftinTraces.81
Zoweldemarktdeelnemeralsbevoegdeautoriteitheefttoegangtothetofficiëlehandelsdocumentendeoptie “Wissen”.Hetofficiëlehandelsdocumentisnietmeerzichtbaarnadathetisgewist.
Omeenofficieelhandelsdocumentte“Wissen”:
1.Zoekhetspecifiekeofficiëlehandelsdocument82opineenvandesubmenu’svan“Veterinairedocumenten”: “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel”: “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”: “Commercieeldocument”:2.Klikopdeknop“Openen”onderhetspecifiekeofficiëlehandelsdocument;3.Klikopdeknop“Wissen”.
81 Meerinformatieoverdecertificeringsworkflowistevindeninrubriek“II.1.1.Certificeringsworkflow”.82 Voorofficiëlehandelsdocumentenmetdestatus“Ontwerp”kunnenenkelde“Initiator”enzijn/haarrechtstreeksecollega’sbinnendezelfdeorganisatiehetdocumentraadplegenenaanvullendewijzigingen(zoalsschrappingen)aanbrengeninhetofficiëlehandelsdocument.Meerinformatieoverdecertificeringsworkflowistevindeninrubriek“II.1.1.Certificeringsworkflow”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
68 / 83
III.5. offIcIële handelsdocumenTen prInTen
OmeenofficieelhandelsdocumentvanTracesteprinten,hebtuhetvolgendenodig:• Hardware:eenprinter;• Software:eenbijgewerkteversievanAdobeAcrobatReader83.
Detalendiemoetenwordengeselecteerdomuwofficiëlehandelsdocumentteprintenzijndetalendieinde landen van oorsprong en bestemming worden gebruikt.
III.5.1. IngedIende offIcIële handelsdocumenTen
Omeeningediendofficieelhandelsdocumentteprinten:
1.Zoekhetspecifiekeofficiëlehandelsdocumentopineenvandesubmenu’svan“Veterinairedocumenten”: “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel”: “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”: “Commercieeldocument”:2.Klikopdeknop“Openen”onderhetspecifiekeofficiëlehandelsdocument;3.Klikopdeknop“Printen”.
Erwordteennieuwewebpaginageopendwaarueenofmeerderetalenkuntselecterenomhetingediendeofficiëlehandelsdocumentteprinten.Dezetaalversieswordeninéénpdf-bestandgecombineerd.84
83 http://get.adobe.com/reader/84 DestandaardwerktaalvanTraceswordtautomatischgeselecteerd.Ukuntalletaalvakjesdieunodighebtaan-ofafvink-en.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
69 / 83
De status van officiële handelsdocumenten wordt weergegeven door eenwatermerk.
Alleeneengeldigofficieelhandelsdocumentheefthetwatermerk“ORIGINEEL”.Voor de status “Nieuw” is er geen watermerk. Er zijn verder watermerken voor “Geannuleerd”, “Ontwerp”, “Afgewezen” en “Vervangen”.85
In de testomgevingen van Traces krijgen alle officiële handelsdocumentenhetwatermerk“OPLEIDING”of“GOEDKEURING”,ongeachtdestatusvanhetofficiëlehandelsdocument,omverwarringmetdewerkelijkeproductieomgevingte vermijden.
85 Meerinformatieoverdecertificeringsworkflowistevindeninrubriek“II.1.1.Certificeringsworkflow”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
70/83
III.5.2. blanco modellen van offIcIële handelsdocumenTen
Traces-gebruikerskunnenalle(blanco)geconsolideerdemodellenvanofficiëlehandelsdocumentenvindenonderhetmenu“Veterinairedocumenten”,inhetsubmenu“Leegcertificaat”.
• ErzijnmeerderemodellenvoorINTRA: “Diergezondheidscertificaten voor intracommunautairehandel”
• Er zijn tien modellen86voorUITVOER: “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”• Eriséénmodel87voorDOCOM: “Commercieeldocument”
Omeenblancomodelvaneenofficieelhandelsdocumentteprinten:1.klikophetsubmenu“Leegcertificaat”inhetmenu“Veterinairedocumenten”;2.selecteerdegewenstetaaluitdedesbetreffendeafrollijst;88
3.selecteerhetgewensteblancomodelvaneenofficieelhandelsdocument: “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel” “Gezondheidscertificatenvooruitvoer” “Commercieeldocument”89
2.klikopdeknop“Printen”onderhetblancoofficiëlehandelsdocument.Hetblancomodelvanhetdocumentzalindegekozentaalwordenweergegeven,90 in pdf-formaat, op een nieuwe pagina.
86 D.w.z.tienmodellennaasthet“niet-geharmoniseerde”model.87 D.w.z.éénmodelnaasthet“niet-geharmoniseerde”model.88 Detalenwaarinuwofficiëlehandelsdocumentwordtgeprint,zijndetalendieindelandenvanoorsprongenbestemmingworden gebruikt.89 KieshetdesbetreffendeDOCOM-modelinhetafrolmenu.90 Herhaal deze stappen voor eventuele andere talen.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
71 / 83
III.6. auTomaTIsche e-maIlnoTIfIcaTIes In Traces
InTraceswordenautomatischee-mailnotificatiesgezondennaarallebetrokkengeldigeenactieveTraces-gebruikersomhenopdehoogtetebrengenvaninTracesuitgevoerdeofuittevoerenhandelingen.
Dezee-mailnotificatieskunneninverschillendecategorieënwordeningedeeld:• officiëledocumenten:creëren,valideren,verwerpen,annuleren,wissen: INTRA UITVOER DOCOM GVDBD GVDBP GDB GFDB-PP VERKLE-mailnotificatiesvoorGVDBP’szijnintedelenindevolgendecategorieën:• notificatiesi.v.m.toelaatbaarheidvoordoorvoer/overlading(vakken30en31);• notificatiesi.v.m.toelaatbaarheidvoordeinternemarkt(vak32);• notificatiesi.v.m.vervoerondertoezicht(vak33)enspecifiekeproceduresentrepot(vak34);• notificatiesi.v.m.ontoelaatbaarheidingevalvanvernietigingofverwerking(vak35).
Traces-gebruikerskunnenkiezenwelkeautomatischee-mailnotificatieszijwensenteontvangendoorinhetmenu“Gebruikers-enorganisatiebeheer”,submenu“Gebruikersprofielwijzigen”,dedesbetreffendevakjes aan te kruisen.DeontvangstvandezeautomatischeTraces-mailnotificatiesisnietvaninvloedopdetoegangsrechtentotdeonline-informatieinTraces,dienawijzigingdoordebevoegdeautoriteitonmiddellijkwordtbijgewerkt.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
72 / 83
III.6.1. conTroles van aanTallen
Wanneer de hoeveelheid dieren of het gewicht van goederen een vooraf ingestelde grenswaardeoverschrijdt,krijgenTraces-gebruikersonmiddellijknahetindieneneenwaarschuwingtezienwaarinzijertoewordenaangemaandomdehoeveelheidtecontroleren.Dezewaarschuwingwordtherhaaldtothetofficiëlehandelsdocumentisgoedgekeurd.
“De ingevulde hoeveelheid overschrijdt de vastgestelde grenswaarde: valideer om deze hoeveelheid te bevestigen”.
Alseenofficieelhandelsdocumentgoedgekeurdmeteenhoeveelheiddiedevastgesteldegrenswaardeoverschrijdt,wordtereennotificatienaardeEuropeseCommissiegestuurd.
Demaximumaantallenvoorlevendedierenzijnalsvolgtvastgesteld:
GN-code Soort Maximumhoeveelheid0101 1000102 3000103 1200010410 1500010420 15000105 200000010611 50010612 12010619 100
Evenhoevigen 300Onevenhoevigen 15Slurfdieren 15Knaagdieren 10000Haasachtigen 10000
010620 1000010631 50010632 1500010639 10000010690 1000030110 40000
TRAde Control and Expert System(TRACES)
73 / 83
III.6.2. beveIlIgde Toegang
DerechtstreekseonlinetoegangtotdeTraces-informatiedoormiddelvanhyperlinksindeautomatischeTraces-mailnotificatiesisbeveiligdmethetTraces-wachtwoord.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
74 / 83
IV. andere traces-Menu’s
Iv.1. “rapporTage”ViaditmenukunnenzendingenvanGVDBD’senGVDBP’s91 die aan de EU-grens zijn afgewezen worden geraadpleegd.92
Daartoekliktuop:• “Afgewezenzendingen–GVDBvoordieren”• “Afgewezenzendingen–GVDBvoordierlijkeproducten”
ErkunnendiversezoekcriteriawordengebruiktomdezoekopdrachtvoorGDB’steverfijnen.EU/EVA-gebruikersdiegekoppeldzijnaanGIP’shebbentoegangtotalleafgewezenGVDB’svandeEU/EVA.EU/EVA-gebruikers die gekoppeld zijn andere bevoegde autoriteiten danGIP’s hebben toegang tot deafgewezenGVDB’svandeEU/EVAalszeindeofficiëledocumentenvanbinnenkomstwordenvermeld.Niet-EU-landen hebben alleen toegang tot de GDB’s die zijn ingediend via de validatie van INVOER-documentenopnationalebasis.
Om de vertrouwelijkheid van de betrokken handelsgegevens te vrijwaren gelden er strikte toegangsregels voorelkTraces-gebruikersprofiel.
91 Dezefunctieis(nog)nietbeschikbaarvoorGDB’sofVERKL’s.92 Er wordt geen tijdslimiet toegepast.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
75 / 83
Iv.2. “gebruIkers- en organIsaTIebeheer”
Iv.2.1. WachTWoord/geheIme vraag en anTWoord WIjzIgen 93
Traces-gebruikerskunnenhunwachtwoordenhungeheimevraagenhetantwoorddaaropteallentijdewijzigenviahetmenu“Gebruikers-enorganisatiebeheer”,submenu“Wachtwoordwijzigen”.
Iv.2.2. gebruIkersprofIel WIjzIgen 94
Hetsubmenu“Gebruikersprofielwijzigen”onderhetmenu“Gebruikers-enorganisatiebeheer”biedtdevolgendemogelijkheden:
• Selecteren/deselecterenwelkecategorieënautomatischeTraces-mailnotificatiesuwenstteontvangen.95
• VerificatievandeorganisatiedieaanuwTraces-profielisgekoppeld.• Wijziging van de taal van automatische notificatiemails, het type notificatie (html/tekst)
en andere gebruikersgerelateerde gegevens, met uitzondering van de login (e-mailadres). Om uw e-mailadres te wijzigen, moet u een aanvraag indienen bij uw bevoegde autoriteit, die een formeelverzoekzalindienenbijhetTraces-team.
93 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.94 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.95 Meerinformatievindtuinrubriek“III.6.Automatischee-mailnotificatiesinTraces”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
76 / 83
Iv.3. “publIcaTIe van lIjsTen van InrIchTIngen”Meerinformatieoverdepresentatieenhetbeheervanlijstenvanerkendeinrichtingen(LMS)istevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enautoriteitenbeheer”,dieeveneensbeschikbaarisindeTraces-toolkit.96
96 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd
TRAde Control and Expert System(TRACES)
77 / 83
Iv.4. “WeTgevIng”Viahetmenu“Wetgeving”wordtdeTraces-gebruikerdoorgestuurdnaardehoofdpaginavanEUR-Lex,dewebsitevoordewetgevingvandeEuropeseUnieenandereopenbaargeachtedocumenten.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
78 / 83
Iv.5. “InformaTIe”Deknop“Informatie”inderechterbovenhoekvanhetTraces-vensterstuurtudoornaardeTraces-toolkit,97 op de informatiewebsite CIRCABC98.
De Traces-toolkit99 biedt u toegang tot meer Traces-gebruikershandleidingen,-filmpjesen-sjablonen.Voor de indiening van officiële handelsdocumenten bevelenwe u aan om deinstructiefilmpjesvoorhetklonenenindienenvanofficiëlehandelsdocumenten100 te bekijken.
DeTraces-toolkitbundeltallenuttigeinformatieineen“platformdocument”enhelptubijhetgebruikvanTraces.
97 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd98 CIRCABC:Kenniscentrumvoorcommunicatieeninformatievooroverheden,bedrijvenenburgers.99 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd100 MeerinformatieoverhetkopiërenvaneenDOCOMnaareenINTRAistevindeninrubriek“II.3.2.VolgendestappenDO-COM:klonennaarINTRA”.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
79 / 83
V. Vaak gestelde Vragen
v.1. u kunT geen nIeuW offIcIeel handelsdocumenT IndIenen
Alsugeenknop“Nieuw”zietineenvandesubmenu’svan“Veterinairedocumenten”wanneerueennieuwofficieelhandelsdocumentwiltindienen,isuwTraces-profielmogelijknietaandejuistebevoegdeautoriteit(eenLVE)gekoppeld,maaraaneenGIP/APB/API.
AangezienaanelkTraces-profielspecifieketoegangsrechtenzijntoegewezen,kanditverklarenwaaromugeentoeganghebttotbepaaldefuncties.
Gelieve bij uw bevoegde autoriteit na te gaan aan welke bevoegde autoriteit u werkelijk bent gekoppeld inTraces.
v.2. WaarschuWIngsberIchT: “meervoudIge IndIenIngen nIeT ToegesTaan”
Hetwaarschuwingsbericht“Meervoudige indieningen niet toegestaan”kanverschijnenwanneeruprobeertomgegevens(officieelhandelsdocument,organisatie,gebruikersaccount,enz.)tevalideren,intedienen,tewissen,enz.,inTracesenudeknoppen“vorige”en“volgende”vanuwinternetbrowsergebruikt(MSInternet Explorer, Firefox Mozilla, enz.).
Aangeziendeknoppen“vorige”en“volgende”geendeeluitmakenvanTracesmaarbijuwinternetbrowserhoren,kuntuzenietgebruikenomactiesinTraces“ongedaantemaken”.
v.3. WaarschuWIngsberIchT: “beveIlIgIngsuITzonderIng: u beschIkT nIeT over de nodIge rechTen om de gevraagde handelIng uIT Te voeren”
Het waarschuwingsbericht “Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren”kanopuwTraces-schermverschijnenalsu:
TRAde Control and Expert System(TRACES)
80/83
1/wijzigingenineenofficieelhandelsdocumentprobeertopteslaanalsdestatuservanintussenisgewijzigddooreenandereTraces-gebruiker.Het is mogelijk dat een van uw collega’s bij de marktdeelnemer of bevoegde autoriteit het officiëlehandelsdocumentintussenalheeftverwerkt,doordeelI(Zending)vanhetofficiëlehandelsdocumenttecertificerenoftewissen,waardooruhetofficiëlehandelsdocumentnietlangerkuntraadplegen/verwerken.
2/probeertomtoegang tekrijgen toteensoortofficieelhandelsdocumentwaarvooruwTraces-profielnietoverdenodigetoegangsrechtenbeschikt,101bijvoorbeelddoorhetreferentienummervanhetofficiëlehandelsdocumentintevoerenindeadresbalkvanuwinternetbrowser.
Meer informatie vindt u in rubriek “III.1.1. Programmaomleidingen en beperkingen”.
v.4. WaarschuWIngsberIchT: “heT cerTIfIcaaT Is nIeT gevonden”
Dewaarschuwing“Het certificaat is niet gevonden”kanopuwTraces-schermverschijnenalsutoegangprobeerttekrijgentoteen“Nieuw”officieelhandelsdocumentdatal isgewistdooreenandereTraces-gebruikernaaraanleidingvaneenautomatischee-mailnotificatievanTraces.Het is inderdaadmogelijk dat een vanuw collega’s bij demarktdeelnemerof bevoegdeautoriteit hetofficiëlehandelsdocumentintussenalheeftgewist.
v.5. WaarschuWIngsberIchT: “gen 002...” (onverWachTe fouT)WeverzoekenuhetTraces-probleemrapportindeTraces-toolkitin te vullen.102
Gelieve dit rapport naar het Traces-team te sturen op [email protected], met uw bevoegde autoriteit in CC (Carbon Copy).103
101 Voorbeeld:GVDBalsueenTraces-gebruikerbentdieisgekoppeldaandeLVEindeEUdienietisgekoppeldaandeplaatsvan bestemming.102 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd103 DeTRACES-toolkit bevat een probleemrapport.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
81 / 83
VI. nadere InForMatIe en contactgegeVens
Webevelenu,alsTraces-marktdeelnemer,tenzeersteaanomcontactoptenemenmetuwbevoegdeautoriteit, die uw vragen zal beantwoorden of u naar de ter zake verantwoordelijke bevoegde autoriteit zal doorverwijzen.
Voortskuntuterechtbij:hetTraces-team,voorvragenmetbetrekkingtotdewerkingvanTracesalsonlinesysteem: Traces-toolkit, met daarin een rubriek over “Rampenplannen” 104 en “Probleemrapportage” 105 Traces-presentaties106 E-mail:[email protected] 107 Tel.:+3222976350 Faxnummer:+3222994314
DeLMS-website,108voorvragenoverdeofficiëlelijstenvaninrichtingen
DeRASFF-website,109voorvragenoverhet“systeemvoorsnellewaarschuwin-gen voor levensmiddelen en diervoeders”
Deonlinedatabankvandouanetarieven(Taric),110voorvragenoverdecodevandeGecombineerdeNomenclatuurdiedoorGIP’swordtgebruikt
DeBTSF-website,111 voor vragen over ‘Better Training for Safer Food’
DeEurophyt-website,112voorvragenover“Plantenenplantaardigeproducten”
DeEXPORT-helpdesk,113voorvragenovervoorschriftenvoorenheffingenopdetoegangtotdeinternemarkt,invoertarievenendouanerechten
104 Rampenplannen:https://circabc.europa.eu/w/browse/91fe2ba6-6d69-4bdc-94ad-304b7eb6ff05.105 Probleemrapport:inopbouw.106 PresentatiesoverTraces:http://prezi.com/user/TRACES/.107 GelieveuwbevoegdeautoriteitinCCtezettenwanneerueene-mailstuurtnaarhetTraces-team.108 LMS-website:http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/third_country/index_nl.htm.109 RASFF-website:http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm.110 Taric:http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm.111 BTSF-website:http://www.foodinfo-europe.com/index.php?lang=english.112 Europhyt-website:http://ec.europa.eu/food/plant/europhyt/index_en.htm.113 EXPORT-helpdesk:http://exporthelp.europa.eu/thdapp/index_en.html.
TRAde Control and Expert System(TRACES)
83 / 83
Datumvanbijwerking:25Nov2013
TRAde Control and Expert System (TRACES)
is een beheersinstrument voor het traceren van bewegingen van dieren en producten van dierlijke oorsprong afkomstig uit niet-EU-landenenuitdeEuropeseUnie.Ditsysteemheefteveneensbetrekkingop de invoer van levensmiddelen en diervoeder van niet-dierlijke oorsprong en op planten, zaden en teeltmateriaal.
Tracesmoetdebetrekkingentussendeprivésector en de overheid verbeteren en de samenwerking tussen EU-partijen versterken. Het is bestemd om de handel te bevorderen, de veiligheid van de voedselketen te verbeteren en de diergezondheid te beschermen.
Dit systeem houdt een consolidatie en vereenvoudiging van de bestaande systemen in. Het zorgt op een bijzonder vernieuwende manier voor een verbetering van het beheer van dierziekten en een beperking van de administratieve lasten voor marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten.
DeheerDidierCARTONHoofdvandesectorTraces
Voor meer informatieSectorTraces
DGGezondheidenconsumentenB23203/057
B-1049BrusselTelefoon: +3222976350
E-mail:[email protected]://ec.europa.eu/traces/
http://prezi.com/user/TRACES/
DitinformatiebladisbestemdvoorgebruikersvanTraces.Ukuntditdocumentraadplegenendownloadenop:
https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd